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LINEAMIENTOS NORMATIVOS A APLICAR EN LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA

INFORMATICO DE GESTION DOCUMENTAL PARA UNA ENTIDAD PBLICA DE ORDEN
NACIONAL.

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TTULO DE TCNOLOGIA DE

SISTEMAS

JHULIE ANDREA BORDA CRUZ

CINDY CAROLINA POVEDA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

FUSAGASUG
2015

Resumen
Este proyecto fue realizado con el fin de proveer de unas pautas a las personas entidades
pblicas de orden nacional, que deseen implantar o implementar un Sistema informtico de
Gestin Documental para digitalizar, archivar y almacenar la informacin de imgenes y
documentos que se encuentran en formato digital.
Se consultaron los cuatro criterios que se deben tener en cuenta para evaluar el software:
generales, funcionamiento, tcnicos y archivsticos. Entre los criterios generales se encuentra la
Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, sobre el acuerdo 27 del 31 de octubre de 2006 y el Decreto
2609 del 14 de diciembre de 2012 para la implementacin del software que maneje los Sistemas
de Gestin Documental.
Entre la normatividad consultada, plasmaremos las principales normas tcnicas que integra el
Sistema de Gestin Documental: Norma Internacional General de Descripcin Archivstica
(ISAD (G)), ISAAR, Serie ISO 30300. Sistema de Gestin para los Documentos, MOREQ2
(Modelo de Requisitos para los Sistemas de Gestin de Documentos de Archivo) y las normas
que estn enmarcadas dentro de la Moreq2, entre otras.
Finalmente, se obtiene un documento con la informacin que le ser til a los encargados de
implantar Sistemas de Gestin Documental para el manejo de Archivos Histricos, cumpliendo
como referencia a otras empresas que deseen implementar un Sistema de Gestin Documental e
inclusive en el tratamiento de documentacin de trmite.
La aplicacin de nuevas tecnologas a los procedimientos administrativos de las Entidades
Estatales Colombianas, dado los grandes beneficios que trae consigo en cuento al mejoramiento
en la eficiencia de la administracin se ha convertido en poltica pblica, de all que se
promulguen normas tendientes a dar lineamientos para su efectiva implementacin, relacionadas
con el uso de tecnologas de informacin y comunicaciones en los procedimientos
administrativos, los cuales de acuerdo con el artculo 4 de la Ley 1437 del 2011 Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo se inician por quienes:
ejerciten el derecho de peticin en inters general o particular, obren en cumplimiento de una
obligacin o deber legal o de manera oficiosa por las autoridades, y culminan cuando se decida
de fondo el asunto o sea imposible continuar a actuacin administrativa, todo ello implica activar
el sistema de gestin documental pues todo va en torno a recepcin y creacin de documentos e

informacin, hasta el archivo o disposicin final del trmite, por ende todo Sistema Informativo
usado para tal fin por las Entidades Pblicas deben aplicar los lineamientos normativos
establecidos por las autoridades pblicas a quienes la ley ha otorgado dicha funcin.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El surgimiento de nuevas tecnologas y su uso a escala mundial han hecho surgir la necesidad de
su aplicacin en todas las sociedades, dado que su uso incrementa el desarrollo social y
econmico, por el gran nmero de beneficios que generan. En el plano gubernamental permite
racionalizar recursos, tener disponibilidad inmediata de informacin lo que da agilidad a los
procesos, incrementa la transparencia del Estado al tener un mayor control y vigilancia de los
trmites adelantados, y la participacin ciudadana, de all que en Colombia su uso se haya
tornado en Poltica Pblica que para materializarse requiere la promulgacin de ciertas leyes y
normas.
Como resultado se profiri la Ley 790 de 2002 Por la cual se expiden disposiciones para
adelantar el programa de renovacin de la administracin pblica y se otorgan unas facultades
Extraordinarias al Presidente de la Repblica", con la cual se impulsa la estrategia de gobierno
en lnea donde se pretende promover el desarrollo de tecnologas y procedimientos denominados
gobierno electrnico o en lnea en las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y, en
consecuencia, impulsar y realizar los cambios administrativos, tecnolgicos e institucionales
relacionados con los siguientes aspectos: a) Desarrollo de la contratacin pblica con soporte
electrnico; b) Desarrollo de portales de informacin, prestacin de servicios, y c) Participacin
ciudadana y desarrollo de sistemas intergubernamentales de flujo de informacin, y el Decreto
2693 de 2012 que establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea,
con lo que se pretende la implementacin de trmites y servicios por mltiples canales y uso de
tecnologas de informacin y comunicaciones en los procedimientos administrativos.
Teniendo en cuenta que todo procedimiento administrativo conlleva o se encuentra ntimamente
ligado con sistemas de gestin documental en razn a la trazabilidad que se debe llevar de stos,
es all donde fundamentalmente se debe aplicar las TICS, con las cuales se tiene elementos de
soporte de la informacin diferentes al fsico, lo que implica que el citado sistema se debe

actualizar, de all que se profieran leyes y directrices para su correcta implementacin de tal
forma que los Sistemas Informticos que se usen para tal fin correspondan a los objetivos
estatales y se adapten a los Sistemas de Gestin Integral implementados en la Entidad Pblica
que har uso de l, de all que surja el interrogante:
Cules son los lineamientos normativos a aplicar en la implementacin de un Sistema
Informtico de Gestin Documental para una Entidad Pblica de Orden Nacional, que garanticen
la eficiencia de sus procedimientos administrativos?.

OBJETIVO GENERAL

Determinar cules son los lineamientos normativos a tener en cuenta en la implementacin de un

Sistema Informtico de Gestin Documental, a ser usado en una Entidad Pblica de Orden
Nacional, a fin de que se d aplicacin a la Ley y a las directrices del Archivo General de la
Nacin, en cuanto a la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta,
acceso, tratamiento, conservacin, archivo y disposicin final de la informacin y
documentacin custodiada por la Entidad, a disponer en bases de datos y formatos electrnicos,
constituyndose en una herramienta til al cumplir con todos los estndares requeridos, dada su
importancia para una eficiente administracin pblica.
OBJETIVOS ESPECFICOS

Investigar la normatividad existente a aplicar en la implementacin de un Sistema de Gestin

Documental, para una Entidad Pblica de Orden Nacional en Colombia.
Determinar que conceptos expuestos en las normas son relevantes para el fin propuesto.
Establecer cules de los lineamientos establecido en la Ley y directrices del Archivo General
de la Nacin, son de aplicacin en el manejo de base de datos, documentos en formatos
electrnicos y seguridad y acceso a stos.
Identificar los procesos tcnicos a desarrollar dentro de un Sistema de Gestin Documental.
Exponer cual es la normatividad que se debe aplicar en la implementacin de un Sistema
Informtico de Gestin Documental, que disponga de la informacin y documentacin

custodiada por una Entidad Pblica de Orden Nacional, en bases de datos y formatos
electrnicos, a fin de que se convierta en una herramienta til para la administracin pblica.
MARCO CONCEPTUAL Y TERICO

MARCO CONCEPTUAL

Para Colombia la implementacin del uso de nuevas tecnologas en los procedimientos

administrativos de las Entidades Estatales, a fin de lograr eficiencia de la administracin, se ha
convertido en Poltica Pblica, pero que es Poltica Pblica?
Las polticas pblicas son el conjunto de objetivos, decisiones y acciones que lleva a cabo
un gobierno para solucionar los problemas que en un momento determinado los ciudadanos
y el propio gobierno consideran prioritarios.
Desde este punto de vista, las polticas pblicas se pueden entender como un proceso que
se inicia cuando un gobierno o un directivo pblico detecta la existencia de un problema
que, por su importancia, merece su atencin y termina con la evaluacin de los resultados
que han tenido las acciones emprendidas para eliminar, mitigar o variar ese problema.[1].
Una poltica pblica es: a) un conjunto (secuencia, sistema, ciclo) de acciones,
estructuradas en modo intencional y causal, que se orientan a realizar objetivos
considerados de valor para la sociedad o a resolver problemas cuya solucin es considerada
de inters o beneficio pblico; b) acciones cuya intencionalidad y causalidad han sido
definidas por la interlocucin que ha tenido lugar entre el gobierno y los sectores de la
ciudadana; c) acciones que han sido decididas por autoridades pblicas legtimas; d)
acciones que son ejecutadas por actores gubernamentales o por stos en asociacin con
actores sociales (econmicos, civiles), y e) que dan origen o forman un patrn de
comportamiento del gobierno y la sociedad.[2]
Si se echa un vistazo a lo establecido en el la Ley 1437 de 2011 Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el procedimiento administrativo que se
inicia ante una entidad pblica est compuesto por una serie de actuaciones administrativas que
implican de uno u otro modo interaccin con el Sistema de gestin Documental de la entidad
pblica, y es precisamente sobre ste que se pretende aporte a la eficiencia administrativa, en
aplicacin a los principios citados en el artculo 3 de la enunciada norma, a saber: principios del

debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participacin, responsabilidad,

transparencia, publicidad, coordinacin, eficacia, economa y celeridad.
Toda poltica pblica se materializa a travs de leyes que disponen su implementacin, dentro de
stas se encuentran expuestos varios conceptos a tener en cuenta a la hora de interpretar y aplicar
las normas, haciendo uso adecuado de los trminos, en lo que se refiere a un Sistema de Gestin
Documental, Acceso a la informacin pblica y manejo de bases de datos tenemos:
Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin

administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.

Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el

legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su

ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad

pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o

conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y

conservacin.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los

materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos

audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo

vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica
Nacional:

Informacin. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier

documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o

controlen.
Informacin pblica. Es toda informacin que un sujeto obligado genere, obtenga,

adquiera, o controle en su calidad de tal.

Informacin pblica clasificada. Es aquella informacin que estando en poder o
custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al mbito propio, particular
y privado o semiprivado de una persona natural o jurdica por lo que su acceso podr ser
negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legtimas y necesarias y
los derechos particulares o privados consagrados en el artculo 18 de la Ley 1712 de

2014:
Informacin pblica reservada. Es aquella informacin que estando en poder o
custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la
ciudadana por dao a intereses pblicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los

requisitos consagrados en el artculo 19 de la Ley 1712 de 2014.

Publicar o divulgar. Significa poner a disposicin en una forma de acceso general a los
miembros del pblico e incluye la impresin, emisin y las formas electrnicas de

difusin;
Sujetos obligados. Se refiere a cualquier persona natural o jurdica, pblica o privada
incluida en el artculo 5 de la Ley 1712 de 2014a) Toda entidad pblica, incluyendo
las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Pblico, en todos los niveles de la

estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los rdenes

nacional, departamental, municipal y distrital.

Datos Abiertos. Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en
formatos estndar e interoperables que facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn
bajo la custodia de las entidades pblicas o privadas que cumplen con funciones pblicas
y que son puestos a disposicin de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones,

con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Documento en construccin. No ser considerada informacin pblica aquella
informacin preliminar y no definitiva, propia del proceso deliberatorio de un sujeto
obligado en su calidad de tal.

Ley Estatutaria 1581 de 2012 - Por la cual se dictan disposiciones generales para la
proteccin de datos personales:

Autorizacin: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales,

tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.

Decreto 1377 de 2013 Reglamentario de La Ley 1581 de 2012:

Aviso de privacidad: Comunicacin verbal o escrita generada por el Responsable,

dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las polticas de Tratamiento de informacin que le
sern aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.

Dato pblico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos pblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesin u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor pblico. Por su naturaleza,
los datos pblicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros pblicos, documentos
pblicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas
que no estn sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacin, tales como aquellos que
revelen el origen racial o tnico, la orientacin poltica, las convicciones religiosas o
filosficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido poltico o que garanticen los derechos y
garantas de partidos polticos de oposicin, as como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biomtricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o

Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, enva la
informacin o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pas.

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Transmisin: Tratamiento de datos personales que implica la comunicacin de los

mismos dentro o fuera del territorio de la Repblica de Colombia cuando tenga por objeto
la realizacin de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Ley Estatutaria 1266 de 2008 - Por la cual se dictan las disposiciones generales del hbeas data
y se regula el manejo de la informacin contenida en bases de datos personales, en especial la
financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros pases y se dictan otras
disposiciones.

Fuente de informacin. Es la persona, entidad u organizacin que recibe o conoce datos

personales de los titulares de la informacin, en virtud de una relacin comercial o de
servicio o de cualquier otra ndole y que, en razn de autorizacin legal o del titular,
suministra esos datos a un operador de informacin, el que a su vez los entregar al
usuario final. Si la fuente entrega la informacin directamente a los usuarios y no, a
travs de un operador, aquella tendr la doble condicin de fuente y operador y asumir
los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la informacin responde por la
calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra
informacin personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y
responsabilidades previstas para garantizar la proteccin de los derechos del titular de los

datos.
Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza ntima, reservada, ni
pblica y cuyo conocimiento o divulgacin puede interesar no slo a su titular sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y
crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Ttulo IV de la Ley
1266 de 2008 DE LOS BANCOS DE DATOS DE INFORMACION FINANCIERA,
CREDITICIA, COMERCIAL, DE SERVICIOS Y LA PROVENIENTE DE TERCEROS
PAISES.

Ley 527 de 1999 - Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificacin y se dictan otras disposiciones.

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Mensaje de datos. La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada

por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el
Intercambio Electrnico de Datos (EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el

tlex o el telefax.
Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos
y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del
iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido
exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado

despus de efectuada la transformacin.

Entidad de Certificacin. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley,
est facultada para emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las personas,
ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y
recepcin de mensajes de datos, as como cumplir otras funciones relativas a las

comunicaciones basadas en las firmas digitales.

Intercambio Electrnico de Datos (EDI). La transmisin electrnica de datos de una

computadora a otra, que est estructurada bajo normas tcnicas convenidas al efecto.
Sistema de Informacin. Se entender todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir,
archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

Otros conceptos a tener en cuenta son:

METADATOS: La norma UNE-ISO 23081-1: 2008 lo conceptualiza como

informacin

estructurada o semi estructurada que posibilita la creacin, registro, clasificacin, acceso,

conservacin y disposicin de los documentos a lo largo del tiempo
TECNOLOGA: Arquitectura de la Red, Sistema Operativo, Plataforma de correo, Integracin,
Estrategias de implementacin
SOFTWARE: Equipamiento lgico o soporte lgico de un sistema informtico, que comprende
el conjunto de los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas
especficas, en contraposicin a los componentes fsicos que son llamados hardware.

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ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
DOCUMENTO HISTRICO: Documento nico que por su significado jurdico o autogrfico
o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana
nacional, las relaciones internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se
convierte en parte del patrimonio histrico.
ARCHIVO HISTRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la
cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por
donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
DIGITALIZACIN: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra
guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casete, cinta, pelcula, microfilm y otros)
en una que slo puede leerse o interpretarse por computador.
CLASIFICACIN: La clasificacin es un proceso tcnico archivstico relevante en la
organizacin de los documentos, por cuanto constituye la estructura organizativa de un archivo,
agrupando los documentos por fondo y por serie, teniendo en cuanta el principio de procedencia.
NORMAS: Son lineamientos especficos que soportan lo definido en las polticas, las normas
estn constituidas por actividades, acciones, reglas o estndares de obligatorio cumplimiento
ISO (international standarization organization): Es la organizacin internacional para la
estandarizacin; se conoce por ISO tanto a la organizacin como las normas establecidas por la
misma para estandarizar los procesos de produccin y control en empresas y organizaciones
internacionales.

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SGDE: Son herramientas que facilitan la creacin, edicin y comparticin de documentos

electrnicos generados como resultado de la operativa de la unidad organizativa, permitiendo
modificar y borrar usuarios. En otras palabras, manejan documentos "vivos" que pueden cambiar
como resultado del trabajo diario.
SGDEA: Es el software o programa destinado a gestionar los documentos electrnicos que
desean preservarse a mediano y largo plazo.

MARCO TEORICO
Para el desarrollo del Marco Terico se tendrn en cuenta las normas y directrices impartidas por
el Archivo General de la Nacin a travs de Manuales y Circulares, agrupndolas en cada una de
las etapas que constituyen la Gestin documental entendida esta como el conjunto de
actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, procesamiento, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por los sujetos obligados, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin,
determinando en cada una de ellas los lineamientos a tener en cuenta al implementarla en un
Sistema Informtico.
JUSTIFICACIN
El artculo 12 de la Ley 594 de 2000, Ley general de archivos, estableci que la administracin
pblica es responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos, de
igual forma en el artculo 14 determin que la documentacin de la administracin pblica es
producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos,
enunciando en su Pargrafo 3 que el Archivo General de la Nacin es quien establece los
requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten
servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de
archivo o administracin de archivos histricos. Pero lo ms importante, para el caso que nos
ocupa, es lo plasmado en los artculos 19 y 21 de la citada norma, los cual se trascribe a
continuacin:

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ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar
tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando
cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos;
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos
como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el
funcionamiento razonable del sistema.
PARGRAFO 1 Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos
por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la
informacin.
PARGRAFO 2 Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio.
ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern
elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos
archivsticos.
PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

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De lo expuesto se tienen, que quien pretenda implementar un Sistema Informtico de Gestin

Documental para una Entidad Pblica debe previamente indagar y determinar cules son los
lineamientos normativos aplicables para tal fin, so pena que la Entidad rechace su utilizacin al
no cumplir con los estndares requeridos que garanticen la optimizacin de sus procesos
administrativos, garantizando los derechos fundamentales de sus administrados.
Introduccin
En el Archivo General de la Nacin de Colombia se implant un sistema informtico aplicado a
los fondos histricos en el ao 2009, esto con el fin de hacer ms accesible la informacin a los
investigadores y usuarios en general, as como la descripcin de imgenes por medio de internet
o en las propias instalaciones del AGN. El cual es un instrumento que se comercializa a travs
del mercado y cuyo objetivo es brindarle al usuario las herramientas necesarias para la consulta
inmediata y efectiva de la informacin requerida como son: imgenes, fondos documentales y
audio. Este sistema nos permite entre otras funciones el tratamiento y retoque de imgenes para
mejorar su visualizacin y comprensin.
Uno de los principales beneficios que nos brinda el sistema es evitar el deterioro de los
documentos por la manipulacin de los usuarios garantizando que los mismos conserven su
estado original.

1. Clasificacin de los Sistemas de Informacin

Sistema de Gestin Documental: es un sistema de archivo, digitalizacin y almacenaje
informatizado de documentos electrnicos y/o imgenes digitales, tanto obtenidos de
documentos originalmente soportados en papel como de documentos que ya se encuentran en
formato digital.
Los sistemas de informacin se clasifican en Sistemas de Gestin Documental Electrnica
(SGDE) y Sistemas de Gestin Documental Electrnica de Archivo (SGDEA).

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1.1 SGDE
Son herramientas que facilitan la creacin, edicin y comparticin de documentos electrnicos
generados como resultado de la operativa de la unidad organizativa, permitiendo modificar y
borrar usuarios. En otras palabras, manejan documentos "vivos" que pueden cambiar como
resultado del trabajo diario.
1.2 SGDEA
Es el software o programa destinado a gestionar los documentos electrnicos que desean
preservarse a mediano y largo plazo.

2. Criterios
Para la implementacin o implantacin de Sistemas de Gestin Documental se deben tener en
cuenta unos criterios para evaluar el software y los veremos a continuacin:
2.1. Archivsticos
En los criterios archivsticos, se tiene en cuenta la estructura de los Sistemas de Gestin de
Archivos en cuanto al cuadro de clasificacin, gestin de documentos electrnicos, gestin de
espacios, indexacin y recuperacin, salidas de informacin, gestin de usuarios y prstamo,
elaboracin de estadsticas y seguridad.
2.1.1 Descripcin de las agrupaciones documentales
El software debe incluir las siguientes prestaciones:

Estructura de campos predefinido.

Posibilidad de modificar la estructura existente.

Lista de campos.

Descripcin de fondos y series.

Incluir estndares de descripcin internacionales.

2.1.2 Cuadro de clasificacin

Las siguientes son las prestaciones que debe incluir el software en el cuadro de clasificacin:

Poder definir el cuadro de clasificacin.

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Poder gestionar varios cuadros de clasificacin.

Incorporacin de cuadros de clasificacin normalizados.

Tener criterios de clasificacin orgnicos y funcionales.

Poder incluir varios niveles.

Tener subdivisiones uniformes.

Tener subdivisiones especficas.

Incluir subdivisiones nominales.

2.1.3 Cdigo de clasificacin

En el cdigo de clasificacin se debe calificar la inclusin de:

Cdigo alfanumrico y numrico.

Cdigo significativo o no significativo.

2.1.4 Ficheros de autoridad

Debe contemplar la posibilidad de definir las listas de autoridad y thesauri.
2.1.5 Gestin de documentos electrnicos
Se analizan las posibilidades que se pueden realizar con el software como es la creacin, acceso
y control de los documentos de archivo con los que cuenta la entidad.
2.1.6 Gestin de espacios
Para la gestin de espacios debe contener las siguientes tablas auxiliares:

Depsitos.

Estanteras.

Estantes.

Tipo de contenedores con sus medidas.

Contenedores.

Por otra parte, debe tener las siguientes funciones:

Clculo de espacio ocupado.

Control del espacio libre.

Bsqueda de topogrficos vacos.

Reserva de topogrficos.

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Asignacin automtica de nmero de caja en las transferencias.

Asignacin automtica de ubicacin en las transferencias.

Control de asignacin segn el estatus de los documentos: en el caso de los archivos

histricos es permanente, pero debe contemplar la opcin de eliminacin parcial y/o total.
Adems, debe contener el tipo de interfaz:

Interfaz grfica.

Interfaz textual.

2.1.7 Gestin simultnea

Es la parte en la cual se analizan las posibilidades de creacin, acceso y control de los
documentos electrnicos. La gestin simultnea es aplicada en los sistemas de gestin
documental histricos para brindar las siguientes ventajas:

Notificacin de eventos que mejoran la calidad del seguimiento de todo tipo de

dispositivos.

Canal bidireccional de comunicaciones que permite la recepcin de los datos de posicin

de los elementos simultneamente a la reconfiguracin en caliente de los dispositivos.

Re-direccionamiento de las notificaciones generadas por los dispositivos a una lista de

mltiples terminales permitiendo el control simultneo de todos ellos.

El centro de gestin puede estar compuesto por ms de un equipo informtico ya sea tanto

porque la red fuese muy amplia.

Trabajar en varios clientes y guardar la informacin en el servidor para ser compartida

entre sus usuarios finales.

2.1.8 Global
Funciona como un sistema de informacin o aplicacin capaz de integrar, almacenar, editar,
analizar, compartir y mostrar la informacin en las organizaciones que procesan enormes
cantidades de informacin.
2.1.9 Tareas archivsticas
En las tareas archivsticas se deben cumplir con las siguientes funciones:
Gestin del sistema de clasificacin. Mediante la clasificacin, los documentos son
separados de acuerdo a la unidad administrativa pertenecientes para formar conjuntos

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especficos. Los archivos histricos son separados por pocas importantes de nuestra historia sin
pasar por el proceso de separacin por dependencias.
Gestin del calendario de conservacin. Debe contener el espacio para ingresar los
ciclos histricos en los cuales se produjo el evento histrico, ya que no aplica una fecha lmite de
conservacin del documento.

Gestin de expedientes y documentos. El conjunto de documentos relacionados con un

hecho o testimonio material de actos realizados por personas en pocas pasadas con un valor
importante en la historia nacional o internacional.
Las principales funciones en el manejo archivstico son:
Identificacin. Consiste en el procedimiento archivstico en la investigacin y
sistematizacin de las categoras en las que se sustenta la estructura de algn fondo, respetando
el principio de procedencia.
Ordenacin. Consiste en poner los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo
a un orden convenido. Los tipos de ordenacin son: la cronolgica, la alfabtica y la numrica.
Descripcin. Es el tratamiento archivstico en el que se describe el contenido de la
documentacin mediante ciertos parmetros que se dan a los fondos documentales, con el fin de
facilitar el conocimiento sobre el contenido, localizacin fsica, y las colecciones de los archivos.
2.2. Funcionamiento
Presenta minuciosamente el procedimiento para realizar la descripcin de los archivos
documentales, a partir de unas normas que se deben integrar para controlar y conocer la
informacin que este contiene, esto con el fin de cumplir con la calidad requerida por la entidad.
2.2.1 Definicin B.D.
El sistema debe implementar una base de datos para realizar la recoleccin de la informacin
organizada de forma que el programa pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que
necesite el usuario. Una base de datos es un sistema de archivos electrnico.
Se debe implementar una base de datos robusta y de buen desempeo para que permita el
trabajo de varios usuarios. Adems, ser visualizada por los investigadores de forma remota y
hacer las consultas sobre la descripcin de las imgenes digitalizadas que contiene el sistema de
archivos histricos.

20

La estructura de campos prefijada adecuada en el sistema, permite implementar estndares de

descripcin: modificacin, estructura propia, definir diversas entidades, crear relaciones entre
entidades, gestionar valores mltiples en cada campo, definir subcampos, realizar operaciones de
clculo, establecer normas de validacin de campos, realizar modificaciones de la estructura de
campos, programar listas de autoridades e incluir las limitaciones del programa.
En el mantenimiento de la base de datos debe tener la posibilidad de definir modelos de
registros para escoger los campos que formarn parte del modelo, al igual que el orden, la
posicin y el tamao. Adems de otras prestaciones que se deben incluir como los mtodos de
entrada de datos: por medio de teclado, duplicacin de registros, con el uso de procesadores de
texto, por la importacin desde otros sistemas.
Los formularios de entrada de datos debe contar con valores predefinidos para los valores
permanentes y temporales, realizar la comprobacin de los registros repetidos de forma
inmediata o diferida. Al igual que la validacin de entrada de datos se hace con el fin de
permitirle al programa una mayor funcionalidad.
Otro factor importante es la modificacin de registros que se puede hacer al ingresar los datos
en pantalla o a modo de consulta facilitando las modificaciones de datos de forma colectiva por
cadena de caracteres e incluirlas en un campo determinado.

Figura 1. Estructura de la Base de Datos.

Fuente: http://azucenamarez.blogspot.com/2014/04/las-bases-de-datos-y-los-sistemas-de.html

Finalmente, al permitir cortar, copiar y pegar. As mismo, con la entrada de datos, uso de
abreviaturas, modificacin de prrafos, usos de diferentes tipos de letra y la correccin
ortogrfica se complementa con un ptimo borrado de registros y una ayuda para la entrada de
datos.

21

2.2.2 Indizacin
Mediante la indizacin el programa permite desglosar, descifrar, analizar

y resumir la

informacin que tienen los documentos, con el fin de facilitar el almacenamiento, recuperacin,
acceso y difusin de la informacin.
Existen tres tipos de Indizacin:
Indizacin libre. La cual permite por medio de un conjunto de trminos abiertos agilizar el
proceso de acceso y recuperacin de la informacin.
Indizacin Controlada. Permite por medio de una lista o conjuntos de trminos cerrados
identificar con el fin de facilitar la posterior bsqueda y recuperacin de la informacin.
Indizacin Automtica. Se utiliza cuando se trabaja con gran cantidad de informacin, y por
tal motivo es necesario realizar una indizacin por extraccin en las que se extraen las palabras
claves tales como las del ttulo, resumen o del contenido para agilizar los procesos.
2.2.3 Mantenimiento datos
A partir del mantenimiento que se realice en la base de datos que se implemente con el sistema
de archivos histricos, se podr optimizar el servicio de consulta ya que permite mantener la
Base de Datos en un nivel de rendimiento apropiado, estas operaciones de mantenimiento se
pueden ejecutar semanalmente. Sin embargo, es posible variar esta frecuencia de acuerdo con el
entorno y con la actividad que recibe cada base de datos.

Figura 2. Mantenimiento de la Base de Datos.

22

2.3. Generales
Se define como el conjunto de caractersticas que debe cumplir el software para desempear de
forma eficiente con los requerimientos de las instituciones archivsticas articuladas entre s, que
busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del pas y tiene como fin adoptar,
articular y difundir las polticas, estrategias, metodologas, programas y disposiciones que en
materia archivstica y de gestin de documentos y archivos establezcan las entidades encargadas
de promover la modernizacin y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional.
2.3.1 Abierto
El sistema debe compartir recursos de hardware y software entre el cliente y el servidor. Al
mismo tiempo debe tener interfaces pblicas, procesos interconectados y con interoperabilidad
con software heterogneo.
2.3.2 Amigable
El sistema debe contar con una interfaz amigable, sencilla e intuitiva, proporcionando mayor
facilidad para el trabajo en pantalla y facilitando el proceso de ingreso de datos con el uso
estandarizado de teclas.
2.3.3 Capacidad
El sistema debe permitir escalar el programa (extensibilidad), adaptabilidad y servicios, al igual
dnde permita aumentar el diseo arquitectnico, as como capacidad de compatibilidad,
capacidad de configuracin y facilidad de uso del sistema.
Un sistema debe tener la capacidad de almacenar la informacin importante en un archivo con
extensin dmp y otro con extensin log para determinar la gravedad y frecuencia en la que se
presentan los fallos y en caso tal poder restaurar el sistema.
2.3.4 Conservacin
Es primordial que incluya caractersticas de evolucin o actualizacin de las imgenes o
documentos a nuevos formatos que perduren en el tiempo y compatibles con las tecnologas
actuales y futuras.

23

2.3.5 Disponibilidad
La disponibilidad del software debe funcionar de acuerdo con los requisitos dados, teniendo a
disposicin de los usuarios y procesos los recursos en el momento que se desee.
Por otro lado, todo sistema debe tener la capacidad de manejar eficazmente las fallas que
puedan perjudicar la disponibilidad, confiabilidad y recuperacin del sistema.
2.3.6 Escalabilidad
Cualidad que tiene un sistema, para facilitar la implementacin de cambios o actualizaciones de
acuerdo con las condiciones y tendencias futuras, posibilitando la ampliacin de los servicios y
capacidades.
2.3.7 Flexible
Caracterstica que tiene un recurso para responder e integrarse con facilidad a diferentes
escenarios de usuario final, de modo que este pueda configurar su uso segn sus preferencias y
necesidades.
Se evala si la adaptacin del programa es posible y en caso afirmativo, quin hara esa
adaptacin.
2.3.8 Legislacin
La implementacin del sistema debe tener en cuenta la legislacin que regula el desarrollo y
puesta en marcha de este tipo de software.
2.3.8.1 Ley 594 de 2000
La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la
funcin archivstica del Estado.
Uno de los principios o fines de los archivos es disponer de la documentacin de forma
organizada y ser consultada por los ciudadanos como fuente de la historia. Por consiguiente, la
herramienta debe propender por la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural. Al
mismo tiempo, contribuir a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del
Estado en el servicio al ciudadano.

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Cabe sealar que El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la

organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados
de administracin de documentos y archivos
Las tecnologas o programas de gestin documental utilizado por las Entidades debern
aplicar los principios y procesos archivsticos.
En el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
Archivo de gestin. Documentacin de uso continuo y de consulta administrativa.
Archivo central. Agrupacin de los documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin, de consulta poco frecuente por los usuarios internos y externos.
Archivo histrico. Bsicamente es el sistema que se usar y debe conservan los documentos
de forma permanente.
2.3.8.2 Acuerdo 27 de 2006 (Octubre)
Hace referencia al uso del glosario propio de la administracin de archivos. Entre los ms usados
para la implementacin de un Sistema de Gestin de Archivo Histrico, encontramos:
Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histrico o cultural.
Administracin de archivos: conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Archivo histrico: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la
documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito
voluntario, adquisicin o expropiacin.
Digitalizacin: tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra
guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casete, cinta, pelcula, microfilm y otros)
en una que slo puede leerse o interpretarse por computador.
Documento histrico: documento nico que por su significado jurdico o autogrfico o por
sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las

25

relaciones internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en

parte del patrimonio histrico.
Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
Valor histrico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la
memoria de una comunidad

2.3.8.3 Decreto 2609 de 2013

En nuestro caso, se tendr en cuenta el artculo 28 en la que se contempla los requisitos para la
disponibilidad de los Documentos Electrnicos de Archivo y el artculo 29 que contempla los
requisitos para la preservacin y conservacin de los Documentos Electrnicos de Archivo.
2.3.9 Migrabilidad
Son las caractersticas que permiten la instalacin de mdulos de funcionalidades especficos,
quedando integrado a la solucin general del sistema o la posibilidad de realizar la migracin
ordenada de las funcionalidades completas. Al mismo tiempo, pasar la informacin de la base de
datos a otros gestores de bases de datos sin que se cause traumatismos o prdida de la
informacin contenida en el sistema de gestin documental de archivo histrico.
2.3.10 Normas Tcnicas
Para la estructuracin y gestin del Sistema Informtico Aplicado a los Fondos Histricos de
una Entidad, se cuenta con un listado de normas tcnicas para el aseguramiento de la calidad
para el anlisis, diseo e implementacin, con el fin de que se garantice una adecuada gestin en
la elaboracin. Motivo por la que se hace necesario implementar las Normas Tcnica
Colombianas y Estndares Internacionales, con el fin de tener un excelente desarrollo de dichos
lineamientos.
2.3.10.1 EAD
La Descripcin Archivstica Codificada (EAD) es la norma creada por varias instituciones
norteamericanas con el fin de adecuar la descripcin al etiquetado que se utiliza para el

26

tratamiento y difusin mediante la Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC).

Dicho de otra manera, es un conjunto de reglas que deben utilizarse en la descripcin de
instrumentos electrnicos y facilita que la informacin pueda ser buscada, visualizada e
intercambiada en un entorno electrnico.
Las principales caractersticas de la norma EAD:
Define una estructura normalizada que permite acceder a los instrumentos, intercambiarlos y
emplear la informacin de varias formas.
Define una forma de comunicacin que permite ver los archivos y la descripcin de forma
remota.
Emplea herramientas que permiten buscar, recuperar y navegar por los instrumentos de
descripcin sin importar la plataforma informtica que se utilice.
2.3.10.2 ISAAR (CPF)
Es la norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivsticos para Entidades,
Personas y Familias ISAAR (CPF). La norma se encarga de establecer los encabezamientos de
autoridad y proporcionar conexiones con otros encabezamientos. Al mismo tiempo, proporciona
informacin sobre entidades, personas y familias documentando los registros de autoridades para
facilitar el mantenimiento.
2.3.10.3 ISAD (G)
La norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G), es la encargada de
realizar descripciones coherentes, inteligibles y facilita el intercambio de informacin de
archivos.
La norma establece varios niveles jerrquicos:

Nivel de fondo.
Nivel de la seccin de fondo.
Nivel de serie.
Nivel de un expediente o documento de la serie.
De la misma manera, la norma se rige por las siguientes reglas:

Descripcin de lo general a lo especfico.

Informacin pertinente al nivel de descripcin.
Interconexin de las descripciones.
No repeticin de la informacin.

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Por otra parte, el sistema debe contener los espacios para ingresar las siete reas de
informacin que comprende la norma:

rea de identificacin.
rea de contexto.
rea de contenido y estructura.
rea de acceso y utilizacin.
rea de documentacin asociada.
rea de notas.
rea de control de la descripcin.
2.3.10.4 ISO 12033
Est incluida dentro de la norma MOREQ2 y es la que contempla la gestin de las imgenes
electrnicas, la seleccin de mtodos de compresin para imgenes electrnicas y los formatos
de la imagen.
2.3.10.5 ISO 14721

Define el modelo de referencia para sistemas de informacin de archivos abiertos (OAIS).

Un OAIS es un conjunto de informacin organizada y de personas que sistemticamente han
aceptado la responsabilidad de preservar la informacin con el fin de ponerla a disposicin de
una comunidad.
Proporciona un marco para la comprensin y una mayor conciencia de los conceptos
archivsticos necesarios para la preservacin de la informacin digital a largo plazo y el acceso a
esa informacin.
Proporciona los conceptos necesarios para que las organizaciones puedan desarrollar eficazmente

el proceso de conservacin.
Proporciona un marco, adems de la terminologa y conceptos, para describir y comparar las

arquitecturas y las operaciones de los archivos existentes y futuros.

Proporciona un marco para describir y comparar diferentes estrategias y tcnicas de preservacin
a largo plazo.
Proporciona una base para la comparacin de los modelos de datos de informacin digital
conservados por los archivos y para discutir cmo los modelos de datos y la informacin
subyacente puede cambiar con el tiempo.
Proporciona un marco que puede ser ampliado por otros esfuerzos para cubrir la conservacin a
largo plazo de la informacin que no est en forma digital (por ejemplo, los medios fsicos y
muestras fsicas).

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Ampla el consenso sobre los elementos y procesos para la preservacin de la informacin digital
a largo plazo y el acceso, y promueve un mercado ms amplio que los proveedores pueden

apoyar.
Orienta la identificacin y produccin de normas relacionadas con el OAI.
2.3.10.6 ISO 15489
Tiene como propsito normalizar las polticas, procedimientos y prcticas de la gestin de
documentos de archivo, con el objetivo de garantizar la adecuada atencin y proteccin de los
mismos, permitiendo que dicha informacin pueda ser recuperada de una manera eficaz y
eficiente.
La norma ISO 15389 es una gua para la gestin de documentos de archivo

de una

organizacin, la cual es implementada para describir documentos que contengan soporte textual
como electrnico.
Como propsito de esta norma es definir buenas prcticas de gestin de los documentos en las
organizaciones ya sea pblicas o privadas, en las que se implementan directrices especficas para
la metodologa de diseo e implementacin de un Sistema Informtico Aplicado a los Fondos
Histricos, garantizando la creacin, incorporacin y gestin adecuada de los documentos.
2.3.10.7 ISO 18402
La norma ISO 18402 debe cumplir con las siguientes propiedades: impedir la modificacin de
documentos, impedir el borrado de documentos, contemplar las normas de conservacin, tener la
estructura de clasificacin y almacenamiento, presentar el mantenimiento del contexto y su
orientacin debe estar dada hacia los documentos de archivo.
2.3.10.8 ISO 32000-1:2008
Es formato de almacenamiento estndar de Adobe PDF 1.7 para documentos digitales que
permite la consulta e intercambio de informacin en formato digital entre usuarios,
independientemente del software o hardware en el que fueron creados o impresos.
Los desarrolladores del software deben incluir en el aplicativo las herramientas necesarias para la
lectura de archivos en formato PDF que permita la visualizacin de imgenes y documentos
(imagen vectorial, mapa de bits y texto).

29

2.3.10.10 ISO 19005

http://www.zytrust.com/index.php/faqs/39-firmas-digitales/58-iso-19005-pdfa.pdf

El estndar ISO 19005-1:2005 (Gestin de documentos - Formato de archivo de documentos

electrnicos para la conservacin a largo plazo).
Esta norma ISO 19005 aplica el formato PDF/A 1.4, el cual es el ms apropiado para la
conservacin a largo plazo, y estos documentos contienen combinaciones de datos de caracteres,
vectoriales y raster.
Los documentos PDF/A cuenta con unas restricciones las cuales deben contener fuentes
incrustadas, metadatos XMP y color reproducible independientemente, pero que a su vez no debe
contar con ficheros incrustados, referencias a contenido externo, encriptamiento, cdigo
JavaScript, multimedia, entre otros.
2.3.10.11 ISO 9241-11
La norma ISO 9241 define la facilidad de uso del software, es decir el grado en el que un
producto puede ser utilizado por determinados usuarios para lograr con cabalidad los objetivos
especficos con eficiencia, eficacia y satisfaccin.
Esta norma describe la manera en como se puede especificar y medir la facilidad de uso
de los productos; especificar y evaluar la usabilidad durante el desarrollo del diseo y especificar
y medir un sistema de trabajo en uso.
Una de las ventajas que tiene esta norma, es que ayuda al equipos de diseo en la
planeacin del ciclo de vida de desarrollo, y medir los objetivos de usabilidad del producto.
2.3.10.12 MOREQ2
El Modelo de Requisitos para la Gestin de los Records Electrnicos es una norma pblica
desarrollada por la empresa Cornwell Management Consultants y describe los requisitos
evaluables que deben cumplir para el manejo y conservacin de los diferentes tipos de
informacin creada o conservada.
La norma realiza la gestin eficiente de los documentos se realiza la creacin, recepcin,
mantenimiento, uso y su disposicin como transferencia, conservacin y eliminacin.
Para la creacin de software histrico, se tienen en cuenta las integradas en la
preservacin de los documentos, tales como la X509, ISO 18492. OAIS, PDFA, entre otras.

30

Figura 3. Modelo de Requisitos para la Gestin de los Records Electrnicos.

Fuente: http://es.slideshare.net/radarik/la-especificacion-mo-req2-modelo-de-requisitos-para-erms

2.3.10.13 NODAC
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/norma_de_descripcio_arxivistic
a_de_catalunya/arxius/nodcast.pdf
La Norma de Descripcin Archivstica de Catalua es un instrumento creado para desarrollar la
norma ISAD (G), con el fin de llevar a cabo la descripcin documental, sin importar cul sea su
titularidad, tipologa o fase en que se encuentren los fondos o la documentacin que custodie.
La Norma pretende ser integradora. Esta aplicacin debe ser vlida para el Archivo General de la
Nacin y otras entidades archivsticas, sin importar de los recursos humanos y tecnolgicos de
que dispongan: se debe poder aplicar en centros con alta tecnologa y de no alta tecnologa, tanto
en entornos manuales como automatizados.

31

La Norma permite describir un fondo y las partes que lo forman mediante la tcnica de
descripcin de diversos niveles, ofreciendo una representacin fiable de la organizacin, el
contexto y el contenido de la documentacin.

2.3.11 Parametrizable
El software debe ser configurable, adaptable a las necesidades del SGDEA con el fin de poder
ingresar nueva informacin y en un momento dado hacer la migracin de sus componentes a
otros sistemas de almacenamiento o servidores.
El software debe ser adaptado a la organizacin y no al contrario, las actualizaciones que
se hagan por parte del proveedor se deben integrar a la aplicacin para hacer las mejoras
correspondientes.
2.3.12 Rendimiento
En el rendimiento se evala el nmero de terminales que acepta y las limitaciones que tenga el
software en cuanto a dispositivos o compatibilidad con navegadores.
2.4 Tcnicos
Dentro de los criterios tcnicos se evala el hardware utilizado por el SGDEA como la cantidad
de procesadores que se necesitan, la capacidad de memoria que utiliza el aplicativo y los
perifricos que se intervienen en su implementacin; la cantidad de bases de datos incorporadas
en el sistema, la flexibilidad de las mismas, su lenguaje de programacin y la concurrencia;
permite varios formatos de los documentos como: soportes convencionales, electrnicos, imagen
fija e imagen en movimiento.
2.4.1 Equipamiento informtico
Se evalan las siguientes caractersticas de software y hardware:

Capacidad de disco duro.

Sistema operativo en el que funciona.
Cantidad de procesadores que necesita.
Sistemas de almacenamiento.
Dispositivos de entrada de datos.
Dispositivos de salida de la informacin.
Memoria necesaria para su correcto funcionamiento.

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Complementos o software adicional para el trabajo de documentos e imgenes.

Tipo de servidores para la instalacin y configuracin del sistema.
Motor de base de datos que utiliza.
2.4.2 Soporte tcnico
Se tiene en cuenta la identificacin del programa y solvencia de la empresa en cuanto si la
instalacin se hace por parte de tcnicos de la empresa o personal del archivo. As mismo, si hay
soporte de post-venta y la creacin de grupos de usuarios.

Conclusiones

Bibliografa
1]. Manuel Tamayo Saez, Cap. 11 El anlisis de las polticas pblicas. En La Nueva
Administracin Pblica. Ban y Carrillo.
[2]. Aguilar, Luis F. (2009) Marco para el anlisis de las polticas pblicas. En Mariez, Freddy y
Garza, Vidal (2009) Poltica pblica y democracia en Amrica Latina del anlisis a la
implementacin. Porra, Mxico, D. F.
Meja, M.; Can, J.; Barrera, A.; Melo, C. A.; Hernn, O.; Parada, A.; Triana, J. W. (2005): Gua
para la implementacin de un Programa de Gestin Documental. Sistema Nacional de Archivos.
Archivo General de la Nacin.
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de documentos. Archivo General de la Nacin.

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Bilduma 20 de diciembre de 2013,

MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES.
(2011). Digitalizacin Certificada de Documentos. Bogot 10 de enero de 2014
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. (2000). Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica. Madrid 05 de enero de 2014

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1437. (18, enero, 2011). Por la cual se
expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Diario
Oficial. Bogot, D.C., 2011.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 527. (18, agosto, 1999). Por medio de la
cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y
de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones. Diario Oficial. Bogot, D.C., 1997. No. 43673.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 790. (27, diciembre, 2002). Por la cual se
expiden disposiciones para adelantar el programa de renovacin de la administracin pblica y
se otorgan unas facultades Extraordinarias al Presidente de la Repblica. Diario Oficial. Bogot,
D.C., 2002. No. 45046.
COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPBLICA. Decreto 2693 (21, diciembre, 2012). Por el
cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la
Repblica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y
se dictan otras disposiciones. Bogot D.C.: Diario Oficial. Bogot, D.C., 2012. No. 48651.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la
cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogot,
D.C., 2000. No. 44084.

34

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley Estatutaria 1581. (17, octubre, 2012).

Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales. Diario
Oficial. Bogot, D.C., 2012. No. 48587.
COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPBLICA. Decreto 1377. (27, junio, 2013). Por el cual
se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Diario Oficial. Bogot, D.C., 2013. No. 48834.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1712. (06, marzo, 2014). Por medio de la
cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional
y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogot, D.C., 2014. No. 49084.
COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPBLICA. Decreto 103. (20, enero, 2015). Por el cual
se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial.
Bogot, D.C., 2015. No. 49400
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley Estatutaria 1266. (31, diciembre, 2008).
Por la cual se dictan las disposiciones generales del hbeas data y se regula el manejo de la
informacin contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia,
comercial, de servicios y la proveniente de terceros pases y se dictan otras disposiciones. Diario
Oficial. Bogot, D.C., 2008. No. 47219.
COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPBLICA. Decreto 2609. (14, diciembre, 2012). Por
el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas
las Entidades del Estado. Diario Oficial. Bogot, D.C., 2012. No. 48647.
DECLARACIN DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL
Los autores de la presente propuesta manifestamos que conocemos el contenido del Acuerdo 06
de 2008, Estatuto de Propiedad Intelectual de la UNAD, Artculo 39 referente a la cesin
voluntaria y libre de los derechos de propiedad intelectual de los productos generados a partir de

35

la presente propuesta. Asimismo, conocemos el contenido del Artculo 40 del mismo Acuerdo,
relacionado con la autorizacin de uso del trabajo para fines de consulta y mencin en los
catlogos bibliogrficos de la UNAD.

Webgrafa
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GRUPO ACTIVA, SEDIC. (2003). Directorio Espaol de Software para la Gestin
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