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Boluntas
http://www.bolunta.org/manual-gestion/index.asp
Presentacin
Este manual pretende ser una herramienta de apoyo a las entidades sociales de Bizkaia, que
facilite la bsqueda de soluciones en la compleja y a veces ardua gestin de cualquier
asociacin.
Adems de abarcar los campos de la gestin administrativa, econmica, organizativa, etc.,
otorga especial relevancia a los recursos humanos y a la gestin de la participacin interna y
el voluntariado, piezas clave en la configuracin y desarrollo de un proyecto asociativo.
Igualmente, incorpora un apartado sobre gestin de la comunicacin, aspecto estratgico
pero frecuentemente descuidado y relegado a la improvisacin.
Obviamente, este manual es un instrumento de consulta que ni puede ni pretende cubrir toda
la dimensin de la gestin asociativa, ni toda la casustica que ocurre en una entidad. As,
tenis a vuestra disposicin de manera permanente el Servicio de Asesora de bolunta, que
dar respuesta e intentar ofrecer soluciones a las dudas y problemas que se os planteen, bien
a travs de nuestro sitio web o mediante la atencin personalizada en nuestro centro.
Por ltimo destacamos que el formato virtual nos ofrece la posibilidad actualizar en
cualquier momento los contenidos y la estructura del manual. Os invitamos a quienes hacis
uso de l a que nos sigis enviando vuestras aportaciones con objeto de ampliarlo y
mejorarlo, haciendo entre todas y todos un recurso ms completo y til.
Tipos de organizaciones
En la actualidad se utilizan varias formas de denominar a las organizaciones no lucrativas:
Entidades Sin nimo de Lucro (ESAL), Organizaciones No Gubernamentales (ONG),
Entidades No Lucrativas (ENL), etc. Sin embargo, desde el punto de vista jurdico las
organizaciones no lucrativas slo pueden ser de tres tipos: asociaciones, fundaciones y
cooperativas sin nimo de lucro (stas ltimas tienen un funcionamiento ms parecido a las
empresas y, por tanto, en este manual nos vamos a centrar en las dos primeras).
Todas ellas, independientemente de su forma jurdica, pueden ser, adems, organizaciones de
voluntariado, es decir, organizaciones que incorporan personas voluntarias en su
organizacin de acuerdo con la ley de voluntariado del Pas Vasco.
Los resultados de la
fundacin se deben medir
por la actividad directa que
desarrolla y por el impacto
que provoca en su entorno.
Compatibiliza la figura de
trabajador o trabajadora
con el cargo como
miembro de la Junta.
Existe una persona
fundadora que puede dejar
cerrados los fines y los
cargos de la Junta de
Patronato, pudiendo llegar
a ser stos de carcter
vitalicio (ms control
sobre los fines de la
fundacin).
Las decisiones las toma la
Junta de Patronato. Las
personas gestoras dan su
opinin y presentan
balances.
Es difcil modificar los
estatutos. Se tienen que
ajustar al fin fundacional.
Exige una dotacin
fundacional que acredite la
viabilidad del proyecto.
Reunin constituyente.
Escritura pblica.
Acta fundacional.
Estatutos.
Aceptacin del cargo por
parte de las y los
miembros de la Junta.
Justificacin de la
aportacin efectiva de la
dotacin inicial.
Inscripcin en el Registro
de Fundaciones de la CAV.
Asociacin
Cooperativa de iniciativa social
Agrupacin no lucrativa con un fin
de cualquier tipo.
Agrupacin no lucrativa con un fin
(Las que tienen fin social pueden
de carcter socioeconmico.
pedir declaracin de utilidad
pblica).
Compatibiliza la condicin
de socio, socia o miembro
de la Junta Directiva con
trabajador o trabajadora en
la asociacin.
Puede limitarse el acceso
por causas justificadas,
que se encuentren
recogidas en los estatutos.
Las decisiones se toman
democrticamente: cada
socio y socia un voto.
Las decisiones se toman
en Asamblea General y en
la Junta Directiva.
Se pueden modificar los
fines si se modifican los
estatutos.
No se exige dotacin
patrimonial especfica.
Reunin constituyente.
Acta fundacional.
Estatutos.
Inscripcin en el Registro
de Asociaciones de la
CAV.
Solicitud de CIF.
Reunin constituyente.
Escritura pblica de
constitucin.
Estatutos.
Inscripcin en el registro
de cooperativas.
Solicitud de CIF.
Requisitos de Constitucin
Solicitud de CIF.
Ley de Asociaciones del Pas
Ley de cooperativas del Pas
Vasco.
Vasco.
Junta de Patronato.
Asamblea de socios y
socias: es el rgano
Protectorado: rgano
soberano, en el que cada
externo al que se debe
Asamblea general.
persona tiene un voto.
recurrir para rendir
Junta Directiva.
Junta Directiva: se encarga
cuentas, para llevar a cabo
determinadas acciones,
de ejecutar lo que se
etc.
decide en la Asamblea.
Qu es una asociacin
Podemos definir una asociacin con cuatro caractersticas bsicas.
A los y las extranjeras (en cuanto a personas fsicas) les asiste el derecho de crear
asociaciones o formar parte de ellas siempre de acuerdo a la legislacin aplicable a cada
caso.
Diez pasos para constituir una asociacin
1.- Al menos tres
Tiene que haber un nmero mnimo de tres personas, fsicas o jurdicas, que quieran crear la
asociacin y que estn de acuerdo en su finalidad.
2.- Nos dotamos de normas
Hay que elaborar los estatutos o, lo que es lo mismo, la normativa que rige el
funcionamiento de la asociacin, que delimita sus objetivos y que estipula el modelo
organizativo. La ley establece un contenido mnimo al cual se pueden aadir otras
disposiciones siempre que no contravengan las leyes ni los principios de la asociacin.
Los estatutos deben contener como mnimo lo siguiente.
presidencia, secretara y tesorera. Las atribuciones de los diferentes cargos son las
siguientes.
Presidencia (obligatorio)
Dirige y representa a la asociacin por delegacin de la asamblea y de la junta
directiva
Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva.
Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva.
Revisa las actas, los documentos y los certificados que le presentan secretara y
tesorera.
Vicepresidencia (opcional)
Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones.
Cuando la presidencia quede vacante, asumir sus funciones hasta sustitucin o
ratificacin por la asamblea general.
Secretara (obligatorio)
Se ocupa de la documentacin y de llevar al da el libro de socios y socias.
Se encarga de levantar, redactar y firmar las actas de reunin de la asamblea general
y de la junta directiva.
Se encarga de redactar y autorizar certificados.
Tesorera (obligatorio)
Es responsable de los recursos de la asociacin.
Elabora el presupuesto, el balance y la liquidacin de cuentas.
Lleva los libros contables.
Firma los recibos de cuotas y otros documentos de tesorera.
Realiza el pago de facturas visadas previamente por presidencia.
Es responsable de mantener a la asociacin al corriente de sus obligaciones fiscales.
Vocala (opcional)
Elaboran proyectos por encargo de la junta directiva o por iniciativa propia con la
aprobacin de la junta directiva.
Llevan a cabo los proyectos aprobados y hacen su informe de evaluacin.
En caso de haber optado por formar una junta directiva, sus funciones sern las siguientes:
asume la responsabilidad de la gestin de la asociacin;
es la representante de la entidad ante sus socias y socios y ante terceras personas o
entidades;
debe presentar a la asamblea general un balance de gestin y una propuesta de
actuacin para el siguiente ejercicio, el estado de cuentas de la asociacin y el
presupuesto previsto para el ao siguiente.
Los rganos de representacin y gobierno podrn recibir retribuciones si se prev
expresamente en los estatutos.
4.- Papeles para inscribirnos
Declaracin de utilidad pblica
Para que una asociacin sea declarada de Utilidad Pblica es necesario tener una antigedad
mnima de tres aos y perseguir los fines de inters general citados en el artculo 42a de la
Ley 7/2007 de 22 de junio.
Para solicitar este reconocimiento, la asociacin lo acordar en asamblea, en junta directiva o
en el rgano de gobierno que proceda segn estatutos. Tomado el acuerdo, se presentar la
correspondiente documentacin en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco.
Ser el Gobierno Vasco quien otorgue la declaracin, mediante decreto acordado en Consejo
de Gobierno a propuesta del departamento que corresponda segn los fines de la entidad.
Las Asociaciones declaradas de utilidad pblica tendrn derecho a utilizar la mencin en
todos sus documentos y gozarn de las exenciones, bonificaciones, subvenciones y dems
beneficios de carcter econmico, fiscal y administrativo que en cada caso se acuerden.
Delegaciones de asociaciones
Si una asociacin de mbito estatal quiere abrir una delegacin en la Comunidad Autnoma
Vasca lo puede hacer siguiendo los siguientes trmites:
Los documentos a presentar para la inscripcin de apertura, cambio y cierre de
delegaciones o establecimientos son:
Solicitud o instancia, dirigida a la Secretara General Tcnica del Ministerio del
Interior, Registro Nacional de Asociaciones (C/ Amador de los Ros, 7 - 28010
Madrid) y formulada por el representante de la entidad. Han de figurar los datos de
identificacin del solicitante, los de la asociacin a la que representa, la descripcin
de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula y lugar, fecha y
firma de la persona solicitante.
Acta de la reunin o certificado del acta o la decisin adoptada sobre la apertura, el
cambio o el cierre de delegaciones o establecimientos de la asociacin. Tanto para la
apertura como para el cierre de delegaciones, se debe incluir la fecha en que se ha
adoptado la decisin, as como la calle, nmero, municipio, localidad, provincia y
cdigo postal del domicilio social de la nueva delegacin o establecimiento o de la
que vaya a ser clausurada. En caso de certificado, ha de ser extendido por las
personas o cargos con facultad para hacerlo.
En el caso de que se acuerde la apertura de una o varias delegaciones o
establecimientos y, a su vez, el cierre de una o varias delegaciones o
establecimientos, debern constar los datos anteriores respecto de cada una de ellas.
Certificacin de la composicin de la Junta Directiva u rgano de representacin de
la entidad indicando la fecha de reunin o del acuerdo adoptado por el rgano de
gobierno de la asociacin en que fue elegida. Para cada miembro de la junta habr
que incluir:
nombre, apellidos, domicilio, nacionalidad y cargo en la junta u rgano de
representacin;
nmero de identificacin fiscal (s son personas fsicas);
razn social o denominacin (si los y las titulares son personas jurdicas, con
los datos de identificacin de las personas fsicas que actuarn en su
nombre);
Art. 5 Domicilio.
Art. 6 mbito territorial.
Art. 7 Personas beneficiarias.
Art. 10 Composicin y duracin.
Art. 11 Nombramiento de patronos. El o la fundadora establecer la composicin
del patronato. Si no, ser un rgano colegiado de al menos 3 miembros.
Art. 23 Funcionamiento interno.
Art. 24 Constitucin y adopcin de acuerdos.
Art. 35 Extincin.
acta fundacional;
estatutos fundacionales.
Documentacin econmica:
justificacin acreditativa de la aportacin econmica (certificado de
depsito en la entidad bancaria);
presupuesto correspondiente al primer ejercicio de la fundacin, as como
una memoria explicativa del mismo;
estudio econmico emitido por profesional con autorizacin que acredite la
viabilidad del presupuesto con los recursos aportados (en el caso de que sea
inferior a 30.000 euros).
Aceptacin del cargo de los miembros del rgano de gobierno siendo vlidas las
siguientes formas:
escritura pblica, diferente a la de constitucin;
documento privado con firma legitimada por notario;
comparecencia al efecto ante la persona encargada del Registro.
Justificacin del cumplimiento de las normas fiscales
Gestin econmica
Contabilidad
Presupuesto
El presupuesto se elabora equilibrando las entradas y las salidas de dinero de la entidad a lo
largo de un periodo de tiempo determinado.
Para hacer el presupuesto hay que calcular por adelantado qu gastos habr que hacer y de
dnde saldrn los ingresos.
El presupuesto debe responder a los objetivos que la asociacin se ha marcado.
Los ingresos
Lo conveniente es conocer todas las posibilidades de obtener recursos y tambin la fecha en
que se ingresarn en la entidad. Las principales fuentes de ingresos de una asociacin son:
1. Cuotas de socios y socias.
2.
3. Donaciones (de particulares, de entidades privadas)
4. Subvenciones (ayudas pblicas) Subvenciones
5. Convenios y contratos con la Administracin. Convenios y contratos
6. Patrocinio (cuando una empresa privada nos paga algo concreto: folleto, camisetas,
excursin, etc)
7. Venta de servicios (Cobro por las actividades que organizamos: cursos, talleres,
excursiones, .....)
8. Intereses bancarios (rendimientos del dinero que depositemos en bancos)
9. Actividades Recaudatorias de Fondos (rifas, loteras, fiestas,....)
Los gastos
Los gastos corresponden bsicamente a las actividades, los servicios, el mantenimiento del
local y los gastos administrativos:
1. Personal. (salarios de personal propio contratado), pagos seguridad social y otros
posibles seguros).
2. Gestin de Personas >> personal remunerado.
3. Servicios de profesionales independientes (gastos de abogaca, gestoras, empresa
limpieza, etc)
4. Gestin de Personas >> contratacin de servicios
5. Local. (alquiler, pago del crdito, seguro del local, Impuesto de bienes inmuebles,
cuota comunidad, ....)
6. Comunicaciones (correo, telfono, mensajera, cuotas de internet, etc)
7. Mantenimiento (Gastos fijos del local: agua, electricidad, reparaciones..)
8. Material (material de oficina, material de limpieza,...) : los materiales especficos de
cada actividad se incluyen en el presupuesto de cada actividad.
9. Actividades: 7A, 7B, 7C,... Dentro del presupuesto de cada actividad tambin
diferenciamos sus elementos:
1. Gastos de Personal (equipos de trabajo, animadores,...).
2. Seguros (responsabilidad civil,...).
3. Alquiler de local y sus gastos.
4. Comunicacin (telfono, correo).
5. Dietas y gastos de transporte.
6. Material (fungible todo lo que vamos a gastar durante la actividad,
propaganda,... alquiler de material/equipos y amortizacin de inventariable).
7. Imprevistos (4 o 5%).
10. Inventariable. Amortizacin de bienes muebles e inmuebles (compra de un local, de
un ordenador, de una fotocopiadora, de una furgoneta,..... El valor de estos bienes no
se considera un gasto en el momento de la compra, puesto que lo usaremos durante
varios aos, la amortizacin anual es la parte del valor que se considera gastada en
un ao, por eso se calcula dividiendo el valor total entre los aos que se espera vaya
a durar. Por ejemplo; un ordenador de 1000 / 5 aos = 200 al ao).
11. Gastos financieros (comisiones bancarias por operaciones diversas).
Hay que procurar que los gastos fijos se cubran con cuotas, venta de servicios y aportaciones
especficas para su funcionamiento.
Modelo de presupuesto (pdf 17kb)
Tesorera
El presupuesto general de la asociacin es la previsin de ingresos y gastos para un periodo
determinado de tiempo, pero durante ese tiempo puede haber variaciones sobre lo que
habamos previsto.
Para tener en cuenta esas variaciones se hace un presupuesto de tesorera, que consiste en
calcular los cobros y los pagos de la asociacin por un periodo determinado pero con una
revisin mensual sobre las previsiones para hacer los retoques necesarios.
En la previsin de tesorera es donde se desglosan por meses las cantidades que realmente
nos van a ingresar y las cantidades que realmente vamos a tener que desembolsar. P.ej nos
pueden conceder una subvencin en enero de 3.000 que nos la van a pagar en dos plazos
(el 80% en marzo y el 20% restante en diciembre). En la previsin de tesorera no
pondremos los 3000 en enero, si no que tendremos que poner la cantidad de 2.400 en
marzo y 600 en diciembre. De esa manera si prevemos que en enero y febrero no vamos a
tener mucho saldo y s muchos gastos, habr que reducir gastos y pasarlos a los meses
siguientes a marzo que es cuando tendremos el ingreso de la subvencin.
Plan general contable
La contabilidad es el conjunto de operaciones de recogida y tratamiento de la informacin
sobre las operaciones econmicas de la asociacin. Para llevar bien la contabilidad hay que
llevar actualizados los siguientes libros: libro diario y libro mayor.
La herramienta ms til para llevar la contabilidad en una asociacin pequea es la hoja de
clculo (html 34kb) y en una asociacin un poco ms grande las aplicaciones informticas
(contaplus) del plan general contable adaptado a las Entidades Sin nimo de Lucro RD
776/1998 (pdf 582kb).
Gestin econmica
Financiacin
Recursos propios
Para llevar a cabo las actividades necesitamos encontrar y contar con recursos. El principal
recurso de una asociacin es la capacidad de produccin social de sus miembros.
Pero adems de los recursos humanos el trabajo voluntario de los socios y socias- hay que
contar tambin con recursos econmicos (las aportaciones de dinero necesarias para hacer
frente a los gastos que genera cada actividad) y recursos tcnicos.
Los recursos econmicos propios de una asociacin son:
Las cuotas de socios y socias
Por el hecho de pertenecer a la asociacin, las personas asociadas realizan una aportacin
econmica a su funcionamiento: las cuotas. Estas pueden constituir un ingreso muy
importante para la asociacin dependiendo del nmero de personas que tengamos y de las
cuantas de las mismas.
Las cuotas se pueden cobrar al ao, al semestre, al mes....Cada asociacin establece la
cantidad de esta aportacin en funcin de sus objetivos y necesidades.
Hay dos alternativas: cobrar a todo el mundo la misma cantidad, o establecer cuotas
diferentes segn situaciones (en paro, estudiante,...) o segn diferentes voluntades (quienes
quieren pagar ms o menos). En este ltimo caso estara bien establecer una cuota mnima.
Para garantizar el cobro de las cuotas de los asociados, sin demoras, es recomendable que se
tramiten por domiciliacin bancaria.
Domiciliacin bancaria de cuota (pdf 83kb)
Ingresos por servicios o actividades recaudatorias
Algunos servicios y actividades que ofrece la asociacin, como talleres sobre temas
concretos y excursiones, o rifas, loteras, etc. se pagan aparte y pueden ser tambin una
fuente de recursos, siempre que generen beneficio (que la cantidad entre lo que ingresamos y
lo que gastamos para realizar la actividad nos deje un saldo a favor).
Recursos ajenos
De entidades pblicas
1.Subvenciones
Las subvenciones o financiacin pblica puede provenir de diferentes fuentes: organismos
locales (ayuntamientos), regionales (diputaciones), autonmicos (gobierno autnomo),
estatales o europeos e internacionales (UE, ONU, etc).
Subvenciones Ayuntamiento de Bilbao, rea de Relaciones Ciudadanas
Subvenciones de la Diputacin Foral de Bizkaia
Subvenciones del Gobierno Vasco
Subvenciones de la Unin Europea
Las subvenciones proporcionan un importe para la realizacin de una parte o el total de un
programa de la asociacin. Y generalmente se dedica a financiar los servicios, las actividades
o el equipamiento.
Las subvenciones son muy importantes, pero hay que tener claro que la existencia de una
entidad no se puede basar slo en subvenciones. Adems hay que tener en cuenta que el
cobro de la subvencin se puede dilatar y a veces hay que hacer el gasto antes de recibir el
ingreso. Algunos bancos adelantan a muy bajo inters el importe de la ayuda que nos han
concedido, siempre que tengamos un documento justificativo de la concesin de la misma.
Ley General de Subvenciones (175kb)
Para acceder a las subvenciones que la Administracin pone al alcance de las asociaciones se
debe presentar un proyecto y cumplir una serie de requisitos. Los ms relevantes son:
Requisitos de carcter general
Justificar la inscripcin en el registro de entidades jurdicas de la comunidad
autnoma.
Presentar el Cdigo de Identificacin Fiscal (CIF) y los estatutos.
Aportar un documento que acredite a la persona que representa a la
asociacin.
Rellenar los impresos adecuados.
Estar al corriente de las obligaciones fiscales correspondientes.
Requisitos de carcter especfico
Otros requisitos determinados por la finalidad de la subvencin que se
solicita.
Presentar la memoria (pdf 15kb) de la entidad del ao anterior y la
planificacin de actividades para el siguiente ejercicio.
Especificar el presupuesto de la actividad para la cual se pide subvencin; la
cantidad que se solicita y, en su caso, la cantidad que aportar la asociacin.
Aportar un documento que acredite, si es necesario, que se han pedido otras
subvenciones para la misma actividad.
La justificacin de las subvenciones: en todas las subvenciones de las Administraciones
Locales, Autonmicas y Central, la presentacin de las fotocopias de las facturas,
acompaadas de los originales para compulsarlas, es un requisito indispensables para la
justificacin.
Sin embargo, las convocatorias europeas no siempre funcionan as, sino que, en muchas
ocasiones, bastar con que conservemos las facturas para presentarlas ante una posible
inspeccin futura, sin que sea necesario mandarlas a Bruselas en el momento de la
justificacin.
Es fundamental que todas estas facturas y documentos sean absolutamente legales, pues, de
lo contrario, corremos el riesgo de que nos descuenten aquellos importes que no hayan sido
correctamente justificados. Adems se adjuntar el justificante de pago (ya sea mediante
recibo, resguardo de ingreso bancario o transferencia) o bien quedar claro en la factura que
sta ha sido pagada. Esto es as, porque la existencia de una factura no implica haberla
pagado. Hasta que no tenemos un recibo, un resguardo de transferencia o un sello en la
factura como que la hemos abonado, no quedar debidamente justificado el gasto.
En cuanto al resto de documentos (Nminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.)
debern ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el
organismo competente.
2.Convenios
El convenio es un compromiso adquirido entre una asociacin y una entidad pblica.
El contenido de este convenio queda a la libre voluntad de las partes firmantes, pero en gran
parte de los casos, la asociacin se compromete a realizar un servicio, durante un perodo
concreto, en un rea de actuacin concreta, recibiendo como contrapartida una remuneracin
econmica.
3.Contratacin
Es cuando la Administracin contrata a una asociacin para que gestione o ejecute un
programa propio de la Administracin. Son programas que generalmente se sacan a concurso
pblico y las asociaciones interesadas se tienen que presentar a la convocatoria con los
requisitos que aparezcan en el concurso. La administracin selecciona y escoge a una
entidad para que lo haga. La relacin entre la asociacin y la Administracin se regir por las
caractersticas especficas del concurso y por las normas generales de la Ley de contratacin
con las Administraciones pblicas.
De entidades privadas
1.Donaciones
Las asociaciones pueden recibir tambin donaciones: aportaciones voluntarias de dinero o de
material, realizadas por personas que pueden o no ser socias.
Si se aspira a recibir donaciones, es importante que demos a conocer nuestras necesidades.
2.Patrocinio y mecenazgo
La esponsorizacin o patrocinio consiste en una aportacin econmica externa por parte de
una empresa, que facilita recursos econmicos o en especie para llevar a cabo alguna
actividad concreta. En contrapartida la asociacin debe hacer pblica la colaboracin de la
empresa.
El mecenazgo es una aportacin que una empresa hace sin recibir nada a cambio. Por
ejemplo hay empresas que deciden dedicar una parte de sus beneficios a proyectos de inters
social y mejorar su imagen. En el caso de que seamos fundacin o asociacin declarada de
utilidad pblica se pueden desgravar dichas aportaciones.
Rgimen fiscal de los donativos recibidos
3.Ayudas de fundaciones de cajas de ahorro.
Las cajas de ahorro tienen la obligacin por ley , de destinar una parte de sus fondos a la
realizacin de la obra social propia y en colaboracin con otras instituciones pblicas o
privadas. Las obras sociales de las cajas son instituciones financieras de carcter social,
naturaleza fundacional y sin fines de lucro. Algunas de estas entidades tienen partidas
anuales para la adjudicacin de ayudas econmicas directas a determinadas asociaciones que
trabajen en mbitos concretos, haciendo incluso difusin de las mismas ayudas en medios de
comunicacin. Otras entidades no tienen este tipo de ayudas tan estructurado pero siempre
existe la posibilidad de solicitarlas a quien corresponda (departamento del que dependan,
actividad a la que estn vinculadas ...).
Fiscalidad
Introduccin
Una vez que se constituye, una asociacin tiene personalidad jurdica propia, es decir, como
cualquiera de nosotros o nosotras, es sujeto de derechos y obligaciones. Por ello se tiene que
solicitar un CIF o cdigo de identificacin fiscal que ser necesario para cualquier operacin
que la entidad haga: pedir una factura, emitir un certificado o factura, etc.
La asociacin puede constituirse con un patrimonio todo lo amplio que se desee, cuestin
que debe quedar recogida en los estatutos. Posteriormente, ese patrimonio puede
incrementarse: un ejemplo tpico es cuando en un ao no gastamos todo el presupuesto en las
actividades de la asociacin.
Aunque las asociaciones no tienen nimo de lucro, nadie impide que puedan realizar
actividades econmicas. Nos referimos a aquellas actividades que supongan la entrega de un
bien o la prestacin de un servicio por el que se cobre una cantidad (venta de libros, cuota de
inscripcin a un curso, explotacin de un pequeo bar, etc.) y tambin el arrendamiento de
nuestro patrimonio (por ejemplo, si tenemos un local en propiedad y lo alquilamos a
alguien).
En definitiva, cualquier ingreso que no proceda de un donativo, cuota o subvencin tendr la
consideracin de actividad econmica.
El hecho de realizar una actividad econmica supone un cambio en el rgimen fiscal de la
asociacin ya que, segn marca la ley, tendr que tributar por esa actividad. En este caso, los
requisitos fiscales y contables que tendr que cumplir sern muy rigurosos.
Impuestos locales
1. Impuesto de Actividades Econmicas (I.A.E.)
Es un impuesto necesario para la realizacin de actividades econmicas como arrendar o
vender un bien y/o un servicio. Cuando esto ocurra estamos obligados a tramitar el alta (se
hace en Hacienda Foral o en el ayuntamiento si el municipio es mayor de 50.000 habitantes,
aunque posteriormente es este ltimo quien gestiona el impuesto).
Es importante calibrar el volumen y duracin de la actividad ya que, tericamente, hay que
proceder a darse de alta para cada una de las acciones distintas que se desarrollen y el
perodo mnimo que se paga es de tres meses, con lo cual es fcil imaginar lo que puede
suponer para una asociacin, en tiempo y dinero, el estricto cumplimiento de este requisito.
El impuesto es anual y normalmente cada municipio enva directamente el recibo al
domicilio de la asociacin.
Estn exentas de este impuesto las fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pblica,
siempre que la actividad de la asociacin tenga relacin directa con el objeto social de la
misma. Tambin estn exentas las asociaciones de disminuidos psquicos y sensoriales.
Debern darse de alta aportando la documentacin necesaria para demostrar que cumplen los
requisitos para la exencin y finalmente decidir el Ayuntamiento.
Real Decreto 1270/2003 de 10 de octubre (BOE 254)
Decreto Foral Normativo 2/1992 de 17 de marzo de Bizkaia
Cada trimestre se debe calcular la diferencia entre el IVA soportado y el IVA repercutido por
la asociacin , y pagar la diferencia a Hacienda Foral.
Para la declaracin y pago del IVA en Hacienda Foral hay que darse de alta en base a alguno
de los epgrafes que figuran en la norma foral 7/94 de 9 de noviembre.
Las asociaciones que cumplan los requisitos previstos en esa norma para pedir la exencin la
pueden solicitar. Estarn exentas aquellas entidades a las que se les haya reconocido la
oportuna exencin.
Para solicitar la exencin se deben entregar en la delegacin de Hacienda Foral los
siguientes documentos:
Impreso de exencin del IVA debidamente rellenado.
Copia de los estatutos de la asociacin.
N.I.F. de la asociacin.
Acreditacin conforme a la cual la asociacin est inscrita en el Registro de
Asociaciones del Gobierno Vasco.
Al estar exento de IVA la asociacin pierde el derecho de recuperar las cantidades pagadas
en concepto de IVA a sus proveedores (IVA soportado). Por eso en algunas ocasiones si el
volumen de IVA soportado es muy importante, a determinadas asociaciones no les conviene
pedir la exencin.
En esta normativa no se hace distincin entre las asociaciones declaradas de utilidad pblica
y las fundaciones con respecto al resto de asociaciones. Para tener derecho a la exencin de
IVA se requiere que cumpla los siguientes requisitos:
Realizar prestaciones de servicios exentas segn la Norma Foral 7/1994 de 9 de
noviembre de bizkaia: asistencia social, cvicos, educativos, culturales, deportivos,
sanitarios, .... (artculo 20.1)
Carecer de finalidad lucrativa y dedicar, en su caso, los beneficios eventualmente
obtenidos al desarrollo de actividades exentas de idntica naturaleza.
Los cargos de presidente, patrono o representante legal debern ser gratuitos y
carecer de inters en los resultados econmicos de la explotacin por s mismos o a
travs de persona interpuesta.
Los socios, comuneros o partcipes de las entidades o establecimientos y sus
cnyuges o parientes consanguneos, hasta el segundo grado inclusive, no podrn ser
destinatarios principales de las operaciones exentas ni gozar de condiciones
especiales en la prestacin de los servicios. (a excepcin de los servicios de
asistencia social, y deportivos).
Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurdicos documentados
Es el impuesto que grava las Transmisiones Patrimoniales, Operaciones Societarias y Actos
Jurdicos documentados.
A las asociaciones y fundaciones slo les afecta en cuanto realicen transmisiones
patrimoniales onerosas, y actos jurdicos documentados.
El pago del impuesto se hace a travs de Hacienda Foral, o a travs de la compra del
documento donde va incluido el impuesto (letras de cambio, contratos oficiales de
arrendamiento ...), o a travs de los honorarios de los notarios.
Se puede pedir la exencin del pago de este impuesto siempre que las entidades sean del
siguiente tipo:
Fundaciones benficas o culturales, de previsin social, docentes o de fines
cientficos, de carcter particular, debidamente clasificadas, siempre que los cargos
de patronos o representantes legales sean gratuitos y rindan cuentas a la
Administracin.
Asociaciones de utilidad pblica dedicadas a al proteccin, asistencia o integracin
social de la infancia, juventud, tercera edad, minusvalas fsicas o psquicas,
marginadas, alcohlicas, toxicmanas o con enfermedades en fase terminal con los
requisitos establecidos en el apartado anterior.
Los beneficios fiscales no se aplicarn, en ningn caso, a las letras de cambio, a los
documentos que suplan a stas o realicen funcin de giro, ni a escrituras, actas o testimonios
notariales gravados. La exencin se tiene que solicitar mediante la incoacin de un
expediente ante la Hacienda Foral.
Regimen fiscal de los donativos recibidos
Si nuestra asociacin recibe un donativo, en el caso de que seamos declarada de utilidad
pblica o fundacin, los donantes se pueden deducir de la cuota ntegra del impuesto sobre la
renta de las personas fsicas, el 30% de la base de la deduccin determinada. Tambin las
personas jurdicas podrn incluir en la base imponible del impuesto de sociedades tales
cantidades como gasto deducible.
Para que se puedan aplicar estas deducciones, los donantes necesitan que nuestra entidad les
expida una certificacin, en la que, adems del DNI o CIF, segn proceda, y de los datos de
identificacin personal del donante y de la entidad se haga constar:
Que la entidad a la que se le hace la donacin es Asociacin de Utilidad Pblica o
Fundacin.
Fecha e importe del donativo cuando sea en dinero.
Documento pblico u otro documento autntico que acredite la entrega del bien
donado (cuando no sea dinero).
Destino que se le dar al objeto donado en cumplimiento de su finalidad especfica.
Mencin expresa de que la donacin tiene carcter irrevocable.
La entidad tiene que informar a Hacienda Foral rellenando un formulario de todas las
cantidades o bienes recibidos a travs de donaciones que tiene derecho a deduccin. Norma
Foral 1/2004 de 24 de febrero, de rgimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los
incentivos fiscales al mecenazgo.
Modelo de certificado de donacin (pdf 30kb)
Retenciones sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Fsicas (IRPF)
Este impuesto afecta a la asociacin en la medida en la que cuenta con personal laboral o en
el caso que de alguna persona fsica nos preste algn servicio profesional o nos alquile un
inmueble urbano:
Personal laboral: la asociacin, en calidad de entidad contratante, tiene la obligacin
de practicar una retencin mensual a sus asalariados, con arreglo a unas tablas que
publica Hacienda Foral. Al final de ao habr que mandar al personal laboral un
certificado de los ingresos y retenciones practicadas.
Gestin de personas
Socios y socias
Introduccin
La gestin de las personas es un apartado muy importante en las organizaciones no
lucrativas puesto que nuestro mayor potencial son ellas. Habr que valorar el tener una o
varias personas encargadas de estas funciones en la asociacin y siempre dependiendo de las
orientaciones y supervisin de la Junta Directiva u rgano de gestin de la entidad.
Para hacer una buena gestin de recursos humanos tenemos que tener muy claro el tipo de
personas que componen nuestra entidad y el marco de relaciones que se van a establecer
entre ellas.
Socios ordinarios o socias ordinarias: son los llamados socios y socias de pleno
derecho, es decir los que les corresponden los derechos y deberes que aparecen en
estatutos.
Socios fundadores y socias fundadoras: son iguales que los y las anteriores en
derechos y obligaciones, la nica diferencia es que fueron quienes participaron en el
acto de constitucin de la asociacin.
Socios honorarios, socias honorarias: son personas reconocidas o de prestigio (del
mundo de la cultura, la ciencia, etc) que apoyan la labor de la asociacin.
Normalmente se les invita a actos destacados de la asociacin con presencia de
medios de comunicacin. No gozan de los derechos y deberes de los socios
ordinarios o socias ordinarias.
Socios protectores, socias protectoras: son aquellos y aquellas que su aportacin a la
asociacin es exclusivamente econmica, por ej. Aportando una cantidad al mes, al
ao, No tienen los mismos derechos y obligaciones que los ordinarios u ordinarias.
Socios colaboradores, socias colaboradoras: son aquellos y aquellas que su
aportacin a la asociacin consiste en realizar una labor para la misma (pueden ser
de carcter puntual o pueden ser permanentes). No tienen los mismos derechos y
deberes que los socios ordinarios o socias ordinarias. Cuando estos socios o socias
realizan su labor en organizaciones que persiguen un fin social se llaman voluntarios
y voluntarias.
Socios usuarios, socias usuarias: son los destinatarios y destinatarias de la asociacin
(nios, nias, jvenes, mujeres, hombres, jubilados y jubiladas, personas
discapacitadas....) Estos socios o socias son quienes reciben o participan de la accin
de la asociacin. A veces no necesitan ser personas socias ordinarias para poder
recibir esos beneficios y pagan por la actividad usada. Otras veces es condicin para
poder participar en las actividades el ser socio ordinario o socia ordinaria, por lo que
tendrn ,en ese caso, los mismos derechos y obligaciones que aqullos y aqullas.
En una asociacin pueden combinarse varias de estas categoras a la vez: persona socia
ordinaria y fundadora, socia ordinaria y usuaria, socia ordinaria y voluntaria, etc.
Voluntariado
Definicin y caractersticas
Introduccin
Desde comienzos de la poca moderna han existido movimientos ciudadanos que han
intentado dar respuesta a necesidades propias o ajenas, y que se han caracterizado por la vida
asociativa y por su sensibilidad hacia los derechos humanos. Estos movimientos sociales han
ido derivando en la constitucin de grupos organizados de ciudadanos y ciudadanas,
concienciados y comprometidos en una serie de cuestiones que afectan a su vida cotidiana o
a problemas bsicos de la sociedad. Este amplio movimiento ciudadano ha experimentando
en los ltimos aos un crecimiento notable y constante a lo largo del ltimo cuarto del siglo
XX.
El mundo asociativo existe porque hay personas que han decidido juntarse y sacar adelante
un proyecto concreto porque consideran que es necesario y que puede ser importante para
contribuir a satisfacer determinado tipo de necesidades descubiertas, o para ofrecer un tipo
de servicios que slo tienen sentido desde la propia iniciativa social.
Como resultado, existen en nuestro entorno una amplia y diversa serie de asociaciones y
colectivos de todo tipo, que dinamizan la participacin de las personas en su entorno
prximo, facilitan canales de integracin en la vida social y colaboran, adems, en la
resolucin de necesidades concretas desde programas y estrategias diferenciadas. Este
espacio social nace de la iniciativa de los propios ciudadanos y ciudadanas, que deciden
implicarse activamente en la mejora de la calidad de vida y el desarrollo de la Comunidad,
de una forma organizada y desinteresada. El voluntariado forma parte de dicho espacio, y se
da cuando adems de todo lo anterior existen unos planteamientos solidarios.
Todas estas entidades contribuyen a mejorar la calidad de vida de la sociedad y se
caracterizan por ser entidades abiertas, dispuestas a acoger a cualquier persona interesada en
los fines de dicho proyecto asociativo. En este sentido, los movimientos asociativos son una
escuela de participacin, de trabajo en equipo, de aprendizaje continuo y de contribucin a la
mejora social.
Estas organizaciones son vitales para el desarrollo social, no slo por los problemas a los que
dan respuesta, sino sobre todo por la madurez democrtica que comportan, por hacer
efectivo el derecho de los ciudadanos y ciudadanas a participar.
Las personas voluntarias
Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de organizarse y contribuir, en funcin
de sus intereses, capacidades y posibilidades, en las diferentes acciones que desarrolla el
movimiento voluntario.
Son voluntarias aquellas personas que se comprometen a colaborar voluntaria y libremente
con una determinada entidad, de forma estable, solidaria y desinteresadamente en
actividades de inters social, a travs de su participacin en diferentes programas
desarrollados de forma organizada. Ser voluntario, no implica forzosamente tener la
condicin de socio en dicha asociacin.
Estas personas voluntarias, si quieren, pueden a su vez ser socios o no de la asociacin en
funcin de su propia voluntad y de los posibles requisitos existentes en cada entidad.
Qu es el voluntariado?
Se entiende por voluntariado el conjunto de actividades de inters general desarrolladas por
personas fsicas, siempre que se realicen en las siguientes condiciones:
De manera desinteresada y con carcter solidario.
Voluntaria y libremente, sin traer causa de una relacin laboral, funcionarial o
mercantil, o de una obligacin personal o deber jurdico.
A travs de organizaciones sin nimo de lucro, y con arreglo a programas o
proyectos concretos.
Con carcter estable.
Sin retribucin econmica.
Sin sustituir, en ningn caso, servicios profesionales remunerados.
Todo esto quiere decir que cuando hablamos de trabajo voluntario:
Se realiza un trabajo, una labor social; no se trata de hacer algo, pasar el tiempo,
conocer gente, mejorar el currculum acadmico Se trabaja con y para otras
personas, se presta un servicio que debe hacerse con seriedad, con eficacia, con
responsabilidad, respetando a las personas con y para las que trabajamos
No percibimos a cambio de ese trabajo ninguna contraprestacin de tipo econmico,
salvo el posible reembolso de los gastos que implique el desarrollo de nuestra
actividad como personas voluntarias.
No es un trabajo que realicemos para nuestro propio beneficio, sino en beneficio de
otras personas o de la sociedad en su conjunto.
No es una persona voluntaria aquella que se vea forzada o obligada a realizar
determinado tipo de tarea. Lo ser el da que realice esa tarea libremente, por propia
iniciativa.
Se trata de una aventura colectiva, que se realiza en grupo y desde el trabajo en
equipo.
No es una forma de realizar unas prcticas profesionales. A las mismas se debe
llegar por cauces normales (escuelas, colegios, facultades, etc.). De lo contrario,
aunque sea un modo de aprendizaje, se entra en el terreno de los profesional y de los
intereses.
Tipo de tareas
Ser persona voluntaria no es realizar una tarea concreta dentro de una asociacin.... es
mucho ms. Es sumarse a un proyecto global que nos interesa y colaborar en a medida de
nuestras posibilidades, intereses y capacidades... y en funcin de las necesidades de la
asociacin que nos acoge.
Ser una persona voluntaria es poner un poco (o mucho) de lo que somos, sabemos y tenemos
al servicio de la organizacin concreta con la que trabajamos. Dicho esto, todos podemos
colaborar con las organizaciones de muchas formas, y siempre de mutuo acuerdo con la
organizacin que nos acoge.
Aqu destacamos algunas de las principales tareas...
Solidaridad
Las acciones de voluntariado en sus distintos mbitos se regirn por los principios
de solidaridad, participacin, gratuidad, autonoma frente a los poderes pblicos, nodiscriminacin, pluralismo, integracin, prevencin y sensibilizacin social, y en
general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrtica,
moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad
Autnoma Vasca, 1998).
La solidaridad supone salir de nosotros mismos o nosotras mismas y ser sensible a la
realidad que nos rodea, especialmente a las necesidades de las personas que conviven a
nuestro alrededor, a las problemticas e injusticias que se dan en el entorno, actuando en
consecuencia para paliar las mismas.
La solidaridad no se vive ni se pone en prctica slo cuando participamos en acciones u
organizaciones que trabajan desde ella; la solidaridad empieza en uno mismo. Ser voluntario
no es sinnimo de ser solidario. El voluntariado es un medio ms para ejercer la solidaridad,
pero no el nico, ni mucho menos.
Es decir, existe una solidaridad primaria, que llega habitualmente a los ms cercanos: la
familia, las amistades, los vecinos y vecinas, etc.. y que suele ejercerse individualmente. Este
nivel se est perdiendo y es muy importante que lo recuperemos y lo potenciemos.
Pero adems existe una solidaridad organizada; el voluntariado es una forma ms de
canalizar la solidaridad con la caracterstica de que es una solidaridad organizada. Y es que
el grupo y la organizacin nos van a permitir ser realmente transformadores, nos van a
permitir contrastar, dar continuidad y estabilidad, trabajar con garantas, dar servicios de
calidad, reflexionar continuamente, actuar de interlocutores y, adems, nos va a posibilitar
ser capaces de informar, concienciar e implicar al resto de la sociedad.
Participacin
Las acciones de voluntariado en sus distintos mbitos se regirn por los principios
de solidaridad, participacin, gratuidad, autonoma frente a los poderes pblicos, nodiscriminacin, pluralismo, integracin, prevencin y sensibilizacin social, y en
general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrtica,
moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad
Autnoma Vasca, 1998).
Todos los ciudadanos y ciudadanas tenemos derecho a participar de la vida de nuestra
sociedad tanto en la toma de decisiones como en la bsqueda y puesta en prctica de
soluciones. De forma especial, a travs de la accin voluntaria se hace posible la
participacin, que es la base de nuestra sociedad democrtica y se hacen realidad los valores
y las actitudes de disponibilidad, entrega y solidaridad con el otro y, sobre todo, con aquellos
ciudadanos y ciudadanas ms necesitados.
Por eso hay que reconocer el fundamental papel que desarrollan las organizaciones de
voluntariado ya que adems de garantizar la prestacin de determinados servicios bsicos e
imprescindibles son capaces de movilizar a los ciudadanos y ciudadanas implicndoles en la
prctica de la ciudadana y la solidaridad
La base de la participacin es la conviccin de que el progreso social de todas las personas,
depende de la aportacin de cada persona .
Gratuidad
Las acciones de voluntariado en sus distintos mbitos se regirn por los principios
de solidaridad, participacin, gratuidad, autonoma frente a los poderes pblicos, nodiscriminacin, pluralismo, integracin, prevencin y sensibilizacin social, y en
general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrtica,
moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad
Autnoma Vasca, 1998).
El voluntariado se mueve de una forma desinteresada. No espera ningn beneficio
econmico ni material, sino que slo pretende contribuir a la consecucin de un beneficio
social, de unos fines y objetivos centrados en el bien comn: igualdad de oportunidades,
reparto equitativo de la riqueza, acceso a las necesidades bsicas de las personas, respeto de
los derechos humanos
Legislacin sobre voluntariado
El objetivo de las leyes del voluntariado es triple; por un lado reivindicar y defender la
accin social voluntaria como un importante medio de compromiso y participacin
ciudadana; por otro lado, garantizar unos criterios mnimos que rijan la relacin existente
entre los voluntarios y voluntarias y sus respectivas organizaciones y, finalmente, asumir la
obligacin de los poderes institucionales de reconocer, promover e impulsar la accin
voluntaria en todos sus niveles.
Existe legislacin a nivel internacional, europeo, estatal y autonmico. La Ley Estatal del
Voluntariado (Ley 6/1996 de 15 de enero) limita su mbito de aplicacin a los voluntarios y
voluntarias y organizaciones que participen o desarrollen programas de mbito estatal o
supraautonmico, as como a las que participen de determinadas actividades de competencia
exclusiva estatal. Las diferentes comunidades autnomas han ido aprobando a lo largo de
estos tres ltimos aos sus propias leyes, que en gran parte son una rplica de la estatal, a
excepcin de varios cambios que la complementan, mejoran o incluso limitan. En nuestra
comunidad autnoma, hablamos de la Ley 17/1998 de 25 de Junio de 1998, del Voluntariado
(pdf).
Estas leyes afectan a todas las organizaciones sin nimo de lucro, que cuentan con personal
voluntario y que desarrollan actividades de inters general, esto es, a favor de la sociedad o
de la persona. Segn la ley se entiende por actividades de inters general las asistenciales,
de servicios sociales, cvicas, educativas, culturales, cientficas, deportivas, sanitarias, de
cooperacin al desarrollo, de defensa del medio ambiente, de defensa de la economa o de la
investigacin, de desarrollo de la vida asociativa, de promocin del voluntariado, o
cualquiera otra de naturaleza anloga...
La Ley Vasca (17/1998) precisa que se denominarn organizaciones de voluntariado las que
adems de realizar actividades de inters general y de estar legalmente constituidas y
Personal Remunerado
Introduccin
Hay asociaciones y fundaciones donde existen figuras profesionales, que son personas que
estn contratadas laboralmente y que realizan un trabajo remunerado. Estos y estas
profesionales son contratados por la asociacin o la fundacin para desarrollar determinado
tipo de tareas profesionales y garantizar el desarrollo de determinadas lneas de accin de la
entidad.
En muchas entidades estos y estas profesionales comparten su labor con las propias personas
voluntarias, pero estando claramente diferenciadas sus funciones, aunque se trabaje desde
criterios de complementariedad.
Por supuesto, nunca una persona voluntaria debe realizar o sustituir servicios profesionales
remunerados, porque se estara produciendo un fraude a la sociedad y al derecho al trabajo.
Las entidades sin nimo de lucro suelen nacer gracias al impulso y determinacin de
personas que buscan responder a necesidades de un determinado colectivo. En los inicios, el
trabajo es asumido por personas voluntarias, que no perciben remuneracin. Cuando pasa el
conflictos dolorosos para todos y todas. Cuando, ante la necesidad de contratar a una persona
para un puesto de gestin, administracin o coordinacin, se opta por aquel o aquella que
lleva tiempo como voluntario en la Entidad, que est en una situacin personal difcil porque
no tiene trabajo, pero que no rene las caractersticas del perfil profesional requerido, se
estar haciendo un flaco favor a la Entidad, porque el trabajo no ser bien realizado, a la
persona elegida porque caer en una tensin constante ante su incapacidad para realizar las
tareas encomendadas, y al resto de los miembros de la Entidad, porque les obligar a
decantarse por dejar la Entidad o hacer saltar el conflicto.
Por otra parte, cuando alguien que ha sido voluntario o voluntaria pasa a ser contratado se
suele crear una situacin poco clara en la que el resto de las personas de la Entidad exigen a
ste que dedique ms tiempo y empeo.
Por tanto, se deben plantear las relaciones con absoluta claridad, ofreciendo unas
condiciones dignas a voluntarios y contratados, pero exigiendo igualmente, que se cumplan
los distintos compromisos acordados con cada uno o una.
Para ello, lo mejor es sentarse y escribir el perfil que debe tener la persona que estamos
buscando para que pueda desarrollar bien la tarea que le encomendemos.
Modelo de perfil de puesto (pdf 15kb)
As mismo, escribiremos tambin las condiciones laborales que ofrecemos, y pasaremos a
abrir un plazo de presentacin de candidatos y un perodo de entrevistas previas a la eleccin
de la persona ms adecuada.
En resumen, mediante un proceso objetivo y transparente todos saldremos ganando.
Tipos de Contrato
Bsicamente existen dos maneras de contratar personal, perfectamente factibles por parte de
las entidades sin nimo de lucro. stas son:
Contrato mercantil a profesionales autnomos o autnomas
Est indicado para relaciones en las que se contratan servicios, sin que tenga por qu
especificarse el lugar o el tiempo de trabajo que supondrn dichos servicios. Esta forma de
contratar, resulta muy sencilla para la entidad, pero puede complicar mucho la vida a la
persona contratada si sta no est dada de alta como autnomo y no tena intencin de serlo.
El contrato mercantil a profesionales autnomos o autnomas establece una relacin de
igualdad entre dos partes, en la que una (la persona contratada) se compromete a prestar un
servicio determinado y la otra parte (la entidad), a satisfacer unos honorarios por ese
servicio.
Se puede formalizar de palabra o por escrito, sin que sea necesario registrarlo ni elevar a
documento pblico, y las clusulas especificadas sern las acordadas por ambas partes sin
que puedan ir contra la legalidad vigente.
Las obligaciones frente a la Hacienda Pblica y la Seguridad Social de cada una de las partes
son las siguientes:
Obligaciones del Profesional Autnomo:
Darse de alta en el IAE correspondiente
Darse de alta en la S.S. de autnomos
Pagar mensualmente la S.S. de autnomos
Hacer declaraciones trimestrales de IVA, salvo que la actividad est exenta del IVA
Presentar el resumen anual del IVA, salvo que la actividad est exenta del IVA
Hacer la declaracin de la renta anualmente
Darse de baja en el IAE a la finalizacin de la actividad profesional
Darse de baja en la S.S. de autnomos a la finalizacin de la actividad profesional
Obligaciones de la Entidad al contratar a autnomos:
Alta en censo retencin I.R.P.F.
Hacer contrato escrito (aunque puede formalizarse verbalmente)
Retener un 7 % o un 15 % de las remuneraciones, segn se explica en apartado
dedicado a la gestin del IRPF en contratos a autnomos.
Contrato laboral
Est indicado para relaciones en las que se pretende que alguien trabaje en un sitio
determinado, y sobre todo, durante un horario preestablecido. Esta forma de contratar,
resulta muy sencilla para la persona contratada, pero complica la gestin de la entidad si no
se tienen otros contratados laborales. Se formalizan por escrito utilizando los modelos
oficiales facilitados por el INEM..
Se pueden distinguir distintos tipos de contratos en funcin de la duracin de la jornada, la
duracin del contrato, el fin para el cual se establece el contrato o las caractersticas de la
persona contratada. Para aclarar estas cuestiones lo ms sencillo es visitar la pgina del
INEM donde, tambin podremos obtener modelos de contratos.
Seleccionar el tipo de contrato a realizar:
Contratos Indefinidos
Contratos NO Indefinidos a tiempo completo
Contratos NO Indefinidos a tiempo parcial
Contratos Formacin
Este tipo de contratos establecen una relacin laboral entre dos partes en la que una acta
como "empresa" (ante la S.S. y el INEM la entidad contratante es denominada como
empresa al margen de que sea o no una entidad con nimo de lucro), y la otra como
trabajador o trabajadora, y se rige por el Estatuto de los Trabajadores y por toda la
legislacin laboral vigente.
Las obligaciones que se derivan de esta relacin para ambas partes son las siguientes:
Obligaciones de trabajador o trabajadora:
Hacer la declaracin de la renta anualmente
Obligaciones de la Entidad en contratos laborales:
Alta como empresa en la S.S.
Alta en censo retencin IRPF
Registrar contrato en el INEM
Alta del trabajador o trabajadora en el Rgimen General de la S.S.
Hacer nminas mensuales
Pagar S.S. mensualmente
Presentar las declaraciones trimestrales de retenciones de IRPF y pagarlas
Presentar resumen anual de retenciones de IRPF
Dar de baja al trabajador o trabajadora al finalizar el contrato en el Rgimen General
de la S.S.
Entregar al trabajador o trabajadora el certificado de retenciones de I.R.P.F..
Obligaciones contractuales
Seguros Sociales
Seguros Sociales en el rgimen de autnomos
El rgimen de autnomos de la S.S. nos afectar slo en la medida en que nuestra entidad
deba informar a los profesionales con los que se establezcan contratos mercantiles, de cules
son sus obligaciones ante la Seguridad Social, pero no habr que tramitar nada ni que hacer
ninguna gestin por parte de la entidad.
Para que un o una profesional pueda darse de alta en el Rgimen de Autnomos de la S.S.,
deber darse de alta previamente en algn epgrafe del IAE. As mismo, en la mayor parte de
los casos, siempre que un o una profesional se d de alta en el IAE deber darse de alta en el
Rgimen de Autnomos de la S.S., salvo que por razones de su profesin tenga un Rgimen
especial de asistencia sanitaria, como pueda ser el caso de los abogados o abogadas.
La tramitacin resulta sencilla y para conocer el proceso se puede visitar la pgina de la
Seguridad Social e ir al apartado Inscripcin y afiliacin, y dentro de ste al epgrafe Altas,
bajas y variaciones de datos de trabajadores.
Seguros Sociales en contratos laborales (Rgimen General)
El Rgimen General de la S.S. afecta a las entidades sin nimo de lucro, siempre que deseen
contratar laboralmente a personas trabajadoras o ya las tengan.
Consideremos una entidad que quiera contratar por primera vez a un trabajador o trabajadora
y veamos los pasos que deber dar para ello.
Pasos para dar de alta y mantener al primer trabajador o trabajadora en el Rgimen General
de la S.S.:
Dar de alta a la entidad ante la S.S.
Dar de alta al trabajador o trabajadora ante la S.S.
Cotizar mensualmente por el trabajador o trabajadora
Dar de baja a la persona trabajadora ante la S.S., a la finalizacin del contrato
Adems habr que llevar el llamado Libro de Matrcula con las Altas y Bajas de
trabajadores o trabajadoras que se vayan produciendo en la Entidad, y que deber
estar en la sede de trabajo de sta y a disposicin de las inspecciones de trabajo que
pudieran realizarse.
Costes salariales
Para conocer el desglose de los costes salariales a continuacin los definiremos, y para hacer
el clculo de dichos costes salariales puedes utilizar la Hoja de Clculo en Excel97 (excell
48kb).
Coste Salarial: Es el total del dinero que le va a suponer a la Entidad tener una persona
contratada, y en l est incluido tanto el salario bruto como los costes sociales a cargo de la
empresa.
Salario Bruto: Es el total de la percepcin econmica que percibe el trabajador o trabajadora,
es decir, el dinero que recibe en metlico, ms los seguros sociales ms las retenciones del
I.R.P.F.
Salario Lquido: Es el salario bruto menos los seguros sociales relativos al trabajador o
trabajadora y menos las retenciones del IRPF
Salario Base: Es la cantidad que nos servir para calcular el resto de los conceptos salariales
a excepcin de algunos pluses.
Base de Cotizacin: es la suma de conceptos salariales obligados a cotizar a la Seguridad
Social ms la parte proporcional de las pagas extras normalizadas segn las normas de la
Seguridad Social.
Seguridad Social de la Empresa: Es la parte de los seguros sociales pagada directamente por
la empresa.
Seguridad Social del trabajador o trabajadora: Es la parte de los seguros sociales descontada
de la nmina de la persona trabajadora.
Seguridad Social Total: Es la suma de las dos anteriores. Supone aproximadamente un 38,2
% de la base de cotizacin repartida entre un 31,8 % a cargo de la empresa y un 6,4 % a
descontar al trabajador o trabajadora (porcentajes aproximados).
Retencin de IRPF: Cantidad retenida a la persona trabajadora en concepto de IRPF, que la
Entidad deber ingresar trimestralmente en Hacienda. Hacienda facilita gratuitamente un
programa para el clculo de las retenciones del I.R.P.F en las nminas.
Nminas
Las nminas son los recibos de pago de los salarios, y en ellas deben ir reflejados, como se
puede comprobar en el Modelo de nmina, al menos, los siguientes datos:
Datos de la Entidad:
Nombre o razn social
CIF de la Entidad
Domicilio
N de Inscripcin en la Seguridad Social
Datos del Trabajador o trabajadora:
Nombre
N.I.F. del trabajador o trabajadora
Categora profesional
Puesto de trabajo
N de Matrcula
Fecha de antigedad en la entidad
N de Afiliacin a la Seguridad Social
Otros datos:
Perodo de tiempo que abarca la nmina
N de das del perodo
Salario Base
Complementos salariales debidamente especificados
Bases de cotizacin
Importe y porcentajes de las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social
Importe y porcentajes de las retenciones de IRPF
Anticipos (en su caso)
Remuneraciones en especie (en su caso)
Total a deducir (SS del trabajador ms retenciones sobre el IRPF)
Lquido a percibir
Lugar y fecha del recibo
Firma del trabajador o trabajadora
Firma y sello de la empresa
De las nminas habr, al menos, un original para la persona trabajadora y una copia para la
entidad.
Retenciones
Si se trabaja con profesionales externos (autnomos o empresas) existe obligacin de
retener. La cuota de retencin (rendimientos actividades econmicas) es del 15% para este
tipo de profesionales.
Varias cuestiones:
Esta informacin se debe reflejar en la Declaracin Censal en el caso de que nunca
hayis trabajado con profesionales externos. Si este es el caso deberis ir a Hacienda
y rellenar de nuevo este modelo, que como su nombre indica es una declaracin, no
un impuesto. En el modelo declararis esta nueva situacin de estos nuevos o nuevas
profesionales.
El contratar a profesionales implica la obligacin de retener por sus actividades
(IRPF), que es el 15%. Estas retenciones se declaran en el IRPF como
Rendimientos de Actividades Profesionales.
Si factura la empresa NO se retiene
Si factura el profesional SI se retiene
A menudo hay que contar tambin con la participacin de algunos colaboradores externos o
colaboradoras externas que aporten sus conocimientos en talleres especficos, conferencias o
cursos sobre diferentes temas.
Estos profesionales ofrecen sus servicios a cambio de una contraprestacin econmica.
Hay que tener en cuenta este hecho a la hora de negociar con los colaboradores y
colaboradoras el precio por la prestacin de sus servicios. De lo contrario la retencin del
porcentaje puede producir desajustes en el presupuesto previsto para la actividad.
Modelos de factura y recib con retencin del IRPF (pdf 36kb)
Salarios
Salarios de las personas profesionales que trabajan en entidades sin nimo de lucro. No
existe un convenio especfico para las ONG, lo habitual es que las organizaciones no
lucrativas se acojan al Convenio Colectivo de Oficinas y Despachos. En este hay una tabla
de categoras y otra de salarios por categora (actualizada anualmente).
El Convenio marcara mnimos, sobre esta cantidad mnima se pueden acordar incrementos
entre entidad y el trabajador. Esto es as tanto en contratos a tiempo completo como parcial,
y en cualquier modalidad de contrato.
Para conseguir el texto y tablas del Convenio Colectivo de Oficinas y Despachos 2003 (o de
cualquier otro convenio si os es de aplicacin uno distinto) puedes dirigirte a cualquier
sindicato (tambin a travs de sus webs) o al MTAS (www.mtas.es).
El nico estudio que existe sobre el sector lo realiz la Fundacin Tomillo, www.tomillo.es ,
en el ao 1999 y 2000, con financiacin del MTAS. Su ttulo es "Empleo y trabajo
voluntario en las ONG de accin social".
El captulo 2 recoge algunas indicaciones sobre los sueldos, y del estudio -OJO, es de hace
unos aos- se desprende que, expresado en salario bruto anual medio y en millones de
pesetas, los administrativos cobraban de 1,20 a 1,62; los profesionales o tcnicos de 2 a 2,5;
y los directivos de 2,2 a 4.
En el 2002 y el 2003 con ocasin de distintos diagnsticos en entidades sin nimo de lucro,
los sueldos mensuales en jornada completa netos suelen estar como sigue:
administrativos de 500 a 1.000 euros,
tcnicos de 700 a 1.300 euros,
directivos de 1.000 a 1.600 euros.
Espacios de trabajo
Aunque parezca increble, hay contratados que, en su primer da de trabajo en una entidad
sin nimo de lucro descubren que no tienen siquiera asignadas una silla y una mesa, por no
hablar de telfono o ordenador.
Es cierto que existen entidades con muy pocos recursos. Muchas, incluso, se resisten a
detraer fondos de los proyectos o acciones para emplearlos en algo que es percibido como
superfluo: tener un local u oficinas razonablemente equipadas. Debemos superar esa
creencia ya que de todos es conocido lo beneficioso que resulta poder trabajar en un
ambiente agradable y acogedor. Es algo importante cuando la entidad slo cuenta con
voluntarios, pero resulta vital si hay contratados que pasan muchas horas al da en la sede.
Lo recomendable es que el local rena las siguientes condiciones:
Luz natural, y si no es posible, luz artificial suficiente.
Ventilacin.
Paredes y techos pintados hace menos de 10 aos.
Un aseo y un lavabo decentes.
Calefaccin en invierno y ventiladores en verano.
Instalacin elctrica con potencia suficiente.
Un mtodo de limpieza del local.
Si es posible, una zona de descanso.
En el caso de que no se den estas condiciones, es importante que los responsables de la
entidad elaboren un plan de mantenimiento que permita conseguir esos mnimos.
Personal prcticas
Introduccin
En los ltimos aos las organizaciones sociales han incluido entre los tipos de personas que
forman parte de la entidad de manera habitual al personal en prcticas. Normalmente son
personas que estn formndose o acaban de terminar su formacin y suelen exigir bastante
atencin por parte del resto de integrantes orientndoles y dirigindoles su trabajo, pero por
otra parte, tambin son un recurso muy valioso para las organizaciones porque aportan una
Prcticas de estudiantes
Lo ms habitual es que estudiantes de ltimos cursos de Universidades, Institutos
profesionales, etc quieran realizar sus prcticas de final de estudios en alguna entidad sin
nimo de lucro dependiendo del tipo de tareas que desarrollan las entidades. As por ejemplo
en organizaciones donde se atienda a enfermos, discapacitados, o personas con alguna
problemtica social, es habitual que nos lleguen ofertas de estudiantes de trabajo social,
psicologa u otras relacionadas con lo socio-sanitario.
Tambin es habitual que haya ofertas o demandas de estudiantes de aspectos ms tcnicos
que pueden ayudar en la gestin o mantenimiento tcnico de la asociacin, como por
ejemplo estudiantes de informtica, de auxiliar administrativo, etc.
En este tipo de prcticas se suelen firmar convenios con los centros de enseanza en donde
se recogen las condiciones y compromisos de las dos partes y se suelen establecer relaciones
ms o menos duraderas entre ambas entidades para recibir personas anualmente.
No suele ser habitual tener estudiantes en prcticas que no vengan avalados por un centro de
enseanza, y en caso de tenerlos la asociacin tendra que dejar por escrito las condiciones
que pactan ambas partes para que no haya malentendidos o desproteccin legal.
Contrato en prcticas
Son contratos laborales y por lo tanto sujetos a regulacin por parte del INEM . La duracin
puede ser desde seis meses a dos aos y los requisitos de los candidatos y candidatas estn
mucho ms definidos que en el caso de estudiantes en prcticas.
En este caso las personas susceptibles de realizar las prcticas tienen obligatoriamente que
haber finalizado sus estudios y se supone que este contrato es para fomentar que inicien su
recorrido profesional. Por tanto, se incluyen bonificaciones e incentivos para que las
entidades contratistas continen la relacin laboral con la persona una vez terminado el
contrato en prcticas. Link a documento de apoyo: contrato en prcticas.
Cuadro resumen contrato en prcticas (pdf 8kb)
Gestin de proyectos
Planificacin
Definiciones
Antes de empezar a hablar de gestin de proyectos hemos de introducirnos en lo que son la
organizacin y la planificacin de las actividades de nuestra organizacin.
La planificacin se puede definir como un sistema para hacer efectivas las decisiones,
realizar el plan elegido y conseguir los objetivos marcados para un tiempo determinado, las
planificaciones anuales son un claro ejemplo de ello.
Sin embargo, hablamos de planificacin estratgica cuando sta marca las lneas, pautas y
objetivos de carcter global emanados directamente de la misin y la visin que definen a la
entidad y que van a orientar su actividad por un periodo prolongado de tiempo.
Un programa es un conjunto de proyectos coherentes relacionados entre s. En muchas
ocasiones los programas van ligados a los servicios o lneas de actuacin de la entidad.
Y por ltimo, emplearemos el trmino proyecto para referirnos al aspecto ms concreto de
un programa, el documento que expresa los objetivos, las actividades y el presupuesto de las
acciones a desarrollar.
Vemoslo en el siguiente esquema
No podemos olvidar que cualquier planificacin debe ser flexible para poder adaptarse a las
circunstancias. Hay muchos factores que inciden en nuestro entorno, que son cambiantes y
que pueden obligarnos a adecuar los objetivos y las actividades a lo largo del desarrollo del
plan. Para ello, nos valdremos de las evaluaciones, que nos ayudaran a analizar
peridicamente nuestras planificaciones en sus diferentes fases y componentes.
El plan estratgico
Un plan estratgico es el documento que, en primer lugar, sustenta y recoge la finalidad y el
modelo organizativo de nuestra entidad. Es, por lo tanto, una reflexin profunda sobre lo que
es y lo que persigue la entidad, delimitando su misin, es decir, los objetivos y metas
generales, y su visin, el anlisis de la realidad que hacemos y las formas de alcanzar
nuestros objetivos.
En segundo lugar, y en funcin de lo anterior, establece un plazo de vigencia, unos objetivos
y unas lneas de accin tambin de carcter general, a desarrollar durante ese periodo,
periodo necesariamente amplio que puede ir, a modo de recomendacin, de un mnimo de
cuatro aos a un mximo de diez.
Por consiguiente, cuando realizamos un plan estratgico estamos abordando lo que Ander
Mimenza (2009) define como un proceso mediante el cual la organizacin analiza y procesa
El plan de gestin
Una vez tenemos un plan estratgico que da pautas generales y orienta nuestra accin a largo
plazo, necesitamos contar con una herramienta que concrete nuestro trabajo en plazos ms
cortos y en objetivos ms concretos, delimitando las actividades que vamos a desarrollar.
Esta herramienta es el plan de gestin.
Si hemos elaborado un plan estratgico a cuatro aos, pongamos por ejemplo, vamos a
necesitar planes de gestin anuales que iremos elaborando, implementando y evaluando de
forma sucesiva y que, lgicamente, tendrn que ser coherentes con el plan estratgico.
El plan de gestin debe contener al menos los siguientes aspectos:
los objetivos anuales, que han de ser evaluables y estar ligados a los objetivos
generales del plan estratgico;
las actividades para conseguir esos objetivos;
las tareas a realizar, sealando quines las van a realizar y cmo;
los recursos econmicos,, materiales y humanos necesarios;
el cronograma o secuencia de ejecucin de las tareas y responsabilidades.
Un buen plan de gestin evita uno de los errores ms frecuentes en las entidades: la
improvisacin, trabajar sobre la marcha y sin tiempo para preparar bien las cosas. El plan de
gestin implica parar, reflexionar y planificar los pasos que se van a dar, orientndolos hacia
un fin y midiendo los tiempos y los recursos necesarios. En definitiva, supone operativizar
los objetivos de la entidad definiendo las lneas de actuacin, estableciendo las tcticas a
seguir, y concretando las acciones y los proyectos, todo ello con una planificacin en detalle
y programando cada elemento con tiempos, tareas y responsabilidades.
Diseo de proyectos
Definicin y anlisis de viabilidad
El proyecto es el instrumento que da sentido, define, concreta y estructura las distintas
actividades que queremos desarrollar, enmarcndolas en los fines del plan de gestin y de la
planificacin estratgica.
Para su diseo y puesta en marcha se requiere primero un anlisis de la realidad (ver
apartado siguiente) y, posteriormente, un estudio de viabilidad.
El estudio de viabilidad consiste en algo tan obvio como ver si es posible ejecutar el
proyecto y darle la continuidad que precisa. Para ello, habremos de tener en cuenta lo
siguiente: recursos con los que contamos, recursos que necesitamos y nuestra capacidad para
conseguirlos. Si contamos con los recursos, el proyecto es viable y podemos ponerlo en
marcha; si no hay recursos suficientes la decisin ms inteligente es descartarlo o aplazarlo.
En este enlace tenemos un esquema que puede ayudar a plantear un sencillo estudio de
viabilidad.
Anlisis de la realidad
Conocer para transformar
Puede parecer paradjico pero en muchas ocasiones no prestamos la suficiente atencin a
nuestro entorno, a la realidad social que nos rodea y que, en ltima instancia, es la que tiene
que condicionar e incluso determinar nuestras propuestas y nuestro modo de trabajar.
Por ello, antes incluso que el estudio de viabilidad tenemos que hacer un anlisis de la
realidad. Su objetivo no es otro que determinar si nuestro proyecto es oportuno, es decir, si
da respuesta a necesidades reales y si con l estamos enfocando bien los objetivos marcados.
Conocer el entorno en el que trabajamos es imprescindible para el buen desarrollo de nuestro
trabajo y para su eficacia. No es lo mismo actuar sobre un barrio marginal que sobre el
conjunto de barrios de una ciudad, ni trabajar con el colectivo de personas mayores o con
estudiantes de la universidad; pero es que el propio colectivo de personas mayores puede ser
tan diverso y heterogneo que no atinar bien con sus caractersticas o trabajar bajo tpicos o
ideas preconcebidas puede dar al traste con el que creamos era el mejor de los proyectos.
Antes de dar el primer paso, es conveniente conocer los elementos que conforman nuestro
entorno. Hemos de liberarnos de prejuicios, no confundir lo que sentimos y pensamos con lo
que siente y piensa la gente que nos rodea y que forma el conjunto social; y sobre todo,
debemos esforzarnos en distinguir la realidad objetiva -lo que es y ocurre-, de la realidad
subjetiva, es decir, la percepcin individual y personal sobre lo que acontece. Slo con una
idea clara y lo ms certera posible de la realidad podremos actuar sobre ella para
transformarla.
Redactar un proyecto
Redactar un proyecto tiene las siguientes funciones:
define y ordena las acciones;
al tratarse de un documento donde se concretan objetivos, acciones, recursos,
presupuesto se convierte en el principal instrumento para conseguir la
colaboracin de otras personas, asociaciones e instituciones, o conseguir ayudas,
subvenciones y patrocinios;
facilita el seguimiento y la evaluacin de resultados.
Este documento lo utilizaremos tanto internamente (para los socios y socias) como en la
bsqueda de recursos para la realizacin de las actividades (subvenciones, patrocinio) y
por tanto podr contener los apartados que citamos a continuacin:
Denominacin del proyecto.
Descripcin del proyecto.
Fundamentacin o justificacin.
Marco institucional.
Finalidad del proyecto.
Objetivos.
Personas destinatarias.
Localizacin fsica y mbito territorial.
Actividades y tareas.
Metodologa y estilo.
Calendario de trabajo y agenda de actividades.
Administracin del proyecto.
Recursos.
Presupuesto.
Evaluacin.
Factores externos .
Ejemplo
Persigue animar a la gente a disfrutar de un verano en clave de solidaridad e informar
sobre las posibilidades de participacin. Para ello, se recogen y se publicitan todo tipo de
programas y actividades vinculadas a la accin social y al voluntariado puestas en marcha
por las entidades sociales, las instituciones y otros agentes sociales.
3. Fundamentacin o justificacin
Se ha de describir:
Naturaleza del problema, necesidad de tratarlo y beneficio social que reporta su
abordaje y solucin.
Prioridad que se le concede en funcin de razones polticas (programas
institucionales, etc.) y tcnicas (magnitud del problema, consecuencias...).
Sntesis de los datos del diagnstico o estudios previos, as como previsiones de
transformacin de la realidad sobre la que se acta.
Posibilidades reales de intervencin, aludiendo a la disponibilidad de recursos
econmicos, tcnicos y materiales, a la experiencia anterior, a las condiciones que
ofrece el entorno en ese momento, etc.
Estrategia y metodologa para implementar las acciones necesarias de cara al logro
de los objetivos.
4. Marco institucional
Se persigue informar clara y profundamente acerca de la organizacin que ser responsable
fundamental de la planificacin y ejecucin del proyecto:
Currculo de la entidad: naturaleza de la entidad, situacin jurdica, objetivos y
estructura organizativa, trayectoria y trabajo desarrollado, colaboracin con otras
organizaciones y agentes sociales, etc.
En los casos de proyectos que se presentan para su financiacin, es ms prctico
adjuntar toda esta informacin en un dossier aparte.
5. Finalidad
La finalidad del proyecto es la situacin a la que se quiere llegar tras su implementacin, el
fin ltimo que se quiere alcanzar teniendo en cuenta todos los factores.
6. Objetivos
Basndonos en el sistema de formulacin de objetivos por hiptesis diferenciaremos los
siguientes.
1.- Objetivo general: propsito final de carcter global que se persigue. Puede
coincidir con la finalidad.
2.- Objetivos especficos: objetivos parciales que cubren los diversos aspectos en
que se despliega el objetivo general y que abordan los distintos mbitos en los que se
divide el proyecto.
3.- Objetivos operativos: concrecin de los objetivos especficos en acciones a
desarrollar.
Ejemplo:
Objetivo general
1. Fomentar la
participacin social en
verano
Objetivos especficos
1.1 Difundir las actividades solidarias
desarrolladas por las entidades sociales de
Bizkaia
Objetivos operativos
1.1.1 Elaborar un blog con toda la
informacin sobre actividades
1.1.2 Editar carteles para la
7. Personas destinatarias
Identificar las personas destinatarias directas e indirectas.
Ejemplo
Son destinatarias directas tanto las organizaciones solidarias como las personas a las que
se invita a participar, en este caso, la poblacin de Bizkaia; y son destinatarias indirectas
las personas usuarias de los programas desarrollados por las entidades.
Pongamos otro ejemplo. Una actividad de ocio durante una maana dirigida a personas
con sndrome de Down. Destinatarias directas son las personas afectadas que van a
disfrutar de la actividad. Indirectas sern, por ejemplo, sus familiares, que ven reforzada su
funcin educativa y pueden disponer de un tiempo de descanso.
9. Actividades y tareas
Para materializar todo proyecto, es necesaria la ejecucin secuencial e integrada de diversas
actividades. As, al disear el proyecto han de indicarse de manera concreta y precisa las
actividades programadas para alcanzar los objetivos. Por tanto, hay que tener en cuenta los
siguientes aspectos:
especificar y enumerar de las actividades a realizar;
distribuir el tiempo para el desarrollo de las actividades, indicado la fecha de inicio y
de finalizacin de cada una de ellas;
secuenciar las actividades y las tareas: calendario de trabajo y agenda de actividades
(ver punto 11);
indicar los recursos necesarios (humanos, servicios, equipo, dinero, etc.) para cada
actividad.
Y cual es la diferencia entre actividad y tarea?
Actividad: cada una de las acciones llevadas a cabo para la consecucin de un objetivo
Tarea: cada una de las funciones necesarias para el desarrollo de una actividad.
Ejemplo:
Actividad: fiesta de presentacin del blog.
Tarea: mandar invitaciones, poner carteles, poner msica, servir bebidas.
Organizacin interna
La estructura de nuestra organizacin, el organigrama
El mtodo de gestin: si tenemos procesos de gestin de calidad, etc.
Procesos de comunicacin, coordinacin y decisin interna
Coordinacin externa
Relaciones con otras instituciones
Relaciones con otras organizaciones
Promocin y difusin
Acciones de difusin y promocin directa
Materiales especficos de difusin
Relaciones con los medios de comunicacin
Campaas de comunicacin
Participacin de las personas usuarias
Quin debe participar y para qu
Instrumentos y canales para participar
13. Recursos
14. Presupuesto
Incluir los costes directos e indirectos, los costes fijos y los variables, as como los costes
corrientes y los de capital. Entre los conceptos a presupuestar, estn: personal, dietas,
material y equipo, locales y gastos de funcionamiento. No hay que olvidar una partida para
imprevistos y sealar tambin los ingresos que se prevn obtener en caso de que los hubiere.
15. Evaluacin
Deberemos establecer cmo haremos la evaluacin, en qu momentos, quines la realizarn
y qu se analizar con sus respectivos indicadores.
Adems, la evaluacin que diseemos, debera diferencias dos planos a evaluar:
La eficacia del proyecto: si se han conseguido los objetivos y en qu medida.
La eficiencia del proyecto: si los recursos empleados han sido proporcionales a los
resultados conseguidos.
De todas maneras, la evaluacin la abordamos ms detenidamente en el punto 3.
La evaluacin
La importancia de la evaluacin
La evaluacin es un punto clave en el desarrollo de cualquier proyecto, y tiene repercusin
directa en el trabajo y la evolucin de la organizacin. As, la metodologa de trabajo que
proponemos para todos los procesos que se den en la asociacin tiene siempre cuatro pasos:
Planificacin, Actuacin, Recogida de datos y, finalmente, la Evaluacin que es, a su vez, el
punto de partida para la siguiente planificacin.
Hay dos razones fundamentales por las que es necesario evaluar: supone hacer un anlisis de
nuestra intervencin y, por lo tanto, es un momento de reflexin que culmina el proceso de
aprendizaje que es el desarrollo de nuestra actividad: evaluar nos lleva, en consecuencia, a
Aspectos a evaluar
QU evaluar
CUNDO evaluar
No hay una periodicidad estndar, depende de la naturaleza, la duracin y la complejidad del
proyecto. A mayor complejidad o mayor duracin, mayor nmero de evaluaciones. Como
criterio para un proyecto anual, el mnimo recomendado es una evaluacin trimestral, tres a
lo largo del desarrollo del proyecto para detectar deficiencias y aciertos corrigiendo y
reforzando lo que sea necesario, y una evaluacin final.
En cualquier caso, los periodos de evaluacin han de venir indicados en el proyecto,
requisito que de hecho, viene establecido ya en algunas solicitudes de subvencin.
QUINES evalan
Tampoco hay una respuesta nica, depende de las caractersticas del proyecto y de los
objetivos concretos que se persigan con la evaluacin. As todo, a modo de recomendacin,
deben participar al menos las personas destinatarias del proyecto, y las personas que lo han
implementado. Con ello, se busca el contraste de las diferentes perspectivas desde las que se
ha percibido el desarrollo del proyecto. Los y las destinatarias van a aportar datos valiosos
sobre la idoneidad del proyecto, mientras que quienes se han encargado de llevarlo a cabo
tendrn una visin cercana de la eficiencia de los recursos y la metodologa empleada.
Ambas perspectivas son complementarias y nos darn como resultado una proyeccin ms
ajustada de la eficacia del proyecto.
En ocasiones, el rigor puede aconsejar una evaluacin externa realizada por personas ajenas.
Una visin desde fuera aporta un plus de objetividad sobre nuestra actuacin que puede ser
un buen complemento a la evaluacin interna, descubriendo o resaltando aspectos negativos
y positivos que nuestra implicacin o nuestra subjetividad impiden que se manifiesten. En
cualquier caso, nunca sustituye a la evaluacin interna.
CMO evaluar
La evaluacin tambin requiere de una metodologa y de unas herramientas de seguimiento y
puesta en marcha. Habr que decir cules se quieren emplear y fijarlas de antemano en la
planificacin.
Herramientas de evaluacin
Las herramientas para evaluar pueden ser de muchos tipos. Veamos algunos ejemplos.
Encuestas entre las personas usuarias potenciales o directas.
Cuestionarios de preguntas cerradas, abiertas o mixtas.
Fichas de recogida de datos
Reuniones de los equipos de trabajo
Fotografas y vdeos
La tcnica de evaluacin ms sencilla es un cuestionario al final de una actividad, pero no
debemos olvidar que la mejor evaluacin parte de la reflexin colectiva y el debate riguroso
en grupo.
Para que estas herramientas funcionen habremos de fijar algunos aspectos que determinaran
si se van cumpliendo los objetivos, estos aspectos son los que denominamos indicadores.
Os presentamos un esquema en el que aparecen los elementos ms destacados a evaluar
Indicadores cuantitativos
Nmero de asistentes.
Nmero de intervenciones.
Nmero de asociaciones participantes.
Nmero de asistentes del grupo al que se destinaba la actividad.
Nmero de personas socias nuevas.
Actividades realizadas y suspendidas.
Nmero de impactos en los medios de comunicacin.
Recursos empleados.
Indicadores cualitativos
La memoria
Utilizamos este trmino para referirnos a un documento que recoge la relacin de actividades
ya realizadas, tanto las desarrolladas en un perodo determinado como las de un proyecto
concreto. Las memorias pueden considerarse como un retrato histrico, un diagnstico y un
impulso innovador de la asociacin, y se debe presentar a todas las personas, entidades e
instituciones que han participado en el desarrollo del proyecto.
La memoria debe contener todos los datos que se consideren significativos en relacin con la
ejecucin del proyecto. En los siguientes enlaces podis ver los ndices recomendados para
una memoria de proyecto y para una memoria de entidad.
La participacin
Participacin
Introduccin
La participacin en las asociaciones no se improvisa, ni se produce de forma repentina. Es
algo que se construye y se desarrolla. Sus miembros son diferentes entre s y tienen distintos
niveles de motivacin y distintas capacidades y niveles de formacin, tambin participan de
distinta manera y con distinta intensidad.
Todos los miembros deben poder participar, en la medida de sus capacidades, en todos los
mbitos y niveles asociativos que sea posible y deben tener la oportunidad de desarrollar
esas capacidades personales para poder incrementar su participacin de acuerdo con su
motivacin.
En muchas asociaciones es habitual que siempre sean los mismos o mismas quienes acuden
a las reuniones con la Administracin pblica (quienes tienen tiempo, hablan mejor,
tienen ms experiencia,) tambin suelen ser siempre las mismas personas las que ocupan
los cargos directivos, las que hablan en las asambleas, etc. A la vez, se dice, la gente se ha
vuelto cmoda, no quiere participar. Pero, sin ser conscientes, quienes dirigen la Asociacin
es posible que estn creando las circunstancias para que la participacin no se d.
Niveles de participacin
Existen diferentes niveles de participacin que se pueden dar en una asociacin y es
interesante conocerlos para ver cules se dan ms en nuestra entidad o cules apenas se dan.
Las posibilidades de participar van desde lo mnimo que se puede participar (estar informado
a un nivel muy bsico) hasta lo mximo que se puede participar (formar parte del rgano
mximo de gestin y representacin de la organizacin: junta directiva, equipo gestor, etc):
Estos niveles de participacin no son fases ordenadas progresivamente. Se puede actuar sin
haber sido consultado, se puede decidir sin haber hecho propuestas, etc. Lo importante es
saber que en todos esos niveles se est posibilitando la participacin y que cada cual elija las
maneras o niveles de participacin que ms le convenga.
Mapa de la participacin (html 87kb)
Reuniones eficaces
Buena parte de la vida de una asociacin se dedica a reunirse. Por ello es un aspecto
fundamental el saber planificar, preparar y organizar las reuniones de los diferentes rganos
y comisiones, de manera que sean eficaces y que fomenten la motivacin y la participacin.
Para que una reunin sea eficaz hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
Antes de la reunin
Elaborar un orden del da que recoja todos los temas de los que queremos hablar
especificando tiempos para cada tema y duracin total de la reunin.
Realizar una convocatoria de la reunin con suficiente antelacin en la que se
especifique el da, la hora, el lugar, las personas convocadas y los temas del orden
del da.
Durante la reunin
Cuidar el ambiente y provocar la atencin de los y las asistentes.
Establecer la persona que moderar la reunin y respetar turnos de palabra.
Respetar el orden del da y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la
conveniencia o no de tomar decisiones.
Contar durante la reunin con los recursos materiales para realizarla: pizarra,
retroproyector, papel y bolis, documentacin aclaratoria de algn punto, etc.
Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.
Despus de la reunin
Redactar un acta de la reunin donde queden reflejados las personas asistentes a la
reunin, la fecha, lugar y duracin, los asuntos tratados, las decisiones aprobadas,
los compromisos o tareas pendientes y quin se responsabiliza, la prxima
convocatoria (si procede).
Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes o no) con
los acuerdos y compromisos adquiridos.
Ejemplo de convocatoria de reunin y orden del da (pdf 15kb)
Dinamizacin
Funciones que conlleva
La asociacin se dinamiza por parte de las personas de la Junta Directiva o por los gestores y
gestoras, o equipo de direccin en caso de haberlo. Esta funcin de dinamizacin es muy
importante en nuestras entidades porque dependiendo de cmo se haga, se fomentar ms o
menos la participacin y tendr influencia en la dificultad o no de encontrar relevo para los
respectivos cargos.
Movilizar:
Considera que la organizacin est formada por personas.
Cuenta con los y las dems miembros del equipo.
Fomenta la colaboracin.
Acta con flexibilidad y mesura.
Genera confianza y compromiso entre los y las miembros del equipo y de
stos con la entidad.
Utiliza su influencia para lograr orientar a los y las miembros hacia metas de
orden superior.
Observar objetivamente:
Es capaz de leer correctamente el entorno.
Valora las capacidades de la entidad.
Percibe las necesidades de los dems.
Dirigir eficazmente:
Est abierto a posibles mejoras, desarrolla nuevos enfoques.
Se conoce a s mismo, as misma, y a los dems con el fin de sacar lo mejor
de cada uno o una.
Estilos de dinamizacin
Se plantean aqu algunos estilos de dinamizacin de una organizacin que tienen que ver con
la figura de las personas dinamizadoras y tambin con el modelo de estructura que tenga
nuestra entidad. Para conseguir el grado mximo de participacin habra que optar por el
estilo participativo.
Estilo autoritario: es aquel modelo en el que las iniciativas y decisiones parten de la cpula
de la organizacin (rgano mximo de decisin) y luego se va pasando la ejecucin en
cascada hacia abajo.
Estilo paternalista: es el modelo basado en que las iniciativas y decisiones importantes
provienen de las instancias ms altas jerrquicamente, pero se dejan algunas iniciativas o
decisiones poco importantes para los escalones ms bajos de la organizacin.
Estilo consultivo: Aunque las lneas generales se deciden en la cspide, las decisiones
operativas se toman de forma participada por todos los y las miembros.
Estilo participativo: los procesos de toma de decisiones estn repartidos entre diferentes
espacios y grupos de personas, no tomndose ninguna slo por los rganos directivos de la
organizacin.
Margarita de estilos de participacin (gif 183kb)