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Sistema de Informacin Integrados (ERP)

Qu es un ERP?
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est
diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos
en la empresa (rea de finanzas, comercial, CMR, logstica,
produccin, etc). Su misin es facilitar la planificacin de todos
los recursos de la empresa.
Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la
informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo
cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata,
posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y
segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP
tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la
calidad de nuestros servicios y productos.
La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras
nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa
eliminando la improvisacin por falta de informacin.
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolucin
de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados
nicamente a la planificacin de materiales y capacidades
productivas. Los ERP disponen de herramientas para
efectuar la planificacin de los trabajos en planta. Esta
planificacin se efecta enfrentando los requerimientos de
materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las
existencias y capacidades sin asignar. Los ERP ms
completos ofrecen mdulos para planificar a capacidad finita.
Los ERP son el ncleo de otras aplicaciones como pueden ser
el CRM (Gestin de las relaciones con los clientes), Data
Mining (Conversin de datos en informacin til), etc.

Un poco de historia
Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que
realmente lo que hoy se conoce como ERP se gest durante
la Segunda Guerra Mundial, as como muchos otros productos
del rea de la informtica el origen del ERP se encuentra en el
rea de la tecnologa militar.
Durante

la

Segunda

Guerra

Mundial,

el

gobierno

estadounidense utiliz sistemas especializados para gestionar


los recursos materiales que se utilizaban en el frente de
batalla,
soluciones
llamadas
Planeacin
de
los
Requerimientos de Materiales (Material Requirements
Planning, MRP). A principios de la dcada de los sesenta,
estos sistemas incursionaron en el sector productivo, y
durante las dos dcadas siguientes tuvieron un desarrollo
importante ya que permitan reducir los inventarios al planear
sus consumos en base a la demanda real.
En los 80 evolucionaron completamente lo que dio lugar a los MPR II
(Planificacin de Recursos de Manufactura), lo que daba la idea de que
una mayor parte de la empresa se estaba involucrando en el programa.
El intento inicial para la MRP II fue planear y monitorear todos los
recursos de una empresa de manufacturas, entre ellos se inclua el
marketing, la manufactura, las finanzas e ingeniera de procesos, a travs
de un sistema de ciclo cerrado que generaba cifras financieras.
En los 90 dado el contexto econmico que se empez a vivir, regido por
un marco de competencia global que exiga mayores niveles de eficiencia
y productividad, multiplantas en lugares internacionales, amplia demanda
mundial de productos, subcontratacin internacional, mercados
monetarios variados, provoc que los programas de software existentes
no pudieran cubrir las caractersticas anteriormente descritas. Debido a
estos requerimientos, la industria del software desarroll varias
aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los
sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso: los
ERP haban nacido.

Cmo clasifican al ERP los analistas y consultoras internacionales


Si bien hay parmetros para establecer una clasificacin en 4 niveles, no
siempre aplican al mercado latino americano. Entre las razones por las que ello
sucede pueden citarse:

Internacionalmente, para colocar a un ERP en el nivel ms alto


(Tier I) se habla de complejidad, de multiempresa, de
funcionalidades con mucha exigencia. En Amrica Latina cualquier
producto ERP que opera en ms de un pas cubre lo que en Estados
Unidos se denomina complejo. Por ejemplo: adaptaciones
impositivas, multiempresa, multi moneda y otras. De hecho varios de
los llamados World Class no tienen un motor impositivo como para
adaptarse sin necesidad de desarrollar localizaciones.
Hay pases, como Colombia, en los que se necesitan almacenar
cifras de hasta 15 o 18 dgitos. Pocos productos de los que operan
en el llamado primer mundo soportan esos campos.
Los analistas internacionales utilizan la cantidad de usuarios como
un parmetro para separar a los ERPs en los diferentes niveles. En
Amrica Latina hay muy buenos productos regionales que soportan
tanto o ms cantidad de usuarios que los World Class y, sin
embargo, no figuran en el nivel I.

Cules son los criterios que usan internacionalmente para clasificar en


niveles I, II, III, IV a los ERPs?

Hemos recopilado datos de varias fuentes y los presentamos en forma


unificada en este artculo en forma de niveles o tiers.
Nivel I (Tier 1)
Estos son los paquetes ms caros, orientados a la gran empresa o
corporaciones multinacionales y se caracterizan por el hecho de que requieren
un equipo de consultores con un conocimiento muy profundo del software para
"configurar" el software para su negocio. El peligro es que se pueden transferir
todos los viejos vicios y problemas al nuevo sistema si no hay reingeniera.
Una empresa con ingresos superiores a los USD 200 millones, con varias
plantas o ubicaciones y 100 o ms usuarios probablemente necesite un
paquete del nivel I. Para las consultoras internacionales, en este nivel figuran:
1.
2.

SAP
Oracle (e-business Suite, JDE, Pepople Soft)

Nivel II (Tier 2)
En trminos de cantidad de empresas, potenciales clientes, este es el nivel
medio. Los clientes del Nivel II son compaas con facturacin entre los USD
20 millones a USD 200 millones. Por lo general las firmas tienen un solo sitio o
un conjunto bien localizados. El software debera ser posible (y preferible) para
la mayora de las empresas que sean capaces de implementar estos
paquetes como el "out of the box" y dejar para otro momento las
personalizaciones (customizaciones). Las empresas con ms de 50 usuarios
concurrentes y / o ms de 200 empleados debern considerar paquetes del
nivel II.
Para los proveedores del nivel II problema que enfrentan es que los jugadores
de nivel I adaptaron su oferta para disputar este espacio. El mercado del Nivel
1 es pequeo y los vendedores no pueden continuar expandiendo sus negocios
all.
En este nivel, los especialistas ubican a:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

CDC Software
Epicor
IFS
Infor
Microsoft Dynamics (AX, NAV)
QAD

Nivel III (Tier 3)


Estos paquetes estn diseados para ser implementado "tal cual son", es decir
casi sin modificaciones, y son para empresas con entre 30 y 200 empleados,
con un sitio nico y menos de $ 40 millones de dlares de facturacin. Se trata
de compaas con 5 a 30 usuarios y con necesidades menos exigentes que,
mayormente, son familiares.
Para los analistas, forman parte del nivel 3 los siguientes paquetes:
1.
2.
3.
4.
5.

Netsuite
Sage Software
Microsoft Dynamics GP
Syspro
Exact

Nivel IV (Tier 4)
La mayora de los paquetes del Nivel 4 (e incluso algunos de Nivel 3) no son
paquetes ERP. Se trata de software administrativo-financiero, con algunas
calculadoras bsicas de planificacin de materiales para ordenar materias
primas. Son aplicables a las empresas con menos de 50 empleados que en su
mayora operan un sistema de planificacin manual.

Errores de esta clasificacin


La caracterizacin de cada uno de los niveles expuestos, presenta varios
errores que, a nuestro criterio, no la hacen 100% aplicable. Por citar algunos de
esos errores caben destacar los siguientes:

Las clasificaciones, en general, contienen el nombre de una


empresa y no se refieren a productos. Por ejemplo, SAP
comercializa varias versiones de su producto A cul ERP se
refieren los analistas?

No tienen en consideracin la cantidad de clientes que cada


producto tiene. A nuestro entender no solo es la funcionalidad,
tecnologa o lneas de cdigo, las que determinan el nivel o Tier de
un software ERP. Los clientes de cada segmento del mercado son
los que aceptan que ese ERP es til para ese segmento.

Un parmetro que los analistas usan para la clasificacin es el


tamao de la empresa cliente en trminos de facturacin. Cul es
el mercado base para tomar ese parmetro? En Estados Unidos una
compaa que factura USD 20 millones anuales puede ser vista
como una firma de mediana a pequea, mientras que en Amrica
Latina se tratara de una compaa mediana a grande.

No estn jugadores del mercado muy importantes en esta regin.


Solo por nombrar algunos: TOTVS, Grupo Softland, Grupo Calipso.

Es una clasificacin esttica. El mercado tiene cambios constantes


y no son evaluados como para re clasificar a los productos.
Clasificacin de las implantaciones de los ERP
La mejor forma de conocer el xito de la implantacin de un ERP es, sin duda,
su impacto en la mejora de los resultados. Esto carece de una referencia
objetiva y por esa razn la empresas del sector han acordado establecer cuatro
grados en esta clasificacin que ahora definimos.
Para conocer en cul de las cuatro se encuentra un sistema ERP es preciso
ver si cumple una serie de criterios correspondientes a una lista de 20 puntos.
Dada la amplitud de la lista resumimos los criterios aplicados (para ms detalle
ver el apndice)
Implantaciones clase A.
Se refiere a aquellas aplicaciones que abarcan la empresa al completo tanto en
aplicaciones como en usuarios. Los datos de produccin corresponden a todos
los productos. El plan de ventas y operaciones cubre la demanda total oportada
por la empresa. El cumplimiento en la entrega de las rdenes de clientes es
conforme a lo comprometido con ellos. Los programas establecidos por el ERP
permiten coordinar todas las tareas internas y externas. Se actualizan
correctamente todos los datos contables y suministra una informacin conforme
para la gestin de la empresa. La versin del ERP corresponde con la ltima
actualizacin del fabricante.
Implantacin clase B.

Corresponde a aplicaciones en la que no se alcanza la totalidad de la empresa


aunque si en usuarios. El Plan de Ventas y Operaciones no es total. Las
programaciones no soportan acciones externas de la empresa. En algunas
rdenes los compromisos de entrega no son reales. La base de datos relativos
produccin es completa. En paralelo se trabaja con otros sistemas que no
tienen conexin con el ERP. Los informes contables estn en general de
acuerdo con las actividades realizadas, aunque se ocasionalmente suele haber
algunos puntos de disconformidad que crean dudas.
Implantacin clase C.
El sistema ERP slo gestiona determinadas partes de la empresa, por ejemplo,
ventas, envos, compras y recepciones de material y aplicaciones contables. La
base de datos de produccin es incompleta e insegura. No existe el Plan de
Ventas y Operaciones. Los compromisos de entrega adquiridos con clientes
son irreales en la mayor parte, porque las decisiones que los avalan no tienen
un soporte claro. Se necesitan otros sistemas en paralelo si se quiere coordinar
las actividades de produccin. Se requieren tareas para eliminar la duplicacin
de datos. Los datos contables no estn soportados por la realidad de la
empresa.

Implantacin clase D.

Son aplicaciones restringidas a la gestin de los inventarios y de la produccin.


Puede haber otros sistemas que completen el proceso de informacin

Conclusin
La clasificacin utilizada por las consultoras y analistas que escriben sobre el
tema es, a nuestro entender, un ejercicio intelectual cuya nica finalidad es
posicionamiento de marketing. No negamos que una clasificacin pueda ser de
utilidad para la empresa usuaria. Pero no es la citada.

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