INTRODUCCION

El primer Archivo del Ministerio de Economa y Trabajo controlaba los expedientes y otros
documentos de aquella poca, usando los sistemas de archivo siguientes: Alfanumrico,
correlativoydecimalparacontrolarlosoficios.

Actualmente se ha denominado al Archivo del Ministerio de Economa con el nombre de Jorge

Luis Cabrera de Len, debido a la trayectoria, valores, mritos, colaboracin y conocimientos,
que el mismo ha aportado a la Institucin, segn Acuerdo Ministerial 3042003 de fecha 18 de
juniodel2003.

ElArchivoCentraldelMinisteriodeEconoma,eselencargadodelaorganizacin,preservaciny
serviciodelpatrimoniodocumentalproducidoporelMinisteriodeEconomaenelejerciciodesus
funcionesyactividades.

Elarchivoestadivididoentrespartes,siendoestaslassiguientes:

Histrico
Intermedio
Activo

ORGANIZACIN

AsesordeArchivo

EncargadodeArchivo

secretaria/Digitalizador

JefedeInformacion,
RecepcionyArchivo

EncargadoExpedientes

EncargadoLeyes/archivo
Anexo

EncargadoAntecedentes

EncargadoResoluciones

FUNCIONESDELARCHIVO
SonfuncionesdelArchivoCentral,lossiguientes

1. Recibir,recopilar,revisar,registrar,guardarycustodiarlosexpedientes,resoluciones,
acuerdos,antecedentesydocumentosqueseanremitidosparasuarchivo,ascomoel
DiariodeCentroAmrica.
2. Atenderlassolicitudesdesalidadeexpedientes,antecedentesydocumentos.
3. Incorporarasusantecedentesqueobranenelarchivo,losdocumentosrecibidoscon
posterioridad.
4. Facilitarlosexpedientes,antecedentes,resolucionesyacuerdossolicitadosparaser
consultados.
5. Incorporarlosexpedientesdevueltos,allugaroriginalmenteasignado.
6. Velarporquelosexpedientesnosufranalteraciones,extraccindefolios,desapariciones,
seaenformadolosa,culposaoaccidental.
7. Reproducirlosdocumentosqueseandemayorconsultaolosqueseencuentranms
deterioradosparaprocurarlaconservacindelosmismos.
8. Organizarelfondodocumentalespecializadoentemasarchivsticosehistricosdel
Ministerio
9. Manteneractualizadoelserviciodeinformacinposibleparacontarconunarchivotanto
documentalcomovirtual.
10. Digitalizarlamayorcantidaddeinformacinposibleparacontarconunarchivotanto
documentalcomovirtual.
11. Otrasobligacionesrelacionadasconelmbitodesucompetencia.

PROCEDIMIENTOSY/OINSTRUCCIONESDETRABAJO
INGRESODEEXPEDIENTESALARCHIVO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

RecibirexpedientesdeSecretaria
Revisarsicontienenmerodeexpedienteyresolucin
Foliarexpediente.
Ingresoalsistema(nmerodeexpediente,empresa,naturalezadeexpedientey
folios)
Etiquetadeexpediente
Digitalizarexpediente
Guardarenservidoreldocumentodigitalizado
Guardarexpedientecorrespondientealaodeemitido.

CONSULTADEEXPEDIENTES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Solicitarexpediente(correoelectrnico,escrita)
Buscarenelsistemaelexpediente
Formulariodeconsulta,autorizadoporjefeinmediato
Entregadeexpedientealsolicitanteycopiadeformulario
Registrarprstamodeexpediente
Recepcindeexpedienteyselloderecibido
Registrardevolucindeexpediente
Colocacindeexpedienteenarchivo

Vaelectrnica
1.
2.
3.
4.

Solicitarexpedienteporcorreoelectrnico.
Registrarconsulta
Buscarexpedienteenservidor
Enviarcorreoelectrnicoadjuntandoexpediente

INGRESODERESOLUCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

RecepcinderesolucionesdeSecretaria.
Ingresoalsistema(No.Deresolucin,fecha,naturaleza)
Digitalizarresolucin
Guardarresolucinescaneadaalservidor
Archivarresolucin
ndicederesoluciones

CONSULTADERESOLUCIONES:
1.
2.
3.
4.

Solicitarresolucin(telfono,vacorreooescrita)
Bsquedadelaresolucinensistema
Reproduccinderesolucinparaquienconsulta
FormulariodeConsultaautorizadoporjefeinmediato

5. Entregaderesolucinyfirmadequienrecibe
VaElectrnica:
1.
2.
3.
4.
5.

Solicitarresolucinporcorreoelectrnico
Bsquedaderesolucinensistema
Bsquedaderesolucinenservidor
Registrarconsulta
Enviarcorreoelectrnicoadjuntandoresolucin

INGRESODEANTECEDENTES:
1.
2.
3.
4.

RecepcindeantecedentesdeRecepcineinformacin
Ingresodeantecedentesalsistema.
Archivarantecedentes
ndicedeantecedentes

CONSULTADEANTECEDENTES
1.
2.
3.
4.
5.

Solicitarantecedente(correoelectrnico,telfono)
Bsquedadeantecedenteensistema
Formulariodesolicitudfirmadoporjefedeinmediato
Entregayfirmaderecibidoquienconsulta.
Registrodeantecedenteentregado

INGRESODEACUERDOSPUBLICADOSENDIARIODECENTROAMERICA
1. Revisarendiariooficialdecretos,acuerdosgubernativosyministerialesenelramode
Economa
2. Ingresoalsistemadecretosyacuerdos(No.Dedecretooacuerdo,fechade
publicacin,fechadeemisin,asunto,tomo,diarioypgina)
3. Digitalizacindedecretosoacuerdos
4. Guardarenservidorlosdecretosyacuerdos
CONSULTADEACUERDOSPUBLICADOSENDIARIODECENTROAMERICA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Solicituddedecretooacuerdo(vaelectrnica,telfonooescrita)
Bsquedadedecretooacuerdoensistema
Bsquedadedecretooacuerdoenservidor
Reproduccindedecretoacuerdo
Formulariodeentregaautorizadoporjefeinmediato
Registrodeconsulta
Entregadedecretooacuerdoyfirmaderecibidoporquienconsulta.

VaElectrnica
1.
2.
3.
4.
5.

Solicitudporcorreoelectrnico
Bsquedadedecretooacuerdoenelsistema
Bsquedadedecretooacuerdoenservidor
Registrodeconsulta
Enviarcorreoelectrnicoadjuntandodecretooacuerdo

INGRESODEACUERDOSORIGINALESDELMINISTERIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.

RecepcindeacuerdosdeSecretaria
Ingresodeacuerdosalsistema
Digitalizacindeacuerdos
Guardararchivosalservidor
ndicedeacuerdosparaarchivar
Archivaracuerdosyaempastados

CONSULTADEACUERDOSORIGINALESDELMINISTERIO
1.
2.
3.
4.
5.

Solicituddeacuerdo(porcorreo,telfonooescrita)
BsquedadeacuerdoenSistema
Reproduccindeacuerdo
Registrodeconsultafirmadaporjefeinmediata
Entregadeacuerdoyfirmadequienrecibe

VaElectrnica
1.
2.
3.
4.
5.

Solicituddeacuerdoporcorreoelectrnico.
Bsquedadeacuerdoenelsistema.
Bsquedadeacuerdoenelservidor
Envidecorreoelectrnicoadjuntandoelacuerdo
Registrodeconsulta

CONSULTADEACUERDOSDEFECHASMUYANTIGUAS
1.
2.
3.
4.
5.

BsquedadeltomodelaoquecorrespondaenarchivoanexoDIACO
ReproduccindelAcuerdooDecretosolicitadopormediodefotocopia
DigitalizacindelDocumento
RegistrodeConsultafirmadaporjefeinmediato.
Entregadelacuerdoyfirmadequienrecibe

INGRESODEDOCUMENTOS:
1. Oficioylistadodedocumentos(verartculo8delReglamentodelArchivoCentraldel
MinisteriodeEconoma,acuerdoministerial4872003defecha4dediciembre2003)
2. Recepcindeoficioporquienremite.

3.
4.
5.
6.

AutorizacinporEncargadodeArchivo.
RecepcindeCajasIdentificadaylistadasconsucontenido.
TrasladodecajasarchivoAnexo(Diaco)
Archivodedocumentos

CONSULTADEDOCUMENTOS
1.
2.
3.
4.

Solicituddedocumentosaconsultar
Bsquedadedocumentosenoficioylistado
Entregadedocumentosyfirmaderecibido
Registrodeconsulta
FORMADEARCHIVAR

1. Losoficiosseclasificanporda,mesyao,ynmerocorrelativo.
2. ExpedientesdeSecretaraGeneralseclasificanporao,nmerodecorrelativo,yporsu
naturaleza.
3. Acuerdoministerialessearchivanpornombramientos,disposicionesgenerales,viticos,
porcontratodetrabajo,contratosdecomprasyadquisiciones,contratosporservicios
prestadosalMinisterioycontingentesarancelarios,dividindolosenda,mesyao,
naturalezaynumerodeacuerdo.
4. AcuerdoGubernativossearchivanpornombramientos,disposicionesgenerales,
dividindoloendames,ao,naturalezaynumerodeacuerdo.
5. ArchivodeDiarioOficial,seempastan100diariosenuntomodividindoloen3
volmenes,clasificndoseporda,mes,aoytomodadoporlaTipografaNacional.
6. Antecedentesseclasificaporda,mesao,numerocorrelativoynaturaleza.
7. Resolucionesseclasificanporda,mes,ao,nmeroderesolucinynaturaleza

DelosDocumentos:
OficioalapersonaencargadadelArchivo,adjuntandolistadodelcontenidodelacajaquese
remite,identificacindedocumentos,foliosquelointegranyDependenciaqueremite.