UNIVERSIDADE DE SO PAULO

FACULDADE DE FILOSOFIA, LETRAS E CINCIAS HUMANAS

DEPARTAMENTO DE HISTRIA

TIPOLOGIA DOCUMENTAL COMO PARMETRO PARA

GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: UM
MANUAL PARA O MUNICPIO DE CAMPO BELO (MG)

Ana Clia Rodrigues

So Paulo
2002

UNIVERSIDADE DE SO PAULO
FACULDADE DE FILOSOFIA, LETRAS E CINCIAS HUMANAS
DEPARTAMENTO DE HISTRIA

TIPOLOGIA DOCUMENTAL COMO PARMETRO PARA

GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: UM
MANUAL PARA O MUNICPIO DE CAMPO BELO (MG)

Ana Clia Rodrigues

Dissertao

apresentada

ao

Departamento

de

da

Histria

Faculdade de Filosofia, Letras e

Cincias Humanas da Universidade
de So Paulo, para a obteno do
ttulo de Mestre em Histria Social.

Orientadora: Profa. Dra. Helosa Liberalli Bellotto.

So Paulo

A Histria como uma memria que recriada e remodelada cada vez que ela
usada. Os arquivos preservam os registros como partes de momentos
presentes do passado, ou como eventos em uma forma congelada,
indiferentes neles prprios quanto s interpretaes futuras. Ento, o que
mantido nas prateleiras dos arquivos so pedaos de tempo, cerrados, e por
essa razo abertos para novas perspectivas, reaes, e conseqncias.
(MENNE HARITZ, 1998)

Aos meus filhos Pedro e Diego

Agradecimentos

A realizao deste trabalho s foi possvel graas colaborao direta

ou indireta de muitas pessoas. Manifestamos nossa gratido a toas elas e de
forma particular e especial a
Minha orientadora, Helosa Liberalli Bellotto, pessoa fundamental na minha
formao, de quem recebi carinho e estimulo constante;
A Ana Maria Camargo, pelos momentos de reflexo e pelo apoio;
A equipe do Arquivo Pblico de Campo Belo, Rosali, Julia, Karla e
Cidinha, pela pacincia e parceria, sem o que teria sido impossvel chegar ao
final desta jornada;
Aos amigos, Salvador, Raquel, Christianne, pela ajuda imprescindvel
num momento to difcil;
A minha famlia, razo de todo esforo...

RESUMO
Estudo da possibilidade do uso dos princpios da diplomtica contempornea ou
tipologia documental para a elaborao de um instrumento de gesto de
documentos arquivsticos - o manual de tipologia documental -

tendo como

laboratrio o arquivo da Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG e discutindo-se

a evoluo e organizao do municpio no Brasil, sua documentao
caracterstica,

assim

como

as

teorias

metodologias

da

diplomtica

contempornea, como subsdios para a construo daquele instrumento.

Apresentao do manual de tipologia documental do arquivo municipal de Campo
Belo, MG, que contm: estrutura da Prefeitura Municipal, lista de tipos
documentais, tabela de equivalncia e verbetes de anlise dos tipos dos
documentos correspondentes a cada um dos rgos municipais.
PALAVRAS-CHAVE - Arquivologia. Gesto de documentos. Organizao de
arquivos. Arquivos Municipais. Tipologia documental.
ABSTRACTS
A study about the possibilities of the application of the contemporary diplomatics
principles for the elaboration of a records administration instrument- a manual of
documental types - using the Campo Belos public archive as laboratory and
discussing the evolution and organization of local government in Brazil, and
presenting how the contemporary diplomaticss methods and theories can be used
for the construction of those instruments. A presentation of a manual of
documental types belonging to Campo Belos public archive that contains: general
schedule of

Prefeitura Municipal, the list of documental types, equivalence

schedule and the analysis of each documental type of every local government
agency.

KEY-WORDS - Archival science. Records Administration. Local public archives.

Types of documents. Archives organization.

SUMARIO

Introduo................................................................................................
Captulo I. O processo documental no municpio: singularidade da
natureza

multiplicidade

das

funes

de

sua

instituio

arquivstica................................................................................................
O Municpio no Brasil...........................................................................
Revisitando os conceitos de documento e arquivo ..............................
O municpio e o seu arquivo..................................................................
Captulo II. Fundamentos tericos e metodolgicos para a elaborao de
um instrumento de gesto: o manual de tipologia documental..................
A gesto de documentos como princpio.............................................
A diplomtica e tipologia documental como mtodo............................
O manual como instrumento.................................................................
Captulo III. Estudo de Caso: a poltica de gesto de documentos e
arquivos no Municpio de Campo Belo (MG)..............................................
Um breve histrico de Campo Belo......................................................
O processo de implantao do Arquivo Pblico Municipal....................
A construo do mtodo para a elaborao do manual .......................
Anexos
1. Modelo da ficha de descrio e inventrio do arquivo permanente
2. Modelo dos formulrios de levantamento de dados proposto para a
anlise da produo documental: estrutura e funcionamento dos
rgos e tipologia documental
3. Tabela de espcies documentais e verbos utilizados na redao do
objetivo da produo
4. Tabela de espcies e tipos documentais da Prefeitura Municipal de
Campo Belo (MG)

Consideraes finais...................................................................................
Referencias bibliogrficas e legislativas.....................................................
Anexo: Manual de Tipologia Documental da Prefeitura Municipal de
Campo Belo (MG)
ndice dos conjuntos de verbetes dos tipos documentais:
Conselhos Municipais
Departamento Municipal de gua e Esgoto (DEMAE)
Fundaes Municipais
Gabinete do Prefeito e Assessorias
Secretaria Municipal de Administrao
Secretaria Municipal de Assistncia Social
Secretaria Municipal de Educao, Cultura, Esportes e Lazer
Secretaria Municipal de Fazenda
Secretaria Municipal de Obras, Urbanismo e Meio Ambiente
Secretaria Municipal de Sade
Os conjuntos de verbetes apresentam:
ndice dos tipos documentais
Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Introduo

O objetivo de dotar a Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG) de um

instrumento de gesto de documentos, o manual de tipologia documental, ao
qual, no futuro, devero se seguir outros instrumentos, surgiu quando nos
deparamos profissionalmente com a necessidade de organizar os documentos
daquela municipalidade.
Como proceder diante do desafio de organizar uma enorme massa
documental, de perodo abrangente e distante, com a agravante de no ser
localizado nenhum texto legal referente estrutura e funcionamento dos rgos
produtores? Frente necessidade de implementar polticas de gesto
documental, o que fazer quando os administradores desconhecem normas e
procedimentos sobre a produo e vigncia dos documentos que circulam e se
acumulam desordenadamente nas secretarias municipais?
A Constituio da Repblica Federativa do Brasil (1988), expressa que
todos tm direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindvel segurana da sociedade e do Estado" (art. 5, inc. XXXIII).
de competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios, proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico,
artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios
arqueolgicos (art. 23, inc. III) e proporcionar os meios de acesso cultura,
educao e cincia (art.23, inc.V) e que cabe a administrao pblica, na
forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem (art.216, parg. 2)
Mas, de qu tipo de arquivo falamos nesta sociedade contempornea
que preserva o direito dos seus usurios? O arquivo deve ser um espao de
garantias de integrao do indivduo com seu passado e seu presente,
dimenso em que se pode compreender o princpio democrtico do exerccio
da cidadania.

Em sentido estrito a palavra arquivo foi utilizada tradicionalmente para

designar as instituies culturais onde se depositavam documentos textuais e
manuscritos, com a finalidade de atender os interesses e privilgios de
pesquisadores. Esta atribuio da custdia passiva de papis antigos,
conferidos aos arquivos, foi determinante para que estivessem historicamente
associados, e confundidos, com museus, bibliotecas e outras instituies
congneres.
Entretanto, os arquivos so, primordialmente, rgos auxiliares da
administrao. o espao de preservao da memria institucional, pois nele
esto conservados os direitos dos envolvidos nos processos administrativos;
mas, tambm um lugar da memria nacional, estadual e municipal, que
preserva a histria de sujeitos singulares, que participam do processo de
construo social de um pas, estado ou de um municpio. Nesta perspectiva,
falar de arquivos falar de documentos, organizao e servios.
Na rea pblica, a realidade arquivstica brasileira ainda aponta dados
surpreendentes no que tange ao tratamento dispensado a documentos
originais, conservados nesses arquivos. Registros que provam, testemunham,
do f e modificam decises, so encontrados amarrados, amontoados e
marginalizados nos pores dos edifcios pblicos, entregues destruio.
Este quadro reflete a falta de compromisso com a transparncia
administrativa que norteia as administraes pblicas em nosso pas, cujas
conseqncias tm sido, entre outras, a perda de provas documentais que
sustentam o exerccio dos direitos dos cidados, a falta de preciso em prover
subsdios para o processo decisrio, e srias lacunas no resgate das razes
histricas da comunidade.(CAMARGO & MACHADO,1996). Reflete a
negligncia das autoridades locais no que tange ao exerccio pleno da
cidadania, que contempla o direito informao como um dos direitos bsicos,
garantidos constitucionalmente.
preciso lembrar que o direito informao vai alm de um simples
direito comum, trata-se de um dos direitos humanos fundamentais, que
pertence a todos os indivduos, que lhes faculta a possibilidade de exigir,
receber e difundir informao e, nesta perspectiva, direito informao e
acesso aos documentos e arquivos, so conceitos muito relacionados.

Alm da ausncia de polticas institucionais, o que inclui a formao de

pessoal tcnico especializado para atuar na rea, evidente a necessidade de
instrumentos que sirvam de referncia para o tratamento dos arquivos
municipais brasileiros. A questo do acesso pode ser analisada em sua estreita
relao com os recursos metodolgicos disponveis para os profissionais
desenvolverem suas prticas arquivsticas.
Os desafios que se impem tarefa rotineira dos arquivistas so, muitas
vezes, determinantes para suscitar reflexes quanto ao mtodo. Apoiados na
vasta literatura produzidas na rea procuram solues para os problemas
prticos, seguindo os princpios apontados pelos autores clssicos da
arquivstica.
Os municpios apresentam uma realidade complexa e uma extrema
carncia de recursos, inclusive metodolgicos, para o desenvolvimento dos
arquivos, mas onde se apalpa a plenitude do conceito de arquivo como
memria viva do passado, como memria til comunidade em geral e como
memria integrada gesto cotidiana do tempo presente (ROMERO
TALLAFIGO, 2000). Isto justifica qualquer esforo no sentido de dot-los de
condies que garantam o seu adequado funcionamento.
Foi buscando alternativas que permitissem responder necessidade da
escolha de uma metodologia para atender a dupla finalidade de tratar e
disponibilizar os fundos acumulados e iniciar a implantao de um programa de
gesto de documentos no mbito da Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG),
que iniciamos pesquisas sobre a anlise da tipologia documental. Esta anlise
foi tomada como ponto de partida para o desenvolvimento das tarefas de
organizao e avaliao documentais. Os resultados prticos de sua
aplicabilidade puderam ser observados na formatao de instrumentos.
Esta dissertao pretende discutir o uso da anlise tipolgica para
desenvolver tarefas arquivsticas concretas, enfocando especificamente o
produto obtido, a partir da utilizao deste recurso, para a elaborao de um
instrumento de gesto de documentos para a rea municipal. Para atingir este
resultado, o trabalho est estruturado em trs captulos de natureza terica e
metodolgica e contm um anexo, o manual de tipologia documental.

A aplicao dos princpios de anlise apontados pela tipologia

documental aos documentos produzidos pelas administraes requer um
estudo

especfico

das

competncias

prticas

desenvolvidas

pelas

administraes. Trata-se de um sistema jurdico, e isto mais que uma histria

administrativa. necessrio verificar os procedimentos que se desenvolvem no
exerccio de gesto, para compreender e contextualizar a especificidade da
tipologia documental produzida. bvio que somente neste mais amplo
contexto possvel captar a compreenso real dos nomes dos documentos e
da sua natureza intrnseca. (DURANTI, 1995)
No primeiro captulo, buscamos compreender o contexto de produo e
a especificidade da tipologia produzida nos municpios. Para tanto foi preciso ir
s suas razes histricas, ao seu sistema jurdico e estrutura administrativa a
ele conferida. S assim poderamos conceituar o atributo municipal e a
especificidade da instituio arquivstica que o caracteriza. O arquivo um
todo constitudo de partes e impossvel compreender e controlar o todo sem
compreender e controlar as partes, ainda que as mais elementares, diz
Luciana Duranti (1995).
No segundo captulo, abordamos as questes relativas aos princpios
tericos e metodologia que norteia o tratamento de documentos, estudando
particularmente as questes relativas gesto de documentos. Procuramos
analisar o conceito de gesto e o seu alcance no estabelecimento das polticas
pblicas

em

matria

de

documentos

arquivos.

Foi

discutido

estabelecimento das diretrizes bsicas para a elaborao de manuais,

enquanto instrumentos voltados para as prticas da gesto documental.
Do ponto de vista metodolgico, discutimos a tipologia documental e uso
da anlise documental aplicadas s necessidades dos arquivos. Abordamos o
estudo da relao entre a natureza da ao que gera o documento e a forma
do documento, como contribuio substancial para a gesto de documentos
correntes e para a identificao, organizao, eliminao e descrio de
documentos acumulados. Indicamos os modelos desenvolvidos e os resultados
obtidos na aplicao de tal metodologia.
No terceiro captulo, apresentamos o estudo de caso. Como grande
laboratrio foi utilizada a produo documental da Prefeitura Municipal de

Campo Belo, cujos tipos documentais, sua identificao, caracterizao e

contextualizao so as peas fundamentais desta dissertao. Fizemos uma
reflexo sobre a pertinncia da aplicao da anlise tipolgica para a avaliao
e classificao de documentos pblicos, etapa da gesto documental propostas
para a Prefeitura, consolidada no instrumento intitulado, Manual de Tipologia
Documental do Municpio de Campo Belo (MG).
A parceria com a equipe dos profissionais que atuam no Arquivo Pblico
do Municpio foi decisiva em todo o desenrolar do trabalho relativo ao
levantamento, identificao e anlise dos tipos documentais, trabalho essencial
para a confeco do manual.
Para dar embasamento nossa argumentao foram utilizadas a
legislao e a literatura especializada, principalmente as obras dos autores que
tm se dedicado gesto de documentos e tipologia documentais. Nesta
literatura, merece destaque o Manual de Tipologia dos Arquivos Municipais,
publicado pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas de Madri, que nos forneceu
as linhas essenciais de instrumento que nos propnhamos construir.
O manual vem apresentado como anexo desta dissertao. Dele
constam um ndice dos tipos documentais, uma tabela de equivalncia de tipos,
os verbetes e os modelos dos documentos estudados, organizados pelos
rgos que compem a estrutura administrativa da Prefeitura Municipal.
A utilizao da anlise tipolgica como recurso metodolgico para o
tratamento de documentos pblicos municipais, responde ao interesse de
sistematizar informaes bsicas sobre os governos locais, servindo de
referencial para os trabalhos de gesto de documentos pblicos e de
instrumento de orientao aos pesquisadores interessados nestas fontes de
pesquisa.
Este no um produto acabado, porque reflete a prpria dinmica de
seu

contexto,

mas

esperamos

que

os

resultados

reflexes

aqui

apresentados, obtidos na aplicao de tais procedimentos, ainda que sejam

parciais, possam contribuir com novos elementos para a compreenso da
administrao pblica municipal brasileira e para o aperfeioamento do
tratamento dispensado aos seus documentos e arquivos.
Captulo I.

O processo documental no municpio: singularidade da natureza e

multiplicidade das funes de sua instituio arquivstica

O Municpio no Brasil
A estrutura administrativa do municpio foi transplantada de Portugal
para o Brasil Colnia com a mesma organizao e atribuies polticas,
administrativas e judiciais que desempenhavam na metrpole, regidas, a
princpio, pelas Ordenaes Manuelinas e, mais tarde, pelas Filipinas, modelo
que vai perdurar at a independncia em 1822.
Somente nas localidades que tivessem pelo menos a categoria de vila,
concedidas por ato rgio, podiam instalar-se as Cmaras Municipais. Sua
estrutura simplificada era constituda de um presidente, trs vereadores, um
procurador, dois almotacs, um tesoureiro e um escrivo. Serviam junto a
Cmara, um Juiz de Fora vitalcio e dois juzes comuns, eleitos com os
vereadores. Os governos locais
Realizavam obras pblicas, estabeleciam posturas, fixavam taxas, nomeavam
juzes almotacs recebedores de tributos, depositrios pblicos, avaliadores de
bens penhorados, capites mores de estradas (...) julgavam injrias verbais,
no raras vezes extravasando o poder. Chegavam estas Cmaras a decretar a
criao de arraiais, a convocar juntas do povo para discutir e deliberar sobre
interesses da Capitania, a exigir que Governadores comparecessem aos seus
povoados para tratar de negcios pblicos de mbito estritamente local e at
mesmo a dep-los como o fez a Cmara do Rio de Janeiro, substituindo
Salvador de S e Benevides por Agostinho Barbalho Bezerra. (MEIRELLES,
1964)

As Cmaras da Colnia, observa CARVALHO MOURO (apud LEAL,

1975), tinham funes mais importantes que as modernas municipalidades.
Alm das atribuies de interesse particular do municpio, exerciam funes
hoje a cargo do Ministrio Pblico, denunciando crimes e abusos aos juzes,

desempenhavam funes de polcia rural e de inspeo da higiene pblica,

auxiliavam os alcaides no policiamento da terra e elegiam grandes nmeros de
funcionrios da administrao geral, tais como: os almotacs, assistidos do
alcaide-maior e outros funcionrios. Tambm tinham o direito de nomear
procuradores as Cortes.
Esta autonomia administrativa que apresentava os primeiros ncleos de
populao era conseqncia do isolamento que se impunha pelas dimenses
continentais do pas, refletindo o estado social da Colnia,
a insuficincia do aparelhamento administrativo no territrio extenso, inculto e
quase despovoado, ou seja, a fraqueza do poder pblico com o poder privado
desafiando o poder pblico e quase sempre tolerada e no raro estimulado pela
Coroa (...). As Cmaras exerceram imenso poder, que se desenvolveu a margem
dos textos legais e muitas vezes contra eles. (...) O Rei, muitas vezes, era ou se
mostrava impotente para deter o mandonismo desses potentados, que dominavam
as Cmaras e por meio delas, todo o espao territorial compreendido em sua
jurisdio. (LEAL, 1975)

Embora a Coroa sancionasse as usurpaes praticadas atravs das

Cmaras, pelos senhores rurais, as instituies possuam uma extenso de
atribuies que perdura at o sc. XVII. A partir de meados deste sculo, a
Metrpole j tinha maior disponibilidade de foras para desempenhar na Colnia
brasileira, o papel que vinha deixando a cargo da nobreza rural.
A administrao do Distrito Diamantino constituir um exemplo, e, justamente por
ser exagerado, expressivo e til para a compreenso do processo que produziu o
fortalecimento do poder do Rei. A transladao da Corte para o Brasil e, depois, a
independncia e a constitucionalizao do pas muito contriburam para acelerar o
processo de reduo progressiva do poder privado. Mais prximo e melhor
aparelhado pode o governo estender sua autoridade sobre o territrio nacional com
muito maior eficincia. No correr do sculo XIX (sobretudo com a reao
conservadora que, a partir de 1840, erigiu a centralizao poltica e administrativa
como princpio bsico de governo), assistimos a um trabalho perseverante do
poder do Estado. (LEAL, 1975)

Do perodo que vai do regresso de D. Joo a 1828, diversas medidas so

tomadas no sentido de ampliar a autonomia conferida as Cmaras, mas a lei de
1828, sufocou a iluso que havia neste sentido.
Em 1824, a Constituio Imperial deu nova diretriz s municipalidades
brasileiras, instituindo Cmaras Municipais em todas as cidades e vilas
existentes (...) com carter eletivo, e presididas pelo vereador mais votado. O
artigo 169, estabelecia como competncia destas instituies,
O governo econmico e municipal das mesmas cidades e vilas, e especialmente
o exerccio de suas funes municipais, formao de suas Posturas policiais,
aplicao de suas rendas e todas as particulares e teis atribuies, a serem
regulamentadas por lei ordinria. (MEIRELLES, 1964)

Em 1 de outubro de 1828 aprovada esta lei regulamentar, retirando dos

municpios qualquer capacidade deliberativa, restringindo o seu papel,
transformando-as em corporaes meramente administrativas, conforme
estabelecia o artigo 24, despojado do poder judicial.
A separao do exerccio das atribuies administrativas e judiciais representava
um avano no sentido da melhor organizao do servio pblico, porque
correspondia ao princpio geral da diviso do trabalho e especializao das
funes (...) por outro lado, concorria para impedir que os municpios se
tornassem centros da atividade poltica mais intensa, capazes de estimular os
interesses e aspiraes das camadas inferiores da populao. (LEAL, 1975)

Por sua vigncia, no passavam de uma diviso territorial, sem influncia

poltica e sem autonomia na gesto de seus interesses, estritamente
subordinadas aos Presidentes das Provncias. O Municpio colonial que
desfrutava de amplas franquias, contrastava com o Municpio no Imprio.
(MEIRELLES, 1964)
O centralismo provincial no confiava nas administraes locais e poucos foram
os atos de autonomia praticados pelas municipalidades, que, distantes do poder

central, e desajudadas pelo Governo da Provncia, minguavam no seu

isolamento (...) (MEIRELLES, 1964)

Competiam as Cmaras, administrar os bens municipais, vendendo-os,

arrendando-os ou explorando-os por conta prpria (arts. 40, 43, 44 e 45);
construir, conservar e melhorar equipamentos pblicos de carter municipal,
como chafarizes, pontes, estradas locais, ruas etc. (arts. 40 e 41); ditar normas
que organizem as diversas atividades exercidas no territrio municipal, como
fim de garantir o sossego, a segurana, a livre circulao viria, a economia e a
sade dos muncipes, estipulando ainda as punies aos infratores (art. 39 e
66); vigiar o bom cumprimento das normas municipais, encaminhando as
denuncias de infrao a autoridade judicial (arts. 71, 72, 83 e 85)
A estrutura burocrtica que sustentava a execuo dessas atribuies era
relativamente simples. Na verdade, os Municpios, poca do Imprio,
caracterizavam-se pela disperso populacional: os territrios municipais eram
quase sempre imensos, os ncleos urbanos pequenos e a atividade
agropecuria predominante. As atribuies das Cmaras estavam direcionadas
basicamente a vida urbana. Os legisladores do Imprio ao elaborar a Lei
Orgnica dos Municpios, levaram em conta esse quadro geral de singeleza
citadina: cidades pequenas demandavam estruturas burocrticas igualmente
modestas. (MARQUES JR., 1994)
Funcionavam com uma administrao simplificada, constituda pelo
Presidente, Procurador, Vereadores, um Porteiro e Fiscais de suas Posturas, o
que mais tarde seria objeto de intendncias, Diretorias, Departamentos e
Secretarias Municipais. Mesmo assim, afirma MEIRELLES (1964), as
Municipalidades no ficaram aptas a uma boa administrao, porque a Lei de
1828, que uniformizava toda a administrao dos Municpios brasileiros, no
lhes dava rgos adequados as suas funes. No havia um agente executivo
propriamente no Municpio e o Procurador exercia parcialmente suas
atribuies. A pequena parcela de autonomia conservada pelas Cmaras,
acaba sendo retirada pelo Ato Adicional a Constituio, aprovado em 12 de
agosto de 1834, atrelando-as as Assemblias Provinciais. Esta submisso
perdurar at o final do perodo monrquico.

No Imprio, os interesse locais eram debatidos entre vereadores e

levados ao conhecimento dos Governadores (Lei de 1828) ou das Assemblias
Legislativas das Provncias (Ato Adicional a Constituio Imperial).
Em 1835, atravs da aprovao da Lei n 18, foi criado pela Provncia de
So Paulo o cargo de delegado do Executivo e de nomeao do Presidente da
Provncia, iniciando um projeto de reforma administrativa para os Municpios
brasileiros.
Vrias so as iniciativas nesse sentido e merece destaque a proposta do
Marques de Olinda que, em 1862, opinava sobre a separao das funes
administrativas e deliberativas, conferidas as Cmaras.
A despeito das iniciativas dos parlamentares e das crticas sobre o
esprito centralizador e a sufocante uniformidade que a Lei de 1828 impunha
as Municipalidades (MEIRELLES, 1964), o modelo de administrao
permanece at a proclamao da Repblica.
O assunto da autonomia municipal foi objeto de debate entre os
constituintes de 1890. O ambiente doutrinrio da Assemblia era favorvel ao
Municpio (...) Se o federalismo tem como princpio bsico descentralizao
(poltico

administrativa),

seria

perfeitamente

lgico

se

estender

descentralizao na esfera municipal. (LEAL, 1975)

A Constituio da Repblica, aprovada em 1891 e vigente por quarenta
anos, determinaram que os Estados se organizassem de forma a assegurar a
autonomia dos Municpios em tudo quanto respeite ao seu particular interesse
(art. 68). Com esta liberdade os estados foram modelando seus Municpios e
as leis orgnicas reafirmando o princpio, discriminavam as atribuies
municipais. Embora prevista nos textos legais, a autonomia para a organizao
dos servios locais nunca existiu na prtica, e o Municpio brasileiro era reduto
de polticos que os transformavam em feudos, viveu por quatro dcadas numa
atmosfera de opresso, sem recurso, sem liberdade, sem progresso e sem
autonomia. (MEIRELLES, 1964)
Por ocasio da reforma constitucional de 1920, salienta LEAL (1975), que
a tese ento desenvolvida para justificar restries a autonomia municipal
baseava-se em que, modernamente, quase todos os importantes problemas de
que cuida a administrao municipal transcendem dos estreitos limites

10

comunais, passando a interessar, portanto, ou a mais de um Municpio ou a

todo Estado.
A criao do Departamento de Municipalidades foi uma inovao adotada,
no perodo que antecede a Assemblia Constituinte de 1933-34, com o
propsito de moralizar a administrao municipal e dotar-lhe de maior
eficincia.
Era um rgo estadual, cujo nome variava, mas entre cujas importantes
atribuies se inclua dar assistncia tcnica aos municpios, coordenar suas
atividades em funo de planos estaduais, fiscalizar a elaborao e execuo de
seus oramentos, opinar previamente sobre um grande nmero de medidas
administrativas etc. Cabia, enfim a este rgo, dependente diretamente do
interventor, exercer a extensa tutela que a legislao em vigor outorgava ao
governo estadual sobre a vida administrativa dos municpios. (LEAL, 1975)

As bancadas dos representantes dos Estados de So Paulo e Esprito

Santo,

fizeram

elogios

aos

resultados

alcanados

pela

experincia,

apresentando o resultado de sua aplicabilidade, sobretudo, na rea da gesto

financeira. Os municpios conseguiram reduzir suas dvidas e melhorar as
condies oramentrias, graas assistncia e fiscalizao daquele
departamento.
Embora o interesse do Estado fosse eminentemente partidrio e no
administrativo, LEAL (1975) afirma que a convenincia da criao, nos
Estados, de uma nova mquina poltica, a ser comandada, no mais pelos
carcomidos, mas pelos senhores do dia, se conjugava perfeitamente com o
empenho patritico de aperfeioar a administrao dos municpios, tornando-a
mais econmica e produtiva.
Na Constituio de 1934, enfatizava-se que o Municpio precisava de
governo prprio e de rendas prprias que garantissem a execuo de seus
servios (art. 13). So descritas as rendas pertencentes Municipalidade e
MEIRELLES (1964) ressalta que pela primeira vez uma Constituio descia a
tais mincias, para resguardar um princpio to decantado na teoria, quanto
esquecido na prtica pelos governos anteriores.

11

O Estado Novo, institudo pelo golpe de 1937, caracterizou-se pela

concentrao de poderes no Executivo, mas feriu a autonomia municipal
cassando a eletividade dos Prefeitos, que passaram a ser nomeados pelos
Governadores dos Estados. As Cmaras foram dissolvidas e os Prefeitos
subordinados as interventorias estaduais. Todas as atribuies municipais
enfeixavam-se nas mos do Prefeito, mas acima dele pairava soberano o
Conselho Administrativo Estadual, rgo controlador de toda atividade
municipal. (MEIRELLES, 1964)
somente com a Constituio de 1946, que a autonomia municipal
passou a ser exercida de direito e de fato. Dotados de renda prpria e sem a
intromisso dos Governos estadual e federal, passaram a eleger suas Cmaras
e seus Prefeitos.
Deliberam e executam tudo quanto respeite ao seu peculiar interesse, sem
consulta ou aprovao do governo federal ou estadual. Decidem da
convenincia ou inconvenincia de todas as medidas de interesse local;
entendem-se com todos os Poderes da Soberania (...) sua posio atual no seio
da nao de entidade poltico-administrativa. (MEIRELLES, 1964)
Conceituou-se o peculiar interesse do municpio, especialmente, pela decretao
e arrecadao dos tributos de sua competncia, aplicao de suas rendas e
organizao dos servios pblicos locais. (LEAL, 1975)

O Municpio brasileiro flutuou ao sabor dos regimes polticos que em

alguns momentos alargavam e em outros comprimiam sua aspirada autonomia,
inscrita em todas as Constituies. Do ponto de vista da histria administrativa,
sofreram modificaes considerveis, especificamente na rea do Executivo.
No perodo colonial as municipalidades tinham atribuies de natureza
legislativa, executiva e judiciria.
Em 1823, a Assemblia Constituinte dividia a administrao do pas em
comarcas, distritos e termos. Em cada termo haveria um administrador e
executor, denominado decurio, que no poderia exercer funo judiciria. A
Constituio de 1824 atribuiu o cargo de presidente ao vereador mais votado.

12

Como no tivesse especificado que a essa autoridade caberia, no mbito

municipal, o exerccio das funes executivas, mas ao contrario desse realce
competncia da Cmara para a tarefa governativa em geral, a Lei de 1828 no
instituiu um rgo executivo municipal, deixando tal incumbncia prpria
Cmara e seus agentes. (LEAL, 1975)

O projeto de lei de 1831, que continha autorizao para a reforma

constitucional, previa a criao do administrador municipal, mas no chegou a
ser citado na Constituio de 1834. Aps o Ato Adicional, muitas provncias
criaram o cargo de prefeito e tambm o de subprefeito, comeando pela de
So Paulo, com atribuies executivas e policiais, inovao considerada mais
tarde pela Assemblia como inconstitucional.
Durante a vigncia da Constituio de 1891, no se chegou a uniformizar
a denominao do rgo administrativo da administrao municipal, matria de
competncia estadual: Intendncia, Conselho e Cmara foram os nomes
escolhidos. Em todos os Estados havia um rgo executivo especial, cuja
denominao variava: prefeito, intendente, superintendente, agente executivo.
Segundo LEAL (1975), todas as Constituies posteriores se referem ao
prefeito.
Nem sempre tivemos um rgo municipal que centralizasse as funes
executivas, embora durante o Imprio algumas provncias o houvessem criado,
em leis de breve durao, e diversas tentativas fossem feitas para incorporar
legislao geral a figura de um prefeito ou administrador local. (LEAL, 1975)

O Municpio brasileiro da Constituio de 1988 tem sua autonomia

garantida, ou seja, uma prerrogativa poltica conferida pelo direito pblico nos
limites da Constituio, que lhes permitem organizar seu governo e prover sua
administrao. Existem, esferas prprias de ao governamental, da Unio
(Governo Central), para os Estados e destes para os Municpios, o qual no
caracteriza uma relao de subordinao, mas de respeito recproco nas
atribuies privativas das entidades que compem a estrutura estatal e

13

tambm entre os rgos que os representam no mbito dos poderes Executivo,

Legislativo e Judicial. (MEIRELLES, 1964)
Os servios pblicos foram se ampliando e os rgos encarregados de sua
administrao se convertendo em estruturas com a finalidade de melhor atender
as demandas sociais. Hoje, Executivo e Legislativo so poderes autnomos,
configurados nas atuais Prefeituras e Cmaras Municipais.
Nesta perspectiva, o atributo municipal tem, em primeiro lugar, o sentido
de originrio do poder pblico municipal, isto refere-se aos rgos que
exercem, na base da organizao estatal brasileira, os poderes executivo e
legislativo. So, portanto, municipais os documentos produzidos, recebidos e
acumulados pela Prefeitura e Cmara de Vereadores no desempenho de suas
funes, cabendo ao arquivo municipal a responsabilidade por sua custdia,
tratamento e utilizao. (CAMARGO e MACHADO, 1996)
Estes princpios fundamentaram a estruturao de uma ampla e complexa
rede de arquivos no pas, que analisados do ponto de vista da evoluo da
administrao pblica do Brasil e das polticas de preservao do patrimnio
arquivstico, foram determinantes para que, como afirma ANTUNES (1999), as
instituies responsveis pela custodia e preservao de documentos
assumisse caractersticas muito peculiares.
Do ponto de vista histrico, ainda que as mudanas estruturais tenham sido
significativas e sempre ajustadas s necessidades locais, possvel afirmar que
as funes municipais permanecem estveis, embora alocadas em rgos e
instituies distintas, definindo a produo documental que tramita e depositada
nos arquivos municipais.

Revisitando os conceitos de documento e arquivo

Para abordarmos as questes relativas gesto documental nos arquivos
municipais conveniente partir da prpria conceituao.
Por definio so considerados arquivos, os conjuntos de documentos
que independentes de sua natureza o suporte fsico so reunidos por
acumulao natural, por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas o privadas, no

14

exerccio de suas atividades. (DICIONRIO, 1986) A origem do arquivo

obedece a imperativos de ordem prtica, corresponde a necessidade de
constituir e conservar registros das aes e de fatos, a ttulo de prova e de
informao. (CAMARGO & MACHADO, 2000)
Nesta definio se verifica uma caracterstica essencial dos documentos
de arquivo, sua natureza probatria. Os arquivos conservam registros de aes
e de fatos como prova da gesto que os produziram, dos quais so produtos
naturais.
Esse o sentido original e primrio da acumulao de documentos em toda e
qualquer entidade, pblica ou privada. Produzidos no decorrer de aes
administrativas e conservados a ttulo de prova, os documentos so capazes de
refletir, como um espelho fiel, o prprio curso dos atos que lhes deram origem.
Atos e registros so elementos inseparveis. (CAMARGO, 1998)

Anglika MENNE HARITZ (1998), discutindo o princpio que orienta a

elaborao dos documentos, afirma que eles so ferramentas teis da
comunicao, usadas no curso dos processos administrativos, so os prprios
processos de tomada de deciso autodocumentadas (...) so as transaes,
petrificadas, congeladas e preservadas, com a finalidade de tornar possvel o
retorno posterior a elas.
Segundo a autora, isto leva a um entendimento da administrao como
processo cooperativo de tomada de deciso e da arquivstica como uma
cincia de os contextos e relaes produzidas por uma cooperativa de tomada
de decises. Este o significado do princpio de provenincia.
Os documentos administram o tempo interno, ou seja, o tempo que necessrio
para agrupar diferentes competncias dentro do contexto das atividades
cooperativas, como tambm as atividades diferentes dentro dos processos de
tomada de deciso (...) os arquivos so construdos por peas essenciais que
revelam a rede de comunicaes que a ele uma vez serviram. (MENNE HARITZ,
1998)

A segunda caracterstica que o arquivo se forma por um processo de

15

acumulao natural, o que significa dizer que tem o atributo especial de ser um
conjunto orgnico e estruturado, onde seu contedo e significado s podem ser
compreendidos na medida em que se possa ligar o documento ao seu contexto
mais amplo de produo, s suas origens funcionais.
A organicidade uma qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,
as funes e as atividades da entidade acumuladora em suas relaes internas
e externas. (DICIONRIO, 1986)

O conjunto orgnico porque refletindo o procedimento administrativo

que lhe d origem, como parte integrante do processo, revela que os
documentos esto relacionados entre si.
Luciana DURANTI (1994), utiliza o conceito de inter-relacionamento para
definir as relaes estabelecidas entre os documentos, como produto das
transaes administrativas, uma caracterstica atribuda ao contedo onde
cada documento est intimamente relacionado com outros, tanto dentro como
fora do grupo no qual est preservado e seu significado depende dessas
relaes. Esto ligados entre si por um elo que criado no momento em que so
produzidos ou recebidos, que determinado pela razo de sua produo e que
necessrio sua prpria existncia, sua capacidade de cumprir seu objetivo,
ao seu significado.

O Princpio da Provenincia marca a diferenciao do documento de

arquivo de outras espcies de documentos, custodiada por instituies
congneres, estabelecendo como fator norteador sua origem. Gnese que
deve ser compreendida no contexto funcional da produo, fator que determina
o registro do ato.
Os sistemas administrativos trocam experincias e influenciam um ao outro. E
os arquivos, embora dependentes de sistemas administrativos diferentes, bem
como de diferenas regionais e desenvolvimentos histricos especficos, so
funcionalmente equivalentes por terem a mesma finalidade: organizar a rotina
de acordo com os objetivos polticos. (MENNE HARITZ, 1998)

16

Na medida em que encerram as aes, permitem seu uso no futuro e

somente quando so usados para finalidades secundrias que o documento
libera informao. Neste momento o usurio deve ser capaz de
ligar o registro ao contexto mais amplo de sua criao de forma que eles
possam interpretar seu contedo e entender seu significado. Durante a fase
instrumental, os registros indicam o que deve ser feito por quem e por que.
Durante a fase de pesquisa, eles mostram quem fez o que e por qual razo.

Assim, considerando que o funcionamento das municipalidades

uniforme, pois estas instituies refletem um conjunto de funes articuladas e
inter-relacionadas que se repetem atravs dos modelos sistmicos e se
materializam na produo documental acumulada pelos arquivos, podemos
compreender o sentido do arquivo municipal e contextualizar sua tipologia
documental caracterstica.

O municpio e o seu arquivo

O municpio a expresso da sociabilidade humana, assinala que existe
uma hierarquia de comunidades humanas, com finalidades e funes prprias
e que se inter-relacionam: famlia-municpio-Estado.
Os municpios apresentam algumas caractersticas prprias. Neles, os
laos comunitrios so mais slidos, pois um dos seus elementos principais a
famlia. Na realidade, o municpio se forma pela atrao que exerce sobre um
determinado nmero de famlias, que por motivos comuns se agrupam ao redor
deste centro, constituindo-se assim em seu organismo de representao.
uma sociedade natural que surge como resultado das mltiplas
interaes sociais locais e no como conseqncias de incurses jurdicas sem
vnculo com a realidade. Neste sentido, o municpio um espao onde se
desenvolvem costumes e hbitos de vida determinados por uma srie de
fatores histricos, geogrficos, tnicos, religiosos, entre outros. possvel
afirmar que o municpio uma espcie de instituio total: nele as relaes

17

sociais, polticas e econmicas so mais visveis e diretas, umas influenciam

fortemente nas outras e desta maneira, encontram-se irreversivelmente
conectadas. Ainda assim, so relaes particulares, prprias de cada
comunidade e vividas de maneira singular por elas (FIGUEIRA, 1991).
No municpio tudo est estruturado de maneira tal que se possa
satisfazer as necessidades sociais do grupo. Nesta perspectiva, importante
definir teoricamente a administrao local, apresentando os conceitos gerais de
sua organizao, para compreendermos o significado do arquivo e a
especificidade de sua tipologia documental.
A municipalidade o rgo do governo local que tem natureza polticaadministrativa, pois uma pessoa jurdica de direito pblico que emana da
vontade popular. Nela esto representados o Poder Legislativo, com
atribuies de carter normativo, de fiscalizao e administrativo e o Poder
Executivo que tem a funo administrativa do cumprimento das normas
constitucionais e das leis. Formula e conduz a poltica de governo. A atribuio
normativa do Executivo se expressa diante dos decretos e resolues.
(RODRIGUEZ ARROYO, 1987)
O municpio, em seu aspecto formal, parte componente da
organizao do Estado e corresponde ao nvel descentralizado e autnomo,
localizado no grau bsico do organograma estatal. Tem a ele conferido uma
ampla gama de funes e responsabilidade em sua rea de jurisdio, ele que
promove o desenvolvimento fsico e social e a funo normativa, as quais
exerce atravs das leis e resolues.
Cada uma destas reas determina um espectro igualmente amplo de
atividades no espao fsico da comunidade que lhe corresponde, incluindo
planejamento urbano e a execuo de obras de infra-estrutura bsica,
responsabilidades no campo da sade, da educao pblica, da conservao
do meio ambiente, entre outras, que em seu conjunto assumem forma,
estruturadas em unidades administrativas que caracterizam a municipalidade.
As transformaes administrativas que ocorrem nas municipalidades,
instituies cuja criao remonta h vrios sculos, so determinadas por
fatores histricos, econmicos ou polticos, e alteram os quadros municipais.
Muitas atribuies so transferidas de um a outro rgo, novas competncias

18

podem exigir a criao ou supresso de outros. A complexidade dos problemas

administrativos est refletida na legislao que dispe sobre a composio e o
funcionamento interno da municipalidade.
Estes traos gerais de autonomia na organizao dos servios locais se
traduzem nesta variedade de funes e atividades que ficam evidentes nos
registros da informao que circula como produto da gesto administrativa: o
documento de arquivo.
Qualquer

que

seja

tamanho

do

municpio

existe

uma

estreita

correspondncia entre as demandas sociais de servios e as instituies do

poder pblico criadas para satisfaze-las. A circulao de documentos e sua
acumulao nos arquivos so uma conseqncia natural deste processo, uma
espcie de produto necessrio ao funcionamento de cada rgo: ao mesmo
tempo em que constituem instrumentos ou veculos da ao do governo
municipal, os documentos so testemunhos das relaes estabelecidas com a
comunidade ao qual serve, isto justifica o interesse que continuam mantendo
para as prprias instituies e para os muncipes. (CAMARGO & MACHADO,
1996)

Se o documento o espelho da ao, sero permanentes frente aos

processos de mudanas de seus rgos produtores. A prtica arquivstica do
tratamento

tcnico

dos

fundos

deve

ser

reveladora

das

atividades

desenvolvidas pela administrao municipal, critrio utilizado para inserir

corretamente os documentos no seu contexto de produo, permitindo assim
uma interpretao que recupere e valorize os elementos registrados do viver
cotidiano do governo em sua relao com os cidados. (RODRIGUES, 2000)
na anlise das caractersticas dos documentos de arquivo, em sua
natureza intrnseca de prova documental, que reside justificativa de sua
utilizao, servindo aos propsitos administrativos ou culturais.

Os registros documentais representam um tipo de conhecimento nico:

gerados ou recebidos no decurso das atividades pessoais ou institucionais (...)
so as provas primordiais para a suposio ou concluso relativa a estas

19

atividades e s situaes que elas contriburam para criar, eliminar, manter ou

modificar. (DURANTI, 1994)

Os arquivos dos povos e as cidades nasceram com a administrao

diria de direitos e obrigaes, para sua constituio, prova ou comunicao. A
reunio de documentos nos arquivos das municipalidades o espelho fiel de
sua atuao. Esta natureza revela
o contedo da vida humana, por sua imparcialidade e autenticidade na
manifestao da alma do seu povo e sua gente, de seus prazeres e de suas
tristezas, de suas sombras e suas luzes (...) espelho que se estiver bem
trabalhado gera confiana no administrador atual que olha para trs para dar
um salto adiante, e no administrado para segurana de seus direitos e
constncia de suas atuaes. (ROMERO TALLAFIGO, 2000)

A problemtica que envolve os arquivos municipais, na formulao de

diretrizes e tratamento tcnico dos conjuntos documentais sempre foi encarada
do ponto de vista da diviso das funes que cumprem os arquivos e do tipo de
tratamento tcnico que se deve realizar nos fundos custodiados.
Houve historicamente entre os europeus e norte americanos uma forte
tendncia, ora em processo de reviso, em estabelecer uma total separao
entre arquivo histrico e administrativo, marcados pela irresponsabilidade
institucional e poltica, comprometendo os servios prestados por falta de
conhecimento dos conjuntos documentais custodiados.

Os administradores tm uma tendncia em ver apenas os valores imediatos da

documentao,

no

se

preocupando

com

seu

contedo

histrico.

conseqncia de tal apreciao tem sido a destruio indiscriminada, o

acmulo catico de conjuntos de documentos bsicos para a reconstruo do
passado municipal. No outro extremo esto os que, supervalorizando a
utilizao do acervo para pesquisa histrica, desconhecem a importncia da
fase inicial do arquivamento; as conseqncias tem sido, entre outras, a perda
de provas documentais que sustentam o exerccio dos direitos dos cidados, a
falta de preciso em prover subsdios para o processo decisrio e srias

20

lacunas no resgate das razes histricas da comunidade. (CAMARGO e

MACHADO, 1996)

Os fundos so freqentemente fragmentados, em conjuntos de

documentos

administrativos

histricos,

como

se

refletissem

uma

descontinuidade administrativa, rompendo relaes legitimas e nexos de unio

difceis de separar. Antonia HEREDIA (1990) opina que a diviso deve ser feita
pelos historiadores, quando estabelecem recortes cronolgicos escolhidos para
sua pesquisa cientifica, pois o fundo documental constitui uma unidade
suscetvel de um tratamento arquivstico que mantenha a continuidade e,
portanto, a dita unidade.
A origem e a formao dos arquivos pblicos refletem uma dualidade de
perspectivas: a gesto administrativa e a funo histrica. Por um lado,
atendem a finalidade de preservar os direitos da instituio que os produziram,
atuando como memria de onde se extraem as informaes essenciais para a
reviso de antecedentes necessrios s suas rotinas. Por outro, constituem
fontes para a elaborao da histria e espao de socializao da cultura.
Nesta perspectiva, tem como pblico: o administrador, que do arquivo se
utiliza em busca das informaes necessrias ao processo decisrio; o cidado
interessado em dados juridicamente validos que comprovem direitos e deveres
junto ao governo municipal; o pesquisador que utiliza as fontes para anlise
dos comportamentos e eventos do passado e, finalmente, o cidado comum,
que no utilizando o arquivo municipal para consultas de elementos
testemunhais, buscam um espao de entretenimento, de conhecimento da
cultura geral, na qual pode ter lugar a histria da comunidade em que est
inserido.
A partir destas consideraes, cabe perguntar onde est o limite entre
um arquivo administrativo e um histrico? Onde se esgota a finalidade
prioritria de atendimento administrao e se inicia a cientfico-cultural?
Do ponto de vista terico, a linha de fronteira entre as informaes
contidas nos documentos de 1, 2 e 3 idades bastante tnue, pois envolve a
implantao do processo de avaliao e o acesso s informaes necessrias
aos interesses da pesquisa. Na prtica, estes pontos encontram relevncia

21

apenas na discusso de prioridades para o funcionamento das instituies.

Ainda importante considerar outro aspecto, pensando no modelo de
instituio quando criado, que o arquivo pode ter sob sua custdia outros
fundos de interesse para a preservao da memria local, considerados de
interesse pblico e social. Esta estratgia na definio de sua linha de acervo
respalda a consolidao dos direitos coletivos que, por ser prioritrio,
ultrapassa o limite da singularidade do indivduo e contribui para tornar pblico,
registros de pessoas ou instituies cujas trajetrias esto intimamente ligadas
histria da comunidade.
necessrio considerar que o municpio a realidade governamental
mais prxima do cidado (MELLO, apud CAMARGO & MACHADO, 1996), que
organiza os servios locais para atender s suas demandas. o organismo
capaz de planejar e executar todos os servios em sua rea de jurisdio.
a instancia da estrutura estatal dotada de solidez e visibilidade, no municpio
tudo se municipaliza e a prpria noo de pblico acaba por revestir-se de
significado especial: menos identificada com a idia de oficial ou estatal vem
confundida com o que pode e deve ser compartido por todos. Assim, os
documentos, independentemente de sua origem, so de interesse municipal e,
nesta medida, de domnio pblico. (CAMARGO e MACHADO, 2000)

Uma poltica de arquivos no deve contribuir apenas para ressaltar a

particularidade de cada municpio, mas tambm integr-lo nao. Logo, uma
poltica de arquivos no dever se vista como uma forma de reproduo da
cultura, mas como a que subsidia os elementos para o equilbrio poltico e
social do pas. Em ltima anlise, uma comunidade estar mais integrada
nao, na medida que se reconhea sua forma especial de comportamento e
de insero na sociedade. A conscincia dos atos realizados pelas geraes
passadas e a percepo do processo de construo social da comunidade so
fortes elementos para a integrao dos indivduos e grupos a uma idia de
nacionalidade.
Os arquivos municipais contm aspectos relevantes da histria da
comunidade no contexto nacional, no cenrio das transformaes histricas do

22

mercado de trabalho, da economia e das lutas sociais pela democracia e pelos

direitos plena cidadania que marcaram a vida brasileira.
Garantias de servios so garantias de direitos. A informao do
presente define as relaes sociais, inserindo o indivduo no espao cidado,
enquanto direito ao passado visto como dimenso da cidadania, pois se
fundamenta no princpio da identidade, cujo perfil de ser nacional tomou
emprestado os smbolos do passado para promover a coeso social, tnica,
poltica e territorial. (RODRIGUES, 2000)
Os documentos pblicos so peas que esto integrados num todo,
orgnico e estruturado, que lhes confere sentido de existir, ou seja, como prova
da razo de ser e do desenvolvimento da prpria administrao. Significa dizer
que o documento s preserva seu valor quando est integrado num conjunto
prprio, que reflete o contexto de sua produo, que expressa o valor
probatrio sobre o funcionamento do governo, do exerccio dos direitos e
deveres do cidado e o valor informativo que reflete e que ser de interesse
para o pesquisador.
pesquisa cientfica interessam os documentos produzidos como
totalidade, onde se possa verificar as relaes orgnicas existentes entre as
informaes constantes das diferentes sries documentais, o que amplia a
possibilidade de leitura crtica do perodo analisado. Este conjunto orgnico de
documentos o reflexo do contexto no qual foi produzido. A amplitude das
relaes que integram o contedo das sries, no pode ser recuperada apenas
em amostras ou parcelas consideradas importantes, sem critrios tcnicos de
avaliao. As partes apenas tm relevncia quando esto reunidas a outros
documentos que as complementam.
Os conjuntos documentais gerados no contexto poltico-administrativo
dos municpios devem estar integrados desde o momento de sua produo, de
seu uso administrativo at seu uso pela pesquisa cientfica porque so os
retratos da comunidade que o produz.
A questo do direito informao, preconizada pelas sociedades
democrticas contemporneas, vem assim definida por lvaro BAUDRIT
(1999)

23

O direito informao ou o direito da informao para a Cincia do Direito, no

outra coisa alm da faculdade que outorga o ordenamento jurdico aos
indivduos para posicionarem-se, tambm atravs de gestes escritas, s
dependncias dos rgos pblicos, a fim de solicitar informao sobre
assuntos que lhe seja prprio ou de seu interesse. Direito informao e
acesso aos documentos e arquivos so conceitos muito relacionados, mas
diferentes entre si; o primeiro tem a ver com a legalidade e legitimidade de
obter informao, o segundo com a possibilidade material de localizar os
documentos de meu interesse. O direito a informao vai alm de um simples
direito comum, trata-se de um dos direitos humanos fundamentais, que
pertencem a todos os indivduos, que lhes faculta exigir, receber e difundir
informao.

Anglika MENNE HARITZ (1998) discutindo o princpio que norteia a

elaborao de documentos de arquivo, afirma que eles so os prprios
processos de tomadas de deciso autodocumentadas, eles so as transaes,
petrificadas ou congeladas e preservadas, com a finalidade de tornar possvel o
retorno a elas posteriormente.
Uma moderna administrao de documentos deve estar fundamentada
no princpio de provenincia e do ciclo vital pelo qual passam os documentos
desde sua produo at sua destinao final, que a eliminao ou guarda
permanente.
Do ponto de vista administrativo, um sistema de arquivos bem
estruturado, que fornea subsdios para os planos e decises do governo,
constitui um fator de grande economia, pois demonstra as realizaes e o
planejamento do passado, motiva continuidade de realizaes importantes e
evita duplicidade antieconmica de iniciativas. (SOARES, 1984)
Nesse sentido, preciso que qualquer administrao municipal,
disponha

de

mecanismos

que

relacionem

os

conjuntos

documentais

acumulados em cada uma das reas que configuram sua estrutura

administrativa e propiciem o controle necessrio, acesso rpido e eficiente s
informaes

indispensveis

previso,

formulao

execuo

de

planejamento estratgico, pesquisa, reviso de decises, confirmao ou

negao de privilgios, direitos, deveres e vantagens. Tais mecanismos

24

oferecero um instrumental para atuar com eficcia e economia, tanto no

sentido de utilizao racional de esforos e recursos, quanto ao aspecto
financeiro, pela eliminao de documentao intil, liberao de espaos
fsicos e rpida instruo das decises de ordem administrativa. (CAMARGO,
1998)

Os direitos coletivos so maiores e mais amplos. O direito informao

e o interesse pblico e social devem definir polticas pblicas em matria de
arquivos.
Ao estar protegida a informao, se fala ento de um direito
informao, de um direito da informao e isto no importa apenas do ponto de
vista legal, mas tambm do ponto de vista arquivstico.(BAUDRIT, 1999)
Considerando que os arquivos refletem a histria administrativa de seus
produtores e o desenvolvimento das administraes est ligado histria
administrativa de cada pas, possvel afirmar que a equivalncia funcional
das administraes torna os arquivos internacionalmente comparveis, nutrem
e inspiram o debate terico sobre suas especificidades. (MENNE HARITZ,
1998)
Reflexo e produto material da ao desenvolvida no processo
administrativo a especificidade do arquivo vem comprovada pela tipologia
documental produzida.
Se o acesso aos documentos uma questo que deve ser analisada do
ponto de vista das polticas de arquivos, por outro, possvel estud-la do
ponto de vista da metodologia usada para gesto dos documentos.

25

Captulo II.
Fundamentos tericos e metodolgicos para a elaborao de um
instrumento de gesto: o manual de tipologia documental

A gesto de documentos como princpio

O conceito de gesto de documentos foi formulado aps o advento da
Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu uma exploso documental no mbito
das administraes pblicas e a conseqente necessidade de racionalizar e
controlar o volume de grandes massas documentais que comearam a ser
acumulados nos depsitos.
O reflexo destas mudanas ocorridas, primeiramente nos Estados
Unidos e Canad, se fez sentir na arquivstica pelo enunciado de uma nova
concepo de arquivo, fundamentada na Teoria das Trs Idades, princpio pelo
qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com sua
vigncia administrativa e freqncia de consulta: idade corrente, intermediria e
permanente ou histrica.
A adoo desta teoria revolucionou o uso dos arquivos e a prpria
Arquivstica, ocorrendo transformaes de ordem conceitual e prtica. Surge
um modelo sistmico de organizao de arquivos, onde o documento passa a
ser controlado desde o momento de sua produo at sua destinao final:
eliminao criteriosa ou guarda permanente, definido como gesto documental.
O termo aparece na literatura arquivstica associado, identificado e
outras vezes sobreposto a inmeras variantes, como: poltica de gesto de
documentos e poltica de arquivos, dos quais decorrem os conceitos de
administrao de documentos e de arquivos, sistemas de arquivos e gesto de
documentos e ainda, poltica de tratamento de documentos, entre outros.
Joaquin LLANS SANJUN (2000), tem um trabalho detalhado e
didtico sobre o assunto, onde tece uma tipologia de sistemas de arquivo e
programas de gesto de documentos presentes no mundo ibero-americano e
Caribe. Define os elementos constitutivos e caractersticos, as bases

26

conceituais e a evoluo da definio e implantao dos sistemas de arquivos

dos pases, analisando as experincias nacionais; os princpios da gesto de
documentos, o papel dos organismos internacionais na sua difuso e a sua
concretizao nos diferentes modelos nacionais. Conclui afirmando que os
conceitos de sistema arquivstico e modelos de gesto de documentos se
contemplam com poucos nexos de unio entre si, particularmente no mundo
ibero-americano.
Entretanto sabemos que, do ponto de vista conceitual, embora
conservem relao entre si, no so sinnimos e no podem ser confundidos,
quando so utilizados no estabelecimento das polticas pblicas que versam
sobre a matria. Os conceitos gesto de documentos e, tambm, sistema de
arquivos, com suas inmeras variantes, tecem uma rede de relaes
importantes entorno das noes de instituies e ciclo de vida de documentos,
sendo determinantes para os modelos vigentes em cada pas.
Nosso

interesse

apenas

delimit-los,

como

condio

para

contextualizar e compreender a importncia do manual de tipologia

documental, objeto deste estudo.
No pretendemos nos aprofundar nas questes conceituais que
envolvem a anlise da posio dos autores da arquivstica moderna e a
comparao dos modelos. O autor citado acima apresenta dados detalhados e
didticos neste sentido, sendo recomendado como ponto de partida aos que se
interessam nestes estudos.
O termo poltica significa um sistema de regras respeitantes aos
negcios pblicos; conjunto de objetivos que informam determinado programa
de ao governamental e condicionam a sua execuo. Gesto o ato de
gerir, ligado gerncia, administrao. (FERREIRA, 1988)
Nesta perspectiva, legtimo afirmar que a gesto caracteriza a
administrao, a ao atravs da qual se implementam as polticas, que por
sua vez se viabilizam atravs dos programas.
Administrao de arquivos equivalente poltica de arquivos. Sua
representao mais clara, inclusive sua identificao, o sistema de arquivos.
At ao ponto em que a primeira, no possvel sem a segunda. (HEREDIA
HERRERA, 1997).

27

Administrao de arquivos significa, direo, superviso e coordenao das

atividades de uma instituio arquivstica. Sistema de arquivos , por definio,
um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma
mesma entidade, pblica ou privada, que, independentemente da posio que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo
integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.
(DICIONRIO, 1996)

Administrao de documentos o mesmo que gesto de documentos

(DICIONRIO, 1996) e gesto de documentos diante do nvel poltico em que
se situa o conceito anterior, este dirigido a um mbito profissional.
(HEREDIA HERRERA, 1997), uma funo arquivstica.
Significa dizer que as polticas de gesto de documentos esto
relacionadas com as metodologias utilizadas para a implementao das
polticas de arquivos, que tem por objetivo otimizar o funcionamento e servios
prestados pelos arquivos.
Feita esta distino preliminar, interessa, a partir daqui, conceituar a
gesto de documentos enquanto programa voltado para o funcionamento do
sistema de arquivos, qual o modelo adotado pelo Brasil e o instrumento
utilizado para viabiliz-lo.
No Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de
Arquivos (1984), a gesto documental abordada como uma rea da
administrao geral dos rgos, relacionada com os princpios de economia e
eficcia da produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos.
Este conceito preconizado pelo CIA no unanimemente aceito na rea,
existem divergncia quanto ao alcance da gesto dentro do ciclo vital dos
documentos e a posio de Antonia HEREDIA HERRERA (1997) ilustrativa
neste sentido.
A reconhecida racionalidade que se atribui ao uso e aproveitamento dos
referidos documentos, deveria se estender idade dos documentos histricos
ou permanentes. Nesta linha, para ns, essa racionalizao em termos de

28

rentabilidade deve abranger todas as atuaes dos arquivistas ao longo do

processo documental, cujo percurso comea nos arquivos administrativos e se
conclui nos arquivos definitivos (HEREDIA HERRERA, 1997)

Este princpio fundamentou a redao do Regulamento do Sistema

Andaluz de Arquivos, que contou com a colaborao de Antonia Heredia
Herrera, onde a gesto de documentos est identificada
com o processo arquivstico que articula todas as funes relacionadas com a
vida dos documentos, desde sua produo at sua eliminao, sua
conservao e ainda depois. Ou seja, no fica na porta dos arquivos histricos,
ma entra dentro deles. (HEREDIA HERRERA, 1997)

Segundo a autora, este conceito, transferido pelos nortes americanos e

pelos canadenses, foi muito alterado pelas tradues literais, razo pela qual,
existe a aceitao de limit-los aos documentos administrativos. (HEREDIA
HERRERA, 1997)
Jos Maria JARDIM (1987), analisando a concepo terica e
aplicabilidade dos modelos de gesto de documentos nos pases da Amrica
do Norte, Canad e Europa, ressalta que o conceito tem suas razes
formuladas no final do sculo XIX e incio deste, em funo dos problemas
detectados nas administraes pblicas dos EUA e Canad, no que se referia
ao uso e guarda. Neste perodo, as instituies arquivsticas se destacavam
pela funo de rgos de apoio pesquisa, mantendo sob sua custdia,
documentos com valor histrico. Os problemas decorrentes dos documentos
administrativos eram de responsabilidade exclusiva dos rgos produtores, os
quais deles se utilizavam. So criadas as comisses governamentais
visando encontrar solues para a melhoria dos padres de eficincia no uso
dos documentos, por parte das administraes pblicas (...) procuravam
demonstrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo,
desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais
rpida. A palavra chave das administraes passou a ser eficincia. A
aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos

29

problemas documentais gerou os princpios da gesto de documentos, os quais

resultaram, sobretudo, da necessidade de se racionalizar e modernizar as
administraes.

O desenvolvimento dos programas de gesto de documentos pelos

arquivos nacionais daqueles pases conferiu s instituies arquivsticas uma
nova feio, a de rgo de apoio administrao. A administrao dos
arquivos intermedirios e destinao dos documentos possibilitou uma
economia considervel aos cofres pblicos, aplicando-se o princpio da gesto
documental, segundo o qual a informao deve estar disponvel no lugar certo,
na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possvel.
(JARDIM, 1987)
Da aplicao destes princpios, inspirada na prtica americana do record
management, decorrem as definies de gesto de documentos apresentadas
pela literatura arquivstica.
James RHOADS (1983), em um dos estudos RAMP publicado pelo
Conselho Internacional de Arquivos, apresentou os elementos bsicos de um
programa de gesto de documentos, cujas atividades so desenvolvidas em
trs fases:
1. Produo: fase em que se administram os elementos especficos de
um programa de controle e criao de documentos, atravs da elaborao e
gesto de formulrios; gesto da correspondncia e dos relatrios; sistemas de
gesto da informao; gesto das diretrizes da preparao e difuso da
informao sobre as polticas e procedimentos e aplicao das novas
tecnologias a estes processos.
2. Utilizao e conservao: fase que corresponde ao controle, utilizao
e armazenamento dos documentos necessrios para realizar ou facilitar as
atividades de uma organizao, compreende a implantao dos sistemas de
arquivos e de recuperao da informao; a gesto dos correios e
telecomunicaes; seleo e uso de equipamentos reprogrficos; anlise de
sistemas; produo e manuteno de programas de documentos vitais
administrao e uso de automao e reprografia nestes processos.

30

3. Destinao (eliminao) fase na qual se definem os procedimentos

para implantar um programa de eliminao de documentos, que envolve as
atividades de identificao e descrio das sries documentais; avaliao das
sries de valor permanente para os arquivos; eliminao peridica dos
documentos sem valor de guarda permanente; transferncias e recolhimentos.
DOYLE & FRNIRE (1991), em outro estudo RAMP que aborda o tema
da gesto, apresentam as diretrizes e os contedos relativos aos elementos
essenciais de um programa de gesto de documentos administrativos ou
ativos. Este programa deve conter: um plano de classificao, que permite a
enunciao lgica e hierrquica de um conjunto de documentos produzidos por
um rgo; tabela de temporalidade, indispensvel para administrar eficaz e
economicamente o volume documental de um rgo e proteger os conjuntos de
valor histrico (permanente).
A

aplicao

dos

procedimentos

de

gesto

torna

os

arquivos

colaboradores das administraes, uma atividade permanente que garante o

controle da produo, bem como a utilizao e destinao adequadas dos
documentos, assegurando, assim, a preservao daqueles considerados de
valor de guarda permanente, (ARQUIVO NACIONAL, 1995). Contribuiu para o
aprimoramento das funes arquivsticas, sob vrios aspectos
ao garantir que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas
adequadamente; que menor nmero de documentos inteis e transitrios
fossem reunidos a documentos de valor permanente; a melhor organizao
desses documentos, caso atingissem a fase permanente; a definio de forma
criteriosa da parcela de documentos que constitussem o patrimnio
arquivstico do pas, ou seja, 2% a 5% da massa documental produzida,
segundo a UNESCO. (JARDIM, 1987)

A partir da dcada de 80, inicia-se um movimento de interesse dos

governos em considerar os arquivos como instrumentos da gesto
governamental e da conscincia nacional.
Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s racionalizar e
controlar a produo documental, garantir o uso e a destinao adequados dos

31

mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidado o acesso

pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa por excelncia dos
arquivos. (ARQUIVO NACIONAL, 1995)

No Brasil, os dispositivos expressos na Constituio de 1988, onde se

afirma que "compete administrao pblica forma da lei, a gesto de sua
documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem" (art. 216, parg. 2), ofereceu os fundamentos
necessrios para que se fizessem esforos significativos para dotar o pas de
uma legislao arquivstica.
A Lei n 8.159, aprovada em 1991 e conhecida como Lei Nacional de
Arquivos, possui caractersticas marcadamente conceituais, fazendo referncia
gesto e ao acesso aos documentos. Evidencia os princpios federalistas e
de autonomia que definem os arquivos brasileiros, estabelecendo a rede de
arquivos existentes nos nveis de governo. Contempla ainda a criao do
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo coordenador do Sistema
Nacional de Arquivo (SINAR).
Nos ltimos 30 anos, atravs do Arquivo Nacional, foram elaborados trs
projetos de Sistemas de Arquivo: o de 1962 e 1978, que no chegaram a ser
implementados, e o aprovado de 1994. A diferena bsica entre as propostas,
que o modelo do antigo SINAR (1978), abrangia somente os arquivos do
mbito federal e dos documentos de conservao intermediria e permanente.
(JARDIM,1995)
Criado por esta lei, e regulamentado pelo Decreto n 1.173 de 1994, o
CONARQ se constitui num rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional,
presidido pelo seu diretor e integrado por representantes de instituies
arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. (art. 26)
Tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, assim como exercer orientao normativa com vistas gesto
documental e a proteo especial aos documentos de arquivo (art.1), atuando
como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos.
Entre as suas competncias, merecem destaque:

32

1. Estimular programas de gesto e preservao de documentos no

mbito do governo federal, estadual e municipal;
2. Estimular a implantao de sistemas de arquivo no mbito dos
Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, nos Estados, Distrito Federal e
Municpios;
3. Subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento,
sugerindo metas e prioridades na poltica nacional de arquivos pblicos e
privados.
A estrutura do SINAR est composta pelo Arquivo Nacional e pelos
arquivos dos poderes pblicos nos nveis de governo, podendo ser integrado
mediante o estabelecimento de convnio, as pessoas fsicas e jurdicas, de
direito privado e proprietrios de arquivos. Aos integrantes do sistema compete,
entre outras coisas, apresentar sugestes e fundamentos ao rgo central para
a elaborao dos dispositivos legais necessrios para a implementao e
aperfeioamento da poltica de arquivos no pas.
Como se pode verificar, ainda que tenhamos citado de maneira
resumida, todos os textos legais abordados ressaltam o princpio jurdico do
respeito autonomia dos poderes pblicos e da rea privada, ou seja, no
existe ingerncia nos assuntos pertinentes a outras esferas de poder. O
CONARQ e SINAR, seu correspondente, no se caracterizam como rgos
fiscalizadores, no so controladores, mas sim orientadores na definio das
estratgias para o desenvolvimento dos arquivos brasileiros. A normativa
aprovada pelo CONARQ vem preencher um vazio existente na administrao
pblica, mas so obrigatoriamente aplicveis somente em nvel do Executivo
Federal. Para as instituies arquivsticas dos Estados e Municpios, servem de
parmetro para elaborao prpria, adequada ao seu modelo administrativo e
legitimada pelas autoridades locais.
A gesto de documentos aparece na Lei federal 8.159, de 08 de janeiro
de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
em seu artigo 3,
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento

33

em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento

para guarda permanente.

No art. 21 da mesma lei, vem expresso que a "legislao estadual, do

Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao
dos arquivos, assim como a gesto e o acesso aos documentos observado o
disposto na Constituio e nesta lei",
No DICIONRIO da Associao de Arquivstas de So Paulo (1996),
est conceituada como um
conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalizao e
eficincia na produo, tramitao, classificao, avaliao, arquivamento,
acesso e uso das informaes registradas em documentos de arquivo
(DICIONRIO, 1996)

Isto significa dizer que no mbito das polticas pblicas ou institucionais

em matria de arquivos, devem estar definidas as estratgias para o
tratamento integral dos documentos em todas as suas fases do ciclo vital, pois
Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados
e, como uma reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na
idade corrente condiciona, de forma direta, o desempenho das atividades
arquivsticas nas idades intermediria e permanente. A partir dessas
transformaes (...) a arquivstica passa a ser conceituada como o conjunto de
princpios e tcnicas adotadas na produo, organizao e uso dos arquivos
(ARQUIVO NACIONAL, 1995)

De acordo com os parmetros conceituais expostos e aceitos pela

arquivstica brasileira, a gesto de documentos uma tarefa que incide sobre a
produo documental e abrange as fases do arquivamento corrente e
intermedirio. Neste sentido, a aplicao dos princpios tericos da gesto de
documentos envolve a construo de metodologias especficas, compatveis
com a tradio histrica administrativa do pas.

34

Se as experincias internacionais neste campo constituem um marco

referencial e fonte de inspirao para as nossas reflexes, cabe aos arquivos
pblicos brasileiros, por meio de seus profissionais, juntamente com os
administradores pblicos, voltar-se para a produo do conhecimento
indispensvel implementao conseqente dos programas de gesto de
documentos (JARDIM, 1987)

O funcionamento e a aplicabilidade cotidiana de um programa de gesto

de documentos depende em grande parte da existncia de um manual que
regulamente suas funes, pois estes constituem balizas de aplicao de
princpios e normas enunciados pelas autoridades, no marco da legislao e
das polticas que sustentam o programa. (DOYLE & FRNIRE, 1991)
A condio essencial, apontada pelo estudo RAMP de DOYLE &
FRNIRE (1991), para que um manual possa ser aplicado e os resultados
obtidos com o sucesso esperado, que a administrao pblica apresente
como requisitos prvios, a existncia de um programa estruturado, onde
possam ser explicitadas e avaliadas as metas, o que confere seriedade
proposta do grupo de trabalho; autorizao oficial e estrutura legislativa,
inserindo o projeto no calendrio poltico da administrao, para que seja
aprovado e apoiado pelas autoridades competentes e, conseqentemente,
legitimada o compromisso com o seu desenvolvimento e continuidade.
Os regulamentos ou polticas emanam da lei e d maior preciso aos diferentes
aspectos da estrutura legislativa. Enquanto na lei se apresentam os princpios
gerais, os regulamentos servem para precisar as tcnicas e a prtica de sua
aplicao, cuja modalidade ser afinada pelas diretrizes.

Significa

dizer

que

os

instrumentos

tcnicos

norteadores

do

estabelecimento das polticas na rea, devem refletir e atender as demandas

especficas do rgo produtor dos documentos, facilitando as tarefas
arquivsticas e a rotina dos administradores.

35

O manual como instrumento

O Manual de Tipologia Documental um instrumento de gesto porque
nele esto registrados dados detalhados sobre cada tipo de documento
resultante dos procedimentos administrativos, informaes que refletem o
momento de sua produo at o momento em que os mesmos so destinados
eliminao ou ao recolhimento para preservao.
Do ponto de vista metodolgico, considerando a especificidade que
apresenta e a ainda incipiente aplicabilidade na rea arquivstica, necessrio
analis-lo sob duas ticas distintas: o manual como forma fsica e a tipologia
documental descrita no contedo.
Trata-se de um instrumento cuja elaborao demanda estudos da rea
da administrao e da arquivstica, pois nas duas encontram-se os princpios,
que devem se compatibilizar, para justificar a construo de uma metodologia
para sua redao. Na administrao encontramos os elementos e critrios
recomendados para a definio da sua estrutura, e na arquivstica, atravs da
tipologia documental, a metodologia para a redao do contedo.
Qualquer manual de diretrizes e procedimentos para o funcionamento de
sistemas administrativos obriga o elaborador a respeitar certos princpios para
evitar erros que nem sempre esto evidentes e, nessa medida, necessrio
seguir recomendaes tcnicas para formatar os instrumentos.
Neste sentido, merecem referncia duas publicaes que fazem meno
definio da estrutura fsica de instrumentos confeccionados para a gesto
de documentos nas administraes pblicas.
Em 1991, o Conselho Internacional de Arquivos publicou um estudo
RAMP, com orientaes gerais para se estabelecer um programa de gesto de
documentos administrativos. O estudo rene um conjunto de aspectos
regulamentares vinculados aos elementos de um programa de gesto,
incluindo tambm recomendaes relativas ao tratamento, conservao e a
difuso de documentos de valor permanente. O outro uma publicao interna,
de 1989, da Secretaria de Modernizao Administrativa do Ministrio de
Educao do Brasil, intitulada instrues sobre a elaborao de manuais.
Apresenta as definies dos tipos bsicos de manuais organizacionais - onde o

36

Manual de Tipologia se enquadraria na classificao de Manual de Servios as principais partes que os integram, as etapas gerais a serem seguidas
quando elaborados, os critrios bsicos de apresentao e as consideraes
referentes divulgao e implantao no mbito da administrao.
Passamos a transcrever os conceitos e as recomendaes gerais
apresentados pelos autores. Destacamos dos originais as partes relevantes e
complementares, a fim de construir a fundamentao terica para formatao
de manuais de procedimentos.
As referncias efetuadas s publicaes estudadas, da Secretaria de
Modernizao Administrativa do Ministrio de Educao (1989) e Estudo
RAMP de DOYLE & FRNIRE (1991) para o Conselho Internacional de
Arquivos, so indicadas, respectivamente, pelos nmeros (1) e (2).
1. Manual
1.1. Definio um instrumento de trabalho que rene informaes
essenciais sobre um assunto especfico, sendo, portanto valioso para a
administrao, no desempenho de suas funes Apresenta um conjunto
sistemtico

de

informaes,

mtodos,

processos

ou

tcnicas

operacionais, a serem cumpridas pelos membros da organizao (1).

1.2. Finalidade - Condensar informaes indispensveis a uma
administrao eficiente; divulgar objetivos, normas de trabalho e rotinas
administrativas; orientar a execuo de atividades; uniformizar e
sistematizar

procedimentos

(1).

Para

que

manual

cumpra

satisfatoriamente as suas finalidades, deve ser constantemente

submetido a um processo de anlise crtica e avaliao por parte dos
responsveis pela sua elaborao e daqueles que o utilizam. Caso
contrrio, tornar-se- um instrumento obsoleto e intil (1).
1. Manual: de servio e de gesto de documentos
2.1. Definio um instrumento que descreve procedimentos
necessrios

ao

funcionamento

de

sistemas

administrativos,

estabelecendo as formas de execuo, o fluxo racional a ser obedecido

37

e os modelos a serem utilizados na consecuo das rotinas detalhadas.

(1) Como instrumento de gesto, seu objetivo explicar claramente a
essncia de um sistema ou de um programa e assegurar sua aplicao
eficaz e eficiente (2).
2.2. Finalidade - dotar os rgos e unidades operacionais de um
instrumento capaz de orientar e padronizar procedimentos e rotinas de
trabalho de tal forma que o servidor que o consulte, no tenha
dificuldade em executar o seu trabalho, tendo a certeza de que a rotina
ou o processo descrito seja o que realmente est em vigor e sendo
posto em prtica. Especificamente deve definir rotinas necessrias;
descrever procedimentos racionalizados; orientar sobre a forma certa e a
melhor seqncia das fases do trabalho; facilitar a comunicao interna;
implantar novos procedimentos; divulgar normas bsicas de operao e
respectivos procedimentos; possibilitar aos novos servidores maiores
facilidade para compreenso das rotinas de trabalho (1) e facilitar a
resoluo dos problemas tcnicos repetitivos, permitindo ao utilizador
executar integramente as tarefas, aes ou atividades que lhe forem
atribudas, com um mnimo de recursos, sejam humanos, materiais,
financeiros ou informativos (2).
2.3. Contedo (partes integrantes)
2.3.1. Manual de servios (geral) (1)
Este instrumento deve conter:
a) a descrio dos procedimentos / passos, que o detalhamento das
rotinas, visando a execuo de determinada atividade;
b) instrumentos, tais como os formulrios, as fichas, os relatrios e
outros instrumentos so complementos indispensveis para a execuo
das rotinas descritas e devem, necessariamente, ser includos neste tipo
de manual. Vale lembrar que tambm se faz necessria incluso das
respectivas instrues de preenchimento;
c) legislao pertinente, que so as normas e instrues aplicveis ao

38

assunto proposto, como complemento descrio dos procedimentos /

passos.
Com o intuito de facilitar a substituio ou incluso de folhas decorrentes
de possveis atualizaes, o manual de servio deve ser montado em
folhas soltas, aconselhando-se a utilizao de prendedores que
possibilitem a remontagem do manual, sem prejuzo da continuidade de
sua utilizao.
2.3.2. Manual de gesto de documentos (especfico) (2)
Este instrumento deve conter:
a) ndice sinttico, que um instrumento de pesquisa, o qual deve ser
simples, mas possuir informaes suficientes para guiar o usurio
atravs dos textos e das partes que o integram.
b) instrues, que apresentem os itens que detalhem a primeira fase dos
objetivos do manual e os rgos encarregados das polticas e das
diretrizes descritas no texto e que enumeram os princpios e os mtodos
relativos ao controle, a atualizao e a difuso do manual. Devem ser
apresentados os dados nominativos dos responsveis: nome, cargo e/ou
funo, endereo do rgo, nmero de telefone, entre outros;
c) diretrizes, que devem ser apresentadas em forma de texto, agrupadas
segundo os diferentes aspectos abordados, com indicaes precisas pra
fixar as orientaes necessrias implementao de cada elemento do
programa;
d) anexos, que podem ser textos, ou outros materiais, referentes s
polticas que constituem o fundamento das diretrizes que permitir ao
usurio aproveitar melhor o contedo do manual.
3. Etapas para elaborao de manuais
A seqncia destas etapas deve ser:
3.1. Definio da necessidade de manualizao e dos objetivos. Ser
definido nesta etapa o porqu da elaborao do manual, a sua utilizao
e a que se destina. A existncia do manual deve ser determinada pelo
assunto/objeto especfico e por sua real importncia; pelo alcance dentro

39

da organizao; pelas condies de execuo do manual e pelos

benefcios advindos da sua institucionalizao (1).
O tema a ser observado deve ser analisado sob trs aspectos:
a) relevncia: o manual deve trazer alguma contribuio precisa, isto ,
esclarecer uma atividade, definir/agrupar normas, diretrizes ou
mtodos de trabalho ou aprimorar, atravs das informaes nele
contidas, o desempenho do assunto;
b) alcance: o assunto deve justificar a sua divulgao em funo dos
benefcios trazidos pelo manual;
c) obrigatoriedade e orientao: o assunto deve discorrer sobre
procedimentos, passos ou atribuies, cujo cumprimento tem carter
obrigatrio e/ou orientador. Nesta fase deve ser definida a clientela a
quem

se

dirige, adaptando-se

linguagem

nvel

de

aprofundamento do manual (1).

3.2. escolha das pessoas responsveis que participaro da elaborao
do trabalho devendo ser definido o grau de responsabilidade de cada
uma no desenvolvimento do mesmo (1). tambm necessria a
existncia legal de um rgo central, que se encarregue da
administrao dos programas de gesto de documentos e que todos os
participantes se somem ao processo, nos diferentes nveis em que se
encontrem na organizao (2);
3.3. estudo preliminar consiste em fazer um levantamento preliminar
da rea ou assunto que ser objeto do manual, com vistas a definir os
limites do manual e a abordagem dos itens que o compem, de forma a
dar uma viso global de todo o contedo a ser desenvolvido. Devem
gerar um roteiro de elaborao ou uma sumarizao de pontos chaves,
que venham a facilitar o processo de escrita dos tpicos considerados e
deve ser explorado e assimilado ao mximo, nesta fase, o assunto do
manual (1).
3.4. planejamento e programao de todas as atividades referentes ao

40

manual em funo de seu estudo preliminar, estabelecendo-se as metas

e fases e mantendo-se um cronograma de trabalho (1). Como
instrumento de gesto documental, o planejamento deve levar em
considerao que o contexto e o programa proposto variam de uma
administrao para outra e necessrio proceder aos ajustes
compatveis com cada caso (2).
3.5. levantamento e informaes englobando coleta de dados atravs de
entrevistas, observao direta, questionrios, anlise de documentos e
outras sistemticas complementares, julgadas importantes para a
composio lgica e a coerncia das idias a serem transmitidas.
Tambm devem ser coletados dados que refletem a poltica de
organizao, a legislao e os atos administrativos que amparem os
mtodos de trabalho ou normas a serem expressas no manual (1);
3.6. definio da estrutura do manual, quando o elaborador deve
respeitar a evoluo do seu raciocnio e a dinmica do assunto tratado
no manual. Deve levar em conta as qualidades enriquecedoras do
processo de comunicao, tais como:
a) simplicidade expressa na estrutura, linguagem e redao de
pargrafos curtos;
b) clareza, utilizando a linguagem de maneira concisa e precisa, no
deixando dvidas quanto a sua interpretao;
c) objetividade, garantindo a impessoalidade do texto, favorecendo a
percepo correta pelos usurios das informaes que esto sendo
prestadas e
d) coerncia, entre as mensagens transmitidas entre si e os objetivos
da organizao (1);
3.7. redao preliminar, cuja finalidade possibilitar a escrita do
documento como um todo e servir de instrumento de avaliao por parte
das unidades envolvidas no processo (1);

41

3.8. incorporaes de crticas e sugestes feitas pela unidade

responsvel por sua utilizao (usurio) e por outras reas ou pessoas
da organizao no diretamente envolvidas no assunto. As sugestes
recebidas devem ser trabalhadas no sentido de se verificar a validade
das propostas, suas implicaes e onde deveriam ser inseridas (1);
3.9. redao final, na qual devem ser realizados os ajustes necessrios
no documento, observando-se os aspectos de clareza de texto,
gramtica e esttica e, especificamente, a utilizao de pargrafos mais
claros e breves; terminologia tcnica somente quando necessria;
redao impessoal e estilo uniforme e coerente (1). Como instrumento
de gesto o manual reflete o funcionamento da administrao e,
portanto, constitui um documento de instrues e referncias onde o
estilo de redao um fator fundamental. O humor e familiaridade no
so aconselhveis, sendo prefervel utilizao de uma redao
impessoal e direta.(2)
Os fluxogramas e rotinas, caso existam, devero ser elaborados de
maneira simples e na representao grfica aparecer cada unidade ou
pessoa envolvida nos procedimentos. O verbo dever estar sempre na
3 pessoa do singular do presente do indicativo (ex. o funcionrio emite
o documento e encaminha ao interessado) e sempre que possvel, um
mesmo passo incluir mais de uma ao, admitindo-se, nestes casos, a
utilizao de outros tempos do verbo (ex. o funcionrio recebe a 1 via
do documento, dando o recibo na 2 via e devolvendo-a ao remetente)
(1). A supresso de erros e o alto nvel de qualidade garantiro ao
elaborador uma boa receptividade do instrumento por parte de seus
destinatrios. No suficiente escrever ou descrever os princpios e
procedimentos corretos; tambm preciso que seja feito com clareza e
transparncia, tanto na linguagem como na terminologia, para a pessoa
que ir aplic-lo. O elaborador deve considerar o utilizador como um
receptor/aplicador dos princpios enunciados (2);
3.10. implantao e divulgao que implicam na orientao do usurio

42

quanto ao manuseio do manual e no treinamento do pessoal envolvido,

orientando sobre como utilizar e/ou executar as atividades nele descritas
(1). Nesta etapa, devem ser explorados os aspectos motivadores que
iro condicionar o uso do manual (importncia, efetividade, produo,
ganho de tempo, entre outros); avaliao dos resultados, que devem ser
considerados em dois nveis, o primeiro em relao efetividade do
manual e ao treinamento, com vistas ao aperfeioamento e reorientao
da metodologia de implantao, e o segundo quando da avaliao das
normas e/ou procedimentos contidos no manual (1).
Para uma adequada implantao do manual necessrio que os
responsveis tenham conhecimento total do sistema/assunto que ser
implantado; viso global da estrutura organizacional, principalmente no
que disser respeito aos rgos diretamente envolvidos no estudo;
domnio das tcnicas adequadas para orientar, treinar e reorganizar, em
face de sistemtica a ser implantada; desenvolvimento de um trabalho
conjunto com os dirigentes/responsveis pelos setores envolvidos no
sistema, na busca de maior comprometimento (1).
Deve ser mantido um cadastro de usurio para controle da distribuio
dos manuais e realizao de futuras atualizaes (1);
3.11. acompanhamento e atualizao para que o manual possa atender
aos seus objetivos. Deve estar prevista a periodicidade de suas
avaliaes. Os elaboradores devem estar atentos s modificaes que
se fizerem necessrias em funo de novas instrues, legislaes mais
recentes ou mudanas organizacionais, cuja redao dever seguir a
mesma seqncia de etapas da elaborao inicial e manter as mesmas
caractersticas. recomendvel que seja indicado um responsvel para
realizar esta tarefa, que dever verificar a melhor maneira de introduzir
as alteraes. A atualizao compreende tambm, a distribuio das
modificaes a todos que receberam a verso anterior. Isto deve ser
feito oficialmente, explicando onde deve ser feita a insero ou
substituio, a importncia e a necessidade do fato. Para melhor
controle desta atualizao bom solicitar que as folhas substitudas

43

sejam devolvidas unidade responsvel pela atualizao. Se o volume

de alteraes for muito grande, justificvel a reedio do manual em
nova verso (1);
3.12. arquivamento dos originais do manual depois de aprovado e
divulgado. Devero permanecer no arquivo do rgo, como forma de
manter o conjunto dos documentos da organizao (memria), bem
como, para possibilitar as reprodues e as atualizaes posteriores (1);
Estes elementos constituem os referenciais utilizados para a formatao
de manuais. Referem-se ao planejamento e metodologia que deve nortear a
representao fsica de manuais de procedimentos. A escolha e padronizao
dos elementos que o caracterizam colaboram para facilitar a apreenso e
utilizao adequada do contedo pelos usurios a quem se destina. Enquanto
regras gerais, elas podem ser perfeitamente aplicveis aos manuais de
tipologia documental.
Se do ponto de vista da forma a adoo de regras, recomendvel, no
que se refere ao contedo, fundamental. Trata-se de um trabalho de
pesquisa arquivstica, que analisa os documentos e suas caractersticas,
enquanto conjuntos orgnicos produzidos em um contexto especfico. O
registro em um esquema pr-definido das informaes obtidas como produto
desta anlise, permite a elaborao de um instrumento que facilita a tarefa de
arquivistas e administradores em suas rotinas.
Internamente, o manual um instrumento de gesto de documentos,
que utiliza, como parmetros, os conceitos e recursos metodolgicos da
tipologia documental.

Diplomtica e tipologia documental como mtodo

A tipologia documental, tambm chamada por alguns tericos de
diplomtica contempornea, uma rea nova, produto de uma reviso do

44

desenvolvimento e da atualizao dos princpios formulados pela diplomtica

clssica.
A diplomtica, por definio, ocupa-se da estrutura formal dos atos
escritos de origem governamental e/ ou notarial, cujo objeto a configurao
interna do documento, o estudo jurdico das partes e dos seus caracteres para
atingir sua autenticidade e fidedignidade. A tipologia documental, a
ampliao da diplomtica na direo da gnese documental e de sua
contextualizao nas atribuies, competncias, funes e atividades da
entidade geradora / acumuladora. (BELLOTTO, 2000)
A diplomtica, tomada neste sentido mais amplo, permite
aos arquivistas responder expectativa dos administradores no que concerne
s regras de criao dos documentos, expectativa dos seus usurios no
conhecimento e a crtica de seu contedo e as exigncias de seu que-fazer,
no somente nas tarefas da avaliao e eliminao de documentos, mas
tambm na elaborao de instrumentos de pesquisa e na valorizao dos
fundos de arquivo. (DELMAS, 1998, apud BELLOTTO, 2000)

Os estudos de tipologia documental vm sendo recomendados desde a

dcada dos 80.

A necessidade e importncia da diplomtica aplicadas

pesquisa em arquivos aparecem como recomendao da II Conferncia

Europia de Arquivos, realizada na Universidade de Michigan, em 1989.
(HEREDIA HERRERA, 1991)
Entretanto, ainda so poucos os exemplos de pesquisas realizadas
empregando a metodologia de identificao e definio de tipologias aplicadas
ao desenvolvimento de instrumentos que atendam s finalidades do amplo
universo de usurios dos arquivos. Merece destaque, em nvel internacional, os
trabalhos pioneiros do Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, do Archivo
General de la Nacin da Colmbia (1996), ambos elaborados para a rea dos
municpios e o de Louise GAGNON-ARGUIN (1998), direcionado rea das
empresas privadas.
No Brasil, os textos publicados por Helosa Liberalli BELLOTTO,
primeiramente em 1982 e com novas abordagens em 1990, so considerados
como referencial terico sobre tipologia documental e os conceitos abordados

45

pela autora, foram incorporados literatura arquivstica e prtica

desenvolvida nos arquivos do pas.
Como produto desta corrente, ainda podemos ressaltar as pesquisas
realizadas por alunos da ps-graduao, do Departamento de Histria, da
Universidade de So Paulo, sob orientao das Profas. Ana Maria de Almeida
Camargo e Helosa Liberalli Bellotto, cujas dissertaes e teses abordam as
tipologias documentais de sindicatos, partidos polticos, cobrana de tributos no
mbito do Governo Provincial de So Paulo, entre outros.
Afirma Andr Porto Ancona LOPEZ (1999), que a tipologia documental
hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovao
terica da arquivstica e isto pode ser observado na prpria evoluo do
conceito de tipo documental presente na literatura, assunto amplamente
analisado por Manuel VAZQUEZ (1987).
Os tericos da rea sempre buscaram uma conceituao de tipo
documental, que propiciasse reflexes sobre os procedimentos arquivsticos.
Uma conceituao capaz de definir o documento em sua essncia arquivstica,
isto , como parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados
naturalmente no exerccio das mesmas atividades. A particularidade do
documento arquivstico, ao mesmo tempo nico e mltiplo (quando inserido na
srie documental), representou um desafio a ser superado na conceituao do
tipo documental. (LOPEZ, 1999)

A tipologia documental tem como tem como parmetro conceitual

identificao do tipo, cuja fixao depende primeiramente do reconhecimento
da espcie, conceito proposto por Helosa Liberalli BELLOTTO (2000).
a espcie documental o modelo juridicamente vlido, redigido a partir de uma
mesma construo semntica e formatado de maneira que torne vlido e
credvel seu contedo (...) A lgica da organicidade se revela na utilizao da
mesma espcie diplomtica para o cumprimento de uma determinada funo,
produzindo o tipo documental.

Por definio, o tipo a configurao que assume a espcie

46

documental de acordo com a atividade que ela representa (DICIONRIO,

1986) e sua fixao e identificao sero determinados pela anlise dos
caracteres externos e internos dos documentos (HEREDIA HERRERA, 1991),
identificando no texto do documento o verbo que explicita o incio da ao
administrativa correspondente. O verbo limita o contexto e expressa a atividade
que ser nominativa do tipo, definindo a srie como a seqncia de unidades
de um mesmo tipo documental. (DICIONRIO, 1996)
A ttulo de exemplo, poderamos citar o requerimento, entre outros, como
uma espcie que, somada atividade especfica de seu contexto de produo,
resulta em tipo documental. Se requerimento um instrumento que serve para
solicitar algo a uma autoridade pblica, baseado em atos legais ou em
jurisprudncia, como tipo ser o requerimento de licena de frias,
requerimento para aprovao de projeto de construo, requerimento de
aposentadorias, os quais so diferentes entre si.
A correta delimitao da tipologia documental, considerado em funo
do seu contexto de produo, de fundamental importncia para definir sua
classificao, valor para preservao ou eliminao e utilizao.
Na perspectiva tradicional da arquivstica, para o conhecimento da
gnese do documento, devemos partir da anlise do geral para o particular, do
rgo para o resduo material do exerccio de suas competncias, que o
documento que circula e acumulado no arquivo. Este um axioma
arquivstico para um segmento de tericos na rea, mas que vem se tornando
objeto de reflexo entre os profissionais que estudam as questes de
naturezas tericas metodolgicas propostas pela diplomtica contempornea,
tambm chamada de tipologia documental.
O mtodo de anlise proposto pela tipologia documental, invertendo a
perspectiva metodolgica, se fundamenta no princpio de que no
procedimento administrativo que reside contextualizao e a chave para
compreender o tipo documental.
Luciana Duranti analisa a diplomtica tradicional, adequando seus
princpios e formulando conceitos que fundamentam o tratamento integral da
tipologia documental produzida pelas administraes do mundo atual. A
metodologia utilizada para o reconhecimento do contexto de produo dos

47

documentos pode ser resumida da seguinte forma:

O arquivista diante de um documento ou um conjunto de documentos,
explica a autora, conduz sua pesquisa em direo a gnesis, do ponto de vista
do criador do fundo ao qual os documentos pertencem.
Quando est diante de um documento, o arquivista trata de identificar os
elementos externos e internos da forma e de sua provenincia, seu processo
de criao e o procedimento superior em que participaram. Quando est frente
a um conjunto de documentos, a pesquisa do arquivista deve dirigir-se primeiro
para a identificao daqueles documentos que participaram da mesma
transao e, a partir disto, do estabelecimento das relaes dos procedimentos
existentes entre eles e das relaes anlogas entre eles e os documentos do
mesmo grupo que participaram em outras transaes. Depois disto o arquivista
pesquisa como o grupo de documentos que examina forma parte dos
procedimentos e os classifica em termos absolutos e dentro do contexto.
(DURANTI, 1995)

A autora qualifica o procedimento administrativo como uma seqncia

formal de passos, etapas ou fases, em qualquer que seja a transao que se
cumpra, (...) onde cada procedimento tende a apresentar uma estrutura, que
est regulamentada por normas escritas ou outros meios. Cada documento
contm em si todo o registro das transaes que o gera e a diferena entre
eles reside primariamente na ao.
Esta base conceitual foi utilizada pelos diplomaticistas do passado para
fundamentar a identificao da ao e dos componentes tpicos do
procedimento administrativo que os orientam e o seu produto que o registro
documental. As atividades includas no cumprimento de cada fase de um
procedimento variam segundo o propsito a que servem, por isso, os
documentos derivam destas atividades.
Para identificar e avaliar estas atividades e seu resultado documental, a
diplomtica classifica todos os procedimentos possveis em quatro categorias:
a) organizativos, relativos estrutura e funcionamento dos rgos;
b) instrumentais, relacionados expresso de opinies ou assessorias;
d) executivos, que se referem transao dos atos dentro das normas

48

estabelecidas e os
e) constitutivos, que criam, extinguem ou modificam o exerccio do
poder e que compreendem trs subcategorias, de concesso,
limitao ou autorizao para o seu exerccio.
Estas categorizaes, definidas para as chancelarias medievais, porque
este era o campo de trabalho dos diplomaticistas do sculo XVIII, levaram os
tericos a supor que os procedimentos, que geravam formas documentais
idnticas, constavam igualmente de atividades idnticas.
Este princpio vlido tambm para classificar os procedimentos
modernos, com a diferena que no contexto administrativo do mundo atual, os
procedimentos so diferentes, no na sua estrutura, mas na sua finalidade, e
embora tenham idntica finalidade, podem produzir formas documentais
diferentes.
A coletividade fundada sobre um princpio organizador um sistema jurdico.
Dentro de tal sistema, ainda que muitos princpios reitores, mudem com o
tempo e de um lugar a outro, as tarefas humanas sempre apresentam uma
natureza organizativa e instrumental e executiva ou constitutiva(...) a diferena
reside na aplicao do princpio de categorizao, que no perodo medieval era
aplicvel a um nvel apenas (chacelarias) e no mundo moderno em vrios
nveis que constituem os poderes (executivo, legislativo e judicirio).
(DURANTI, 1995)

Entender as diferenas entre estes grupos de procedimentos essencial

para a compreenso da funo e alcance intrnseco de seu resultado
documental e para avali-lo. Entretanto, tal compreenso sempre comea com
um exame direto dos documentos que contm este procedimento e com uma
identificao de seu propsito.
Como pode ser observado, o mtodo toma como referncia relao
de baixo para cima para o tratamento tcnico de fundos de arquivo, partindo
do conhecimento do tipo documental, revelador das aes e procedimentos
que determinaram a produo. O axioma diplomtico de que as formas
documentais transmitem e revelam o contedo essencial para formar o elo

49

perdido entre os enfoques da provenincia e da custdia (DURANTI, 1995). As

relaes de provenincia e organicidade somente podem
Ser descobertas mediante a aplicao simultnea de uma anlise de baixo
para cima que claramente tipificada pela anlise diplomtica da gnesis,
forma e modo de transmisso dos documentos. Esta anlise fundamental
para assegurar que os documentos reflitam de verdade, exatamente e de modo
inteligvel as funes, atividades, transaes e regras de procedimento que
estiveram presentes em sua formao; em outras palavras que fazem o que se
supem que fazem. (Heather MACNEILL, apud DURANTI, 1995)

A metodologia diplomtica no substitui o processamento arquivstico

como um todo, mas um mtodo analtico de investigao, que no se fixa nos
rgos produtores, mas nos procedimentos administrativos de criao dos
documentos, sem desconsiderar, entretanto, as estruturas organizacionais e a
competncias a elas atribudas. O documento fala por si mesmo, refletindo a
articulao expressa das relaes entre a forma documental, procedimentos,
aes, pessoas, funes e estruturas administrativas (...) Os resultados desta
anlise focalizada podem ajudar a guiar os esforos de avaliao, organizao
e descrio, no s do material analisado, mas de todo o material que seja
semelhante. (DURANTI, 1995)
Esta relao de cima para baixo vem sendo analisada por uma
corrente de arquivistas e tericos que esto discutindo as sistemticas da
diplomtica

contempornea,

ou

tipologia

documental,

como

proposta

metodolgica. Eles afirmam ser esta uma frmula complementar, insuficiente

para revelar todas as relaes de provenincia que contm os documentos.
Admite que estes e os mtodos tradicionais no so excludentes, ao contrrio,
devem ser aplicados simultaneamente, desde que estejam disponveis todas
informaes necessrias, das quais se utilizam os arquivistas para o
desenvolvimento dos seus trabalhos, o que nem sempre regra.
Grard e Chistiane NAUD (apud DURANTI, 1995) afirmam: nossa experincia
pessoal na organizao de fundos arquvsticos anteriores a 1940 (...),e a partir
de alguns problemas encontrados no decorrer do processo de avaliao de

50

arquivos contemporneos, (...) chegamos convico de que no possvel

processar conjuntos documentais se no foram antes identificados e
analisados.

Os produtos desta anlise, como os quadros de classificao,

inventrios e tabelas de temporalidade, devem estar fundamentados em
vocabulrios controlados ou ndices autorizados para termos que tenham
relao com aes, procedimentos e formas (...) por que os termos, quando
esto vinculados a procedimentos e aes, podem comunicar o contedo, sem
que sejam confundidos com os assuntos dos documentos (DURANTI, 1995).
No estabelecimento das polticas pblicas em matria de gesto de
documentos, a avaliao e classificao constituem duas etapas decisivas.
Sobre estas duas operaes tcnicas, gostaramos de tecer algumas
consideraes, aprofundando mais a reflexo sobre a tipologia documental.
Concordam os autores, que somente atravs do estudo aprofundado
do contexto de produo, que possvel esboar um plano de classificao
que reflita as circunstancias de criao dos documentos. S assim se poder
atender as necessidades de tratamento tcnico dos documentos permanentes
acumulados e/ou dos que so produzidos hoje, podendo ser uma tarefa
desenvolvida antes, ou depois da identificao da tipologia documental.
Existem dois enfoques sobre a classificao que merecem ser
abordados: a opo pelo mtodo a ser adotado, se funcional ou se estrutural, e
o momento de realizar esta operao.
Com relao escolha do tipo de mtodo a ser adotado, os autores
concordam que a opo deve ser compatvel com os fundos a serem tratados,
(TESSITORI, 1989). Vejamos a posio de alguns autores sobre esta questo.
Em 1934, Paul Otlet afirmava que a documentao desdobramento e
espelho da ao" e que a classificao deve recuperar a "imagem exata do
organismo ou da instituio cujos arquivos desejamos fazer conhecer",
comprovada materialmente pela tipologia documental produzida. (OTLET,
1934)
Existe a necessidade de se estabelecer um organograma funcional da
entidade produtora dos documentos (...), afirma Vicenta Corts. Estes

51

organogramas no so estruturas inalterveis, pois como so criaes

humanas, mudam. Esta a tarefa mais difcil para o arquivsta que deve ir
apontando em seu esquema (de classificao) as modificaes ocorridas.
(CORTS ALONSO, 1989)
Para Antonia Heredia, a classificao deve levar em conta tanto os
fundos mais antigos como os atuais, de maneira que exista continuidade entre
o arquivo histrico e o arquivo administrativo, assumindo a mesma
continuidade das sries documentais produzidas ao longo do tempo.
na dicotomia administrao e histria que reside a prpria razo de ser
dos arquivos pblicos, na sua caracterstica dinmica: a do ciclo vital dos
documentos. A distncia (...) apenas questo de tempo. Vale dizer que os
arquivos administrativos guardam os documentos (...) de que se valero,
posteriormente, os historiadores, ao colherem dados referentes ao passado, j
no recinto dos arquivos permanentes" (BELLOTTO, 1991).
Esta continuidade tem que ficar clara no processo de classificao.
Minha experincia me conduz a considerao que se tratando de fundos
referidos a um perodo cronolgico muito amplo, prefervel a opo pelas
funes, melhor que pelos rgos. comum que as funes permaneam(...)
Este o caso de instituies com longa vida, cuja evoluo e mudanas
dificultam a elaborao de um quadro estvel, que responda s situaes ou
organogramas de ontem e hoje (HEREDIA HERRERA, 1991).

Ana Maria Camargo e Helena Corra Machado complementam dizendo

que a opo pela vertente funcional apresenta ainda a vantagem de ser
aplicvel aos arquivos do poder legislativo municipal. (CAMARGO &
MACHADO, 1996)
Consultando o trabalho elaborado para subsidiar a classificao dos
fundos no Arquivo Histrico do Municpio de So Paulo, verificamos que a
opo pelas estruturas pode apresentar deficincias. A pesquisa sobre a
histria administrativa da cidade (1554-1954), apontou a existncia de 37
organogramas, enfocando as transformaes ocorridas no mbito do Poder
Executivo, aps 1898 (BARROS & MOIZO, 1991).

52

Parece-nos que a premissa da classificao funcional, melhor se adapta

realidade municipal, pois tanto quanto o Municpio de So Paulo, os demais
municpios brasileiros sofreram considerveis modificaes, especificamente
na rea do Executivo, com a finalidade de melhor atender as demandas
sociais.
O arranjo tipolgico, como o qualifica Andr Ancona Lopez, permitiria ao
pesquisador analisar uma cidade como a de So Paulo sob a tica de uma
continuidade

de

quase

quinhentos

anos,

percebendo

as

alteraes

administrativas por meio da supresso de antigas funes ou do surgimento de

novas (LOPEZ,1999).
Por outro lado importante considerar em que momento o arquivista
deve proceder classificao, se antes ou depois de proceder identificao
da tipologia, pois esta escolha esta estreitamente vinculada ao mtodo utilizado
para a confeco do instrumento.
A classificao uma tarefa que deve preceder s demais
A elaborao de tal instrumento complexa, pois supe uma identificao
preliminar das funes desempenhadas, principalmente no nvel formal/legal,
para, a partir da, identificar nos documentos as espcies presentes em cada
funo principal, bem como determinar outras funes alm do nvel formal /
legal (LOPEZ,1999).

Antonia Heredia considera a possibilidade de ser feito um caminho

inverso, e classificao ser efetuada a posteriori, aps a anlise e o
conhecimento profundo do fundo e que vem determinado pelo cumprimento
das funes prprias do organismo em questo, e que deve aplicar-se para a
classificao de qualquer fundo. O importante, conclui,
manter e respeitar a unidade da srie e, delimitadas, integr-la num esquema
de classificao que seja o reflexo daquelas funes ou dos rgos se
existiram ou as matrias expressivas daquelas funes ou atividades (...) No
se pode, entretanto, antes de analisar a documentao e conhec-la a fundo,
apontar regras sobre a adoo de um sistema ou outro de classificao. a

53

documentao que tem que determinar a eleio (HEREDIA HERRERA, 1991)

Sem dvida, o fator determinante para a escolha do critrio a condio

material que apresenta o fundo a ser tratado.
A situao relatada por Grard e Chistiane Naud (apud DURANTI,
1995), somadas s perspectivas abertas pelas afirmaes de Antonia Heredia,
demonstram que a identificao da tipologia documental pode ser utilizada
como ponto de partida metodolgico, transformando-se num recurso til para:
1. organizar massas acumuladas, onde os textos legais referentes
estrutura e funcionamento dos rgos produtores se encontrem dispersos entre
os volumes a serem manuseados;
2. identificar as funes e a produo documental que no esto
previstas no nvel formal legal, conforme foi inclusive indicado por LOPEZ
(1999) e,
3. classificar e avaliar os documentos no momento da produo, no caso
em que as competncias estabelecidas legalmente no correspondam com a
prtica desenvolvida para registr-los.
Como foi apontado, o caminho utilizado tradicionalmente para se chegar
ao conhecimento dos procedimentos administrativos, que onde reside a
gnese do documento de arquivo, o estudo da legislao, dos relatrios
anuais, dos manuais de procedimentos e dos documentos de poltica interna
dos rgos. Mas, apenas o exame deste tipo de fonte insuficiente, pois a
informao nele contido, faz supor que devia ser cumprida uma ao
administrativa e no que ela foi cumprida realmente. Ao contrrio, a anlise
dos procedimentos, que comea pelos produtos finais, permite a verificao
das discrepncias entre as regras e a realidade e a contnua inter-relao que
existe entre o aparato legal-administrativo e a sociedade.
Os trabalhos realizados na Andaluzia, Espanha, para o desenvolvimento
do processo de avaliao de documentos pblicos, demonstram que existe
pertinncia na utilizao do princpio de anlise dos procedimentos
administrativos para efeito de avaliao de documentos de arquivo.
O exame dos dados coletados revela a complexidade que permeia a
tramitao dos expedientes, gerando circuitos desnecessrios onde se detecta

54

no s as intervenes de outras unidades administrativas reguladas, mas

tambm a disparidade de interaes diferentes em cada (rgo), que no
estavam sujeitas a este procedimento. Esta complexidade se reflete em
sries de documentos semelhantes que no s multiplicam em sries
duplicadas e em fraes de sries, mas tambm em muitos casos impedem o
pronunciamento sobre a eliminao e foram a uma conservao geral e
perigosa de documentos. Este volume de produo documental descontrolado
no questionvel em razo da quantidade, mas, sobretudo, em funo da
inutilidade. (HEREDIA HERRERA, 1997)
Esta mesma posio ocupa lugar na reflexo dos arquivistas
australianos, justificando a opo deste modelo para avaliar documentos
Num sentido ampliado do processo de avaliao, como o adotado pelos
australianos, essa atividade tem alcance para abranger a prpria criao dos
documentos. Segundo eles, a avaliao um processo de anlise das
atividades administrativas com vistas a determinar que documentos de arquivo
devem ser criados e inseridos em sistemas de arquivamento, e quanto tempo
precisam

ficar

acessveis para

atender

necessidades

da

prpria

administrao, s demandas de racionalidade e transparncia organizacional e

s expectativas da comunidade. (CAMARGO, 2000)

A avaliao outra etapa decisiva da gesto. Permite racionalizar os

documentos acumulados na fase corrente e intermediria, facilitando a
constituio dos arquivos permanentes, fazendo funcionar de maneira
criteriosa o sistema de arquivos. Deve ser desenvolvida no mbito do arquivo
corrente, ou melhor, no momento mesmo da produo dos documentos. No
entanto, em casos excepcionais, admite-se que se avalie ou reavalie em
outras etapas do arquivamento desde que esse procedimento no se torne
rotina". Tratando-se de grandes volumes de documentos, de contedo
desconhecido, legtimo avaliar documentos a posteriori. (BELLOTTO, 1991)
A avaliao segura, realizada com procedimentos tcnicos criteriosos,
tem como produto a tabela de temporalidade, que um instrumento de
destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de
transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos.

55

(DICIONRIO, 1996)
A

tarefa

de

avaliar

deve

ser

desenvolvida

por

uma

equipe

interdisciplinar, que procede ao levantamento e anlise dos documentos

pertinentes a cada rgo produtor e o produto deve ser aprovado por
autoridade competente para que seja aplicado.
A metodologia da avaliao demanda o conhecimento das competncias
atribudas s reas e das atividades que justificam a tipologia documental
produzida, para a correta atribuio de valores (jurdico, fiscal, administrativo e
histrico), prazos de reteno (em cada unidade da rede municipal dos
arquivos) e destinao (eliminao ou guarda permanente) para os
documentos.
O controle efetivo dos volumes produzidos diz respeito a duas vertentes
de interesses, a perspectiva do administrador e do arquivista. Para o primeiro
necessrio chegar a racionalizao da produo documental, simplificando
procedimentos e reduzindo circuitos desnecessrios, em segundo lugar
determinando a conservao permanente da documentao a partir de uma
eliminao responsvel e cientfica". (HEREDIA HERRERA, 1997)
Considerando a quantidade de documentos administrativos produzidos
hoje, as operaes de avaliao devem versar sobre unidades maiores,
principalmente sries. Entretanto, para compreender e avaliar o contedo de
uma srie, examinamos amostras dos documentos que as compem e ento,
extrapolamos o resultado desta observao ao conjunto da srie; finalmente
descrevemos e avaliamos a srie com respeito a ambos componentes e a ao
administrativa completa da qual ela resulta (...) produtos documentais devem
ser mapeados de acordo s funes e atividades de seus criadores mediante a
reconstruo e anlise dos procedimentos da produo documental.
(DURANTI, 1995)
Temos a necessidade de generalizar as circunstancias que observamos,
como fundamento para a aplicao dos critrios de avaliao. Argumentando
sobre estes critrios que devem presidir as decises em matria de avaliao
de documentos e a metodologia a ser adotada para atingir tais objetivos,
ressalta-se que
os documentos da sociedade devem refletir os mandatos, funes e atividades

56

de seus criadores e o jogo de foras sociais, o tecido social, os principais

sucessos e assuntos de cada era. O mtodo para alcanar esta meta deve
encontrar sua base terica na natureza dos documentos, em si mesmos. Sua
natureza, uma vez determinada pelas circunstancias de criao, impe um
enfoque contextual e analtico que requer que a avaliao seja conduzida
durante o estudo dos criadores, das funes, atividades e procedimentos dos
criadores dos documentos e das relaes entre estes e os documentos que
eles criaram e tambm das relaes dos documentos entre si. Mas, para
entender estas relaes, temos que olhar os documentos em si mesmos e a
sua forma o gneses, isto , necessitamos um enfoque de baixo para cima
que complemente o enfoque de cima para abaixo. (DURANTI, 1991)

A metodologia proposta se concretiza atravs do estudo dos elementos

que caracterizam a tipologia documental.
Os primeiros estudiosos da matria estabeleceram uma metodologia
para a anlise das formas documentais que permitiam reconhecer as aes
administrativas e as funes que a produziam. Fundamenta-se no pressuposto
de que, embora existam diferenas na natureza, provenincia ou data, todos
os documentos apresentam formas suficientemente parecidas que torna
possvel conceber uma forma tpica ideal, o mais regular e completa para o
propsito de examinar todos os seus elementos. (DURANTI, 1991)
Os fatores gerais que devem ser considerados pelo arquivista para
descrever documentos de arquivo, referem-se natureza essencial,
responsvel pelos caracteres particulares (...) qualidades distintivas ou
atributos, que apresentam e os distinguem um do outro. Os caracteres dos
documentos reportam-se tanto estrutura fsica, quanto a substancia, ou seja,
so estes elementos internos e externos que apresentam os documentos, que
caracterizam a especificidade da tipologia. (SCHELLENBERG 1980).
A anlise deve verificar se o conjunto homogneo de atos est
expresso em um conjunto homogneo de documentos; os procedimentos de
gesto so sempre os mesmos, quando se d a tramitao isolada dos
documentos isolados; os conjuntos (sries) formados pelas mesmas espcies
recebem na avaliao uniformidade de vigncia e de prazos de guarda ou
eliminao; na constituio de um fundo e de suas subdivises, os conjuntos

57

no esto sendo dispersos; os documentos da srie possuem a devida

freqncia de eliminao. E tudo isso s ser possvel mediante o
conhecimento prvio da estrutura orgnico-funcional da entidade acumuladora;
das

sucessivas

reorganizaes

que

tenham

causado

supresses

ou

acrscimos de novas atividades e, portanto, de tipologias / sries; das funes

definidas por leis / regulamentos; das funes atpicas circunstanciais; das
transformaes decorrentes de intervenes e dos processos, pois eles tm
tramitao regulamentada. (BELLOTTO 2000)
Como ressaltamos no incio, arquivistas municipais de Madri, foram
pioneiros em aplicar esta metodologia para a identificao de documentos
pblicos. Outros trabalhos foram elaborados, adaptando o modelo s
circunstancias e especificidades das administraes estudadas.
O grupo de trabalho de arquivistas municipais de Madri, formado por
arquivistas municipais de Alcobendas, Alcal de Henares, Alcorn, Getafe,
Leganes, Madrid, Mstoles e San Sebastian de los Reyes, iniciou a pesquisa
em 1981 e se reuniu durante cinco anos para discutir o trabalho e finalizar o
Manual de Tipologia Documental e o Quadro de Classificao. Foram
estudados 50 tipos documentais da produo atual das administraes
municipais, cujo critrio de escolha foi a maior incidncia na vida dos cidados
e na atividade do Municpio, com o objetivo de facilitar o trabalho da
administrao e a custdia de documentos. (CORTS ALONSO, 1989)
Explicando teoricamente a experincia espanhola, Helosa BELLOTTO
(2000), define os elementos que constam da estrutura dos verbetes dos tipos
documentais, sugerindo alguns acrscimos: Deve constar o tipo documental,
cuja sua definio deve ser buscada na legislao, em glossrios, dicionrios
terminolgicos ou a partir do prprio documento e os caracteres externos:
gnero, suporte e forma. A entidade produtora / acumuladora, com suas
subdivises que correspondem, em geral, s funes. O cdigo da srie que
corresponde ao tipo no plano de classificao e posio da srie dentro do
fundo ou do conjunto maior. A atividade que gera o documento estudado. O
destinatrio, quando for considerado necessrio. A legislao que cria a rgo
e a funo / atividade que origina a srie.
Ainda h que se registrar todos os dados referentes tramitao dos

58

documentos, que a seqncia das diligencias e aes (tramites) prescritas

para o andamento de documentos de natureza administrativa at seu
julgamento ou soluo. o procedimento que gera a tipologia. Os documentos
bsicos que compe o processo, se for o caso. Os critrios de ordenao,
utilizados para posicionar os documentos no interior da srie. Tambm os
dados que se repetem no contedo da tipologia analisada. Por ltimo, a
vigncia e os prazos de arquivamento previstos nos arquivos.
Vicenta Corts Alonso (1989), que coordenou o trabalho de elaborao do
Manual de Tipologia Documental de Municpios, do grupo de arquivistas de
Madri, destaca o valor que apresenta este tipo de anlise para a gesto do
municpio, do arquivo e para a pesquisa. destaca o valor que apresenta este
tipo de analise para a gesto do municpio, do arquivo e para a pesquisa.
Como as administraes municipais no dispem de profissionais de
O&M, a prtica da adoo de normas e dos princpios de economia e eficcia
que deveriam nortear a elaborao dos documentos, so substitudos por
criaes pessoais. Nessa medida os modelos de tipos podem constituir-se em
referencial para os documentos, aproveitvel tanto para os administrados (que
tem que produzi-los), como para os arquivistas (que tem que recebe-los), a fim
de que cheguem completos, organizados e no tempo certo. Para o
pesquisador, este tipo de analise detalhada facilita a busca dos mais diversos
assuntos presentes nos documentos, alm de que, poderamos complementar,
a tramitao d pistas importantes das relaes estabelecidas entre as sries,
ampliando a possibilidade de leitura crtica do perodo analisado.(CORTS
ALONSO,1989)
A partir destes fundamentos possvel analisar o modelo proposto para
o Municpio de Campo Belo, no estabelecimento das polticas pblicas que
versam sobre os documentos e arquivos e especificamente, o Manual de
Tipologia Documental da Prefeitura de Campo Belo, elaborado a partir dos
parmetros da tipologia documental para ser aplicado a um municpio brasileiro
de pequeno porte, situado em Minas Gerais, distante 200 km da capital, Belo
Horizonte.

59

Captulo III.
Estudo de caso: a poltica de gesto de documentos e arquivos no
Municpio de Campo Belo (MG)

Um breve histrico de Campo Belo

A origem de Campo Belo remonta ao ltimo quartel do sculo XVIII,
quando a atividade mineradora estava em franca decadncia nas Minas. A
fertilidade das terras da regio, a abundncia de guas e a localizao
privilegiada de proximidade a grandes centros urbanos da Capitania e de
importantes rotas das tropas que por ali passavam, favoreceram o
assentamento de fazendas e o desenvolvimento das atividades econmicas,
ligadas ao abastecimento. Os pioneiros da regio de Campo Belo dedicaramse
agricultura e pecuria, com produo a destinada subsistncia e ao
abastecimento do comrcio local, aquecido do movimento de tropas que
cruzavam a regio. Esta caracterstica de entreposto comercial mais tarde
reforada com a chegada da ferrovia, tambm foi importante, por exemplo,
para o estabelecimento de muitos imigrantes que mascateavam pela regio.

(CONRADO, 2000)
O primeiro nome dessa terra foi Povoao do Ribeiro So Joo, tendo
havido em 1783, a substituio do nome do povoado para Arraial do Senhor
Bom Jesus do Campo Belo. Este foi se desenvolvendo em terras da sesmaria
de Catarina Parreira. Trs ruas e 74 casas formavam o conjunto urbano de
Campo Belo em 1832. Ao seu redor, e mais distante, compunham o retrato do
Arraial o Ribeiro So Joo, casas de fazenda, escravos, plantaes e
gado.(CONRADO, 2000)

60

Em 24 de setembro de 1818, passa a denominar-se Freguesia ou

Distrito Administrativo pertencente Vila de So Bento do Tamandu, hoje
cidade de Itapecerica.
Em 1876, Campo Belo elevada condio de vila e tem a Cmara
Municipal instalada somente trs anos depois, em 1879. Em 28 de setembro de
1879, foi definitivamente instalada a Vila de Campo Belo e, por lei provincial de
23 de setembro de 1884, foi elevada categoria de cidade. A instalao da
comarca deu-se em 7 de maro de 1892.
Na dcada de 20, do sculo XX, a cidade assiste a uma diversificao
de sua economia, com a instalao de pequenas indstrias, mas ainda hoje
continua marcada pela economia agro-pastoril, fundamentada principalmente
na produo de cereais e caf.
Campo Belo uma cidade de pequeno porte, com cerca de 50.000
habitantes localizada ao sul do estado de Minas Gerais. O municpio est
localizado margem direita do Rio Grande, na regio denominada Campo das
Vertentes. Abrange uma rea de 581 km e possui, atualmente, um distrito
denominado Porto dos Mendes, banhado pelo Lago de Furnas.
uma cidade plo, no epicentro de uma micro-regio, distante 200 km
da capital do Estado, Belo Horizonte, e tendo ao norte a cidade de Oliveira (57
km); ao sul, Boa Esperana (55 km); a leste, Lavras (60 km) e a oeste, Formiga
(59 km). Limita-se com as cidades de Aguanil, Cristais, Candeias, Cana Verde
e Santana do Jacar.
O municpio foi acumulando documentos ao longo de sua histria. Neste
sentido caracterizar o acervo para implantar o arquivo, significava localizar e
recolher os conjuntos documentais que integram o patrimnio arquivstico
municipal, constitudo pelos documentos produzidos desde a criao da
Cmara da antiga vila, em 1879.

O processo de implantao do Arquivo Pblico Municipal

Desde 1997 vm sendo desenvolvidas atividades que possibilitaram a
criao do Arquivo Pblico do Municpio, rgo coordenador do sistema

61

municipal de arquivos que integra os arquivos da estrutura administrativa da

Prefeitura Municipal de Campo Belo.
O sistema administrativo da Prefeitura composto pelo Gabinete do
Prefeito e rgos de assessoramento superior; de colaborao, representado
pelos Conselhos Municipais; da administrao auxiliar (atividade-meio),
composto pelas Secretarias Municipais de Administrao e Fazenda; da
administrao

operativa

(atividade-fim),

constituda

pelas

Secretarias

Municipais de Obras, Urbanismo e Meio Ambiente; Educao, Cultura, Esporte

e

Lazer;

Sade,

Assistncia

Social,

Desenvolvimento

Econmico

Planejamento Estratgico e pelos rgos da administrao descentralizada,

que se compem do Departamento Municipal de gua e Esgoto (DEMAE) e
das Fundaes Educacional de Campo Belo, Casa da Cultura e Museu e
Arquivo Pblico Municipal.
Quando assumiu a administrao municipal o Prefeito Geovani Jos de
Souza, em 1997, mereceram sua especial ateno as questes relacionadas
preservao da memria local, sendo consideradas como integrantes do
projeto de governo. Iniciou-se uma srie de discusses na cidade para a
definio das estratgias de preservao e divulgao da memria de Campo
Belo.
Patrimnio de todos, os documentos e os espaos da memria de
Campo Belo foram adquirindo importncia para a vida pblica: a velha matriz
do sculo XVIII, a estao de trem que escoava a produo do caf no sculo
XIX, os objetos que o Sr. Divino foi coletando em toda vida e que deu origem
ao museu histrico da cidade.
Dentro

do

museu

estavam

alguns

livros

da

antiga

Cmara,

preciosidades entregues pelas autoridades do passado para o Museu do Seu

Divino... Estes volumes encadernados so a origem da formulao das
polticas para a criao do arquivo como rgo autnomo, separado do museu
municipal, ambos institucionalizados atravs da Lei Municipal n 2002, de 23 de
dezembro de 1997, que criou a Fundao Museu e Arquivo Pblico do
Municpio de Campo Belo (FUMAP-CB). (anexo 1)
Entretanto, faltava naquele momento uma definio mais clara e precisa
do conceito de patrimnio histrico e de como estes projetos poderiam ser

62

desenvolvidos a servio da comunidade. Considerando tambm as limitaes

oramentrias impostas ao municpio, foi necessrio buscar solues externas
para viabilizar a implementao das propostas. Atravs das discusses
promovidas para a aplicao da Lei Estadual n 12.040, de 28 de dezembro de
1995, os vrios suportes da memria comearam a ser tratados em suas
especificidades. Singular no contexto nacional, o Governo de Minas Gerais
dava exemplo sobre a matria aprovando uma lei que dispe sobre a
distribuio da parcela da receita do produto do ICMS pertencente aos
municpios, conferindo um maior ndice queles que possussem poltica de
preservao do patrimnio cultural, devidamente comprovada e respaldada por
lei. A anlise e pontuao eram atestadas pelo Instituto Estadual do Patrimnio
Histrico e Artstico de Minas Gerais (IEPHA-MG). Foi no mbito e amplitude
destas discusses que pudemos propor e assessorar a implantao de uma
poltica municipal de arquivos, a ser desenvolvida em duas etapas:
estruturao do Arquivo Pblico do Municpio e implantao de um sistema
municipal de arquivos.
Privilegiamos num primeiro momento a localizao dos conjuntos de
documentos permanentes, do perodo compreendido entre 1879 e 1950, que
se encontravam dispersos em vrios locais, para iniciar os trabalhos de
implantao do Arquivo Pblico. Sem perder de vista a perspectiva da gesto
sistmica que fundamenta o projeto, utilizamos como critrio os prazos
estabelecidos a partir da data de produo dos documentos para proceder aos
recolhimentos. Recolhemos os volumes encadernados que estavam no museu
e os documentos avulsos do mesmo perodo foram encontrados, em perfeito
estado de conservao, porm abandonados em caixas que se misturavam a
pneus e lixo na garagem externa do almoxarifado da Secretaria de Obras. Os
documentos estavam misturados no interior das caixas, obedecendo apenas
seqncia cronolgica de sua produo. Todo o acervo foi centralizado em um
nico local, higienizado e embalado at que fosse iniciado o tratamento
arquivstico, aps o treinamento da equipe tcnica.
O projeto do arquivo foi conquistando a simpatia da comunidade,
recebendo apoio e incentivo das autoridades locais. Outros fundos foram sendo
incorporados ao acervo, provenientes dos cartrios, do poder judicirio, de

63

escolas estaduais e de famlias. Atualmente o arquivo conta, alm destes

fundos citados, com uma hemeroteca completa e uma coleo com cerca de
1.700 fotografias sob vrios aspectos da vida municipal.
Em janeiro de 2000, refletindo sobre o volume de documentos
produzidos e sobre a conseqente necessidade de proceder avaliao desta
imensa massa documental que cresce anualmente, iniciamos a implantao do
sistema municipal de arquivos. O projeto foi concebido para otimizar a
prestao de servios de informao no mbito da Prefeitura, unificando
critrios de organizao e prazos de arquivamento para os documentos
pblicos. O Arquivo Pblico passou a funcionar como rgo coordenador de
uma rede integrada de arquivos no mbito da Prefeitura Municipal.
Em Campo Belo, o trabalho vem sendo realizado em duas etapas,
desenvolvidas paralelamente: organizao e descrio dos documentos
permanentes, produzidos no perodo compreendido entre 1879 e 1960, pela
antiga Cmara, Intendncia e Prefeitura e avaliao da produo documental
atual da Prefeitura Municipal, para posterior tratamento tcnico dos conjuntos
acumulados entre 1950 at hoje, que esto sendo transferidos ao arquivo.
Nos encontramos diante da necessidade de intervir em uma massa
documental amorfa, enorme, fragmentada em vrios depsitos cujos
documentos remontam ao ltimo quartel do sculo XIX at os dias atuais, com
necessidade de avaliao e sem referncia legislativa para a compreenso dos
rgos municipais que precederam os atuais. Se existissem, poderiam estar
misturados dentro das caixas a serem manuseadas.
Convm ressaltar que a maior dificuldade encontrada para iniciar os
trabalhos foi, sobretudo, a ausncia da legislao sobre o funcionamento dos
rgos da administrao local para definir a classificao dos conjuntos mais
antigos e para a avaliao dos atuais, o desconhecimento dos procedimentos
administrativos e de sua fundamentao legal no que tange a produo
documental.
Embora a arquivstica aponte como mtodo tradicional para iniciarmos o
tratamento tcnico dos fundos, o estudo da instituio, suas estruturas
administrativas, competncias, funes e atividades que nortearam a produo
documental, a nossa opo foi pela tipologia documental. Aquela pesquisa,

64

considerada por alguns tericos como imprescindvel para o planejamento da

classificao, trabalho intelectual que deve preceder todos os demais, e
tambm para a avaliao e descrio dos conjuntos de documentos seria
substituda por outra metodologia.
Se falar de tipologia nos documentos de arquivo falar de
caractersticas semelhantes que podem dar lugar a uma informao similar
(HEREDIA, 1991) e que pode ser variada segundo quem a produza, como a
produza e para que a produza (CORTS ALONSO 1989) e se estes
documentos arquivsticos, como diz Luciana DURANTI (1996), com sua
estabilidade e essncia concreta ocupam um lugar central tanto em nosso
conhecimento profissional como em nosso trabalho, possvel ento, a partir
da identificao dos tipos documentais, reconstruir o contexto de produo.
Ainda que o objeto desta dissertao seja a aplicabilidade do mtodo de
anlise tipolgica para a gesto dos documentos correntes, devemos deixar
registrado o roteiro de operaes tcnicas tipolgicas desenvolvidas para o
tratamento dos documentos permanentes.
Leitura individual das peas documentais;
Identificao das espcies a partir das definies apresentadas
em dicionrios especializados;
Fixao dos tipos documentais, identificando no texto do
documento o verbo que explicita o incio da ao administrativa
correspondente. O verbo limita o contexto, definindo a atividade
que ser nominativa da tipologia;
Definio das sries a partir da identificao de uma seqncia de
tipos documentais;
Ordenao de acordo com os critrios estabelecidos para a
recuperao das informaes contidas nas sries documentais;
Acondicionamento em unidades de arquivamento e atribuio da
notao;
Materializao dos dados levantados na ficha;
Definio preliminar da classificao a partir das competncias e
funes que refletem os padres de gesto municipal;
Arquivamento

das

fichas,

ordenadas

alfabeticamente

por

65

tipologia, subgrupo e grupo de documentos;

Transcrio dos dados para as planilhas do inventrio, ordenadas
alfabeticamente por grupo, subgrupo e tipos documentais,
respectivamente.
O mtodo e os modelos da ficha e do inventrio usados foram os
propostos por Antonia Heredia (1995), preconizando o desenvolvimento
simultneo das etapas de organizao e descrio, o que possibilita o acesso
parcial aos fundos ainda durante a fase de organizao e a aplicao do
princpio da anlise tipolgica como ponto de partida.
A ficha apresenta a seguinte estrutura:
Notao das unidades de arquivamento das sries;
Dataslimite, correspondendo do documento mais antigo e o mais
recente que integram a srie;
Entrada descritiva que designa tipologia da srie documental e sua
caracterizao;
Dgitos do quadro de classificao, que oferecem a relao com a
origem;
Quantidade de documentos nas unidades de arquivamento.
Ao modelo de ficha acrescentamos os campos de quantidade e
descrio do contedo dos tipos documentais. Nos pareceu pertinente para
efetuar comparaes posteriores com a tipologia documental produzida hoje e,
deste modo, elaborar uma relao de tipos a partir da comparao da
seqncia de dados repetitivos apresentados nestes contedos.
Depois de identificados os tipos e definidas as sries, utilizamos como
referencial, para agrup-las, o quadro de padres de gesto municipal,
publicados por CAMARGO & MACHADO (1996), onde esto as macro-funes
e reas de atuao da administrao municipal, instrumento que serviu de
referncia para ela do Quadro de Classificao dos Documentos do Poder
Pblico Municipal, aplicado no Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto.
(CAMARGO e MACHADO, 1996 apud GUIA, 1996)
A elaborao do plano de classificao foi por ns considerada como
uma etapa a ser desenvolvida em momento posterior a finalizao da
identificao da tipologia produzida pelo municpio, inclusive a que caracteriza

66

o momento administrativo atual.

Levando em conta o fato de que as funes atuais so mais completas e
complexas, pois refletem a abrangncia dos servios prestados hoje pela
Municipalidade, os termos extrados da tipologia e da legislao disponvel vo
servir de referencial para iniciarmos um trabalho de pesquisa. Pretendemos
tecer comparaes com perodos anteriores e elaborar, atravs de um
vocabulrio controlado, um plano de classificao funcional que atenda as
necessidades do arquivo permanente e do protocolo da Prefeitura.
Ao concluir esta etapa, pudemos constatar que, no Arquivo Pblico de
Campo Belo, est preservada a integridade das tipologias caractersticas de
um municpio, todas as sries esto completas. Este fato confere qualidade ao
acervo e que no encontra precedentes em muitos arquivos municipais.

A construo do mtodo para a elaborao do manual de tipologia

A legislao municipal que se refere aos arquivos estabelece que de
competncia da Secretaria Municipal de Administrao da Prefeitura Municipal,
realizar e controlar todo o sistema de arquivo da Prefeitura. (art. 16, inc.VIII da
LMC n 29/97), cabendo Seo de Arquivo, da Fundao Museu e Arquivo
Pblico,

estabelecer

diretrizes

normas,

articulando

orientando

tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo, arquivo

corrente e intermedirio, no mbito do Poder Executivo Municipal (art. 4, inc.
IV da Lei n 2.002/97).
Cumprindo o disposto nos textos legais e dando continuidade s
discusses sobre as polticas de arquivos para o Municpio, iniciamos em 2000
o desenvolvimento do processo de avaliao documental, etapa da gesto
documental que garantir o pleno funcionamento do sistema de arquivos do
Municpio.
A proposta foi elaborada para ser desenvolvida em parceria com os
rgos da administrao e em trs etapas consecutivas:
1. Constituio das equipes e treinamento dos envolvidos

67

Foi realizada, a convite do prefeito municipal, uma reunio com os

secretrios municipais para o detalhamento do projeto. Ficou estabelecido que
a Comisso de Avaliao de Documentos seria integrada pelos prprios
secretrios, e seria instituda sem prejuzo de funes por portaria do prefeito
municipal, podendo ser indicado para participar de reunies previamente
agendadas por algum servidor de confiana e responsabilidade da pasta.
A comisso tem por competncia estabelecer diretrizes, aprovar os
instrumentos, como as tabelas de temporalidade, e supervisionar os
procedimentos para a implantao do processo de avaliao dos documentos e
sistematizao dos arquivos da rede. Foi nomeada pela Portaria n 1.240, de
23 de fevereiro de 2000. Em cada rgo da administrao direta e indireta,
foram indicados dois servidores para integrar o grupo de trabalho e participar
do treinamento e da fase de coleta de dados, junto com a equipe do arquivo.
2. Coleta de dados, anlise, redao dos instrumentos pertinentes e
aprovao legal;
De acordo com a metodologia da anlise tipolgica e seguindo o modelo
aplicado pelo grupo de arquivistas espanhis, definimos os instrumentos de
coleta de dados (anexo 3), dois modelos de formulrios para o levantamento de
dados nas reas produtoras de documentos no mbito da Prefeitura Municipal.
O objetivo deste levantamento foi conhecer o funcionamento das reas e os
tipos documentais produzidos no cumprimento das funes/atividades.
Os servidores indicados participaram de um curso de treinamento, onde
viram os objetivos e conceitos que fundamentam a proposta, aprenderam a
preencher os instrumentos e a distinguir as espcies e tipos documentais,
consultando dicionrios especializados.
Foram efetuadas visitas e realizadas entrevistas com os responsveis das
reas administrativas da Prefeitura e da administrao indireta, para coleta de
dados sobre o funcionamento dos rgos, documentos produzidos, legislao
que dispe sobre sua produo e propostas de prazos de guarda e eliminao.
Paralelamente, eram agendadas reunies de trabalho para analisar a
estrutura e funcionamento da Secretaria e os tipos documentais provenientes
de suas funes especficas; identificar os valores atribuveis aos documentos

68

e os respectivos prazos de reteno no arquivo; elaborar as propostas de

tabela de temporalidade para discusso com a Comisso de Avaliao de
Documentos; definir as tabelas e promover divulgao das mesmas para
possveis pronunciamentos quanto s anlises efetuadas e encaminhar para
aprovao e publicao oficial.
O primeiro produto deste levantamento foi a elaborao da tabela de
temporalidade, aprovada pelo Decreto n 1518, de 27 de dezembro de 2000,
cujo edital foi publicado no Jornal Ocasio, de 30 de dezembro de 2000,
pg. 08. (anexo 4)
Encontramos dificuldades em proceder s anlises dos prazos legais,
pois os rgos produtores desconheciam a legislao em vigor. Optamos por
trabalhar com os parmetros estabelecidos pelas tabelas publicadas pelo
Arquivo Nacional, atravs da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996,
(publicada no D.O.U. de 29 de maro de 1996) e do Sistema de Arquivos da
USP, institudo atravs da Portaria GR n 3.083, de 23 de outubro de 1997.
(Suplemento do DOE, de 25 de outubro de 1997). Estes prazos foram objeto de
anlise e aprovao pela procuradoria jurdica da Prefeitura, autorizando a
aprovao oficial da tabela.
Na tabela abaixo est especificada a quantidade de documentos
analisados por rgo, os quais passaram a integrar o manual de tipologia
documental.

Quantidade de documentos analisados no levantamento da produo documental

atual do Municpio de Campo Belo
Secretaria Municipal de Administrao

70

Secretaria Municipal de Assistncia Social

60

Conselhos Municipais

46

Departamento Municipal de gua e Esgoto (DEMAE)

76

Secretaria Municipal de Educao, Esportes, Cultura e

53

Lazer
Secretaria Municipal de Fazenda

69

69

Fundaes Municipais

21

Secretaria Municipal de Obras, Urbanismo e Meio

48

Ambiente
Gabinete e Assessorias

12

Secretaria Municipal de Sade

52
Total geral

507

A elaborao do Manual de Tipologia Documental de Campo Belo (MG)

foi o segundo instrumento a ser elaborado a partir dos dados coletados nos
formulrios. Seguindo o modelo preconizado pelo grupo de Madri, fizemos uma
adaptao para a realidade e necessidade administrativa do municpio.
Abaixo passamos a descrever os elementos propostos para a estrutura
dos verbetes e comparar com o referido modelo.
O primeiro item considerado no verbete do manual o tipo documental,
definido como a espcie somada a atividade concernente. Este conceito
orientou a definio da tipologia. Quando os rgos informaram corretamente o
tipo, este foi mantido. Em muitos casos, em virtude dos costumes rotineiros, os
formulrios vieram com o campo referindo-se apenas s espcies e, neste
caso, optamos por denominar corretamente, de acordo com os parmetros da
tipologia documental, e fazer constar o nome correto no verbete do manual. A
incidncia de erros observados justificou a elaborao de tabelas de
equivalncia de tipos documentais que passaram a integrar o corpo do manual
e constam da instruo de acesso para a correta localizao dos tipos que
constam do corpo do manual.
O item definio foi apresentado em uma tabela anexa, que permite
verificar a correspondncia entre as espcies, suas definies e a totalidade da
tipologia produzida com seus respectivos cdigos de classificao. Os
caracteres externos de gnero, suporte e forma, foram desconsiderados em
nossa anlise, pois a quase totalidade dos documentos analisados textual,
em suporte de papel e originais, pois foram considerados em sua rea
produtora. Mesmo aqueles que tramitam em meio eletrnico, como no caso da
Secretaria de Sade, que produz relatrios, cujas remessas aos rgos

70

estadual e federal so feitas em meio eletrnico, so impressos cpias em

papel para o arquivamento.
O cdigo da srie, que corresponde ao tipo no plano de classificao e
posio da srie dentro do fundo ou do conjunto maior, foi atribudo em funo
da rea produtora, portanto do rgo da estrutura administrativa e sua posio
na hierarquia administrativa do Municpio. Optamos, neste primeiro momento,
por elaborar um quadro de classificao estrutural, que reflete a realidade
conhecida pelos servidores e a tipologia foi codificada de acordo com este
critrio. Como o objetivo elaborar um plano de classificao funcional, este
plano considerado provisrio e, por esta razo, foi apresentado em tabela
anexa ao corpo do manual.
A denominao do rgo produtor foi considerada em funo da
estrutura administrativa em vigor, estabelecida na Lei Municipal Complementar
n 29, de 08 de agosto de 1997, que dispe sobre a organizao administrativa
da Prefeitura Municipal. Como terceiro elemento, esto as competncias.
Buscamos por aproximao ao texto legal, indicar o contexto formal da
produo do documento. A aproximao a que nos referimos, justifica-se
porque os prprios servidores, ao analisarem a legislao, no reconheciam as
competncias. Muitas vezes eram genricas demais, em outras, as atividades
vinham descritas de maneira sobreposta s competncias ou, ainda, eram
inexistentes, embora a rotina fosse cumprida. Tentamos, no momento das
anlises, efetuar as correes e preencher o item com o que mais se
aproximava da realidade desenvolvida nas reas. Em resumo, podemos dizer
que existe uma grande distancia entre os nveis formal / legal e a prtica
administrativa, o que refora ainda mais pertinncia do mtodo e a utilidade do
instrumento, enquanto registro das rotinas desenvolvidas.
O elemento atividade, proposto no modelo da Espanha, foi denominado
objeto da produo. Como a lei n 29 no tem registrado o nvel das atividades
desenvolvidas nas reas, e se o tem no vem redigida de maneira clara,
consideramos a necessidade de pedir informaes aos produtores sobre a
finalidade da produo do tipo documental, at como contribuio para a
formatao de um novo texto legal.
Padronizamos as informaes sobre os rgos, utilizando verbos que

71

possibilitassem o reconhecimento da espcie documental a partir de estudos

realizados em dicionrios especializados. Todo o manual tem uma redao
padronizada deste item, embora a atividade atrelada ao verbo possa ser
diferenciada em funo da especificidade do procedimento registrado.
Elaboramos uma tabela que se encontra em anexo.
O elemento destinatrio foi desconsiderado em nossa anlise como
elemento independente no corpo do verbete, mas pode ser recuperado na
tramitao do documento.
No apontamos no item da legislao, os textos pertinentes criao do
rgo ou funo / atividade que origina a srie, conforme o fizeram no modelo
espanhol. Isto tinha utilidade para o manual de Madri, porque se trata de um
instrumento comum para vrios municpios. Para o caso de Campo Belo,
apenas a Lei n 29, e outros textos legais para os rgos da administrao
indireta, constituiu nosso referencial de anlise e esta informao foi apontada
no elemento competncia. Neste item optamos por informar sobre as leis
citadas de conhecimento das reas, que possuem algum tipo de dado sobre o
documento, quer seja sobre sua produo ou vigncia.
A partir das informaes recebidas dos rgos registramos a seqncia
de etapas que constam do procedimento administrativo do tipo analisado. Para
este elemento da tramitao, consideramos o nmero de vias e/ou cpias, o
rgo de destino, a autoridade que valida o documento e objetivo da remessa
at a fase final do arquivamento. Estes dados foram considerados em todos os
verbetes para a redao padronizada do instrumento.
Como na Prefeitura de Campo Belo so poucos os tipos que tramitam
em forma de processos, optamos por considerar como documentos anexos e
no documentos bsicos. Existem peas documentais compostas, no porque
do ponto de vista jurdico seja de natureza processual, mas porque a prtica
administrativa determina o seu arquivamento em conjunto.
O elemento ordenao, que posio dos documentos dentro da srie,
ser objeto de insero posterior no verbete. Todos os critrios que devem
presidir as decises sobre o correto arquivamento dos tipos, sero analisados
na terceira etapa desta proposta.
O contedo foi descrito a partir do estudo das amostras dos documentos

72

coletadas nas reas, durante a realizao das entrevistas. Registramos os

dados repetitivos na tipologia analisada e as variantes, produto da
especificidade de algum procedimento, que apareceram em tipos iguais.
O tempo de arquivamento no arquivo setorial no foi considerado como
elemento isolado no instrumento para definir o elemento da vigncia. Foi
levada em conta a anlise dos valores para a atribuio dos prazos de
arquivamento. Isto sem mencionarmos, neste momento, em que rgo da
estrutura do sistema deve ser mantido no prazo estabelecido. Acrescentamos
ao verbete o item destinao, do tipo documental, onde consta se pode ser
eliminado ou deve ser preservado definitivamente. Igualmente no definimos a
competncia da custdia para os integrantes do sistema.
O Manual um produto que busca a aproximao e o dilogo com as
reas administrativas, fazendo com que o produtor do documento, seu principal
usurio, reconhea e valorize suas tarefas rotineiras que, muitas vezes, no
encontram respaldo e nem registro no nvel formal. Por isso, ele dever ser
sempre objeto de reviso e atualizao.
O manual foi numerado em ordem seqencial por bloco de verbetes que
corresponde aos rgos que compem a estrutura administrativa da Prefeitura,
da administrao direta e indireta. Isto porque pretendemos desmembr-lo para
que seja discutido junto s reas.
3. Divulgao dos resultados, treinamento e aplicao nos arquivos que
integram a rede do sistema.
A terceira e ltima etapa da proposta de gesto documental a ser
desenvolvida na Prefeitura consta da aplicabilidade do instrumento produzido
para que possamos obter os resultados esperados. O manual ser
desmembrado do bloco nico e passar por anlise das reas antes de sua
aprovao final por ato do Poder Executivo municipal. Se for considerado
necessrio, ser alterado para que se possa chegar verso final para
aprovao. Sua aplicao deve versar sobre os arquivos correntes e depsitos
de arquivos existentes nos rgos. Neste momento sero definidos os critrios
para o adequado arquivamento e prazos para transferncias e recolhimentos

73

nos vrios arquivos que compem a rede. O pessoal envolvido com a sua
aplicao dever ser treinado.
Considerando que os procedimentos administrativos e as tcnicas de
manejo da informao nas reas produtoras de documentos evoluem com
rapidez, para o arquivista constitui um problema certificar-se que a categoria de
documento produzida hoje a mesma da produzida ontem. Neste sentido, o
manual pode ser um instrumento de referncia que permitir equipe
aprofundar-se nos estudos da tipologia documental e chegar a critrios mais
seguros para a eliminao e classificao.

74

1. Modelo da ficha de descrio e inventrio do arquivo

permanente

Data-limite

Classificao e dgitos

(Fundo/Grupo/Subgrupo)
Entrada descritiva
(tipo documental e descrio do contedo)

Notao

quantidade

1870 88

CM
Fazenda
Arrecadao

Requerimentos para concesso de licena de negcios e profisses

Nome do requerido, assunto, local, data, assinatura do requerente.

P 01 / Cx 10

20 docs

Classificao
Grupo: Fazenda
Subgrupo: Arrecadao

INVENTRIO DOS DOCUMENTOS DO

PODER PBLICO MUNICIPAL
(Cmara / Intendncia / Prefeitura)
N

Tipo documental

Fundo

Data Limite

Quantidade

Requerimentos de licena
para o funcionamento de
negcios e profisses

CM

1879 88

20 docs

IM

1890 92

10 docs

CM

1886 89

50 docs

Nome do requerido, assunto,

local, data, assinatura do
requerente.

Requerimentos de baixa
no lanamento de
impostos

Notao

Obs

P01 / Cx10 Campo

Belo e
P01 / Cx10 distritos
de
Cristais,
Santana
do Jacar
e Porto
dos
Mendes
P02 / Cx10

Nome do requerido, assunto,

local, data, assinatura do
requerente.

75

2. Modelo das fichas de levantamento de dados

proposto para a anlise da produo documental atual da
Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG)

1. FORMULRIO DE LEVANTAMENTO DE DADOS

ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DOS RGOS DA PMCB
Unidade

Subordinao

Atividades

Entrevistado

Entrevistador

Data

2. FORMULRIO DE LEVANTAMENTO DE DADOS

TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Atividade
Documento
Legislao

Documentos anexos

Tramitao
rgo (via / cpias)

Objetivo

Destinao
Eliminar ________

preservar _________

Contedo
Entrevistado

Entrevistador

Data

76

3. Tabela de espcies documentais e verbos utilizados na

redao do objetivo da produo

Abaixo assinado

solicitar

Ao judicial

reclamar

Agenda

anotar

Alvar

autorizar

Atestado

atestar, declarar

Auto

relatar

Aviso

ordenar

Balancete

registrar

Balano

registrar

Boletim

relatar esquematicamente

Cadastro (livro de cadastro)

registrar

Calendrio

informar

Carta

estabelecer intercambio de
informaes

Carto

registrar, controlar

Carto de ponto

registrar, controlar

Censo

apresentar

Certido

certificar

Certificado

declarar

Circular

comunicar simultaneamente, convocar

Comunicado

informar

Contrato

estabelecer acordo

Convenio

firmar acordo

Convite

solicitar

Cronograma

distribuir

Declarao

manifestar opinio

Decreto

determinar cumprimento de regra

Dirio

anotar, relatar esquematicamente

77

Dossi

reunir

Extrato

apresentar resumo

Ficha

controlar, registrar

Folha

listar

Formulrio

registrar

Guia

comprovar

Histrico escolar

controlar

Indicao

propor

Instruo

orientar

Inventrio

listar

Laudo

emitir parecer

Lei

determinar

Lembrete

informar

Lista

relacionar

Livro de ata (ata)

registrar

Livro de registro

inscrever, transcrever

Livro razo

Lanar

Livro tombo

registrar

Manual

orientar

Mapa

representar

Mensagem

Propor

Nota

comunicar

Nota de empenho

estabelecer compromisso

Notificao

dar cincia

Ofcio

estabelecer intercambio de
informaes

Oramento

Prever

Ordem de servio

Determinar

Parecer

emitir opinio

Pedido

Solicitar

Planilha

Controlar

Plano

Prever

78

Portaria

determinar providencia sobre ato

Prestao de contas

Comprovar

Processo

determinar cumprimento de deciso

Projeto

Propor

Pronturio

Reunir

Proposta

Propor

Protocolo

Comprovar

Quadro

discriminar, demonstrar, relacionar

Receita / receiturio

Prescrever

Recibo

Comprovar, reconhecer

Regulamento

estabelecer regras

Relao

listar

Relatrio

informar

Requerimento

solicitar

Resoluo

registrar deciso ou ordem

Roteiro

descrever

Tabela

informar, sistematizar

Talo (talonrio)

registrar

79

4. Tabela de espcies e tipos documentais da Prefeitura

Municipal de Campo Belo (MG)

Espcies documentais e

tipos documentais e

definies
Abaixo assinado

cdigo de classificao
Abaixo
assinado
recebido
muncipes (GPMA.SSG.01)

de

Solicitao coletiva algo a uma

autoridade pblica ou para manifestar
apoio a algum.
Ao judicial
Meio processual pelo qual se pode
reclamar justia o reconhecimento, a
declarao, a atribuio ou efetivao
de um direito, ou, ainda, a punio de
um infrator das leis penais.
Agenda

Ao judicial sobre atividade fim do

rgo
(DEMAE.AJ.01)

Agenda de compromissos do prefeito municipal

(GPMA.SSG.02)

Caderneta, caderno ou registro, em

geral com data dia a dia, destinado a
anotaes de compromissos, de
encontros, de despesas.
Alvar

Alvar de habite-se
(SMOUMA.SFU.01)

Certificado ou autorizao de atos ou

direitos, em geral, com validade pelo Alvar de licena para construo
(SMOUMA.SFU.02)
prazo de um ano.
Alvar de licena para demolio
(SMOUMA.SFU.03)
Alvar de licena sanitria
(SMS.DVSE.01)
Atestado

Atestado de freqncia de pessoal

(SMECEL.SPPA. 01)

80

Declarao, por autoridade

Atestado de funcionamento de
governamental, civil, militar,
entidade
eclesistica ou notarial, a partir de uma (SMA.SSSA.01)
realidade ou de um fato constatado.
Atestado de funcionamento de entidade
(SMAS.DAS.01)
Atestado de sade ocupacional
(SMA.SFPSC.02)
Atestado de trabalho da me
(SMECEL.SAECC.02)
Auto

Auto de infrao e embargo

(SMOUMA.SFU.04)

Relato
pormenorizado
de
um Auto de infrao e relatrio dirio de
acontecimento com a finalidade, em
visitas
geral, de conduzir um processo a uma
deciso ou uma infratora uma sano. (SMF.DFF.01)
Aviso

Aviso bancrio
(SMF.SSAT.02)

Noticia ou ordem enviada, transmitida

ou afixada destinada a uma pessoa ou
a uma coletividade.

Aviso de cobrana do IPTU

(SMF.DATC.03)
Aviso de dbito
(DEMAE.SPD-SEC.02)

Balancete

Balancete de receita e despesa

(SMECEL.SAECC.03)

Balano financeiro parcial, em geral,

mensal, de uma entidade ou rgo.

Balancete de receita e despesa

(SMF.SCPC.04)
Balancete de receita e despesa
(SMS.FMS.02)

Balano

Balano anual
(SMF.SCPC.05)

Resumo contbil do valor do ativo, do

passivo e do capital ou patrimnio
liquido de uma entidade ou rgo,
correspondendo a um ano.

81

Boletim

Boletim de anlise do leite de soja

(SMAS.SASE.02)

Relato breve e esquemtico de fatos ou Boletim de notificao

ocorrncias, cuja composio
doenas
semntica varia segundo a finalidade.
(SMS.DVSE.03)

semanal

de

Boletim de ocorrncia
policial (BO) (SMAS.SPSAC.03)
Cadastro (livro de cadastro)

Cadastro de consumidores
(DEMAE.SPD-SEC.03)

Registro sistemtico de informaes

sobre entidades, lugares, pessoas e
bens.

Cadastro de entidades assistenciais

(SMAS.SPSAC.04)
Cadastro de feirante
(CM.CPAM.01)
Cadastro de passe livre urbano
(SMAS.SEBE.05)
Cadastro de usurio da biblioteca
(SMECEL.SPB.04)
Cadastro

do

Programa

do

Leite

Industrializado
(SMAS.SASE.06)
Cadastro escolar
(SMECEL.SPPA.05)
Cadastro tcnico municipal
(SMF.DATC.06)
Calendrio

Calendrio escolar
(SMECEL.SAECC.06)

Tabela que prioriza os dias e meses de

um ano, relacionando atos e eventos
por data de realizao.

82

Carta

Carta de convocao de mo-de-obra

(SMAS.SPSAC SINE.07)

Forma de correspondncia utilizada

para transmitir informaes, solicitar
favores, fazer convites, etc.

Carta de encaminhamento de mo-deobra e carta resposta

(SMAS.SPSAC SINE.08)
Carta
recebida
de
(GPMA.SSG.03)

Carto

muncipe

Carto de comprovante do Cadastro

no Programa do Leite Industrializado
(SMAS.SASE.09)

Retngulo de papel que ganha a

Carto de controle de freqncia no
categoria de espcie quando nele est tratamento de fisioterapia
inscrito algo especfico que se
(SMS.SAM.04)
evidenciam na prpria denominao do
carto.
Carto de controle de medicamentos
para diabtico
(SMS.SLF.05)
Carto de controle de protocolo de
documentos
(SMS.SSFSG.06)
Carto

de

matricula

para

consulta

mdica
(SMS.SAM.07)
Carto de ponto
Documento nominal de seu titular,
emitido por rgo pblico ou empresa,
no qual registrada sua freqncia
diria.
Censo

Carto de ponto
(DEMAE.SA-SP.04)
Carto de ponto
(SMA.SFPSC.03)

Censo escolar
(SMECEL.SPPA.07)

Conjunto de dados estatsticos dos

habitantes de uma cidade, estado ou
pas; de entidades ou de profissionais,

83

em geral, de uma mesma rea.

Certido

Certido de rea construda

(SMF.DFF.07)

Documento emanado de funcionrio de

f pblica, mediante o qual se
transcreve algo j registrado em
documento de assentamento,
elaborado este segundo normas
notariais ou jurdico-administrativas.

Certido de averbao
(SMF.DATC.08)
Certido de baixa no lanamento
(SMF.DATC.09)
Certido de confrontao de rea
(SMOUMA.SFU.05)
Certido de contagem de tempo de
contribuio do ISS
(SMF.DFF.10)
Certido de contagem de tempo de
servio
(SMA.SFPSC.04)
Certido de contratao de pessoal
(SMA.SNSDP.05)
Certido de desmembramento de rea

(SMOUMA.SFU.06)
Certido de inscrio na dvida ativa
(SMF.DATC.11)
Certido de licenciamento de veculos
(SMF.DFF.12)
Certido de localizao de imvel
(SMA.SSSA.06)
Certido de mudana de nome de rua
(SMA.SSSA.07)
Certido de preservao do meio ambiente
(CM.CODEMA.02)

Certido de propriedade de terreno

no cemitrio
(SMF.DATC.13)

84

Certido de realizao de reunies

(CM.CODEMA.03)
Certido de valor venal
(SMF.DFF.14)
Certido negativa de dbito
(DEMAE.SPD-SEC.05)
Certido negativa de dbito
(SMF.DATC.15)
Certificado
Declarao que garante a veracidade
de um fato, de um estado de coisas, ou
o bom estado ou o funcionamento de
um objeto, equipamento.
Circular

Certificado de anlise fsica e qumica

da gua
(DEMAE.SCQA.06)

Circular de convocao para reunio

(CM.CMAS.04)

Comunicao endereada
simultaneamente a vrios destinatrios
com contedo idntico, com redao
Circular recebida de rgo pblico
semelhante carta ou a aviso.
(SMAS.SPSAC SINE.10)
Comunicado
Cientificao de uma notcia ou ordem
dirigido pessoalmente a algum ou
afixado para conhecimento do publico
em geral.
Contrato
Registro de acordo pelo qual duas ou
mais pessoas fsicas ou jurdicas

Comunicado para regularizao da

instalao do hidrmetro
(DEMAE.SPD.07)

Contrato de cesso de uso de bens

patrimoniais
(SMA.DPSSA.08)

estabelecem entre si algum(uns) direito(s) Contrato de compra e venda de produtos

e/ou obrigao(es).
agrcolas
(CM.CMPA.05)

Contrato de prestao de servio

(DEMAE.SA-SCONT.08)
Contrato de prestao de servio

85

(SMA.SNSDP.09)
Contrato de prestao de servio
(SMF.SCPC.16)
Convenio
Acordo firmado entre entidades
pblicas entre si ou com entidades
privadas ou estas entre si para a
realizao de algum objetivo de
interesse comum.

Convnio de concesso de recursos

(FM.FE-CB.01)
Convnio de concesso de recursos
entre entidades
(SMAS.SASE.11)
Convnio de cooperao tcnica e/ou
concesso de recursos
(SMF.SCOC.17)
Convnio de cooperao tcnica entre
entidades
(SMECEL.SPB.08)
Convnio de cooperao tcnicoadministrativo entre entidades
(SMAS.SPSAC SINE.12)

Convite

Convite emitido e/ou recebido

pblicos e entidades privadas

Solicitao para que algum esteja

presente em um lugar ou ato
determinado.

(GPMA. SSG.04)

Cronograma

Cronograma de atividades
(SMECEL.SCQTCI.09)

de

rgos

Quadro em que se distribui o

cumprimento de tarefas, realizao de
atos ou acontecimentos em dias,
semanas, meses e anos.
Declarao

Declarao de acmulo de cargo

(SMA.SNSDP.10)

Manifestao de opinio, conceito,

86

resoluo ou observao passada por

pessoa fsica ou por um colegiado.

Declarao de admisso de funcionrio

(DEMAE.SA-SP.09)
Declarao de aprovao da ligao do
padro
(DEMAE.SO.10)
Declarao de contribuio do INSS
(SMA.SNSDP.11)
Declarao de desempenho de
funo
(CM.CODEMA.06)
Declarao

de

funcionamento

de

empresa
(CM.CODEMA.07)
Declarao de nascido vivo
(SMS.DVSE.08)
Declarao de bito
(SMS.DVSE.09)
Declarao de proventos
(SMA.SFPSC.12)
Declarao de tempo de servio
(SMA.SNSDP.13)
Declarao de transferncia de aluno
(SMECEL.SAECC.10)
Decreto
Ato administrativo que pode ser
expedido pelos poderes judicirio,
legislativo ou executivo, com fora
obrigatria, destinado a assegurar ou
promover a ordem poltica, social,
jurdica, administrativa, podendo ainda
ter por objetivo regulamentar uma lei,
fixar normas administrativas, nomear,
promover ou demitir funcionrios.

Decreto que dispe sobre atividade

meio e/ou atividade fim
(SMA.SSSA.14)

87

Dirio

Dirio da receita (minuta)

(SMF.SSAT.18)

Livro de anotaes de despesas

dirias; caderno ou caderneta contendo Dirio de arrecadao (minuta)
nomes e freqncia diria de alunos.
(DEMAE.SA-SCONT.11)
Dirio de arrecadao (minuta)
(SMS.FMS.10)
Dirio de classe
(SMECEL.SAECC.11)
Dirio geral da contabilidade (analtico)
(DEMAE.SA-SCONT.12)
Dirio geral da contabilidade (analtico)
(SMF.SCPC.19)
Dirio geral da contabilidade (analtico)
(SMS.FMS.11)
Dossi
Unidade documental na qual se
renem informalmente documentos de
natureza diversa com uma finalidade
especfica.

Dossi da Campanha Educativa de

Preservao do Meio Ambiente
(SMECEL. SCQTCI.12)
Dossi de eleies de membros do
Conselho e Presidncia
(FM.FMAP-CB.02)
Dossi de material de divulgao das
atividades
(DEMAE.GD.13)
Dossi de material de divulgao das
atividades
(FM.03)
Dossi de material de divulgao das
atividades
(SMAS.GS.13)

88

Dossi de material de divulgao das

atividades
(SMECEL.GS.13)
Dossi de material de divulgao das
atividades
(SMF.GS.20)
Dossi de material de divulgao das
atividades
(SMS.GS.12)
Dossi

do

Encontro

Municipal

de

Associaes e Conselhos Comunitrios

(SMAS.SPSAC.14)
Extrato

Extrato de conta - corrente

(DEMAE.SA-SCONT.14)

Resumo de documento.
Extrato de conta corrente
(SMF.SSAT.21)
Ficha
Formato padronizado que ganha a
categoria de espcie quando abriga
informaes sucintas para fins
especficos que se evidenciam na
prpria denominao da ficha.

Ficha

cadastral

de

estabelecimento

comercial
SMS.DVSE.13)
Ficha cadastral de servidor
(SMS.SSFSG.14)
Ficha clnica do paciente de odontologia
(SMS.SO.15)
Ficha de acompanhamento de
doenas compulsrias (PSF)
(SMS.SAM.16)
Ficha de anamnese da creche
(SMECEL.SAECC.14)
Ficha de atendimento gestante e
criana em risco nutricional
(SMS.SAM.17)

89

Ficha de avaliao de desempenho de

servidor
(SMECEL.SPPA.15)
Ficha de avaliao de desempenho
dos cirurgies dentistas
(SMS.SAO.18)
Ficha de avaliao de desempenho
gerencial
(SMA.SNSDP.15)
Ficha de cadastramento de famlia com
notificao de doenas compulsrias
(SMS.SAM.19)
Ficha de cadastramento no Programa
de Sade da Famlia
(SMS.SAO.20)
Ficha de catalogao de livros
(SMECEL.SPB.16)
Ficha de controle de chegada de veculo

(SMOUMA.SMVE.07)
Ficha de controle de estoque de material

(SMOUMA.SA.08)
Ficha de controle de mquinas
(SMOUMA.SOP.09)
Ficha de controle de quilometragem
diria
(DEMAE.SA-SCV.15)
Ficha de controle de quilometragem
diria
(SMECEL.SAECC.17)
Ficha de controle de quilometragem diria

(SMOUMA.SMVE.10)

90

Ficha de controle de servios executados e

peas substitudas no veculo

(SMOUMA.SMVE.11)
Ficha de controle de veculo
(DEMAE.SA-SCV.16)
Ficha de controle de veculo
(SMECEL.SAECC.18)
Ficha de controle de veculo
(SMOUMA.SMVE.12)
Ficha de controle dirio da Estao
de Tratamento de gua
(DEMAE.SCQA.17)
Ficha de controle do consumo de combustvel

(SMOUMA.SMVE.13)
Ficha de controle do PIS/PASEP
(DEMAE.SA-SP.18)
Ficha de controle do uso de ambulncia
(SMS.STFD.21)
Ficha de denncia de agravo
cometido contra o menor
(CM.CONTE.08)
Ficha de descrio de documento do
Poder Judicirio
(FM.FMAP-CB.04)
Ficha de descrio de fotografia
(FM.FMAP-CB.05)
Ficha de descrio de pea museolgica
(FM.FMAP-CB.06)
Ficha de descrio de peridicos da
hemeroteca
(FM.FMAP-CB.07)
Ficha de encaminhamento entidade
assistencial

91

(SMAS.SEBE.15)
Ficha de encaminhamento mdico
(SMECEL.SAECC.19)
Ficha de inscrio de candidato
(SMAS.SPSAC PROGER.16)
Ficha de inscrio de candidato em
curso de qualificao profissional
(SMAS.SPSAC SINE.17)
Ficha de inscrio de trabalhador
eventual (SMAS.SPSAC SINE.18)
Ficha de inscrio em evento esportivo
(SMECEL.DEL.20)
Ficha de levantamento de dados para
contagem de tempo de servio
(SMA.SSSA.16)
Ficha de matrcula de aluno
(SMECEL.SAECC.21)
Ficha de parcelamento de dbito
(DEMAE.SPD-SEC.19)
Ficha de registro de funcionrio
(DEMAE.SA-SP.20)
Ficha de registro de providncia tomada sobre o
agravo cometido contra o menor
(CM.CONTE.09)

Ficha de sada de medicamento

(SMS.SLF.22)
Ficha de transferncia de patrimnio
(SMA.DPSSA.17)
Ficha de visita social
(SMAS.SPSAC.19)
Ficha funcional (SMA.SFPSC.18)
Ficha

individual

de

cadastro

no

Conselho Tutelar

92

(CM.CONTE.10)
Ficha individual de investigao de
doenas
(SMS.DVSE.23)
Ficha individual do aluno
(SMECEL.SAECC.22)
Ficha social do abrigo de
permanncia temporria
(CM.CONTE.11)
Ficha scio-econmico
(SMAS.SEBE.20)
Folha
Formato que, quando devidamente
preenchido, para casos especficos,
corresponde lista ou a boletim.

Folha de ocorrncia de leitura de

hidrmetro
(DEMAE.SPD-SEC.21)
Folha de pagamento
(DEMAE.SA-SP.22)
Folha de pagamento
(SMA.SFPSC.19)
Folha de reclamao de servios
(DEMAE.SO.23)
Folha de recorte de notcia de jornal (clip)

(GPMA.SSG.05)
Formulrio de apresentao de
proposta de investimento de
Folha contendo dados fixos impressos associaes e cooperativas
e espaos a serem acrescentados com (SMAS.SPSAC PROGER.21)
os dados variveis usada para registrar
informaes sintticas e pontuais.
Formulrio de apresentao de proposta
Formulrio

de investimento de micro e pequenas

empresas
(SMAS.SPSAC PROGER.22)
Formulrio de apresentao de proposta

93

de investimento de recm-formado
(SMAS.SPSAC PROGER.23)
Formulrio de apresentao de proposta
de investimento do setor informal
(SMAS.SPSAC PROGER.24)
Formulrio de autorizao de
impresso de documentos fiscais
(SMF.DFF.22)
Formulrio de identificao de cheque
emitido
(SMF.SSAT.23)
Formulrio de pedido de ajuda supletiva
ao SUS
(SMS.STFD.24)
Formulrio de pesquisa habitacional
(SMAS.SPSAC.25)
Formulrio de reclamao de situaes
sanitrias
(SMS.DVSE.25)
Formulrio de solicitao de
medicamentos excepcionais
(SMS.STFD.26)
Formulrio de solicitao de
tratamento fora do domicilio
(SMS.STFD.27)
Formulrio de tomada de preos
(SMF.SCP.24)
Formulrio de visita de
acompanhamento da inadimplncia
(SMAS.SPSAC PROGER.26)
Formulrio de visita tcnica inicial
(SMAS.SPSAC PROGER.27)

94

Guia

Guia de arrecadao de tributo (DAM)

(SMF.DFF.25)

Comprovante de pagamento, de
expedio de papis, de transferncia
de alunos, de encaminhamento mdico, etc.

Guia de autorizao de corte ou poda de rvore

na rea urbana (CM.CODEMA.12)

Guia

de autorizao

de

internao

hospitalar (AIH)
(SMS.DCA.28)
Guia de autorizao de viagem de
menor
(CM.CONTE.13)
Guia de encaminhamento de consulta
(SMS.STFD.29)
Guia de informao de imposto de
transmisso de bens e imveis (ITBI)
(SMF.DATC.26)
Guia de informao e recolhimento
do FGTS Previdncia Social
(SMA.SNSDP.20)
Guia de pagamento de taxa de gua e
esgoto
(DEMAE.SPD-SEC.24)
Guia de retirada de produtos
(SMECEL.SAECC.23)
Histrico escolar

Histrico escolar
(SMECEL.SAECC.24)

Instrumento de controle acadmico de

alunos contendo disciplinas cursadas e
as respectivas notas.
Indicao

Indicao

repassada

pela

Cmara

Municipal sobre atividade meio e/ou

Documento legislativo que a
proposta, depois que foi aceito por uma atividade fim
das comisses, passando, ento, para
(GPMA.AAAI.06)
o plenrio.

95

Instruo tcnica para aprovao de loteamento

Instruo
Orientao sobre as regras
procedimento ou a execuo
determinados servios.
Inventrio
Rol ou lista de itens de um acervo ou
de um estoque.

(SMOUMA.DE.14)
de
de

Inventrio de fundos arquivstico

(FM.FMAP-CB.08)
Inventrio de proteo ao acervo
cultural de Campo Belo
(CM.COMPAC.14)
Inventrio do patrimnio
(SMA.DPSSA.21)

Laudo
Parecer de especialista no qual se
expem observaes e estudos a
respeito de objeto sobre o qual se
solicitou uma percia.

Laudo de anlise bacteriolgica da gua

(DEMAE.SCQA.25)
Laudo de anlise da gua e solo (rios)
(DEMAE.SCQA.26)
Laudo de aprovao de loteamento
(SMOUMA.DE.15)
Laudo de avaliao de imveis
(SMOUMA.DE.16)
Laudo de vistoria tcnica
(SMOUMA.DE.17)
Laudo de vistoria tcnica da comisso
(DEMAE.AJ.27)
Laudo

mdico

para

emisso

de

autorizao de internao hospitalar

(AIH)
(SMS.DCA.30)
Lei

Lei que dispe sobre atividade meio

e/ou atividade fim

96

Norma jurdica emanada do Poder

Legislativo que, com carter de
obrigatoriedade, cria, extingue ou
modifica direito.

(SMA.SSSA.22)

Lembrete

Lembrete para o Departamento Pessoal

(SMOUMA.SA.18)

Documento
anexado
a
certos
expedientes, referindo-se a aes a.
serem executadas durante a tramitao Lembrete recebido de rgo interno
(SMA.SFPSC.23)
Lista
Rol de nomes ou itens diversos
reunidos com finalidade especfica.

Lista de fornecedores
(SMF.SCC.27)
Lista

de

registro

de

presena

em

reunies
(CM.CMS.15)
Livro de ata (ata)
Registro resumido das ocorrncias de
reunio, assemblia ou sesso, assim
como das decises tomadas por seus
membros.

Livro de ata de posse dos membros do

Conselho Curador
(CM.COMCA.16)
Livro de ata de reunies
(CM.CME.17)
Livro de ata de reunies (CM.CODEMA.18)
Livro de ata de reunies (CM.COMPAC.19)

Livro de ata de reunies

(FM.FE-CB.09)
Livro de ata de reunies administrativas
(FM.FMAP-CB.10)
Livro de ata de reunies da Associao
de Amigos
(FM.FMAP-CB.11)
Livro de ata de reunies da Comisso
de Sindicncia Administrativa
(SMECEL.SAECC.25)

97

Livro de ata de reunies da Comisso

Municipal de Emprego (SMAS.SPSAC
SINE.28)
Livro de ata de reunies da Comisso
Permanente do Ensino Fundamental e Mdio
(CM.CME.20)

Livro de ata de reunies do Conselho

Fiscal
(FM.FMAP-CB.12)
Livro de cadastro (ver - cadastro)

Livro de cadastro de membros da

Associao de Amigos
(FM.FMAP-CB.13)

Livro de registro

Livro de registro de alvars expedidos

(SMS.DVSE.31)
Inscrio ou transcrio de atos, fatos,
ttulos e documentos afim de autenticlos.
Livro de registro de assinatura de
consulentes
(FM.FMAP-CB.14)
Livro de registro de assistncia no
Abrigo de Permanncia Temporria
(CM.CONTE.21)
Livro de registro de declaraes de
transferncia
(SMECEL.SAECC.26)
Livro de registro de imveis
(SMF.DATC.28)
Livro de registro de inscrio na dvida
ativa do ISS
(SMF.DATC.29)
Livro de registro de lanamento de imveis

(SMOUMA.SFU.19)
Livro de registro de matrcula de alunos

98

(SMECEL.SAECC.27)
Livro de registro de medicamentos
especficos
(SMS.SLF.32)
Livro de registro de presena em
exposies
(FM. FMAP-CB.15)
Livro de registro de promoo de alunos
(SMECEL.SAECC.28)
Livro de registro de reavaliao de
imveis
(SMF.DATC.30)
Livro de registro de reclamaes de
situaes sanitrias
(SMS.DVSE.33)
Livro de registro do movimento da
tesouraria
(SMF.DATC.31)
Livro de registro do movimento da
tesouraria
(SMS.FMS.34)
Livro razo (razo)
Livro contbil padronizado de
contas correntes.
Livro tombo

Livro razo de bancos

(SMF.SSAT.32)
Livro razo de bancos
(SMS.FMS.35)
Livro tombo de bens patrimoniais
(CM.COMPAC.22)

Registro de coisas ou fatos referentes a Livro tombo de livros

(SMECEL.SPB.29)
uma especialidade ou a uma regio.

99

Manual

Manual de orientao s ONG'S

(SMAS.SPSAC.29)

Livro que contm noes essenciais

acerca de uma tcnica ou
procedimento.
Mapa

Mapa da rede de gua e esgoto

(DEMAE.SO.28)

Documento cartogrfico que, num

suporte plano, em projeo horizontal e
numa escala de reduo interior a
1:10.000 representa de forma grfica
caractersticas fsicas de parte ou da
totalidade da superfcie terrestre.
Mensagem
Comunicao oficial entre os poderes
para a proposio de medidas que
podero se transformar em leis.
Nota
Comunicao de carter oficial
emanada de altas autoridades.

Nota de empenho
Compromisso de pagamento a ser
efetuado em razo de compra de um
objeto, um bem ou uma prestao de
servio.

Mensagem

de

encaminhamento

de

projeto de lei
(SMA.SSSA.24)

Nota de anulao de empenho

(SMF.SCPC.33)
Nota de autorizao de fornecimento
(SMF.SCC.34)
Nota de empenho
(DEMAE.SA-SCONT.29)
Nota de empenho
(SMF.SCPC.35)
Nota de empenho
(SMS.FMS.36)

Notificao

Notificao de irregularidade em lotes

(SMOUMA.SLU.20)

Cincia dada pessoa fsica ou jurdica

sobre um processo ou um ato no qual
Notificao para corte de fornecimento
ela interessada.
de gua
(DEMAE.SPD-SEC.30)

100

Notificao

para

instalao

de

hidrmetro
(DEMAE.SPD-SEC.31)
Notificao para prestao de esclarecimentos
em caso de denuncia contra conselheiro
(CM.CONTE.23)
Notificao para prestao de esclarecimentos
em caso de denncia de agravo cometido contra
menor
(CM.CONTE.24)
Notificao preliminar e auto de infrao em
obras

(SMOUMA.SFU.21)
Ofcio

Ofcio de autorizao para incio da obra

(SMOUMA.DE.22)
Forma padronizada de comunicao
escrita entre subalternos e autoridades
e entre os rgos pblicos entre si e os Ofcio de comunicao com os bancos
particulares, em carter oficial.
(SMF.SSAT.36)
Ofcio de solicitao de servios ao
arquivo
(SMF.SSAT.37)
Ofcio emitido e recebido de rgos
internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas
(DEMAE.GD.32)
Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de
outros rgos pblicos, de entidades privadas e
de pessoas fsicas

(SMECEL.GS.30)
Ofcio emitido e recebido de rgos
internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas
(SMA.GS.25)
Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de
outros rgos pblicos, de entidades privadas e

101

de pessoas fsicas

(SMAS.GS.30)
Ofcio emitido e recebido de rgos
internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas
(CM.25)
Ofcio emitido e recebido de rgos
internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas
(SMF.GS.38)
Ofcio emitido e recebido de rgos
internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas
(FM.16)
Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de
outros rgos pblicos, de entidades privadas e
de pessoas fsicas

(GPMA. SSG.07)
Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de
outros rgos pblicos, de entidades privadas e
de pessoas fsicas

(SMOUMA.GS.23)
Ofcio emitido e recebido de rgos
internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas
(SMS.GS.37)
Ofcio encaminhado ao INSS
comunicando embargo de obra
(SMOUMA.SFU.24)
Oramento
Previso da receita e despesa de
pessoa fsica ou jurdica ou clculo
para se fazer um obra ou servio.

Oramento - programa
(DEMAE.SA-SCONT.33)
Oramento programa do Municpio
(SMF.SCPC.39)

102

Ordem de servio

Ordem de servio para pagamento

(SMOUMA.SOP.25)

Determinao tcnica ou administrativa

expedida por escrito por autoridade e
dirigida a responsveis por servios,
tarefas ou obras, autorizando-as.
Parecer
Opinio tcnica ou cientifica sobre um
ato, servindo de base para tomada de
deciso.

Parecer jurdico sobre atos da

atividade meio e/ou atividade fim
(DEMAE.AJ.34)
Parecer jurdico sobre atos da
atividade meio e/ou atividade fim
(SMA.SFPSC.26)
Parecer jurdico sobre atos da
atividade meio e/ou atividade fim
(GPMA.AJ.08)

Pedido

Pedido de baixa de bens patrimoniais

(SMA.DPSSA.27)

Documento que contem um pedido

legalmente embasado.
Planilha
Tabela contendo campos a serem
preenchidos com dados.

Planilha de cadastro de livros

(SMECEL.SPB.31)
Planilha de conciliao bancria
(SMF.SSAT.40)
Planilha de custo
(SMOUMA.DE.26)
Planilha de elaborao da folha de
pagamento
(SMA.SFPSC.28)
Planilha de leitura de hidrmetro
(DEMAE.SPD-SEC.35)
Planilha estimativa de consumo de
medicamentos
(SMS.SLF.38)

103

Plano

Plano de atividades
(FM.FMAP-CB.17)

Projeto com finalidade determinada e

prevendo ao a ser realizada.

Plano de atividades
(SMECEL.DEL.32)
Plano de desenvolvimento educacional
(SMECEL.SCQTCI.33)
Plano educativo para as creches
(SMECEL.SAECC.34)
Plano municipal de assistncia social
(SMAS.DAS.31)
Plano municipal de educao
(SMECEL.SPB.35)

Portaria
Ato pelo qual as autoridades
competentes determinam providencias
de carter administrativo, impem
normas, definem situaes funcionais,
aplicam penalidades disciplinares e
atos semelhantes.

Prestao de contas

Portaria de nomeao de conselheiro

(CM.COMCA.26)
Portaria que regulamenta competncias
da atividade meio e/ou atividade fim
(SMA.SSSA.29)

Prestao geral de contas

(DEMAE.SA-SCONT.36)

Conjunto padronizado de documentos

que comprovam o gasto de numerrio
exatamente de acordo com a finalidade
inicialmente proposta.
Processo

Processo administrativo disciplinar

(GPMA.AJ.09)

Desenvolvimento de um expediente,
incluindo tipos diversos de um mesmo
documento
e
que,
recebendo Processo
contencioso
sobre
informaes, pareceres e despachos, atividade meio e/ou atividade fim
(GPMA.AJ.10)
tramita at que se cumpra o ato
administrativo que gerou a sua criao; Processo de aposentadoria
unidade documental em que se renem (DEMAE.SA-SCONT.37)

104

oficialmente documentos de natureza

diversa no decurso de uma ao
administrativa ou judiciria formando
um conjunto materialmente indivisvel.

Processo de avaliao de
desempenho de servidores
(SMECEL.SPPA.36)
Processo de concesso de benefcio
de prestao continuada
(SMAS.SPSAC PROGER.32)
Processo de concesso de benefcio
eventual (auxlio funeral)
(SMF.SCC.41)
Processo

de

construo

de

poos

artesianos
(DEMAE.SO.38)
Processo de inscrio de entidade no
conselho
(CM.CMAS.27)
Processo de licitao
(DEMAE.SA-SCONT.39)
Processo de licitao
(SMF.SCC.42)
Processo de licitao
(SMS.FMS.39)
Processo de loteamento
(SMOUMA.SFU.27)
Processo de pontuao do patrimnio cultural
para repasse do ICMS estadual
(CM.COMPAC.28)

Processo de prestao de contas

(FM.FMAP-CB.18)
Processo de renovao cadastral
(SMF.SCC.43)
Processo de sindicncia administrativa
(DEMAE.AJ.40)
Processo

de

tombamento

de

bens

105

culturais
(CM.COMPAC.29)
Projeto arquitetnico de obras
particulares
Esquema de um empreendimento a ser (SMOUMA.SFU.28)
realizado comportando planejamento,
pesquisa, preparo e elaboraes.
Projeto arquitetnico de obras
pblicas (SMOUMA.SFU.29)
Projeto

Projeto

de

infra-estrutura

de

loteamentos
(DEMAE.SO.41)
Projeto de instalao de rede de esgoto
sanitrio em bairros, loteamentos e vias
pblicas
(DEMAE.SO.42)
Projeto de lei que dispe sobre atividade
meio e/ou atividade fim
(SMA.SSSA.30)
Projeto padro para ligao de esgoto
sanitrio
(DEMAE.SO.43)
Projeto

padro

para

ligao

de

hidrmetro
(DEMAE.SO.44)
Pronturio

Pronturio mdico
(SMS.SAM.40)

Reunio cumulativa de documentos

que acompanham o desempenho dos
interessados na sua atuao
profissional em cursos, estgios,
tratamentos mdicos, psicolgicos,
assim como em programas educativos
e de lazer.

106

Proposta

Proposta de cursos do PEQ

(SMAS.SPSAC SINE.33)

Sugesto encaminhada autoridade

para que seu contedo venha a fazer
parte, se aceita, de um outro ato de
valor jurdico e/ou administrativo
concreto.
Protocolo de entrega em meio
magntico da relao anual de
Comprovante padronizado da recepo informaes sociais (RAIS)
de documentos caracterizado por um
(SMA.SFPSC.31)
nmero que tambm registrado no
respectivo documento.
Protocolo de licitao
(DEMAE.SA-SCONT.45)
Protocolo

Protocolo de nota fiscal

(DEMAE.SA-SCONT.46)
Quadro

Quadro de atividades da creche

(SMECEL.SAECC.37)

Dados textuais, grficos ou desenhos

esquematicamente dispostos, com
cercadura grfica ou no, de modo a Quadro de conselheiros de planto
tornarem-se facilmente visveis ao (CM.CONTE.30)
observador.
Quadro de consistncia do
movimento de arrecadao
(SMS.FMS.41)
Quadro de controle da merenda escolar
(SMECEL.SAECC.38)
Quadro de controle da produtividade dos
servidores
(SMS.SAO.42)
Quadro de controle da sade bucal
(SMS.SAO.43)
Quadro de controle de ajudas
concedidas s entidades
(SMAS.SEBE.34)

107

Quadro de controle de distribuio do

leite de soja
(SMAS.SASE.35)
Quadro de controle de frias
(DEMAE.SA-SP.47)
Quadro de controle de frias
(SMA.SFPSC.32)
Quadro de controle de freqncia
(SMECEL.SPPA.39)
Quadro de controle de ponto
(SMA.SFPSC.33)
Quadro de controle de presena de
alunos no transporte escolar
(SMECEL.SAECC.40)
Quadro de controle de processos de
afastamento
(SMA.SNSDP.34)
Quadro de controle de produo do leite
de soja
(SMAS.SASE.36)
Quadro de controle de servios e
gastos do transporte escolar
(SMECEL.SAECC.41)
Quadro de controle do estoque de
instrumentais odontolgicos
(SMS.SAO.44)
Quadro de controle do estoque de
materiais odontolgicos
(SMS. SAO.45)
Quadro de horrio de planto do
conselho
(CM.CONTE.31)
Quadro demonstrativo de aplicaes

108

financeiras
(SMF.SSAT.44)
Quadro demonstrativo de freqncia dos
funcionrios
(SMS.SSFSG.46)
Quadro demonstrativo de movimento do
numerrio
(DEMAE.SA-SCONT.48)
Quadro demonstrativo de movimento do
numerrio
(SMF.SSAT.45)
Quadro demonstrativo de movimento do
numerrio
(SMS.FMS.47)
Quadro demonstrativo de saldo
bancrio
(SMF.SSAT.46)
Quadro demonstrativo de saldo bancrio
(SMS.FMS.48)
Quadro demonstrativo financeiro
(SMECEL.SAECC.42)
Quadro demonstrativo resumido da folha
de pagamento
(SMA.SFPSC.35)
Quadro

estatstico

da

Estao

de

Tratamento de gua
(DEMAE.SPD-SEC.49)
Quadro estatstico da movimentao de
alunos
(SMECEL.SCQTC.43)

109

Quadro estatstico de atendimento de

fisioterapia
(SMS.SAM.49)
Quadro

estatstico

de

dbitos

por

categoria
(DEMAE.SPD-SEC.50)
Quadro estatstico de visitantes
(FM.FMAP-CB.19)
Quadro

estatstico

por

categoria

instalao
(DEMAE.SPD-SEC.51)
Quadro informativo de turmas e alunos
(SMECEL.SCQTCI.44)
Receita (receiturio)

Receiturio de medicamento de controle

especial

Prescrio de medicamentos a serem

ministrados.

(SMS.SLF.50)
Receiturio mdico
(SMS.SAM.51)

Recibo

Recibo de doao de materiais e

servios
Reconhecimento escrito e assinado por
pessoa(s) que tenha(m) recebido
(SMAS.SPSAC.37)
dinheiro, valores ou objeto.

Recibo de pagamento de tratamento

fora do domiclio
(SMS.STFD.52)

Regulamento para funcionamento da feira do

produtor rural
Conjunto das condies em que uma lei (CM.CMPA.32)
deve ser executada; conjunto de normas
que regem o funcionamento de uma
subdiviso hierrquica e administrativa de
uma instituio.

Regulamento

110

Relao
Listagem de nomes de pessoas,
objetos, quantias, fatos, etc.

Relao analtica de empenho

(DEMAE.SA-SCONT.52)
Relao analtica de empenho
(SMF.SCPC.47)
Relao analtica de pagamentos
(SMS.FMS.53)
Relao analtica de pagamentos por
credor (Tesouraria)
(SMF. SSAT.48)
Relao analtica de pagamentos por
ficha (Contabilidade)
(SMF.SCPC.49)
Relao anual de informaes sociais
(RAIS)
(DEMAE.SA-SCONT.53)
Relao da mdia dos veculos por
quilmetro rodado
(SMOUMA.SMVE.30)
Relao de abono de estudantes
(SMA.SFPSC.36)
Relao de benefcios concedidos de
prestao continuada
(SMAS.SEBE.38)
Relao de benefcios indeferidos de
prestao continuada
(SMAS.SEBE.39)
Relao de boletins de ocorrncia
(SMAS.SPSAC.40)
Relao de candidatos ao benefcio
de prestao continuada
(SMAS.SEBE.41)
Relao de cargos comissionados
(SMA.SFPSC.37)

111

Relao

de

casas

de

bairros

loteamentos
(DEMAE.SPD-SEC.54)
Relao

de

compras

servios

autorizados
(SMF.SCC.50)
Relao de consumidores em dbito
(DEMAE.SPD-SEC.55)
Relao de consumidores isentos do
pagamento de taxa da gua e esgoto
(DEMAE.SPD-SEC.56)
Relao de consumidores na referncia
atual
(DEMAE.SPD-SEC.57)
Relao de crditos bancrios efetuados
pelo SUS
(SMS.SSFSG.54)
Relao de descontos da contribuio
sindical
(SMA.SFPSC.38)
Relao de descontos do imposto de
renda
(SMA.SFPSC.39)
Relao de endereos para leitura
(DEMAE.SPD-SEC.58)
Relao

de

entidades

inscritas

no

conselho
(CM.CMAS.33)
Relao de funcionrios
(DEMAE.SA-SP.59)
Relao de horas extras

112

(SMA.SFPSC.40)
Relao de horas extras
(SMOUMA.SA.31)
Relao de lquidos creditados aos
servidores
(SMA.SFPSC.41)
Relao de membros da Comisso
Municipal de Emprego
(SMAS.SINE.42)
Relao de pessoal afastado do
servio e acobertado pelo INSS
(SMA.SFPSC.42)
Relao de pessoal contratado
(SMA.SFPSC.43)
Relao de poos artesianos
(DEMAE.SO.60)
Relao de proventos e de descontos
(SMA.SFPSC.44)
Relao de recolhimentos para o INSS
(SMA.SFPSC.45)
Relao de recolhimentos para o INSS
(SMF.SCPC.51)
Relao de requerimentos atendidos
(DEMAE.SO.61)
Relao de requerimentos de corte
no fornecimento de gua
(DEMAE.SPD-SEC.62)
Relao de ruas
(DEMAE.SPD-SEC.63)
Relao de seguro de vida
(SMA.SFPSC.46)
Relao de servidores com direito a

113

benefcios
(SMA.SFPSC.47)
Relao de servidores da escola
(SMECEL.SCQTCI.45)

Relao de servidores da
limpeza pblica
(SMOUMA.SA.32)
Relao de servidores da Prefeitura
(SMA.SFPSC.48)
Relao de servidores e dependentes
(SMA.SFPSC.49)
Relao de servidores e nmeros de
matrcula
(SMA.SFPSC.50)
Relao de servidores inativos
(SMA.SFPSC.51)
Relao de servidores que recebem
penso alimentcia
(SMA.SFPSC.52)
Relao

de

tempo

de

servio

de

servidores
(SMA.SFPSC.53)
Relao de veculos (SMA.DPSSA.54)
Relatrio

Relatrio (estudo) de concepo do

projeto
Exposio de ocorrncias, fatos,
despesas, transaes ou de atividades (DEMAE.SO.64)
realizadas por autoridade com a
finalidade de prestar conta de seus
atos a autoridade superior.

Relatrio (estudo) econmico-financeiro

do DEMAE
(DEMAE.DE.65)

Relatrio (levantamento) da situao

114

econmica, mercado de trabalho e

qualificao de mo-de-obra nos
municpios de Minas Gerais
(SMAS.SPSAC SINE.43)
Relatrio da produo do leite de soja
(SMAS.SASE.44)
Relatrio da produo e de
marcadores para avaliao do
Programa de Sade da Famlia
(SMS.SAM.55)
Relatrio da remessa de exames
laboratoriais (Teste do Pezinho)
(SMS.SAM.56)
Relatrio da situao das DCIH'SB
(SIH)
(SMS.DCA.57)
Relatrio da situao de sade e
acompanhamento das famlias na rea
(SMS.SAM.58)
Relatrio das categorias
(DEMAE.SPD-SEC.66)
Relatrio

das

ocorrncias

de

consumidores
(DEMAE.SPD-SEC.67)
Relatrio das ocorrncias de leituras
(DEMAE.SPD-SEC.68)
Relatrio de acompanhamento de rotina
(SMAS.SPSAC PROGER.45)
Relatrio de atendimento da creche
(SMECEL.SAECC.46)
Relatrio de atendimento de
tratamento fora do domiclio
(SMS.STFD.59)
Relatrio de atendimento do Posto do

115

SINE
(SMAS.SPSAC SINE.46)
Relatrio de atendimento do PROGER
(SMAS.SPSAC PROGER.47)
Relatrio de avaliao da atuao das
entidades executoras do PEQ
(SMAS.SPSAC SINE.48)
Relatrio de avaliao do servidor
(SMECEL.SAECC.47)
Relatrio de contrataes de
operaes de crdito efetuadas pela
Comisso Estadual de Emprego
(SMAS.SPSAC PROGER.49)
Relatrio de danos (Defesa Civil)
(SMAS.SPSAC.50)
Relatrio de estoque do laboratrio
(SMS.SLF.60)
Relatrio de gesto (SMAS.DAS.51)
Relatrio de hidrmetros instalados
(DEMAE.SPD-SEC.69)
Relatrio

de

ligao

de

gua

por

categoria
(DEMAE.SPD-SEC.70)
Relatrio de localizao de edifcios
pblicos
(SMA.DPSSA.55)
Relatrio de produo ambulatorial (SAI)
(SMS.DCA.61)
Relatrio de proventos recebidos pelo
servidor
(SMA.SFPSC.56)

116

Relatrio de repasse de recursos

para manuteno de entidades
assistenciais
(SMAS.DAS.52)
Relatrio de servios dos caminhes
(SMOUMA.SOP.33)
Relatrio de servios hospitalares (SIH)
(SMS.DCA.62)
Relatrio de sindicncia em entidade
(CM.COMCA.34)
Relatrio de valores para empenho
(SIH)
(SMS.DCA.63)
Relatrio de viagem
(GPMA. SSG.11)
Relatrio de viagem
(SMAS.DAS.53)
Relatrio de visita
(SMAS.SPSAC.54)
Relatrio de visita tcnica
(SMAS.SASE.55)
Relatrio de visita tcnica creche
(SMECEL.SAECC.48)
Relatrio de vistoria para corte ou
poda de rvore na rea urbana
(CM.CODEMA.35)
Relatrio do diagnstico de verificao
do sistema de internao hospitalar
(SIH)
(SMS.DCA.64)
Relatrio final de pesquisa habitacional
(SMAS.SPSAC.56)
Relatrio geral de atividades

117

(CM.CMS.36)
Relatrio geral de atividades
(FM.20)
Relatrio geral de atividades
(SMF.SCC.52)
Relatrio

geral

de

atividades

da

biblioteca
(SMECEL.SPB.49)
Relatrio geral de atividades da creche
(SMECEL.SAECC.50)
Relatrio geral de atividades da
Vigilncia Sanitria
(SMS.DVSE.65)
Relatrio tcnico do sistema de
abastecimento de gua
(DEMAE.SCQA.71)
Requerimento
Instrumento que serve para solicitar
algo a uma autoridade publica e que,
ao contrrio da petio, esta baseado
em atos legais ou em jurisprudncia.

Requerimento de abono famlia de filho

estudante
(SMA.SFPSC.57)
Requerimento de afastamento para
tratamento mdico
(SMA.SFPSC.58)
Requerimento de alinhamento / muro
(SMOUMA.SFU.34)
Requerimento de alterao no cadastro
do ISS
(SMF.DFF.53)
Requerimento

de

alvar

de

funcionamento de negcios e eventos

(SMF.DFF.54)
Requerimento de auxilio funeral
(SMA.SSSA.59)

118

Requerimento de auxlio maternidade

(SMA.SFPSC.60)
Requerimento de baixa no lanamento
do ISS
(SMF.DFF.55)
Requerimento de busca no arquivo
(SMA.SSSA.61)
Requerimento

de

certido

de

rea

construda
(SMF.DFF.56)
Requerimento de certido de averbao
(SMF.DATC.57)
Requerimento de certido de baixa no
lanamento da construo
(SMOUMA.SFU.35)
Requerimento de certido de baixa no
lanamento do ISS
(SMF.DFF.58)
Requerimento de certido de
confrontao de rea
(SMOUMA.SFU.36)
Requerimento de certido de contagem
de tempo de contribuio do ISS
(SMF.DFF.59)
Requerimento de certido de
contagem de tempo de servio
(SMA.SFPSC.62)
Requerimento de certido de
desmembramento de rea
(SMOUMA.SFU.37)
Requerimento

de

certido

de

lanamento de imvel

119

(SMF.DFF.60)
Requerimento de certido de
licenciamento de veculo
(SMF.DFF.61)
Requerimento de certido de
localizao de endereo
(SMOUMA.SFU.38)
Requerimento de certido de localizao
de imvel
(SMA.SSSA.63)
Requerimento de certido de
mudana de nome de rua
(SMA.SSSA.64)
Requerimento de certido de
propriedade de terreno no cemitrio
(SMF.DATC.62)
Requerimento de certido de valor venal
de imvel
(SMF.DFF.63)
Requerimento de certido negativa de
dbito
(SMF.DATC.64)
Requerimento de conferncia de projeto
(SMOUMA.SFU.39)
Requerimento de conserto de
estradas e pontes rurais
(SMOUMA.SOP.40)
Requerimento de contagem de tempo
de servio para aposentadoria
(SMA.SFPSC.65)
Requerimento de corte do fornecimento
de gua
(DEMAE.SPD-SEC.72)

120

Requerimento de corte ou poda de

rvore na rea urbana
(CM.CODEMA.37)
Requerimento de execuo de servio
(DEMAE.SO.73)
Requerimento de frias prmio
(SMA.SFPSC.66)
Requerimento de frias
(SMA.SFPSC.67)
Requerimento

de

lanamento

de

pagamento do ISS
(SMF.DFF.65)
Requerimento de licena de construo
(SMOUMA.SFU.41)
Requerimento de licena de
construo de acrscimo
(SMOUMA.SFU.42)
Requerimento de licena de demolio
(SMOUMA.SFU.43)
Requerimento de licena maternidade
(SMA.SFPSC.68)
Requerimento de limpeza de lotes
(SMOUMA.SLU.44)
Requerimento de nmero de casa
(SMOUMA.SFU.45)
Requerimento de pagamento notas
fiscais (SMF.SCC.66)
Requerimento de reclassificao do ISS
(SMF.DFF.67)
Requerimento de regularizao do
projeto de construo
(SMOUMA.SFU.46)

121

Requerimento de salrio famlia

(SMA.SFPSC.69)
Requerimento

de

transferncia

de

funo
(SMA.SNSDP.70)
Requisio de abastecimento de
combustvel (DEMAE.SA-SCV.74)
Requisio

de

abastecimento

de

combustvel
(SMECEL.SAECC.51)
Requisio
Documento que contem um pedido de
material ou de prestao de servios,
legalmente embasado.

Requisio

de

abastecimento

de

combustvel
(DEMAE.SA-SCV.74)
Requisio de agendamento de
consulta e exame
(SMS.STFD.66)
Requisio

de

baixa

de

bens

patrimoniais
(SMA.DPSSA.70)
Requisio de certido de nascimento
(CM.CONTE.38)
Requisio de compras
(GPMA. SSG.12)
Requisio de compras
(SMAS.SASE.57)
Requisio de compras
(SMECEL.SAECC.52)
Requisio de compras
(SMOUMA.SA.47)
Requisio de material e/ou servio
(DEMAE.SA-SCONT.75)

122

Requisio de material e/ou servio

(SMAS.FMAS.58)
Requisio de material e/ou servio
(SMS.FMS.67)

Requisio e resultado de
exame (SMS.STFD.68)
Resoluo
Ato emanado de rgo colegiado
registrando uma deciso ou uma ordem
no mbito de sua rea de atuao.
Roteiro

Resoluo que dispe sobre

atividade meio e/ou atividade fim
(CM.CMAS.39)

Roteiro de trabalho pedaggico

(SMECEL.SCQTCI.53)

Descrio de um itinerrio ou viagem

podendo conter grficos e/ou textos.
Tabela
Quadro no qual se registram
esquematicamente nomes, clculos,
nmeros, cdigos, ou grficos com a
finalidade de sistematizar e fazer
visualizar dados de forma instantnea.
Talo (talonrio)

Tabela de controle dos servios de

caminhes e mquinas
(SMOUMA.SOP.48)
Tabela de preos de servios
(DEMAE.DG.76)

Talo de pagamento da dvida ativa

(SMF.DATC.68)

Caderno padronizado formado por

folhas divididas em duas partes, sendo
que uma destacvel e a outra a que Talo de pagamento de impostos e
fica, preenchida com dados
taxas
semelhantes aos do talo, como
(SMF.SSAT.69)
comprovante.
Termo de advertncia pelos atos
praticados
por
menor
ou
Declarao escrita em processo ou em responsveis
livro prprio, registrando um ato (CM.CONTE.40)
administrativo, um ato contratual, de
ajuste ou uma vontade.
Termo de compromisso de
assistncia emergencial
Termo

123

(SMAS.SPSAC.59)
Termo de compromisso firmado entre
entidades assistenciais
(SMAS.SPSAC SINE.60)
Termo de compromisso para
comercializao de produtos
(CM.CPAM.41)
Termo de entrega do menor ao
responsvel pela tutela
(CM.CONTE.42)
Termo de entrega e responsabilidade
da tutela do menor
(CM.CONTE.43)
Termo de obrigaes para entrega de
mudas
(CM.CPAM.44)
Termo de posse no cargo de
conselheiro
(CM.COMCA.45)
Termo de responsabilidade pelo uso
de informaes
(FM.FMAP-CB.21)
Termo de visita de inspeo em
entidades
(CM.COMCA.46)

124

Consideraes finais

Como afirmam Ana Maria de Almeida Camargo e Helena Correa

Machado, os arquivos brasileiros no tm se distinguido como rgos
prestadores de servios (...) porque se encontram em precrias condies de
funcionamento. Esta viso do papel que cumprem os arquivos se deve em
grande parte, viso deformada das administraes que deixam de considerar
os arquivos como testemunhos da prtica administrativa na conduo dos
negcios da municipalidade (CAMARGO & MACHADO,1996).
Diagnstico apresentado em relatrio publicado pela Fundao Tavera,
da Espanha, sob o patrocnio do Banco Mundial em parceria com a OEA,
ressalta que dos cerca de 5.500 municpios brasileiros, apenas 5% possuem
arquivos municipais institucionalizados.
Em matria de polticas pblicas que versam sobre documentos e
arquivos, a insuficincia de recursos materiais e humanos no caracteriza o
nico problema do qual padecem as administraes municipais. A ausncia de
metodologias para o tratamento de documentos pblicos constitui outro grave
problema a ser enfrentado para transformar os arquivos em rgos prestadores
de servios.
As administraes municipais funcionam marcadas pela instabilidade da
estrutura administrativa; por uma produo documental descontrolada; por
ausncia ou complexidade de procedimentos administrativos, que multiplicam
os circuitos do tramite documental, gerando sries duplicadas e fraes de
sries em sua maioria eliminveis e, principalmente, pelo distanciamento entre
a legislao e a prtica.
Sem desmerecer o empenho na realizao de suas tarefas, os
funcionrios desconhecem regras e o que fundamenta a ao a transmisso
do conhecimento prtico do procedimento. O que observamos em qualquer
administrao municipal a proliferao de formulrios criados em funo da
necessidade de administrar de acordo com critrios pessoais. No existem
profissionais de organizao e mtodos nos quadros efetivos da administrao

125

e os registros de procedimentos casusticos acaba se transformando em regra.

Como proceder para implementar programas de gesto documental que
possa contribuir para otimizar o funcionamento da administrao? Como
devemos proceder para organizar as massas documentais acumuladas que
refletem o prprio caos da maneira de administrar? Estas e outras tantas
perguntas nos fazemos diariamente dentro dos arquivos municipais.
Pudemos observar que a tipologia documental, invertendo a perspectiva
terica, fornece um instrumental importante para o desenvolvimento de nossas
prticas, que deve ter como princpio fundamental o estudo da gnese
documental.
O conhecimento das estruturas e normas regulamentares no nico
meio para se iniciar os trabalhos de classificao e avaliao de documentos
de arquivo. Tambm no suficiente para fornecer os critrios de segurana
na tomada de decises, sobretudo quanto eliminao de documentos. A
anlise tipolgica uma etapa a ser seguida no desenvolvimento de trabalhos
criteriosos que versam sobre a matria. Entretanto, a questo de ser ou no
tomada como referncia para o desenvolvimento das prticas, uma escolha
pessoal e determinada pelas condies materiais dos fundos. Ainda assim, no
se pode prescindir do exame direto nos documentos. Considerada como
recurso metodolgico inicial, tem demonstrado vantagens na superao de
problemas detectados em casos concretos, como o que apresentamos.
Representa uma chave para a compreenso da ao, da qual participa o
documento, e do documento em si mesmo, garantindo os princpios
arquivsticos da provenincia e organicidade do conjunto estudado.
Convm enfatizar que os mtodos no so excludentes, mas sim
complementares.
A aplicabilidade da tipologia documental para a organizao de fundos
antigos possibilita a recuperao da provenincia de um fundo quando no
existem as condies materiais para iniciar seu tratamento tcnico; permite a
reconstruo das circunstncias de criao de um documento, das aes,
transaes, processos e procedimentos administrativos que se materializaram
na forma e na substncia e que justificaram as relaes de organicidade
especficas da gesto do rgo produtor;

126

Para a gesto de documentos, esta anlise permitiu o conhecimento dos

procedimentos administrativos e do objetivo da produo dos documentos nas
reas, informao que est disponvel em textos, normas internas ou outro
local que no seja a memria do servidor municipal comprometido com o
desenvolvimento de suas tarefas. Permite a identificao da produo informal
de documentos, na medida em que as atividades especficas que determinam a
tipologia so reconhecidas no levantamento de dados junto aos rgos e no
estavam previstas em textos legais que dispem sobre a estrutura e
funcionamento dos rgos.
A administrao de documentos e a diplomtica esto vinculadas.
Quando se aplicam regras para a produo, tramitao e classificao, a
diplomtica pode verificar estas regras atravs da crtica dos documentos.
Fundamentada nestas regras, cabe estabelecer o valor dos documentos
analisados. Quando no encontramos regras definidas para a gesto dos
documentos o estudo dos princpios e mtodos propostos pela tipologia
documental, aponta com clareza os elementos mais significativos e que devem
ser desenvolvidos. A recproca, influncia da gesto de documentos e da
diplomtica, pode indicar o caminho a ser seguido no futuro. Nesta medida
fornece subsdios importantes para o planejamento da produo de
documentos em outros suportes, como os eletrnicos. (DURANTI, 1995)
O fato de ser possvel analisar o contexto de produo dos documentos,
atravs do olhar do prprio documento, garante que o que ficou registrado no
instrumento corresponde com a realidade e nesta medida permite um olhar
mais criterioso, comparativo, nas leituras retrospectivas em matrias de arquivo
e documentos. a referncia para o olhar do passado depositado no arquivo
do municpio e o reflexo da parceria e compromisso com a transparncia
administrativa do governo.
O manual de tipologia no pode ser considerado um produto final, estar
em permanente estgio de reviso porque a administrao municipal em sua
dinmica cria e suprime procedimentos e documentos, na busca de otimizar os
servios prestados comunidade e, assim, novos verbetes passaro a integrar
o instrumento. Por esta razo, ele apenas o ponto inicial de uma tarefa
complexa e lenta.

127

Mas o nosso futuro como arquivistas, como diz Antonia Heredia, vai
depender em boa medida, do dilogo profundo que sejamos capazes de
estabelecer com os responsveis pela gesto administrativa e da atitude e
medidas que se derivem em favor da racionalizao e simplificao dessa
produo documental (HEREDIA HERRERA, 1997).
O trabalho que apresentamos est aberto crtica de seu contedo e
forma, no reivindica uma exaustividade. Entretanto, foi possvel encontrar um
conjunto de documentos capaz de servir de modelo aplicabilidade de um
mtodo, justificando os critrios que presidiram as solues adotadas.
Anglika Menne Haritz diz que as experincias prticas da realidade
so os pr-requisitos para idias abstratas sobre aquela mesma realidade. Os
termos especficos e conceitos so os meios pelos quais a teoria interage com
a realidade e modela suas expectativas de experincias futuras. A teoria e a
prtica se desenvolvem em suas prprias esferas, separadamente, mas cada
uma reage em relao outra e aprende com a outra (HARITZ, 1998).
Assim vamos construindo a arquivstica...

128

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nacional de arquivos pblicos e privados.
BRASIL. Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37,
inciso XXI, da Constituio Federal. Institui Normas para Licitaes e
Contratos da Administrao Pblica e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 8.742, de 07 de dezembro de 1993. Dispe sobre a
organizao da Assistncia Social e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.394, de 20 de dezembro de 1996. Estabelece as
diretrizes e bases da educao nacional.
BRASIL. Lei n 9.720, de 30 de novembro de 1998. D nova redao a
dispositivos da Lei 8.742.
BRASIL. Medida Provisria 38, de 11 de novembro de 1997. Dispe
sobre o parcelamento de dbitos tributrios de Estados, do Distrito

137

Federal, de Municpios e de empresas pblicas e privadas em processo

de falncia ou de liquidao, institui regime especial de parcelamento da
contribuio para o Programa de Formao do Patrimnio do Servidor
Pblico PASEP, restabelece prazos para pagamento de dbitos
tributrios, inclusive do imposto de renda incidente sobre lucro
inflacionrio, concede benefcios fiscais instalao, ampliao ou
modernizao de unidades industriais e tratamento tributrio isonmico
entre produo nacional e a importao de papel jornal, altera a
legislao aduaneira e a relativa cobrana de direitos antiduping e
compensatrios, e d outras providncias.
BRASIL. Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, publicada no D.O.U.
de 29 de maro de 1996. Dispe sobre o cdigo de classificao de
documentos de arquivo para a administrao pblica: atividade meio, a
ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e
aprova a tabela de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo relativos atividade meio da administrao publica.
BRASIL. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996, publicada no
D.O.U. de 11 de outubro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais
para a eliminao de documentos nos dirios oficiais da Unio, Distrito
Federal, Estados e Municpios.
BRASIL. Resoluo n 674, de 30 de dezembro de 1999. Estabelece o
fluxo das declaraes de bitos, competncias e normas para o
desenvolvimento do sistema de informaes de mortalidade em Minas
Gerais.
BRASIL. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997, publicada no D.O.U.
de 23 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a
eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do Poder Pblico .
BRASIL. Resoluo n 8, de 20 de maio de 1997, publicada no D.O.U.
de 23 de maio de 1997. Atualiza o cdigo de classificao de
documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e
a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo

138

relativos s atividades-meio da administrao pblica, aprovados pela

Resoluo n 4.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Artigo 11, inciso V, da Constituio
Estadual. Dispe que competncia do Estado, comum Unio e ao
Municpio, proporcionar os meios de acesso a cultura, educao e
cincia.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Artigo 166, incisos II e V da Constituio
Estadual. Dispe que o Municpio tem os objetivos prioritrios de
cooperar com a Unio e o Estado e associar-se a outros Municpios, na
realizao dos interesses comuns bem como estimular e difundir o
ensino e cultura, proteger o patrimnio cultural e histrico e o meio
ambiente e combater a poluio.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Instruo n 01/96, de 16 de maro de
1993.

Estabelece

normas

de

fiscalizao

contbil,

financeira,

oramentria e patrimonial nas Administraes diretas e indiretas do

Estado e dos Municpios.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Instruo n 02/99, de 10 de novembro
de 1999. Estabelece normas sobre apresentao e recebimento das
Contas Anuais dos Prefeitos Municipais.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Instruo Normativa n 05, de 15 de
dezembro de 1999. Estabelece normas de fiscalizao contbil,
financeira, oramentria, operacional e patrimonial nas Administraes
Direta e Indireta dos Municpios.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Lei n 12925, de 30 de junho de 1998.
Dispe sobr a concesso de benefcios a assistncia social e d outras
providencias.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Lei n 13317, de 24 de setembro de
1999. Contm o Cdigo de Sade do Estado de Minas Gerais.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Lei n 7.109, de 13 de outubro de 1977.
Contm o Estatuto do pessoal do magistrio pblico do Estado de Minas
Gerais, e d outras providncias.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Lei n. 13.317 de 24 de setembro de
1999. Contm o Cdigo de Sade do Estado de Minas Gerais.

139

ESTADO DE MINAS GERAIS. Portaria n 344, de 12 de maio de 1998.

Aprova o regulamento tcnico sobre substncias e medicamentos
sujeitos a controle especial de vigilncia sanitria (ANVISA).
ESTADO DE MINAS GERAIS. Resoluo n 167, de 14 de dezembro de
1999. Dispe sobre a adjuno de servidor do Quadro do Magistrio aos
Municpios e d outras providncias.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Resoluo n 227, de 09 de dezembro de
1999. Altera a Resoluo n 80, de 28 de julho de 1994 e revoga
parcialmente a Resoluo 114, de 1 de agosto de 1996.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Resoluo n 45/99, de 27 de outubro de
1999. Estabelece critrios gerais para operacionalizao do Plano
Estadual de Qualificao Profissional PEQ-MG/2000.
ESTADO DE MINAS GERAIS. Resoluo n 80, de 18 de abril de 1995.
Do Conselho Deliberativo do Fundo de Amparo ao Trabalhador.
ESTADO DE SO PAULO. Portaria GR n 3.083, de 23 de outubro de
1997. Suplemento do D.O.E., v. 7, n. 206, de 25 de outubro de 1997.
Institui o Sistema de Arquivos da Universidade de So Paulo SAUSP e
d outras providencias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO Lei 1 507, que dispe sobre a Poltica
Municipal de Atendimento dos Direitos da Criana e do Adolescente e d
outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO Lei n 1888, de 26 de agosto de 1996.
Cria a Comisso Municipal de Emprego no mbito do Sistema Pblico
de Emprego e d outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Ata da Reunio do Conselho Municipal
de gua e Esgoto de 06 de outubro de 1998.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Decreto 1339, de 02 de dezembro de
1996. Dispe sobre o funcionamento do Fundo Municipal de Assistncia
Social FMAS
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Decreto n 317, de 1967. Regulamenta
os servios de gua e esgotos.

140

MUNICPIO DE CAMPO BELO. Decreto n 322, de 02 de dezembro de

1968. Introduz alteraes no Regulamento do DEMAE, baixado n 317,
de 20 de janeiro de 1968.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Decreto n 323, de 08 de fevereiro de
1969. introduz alteraes no regulamento do DEMAE, baixado pelo
Decreto n 317, de 02 de janeiro de 1968 e modificaes posteriores.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Emenda n 01/98, de 17 de outubro de
1998. Emenda ao Regimento Interno do Conselho Consultivo Municipal
do Patrimnio Cultural de Campo Belo MG, aprovado pelo Decreto
Municipal n 1373/98.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 2134, de 04 de maio de 2000.
Dispe sobre contratao temporria de pessoal, por necessidade de
excepcional interesse pblico.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 01/91, de 18 de
maro de 1991. Institui o plano de carreira e vencimentos dos servidores
do DEMAE.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 04, 03 de outubro
de 1991. Dispe sobre o Estatuto dos Servidores Pblicos da
administrao Direta, das autarquias e das fundaes pblicas do
municpio de Campo Belo, e d outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 05, de 21 de
outubro de 1991. Institui o Cdigo de Posturas do Municpio de Campo
Belo e d outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 13, de 26 de maio
de 1993. Institui o Conselho Municipal de Educao e d outras
providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 14, 03 de
dezembro de 1993. Dispe sobre a criao do Conselho Municipal de
Defesa e Conservao do Meio Ambiente e d outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 16, de 04 de
agosto de 1994. Estabelece a poltica de uso e ocupao do solo do
Municpio de Campo Belo.

141

MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 17, de 17 de

setembro de 1994. Institui o Cdigo de Obras do Municpio de Campo
Belo MG.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Complementar n 46, de 04 de
agosto de 1995, de 11 de dezembro de 2001. Dispe sobre alterao da
Tabela IV do Cdigo Tributrio do Municpio de Campo Belo.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Municipal n 1053, de 25 de
novembro de 1981. Estabelece diretrizes de ao, em caso de fatos
adversos e d outras providencias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei Municipal n 1349, de 21 de
dezembro de 1989. Dispe sobre o Cdigo Tributrio do Municpio de
Campo Belo MG.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei municipal n 1505, de 14 de
novembro de 1991. Cria a Casa da Cultura de Campo Belo.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1 884, de 07 de agosto de 1996.
D nova redao Lei n 1 507 modificada pelas Leis 1 535, 1 557, 1
595. Dispe sobre a Poltica Municipal de Atendimento dos Direitos da
Criana e do Adolescente e d outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1.349. Dispe sobre o Cdigo
Tributrio do Municpio de Campo Belo MG.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1.463, de 06 de maio de 1991.
Cria o Conselho Municipal de Sade.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1.480, de 27 de junho de 1991.
Cria o Conselho de Poltica Agrcola Municipal CPAM.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1.507, de 26 de novembro de
1991. Dispe sobre a Poltica Municipal de Atendimento dos Direitos da
Criana e do Adolescente e d outras providncias. (revogada pela lei
1.884 de 07 de agosto de 1996).
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1.608, de 28 de abril de 1993.
Altera dispositivos da Lei Municipal n 1.480 que cria o Conselho de
Poltica Agrcola Municipal.

142

MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1.884, de 07 de agosto de 1996.

Dispe sobre a Poltica Municipal de Atendimento dos Direitos da
Criana e do Adolescente e d outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1.960, de 07 de julho de 1997.
Autoriza a assinatura de convnio com o Estado de Minas Gerais,
atravs da Secretaria de Estado do Trabalho, da Assistncia Social, da
criana e do adolescente.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 1842, de 19 de dezembro de
1995. Dispe sobre a Poltica Municipal de Assistncia Social e d
outras providncias.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 2 227, de 04 de maio de 2000.
Altera Lei 1 884/96, que deu nova redao
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Lei n 737, de 06 de novembro de 1967.
Cria e organiza o departamento Municipal de gua e esgoto de Campo
Belo, sob a forma de autarquia.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Ordem de Servio n 209, de 20 de
maio de 1999. Estabelece procedimentos de arrecadao e fiscalizao
da reteno incidente sobre o valor dos servios e das contribuies
devidas sobre a remunerao decorrente da prestao de servios
atravs de cesso de mo-de-obra ou empreitada.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Portaria n 1091, de 22 de dezembro de
1997. Designa membros da COMDEC.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Portaria n 1166. Nomeia conselheiros
do COMCA.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Portaria n 33, de 13 de janeiro de 1999.
Nomeia comisso para o processo de incinerao de contratos das
guias de recebimento de gua e esgoto.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Portaria n 975, de 28 de janeiro de
1997. Nomeia os membros da Comisso Municipal de Emprego.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Projeto de Lei n 27/96, de 20 de maio
de 1996. Cria a Comisso Municipal de Emprego, no mbito do Sistema
Pblico de Emprego e d outras providncias.

143

MUNICPIO DE CAMPO BELO. Regimento Interno do Conselho

Consultivo Municipal do Patrimnio Cultural de Campo Belo MG, de
agosto de 1997.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Regimento Interno do Conselho de
Poltica Agrcola Municipal CPAM.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Regimento Interno do Conselho
Municipal dos Direitos da Criana e do Adolescente, COMCA CB, de
1 de outubro de 1996.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Regimento Interno do Conselho Tutelar
dos Direitos da criana e do adolescente de Campo Belo, CONTE CB,
de 22 de dezembro de 1998.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Resoluo n 001, de 21 de maio de
1996. Aprova o Regimento Interno do Conselho Municipal de Assistncia
Social de Campo Belo, CMAS CB.
MUNICPIO DE CAMPO BELO. Resoluo n 80, de 19 de abril de
1995. altera a Resoluo n 63, de 28 de julho de 1994, que estabelece
critrios para reconhecimento, pelo CODEFAT, de comisses de
emprego constitudas em nvel Estadual, do Distrito Federal e Municipal,
no mbito do sistema pblico de emprego.

144

CONSELHOS MUNICIPAIS

1. CADASTRO DE FEIRANTE
rgo produtor
Conselho Poltica Agrcola Municipal
Competncia
Atuar em formulao, acompanhamento e controle de execuo da Poltica
agrcola. (art. 2, inc. I da LM n 1480/93)
Objetivo da produo
Registrar os feirantes que trabalham no municpio.
Contedo
Espao para foto, nmero da matricula, data de inicio, nome, apelido, nmero
do telefone, estado civil, data de nascimento, nmero de filhos, endereo:
urbano e rural, cidade e nmero do CPF e do RG, categoria, bancos, principais
exploraes, revalidao: data de validade.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado alimentar.
Destinao
Preservar.

2. CERTIDO DE PRESERVAO DO MEIO AMBIENTE

rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
Deliberar, no municpio, sobre a concesso de alvar de localizao e
funcionamento das atividades potencialmente poluidoras, bem como, sobre as
solicitaes de certides para licenciamento do rgo ambiental competente.
(art. 2, inc. XXI da LMC n 14/93)
Objetivo da produo
Certificar que a empresa no degrada o meio ambiente para que seja
autorizado o seu funcionamento.
Contedo
Nome do proprietrio e da empresa, endereo, especificao da atividade
desenvolvida, objeto da certificao, local e data, assinatura do presidente.
Fundamento Legal
Lei Municipal Complementar n 14, de 03 de dezembro de 1993.
Lei Municipal Complementar n 05, de 21 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir da solicitao do interessado para requerer a
autorizao de funcionamento do negcio junto Prefeitura. Assinada pelo
Presidente. Fundamenta a elaborao do alvar de funcionamento de negcios
e, expedido pela Diviso de Fiscalizao. 1 via entregue ao interessado. 2
via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

3. CERTIDO DE REALIZAO DE REUNIES

rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
O suporte tcnico e administrativo indispensveis instalao funcionamento
do CODEMA ser prestado diretamente pela Prefeitura. (art. 8 da LMC n
14/93)
Objetivo da produo
Certificar que o conselho vem se reunindo mensalmente.
Contedo
Perodo das reunies, local e data, assinatura do presidente.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

4. CIRCULAR DE CONVOCAO PARA REUNIO

rgo produtor
Todos os Conselhos Municipais
Competncia
Objetivo da produo
Informar os membros dos Conselhos sobre a realizao da reunio.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto informando data, horrio, local e assunto da reunio, assinatura do
presidente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em varias vias. Assinado pelo presidente do Conselho. 1 via
encaminhado aos membros. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

5. CONTRATO PARTICULAR DE COMPRA E VENDA DE

PRODUTOS AGRCOLAS
rgo produtor
Conselho Poltica Agrcola Municipal
Competncia
Discutir e aprovar a instalao e execuo d quaisquer, servios pblicos ou
privados que mantenham ou venham manter contratos ou convnios com
rgos do Governo Municipal na rea agrcola, de acordo com os requisitos
que esto previstos na Lei Orgnica Municipal. (art. 2, inc. VI da LM n
1480/93)
Objetivo da produo
Estabelecer acordo para venda de produtos agrcolas.
Contedo
Nome do contratante e nome do contratado, discriminao das clusulas
contratuais, assinatura das testemunhas, contratante e contratada.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue a parte interessada. 2 via arquivada
no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

6. DECLARAO DE DESEMPENHO DE FUNO

rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
O suporte tcnico e administrativo indispensveis instalao funcionamento
do CODEMA ser prestado diretamente pela Prefeitura. (art. 8 da LMC n
14/93)
Objetivo da produo
Manifestar as necessidades do rgo para que os conselheiros
desempenhar suas atribuies.

possam

Contedo
Nome do conselheiro, descrio da funo e das atribuies, local e data,
assinatura do presidente.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo presidente. 1 via entregue ao
interessado. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

7. DECLARAO DE FUNCIONAMENTO DE EMPRESA

rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
Deliberar, no municpio, sobre a concesso de alvar de localizao e
funcionamento das atividades potencialmente poluidoras, bem como, sobre as
solicitaes de certides para licenciamento do rgo ambiental competente.
(art. 2, inc. XXI da LMC n 14/93)
Objetivo da produo
Autorizar o funcionamento temporrio de empresas, at a regularizao dos
procedimentos de preservao do meio ambiente.
Contedo
Referncia ao nmero de requerimento, fundamento legal, prazo de validade
de autorizao, nome da empresa, local e data, assinatura do presidente.
Fundamento Legal
Lei Municipal Complementar n 14, de 03 de dezembro de 1993.
Lei Municipal Complementar n 05, de 21 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir do requerimento protocolado Diviso de
Fiscalizao de Secretaria de Fazenda. 1 via encaminhada Diviso de
Fiscalizao para elaborao do alvar. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

8.FICHA DE DENNCIA DE AGRAVO COMETIDO CONTRA O MENOR

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Admitir-se- tambm a denncia annima de fatos que envolvam crianas e
adolescentes. (art. 20, nico do RI / 98)
Objetivo da produo
Registrar os fatos alegados sobre denncia de agravos contra o menor.
Contedo
Nome do denunciante, endereo, nome do menor, filiao, endereo,
referncia, histrico dos fatos, local de trabalho do denunciante, nmero do
boletim de ocorrncia policial, dados do denunciado, motivo do agravo,
assinatura do conselheiro e do denunciante.
Fundamento Legal
Lei federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
Ficha de registro de providncia tomada sobre agravo cometido contra o
menor.
Tramitao
Elaborado em 01 via, atravs de denncia recebida. Fundamenta a elaborao
da ficha de registro de providncia e da notificao para prestar
esclarecimentos em caso de denncia. Assinado pelo Conselheiro. Arquivada
no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

9. FICHA DE REGISTRO DE PROVIDNCIA TOMADA SOBRE AGRAVO

COMETIDO CONTRA O MENOR
rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Registrar a sindicncia efetuada no local denunciado.
Contedo
Data, nmero da ficha, nome do menor, idade, endereo, filiao, informaes
sobre: assistncia prestada aos pais nas entidades, quantas pessoas vivem na
casa, grau de parentesco, aspectos de higiene e segurana, problemas de
alcoolismo e de sade geral, quais membros da famlia trabalham, histrico do
agravo, pessoas entrevistadas, observaes, assinatura de dois conselheiros,
(verso) descrio das providncias tomadas.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir do registro da denncia. Fundamenta a
elaborao da notificao para prestar esclarecimentos, cujos dados so
anotados na ficha. Arquivada no rgo, encaminhada ao Poder Judicirio, com
documentos anexos, para abertura do processo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

10

10. FICHA INDIVIDUAL DE CADASTRO NO CONSELHO TUTELAR

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Registrar o menor atendido pelo rgo.
Contedo
Nome do menor, idade, data do cadastramento, nmero de ficha, endereo,
referncia, filiao, nome dos irmos.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno dos casos atendidos. Numerada de
acordo com a ficha de registro de providncias. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

11

11. FICHA SOCIAL DO ABRIGO DE PERMANNCIA TEMPORRIA

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Registrar a entrada de menores no rgo.
Contedo
Dados de identificao do atendido: nome, idade, naturalidade, data de
nascimento, sexo, cor, nome, profisso e endereo de trabalho da me e do
pai, endereo residencial, situao scio-econmica da famlia, tipo de unio
dos pais, nmero de pessoas da famlia, renda familiar, condies da moradia,
educao e socializao: srie, escola, horrio, creche, clube do menor,
horrio, sade: vacinas, data, doenas, perodo, medicao de uso constante:
nome, dosagem, freqncia, descrio do atendimento institucional, data de
entrada, de sada e de retorno, nome do responsvel pelo encaminhamento,
histrico, recomendaes, evoluo social, observaes e outras anotaes,
local e data, assinatura do conselheiro.
Fundamento Legal
Lei Federal. n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo Conselheiro responsvel pela apreenso
do menor. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps o trmino da permanncia no abrigo)
Destinao
Eliminar.

12

12. GUIA DE AUTORIZAO PARA CORTE OU PODA DE RVORE NA

REA URBANA
rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
Deliberar sobre o uso, ocupao e parcelamento urbano, bem como sobre a
urbanizao, visando a adequao s exigncias do meio ambiente e
preservao dos recursos naturais. (art. 2, inc. XVI da LMC n 14/93)
Objetivo da produo
Autorizar a efetuao da poda.
Contedo
Nmero da autorizao, nome do interessado, especificao do pedido,
endereo do imvel, prazo de validade, local e data, assinatura do presidente.
Fundamento Legal
Lei Municipal Complementar n 14, de 03 de dezembro de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, aps ser efetuada a vistoria no local . Assinado pelo
presidente. Encaminhada a Diviso de Meio Ambiente, para realizao do
servio e arquivamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

13

13. GUIA DE AUTORIZAO DE VIAGEM DE MENOR

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Quando em registro de planto, as ocorrncias sero registradas pelos
conselheiros plantonistas, que, adotaro as providncias cabveis. (art. 21 do
RI / 98)
Objetivo da produo
Comprovar que o menor est autorizado a viajar.
Contedo
Nome do menor, data de nascimento, nmero do livro, da folha e do termo de
assentamento da certido de nascimento, cartrio de registro civil, estado,
filiao, cidade de destino, nome e nmero do CIC e / ou RG do
acompanhante, prazo de validade da autorizao, local e data, assinatura do
pai ou responsvel, nmero do documento, endereo, assinatura do
representante do Conselho tutelar.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo conselheiro. 1 via arquivada no
rgo. 2 via entregue aos responsveis para apresentao na hora do
embarque.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

14

14. INVENTRIO DO ACERVO CULTURAL DE CAMPO BELO

rgo produtor
Conselho Municipal do Patrimnio Histrico e Artstico.
Competncia
Propor o tombamento dos bens culturais e naturais, de propriedade pblica ou
particular, existentes no municpio, que dotados de valor esttico, tico,
filosfico ou cientifico, justifiquem o interesse pblico na sua preservao. (art.
3, inc. I da DM n 1373/98)
Objetivo da produo
Listar e descrever os bens que integram o acervo do municpio.
Contedo
Folha de apresentao do fascculo especificao das quantidades de bens
patrimoniais, estados, justificativa da escolha, local e data, assinatura do
presidente.
Ficha cadastral do municpio informaes gerais: microrregio, municpio e
distrito, informe histrico, manifestaes culturais, descrio do anexo
arquitetnico e urbanstico, aspectos naturais, stios arqueolgicos,
espeleolgicos e / ou paleontolgicos, referncias documentais, tcnicos
responsveis pelo levantamento, elaborao e reviso.
Ficha de descrio de estruturas urbansticas municpio e distrito, designao
do bem, endereo, propriedade, rgo responsvel, histrico, descrio, uso
atual, proteo legal, tombamento, estado de conservao, referncias
documentais, informaes
complementares, documentao fotogrfica:
fotografo, filme e nmero do negativo, tcnicos responsveis pelo
levantamento, elaborao e reviso, data.
Laudo tcnico para tombamento do bem imvel especificao do estado de
conservao da estrutura, cobertura, alvenarias, elementos integrados externo,
agenciamento externo, instalaes, revestimentos, vo e vedaes, pisos e
forros, anexo, fotos.
Ficha de descrio de bens imveis integradas municpio e distrito, acervo,
propriedade, endereo, rgo, responsvel, designao do bem, localizao
especifica, espcie, poca, autoria, origem, procedncia, doados, material e
tcnica, marcas, inscries e legendas, descrio, condies de segurana,
proteo legal, dimenses, estado de conservao, intervenes,
caractersticas tcnicas, estilsticas e iconogrficas, dados histricos,
referencias documentais, informaes complementares, documentao
fotogrfica, fotografo, file e negativo, tcnicos, responsveis pelo levantamento,
elaborao e reviso, data.
Mapa das reas inventariveis representao grfica da rea onde se
encontram os imveis que integram o patrimnio cultural do municpio.
Ficha tcnica da equipe envolvida no inventrio Nome, cargo e / ou profisso
dos tcnicos responsveis pelo levantamento de dados, elaborao e reviso
do inventrio.
15

Fundamento Legal
Decreto Estadual n 25, de 30 de novembro de 1937
Documentos anexos
Folha de apresentao do fascculo, ficha cadastral do municpio, ficha de
descrio de estruturas urbansticas, laudo tcnico para tombamento do bem
imvel, ficha de descrio de bens imveis integradas.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Modelo recebido do Instituto Estadual do Patrimnio
Histrico e Artstico de Minas Gerais (IEPHA MG) e elaborado pelo conselho.
Assinado pelo Presidente, integra o processo de pontuao do patrimnio
cultural para repasse do ICMS. 1 via encaminhada ao IEPHA MG, para
conhecimento e arquivamento. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

16

15. LISTA DE REGISTRO DE PRESENA EM REUNIES

rgo produtor
Conselho Municipal de Sade
Competncia
Abertura e verificao do nmero de presentes. (art. 18, inc. I do RI / 91)
Objetivo da produo
Registrar a presena dos conselheiros na reunio.
Contedo
Data, nome e assinatura dos participantes.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelos presentes na reunio. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

17

16. LIVRO DE ATA DE POSSE DOS MEMBROS DO CONSELHO CURADOR

rgo produtor
Conselho Municipal dos Direitos da Criana e do Adolescente
Competncia
Definir e realizar, sob sua responsabilidade, o processo de escolha dos
membros do conselho tutelar, na forma de resoluo especifica, e solicitar ao
Prefeito o ato de nomeao e posse dos membros eleitos. (art. 6, inc. IX do RI
/ 96)
Objetivo da produo
Registrar a posse dos membros do conselho.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio, descrio dos temas tratados,
assinaturas da secretria que redigiu a ata e os participantes da reunio.
Fundamento Legal
Lei Complementar Municipal n 29, de 08 de agosto de 1997.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Portaria Municipal n 1166, de 02 de fevereiro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pela secretria. Assinada pelos presentes. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

18

17.LIVRO DE ATA DE REUNIES

rgo produtor
Conselho Municipal de Educao
Competncia
Compatibilizar a poltica educacional do municpio com as diretrizes e bases
traadas pela Unio e com o sistema estadual de ensino. (art. 2, inc. III da
LMC n13/93)
Objetivo da produo
Registrar as ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio, descrio dos temas tratados,
assinaturas da secretria que redigiu a ata e os participantes da reunio.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pela secretria. Assinado pelos presentes. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

19

18. LIVRO DE ATA DE REUNIES

rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
O suporte tcnico e administrativo indispensveis instalao e funcionamento
do CODEMA ser prestado diretamente pela Prefeitura. (art. 8 da LMC n
14/93)
Objetivo da produo
Registrar as ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio, descrio dos temas tratados,
assinaturas da secretria que redigiu a ata e os participantes da reunio.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pela secretria. Assinado pelos presentes. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

20

19. LIVRO DE ATA DE REUNIES

rgo produtor
Conselho Municipal do Patrimnio Histrico e Artstico
Competncia
O COMPAC-CB se rene mensalmente, em sesses ordinrias, em local, dia e
horrio a serem designados pelo presidente, por sua convocao. (art. 4, do
RI / 97)
Objetivo da produo
Registrar as ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio, descrio dos temas tratados,
assinaturas do secretria que redigiu a ata e os participantes da reunio.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pela secretria. Assinado pelos presentes. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

21

20. LIVRO DE ATA DE REUNIES DA COMISSO PERMANENTE DO

ENSINO FUNDAMENTAL E MDIO
rgo produtor
Conselho Municipal de Educao
Competncia
Compatibilizar a poltica educacional do municpio com as diretrizes e bases
traadas pela Unio e com o sistema estadual de ensino. (art. 2, inc. III da
LMC n13/93)
Objetivo da produo
Registrar as ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio, descrio dos temas tratados,
assinaturas da secretria que redigiu a ata e os participantes da reunio.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pela secretria. Assinada pelos representantes pelos
presentes na reunio. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

22

21. LIVRO DE REGISTRO DE ASSISTNCIA NO ABRIGO DE

PERMANENCIA TEMPORRIA
rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Registrar a entrada de menores encaminhados ao rgo.
Contedo
Discriminar as ocorrncias que justificaram a entrada e sada do menor no
rgo.
Fundamento legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Fundamenta a elaborao do quadro de registro de
assistncia no abrigo, que encaminhado para conhecimento da secretria de
assistncia social e integra o relatrio de gesto da secretaria. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

23

22. LIVRO DE TOMBO DE BENS PATRIMONIAIS

rgo produtor
Conselho Municipal do Patrimnio Histrico e Cultural.
Competncia
Propor o tombamento dos bens culturais e naturais, de propriedade pblica ou
particular, existentes no municpio, que dotados de valor esttico, tico,
filosfico ou cientifico, justifiquem o interesse pblico na sua preservao. (art.
3, inc. I da DM n 1373/98)
Objetivo da produo
Registrar os bens arqueolgicos, etnolgicos, paisagsticos, arquitetnicos,
histricos, bibliogrficos, urbansticos, belas artes e artes aplicadas que
integram o patrimnio cultural do municpio.
Contedo
Termo de abertura, descrio dos bens tombados (denominao, endereo,
nmero do processo, proteo legal, tipo de proteo, abrangncia da
proteo).
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 24 de maro de 1997.
Decreto n 1345, de 25 de maro de 1997.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 04 volumes. Assinados pelo secretrio e pelo presidente. Os
bens so registrados por classes. O processo de tombamento encaminhado
ao prefeito, para anlise e autorizao. O proprietrio comunicado e teve o
prazo de 15 dias para recorrer da deciso, aps o qual o bem registrado no
livro. Os 4 volumes so arquivados no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

24

23. NOTIFICAO PARA PRESTAO DE ESCLARECIMENTOS EM CASO

DE DENNCIA CONTRA CONSELHEIRO
rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
O membro do Conselho tutelar dos Direitos da criana e do Adolescente que
tiver cincia da irregularidade nos conselhos tutelares obrigado a tomar as
providncias necessrias para sua imediata apurao, com encaminhamento
ao COMCA-CB para sindicncia ou processo administrativo disciplinar,
assegurado ao acusado ampla defesa. (art. 50 do RI / 98)
Objetivo da produo
Informar sobre a denncia registrada e determinar prazo para prestar
informaes.
Contedo
Dados do destinatrio, prazo para apresentar defesa, endereo do local,
horrio e data para comparecimento, nmero de testemunhas a serem
indicados, local e data, assinatura do presidente da comisso de sindicncia,
recibo de entrega: assinatura do recebedor e data.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, quando instaurada sindicncia administrativa contra
conselheiros. 1 via encaminhado ao interessado 2 via arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos aps soluo.
Destinao
Eliminar.

25

24. NOTIFICAO PARA PRESTAO DE ESCLARECIMENTOS EM CASO

DE DENNCIA DE AGRAVO COMETIDO CONTRA MENOR
rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Informar sobre a denncia registrada e determinar prazo para prestar
informaes.
Contedo
Nmero do processo objeto de instruo, nome do destinatrio responsvel
pelo menor, endereo do domicilio, fundamento legal, data e horrio do acordo
do comparecimento, nome do menor, endereo da sede do conselho,
advertncia sobre o no comparecimento, local e data, assinatura de dois
conselheiros, observaes.
Fundamento Legal
Lei Federal. n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
Ficha individual
Tramitao
Elaborado em 01 via. Os dados so anotados na ficha de registro de
providncias. Encaminhado ao interessado.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

26

25. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo produtor
Todos os Conselhos Municipais
Competncia
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

27

25. CIRCULAR DE CONVOCAO PARA REUNIO

rgo produtor
Conselhos Municipal de Sade
Competncia
Manter audincias com diferentes rgos vinculados ao Sistema Municipal de
Sade sempre que entender necessrio, para debater o encaminhamento de
assuntos de interesse coletivo e relacionamento s suas atividades especficas.
(art. 5, inc. XVI do RI / 91)
Objetivo da produo
Convocar os conselheiros para reunio.
Contedo
Nmero da circular, local, data, assunto, assinatura.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996. (COMCA)
Lei Municipal n 1.463, de 06 de maio de 1991. (CMS)
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em vrias vias. Uma via arquivada no rgo, as demais so
encaminhadas aos conselheiros.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar .

28

26. PORTARIA DE NOMEAO DE CONSELHEIRO

rgo produtor
Conselho Municipal dos Direitos da Criana e do Adolescente
Competncia
Os membros do COMCA CB no sero remunerados e esta representividade
considerada de relevncia pblica, com exerccio prioritrio, de conformidade
com os preceitos constitucionais. (art. 25 do RI / 98)
Objetivo da produo
Determinar providncias sobre o ato que lhe deu origem.
Contedo
Nmero da portaria, assunto, local e data, assinatura do presidente.
Fundamento legal
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue ao interessado. 2 via arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

29

27. PROCESSO DE INSCRIO DE ENTIDADE NO CONSELHO

rgo produtor
Conselho Municipal de Assistncia Social
Competncia
Acompanhar, avaliar e fiscalizar os servios de Assistncia prestados
populao pelos rgos, entidades pblicas e privadas no Municpio. (art. 2,
inc. VIII do RI / 96)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento da deciso do conselho com relao ao pedido de
inscrio da entidade.
Contedo
Requerimento para inscrio no conselho nome da entidade, endereo,
descrio do pblico atendido, local e data, assinatura do representante legal.
Formulrio de inscrio de entidade dados da entidade: nmero da inscrio,
nome, CGC, nmero de registro de pessoa jurdica, na SETASCAD e no
Conselho Nacional de Assistncia Social, nome do cartrio, nmero do livro e
da folha, declarao de utilidade pblica municipal, estadual e federal: nmero
e ano da lei, descrio do tipo e objetivo de convnios, endereo e horrio de
funcionamento, responsvel pela entidade: nome do presidente e coordenador,
carteira de identidade, grau de instruo, qualificao profissional, perodo de
mandato do presidente, populao atendida, multa e faixa etria.
Formulrio de registro da situao de infra-estrutura da entidade nmero da
inscrio, nome, infra-estrutura: rede de gua, eltrica, esgoto, telefone, coleta
de lixo, linha de nibus, informaes sobre as condies do imvel, tipo e
quantidade de veculos, recursos humanos que atuam na rea de trabalho
administrativa, tcnica, monitria e servios gerais: grau de escolaridade, sexo,
relao de trabalho, legenda utilizada no preenchimento.
Certificado de inscrio no conselho nome da entidade, endereo, nmero da
inscrio no CPPJ, nmero de inscrio no conselho, local e data, assinatura
do presidente.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
Requerimento para inscrio no conselho, cpia autenticada da ata de
fundao, estatuto, ata da eleio e posse da diretoria, CPF e identidade do
presidente, atestado de funcionamento do Conselho Municipal de Assistncia
Social, plano de trabalho do ano em curso, relatrio de atividades, balano
patrimonial e demonstrativo dos resultados lei de utilidade pblica municipal,
formulrio de inscrio de entidade, formulrio de registro da situao de infraestrutura da entidade, certificado de inscrio no conselho
30

Tramitao
Elaborados em 01 via. Os formulrios so encaminhado entidade solicitante
para preenchimento. Retornam com os documentos anexos e so analisados
pelo conselho e elaborado o certificado de inscrio, em 2 vias. 1 via
entregue entidade. 2 via arquivado no processo, no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

31

28. PROCESSO DE PONTUAO DO PATRIMNIO CULTURAL PARA

REPASSE DO ICMS ESTADUAL
rgo produtor
Conselho Municipal do Patrimnio Histrico e Cultural
Competncia
Instruir projetos propostos para reas tombadas, para despacho do Prefeito
Municipal. (art. 3, inc. IV do DM n 1373 / 98)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento da deciso do IEPHA MG sobre a pontuao das
polticas de preservao do patrimnio cultural do municpio, para repasse do
ICMS estadual.
Contedo
Cpia do decreto de criao do conselho, lei que autoriza a criao do
conselho, atas das reunies do COMPAC, relao de investimentos em bens
culturais, comprovao da disponibilidade e atuao da equipe tcnica,
decretos de tombamento, inventrio municipal de bens culturais IPAC,
relatrio da equipe tcnica.
Fundamento Legal
Lei Federal n 12.733, de 30 de dezembro de 1997.
Decreto federal n 40.851, de 30 de dezembro de 1999.
Documentos anexos
Cpia do decreto de criao do conselho, lei que autoriza a criao do
conselho, atas das reunies do COMPAC, relao de investimentos em bens
culturais, comprovao da disponibilidade e atuao da equipe tcnica,
decretos de tombamento, inventrio municipal de bens culturais IPAC,
relatrio da equipe tcnica.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Modelo recebido da Secretaria de Estado de Cultura e
elaborado pelo conselho. Assinado pelo secretrio e presidente. 1 via
encaminhado para anlise e aprovao do Instituto Estadual do Patrimnio
Histrico e Artstico de Minas Gerais (IEPHA MG). 2 via arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

32

29. PROCESSO DE TOMBAMENTO DE BENS CULTURAIS

rgo produtor
Conselho Municipal do Patrimnio Histrico e Cultural
Competncia
Propor o tombamento dos bens culturais e naturais, de propriedade pblica ou
particular, existentes no Municpio, que dotados de valor esttico, tico,
filosfico ou cientifico, justifiquem o interesse pblico na sua preservao. (art.
3, inc.I do DM n 1373/98)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento da deciso sobre o tombamento do bem cultural
indicado.
Contedo
Introduo, histrico do municpio, histrico do bem cultural, contextualizao
do bem cultural no desenvolvimento histrico do municpio, descrio
detalhada e anlise do bem cultural, ficha de inventrio do bem cultural,
documentao fotogrfica, laudo de avaliao sobre o estado de conservao,
diretrizes de interveno sobre o bem tombado, ficha tcnica indicando
responsveis tcnicos e data de elaborao do dossi de tombamento,
parecer sobre tombamento elaborado por tcnico da rea, parecer sobre o
tombamento elaborado por conselheiro integrante do conselho, cpia da ata da
reunio do conselho aprovando tombamento, cpia do decreto ou documento
similar do Executivo tombando o bem cultural, cpia da inscrio do bem
cultural no livro de tombo, cpia da publicao do ato de tombamento.
Fundamento Legal
Decreto Federal n 40.851, de 30 de dezembro de 1999
Documentos anexos
Descritos no item contedo.
Tramitao
Elaborado em 2 vias, a partir da notificao feita ao proprietrio do bem. 1via
encaminhada ao Instituto Estadual do Patrimnio Histrico e Artstico
(IEPHA) conhecimento e parceria na definio de polticas de preservao. .
2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

33

30. QUADRO DE CONSELHEIROS DE PLANTO

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Dever ser criado atendimento especial de planto, avaliadas as necessidades.
Ficar a cargo dos membros do Conselho Tutelar a definio do quadro de
horrio dos plantes noturnos, finais de semana e feriados, dos quais a polcia
civil, militar e o COMCA tero acesso escala, que dever ser divulgada em
locais pblicos, em especial ao frum, prefeitura e abrigo. (art 5, inc. I do RI /
98)
Objetivo da produo
Discriminar os conselheiros de planto.
Contedo
Data do planto, nome e endereo do conselheiro.
Fundamento Legal
Lei Federal. n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884 de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em vrias vias. Afixado em locais pblicos, para um perodo de 2
meses. 1 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado.
Destinao
Eliminar aps alterao.

34

31.QUADRO DE HORRIO DE PLANTO DO CONSELHO

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Dever ser criado atendimento especial de planto, avaliadas as necessidades.
Ficar a cargo dos membros do Conselho Tutelar a definio do quadro de
horrio dos plantes noturnos, finais de semana e feriados, dos quais a polcia
civil, militar e o COMCA tero acesso escala, que dever ser divulgada em
locais pblicos, em especial ao frum, prefeitura e abrigo. (art 5, inc. I do RI /
98)
Objetivo da produo
Discriminar o horrio de funcionamento e os conselheiros de planto no
conselho.
Contedo
Horrio de funcionamento, dias da semana, nome do conselheiro, informaes:
endereo da sede, do abrigo das crianas, planto e emergncia.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884 de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em vrias vias. Uma via fica arquivada no rgo. As demais so
encaminhadas aos diversos rgos que atuam em parceria com o conselho.
Prazo de arquivamento
Indeterminado
Destinao
Eliminar (aps alterao)

35

32. REGULAMENTO PARA FUNCIONAMENTO DA FEIRA DO

PRODUTOR RURAL
rgo produtor
Conselho Poltica Agrcola Municipal
Competncia
Atuar em formulao, acompanhamento e controle de execuo da Poltica
agrcola. (art. 2, inc. I da LM n 1480/93)
Objetivo da produo
Estabelecer regras para o funcionamento do produtor rural do municpio.
Contedo
Nome da entidade e descrio dos artigos.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

36

33. RELAO DE ENTIDADES INSCRITAS NO CONSELHO

rgo produtor
Conselho Municipal de Assistncia Social
Competncia
Acompanhar, avaliar e fiscalizar os servios de Assistncia prestados
populao pelos rgos, entidades pblicas e privadas no Municpio. (art. 2,
inc. VIII do RI / 96)
Objetivo da produo
Controlar o nmero da inscrio das entidades.
Contedo
Nome da entidade, nmero da inscrio.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
Relao de entidades inscritas.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Arquivada em sistema
informatizado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

37

34. RELATRIO DE SINDICNCIA EM ENTIDADE

rgo produtor
Conselho Municipal dos Direitos da Criana e do Adolescente
Competncia
Registrar e manter atualizado o cadastro das entidades governamentais e no
governamentais de atendimento Criana e ao Adolescente, realizando sobre
as mesmas fiscalizao permanente e avaliao anual de desempenho de
atendimento. (art. 6, inc. XXI do RI / 96)
Objetivo da produo
Informar sobre a situao encontrada na entidade assistencial.
Contedo
Nome do conselheiro, data, local vistoriado, descrio da ocorrncia,
assinatura do conselheiro, horrio e data de vistoria.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069 de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884 de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir da solicitao da entidade. 1 via entregue ao
interessado. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

38

35. RELATRIO DE VISTORIA PARA CORTE OU PODA DE RVORE NA

REA URBANA
rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
Deliberar sobre o uso, ocupao e parcelamento urbano, bem como sobre a
urbanizao, visando a adequao s exigncias do meio ambiente e
preservao dos recursos naturais. (art. 2, inc. XVI da LMC n 14/93)
Objetivo da produo
Informar sobre o local onde foi solicitada a poda e / ou corte de rvores, para
fundamentar a emisso da autorizao.
Contedo
Nmero do processo, descrio da situao, local e data, assinatura do
vistoriante.
Fundamento Legal
Lei Municipal Complementar n 14, de 03 de dezembro de 1993.
Documentos anexos
Formulrio de autorizao para corte ou poda de rvore na rea urbana,
autorizao para corte.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir de solicitao registrada no formulRIO pelo
interessado. Encaminhado ao presidente para anlise. Fundamenta a
elaborao da guia de autorizao. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
5 anos.
Destinao
Eliminar.

39

36. RELATRIO GERAL DE ATIVIDADES

rgo produtor
Conselho Municipal de Sade
Competncia
Acompanhamento e avaliao dos servios prestados. (art. 5, inc. IV do RI /
91)
Objetivo da produo
Relatar as solicitaes e o servio realizado.
Contedo
Dados do destinatrio, introduo, desenvolvimento e concluso do assunto,
objeto do documento, local e data, nome e assinatura do autor.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo chefe do setor. 1 via encaminhada ao
Presidente para conhecimento. 2 via- arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

40

37.REQUERIMENTO PARA CORTE OU PODA DE RVORE NA REA

URBANA
rgo produtor
Conselho de Defesa do Meio Ambiente
Competncia
Deliberar sobre o uso, ocupao e parcelamento urbano, bem como sobre a
urbanizao, visando a adequao s exigncias do meio ambiente e
preservao dos recursos naturais. (art. 2, inc. XVI da LMC n 14/93)
Objetivo da produo
Registrar a solicitao de autorizao para corte ou poda de rvore.
Contedo
Nome do interessado, endereo do imvel, nmero do CPF, RG, CGC e
telefone, especificao do pedido, caractersticas da rvore emotivo da
solicitao, relao de documentos a serem anexados, local e data, assinatura
do requerente.
Fundamento Legal
Lei Municipal Complementar n 14 de 03 de dezembro de 1993.
Documentos anexos
Cpia do registro do imvel, carteira de identidade, alvar de licena (setor
para construo), IPTU e / ou contrato social da empresa.
Tramitao
Elaborado em 01 via, na recepo, a partir da solicitao do interessado.
Fundamenta a elaborao do relatrio de vistoria e da guia de autorizao.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

41

38. REQUISIO DE CERTIDO DE NASCIMENTO

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Solicitar ao Cartrio a emisso de certido de nascimento.
Contedo
Local e data, endereamento ao oficial, especificao que justifica o pedido,
fundamento legal, nome do menor, data de nascimento, filiao, assinatura do
conselheiro, dados do destinatrio.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada ao Cartrio de Registro Civil para
providncias. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

42

39. RESOLUO QUE DISPE SOBRE ATIVIDADE MEIO E/ OU

ATIVIDADE FIM
rgo produtor
Conselho Municipal de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a Poltica de Assistncia Social no mbito municipal, definindo
prioridades. (art. 2, inc. I do RI / 96)
Objetivo da produo
Registrar uma deciso ou ordem tomada sobre as atribuies pertinentes ao
rgo.
Contedo
Nome da entidade, nmero da resoluo, local e data, assinatura do
presidente.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em vrias vias, a partir das decises tomadas nas reunies.
Encaminhadas aos rgos interessados. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

43

40.TERMO DE ADVERTNCIA PELOS ATOS PRATICADOS POR MENOR

OU RESPONSVEIS
rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Registrar a advertncia dada pelos atos praticados pelo menor aos
responsveis.
Contedo
Data, nome dos responsveis que compareceram sede do conselho e do
menor, texto da advertncia, fundamento legal, assinatura do conselheiro,
menor e responsvel.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
Ficha individual de cadastro no conselho.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

44

41. TERMO DE COMPROMISSO PARA COMERCIALIZAO DE

PRODUTOS
rgo produtor
Conselho Poltica Agrcola Municipal
Competncia
Discutir e aprovar na instalao e execuo de quaisquer servios pblicos ou
privados que mantenham ou venham manter contratos ou convnios com
rgos do governo municipal na rea agrcola de acordo com requisitos que
esto previstos na lei orgnica municipal. (art. 2, inc. VI da DM n 1480/93)
Objetivo da produo
Registrar o acordo estabelecido entre o conselho e o feirante para
comercializar os produtos e garantir a co continuidade do abastecimento.
Contedo
Dados de identificao das partes, enumerao dos compromissos, local e
data, assinatura do gerente da feira e do feirante.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1480, de 28 de abril de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo gerente da feira livre e pelo feirante. 1
via arquivada no rgo. 2 via - entregue ao feirante.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

45

42. TERMO DE ENTREGA DO MENOR AO RESPONSVEL PELA TUTELA

DO MENOR
rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Registrar a entrega do menor ao responsvel pelo pela tutela.
Contedo
Nome do responsvel, nmero do RG e CPF, endereo, nome do menor,
qualidade de tutela, local e data, assinatura dos responsveis.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, quando o menor retorna do abrigo de permanncia
temporria. Assinado pelo responsvel e arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

46

43.TERMO DE ENTREGA E RESPONSABILIDADE DA TUTELA DO MENOR

rgo produtor
Conselho Tutelar
Competncia
Recebida a ocorrncia nas formas do artigo anterior, o caso ser encaminhado
imediatamente para formalizao do registro e tomada das providncias
cabveis. (art. 20 do RI / 98)
Objetivo da produo
Formalizar a entrega de menor ao Conselho Tutelar.
Contedo
Data, nmero, nome do menor, nome e nmero do RG e CPF dos pais, local
de nascimento e dados da certido, nome, nmero do RG e CPF de quem
recebeu o menor, qualidade da tutela, endereo de residncia, fundamenta
legal, nome dos representantes do conselho tutelar, declarao de
compromisso, pela responsabilidade da tutela, assinaturas dos conselheiros,
responsveis e testemunhas.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
Ficha individual de cadastro no conselho.
Tramitao
Elaborado em 01 via, quando o menor retirado da casa dos responsveis e
encaminhado ao abrigo de presena temporria, at deciso judicial. Assinado
pelo conselheiro, responsvel e testemunhas. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

47

44. TERMO DE OBRIGAES PARA ENTREGA DE MUDAS

rgo produtor
Conselho de Poltica Agrcola Municipal
Competncia
Discutir e aprovar na instalao e execuo de quaisquer servios pblicos ou
privados que mantenham ou venham manter contratos ou convnios com
rgos do governo municipal na rea agrcola de acordo com requisitos que
esto previstos na lei orgnica municipal. (art. 2, inc. VI da LM n 1480/93)
Objetivo da produo
Registrar o acordo estabelecido entre o conselho e o produtor rural para
entrega de mudas.
Contedo
Dados de identificao e descrio das obrigaes estabelecidas entre as
partes, local e data, assinatura do presidente, do produtor e testemunhas,
recibo de pagamento: nome, valor, especificao da compra efetuada, local e
data, assinatura do tesoureiro.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1480, de 28 de abril de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, em parceria com a EMATER. Assinado pelo Presidente,
produtor, testemunhas e tesoureiro do conselho. 1 fica arquivado no rgo, at
a entrega das mudas, aps encaminhada para arquivamento na EMATER. 2
via - entregue ao produtor.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

48

47. TERMO DE POSSE NO CARGO DE CONSELHEIRO

rgo produtor
Conselho Municipal dos Direitos da Criana e do Adolescente
Competncia
Definir e realizar, sob sua responsabilidade, o processo de escolha de
membros do Conselho tutelar, na forma de resoluo especifica, e solicitar ao
Prefeito o ato de nomeao e posse dos membros eleitos. (art. 6, inc. IX do RI
/ 96)
Objetivo da produo
Registrar a posse de conselheiro eleito.
Contedo
Data, horrio, local, nome dos conselheiros presentes, especificao da
condio de membro, data da eleio, perodo do mandato, transcrio
resumida do discurso do presidente, local e data, assinatura da secretria.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pela secretria. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

49

48.TERMO DE VISITA DE INSPEO EM ENTIDADES

rgo produtor
Conselho Municipal dos Direitos da Criana e do Adolescente
Competncia
Registrar e manter atualizado o cadastro das entidades governamentais e no
governamentais de atendimento Criana e ao Adolescente, realizando sobre
as mesmas fiscalizao permanente e avaliao anual de desempenho de
atendimento. (art. 6, inc. XXI do RI / 96)
Objetivo da produo
Registrar a visita e os fatos ocorridos na entidade.
Contedo
Data, horrio, nome dos conselheiros, nome, endereo e finalidade da
entidade, nome e endereo do responsvel pela recepo e acompanhamento
da visita, descrio da situao encontrada, horrio de encerramento da visita,
local e data, assinatura dos conselheiros.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8069, de 13 de julho de 1990.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborada em 01 via, quando a entidade visitada. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

50

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Conselhos Municipais

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Autorizao de viagem (CONTE)

Guia de autorizao de viagem de

menor

Cadastro de feirante (CMPA)

Cadastro de feirante

Certido (CODEMA)

Certido de realizao de reunies

Certido (CODEMA)

Certido de preservao do meio

ambiente

Contrato particular de compromisso de Contrato de compra e venda de

produtos agrcolas
compra e venda (CMPA)
Declarao (CODEMA)

Declarao de desempenho de
funes

Declarao (CODEMA)

Declarao de funcionamento de
empresa

Entidades inscritas no CMAS (CMAS)

Relao de entidades inscritas no

conselho

Ficha de denncia (CONTE)

Ficha de denncia de agravo cometido

contra menor

Ficha de providncia (CONTE)

Ficha de registro providncia tomada

sobre o agravo cometido contra o
menor

51

Ficha individual (CONTE)

Ficha individual de cadastro no

Conselho Tutelar

Ficha social (CONTE)

Ficha social do abrigo de

permanncia temporria

Formulrio n 01 / Corte ou poda rea

urbana (CODEMA)

Requerimento de corte ou poda de

rvore na rea urbana

Formulrio n 02 / Relatrio de vistoria Relatrio de vistoria para corte ou

poda de rvore na rea urbana
para corte ou poda de rvore rea
urbana (CODEMA)
Formulrio n 03 / Autorizao
(CODEMA)

Guia de autorizao para corte ou

poda de rvore na rea urbana

Inscrio no CMAS (CMAS)

Processo de inscrio de entidade no

conselho

Inventrio de proteo ao acervo

cultural de Campo (COMPAC)

Inventrio de proteo ao acervo

cultural de Campo

Livro de ata (CMS)

Livro de ata de reunio do Conselho

Municipal de Sade

Livro de ata (CODEMA)

Livro de ata de reunio do Conselho

Municipal de Meio Ambiente

Livro de ata (COMPAC)

Livro de ata de reunio do Conselho

Municipal do Patrimnio Cultural

Livro de ata da comisso especial

(CME)

Livro de ata de reunio

52

Livro de ata da comisso permanente Livro de ata de reunies da Comisso

do ensino fundamental e mdio (CME) Permanente do Ensino Fundamental e
Mdio
Livro de ata de posse dos membros do Livro de ata de posse dos membros do
Conselho Curador
Conselho Curador (COMCA)
Livro do tombo (COMPAC)

Livro tombo de bens patrimoniais

Mandado de notificao (COMCA)

Notificao para prestao de

esclarecimentos em caso de denuncia
de agravos contra menor

Notificao (CONTE)

Notificao para prestao de

esclarecimentos em caso de denncia
de agravo cometido contra menor

Ofcios emitidos e recebidos (todos os Ofcio emitido e recebido de rgos

internos, de outros rgos pblicos, de
conselhos)
entidades privadas e de pessoas
fsicas
Ofcio circular (CMAS)

Circular de convocao para reunio

Operacionalizao do Estatuto da
Criana e do Adolescente
(COMCA)

Relatrio da situao do municpio

sobre a operacionalizao do Estatuto
da Criana e do Adolescente

Pasta com a documentao relativa

pontuao ICMS, patrimnio cultural
(COMPAC)

Processo de pontuao do patrimnio

cultural para repasse do ICMS
estadual

Portaria (COMCA)

Portaria de nomeao de conselheiro

Pasta de tombamento (COMPAC)

Processo de tombamento de bens

culturais
53

Quadro de horrio (CONTE)

Quadro de horrio de planto do

conselho

Quadro de Planto (CONTE)

Quadro de conselheiros de planto

Registro de presena (CMS)

Lista de registro de presena em

reunies

Regulamento para funcionamento da

feira livre do produtor rural (CMPA)

Regulamento para funcionamento da

feira do produtor rural

Relatrio de sindicncia (CONTE)

Relatrio de sindicncia em entidade

Requisio de certido de nascimento Requisio de certido de nascimento

(CONTE)

Resoluo (CMAS)

Resoluo

Resoluo (COMCA)

Termo de advertncia (CONTE)

Termo de advertncia pelos atos

praticados por menor ou responsveis

Termo de compromisso (CPAM)

Termo de compromisso para

comercializao de produtos

Termo de entrega (CONTE)

Termo de entrega do menor ao

responsvel pela tutela

Termo de entrega e responsabilidade

(CONTE)

Termo de entrega e responsabilidade

da tutela do menor
54

Termo de obrigaes recprocas

(CMPA)

Termo de obrigaes para entrega de

mudas

Termo de posse (CONTE)

Termo de posse no cargo de

conselheiro

Termo de visita de inspeo (CONTE) Termo de visita de inspeo em

entidades
Trajetria do Conselho Municipal de
Sade (CMS)

Relatrio geral de atividades

55

SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSISTNCIA SOCIAL

ndice dos tipos documentais da

Secretaria Municipal de Assistncia Social

1. Atestado de funcionamento de entidade (SMAS.DAS.01)

2. Boletim de anlise do leite de soja (SMAS.SASE.02)
3. Boletim de ocorrncia policial (BO) (SMAS.SPSAC.03)

4. Cadastro de entidades assistenciais (SMAS.SPSAC.04)

5. Cadastro de passe livre urbano (SMAS.SEBE.05)
6. Cadastro do Programa do Leite Industrializado (SMAS.SASE.06)
7. Carta de convocao de mo-de-obra (SMAS.SPSAC SINE.07)
8. Carta

de

encaminhamento

de

mo-de-obra

carta

resposta

(SMAS.SPSAC SINE.08)
9. Carto

de

comprovante

do

cadastro

no

Programa

do

Leite

Industrializado (SMAS.SASE.09)
10. Circular recebida de rgo pblico (SMAS.SPSAC SINE.10)
11. Convnio de concesso de recursos entre entidades (SMAS.SASE.11)
12. Convnio de cooperao tcnico-administrativo entre entidades
(SMAS.SPSAC SINE.12)
13. Dossi de material de divulgao das atividades (SMAS.GS.13)
14. Dossi

do

Encontro

Municipal

de

Associaes

Conselhos

Comunitrios (SMAS.SPSAC.14)
15. Ficha de encaminhamento entidade assistencial (SMAS.SEBE.15)
16. Ficha de inscrio de candidato (SMAS.SPSAC PROGER.16)
17. Ficha de inscrio de candidato em curso de qualificao profissional
(SMAS.SPSAC SINE.17)
18. Ficha de inscrio de trabalhador eventual (SMAS.SPSAC SINE.18)
19. Ficha de visita social (SMAS.SPSAC.19)
20. Ficha scio-econmico (SMAS.SEBE.20)
21. Formulrio

de

apresentao

de

proposta

de

investimento

de

associaes e cooperativas (SMAS.SPSAC PROGER.21)

22. Formulrio de apresentao de proposta de investimento de micro e

pequenas empresas (SMAS.SPSAC PROGER.22)
23. Formulrio de apresentao de proposta de investimento de recmformado (SMAS.SPSAC PROGER.23)
24. Formulrio de apresentao de proposta de investimento do setor
informal (SMAS.SPSAC PROGER.24)
25. Formulrio de pesquisa habitacional (SMAS.SPSAC.25)
26. Formulrio

de

visita

de

acompanhamento

da

inadimplncia

(SMAS.SPSAC PROGER.26)
27. Formulrio de visita tcnica inicial (SMAS.SPSAC PROGER.27)
28. Livro de ata de reunies da Comisso Municipal de Emprego
(SMAS.SPSAC SINE.28)
29. Manual de orientao s ONG'S (SMAS.SPSAC.29)
30. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos pblicos,
de entidades privadas e de pessoas fsicas (SMAS.GS.30)
31. Plano municipal de assistncia social (SMAS.DAS.31)
32. Processo de concesso de benefcio de prestao continuada
(SMAS.SPSAC PROGER.32)
33. Proposta de cursos do PEQ (SMAS.SPSAC SINE.33)
34. Quadro

de

controle

de

ajudas

concedidas

entidades

(SMAS.SEBE.34)
35. Quadro de controle de distribuio do leite de soja (SMAS.SASE.35)
36. Quadro de controle de produo do leite de soja (SMAS.SASE.36)
37. Recibo de doao de materiais e servios (SMAS.SPSAC.37)
38. Relao

de

benefcios

concedidos

de

prestao

continuada

indeferidos

de

prestao

continuada

(SMAS.SEBE.38)
39. Relao

de

benefcios

(SMAS.SEBE.39)
40. Relao de boletins de ocorrncia (SMAS.SPSAC.40)
41. Relao

de

candidatos

ao

benefcio

da

Comisso

de

prestao

continuada

(SMAS.SEBE.41)
42. Relao

de

membros

Municipal

de

Emprego

(SMAS.SINE.42)
3

43. Relatrio (levantamento) da situao econmica, mercado de trabalho e

qualificao

de

mo-de-obra

nos

municpios

de

Minas

Gerais

(SMAS.SPSAC SINE.43)
44. Relatrio da produo do leite de soja (SMAS.SASE.44)
45. Relatrio de acompanhamento de rotina (SMAS.SPSAC PROGER.45)
46. Relatrio de atendimento do Posto do SINE (SMAS.SPSAC SINE.46)
47. Relatrio de atendimento do PROGER (SMAS.SPSAC PROGER.47)
48. Relatrio de avaliao da atuao das entidades executoras do PEQ
(SMAS.SPSAC SINE.48)
49. Relatrio de contrataes de operaes de crdito efetuadas pela
Comisso Estadual de Emprego (SMAS.SPSAC PROGER.49)
50. Relatrio de danos (Defesa Civil) (SMAS.SPSAC.50)
51. Relatrio de gesto (SMAS.DAS.51)
52. Relatrio de repasse de recursos para manuteno de entidades
assistenciais (SMAS.DAS.52)
53. Relatrio de viagem (SMAS.DAS.53)
54. Relatrio de visita (SMAS.SPSAC.54)
55. Relatrio de visita tcnica (SMAS.SASE.55)
56. Relatrio final de pesquisa habitacional (SMAS.SPSAC.56)
57. Requisio de compras (SMAS.SASE.57)
58. Requisio de material e/ou servio (SMAS.FMAS.58)

59. Termo de compromisso de assistncia emergencial (SMAS.SPSAC.59)

60. Termo

de

compromisso

firmado

entre

entidades

assistenciais

(SMAS.SPSAC SINE.60)

1. ATESTADO DE FUNCIONAMENTO DE ENTIDADE

rgo produtor
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Dar suporte administrativo aos conselhos municipais de assistncia social e
dos direitos da criana e do adolescente. (art. 73, inc. III da LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Atestar que a entidade est funcionando.
Contedo
Nome da entidade, nome da associao que est em funcionamento, nomes
dos componentes da associao, local, data e assinatura do presidente do
Conselho Municipal de Assistncia Social.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir de solicitao do interessado. Os dados so
retirados da ficha de cadastro da entidade. Assinado pelo Presidente do
Conselho Municipal de Assistncia Social. 1 via encaminhada entidade
interessada. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado.
Destinao
Eliminar (aps a emisso de outro)

2. BOLETIM DE ANLISE DO LEITE DE SOJA

rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
74, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar esquematicamente a produo de leite de soja no perodo.
Contedo
Ttulo do produto, data, informaes da anlise das amostras, assinatura do
responsvel pelo controle de qualidade.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pelo tcnico responsvel. Encaminhado firma
encarregada para que sejam solucionados os problemas encontrados na
qualidade do leite. Retorna ao rgo e arquivado.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

3. BOLETIM DE OCORRNCIA POLICIAL (B. O)

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Prestar orientao e atendimento s comunidades atingidas pelas calamidades
pblicas, atravs de programas articulados com o governo e a sociedade civil.
(art.75, inc. IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar esquematicamente o estado de calamidade pblica de algum local da
cidade.
Contedo
Nmero da ocorrncia, nmero, destinatrio, data, descrio sinttica da
ocorrncia (ttulo), dados referentes localizao da ocorrncia, pessoas
envolvidas na ocorrncia, situao das testemunhas arroladas, histrico da
ocorrncia, dados para controle interno (sobre a hora de transmisso, inicio,
fato e trmino do relato, nome, nmero, posto e assinatura do militar envolvido,
recibos da autoridade a que se destina ou seu representante).
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Municipal n 1053, de 25 de novembro de 1981.
Portaria Municipal n 1091, de 22 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
No informado.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. A vitima procura um posto da Polcia Militar e solicita o
registro da situao em que est envolvida. 1 via encaminhada Secretaria
de Assistncia Social para serem tomadas as providncias. 2 via arquivada
na Polcia Militar.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (avulso)
Destinao
Eliminar (aps vigncia do documento ao qual est anexo)

4. CADASTRO DE ENTIDADES ASSISTENCIAIS

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Social / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Cadastrar as organizaes no-governamentais, mantendo Permanente.
articulao com as mesmas. (art. 76, inc. III da LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Registrar as alteraes feitas na estrutura da entidade.
Contedo
Nome e endereo da entidade cadastrada, dados pessoais dos membros da
diretoria, aspectos legais, dados operacionais sobre as reunies,fontes de
recursos e unidades filiados, data do cadastramento.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742 de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
Cpia da ata da fundao da entidade, Cpia do estatuto, Cpia da ata de
posse da Diretoria.
Tramitao
Elaborado em 01 via. A Secretaria envia o cadastro ao Presidente da entidade,
que preenche os dados solicitados. devolvido junto com a cpia da ata, onde
esto registrados os dados sobre a estrutura da entidade. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

5. CADASTRO DE PASSE LIVRE URBANO

rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Cadastrar e promover a assistncia aos grupos impossibilitados de produzir e
trabalhar, de modo temporrio ou Permanente. , em suas necessidades
emergenciais (cestas bsicas, posses, vesturias, etc) (art. 75. inc. III da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o idoso para concesso do passe livre urbano.
Contedo
Nmero do cadastro, nome Ada empresa de transporte urbano, titulo, foto,
identificao do beneficirio, data do cadastramento, controle mensal de
passagens recebidas, quantidade.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei municipal n1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
Carteirinha
Laudo de percia mdica para o portador de deficincia
Tramitao
Elaborado em 01via, pelo funcionrio do setor. Assinado pelo beneficiado.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

7. CADASTRO NO PROGRAMA DO LEITE INDUSTRIALIZADO

rgo produtor
Setor de Ateno de Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
74, inc.III da LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Registrar a quantidade do leite distribudo no perodo.
Contedo
Ttulo do projeto, nmero, quantidade, local, nome do beneficirio, endereo,
bairro, documentao, naturalidade, cadastramento, nomes dos dependentes,
ocupao, data do nascimento, observao, local, data e assinatura do
beneficirio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Carteirinha.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo beneficirio, responsvel pelo menor.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

10

8. CARTA DE ENCAMINHAMENTO DE MO DE OBRA E

CARTA RESPOSTA
rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais (Sistema Nacional de Emprego) /
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Implementar o sistema de cadastro de emprego e desemprego do municpio.
(art. 76, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercambio de informaes para convocao e encaminhamento
do profissional para preenchimento de vaga disponvel no mercado de trabalho.
Contedo
Carta de encaminhamento de mo-de-obra - data, nmero do PA e da
solicitao, destinatrio, dados sobre o profissional, empresa e vaga
pretendida, assinatura do responsvel pelo encaminhamento no SINE
Carta resposta - dados do encaminhamento e do resultado obtido, data,
assinatura do empregador, dados de identificao do estabelecimento.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Carta resposta.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhada empresa contratante. Retorna ao SINE,
juntamente com a carta resposta da empresa. Os dados so anotados na ficha
de cadastro do profissional. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

11

9. CARTO DE COMPROVANTE DO CADASTRO NO PROGRAMA DE

LEITE INDUSTRIALIZADO
rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais (Sistema Nacional de Emprego) /
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
75, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os beneficirios
industrializado.

cadastrados

para

recebimento

do

leite

Contedo
Nome da Prefeitura, titulo do projeto, dados do beneficirio e do tipo de leite,
assinatura do responsvel rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborada aps o cadastramento das pessoas que sero beneficiadas com a
distribuio do leite. O beneficirio recebe uma carteirinha, que seu
comprovante de cadastro, para ser apresentada nos postos de distribuio no
ato de entrega do leite. Assinada pela secretria. As cores da carteirinha so
relativas a quantidade de leite. A amostragem arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

12

10. CIRCULAR RECEBIDA DE RGO PBLICO

rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais (Sistema Nacional de Emprego) /
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comunicar simultaneamente os rgos sobre o cumprimento das competncias
pertinentes Comisso.
Contedo
Ttulo, assunto, assinatura do responsvel.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Recebido em uma via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

13

11. CONVNIO DE CONCESSO DE RECURSOS ENTRE ENTIDADES

rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Apoiar, orientar e acompanhar os programas e projetos de ateno criana e
ao adolescente, mulher e ao idoso, desenvolvido pelo governo ou entidades
sociais. (art. 74, inc. I da LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Firmar acordo para a concesso de recursos entre entidades.
Contedo
Termo de convnio - ttulo, nmero do convnio, descrio das clausulas
contratuais e dos termos dos convnios.
Termo de responsabilidade - titulo, descrio das partes contratantes,
obrigaes da Secretaria de Assistncia Social e do municpio.
Plano de Trabalho - dados cadastrais, da entidade proponente e dos participes,
descrio do servio: identificao do projeto, perodo de execuo e
justificativa da proposio.
Relatrio de atendimento - nmero do convnio, nome do executor, nmero da
folha, descrio da ao, tipo de atendimento, ms e ano, valores parciais e
total, local e data, assinatura do presidente e coordenadora da entidade, visto
da Secretaria Municipal de Assistncia Social.
Plano de monitoramento e avaliao - nome da entidade responsvel pelo
gerenciamento, entidade executora, parceiros, descrio dos recursos fsicos e
financeiros.
Fundamento legal
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Lei Federal n 8742 de 07 de dezembro de 1997.
Decreto federal n 2529 de 25 de maro de 1998.
Documentos anexos
Termo de Convnio, Relatrio de Atendimento, Plano de Trabalho, Plano de
Monitoramento e avaliao, Modelos de Formulrios para prestao de contas.
Tramitao
Elaborado em 03 vias, que so enviadas pela Secretaria de Estado da
Assistncia Social. Assinado pelo prefeito. 1 via arquivada no setor. 2 via
Devolvida a Secretaria de Estado da Assistncia Social por ser parte do
convnio. 3 via anexada a Prestao Anual de Contas para prestao de
contas do Municpio junto ao Tribunal de contas.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
14

12. CONVNIO DE COOPERAO TCNICO-ADMINISTRATIVO

ENTRE ENTIDADES
rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais (Sistema Nacional de Emprego) /
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio a gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Firmar acordo para cooperao tcnica administrativa entre entidades.
Contedo
Descriminao das partes, descriminao das clausulas do contrato, local,
data, assinatura dos conveniantes, dados e assinatura das testemunhas.
Fundamento legal
Lei Municipal n 1960, de 07 de julho de 1997
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, na Secretaria de Estado do Trabalho, da Assistncia
Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD) e recebido para assinatura. .
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

15

13. DOSSI DO MATERIAL DE DIVULGAO DAS ATIVIDADES

rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Assistncia Social
Competncia
A administrao da Secretaria conforme o Plano Municipal de Assistncia
Social, mantendo rigoroso controle sobre todas as aes e promovendo a
integrao com as entidades sociais governamentais e no-governamentais.
(art. 71 da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Divulgar as atividades realizadas pelo rgo.
Contedo
Documentos de divulgao dos atos, atividades ou campanhas desenvolvidas
pelo rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Folhetos, cartazes e vdeos institucionais.
Tramitao
Elaborado em vrias vias e/ou cpias, por uma empresa contatada. Distribudo
no municpio e/ou a entidades de interesse. Modelo arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

16

14. DOSSI DO ENCONTRO MUNICIPAL DE ASSOCIAES E

CONSELHOS COMUNITRIOS
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Promover eventos (encontros, palestras, cursos, treinamentos, etc) em
articulao com rgos governamentais e no-governamentais. (art. 76, inc. VI
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Reunir os documentos sobre a realizao do evento.
Contedo
Convite - Assunto, local e data, assinatura do secretrio Municipal de
Assistncia Social, dados do destinatrio.
Lista de presentes nome do evento, data, nome do participante, assinatura.
Ata do evento - Local, data, descrio da razo da reunio, descrio dos
temas tratados, assinaturas da secretria que redigiu a ata e os participantes
da reunio.
Relatrio do encontro - ano de exerccio, assunto, objeto do relatrio, data e
local, assinatura do autor.
Certificado de participao - nome do participante, nome do concurso, local

e data, assinatura do secretrio Municipal de Assistncia Social.

Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Documentos anexos
Convite, lista de presentes, ata dos eventos, relatrio do encontro, certificado
de participao, fotografias.
Tramitao
Convite - Elaborado em vrias cpias, para convidar as entidades para o
encontro.Encaminhada s entidades. Lista de presentes - elaborado em 01 via.
Assinada por todos os presentes. Certificados de participao elaborados de
acordo com o numero de participantes presentes. Entregue aos participantes.
Relatrio - Elaborado em 01 via. Condensar os formulrios preenchidos
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
17

15. FICHA DE ENCAMINHAMENTO ENTIDADE ASSISTENCIAL

rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Cadastrar e promover a assistncia aos grupos impossibilitados de produzir e
trabalhar, de modo temporrio e Permanente. , em suas necessidades
emergenciais. (art. 75, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o encaminhamento do interessado para receber do auxilio prestado
pela entidade.
Contedo
Nmero do encaminhamento, data, nome da entidade, nome do assistido,
endereo, tipo de solicitao, valor histrico, observao, assinatura da
Secretria Municipal de Assistncia Social.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Preenchido pelo atendente no rgo. Assinado pelo
interessado. 1 via encaminhada entidade responsvel pela prestao do
auxlio. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos (2 via)
Destinao
Eliminar.

18

16. FICHA DE INSCRIO DE CANDIDATO

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Programa de Gerao de
Renda) / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o candidato vaga de emprego oferecida.
Contedo
Titulo, local, data, nmero da inscrio, municpio, identificao pessoal, nvel
de escolaridade, situao scio-econmica, caracterizao da empresa,
finalidade do emprstimo, informao sobre empregados, informaes sobre
crditos, outras informaes, assinatura do proponente, nome do responsvel
pelo atendimento.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, fornecido pela agncia e preenchido pelo candidato. 1
via encaminhada ao agente financeiro para efeito de cadastro. 2 via
arquivada na agncia.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

19

17. FICHA DE INSCRIO DE CANDIDATO EM CURSO DE

QUALIFICAO PROFISSIONAL
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Sistema Nacional de Emprego)/
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Apoiar a execuo de programas de desenvolvimento social, saneamento,
educao, sade, alimentao, socializao e trabalho). (Art. 76, inc. IV da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a inscrio dos candidatos nos cursos de qualificao profissional.
Contedo
Ttulo do projeto, identificao do candidato (nome, endereo, raa,
escolaridade, profisso, renda, curso pretendido, encaminhamento ao PEQ. ,
comprovante de inscrio).
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Preenchido e assinado pelo candidato. 1 via
encaminhada entidade responsvel pela realizao do curso. 2 via
Arquivada no Posto do SINE (Sistema Nacional do Emprego).
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

20

18. FICHA DE INSCRIO DE TRABALHADOR EVENTUAL

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Implementar o sistema de cadastro de emprego e desemprego do municpio.
(art. 76, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar os candidatos vagas de trabalho eventual oferecida.
Contedo
Ttulo, dados pessoais do profissional, local, data, referncias e descrio de
conhecimentos e trabalhos realizados anteriormente, perfil do profissional
(aspectos fsicos, profissionais).
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Preenchido na Agncia de Trabalho. Assinado
profissional que est se cadastrando. Arquivado no rgo.

pelo

Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

21

19. FICHA DE VISITA SOCIAL

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Prestar orientao e atendimento s comunidades atingidas pelas calamidades
pblicas, atravs de programas articulados com o governo e a sociedade civil.
(art 76, inc. IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar as providncias tomadas para recuperao de local atingido que se
encontra em estado de calamidade pblica.
Contedo
Nome da entidade, data, identificao do visitado, informaes sobre a
moradia, descrio dos danos ocorridos, parceiros, providncias a serem
tomadas, encaminhamento, assinatura do responsvel.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742 de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Municipal n 1053, de 25 de novembro de 1981.
Portaria Municipal n 1091, de 22 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
Fotografias
Boletim de Ocorrncia Policial
Tramitao
Elaborado em 02 vias. O funcionrio faz uma visita no local que se encontra
em Estado de Calamidade Pblica preenche o formulrio e anexa s cpias do
B. O e as fotografias. Arquivada no dossi. 1 via encaminhada Secretaria
de Obras para anlise e planejamento dos trabalhos a serem realizados. 2 via
arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Preservar.
Destinao
Preservar.

22

20. FICHA SCIO-ECONMICO

rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Cadastrar e promover a assistncia aos grupos impossibilitados de produzir e
trabalhar, de modo temporrio e Permanente. , em suas necessidades
emergenciais (cestas bsicas, posses, vesturios, etc.). (art. 75,inc. IV da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar as famlias que necessitam de assistncia.
Contedo
Nome da entidade, identificao do beneficirio, dados sobre a assistncia
recebida, dados sobre os dependentes filhos e dependentes (nome, idade,
escolaridade, situao da sade fsica, profisso e renda), habitao / situao
e necessidade, resultado e anlise para encaminhamento, observaes., local,
data, assinatura do responsvel pelo cadastro.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
Ficha de encaminhamento
Tramitao
Elaborado em 01 via. Atravs das famlias que procuram a secretaria para
cadastramento. Caso seja constatada a necessidade de ajuda feita uma
sindicncia. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

23

21. FORMULRIO PARA APRESENTAO DE PROPOSTAS DE

ASSOCIAES E COOPERATIVAS
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria - Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o perfil do candidato ao financiamento.
Contedo
Ttulo do projeto , destinatrio (agncia bancria), dados da empresa /
proponente, empreendimento programado sntese do projeto, relao de
documentos, declarao de veracidade das informaes prestadas, local, data,
assinatura dos representantes da cooperativa.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Preenchido pelo candidato ao financiamento. 1 via
encaminhado ao Agente financeiro para anlise da proposta. 2 via arquivado
no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

24

22. FORMULRIO DE APRESENTAO DE PROPOSTAS - MICRO E

PEQUENAS EMPRESAS (PROGER)
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria - Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o perfil do candidato ao financiamento.
Contedo
Ttulo do projeto, dados do proponente (empresa, scios/dirigentes),
declarao de veracidade das informaes prestadas, local, data, assinatura do
proponente, detalhamento do projeto, comentrios, justificativas, nome e
assinatura do responsvel pela comisso, resultado da anlise, local, data,
assinatura e carimbo do Presidente do Comit de Crdito.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Preenchido pelo candidato ao financiamento. 1 via
encaminhada ao Agente Financeiro para anlise da proposta. 2 via
arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

25

23. FORMULRIO DE APRESENTAO DE PROPOSTAS DE

INVESTIMENTO DE RECM FORMADO
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o perfil do candidato ao financiamento.
Contedo
Destinatrio (agncia bancria), dados pessoais, profissionais e da formao
do candidato, dados do bem a ser adquirido, detalhamento da proposta,
declarao da veracidade das informaes prestadas, local, data, assinatura do
proponente, anlise e assinatura do responsvel pela Comisso de Emprego,
informaes adicionais para a entidade credenciada (dados sobre o
investimento, objeto do financiamento, demonstrativo de faturamento
decorrentes da atividade, dbitos bancrios/fiscais, condies de moradia),
bens imveis/veculos, (valor), parecer e assinatura do responsvel pela
entidade credenciada, relao dos documentos a serem anexados proposta.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. O Setor fornece o formulrio, o candidato preenche. 1
via Encaminhado ao Agente financeiro para anlise da proposta. 2 via
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

26

24.FORMULRIO DE APRESENTAO DE INVESTIMENTO DO SETOR

INFORMAL
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o perfil do candidato ao financiamento.
Contedo
Ttulo do projeto, destinatrio, agncia bancria, caracterizao do proponente,
caracterizao dos empreendimentos, descrio do apoio pretendido,
Documentos anexos , declarao de compromisso com as condies para o
prosseguimento das negociaes, assinatura do proponente.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Preenchido pelo candidato ao financiamento. 1 via
encaminhada ao Agente financeiro para anlise da proposta. 2 via arquivado
no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

27

25. FORMULRIO DE PESQUISA HABITACIONAL

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar e apoiar programas de habitao popular. (art. 76, inc. VIII da LMC
n 29/97).
Objetivo da produo
Registrar a situao apresentadas pelos funcionrios na rea de habitao.
Contedo
Categoria e nvel do funcionrio, nome e endereo, especificao do tipo de
habitao do funcionrio, renda familiar, informao sobre a propriedade e rea
de lote.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via que a secretaria encaminha um formulrio para cada
funcionrios dos setores da prefeitura. Retornam preenchidos e os dados so
condensados num relatrio final. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado.
Destinao
Eliminar (aps concluso do relatrio final)

28

26. FORMULRIO DE VISITA DE

ACOMPANHAMENTO DA INADIMPLNCIA
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria - Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda.(art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a vistoria realizada no local onde esto sendo aplicados os recursos
obtidos no financiamento, para comprovaras causas da inadimplncia.
Contedo
Ttulo, identificao do muturio, informaes sobre parcelas vencidas, capital
de giro, investimento, aplicao do crdito, checagem da inadimplncia,
informaes adicionais, parecer tcnico, data e durao da entrevista,
entrevistador, rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. O gerente do SINE, realiza visita e elabora um relatrio
sobre os locais onde foram aprovados os financiamentos. 1 via encaminha
Secretaria de Estado do Trabalho, da Assistncia Social, da Criana e do
Adolescente
(SETASCAD), para prestar informaes sobre os que se
encontram inadimplentes. 2 via fotocpia Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

29

27. FORMULRIO DE VISITA TCNICA INICIAL

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria - Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a vistoria realizada no local onde esto sendo aplicados os recursos
obtidos no financiamento, para comprovar a utilizao declarada.
.
Contedo
Nmero do processo, identificao do proponente, infra-estrutura, informaes
administrativas, informaes de mercado, informaes de produo, parecer
tcnico, data da entrevista, entrevistador, durao, rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. O gerente do SINE realiza visita e elabora um relatrio
sobre local onde esto instalados os equipamentos adquiridos atravs dos
financiamentos concedidos.1 via encaminhada Secretaria de Estado do
Trabalho, da Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD)
para prestar informaes. 2 via fotocpia Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

30

28. LIVRO DE ATA DE REUNIES DA

COMISSO MUNICIPAL DE EMPREGO
rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais (Sistema Nacional de Emprego) /
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda.(art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar as ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio e dos tratados, assinatura da
secretaria que redigiu a ata e dos participantes da reunio.
Fundamento legal
Portaria Municipal n 975, de 28 de janeiro de 1997.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Os assuntos pertinentes competncia da comisso,
so discutidos e registrados no livro de atas. Assinada pelos presentes na
reunio. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

31

29. MANUAL DE ORIENTAO S ONG'S

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Apoiar e orientar as associaes comunitrias e grupos sociais no
encaminhamento da soluo de seus problemas prioritrios. (art. 76, inc. V da
LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Orientar sobre o processo de regularizao das entidades.
Contedo
Relao e modelo dos documentos necessrios para a regularizar a inscrio
no Conselho Municipal de Assistncia Social.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1884, de 07 de agosto de 1996.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Entregue ao presidente da entidade solicitante. O modelo
arquivado na secretaria.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

32

30. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Assistncia Social
Competncia
A administrao da Secretaria conforme o Plano Municipal de Assistncia
Social, mantendo rigoroso controle sobre todas as aes e promovendo a
integrao com as entidades sociais governamentais e no-governamentais.
(art. 71 da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

33

31. PLANO MUNICIPAL DE ASSISTNCIA SOCIAL

rgo produtor
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Planejar as aes de cunho social, tendo como norteador o plano municipal de
assistncia social. (art. 73, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Prever as metas da Secretaria de Assistncia Social no perodo.
Contedo
Cpia da resoluo que aprova o plano, ata da reunio do Conselho Municipal
de Assistncia Social, apresentao, amparo legal, objetivo geral,
caracterizao geral do municpio: aspectos histricos, geogrficos, rea,
densidade demogrfica, distncias rodovirias, arrecadao tributria, trajetria
da secretaria, descrio dos mecanismos de controle social, anlise dos
indicadores sociais, populao demandada de assistncia social, situao dos
decretos da criana e adolescentes e medidas scio-educativas aplicadas,
equipamentos sociais disponveis populao, capacitao de pessoal,
programas desenvolvidas no municpio e avaliao dos resultados.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742 de, 07 de dezembro de 1997.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 06 vias, plurianual, a partir dos dados emitidos por entidades e
clubes de servios. Encaminhado ao Conselho Municipal de Assistncia Social
para aprovao. Assinado pelos conselheiros e prefeito as vias so
encaminhadas s entidades, as quais secretaria esta vinculada, para
prestao de contas das atividades desenvolvidas.
1 via Secretaria de Estado do Trabalho, da Assistncia Social, da Criana e
do Adolescente (SETASCAD). 2 via Ministrio da Previdncia e Assistncia
Social / Secretaria de Estado de Assistncia Social (MAPAS-SEAS). 3 via
Conselho Estadual de Assistncia Social (CEAS). 4 via Conselho Nacional
de Assistncia Social (CNAS). 5 via Fundo Nacional de Assistncia Social
(FNAS). 6 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
34

32. PROCESSO DE CONCESSO DE BENEFCIO DE

PRESTAO CONTINUADA
rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Promover o beneficio de Prestao Continuada ao devido idoso e a pessoa
portadora de deficincia (art. 75, inc. I da LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento de deciso sobre o pedido de concesso de
beneficio de prestao continuada.
Contedo
Nome do beneficirio, endereo, categoria, data da concesso.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Relao de candidatos ao benefcio de prestao continuada.
Tramitao
Elaborado em 01 via. A secretaria preenche o quadro com os nomes do
candidato ao BCP e envia ao INSS. O INSS analisa os pedidos e devolve
Secretaria com os nomes dos beneficirios. So elaborados os quadros com os
nomes dos deferidos e dos indeferidos. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (alimentar o sistema informatizado)
Destinao
Preservar.

35

33. PROPOSTA DE CURSOS DO PEQ

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Sistema Nacional de Emprego)
/ Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao de propostas de apoio gerao de emprego e renda.
(art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Propor a realizao de cursos de acordo com a demanda apresentada.
Contedo
Nome da instituio, local, nmero prioridade, nome do curso, nmero de
participantes, sugesto da entidade parceira.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Enviado pela Secretaria de Estado do Trabalho, da
Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD) para o posto do
SINE. 1 via retorna a SETASCAD para prestar as informaes solicitadas. 2
via fotocpia. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

36

34. QUADRO DE CONTROLE DE AJUDAS CONCEDIDAS S ENTIDADES

rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Cadastrar e promover a assistncia aos grupos impossibilitados de produzir e
trabalhar, de modo temporrio ou Permanente. , em suas necessidades
emergenciais (cestas bsicas, posses, vesturios). (art. 75, inc. IV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Demonstrar os gastos com subvenes repassadas pela Prefeitura s
entidades.
Contedo
Tipo da assistncia e nome da entidade, perodo, nome e endereo do
beneficirio, nmero e data do encaminhamento, solicitao, valor.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via registrando os repasses das subvenes s entidades.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

37

35. QUADRO DE CONTROLE DE DISTRIBUIO DO LEITE DE SOJA

rgo produtor
Setor de Ateno de Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
74, inc. III da LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Demonstrar a quantidade de leite de soja distribuda no perodo.
Contedo
Nome do projeto, data, sabor do leite, total da produo, local de entrega,
quantidade, assinatura do responsvel pelo recebimento.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui
Tramitao
Elaborado em 01 via, pelo motorista responsvel pela distribuio do leite. Os
dados so compilados em quadros dirios, mensais, trimestrais e anuais.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (dirio, mensal e trimestral)
Permanente (anual)
Destinao
Eliminar (dirio, mensal e trimestral)
Preservar (anual)

38

36. QUADRO DE CONTROLE DE PRODUO DO LEITE DE SOJA

rgo produtor
Setor de Ateno de Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
74, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Discriminar a produo do leite de soja no perodo.
Contedo
Nome do projeto, ms, total da produo, registro dirio da quantidade.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via pelo responsvel pela Vaca Mecnica. Os dados so
compilados nos relatrios trimestral e anual da produo do leite de soja.
Prazo de arquivamento
01 ano (dirio / mensal).
Destinao
Eliminar.

39

37. RECIBO DE DOAO DE MATERIAIS E SERVIOS

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Prestar orientao e atendimento s comunidades atingidas pelas calamidades
pblicas, atravs de programas articulados com o governo e a sociedade civil.
(art. 76, inc.IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar o recebimento de materiais doados pela Prefeitura.
Contedo
Dados de identificao, nmero do boletim de ocorrncia, especificao dos
materiais recebidos, local, data, assinatura do assistido.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Municipal n 1053, de 25 de novembro de 1981.
Portaria Municipal n 1091, de 22 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
Relatrio de visita
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir das necessidades apontadas no relatrio de
visita. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

40

38. RELAO DE BENEFCIOS CONCEDIDOS DE

PRESTAO CONTINUADA
rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Promover o beneficio de Prestao Continuada ao devido idoso e a pessoa
portadora de deficincia. (art. 75, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os processos de benefcios de prestao continuada concedidos.
Contedo
Requerimento de benefcio assistencial - titulo, nmero da lei, identificao do
requerente do benefcio, local,data, assinatura do representante legal,
documentos que devem acompanhar o requerimento, carimbo de postagem,
anlise conclusiva quanto renda per capita, local, data, assinatura e carimbo
do responsvel no INSS.
Declarao sobre a composio do grupo e renda familiar do idoso e da
pessoa portadora de deficincia - dados cadastrais do representante legal do
representante.
Declarao - local, data do documento e assinatura do declarante
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Estadual n 129251, de 30 de junho de 1998.
Lei Federal n 9720, de 30 de novembro de 1998.
Decreto Federal n 1744, de 05 de dezembro de 1995.
Medida provisria n 38, de 11 de novembro de 1997.
Documentos anexos
Requerimento de benefcio assistencial
Declarao sobre a composio do grupo e renda familiar do idoso e da
pessoa portadora de deficincia
Declarao de separao do cnjuge, do exerccio de atividade remunerada,
renda mensal.
Tramitao
Elaborado em 01 via. O candidato ao benefcio preenche o formulrio no posto
do INSS e anexa cpia de documentos de identificao de todo o grupo
familiar. Assinado pelo beneficirio ou por seu representante legal.
Encaminhado Secretaria Municipal de Assistncia Social para analise e
aprovao. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.
41

39. RELAO DE BENEFCIOS INDEFERIDOS DE

PRESTAO CONTINUADA
rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Promover o beneficio de prestao continuada ao devido idoso e a pessoa
portadora de deficincia. (art. 75, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os processos de benefcios de prestao continuada concedidos.
Contedo
Perodo, nome dos candidatos, endereo, categoria.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Relao de candidatos ao Benefcio de Prestao Continuada.
Tramitao
Elaborado em 01 via. A secretaria preenche o quadro com os nomes dos
candidatos ao benefcio de Prestao Continuada e envia ao INSS que analisa
e devolve a relao dos pedidos indeferidos. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

42

40. RELAO DE BOLETINS DE OCORRNCIAS

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Prestar orientao e atendimento s comunidades atingidas pelas calamidades
pblicas, atravs de programas articulados com o governo e a sociedade civil.
(art. 76, inc. IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar as ocorrncias e providncias tomadas com relao aos fatos.
Contedo
Nome da instituio, ttulo, perodo, data, nmero do boletim de ocorrncia,
nome, endereo, situao, providncias a serem tomadas.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Municipal n 1053, de 25 de novembro de 1981.
Portaria Municipal n 1091, de 22 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via atravs dos dados dos boletins de ocorrncia, que
registram o estado de calamidade publica, so transcritos para controle das
providencias a serem documentos. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

43

41. RELAO DOS CANDIDATOS AO BENEFCIO DE

PRESTAO CONTINUADA
rgo produtor
Setor de Benefcios / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Promover o beneficio de Prestao Continuada ao devido idoso e a pessoa
portadora de deficincia. (art. 75, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os pedidos de concesso do benefcio de prestao continuada.
Contedo
Nome, endereo,
concesso.

categoria,

protocolo,

beneficio,

concedido,

data

da

Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Estadual n 129251, de 30 de junho de 1998.
Lei Federal n 9720, de 30 de novembro de 1998.
Decreto Federal n 1744, de 05 de dezembro de 1995.
Medida Provisria n 38, de 11 de novembro de 1997.
Documentos anexos
Relao de benefcios concedidos, relao de benefcios indeferidos.
Tramitao
Elaborado em 01 via a partir dos nomes dos candidatos ao BCP preenchido
um quadro e envia ao INSS para a anlise. Os pedidos deferidos e indeferidos
retornam a secretaria. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

44

42. RELAO DE MEMBROS DA COMISSO MUNICIPAL DE EMPREGO

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria Sistema Nacional de Emprego
/ Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os nomes dos membros da Comisso Municipal de Emprego.
Contedo
Discriminaes das instituies e dados de identificao dos membros
representantes.
Fundamento legal
Portaria Municipal n 975, de 28 de janeiro de 1997.
Documentos anexos
Portaria do Prefeito Municipal nomeando os membros da Comisso.
Tramitao
Elaborado em 01 via na secretaria, com o nome de todos os integrantes da
Comisso Municipal de Emprego. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado.
Destinao
Preservar (durante vigncia do mandato)

45

43. RELATRIO (LEVANTAMENTO) DA SITUACO ECONOMICA,

MERCADO DE TRABALHO E A QUALIFICAO DE MO DE OBRA NOS
MUNICPIOS DE MINAS GERAIS
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Sistema Nacional de Emprego)/
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Apoiar a execuo de programas de desenvolvimento social. (saneamento,
educao, sade, alimentao, socializao e trabalho). a) fazer o
levantamento anual da situao scio-econmica do municpio. (art. 76, inc. VII
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar a situao scio-econmico do municpio, a fim de participar do
programa de qualificao profissional conforme a demanda apresentada.
Contedo
Titulo, informaes sobre o municpio (nome do municpio, localizao
geogrfica, nome do prefeito endereo da Prefeitura, nome e endereo do
Presidente da Comisso Municipal de Emprego), informaes sobre a
economia e populao do municpio, necessidades de qualificao da mo de
obra, levantamento de entidades que trabalham com formao profissional, e
das entidades que fazem colocao de mo de obra, assinatura dos membros
da Comisso Municipal de Emprego, assinatura do Prefeito, local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Enviado pela Secretaria de Estado do Trabalho, da
Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD) s Comisses
de Emprego dos Municpios do Estado de Minas. Assinado por todos os
membros da Comisso de Emprego e pelo Prefeito Municipal. 1 via
preenchida e encaminhada a SETASCAD para participar do programa de
qualificao profissional. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

46

44. RELATRIO DA PRODUO DE LEITE DE SOJA

rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
74, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as atividades realizadas pelo rgo no perodo.
Contedo
Nome da entidade, perodo, dados das atividades.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Trimestral. Assinada pela secretria e pelo prefeito.1
via Encaminhado Cmara para aprovao dos gastos e atividades. 2 via
Conselho Municipal de Assistncia Social, para conhecimento. 3 via Prefeito,
para analise e parecer.Retorna a secretaria para elaborao do relatrio anual.
Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

47

45. RELATRIO DE ACOMPANHAMENTO DE ROTINA

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre a vistoria realizada nos locais onde esto sendo aplicados os
recursos do financiamento concedido.
Contedo
Dados do beneficiado, do financiamento, desempenho mensal, avaliao geral
da unidade produtiva, perspectivas futuras para o negcio, informaes sobre a
empresa e o PROGER, informaes adicionais, parecer tcnico, data da
entrevista entrevistador e durao, rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias pelo gerente do SINE. 1 via Secretaria de Estado do
Trabalho, da Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD)
para prestao de informaes. 2 via fotocpia Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

48

46. RELATRIO ANUAL DE ATENDIMENTO DO POSTO DO SINE

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Sistema Nacional de Emprego)/
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Implementar o sistema de cadastro de emprego e desemprego do municpio.
(art. 76, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as atividades do rgo no perodo.
Contedo
Relatrio trimestral perodo, total de atendimento do posto, do programa,
nmero de inscries no programa, nmero de profissionais cadastrados,
oferta de vagas, nmero do encaminhamento ao emprego, nmero de
colocados nas vagas, nmero de propostas e discriminao dos cursos
oferecidos, nmeros parciais e total dos cursos oferecidos.
Relatrio anual discriminao dos atendimentos por telefone e pessoalmente,
inscries no PROGER, valores contratados, intermediao de mo de obra,
oferta de vagas, profissionais cadastrados, empresas cadastradas, inscries
em cursos, subtotal de atendimentos, nmeros parciais e totais dos itens.
Fundamento legal
Lei Federal n 8.742, de 07 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias, mensal, trimestral e anual. Assinado pelo gerente do
SINE. 1 via encaminhada a Secretaria de Estado do Trabalho, da
Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD) para prestar
contas dos atendimentos realizados na Agncia. 2 via encaminhada
Secretaria de Assistncia Social para controle dos dados de desempenho da
agncia. 3 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (mensal / trimestral)
Permanente (anual)
Destinao
Eliminar (mensal / trimestral)
Preservar (anual)

49

47. RELATRIO DE ATENDIMENTO DO PROGER

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Programa de Gerao de
Renda) / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda.(art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as atividades do rgo no perodo.
Contedo
Identificao da rea que produziu o relatrio, perodo, especificao dos
servios prestados durante aquele perodo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 04 vias. 1 via encaminha a Secretaria de Estado do Trabalho,
da Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD). 2 via
Diretoria Regional (Divinpolis). 3 via Encaminhada Secretaria Municipal
de Assistncia Social. As vias so enviadas para prestao de contas do
atendimento mensal da agncia. 4 via Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

50

47. RELATRIO DE AVALIAO DA ATUAO DAS

ENTIDADES EXECUTORAS DO PEQ

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Sistema Nacional de Emprego)/
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio a gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar s entidades sobre o resultado da avaliao obtida nos cursos
realizados.
Contedo
Local, data, nome da entidade, curso executado, meta, nmero dos
concluintes, pontos positivos, pontos negativos, nmeros parciais e total dos
itens, observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em vrias vias, de acordo com os dados apontados nas respostas
dos alunos entrevistados durante os cursos. Encaminhado s entidades
executoras dos cursos do PEQ para informar sobre o resultado da avaliao.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

51

49. RELATRIO DE CONTRATAES DE OPERAES DE CRDITOS

EFETUADAS PELA COMISSO ESTADUAL DE EMPREGO)
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria Programa de Gerao de
Renda / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art. 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar Comisso Municipal de Emprego sobre as contrataes efetuadas
pelos agentes financeiros.
Contedo
Relatrio - Perodo das contrataes, nome do municpio, agncia bancria,
endereo, tipo de empreendimento, setor / atividade, data do contrato, valor
contratado, parciais e totais.
Ofcio - Nome da entidade, nmero do ofcio, local, data, destinatrio, assunto,
assinatura do remetente.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via pela Comisso Estadual de Emprego ao SINE, quando
h liberao dos recursos do Fundo de Amparo de Trabalhador. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

52

50. RELATRIO DE DANOS (DEFESA CIVIL)

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Prestar orientao e atendimento s comunidades atingidas pelas calamidades
pblicas, atravs de programas articulados com o governo e a sociedade
civil.(art. 75, inc. IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre o material necessrio a ser gasto no local atingido.
Contedo
Dados do municpio, dados da ocorrncia, danos sobre as vitimas, danos
materiais: setor privado, pblico, infra-estrutura, planilha detalhada de
oramento, recursos financeiros alocados, necessidade de apoio, informaes
complementares, nome do responsvel pelo preenchimento do relatrio,
evoluo do reconhecimento, responsvel pela anlise do relatrio: nome,
funo, assinatura.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Municipal n 1053, de 25 de novembro de 1981.
Portaria Municipal n 1091, de 22 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
Fotografias
Levantamento de material
Tramitao
Elaborado em 02 vias aps decretao do Estado de calamidade Pblica, o
engenheiro da Prefeitura realiza um levantamento. Assinado pelo prefeito e
capito da Polcia Militar. 1 via gabinete militar do governador para
conhecimento. 2 via Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

53

51. RELATRIO DE GESTO

rgo produtor
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Conduzir a anlise e o controle dos problemas sociais de emergncia, em
articulao com os executores das polticas bsicas, mantendo atualizado o
diagnstico social. (art. 73, inc. III LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as atividades do rgo no perodo.
Contedo
Relatrio de gesto - Cpia da resoluo que aprova e da ata da reunio do
Conselho Municipal de Assistncia Social, apresentao da avaliao dos
resultados e descrio das aes desenvolvidas durante o ano, resumo das
reunies dos Conselhos de Assistncia social e dos Direitos das Crianas e
Adolescentes, da Comisso Municipal de Emprego, relatrio do atendimento do
Posto do Sine e do Plano de Qualificao Profissional.
Relatrio de boletins de controle de ocorrncias - Nome da instituio, ttulo,
perodo, data, nmero do boletim de ocorrncia, nome, endereo, situao,
providncias a serem tomadas.
Quadro de controle de ajudas s entidades - Tipo da assistncia e nome da
entidade, perodo, nome / endereo do beneficirio, nmero e data do
encaminhamento, solicitao, valor.
Quadro de controle de distribuio do leite de soja - Nome do projeto, data,
sabor do leite, total da produo, local de entrega, quantidade, assinatura do
responsvel pelo recebimento.
Quadro de controle de produo do leite de soja - Nome do projeto, ms, total
da produo, registro dirio da quantidade.
Relao de benefcios de prestao continuada concedidos - Nome do
beneficirio, endereo, categoria, data da concesso.
Relao de candidatos ao Benefcio de Prestao Continuada -Nome,
endereo, categoria, protocolo, concedido, data da concesso.
Relatrio anual de atendimento (SINE) - discriminao dos atendimentos por
telefone e pessoalmente, inscries no PROGER, valores contratados,
intermediao de mo de obra, oferta de vagas, profissionais cadastrados,
empresas cadastradas, inscries em cursos, subtotal de atendimentos,
nmeros parciais e totais dos itens.
Relatrio anual (SASE) - Ttulo, perodo, quantidade de litros de leite
produzidos, parcial e total.
Relatrio anual de repasse de recursos s atividades e entidades -Nome da
entidade, especificao das atividades realizadas no perodo.
Relatrio mensal (Proger) - Identificao da rea que produziu o relatrio,
perodo, especificao dos servios prestados durante aquele perodo.
Relatrio trimestral (SINE) - Ttulo, perodo, especificao das atividades
realizadas.
54

Relatrio trimestral da produo de leite de soja (SASE) - nome da entidade,

perodo, dados das atividades.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Planilha de controle de ocorrncias, Quadro de controle de ajudas s
entidades, Quadro de controle de distribuio do leite de soja, Quadro de
controle de produo do leite de soja, Relao de benefcios concedidos,
Relao de candidatos ao BCP, Relatrio anual (SINE), Relatrio anual
(SASE), Relatrio anual de repasse de recursos s atividades e
entidades,Relatrio Mensal (Proger), Relatrio Trimestral (SINE), Relatrio
Trimestral (SASE).
Tramitao
Elaborado em 05 vias. 1 via Comisso Intergestora Bipartite (CIB) Analisar as
atividades do Municpio. 2 via Secretaria de Estado do Trabalho, da
Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD) para
prestao de contas das atividades realizadas pela secretaria. 3 via Prefeito
para conhecimento das atividades. 4 via Cmara Municipal para
conhecimento das atividades. 5 via Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente (consolidar dados a cada cinco anos)
Destinao
Preservar.

55

52. RELATRIO DE REPASSE DE RECURSOS PARA MANUTENO

DE ENTIDADES ASSISTENCIAIS

rgo produtor
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Promover avaliao peridica das aes destas secretarias. (art. 73, inc. VIII da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre os repasses de recursos efetuados pelo rgo no perodo.
Contedo
Nome da entidade, especificao das atividades realizadas no perodo.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, trimestral e anual. 1 via encaminhado ao Prefeito
Municipal, para informao das atividades e gastos do perodo. Aps
apreciao, enviado Secretaria de Administrao para fundamentar a
proposta oramentria do ano subseqente. 2 via Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos aps aprovao das contas pelo TCE - MG.
Destinao
Eliminar.

56

53. RELATRIO DE VIAGEM

rgo produtor
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Manter rigoroso controle das despesas direta ou indiretamente pela assistncia
social. (art. 73, VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre os valores gastos em viagens autorizadas.
Contedo
Nome e cargo do servidor autorizado, histrico, itens, discriminao, valor da
despesa, total a reembolsar, viagens realizadas (peridico / dia), responsvel
pela aprovao da despesa, recibo: data e assinatura do servidor.
Fundamento legal
No informado
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. A Secretaria de Assistncia Social autoriza a viagem e
encaminhado ao gabinete do Prefeito para autorizar juntamente com a
secretaria de assistncia social. As 02 vias depois so encaminhadas a
Secretaria da Fazenda para arquivamento.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

57

54. RELATRIO DE VISITA

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Prestar orientao e atendimento s comunidades atingidas pelas calamidades
pblicas, atravs de programas articulados com o governo e a sociedade
civil.(art. 76, inc.IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as condies de moradia do cidado para o planejamento de
assistncia.
Contedo
Nome do assistido, endereo, local, data, informaes sobre os fatos,
assinatura do responsvel.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Municipal n 1053, de 25 de novembro de 1981.
Portaria Municipal n 1091, de 22 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
Recibo de doao
Tramitao
Elaborado em 2 vias. Assinado pelo prefeito. 1 via encaminhada ao setor de
compras da Prefeitura para a compra do material. 2 via arquivada no rgo
junto com o recibo assinado pelo beneficirio no ato da entrega do material.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

58

55. RELATRIO DE VISITA TCNICA

rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
74, III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre a situao verificada na rea de produo do leite
industrializado.
Contedo
Local, data, nome do destinatrio, assunto, nome do remetente.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Boletim de anlise do leite de soja.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pelo tcnico responsvel pela venda do material de
higienizao da caldeira, faz visitas peridicas rea de produo de leite
industrializado, aps a verificao dos fatos elabora o relatrio e encaminha a
Secretaria de Assistncia social,para analise providncias necessrias.
Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

59

56. RELATRIO FINAL DE PESQUISA HABITACIONAL

rgo produtor
Setor de Promoo Servios e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia
Social.
Competncia
Viabilizar e apoiar programas de habitao popular. (art. 76, inc. VIII /LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre o nmero de servidores municipais que no possuem casa
prpria.
Contedo
Nome do funcionrio, endereo, faixa de renda familiar, consolidao dos
dados da pesquisa: nveis salariais, nmero de funcionrios que possuem casa
prpria, situao do imvel, data.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, por um funcionrio designado pela Secretaria de
Assistncia Social. 1 via Cooperativa. Para prestao de futuro auxlio. 2
via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

60

57. REQUISIO DE COMPRAS

rgo produtor
Setor de Ateno aos Segmentos Especiais / Diviso de Assistncia Social
Competncia
Coordenar a vaca mecnica, mantendo controle de produo e qualidade. (art.
74, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a autorizao de compra de materiais.
Contedo
Data da requisio, identificao do rgo, requerente, especificao do rgo
requerente, especificao do material requisitado, local, data e assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Tomada de preos
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinada pela secretria. O setor responsvel que faz
um levantamento do material necessrio. 1 e 2 via encaminhada ao Setor
de Compras PMCB para efetuar a compra.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

61

58. REQUISIO DE MATERIAL E/OU SERVIO

rgo produtor
Diviso de Assistncia Social
Competncia
Dar suporte administrativo aos Conselhos Municipais de Assistncia Social e
dos Direitos da Criana e do Adolescente. (art. 73, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a compra de materiais e/ou contratao de servios.
Contedo
Nmero da requisio, descrio do pedido da verba, nome da seo
requerente, data e assinatura do requerente.
Fundamento legal
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
Tomadas de preos
Tramitao
Elaborado em 03 vias. feita a tomada de preos. 2 via encaminhada ao
comrcio para a compra, retorna secretaria a 1 via da nota de empenho
para prestao de contas junto ao TCE - MG. 3 via fica no bloco, assinado
pelo funcionrio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps a aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

62

59. TERMO DE COMPROMISSO DE ASSISTNCIA EMERGENCIAL

rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria / Diviso de Assistncia Social.
Competncia
Prestar orientao e atendimento s comunidades atingidas pelas calamidades
pblicas, atravs de programas articulados com o governo e a sociedade civil.
(art. 76, inc. IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a responsabilidade do risco de permanncia no local atingido.
Contedo
Identificao das partes, objeto do compromisso, local, data, assinatura do
beneficirio e das testemunhas.
Fundamento legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Lei Municipal n 1053, de 25 de novembro de 1981.
Portaria Municipal n 1091, de 22 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via pelo tcnico da Secretaria visita o local e o muncipe
assina. O documento e elaborado quando se recusa a deixar a rea de risco.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

63

60. TERMO DE COMPROMISSO FIRMADO ENTRE

ENTIDADES ASSISTENCIAIS
rgo produtor
Setor de Promoo Social e Ao Comunitria (Sistema Nacional de Emprego)/
Diviso de Assistncia Social.
Competncia
Viabilizar a implantao dos programas de apoio gerao de emprego e
renda. (art 76, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o acordo estabelecido entre as entidades para atingirem as metas
estabelecidas no Programa de Gerao de Renda.
Contedo
Assunto acordado
responsveis.

entre

as

comisses,

local,

data,

assinatura

dos

Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via expedido pelos rgos Secretaria de Estado do Trabalho,
da Assistncia Social, da Criana e do Adolescente (SETASCAD), Caixa
Econmica Federal e Comisso Estadual de Emprego. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

64

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Assistncia Social

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Ata

Livro de ata de reunies da Comisso

Municipal de Emprego

Atestado de funcionamento

Atestado de funcionamento de entidade

Avaliao da atuao das entidades

executoras do PEQ

Relatrio de avaliao da atuao das

entidades executoras do PEQ

Boletim de anlise

Boletim de anlise do leite de soja

Boletim de ocorrncia

Boletim de ocorrncia policial (BO)

Benefcios de prestao continuada

concedidos em Campo Belo

Relao de benefcios concedidos de

prestao continuada

Cadastro de entidade

Cadastro de entidades assistenciais

Cadastro para passe livre urbano

Cadastro de passe livre urbano

Circulares

Circular recebida de rgo pblico

Composio da Comisso Municipal de Relao de membros da Comisso

Municipal de Emprego
Emprego

Comprovante de cadastro carteirinha

Carto de comprovante do cadastro no

Programa do Leite Industrializado
65

Controle de ajuda s entidades

Quadro de controle de ajudas

concedidas s entidades

Controle dirio de distribuio

Quadro de controle de distribuio do

leite de soja

Controle mensal de produo

Quadro de controle de produo do leite

de soja

Convnio de cooperao tcnico

administrativo

Convnio de cooperao tcnicoadministrativo entre entidades

Convocao de mo de obra

Carta de convocao de mo de obra

Demonstrativo de funcionrios pblicos Relatrio final de pesquisa habitacional

sem casa prpria
Encaminhamento de mo de obra

Carta de encaminhamento de mo de
obra e carta resposta

Encontro anual de Associaes e

conselhos

Dossi do Encontro Municipal de

Associaes e Conselhos Comunitrios

Ficha de cadastro

Cadastro no Programa de Leite

Industrializado

Ficha de encaminhamento

Ficha de encaminhamento entidade

assistencial

Ficha de inscrio ao PROGER

(PROGER)

Ficha de inscrio de candidato

Ficha de inscrio de candidato aos

cursos de qualificao profissional

Ficha de inscrio de candidato nos

cursos de qualificao profissional
66

Ficha de inscrio do trabalhador anual Ficha de inscrio de trabalhador

eventual
Formulrio de visita social

Ficha de visita social

Ficha scio econmico

Ficha scio-econmico

Formulrio para pesquisa habitacional

Formulrio de pesquisa habitacional

Formulrio PROGER de visita de

acompanhamento

Formulrio de visita de acompanhamento

da inadimplncia

Formulrio PROGER de visita inicial

Formulrio de visita tcnica inicial

Formulrio PROGER micro e pequenas Formulrio para apresentao de

empresas
proposta de investimento de micro e
pequenas empresas
Formulrio PROGER recm formado
Proposta

Formulrio de apresentao de proposta

de investimento de recm-formado

Formulrio PROGER Associao e

cooperativas

Formulrio de apresentao de proposta

de investimento de associaes e
cooperativas

Formulrio PROGER informal

Formulrio de apresentao de proposta

de investimento do setor informal

Levantamento situacional sobre a

economia, o mercado de trabalho e a
qualificao de mo de obra dos
municpios de Minas Gerais

Relatrio (levantamento) da situao

econmica, mercado de trabalho e
qualificao de mo-de-obra nos
municpios de Minas Gerais

Manual de orientao s ONG'S

Manual de orientao s ONG'S

67

Pedido para Departamento de Compras Requisio de compras

Plano municipal de assistncia social

Plano municipal de assistncia social

Processo para concesso de benefcio

de prestao continuada (BPC)

Processo de concesso de benefcio de

prestao continuada

Processo de concesso de subveno

(servio de ao continuada)

Convnio de concesso de recursos

entre entidades

Propostas de cursos do PEQ

Proposta de cursos do PEQ

Recibo de doao

Recibo de doao de materiais e

servios

Relao de benefcios de prestao

continuada que foram indeferidos

Relao de benefcios indeferidos de

prestao continuada

Relao de candidatos ao benefcio de

prestao continuada

Relao de candidatos ao benefcio de

prestao continuada

Relatrio anual

Relatrio anual da produo de leite de

soja

Relatrio de atendimento (anual)

Relatrio anual de atendimento (SINE)

Repasse de recursos para manuteno Relatrio de repasse de recursos para

manuteno de entidades assistenciais
de entidades sociais

Relatrio das contrataes de

operaes de crdito recebidas pela
Comisso Estadual de Emprego

Relatrio de contrataes de operaes

de crdito efetuadas pela Comisso
Estadual de Emprego
68

Relatrio PROGER de
acompanhamento de rotina

Relatrio de acompanhamento de rotina

Relatrio de danos

Relatrio de danos (Defesa Civil)

Relatrio de gesto

Relatrio de gesto

Relatrio trimestral

Relatrio de atendimento do Posto do

SINE

Relatrio de viagens

Relatrio de viagem

Relatrio de visita

Relatrio de visita

Relatrio de vista tcnica

Relatrio de visita tcnica

Relatrio mensal

Relatrio de atendimento do PROGER

Relatrio leite de soja (trimestral)

Relatrio da produo do leite de soja

Relao de boletins de ocorrncia

Relao de boletins de ocorrncia

Requisio de material / servio

Requisio de material e/ou servio

Termo de compromisso entre entidades Termo de compromisso firmado entre

entidades assistenciais

69

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAO

ndice dos tipos documentais da

Secretaria Municipal de Administrao

1. Atestado de funcionamento de entidade (SMA.SSSA.01)

2. Atestado de sade ocupacional (SMA.SFPSC.02)
3. Carto de ponto (SMA.SFPSC.03)
4. Certido de contagem de tempo de servio (SMA.SFPSC.04)
5. Certido de contratao de pessoal (SMA.SNSDP.05)
6. Certido de localizao de imvel (SMA.SSSA.06)
7. Certido de mudana de nome de rua (SMA.SSSA.07)
8. Contrato de cesso de uso de bens patrimoniais (SMA.DPSSA.08)
9. Contrato de prestao de servio (SMA.SNSDP.09)
10. Declarao de acmulo de cargo (SMA.SNSDP.10)
11. Declarao de contribuio do INSS (SMA.SNSDP.11)
12. Declarao de proventos (SMA.SFPSC.12)
13. Declarao de tempo de servio (SMA.SNSDP.13)
14. Decreto

que

dispe

sobre

atividade

meio

e/ou

atividade

fim

(SMA.SSSA.14)
15. Ficha de avaliao de desempenho gerencial (SMA.SNSDP.15)
16. Ficha de levantamento de dados para contagem de tempo de servio
(SMA.SSSA.16)
17. Ficha de transferncia de patrimnio (SMA.DPSSA.17)
18. Ficha funcional (SMA.SFPSC.18)
19. Folha de pagamento (SMA.SFPSC.19)
20. Guia de informao e recolhimento do FGTS Previdncia Social
(SMA.SNSDP.20)
21. Inventrio do patrimnio (SMA.DPSSA.21)
22. Lei que dispe sobre atividade meio e/ou atividade fim (SMA.SSSA.22)
23. Lembrete recebido de rgo interno (SMA.SFPSC.23)
24. Mensagem de encaminhamento de projeto de lei (SMA.SSSA.24)
25. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos pblicos,
de entidades privadas e de pessoas fsicas (SMA.GS.25)
2

26. Parecer jurdico sobre atos da atividade meio e/ou atividade fim
(SMA.SFPSC.26)
27. Planilha de elaborao da folha de pagamento (SMA.SFPSC.27)
28. Portaria que regulamenta competncias da atividade meio e/ou atividade
fim (SMA.SSSA.28)
29. Projeto de lei que dispe sobre atividade meio e/ou atividade fim
(SMA.SSSA.29)
30. Protocolo de entrega em meio magntico da relao anual de
informaes sociais (RAIS) (SMA.SFPSC.30)
31. Quadro de controle de frias (SMA.SFPSC.31)
32. Quadro de controle de ponto (SMA.SFPSC.32)
33. Quadro de controle de processos de afastamento (SMA.SNSDP.33)
34. Quadro

demonstrativo

resumido

da

folha

de

pagamento

(SMA.SFPSC.34)
35. Relao de abono de estudantes (SMA.SFPSC.35)
36. Relao de cargos comissionados (SMA.SFPSC.36)
37. Relao de descontos da contribuio sindical (SMA.SFPSC.37)
38. Relao de descontos do imposto de renda (SMA.SFPSC.38)
39. Relao de horas extras (SMA.SFPSC.39)
40. Relao de lquidos creditados aos servidores (SMA.SFPSC.40)
41. Relao de pessoal afastado do servio e acobertado pelo INSS
(SMA.SFPSC.41)
42. Relao de pessoal contratado (SMA.SFPSC.42)
43. Relao de proventos e de descontos (SMA.SFPSC.43)
44. Relao de recolhimentos para o INSS (SMA.SFPSC.44)
45. Relao de seguro de vida (SMA.SFPSC.45)
46. Relao de servidores com direito a benefcios (SMA.SFPSC.46)
47. Relao de servidores da Prefeitura (SMA.SFPSC.47)
48. Relao de servidores e dependentes (SMA.SFPSC.48)
49. Relao de servidores e nmeros de matrcula (SMA.SFPSC.49)
50. Relao de servidores inativos (SMA.SFPSC.50)
51. Relao

de

servidores

que

recebem

penso

alimentcia

(SMA.SFPSC.51)
3

52. Relao de tempo de servio de servidores (SMA.SFPSC.52)

53. Relao de veculos (SMA.DPSSA.53)
54. Relatrio de localizao de edifcios pblicos (SMA.DPSSA.54)
55. Relatrio de proventos recebidos pelo servidor (SMA.SFPSC.55)
56. Requerimento de abono famlia de filho estudante (SMA.SFPSC.56)
57. Requerimento de afastamento para tratamento mdico (SMA.SFPSC.57)
58. Requerimento de auxilio funeral (SMA.SSSA.58)
59. Requerimento de auxlio maternidade (SMA.SFPSC.59)
60. Requerimento de busca no arquivo (SMA.SSSA.60)
61. Requerimento de certido de contagem de tempo de servio
(SMA.SFPSC.61)
62. Requerimento de certido de localizao de imvel (SMA.SSSA.62)
63. Requerimento de certido de mudana de nome de rua (SMA.SSSA.63)
64. Requerimento de contagem de tempo de servio para aposentadoria
(SMA.SFPSC.64)
65. Requerimento de frias prmio (SMA.SFPSC.65)
66. Requerimento de frias (SMA.SFPSC.66)
67. Requerimento de licena maternidade (SMA.SFPSC.67)
68. Requerimento de salrio famlia (SMA.SFPSC.68)
69. Requerimento de transferncia de funo (SMA.SNSDP.69)
70. Requisio de baixa de bens patrimoniais (SMA.DPSSA.70)

1. ATESTADO DE FUNCIONAMENTO DE ENTIDADE

rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria
Competncia
Confeccionar atestados, declaraes e certides de competncia da Diviso de
Secretaria Geral. (art. 16, inc. X da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Atestar o funcionamento de entidades.
Contedo
Nome da entidade, nmero de registro, endereo, situao de financiamento,
discriminao dos membros da diretoria, local, data, assinatura do Prefeito.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Relao dos membros da diretoria da entidade.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo prefeito. A entidade interessada solicita
verbalmente o atestado de funcionamento e entrega a relao dos membros
que compe a diretoria. 1 via - encaminhada entidade solicitante. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

2. ATESTADO DE SADE OCUPACIONAL

5

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Lavrar os atos de provimento e vacncia dos cargos, bem como a
movimentao de pessoal. (art. 19, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Atestar a condio fsica para o desempenho da funo.
Contedo
Nome do servidor, nome da empresa, funo do servidor, finalidade do exame,
resultado, exames complementares, carimbo e assinatura do mdico,
declarao e assinatura do servidor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo mdico do trabalho. Produzido no ato de
admisso do servidor. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

3. CARTO DE PONTO
rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Controlar a freqncia do pessoal para efeito de pagamento. (art. 19, inc. V da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a freqncia diria do servidor no trabalho.
Contedo
Nome do servidor, nmero de registro, local de trabalho, perodo, horrio de
entrada e sada.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Entregue a cada servidor para o registro dirio do ponto.
Fundamenta a elaborao da folha de pagamento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

4. CERTIDO DE CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Apurar e manter atualizado, para qualquer efeito, o tempo de servio do
pessoal. (art. 19, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar o tempo de servio prestado pelo servidor junto ao rgo.
Contedo
Nome do servidor e dados de identificao, perodo em atividade no cargo,
local, data, assinatura do chefe de diviso de pessoal.
Fundamento legal
Lei Federal n 6 226, de 14 de julho de 1975.
Lei n 6 864, de 1 de dezembro de 1980.
Lei n 3 807, de 26 de agosto de 1960.
Lei n 1047
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo secretrio. 1 via - arquivada no rgo,
na pasta do servidor. 2 via - entregue ao servidor.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

5. CERTIDO DE CONTRATAO DE PESSOAL

rgo produtor
Setor Normativo e de Seleo e Desenvolvimento de Pessoal / Diviso de
Funcionalismo
Competncia
Efetuar contrataes que se fizerem necessrias, obedecidos os dispositivos
legais. (art. 18, inc. XII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar sobre as contrataes realizadas pela Prefeitura ao Tribunal de
Contas do Estado de Minas Gerais.
Contedo
Nome e dados cadastrais do interessado, perodo do contrato, fundamento
legal, nmero de matricula, local e data, assinatura do chefe da Diviso.
Fundamento legal
Lei Municipal n 2134, de 04 de maio de 2000.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo chefe da diviso. 1 via - encaminhado
ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais para conhecimento. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

6. CERTIDO DE LOCALIZAO DE IMVEL

rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria
Competncia
Confeccionar atestados, declaraes e certides de competncia da Diviso de
Secretaria Geral. (art. 16, inc. X da LMC n29/97)
Objetivo da produo
Certificar a localizao do imvel a partir dos registros cadastrais da Prefeitura.
Contedo
Nome do chefe da Diviso, nmero do protocolo do requerimento, endereo e
nmero do imvel, local, data, assinatura do responsvel pelo setor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. O muncipe faz o requerimento no protocolo, para que
seja certificado o nmero do imvel. A certido elaborada e entregue ao
interessado.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

7. CERTIDO DE MUDANA DE NOME DE RUA

10

rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria
Competncia
Confeccionar atestados, declaraes e certides de competncia da Diviso de
Secretaria Geral. (art. 16, inc. X da LMC n29/97)
Objetivo da produo
Certificar a mudana de nome de rua, a partir dos registros existentes na
Prefeitura.
Contedo
Nome do chefe da Diviso, nmero do protocolo do requerimento, endereo e
nmero do imvel, local, data, assinatura do responsvel pelo setor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Aps ser feito o requerimento no protocolo, o setor emite a certido em 01 via,
que entregue ao requerente.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

11

8. CONTRATO DE CESSO DE USO DE BENS PATRIMONIAIS

rgo produtor
Diviso de Patrimnio, Servios e Sistemas Administrativos
Competncia
Zelar pelo patrimnio: controle escritural, inventrio e conservao dos bens
municipais, comunicando qualquer alterao Diviso de Contabilidade. (art.
20, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer acordo para a cesso de uso de bens patrimoniais entre rgos da
Prefeitura.
Contedo
Data, nome das partes cedente e cessionria, relao dos bens, nmero de
identificao do patrimnio, discriminao das clausulas contratuais,,
assinatura do cedente do cessionrio e das testemunhas.
Fundamento legal
Lei Federal n 8.666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo prefeito, partes interessadas e duas
testemunhas. 1 via - arquivada no rgo. 2 via - encaminhada ao
responsvel pelo bem patrimonial.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

12

9. CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIO

rgo produtor
Setor Normativo e de Seleo e Desenvolvimento de Pessoal / Diviso de
Funcionalismo
Competncia
Efetuar contrataes que se fizerem necessrias, obedecidos os dispositivos
legais. (art. 18, inc. XII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer acordo para contratao de mo de obra para prestao de
servios.
Contedo
Nome do contratante e nome do contratado, discriminao das clusulas
contratuais, assinatura das testemunhas, contratante e contratada.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinado pelo prefeito, servidor contratado e
testemunhas. 1 via: arquivada no rgo. 2 via: encaminhada ao Tribunal de
Contas do Estado de Minas Gerais para aprovao. 3 via: entregue ao
servidor contratado.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

10. DECLARAO DE ACMULO DE CARGO

13

rgo produtor
Setor Normativo e de Seleo e Desenvolvimento de Pessoal / Diviso de
Funcionalismo
Competncia
Lavrar os atos de provimento e vacncia dos cargos, bem como a
movimentao de pessoal. (art. 19, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Declarar que o servidor no exerce outro emprego pblico.
Contedo
Assunto, local, data, assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. O servidor elabora a declarao ao ser aprovado em
concurso pblico. Arquivado no rgo, na pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

11. DECLARAO DE CONTRIBUIO DO INSS

14

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Promover os recolhimentos determinados em Lei. (art. 19, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Declarar que o servidor contribui para o INSS.
Contedo
Nome do servidor, data da admisso, perodo de contribuio, local, data,
assinatura do chefe de diviso de pessoal.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir da solicitao do interessado. 1 via - arquivada
no rgo, na pasta do servidor. 2 via - entregue ao servidor.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

12. DECLARAO DE PROVENTOS

15

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizadas as fichas financeiras
individuais. (art. 19, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Declarar o rendimento dos servidores municipais.
Contedo
Nome do servidor, filiao, data de nascimento, valor do salrio, local e data,
assinatura do chefe da diviso de pessoal.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir da solicitao do servidor. 1 via - arquivada no
rgo, na pasta do servidor. 2 via - entregue ao servidor.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

13. DECLARAO DE TEMPO DE SERVIO

16

rgo produtor
Setor Normativo e de Seleo e Desenvolvimento de Pessoal / Diviso de
Funcionalismo
Competncia
Apurar e manter atualizado, para qualquer efeito, o tempo de servio de
pessoal. (art. 19, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Declarar o tempo de servio prestado pelo servidor junto Prefeitura.
Contedo
Nome do servidor, filiao, rgo no qual trabalha, data de admisso, local,
data, assinatura do chefe de diviso de pessoal.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. O servidor entrega o requerimento no protocolo, que
encaminha Diviso de Funcionalismo em uma via. O chefe da diviso elabora
a declarao e assina. 1 via - entregue ao servidor. 2 via - arquivada no
rgo, na pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

14. DECRETO QUE DISPE SOBRE ATIVIDADE MEIO E/OU

17

ATIVIDADE FIM
rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Confeccionar decretos, portarias, etc. (art. 16, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento de regras pelos rgos.
Contedo
Nmero do decreto, assunto, especificao dos artigos, local, data, assinatura
do prefeito.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 04 vias. Assinado pelo Prefeito. 1 via encaminhada para
publicao, para conhecimento pblico. 2 via - anexada ao Livro de Decretos
da Secretaria de Administrao. 3 via - encaminhada ao rgo competente. 4
via - arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

18

15. FICHA DE AVALIAO DE DESEMPENHO GERENCIAL

rgo produtor
Setor Normativo e de Seleo e Desenvolvimento de Pessoal / Diviso de
Funcionalismo
Competncia
Realizar avaliao de desempenho funcional. (art. 18, inc. XIV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Avaliar o desempenho do servidor no exerccio de suas funes.
Contedo
Dados do avaliado: nome, matrcula, cargo, tempo no cargo, dados do
avaliador: nome, matrcula, cargo, tempo no cargo, graduaes de fatores,
pontos correspondentes, discriminao dos fatores de desempenho,
justificativa da avaliao, assinatura do avaliador e do avaliado.(Verso)
reunies com o servidor para acompanhamento continuo: entrevista inicial
(metas estabelecidas), acompanhamento (anotaes sobre o desempenho)
entrevista final (planos de ao propostas), perodo das etapas, data e
assinatura do avaliador.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado por quem avalia e pelo servidor avaliado. Os
dados so inseridos na ficha funcional. Arquivado no rgo, na pasta do
servidor.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

6. FICHA DE LEVANTAMENTO DE DADOS PARA

19

CONTAGEM DE TEMPO DE TEMPO DE SERVIO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamentos e
Funcionalismo

Servios Correlatos / Diviso de

Competncia
Apurar e manter atualizado, para qualquer efeito, o tempo de servio de
pessoal. (art. 19, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Pesquisar o tempo de servio do servidor para emisso da certido.
Contedo
Nome do servidor, cargo, data de admisso, ano do exerccio, discriminao
dos dias trabalhados por ms, total, local, data, assinatura do arquivista.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. O servidor entrega o requerimento no protocolo, que
encaminha ao setor de arquivo para o levantamento dos dados. Fundamenta a
certido de tempo de servio. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps homologao)
Destinao
Eliminar.

20

17. FICHA DE TRANSFERNCIA DE PATRIMNIO

rgo produtor
Diviso de Patrimnio Servios e Sistemas Administrativos
Competncia
Recolher o material inservvel e promover - lhe, segundo a convenincia da
administrao, a redistribuio, recuperao ou alienao. (art. 20, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a movimentao e a localizao fsica dos seus patrimoniais.
Contedo
Nmero, rgo de origem e destino, motivo da transferncia, item,
especificao, estado de conservao, valor da aquisio, nmero do
tombamento, data, assinatura do responsvel no rgo que transfere e no que
recebe.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Produzido em cada rgo que solicita a transferncia do
bem patrimonial. Assinado pelo responsvel do rgo que transfere e que
recebe o bem. 1 via - arquivado no rgo que transferiu o bem. 2 via arquivado no rgo que recebeu o bem. 3 via - arquivado na Diviso de
Patrimnio.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

21

18. FICHA FUNCIONAL

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Organizar e manter atualizadas os assentamentos funcionais dos servidores.
(art. 19, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a vida administrativa do servidor.
Contedo
Nome do servidor, cargo, data da admisso, filiao, naturalidade, data de
nascimento, estado civil, nmero da carteira de identidade, nmero do CPF,
nmero da carteira profissional, srie, nmero do PIS/PASEP, data de
cadastro, nmero de dependentes, nmero do ttulo eleitoral, zona, seo,
CBO, local de trabalho, grau de instruo, ano do 1 emprego, discriminao
dos
beneficirios, parentesco, data de nascimento, validade, licenas,
observaes,
Verso - contagem de tempo, discriminao dos dias trabalhados por ms / ano,
total, observaes (perodos de frias e benefcios).
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para cada servidor. Fundamenta a elaborao da
certido de contagem de tempo de servio. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

22

19. FOLHA DE PAGAMENTO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizadas as fichas financeiras e
individuais. (art. 19, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar o pagamento a ser efetuado aos servidores.
Contedo
Cdigo da empresa, do setor, do departamento e da seo, matrcula, nome do
servidor, nvel/padro, cargo (funo), proventos, data da admisso, descontos,
descrio do tipo de valor, valor total dos itens e liquido a receber.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui .
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via - Arquivado no rgo. 2 via - encaminhada ao
Sindicato dos Servidores, para o controle dos descontos e proventos recebidos.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

23

20. GUIA DE INFORMAO E RECOLHIMENTO DO FGTS

PREVIDNCIA SOCIAL
rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Promover os recolhimentos determinados em Lei. (art. 19, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Comprovar a entrega da guia que informa sobre o FGTS dos servidores.
Contedo
Identificao da empresa, perodo, quantidade de trabalhadores, total da
remunerao, valores a recolher, declarao para o INSS, assinatura do chefe
da diviso de pessoal.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinada pelo chefe da diviso. 1 via - arquivada no
rgo. 2 via - encaminhada Caixa Econmica Federal, para controle do
FGTS. 3 via - encaminhada ao INSS para prestar informaes.
Prazo de arquivamento
30 anos.
Destinao
Eliminar.

24

21. INVENTRIO DO PATRIMNIO

rgo produtor
Diviso de Patrimnio Servios e Sistemas Administrativos
Competncia
Zelar pelo patrimnio: controle escritural, inventario e conservao dos bens
municipais, comunicando qualquer alterao a Diviso de contabilidade. (art.
20, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar o fundo imobilirio da PMCB.
Contedo
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

25

22. LEI QUE DISPE SOBRE ATIVIDADE MEIO E/OU ATIVIDADE FIM
rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Confeccionar, com participao do Departamento Jurdico, os projetos de lei e
mensagens a serem enviadas apreciao da Cmara. (art. 16, inc. II da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer normas jurdicas, em conjunto com o Poder Legislativo, para o
funcionamento da administrao municipal.
Contedo
Nmero da lei, assunto, especificao dos artigos, local e data, assinatura do
prefeito.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no formato de projeto, em conjunto com a Assessoria
Jurdica do Gabinete do Prefeito. Encaminhada com mensagem anexa,
Cmara Municipal para anlise e aprovao. Aps ser editada pelo Poder
Legislativo, retorna ao Gabinete do Prefeito, para promulgao. Publicada e
arquivada.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

26

23. LEMBRETE RECEBIDO DE RGO INTERNO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Controlar a freqncia do pessoal para efeito de pagamento. (art. 19, inc. V da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar ao Departamento Pessoal os direitos dos servidores para efeito de
pagamento.
Contedo
Local, data, assunto, assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, nos rgos da Prefeitura. Encaminhado ao Setor de
Folha de Pagamento e Servios Correlatos, para informao e pagamentos das
horas extras. 1 via - arquivada no rgo emissor. 2 via - arquivada na
Diviso de Funcionalismo.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

27

24. MENSAGEM DE ENCAMINHAMENTO DE PROJETO DE LEI

rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Confeccionar, com a participao do Departamento Jurdico, os projetos de lei
e mensagens a serem enviadas a apreciao da Cmara. (art. 16, inc. II da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Encaminhar os projetos de lei para apreciao da Cmara Municipal.
Contedo
Nome da entidade, nmero da mensagem, local, data, justificativa de
encaminhamento e o projeto de lei, assinatura do prefeito, destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo prefeito.1 via - encaminhada Cmara
Municipal para apreciao do projeto. 2 via - arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

28

25. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Administrao
Competncia
Administrar os assuntos da rea com o objetivo de manter a eficincia
administrativa de todos os setores da Prefeitura como um todo. (art.13 da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

29

26. PARECER JURIDICO SOBRE ATOS DA ATIVIDADE MEIO E/OU

ATIVIDADE FIM
rgo produtor
Setor Normativo e de Seleo e Desenvolvimento de Pessoal / Diviso de
Funcionalismo
Competncia
Controlar e acompanhar as aes jurdicas da Diviso em coordenao com a
Assessoria Jurdica. (art. 18, inc. XI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Emitir opinio sobre a legalidade e a legitimidade do pedido.
Contedo
Ttulo, matria, justificativa e analise dos fatos, local e data, assinatura do
assessor jurdico.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pela assessora jurdica. 1 via- encaminhado
ao Setor de Funcionalismo para informar e arquivar na pasta do servidor. 2
via - entregue ao servidor.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

30

27. PLANILHA DE ELABORAO DA FOLHA DE PAGAMENTO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizadas as fichas funcionais.
(art. 19, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os salrios a serem pagos.
Contedo
Nome do servidor contratado, profisso, salrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo chefe da Diviso de Funcionalismo.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

31

28. PORTARIA QUE REGULAMENTA COMPETNCIAS DA

ATIVIDADE MEIO E/OU ATIVIDADE FIM
rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Confeccionar decretos, portarias, etc. (art. 16, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Determinar providencias sobre o ato que lhe deu origem.
Contedo
Nmero da portaria, assunto, local e data, assinatura do prefeito.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 04 vias. 1 via publicao para conhecimento da populao. 2
via arquivado no livro das Portarias na Secretaria. 3 via encaminhado ao
rgo competente. 4 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

32

29. PROJETO DE LEI QUE DISPE SOBRE ATIVIDADE MEIO E/OU

ATIVIDADE FIM
rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Confeccionar com a participao do departamento jurdico, os projetos de leis e
mensagens a serem enviadas apreciao da Cmara.(art. 16, inc. II da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Propor a aprovao da lei pela Cmara Municipal.
Contedo
Nmero do projeto, assunto, local, data, assinatura do prefeito.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo Prefeito. 1 via Encaminhado Cmara
para apreciao e aprovao da presente lei. 2 via Arquivada no setor.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

33

30. PROTOCOLO DE ENTREGA EM MEIO MAGNTICO DA RELAO

ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS (RAIS)
rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Promover os recolhimentos determinados em Lei. (art. 19, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Comprovar a entrega da informao anual de recebimento de servidores para
efeito de recebimento de PASEP.
Contedo
Perodo, identificao do estabelecimento, identificao do responsvel para
contato e/ou recebimento, endereo para recebimento do recibo ao ECT,
totalizao do arquivo, relao dos estabelecimentos contidos no arquivo,
recepo do arquivo, data, assinatura do responsvel e carimbo.
Fundamento legal
Decreto Federal n 76900/75,de 23 de dezembro de 1975.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Anual. Encaminhado ao Banco do Brasil em disquete
porque o rgo controlador do PASEP. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

34

31. QUADRO DE CONTROLE DE FRIAS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Preparar o pagamento do
pessoal
e manter atualizadas as fichas
financeiras individuais. (art. 19, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Discriminar o perodo de frias regulamentares dos servidores.
Contedo
Nmero de ordem, nome do servidor, perodo de frias.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno do
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

35

32. QUADRO DE CONTROLE DO PONTO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Controlar a freqncia do pessoal para efeito de pagamento. (art. 19, inc. V da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o ponto mensal dos setores da Prefeitura.
Contedo
Nmero de ordem, nome da entidade, perodo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

36

33. QUADRO DE CONTROLE DE PROCESSOS DE AFASTAMENTO

rgo produtor
Setor Normativo e de Seleo e Desenvolvimento de Pessoal / Diviso de
Funcionalismo
Competncia
Controlar e acompanhar as aes jurdicas da Diviso em coordenao com a
Assessoria Jurdica. (art. 18, inc. XII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Discriminar os processos de afastamento de servidores que esto tramitando
junto ao INSS.
Contedo
Nmero de ordem, nome do servidor, data do afastamento, benefcio, data de
retorno ao servio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno do
rgo. O quadro atualizado nas datas de retorno dos servidores as suas
funes.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (aps vigncia)
Destinao
Eliminar.

37

34.QUADRO DEMONSTRATIVO RESUMIDO DA FOLHA DE PAGAMENTO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizadas as fichas financeiras
individuais. (art. 19, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizados as fichas funcionais.
(art. 19, inc. VI da LMC n 29/97)
Contedo
Ms e ano, descrio das secretarias municipais e valores pagos a
comissionados, contratados e servidores efetivos.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno do
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

38

35. RELAO DE ABONO DE ESTUDANTES

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos
Funcionalismo

/ Diviso de

Competncia
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizada as fichas financeiras.
(art. 19, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os nomes dos servidores que recebem o beneficio por ter filho
estudando.
Contedo
Nome do servidor e nome do filho estudante.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 04, de 03 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pelo chefe da diviso, aps a entrega da declarao que
prova que o filho estudante. Fundamenta a elaborao da folha de
pagamento. Arquivado no rgo, na pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

39

36. RELAO DE CARGOS COMISSIONADOS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Manter atualizado o controle das classes e a lotao nominal e numrica dos
servidores. (art. 19, inc. I. da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os servidores comissionados e o setor que eles esto trabalhando.
Contedo
Nmero de ordem, nmero de cargos, denominao do cargo por rgo, nvel
do cargo, nome do contratado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno do
rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (aps vigncia)
Destinao
Eliminar.

40

37. RELAO DE DESCONTOS DA CONTRIBUIO SINDICAL

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Promover os recolhimentos determinados em Lei. (art. 19, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Listar os descontos de contribuio sindical, efetuados na folha de pagamento
dos servidores.
Contedo
Nome do servidor, valor do desconto.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, pelo chefe do setor. Fundamenta a elaborao da folha
de pagamento. 1 via arquivada no rgo. 2 via encaminhada ao sindicato,
para conhecimento.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

41

38. RELAO DE DESCONTOS DO IMPOSTO DE RENDA

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Promover os recolhimentos determinados em lei. (art. 19, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Listar o desconto de imposto de renda efetuado na folha de pagamento dos
servidores.
Contedo
Nome da entidade, perodo, (ms e ano), nmero da matrcula, nome do
servidor, base para IRRF, valor do IRRF, total de servidores da faixa, total de
bases para IRRF da faixa, total do imposto da faixa.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Fundamenta a elaborao da folha de pagamento.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

42

39. RELAO DE HORAS EXTRAS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos
Funcionalismo

/ Diviso de

Competncia
Controlar a freqncia do pessoal para efeito de pagamento. (art. 19, inc. V da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar as horas extras pagas aos servidores.
Contedo
Ms e ano, nome do servidor, nmero de horas extras, local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pelos chefes dos rgos da PMCB. A Diviso de
Funcionalismo recebe e informao e elabora o documento.Fundamenta a
elaborao da folha de pagamento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

43

40. RELAO DE LQUIDOS CREDITADOS AOS SERVIDORES

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizadas as fichas financeiras
individuais. (art. 19, VIda LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os valores depositados aos servidores.
Contedo
Nome da entidade, perodo, cdigo do banco, cdigo da agncia, nmero de
matrcula, nome do servidor, nmero da conta, valor liquido, quitao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via arquivada no rgo. 2 via encaminhada ao
banco para efetuar dos servidores.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

44

41. RELAO DO PESSOAL AFASTADO DO SERVIO E

ACOBERTADO PELO INSS
rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Organizar e manter atualizados as fichas individuais e os assentamentos
funcionais dos servidores. (art. 19, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os nomes dos afastados das funes e recebem pelo INSS.
Contedo
Nmero de ordem, nome do servidor, ltimo dia de trabalho, data de
afastamento de INSS, local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno do
rgo. Atualizado na data em os servidores solicitam o afastamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

45

42. RELAO DE PESSOAL CONTRATADO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Manter atualizado o controle das classes e o de lotao nominal e numrica
dos servidores. (art. 19, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os servidores contratados para prestao de servios.
Contedo
Perodo de vigncia, nmero de ordem, nome do servidor, funo, data de
inicio do exerccio, alterao do contrato.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

46

43. RELAO DE PROVENTOS E DE DESCONTOS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de
Funcionalismo.
Competncia
Preparar o pagamento do pessoal para efeito de pagamento. (art. 19, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os descontos efetuados e os valores dos salrios dos servidores.
Contedo
Nome da entidade, cdigo, perodo (ms / ano), nmero da matrcula, nome do
servidor, descrio das horas, valor do desconto, valor total do cdigo, nmero
total de funcionrios.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Fundamenta a elaborao da folha de pagamento. 1
via arquivada no rgo. 2 via encaminhada a Contabilidade, para
providenciar o empenho. 3 via encaminhada a Tesouraria para ser efetuado
o pagamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

47

44. RELAO DE RECOLHIMENTO PRA O INSS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de
Funcionalismo.
Competncia
Promover recolhimentos determinados em Lei. (art. 19, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Listar os valores da contribuio de INSS efetuada na folha de pagamento dos
servidores.
Contedo
Nome da entidade, perodo (m /ano), nmero da matrcula, nome do servidor,
descrio dos valores: base 13, INSS 13, base FLH, e salrio famlia,
nmero do PIS, nmero do CPF, data de admisso, data de nascimento.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada Contabilidade, para efetuar o
recolhimento do INSS.2 via - arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

48

45. RELAO DE SEGURO DE VIDA

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de
Funcionalismo.
Competncia
Promover os recolhimentos determinados em Lei. (art. 19, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Listar os valores dos seguros de vida dos servidores.
Contedo
Local, data, ttulo, cdigo, nmero da matrcula e nome dos servidores.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via - arquivada no rgo. 2 via - encaminhada ao
sindicato, por ser o rgo responsvel pelo seguro de vida.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Preservar.

49

46. RELAO DE SERVIDORES COM DIREITO A BENEFCIOS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos
Funcionalismo

/ Diviso de

Competncia
Manter atualizado o controle das classes e o de lotao nominal e numrica
dos servidores. (art. 19, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os servidores que tem direito ao pagamento de benefcios.
Contedo
Ano, descrio do beneficio, ms e nomes dos servidores.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno no
rgo. Fundamenta a elaborao da folha de pagamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

50

47.RELAO DE SERVIDORES DA PREFEITURA

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Manter atualizado o controle das classes e o de lotao nominal e numrica
dos servidores. (art. 19, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os servidores municipais e seus respectivos cargos.
Contedo
Nmero de ordem, nome do servidor, descrio do cargo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

51

48. RELAO DE SERVIDORES E DEPENDENTES

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de
Funcionalismo.
Competncia
Organizar e manter atualizados as fichas individuais e os assentamentos
funcionais dos servidores. (art. 19, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar o nome dos servidores e de seus dependentes para controle interno.
Contedo
Nome do servidor, data de nascimento do servidor, nome dos dependentes,
grau de parentesco e data de nascimento.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno do
rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado aps vigncia.
Destinao
Eliminar.

52

49. RELAO DE SERVIDORES E NMEROS DE MATRICULA

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos
Funcionalismo

/ Diviso de

Competncia
Manter atualizado o controle das classes e o de lotao nominal e numrica
dos servidores. (art. 19, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar o nmero de matricula e o nome de cada servidor, para controle interno
do rgo.
Contedo
Nmero da matrcula, nome do servidor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Fundamenta a ficha funcional. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

53

50. RELAO DE SERVIDORES INATIVOS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Manter atualizado o controle das classes e o de lotao nominal e numrica
dos servidores. (art. 19, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os servidores que j se aposentaram.
Contedo
Nmero de ordem, nome do servidor, data da admisso e data da
aposentadoria.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

54

51. RELAO DOS FUNCIONRIOS QUE RECEBEM

PENSO ALIMENTCIA
rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Manter atualizado o controle das classes e a lotao nominal e numrica dos
servidores. (art. 19, inc. I. da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os servidores que tero a penso alimentcia descontada da folha de
pagamento.
Contedo
Ms, ano, nmero de ordem, nome do servidor, valores.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado. Fundamenta a elaborao da
folha de pagamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

55

52. RELAO DE TEMPO DE SERVIO DE SERVIDORES

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de
Funcionalismo.
Competncia
Apurar e manter atualizado, para qualquer efeito, o tempo do servio do
pessoal. (art. 19, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar a contagem de tempo dos servidores.
Contedo
Nome, nmero da portaria de nomeao, tempo de servio e justificativa
administrativa.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno, no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

56

53. RELAO DE VECULOS

rgo produtor
Diviso de Patrimnio Servios e Sistemas Administrativos
Competncia
Manter atualizada a documentao de veculos da Prefeitura, assim como dos
veculos cedidos ao Municpio. (art. 20, inc. X da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os veculos sobre responsabilidade da Prefeitura.
Contedo
Nome do rgo / entidade / municpio, ano de exerccio, alocao / unidade,
marca / modelo, ano de fabricao, placa, tipo de combustvel, seguro
obrigatrio, estado de conservao, data e valor da incorporao, data,
modalidade e valor da desincorporao, observaes, local e data, dirigente do
rgo/ entidade / municpio.
Fundamento legal
Instruo Normativa do Tribunal de Contas de Minas Gerais n 05, de 15 de
dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, assinado pelo responsvel pela Diviso do Patrimnio.
1 via arquivada na Diviso de Patrimnio. 2 via encaminhada ao rgo
responsvel pelos veculos.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

57

54. RELATRIO DE LOCALIZAO DE EDIFICIOS PBLICOS

rgo produtor
Diviso de Patrimnio Servios e Sistemas Administrativos.
Competncia
Em matria de administrao patrimonial, em consonncia com a Diviso de
Contabilidade. b) Manter cadastrado o fundo imobilirio da Prefeitura, com
todas as caractersticas que assegurarem identificao de cada imvel, dados
topogrficos, localizao, valor atualizado, tradio e outros. (art. 20, inc. IX,
item b da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre a localizao dos edifcios cadastrados na planta geral dos
prdios pblicos.
Contedo
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno do
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

58

55. RELATRIO DOS PROVENTOS RECEBIDOS PELO SERVIDOR

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Preparar o pagamento do pessoal e manter atualizadas as fichas financeiras
individuais. (art. 19, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comunicar ao INSS o salrio recebido para fins de aposentadoria.
Contedo
Nome do servidor, ms e ano, salrio (parte fixa), horas extras, qinqnio,
abono familiar, insalubridade e outros valor, abono, total, local, data e
assinatura do responsvel pela empresa.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo chefe da diviso. 1 via arquivada no
rgo, na pasta do servidor. 2 via integra o processo de aposentadoria
encaminhado ao INSS.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

59

56. REQUERIMENTO DE ABONO FAMLIA PARA DE FILHO ESTUDANTE

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer o pagamento do salrio famlia para quem tem filho estudante.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos Anexos
Declarao de escolaridade e/ou comprovante de matricula escolar.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Encaminhado a
Secretaria Municipal de Administrao, para analise. Arquivado rgo.
Prazo de arquivamento
30 anos.
Destinao
Eliminar.

60

57. REQUERIMENTO DE AFASTAMENTO DE TRATAMENTO MDICO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses. (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer afastamento das atividades para tratamento de sade.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Atestado Mdico.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Retorna a Diviso de Funcionalismo, para elaborao da
certido. Arquivado no rgo na pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

61

58. REQUERIMENTO DE AUXLIO FUNERAL

rgo produtor
Setor de Secretaria e Servios de Arquivo / Diviso de Secretaria e Arquivo
Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a concesso de auxlio funeral.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Declarao de parentesco, nota de gastos funerrios, documento de
comprovao de parentesco.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Encaminhado
Secretaria de Administrao para analise. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

62

59. REQUERIMENTO DE AUXILIO MATERNIDADE

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos
Funcionalismo

/ Diviso de

Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a licena maternidade.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente.Encaminhado a
Secretaria Municipal de Administrao para analise. Arquivado no rgo na
pasta do servidor
.
Prazo de arquivamento
15 anos.
Destinao
Eliminar.

63

60. REQUERIMENTO DE BUSCA NO ARQUIVO

rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Realizar e controlar todo o sistema de arquivo da Prefeitura. (art. 16, inc. VII da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a localizao de documento, no arquivo geral.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Encaminhado
Secretaria de Administrao, para analise. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

64

61. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE CONTAGEM DE

TEMPO DE SERVIO
rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Apurar e manter atualizado, para qualquer efeito o tempo de servio do
Pessoal. (art. 19 inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a certificao do tempo de servio prestado nesta PMCB.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 04, de 03 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente encaminhado ao
Arquivo Intermedirio para levantamento dos dados. Retorna a Diviso de
Funcionalismo, para confeco da certido. Arquivado no rgo na pasta do
servidor.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

65

62. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE LOCALIZAO DE IMVEL

rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Confeccionar atestados, declaraes e certides de competncia da Diviso de
Secretaria Geral. (art. 16, inc. X da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a certificao de localizao do imvel junto ao registro no cadastro
do rgo.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 04, de 03 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui
Tramitao
Elaborado em 01 via no protocolo.O Secretrio de Administrao elabora a
Certido em 02 vias. 1 via arquivada no rgo. 2 via entregue ao
interessado.
Prazo de arquivamento
01 ano aps soluo.
Destinao
Eliminar.

66

63. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE MUDANA DE NOME DE RUA

rgo produtor
Setor de Servios de Secretaria e Arquivo / Diviso de Secretaria Geral
Competncia
Confeccionar atestados, declaraes e certides de competncia da diviso de
Secretaria Geral. (art. 16, inc. X da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a certificao de atualizao do endereo do imvel no cartrio para
fins de compra, venda ou averbao junto ao cartrio de registro de imveis.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 04, de 03 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Na Secretaria
confeccionada a certido em 02 vias, assinadas pelo secretrio municipal de
administrao.1 via entregue ao interessado. 2 via arquivada no arquivo
Intermedirio.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

67

64. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE CONTAGEM DE TEMPO DE

SERVIO PARA APOSENTADORIA
rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos
Funcionalismo

/ Diviso de

Competncia
Apurar e manter atualizado, para qualquer efeito o tempo de servio do
Pessoal. (art. 19 inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a certificao do tempo de servio prestado nesta PMCB.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 04, de 03 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente encaminhado ao
Arquivo Intermedirio para levantamento dos dados. Retorna a Diviso de
Funcionalismo, para confeco da certido. Arquivado no rgo na pasta do
servidor.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

68

65. REQUERIMENTO DE FRIAS PRMIO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer o direito de gozar frias prmio.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Encaminhado ao
secretrio de Administrao, para aprovao do pedido de frias prmio.
Fundamenta a elaborao da folha de pagamento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

69

66. REQUERIMENTO DE FRIAS

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer frias regulamentares.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Encaminhado ao
secretrio de Administrao, para aprovao do pedido de frias. Fundamenta
a elaborao da folha de pagamento. Arquivado no rgo na pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

70

67. REQUERIMENTO DE LICENCA MATERNIDADE

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer o pagamento do salrio maternidade.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente.Encaminhado a
Diviso de Funcionalismo, para analise e providencias. Arquivado no rgo na
pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

71

68. REQUERIMENTO DE SALRIO FAMLIA

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos
Funcionalismo

/ Diviso de

Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer o pagamento do salrio famlia.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Encaminhado a
Diviso de Funcionalismo, para analise e providencias. Arquivado no rgo na
pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

72

69. REQUERIMENTO DE TRANSFERNCIA DE FUNO

rgo produtor
Setor de Folha de Pagamento e Servios Correlatos / Diviso de Funcionalismo
Competncia
Instruir os processos ou expedientes relacionados com o pessoal; inclusive os
de acesso ou possveis progresses (art. 19, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a mudana de funo.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Assinado pelo requerente. Encaminhado a
Diviso de Funcionalismo, para analise e providencias. Arquivado no rgo e
na pasta do servidor.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

73

70. REQUISIO DE BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS

rgo produtor
Diviso de Patrimnio Servios e Sistemas Administrativos
Competncia
Zelar pelo patrimnio: controle escritural, inventario e conservao dos bens
municipais, comunicando qualquer alterao a Diviso de contabilidade. (art.
20, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a devoluo do bem que se encontra em mal estado de conservao.
Contedo
Local, data, assunto, assinatura.
Fundamento legal
Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, pelos rgos que comunicam que o bem se tornou
inservvel. Assinado pelo responsvel no rgo. 1 via - arquivada no rgo
emissor. 2 via - encaminhada Diviso de Patrimnio para conhecimento e
providncias.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

74

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Administrao

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Atestado de funcionamento de
entidades

Atestado de funcionamento de
entidades

Atestado de sade ocupacional

Atestado de sade ocupacional

Avaliao de desempenho gerencial

formulrio A

Ficha de avaliao de desempenho

gerencial

Carto de ponto

Carto de ponto

Certido de contagem de tempo

Certido de contagem de tempo de

servio

Certido de contratao de funcionrio

Certido de contratao de pessoal

Certido de localizao de imvel

Certido de localizao de imvel

Certido de mudana de nome de rua

Certido de mudana de nome de

rua

Contrato de cesso

Contrato de cesso de uso de bens

patrimoniais

Contrato de prestao de servios

Contrato de prestao de servios

75

Controle de frias regulamentares

Quadro de controle de frias

Controle de frias do pessoal cedido

Relao dos servidores que trabalham
na coleta de lixo e suas frias
Controle de processos de
afastamentos por doena
encaminhados ao INSS

Quadro de controle de processos

de afastamento

Controle do ponto mensal do pessoal

da PMCB

Quadro de controle de ponto

Declarao que no exerce outro

cargo pblico

Declarao de acmulo de cargo

Declarao

Declarao de contribuio do
INSS

Declarao de provento de penso

Declarao de proventos

Declarao de tempo de servio

Declarao de tempo de servio

Decretos

Decretos que dispe sobre

atividade meio e/ou atividade fim

Demonstrativo resumido de folha de

pagamento

Quadro demonstrativo resumido da

folha de pagamento

Ficha de transferncia de patrimnio

Ficha de transferncia de
patrimnio

Ficha funcional

Ficha funcional

Folha de pagamento mensal

Folha de pagamento

76

Guia de informaes e recolhimento

do FGTS previdncia social (GFIP)

Guia de informao e recolhimento

do FGTS Previdncia Social
(GFIP)

Imposto de renda mensal

Relao de descontos do imposto

de renda

Lei

Lei que dispe sobre atividade

meio e/ou atividade fim

Lembretes recebidos

Lembrete recebido

Levantamento de dados para certido

Ficha de levantamento de dados

para contagem de tempo de
servio

Mensagem

Mensagem de encaminhamento de
projeto lei

Ofcio comunicando readaptao de

funo

Ofcio emitido e recebido de rgos

internos, de outros rgos
pblicos, de entidades privadas e
de pessoas fsicas

Parecer

Parecer jurdico sobre atos da

atividade meio e/ou atividade fim

Pedido de baixa

Pedido de baixa de bens

patrimoniais

Planilha para confeco da folha de

pagamento

Planilha de elaborao da folha de

pagamento

Portaria

Portaria que regulamenta

competncias de atividade meio
e/ou atividade fim
77

Projeto de lei

Projeto de lei que dispe sobre

atividade meio e/ou atividade fim

Relao anual de informaes sociais

(RAIS) protocolo de entrega em
meio magntico

Protocolo de entrega em meio

magntico - Relao anual de
informaes sociais

Relao de abono de estudantes

Relao de abono de estudantes

Relao de cargos comissionados por

secretaria

Relao de cargos comissionados

Relao de desconto da contribuio

sindical

Relao de descontos da
contribuio sindical

Relao de descontos do imposto de

renda

Relao de descontos do imposto

de renda

Relao de horas extras

Relao de horas extras

Relao de lquidos creditados

Relao de lquidos creditados aos

servidores

Relao de proventos e de descontos

(mensal)

Relao de proventos e de
descontos

Relao de seguro de vida

Relao de seguro de vida

Relao de servidores e seus

dependentes

Relao de servidores e
dependentes

Relao de servidores e nmeros de

matrcula

Relao de servidores e nmeros

de matrcula

78

Relao de tempo de servio dos

servidores

Relao de tempo de servio de

servidores

Relao de veculos

Relao de veculos

Relao do INSS (mensal)

Relao de recolhimento para o

INSS

Relao do pessoal afastado do

servio e acobertado pelo INSS

Relao de pessoal afastado do

servio e acobertado pelo INSS

Relao do pessoal contratado

Relao de pessoal contratado

Relao dos servidores com direito a

benefcios

Relao de servidores com direito

a benefcios

Relao dos servidores da Prefeitura

Relao de servidores da
Prefeitura

Relao dos servidores inativos da

Prefeitura

Relao de servidores inativos

Relao dos servidores que recebem

penso alimentcia

Relao de servidores que

recebem penso alimentcia

Relao dos proventos recebidos pelo

funcionrio

Relatrio de proventos recebidos

pelo servidor

Requerimento de auxilio funeral

Requerimento de auxilio funeral

Relao inventrio

Inventrio do patrimnio

Relatrio

Relatrio de localizao de
edifcios pblicos

79

Requerimento de abono famlia

Requerimento de abono famlia de

filho estudante

Requerimento de afastamento para

atestado mdico

Requerimento de afastamento de
tratamento mdico

Requerimento de busca no arquivo

Requerimento de busca no arquivo

Requerimento de certido de
contagem de tempo de servio
prestado Prefeitura

Requerimento de certido de
contagem de tempo de servio

Requerimento de certido de
localizao de imvel

Requerimento de certido de
localizao de imvel

Requerimento de certido de mudana

de nome de rua

Requerimento de certido de
mudana de nome de rua

Requerimento de contagem de tempo

de servio para aposentadoria

Requerimento de contagem de
tempo de servio para
aposentadoria

Requerimento de frias prmio

Requerimento de frias prmio

Requerimento de frias

Requerimento de frias

Requerimento de licena maternidade

Requerimento de licena
maternidade

Requerimento de salrio famlia

(servidor)

Requerimento de salrio famlia

Requerimento de auxlio natalidade

Requerimento de auxlio
maternidade

80

Requerimento secretaria de
administrao

Requerimento de transferncia de
funo

81

SECRETARIA MUNICIPAL DE FAZENDA

ndice dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Fazenda

1. Auto de infrao e relatrio dirio de visitas (SMF.DFF.01)

2. Aviso bancrio (SMF.SSAT.02)
3. Aviso de cobrana do IPTU (SMF.DATC.03)
4. Balancete de receita e despesa (SMF.SCPC.04)
5. Balano anual (SMF.SCPC.05)
6. Cadastro tcnico municipal (SMF.DATC.06)
7. Certido de rea construda (SMF.DFF.07)
8. Certido de averbao (SMF.DATC.08)
9. Certido de baixa no lanamento (SMF.DATC.09)
10. Certido de contagem de tempo de contribuio do ISS (SMF.DFF.10)
11. Certido de inscrio na dvida ativa (SMF.DATC.11)
12. Certido de licenciamento de veculos (SMF.DFF.12)
13. Certido de propriedade de terreno no cemitrio (SMF.DATC.13)
14. Certido de valor venal (SMF.DFF.14)
15. Certido negativa de dbito (SMF.DATC.15)
16. Contrato de prestao de servio (SMF.SCPC.16)
17. Convnio

de

cooperao

tcnica

e/ou

concesso

de

recursos

(SMF.SCOC.17)
18. Dirio da receita (minuta) (SMF.SSAT.18)
19. Dirio geral da contabilidade (analtico) (SMF.SCPC.19)
20. Dossi de material de divulgao das atividades (SMF.GS.20)
21. Extrato de conta - corrente (SMF.SSAT.21)
22. Formulrio de autorizao de impresso de documentos fiscais
(SMF.DFF.22)
23. Formulrio de identificao de cheque emitido (SMF.SSAT.23)
24. Formulrio de tomada de preos (SMF.SCP.24)
25. Guia de arrecadao de tributo (DAM) (SMF.DFF.25)

26. Guia de informao de imposto de transmisso de bens e imveis (ITBI)

(SMF.DATC.26)
27. Lista de fornecedores (SMF.SCC.27)
28. Livro de registro de imveis (SMF.DATC.28)
29. Livro de registro de inscrio na dvida ativa do ISS (SMF.DATC.29)
30. Livro de registro de reavaliao de imveis (SMF.DATC.30)
31. Livro de registro do movimento da tesouraria (SMF.DATC.31)
32. Livro razo de bancos (SMF.SSAT.32)
33. Nota de anulao de empenho (SMF.SCPC.33)
34. Nota de autorizao de fornecimento (SMF.SCC.34)
35. Nota de empenho (SMF.SCPC.35)
36. Ofcio de comunicao com os bancos (SMF.SSAT.36)
37. Ofcio de solicitao de servios ao arquivo (SMF.SSAT.37)
38. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos pblicos,
de entidades privadas e de pessoas fsicas (SMF.GS.38)
39. Oramento programa do Municpio (SMF.SCPC.39)
40. Planilha de conciliao bancria (SMF.SSAT.40)
41. Processo de concesso de benefcio eventual (auxlio funeral)
(SMF.SCC.41)
42. Processo de licitao (SMF.SCC.42)
43. Processo de renovao cadastral (SMF.SCC.43)
44. Quadro demonstrativo de aplicaes financeiras (SMF.SSAT.44)
45. Quadro demonstrativo de movimento do numerrio (SMF.SSAT.45)
46. Quadro demonstrativo de saldo bancrio (SMF.SSAT.46)
47. Relao analtica de empenho (SMF.SCPC.47)
48. Relao analtica de pagamentos por credor (Tesouraria) (SMF.
SSAT.48)
49. Relao

analtica

de

pagamentos

por

ficha

(Contabilidade)

(SMF.SCPC.49)
50. Relao de compras e servios autorizados (SMF.SCC.50)
51. Relao de recolhimentos para o INSS (SMF.SCPC.51)
52. Relatrio geral de atividades (SMF.SCC.52)
53. Requerimento de alterao no cadastro do ISS (SMF.DFF.53)
3

54. Requerimento de alvar de funcionamento de negcios e eventos

(SMF.DFF.54)
55. Requerimento de baixa no lanamento do ISS (SMF.DFF.55)
56. Requerimento de certido de rea construda (SMF.DFF.56)
57. Requerimento de certido de averbao (SMF.DATC.57)
58. Requerimento de certido de baixa no lanamento do ISS (SMF.DFF.58)
59. Requerimento de certido de contagem de tempo de contribuio do ISS
(SMF.DFF.59)
60. Requerimento de certido de lanamento de imvel (SMF.DFF.60)
61. Requerimento de certido de licenciamento de veculo (SMF.DFF.61)
62. Requerimento de certido de propriedade de terreno no cemitrio
(SMF.DATC.62)
63. Requerimento de certido de valor venal de imvel (SMF.DFF.63)
64. Requerimento de certido negativa de dbito (SMF.DATC.64)
65. Requerimento de lanamento de pagamento do ISS (SMF.DFF.65)
66. Requerimento de pagamento notas fiscais (SMF.SCC.66)
67. Requerimento de reclassificao do ISS (SMF.DFF.67)
68. Talo de pagamento da dvida ativa (SMF.DATC.68)
69. Talo de pagamento de impostos e taxas (SMF.SSAT.69)

1. AUTO DE INFRAO E RELATRIO DIRIO DE VISITAS

rgo produtor
Diviso de Fiscalizao Fazendria
Competncia
Colaborar com o rgo de cadastros fiscais na represso a quaisquer
irregularidades na rea tributria. (art. 36, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar a visita e notificar o contribuinte para que comparea ao rgo
fazendrio.
Contedo
Auto de infrao - Dia, ms e ano que ocorreu o registro, nome e endereo do
autuado, fundamentao legal, prazo para apresentar defesa, local e data,
assinatura do agente fiscal e do autuado.
Relatrio de visitas - Nome do estabelecimento, atividade, endereo, nome do
proprietrio, observaes, assinatura do proprietrio, data, assinatura do fiscal.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, no ato da visita ao estabelecimento que exeram
atividades tributrias. 1 via entregue no estabelecimento. 2 via arquivado
no Arquivo Intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

2. AVISO BANCRIO
rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Fazer diariamente a conciliao bancria. (art. 30, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Receber informaes da agncia bancria sobre o movimento do numerrio.
Contedo
Local e data, nome do destinatrio, assunto do comunicado, nome do banco
remetente.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Recebido em 01 via, pela agncia bancria com a qual a Prefeitura se
relaciona.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

3. AVISO DE COBRANA DO IPTU

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Preparar e afixar ou expedir editais e avisos sobre a cobrana de impostos,
taxas e contribuies. (art. 34, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar os muncipes sobre o perodo de cobrana de impostos e taxas.
Contedo
Recibo do contribuinte - nome, nmero da inscrio cadastral, endereo do
imvel, endereo para correspondncia, rea total do terreno, valor do m
construdo, valor total do terreno, rea construda, valor do m da construo,
valor da construo, valor venal, porcentagem da alquota, valor do imposto,
valor da taxa de expediente, da taxa de limpeza e do imposto devido, valor total
simples, valor com multa, ano de exerccio e data de vencimento.
Recibo da Prefeitura - nome do contribuinte, nmero da inscrio cadastral,
valor do imposto, valor da taxa de expediente, da taxa de limpeza e do imposto
devido, valor total simples, valor com meta, ano de exerccio, data de
vencimento, campo para autenticao mecnica e cdigo de barras.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Impresso na grfica e distribudo no municpio.
Prazo de arquivamento
Permanente (material impresso de divulgao)
Destinao
Preservar.

4. BALANCETE DA RECEITA E DESPESA

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Oramento e
Convnios
Competncia
Elaborar balancetes e balanos gerais. (art. 32, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar saldos e gastos do perodo.
Contedo
Demonstrativo do movimento do numerrio - Cdigo local, cdigo geral,
discriminao da receita, valor da receita, descrio da verba empenhada,
histrico, dotao oramentria. Importncia empenhada e saldo existente.
Balancete da receita - Cdigo local, cdigo geral, discriminao da receita,
valor da receita.
Balancete da despesa - Ms e ano de exerccio, cdigo, nmero da ficha,
especificao da despesa, valores dos pagamentos at o ms fixado,
pagamentos no ms total de crditos, total de pagamentos total de
redues e valores a pagar saldo atual.
Consistncia do movimento da arrecadao Perodo de exerccio, data,
nmero da guia e da ficha, cdigo, especificao da receita, valor da
arrecadao, valor total e nmero do banco.
Minuta diria da arrecadao analtica Perodo de exerccio, cdigo,
especificao da receita, data, nmero da guia, valor da arrecadao.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Demonstrativo do movimento do numerrio, balancete da receita, balancete da
despesa, consistncia do movimento da arrecadao, minuta diria da
arrecadao.
Tramitao
Elaborado em 03 vias, a partir dos dados extrados da rede interligada com os
bancos. Mensal. Assinado pelo chefe do setor. Encaminhado ao secretrio,
tesoureiro e do Prefeito Municipal, para anlise, aprovao e assinatura. 1 via

 arquivada no rgo. 2 via encaminhado Cmara Municipal para anlise

e aprovao das contas. 3 via arquivada no arquivo intermedirio, prestar
contas ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

5. BALANO ANUAL

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramento e Convnios
Competncia
Elaborar balancetes e balanos gerais. (art. 32, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a execuo oramentria da receita e despesa.
Contedo
Balano oramentrio Ano de exerccio, municpio, rgo, descrio da
receita e da despesa, da previso da execuo e das diferenas, valor total,
assinatura do chefe da diviso e prefeito municipal.
Balano financeiro Ano de exerccio, municpio, rgo, descrio dos itens e
valores da receita e despesa, assinatura do chefe da diviso e do prefeito
municipal.
Balano patrimonial Ano de exerccio, municpio, rgo, descrio dos itens
em valores do ativo e passivo, assinatura do chefe da diviso e do prefeito
municipal.
Termo de conferncia em caixa: Data, hora e local da vistoria, descrio do
valor encontrado no cofre, local e data que foi lavrado o termo, assinatura da
comisso especial, do chefe da diviso de tesouraria, de contabilidade e do
secretrio municipal.
Declarao - Assunto, fundamento legal, local e data, assinatura do prefeito
municipal.
Quadro de demonstraes das variaes patrimoniais Ano de exerccio,
municpio, rgo, descrio dos itens e valores das variaes passivas,
assinatura do chefe da diviso e do prefeito municipal.
Quadro comparativo do balano patrimonial - Ano de exerccio, municpio,
rgo, descrio dos itens do ativo e passivo financeiro, valores anterior e
atual, valores previstos para mais e para menos.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Balano Oramentrio, balano Patrimonial, balano financeiro, termo de
conferncia em caixa, declarao, quadro de demonstraes das variaes
patrimoniais, quadro comparativo do balano patrimonial.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinado pelo chefe do setor. Encaminhado ao
secretrio e prefeito municipal para anlise e assinatura. 1 via encaminhada
Cmara Municipal para anlise e aprovao das contas. 2 via
10

encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado para fiscalizao das contas.

3 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

11

6. CADASTRO TCNICO MUNICIPAL

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Elaborar a planta cadastral e imobiliria do Municpio e, com base nesta planta
os cadastros fiscais relativos aos impostos territrios urbanos. (art. 34, inc.
Ida LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar os imveis do municpio para efeito de cobrana de impostos e taxas.
Contedo
(Frente) Nmero do setor, quadra, lote e sub lote, nome do distrito, informaes
sobre o contribuinte: nome, cdigo, endereo do imvel para aviso,
informaes sobre o logradouro: descrio dos equipamentos e servios, tipo
de patrimnio, de utilizao, de ocupao, do uso e de pena d gua, descrio
dos itens do loteamento; informaes sobre o terreno: situao, topografia,
rea do terreno, testada, valor do m, descrio dos itens parciais dos fatores
de correo para o clculo do valor total; informaes sobre a edificao: tipo,
padro de qualidade, estrutura, instalao eltrica, instalao sanitria,
acabamento, forro, descrio dos itens parciais dos fatores de correo para o
clculo do valor total, soma total de todos os itens dos fatores de correo,
valor total, rea edificada e valor do m da construo. (Verso) croqui, escala,
observaes, desenho de campo, data, nome do desenhista e do revisor.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado no sistema informatizado, a partir do lanamento dos dados obtidos
no levantamento dos imveis do municpio, onde consta s medidas dos lotes e
das construes. Assinado pelo chefe da diviso. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

12

7. CERTIDO DE REA CONSTRUDA

rgo produtor
Setor de Cadastro / Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Efetuar as alteraes de dados imobilirios como: rea, construo, reformas,
demolies, etc. (art. 35, inc. VIII da LMC n 29/97))
Objetivo da produo
Certificar o tamanho de rea construda.
Contedo
Local, data, nome da seo que expediu a certido, nome da pessoa que
emitiu a certido.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Requerimento para certido de rea construda.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Entregue ao requerente.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar

13

8. CERTIDO DE AVERBAO
rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao, e Cadastro
Competncia
Fazer registro de transferncia de imveis para os fins previstos em lei. (art.
34, inc. XIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar a averbao de imveis no municpio.
Contedo
Local, data, nome da seo que expediu a certido, nome da pessoa que
emitiu a certido.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Requerimento de certido de averbao, certido negativa de dbito do INSS.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir de requerimento do interessado. O requerimento
encaminhado ao setor de obras, para emisso do parecer. Retorna no rgo
para a emisso da certido e assinatura do chefe da diviso. Entregue ao
interessado.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

14

9. CERTIDO DE BAIXA NO LANAMENTO

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros de cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da LMC
n 19/97)
Objetivo da produo
Certificar a baixa no lanamento de impostos e taxas.
Contedo
Nome do agente fiscal, nome do processo, data da baixa no lanamento,
nmero da inscrio no cadastro, natureza de atividade, local e data,
assinatura do chefe da diviso.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
Requerimento para certido de contagem de tempo de ISS.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir de requerimento do interessado e registro da
solicitao. Assinado pelo chefe da diviso. 1 via entregue ao interessado.
2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

15

10. CERTIDO DE CONTAGEM DE CONTRIBUIO DO ISS

rgo produtor
Diviso de Fiscalizao Fazendria
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar a contagem de tempo do imposto sobre servios.
Contedo
Local, data, nome da seo que expediu a certido, nome da pessoa que
emitiu a certido.
Fundamento legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
Requerimento para certido e contagem de tempo de ISS.
Tramitao
Elaborado em 01 via a partir do requerimento do interessado. Assinado pelo
chefe da diviso. Entregue ao interessado.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

16

11. CERTIDO DE INSCRIO NA DVIDA ATIVA

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer o levantamento da divida ativa, inscrev-la e encaminhar os dados ao
rgo competente para a cobrana. (art. 34, inc. X da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Expedir avisos de cobrana de dbitos de impostos e taxas aos contribuintes.
Contedo
Nome , endereo, inscrio cadastral, identificao de dbito: nmero, data de
inscrio, origem e fundamento, processo administrativo do auto de infrao,
natureza e vencimento, apurao final do dbito em juzo: valor originrio,
correo monetria, juros de mora, multa , totais, total geral, local, data ,ano,
assinatura do departamento jurdico, assinatura do notificado, observaes.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no rgo. Encaminhado ao departamento jurdico para
assinatura e aps entregue ao contribuinte para cincia e assinatura do
recebimento.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

17

12. CERTIDO DE LICENCIAMENTO DE VECULOS

rgo produtor
Diviso de Fiscalizao Fazendria
Competncia
Coibir a sonegao, evaso e fraude no pagamento dos impostos, taxas e
contribuies. (art. 36, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar o licenciamento do veculo.
Contedo
Local, data, nome da seo que expediu a certido, nome da pessoa que
emitiu a certido.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Requerimento para certido de licenciamento de veculos.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir de requerimento do interessado. Assinado pelo
chefe da diviso. Entregue ao interessado.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

18

13. CERTIDO DE PROPRIEDADE DE TERRENO NO CEMITRIO

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer registro de transferncia de imveis para os fins previstos em lei. (art.
34, inc. XIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar a propriedade de terreno no cemitrio municipal.
Contedo
Local, data, nome da seo que expediu a certido, nome da pessoa que
emitiu a certido.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir de requerimento do interessado. Assinado pelo
chefe da diviso. Entregue ao interessado.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

19

14. CERTIDO DE VALOR VENAL

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Efetuar, periodicamente, reviso geral dos lanamentos de impostos
imobilirios, atualizando-os em razo das modificaes apuradas nos imveis
(art. 34, inc. IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar o valor dos imveis particulares.
Contedo
Local, data, nome da seo que expediu a certido, nome da pessoa que
emitiu a certido.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Requerimento para certido venal.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir de requerimento do interessado. Assinado pelo
chefe da diviso. Entregue ao interessado.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

20

15. CERTIDO NEGATIVA DE DBITO

rgo produtor
Diviso de Arrecadao, Tributao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar o contribuinte no possui dbito com o municpio.
Contedo
Local, data, nome da seo que expediu a certido, nome da pessoa que
emitiu a certido.
Fundamento legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de agosto de 1989.
Documentos anexos
Requerimento para certido negativa de dbitos.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir de requerimento do interessado. Assinado pelo
chefe da diviso. Entregue ao interessado.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

21

16. CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramentos e Convnios.
Competncia
Cuidar da legalidade da documentao contbil. (art. 32, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Estabelece acordo para execuo dos servios.
Contedo
Nome do contratante e do contratado, especificao das clusulas,
fundamentos, objeto, controles, preos, pagamentos, custos operacionais,
recursos oramentrios, prazos, casos omissos e foro de decises, local e
data, assinatura das partes contratantes e das testemunhas.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, aps ser aprovado o processo de licitao. Redigido
pela assessoria jurdica. Encaminhado ao prefeito para assinatura e a empresa
para assinatura, junto com as testemunhas. O contrato de prestao de
servios celebrado entre a Prefeitura e a empresa vencedora. 1 via
arquivado no rgo. 2 via Encaminhada parte contratada.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

22

17. CONVNIO DE COOPERAO TCNICA E/OU

CONCESSO DE RECURSOS
rgo produtor
Setor de Controle Oramentrio e Convnios / Diviso de Contabilidade,
Oramento e Convnios
Competncia
Exercer o controle geral de convnios. (art. 33, inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Firmar acordo com entidades para implementar aes de desenvolvimento do
municpio.
Contedo
Ofcio - nmero do ofcio, local, data, assunto, assinatura do remetente, nome
do destinatrio.
Plano de Trabalho dados cadastrais do rgo / entidade proponente e dos
participes, descrio do projeto: ttulo, identificao do objeto, justificativa da
proposio, programa de execuo: meta, etapa e fase, especificao,
indicados fsico, perodo de durao, plano de aplicao: cdigo e
especificao da natureza da despesa, valores parciais do concedente e do
proponente, declarao do proponente sobre a situao de dbito ou
inadimplncia junto s entidades federais, local e data, assinatura do prefeito
municipal, anlise para aprovao, local e data, assinatura do concedente.
Convnio nome e qualificao dos conveniados, especificao das clusulas,
local e data, assinatura das partes e das testemunhas.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Ofcio, plano de trabalho.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, assinado pelo prefeito e responsvel pela entidade
conveniada. 1 via arquivada no rgo. 2 via encaminhada entidade
conveniada.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

23

18. DIRIO DA RECEITA (MINUTA)

rgo produtor
Diviso de Tesouraria
Competncia
Controlar os recebimentos da prefeitura, inclusive os de natureza Tributria.
(art. 29, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Anotar diariamente os valores da arrecadao.
Contedo
Dia, ms e ano de exerccio, cdigo, especificao da receita, nome do banco
e cdigo da agncia e valores.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Portaria SOF/SE PLAN n 472, de 21 de julho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Dirio. Os dados so encaminhados Diviso de
Contabilidade para serem inseridos no balano anual. Arquivado no rgo
durante o ano de exerccio, aps encaminhado ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

24

19. DIRIO GERAL DA CONTABILIDADE ( ANALTICO)

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
oramento e convnios
Competncia
Executar todos os servios de contabilidade (patrimonial, financeira e
oramentria). (art. 32, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Anotar as despesas e as receitas do perodo.
Contedo
Ano de exerccio, nmero do cdigo, ttulo da conta, histrico, valores do dbito
e crdito.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir da comparao dos dados lanados
normalmente. Anual. Fundamenta a elaborao da nota de empenho.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

25

20. DOSSI DO MATERIAL DE DIVULGAO DAS ATIVIDADES

rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Fazenda
Competncia
Administrar os servios desta rea (oramento, tributao, arrecadao,
contabilidade, tesouraria, compras e controle de gastos, fiscalizao,
negociaes que envolvem despesas, sobretudo o controle e a segurana,
parcimnia, legitimidade de transaes financeiras da Prefeitura);
Assinar com o Prefeito, cheques, documentos financeiros, podendo ser
delegado ao Tesoureiro.
Implantar e conduzir as posturas fazendrias. (art. 25, inc. I, II e III da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Divulgar as atividades realizadas pelo rgo.
Contedo
Documentos de divulgao dos atos, atividades ou campanhas desenvolvidas
pelo rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Folhetos, cartazes e vdeos institucionais.
Tramitao
Elaborado em vrias vias e / ou cpias, por empresa contatada. Distribudo no
municpio e / ou a entidades de interesse. Modelo arquivado no rgo,
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

26

21. EXTRATO DE CONTA-CORRENTE

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Fazer, diariamente, a conciliao bancria. (art. 30, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Apresentar resumo do movimento financeiro das contas bancrias.
Contedo
Perodo de exerccio, nmero da conta, nmero e nome do banco,
data,descrio do documento, histrico, valores do dbito, crdito e saldo.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Recebida da agncia bancria. Utilizada para
fechamento das contas no final do ano de exerccio. Arquivado no Arquivo
intermedirio para fiscalizao do Tribunal de Contas do Estado de Minas
Gerais.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

27

22. FORMULRIO DE AUTORIZAO DE IMPRESSO DE DOCUMENTOS

FISCAIS
rgo produtor
Diviso de Fiscalizao Fazendria
Competncia
Coibir a sonegao, evaso e fraude no pagamento dos impostos, taxas e
contribuies. (art. 36, inc. IVda LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a impresso de blocos de notas fiscais emitidas pelos contribuintes
sobre os quais so calculadas os recolhimentos do ISS.
Contedo
Nmero de ordem, descrio da destinao das vias, estabelecimentos
grficos e usurio: nome, endereo, nmero da inscrio e do CNPJ,
documentos a serem impressos: espcie, srie e subsrie, numerao,
quantidade, tipo e observaes, data do pedido, nome e assinatura do
responsvel pelo estabelecimento grfico, data da entrega, nome e assinatura
do responsvel pelo recebimento, data da autorizao, carimbo e assinatura do
chefe da Diviso.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. O contribuinte entrega o impresso preenchido na
diviso de fiscalizao. realizada pesquisa no sistema e no havendo dbito,
impresso de blocos de notas fiscais autorizada. 1 via arquivada no
rgo. 2 via entregue ao contribuinte. 3 via arquivada na grfica
responsvel pela impresso.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

28

23. FORMULRIO DE IDENTIFICAO DE CHEQUE EMITIDO.

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Emitir e dar baixas em cheques. (art. 30, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar informaes sobre os cheques emitidos para pagamentos.
Contedo
Nmero do cheque, nome e endereo do banco, descrio do pagamento,
nome do responsvel pela autorizao da despesa, visto do tesoureiro,
assinatura do responsvel pelo recebimento do cheque.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Formulrio de identificao da cpia de cheque emitido.
Tramitao
Elaborado em 01 via (cpia carbonada do cheque emitido). Assinado pelo
prefeito e tesoureiro. Arquivado no rgo at o final da gesto, aps
encaminhada ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

29

24. FORMULRIO DE TOMADA DE PREO

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras e Controle de Gastos
Competncia
Manter atualizados os preos correntes dos materiais de emprego mais
freqentes (art. 28, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar os preos de produtos e / ou servios para viabilizar a licitao.
Contedo
Nome da firma, rgo requisitante, telefone e nome para contato, nmero do
item, quantidade, unidade, descrio, custo unitrio, total, local e data,
assinatura do representante da firma.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir de pesquisa realizada no mercado.
Assinado
pelo chefe do setor. Fundamenta a elaborao da nota de autorizao de
fornecimento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

30

25. GUIA DE ARRECADAO DE TRIBUTO (DAM)

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro.
Competncia
Fazer o lanamento dos impostos, taxas e contribuies devidas ao Municpio,
nos termos do Cdigo Tributrio Municipal e da Constituio Federal. (art. 34,
inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar o pagamento da arrecadao de tributos.
Contedo
Ano de exerccio, nmero de parcelas, descrio do tributo, data de
vencimento, nome e endereo do contribuinte, nmero de inscrio, localizao
do imvel, informaes gerais sobre o cadastro, observaes, especificao da
receita e valores parciais e total, campo para autenticao mecnica e cdigo
de barras.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. 1 via Cmara Municipal para prestao de contas.
2 via Arquivada Na Diviso de Tesouraria. 3 via Contribuinte
Comprovante de Pagamento.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

31

26. GUIA DE INFORMAO DE IMPOSTO DE TRANSMISSO

DE BENS E IMVEIS (ITBI)
rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer registro de transferncia de imveis para fins previstos em lei. (art. 34,
inc. XIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar o pagamento de impostos para o registro de transferncia de
imveis.
Contedo
Nmero do protocolo, nome do adquirente, endereo, municpio, nmero do
CGC ou CPF, natureza da transmisso, nome do transmitente, natureza do
imvel, natureza das benfeitorias, qualidade e rea do imvel, rea construda
em m, nmero do produto e frao mnima parcelada, descrio: localizao,
identificao, denominao, etc, valor, cartrio onde se lavrar o instrumento,
dados da transmisso anterior da escritura, local e data, assinatura do
informante, para uso da repartio pblica: valor do terreno ou lote, benfeitoria,
construes, valor total a tributar, nome do banco, agncia e data do
recolhimento, valor da parcela do tributo, nmero da guia, nome da repartio,
data e assinatura do avaliador.
Verso informaes dos setores para emisso de certido: opo para nada
consta, valores de dbitos ou situao de cadastro, local, data e assinatura do
responsvel do setor tramitado, certido emitida em nome do contribuinte
especificado, local, data e assinatura do responsvel pela emisso.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Preenchida e entregue pelo contribuinte, quando
registrada a transmisso de propriedade de imveis. Assinado pelo chefe do
setor. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
32

27. LISTA DE FORNECEDORES

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras e Controle de Gastos
Competncia
Organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores para efeito de
tomada de preos. (art. 28, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relacionar os fornecedores cadastrados na Prefeitura.
Contedo
Dados cadastrais dos fornecedores.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado em sistema informatizado.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (alimentar)
Destinao
Preservar.

33

28. LIVRO DE REGISTRO DE IMVEIS

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a transmisso de propriedade de imveis.
Contedo
Nmero do registro, nome do proprietrio, local, reas, valor dos imveis, total,
observaes.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir dos dados da guia de informao de imposto e
transmisso bens e imveis (ITBI). Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

34

29. LIVRO DE REGISTRO DE INSCRIO NA DVIDA ATIVA DO ISS

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer o levantamento da dvida ativa, inscrev-la e encaminhar os dados ao
rgo competente para a cobrana. (art. 34, inc. X da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar os contribuintes em dbito para a cobrana dos tributos.
Contedo
Nmero, data da inscrio, nome do proprietrio e endereo, nmero da
inscrio cadastral, origem e fundamento, natureza e vencimento, valor
originrio, correo monetria, subtotal, juros de mora, multa, total, nmero do
processo, observaes, atualizao e acrscimo: atualizao monetria,
fundamento legal, termo inicial da data de vencimento do tributo, acrscimo
sobre o valor originrio corrigido: porcentagem dos juros de mora e da multa,
data, assinatura do secretrio.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo prefeito e pelo secretrio da fazenda.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps a quitao)
Destinao
Eliminar.

35

30. LIVRO DE REGISTRO DE REAVALIAO DE IMVEIS

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o valor venal dos imveis cadastrados para clculo de tributos.
Contedo
Cdigo do setor, nome do contribuinte, endereo, bairro, dimenses e valores
da rea total e da rea construda, valor tributrio do imvel.
Fundamento Legal
Decreto Municipal n 1341, de 10 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir dos dados lanados pela comisso nomeada pelo
prefeito composta de construtores, corretores e engenheiros. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

36

31. LIVRO DE REGISTRO DO MOVIMENTO DA TESOURARIA

rgo produtor
Diviso de Tesouraria
Competncia
Manter em dia a escriturao do movimento de arrecadao e pagamento. (art.
29, inc. III /LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar as entradas, recebimentos, depsitos e retiradas efetuadas no
perodo.
Contedo
Dia, ms e ano de exerccio, nmero do documento, do empenho e do
pagamento, nome do banco, nome da agncia, valores de depsitos retiradas,
descontos e histrico especificados pelos itens: saldo anterior em caixa e em
bancos, depsitos, transferncias, cheque de empenho, movimento do dia,
saldo atual em caixa e em bancos.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Mensal. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

37

32. LIVRO RAZO DE BANCOS

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Conferir lanamentos de receitas e despesas para encerramento de balano
mensal expedido pela Diviso de Contabilidade. (art. 30, inc. IV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Lanar as operaes de dbito e crdito, para ser conciliado com as contas
correntes.
Contedo
Cdigo e nome do banco, perodo de exerccio, nmero do lanamento,
histrico, data, contrapartida: saldo anterior e atual, valores.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Arquivado no rgo durante o ano de exerccio,
aps encaminhado ao arquivo intermedirio.
Destinao
Permanente.
Prazo de arquivamento
Preservar.

38

33. NOTA DE ANULAO DE EMPENHO

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramentos e Convnios
Competncia
Executar todos os servios de Contabilidade (patrimonial, financeir e
oramentria). (art. 32, inc. I da LMC n 29/97)
Atividade
Efetuar a anulao de nota de empenho solicitada para pagamento.
Contedo
Nmero do documento, ano do exerccio, data, nmero da ficha, cdigo e nome
do rgo, da unidade, da classificao oramentria e da
categoria
econmica, nmero do empenho a anular, data da emisso e tipo, modalidade
da anulao, justificativa, nome e nmero do credor, endereo, inscrio
estadual, nmero da inscrio estadual, CGC, valor a anular, demonstrao do
saldo da dotao oramentria aps o retorno do valor anulado: saldo anterior,
valor anulado, saldo atual, assinatura do contador e do prefeito municipal.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinado pelo prefeito e pelo contador. As trs vias
so arquivadas no rgo durante o perodo de uma gesto, aps so
encaminhados para o arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

39

34. NOTA DE AUTORIZAO DE FORNECIMENTO

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras e Controle de Gastos
Competncia
Realizar, com autorizao expressa do Prefeito e cincia da Secretaria
Municipal de Fazenda, as licitaes para aquisio ou alienao de material
permanente ou de consumo, ouvida sempre a Assessoria Jurdica. (art. 28,
inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar a autorizao de fornecimento de materiais.
Contedo
Nmero do documento, data, nome e cdigo da secretaria, departamento e
unidade oramentria, nmero da carta convite, nome e endereo do
fornecedor, CGC, numero e data do processo, inscrio estadual, nmero do
item, especificao, quantidade, unidade, preo unitrio, preo total, valor total,
valor do desconto, porcentagem do imposto, valor a pagar, condies de
pagamento, observaes, assinatura do chefe da diviso de compras, valor do
saldo oramentrio, assinatura do responsvel pela contabilidade.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. 1 e 2 vias encaminhada Diviso de Contabilidade
para elaborao do empenho. 1 via assinada pleo chefe do setor de
compras e permanece no setor de contabilidade para assinatura do prefeito.
Retorna contabilidade e encaminhada ao setor de compras, para ser
efetuada a compra, pelo rgo solicitante. Retorna contabilidade junto com
nota fiscal; e anexada a esta via a nota de empenho e encaminhada a
Tesouraria para ser efetuado o pagamento. 3 via assinada pelo chefe do
setor de compras e arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

40

35. NOTA DE EMPENHO

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramento e Convnios
Competncia
Executar todos os servios de Contabilidade (patrimonial, financeira e
oramentria). (art. 32, inc. I da LMC n 29/07)
Objetivo da produo
Relacionar os empenhos da Prefeitura.
Contedo
Nmero do documento, ano de exerccio, do oramento, tipo do empenho,
data, nmero da ficha, cdigo e nome do rgo, da unidade, da classificao
oramentria e do elemento da despesa, nome e nmero do credor, endereo,
inscrio estadual, CGC, valor do empenho, histrico do pagamento, tipo de
licitao, nmero do processo, data e assinatura do ordenador da despesa:
prefeito municipal, demonstrao dos valores da dotao oramentria: saldo
anterior, crdito, saldo total, valor empenhado, saldo atual, valor liquidado,
desconto, valor liquidado, desconto valor liquido e saldo do empenho, data e
assinatura do contador, declarao do nmero e valor da liquidao, data e
assinatura do chefe da diviso de contabilidade, autorizao de pagamento,
data e assinatura do ordenador da despesa: prefeito municipal, recibo de
pagamento, data, nmero da identidade ou CPF ou CGC, assinatura do credor
ou seu procurador, nome do banco, nmero da conta e do cheque emitido.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Demonstrativo do movimento de numerrio, balancete da receita, balancete da
despesa, consistncia do movimento de arrecadao, minuta diria de
arrecadao analtica.

41

Tramitao
Elaborado em 03 vias aps o recebimento da nota de autorizao de
fornecimento enviada pelo setor de compras que classificada no oramento,
originando o empenho. As vias so assinadas pelo chefe da Diviso de
Contabilidade e encaminhadas ao prefeito, para assinatura, aps retornar a
nota fiscal da compra, junto com a nota de autorizao de fornecimento e o
empenho, so encaminhadas tesouraria para ser emitido o cheque de
pagamento. O responsvel pelo recebimento do cheque, assina as vias da
nota de empenho e elas so separadas. 1 via encaminhada ao arquivo
intermedirio. 2 via encaminhada ao Tribunal de contas para fiscalizao.
3 via encaminhada a Cmara Municipal, para anlise e aprovao das
contas.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

42

36. OFCIO DE COMUNICAO COM OS BANCOS

rgo produtor
Diviso de Tesouraria
Competncia
Administrar o fluxo de caixa, aplicao financeira e relacionamento com
bancos. (art. 29, inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes com os bancos, com os quais so
mantidos relacionamentos.
Contedo
Local e data,nmero do ofcio, assunto, assinatura do remetente, nome do
destinatrio.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via arquivado no rgo. 2 via encaminhado aos
bancos.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

43

37. OFCIO DE SOLICITAO DE SERVIOS AO ARQUIVO

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Executar outros servios auxiliares indicados pelo Secretrio / Chefe da
Diviso. (art. 30, inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes com o arquivo intermedirio.
Contedo
Local e data, dados do destinatrio, assunto: encaminhando documentos para
arquivamento solicitando servios, assinatura do chefe do setor.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada ao arquivo intermedirio. 2 via
arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

44

38. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Fazenda
Competncia
Administrar os servios desta rea (oramento, tributao, arrecadao,
contabilidade, tesouraria, compras e controle de gastos, fiscalizao,
negociaes que envolvem despesas, sobretudo o controle e a segurana,
parcimnia, legitimidade de transaes financeiras da Prefeitura);
Assinar com o Prefeito, cheques, documentos financeiros, podendo ser
delegado ao Tesoureiro.
Implantar e conduzir as posturas fazendrias. (art. 25, inc. I, II e III da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

45

39. ORAMENTO PROGRAMA DO MUNICPIO

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramento e Convnios
Competncia
Elaborao do Oramento Municipal, com participao das Secretarias e
Assessoria de Governo. (art. 32, inc. XII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Orar a receita e fixar as despesas.
Contedo
Ano de exerccio, sumrio geral da receita por fontes e da despesa por funo
de governo: especificao, valores parciais e valor total das receitas correntes
e receitas de capital, natureza da despesa segundo as categorias econmicas,
consolidao geral, cdigo, especificao, valor do desdobramento, do
elemento, da categoria econmica e total, demonstrao da despesa por
unidades oramentrias, segundo categorias econmicas, despesas correntes:
cdigo e descrio das unidades oramentrias, com custeio de pessoal e
outros, transferncias correntes, valores total por unidades e total geral por
itens, despesas de capital: cdigo de investimentos, inverso financeiras,
transferncia de capital, total por unidades e total geral por itens, programa de
trabalho por rgo e unidade oramentria: nome do rgo e unidade, cdigo e
especificao do elemento, valores dos projetos, atividades e total, programa
de trabalho do governo demonstrativo de funes, programas, subprogramas
por projetos e atividades: cdigo e especificao do elemento, valores do
projetos, atividades e total, demonstrativo da receita estimada: cdigo, nmero
da ficha, especificao da receita e valor da receita estimada, demonstrativo da
receita autorizada: cdigo da despesa, nmero da ficha, especificao e valor
da despesa autorizada, demonstrativo da despesa por rgo e funes: cdigo,
descrio, valores totais por elemento e total geral, demonstrativo do plano
plurianual de aes do governo por quadrinio: cdigo dos funes
programticas, valores anuais e total por elemento.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Lei de aprovao do oramento ,sumrio geral da receita por fontes e da
despesa por funo de governo, natureza da despesa segundo as categorias
econmicas, consolidao geral, programa de trabalho por rgo e unidade
oramentria, programa de trabalho do governo demonstrativo de funes,
programas e subprogramas por projetos e atividades, demonstrativo da receita
estimada, demonstrativo da despesa autorizada, demonstrativo da despesa por
rgo e funes, demonstrativo do plano plurianual de aes do governo por
quadrinio, receita segundo as categorias econmicas, quadro da legislao da
46

receita, detalhamento do programa de trabalho por rgo e unidade

oramentria
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinado pelo contador e pelo prefeito. 1 via
encaminhada Secretaria de Administrao para ser encadernada com a lei de
aprovao. 2 via encaminhada Cmara Municipal para conhecimento. 3
via arquivada no rgo, durante o ano de exerccio, aps encaminhado para
arquivamento no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

47

40. PLANILHA DE CONCILIAO BANCRIA

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Fazer, diariamente, a conciliao bancria. (art. 30, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Conciliar o movimento dos cheques e depsitos efetuados nas contas
bancrias.
Contedo
Ms e ano do exerccio, nome do banco, nmero da conta, data, histrico,
valores do dbito, crdito e saldo, assinatura do tcnico em contabilidade e
prefeito.
Fundamento Legal
Instruo Normativa n 01 do Tribunal de Contas de Minas Gerais, de 16 de
maro de 1993.
Instruo Normativa n 02 do Tribunal de Contas de Minas Gerais, de 10 de
novembro de 1999.
Instruo Normativa n 05 do Tribunal de Contas de Minas Gerais, de 15 de
dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, um formulrio para cada conta corrente. Mensal.
Assinado pelo Prefeito e pelo contador. 1 via encaminhado Contabilidade
para anlise e assinatura do contador. 2 via encaminhado Tesouraria para
prestao de contas.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

48

41. PROCESSO DE CONCESSO DE BENEFCIO EVENTUAL (AUXLIO

FUNERAL)
rgo produtor
Setor de Controle de Gastos / Diviso de Compras e Controle de Gastos
Competncia
Aferir e fiscalizar o consumo em geral por espcie e por repartio, para efeito
de previso e controle de consumo e custos. (art. 27, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Conceder o benefcio eventual (auxlio-funeral).
Contedo
Formulrio de identificao de cpia de cheque - Nmero do cheque, nome e
endereo do banco, descrio do pagamento, nome do responsvel pela
autorizao da despesa, visto do tesoureiro, assinatura do responsvel pelo
recebimento do cheque.
Nota de empenho - Nmero do documento, ano de exerccio, do oramento,
tipo do empenho, data, nmero da ficha, cdigo e nome do rgo, da unidade,
da classificao oramentria e do elemento da despesa, nome e nmero do
credor, endereo, inscrio estadual, CGC, valor do empenho, histrico do
pagamento, tipo de licitao, nmero do processo, data e assinatura do
ordenador da despesa: prefeito municipal, demonstrao dos valores da
dotao oramentria: saldo anterior, crdito, saldo total, valor empenhado,
saldo atual, valor liquidado, desconto, valor liquidado, desconto valor liquido e
saldo do empenho, data e assinatura do contador, declarao do nmero e
valor da liquidao, data e assinatura do chefe da diviso de contabilidade,
autorizao de pagamento, data e assinatura do ordenador da despesa:
prefeito municipal, recibo de pagamento, data, nmero da identidade ou CPF
ou CGC, assinatura do credor ou seu procurador, nome do banco, nmero da
conta e do cheque emitido.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8742, de 07 de dezembro de 1997.
Lei Municipal n 1842, de 19 de dezembro de 1995.
Decreto Municipal n 1339, de 02 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
Ficha scio-econmico, cpia de atestado de bito, nota fiscal, nota de
empenho, cpia de cheque.
Tramitao
O candidato requer o benefcio na Secretaria Municipal de Assistncia Social.
O funcionrio preenche a ficha scio econmico em 01 via e anexa a cpia da
certido de bito e a nota fiscal. Encaminhada ao Setor de Compras para
pagamento. Fica arquivado no Setor de Compras.
49

Prazo de arquivamento
05 anos (aps a aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

50

42. PROCESSO DE LICITAO

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras e Controle de Gastos.
Competncia
Realizar, com autorizao expressa do Prefeito e cincia da Secretaria
Municipal da Fazenda, as licitaes para aquisio ou alienao de material
permanente ou de consumo, ouvida sempre a Assessoria Jurdica . (art. 28,
inc. I/LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Prestar servios ou vender bens, mveis e imveis aos rgos pblicos.
Contedo
Certido de quitao de dbito federal - Nmero do requerimento, nmero da
certido, nome da empresa, inscrio no CGC ou CPF, quantidade de
inscries ativas, total de valore originrios, total de valores atualizados, local,
data, assinatura e carimbo do procurador da Fazenda Nacional.
Certido de dbito estadual Nmero do protocolo, razo social,
nome,endereo, municpio, estado, CGC / MF, inscrio estadual, CPF,
inscrio de produtor rural, cdigo ativo na economia, finalidade, local, data,
nome do signatrio, cargo, identidade, assinatura, nmero do PTA, nmero da
inscrio da divida ativa, data da inscrio, valor total do crdito tributrio, fase
da cobrana, ressalva, nome e assinatura do responsvel pela informao.
Certido de quitao plena Nmero do processo, nome do contribuinte,
inscrio municipal, CGC, CPF, identidade cadastral, endereo, local, data e
assinatura.
Alterao contratual - Nome e especificao das partes, clusulas contratuais:
da alterao, da ratificao, da consolidao, objeto social, sede e prazo,
denominao, capital social, cesso de quotas, administrao, deliberaes,
assemblias de quotistas, demisso, falecimento e interdies de scios, lucros
e perdas, exame de livros e fiscalizao, dissoluo, da responsabilidade
tcnica, retiradas, foro, disposies gerais, local e data, assinatura das partes.
Certido negativa de dbito - Srie, numero, PCND n, CGC / CEI, dados do
contribuinte, endereo, local e data, assinatura do responsvel.
Certificado de negativa de dbito junto ao FGTS - Nmero do protocolo, prazo
de validade, numero, nome da empresa, endereo, matricula, agencia da caixa,
GC ou CPF, local, data, assinatura do gerente.
Prova de inscrio no CGC - Nmero de inscrio, ativ cnas, prazo de validade,
natureza jurdica, CPF do responsvel, rgo do SRF, nome empresarial: firma,
razo social ou denominao comercial, titulo do estabelecimento (nome de
fantasia), endereo.
Parecer jurdico Fundamentos, local, data, assinatura da assessora jurdica.
Nota de empenho Nmero, ano de exerccio do oramento, tipo, data, ficha,
rgo, unidade, classificao oramentria, elemento da despesa, credor,
endereo, cidade, inscrio estadual.
51

Ata da Comisso de Licitao - Local, data, descrio da razo da reunio e

dos tratados, assinatura da secretaria que redigiu a ata e dos participantes da
reunio.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
Edital, declarao de recebimento do edital, certido de quitao municipal,
estadual e federal; contrato social ou alterao contratual; certido negativa de
dbito junto ao INSS, certido negativa de dbito junto ao FGTS, prova de
inscrio no CGC, parecer jurdico, ata da Comisso de Licitao, nota de
empenho.
Tramitao
Elaborado em 04 vias, a partir da requisio do setor. feita a pesquisa de
preo no mercado, consulta do saldo oramentrio e o pedido encaminhado a
Assessoria Jurdica para anlise e ao Prefeito para aprovao da abertura do
processo. Existem quatro modalidades: dispensa de licitao, convite, tomada
de preos e concorrncia, cuja opo se fundamenta nos valores estabelecidas
na legislao pertinente.
O edital
elaborado e encaminhado aos
interessados em participar da licitao. As empresas emitem recibo de
recebimento do edital. No dia acordado comparecem presena da Comisso
de licitao, com o envelope dos documentos. Os envelopes so abertos, os
documentos analisados e escolhida uma empresa vencedora do processo. A
ata lavrada, encaminhada ao prefeito para assinatura e homologao e
Assessoria Jurdica para anlise e redao do parecer. Elaborado um contrato
com a empresa. Encaminhado Contabilidade para elaborao da nota de
empenho, em 03 vias, assinadas pelo chefe do setor, juntada ao processo. 1
via arquivada no rgo solicitante. 2 via encaminhada ao tribunal de
Contas para a fiscalizao e aprovao. 3 via encaminhada a Cmara
Municipal, para anlise e aprovao. 4 via arquivada na contabilidade.
Prazo de arquivamento
Bens imveis e contratao de servios: permanente (revogados e anulados,
eliminar 5 anos aps a deciso)
Bens mveis e materiais de consumo: 5 anos (aps aprovao das contas pelo
Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais)
Destinao
Bens imveis e contratao de servios: preservar (revogados e anulados,
eliminar)
Bens mveis e materiais de consumo:eliminar.

52

43. PROCESSO DE RENOVAO CADASTRAL

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras e Controle de Gastos
Competncia
Organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores para efeito de
tomada de preos. (art. 28, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Participar de licitao.
Contedo
Ofcio - Nmero, destinatrio, solicitao de renovao do cadastro, local,
data, assinatura do responsvel.
Certido de quitao de dbito federal - Nmero do requerimento, nmero da
certido, nome da empresa, inscrio no CGC ou CPF, quantidade de
inscries ativas, total de valore originrios, total de valores atualizados, local,
data, assinatura e carimbo do procurador da Fazenda Nacional.
Certido de dbito estadual Nmero do protocolo, razo social,
nome,endereo, municpio, estado, nmero do CGC / MF, inscrio estadual,
CPF, inscrio de produtor rural, cdigo ativo na economia, finalidade, local,
data, nome do signatrio, cargo, identidade, assinatura, nmero do PTA,
nmero da inscrio da divida ativa, data da inscrio, valor total do crdito
tributrio, fase da cobrana, ressalva, nome e assinatura do responsvel pela
informao.
Certido de quitao plena Nmero do processo, nome do contribuinte,
inscrio municipal, nmero do CGC ou CPF, identidade cadastral, endereo,
local e data e assinatura.
Alterao contratual - Nome e especificao das partes, clusulas contratuais:
da alterao, da ratificao, da consolidao, objeto social, sede e prazo,
denominao, capital social, cesso de quotas, administrao, deliberaes,
assemblias de quotistas, demisso, falecimento e interdies de scios, lucros
e perdas, exame de livros e fiscalizao, dissoluo, da responsabilidade
tcnica, retiradas, foro, disposies gerais, local e data, assinatura das partes.
Certido negativa de dbito - Srie, numero do documento, nmero do PCND
e do CGC / CEI, dados do contribuinte, endereo, local e data, assinatura do
responsvel.
Certificado de negativa de dbito junto ao FGTS - Nmero do protocolo,
perodo de validade, numero, nome da empresa, endereo, matricula, agencia
da caixa, GC ou CPF, local, data, assinatura do gerente.
Prova de inscrio no CGC - Nmero de inscrio, atividade, perodo de
validade, natureza jurdica, CPF do responsvel, rgo do SRF, nome
empresarial: firma, razo social ou denominao comercial, titulo do
estabelecimento (nome de fantasia), endereo.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
53

Documentos anexos
Ofcio, certido de quitao de tributos federais, requerimento de certido de
dbito estadual, certido de quitao plena, alterao contratual , certido
negativa de dbito (CND), certificado de regularidade do FGTS, prova de
inscrio no CGC.
Tramitao
Elaborado e enviado em 01 via pela firma interessada em participar da
licitao. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar antes, alimentar o cadastro de fornecedores.

54

44. QUADRO DEMONSTRATIVO DAS APLICAES FINANCEIRAS

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Conferir lanamentos de receitas e despesas para encerramento de balano
mensal expedido pela Diviso de Contabilidade. (art. 30, inc. IV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Discriminar mensalmente os rendimentos da aplicao financeiras nos bancos.
Contedo
Ano de exerccio, ms, cdigo da receita, instituio financeira, nmero da
conta bancria, valor do rendimento bruto, imposto de renda retido na fonte,
IOF e rendimento lquido, local e data, assinatura do tcnico em contabilidade
e do prefeito municipal.
Fundamento Legal
Instruo Normativa n 01 do Tribunal de Contas de Minas Gerais, de 13 de
maro de 1993.
Instruo Normativa n 02 do Tribunal de Contas de Minas Gerais, de 10 de
novembro de 1999
Instruo Normativa n 05 do Tribunal de Contas de Minas Gerais, de 15 de
dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Anual. Encaminhada a Diviso de Contabilidade e ao
Gabinete do Prefeito, para anlise e assinatura. 1 via retorna tesouraria
para prestao de contas e arquivamento. 2 via arquivada na diviso de
contabilidade.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

55

45. QUADRO DEMONSTRATIVO DO MOVIMENTO NUMERRIO

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Conferir lanamentos de receitas e despesas para encerramento de balano
mensal expedido pela Diviso de Contabilidade. (art. 30, inc. IV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Discriminar os valores do movimento das contas bancrias.
Contedo
Perodo de exerccio, descrio das entrada e sadas do caixa: receita e
despesa oramentria e extra oramentria, retirados e depsitos bancrios,
valores totais, saldo do ms anterior e ms seguinte, soma total, descrio dos
bancos: nome, saldo anterior, depsitos, retirados, saldo atual, valores parciais
e totais dos itens, demonstrao dos saldos: valor do numerrio em cofre,
saldo total da conta em movimento e da vinculada, total dos saldos, assinaturas
do tesoureiro, contador e prefeito municipal.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via.
Assinado pelo chefe da diviso da tesouraria.
Encaminhado Diviso de Contabilidade e ao Gabinete do Prefeito para
conhecimento e assinatura. Arquivado no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

56

46. QUADRO DEMONSTRATIVO DE SALDO BANCRIO

rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Conferir lanamentos de receitas e despesas para encerramento de balano
mensal expedido pela Diviso de Contabilidade. (art. 30, inc. IV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Discriminar os valores do saldo das contas bancrias.
Contedo
Perodo de exerccio ,nome do banco, saldo anterior, depsitos, retiradas,
saldo atual, cheque da tesouraria, saldo da tesouraria, total geral por itens.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Arquivado no rgo durante o ano
de exerccio, aps encaminhado ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

57

47. RELAO ANALTICA DE EMPENHO

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramento e Convnios
Competncia
Executar todos os servios de contabilidade (patrimonial, financeira e
oramentria). (art. 32, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os empenhos para fundamentar a anlise da receita e da despesa do
perodo.
Contedo
Perodo de exerccio, nmero do empenho, data, nmero da ficha e da conta,
credor, valor do empenho, valor da anulao, valor pago, valor a pagar e valor
total por credor.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Arquivado no rgo durante o ano
de exerccio, aps encaminhado ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar

58

48. RELAO ANALTICA DE PAGAMENTOS POR CREDOR

(TESOURARIA)
rgo produtor
Setor de Servios Auxiliares de Tesouraria / Diviso de Tesouraria
Competncia
Manter em dia a escriturao do movimento de arrecadao e pagamento. (art.
29, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Conferir as baixas, pagamentos de empenhos.
Contedo
Perodo de exerccio, data do pagamento, nmero do empenho, data nmero
da ficha, cdigo da despesa , nome do credor, nmero da nota fiscal, valor do
pagamento, total por despesa.
Fundamento Legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhado Diviso de Contabilidade, via rede,
conferncia. Arquivado no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

59

49. RELAO ANALTICA DE PAGAMENTOS POR FICHA (CONTABILIDADE)

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramento e Convnios
Competncia
Executar todos os servios de contabilidade (patrimonial, financeira e
oramentria). (art. 32, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os pagamentos efetuados no ms para fundamentar a anlise da receita
e da despesa do perodo.
Contedo
Perodo de exerccio, data do pagamento, nmero do empenho, data nmero
da ficha, cdigo da despesa , nome do credor, nmero da nota fiscal, valor do
pagamento, total por despesa.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Arquivado no rgo durante o ano
de exerccio, aps encaminhado ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar

60

50. RELAO DE COMPRAS E SERVIOS AUTORIZADOS

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras e Controle de Gastos
Competncia
Aferir e fiscalizar o consumo geral por espcie e por repartio, para efeito de
previso de controle de consumo e custos. (art. 27, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os gastos mensais com compras e servios efetuados pelos rgos.
Contedo
Ms e ano de exerccio, nome e endereo do fornecedor, nmero do CGC,
inscrio estadual, data , especificao, quantidade, unidade, preo unitrio,
preo total.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

61

51. RELAO DE RECOLHIMENTOS PARA O INSS

rgo produtor
Setor de Contabilidade e Prestao de Contas / Diviso de Contabilidade,
Oramentos e Convnios
Competncia
Cuidar da legalidade da documentao contbil. (art. 32, inc. IX da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Listar os pagamentos das contribuies do INSS efetuadas para as empresas
prestadoras de servios dos rgos pblicos.
Contedo
Ms e ano de exerccio, nome do contribuinte e valores parciais e total do
recolhimento.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos aps aprovao das contas do Tribunal de Contas do Estado de Minas
Gerais.
Destinao
Eliminar.

62

52. RELATRIO GERAL DE ATIVIDADES

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras e Controle de Gastos
Competncia
Orientar os rgos da Prefeitura quanto exigncia a serem cumpridas nas
requisies de material. (art. 28, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar as solicitaes e o servio realizado por cada setor da Prefeitura.
Contedo
Dados do destinatrio, introduo, desenvolvimento e concluso do assunto,
objeto do documento, local e data, nome e assinatura do autor.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo chefe do setor. 1 via encaminhada a
Secretaria de Administrao para conhecimento. 2 via- arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar

63

53. REQUERIMENTO DE ALTERAO NO CADASTRO DO ISS

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a alterao no cadastro do contribuinte de imposto sobre servios.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso para alterao dos
dados solicitados. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

64

54. REQUERIMENTO DE ALVAR DE FUNCIONAMENTO DE NEGCIOS E

EVENTOS
rgo produtor
Diviso de Fiscalizao Fazendria
Competncia
Controlar a expedio e cumprimento de alvar de funcionamento: comrcio
ambulante, traillers e quiosques, feiras livres e camelos, etc. (art. 36, inc. III
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a emisso de alvar para funcionamento de negcios e realizao de
eventos.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada ao setor para expedio do
alvar. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente (deferidos)
05 anos (indeferidos)
Destinao
(Preservar)
(Eliminar)

65

55. REQUERIMENTO DE BAIXA NO LANAMENTO DO ISS

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro.
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Solicitar a baixa no lanamento de tributos.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via no Protocolo. Encaminhada ao setor para ser efetuada a
baixa no lanamento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

66

56. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE REA CONSTRUDA

rgo produtor
Setor de Cadastro / Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Efetuar as alteraes de dados imobilirios como rea, construo, reformas,
demolies, etc. (art. 35, inc. VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a emisso da certido de rea construda.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de rea construda.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso para expedio da
certido de construo. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar

67

57. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE AVERBAO

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer registro de transferncia de imveis para os fins previstos em lei. (art.
34, inc. XIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a emisso da certido de averbao do imvel.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de averbao.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada ao setor de obras para
emisso do parecer sobre a situao do imvel, aps encaminhado ao Setor
de Tributao para emisso da certido e arquivamento.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

68

58. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE BAIXA NO LANAMENTO DO ISS

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros de cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da LMC
n 19/97)
Objetivo da produo
Requerer baixa de atividade.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via no Protocolo. Encaminhada a Diviso de Fiscalizao
Fazendria para ser dada a baixa na atividade do imposto sobre servios.
Arquivado no setor.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

69

59. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE CONTAGEM DE

CONTRIBUIO DO ISS
rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a expedio da certido de contagem de tempo de contribuio do
tributo.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de contagem de tempo de ISS.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso de para expedio
da certido. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

70

60. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE LANAMENTO DE IMVEL

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Manter documentrio atualizado sobre as variaes ocorridas nas propriedades
imobilirias. (art. 34, inc. IV da LMC 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a emisso da certido de lanamento de imveis.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada Diviso, para expedio da
certido. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

71

61. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE LICENCIAMENTO DE VECULO

rgo produtor
Diviso de Fiscalizao Fazendria
Competncia
Coibir a sonegao, evaso e fraude no pagamento dos impostos, taxas e
contribuies. (art. 36, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a emisso da certido para o licenciamento de veculos.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de licenciamento de veculos.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso para expedio da
certido. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

72

62. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE PROPRIEDADE DE

TERRENO NO CEMITRIO
rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer registro de transferncia de imveis para os fins previstos em lei. (art.
34, inc. XIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a expedio de certido constatando a propriedade de terreno no
cemitrio municipal.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso para expedio da
certido. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

73

63. REQUERIMENTO DE CERTIDO DE VALOR VENAL DE IMVEL

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer o lanamento dos impostos, taxas e contribuies devidas ao Municpio,
nos termos do Cdigo Tributrio Municipal e da Constituio Federal. (art. 34,
inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a emisso de certido do valor venal do imvel.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de valor venal.
Tramitao
Elaborado em 01 via no Protocolo. Encaminhada Diviso de Tributao,
rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

74

64. REQUERIMENTO DE CERTIDO NEGATIVA DE DBITO

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Fazer o lanamento dos impostos, taxas e contribuies devidas ao Municpio,
nos termos do Cdigo Tributrio Municipal e da Constituio Federal. (art. 34,
inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a expedio da certido negativa de dbito.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
Certido negativa de dbito.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso para expedio da
certido. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

75

65. REQUERIMENTO DE LANAMENTO DE PAGAMENTO DO ISS

rgo produtor
Diviso de Arrecadao, Tributao e Cadastro.
Competncia
Fazer o lanamento dos impostos, taxas e contribuies devidas ao Municpio,
nos termos do Cdigo Tributrio Municipal e da Constituio Federal. (art. 34,
inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar o lanamento do imposto sobre servios (ISS) para pagamento como
contribuinte autnomo.
Contedo
Requerimento de lanamento do ISS Nome do destinatrio, nome do
requerente, endereo, justificativa do pedido, local, data e assinatura do
interessado, nmero do protocolo.
Cadastro Nacional da pessoa jurdica - nmero da inscrio no CNPJ, validade,
identificao, endereo, assinatura do responsvel pela emisso.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
Cadastro Nacional da pessoa jurdica.
Tramitao
Elaborado em 01 via no Protocolo. Encaminhado ao Setor de Obras anlise e
aprovao do funcionamento do comrcio solicitado, de acordo com a
legislao em vigor. Aps a constatao emitido o Alvar de licena para
comrcio e elaborada a ficha de inscrio do contribuinte para autnomo.
Encaminhado ao protocolo para ser efetuado baixa no lanamento.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

76

66. REQUERIMENTO DE PAGAMENTO NOTAS FISCAIS

rgo produtor
Setor de Controle de Compras / Diviso de Compras
Competncia
Receber e conferir as faturas e notas de entrega e encaminha-las Diviso
de Contabilidade. (art. 28, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar o pagamento de servios e / ou compras efetuadas.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso para providenciar o
empenho e encaminhar tesouraria para que seja efetuado o pagamento.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar

77

67. REQUERIMENTO DE RECLASSIFICAO DO ISS

rgo produtor
Diviso de Arrecadao, Tributao e Cadastro
Competncia
Manter atualizados os registros sobre cada contribuinte. (art. 34, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a reclassificao no lanamento do imposto sobre servios.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do pedido,
local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolo.
Fundamento Legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhada diviso para alterao dos
dados. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

78

68. TALO DE PAGAMENTO DA DVIDA ATIVA

rgo produtor
Diviso de Tributao, Arrecadao e Cadastro
Competncia
Expedir avisos de cobrana aos contribuintes em atraso. (art. 34, inc. XI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Encaminhar o comprovante de pagamento do tributo ao contribuinte lanado na
divida ativa.
Contedo
Nome do contribuinte, endereo do imvel, endereo para correspondncia,
rea, terreno, valor metro quadrado do terreno, valor do terreno, rea
construda, valor do metro quadrado da construo, valor da construo ,valor
venal , alquota, valor do imposto, taxa de expediente, taxa de limpeza, imposto
devido, total simples, valor com multa, exerccio ,vencimento.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhada ao devedor. Retorna ao setor aps se
efetuado o pagamento. Arquivado no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps quitao)
Destinao
Eliminar.

79

69. TALO DE RECEBIMENTO DE IMPOSTOS E TAXAS

rgo produtor
Diviso de Tesouraria
Competncia
Controlar os recebimentos da Prefeitura, inclusive os de natureza Tributria.
(art. 29, inc. I/LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar o recebimento de imposto e taxas.
Contedo
Nmero do talo, ano de exerccio, nome e endereo do contribuinte, valor,
histrico, descrio dos itens e valores parciais, valor total a recolher, local e
data.
Fundamento Legal
Lei Municipal n 1. 349, de 21 de dezembro de 1989.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 04 vias. Assinado pelo tesoureiro. 1 via arquivado no rgo.
2 via encaminhado Cmara Municipal para anlise e aprovao das
contas. 3 via encaminhado ao Tribunal de Contas. Para prestao de
contas. 4 via entregue ao contribuinte como comprovante do pagamento.
Prazo de arquivamento
05 anos. (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

80

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Fazenda

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Auto de infrao

Auto de infrao e relatrio dirio de visitas

Autorizao de impresso de
documentos fiscais (impostos sobre
servios de qualquer natureza)

Formulrio de autorizao de impresso

de documentos fiscais

Aviso bancrio

Aviso bancrio

Aviso sobre cobrana do IPTU

Aviso sobre cobrana do IPTU

Balancete mensal

Balancete de receita e despesa

Balano oramentrio

Balano anual

Cadastro tcnico municipal ou boletim

de inscrio cadastral

Cadastro tcnico municipal

Certides

Certido de rea construda

Certido de averbao

Certido de averbao

Certides (baixa no lanamento)

Certido de baixa no lanamento

Certides (modelo)

Certido de contagem de tempo de

contribuio do ISS

81

Certido de inscrio em dvida ativa

Certido de inscrio na dvida ativa

Certido de licenciamento de veculos

Certido de licenciamento de veculos

Certido de valor venal

Certido de valor venal

Certido negativa de dbito

Certido negativa de dbito

Conciliao bancria

Planilha de conciliao bancria

Contrato de prestao de servios

Contrato de prestao de servios

Controle reteno para o INSS

Relao de recolhimento para o INSS

Convnio

Convnio de cooperao tcnica e/ou

concesso de recursos

Cpia de cheque emitido

Formulrio de identificao de cheque

emitido

Tomada de preo

Formulrio de tomada de preo

DAM Documentao de
Arrecadao Municipal

Guia de arrecadao de tributo (DAM)

Dirio geral da contabilidade analtica

Dirio geral da contabilidade (analtico)

82

Contas corrente

Extrato de conta - corrente

Imposto de transmisso de bens e

imveis (ITBI)

Guia de informao de imposto de

transmisso de bens e imveis (ITBI)

Lista de fornecedores

Lista de fornecedores

Livro de inscrio na dvida ativa ISS

Livro de inscrio na dvida ativa do ISS

IPTU Avaliao do valor real do

imvel

Livro de reavaliao de imveis

Livro de registro de imveis

Livro de registro de imveis

Livro de tesouraria

Livro da tesouraria

Material impresso de divulgao

Dossi de "material de divulgao das

atividades"

Nota de anulao de empenho

Nota de anulao de empenho

Nota de autorizao de fornecimentos

Nota de autorizao de fornecimento

Nota de empenho

Nota de empenho

Ofcio de comunicao com os bancos Ofcio de comunicao com os bancos

Ofcio interno de requisio

Ofcio de solicitao de servios ao

arquivo

83

Oramento programa do Municpio

Oramento programa do Municpio

Processo de concesso de benefcio

eventual (auxlio funeral) (SCC)

Processo de concesso de benefcio

eventual (auxlio funeral)

Processo de licitao / convite

Processo de licitao

Demonstrao das aplicaes

financeiras (anual)

Quadro demonstrativo de aplicaes

financeiras

Demonstrativo do movimento
numerrio

Quadro demonstrativo de movimento do

numerrio

Demonstrativos de saldos bancrios

Quadro demonstrativos de saldo bancrio

Rascunho da receita do dia

Dirio da receita (minuta)

Razo de bancos

Livro razo de bancos

Relao analtica de empenho

Relao analtica de empenho

Relao analtica de pagamentos

Relao analtica de pagamentos por

credor

Relao analtica de pagamentos

Relao analtica de pagamentos por ficha

Relao de compras / servios

autorizados no ms

Relao de compras e servios

autorizados

84

Relatrio de atividades

Relatrio geral de atividades

Renovao cadastral

Processo de renovao cadastral

Requerimento de alterao no
cadastro do ISS

Requerimento de alterao no cadastro do

ISS

Requerimento de alvar para eventos

Requerimento de alvar de funcionamento

de negcios e eventos

Requerimento de baixa de
lanamentos de ISS

Requerimento de baixa no lanamento do

ISS

Requerimento de certido de rea

construda

Requerimento de certido de rea

construda

Requerimento de certido de
averbao

Requerimento de certido de averbao

Requerimento de certido de baixa no Requerimento de certido de baixa no

lanamento de ISS
lanamento do ISS
Requerimento de certido de
contagem de tempo ISS

Requerimento de certido de contagem de

tempo do ISS

Requerimento de certido de
lanamento de imveis

Requerimento de certido de lanamento

de imvel

Requerimento de certido de
licenciamento de veculos

Requerimento de certido de
licenciamento de veculo

Requerimento de certido de
propriedade terreno / cemitrio

Requerimento de certido de propriedade

terreno no cemitrio

85

Requerimento de certido de valor

venal

Requerimento de certido de valor venal

de imvel

Requerimento de certido negativa de Requerimento de certido negativa de

dbito
dbito
Requerimento de lanamento para
pagamento de ISS

Requerimento de lanamento de
pagamento do ISS

Requerimento de reclassificao de
ISS

Requerimento de reclassificao do ISS

Requerimentos de pagamentos
notas fiscais

Requerimento de pagamento notas

fiscais

Talo da dvida ativa (recibo)

Talo de pagamento da dvida ativa

Talo de recebimento imposto e taxa Talo de pagamento de impostos e taxas

86

SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAO,

CULTURA, ESPORTE E LAZER

ndice dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Educao, Cultura, Esportes e Lazer

1. Atestado de freqncia de pessoal (SMECEL.SPPA. 01)

2. Atestado de trabalho da me (SMECEL.SAECC.02)
3. Balancete de receita e despesa (SMECEL.SAECC.03)
4. Cadastro de usurio da biblioteca (SMECEL.SPB.04)
5. Cadastro escolar (SMECEL.SPPA.05)
6. Calendrio escolar (SMECEL.SAECC.06)
7. Censo escolar (SMECEL.SPPA.07)
8. Convnio de cooperao tcnica entre entidades (SMECEL.SPB.08)
9. Cronograma de atividades (SMECEL.SCQTCI.09)
10. Declarao de transferncia de aluno (SMECEL.SAECC.10)
11. Dirio de classe (SMECEL.SAECC.11)
12. Dossi da Campanha Educativa de Preservao do Meio Ambiente
(SMECEL. SCQTCI.12)
13. Dossi de material de divulgao das atividades (SMECEL.GS.13)
14. Ficha de anamnese da creche (SMECEL.SAECC.14)
15. Ficha de avaliao de desempenho de servidor (SMECEL.SPPA.15)
16. Ficha de catalogao de livros (SMECEL.SPB.16)
17. Ficha de controle de quilometragem diria (SMECEL.SAECC.17)
18. Ficha de controle de veculo (SMECEL.SAECC.18)
19. Ficha de encaminhamento mdico (SMECEL.SAECC.19)
20. Ficha de inscrio em evento esportivo (SMECEL.DEL.20)
21. Ficha de matrcula de aluno (SMECEL.SAECC.21)
22. Ficha individual do aluno (SMECEL.SAECC.22)
23. Guia de retirada de produtos (SMECEL.SAECC.23)
24. Histrico escolar (SMECEL.SAECC.24)
25. Livro de ata de reunies da Comisso de Sindicncia Administrativa
(SMECEL.SAECC.25)
26. Livro de registro de declaraes de transferncia (SMECEL.SAECC.26)
2

27. Livro de registro de matrcula de alunos (SMECEL.SAECC.27)

28. Livro de registro de promoo de alunos (SMECEL.SAECC.28)
29. Livro tombo de livros (SMECEL.SPB.29)
30. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos pblicos,
de entidades privadas e de pessoas fsicas (SMECEL.GS.30)
31. Planilha de cadastro de livros (SMECEL.SPB.31)
32. Plano de atividades (SMECEL.DEL.32)
33. Plano de desenvolvimento educacional (SMECEL.SCQTCI.33)
34. Plano educativo para as creches (SMECEL.SAECC.34)
35. Plano municipal de educao (SMECEL.SPB.35)
36. Processo

de

avaliao

de

desempenho

de

servidores

(SMECEL.SPPA.36)
37. Quadro de atividades da creche (SMECEL.SAECC.37)
38. Quadro de controle da merenda escolar (SMECEL.SAECC.38)
39. Quadro de controle de freqncia (SMECEL.SPPA.39)
40. Quadro de controle de presena de alunos no transporte escolar
(SMECEL.SAECC.40)
41. Quadro de controle de servios e gastos do transporte escolar
(SMECEL.SAECC.41)
42. Quadro demonstrativo financeiro (SMECEL.SAECC.42)
43. Quadro estatstico da movimentao de alunos (SMECEL.SCQTC.43)
44. Quadro informativo de turmas e alunos (SMECEL.SCQTCI.44)
45. Relao de servidores da escola (SMECEL.SCQTCI.45)
46. Relatrio de atendimento da creche (SMECEL.SAECC.46)
47. Relatrio de avaliao do servidor (SMECEL.SAECC.47)
48. Relatrio de visita tcnica a creche (SMECEL.SAECC.48)
49. Relatrio geral de atividades da biblioteca (SMECEL.SPB.49)
50. Relatrio geral de atividades da creche (SMECEL.SAECC.50)
51. Requisio de abastecimento de combustvel (SMECEL.SAECC.51)
52. Requisio de compras (SMECEL.SAECC.52)
53. Roteiro de trabalho pedaggico (SMECEL.SCQTCI.53)

1. ATESTADO DE FREQNCIA DE PESSOAL

rgo Produtor
Setor de Pessoal, protocolo e arquivo Diviso de Educao
Competncia
Administrar o Quadro de Pessoal da Educao no que diz respeito a:
remanejamentos, licenas, frias regulamentares, frias-prmio, freqncia, de
atuao, adaptao, vantagens e benefcios; distribuio de tarefas, controle e
avaliao de desempenho. (art. 52, inc. I LMC n 29/97)
Objetivo da Produo
Atestar a freqncia dos servidores do Estado, em adjuno na Prefeitura
Contedo
Ms de aprovao, nmero do MASP, nome do servidor, cargo, nvel, grau ou
smbolo, nmero do ato, data da publicao, dias, exerccio, afastamentos e
faltas, incio e trmino do afastamento: sade, gestao, frias prmio, frias
regulares, data, carimbo e assinatura do responsvel e do prefeito.
Fundamento legal
Resoluo n 167, de 14 de dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Mensal. Assinado pelo responsvel no rgo onde o
servidor adjunto. 1 via encaminhado a Secretaria de Educao, assinado
pela secretria e enviado a 4 SRE para ser processado o pagamento. 2 via
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

2. ATESTADO DE TRABALHO DA ME
rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Declarar que a me a responsvel pela criana trabalha
Contedo
Nome da me, horrio de trabalho, endereo, valor do salrio, telefone para
contato, assinatura do empregador.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Entregue na creche pela me. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
03 anos. (aps desligamento da criana)
Destinao
Eliminar.

3. BALANCETE DA RECEITA E DESPESA

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar saldos e gastos do perodo.
Contedo
Demonstrativo do movimento do numerrio - Cdigo local, cdigo geral,
discriminao da receita, valor da receita, descrio da verba empenhada,
histrico, dotao oramentria. Importncia empenhada e saldo existente.
Balancete da receita - Cdigo local, cdigo geral, discriminao da receita,
valor da receita.
Balancete da despesa - Ms e ano de exerccio, cdigo, nmero da ficha,
especificao da despesa, valores dos pagamentos at o ms fixado,
pagamentos no ms total de crditos, total de pagamentos total de
redues e valores a pagar saldo atual.
Consistncia do movimento da arrecadao Perodo de exerccio, data,
nmero da guia e da ficha, cdigo, especificao da receita, valor da
arrecadao, valor total e nmero do banco.
Minuta diria da arrecadao analtica Perodo de exerccio, cdigo,
especificao da receita, data, nmero da guia, valor da arrecadao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. 1 via encaminhada Secretaria Municipal de
Assistncia Social para prestao de contas da verba que repassada
atravs do Fundo Municipal de Assistncia Social. 2 via encaminhada a
Secretaria Municipal de Educao para conhecimento. 3 via Arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
6

4. CADASTRO DE USURIO DA BIBLIOTECA

rgo Produtor
Setor de Planejamento de Bibliotecas / Diviso de Educao
Competncia
Inscrever leitores, para efeito de emprstimo domiciliar. (art. 53, inc. XIII /
LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Cadastrar usurios para o emprstimo de livros.
Contedo
Foto, nome do usurio, nmero de inscrio, data da inscrio,, assinatura do
usurio, endereo, local de trabalho, data de nascimento (inverso), (verso) data
de renovao da inscrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Carteira de identidade, comprovante de residncia.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no setor. Existe tambm em computador.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

5. CADASTRO ESCOLAR
rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas / Diviso de Educao
Competncia
Promover registro e encaminhamento de toda documentao e material da
Secretaria. (art. 53, inc. III da LMC 29/97)
Objetivo da produo
Registrar os dados e os resultados obtidos pelos alunos concluintes de ciclos.
Contedo
Numero de ordem, nome do aluno, endereo, data de nascimento, idade.
Documentos anexos
Ofcio
Tramitao
Elaborado em 03 vias. As orientaes so publicadas pela Secretaria de
Estado da Educao no Dirio Oficial. Os formulrios so repassados
Secretaria Municipal de Educao pela Superintendncia Regional de Ensino,
para o preenchimento. 1 via- arquivadas no rgo. 2 e 3 vias- retornam
preenchidas Superintendncia Regional de Ensino para anlise. A 3 via
encaminhada Secretaria de Estado da Educao junto com os resultados
consolidados. Fundamenta o planejamento da expanso e reestruturao
fsica da rede escolar no municpio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

6. CALNDARIO ESCOLAR
rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches/ Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar as escritas de livros de matrculas, promoo, histricos e
transferncias. (art. 55, inc. IV / LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relacionar atos e eventos por data de realizao.
Contedo
Tabela que especifica os dias e meses do ano, do Fundamento legal, legenda,
dias letivos do 1 e 2 semestre, data e assinatura do diretor.
Fundamento legal
Lei Federal 9394, de 20 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em vrias vias. Encaminhado aos professores da rede municipal de
ensino. Modelo arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

7. CENSO ESCOLAR
rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas / Diviso de Educao
Competncia
Integrarse com rgos e entidades ligadas ao servio (SRE, FECAMP,
Secretaria Estadual, Ministrios, etc) (art. 53, inc. IV / LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Apresentar o conjunto de dados estatsticos sobre as escolas do municpio.
Contedo
Cadastro do estabelecimento de ensino, instrues de preenchimento,
caracterizao fsica do estabelecimento de ensino, dados gerais do
estabelecimento de ensino, dados da educao infantil, do ensino fundamental,
da educao especial, do ensino mdio, glossrio, tabelas de siglas anexo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Recebido da Secretaria de Estado da Educao, atravs da Superintendncia
Regional de Ensino, no incio e final do ano letivo. Encaminhados s escolas
para preenchimento. Os dados das escolas rurais so preenchidos na
Secretaria. So devolvidos pelas escolas e repassados Superintendncia
Regional de ensino, que encaminha os dados atravs do sistema informatizado
Secretaria de Estado de Educao.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

10

8. CONVNIO DE COOPERAO TCNICA ENTRE ENTIDADES

rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas / Diviso da Educao
Competncia
Promover convnios e parcerias. (art. 53, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer mtua cooperao tcnica administrativa entre o Estado e o
Municpio de Campo Belo.
Contedo
Descriminao das partes, descriminao das clausulas do contrato, local,
data, assinatura dos conveniantes, dados e assinatura das testemunhas.
Fundamento legal
Lei Estadual n 7109, de 13 de outubro de 1997.
Documentos anexos
No informado.
Tramitao
Elaborado em 04 vias. 1 via encaminhada Secretaria Municipal de
Administrao para formatao e aprovao do prefeito. 2 via arquivada na
Secretaria Municipal de Educao por ser o rgo beneficiado pelo convnio.
3 e 4 via aps a aprovao do prefeito retornam Secretaria de Estado
de Educao, por ser uma parte conveniada.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

11

9. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
rgo Produtor
Setor de Gerenciamento de Qualidade Total de Ensino, Comunicao e
Informatizao / Diviso de Educao.
Competncia
Supervisionar, orientar, fiscalizar e promover o bom desenvolvimento do
Programa de Ensino de Qualidade junto s professoras e pessoal
administrativo. (art. 54, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Distribuir as atividades produzidas durante um ms pelo rgo.
Contedo
Descrio das atividades previstas para o ms, nome da equipe pedaggica,
local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pela secretria de educao. 1 via
encaminhada ao prefeito para conhecimento. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

12

10. DECLARAO DE TRANSFERNCIA DE ALUNO

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches/ Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar as escritas de livros de matrculas, promoo, histricos e
transferncias. (art. 55, inc. IV / LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Manifestar a autorizao para transferncia de escola pelo aluno matriculado.
Contedo
Nome do aluno, filiao, data de nascimento, naturalidade, opes para
preenchimento: srie que est cursando ou que cursou, aprovado, reprovado,
desistente, local e data, assinatura da Secretria Municipal de Educao.
Fundamento legal
Lei Federal 9394, de 20 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, quando solicitada a transferncia. Tem validade de 30
dias, enquanto elaborado o histrico escolar. Os dados so anotados no livro
de registro de declaraes de transferncia. Entregue ao interessado. No
rgo arquivado o modelo.
Prazo de arquivamento
Permanente
Destinao
Preservar.

13

11. DIRIO DE CLASSE

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar escritas de livros de matrculas, promoo, histricos e
transferncias(art. 55, inc. IV LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Anotar diariamente as atividades, freqncia e desempenho dos alunos
regularmente matriculados.
Contedo
Capa: ano letivo, srie, turma, turno, nome do estabelecimento de ensino e do
professor; identificao do aluno: nome, sexo, tipo, data de nascimento, idade,
nacionalidade, naturalidade, filiao, endereo, assinalar, se cursou pr escola,
ciclo bsico de alfabetizao, aluno carente, aluno assistido, modalidade
escolar: data da admisso e da eliminao, apurao da freqncia, dias
letivos, total de faltas, avaliao do aproveitamento escolar registrada por
contedo curricular e resultados alcanados pelo aluno, aprovao da
freqncia de educao fsica; rendimento escolar, situao do aluno,
ocorrncias e resumo anual da turma.
Fundamento legal
Lei Federal 9394, de 20 de dezembro de 1996.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir dos dados anotados diariamente e consolidados
no final do ano pela professora responsvel. Entregue na Secretaria para
controle e arquivamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

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12. DOSSI DA CAMPANHA EDUCATIVA DE PRESERVAAO DO MEIO

AMBIENTE
rgo Produtor
Setor de Gerenciamento de Qualidade Total
Competncia
Realizar ou promover campanhas educativas de estmulo leitura e freqncia
Biblioteca. (art. 53, inc. XVI LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Divulgao de campanhas educativas.
Contedo
Cronograma de atividades: ano de exerccio, descrio das atividades e
previso do tempo de execuo nos meses.
Regulamento do Concurso: especificao das normas para a participao do
evento.
Quadro dos temas: sugesto do tema a ser escolhido pelos alunos
participantes do concurso.
Ficha de inscrio: nome do aluno, rua e municpio de residncia, escola, srie
e grau, nome do professor.
Diploma de honra ao mrito: nome do aluno, nome do concurso, local e data,
assinatura do Secretrio Municipal de Educao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via (rascunho). encaminhada a grfica para impresso
aps distribudo nas ruas.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

15

13. DOSSI DE MATERIAL DE DIVULGAO DAS ATIVIDADES

rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Educao
Competncia
Administrar as atividades da rea educacional, esportiva e do lazer a serem
desenvolvidas na Secretaria de Educao, buscando alternativas para uma
educao intelectual, fsica e moral.
Planejar, executar e controlar as aes da rea educacional, esportiva do lazer.
Garantir um atendimento de qualidade.
Proporcionar apoio s iniciativas afins.
Apresentar propostas de solues e alternativas.
Objetivo da produo
Divulgar as atividades realizadas pelo rgo.
Contedo
Documentos de divulgao dos atos, atividades ou campanhas desenvolvidas
pelo rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Folhetos, cartazes e vdeos institucionais.
Tramitao
Elaborado em vrias vias e/ou cpias, por empresa contatada. Distribudo no
municpio e/ou a entidades de interesse. Modelo arquivado no rgo,
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

16

14. FICHA DE ANAMENESE DA CRECHE

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a situao que apresenta a criana ao chegar no rgo.
Contedo
Dados de identificao da criana: nome, nmero do documento, endereo,
altura e peso, data de identificao dos pais ou responsveis: nome, idade,
endereo do trabalho da me, e do pai, grau de escolaridade, nmero de
pessoas que residem na casa, nmero de cmodos, valor do aluguel,
observaes, renda mensal, nome das pessoas autorizadas a retirar a criana
da creche e grau de parentesco.
Puericultura: tipo de parto, peso, comprimento, informao se o filho foi
desejado, amamentado no seio, tempo de amamentao, doenas, , se foi
hospitalizado, condies de sade, vcios na famlia, doena na famlia,
medicamentos administrado criana, grau de independncia para alimentarse, vestir-se, dormir, se alrgica, defeitos fsicos que apresenta, nmero da
matrcula no Programa de Sade da Famlia, se freqentou creche, dados
gerais do comportamento, consideraes finais, assinatura do responsvel e do
entrevistado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinada pela me a responsvel pela criana e pela
coordenadora da creche. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
42 anos.
Destinao
Eliminar.

17

15. FICHA DE AVALIAO DE DESEMPENHO DE SERVIDOR

rgo Produtor
Setor de Pessoal, Protocolo e Arquivo / Diviso de Educao
Competncia
Administrar o Quadro de Pessoal da Educao no que diz respeito a:
remanejamentos, licenas, frias regulamentares e prmio, freqncia,
atuao, adaptao, vantagens e benefcios, distribuio de tarefas, controle e
avaliao de desempenho. (art. 52, inc. I LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Avaliar pessoalmente cada funcionrio ligado rea de educao.
Contedo
Dados do avaliado: nome, cargo, secretaria, rgo, graduao de fatores,
pontos correspondentes e referncia, avaliao do servidor, recomendao do
avaliador, justificativa da avaliao, sugesto da comisso, data, assinatura
dos avaliadores e cincia da chefia. (anexo) formulrio preenchido pelo
servidor com alternativas relacionadas com: assiduidade, jornada trabalhada e
idoneidade; relacionamento na equipe na equipe de trabalho, desempenho e
cooperao, competncia profissional e conhecimento das atividades que
desempenha, local e assinatura do servidor e chefia.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborada em 01 via. Encaminhada aos rgos para preenchimento pelo
servidor. Enviada Secretaria para anlise da comisso e montagem do
processo de avaliao de desempenho. Arquivada, no processo, no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

18

16. FICHA DE CATALOGAO DE LIVROS

rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas /Diviso da Educao
Competncia
Organizar e manter atualizado o catlogo-dicionrio. (art. 53, inc. XII LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Controlar e facilitar a consulta ao acervo da biblioteca
Contedo
Ttulo da obra, cdigo de referncia, nome do autor, editora, ano da publicao,
nmero de pginas, palavra-chave.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pela equipe tcnica. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

19

17. FICHA DE CONTROLE DE QUILOMETRAGEM DIRIA

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e controle de Creches/ Diviso da Educao
Competncia
Acompanhar e controlar o servio de transporte escolar. (art. 55, inc. V LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Controlar a quilometragem rodada diariamente pelos veculos.
Contedo
Numero da placa do veculo, ms de referencia, dia, horrio de sada e
chegada, controle do hodmetro na sada e chegada, quilometragem
percorrida, destino, nome do motorista, quantidade de combustvel e
lubrificante gasto em litros.
Fundamento legal
Lei Federal 8666 de 21 de junho de 1993
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pelo motorista do transporte escolar.
rgo.

Arquivado no

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

20

18. FICHA DE CONTROLE DE VECULO

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Acompanhar e controlar o servio de transporte escolar. (art. 55, inc. V LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Controlar os gastos de cada veculo utilizado no transporte escolar.
Contedo
Nome do motorista, nmero da placa do veculo, nome do posto, data,
atividade a desempenhar, assinatura do responsvel, ms e ano.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Fundamenta a elaborao da ficha de controle de
servios e gastos do transporte escola. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

21

19. FICHA DE ENCAMINHAMENTO MDICO

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso de
educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o encaminhamento da criana para atendimento mdico.
Contedo
Nome, data de nascimento, assinatura do responsvel, nome do rgo que
encaminha.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Preenchido pelo funcionrio da creche e assinado pela
me ou responsvel pela criana para a qual entregue.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

22

20. FICHA DE INSCRIO EM EVENTO ESPORTIVO

rgo Produtor
Diviso de Esporte e Lazer
Competncia
Participar de eventos desportivos regionais, estaduais, nacionais e
internacionais, articulando-se com as respectivas entidades do setor esportivo
estadual e federal. (art. 56, inc. VIII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Inscrever o atleta para participar de competio.
Contedo
Nome do evento, ano, municpio, nmero de ordem, nome do atleta, data de
nascimento, assinatura, nmero da cdula de identidade, assinatura do tcnico,
do assistente tcnico, do mdico responsvel e do representante credenciado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborados em vrias vias. Encaminhados s escolas para preenchimento
pelos atletas. Retornam Diviso de esportes para serem efetuadas s
inscries. Arquivadas no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

23

21. FICHA DE MATRCULA DO ALUNO

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar escritas de livros de matrculas, promoes, histricos e
transferncias. (art. 55, inc. IV LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a vida acadmica dos alunos da escola rural.
Contedo
Nome do estabelecimento de ensino, situao legal, municpio, identificao do
aluno: nome, cdigo, data de nascimento, sexo, nacionalidade, naturalidade,
filiao, nome do responsvel, grau de parentesco, telefone para contato e
endereo; dados complementares: tipo de ensino, etapa e mdulo, perodo e
srie, turno, turma, data da matrcula, situao do aluno na srie atual e no ano
anterior, origem de ensino do aluno; tipo de ensino, rede de ensino e
estabelecimento, municpio, estado ou pas freqentado no ano anterior,
assinaturas dos pais ou responsvel, diretor e secretrio, local e data. (verso)
mapa de desempenho do aluno: ano, data da matrcula, nvel de ensino que
est matriculado, srie e etapa, turma, turno, movimento e rendimento ao final
do ano, curso e habilitao profissional, autenticao e observaes.
Fundamento legal
Lei Federal de Diretrizes e Bases n 9394 de 20 de dezembro de 1996
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborada em 01via. Encaminhada escola rural para preenchimento.
Assinada pela responsvel do rgo. Retorna ao rgo para controle e
arquivamento.
Prazo de arquivamento
42 anos.
Destinao
Eliminar.

24

22. FICHA INDIVIDUAL DO ALUNO

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar escritas de livros e matrculas, promoo, histricos e
transferncias
(art. 55, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a vida escolar do aluno das escolas rurais.
Contedo
Ano, nome do estabelecimento, situao legal, endereo, municpio, estado,
nome do aluno, filiao, data de nascimento, sexo, nacionalidade, naturalidade,
endereo, srie, turma, turno, especificao do bimestre, etapa ou perodo,
verificao do rendimento do aluno,descrio dos contedos curriculares,
situao do aluno, observaes assinatura do secretrio e diretor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir das informaes recebidas das escolas rurais que
no possuem servios de secretaria. Assinado pelo chefe do setor. Arquivado
no rgo.
Prazo de arquivamento
42 anos.
Destinao
Eliminar.

25

23. GUIA DE RETIRADA DE PRODUTOS

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Planejar, orientar e fiscalizar o repasse da merenda escolar, visando qualidade
na utilizao da mesma. (art. 55, inc. I LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar os gneros alimentcios destinados s creches.
Contedo
Data da retirada, nmero da guia, cdigo do destinatrio, nome da escola,
nmero da via, cdigo e descrio do produto, valor parcial, valor total,
quantidade, total, unidade e/ ou medida, assinatura da supervisora da merenda
escolar, assinatura do diretor da escola.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinada pelo chefe do setor. Encaminhada, escola
para que seja conferida a remessa. 1 via retorna secretaria aps a
conferncia. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

26

24. HISTRICO ESCOLAR

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches/
Educao

Diviso da

Competncia
Realizar e controlar escritas de livros de matrculas, promoo, histricos e
transferncias
(art. 55, inc. IV LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar a situao acadmica do aluno, atravs das disciplinas cursadas e nas
respectivas notas.
Contedo
Nome do estabelecimento, situao legal, endereo, municpio e estado;
certificado de concluso de ciclo, srie, grau de ensino ou curso:nome do
aluno, naturalidade, estado, nacionalidade, sexo, data de nascimento, filiao,
nmero da carteira de identidade e ttulo eleitoral, data de concluso e
especificao do ensino, habilitao, fundamentao legal do curso, municpio
e data de expedio, assinaturas do secretrio e diretor com autenticao;
histrico escolar nvel mdio e ensino fundamental: nome do
estabelecimento, municpio, estado, nota mnima para promoo, quantidade
de dias letivos anuais, verificao do rendimento pelas matrias do ncleo
comum e da parte diversificada, sub total e carga horria total, observaes e
situao do aluno por ano cursado, assinatura do secretrio da escola e do
diretor com autenticao, municpio e data da expedio.
Fundamento legal
Lei Federal de Diretrizes e Bases n 9394 de 20 de dezembro de 1996
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir de solicitao para transferncia ou final de cada
ciclo. 1 via Entregue ao interessado. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
27

25. LIVRO DE ATA DE REUNIES DA COMISSO DE

SINDICNCIA ADMINISTRATIVA
rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar escritas de livros de matrculas, promoo, histricos e
transferncias. (art. 55, inc. IV LMC n 29/97).
Objetivo da produo
Registrar as ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio, descrio dos temas tratados,
assinaturas do secretria que redigiu a ata e os participantes da reunio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 livro. Arquivado no setor.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

28

26. LIVRO DE REGISTRO DE DECLARAOES DE TRANSFERENCIA

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar escritas de livros de matrcula, promoo, histricos e
transferncia. (art. 55, inc. IV LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a emisso das declaraes de transferncia .
Contedo
Finalidade da declarao, data e nome do declarante
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pela Secretria de Educao. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

29

27. LIVRO DE REGISTRO DE MATRICULA DE ALUNOS

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar escritas de livro de matrculas, promoo, histricos e
transferncia. (art. 55, inc. IV LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar as matrculas dos alunos
Contedo
Nome da escola, srie, ano letivo, nmero de ordem, nome do aluno, sexo,
idade, apresentao do registro civil, srie, turno, cursou o pr escolar,
escolaridade, novato ou repetente, endereo, data, local e estado de
nascimento, nome dos pais, grau de instruo, nacionalidade, profisso,
observaes. .
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de nascimento.
Tramitao
Elaborado em 01 livro, onde so anotados os dados dos alunos matriculados
nas escolas rurais. Arquivado no rgo
Prazo de arquivamento
42 anos.
Destinao
Eliminar.

30

28. LIVRO DE REGISTRO DE PROMOO DE ALUNOS

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Realizar e controlar escritas de livros de matrculas, promoo, histricos e
transferncias. (art. 55, inc. IV LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Transcrever o aproveitamento anual do aluno.
Contedo
Nome do regente da classe, nome da escola, data do final do processo de
avaliao, srie, grau, turma e turno. Nmero de ordem, nome do aluno, data
de nascimento, aproveitamento anual especificado por contedo curricular,
carga horria e faltas do ncleo comum, aproveitamento global, resultado,
movimentao, recuperao especificada por contedo curricular, aprovao
ou reprovao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 livro, a partir dos dados extrados do dirio de classe.
Arquivado rgo.
Prazo de arquivamento
42 anos.
Destinao
Eliminar.

31

29. LIVRO TOMBO DE LIVROS

rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas / Diviso de Educao
Competncia
Realizar, periodicamente, o tombamento do acervo da Biblioteca. (art. 53, inc.
XV / LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Realizar o tombamento do acervo da Biblioteca.
Contedo
Ms, dia, nmero de ordem, autor, ttulo, editora, local, ano, origem, chamada.
Tramitao
Elaborado em 01 livro, pela bibliotecria responsvel. Arquivado no rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

32

30. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo produtor
Todos os rgos da Secretaria Municipal de Educao
Competncia

Administrar as atividades da rea educacional, esportiva e do lazer a

serem desenvolvidas na Secretaria de Educao, buscando alternativas
para uma educao intelectual, fsica e moral. (art. 51, inc. XV / LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias.
Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhada ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

33

31. PLANILHA DE CADASTRO DE LIVROS

rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas / Diviso de Educao
Competncia
Adquirir, classificar, catalogar, guardar e conservar livros, folhetos, revistas,
gravuras e quaisquer outras publicaes de interesse geral. (art. 53, inc. X /
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a entrada de livros na biblioteca
Contedo
Ttulo, nmero de registro, autores, classificao, Cutter, srie, editora, local,
nmero do exemplar, volume, pginas, ilustraes, edio, ano, forma de
aquisio, ISBN, assunto, rea e nmero de controle.
Fundamento legal
No informado
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pela bibliotecria responsvel. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

34

32. PLANO DE ATIVIDADES

rgo Produtor
Diviso de Esporte e Lazer
Competncia
Organizar calendrio geral de atividades- manter atualizado - anual e
quadrienal. (art. 56, inc. X LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Prever as atividades do rgo durante o perodo.
Contedo
Ano de exerccio, descrio dos meses e das atividades planejadas,
observao e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo chefe da diviso. 1 via encaminhada
ao Prefeito para conhecimento e aprovao dos recursos solicitados. 2 via
arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

35

33. PLANO DE DESENVOLVIMENTO EDUCACIONAL

rgo Produtor
Setor de Gerenciamento de Qualidade Total de Ensino, Comunicao e
Informatizao / Diviso de Educao
Competncia
Supervisionar, orientar,
fiscalizar e promover o bom desenvolvimento do
Programa de Ensino de Qualidade junto s professoras e pessoal
administrativo. (art. 54, inc. I LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Prever aes educativas para o desenvolvimento das escolas municipais
Contedo
Ano, municpio, rgo, endereo, nome do coordenador, equipe de trabalho e
apoio, introduo, objetivo geral, objetivo especifico, diagnstico: realidade das
escolas municipais, nucleao, matrcula e evaso, nucleao e
municipalizao, descrio das escolas municipais em funcionamento, horrio
de funcionamento das escolas, equipe da Secretaria Municipal de Educao,
quadro de professoras municipais e de serventes, atendimento escolar e
evaso: levantamento de matrculas inicial , final e evaso, fonte de pesquisa,
observao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
relatrios mensais
projetos pedaggicos
grficos e diagnsticos
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir dos dados extrados do livro de registro de
promoo de alunos. Feito a cada administrao. Assinado pela Secretria
Municipal de Educao.
Cpias so encaminhadas s escolas para
implementao das aes propostas. 1 via encaminhada ao Prefeito para
anlise do projeto. 2 via arquivada na Secretaria de Educao.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

36

34. PLANO EDUCATIVO PARA AS CRECHES

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Prever atividades educativas para as creches municipais no perodo
Contedo
Nome do rgo e endereo, objetivo, caractersticas, aspectos gerais e
atividades educativas: tipo, objetivo, faixa etria, material de apoio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhado a Secretaria Municipal de Educao para
conhecimento das atividades previstas para a creche. Aps a anlise da
secretria devolvido creche, onde fica arquivado.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

37

35. PLANO MUNICIPAL DE EDUCAO

rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas/ Diviso da Educao
Competncia
Elaborar e implementar o Plano de Ao Anual. (art. 53, inc. V LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Prever as estratgias e aes para a rea da educao no municpio durante o
perodo.
Contedo
Ofcio de encaminhamento, justificativa, equipe responsvel pela elaborao,
sumrio, introduo, objetivo geral, diagnstico: atendimento escolar, rede
fsica, recursos humanos, concluso, propostas e consideraes finais.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Ofcio de encaminhamento ao prefeito municipal.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinada pela comisso nomeada pelo prefeito. 1 via
encaminhada a Secretaria de Estado de Educao para apreciao do
secretrio estadual. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

38

36. PROCESSO DE AVALIAO DE DESEMPENHO DE SERVIDORES

rgo Produtor
Setor de Pessoal, Protocolo e Arquivo / Diviso de Educao
Competncia
Administrar o Quadro de Pessoal da Educao no que diz respeito a
remanejamentos, licenas, frias regulamentares e prmio, freqncia,
atuao, adaptao, vantagens e benefcios, distribuio de tarefas, controle e
avaliao de desempenho. (art. 52, inc. I / LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento da deciso da comisso designada para proceder
avaliao de desempenho dos servidores
Contedo
Processo de avaliao de desempenho - Fundamentao legal,
justificativa,objetivos, aplicao do processo de desempenho, metodologia da
avaliao, perodo de realizao e divulgao do processo de avaliao de
desempenho, concluso.
Ficha de avaliao de pessoal - nome da entidade, ttulo, dados do avaliado,
local, assinatura do avaliador.
Fundamento legal
Emenda Constitucional n 19, de 04 de junho de 1998
Lei Federal n 9394, de 20 de dezembro de 1996
Lei Estadual n 7109, de 13 de outubro de 1977
Documentos anexos
Ficha de avaliao pessoal.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

39

37. QUADRO DE ATIVIDADE DAS CRECHES

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches/Diviso da Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecida pela Prefeitura e pela secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Demonstrar as atividades de rotina desenvolvida pelo rgo.
Contedo
Atividades de rotina: nome dos funcionrios responsveis pelo refeitrio,
animao, recebimento de mochilas, acolhida e acomodao das crianas,
intervalo para o caf; disciplina e entretenimento, distribuio das escovas e
escovao dos dentes, especificadas por turmas; atividades pedaggicas:
turma, horrio e atividades especificadas pelos dias da semana.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaboradas em 05 vias, semanal. Entregues a cada professor da creche. 1
via arquivada rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar .

40

38. QUADRO DE CONTROLE DA MERENDA ESCOLAR

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Planejar, orientar e fiscalizar o repasse da merenda escolar, visando qualidade
na utilizao da mesma (art. 55, inc,I LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a quantidade de merenda escolar consumida.
Contedo
Nmero de alunos, perodo, descrio dos produtos, saldo anterior, produto
recebido, sada, saldo atual
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhado creche para preenchimento. Retorna e
arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

41

39. QUADRO DE CONTROLE DE FREQENCIA

rgo Produtor
Setor de Pessoal, Protocolo e Arquivo / Diviso de Educao
Competncia
Administrar o Quadro de Pessoal da Educao no que diz respeito a:
remanejamentos, licenas, frias regulamentares, frias-prmio, freqncia,
atuao, adaptao, vantagens e benefcios; distribuio de tarefas, controle e
avaliao de desempenho.
(art. 52, inc. I LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a freqncia dos servidores no perodo.
Contedo
Perodo, endereo do rgo responsvel, nmero de ordem, nome, nmero de
faltas e de horas extras, local de trabalho, carimbo e assinatura do chefe do
setor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, nos rgos. 1 via encaminhada Secretaria para
ser consolidado e aps enviada ao Departamento Pessoal, da Secretaria de
Administrao para ser processado o pagamento.
2 via arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

42

40. QUADRO DE CONTROLE DE PRESENA DE ALUNOS NO

TRANSPORTE ESCOLAR
rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Acompanhar e controlar o servio de transporte escolar. (art. 55, inc. V LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a freqncia dos alunos no transporte escolar fornecido pela
Secretaria Municipal de Educao.
Contedo
Tipo do veculo e transportadora, local, ms e ano, nmero de ordens, nome da
escola, srie, controle da presena pelos dias do ms.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Entregue ao motorista para anotao diria dos
dados. No final do ms a ficha devolvida. Arquivada no rgo setor aonde
arquivada.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

43

41. QUADRO DE CONTROLE DE SERVIOS E GASTOS NO

TRANSPORTE ESCOLAR
rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Acompanhar e controlar o servio de transporte escolar. (art. 55,inc. V LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Demonstrar os gastos efetuados com o transporte escolar
Contedo
Ms e ano de exerccio, nome do motorista e placa do veculo, especificao
da quantidade e valor de combustvel e leo lubrificante, valor da manuteno,
total de gastos, quilometragem percorrida e mdia, observao, asssinatura do
chefe do setor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Notas fiscais
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinadas pelo responsvel do setor. 1 via
encaminhada ao Departamento de Compras para prestao de contas. 2 via
encaminhada Secretaria Municipal de Educao para conhecimento da
secretria. 3 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

44

42. QUADRO DEMONSTRATIVO FINANCEIRO

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Discriminar mensalmente os rendimentos da aplicao financeiras nos bancos.
Contedo
Ano de exerccio, ms, cdigo da receita, instituio financeira, nmero da
conta bancria, valor do rendimento bruto, imposto de renda retido na fonte,
IOF e rendimento lquido, local e data, assinatura do tcnico em contabilidade
e do prefeito municipal.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel na creche. 1 via
encaminhada Secretaria Municipal de Assistncia Social para prestao de
contas de verba repassada. - 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar .

45

43. QUADRO ESTATISTICO DA MOVIMENTAAO DE ALUNOS

rgo Produtor
Setor de Gerenciamento de Qualidade Total de Ensino, Comunicao e
Informatizao / Diviso de Educao
Competncia
Supervisionar, orientar e promover o bom desenvolvimento do Programa de
Ensino de Qualidade junto s professoras e pessoal administrativo. (art. 54,
inc. I / LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Demonstrar a quantidade de alunos aprovados, reprovados, transferidos.
Contedo
Nome da escola, ano de exerccio, srie e professora, matrcula inicial e final,
admitidos, transferidos, evadidos, aprovados e reprovados.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, nas escolas municipalizadas. Anualmente 1 via Encaminhada Secretaria de Educao para conhecimento da secretria da
movimentao dos alunos no decorrente ano. 2 via - Arquivada na escola.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

46

44. QUADRO INFORMATIVO DE TURMAS E ALUNOS

rgo Produtor
Setor de Pessoal, Protocolo e Arquivo / Diviso de Educao
Competncia
Promover registro e encaminhamento de toda documentao e material da
Secretaria.
(art. 52, inc. III LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Descrever o nmero de turmas e alunos da escola
Contedo
Dados do estabelecimento de ensino: denominao, tipologia, cdigo, princpio,
distrito, localizao, cargos em comisso, funes, funcionamento, instituies
escolares; turmas e alunos: nmeros especificados por turno, educao prescolar, ensino fundamental, suplncia e total; apurao de cargos: nmeros
especificados pelo quadro do magistrio e quadro permanente, assinaturas e
nmero do MASP do responsvel pela escola, diretor ou coordenador do
MASP do responsvel pela escola, diretor ou coordenador, inspetor escolar e
responsvel pela SRE, data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, nas escolas. Anual. 1 via - encaminhada Secretaria
de Educao para conhecimento da secretria sobre a movimentao dos
alunos durante o ano letivo. 2 via - arquivada na escola.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

47

45. RELAAO DE SERVIDORES DA ESCOLA

rgo Produtor
Setor de Pessoal, Protocolo e Arquivo / Diviso de Educao
Competncia
Administrar o Quadro de Pessoal da Educao no que diz respeito a
remanejamentos, licenas, frias regulamentares, frias-prmio, freqncia,
atuao, adaptao, vantagens e benefcios; distribuio de tarefas, controle e
avaliao de desempenho. (art. 52, inc. I LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os funcionrios da escola.
Contedo
Nome da escola, endereo, municpio, ano letivo, nmero de ordem, nome do
funcionrio, funo, endereo, telefone, escolaridade, curso, assinatura do
coordenador ou diretor, data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada Secretaria de Educao para
informar o nmero de funcionrios. 2 via arquivada na escola.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

48

46. RELATRIO DE ATENDIMENTO DA CRECHE

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre o nmero de crianas assistidas pela creche.
Contedo
Nmero do convnio, nome do converente / executor, nmero da folha, ao,
tipo de atendimento, ms e ano, nmero de ordem, nome das crianas
atendidas, data de nascimento, de ingresso, e de desligamento, valor devido,
valor per capita vigente, total da folha, valor total geral, declarao de
veracidade das aes descritas, local e data, assinatura do presidente e
coordenadora, visto da Secretaria Municipal de Assistncia Social,
observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Recesido da Secretaria Municipal de Assistncia Social
para preenchimento. Assinadas pela coordenadora e presidente da creche . 1
via encaminhada Secretaria de Assistncia Social para informar sobre o
nmero de crianas. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar .

49

47. RELATORIO DE AVALIAAO DO SERVIDOR

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Avaliar o funcionrio da creche.
Contedo
Identificao: nome, endereo, situao funcional, experincia de trabalho,
horrio de trabalho, horrio de trabalho, frias; desempenho profissional:
conceituao, assiduidade, pontualidade, criatividade, afetividade, disposio,
hbitos de higiene, observaes, assinatura da coordenadora.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

50

48. RELATRIO DE VISITA TCNICA CRECHE

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre a situao encontrada em vistoria no rgo.
Contedo
Nome da entidade, data, nome do responsvel e do contato informativo,
descrio da meta efetiva, faixa etria, capacidade administrativa, fontes
financiadoras, instalaes fsicas, atividades pedaggicas e recreativas,
recursos humanos, alimentao, higiene e sade, envolvimento com a
comunidade, outras informaes, assinatura do Secretrio Municipal de
Assistncia Social.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir da visita realizada pelo Secretrio Municipal de
Assistncia Social que o elabora e assina. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

51

49. RELATRIO GERAL DE ATIVIDADES DA BIBLIOTECA

rgo Produtor
Setor de Planejamento e Bibliotecas / Diviso da Educao
Competncia
Realizar ou promover campanhas educativas de estmulo leitura e freqncia
Biblioteca
(art. 53, inc. XVI LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as atividades desenvolvidas pelo rgo no perodo.
Contedo
Identificao: ano de exerccio, entidade, endereo, lei de criao, nmero de
registro no Conselho Regional de Biblioteconomia e no Instituto Nacional do
Livro, nome do Prefeito e da Secretria Municipal de Educao, tabela de
dados: nmero de doaes, entrada de acervo, banco de dados, entrada de
acervo, banco de informaes teis, presena, correspondncia expedida e
recebida, inscries de usurio, emprstimo domiciliar, entrada de peridicos,
nmero de pesquisa, parcial, por classe e total, processamento tcnico e outras
atividades, local e data, assinatura da bibliotecria.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinada pela bibliotecria responsvel. 1 via
encaminhada secretaria municipal de educao para conhecimento or. 2 via
arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

52

50. RELATRIO GERAL DE ATIVIDADES DA CRECHE

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Apoiar e acompanhar a administrao das Creches na utilizao de materiais
diversos e alimentao fornecidos pela Prefeitura e pela Secretaria. (art. 55,
inc. VII LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as atividades desenvolvidas pelo rgo no perodo.
Contedo
Nome do rgo, objetivo, dados administrativos: horrio de funcionamento,
nmero de funcionrios; nmero de criana atendida divididas por turma;
descrio da rotina diria: alimentao, lanche, caf da manh, higiene,
despesas mensais aproximadas; gastos ocasionais: compra de medicamentos,
material escolar e artigos para as crianas, observaes, assinatura do
responsvel.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via.
Encaminhado Secretria de Educao para
conhecimento. Retorna e arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar .

53

51. REQUISIO DE ABASTECIMENTO DE COMBUSTVEL

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Acompanhar e controlar o servio de transporte escolar. (art. 55, inc. V LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Solicitao de autorizao para fornecimento de combustvel.
Contedo
Nome do posto de gasolina, rua, tipo do veculo, placa, quilometragem,
motorista, especificao do pedido, local e data, observaes e assinatura do
responsvel do controle.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel no setor. 1 via - Entregue
ao posto de gasolina no ato do abastecimento. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

54

52. REQUISIO DE COMPRAS

rgo Produtor
Setor de Assistncia ao Educando e Controle de Creches / Diviso da
Educao
Competncia
Distribuir e controlar o material didtico, pedaggico, de secretaria assim como
de limpeza. (art. 55, inc. II LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Autorizar a compra de materiais.
Contedo
Data da requisio, identificao do rgo, requerente, especificao do rgo
requerente, especificao do material requisitado, local, data e assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, pelo rgo solicitante. Assinadas pela Secretria de
Educao. 1 e 2 via encaminhadas ao Setor de Compras para efetuar a
compra.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

55

53. ROTEIRO DE TRABALHO PEDAGGICO

rgo Produtor
Setor de Gerenciamento de Qualidade Total de Ensino, Comunicao e
Informatizao / Diviso de Educao
Competncia
Promover a implantao de Programa de Qualidade Total, c/ vistas a melhoria
do atendimento pedaggico e administrativo. (art. 54, inc. II LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Descrever as atividades pedaggicas do rgo no perodo.
Contedo
Dia, horas, local, descrio das aes a serem desenvolvidas, observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Mensal. 1 via encaminhada ao Setor de Protocolo
para fundamentar a elaborao do relatrio geral de atividades.
2 via
Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
06 anos.
Destinao
Eliminar.

56

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Educao, Cultura, Esportes e Lazer

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Atestado de freqncia

Atestado de freqncia de pessoal

Atestado de trabalho

Atestado de trabalho da me

Avaliao de desempenho

Ficha de avaliao de desempenho de

servidor

Identificao de funcionrio

Relatrio de avaliao de servidor

Balancete

Balancete de receita e despesa

Cadastro de usurio

Cadastro de usurio da biblioteca

Cadastro escolar

Cadastro escolar

Caderno de controle de declaraes

de transferncia

Livro de registro de declaraes de

transferncia

Calendrio escolar

Calendrio escolar

Campanha educativa

Folhetos de campanha educativa de

preservao de acervo (SPB)

Carteiras de usurio (modelo)

Carteiras de usurio (modelo) (SPB)

Catlogo-dicionrio

Ficha catalogao de livros

57

Censo Escolar

Censo escolar

Controle de merenda escolar

Quadro de controle da merenda escolar

Controle de presena

Quadro de controle de presena de alunos

no transporte escolar

Controle de servios e gastos do

transporte escolar (mensal)

Quadro de controle de servios e gastos

do transporte escolar

Cronograma de atividades (mensal)

Cronograma de atividades

Curso de capacitao para os

profissionais da educao infantil

Curso de capacitao para os profissionais

da educao infantil (SCQTCI)

Demonstrativo financeiro

Quadro demonstrativo financeiro

Dirio de classe

Dirio de classe

Ficha mdica

Ficha de encaminhamento mdico

Ficha de anamnese da creche

Ficha de anamnese da creche

Ficha de controle de veculo

Ficha de controle de veculo

Ficha de controle de kilometragem

dirio

Ficha de controle de kilometragem diria

Ficha de inscrio

Ficha de inscrio em evento esportivo

58

Ficha de matrcula do aluno

Ficha de matrcula do aluno

Ficha individual do aluno

Ficha individual do aluno

Guia de retirada

Guia de retirada de produtos

Histrico escolar

Histrico escolar

Inventrio

Inventrio do acervo (SPB)

Listagem de todos os funcionrios da

escola

Relao de servidores da escola

Livro de matrcula

Livro de registro de matrcula de alunos

Livro de ocorrncias

Livro de registro de ocorrncias de

conduta de servidores

Livro de promoo

Livro de registro de promoo de alunos

Livro tombo

Livro tombo de livros

Pedido de abastecimento ao
Departamento de Compras

Requisio de abastecimento de
combustvel

Pedido para o Departamento de

Compras

Requisio de compras

Planejamento de atividades

Plano de atividades

59

Planejamento educativo parta as

creches

Plano educativo parta as creches

Planilha de controle de cadastro de

livros

Planilha de cadastro de livros

Plano do desenvolvimento
educacional

Plano do desenvolvimento educacional

Plano Municipal de Educao de

Campo Belo

Plano municipal de educao

Processo de avaliao de
desempenho

Processo de avaliao de desempenho de

servidores

Quadro de atividades

Quadro de atividades da creche

Quadro de freqncia de pessoal

Quadro de controle freqncia

Quadro estatstico de movimentao

de alunos

Quadro estatstico da movimentao de

alunos

Quadro informativo de turmas e alunos Quadro informativo de turmas e alunos

Relatrio das atividades desenvolvidas Relatrio geral de atividades da creche

Relatrio de atendimento

Relatrio de atendimento da creche

Relatrio de atividades

Relatrio geral de atividades da biblioteca

Relatrio de visita tcnica

Relatrio de visita tcnica a creche

60

Roteiro de trabalho pedaggico

(mensal)

Roteiro de trabalho pedaggico

Termo de convnio

Convnio de cooperao tcnica entre

entidades

61

DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE GUA E ESGOTO (DEMAE)

ndice dos tipos documentais

Departamento Municipal de gua e Esgoto (DEMAE)

1. Ao judicial sobre atividade fim do rgo (DEMAE. AJ. 01)

2. Aviso de dbito (DEMAE.SPD-SEC.02)
3. Cadastro de consumidores (DEMAE.SPD-SEC.03)
4. Carto de ponto (DEMAE.SA-SP.04)
5. Certido negativa de dbito (DEMAE.SPD-SEC.05)
6. Certificado de anlise fsica e qumica da gua (DEMAE.SCQA.06)
7. Comunicado

para

regularizao

da

instalao

do

hidrmetro

(DEMAE.SPD.07)
8. Contrato de prestao de servio (DEMAE.SA-SCONT.08)
9. Declarao de admisso de funcionrio (DEMAE.SA-SP.09)
10. Declarao de aprovao da ligao do padro (DEMAE.SO.10)
11. Dirio de arrecadao (minuta) (DEMAE.SA-SCONT.11)
12. Dirio geral da contabilidade (analtico) (DEMAE.SA-SCONT.12)
13. Dossi de material de divulgao das atividades (DEMAE.GD.13)
14. Extrato de conta - corrente (DEMAE.SA-SCONT.14)
15. Ficha de controle de quilometragem diria (DEMAE.SA-SCV.15)
16. Ficha de controle de veculo (DEMAE.SA-SCV.16)
17. Ficha de controle dirio da Estao de Tratamento de gua
(DEMAE.SCQA.17)
18. Ficha de controle do PIS/PASEP (DEMAE.SA-SP.18)
19. Ficha de parcelamento de dbito (DEMAE.SPD-SEC.19)
20. Ficha de registro de funcionrio (DEMAE.SA-SP.20)
21. Folha de ocorrncia de leitura de hidrmetro (DEMAE.SPD-SEC.21)
22. Folha de pagamento (DEMAE.SA-SP.22)
23. Folha de reclamao de servios (DEMAE.SO.23)
24. Guia de pagamento de taxa de gua e esgoto (DEMAE.SPD-SEC.24)
25. Laudo de anlise bacteriolgica da gua (DEMAE.SCQA.25)
26. Laudo de anlise da gua e solo (rios) (DEMAE.SCQA.26)
27. Laudo de vistoria tcnica da comisso (DEMAE.AJ.27)
28. Mapa da rede de gua e esgoto (DEMAE.SO.28)

29. Nota de empenho (DEMAE.SA-SCONT.29)

30. Notificao para corte de fornecimento de gua (DEMAE.SPD-SEC.30)
31. Notificao para instalao de hidrmetro (DEMAE.SPD-SEC.31)
32. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos pblicos,
de entidades privadas e de pessoas fsicas (DEMAE.GD.32)
33. Oramento - programa (DEMAE.SA-SCONT.33)
34. Parecer jurdico sobre atos da atividade meio e/ou atividade fim
(DEMAE.AJ.34)
35. Planilha de leitura de hidrmetro (DEMAE.SPD-SEC.35)
36. Prestao geral de contas (DEMAE.SA-SCONT.36)
37. Processo de aposentadoria (DEMAE.SA-SCONT.37)
38. Processo de construo de poos artesianos (DEMAE.SO.38)
39. Processo de licitao (DEMAE.SA-SCONT.39)
40. Processo de sindicncia administrativa (DEMAE.AJ.40)
41. Projeto de infra-estrutura de loteamentos (DEMAE.SO.41)
42. Projeto de instalao de rede de esgoto sanitrio em bairros,
loteamentos e vias pblicas (DEMAE.SO.42)
43. Projeto padro para ligao de esgoto sanitrio (DEMAE.SO.43)
44. Projeto padro para ligao de hidrmetro (DEMAE.SO.44)
45. Protocolo de licitao (DEMAE.SA-SCONT.45)
46. Protocolo de nota fiscal (DEMAE.SA-SCONT.46)
47. Quadro de controle de frias (DEMAE.SA-SP.47)
48. Quadro demonstrativo de movimento do numerrio (DEMAE.SASCONT.48)
49. Quadro estatstico da Estao de Tratamento de gua (DEMAE.SPDSEC.49)
50. Quadro estatstico de dbitos por categoria (DEMAE.SPD-SEC.50)
51. Quadro estatstico por categoria e instalao (DEMAE.SPD-SEC.51)
52. Relao analtica de empenho (DEMAE.SA-SCONT.52)
53. Relao anual de informaes sociais (RAIS) (DEMAE.SA-SCONT.53)
54. Relao de casas de bairros e loteamentos (DEMAE.SPD-SEC.54)
55. Relao de consumidores em dbito (DEMAE.SPD-SEC.55)

56. Relao de consumidores isentos do pagamento de taxa da gua e

esgoto (DEMAE.SPD-SEC.56)
57. Relao de consumidores na referncia atual (DEMAE.SPD-SEC.57)
58. Relao de endereos para leitura (DEMAE.SPD-SEC.58)
59. Relao de funcionrios (DEMAE.SA-SP.59)
60. Relao de poos artesianos (DEMAE.SO.60)
61. Relao de requerimentos atendidos (DEMAE.SO.61)
62. Relao de requerimentos de corte no fornecimento de gua
(DEMAE.SPD-SEC.62)
63. Relao de ruas (DEMAE.SPD-SEC.63)
64. Relatrio (estudo) de concepo do projeto (DEMAE.SO.64)
65. Relatrio (estudo) econmico-financeiro do DEMAE (DEMAE.DE.65)
66. Relatrio das categorias (DEMAE.SPD-SEC.66)
67. Relatrio das ocorrncias de consumidores (DEMAE.SPD-SEC.67)
68. Relatrio das ocorrncias de leituras (DEMAE.SPD-SEC.68)
69. Relatrio de hidrmetros instalados (DEMAE.SPD-SEC.69)
70. Relatrio de ligao de gua por categoria (DEMAE.SPD-SEC.70)
71. Relatrio

tcnico

do

sistema

de

abastecimento

de

gua

(DEMAE.SCQA.71)
72. Requerimento de corte do fornecimento de gua (DEMAE.SPD-SEC.72)
73. Requerimento de execuo de servio (DEMAE.SO.73)
74. Requisio de abastecimento de combustvel (DEMAE.SA-SCV.74)
75. Requisio de material e/ou servio (DEMAE.SA-SCONT.75)
76. Tabela de preos de servios (DEMAE.DG.76)

1. AES JUDICIAIS SOBRE ATIVIDADE FIM DO RGO

rgo produtor
Assessoria Jurdica
Competncia
Representar o Demae em juzo ou fora dele, pessoalmente ou por delegado
expressamente designado. (art. 4, inc. 3, letra c da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento da deciso conclusiva do objeto da ao que o
gerou.
Contedo
Termo de resumo de pedido verbal nmero da vara, nmero do processo,
data, qualificao do autor e nome do advogado, endereo, qualificao do
ru, endereo para citao e intimao, sntese do pedido, valor do pedido,
data e hora da audincia, declarao de cincia da citao, assinatura do
autor, nome legvel e assinatura do serventurio.
Termo de audincia comarca e vara, nmero do processo, ao, nome do
requerente, requerido,sntese da audincia, assinaturas do juiz de direito,
conciliador, requerente, requerido ou seu procurador legal e da procuradora.
Contestao e impugnao nome do destinatrio, qualificao das partes,
descrio da preliminar, mrito da questo, local, data, assinatura do
advogado.
Fundamento legal
Lei Federal n 9099, de 26 de setembro de 1995.
Cdigo de Processo Civil
Documentos anexos
Termo de resumo de pedido verbal, termo de audincia, contestao e
impugnao.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, aps a autarquia receber a citao do feito. 1 via
Encaminhada ao Juizado Especial para juntada nos autos. 2 via Arquivada
no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

2. AVISO DE DBITO
rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e Esgotos. (art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar o consumidor sobre os valores em devido no cadastro.
Contedo
Cdigo e nome do consumidor, data, endereo, informao sobre os dbitos e
prazo para pagamento, assinatura do responsvel pelo rgo, recibo de
entrega: nome e cdigo do consumidor, nmero do hidrmetro, endereo, data
do recebimento, assinatura do proprietrio ou responsvel.
Fundamento legal
Decreto n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Ata da reunio do Conselho Municipal de gua e Esgoto, de 06 de outubro de
1998.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado por funcionrios do rgo ou da empresa
contratada para efetuar a cobrana. Encaminhado ao consumidor que assina o
recibo confirmando o recebimento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

3. CADASTRO DE CONSUMIDORES
rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e Esgotos. (art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Registrar os consumidores no rgo.
Contedo
Nome e endereo dos consumidores.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir do requerimento recebido do consumidor. Os
dados so lanados no sistema onde arquivado.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (alimentar)
Destinao
Preservar.

4. CARTO DE PONTO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Nomear, admitir, contratar, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEMAE bem como conceder licena e frias,
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (art. 4,
3, b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Registrar a freqncia diria dos funcionrios no trabalho.
Contedo
Nmero de ordem, nome do empregador ou nmero do CGC, nome do
empregado, nmero do registro e local de trabalho, ms, ano, horrio de
trabalho: entrada, intervalo para refeio e sada, descrio dos dias, horrio
de entrada e sada no perodo da manh, tarde, extra, total de horas normais e
extras trabalhadas, valores parciais e total, valor do desconto da Previdncia,
saldo a receber, assinatura do empregado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via para cada funcionrio. Fundamenta a elaborao da folha
de pagamento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

5. CERTIDO NEGATIVA DE DBITO

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto (art. 2, inc. II / LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Certificar a ausncia de dbitos registrados no cadastro do consumidor.
Contedo
Nome do cliente, endereo, cdigo do cadastro no rgo, declarao de
quitao de dbito, data e assinatura do funcionrio
Fundamento legal
Lei Municipal n 2025, de 12 de maio de 1998.
Documentos anexos
Requerimento.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir do requerimento do interessado. Entregue ao
requerente. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

6. CERTIFICADO DE ANLISE FSICA E QUMICA DA GUA

rgo produtor
Setor de Controle da Qualidade da gua
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Declarar o resultado da anlise da qualidade da gua.
Contedo
Nmero do certificado, nome do cliente, municpio, local, data e responsvel
pela coleta, data da recepo, resultado das anlises: parmetro, unidade,
resultado, limite, descrio do mtodo da anlise, local e data, assinatura do
engenheiro qumico e sanitarista.
Fundamento legal
Lei Estadual n 13317, de 24 de setembro de 1999.
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, por uma empresa contratada, a partir da analise das
amostras de gua coletadas nos bairros da cidade. Semestral. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
06 anos.
Destinao
Eliminar.

10

7. COMUNICADO PARA REGULARIZAO DA INSTALAO DO

HIDRMETRO
rgo produtor
Setor de Processamento de Dados
Competncia
Regulamentar e fiscalizar a execuo de instalaes particulares de gua e
esgoto sanitrio. (art. 2, inc. V da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre a necessidade de mudana no lugar da instalao do
hidrmetro.
Contedo
Local e data, destinatrio, nome e cdigo, endereo do destinatrio,
fundamento do fato informado, prazo para cumprimento, assinatura do
responsvel no rgo, recibo de entrega: assinatura do cliente.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhado ao consumidor informando sobre
a dificuldade de realizao da leitura e necessidade de mudana do local
instalado. 2 via arquivada no rgo para fiscalizar o cumprimento.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

11

8. CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Contabilidade)
Competncia
Autorizar a realizao de concorrncias, coleta de preos, ajustes e acordos
para fornecimento de materiais e equipamentos ou execuo de execuo de
obras e outros servios bem como assinar contratos, acordos, ajustes e
autorizaes necessrias. (art. 4, 3, d da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Estabelecer acordo para prestao de servios.
Contedo
Nome do contratante e nome do contratado, discriminao das clusulas
contratuais, assinatura das testemunhas, contratante e contratada.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue a parte interessada. 2 via arquivada
no rgo.
Prazo de arquivamento
10 anos (aps encerramento)
Destinao
Eliminar.

12

9. DECLARAO DE ADMISSO DE FUNCIONRIO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Pessoal)
Competncia
Nomear, admitir, contratar, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do Demae bem como conceder licena e frias,
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (art. 4,
3, b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Declarar que o funcionrio foi admitido.
Contedo
Nome do servidor, funo, data de admisso, local e data, assinatura do
diretor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir de solicitao do interessado. Assinado pelo
Diretor para assinatura. 1 via arquivada n rgo, na pasta do funcionrio. 2
via entregue ao funcionrio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Eliminar.

13

10. DECLARAO DE APROVAO DA LIGAO DO PADRO

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Aprovar e fiscalizar a execuo de projetos de gua e esgoto sanitrios de
novos loteamentos apresentados a Prefeitura. (art. 2, VII da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Declarar a legalidade do projeto para efetuar a ligao do padro de gua e
esgoto.
Contedo
Nome do consumidor, endereo, local e data e assinatura do chefe do setor.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias a partir da solicitao do consumidor. 1 via entregue
ao interessado. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps execuo)
Destinao
Eliminar.

14

11. DIRIO DE ARRECADAO (MINUTA)

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Contabilidade)
Competncia
O Demae proceder a sua prpria arrecadao, podendo entretanto deleg-la
ao Departamento da Fazenda da Prefeitura ou estabelecimento bancrio de
reconhecida idoneidade. (art. 8, 1 da LMC n 737/67).
Objetivo da produo
Controle dirio da arrecadao de taxas.
Contedo
Nome da autarquia, data, perodo, cdigo, especificao da receita, data,
nmero da guia, valor da arrecadao, assinatura do chefe da Seo de
Contabilidade, assinatura do tesoureiro, assinatura do diretor, resumo geral,
valor da receita corrente, valor da receita industrial, valor de outras receitas
correntes, valor da receita oramentria e valor da receita no perodo.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Analtica: dirio. Sinttica (resumo): mensal.
Fundamenta a elaborao do balancete e despesa. Assinada pelo chefe do
Servio de Contabilidade, o tesoureiro e o diretor. 1 via encaminhada a
Cmara para aprovao da arrecadao. 2 via entregue ao Tribunal de
Contas para analise e aprovao. 3 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

15

12. DIRIO GERAL DA CONTABILIDADE (ANALITICO)

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Contabilidade)
Competncia
O Demae ter servio completo de contabilidade de todo seu movimento
financeiro, oramentrio, industrial e patrimonial organizados segundo a lei
vigente. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Anotar as despesas e receitas no perodo.
Contedo
Ms e ano de exerccio, descrio dos dias, cdigo, ttulo da conta, histrico,
valores dos dbitos e crditos.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir os dados lanados mensalmente. Anual.
Fundamenta a elaborao da nota de empenho. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

16

13. DOSSI DE MATERIAL DE DIVULGAO DAS ATIVIDADES

rgo produtor
Departamento Municipal de gua e Esgoto
Competncia
Ao DEMAE fica assegurada a explorao, com exclusividade, do
abastecimento de gua potvel e do servio de esgotos sanitrios do Municpio
de Campo Belo. (art. 2 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Divulgar as atividades realizadas pelo rgo.
Contedo
Documentos de divulgao dos atos, atividades ou campanhas desenvolvidas
pelo rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Folhetos, cartazes e vdeos institucionais.
Tramitao
Elaborado em vrias vias e/ou cpias, por empresa contatada. Distribudo no
municpio e/ou a entidades de interesse.Modelo arquivado no rgo,
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

17

14. EXTRATO DE CONTA CORRENTE

rgo produtor
Setor de Contabilidade
Competncia
O Demae ter servio completo de contabilidade de todo o seu movimento
financeiro oramentrio, industrial e patrimonial. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Apresentar resumo do movimento financeiro das contas bancrias.
Contedo
Perodo de exerccio, nmero da conta, nome e cdigo do banco, data, nmero
do documento, histrico, valores do dbito e crdito, saldo parcial e saldo total.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborada em 03 vias. Recebidas da agncia bancria. 1 via utilizada para
fechamento das contas. 2 via arquivada para fiscalizao do Tribunal de
Contas. 3 via encaminhada ao diretor geral para conhecimento dos cheques
assinados e compensados.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

18

15. FICHA DE CONTROLE DE QUILOMETRAGEM DIRIA

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
O DEMAE ter servio completo de Contabilidade de todo seu movimento
financeiro, oramentrio, industrial e patrimonial organizados segundo a lei
vigente. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar diariamente a quilometragem rodada diariamente pelos veculos.
Contedo
Tipo do veculo e placa, ms de referncia, descrio dos dia, horrio: sada e
chegada, hodmetro (Km): sada e chegada, kilometragem, percorridos,
destino, nome do motorista.
Fundamento legal
Instruo Normativa do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais n 05,
de 15 de dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Dirio. Preenchido pelos motoristas e entregue no final
do ms ao responsvel pelo setor. Fundamenta a elaborao da ficha de
controle de veculos mensal. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

19

16. FICHA DE CONTROLE DE VECULO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Controle de Veculos)
Competncia
O DEMAE ter servio completo de Contabilidade de todo seu movimento
financeiro, oramentrio, industrial e patrimonial organizados segundo a lei
vigente. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar quilometragem e o abastecimento dos veculos.
Contedo
Nome do motorista, tipo do veculo e placa, posto, data, descrio da atividade,
atividade a desempenhar, veculo, placa, hodmetro: sada e chegada,
assinatura do responsvel, ms de referencia, descrio do valor e quantidade
do consumo de combustvel, descrio dos quilmetros rodados e da mdia,
valor gasto com manuteno.
Verso data, consumo combustvel: litros e valor, consumo de lubrificantes:
litros e valor, manuteno e servios: especificao, bloco e folha, valores
gastos.
Fundamento legal
Instruo normativa do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais n 05,
de 15 de dezembro de 1999.
Documentos anexos
Ficha de controle de quilometragem dirio, nota fiscal de abastecimento.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir dos dados da ficha de controle de quilometragem
diria e das notas de consumo do abastecimento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

20

17. FICHA DE CONTROLE DIRIO DA

ESTAO DE TRATAMENTO DE GUA
rgo produtor
Setor de Controle de Qualidade de gua (Estao de Tratamento de guas)
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar diariamente a qualidade da gua.
Contedo
Data, nome do operador, dosagem em uso dos produtos qumicos, anlises
fsicas e qumicas da gua, descrio da mdia por item, funcionamento da
estao: horas do inicio, parada, durao em horas, soma total das horas de
funcionamento, volume de gua tratada, ensaios jar test: hora do teste,
nmero da amostra, descrio dos produtos qumicos utilizados e melhor
resultado obtido, observaes.
Verso - perda de carga/hora da lavagem e especificao dos filtros utilizados,
funcionamento das bombas e das horas de durao de funcionamento,
assinatura do operador bombas e campo para o relatrio de ocorrncias
dirias.
Fundamento legal
Lei Estadual n 13 317, de 24 de setembro de 1999.
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo operador de tratamento da estao.
Encaminhada ao engenheiro responsvel para conhecimento e analise.
Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

21

18. FICHA DE CONTROLE DO PIS/PASEP

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Pessoal)
Competncia
Nomear, admitir, contratar, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEMAE bem como conceder licena e frias
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (art. 4,
3, b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar os benefcios dos funcionrios.
Contedo
Nome do funcionrio, cdigo PIS/PASEP, nmero do CPF e do CP, data de
nascimento, grau de instruo, data de admisso e resciso, causa, C.B.O,
descrio dos meses e anos, valores dos salrios e contribuies por ano,
observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado a partir de dados da folha de pagamento, mensal. Existe uma ficha
para cada funcionrio. Encaminhado a Caixa Econmica Federal por ser o
rgo responsvel pela RAIS.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

22

19. FICHA DE PARCELAMENTO DE DBITO

rgo produtor
Setor de processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e Esgoto. (art. 2, in. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar parcelamento dos dbitos pagos pelos consumidores.
Contedo
Nome do Conselho, nome do cliente, nmero da conta, setor, valor, endereo,
bairro, data, assinatura do cliente, justificativa, deciso e assinatura do
COMAE.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Ata da Reunio Ordinria do Conselho Municipal de gua e Esgoto, de 06 de
outubro de 1998.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir do requerimento do consumidor. Encaminhada ao
Conselho Municipal de gua e Esgoto para anlise e autorizao. Arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (ps quitao)
Destinao
Eliminar .

23

20. FICHA DE REGISTRO DE FUNCIONRIO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Pessoal)
Competncia
Nomear, admitir, contratar, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEMAE bem como conceder licena e frias
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (art. 4,
inc.3, letra b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar a vida administrativa do funcionrio.
Contedo
Nome e endereo do empregador, nome do empregado, nmero da matrcula,
filiao, nacionalidade dos pais, dados da carteira profissional, carteira de
reservista, ttulo de eleitor, carteira de sade e carteira sindical, idade, data de
nascimento, nacionalidade, estado civil, local de nascimento, estado e pas,
grau de instruo, estrangeiro: data da chegada no Brasil, nmero do registro
geral e da carteira modelo 19, cnjuge, quantidade de filhos, se for casado com
brasileiro, se naturalizado, endereo e campos para alteraes, nome e
endereo e grau de parentesco dos beneficirios, fundo de garantia por tempo
de servio: data de opo, data da retratao e banco, programa de integrao
social (PIS): data de cadastro, nmero de registro, nome do banco, nmero e
endereo da agncia, data de admisso no rgo, natureza do cargo, seco,
valor do salrio inicial, comisses e forma de pagamento, caractersticas
fsicas: cor, altura, cabelos, olhos, defeitos, horrio de trabalho: entrada,
refeio, sada e descanso semanal, nmero do cadastro da pessoa fsica
(CPF), campo para carimbo e assinatura de autenticao pelo rgo, campo
para impresses digitais do polegar direito, carimbo e visto do empregador,
assinatura do empregado, campo para a data de sada.
Verso acidentes ou doenas profissionais: data em que ocorreu e data da alta
mdica, alterao de cargos e salrios: data, descrio do cargo ou funo,
valor do salrio, assinatura do empregado, anotaes de frias concedidas.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Declarao de vida e residncia de filhos, carto de ponto, requerimento de
frias, recibo de frias.
Tramitao
Elaborado em 01 ficha para cada funcionrio. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

24

21. FOLHA DE OCORRNCIA DE LEITURA DE HIDRMETRO

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e Esgotos. (art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Instalar novas ligaes de hidrmetros.
Contedo
Nome da instituio, endereo, cdigo do consumidor, setor, dia, a leitura,
ocorrncia, data da leitura, assinatura do leiturista.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Tramitao
Elaborado em 01 via o leiturista realiza a visita, elabora o documento e deixa
no imvel quando h impedimento para a leitura. O consumidor o entrega no
rgo junto com a leitura do hidrmetro. Os dados so inseridos e arquivados
no sistema informatizado.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

25

22. FOLHA DE PAGAMENTO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Pessoal)
Competncia
Nomear, admitir, contratar, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEME bem como conceder licena e frias,
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (art. 4,
3, b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os pagamentos de proventos dos servidores.
Contedo
Recibo de pagamento do salrio perodo de exerccio, cdigo da dotao
oramentria, cdigo e nome do funcionrio, nmero da matricula, cdigo e
descrio dos pagamentos e descontos, referncia, valores parciais e totais
dos vencimentos e de descontos, valor liquido a receber, descrio do salrio
base, contribuio do INSS, base de clculo do FGTS, FGTS do ms, base de
clculo do IRRF e baixa IRRF, declarao de recebimento: data e assinatura
do funcionrio.
Folha de pagamento Ms de referncia, data da emisso, setor: cdigo da
dotao oramentria, contabilidade: nmero e data do empenho, tesouraria:
nmero e data do lanamento, identificao do funcionrio, cdigo, descrio
do evento, referncia (argumento), valores parciais dos proventos e descontos,
total do setor, total dos proventos e abono familiar, total liquido a receber, valor
do salrio e do abono familiar, saldo anterior, despesa empenhada, saldo
disponvel, assinaturas do diretor, chefe do Servio de Contabilidade e
tesoureiro.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Recibo de pagamento do salrio.
Tramitao
Elaborado em 05 vias. Mensalmente. 1, 2, 3 e 4 vias arquivadas no rgo,
para contabilizar os pagamentos efetuados e prestar as informaes solicitadas
pelas instituies vinculadas aos Ministrios da Fazenda, Trabalho Interior,
Previdncia e Assistncia Social. 5 via RAIS - encaminhada ao Sindicato
Pblico para demonstrao dos valores recebidos.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

26

23. FOLHA DE RECLAMAO DE SERVIOS

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua Potvel e Esgotos sanitrios do municpio. (art. 2, inc. I da LMC n
737/67)
Objetivo da produo
Registrar as reclamaes sobre os servios prestados pelo rgo.
Contedo
Nome do cliente, endereo, data, assinatura, servio solicitado, (uso interno)
cdigo cliente, nmero do hidrmetro, tipo e categoria, data do atendimento e
observaes.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Preenchida e assinada pelo consumidor, Encaminhada
aos responsveis pelo servio, para analise e providencias. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

27

24. GUIA DE PAGAMENTO DA CONTA DE GUA E ESGOTO

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Comprovar a cobrana do pagamento do consumo de gua e esgoto.
Contedo
Nome do consumidor, cdigo, setor, ms/ano, categoria, quantidade, tipo de
instalao, leitura anterior, leitura atual, consumo, hidrmetro, ocorrncia,
descrio, valor, observaes, data da leitura, vencimento, total simples, total
com multa, consumo dos ltimos 6 meses, mdia dos ltimos 3 meses e dados
do consumidor.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Portaria do DEMAE n 33, de 13 de janeiro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em disquete. Encaminhado grfica para impresso e distribudo
aos consumidores. Arquivado no rgo somente o modelo, pois o servio
todo informatizado.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

28

25. LAUDO DE ANLISE BACTERIOLGICA DA GUA

rgo produtor
Setor de Controle de Qualidade da gua
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Emitir parecer sobre a qualidade da gua que abastece o municpio.
Contedo
Nome do laboratrio, local de onde a gua foi retirada, nome da autarquia, data
da coleta, convnio, pedido, material, resultado, observaes, assinatura do
mdico responsvel, nmero no Conselho Regional de Farmcia.
Fundamento legal
Decreto Municipal n317, de 02 de janeiro de 1968.
Lei Estadual n 13317, de 24 de setembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir da analise das amostras de gua coletada nos
bairros da cidade, encaminhada ao laboratrio. O resultado recebido e
analisado pelo engenheiro responsvel. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
06 anos.
Destinao
Eliminar.

29

26. LAUDO DE ANLISE DE GUA E SOLO (RIOS)

rgo produtor
Setor de Controle de Qualidade de gua
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Emitir parecer sobre qualidade da gua,solo e rios do municpio.
Contedo
Nome do departamento e endereo, nmero da amostra, nome do proprietrio
e propriedade, municpio, remetente, endereo, data de entrada, sada e valor
da amostra, atributo, unidade, valor, interpretao, carimbo e assinatura do
engenheiro responsvel, assinatura.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Lei Estadual n 13 317, de 24 de setembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir da analise das amostras de gua coletada nos
bairros da cidade, encaminhada ao laboratrio. O resultado recebido e
analisado pelo engenheiro responsvel. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

30

27. LAUDO DE VISTORIA TCNICA DA COMISSO

rgo produtor
Diretoria Geral
Competncia
Representar o Demae em juzo ou fora dele, pessoalmente ou por delegado
expressamente designado. (art. 4, 3 c da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Emitir parecer sobre a situao registrada.
Contedo
Laudo tcnico Ttulo da matria, objeto da vistoria, nmero da portaria de
nomeao da comisso, nmero do boletim de ocorrncia, endereo do imvel,
descrio da situao, concluso, local e data, assinatura dos membros.
Boletim de ocorrncia Nmero do boletim, unidade operativa da PM, nmero
da folha de registro, destinatrio, classe e subclasse, data, descrio sinttica
da ocorrncia: endereo, dados das pessoas envolvidas: situao (autor,
vitima, testemunha), condio fsica, sexo, nome, apelido, priso (flagrante,
mandado, recaptura), documento de identidade, endereo, situao das
testemunhas arroladas: identificao, presenciou os fatos, tomou
conhecimento, de apresentao, presenciou acordo, presenciou a ao da
policia militar; histrico da ocorrncia, dados para controle interno: se houve
autuao, nmero da viatura, hora de transmisso, do inicio, do fato e do
trmino, nome, posto de graduao, nmero e assinatura do militar, recibo da
autoridade a que se destina ou seu representante: data, cargo, nmero do
MASP e assinatura, nome legvel do responsvel que recebeu as pessoas ou
os materiais especificados no boletim de ocorrncia.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Boletim de ocorrncia policial.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir dos dados do boletim de ocorrncia recebido da
assessoria do Gabinete do Prefeito. E designada uma comisso para apurao
dos fatos, que elabora e assina o documento. 1 via encaminhada a
Assessoria Jurdica para ser juntado ao processo de sindicncia.2 via
arquivada no rgo. Fundamenta a elaborao da notificao
que
encaminhada ao proprietrio do imvel.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

31

28. MAPA DA REDE DE GUA E ESGOTO

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do Municpio.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Representar graficamente a rede de abastecimento da gua e esgoto, para
planejamento das atividades.
Contedo
Mapa do Municpio de Campo Belo, apresentando as caractersticas fsicas do
sistema de tubulao da rede condutora de gua e esgoto.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Fundamenta a elaborao de projetos. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

32

29. NOTA DE EMPENHO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Contabilidade)
Competncia
O DEMAE ter servio completo de contabilidade de todo seu movimento
financeiro, oramentrio, industrial e patrimonial organizados segundo a lei
vigente. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Efetuar o pagamento de despesas realizadas.
Contedo
Nota de empenho - Nmero do documento, ano de exerccio, do oramento,
tipo do empenho, data, nmero da ficha, cdigo e nome do rgo, da unidade,
da classificao oramentria e do elemento da despesa, nome e nmero do
credor, endereo, inscrio estadual, CGC, valor do empenho, histrico do
pagamento, tipo de licitao, nmero do processo, data e assinatura do
ordenador da despesa: diretor da autarquia, demonstrao dos valores da
dotao oramentria: saldo anterior, crdito, saldo total, valor empenhado,
saldo atual, valor liquidado, desconto, valor liquidado, desconto valor liquido e
saldo do empenho, data e assinatura do contador, declarao do nmero e
valor da liquidao, data e assinatura do chefe da diviso de contabilidade,
autorizao de pagamento, data e assinatura do ordenador da despesa: diretor
da autarquia, recibo de pagamento, data, nmero da identidade ou CPF ou
CGC, assinatura do credor ou seu procurador, nome do banco, nmero da
conta e do cheque emitido.
Nota Fiscal Tipo, nmero e especificao da via, dados da empresa, natureza
da operao, nmero do CFOP, do CNPJ e da inscrio estadual, do emissor e
do remetente, nome e endereo do remetente, dados do produto: cdigo,
descrio, unidade, quantidade, valor unitrio, valor total e alquota do ICMS,
descrio dos valores de clculo do imposto, dados do transportador e volumes
transportados: nome, endereo, placa do veculo, nmero do CNPJ e da
inscrio estadual, endereo, quantidade, espcie, marca, nmero, peso bruto
e liquido do produto, informaes complementares, campo reservado ao fisco,
nmero de controle do formulrio, recibo de entrega: data, assinatura do
recebedor, nmero da nota fiscal.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Nota Fiscal.

33

Tramitao
Elaborada em 03 vias, a partir de dados extrados da relao de pagamento e
relao analtica de empenho. Assinada pelo chefe do setor, diretor da
Autarquia e credor. 1 via encaminhada a Cmara, para aprovao das
despesas. 2 via entregue ao Tribunal de Contas para analise e aprovao.
3 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

34

30. NOTIFICAO PARA CORTE DE FORNECIMENTO DE GUA

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto. (art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Dar cincia ao consumidor sobre os dbitos e do corte no fornecimento da
gua.
Contedo
Local e data, nome, cdigo e endereo do destinatrio, fundamento da
determinao, prazo para cumprimento, assinatura do responsvel no rgo,
recibo de entrega: assinatura do cliente e data do recebimento.
Fundamento legal
Decreto Municipal n317, de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo diretor da autarquia. 1 via
encaminhada ao consumidor. 2 via Assinado pelo consumidor e arquivada no
rgo como comprovante do recebimento.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

35

31. NOTIFICAO PARA INSTALAO DE HIDRMETRO

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Regulamentar e fiscalizar a execuo de instalaes particulares de gua e
esgoto sanitrio. (art. 2, inc. V da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Dar cincia ao consumidor sobre a obrigatoriedade da colocao do
hidrmetro.
Contedo
Local e data, nome, cdigo e endereo do destinatrio, fundamento da
determinao, prazo para cumprimento, assinatura do responsvel no rgo,
recibo de entrega: assinatura do cliente e data do recebimento.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada ao consumidor. 2 via Assinado
pelo consumidor e arquivada no rgo como comprovante do recebimento da
notificao.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

36

32. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS

rgo produtor
Diretoria Geral
Competncia
Ao DEMAE fica assegurada a explorao, com exclusividade, do
abastecimento de gua potvel e do servio de esgotos sanitrios do Municpio
de Campo Belo. (art. 2 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
06 anos.
Destinao
Eliminar.

37

33. ORAMENTO-PROGRAMA
rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Contabilidade)
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua Potvel e Esgotos sanitrios do municpio. (art. 2, inc. I da LMC n
737/67)
Objetivo da produo
Prever a receita e a despesa para o perodo de exerccio.
Contedo
Lei de aprovao do oramento nmero do documento, assunto,
especificao dos artigos, local e data, assinatura do prefeito.
Sumrio geral da receita por fontes e da despesa por funo de governo - ano
de exerccio, especificao, valores parciais e valor total das receitas correntes
e receitas de capital.
Natureza da despesa segundo as categorias econmicas, consolidao geral cdigo, especificao, valor do desdobramento, do elemento, da categoria
econmica e total.
Demonstrao da despesa por unidades oramentrias, segundo categorias
econmicas - despesas correntes, cdigo e descrio das unidades
oramentrias, com critrio de pessoal e outros, transferncias correntes,
valores total por unidades e total geral por itens, despesas de capital: cdigo e
descrio das unidades oramentrias, valores dos investimentos, invenes
financeiras, transferncia de capital, total por unidades e total geral por item.
Programa de trabalho por rgo e unidade oramentria - nome do rgo e
unidade, cdigo e especificao do elemento, valores dos projetos, atividades e
total.
Programa de trabalho do governo demonstrativo de funes, programas e
subprogramas por projetos e atividades - cdigo e especificao do elemento,
valores dos projetos, atividades e total, Demonstrativo da receita estimada cdigo, nmero da ficha, especificao e receita estimada.
Demonstrativo da despesa autorizada - cdigo, nmero da ficha, especificao
da despesa e valor da despesa autorizada.
Demonstrativo da despesa por rgo e funes - cdigo, descrio, valores
totais por elemento e total geral.
Demonstrativo do plano plurianual de aes do governo por quadrinio cdigo das funes programticas, objetivos, valores anuais e total por
elemento.
Receita segundo as categorias econmicas cdigo, especificao da receita,
desdobramento, fonte, categoria econmica, total geral da receita.
Quadro da legislao da receita cdigo, especificao da receita, legislao.
Detalhamento do programa de trabalho por rgo e unidade oramentria
cdigo, especificao, despesas correntes, despesas de capital, total.

38

Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Lei de aprovao do oramento ,sumrio geral da receita por fontes e da
despesa por funo de governo, natureza da despesa segundo as categorias
econmicas, consolidao geral, programa de trabalho por rgo e unidade
oramentria, programa de trabalho do governo demonstrativo de funes,
programas e subprogramas por projetos e atividades, demonstrativo da receita
estimada, demonstrativo da despesa autorizada, demonstrativo da despesa por
rgo e funes, demonstrativo do plano plurianual de aes do governo por
quadrinio, receita segundo as categorias econmicas, quadro da legislao da
receita, detalhamento do programa de trabalho por rgo e unidade
oramentria
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Anual. Assinado pelo Prefeito. 1 via Encaminhada
Cmara para aprovao. 2 via entregue ao Tribunal de Contas para analise
e aprovao. 3 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

39

34. PARECER JURDICO SOBRE ATOS DA ATIVIDADE MEIO E/OU FIM

ATIVIDADE FIM
rgo produtor
Assessoria Jurdica
Competncia
Representar o Demae em juzo ou fora dele, pessoalmente ou por delegado
expressamente designado. (art. 4, 3,c da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Emitir opinio sobre a legalidade e a legitimidade do pedido.
Contedo
Ttulo, matria, justificativa e anlise dos fatos, local e data, assinatura do
assessor jurdico.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir do questionamento apresentado pelos
consumidores sobre servios e valores de cobrana de taxas. 1 via
encaminhada ao consumidor. 2 via Assinada pelo consumidor, como
comprovante do recebimento. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

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35. PLANILHA DE LEITURA DE HIDRMETRO

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e Esgotos. (art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar a leitura dos hidrmetros.
Contedo
Cdigo do cadastro, nmero e complemento do endereo do consumidor,
nmero do hidrmetro, situaes do fornecimento de gua, mdia registrada
dos 03 ltimos meses, descrio do consumo nos meses.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em varias vias. Os leituristas realizam as visitas e preenchem as
planilhas. Fundamenta a elaborao das contas de gua. Encaminhadas ao
Servio de Emisso de Contas para lanar os valores de cobrana. So
arquivados no rgo, em papel e no sistema informatizado.
Prazo de arquivamento
06 anos.
Destinao
Eliminar.

41

36. PRESTAO GERAL DE CONTAS

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Contabilidade)
Competncia
O Demae ter servio completo de contabilidade todo seu movimento
financeiro, oramentrio, industrial e patrimonial organizados segundo a lei
vigente. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Comprovar o gasto de numerrio de acordo com as finalidades inicialmente
propostas.
Contedo
Ficha de dados cadastrais Ano de exerccio, municpio e rgo prestador das
contas, dados do rgo, do responsvel pela entrega da prestao de contas,
dos ordenadores de despesas principais e dos responsveis pela
contabilidade, assinatura da presidente, tesoureira e contador.
Quadro comparativo da receita orada com a arrecadada- Cdigo do
oramento, ttulos, valores orados, valores arrecadados, diferena, total geral
por itens, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro comparativo da despesa autorizada com a despesa realizada cdigo
do oramento, ttulos, especificao das despesas autorizadas e realizadas
pelos crditos oramentrios, especiais e extra oramentrios, total e diferena
por ttulo, total geral por itens, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Balano Oramentrio- especificao das receitas e das despesas, valores
parciais e totais da previso, execuo e/ou fixao e diferenas,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Balano Financeiro- valores parciais e total das receitas e despesas
especificadas.
Balano Patrimonial- valores parciais e total do ativo e passivo especificado.
Quadro comparativo do balano Patrimonial especificao do ativo e do
passivo financeiro, valores: anterior, atual e diferena, total geral por item,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo das variaes patrimoniais- especificao e valores
parciais total das variaes ativas e passivas, resumo da alienao de bens,
despesa de capital realizado com dbitos de alienao de bens, saldo das
operaes, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro da dvida fundada interna especificao por contratos e por ttulos
das autorizaes: nmero da lei, data, nome do favorecido, saldo anterior, total
do item e do movimento do exerccio: omisso, atualizao, resgate,
cancelamento, saldo atual, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo da dvida flutuante ttulo, restos a pagar no exerccio
atual e exerccios anteriores, servios da dvida a pagar, depsitos, dbitos da
tesouraria, outras operaes, valores parciais e totais especificados pelo saldo

42

anterior, inscrio, estabelecimento, baixa, cancelamento, saldo atual,

assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo da receita e da despesa segundo categorias
econmicas- valores parciais e total da receita e das despesas especificadas,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo da despesa por unidade oramentria- especificao da
unidade, valores das despesas de custeio, transferncias correntes,
investimentos, inverses financeiras, transferncias de capital, total geral,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo da despesa por rgos e funes- especificao das
funes e classificao do rgo, valores parciais dos itens, valor total e
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo dos bens incorporados- especificao por aquisio e
independentes de execuo oramentria: quantidade, descrio e valores por
item, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo dos bens desincorporados especificao por alienao
e independentes de execuo oramentria: quantidade, descrio, valores por
item, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo de gastos com pessoal especificao da despesa,
valores parciais por ms e total gasto no ano. assinatura da presidente,
tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo das aplicaes financeiras- ms de referncia, cdigo da
receita, nmero da conta bancria, rendimento bruto, imposto de renda, IOF,
outras dedues, rendimento lquido, total do ms, total do ano, assinatura da
presidente, tesoureiro e contador.
Formulrio de informaes sobre operaes meios de captao de recursos,
compromissos nos financeiros assumidos diretamente assinatura da
presidente, tesoureiro e contador.
Quadro de apurao da receita e despesa- especificao dos meses, valores
do saldo anterior e das receitas e despesas oramentrias e extraoramentrias, valores totais por item, assinatura da presidente, tesoureiro e
contador.
Relatrio anual da Comisso de controle interno- fundamentao legal de
atuao da comisso, nome do rgo da prestao de contas, ano de
exerccio, assunto, objeto do relatrio, data e local, assinatura dos membros da
comisso.
Parecer do Conselho Fiscal descrio padro, assinatura da presidente,
tesoureiro e contador, assinatura dos membros do Conselho.
Memorial de restos a pagar especificao da despesa processada e no
processada, total do grupo, total geral, assinatura da presidente, tesoureiro e
contador.
Lei oramentria nmero da lei, data, ano de exerccio da aplicao da lei,
valor total da receita estimada e da despesa fixada, discriminao das receitas
e das despesas, valores totais por item, fundamento legal da autorizao de
abertura de crditos, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.

43

Documentos anexos
Ficha de dados cadastrais, quadro comparativo da receita orada com a
arrecadada, quadro comparativo da despesa autorizada com a despesa
realizada, Balano Oramentrio, balano Financeiro, balano Patrimonial,
balano Patrimonial ,quadro demonstrativo das variaes patrimoniais, quadro
da dvida fundada interna, quadro demonstrativo da dvida flutuante, quadro
demonstrativo da receita e da despesa segundo categorias econmicas,
quadro demonstrativo da despesa por unidade oramentria, quadro
demonstrativo da despesa por rgos e funes,
Quadro demonstrativo dos bens incorporados, quadro demonstrativo dos bens
desincorporados, quadro demonstrativo de gastos com pessoal, quadro
demonstrativo das aplicaes financeiras, Quadro de apurao da receita e
despesa, relatrio anual da Comisso de controle interno, parecer do Conselho
Fiscal, memorial de restos a pagar, lei oramentria
Tramitao
Elaborado em 03 vias, a partir dos dados lanados da receita e servio.
Assinadas pelo responsvel pelo setor de contabilidade e pelo Diretor. 1 via
encaminhada a Cmara para aprovao. 2 via encaminhada ao Tribunal
para fiscalizao das contas. 3 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

44

37. PROCESSO DE APOSENTADORIA

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Pessoal)
Competncia
Nomear, admitir, contratar, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEMAE bem como conceder licena e frias,
nos termos da legislao em vigor e o regulamento que for aprovado. (art. 4,
3, b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento
aposentadoria dos servidores.

da

deciso

conclusiva

dos

pedidos

de

Contedo
Parecer jurdico - Ttulo, matria, justificativa e analise dos fatos, local e data,
assinatura do assessor jurdico.
Certido de contagem de tempo de servio = Nome do servidor e dados de
identificao, perodo em atividade no cargo, local, data, assinatura do chefe de
diviso de pessoal.
Portaria - Nmero da portaria, assunto, local e data, assinatura do prefeito.
Lei Complementar - Nmero da lei, assunto, especificao dos artigos, local e
data, assinatura do prefeito.
Ofcio - Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento,
local e data, texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do
destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Ficha de registro de funcionrio, Ofcio enviado ao presidente do Tribunal de
Contas de Minas Gerais, Portaria de aposentadoria do funcionrio, Parecer
jurdico sobre o processo de aposentadoria, Certido de contagem de tempo de
servio, legislao que fundamenta a anlise do processo.
Tramitao
Elaborado em 02, a partir do requerimento feito pelo interessado. A assessoria
jurdica analisa os documentos apresentados e emite o parecer, que
fundamenta a elaborao e publicao da portaria que aposenta o funcionrio.
1 via arquivada no rgo. 2 via entregue ao Tribunal de Contas para
verificao da contagem de tempo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

45

38. PROCESSO DE CONSTRUO DE POOS ARTESIANOS

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua Potvel e Esgotos sanitrios do municpio. (art. 2, inc. I da LMC n
737/67)
Objetivo da produo
Determinar a construo de poos artesianos.
Contedo
Oramento dos servios Local e data, dados do destinatrio, condies de
pagamento, prazo de validade da proposta, prazo de execuo de servios,
assinatura do representante da empresa.
Relatrio final do poo Cidade, nmero do poo, local da perfurao, latitude,
longitude, cota, data do inicio e do trmino, nome da empresa executora, tipo
da sonda, mtodo, sondador, formao geolgica do terreno, cobertura, rocha,
aqfero, perfurao: medidas (mm), intervalo, profundidade das fendas (m),
revestimento: tubo e filtro, dimenses e quantidade da laje de proteo e do
tubo para realimentar o pr filtro, quantidade total de tubo e do filtro,
especificao do material, posio e investimento do envoltrio do
revestimento, mtodo e tempo do desenvolvimento da perfurao, produto
qumico e quantidade (gr) usada na desinfeco, teste de bombeamento: tipo
do teste, data, equipamento, profundidade e vazo, quilmetros percorridos,
nome do responsvel e data.
Formulrio de perfil de poo profundo cidade, nmero do poo,
caractersticas litolgicas (terreno), caractersticas do poo: data de inicio e
trmino, profundidade, especificao das perfuraes, tubos de revestimentos,
filtros utilizados, entrada de gua, nvel esttico, vazo de teste, nvel dinmico
e observaes, nome do responsvel pela elaborao, visto e data.
Planilha do histrico da perfurao Nmero do poo, opo, data de inicio,
trmino, localidade, empresa executora, sonda, sondador, fiscal, dia, haste:
nmero e complemento, dimetro, tempo de perfurao, profundidade de
fendas, observaes e grfico.
Formulrio de teste de bombeamento Cidade, nmero do poo, dimetro,
profundidade, nvel, esttico, nvel dinmico, vazo, salincia, equipamento de
teste, hora de inicio, tubo de extrao de gua, tubo de injeo de ar,
rebaixamento do nvel da gua: tempo, hora, local n.d (m), vazo, recuperao:
tempo e via (m).
Formulrio de resultados de exames fsicos qumicos distrito, data da
coleta, da entrega e da sada, solicitante, coletor, especificao das chuvas
ocorridas nas ltimas 24 horas, pontos de coleta, nmero, caractersticas ou
unidades especificao dos parmetros, concluses, descrio da temperatura
mxima, diria do ar e dos limites recomendaes para fluoreto de gua,

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legenda, observaes, visto do coordenador do setor e nmero de matrcula,

visto da chefia.
Certificado de anlise bacteriolgica da gua Nmero do lote e do roteiro,
data da coleta e da anlise, cidade e distrito, solicitante, coletor, tempo, dados
em amostra: nmero do item, ponto da coleta, hora, natureza da amostra, cloro
residual, diluio, dados das anlises, tcnica utilizada, observaes, cdigo do
analista, data de leitura, assinatura do responsvel do laboratrio, carimbo e
assinatura do responsvel pelo controle de qualidade analtica, assinatura da
chefia.
Projeto de levantamento planialtimtrico Ttulo do projeto, nome do
proprietrio, responsvel tcnico, escala, cota, rea, data, municpio, nmero,
prancha e desenho grfico.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Laudo tcnico, oramento/ proposta, Caracterstica da bomba, Relatrio final
de poo, Perfil de poo profundo, Histrico de perfurao sonda rotativa,
Teste de bombeamento, Certificado das anlises qumicas e fsicas da gua,
Anlise bacteriolgica da gua.
Tramitao
Elaborado em 01 via, por uma empresa contratada. Fundamenta o processo de
licitao da obra. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

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39. PROCESSO DE LICITAO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Compras)
Competncia
Autorizar a realizao de concorrncias, coleta de preos, ajustes e acordos
para fornecimento de matrias e equipamentos ou execuo de obras e outros
servios, bem como assinar contratos, acordos, ajustes e autorizao
necessrios. (art. 4 , 3, d da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Prestar servios ou vender bens, mveis e imveis aos rgos pblicos.
Contedo
Certido de quitao de dbito federal - Nmero do requerimento, nmero da
certido, nome da empresa, inscrio no CGC ou CPF, quantidade de
inscries ativas, total de valore originrios, total de valores atualizados, local,
data, assinatura e carimbo do procurador da Fazenda Nacional.
Certido de dbito estadual Nmero do protocolo, razo social,
nome,endereo, municpio, estado, CGC / MF, inscrio estadual, CPF,
inscrio de produtor rural, cdigo ativo na economia, finalidade, local, data,
nome do signatrio, cargo, identidade, assinatura, nmero do PTA, nmero da
inscrio da divida ativa, data da inscrio, valor total do crdito tributrio, fase
da cobrana, ressalva, nome e assinatura do responsvel pela informao.
Certido de quitao plena Nmero do processo, nome do contribuinte,
inscrio municipal, CGC, CPF, identidade cadastral, endereo, local, data e
assinatura.
Alterao contratual - Nome e especificao das partes, clusulas contratuais:
da alterao, da ratificao, da consolidao, objeto social, sede e prazo,
denominao, capital social, cesso de quotas, administrao, deliberaes,
assemblias de quotistas, demisso, falecimento e interdies de scios, lucros
e perdas, exame de livros e fiscalizao, dissoluo, da responsabilidade
tcnica, retiradas, foro, disposies gerais, local e data, assinatura das partes.
Certido negativa de dbito - Srie, numero, PCND n, CGC / CEI, dados do
contribuinte, endereo, local e data, assinatura do responsvel.
Certificado de negativa de dbito junto ao FGTS - Nmero do protocolo, prazo
de validade, numero, nome da empresa, endereo, matricula, agencia da caixa,
GC ou CPF, local, data, assinatura do gerente.
Prova de inscrio no CGC - Nmero de inscrio, ativ cnas, prazo de validade,
natureza jurdica, CPF do responsvel, rgo do SRF, nome empresarial: firma,
razo social ou denominao comercial, titulo do estabelecimento (nome de
fantasia), endereo,
Parecer jurdico Fundamentos, local, data, assinatura da assessora jurdica.
Nota de empenho Nmero, ano de exerccio do oramento, tipo, data, ficha,
rgo, unidade, classificao oramentria, elemento da despesa, credor,
endereo, cidade, inscrio estadual.

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Ata da Comisso de Licitao - Local, data, descrio da razo da reunio e

dos tratados, assinatura da secretaria que redigiu a ata e dos participantes da
reunio.
Fundamento Legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
Edital, declarao de recebimento do edital, certido de quitao municipal,
estadual e federal; contrato social ou alterao contratual; certido negativa de
dbito junto ao INSS, certido negativa de dbito junto ao FGTS, prova de
inscrio no CGC, parecer jurdico, ata da Comisso de Licitao, nota de
empenho.
Tramitao
Elaborado em 04 vias, a partir da requisio do setor. feita a pesquisa de
preo no mercado, consulta do saldo oramentrio e o pedido encaminhado a
Assessoria Jurdica para anlise e ao Prefeito para aprovao da abertura do
processo. Existem quatro modalidades: dispensa de licitao, convite, tomada
de preos e concorrncia, cuja opo se fundamenta nos valores estabelecidas
na legislao pertinente. O edital elaborado e encaminhado aos interessados
em participar da licitao. As empresas emitem recibo de recebimento do
edital. No dia acordado comparecem presena da Comisso de licitao, com
o envelope dos documentos. Os envelopes so abertos, os documentos
analisados e escolhida uma empresa vencedora do processo. A ata
lavrada, encaminhada ao prefeito para assinatura e homologao e
Assessoria Jurdica para anlise e redao do parecer. Elaborado um contrato
com a empresa. Encaminhado Contabilidade para elaborao da nota de
empenho, em 03 vias. Assinadas pelo chefe do setor. Juntada ao processo. 1
via arquivada no rgo solicitante. 2 via encaminhada ao tribunal de
Contas para a fiscalizao e aprovao. 3 via encaminhada a Cmara
Municipal, para anlise e aprovao. 4 via arquivada na Contabilidade.
Prazo de arquivamento
Bens imveis e contratao de servios: permanente (revogados e anulados,
eliminar 5 anos aps a deciso)
Bens mveis e materiais de consumo: 5 anos (aps aprovao de contas pelo
Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Bens imveis e contratao de servios: preservar (revogados e anulados,
eliminar)
Bens mveis e materiais de consumo:eliminar.

49

40. PROCESSO DE SINDICNCIA ADMINISTRATIVA

rgo produtor
Assessoria Jurdica
Competncia
Representar o Departamento em juzo ou fora dele, pessoalmente ou por
Delegado expressamente designado. (art. 4, 3, c da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Determinar o cumprimento da deciso conclusiva sobre os fatos que envolvem
a prtica administrativa dos servidores.
Contedo
Capa do Processo - nmero da portaria, indiciado / responsvel, comisso de
sindicncia.
Portaria de nomeao da Comisso - nmero da portaria, assunto, local e data,
assinatura do prefeito.
Laudo de Vistoria - ttulo da matria, objeto da vistoria, nmero da portaria de
nomeao da comisso, nmero do boletim de ocorrncia, endereo do imvel,
descrio da situao, Parecer tcnico ttulo, matria, justificativa e anlise
dos fatos, local e data, concluso, local e data, assinatura dos membros.
assinatura dos membros da comisso.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Portaria de nomeao da comisso, laudo de vistoria, parecer tcnico
conclusivo, fotos do local.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, a partir da ao de indenizao recebida. Nomeada a
Comisso para vistoriar o local e apurar os fatos. Encaminhado ao Diretor para
analise e emisso do parecer conclusivo. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

50

41. PROJETO DE INFRA-ESTRUTURA DE LOTEAMENTOS

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Aprovar e fiscalizar a execuo de projetos de gua e esgotos sanitrios de
novos loteamentos apresentados Prefeitura.(art. 2 , inc. VIII da LMC n
737/67)
Objetivo da produo
Analisar as propostas apresentadas de construo da rede de gua e esgoto
em loteamento urbano.
Contedo
Ttulo do projeto, nome do proprietrio, engenheiro responsvel, data,
municpio da folha, observaes, desenho grfico da planta sem escalas.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, pela empresa contratada. Assinada pelo engenheiro
responsvel.Fundamenta a analise e aprovao do projeto das redes de gua
e esgoto do loteamento. 1 via - recebida da Secretaria de Obras. Arquivada
no rgo. 2 via arquivada na Secretaria de Obras.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

51

42. PROJETO DE INSTALAO DA REDE DE ESGOTO SANITRIO EM

BAIRROS, LOTEAMENTOS E VIAS PBLICAS
rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Aprovar e fiscalizar a execuo de projetos de gua e esgotos sanitrios de
novos loteamentos apresentados a Prefeitura.(art. 2, inc. VII da LMC n
737/67)
Objetivo da produo
Propor a construo do sistema de esgoto no municpio.
Contedo
Ttulo do projeto, municpio, proprietrio, extenso da rea, escala, data, nome
do desenhista, assinatura e nmero de registro no CREA do engenheiro
responsvel, desenho grfico.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Estimativa de custo da obra.
Tramitao
Elaborado em 01 via, pela empresa contratada. Assinado pelo topgrafo.
Entregue aos encarregados para execuo dos servios. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

52

43. PROJETO PADRO PARA LIGAO DE ESGOTO SANITRIO

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Regulamentar e fiscalizar a execuo de instalaes particulares de gua e
esgoto sanitrio.(art. 2, inc. V da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Projetar a ligao de um esgoto sanitrio.
Contedo
Nome da instituio, nome do projeto, nome do engenheiro, data, escala, data,
cotas, croqui explicativo, notas.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo engenheiro responsvel. encaminhada
aos encarregados do servio para execuo do servio. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

53

44. PROJETO PADRO PARA LIGAO DE HIDRMETRO

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Regulamentar e fiscalizar a execuo de instalaes particulares de gua e
esgoto sanitrio.(art. 2, inc. V da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Propor a padronizao da instalao de hidrmetro aos consumidores.
Contedo
Ligao de gua Ttulo do projeto, nome e nmero do registro no CREA do
engenheiro responsvel, data, escala, cotas, desenho grfico e descrio:
detalhe e abertura dos valas, relao de material, esquema geral do padro
para hidrmetro e detalhe da caixa padro.
Ligao de esgoto Ttulo do projeto, nome e nmero de registro no CREA
do engenheiro responsvel, data, escala, cotas, croqui explicativo e notas.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo engenheiro responsvel. Entregue aos
encarregados para execuo dos servios. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

54

45. PROTOCOLO DE LICITAO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Compras)
Competncia
Autorizar a realizao de concorrncia, coleta de preos, ajustes e acordos
para fornecimento de materiais e equipamentos ou execuo de obras e outros
servios bem como assinar contratos, acordos, ajustes e autorizaes
necessrias. (art. 4, 3, letra d da LMC n 737/67).
Objetivo da produo
Comprovar o recebimento dos envelopes entregues pelos participantes da
licitao pblica.
Contedo
Nome da firma, nmero da carta convite, nmero da tomada de preo, data e
hora da abertura, horrio de entrega dos envelopes, tipo do envelope entregue,
data e assinatura.
Fundamento legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, quando so entregue os envelopes. 1 via entregue ao
participante da licitao como comprovante. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente junto ao processo.
Destinao
Preservar.

55

46. PROTOCOLO DE NOTA FISCAL

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Compras)
Competncia
O Demae ter servio completo de Contabilidade de todo o seu movimento
financeiro oramentrio, industrial e patrimonial. (art. 8 da LMC n 737/67).
Objetivo da produo
Comprovar o recebimento da nota fiscal para efeito de pagamento.
Contedo
Nome da firma, nmero da nota fiscal, valor total da nota, data e assinatura do
representante da firma.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue ao fornecedor, que retorna com o
documento, quando for receber o pagamento. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

56

47. QUADRO DE CONTROLE DE FRIAS

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Pessoal)
Competncia
Nomear, admitir, contratar, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEMAE bem como conceder licena e frias
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (art. 4,
3, b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Discriminar a escala de frias dos servidores.
Contedo
Data da atualizao, nmero e nome do empregado, data da admisso, data
do perodo a que tem direito, que foi gozado, em que vence outro perodo,
quantidade de frias vencidas.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir dos dados anotados na ficha do funcionrio.
Encaminhada ao Diretor para conhecimento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
10 anos.
Destinao
Eliminar.

57

48.QUADRO DEMONSTRATIVO DO MOVIMENTO DO NUMERRIO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Contabilidade)
Competncia
O DEMAE ter servio completo de Contabilidade de todo seu movimento
financeiro, oramentrio, industrial e patrimonial organizados segundo a lei
vigente. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Discriminar os valores da receita e da despesa.
Contedo
Movimento de entrada e sada do caixa: valores da receita e despesa
oramentria, retiradas e depsitos bancrios, total, saldo do ms anterior e
previsto para o ms seguinte, soma, bancos: nome, saldo anterior, depsitos,
retiradas, saldo atual, demonstrao dos saldos: numerrio em cofre, total do
saldo da conta em movimento e da conta vinculada, total geral, assinaturas do
tesoureiro, contador e diretor.
Resumo do balancete mensal da receita e despesa especificao, valores
parciais e total descritos por receitas correntes, receitas de capital extraoramentria, saldo do ms anterior: em caixa e em banco, assinaturas do
diretor, tesoureiro e contador.
Balancete da receita ms de exerccio, cdigo, ficha de especificao da
receita, valor arrecadado at o ms estimado, valor arrecadado no ms e por
arrecadar, valor do total arrecadado, valor do total oramentrio, total da receita
extra oramentria, total geral da receita, saldo do ms anterior: em caixa e em
bancos, soma dos saldos, total geral, assinaturas do diretor e contador.
Balancete da despesa ms de exerccio, cdigo, ficha, especificao da
despesa, valor do pagamento at o ms fixado, valor do pagamento no ms e
total de crditos, valor total dos pagamentos e das redues, valor empenhado
a pagar e saldo atual, total oramentrio, valor da despesa extra oramentria,
total geral da despesa, saldo para o ms seguinte: em caixa e em bancos, valor
da soma dos saldos total geral, assinatura do diretor, valor da despesa
corrente, da despesa de capital, e do total da despesa oramentria,
assinaturas do diretor, tesoureiro e contador.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Resumo do balancete mensal receita e despesa, balancete da receita,
balancete da despesa, minuta diria de arrecadao sinttica, resumo geral
da minuta arrecadao analtica, resumo Geral.

58

Tramitao
Elaborado em 03 vias. Mensal. Assinado pelo responsvel pelo Servio de
Contabilidade, tesouraria e diretor geral. 1 via encaminhada a Cmara para
analise e aprovao. 2 via entregue ao Tribunal de Contas do Estado para
analise e aprovao. 3 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

59

49. QUADRO ESTATSTICO DA ESTAO DE TRATAMENTO DE GUA

rgo produtor
Setor de Controle de Qualidade de gua (Estao de Tratamento de gua)
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios.(art.2, inc I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Discriminar os dados do controle da qualidade da gua que abastece o
municpio.
Contedo
Ms e ano de exerccio, populao estimada, nmero de ligaes de gua e
das ligaes de esgoto, consumo mensal de gua, volume mensal de gua
produzidos, de gua faturado, de gua clorado, nmero de poos artesianos
ativos e de poos artesianos reserva, potncia instalada, consumo de energia
eltrica, nmeros de reservatrios, capacidade de reservao, populao
atendida: gua e de esgoto, extenso de rede: de gua, e de tratamento de
esgoto, estaes elevatrias: de gua e de esgoto, estaes de tratamento de
esgoto, local e data.
Fundamento legal
Lei Estadual n 13 317, de 24 de setembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no rgo, em sistema informatizado. Mensal.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

60

50.QUADRO ESTATSTICO DE DBITOS POR CATEGORIA

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e Esgotos. (art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Discriminar os consumidores em dbito com o rgo.
Contedo
Nmero de referncia, data e hora, especificao da categoria, total a receber,
total recebido e saldo em aberto e total geral.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

61

51. QUADRO ESTATSTICO POR CATEGORIA E INSTALAO

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e Esgotos. (art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre as instalaes e respectivas categorias do abastecimento de
gua.
Contedo
Ms, ano de exerccio, especificao das categorias dos tipos de instalaes,
dos setores e da estatstica de ligaes efetuadas por item.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Decreto Municipal n 323, de 08 de fevereiro de 1969.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir dos dados das guias
de pagamento da conta de gua e esgoto.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

62

52. RELAO ANALTICA DE EMPENHO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Compras)
Competncia
O DEMAE ter servio completo de contabilidade de todo seu movimento
financeiro, oramentrio, industrial e patrimonial organizados segundo a lei
vigente. (art. 8 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os empenhos efetuados no perodo.
Contedo
Perodo de exerccio, nmero do empenho, data, nmero da ficha e da conta,
nome do credor, valor empenho, valor da anulao, valor pago, valor a pagar,
total do credor.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir dos dados da nota de empenho. Anual. Arquivado
no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

63

53. RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS (RAIS)

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Compras)
Competncia
Nomear, admitir, contrata, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEMAE bem como conceder licena e frias,
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (Art. 4,
3 b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Prestar informaes solicitadas s entidades vinculadas ao governo federal.
Contedo
Estabelecimento: nmero de inscrio no CGC / CEI, nmero do prefixo, ano
das informaes, nome e razo social da firma, endereo, atividade econmica,
natureza jurdica, data base, total dos vnculos, especificao dos vnculos:
cdigo do PIS / PASEP, nome do empregado, data de nascimento,
nacionalidade, ano de chegada (estrangeiro), instruo, nmero do CPF,
nmero da carteira de trabalho, data de admisso, tempo de admitido, salrio
contratual, nmero do CBO, nmero do vinculo, desligamento, descrio dos
salrios nos meses do ano de exerccio.
Fundamento legal
Decreto Federal n 76900, de 23 de dezembro de 1975.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir dos dados da folha de
pagamento. Contm informaes solicitadas pelas instituies vinculadas ao
Ministrio da Fazenda, Trabalho, Interior, Previdncia e assistncia social.
Encaminhado, em disquete, Caixa Econmica Federal, rgo controlador do
recebimento.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

64

54. RELAO DE CASAS DE BAIRROS E LOTEAMENTOS

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os locais onde foram efetuadas ligaes de gua e de esgoto no
municpio.
Contedo
Nmero do cadastro, nome e endereo do contribuinte, cdigo do setor e
nmero do hidrmetro.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir da relao de proprietrios e endereo de imveis
enviado pelas construtoras para elaborao dos requerimentos de ligao de
hidrmetros. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

65

55. RELAO DE CONSUMIDORES EM DBITO

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os consumidores em dbito com o pagamento de taxas.
Contedo
Cdigo da referncia, ordem de demisso do relatrio pelo sistema, rua,
categoria, situao quanto ao corte, data e hora de emisso e do aumento,
cdigo e nome do consumidor e data da ltima leitura e da leitura atual,
consumo, categoria, tipo, situao, hidrmetro, ocorrncia e construes,
especificadas por meses, total dos itens.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado. Mensal. Fundamenta a
emisso da guia de pagamento da conta de gua e esgoto.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (at alterao)
Destinao
Preservar.

66

56. RELAO DE CONSUMIDORES ISENTOS DO

PAGAMENTO DE TAXA DA GUA E ESGOTO
rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Em caso de relevante interesse social, poder a Prefeitura assumir a
responsabilidade de pagamento de taxas devidas ao Demae correndo as
despesas conta de dotaes oramentrias especificas empenhadas em
favor da autarquia.(art. 10, 2 da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os clientes que so isentos do pagamento de taxa de gua.
Contedo
Nome e endereo, tipo e categoria da instalao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado em sistema informatizado. No existe ningum mais
isento de taxa de gua.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

67

57. RELAO DE CONSUMIDORES NA REFERNCIA ATUAL

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os consumidores dos servios de gua e esgoto do municpio.
Contedo
Cdigo da referncia, ordem de emisso do relatrio pelo sistema quando do
corte, data e hora de emisso do documento, cdigo, nome e endereo do
consumidor, categoria, tipo da situao, data do corte, nmero do hidrmetro,
ocorrncia, data da ltima leitura e da leitura atual, consumo, construes,
dbito anterior, total simples e total com multa.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado em sistema informatizado para agilizar o atendimento
dos consumidores na recepo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado alimentar.
Destinao
Preservar.

68

58. RELAO DE ENDEREOS PARA LEITURA

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os endereos de consumidores para que seja efetuada a leitura de
hidrmetro.
Contedo
Cdigo da referncia, ordem de emisso do relatrio pelo sistema, rua,
categoria, situao quanto ao corte, data e hora de emisso do documento,
cdigo, nome e endereo do consumidor, categoria, tipo, situao, data do
corte, nmero do hidrmetro, ocorrncia, data da ltima leitura e da leitura
atual, consumo, construes, dbito anterior, total simples e total com multa.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado. Impressa uma via para ser
entregue a cada leiturista, para execuo dos servios.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

69

59. RELAO DE FUNCIONRIOS

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de pessoal)
Competncia
Nomear, admitir, contrata, promover, movimentar, elogiar, punir, exonerar,
demitir e dispensar o pessoal do DEMAE bem como conceder licena e frias,
nos termos da legislao em vigor e do regulamento que for aprovado. (Art. 4,
3, b da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os funcionrios ativos e inativos do rgo.
Contedo
Nmero de ordem e nome do funcionrio, data da admisso, cargo, regime
jurdico, endereo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado para controle interno.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (alimentar cadastro)
Destinao
Preservar.

70

60. RELAO DE POOS ARTESIANOS

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do Municpio.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Listar os poos artesianos existentes no municpio.
Contedo
Nome do bairro e nome da rua onde esto localizados.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno.
Prazo de arquivamento
Permanente alimentar.
Destinao
Preservar.

71

61. RELAO DE REQUERIMENTOS ATENDIDOS

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do Municpio.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Controlar o servio de atendimento dos requerimentos atendidos.
Contedo
Ano, nmero dos requerimentos atendidos, servio realizado.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir dos dados dos
requerimentos de servios e do relatrio dos requerimentos de corte de
fornecimento de gua.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

72

62. RELAO DE REQUERIMENTOS DE CORTE NO

FORNECIMENTO DE GUA
rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do Municpio.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre os requerimentos de corte do fornecimento de gua entregues
pelos consumidores.
Contedo
Cdigo, nome do consumidor, endereo, data da solicitao e do corte.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir dos dados dos
requerimentos.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

73

63. RELAO DE RUAS

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre os setores e ruas do municpio para que sejam entregues as
contas de gua e esgoto.
Contedo
Ordem, data e hora de emisso do documento pelo sistema, quantidade geral
de consumidores, cdigo, nome da rua, bairro e nmero de fornecedores.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir dos dados informados
pela Prefeitura. Fundamenta a elaborao do cadastro dos consumidores.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (alimentar cadastro)
Destinao
Preservar.

74

64. RELATRIO (ESTUDO) DE CONCEPO DO PROJETO

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do municpio.(art. 2, inc. I da Lei 37/67)
Objetivo da produo
Informar sobre as diretrizes de elaborao de projetos do sistema de
abastecimento de gua e esgoto.
Contedo
Nome da autarquia, nome do projeto, data, contedo, estudo da populao e
demanda, estudo do potencial hdrico disponvel, sistema existente,
aproveitamento do sistema proposto.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, por uma empresa contratada. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

75

65. RELATRIO (ESTUDO) ECONMICO-FINANCEIRO DO DEMAE

rgo produtor
Diretoria geral
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua Potvel e Esgotos Sanitrios do municpio. (art. 2, inc. I da LMC n
737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre a situao econmico financeira do rgo para o
planejamento do sistema de abastecimento de gua e esgoto.
Contedo
Nome da autarquia, ttulo de projeto, contedo, evoluo do nmero de ligao,
despesas operacionais, planos de investimentos, despesas financeiras, valores
faturveis, fluxo de caixa, quadro por categoria de nmero de ligaes por faixa
de consumo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, por uma empresa contratada. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

76

66. RELATRIO DAS CATEGORIAS

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre as contas de gua e esgoto.
Contedo
Ordem, data e hora da emisso do relatrio pelo sistema, cdigo e descrio
das categorias de consumo, valores em m do consumo mnimo e mximo
especificado por itens.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Decreto Municipal n 323, de 08 de fevereiro de 1969.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir dos dados do
cadastro do consumidor. Fundamenta a emisso da guia de pagamento do
corte de gua e esgoto.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

77

67. RELATRIO DAS OCORRNCIAS DE CONSUMIDORES

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre as ocorrncias registradas pelos consumidores.
Contedo
Ordem,data e hora da emisso do documento pelo sistema, nmero da pgina,
cdigo e descrio do tipo, condio: se afeta consumidor, calcula, ligao e
corte, total e nmero de ocorrncias listadas.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir dos dados do
cadastro do consumidor. Fundamenta a emisso da guia de pagamento do
corte de gua e esgoto.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

78

68. RELATRIO DAS OCORRNCIAS DE LEITURAS

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Lanar, fiscalizar e arrecadar tarifas, taxas e preos pblicos dos servios de
gua e esgoto.(art. 2, inc. II da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre as ocorrncias registradas pelos leituristas dos hidrmetros.
Contedo
Ordem, data e hora da emisso do documento pelo sistema, cdigo, descrio
e total de ocorrncias.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, a partir ocorrncias
registradas pelos leituristas. Fundamenta a emisso da guia de pagamento do
corte de gua e esgoto.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

79

69. RELATRIO DE HIDRMETROS INSTALADOS

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Regulamentar e fiscalizar a execuo de instalaes particulares de gua e
esgoto sanitrio.(art. 2, inc. V da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre os servios de instalao de hidrmetro no perodo.
Contedo
Ano de exerccio, setor, nmero do hidrmetro, quantidade sem hidrmetro,
esgoto, total de consumidores, total sem hidrmetro, total em ligao de
esgoto, total geral.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado a partir dos dados do relatrio de emisso de contas e arquivado no
sistema informatizado. Mensal.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

80

70. RELATRIO DE LIGAO DE GUA POR CATEGORIA

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Regulamentar e fiscalizar a execuo de instalaes particulares de gua.(art.
2, inc. V da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre os servios de ligaes de gua por categoria no perodo.
Contedo
Ms e ano de referncia, especificao da categoria, do tipo de instalao e
dos setores, nmeros parciais e totais de ligaes por item.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado e arquivado no sistema informatizado, para controle interno.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

81

71. RELATRIO TCNICO DO SISTEMA DE ABASTECIMENTO DE GUA

rgo produtor
Setor de Controle de Qualidade de gua
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do Municpio.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Estudar o sistema de abastecimento de gua.
Contedo
Dados do destinatrio, introduo, descrio da situao administrativa e
financeira do rgo, das condies tcnicas do sistema de abastecimento de
gua e coleta de esgoto, concluses, recomendaes, data e local, assinatura
do autor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, por uma empresa contratada. Assinada pelo engenheiro
responsvel. Encaminhada ao gabinete do Prefeito para analise. Fundamenta a
elaborao de projetos para o sistema de abastecimento de gua.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

82

72. REQUERIMENTO DE CORTE DO FORNECIMENTO DE GUA

rgo produtor
Setor de Processamento de Dados (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do Municpio.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Solicitar o corte no fornecimento de gua.
Contedo
Nome do consumidor, endereo, nmero do hidrmetro, justificativa do pedido,
local, data, assinatura do consumidor, observaes, data do corte e assinatura
do funcionrio.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinado pelo consumidor. Fundamenta a elaborao
do Relatrio de requerimentos para corte no fornecimento de gua. 1 via encaminhado ao funcionrio para executar o servio. 2 via entregue ao
interessado. 3 via arquivada no rgo no bloco.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps execuo)
Destinao
Eliminar.

83

73. REQUERIMENTO DE EXECUO DE SERVIO

rgo produtor
Setor de Obras
Competncia
Planejar, executar, remodelar, ampliar e explorar diretamente os servios de
gua potvel e esgotos sanitrios do Municpio.(art. 2, inc. I da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Solicitar autorizao e/ou realizao de servio ao rgo.
Contedo
Nmero do requerimento, nome do diretor do rgo, especificao do servio a
ser autorizado: ligao de gua, transferncia de ligao de gua, ligao de
esgoto, transferncia de ligao de esgoto, religao de rede de gua,
instalao do hidrmetro, extenso prolongamento rede de gua, extenso
prolongamento rede de esgoto e outros, local onde o servio deve ser
executado, local data, assinatura do requerente, (para uso exclusivo do rgo)
data do cadastro, cdigo da rua, nmero do hidrmetro, tipo, categoria e
observaes.
Fundamento legal
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
O consumidor preenche e assina o requerimento e paga a taxa. Encaminhado
ao responsvel pela execuo do servio. Fundamenta a elaborao do
relatrio estatstico. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps execuo)
Destinao
Eliminar.

84

74. REQUISIO DE ABASTECIMENTO DE COMBUSTVEL

rgo produtor
Setor de Administrao
Competncia
Realizar operaes financeiras para obteno de recursos que se fizerem
necessrios execuo de obras. (art. 2, IV da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Solicitao de autorizao para fornecimento de combustvel.
Contedo
Nome do posto de gasolina, rua, tipo do veculo, placa, quilometragem,
motorista, especificao do pedido, local e data, observaes e assinatura do
responsvel do controle.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue ao funcionrio para abastecer o
veculo. 2 via arquivada no rgo para prestao de contas.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

85

75. REQUISIO DE MATERIAL E/OU SERVIO

rgo produtor
Setor de Administrao (Servio de Emisso de Contas)
Competncia
Autorizar a realizao de concorrncia, coleta de preos, ajuste e acordos para
fornecimento de materiais e equipamentos de execuo de obras e outros
servios bem como assinar contratos, acordos, ajustes e autorizaes
necessrias. (art. 4, 3, d da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Solicitar autorizao para compra de materiais e/ou contratao de servios.
Contedo
Data da requisio, destinao do material, descrio do material requisitado,
cdigo de cada item, quantidade, unidade, valor despendido, assinatura do
requisitante e do responsvel.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada ao Estabelecimento onde ser
efetuada a compra. Retorna junto com a nota fiscal. 2 via encaminhada ao
Servio de Contabilidade para efetuar o pagamento. Arquivada no rgo, no
bloco.
Prazo de arquivamento
02 anos (aps execuo)
Destinao
Eliminar.

86

76. TABELA DE PREOS DE SERVIOS

rgo produtor
Diretoria Geral
Competncia
Promover a reviso de tarifas, taxas e preos pblicos de gua e esgotos
sanitrios, sempre que o custo da explorao exigir e desde que aprovada pelo
Conselho Municipal de gua e Esgoto. (art. 4, 3, g da LMC n 737/67)
Objetivo da produo
Informar sobre o preo dos servios executados pelo rgo.
Contedo
Ordem e tipo do relatrio, cdigo da referncia, data e hora de emisso do
documento pelo sistema, nmero da referncia, categoria, hidrmetro, esgoto e
valores em m do consumo mnimo e mximo especificados por referncia.
Fundamento legal
Ata da Reunio do Conselho Municipal de gua e Esgoto, de 06 de outubro de
1968.
Decreto Municipal n 317, de 02 de janeiro de 1968.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhado ao Gabinete do Prefeito Municipal para
analise e aprovao. Retorna e encaminhado ao Servio de Emisso de
Contas. Fundamenta a elaborao da guia de pagamento da coleta de gua e
esgoto. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

87

Tabela de Equivalncia dos tipos documentais

Departamento Municipal de gua e Esgoto (DEMAE)

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da tipologia

documental

Aes Judiciais

Aes judiciais sobre atividade fim do rgo

Anteprojeto e estimativa de custo para

construo de rede de esgoto sanitrio
em determinados bairros

Anteprojeto e estimativa de custo para

construo de rede de esgoto sanitrio (SO)

Aviso de dbito

Aviso de dbito

Boletim dirio de arrecadao

Dirio de arrecadao (minuta)

Bolsa de informaes sobre tarifas de

gua e esgoto

Tabela de preos de servios

Cadastro de consumidores

Cadastro de consumidores

Cadastro do sistema de abastecimento de gua

Cadastro do sistema de abastecimento
de gua ou sede do municpio de Campo do municpio (SPD-SEC)
Belo
Cadastro do sistema de esgoto sanitrio

Cadastro do sistema de esgoto sanitrio (SPD)

Carto de ponto dos funcionrios

Carto de ponto

Certido negativa de dbito (modelo)

Certido negativa de dbito

88

Certificado de anlise fsicas e qumicas Certificado de anlise fsica e qumica da gua

da gua
Comunicado de mudana de lugar de
hidrmetro

Comunicado para regularizao da instalao do

hidrmetro

Conta de gua e esgoto

Guia de pagamento de taxa de gua e

esgoto

Contestao e impugnao

Contestao e impugnao (AJ)

Contrato para execuo de um servio

Contrato de prestao de servio

Controle de frias

Quadro de controle de frias

Declarao que funcionrio foi admitido

Declarao de admisso de funcionrio

Declarao da Prefeitura

Declarao de aprovao da ligao do padro

Demonstrativo do movimento de
numerrio

Quadro demonstrativo
numerrio

Diagnstico do Demae

Diagnstico do Demae (SCQA)

Dirio analtico (anual)

Dirio geral da contabilidade (analtico)

Estatstica da estao de gua (mensal)

Quadro estatstico da Estao de Tratamento de

gua

Estatstica de dbitos por categoria

Quadro estatstico de dbitos por categoria

de

movimento

89

do

Estatstica do sistema de abastecimento Estatstica do sistema de

abastecimento de gua (SCQA)
e coleta de gua
(estudo)

coleta

Estudo econmico financeiro

Relatrio
DEMAE

econmico-financeiro

Estudo preliminar de concepo

Relatrio (estudo) de concepo do projeto

Extrato de conta corrente

Extrato de conta corrente

Extrato do consumidor

Extrato do consumidor (SPD-SEC)

Ficha de controle de quilometragem

diria

Ficha de controle de quilometragem diria

Ficha de controle de veculos (mensal)

Ficha de controle de veculo

Controle dirio da ETA (Estao de

tratamento da gua)

Ficha de controle
Tratamento da gua

Ficha de controle PIS/PASEP

Ficha de controle do PIS/PASEP

Ficha de funcionrio

Ficha de registro de funcionrio

Ficha de parcelamento de dbito

Ficha de parcelamento de dbito

Folha de pagamento

Folha de pagamento

Folha de reclamao

Folha de reclamao de servios

Laudo da comisso

Laudo de vistoria tcnica da comisso

Laudo de anlise da gua

Laudo de anlise bacteriolgica da gua

Laudo de anlise de gua e solo (rios)

Laudo de anlise da gua e solo (rios)

dirio

da

Estao

90

do

de

Mapa de Campo Belo- rede de gua e

esgoto

Mapa da rede de gua e esgoto

Mapa de requerimento atendido

Mapa de requerimentos atendidos (anual)

Minuta diria de arrecadao

Nota de empenho

Nota de empenho

Notificao para corte de gua

Notificao para corte de fornecimento de gua

Notificao para colocao de hidrmetro Notificao para instalao de hidrmetro

Ocorrncia de leitura de hidrmetro

Folha de ocorrncia de leitura de hidrmetro

Oramento

Oramento - programa

Parecer jurdico: manifestao de

inconformismo em valores atribudos a
taxa em razo de esgotos.

Parecer jurdico sobre atos da atividade meio

e/ou atividade fim

Parecer jurdico: inadimplncia de taxa

de gua em face de imvel locado.
Pedido de abastecimento de combustvel Requisio de abastecimento de combustvel
Planilha de leitura

Planilha de leitura de hidrmetro

Planta de situao da rede de gua e Planta de situao da rede de gua e esgoto

esgoto

91

Levantamento planialtimtrico

Levantamento planialtimtrico

Prestao geral de contas

Prestao geral de contas

Procedimento para captao e recalque Procedimento para captao e recalque de gua

para abastecimento da cidade (SO)
de gua para abastecimento da cidade
Pasta de aposentadoria

Processo de aposentadoria

Processo de construo de poos

artesianos

Processo de construo de poos artesianos

Processo de licitao

Processo de licitao

Processo de sindicncia

Processo de sindicncia administrativa

Projeto arquitetnico e estrutural de

reservatrio semi enterrado

Projeto arquitetnico e estrutural de reservatrio

semi enterrado

Projeto da Estao de Tratamento de

Esgoto

Projeto da ETA - Estao de Tratamento de

Esgoto (loteamentos)

Projeto Somma

Projeto de drenagem de gua pluvial (vias

pblicas e loteamentos)

Projeto de implantao de gua e esgoto Projeto de implantao da rede de gua e esgoto

(particular)
(particular)
Projeto de infra-estrutura de loteamento

Projeto de infra-estrutura de loteamentos

Drenagem da gua pluvial

Projeto de instalao da rede de abastecimento

de gua (loteamentos)

92

Projeto de instalao da rede de esgoto sanitrio

em bairros, loteamentos e vias pblicas

Projeto de implantao da rede de

esgoto de bairros
Projeto
de
distribuio

um

reservatrio

de Projeto do reservatrio de distribuio de gua

Projeto padro para ligao de

hidrmetro

Projeto padro para ligao de hidrmetro

Projeto padro para ligao de esgoto

sanitrio

Projeto padro para ligao de esgoto sanitrio

Protocolo de licitao

Protocolo de licitao

Protocolo de nota fiscal

Protocolo de nota fiscal

Relao analtica de empenho

Relao analtica de empenho

Relao anual de informaes sociais Relao anual de informaes sociais (RAIS)

(RAIS)
Relao de casas populares dos bairros

Relao de casas de bairros e loteamentos

Relao dos consumidores em dbito

Relao de consumidores em dbito

Relao de consumidores na referncia Relao de consumidores na referncia atual

atual
Relao dos endereos

Relao de endereos para leitura

Relao dos funcionrios do DEMAE

Relao de funcionrios

93

Relao dos poos artesianos do

DEMAE

Relao de poos artesianos

Relatrio das tabelas

Relatrio das tabelas de preos de servios

Relatrio das categorias

Relatrio das categorias

Relatrio das ocorrncias de

consumidores

Relatrio das ocorrncias de consumidores

Relatrio de ocorrncias de leituras

Relatrio das ocorrncias de leituras

Relatrio de emisso de contas

Relatrio de emisso de contas (SPD-SEC)

Relatrio de hidrmetros instalados

Relatrio de hidrmetros instalados

Relatrio de ligao de gua por

categoria

Relatrio de ligao de gua por categoria

Relatrio de ruas

Relao de ruas

Relatrio dos requerimentos feitos para o Relao dos requerimentos

fornecimento de gua
corte de fornecimento de gua

de

corte

no

Relatrio estatstico por categoria e Quadro estatstico por categoria e instalao

instalao
Sistema de abastecimento de gua
relatrio tcnico

Relatrio tcnico do sistema de abastecimento

de gua

Requerimento de corte do fornecimento Requerimento de corte do fornecimento de gua

de gua

94

Requerimento de servio

Requerimento de execuo de servio

Requisio de material / servio

Requisio de material e/ou servio

Resumo
anual
atendidos

de

requerimentos Relao de requerimentos atendidos

95

GABINETE DO PREFEITO E ASSESSORIAS

ndice dos tipos documentais

Gabinete do Prefeito e Assessorias

1. Abaixo assinado recebido de muncipes (GPMA.SSG.01)

2. Agenda de compromissos do prefeito municipal (GPMA.SSG.02)
3. Carta recebida de muncipe (GPMA.SSG.03)
4. Convite emitido e/ou recebido de rgos pblicos e entidades privadas
(GPMA. SSG.04)
5. Folha de recorte de notcia de jornal (clip) (GPMA.SSG.05)
6. Indicao repassada pela Cmara Municipal sobre atividade meio e/ou
atividade fim (GPMA.AAAI.06)
7. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos pblicos,
de entidades privadas e de pessoas fsicas (GPMA. SSG.07)
8. Parecer jurdico sobre atos da atividade meio e/ou atividade fim
(GPMA.AJ.08)
9. Processo administrativo disciplinar (GPMA.AJ.09)
10. Processo contencioso sobre atividade meio e/ou atividade fim
(GPMA.AJ.10)
11. Relatrio de viagem (GPMA. SSG.11)
12. Requisio de compras (GPMA. SSG.12)

1. ABAIXO ASSINADO RECEBIDO DE MUNICPES

rgo Produtor
Setor dos Servios de Gabinete
Competncia
Exercer o controle geral de pedidos do pblico. (art.11, inc III, letra f da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Requerer a solicitao coletiva de servios.
Contedo
Nome e qualificao dos signatrios e destinatrio, descrio do motivo da
solicitao, local e data, assinaturas.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhada ao rgo competente para anlise e
atendimento. Arquivado no rgo.
Prazo de Arquivamento
Permanente valor histrico.
Destinao
Preservar.

2. AGENDA DE COMPROMISSOS DO PREFEITO MUNICIPAL

rgo Produtor
Setor dos servios de Gabinete
Competncia
Controlar agenda diria, semanal e anual. (art. 11, inc.II, letra c da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Registrar os compromissos do prefeito municipal.
Contedo
Ttulo, data, horrio e respectivos assuntos.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de Arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

3. CARTA RECEBIDA DE MUNCIPE

rgo Produtor
Setor dos Servios de Gabinete
Competncia
Cuidar da redao e correspondncia sobre assuntos particulares e relaes
pblicas do Prefeito. (art.11, inc.II, letra i da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar os assuntos particulares dos muncipes.
Contedo
Local e data, dados do destinatrio, texto expondo o objetivo, fecho de cortesia,
assinatura do emissor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Recebida em 01 via. Arquivada no rgo.
Prazo de Arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

4. CONVITE RECEBIDO E/OU EMITIDO DE RGOS PBLICOS E

ENTIDADES PRIVADAS
rgo Produtor
Setor dos Servios de Gabinete
Competncia
Preparar solenidade, expedir convites e adotar providencias necessria ao
cumprimento dos programas. (art.11, inc.II, letra m da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a presena em algum lugar ou a um ato da administrao pblica.
Contedo
Assunto, local e data, assinatura do prefeito municipal, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Recebido em 01 via. Emitido: impresso em vrias vias. Encaminhados aos
destinatrios. Modelo e/ou original arquivado no rgo.
Prazo de Arquivamento
Recebido: 06 anos.
Emitido: Permanente.
Destinao
Recebido:Eliminar.
Emitido: Preservar.

5. FOLHA DE RECORTE DE NOTICIA DE JORNAL (CLIP)

rgo Produtor
Setor dos Servios de Gabinete
Competncia
Selecionar e arquivar recortes de jornais relacionados com a Prefeitura. (art.11,
inc. II, letra n da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Selecionar e colecionar artigos e ilustraes recolhidas da imprensa peridica
relativa a assuntos de interesse da administrao pblica.
Contedo
Titulo da matria, assunto, local e data, nome do peridico, caderno e folha.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Os peridicos so lidos diariamente e as matrias de interesse so
selecionadas, recortadas e montadas em folhas avulsas. Arquivadas em
pastas, no rgo.
Prazo de Arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

6. INDICAO REPASSADA PELA CMARA MUNICIPAL SOBRE

ATIVIDADE MEIO E/OU ATIVIDADE FIM
rgo Produtor
Assessoria de Assuntos Administrativos e Institucionais
Competncia
Promover o atendimento direto ao pblico, com encaminhamento de soluo
dentro da alada e competncia estabelecida.(art. 7, inc. Ida LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Propor a soluo de questes que afetam os muncipes.
Contedo
Nome da entidade, nmero da indicao, nome do destinatrio, assunto, local,
data, assinatura do remetente.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias pelos vereadores. 1 via arquivada na Cmara
Municipal. 2 via encaminhada ao rgo para providncias sobre a questo
apresentada.
Prazo de Arquivamento
06 anos.
Destinao
Eliminar.

7. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo produtor
Setor dos Servios de Gabinete
Competncia
Preparar correspondncia do Prefeito a ser por ele assinado e a matria
destinada divulgao. (art. 11, inc. II, letra o da LMC n29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

8. PARECER JURIDICO SOBRE ATOS DA ATIVIDADE MEIO E/OU FIM

rgo Produtor
Assessoria Jurdica
Competncia
Prestar assistncia jurdica ao Prefeito e, por determinao deste, aos demais
rgos da Administrao direta e indireta. (art. 10, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Emitir opinio sobre a legalidade e a legitimidade do pedido.
Contedo
Ttulo, matria, justificativa e analise dos fatos, local e data, assinatura do
assessor jurdico.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pela assessora jurdica. 1 via Encaminhada
parte interessada. 2 via Arquivada no rgo.
Prazo de Arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

10

9. PROCESSO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR

rgo Produtor
Assessoria Jurdica
Competncia
Controlar as atividades do setor: Aes Judiciais, Processos Disciplinares,
Desapropriaes, Doaes, Loteamentos, Cobranas, Perturbaes da Ordem
Publica. (art. 10, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Apurar as irregularidades cometidas pelo servidor pblico.
Contedo
Capa do processo nmero da portaria de instaurao da Comisso de
Sindicncia, nome do indiciado, presidente, secretrio e membro da Comisso
de Sindicncia.
Oficio emitido ao prefeito, sugerindo e orientando a instaurao do
procedimento local e data, destinatrio, assunto especificando as fases do
procedimento, assinatura da assessoria jurdica.
Termo de compromisso de responsabilidade funcional especificao da
funo de secretrio, nmero e data de publicao da portaria de instaurao
da Comisso de Sindicncia, registro do compromisso de sigilo, local e data,
assinatura do secretrio.
Ata de instalao da Comisso de Sindicncia data e local da reunio,
portaria de instaurao da Comisso de Sindicncia, justificativa do
procedimento, nome do servidor, local e data, assinaturas do presidente,
secretrio e membro da Comisso de Sindicncia.
Portaria de designao do cargo de secretrio nome do servidor designado,
especificao e funes do cargo, local e data, assinatura do presidente.
Notificao para prestar depoimento local e data, nome do servidor, portaria
de instaurao da Comisso de Sindicncia, descrio da irregularidade
cometida, comunicado de instaurao do procedimento e fundamento legal,
local onde se encontra disponvel o processo, local e horrio de
comparecimento, assinatura do presidente e do servidor, ciente do
recebimento.
Termo de juntada de documentos dia e ms, nmero da portaria de
designao do cargo de secretrio, justificativa da funo, especificao dos
documentos juntados ao processo, local e data, assinatura do secretrio.
Depoimento do servidor e de testemunhas nome e qualificao do depoente,
data e local do depoimento, nmero da portaria de instaurao da Comisso de
Sindicncia, descrio dos fatos relatados, assinatura do depoente.
Termo de advertncia fundamento legal, nmero da portaria de instaurao
da Comisso de Sindicncia, descrio da irregularidade cometida pelo
servidor, objeto da resoluo, nome do servidor advertido, local e data,
assinatura do prefeito municipal.

11

Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 04, de 03 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No informado.
Tramitao
Elaborado em 01 via por uma Comisso designada. Arquivado no rgo.
Prazo de Arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

12

10. PROCESSO CONTENCIOSO SOBRE ATIVIDADE MEIO E/OU

ATIVIDADE FIM
rgo Produtor
Assessoria Jurdica
Competncia
Controlar as atividades do setor: Aes Judiciais, Processos Disciplinares,
Desapropriaes, Doaes, Loteamentos, Cobranas, Perturbaes da Ordem
Publica. (art. 10, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Propor ao de indenizao.
Contedo
Termo de resumo de pedido verbal nmero da vara, nmero do processo,
data, qualificao do autor e nome do advogado, endereo, qualificao do
ru, endereo para citao e intimao, sntese do pedido, valor do pedido,
data e hora da audincia, declarao de cincia da citao, assinatura do
autor, nome legvel e assinatura do serventurio.
Termo de audincia comarca e vara, nmero do processo, ao, nome do
requerente, requerido,sntese da audincia, assinaturas do juiz de direito,
conciliador, requerente, requerido ou seu procurador legal e da procuradora.
Contestao e impugnao nome do destinatrio, qualificao das partes,
descrio da preliminar, mrito da questo, local, data, assinatura do
advogado.
Fundamento legal
Lei Federal n 9099, de 26 de setembro de 1995.
Cdigo de Processo Civil
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborada em 02 vias. 1 via encaminhada ao frum para integrar o
processo. 2 via arquivada no rgo para acompanhamento do processo.
Prazo de Arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

13

11. RELATRIO DE VIAGEM

rgo Produtor
Setor dos Servios de Gabinete
Competncia
Prestar apoio a viagens do Prefeito. (art. 11, inc. III, letra c da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre os objetivos e despesas em viagens de servio.
Contedo
Nome do servidor, cargo, data, descrio e objetivo da viagem, visto do
secretrio e recibo de pagamento.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo Prefeito. Encaminhadas a Diviso de
Contabilidade para ser efetuado o empenho. Retorna para assinatura do
prefeito. Encaminhado Tesouraria para ser efetuado o pagamento. Retorna
contabilidade. Arquivado no rgo.
Prazo de Arquivamento
5 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

14

12. REQUISIO DE COMPRAS

rgo Produtor
Setor de Servios de Gabinete
Competncia
Administrar os servios de cantina do Gabinete. (art. 11, inc III, letra o da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar autorizao para compra de materiais e / ou contratao de servios.
Contedo
Data da requisio, destinao do material, descrio do material requisitado,
cdigo de cada item, quantidade, unidade, valor despendido, assinatura do
requisitante e do responsvel.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada ao Estabelecimento onde ser
efetuada a compra. Retorna junto com a nota fiscal. 2 via encaminhada ao
Servio de contabilidade para efetuar o pagamento. Arquivada no rgo, no
bloco.
Prazo de Arquivamento
06 anos (2 via)
Destinao
Eliminar.

15

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Gabinete do Prefeito e Assessorias

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Abaixo assinado (GP)

Abaixo assinado recebido de muncipes

Abaixo-assinado (AAAI)
Agenda do Prefeito (GP)

Agenda de compromissos do prefeito

municipal

Carta de muncipe (GP)

Carta recebida de muncipe

Convites (GP)

Convite emitido e/ou recebido de

rgos pblicos, de entidades privadas
e de pessoas fsicas

Indicao (AAAI)

Indicao repassada pela Cmara

Municipal sobre atividade meio e/ou
atividade fim

Ofcio (AAAI)
Ofcio (AJ)

Ofcio emitido e recebido de rgos

internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas

Ofcio (GP)
Parecer (AJ)

Parecer jurdico sobre atos da atividade

meio e/ou atividade fim

Pedido para Departamento de

Compras (GP)

Requisio de compras

Processo administrativo disciplinar

(AJ)

Processo administrativo disciplinar

16

Processo contencioso (ao de

indenizao) (AJ)

Processo contencioso sobre atividade

meio e/ou atividade fim

Recortes de jornal (GP)

Folha de recorte de notcia de jornal

Relatrio de viagem (GP)

Relatrio de viagem

17

FUNDAES MUNICIPAIS

ndice dos tipos documentais

Fundaes Municipais

1. Convnio de concesso de recursos (FM.FE-CB.01)

2. Dossi de eleies de membros do Conselho e Presidncia
(FM.FMAP-CB.02)
3. Dossi de material de divulgao das atividades (FM.03)
4. Ficha de descrio de documento do Poder Judicirio (FM.FMAPCB.04)
5. Ficha de descrio de fotografia (FM.FMAP-CB.05)
6. Ficha de descrio de pea museolgica (FM.FMAP-CB.06)
7. Ficha de descrio de peridicos da hemeroteca (FM.FMAP-CB.07)
8. Inventrio de fundos arquivstico (FM.FMAP-CB.08)
9. Livro de ata de reunies (FM.FE-CB.09)
10. Livro de ata de reunies administrativas (FM.FMAP-CB.10)
11. Livro de ata de reunies da Associao de Amigos (FM.FMAPCB.11)
12. Livro de ata de reunies do Conselho Fiscal (FM.FMAP-CB.12)
13. Livro de cadastro de membros da Associao de Amigos (FM.FMAPCB.13)
14. Livro de registro de assinatura de consulentes (FM.FMAP-CB.14)
15. Livro de registro de presena em exposies (FM. FMAP-CB.15)
16. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos
pblicos, de entidades privadas e de pessoas fsicas (FM.16)
17. Plano de atividades (FM.FMAP-CB.17)
18. Processo de prestao de contas (FM.FMAP-CB.18)
19. Quadro estatstico de visitantes (FM.FMAP-CB.19)
20. Relatrio geral de atividades (FM.20)
21. Termo de responsabilidade pelo uso de informaes (FM.FMAPCB.21)

1. CONVNIO DE CONCESSO DE RECURSOS

rgo Produtor
Fundao Educacional de Campo Belo
Competncia
A Fundao embora instituida pelo Poder Pblico Municipal, ser tambm
mantida por entidades de direito privado, sendo seus cursos gratuitos para
quantos que demonstrando efetivo aproveitamento, provarem faltas ou
insuficincia de recursos. por (art. 4, Lei 966/78)
Objetivo da produo
Firmar acordo com a entidade financiadora para instituir cursos de extenso
universitria no municpio.
Contedo
Termo de convnio - ttulo, nmero do convnio, descrio das clausulas
contratuais e dos termos dos convnios.
Termo de responsabilidade - titulo, descrio das partes contratantes,
obrigaes da Secretaria de Assistncia Social e do municpio.
Plano de trabalho - dados cadastrais, da entidade proponente e dos participes,
descrio do servio: identificao do projeto, perodo de execuo e
justificativa da proposio.
Relatrio de atendimento - nmero do convnio, nome do executor, nmero da
folha, descrio da ao, tipo de atendimento, ms e ano, valores parciais e
total, local e data, assinatura do presidente e coordenadora da entidade, visto
da Secretaria Municipal de Assistncia Social.
Plano de monitoramento e avaliao - nome da entidade responsvel pelo
gerenciamento, entidade executora, parceiros, descrio dos recursos fsicos e
financeiros.
Fundamento legal
Lei Municipal n 1621, de 16 de julho de 1993.
Lei Municipal n 1734, de 25 de agosto de 1994.
Documentos anexos
Escritura pblica
Tramitao
ELaborado em 03 vias. Assinadas pelo presidente da Fundao, prefeito
municipal, reitor da universidade e 02 testemunhas. 1 via - arquivada no
rgo. 2 via encaminhada universidade para arquivamento. 3 via
encaminhada ao gabinete do prefeito, para arquivamento.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
3

2. DOSSI DE ELEIES DE MEMBROS DO

CONSELHO E PRESIDNCIA
rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
O Conselho Fiscal ser composto de trs membros, eleitos em Assemblia
Geral, com atribuio de emitir parecer sobre a prestao de contas, balanos
e outros documentos correlatos. (art. 10 da LM n 2002/97)
Objetivo da produo
Escolher os membros dos Conselhos.
Contedo
Edital de convocao para eleio nome do rgo, Fundamento legal, da
convocao e publicidade do ato, data de realizao da eleio, hora de incio
e trmino, local de realizao da eleio, local e data, assinatura do presidente.
Ofcio de convocao para reunio ttulo abreviado, sigla do rgo expedido
e nmero do documento, local e data, texto da convocao, assinatura do
presidente da Fundao e dados do destinatrio.
Lista de presena dos votantes data e especificao do processo da eleio,
perodo do mandato, descrio dos votantes e espao para assinatura de
presena.
Recibo de emprstimo de materiais nome do cartrio e da zona eleitoral,
descrio dos materiais emprestados para a eleio, especificao da eleio,
data da realizao, compromisso e data da devoluo, local e data, assinatura
do presidente.
Ofcio de solicitao de emprstimo de materiais- ttulo abreviado, sigla do
rgo expedido e nmero do documento, local e data, pedido do emprstimo
de materiais para realizao do processo eleitoral, assinatura do presidente da
Fundao e dados do destinatrio.
Cdula de votao especificao da eleio, e nome dos candidatos aos
postos eletivos.
Fundamento legal
Lei 2002, de 23 de dezembro de 1997.
Documentos anexos
Edital de convocao para eleio, ofcio de convocao para reunio, lista de
presena dos votantes, ofcio de solicitao de emprstimo de materiais
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Arquivadas no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
4

3. DOSSI DE MATERIAL DE DIVULGAO DAS ATIVIDADES

rgo produtor
Todas as Fundaes Municipais
Competncia
a Fundao um rgo deliberativo, normativo, consultivo, fiscalizador e
controlador das polticas de proteo, conservao e acessamento do
patrimnio museolgico e arquivstico do Municpio de Campo Belo, (art. 1,
3 da LM 2002/97)
A Fundao ter por objetivo criar e manter, na conformidade da legislao
federal e normas fixadas pelos Conselhos Federal e Estadual de Educao, e
sem fins lucrativos, escolas,institutos, faculdades e cursos de nvel superior, de
acordo com o esquema de prioridades a ser elaborado pelo Conselho Curador.
(art. 3 da LM n 966/78)
Objetivo da produo
Divulgar as atividades realizadas pelo rgo.
Contedo
Documentos de divulgao dos atos, atividades ou campanhas desenvolvidas
pelo rgo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Folhetos, cartazes e vdeos institucionais.
Tramitao
Elaborado em vrias vias e/ou cpias, por empresa contatada. Distribudo no
municpio e/ou a entidades de interesse. Modelo arquivado no rgo,
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

4. FICHA DE DESCRIO DE DOCUMENTO DO PODER JUDICIRIO

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Garantir plenamente o acesso s informaes contidas nos documentos
permanentes, sob sua guarda. (art. 4, inc I. da LM n 2002/97)
Objetivo da produo
Descrever as peas documentais que integram o fundo do Poder Judicirio aos
mtodos do arquivo.
Contedo
Juzo, notao, srie, grupo, nome do autor, ru, data da autuao, nmero do
processo, nmero de folhas, observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

5. FICHA DE DESCRIO DE FOTOGRAFIA

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Garantir plenamente o acesso s informaes contidas nos documentos
permanentes, sob sua guarda. (art. 4, inc I. da LM n 2002/97)
Objetivo da produo
Descrever as peas documentais que integram a coleo de fotografias sob
custdia do arquivo.
Contedo
Assunto, nmero da foto, autor e local, titulo, data da foto, material
dimenses, descrio, nmero de classificao.

Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 1 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

6. FICHA DE DESCRIO DE PEA MUSEOLGICA

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
a Fundao um rgo deliberativo, normativo, consultivo, fiscalizador e
controlador das polticas de proteo, conservao e acessamento do
patrimnio museolgico e arquivstico do Municpio de Campo Belo. (art. 3,
da LM. 2002/97)
Objetivo da produo
Realizar o levantamento do acervo e objetos do museu.
Contedo
Numero do registro, classe e sub classe, acervo, proprietrio, procedncia, tipo
e data da aquisio, designao, natureza, poca, material e tcnica, autoria,
coleo, nmero do tombo, nmero do inventrio anterior, origem, data de
registro, estado de conservao, dimenses, proteo legal: federal, estadual,
municipal, nmero do filme, do negativo, da fita, marcas e inscries, dados
histricos, descries,, especificao do estado de conservao, restauraes,
nome do restaurador e data, caractersticas tcnicas, estilo, iconografia,
histrico de exposies e de publicaes, referncias bibliogrficas e
arquivsticas, localizao da pea, data da reviso da ficha e da digitao,
nome do doador, endereo e nome do funcionrio que recebeu a doao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Fotografias.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo funcionrio responsvel. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

7. FICHA DE DESCRIO DE PERODICOS DA HEMEROTECA

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Garantir plenamente o acesso s informaes contidas nos documentos
permanentes, sob sua guarda. (art. 4, inc I. da LM n 2002/97)
Objetivo da produo
Descrever o acervo de peridicos da hemeroteca sob custdia do arquivo.
Contedo
Numero do volume, nome do jornal, numerao dos exemplares, data e
observaes
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

8. INVENTRIO DE FUNDOS ARQUIVSTICO

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Garantir plenamente o acesso s informaes contidas nos documentos
permanentes, sob sua guarda. (art. 4, inc I. da LM n 2002/97)
Objetivo da produo
Garantir o acesso s informaes dos documentos do acervo arquivstico.
Contedo
Elaborados por grupos e subgrupos: Ao Social, Administrao,(material,
patrimnio, pessoal, protocolo) Agricultura, Assessoria Jurdica, Cultura,
Desenvolvimento Urbano e Rural (Habitao, Meio ambiente, obras
particulares, obras pblicas, uso e ocupao do solo), Educao (Ensino
Fundamental), Esporte, Fazenda (Contabilidade, oramento, tesouraria,
tributao), Representao (Assessoria Jurdica, eleies, estatstica,
publicidade, servio militar), Sade (Assistncia Mdico-odontolgica, vigilncia
sanitria), Servios Municipais (Abastecimento, gua e esgoto, cemitrio,
limpeza pblica, recursos energticos, segurana, telecomunicaes,
trnsito,transportes). Itens: mmero, tipo documental, fundo, data limite,
quantidade, notao, observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinados pela Presidente e Diretora. Arquivadas no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

10

9. LIVRO DE ATA DE REUNIES

rgo Produtor
Fundao Educacional de Campo Belo
Competncia
A Fundao ter por objetivo criar e manter, na conformidade da legislao
federal e normas fixadas pelos Conselhos Federal e Estadual de Educao, e
sem fins lucrativos, escolas,institutos, faculdades e cursos de nvel superior, de
acordo com o esquema de prioridades a ser elaborado pelo Conselho Curador.
(art. 3 da LM n 966/78)
Objetivo da produo
Ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio e dos temas tratados, assinatura da
secretaria que redigiu a ata e dos participantes da reunio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01via. Assinado pelos presentes nas reunies. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

11

10. LIVRO DE ATAS DE REUNIES ADMINISTRATIVAS

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Ao Diretor Geral compete dirigir, superintender, administrar, os servios,
atividades e representar o Presidente, no mbito de sua competncia, por
delegao dos mesmos. (art. 8, da LM 2002/97)
Objetivo da produo
Ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio e dos tratados e dos temas tratados,
assinatura da secretaria que redigiu a ata e dos participantes da reunio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelos presentes na reunio. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

12

11. LIVRO DE ATA DE REUNIES DA ASSOCIAO DE AMIGOS

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
a Fundao um rgo deliberativo, normativo, consultivo, fiscalizador e
controlador das polticas de proteo, conservao e acessamento do
patrimnio museolgico e arquivstico do Municpio de Campo Belo, (art. 1,
3 da LM 2002/97)
Objetivo da produo
Registrar as pessoas e entidades que integram o corpo de amigos da
Fundao.
Contedo
Nmero de ordem, data, especificao do membro da associao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

13

12. LIVRO DE ATA DE REUNIES DO CONSELHO FISCAL

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
O exerccio das funes do Conselho curador e do Conselho Fiscal constituem
servio pblico relevante, no remunerado. (art. 11 da LM. i 2002/97)
Objetivo da produo
Ocorrncias e as decises tomadas na reunio.
Contedo
Local, data, descrio da razo da reunio e dos tratados e dos temas tratados,
assinatura da secretaria que redigiu a ata e dos participantes da reunio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelos presentes na reunio. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

14

13. LIVRO DE CADASTRO DE MEMBROS DA ASSOCIAO DE AMIGOS

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
a Fundao um rgo deliberativo, normativo, consultivo, fiscalizador e
controlador das polticas de proteo, conservao e acessamento do
patrimnio museolgico e arquivstico do Municpio de Campo Belo, (art. 1,
3 da LM 2002/97)
Objetivo da produo
Registrar as pessoas e entidades que integram o corpo de amigos da
Fundao.
Contedo
Nmero de ordem, data, especificao do membro da associao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

15

14. LIVRO DE REGISTRO DE ASSINATURA DE CONSULENTES

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Garantir plenamente o acesso s informaes contidas nos documentos
permanentes, sob sua guarda. (art. 4, inc I da LM n 2002/97)
Objetivo da produo
Registrar os consulentes que realizaram pesquisas no acervo do arquivo.
Contedo
Data, nome do consulente, endereo, profisso, nmero do documento de
identidade, especificao do documento consultado, nome do funcionrio
atendente e assinatura do consulente.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

16

15. LIVRO DE REGISTRO DE PRESENA EM EXPOSIES

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
O Museu e Arquivo PblicoCB tem como finalidade custodiar, preservar,
difundir a memria histrica, cultural e cientfica da regio e especialmente do
municpio de Campo Belo. (art. 2 da LM n2002/97)
Objetivo da produo
Registrar as pessoas e entidades que visitaram as exposies.
Contedo
Convite, data, assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01livro. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

17

16. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo Produtor
Todas as Fundaes Municipais
Competncia
O Museu e arquivo PblicoCB tem como finalidade custodiar, preservar,
difundir a memria histrica, cultural e cientfica da regio e especialmente do
Municpio de Campo Belo. (art. 2, da LM. 2002/97)
A Fundao ter por objetivo criar e manter, na conformidade da legislao
federal e normas fixadas pelos Conselhos Federal e Estadual de Educao, e
sem fins lucrativos, escolas,institutos, faculdades e cursos de nvel superior, de
acordo com o esquema de prioridades a ser elaborado pelo Conselho Curador.
(art. 3 da LM n 966/78)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo. 1 via
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar

18

17. PLANO DE ATIVIDADES

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Ao Diretor Geral compete dirigir, superintender, administrar, os servios,
atividades e representar o Presidente, no mbito de sua competncia, por
delegao dos mesmos. (art. 8, da LM 2002/97)
Objetivo da produo
Prever as atividades a serem realizadas durante o ano de exerccio
Contedo
Ano de exerccio, especificao da ao, descrio das atividades, material,
previso oramentria, observaes, local e data, assinatura do presidente e
diretora.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Anual. Arquivadas no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente
Destinao
Preservar

19

18. PROCESSO DE PRESTAO DE CONTAS

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Entende-se por relatrio de gesto os balancetes mensais de receita e despesa
da Fundao e demais demonstraes exigidas pela administrao e pela
legislao pertinente. (art. 19, 2 da LM 2002)
Objetivo da produo
Comprovar o gasto de numerrio de acordo com as finalidades inicialmente
propostas.
Contedo
Ficha de dados cadastrais Ano de exerccio, municpio e rgo prestador das
contas, dados do rgo, do responsvel pela entrega da prestao de contas,
dos ordenadores de despesas principais e dos responsveis pela
contabilidade, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro comparativo da receita orada com a arrecadada- Cdigo do
oramento, ttulos, valores orados, valores arrecadados, diferena, total geral
por itens, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro comparativo da despesa autorizada com a despesa realizada cdigo
do oramento, ttulos, especificao das despesas autorizadas e realizadas
pelos crditos oramentrios, especiais e extra oramentrios, total e diferena
por ttulo, total geral por itens, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Balano Oramentrio- especificao das receitas e das despesas, valores
parciais e totais da previso, execuo e/ou fixao e diferenas,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Balano Financeiro- Valores parciais e total das receitas e despesas
especificadas.
Balano Patrimonial- Valores parciais e total do ativo e passivo especificado.
Quadro comparativo do balano Patrimonial especificao do ativo e do
passivo financeiro, valores: anterior, atual e diferena, total geral por item,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo das variaes patrimoniais- especificao e valores
parciais total das variaes ativas e passivas, resumo da alienao de bens,
despesa de capital realizado com dbitos de alienao de bens, saldo das
operaes, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro da dvida fundada interna especificao por contratos e por ttulos
das autorizaes: nmero da lei, data, nome do favorecido, saldo anterior, total
do item e do movimento do exerccio: omisso, atualizao, resgate,
cancelamento, saldo atual, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo da dvida flutuante Ttulo, restos a pagar no exerccio
atual e exerccios anteriores, servios da dvida a pagar, depsitos, dbitos da
tesouraria, outras operaes, valores parciais e totais especificados pelo saldo
anterior, inscrio, estabelecimento, baixa, cancelamento, saldo atual,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
20

Quadro demonstrativo da receita e da despesa segundo categorias

econmicas- valores parciais e total da receita e das despesas especificadas,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo da despesa por unidade oramentria- especificao da
unidade, valores das despesas de custeio, transferncias correntes,
investimentos, inverses financeiras, transferncias de capital, total geral,
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo da despesa por rgos e funes- especificao das
funes e classificao do rgo, valores parciais dos itens, valor total e
assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo dos bens incorporados- especificao por aquisio e
independentes de execuo oramentria: quantidade, descrio e valores por
item, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo dos bens desincorporados especificao por alienao
e independentes de execuo oramentria: quantidade, descrio, valores por
item, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo de gastos com pessoal especificao da despesa,
valores parciais por ms e total gasto no ano. assinatura da presidente,
tesoureiro e contador.
Quadro demonstrativo das aplicaes financeiras- ms de referncia, cdigo da
receita, nmero da conta bancria, rendimento bruto, imposto de renda, IOF,
outras dedues, rendimento lquido, total do ms, total do ano, assinatura da
presidente, tesoureiro e contador.
Formulrio de informaes sobre operaes meios de captao de recursos,
compromissos nos financeiros assumidos diretamente assinatura da
presidente, tesoureiro e contador.
Quadro de apurao da receita e despesa- especificao dos meses, valores
do saldo anterior e das receitas e despesas oramentrias e extraoramentrias, valores totais por item, assinatura da presidente, tesoureiro e
contador.
Relatrio anual da Comisso de controle interno- fundamentao legal de
atuao da comisso, nome do rgo da prestao de contas, ano de
exerccio, assunto, objeto do relatrio, data e local, assinatura dos membros da
comisso.
Parecer do Conselho Fiscal descrio padro, assinatura da presidente,
tesoureiro e contador, assinatura dos membros do Conselho.
Memorial de restos a pagar especificao da despesa processada e no
processada, total do grupo, total geral, assinatura da presidente, tesoureiro e
contador.
Lei oramentria nmero da lei, data, ano de exerccio da aplicao da lei,
valor total da receita estimada e da despesa fixada, discriminao das receitas
e das despesas, valores totais por item, Fundamento legal da autorizao de
abertura de crditos, assinatura da presidente, tesoureiro e contador.
Fundamento legal
No informado.

21

Documentos anexos
Ficha de dados cadastrais, quadro comparativo da receita orada com a
arrecadada, quadro comparativo da despesa autorizada com a despesa
realizada, Balano Oramentrio, balano Financeiro, balano Patrimonial,
balano Patrimonial ,quadro demonstrativo das variaes patrimoniais, quadro
da dvida fundada interna, quadro demonstrativo da dvida flutuante, quadro
demonstrativo da receita e da despesa segundo categorias econmicas,
quadro demonstrativo da despesa por unidade oramentria, quadro
demonstrativo da despesa por rgos e funes,
Quadro demonstrativo dos bens incorporados, quadro demonstrativo dos bens
desincorporados, quadro demonstrativo de gastos com pessoal, quadro
demonstrativo das aplicaes financeiras, Quadro de apurao da receita e
despesa, relatrio anual da Comisso de controle interno, parecer do Conselho
Fiscal, memorial de restos a pagar, lei oramentria
Tramitao
Elaborado em 03 vias.
Anual.
Assinadas pelo presidente da
Fundaotesoureiro, e contador. 1 via - encaminhada Prefeitura Municipal
para anlise e aprovao. 2 via encaminhada ao Ministrio Pblico,por ser
curador das fundaes, para fiscalizao. 3 via Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

22

19. QUADRO ESTATSTICO DE VISITANTES

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
O Museu e Arquivo PblicoCB tem como finalidade custodiar, preservar,
difundir a memria histrica, cultural e cientfica da regio e especialmente do
Municpio de Campo Belo. (art. 2, da LM. 2002/97)
Objetivo da produo
Relacionar o nmero de consulentes, de doaes recebidas pela Fundao.
Contedo
Descrio dos meses do ano de exerccio, nmero de consulentes e visitantes
especificados por idade, nmero de consulentes e visitantes do municpio e
de fora do municpio, tipo de evento e nmero de visitantes, nmero de
doaes recebidas, assinatura de funcionria responsvel e da diretora.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Anual. Assinadas pela Diretora e funcionria
responsvel. 1 via encaminhada ao Gabinete do Prefeito Municipal para
conhecimento. 2 via arquivada no rgo.
Destinao
Preservar.

23

20. RELATRIO GERAL DE ATIVIDADES

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
O Museu e Arquivo Pblico CB tem como finalidade custodiar, preservar,
difundir a memria histrica, cultural e cientfca da regio e especialmente do
Municpio de Campo Belo (art. 2, da LM 2 002/97)
Objetivo da produo
Divulgao das atividades artsticas e culturais da Fundao.
Contedo
Dados do destinatrio, introduo, desenvolvimento e concluso do assunto,
objeto do documento, local e data, nome e assinatura do autor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via . Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

24

21. TERMO DE RESPONSABILIDADE PELO USO DE INFORMAES

rgo Produtor
Fundao Museu e Arquivo Pblico do Municpio de Campo Belo
Competncia
Garantir plenamente o acesso s informaes contidas nos documentos
permanentes, sob sua guarda. (art. 4, inc I da LM n 2002/97)
Objetivo da produo
Registrar a responsabilidade do consulente pelo uso das informaes
pesquisadas no acervo do arquivo.
Contedo
Nome o pesquisador, nacionalidade, estado civil, profisso, numero do RG e do
CPF,
filiao,
data,
cidade,
estado
e
pais
de
nascimento,
endereo,especificao
das
peas
documentais
consultados
no
arquivo e do numero de copias solicitadas, declarao de responsabilidade de
divulgao das informaes pesquisadas, Fundamento legal,local e data,
assinatura do pesquisador e visto do presidente.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo consulente e pela Presidente da
Fundao. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

25

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Fundaes Municipais

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Convite
Divulgao em jornais e rdios,
cartazes, fotografias, e vdeos

Dossi de "material de divulgao das

atividades"

Ficha de descrio do acervo de

fotografias

Ficha de descrio de fotografias

Ficha de descrio dos documentos

do Poder Judicirio

Ficha de descrio de documentos do

Poder Judicirio

Inventrio da hemeroteca

Ficha de descrio de peridicos da

hemeroteca

Inventrio do acervo museolgico

Ficha de descrio das peas do

acervo museolgico

Inventrio do acervo arquivstico

Inventrio dos fundos do acervo

arquivstico

Levantamento estatstico

Quadro estatstico de visitantes

Livreto: Principais atividades

desenvolvidas pela Casa da Cultura

26

Livro de assinaturas de consultas

Livro de assinatura de consulentes

Livro de atas de reunies

administrativas

Livro de ata de reunies

administrativas

Livro de atas geral

Livro de ata de reunies

Livro de cadastro do corpo de amigos

e atas

Livro de cadastro de membros da

Associao de Amigos

Oficios

Ofcio emitido e recebido de rgos

internos, de outros rgos pblicos, de
entidades privadas e de pessoas
fsicas

Pasta de documentos de eleies

Dossi de "eleies de membros do

Conselho e Presidncia"

Plano de atividades

Plano de atividades

Prestao de contas

Processo de prestao de contas

Relatrio de atividades

Relatrio geral de atividades

Termo de Convnio

Convnio de concesso de recursos

Termo de responsabilidade

Termo de responsabilidade pelo uso

de informaes

27

SECRETARIA MUNICIPAL DE SADE

ndice dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Sade

1. Alvar de licena sanitria (SMS.DVSE.01)

2. Balancete de receita e despesa (SMS.FMS.02)
3. Boletim de notificao semanal de doenas (SMS.DVSE.03)
4. Carto de controle de freqncia no tratamento de fisioterapia
(SMS.SAM.04)
5. Carto de controle de medicamentos para diabtico (SMS.SLF.05)
6. Carto de controle de protocolo de documentos (SMS.SSFSG.06)
7. Carto de matricula para consulta mdica (SMS.SAM.07)
8. Declarao de nascido vivo (SMS.DVSE.08)
9. Declarao de bito (SMS.DVSE.09)
10. Dirio de arrecadao (minuta) (SMS.FMS.10)
11. Dirio geral da contabilidade (analtico) (SMS.FMS.11)
12. Dossi de material de divulgao das atividades (SMS.GS.12)
13. Ficha cadastral de estabelecimento comercial (SMS.DVSE.13)
14. Ficha cadastral de servidor (SMS.SSFSG.14)
15. Ficha clnica do paciente de odontologia (SMS.SO.15)
16. Ficha

de

acompanhamento

de

doenas

compulsrias

(PSF)

(SMS.SAM.16)
17. Ficha de atendimento gestante e criana em risco nutricional
(SMS.SAM.17)
18. Ficha

de

avaliao

de

desempenho

dos

cirurgies

dentistas

(SMS.SAO.18)
19. Ficha de cadastramento de famlia com notificao de doenas
compulsrias (SMS.SAM.19)
20. Ficha

de

cadastramento

no

Programa

de

Sade

da

Famlia

(SMS.SAO.20)
21. Ficha de controle do uso de ambulncia (SMS.STFD.21)
22. Ficha de sada de medicamento (SMS.SLF.22)
23. Ficha individual de investigao de doenas (SMS.DVSE.23)
2

24. Formulrio de pedido de ajuda supletiva ao SUS (SMS.STFD.24)

25. Formulrio de reclamao de situaes sanitrias (SMS.DVSE.25)
26. Formulrio

de

solicitao

de

medicamentos

excepcionais

(SMS.STFD.26)
27. Formulrio

de

solicitao

de

tratamento

fora

do

domicilio

(SMS.STFD.27)
28. Guia de autorizao de internao hospitalar (AIH) (SMS.DCA.28)
29. Guia de encaminhamento de consulta (SMS.STFD.29)
30. Laudo mdico para emisso de autorizao de internao hospitalar
(AIH) (SMS.DCA.30)
31. Livro de registro de alvars expedidos (SMS.DVSE.31)
32. Livro de registro de medicamentos especficos (SMS.SLF.32)
33. Livro

de

registro

de

reclamaes

de

situaes

sanitrias

(SMS.DVSE.33)
34. Livro de registro do movimento da tesouraria (SMS.FMS.34)
35. Livro razo de bancos (SMS.FMS.35)
36. Nota de empenho (SMS.FMS.36)
37. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos pblicos,
de entidades privadas e de pessoas fsicas (SMS.GS.37)
38. Planilha estimativa de consumo de medicamentos (SMS.SLF.38)
39. Processo de licitao (SMS.FMS.39)
40. Pronturio mdico (SMS.SAM.40)
41. Quadro de consistncia do movimento de arrecadao (SMS.FMS.41)
42. Quadro de controle da produtividade dos servidores (SMS.SAO.42)
43. Quadro de controle da sade bucal (SMS.SAO.43)
44. Quadro de controle do estoque de instrumentais odontolgicos
(SMS.SAO.44)
45. Quadro de controle do estoque de materiais odontolgicos (SMS.
SAO.45)
46. Quadro demonstrativo de freqncia dos funcionrios (SMS.SSFSG.46)
47. Quadro demonstrativo de movimento do numerrio (SMS.FMS.47)
48. Quadro demonstrativo de saldo bancrio (SMS.FMS.48)
49. Quadro estatstico de atendimento de fisioterapia (SMS.SAM.49)
3

50. Receiturio de medicamento de controle especial (SMS.SLF.50)

51. Receiturio mdico (SMS.SAM.51)
52. Recibo de pagamento de tratamento fora do domiclio (SMS.STFD.52)
53. Relao analtica de pagamentos (SMS.FMS.53)
54. Relao de crditos bancrios efetuados pelo SUS (SMS.SSFSG.54)
55. Relatrio da produo e de marcadores para avaliao do Programa de
Sade da Famlia (SMS.SAM.55)
56. Relatrio da remessa de exames laboratoriais (Teste do Pezinho)
(SMS.SAM.56)
57. Relatrio da situao das DCIH'SB (SIH) (SMS.DCA.57)
58. Relatrio da situao de sade e acompanhamento das famlias na rea
(SMS.SAM.58)
59. Relatrio

de

atendimento

de

tratamento

fora

do

domiclio

(SMS.STFD.59)
60. Relatrio de estoque do laboratrio (SMS.SLF.60)
61. Relatrio de produo ambulatorial (SAI) (SMS.DCA.61)
62. Relatrio de servios hospitalares (SIH) (SMS.DCA.62)
63. Relatrio de valores para empenho (SIH) (SMS.DCA.63)
64. Relatrio do diagnstico de verificao do sistema de internao
hospitalar (SIH) (SMS.DCA.64)
65. Relatrio geral de atividades da Vigilncia Sanitria (SMS.DVSE.65)
66. Requisio de agendamento de consulta e exame (SMS.STFD.66)
67. Requisio de material e/ou servio (SMS.FMS.67)
68. Requisio e resultado de exame (SMS.STFD.68)

1. ALVAR DE LICENA SANITRIA

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Licenciamento de edificao com fins de funcionamento de estabelecimentos
comerciais e prestadores de servidores e outros de interesse de sade. (art.65,
inc.Ida LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Autorizar o funcionamento de estabelecimentos comerciais.
Contedo
Nmero, ano de exerccio, razo social, endereo, bairro, nmero do protocolo,
assinatura do chefe de diviso e carimbo.
Fundamento legal
Lei n 13317, de 24 de setembro de 1999
Documentos anexos
No possui
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo responsvel no Setor de Registro e
Expedio de Documentos. Encaminhado ao proprietrio do estabelecimento
comercial. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente (modelo)
Destinao
Preservar.

2. BALANCETE DE RECEITA E DESPESA

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar saldos e gastos do perodo.
Contedo
Demonstrativo do movimento do numerrio - Cdigo local, cdigo geral,
discriminao da receita, valor da receita, descrio da verba empenhada,
histrico, dotao oramentria. Importncia empenhada e saldo existente.
Balancete da receita - Cdigo local, cdigo geral, discriminao da receita,
valor da receita.
Balancete da despesa - Ms e ano de exerccio, cdigo, nmero da ficha,
especificao da despesa, valores dos pagamentos at o ms fixado,
pagamentos no ms total de crditos, total de pagamentos total de
redues e valores a pagar saldo atual.
Consistncia do movimento da arrecadao Perodo de exerccio, data,
nmero da guia e da ficha, cdigo, especificao da receita, valor da
arrecadao, valor total e nmero do banco.
Minuta diria da arrecadao analtica Perodo de exerccio, cdigo,
especificao da receita, data, nmero da guia, valor da arrecadao.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
Demonstrativo do movimento do numerrio, balancete da receita, balancete da
despesa, consistncia do movimento da arrecadao, minuta diria da
arrecadao.
Tramitao
Elaborado em 03 vias, a partir dos dados extrados da rede interligada com os
bancos. Mensal. Assinado pelo chefe do setor. Encaminhado ao secretrio,
tesoureiro e do Prefeito Municipal, para anlise, aprovao e assinatura. 1 via
arquivada no rgo. 2 via encaminhado Cmara Municipal para anlise e
aprovao das contas. 3 via arquivada no arquivo intermedirio, prestar
contas ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.
Prazo de arquivamento
Permanente
Destinao
Preservar.
6

3. BOLETIM DE NOTIFICAO SEMANAL DE DOENAS

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Gerar informes quantitativos sobre doenas de notificao compulsria. (art.
65, inc.VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar esquematicamente a ausncia ou ocorrncia de doenas ou outros
agravos no municpio.
Contedo
Diretoria regional, municpio e distrito, cdigo, data do preenchimento da
notificao, semana epidemiolgica, data de incio e trmino, nome e cdigo do
estabelecimento que notifica, nmero de ordem da notificao, nome do
doente, data de nascimento, sexo, endereo do doente, descrio da doena,
zona, datas do primeiro sintoma, da internao, do bito e nmero do
pronturio, nome do responsvel pelo preenchimento. Ficha de notificao
negativa: diretoria regional, ano, semana epidemiolgica de notificao, cdigo
e nome do municpio, cdigo e nome da unidade de sade, data e assinatura.
Fundamento legal
Lei n 13317, de 24 de setembro de 1999
Documentos anexos
Ficha de notificao negativa de doenas, ficha de notificao positiva de
doena.
Tramitao
Os documentos so recebidos do municpio de sade, atravs da Secretaria de
Estado da Sade. Os dados so anotados no boletim de notificao
repassados para as fichas, que so encaminhadas Secretaria de Estado da
Sade e informadas ao Ministrio da Sade. O boletim de notificao
arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

4. CARTO DE CONTROLE DE FREQNCIA NO

TRATAMENTO DE FISIOTERAPIA
rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento
Bsicas de Sade

e Aes

Competncia
Realizar aes especificas de cada grupo profissional. (art. 67, inc. III da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a freqncia do paciente no tratamento de fisioterapia.
Contedo
Nome do paciente, nmero da matrcula, endereo, data, nmero de sesses,
horrio, observaes, especificao do tratamento, descrio dos dias e
assinatura de presena, informaes gerais.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo responsvel pelo atendimento do
paciente. 1 via entregue ao paciente. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

5. CARTO DE CONTROLE DE MEDICAMENTOS PARA DIABTICO

rgo produtor
Setor de Laboratrio e Farmcia / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de
Sade
Competncia
Controlar estoques mnimos para manuteno dos servios (art. 70, inc. III da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os medicamentos entregues aos pacientes diabticos.
Contedo
Nome, nmero da matrcula, setor, data, glicose, medicamentos, retorno,
assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinada
medicamento. Arquivado no rgo.

pelo

responsvel

pela

entrega

do

Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

6. CARTO DE CONTROLE DE PROTOCOLO DE DOCUMENTOS

rgo produtor
Setor de Secretaria, Funcionalismo e Servios Gerais / Diviso de Apoio,
Administrao e TFD
Competncia
Servios Gerais de Secretaria, correspondncia geral, arquivos, etc. (art. 63,
inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o encaminhamento de documentos ao rgo competente.
Contedo
Nmero do protocolo, valor da taxa de expediente, nome do interessado,
assunto do protocolo, data, assinatura do protocolista.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo servidor que solicita o protocolo na
Prefeitura. 1 via - arquivada no Departamento Pessoal da Prefeitura. 2 via encaminhada para Secretaria da Sade junto com o documento do setor
responsvel pela anlise.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

10

7.CARTO DE MATRCULA PARA CONSULTA MDICA

rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento
Bsicas de Sade

e Aes

Competncia
Promover a assistncia sade (art. 67, inc.I da LMC 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o usurio do sistema de sade do municpio.
Contedo
Nmero do carto, nome do paciente, endereo, observao, data, nome do
mdico.
Fundamento legal
No informado. .
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para cada famlia, quando ocorre a primeira consulta
numa unidade de sade. Entregue ao usurio.
Prazo de arquivamento
Permanente modelo.
Destinao
Preservar.

11

8. DECLARAO DE NASCIDO VIVO

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Estabelecer e analisar dados estatsticos para controle das aes e
prevenes. (art. 65, inc. XI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Manifestar os nascimentos ocorridos para controlar a taxa de natalidade.
Contedo
Nmero da declarao, dados do cartrio: nome, cdigo, registro, data,
municpio, estado, local da ocorrncia, especificao do local, nome do
estabelecimento e endereo; dados da me: nome, nmero do RIC, idade,
estado civil, escolaridade, ocupao habitual e ramo de atividade, nmero de
filhos tidos em gestaes anteriores, endereo de residncia; gestaes e
parto: durao, tipo de gravidez, tipo de parto, nmero de consultas de pr
natal; recm nascido: data e hora do nascimento, sexo, ndice de apagar, raa
cor, peso ao nascer, tipo de malformaes congnitas e/ou anomalia
cromossmica detectada; identificaes: impresses digitais do polegar direito
da me do p direito da criana, nome do responsvel pelo preenchimento,
funo, nmero da carteira de identidade, rgo emissor e data.
Fundamento legal
No informado. .
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinadas pelo mdico responsvel.
1 via encaminhada Secretaria Municipal de Sade, para conhecimento e
arquivamento. 2 via - encaminhada ao cartrio, para da certido. 3 via
encaminhada unidade de sade onde ocorreu o nascimento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

12

9.DECLARAO DE BITO
rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Estabelecer e analisar dados estatsticos para controle das aes e
prevenes. (art. 65, inc. XI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Manifestar a ocorrncia de bitos para controlar a taxa de mortalidade.
Contedo
Nmero de declarao, dados do cartrio: nome e cdigo, nmero de registro e
data, municpio e estado, nome do cemitrio; identificao: nome do falecido,
nome do pai e da me, data de nascimento, idade, sexo, raa e cor, estado
civil, escolaridade, ocupaes habituais e ramo de atividade, endereo de
residncia; ocorrncia: local, nome do estabelecimento e endereo;
informaes sobre a me para bitos fetais e de menores de 1 ano: idade,
escolaridade, ocupaes habituais e ramo de atividade, nmero de filhos tidos,
durao da gestao, tipo de gravidez, tipo de parto, morte em relao ao
parto, peso ao nascer, nmero da declarao de nascidos vivos; condies e
causas da do bito: em mulheres informar se ocorreu durante a gravidez, parto
ou aborto, se foi durante o puerprio, se recebeu assistncia mdica, se o
diagnstico foi confirmado por exame complementar, cirurgia ou necropsia,
descrio das doenas ou estado mrbido que causou a morte, das causas
antecedentes ou de outras causas significativas, tempo aproximado entre o
incio da doena e a morte e os nmeros do CID; dados do mdico: nome,
nmero do CRM, informar se o que assina atendeu o falecido, meio de contato,
data do atestado, assinatura; causas externas: tipo de circunstncias de morte
no natural, acidente de trabalho, fonte de informao, descrio do evento e
local; localidade sem mdico: assinatura do declarante e das testemunhas.
Fundamento legal
Resoluo n 674, de 30 de dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinadas pelo mdico responsvel. 1 via encaminhada
Secretaria Municipal de Sade, para conhecimento e
arquivamento. 2 via - encaminhada para o cartrio, para registro. 3 viaencaminhada unidade de sade onde ocorreu o bito.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.
13

10. DIRIO DE ARRECADAO (MINUTA)

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Objetivo da produo
Acompanhar os crditos do Fundo.
Contedo
Cdigo, especificao da receita, data, n guia, valor da arrecadao,
participao na receita municpio de Campo Belo, participao na receita da
Unio, INSS, Salrio famlia, assinatura do contador, tesoureiro do Fundo
Municipal, assinatura do Secretrio Municipal de Sade. Resumo Geral
(perodo de , receitas correntes, transferncias correntes, total da receita
oramentria, total da receita no perodo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Assinado pelo secretrio Municipal, contador, e
tesoureiro. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps a aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

14

11. DIRIO GERAL DA CONTABILIDADE (ANALTICO)

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Anotaes dirias das aes financeiras.
Contedo
Dia, cdigo, ttulo da conta, histrico, dbito, crdito.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Assinada pelo contador e secretrio. Arquivada
no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

15

12. DOSSI DO MATERIAL DE DIVULGAO DAS ATIVIDADES

rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Sade
Competncia
A administrao dos servios da rea, buscando sua integrao, otimizao e
eficincia. (art. 58 da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Divulgar as atividades realizadas pelo rgo.
Contedo
Documentos de divulgao dos atos, atividades ou campanhas desenvolvidas
pelo rgo.
Fundamento legal
No informado. .
Documentos anexos
Folhetos, cartazes e vdeos institucionais.
Tramitao
Elaborado em vrias vias e / ou cpias, por empresa contatada. Distribudo no
municpio e / ou a entidades de interesse.Modelo arquivado no rgo,
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

16

13.FICHA CADASTRAL DE ESTABELECIMENTO COMERCIAL

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Cadastro, licenciamento e fiscalizao dos estabelecimentos que
comercializam e distribuem gneros alimentcios tais com: bares, lanchonetes,
panificadoras, mercearias, supermercados, ambulante, dentre outros;(art. 65,
inc.III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o estabelecimento comercial para autorizar o funcionamento.
Contedo
Nmero do cdigo, endereo, bairro, razo social, denominao social, nmero
da carteira de sade, nome do proprietrio, telefone, natureza do
estabelecimento, data do cadastro, inscrio municipal, alvar de localizao,
data, nmero do CGC ou CGC, vistorias realizadas: data e fiscal.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo fiscal . Arquivado no rgo. O
estabelecimento cadastrado e vistoriado. Fundamentar a emisso do alvar
de licena para o funcionamento.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

17

14.FICHA CADASTRAL DE SERVIDOR

rgo produtor
Setor de Secretaria, Funcionalismo e Servios Gerais / Diviso de Apoio,
Administrao e TFD
Competncia
Recursos humanos controle de freqncia, frias, licenas, cursos,
atendimento aos funcionrios, ficha cadastral do funcionrio. (art. 63, inc. VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar os servidores do rgo.
Contedo
Nome, cargo ou funo, endereo, nmero do CPF, data de nascimento e
nmero do ttulo de eleitor (verso) e anotaes dos perodos de frias.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Indeterminado.
Destinao
Preservar (enquanto necessrio)

18

15. FICHA CLNICA DO PACIENTE DE ODONTOLOGIA

rgo produtor
Setor de Atendimento Odontolgico / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas
de Sade
Competncia
Acompanhar os servios efetuados pelos profissionais.(art. 68, inc.II da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Registrar as informaes sobre o paciente para iniciar o tratamento
odontolgico.
Contedo
Ficha clnica, nome do paciente, nome do cirurgio, odontograma, data, regio,
descrio do procedimento, dados pessoais: nmero, nome, sexo, data de
nascimento, nmero do RG e CPF, indicao, tabela, nmero de matrcula,
nome do responsvel e CPF, endereo residencial e comercial, e-mail,
palavras-chave, descrio da situao, data do cadastramento e do retorno;
dados complementares: filiao, estado civil, nome do cnjuge e CPF,
endereo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Ficha de anamnese: nome do paciente e opo de resposta para pergunta:
estado de sade atual, ltimo tratamento mdico, se est em tratamento, quais
medicamentos alrgico, qual doena grave possui, qual medicamento est
tomando, quando fez o ltimo tratamento dentrio, dificuldade para abrir a
boca, se range os dentes, se aperta os dentes, qual complicao apresenta
durante tratamento odontolgico, se tem sinusite, se tem perdido peso, se foi
hospitalizado, submetido cirurgia, transfuso de sangue, se sente fadiga ou
fraqueza, dor nas articulaes, palpitaes no corao, se a presso
sangunea alta, se tem sangramento, anemia, tosse persistente, asma,
alergia, reaes com anestsicos, urina com freqncia, diabtico na famlia,
se costuma desmaiar, sente dor de cabea, se nervoso, est estressado,
gravidez ou menopausa, assinatura do paciente ou responsvel.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinada pelos dentistas. Os dados so registrados
quando o paciente inicia o tratamento. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
19

16.FICHA DE ACOMPANHAMENTO DE DOENAS COMPULSRIAS

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e epidemiolgica.
Competncia
Gerar informes quantitativos sobre doenas de notificao compulsria; (ar. 65,
inc.VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a doena e o acompanhamento clnico de doenas compulsrias.
Contedo
Cdigo da ficha, ano, municpio, segmento, unidade, rea, micro rea, ACS,
identificao do paciente: nome, endereo, sexo e idade, descrio dos
procedimentos e sintomas anotados pelos dias meses, observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui .
Tramitao
Elaborado em 1 via. Preenchido pelos profissionais do Programa de Sade da
Famlia e enviado Secretaria de Sade para conhecimento e encaminhado ao
Ministrio da Sade. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

20

17. FICHA DE ATENDIMENTO GESTANTE E CRIANA EM RISCO

NUTRICIONAL
rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento e Aes
Bsicas de Sade
Competncia
Realizar aes especificas de cada grupo profissional. (art. 67, inc. III da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o atendimento e procedimentos adotados para as gestantes e
crianas que apresentam risco nutricional.
Contedo
Gestantes - Municpio, ms e ano, nome do responsvel, unidades, semana
gestacional descrita por faixa etria legenda, total geral e legenda dos dados a
serem observados e anotados.
Crianas - Unidade, ms e ano, nome do responsvel, dias do ms, grupo de
idade descrito em meses, legenda dos dados a serem observados e anotados.
Fundamento legal
Lei 13.317, de 24 de setembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborada em 02 vias. Assinadas pela enfermeira da unidade de sade. 1 via
encaminhada para informaes do Ministrio de Sade e para liberao do
recurso financeiro destinado vigilncia alimentar e nutricional de gestantes e
crianas. 2 via Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

21

18. FICHA DE AVALIAO DE DESEMPENHO DOS

CIRURGIES DENTISTAS
rgo Produtor
Setor de Atendimento Odontolgico / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas
de Sade
Competncia
Acompanhar os servios efetuados pelos profissionais tcnicos.(art. 68, inc. II
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o desempenho dos profissionais do setor.
Contedo
Nome, item avaliado: assiduidade, produtividade, subordinao, iniciativa e
mdia obtida.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Trimestral. 1 via - encaminhada secretria de
Sade, para conhecimento. 2 via - encaminhada ao Setor Jurdico da
Prefeitura, para informao do cumprimento de determinao legal.
Prazo de arquivamento
55 anos.
Destinao
Eliminar.

22

19.FICHA DE CADASTRAMENTO DE FAMLIA COM NOTIFICAO DE

DOENAS COMPULSRIAS
rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento
Bsicas de Sade

e Aes

Competncia
Gerar informes quantitativos sobre doenas de notificao compulsria. (art.
65, inc.VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Cadastrar famlias que apresentem doenas compulsrias e acompanhar o
caso.
Contedo
Sigla do Estado, endereo, nmero, bairro, cep, municpio, segmento, rea,
microrea, famlia, data, nome das pessoas com 15 anos e mais e de 0 a 14
anos, data de nascimento, idade, sexo, se alfabetizado, ocupao, sigla da
doena ou condio referida; situao da moradia e saneamento: tipo de casa,
destino do eixo, tratamento da gua no domiclio, abastecimento de gua,
destino de fezes e urina; outras informaes: em caso de doena quem
procura, meios de comunicao que mais utiliza, se participa de grupos
comunitrios, meios de transporte que utiliza, observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhado Secretaria de Sade para conhecimento
e remessa para informaes junto ao Ministrio da Sade.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

23

20.FICHA DE CADASTRAMENTO NO PROGRAMA DE SADE DA FAMLIA

rgo produtor
Setor de Atendimento Odontolgico / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas
de Sade
Competncia
Atender as escolas, creches e comunidades carentes, inclusive rurais.(art. 68,
inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Cadastrar as famlias para participao no Programa Sade da Famlia.
Contedo
Nmero, PSF, data, cdigo, nome e sobrenome, nascimento, idade, endereo,
ocupao, ltima visita no dentista, necessidade de tratamento especializado,
data de retorno, data da finalizao do tratamento, ano, categoria, nome do
profissional que realizou o tratamento, descrio do tratamento, observaes.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. A partir de informaes sobre as condies de residncia
da famlia. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

24

21.FICHA DE CONTROLE DO USO DE AMBULNCIA

rgo produtor
Setor de tratamento fora do domiclio / Diviso de Apoio, Administrao e TFD
Competncia
Controlar viagens de ambulncias e veculos da sade; (art. 62, inc. IX da LCM
n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a utilizao das ambulncias.
Contedo
Nome do motorista, data, destino, horrio de sada, horrio de chegada, nome
do paciente, endereo, hospital, assinalar se usou oxignio, carimbo e
assinatura de autorizao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via - Assinada pelo responsvel
rgo.

no setor. Arquivada no

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Preservar.

25

22. FICHA DE SADA DE MEDICAMENTO

rgo produtor
Setor de Laboratrio e Farmcia / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de
Sade
Competncia
Controlar estoques mnimos para manuteno dos servios. (art. 70, inc. III da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar a sada de medicamentos de uso contnuo e controlado aos
pacientes.
Contedo
Nmero de matrcula, nome do beneficirio, endereo, data, especificao do
medicamento, quantidade.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para cada paciente. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

26

23. FICHA INDIVIDUAL DE INVESTIGAO DE DOENAS

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Fazer investigao epidemiolgica. (art. 65, inc.VIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controle das doenas e agravo para definir as polticas de preveno.
Contedo
Ttulos, dados gerais, dados do caso, dados complementares do caso,
antecedentes, complicaes, hospitalizaes, evoluo do caso, dados do
laboratrio, dados do contato, medidas de controle, diagnstico, observaes,
investigaes.
Fundamento legal
Lei 13317,de 24 de setembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinada pelo mdico responsvel pela investigao.
1 via encaminhada Secretaria de Estado da Sade e ao Ministrio da
Sade para informao. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

27

24. FORMULRIO DE PEDIDO DE AJUDA SUPLETIVA AO SUS

rgo produtor
Setor de Tratamento Fora de Domiclio / Diviso de Apoio, Administrao e
TFD
Competncia
Elaborar normas e rotinas de servio (art. 64, inc. III da LMC 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o pedido ressarcimento dos gastos efetuados com tratamento fora do
municpio.
Contedo
Nmero do pedido, paciente: nome, nmero do documento de identidade,
endereo, relao de dependncia, profisso, data de nascimento;
responsvel: nome, residncia, nmero do documento de identidade, relao
com o paciente, descrio de rtese, prtese e outros, cdigo de origem, data,
local do encaminhamento, assinatura do chefe do rgo emissor; cdigo de
destino, informao sobre a disponibilidade de verba, local e data, assinatura e
matrcula do responsvel pelo controle de verba, despacho da chefia de acordo
com a informao sobre o auxlio solicitado, local e data, assinatura e carimbo
da chefia, nome da firma para a qual foi emitida a guia de autorizao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo responsvel tcnico do setor. 1 via encaminhada para empenho das despesas. 2 via - arquivada na pasta
individual do usurio, no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente anexo ao pronturio.
Destinao
Preservar.

28

25. FORMULRIO DE RECLAMAO DE SITUAES SANITRIAS

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Participao da execuo e do controle das aes sobre o meio ambiente dos
aspectos que visem a proteo da sade e qualidade de vida tais: criao de
animais no permetro urbano, em obedincia legislao vigente, controle de
vetores e roedores, saneamento urbano e rural, qualidade de gua, lixo
domiciliar e hospitalar.(art. 65, inc. IV da LMC 29/97)
Objetivo da produo
Registrar as reclamaes dos muncipes.
Contedo
Nmero da reclamao, nome da parte reclamada, endereo, objeto da
reclamao, nome e endereo do reclamante, hora e data, assinatura do
reclamante, verificao feita no local, data e assinatura do responsvel,
resultado, nmero do auto, data e assinatura do responsvel.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo requerente e pelo fiscal. Redigidos no
bloco e os dados so repassados no livro para controle do atendimento. 1 via
destacada do bloco para o atendimento e arquivada no rgo. 2 via
mantida no bloco e arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

29

26. FORMULRIO DE SOLICITAO DE MEDICAMENTOS

EXCEPCIONAIS
rgo produtor
Setor de Enfermagem / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de Sade
Competncia
Controlar medicamentos, enformes de programas especiais (art. 69, inc. V da
LCM n 29/97)
Objetivo da produo
Registrar o pedido de fornecimento de medicamentos excepcional.
Contedo
Nome do paciente, nmero do pronturio na unidade solicitante, nmero do
CID principal e secundrios, nome da unidade solicitante, nmero do CGC e
cdigo da unidade, nmero do CPF do paciente, tipo de tratamento, solicitao:
especificao do medicamento, cdigo, quantidade, indicao, data, nmero do
CPF, assinatura e carimbo do mdico responsvel, autorizao: nome da
unidade da assistncia farmacutica, data, medicamento, nmero do protocolo,
quantidade autorizada, nome e assinatura do responsvel pela liberao,
nmero da autorizao, recibo: data, procedimento, quantidade e assinatura do
paciente responsvel.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo responsvel no setor. 1 via
encaminhada ao fornecedor. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

30

27. FORMULRIO DE SOLICITAO DE TRATAMENTO

FORA DO DOMICLIO
rgo produtor
Setor de Tratamento fora do domiclio / Diviso de Apoio, Administrao e TFD
Competncia
Marcar consultas a nvel de consrcio e exames de mdia e alta
complexibilidade (art. 62,inc. IV da LCM 29/97)
Objetivo da produo
Registrar agendamento de consultas e exames fora do domiclio.
Contedo
Municpio de origem, origem, nmero, paciente: nome, identidade, residncia,
telefone, cep, profisso e data de nascimento; acompanhante: nome,
identidade, residncia, telefone, cep e relao com o paciente; histrico da
doena atual, exame fsico, diagnstico, nmero do CID, exame complementar
realizado, tratamento realizado, tratamento e/ou exame indicado, justificativa da
necessidade de encaminhamento urgente, justificativa da necessidade de
acompanhante, justificativa da impossibilidade de realizao do exame e/ou
tratamento na localidade, transporte recomendvel e justificativa; outras
anotaes: local e data, assinatura do mdico assistente, parecer do mdico da
Secretaria Municipal de Sade: autorizado, negado, com acompanhante, sem
acompanhante, tipo de transporte, data, unidade mdico assistencial, endereo
e clnica.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Cpia dos exames realizados.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via - entregue ao paciente aps a marcao da
consulta ou exame. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

31

28. GUIA DE AUTORIZAO DE INTERNAO HOSPITALAR (AIH)

rgo produtor
Diviso de Controle e Avaliao
Competncia
Controlar e avaliar os servios de sade ambulatoriais e hospitalares, pblicos
e privados executados no mbito municipal, bem como acompanhar sistema de
servios referenciados.(art. 60, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar que o paciente est autorizado internao hospitalar.
Contedo
Nmero da AIH, nmero de identificao, nmero do pronturio, rgo emissor,
nome do paciente, procedimento solicitado, cdigo do municpio de residncia
(IBGE), nmero do CPF do mdico responsvel, assinatura do mdico
responsvel, CGC do hospital e carimbo padronizado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui
Tramitao
Elaborada em 3 vias, pelo Ministrio de Sade, que controla o processamento
dos servios hospitalares do SUS.
Prazo de arquivamento
05 anos aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de
Minas Gerais.
Destinao
Eliminar.

32

29. GUIA DE ENCAMINHAMENTO DE CONSULTA

rgo produtor
Setor de Tratamento fora do domiclio / Diviso de Apoio, Administrao e TFD
Competncia
Marcar consultas a nvel de consrcio e exames de mdia e alta
complexibilidade (art. 62,inc. IV da LCM 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar a autorizao para o agendamento de consulta mdica.
Contedo
Procedncia, destino, data, especialidade, nome, nmero do documento de
identidade, data de nascimento, endereo, laudo, assinatura e carimbo do
mdico, dia da consulta, horrio, local, nome do mdico, autorizao: carimbo e
assinatura do representante do consrcio e do Secretrio Municipal de Sade.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhada, via fax, ao setor de atendimento da
unidade de sade conveniada.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

33

30.LAUDO MDICO PARA EMISSO DE AUTORIZAO DE

INTERNAO HOSPITALAR (AIH)
rgo produtor
Diviso de Controle e Avaliao
Competncia
Controlar e avaliar os servios de sade ambulatoriais e hospitalares, pblicos
e privados executados no mbito municipal, bem como acompanhar sistema de
referncia dos servios referenciados. (art. 60, inc.I da LMC 29/97)
Objetivo da produo
Emitir parecer tcnico e autorizar a internao do paciente no hospital.
Contedo
Nome e CGC da unidade, nome do cliente, endereo, municpio, estado, cep,
data de nascimento, sexo, condio: segurado, cnjuge, filho ou outro
dependente; nome do segurado, nmero do PIS PASEP individual vnculo:
empregado,
aposentado,
empregador,
no
segurado,
autnomo,
desempregado, aposentado, no segurado e CGC da empresa, nmero do
CPF do mdico solicitante, procedimento, nmero do CPF do mdico
responsvel, data da emisso, nmero do carto de internao, assinatura,
acidente de trabalho: causa externa, nmero do bilhete, nmero do CGC da
seguradora e srie, descrio dos principais sinais e sintomas clnicos,
condies que justificam a internao, principais resultados de provas
diagnsticas, diagnstico inicial, clnica: cirrgica, mdica, psiquiatria,
obstetrcia, tisipneumol, pediatria ou outros, procedimento solicitado, nmero
de registro do CRN e assinatura do mdico solicitante.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Guia de autorizao de internao hospitalar (AIH).
Tramitao
Elaborada em 02 vias, a partir da consulta mdica realizada no paciente.
Assinadas pelo paciente, mdico solicitante e mdico revisor. 1 via entregue
pelo paciente para ser encaminhada ao Servio de Controle e Avaliao para
conferncia e autorizao. Anexado guia de autorizao de internao
hospitalar (AIH). 2 via permanece com o paciente.
Prazo de arquivamento
05 anos aps (aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.
34

31. LIVRO DE REGISTRO DE ALVARS EXPEDIDOS

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Licenciamento de edificao com fins de funcionamento de estabelecimentos
comerciais e prestadores de servidores e outros de interesse de sade.(art. 65,
inc.I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Transcrever os dados dos alvars de licena sanitria expedidos aos
estabelecimentos comerciais, para controle interno de atendimento do
protocolo.
Contedo
Nmero do protocolo, data, nome do estabelecimento, proprietrio, endereo,
cdigo, data e assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 livro, para controle interno. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

35

33.LIVRO DE REGISTRO DE MEDICAMENTOS ESPECFICOS

rgo produtor
Setor de Laboratrio e Farmcia / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de
Sade
Competncia
Controlar estoques mnimos para manuteno dos servios (art. 70, inc. III da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Transcrever os dados do receiturio de medicamento de controle especial, para
controle interno do fornecimento.
Contedo
Nome do medicamento, data, histrico: especificao da receita mdica;
movimento: entrada, sada, perda, estoque, assinatura do responsvel tcnico,
observaes.
Fundamento legal
Portaria Federal n 344, de 12 de maio de 1998.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 livro. Assinado pelo farmacutico responsvel. A receita
trazida pelo paciente retida e os dados so transcritos para o livro. Arquivado
no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

36

33. LIVRO DE REGISTRO DE RECLAMAES DE SITUAES

SANITRIAS
rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria.
Competncia
Participao da execuo e do controle das aes sobre o meio ambiente nos
aspectos que visem a proteo da sade e qualidade de vida tais como:
criao de animais no permetro urbano, em obedincia legislao vigente,
controle de vetores e roedores, saneamento urbano e rural, qualidade da gua,
lixo domiciliar e hospitalar. (art. 65, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Transcrever os dados do formulrio de reclamaes da vigilncia sanitria,
para controle interno do atendimento.
Contedo
Nmero de ordem, nome da parte reclamada, endereo, assunto da
reclamao, nome do reclamante, hora, data e assinatura.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Formulrio de reclamaes da vigilncia sanitria.
Tramitao
Elaborado em 01 livro, para controle interno, a partir dos dados extrados do
formulrio de reclamaes. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

37

34.LIVRO DE REGISTRO DO MOVIMENTO DA TESOURARIA

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Acompanhamento das aes da tesouraria.
Contedo
Saldo anterior em caixa, em bancos, total de transferncias de, total de
transferncias p/, total do dia, saldo atual em caixa, saldo atual em bancos,
saldo anterior em caixa, em bancos, total de cheques de empenho, total do dia,
saldo atual em caixa, em bancos, total de depsitos, total de transferncias,
total do dia, saldo atual em caixa, em bancos.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Assinada pelo secretrio Municipal de Sade e
contador. Arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos. Aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas de Minas Gerais.
Destinao
Eliminar.

38

35. LIVRO RAZO DE BANCOS

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Lanar as operaes de dbito e crdito, para ser conciliado com as contas
correntes.
Contedo
Cdigo e nome do banco, perodo de exerccio, nmero do lanamento,
histrico, data, contrapartida: saldo anterior e atual, valores.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Arquivado no rgo durante o ano de exerccio,
aps encaminhado ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

39

36. NOTA DE EMPENHO

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relacionar os empenhos do Fundo.
Contedo
Ano, tipo, data, n da ficha, rgo, unidade, classif. oramentria, elemento da
despesa, credor, endereo,nmero, bairro, cep, cidade, estado, telefone,
inscrio estadual, CPF, valor (por extenso), histrico, tipo de licitao,
processo n, data, ordenador da despesa (assinatura do Secretrio Municipal
de Sade), saldo anterior, crdito, saldo total, valor empenhado, saldo atual,
valor liquidado, desconto, valor liquidado, desconto, valor lquido, saldo
empenho, data, assinatura do Contador, data, assinatura do Contador, data,
ordenador da despesa (assinatura do Secretrio Municipal de Sade), data
identidade do credor, assinatura do credor ou seu procurador, banco, conta,
cheque.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinadas pelo credor, no ato do pagamento. As 03 vias
so arquivadas, juntamente com notas fiscais, no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps a aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado).
Destinao
Eliminar.

40

37. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE OUTROS

RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE PESSOAS FSICAS
rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal de Sade
Competncia
A administrao dos servios da rea, buscando sua integrao, otimizao e
eficincia. (art. 58 da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico ou
administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local e data,
texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo.
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

41

38. PLANILHA ESTIMATIVA DE CONSUMO DE MEDICAMENTOS

rgo produtor
Setor de Laboratrio e Farmcia / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de
Sade
Competncia
Controlar estoques mnimos para manuteno dos servios. (art. 70, inc.III da
LMC 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o estoque e a requisio de medicamento no setor.
Contedo
Especificao dos medicamentos, quantidade prevista para o perodo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo responsvel da farmcia. 1 via encaminhada para a FUNED. 2 via - arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

42

39. PROCESSO DE LICITAO

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Prestar servios ou vender bens, mveis e imveis aos rgos pblicos.
Contedo
Certido de quitao de dbito federal - Nmero do requerimento, nmero da
certido, nome da empresa, inscrio no CGC ou CPF, quantidade de
inscries ativas, total de valore originrios, total de valores atualizados, local,
data, assinatura e carimbo do procurador da Fazenda Nacional.
Certido de dbito estadual Nmero do protocolo, razo social,
nome,endereo, municpio, estado, CGC / MF, inscrio estadual, CPF,
inscrio de produtor rural, cdigo ativo na economia, finalidade, local, data,
nome do signatrio, cargo, identidade, assinatura, nmero do PTA, nmero da
inscrio da divida ativa, data da inscrio, valor total do crdito tributrio, fase
da cobrana, ressalva, nome e assinatura do responsvel pela informao.
Certido de quitao plena Nmero do processo, nome do contribuinte,
inscrio municipal, CGC, CPF, identidade cadastral, endereo, local, data e
assinatura.
Alterao contratual - Nome e especificao das partes, clusulas contratuais:
da alterao, da ratificao, da consolidao, objeto social, sede e prazo,
denominao, capital social, cesso de quotas, administrao, deliberaes,
assemblias de quotistas, demisso, falecimento e interdies de scios, lucros
e perdas, exame de livros e fiscalizao, dissoluo, da responsabilidade
tcnica, retiradas, foro, disposies gerais, local e data, assinatura das partes.
Certido negativa de dbito - Srie, numero, PCND n, CGC / CEI, dados do
contribuinte, endereo, local e data, assinatura do responsvel.
Certificado de negativa de dbito junto ao FGTS - Nmero do protocolo, prazo
de validade, numero, nome da empresa, endereo, matricula, agencia da caixa,
GC ou CPF, local, data, assinatura do gerente.
Prova de inscrio no CGC - Nmero de inscrio, ativ cnas, prazo de validade,
natureza jurdica, CPF do responsvel, rgo do SRF, nome empresarial: firma,
razo social ou denominao comercial, titulo do estabelecimento (nome de
fantasia), endereo.
Parecer jurdico fundamentos, local, data, assinatura da assessora jurdica.
Nota de empenho nmero, ano de exerccio do oramento, tipo, data, ficha,
rgo, unidade, classificao oramentria, elemento da despesa, credor,
endereo, cidade, inscrio estadual.
43

Ata da Comisso de Licitao - Local, data, descrio da razo da reunio e

dos tratados, assinatura da secretaria que redigiu a ata e dos participantes da
reunio.
Fundamento legal
Lei Federal n 8666, de 22 de junho de 1993.
Documentos anexos
Edital, declarao de recebimento do edital, certido de quitao municipal,
estadual e federal; contrato social ou alterao contratual; certido negativa de
dbito junto ao INSS, certido negativa de dbito junto ao FGTS, prova de
inscrio no CGC, parecer jurdico, ata da Comisso de Licitao, nota de
empenho.
Tramitao
Elaborado em 04 vias, a partir da requisio do setor. feita a pesquisa de
preo no mercado, consulta do saldo oramentrio e o pedido encaminhado a
Assessoria Jurdica para anlise e ao Secretrio para aprovao da abertura
do processo. Existem quatro modalidades: dispensa de licitao, convite,
tomada de preos e concorrncia, cuja opo se fundamenta nos valores
estabelecidas na legislao pertinente. O edital elaborado e encaminhado
aos interessados em participar da licitao. As empresas emitem recibo de
recebimento do edital. No dia acordado comparecem presena da Comisso
de licitao, com o envelope dos documentos. Os envelopes so abertos, os
documentos analisados e escolhida uma empresa vencedora do processo. A
ata lavrada, encaminhada ao prefeito para assinatura e homologao e
Assessoria Jurdica para anlise e redao do parecer. Elaborado um contrato
com a empresa. Encaminhado Contabilidade para elaborao da nota de
empenho, em 03 vias, assinadas pelo chefe do setor, juntada ao processo. 1
via arquivada no rgo solicitante. 2 via encaminhada ao tribunal de
Contas para a fiscalizao e aprovao. 3 via encaminhada a Cmara
Municipal, para anlise e aprovao. 4 via arquivada na contabilidade.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

44

40. PRONTURIO MDICO

rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento e Aes
Bsicas de Sade
Competncia
Cumprir rotinas de atendimento (art. 67, inc.V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Reunir dados e documentos que integram a histria clinica do paciente.
Contedo
Filiao, nome, data, idade, sexo, profisso, estado civil, naturalidade, presso
arterial, pulso, altura, peso, campo para descrio do diagnstico e
procedimentos indicados.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01, no ato da primeira consulta e nas consultas subseqentes.
Arquivado na recepo da unidade de sade.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

45

41. QUADRO DE CONSISTNCIA DO MOVIMENTO DE ARRECADAO

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Demonstrar os lanamentos efetuados em conta bancria.
Contedo
Perodo, data, nmero da guia, ficha, cdigo, especificao da receita, valor da
arrecadao, valor total, banco., resumo geral: total da arrecadao no perodo,
total do fechamento no perodo, total da diferena no perodo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinada pelo
rgo.

secretrio e contador. Arquivada no

Prazo de arquivamento
05 anos aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de
Minas Gerais.
Destinao
Eliminar.

46

42.QUADRO DE CONTROLE DA PRODUTIVIDADE DOS SERVIDORES

rgo produtor
Setor de Atendimento Odontolgico / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas
de Sade
Competncia
Acompanhar o servio efetuado pelos profissionais tcnicos. (art. 86, inc.II da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Demonstrar a produtividade de cada profissional no perodo.
Contedo
Nome do rgo, itens: especificao dos procedimentos, nome dos servidores,
nmeros parciais e total dos servios executados.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Encaminhado ao Secretrio Municipal de Sade
para conhecimento. Arquivado no sistema informatizado e no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

47

43. QUADRO DE CONTROLE DA SADE BUCAL

rgo produtor
Setor de Atendimento Odontolgico / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas
de Sade
Competncia
Trabalho de preveno nas escolas, creches, com aplicao de flor e orientar
sobre a maneira correta de escovar os dentes. (art. 68, inc. VI da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Registrar a situao de crie dentria que apresenta o municpio.
Contedo
Nmero de indivduos examinados, ms e ano de exerccio, idade, nmero de
indivduos, quantidade de dentes permanentes presentes, indivduos com CEO
e CPOD, dentes presentes rgidos, cariados, perdidos, restaurados, nmero do
CPOD e CEO, total geral, nome do tabulador dos dados.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinadas pelo responsvel do setor. 1 via encaminhada para a Diretoria Regional de Sade para informao. 2 via
encaminhada ao Ministrio de Sade, para informao. 3 via arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

48

44. QUADRO DE CONTROLE DO ESTOQUE DE INSTRUMENTAIS

ODONTOLGICOS
rgo produtor
Setor de Atendimento Odontolgico / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas
de Sade
Competncia
Controlar os materiais e instrumentais utilizados no setor.(art. 68, inc.III da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o estoque de instrumentais odontolgicos utilizados pela equipe.
Contedo
Nome dos instrumentais, nmeros parciais: necessidades, utilizados,
defeituosos, comprador, total em uso, estoque atual e total geral por item.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Arquivada no sistema informatizado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

49

45.QUADRO DE CONTROLE DO ESTOQUE DE

MATERIAIS ODONTOLGICOS
rgo produtor
Setor de Atendimento Odontolgico / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas
de Sade
Competncia
Controlar os materiais e instrumentais utilizados no setor.(art. 68 , inc.III da
LMC n 29/97 )
Objetivo da produo
Controlar os materiais usados pela equipe odontolgica.
Contedo
Especificao dos materiais, meses do ano, nmeros parciais e total dos
materiais consumidos.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Arquivada no sistema informatizado, no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

50

46.QUADRO DEMONSTRATIVO DE FREQNCIA DOS FUNCIONRIOS

rgo produtor
Setor de Secretaria, Funcionalismo e Servios Gerais / Diviso de Apoio,
Administrao e TFD
Competncia
Recursos humanoscontrole de freqncia frias, licenas, cursos,
atendimento aos funcionrios, ficha cadastral do funcionrio.(art. 63, inc.VI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Demonstrar a freqncia dos funcionrios no perodo.
Contedo
Ms de exerccio, nmero de ordem, nome do funcionrio, cargo, faltas, licena
mdica, frias, dias de efetivo exerccio, ocorrncias, local e data, assinaturas
do secretrio municipal de sade e do agente administrativo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo secretrio municipal de sade e pelo
agente administrativo.1 via arquivada no rgo. 2 via encaminhada ao
Departamento Pessoal da Prefeitura, para processar o pagamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

51

47.QUADRO DEMONSTRATIVO DO MOVIMENTO DO NUMERRIO

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Discriminar os valores do movimento das contas bancrias.
Contedo
Perodo de exerccio, descrio das entrada e sadas do caixa: receita e
despesa oramentria e extra oramentria, retirados e depsitos bancrios,
valores totais, saldo do ms anterior e ms seguinte, soma total, descrio dos
bancos: nome, saldo anterior, depsitos, retirados, saldo atual, valores parciais
e totais dos itens, demonstrao dos saldos: valor do numerrio em cofre,
saldo total da conta em movimento e da vinculada, total dos saldos, assinaturas
do tesoureiro, contador e prefeito municipal.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Assinada pelo secretrio municipal, tesoureiro, e
contador. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar

52

48. QUADRO DEMONSTRATIVO DE SALDO BANCRIO

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Discriminar os valores do saldo das contas bancrias.
Contedo
Perodo de exerccio ,nome do banco, saldo anterior, depsitos, retiradas,
saldo atual, cheque da tesouraria, saldo da tesouraria, total geral por itens.
Fundamento legal
Lei Federal n 4320, de 17 de maro de 1964.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinada pelo tesoureiro, secretrio
Arquivado no rgo.

e contador.

Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

53

49. QUADRO ESTATSTICO DO ATENDIMENTO DE FISIOTERAPIA

rgo Produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento e Aes
Bsicas de Sade
Competncia
Realizar as aes especficas de cada grupo profissional. (art. 67, inc. III da
LMC n 29/95)
Objetivo da produo
Demonstrar o nmero de atendimentos mensais e anuais efetuados pela
fisioterapia.
Contedo
Nmero de ordem ,data, nome do paciente, nmero da carteira de identidade,
nmero do pronturio, diagnstico, evoluo e observao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via.
Arquivada no rgo.

Assinada pela fisioterapeuta responsvel do setor .

Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

54

50. RECEITURIO DE MEDICAMENTOS DE CONTROLE ESPECIAL

rgo produtor
Setor de Laboratrio e Farmcia / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de
Sade
Competncia
Controlar estoques mnimos para manuteno dos servios (art. 70, inc.III,
LCM 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o estoque de medicamentos que necessitam de um controle especial
de uso e dispensao.
Contedo
Estado e cdigo, nmero da receita, nome de identificao do emitente, data,
nome o paciente, endereo, carimbo e assinatura do mdico que autoriza,
especificao do medicamento ou substncia, quantidade e forma
farmacutica, dose por unidade posolgica, posologia, identificao do
comprador: nome, endereo, telefone, nmero da carteira de identidade, rgo
emissor, carimbo do fornecedor, nome do vendedor e data.
Fundamento legal
Portaria Federal n 344, de 12 de maio de 1998.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir da indicao mdica. Entregue e retida pelo Setor
de Farmcia no ato da entrega do medicamento. Os dados so transcritos no
livro de registro. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

55

51.RECEITURIO MDICO
rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento e Aes
Bsicas de Sade
Competncia
Cumprir rotinas de atendimento. ( art.67, inc.V, LMC 29/97)
Objetivo da produo
Prescrever os procedimentos indicados na consulta mdica.
Contedo
Nome, endereo, idade, peso, campo para descrio dos medicamentos ou
procedimentos indicados e campo destacvel para apresentao na farmcia:
nome, endereo, idade, peso, nmero da carteira de identidade, especificao
da medicao, apresentao, quantidade prescrita, quantidade atendida, nome
do responsvel e do mdico.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinada pelo mdico ou profissional responsvel.
Entregue ao paciente, podendo retornar a unidade de Sade ou rgo para
prosseguimento de tratamento.
Prazo de arquivamento
Permanente (se retornar ao rgo.)
Destinao
Preservar.

56

52.RECIBO DE PAGAMENTO DE TRATAMENTO FORA DOMICLIO

rgo produtor
Setor de Tratamento fora de Domiclio / Diviso de Apoio, Administrao e TFD
Competncia
Uniformizar as atividades referentes ao tratamento fora domiclio (art. 64,inc.I
da LMC 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar o pagamento das despesas efetuadas pelo paciente em tratamento
mdico fora do municpio.
Contedo
Nmero do recibo, nmero de identidade do recebedor, DSR, cdigo de
origem, valor total do tratamento, nome do paciente e acompanhante,
procedncia, nmero do pedido de TFD, tratamento: espcie e local, ajuda de
custo: paciente e acompanhante, perodo e valor, transporte: meio, trecho e
valor, autorizao: data, carimbo e assinatura do ordenador de despesa, recibo
de pagamento: data e assinatura do recebedor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo responsvel no setor e usurio. 1 via
encaminhada para empenho. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps a aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

57

53. RELAO ANALTICA DE PAGAMENTOS

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os empenhos para fundamentar a anlise da receita e da despesa do
perodo.
Contedo
Perodo de exerccio, nmero do empenho, data, nmero da ficha e da conta,
credor, valor do empenho, valor da anulao, valor pago, valor a pagar e valor
total por credor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno. Arquivado no rgo durante o ano
de exerccio, aps encaminhado ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

58

54. RELAO DE CRDITOS BANCRIOS EFETUADOS PELO SUS

rgo produtor
Setor de Secretaria, Funcionalismo e Servios Gerais / Diviso de Apoio,
Administrao e TFD
Competncia
Preencher os boletins de produo, guias, mapas, dirios mensais e anuais,
etc. (art. 63, inc.Ida LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os boletins de produo mensal para repasse de verbas pelo SUS.
Contedo
Meses de exerccio, data de emisso do documento, nome e razo social,
cdigo, nmero do CPF/ CGC, banco, agncia, conta- corrente, valores
parciais dos depsitos e total da Secretaria.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo secretrio municipal de Sade. 1 via arquivada na secretaria . 2 via encaminhada para a Diretoria Regional de
sade, para conhecimento.
Prazo de arquivamento
05 anos aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas de Minas Gerais.
Destinao
Eliminar.

59

55.RELATRIO DE PRODUO E DE MARCADORES PARA AVALIAO

DO PROGRAMA DE SADE DA FAMLIA
rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento e Aes
Bsicas de Sade
Competncia
Realizar aes especficas de cada grupo profissional (art. 67. inc.III da LMC
29?97)
Objetivo da produo
Informar sobre a produo de atendimentos dos profissionais que atuam no
programa.
Contedo
Nmero do segmento, do PSF, rea, ms de exerccio, atividades e produo:
descrio das consultas mdicas e total geral no perodo, especificao e
nmeros do tipo de atendimento mdico e de enfermeiro, solicitao mdica de
exames complementares, marcadores e visitas domiciliares.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Mensal. Preenchido pelos agentes e encaminho
secretaria para conhecimento e remessa, via sistema informatizado, para o
Ministrio de Sade.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

60

56. RELATRIO DE REMESSA DE EXAMES LABORATORIAIS

(TESTE DO PEZINHO)
rgo produtor
Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de Sade.
Competncia
Administrar e coordenar todos os setores de atendimento da rea (mdico,
psicolgico, fisioterpico, odontolgico, etc.) (art. 66 da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre as remessas de exames efetuados ao laboratrio.
Contedo
Dados do destinatrio, exame solicitado, cdigo CBL, nomes dos pacientes,
local e data de nascimento, data de coleta, data assinatura e carimbo do
responsvel pela remessa.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo responsvel pela coleta e preparao
dos testes. 1 via encaminhada ao laboratrio junto com o material coletado.
2 via- arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
01 ano.
Destinao
Eliminar.

61

57. RELATRIO DE SITUAO DAS DCIH`SB (SIH)

rgo produtor
Diviso de Controle e Avaliao
Competncia
Controlar e avaliar os servios de sade ambulatoriais e hospitalares, pblicos
e privados executados no mbito municipal, bem como acompanhar sistema de
servios referenciados. (art. 60, inc. Ida LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comprovar a execuo das atividades no Sistema de Internao Hospitalar.
Contedo
Ms de referncia, data de emisso do documento, quantidade de AIH,
servios hospitalares, servios profissionais, SADT, especificao de
procedimentos, total geral.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, aps receber as informaes do relatrio de servios
hospitalares em disquete. Fundamenta a elaborao do relatrio de valores
para empenho. o segundo documento gerado para o sistema de informaes
hospitalares. Arquivado no sistema informatizado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

62

58. RELATRIO DA SITUAO DE SADE E ACOMPANHAMENTO DAS

FAMLIAS NA REA
rgo produtor
Setor de Atendimento Multiprofissional / Diviso de Atendimento e Aes
Bsicas de Sade
Competncia
Realizar aes especficas de cada grupo profissional (art. 67. inc.III da LMC
29/97)
Objetivo da produo
Informar a produo mensal dos agentes comunitrios.
Contedo
Municpio, segmento, nome da unidade, rea, especificao das doenas,
hospitais e causas do bito, anotadas pelas dez microreas, nmeros totais de
famlias cadastradas e das visitas domiciliadas realizadas.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Os dados so inseridos no sistema informatizado e
encaminhados, via rede, ao Ministrio da Sade para informao. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

63

59. RELATRIO DE ATENDIMENTO DE TRATAMENTO

FORA DO DOMCILIO
rgo produtor
Setor de Tratamento fora do domiclio / Diviso de Apoio, Administrao e TFD
Competncia
Marcar consultas a nvel de consrcio e exames de alta e mdia
complexidade.(art. 62, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre o diagnstico e procedimento indicados na consulta realizada
pelo paciente fora do municpio.
Contedo
Nome da unidade mdico assistencial, clnica, nome do paciente, endereo,
telefone, procedncia, nmero do pronturio e da autorizao da internao
hospitalar (AIH), regime de tratamento ambulatorial ou interno, data de incio e
trmino, data de retorno, nmero do CID e descrio do diagnstico principal e
acessrio, do tratamento ou operao realizada, do achado cirrgico,
justificativa do transporte recomendado, justificativa do retorno, campo para
assinalar se o paciente necessita de complementaes de tratamento na
unidade ou no rgo de origem, outras recomendaes, data carimbo e
assinatura do mdico assistente.
Fundamento legal
No informado. .
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue ao paciente 2 via arquivada no
rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

64

60. RELATRIO DE ESTOQUE DO LABORATRIO

rgo produtor
Setor de Laboratrio e Farmcia / Diviso de Atendimento e Aes Bsicas de
Sade
Competncia
Controlar estoques mnimos para manuteno dos servios. (art. 70, inc.III da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar sobre o estoque e fundamentar a compra de materiais.
Contedo
Nome da dependncia requisitante, especificao do medicamento, data de
entrada, nmero da nota fiscal, lote, validade, dosagem, quantidade e valor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinadas pelo Bioqumico responsvel. Fundamenta a
elaborao da requisio de compras. 1 via - encaminhada ao Departamento
de Compras. 2 via - arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

65

61. RELATRIO DE PRODUO AMBULATORIAL

rgo produtor
Diviso de Controle e Avaliao
Competncia
Controlar e avaliar os servios de sade ambulatoriais e hospitalares, pblicos
e privados executados no mbito municipal, bem como acompanhar sistema de
servios referenciados.(art. 60, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar a produo ambulatorial.
Contedo
Valor bruto de procedimentos distribudo pelo Estado de residncia de cada
paciente, valores exclusivos para empenho: natureza, valor bruto, valor IR,
valor lquido, total, valores das parcelas e subparcelas compondo o valor bruto,
piso de ateno bsica-PAB, Fundo de aes estratgicas e compensao
(FAEC), valores totais dos procedimentos, atestado de veracidade dos servios
prestados na assistncia ambulatorial, data e assinatura do gestor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Mensal. Assinadas e carimbadas pelo Secretrio
Municipal de Sade. A produo das unidades digitada em um aplicativo, que
gera o crdito a ser recebido pelo municpio pelos servios prestados. Alm do
relatrio anexo gerado, o sistema tambm ter arquivos para o banco de dados
nacional.2 e 3 vias encaminhadas para Secretaria Estadual de Sade para
conhecimento. 1 via - encaminhada para a Contabilidade para empenho.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

66

62.RELATRIO DE SERVIOS HOSPITALARES

rgo produtor
Diviso de Controle e Avaliao
Competncia
Controlar e avaliar os servios de sade ambulatoriais e hospitalares, pblicos
e privados executados no mbito municipal, bem como acompanhar sistema de
servios referenciados; .(art. 60, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar a produo mensal dos hospitais.
Contedo
Ms de referncia, data de emisso do documento, verso das tabelas de
valores, totais por especialidade, quantidade de autorizaes de internao
hospitalar emitidas pela UTI por especialidade, servios hospitalares OPM,
sangue SADT/ATT RN, neurologia (UTI), transplantes, valores parciais,
especificao dos pontos SP, SADT, valor do ponto de SP e de SADT.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Mensal. O hospital digita a produo mensal dos
procedimentos hospitalares por AIH (autorizao de internao hospitalar). A
produo convertida em arquivo magntico como contedo das DCIHS.
Estes procedimentos geram os valores financeiros a serem recebidos do SUS
pelo hospital. Primeiro documento gerado para o sistema de informaes
hospitalares. 1 via encaminhada a Diretoria Regional de Sade. 2 via
arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

67

63.RELATRIO DE VALORES PARA EMPENHO

rgo produtor
Diviso de Controle e Avaliao
Competncia
Controlar e avaliar os servios de sade ambulatoriais e hospitalares, pblicos
e privados executados no mbito municipal, bem como acompanhar sistema de
servios referenciados.(art. 60, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Relatar os valores a serem empenhados.
Contedo
Nmero da pgina, nmero do processamento, data, municpio, valor bruto,
descontos, bruto para empenho, imposto de renda, penso, lquido, total geral.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo secretrio. Assinado pelo secretrio. o
procedimento final do sistema de informaes hospitalares do SUS. Os dados
enviados nos relatrios de servios hospitalares e da situao das DCIHSB
enviados para o SUS, so processados e encaminhados secretaria municipal
de sade atravs desde documento. 1 via encaminhada contabilidade para
empenhar a verba e enviada Tesouraria do Fundo Municipal de Sade para
pagamento. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao de contas pelo Tribunal de Contas do Estado)
Destinao
Eliminar.

68

64. RELATRIO DE DIAGNSTICO DE VERIFICAO DO SISTEMA DE

INTERNAO HOSPITALAR
rgo produtor
Diviso de Controle e Avaliao
Competncia
Controlar e avaliar os servios de sade ambulatoriais e hospitalares, pblicos
e privados executados no mbito municipal, bem como acompanhar sistema de
servios referenciados.(art. 60, inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar aos rgos competentes sobre a situao do Sistema de Internao
Hospitalar.
Contedo
Ms e ano de competncia, estado, informao se gesto semi-plena,
indicativo de processamento, data de execuo do VERSIA, nome da
secretria, valor lquido de empenho, diagnsticos por fases, nome dos
arquivos, nmero do CGC do hospital, nmero do DCIH, ms de apresentao,
quantidade de AIH, total de DCIHS, total de AIH, total de registros, total de
arquivos.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Relatrio de arquivos para transmisso.
Tramitao
Elaborado em sistema informatizado. Encaminahdo ao Ministrio da sae (BBS
DATA SUS/RJ) para ser elaborado o procedimento final do banco de dados
nacional.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (alimentar sistema informatizado)
Destinao
Preservar

69

65. RELATRIO GERAL DE ATIVIDADES DA VIGILNCIA SANITRIA

rgo produtor
Diviso de Vigilncia Sanitria e Epidemiolgica
Competncia
Estabelecer e analisar dados estatsticos para controle das aes e prevenes
(art. 65, inc. XI, LMC 29/97)
Objetivo da produo
Relatar as solicitaes e o servio realizado por cada setor da Prefeitura.
Contedo
Dados do destinatrio, introduo, desenvolvimento e concluso do assunto,
objeto do documento, local e data, nome e assinatura do autor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via - encaminhada secretria Municipal de Sade 2 via - arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

70

66. REQUISIO DE AGENDAMENTO DE CONSULTA E EXAME

rgo produtor
Setor de Tratamento fora do domicilio / Diviso de Apoio, Administrao e TFD
Competncia
Marcar consultas a nvel de consrcio e exames de alta e mdia
complexidade.(art. 62, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar o agendamento de consultas, para pacientes que necessitem
tratamento fora do domicilio.
Contedo
Nome do paciente, data de nascimento, nome da me, naturalidade,
especialidade mdica, data e horrio da consulta.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Encaminhado, via fax ao hospital conveniado para
providncias. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

71

67.REQUISIO DE MATERIAIS E/OU SERVIO

rgo produtor
Fundo Municipal de Sade
Competncia
Supervisionar, tcnica ou funcionalmente, os servios de natureza contbil, na
Administrao descentralizada, inclusive a elaborao dos respectivos planos
de conta. (art. 32, inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a compra de materiais e / ou contratao de servios.
Contedo
Data, rgo requisitante, destinao, nmero do item, quantidade, unidade,
descrio, valor, nmero do empenho, ficha e credor, valor do saldo, nmero
da licitao, assinatura do contador, autorizao de emisso do empenho:
nome do fornecedor, assinatura do chefe da Diviso de Compras.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. Assinadas pelo responsvel no setor e Secretrio
Municipal de Sade. 1 via entregue ao responsvel para efetuar a compra e
/ ou contratar servios. Aps encaminhada para a contabilidade de empenhar
a verba. 2 via - arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

72

68. REQUISIO E RESULTADO DE EXAME

rgo produtor
Setor de Tratamento Fora do Domicilio / Diviso de Apoio, Administrao e
T.F.D
Competncia
Uniformizar as atividades referentes ao Tratamento Fora do Domicilio. (art. 64,
inc. I da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Solicitar a marcao de exames
conveniadas fora do municpio.

especiais

realizadas

por

unidades

Contedo
Nome do hospital ou ambulatrio, cdigo, nome do paciente, nmero do
pronturio, idade, sexo, clinica, enfermaria, leito, dados clinicas, material ao
examinar, exames solicitados, local e data, assinatura e carimbo do tcnico
responsvel no setor.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo mdico solicitante e tcnico responsvel
do setor. 1 via encaminhada ao rgo para marcao do exame. 2 via
arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

73

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Sade

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Acompanhamento de hansenase /
tuberculose
AIH Laudo

Ficha de acompanhamento de doenas

compulsrias PSF
Laudo mdico para emisso de
autorizao de internao hospitalar AIH

Alvar sanitrio

Alvar sanitrio

Autorizao para internao

hospitalar

Autorizao para internao hospitalar

- AIH

Avaliao dos cirurgies dentistas

Avaliao de desempenho dos

cirurgies dentistas

Balancete da despesa

Balancete de despesa

Balancete da receita

Balancete de receita

Boletim de notificao semanal

(ficha de notificao negativa)

Ficha de notificao negativa de

doenas

Boletim de notificao semanal

(ficha de notificao positiva)

Ficha de notificao positiva de

doenas

74

Boletins de produo (mensal)

Relao de crditos bancrios

efetuados pelo SUS

Caderno de produo mensal

Caderno de produo mensal

Carto de diabtico

Carto de controle de medicamentos

para diabtico

Carto de identificao (modelo)

Carto de matricula para consulta

mdica

Consistncia do movimento de
arrecadao

Consistncia do movimento de
arrecadao

Controle de agenda da recepo

Controle de agenda da recepo

Controle de freqncia do
tratamento

Carto de controle de freqncia no

tratamento da fisioterapia

Controle de instrumentais

Quadro de controle do estoque de

instrumentais odontolgicos

Controle de materiais

Quadro de controle do estoque de

materiais odontolgicos

Controle mensal

Quadro de controle da produtividade

dos funcionrios

Dados estatsticos do atendimento

de fisioterapia

Quadro estatstico do atendimento da

fisioterapia

75

Declarao de nascido vivo

Declarao de nascido vivo

Declarao de bito

Declarao de bito

Demonstrativo de freqncia

Quadro demonstrativo de freqncia

dos funcionrios

Demonstrativo de saldo bancrio

Quadro demonstrativo de saldo

bancrio

Demonstrativo do movimento de
numerrio

Quadro demonstrativo do movimento

de numerrio

Dirio geral da contabilidade

Dirio geral da contabilidade

Ficha cadastral

Ficha cadastral de estabelecimentos

comerciais

Ficha cadastral de funcionrio

Ficha cadastral de funcionrio

Ficha de consulta

Ficha de consulta

Ficha clnica do paciente

Ficha clnica do paciente de

odontologia

Ficha de cadastramento do PSF

Ficha de cadastramento no Programa

de Sade da Famlia

Ficha de sada de medicamento

Ficha de sada de medicamento

76

Ficha individual de investigao

Ficha individual de investigao de

doenas

Formulrio de ambulncia

Ficha de controle do uso de

ambulncias

Guia de encaminhamento

Guia de encaminhamento de consultas

Levantamento epidemiolgico
(crie)

Quadro de controle de sade bucal

(crie)

Livro da tesouraria

Livro da tesouraria

Livro de registro

Livro de registro de alvars expedidos

Livro de registro de consulta e

exame

Livro de registro de consulta e exame

Livro de registro especfico

Livro de registro de medicamento

especfico

Livro de registro de reclamaes

Livro de registro de reclamaes

Minuta diria da arrecadao

Minuta diria da arrecadao - analtica

Nota de empenho

Nota de empenho

Pedido de ajuda supletiva

Pedido de ajuda supletiva

77

Planilha estimativa de consumo de

medicamentos

Planilha estimativa de consumo de

medicamentos

Processo de licitao (material de

consumo)

Processo de licitao (material de

consumo)

Processo de licitao (material

permanente e contratao de
servios)

Processo de licitao (material

permanente e contratao de
servios)

Pronturio da Fisioterapia

Pronturio de atendimento na
Fisioterapia

Pronturio

Pronturio mdico

Protocolo - frias e licenas

Carto de controle do protocolo de

documentos

Razo de bancos

Razo de bancos

Receiturio de medicamentos de
controle especial

Receiturio de medicamentos de
controle especial

Receiturio mdico

Receiturio mdico

Recibo de pagamento / tratamento

Recibo de pagamento de tratamento

fora do domiclio

Reclamao

Formulrio de reclamao da Vigilncia

Sanitria

78

Relao analtica de pagamento

Relao analtica de pagamento

Relao de exames

Relao de exames solicitados pelos

distritos

Relao de produo e de
marcadores para avaliao

Relatrio de produo e de marcadores

para avaliao - PSF

Relatrio anual

Relatrio anual de atividades

Relatrio da situao de sade e

acompanhamento das famlias na
rea / equipe (SSA2) PSF

Relatrio da situao de sade e

acompanhamento das famlias na rea
PSF

Relatrio de arquivos para

transmisso SIH

Relatrio de diagnstico de verificao

- SIH

Relatrio de estoques

Relatrio de estoque do laboratrio

Relatrio

Relatrio de produo ambulatorial

SIA

Relatrio de remessa (semanal)

(teste do pezinho)

Relatrio de remessa de exames

ambulatoriais (teste do pezinho)

Relatrio de remessa dos hospitais

Relatrio de servios hospitalares

SIH

Relatrio de situao das DCIH'SB

Relatrio de situao das DCIH'SB

SIH

Relatrio de valores para empenho

Relatrio de valores para empenho

SIH
79

Requerimento de medicamento
excepcional

Requerimento de medicamento
excepcional

Requisio / resultado de exame

Requisio e resultado de exame

Requisio de agendamento de
consulta e exame

Requisio de agendamento de
consulta e exame

Requisio de materiais para

compras

Requisio de materiais e servios

Resumo de balancete mensal

Balancete mensal da receita e despesa

Sistema de informao de ateno

bsica Ficha A

Ficha de cadastro da famlia com

notificao de doenas compulsrias

Sistema de vigilncia alimentar e

nutricional

Ficha de atendimento gestante e

criana em risco nutricional

Solicitao de tratamento fora do

domicilio

Formulrio de solicitao de tratamento

fora do domicilio

80

SECRETARIA MUNICIPAL DE OBRAS, URBANISMO E MEIO

AMBIENTE

ndice dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Obras, Urbanismo e Meio Ambiente

1. Alvar de habite-se (SMOUMA.SFU.01)

2. Alvar de licena para construo (SMOUMA.SFU.02)
3. Alvar de licena para demolio (SMOUMA.SFU.03)
4. Auto de infrao e embargo (SMOUMA.SFU.04)
5. Certido de confrontao de rea (SMOUMA.SFU.05)
6. Certido de desmembramento de rea (SMOUMA.SFU.06)
7. Ficha de controle de chegada de veculo (SMOUMA.SMVE.07)
8. Ficha de controle de estoque de material (SMOUMA.SA.08)
9. Ficha de controle de mquinas (SMOUMA.SOP.09)
10. Ficha de controle de quilometragem diria (SMOUMA.SMVE.10)
11. Ficha de controle de servios executados e peas substitudas no
veculo (SMOUMA.SMVE.11)
12. Ficha de controle de veculo (SMOUMA.SMVE.12)
13. Ficha de controle do consumo de combustvel (SMOUMA.SMVE.13)
14. Instruo tcnica para aprovao de loteamento (SMOUMA.DE.14)
15. Laudo de aprovao de loteamento (SMOUMA.DE.15)
16. Laudo de avaliao de imveis (SMOUMA.DE.16)
17. Laudo de vistoria tcnica (SMOUMA.DE.17)
18. Lembrete para o Departamento Pessoal (SMOUMA.SA.18)
19. Livro de registro de lanamento de imveis (SMOUMA.SFU.19)
20. Notificao de irregularidade em lotes (SMOUMA.SLU.20)
21. Notificao preliminar e auto de infrao em obras
(SMOUMA.SFU.21)
22. Ofcio de autorizao para incio da obra (SMOUMA.DE.22)
23. Ofcio emitido e recebido de rgos internos, de outros rgos
pblicos, de entidades privadas e de pessoas fsicas
(SMOUMA.GS.23)

24. Ofcio encaminhado ao INSS comunicando embargo de obra

(SMOUMA.SFU.24)
25. Ordem de servio para pagamento (SMOUMA.SOP.25)
26. Planilha de custo (SMOUMA.DE.26)
27. Processo de loteamento (SMOUMA.SFU.27)
28. Projeto arquitetnico de obras particulares (SMOUMA.SFU.28)
29. Projeto arquitetnico de obras pblicas (SMOUMA.SFU.29)
30. Relao da mdia dos veculos por quilmetro rodado
(SMOUMA.SMVE.30)
31. Relao de horas extras (SMOUMA.SA.31)
32. Relao de servidores da limpeza pblica (SMOUMA.SA.32)
33. Relatrio de servios dos caminhes (SMOUMA.SOP.33)
34. Requerimento de alinhamento / muro (SMOUMA.SFU.34)
35. Requerimento de certido de baixa no lanamento da construo
(SMOUMA.SFU.35)
36. Requerimento de certido de confrontao de rea
(SMOUMA.SFU.36)
37. Requerimento de certido de desmembramento de rea
(SMOUMA.SFU.37)
38. Requerimento de certido de localizao de endereo
(SMOUMA.SFU.38)
39. Requerimento de conferncia de projeto (SMOUMA.SFU.39)
40. Requerimento de conserto de estradas e pontes rurais
(SMOUMA.SOP.40)
41. Requerimento de licena de construo (SMOUMA.SFU.41)
42. Requerimento de licena de construo de acrscimo
(SMOUMA.SFU.42)
43. Requerimento de licena de demolio (SMOUMA.SFU.43)
44. Requerimento de limpeza de lotes (SMOUMA.SLU.44)
45. Requerimento de nmero de casa (SMOUMA.SFU.45)
46. Requerimento de regularizao do projeto de construo
(SMOUMA.SFU.46)
47. Requisio de compras (SMOUMA.SA.47)
3

48. Tabela de controle dos servios de caminhes e mquinas

(SMOUMA.SOP.48)

1. ALVAR DE HABITE-SE
rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo.
Competncia
Conceder habite-se aos novos prdios. (art. 41, inc. VIII da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Conceder autorizao para o proprietrio ocupar o imvel construdo.
Contedo
Nome do requerente, nmero do processo, Fundamento legal, descrio
do imvel, local e data, assinatura do secretario municipal.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17 de setembro de 1994.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue ao requerente. 2 via
arquivada no rgo durante a gesto depois de encaminhado ao Arquivo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

2. ALVAR DE LICENA PARA CONSTRUO

rgo Produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Expedir o alvar de aprovao, acompanhar os elementos
indispensveis ao incio da obra, inclusive cpia autenticada da futura
edificao. (art. 41, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Autorizar a construo de obras particulares.
Contedo
Nmero do alvar, nmero do requerimento protocolado, nome do
proprietrio do imvel, endereo do imvel, justificativa do pedido,
Fundamento legal, despacho, local e data, assinatura do chefe do setor e
assinatura do secretario municipal.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17 de setembro de 1994.
Documentos anexos
Requerimento para licena de construo, projeto arquitetnico, RG e
CIC do requerente, copia da escritura de compra e venda do terreno,
certido de registro da escritura em cartrio, declarao do tipo da
construo.
Tramitao
Elaborado em 03 vias, aps a anlise do requerimento para construo e
documentos anexos. Assinadas pelo chefe do setor. As
vias
so
encaminhadas Diviso de Engenharia com os documentos para anlise
e assinatura pelo engenheiro de Obras. 1 via Arquivada no Arquivo
Intermedirio. 2 via retorna ao Setor de Fiscalizao, para liberao do
alvar. 3 via entregue ao requerente, com a cpia do projeto.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

3. ALVAR DE LICENA PARA DEMOLIO

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Conceder licena para demolio de prdios e pequenas reformas. (art.
41, inc. XIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Autorizar a demolio de imveis particulares.
Contedo
Nmero do alvar, nome do proprietrio do imvel, nmero do
requerimento protocolado, endereo do imvel, justificativa do pedido,
Fundamento legal, despacho, local e data, assinatura do chefe do setor e
do secretario municipal.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17 de setembro de 1994.
Documentos anexos
Requerimento para licena de demolio, copia da escritura de compra e
venda do terreno.
Tramitao
Elaborado em 03 vias, aps a anlise do requerimento para construo e
documentos anexos. Assinadas pelo chefe do setor. As
vias
so
encaminhadas Diviso de Engenharia com os documentos para anlise
e assinatura pelo engenheiro de Obras. 1 via Arquivada no Arquivo
Intermedirio. 2 via retorna ao Setor de Fiscalizao, para liberao do
alvar. 3 via entregue ao requerente, com a cpia do projeto.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

4. AUTO DE INFRAO E EMBARGO

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Embargar construo em que se tenha verificado infrao do cdigo de
obras, fazendo as respectivas alteraes. (art. 41, inc. XIV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Relatar a situao e
irregularidade.

embargar

construo

que

apresente

Contedo
Data, endereo do imvel, nome do proprietrio, motivo do embargo,
Fundamento legal, local e data, assinatura do infrator e das testemunhas,
e assinatura do chefe do setor.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17 de setembro de 1994.
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1994.
Lei Federal n 6766, de 19 de dezembro de 1979.
Documentos anexos
Ofcio do INSS, comunicando o embargo da obra.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, quando a notificao enviada e no atendida.
Encaminhado um ofcio para comunicar ao INSS, sobre o embargo da
obra. . 1 via encaminhada a Diviso de Obras. 2 via arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
06 anos (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

5. CERTIDO DE CONFRONTAO DE REA

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Controle de glebas urbanas e fundo de vales urbanos (art. 41, inc. XXI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar a localizao do terreno, confrontando com a planta cadastral
do municpio.
Contedo
Nome do requerente, nmero do processo, descrio das divisas do lote,
local e data, assinatura do secretario municipal.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1994.
Documentos anexos
Requerimento para certido de confrontao.
Tramitao
Elaborado 02 vias. Assinadas pelo secretrio de obras, depois que o
interessado encaminha o requerimento. 1 via Entregue ao requerente.
2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

6. CERTIDO DE DESMEMBRAMENTO DE REA

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Controle de glebas urbanas e fundos de vales urbanos (art. 41, inc. XXI
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Certificar a aprovao do desmembramento da rea solicitada.
Contedo
Assunto, local, data, assinatura do secretrio.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1994.
Lei Federal n 6766, de 19 de dezembro de 1979.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Aps analise do requerimento e anexos. Assinado
pelo secretrio. 1 via Entregue ao requerente. 2 via Arquivada no
rgo, com os documentos anexos.
Documentos Anexos
Requerimento de certido, levantamento planimtrico e cpia da
escritura de compra e venda.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

10

7. FICHA DE CONTROLE DE CHEGADA DE VECULO

rgo produtor
Setor de Mquinas, Veculos e Equipamentos / Diviso de Recursos
Logsticos.
Competncia
Controlar o movimento de entrada e sada de veculos e equipamentos, a
quilometragem percorrida e o consumo de combustveis e lubrificantes.
(art. 48, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a chegada de veculos no rgo.
Contedo
Nmero da placa, descrio do veculo, horrio de chegada, assinatura
do vigia da Diviso de Transportes, data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, para controle interno do rgo. Assinado pelo vigia
da Diviso de Transporte. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
02 anos.
Destinao
Eliminar.

11

8. FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE DE MATERIAL

rgo produtor
Setor de Almoxarifado / Diviso de Recursos Logsticos.
Competncia
Administrar o almoxarifado geral e os depsitos, mantendo sob o
controle, atualizados os estoques e movimento de entrada e sada de
material de seu custo global e unitrio. (art. 47, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar o material gasto nas obras pblicas.
Contedo
Data, nmero da licitao, quantidade, descrio do material, custo.
Fundamento legal
No informado
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via arquivada no rgo durante a gesto,
depois de encaminhado ao arquivo intermedirio. 2 via encaminhado
para conhecimento.
Prazo de arquivamento
Indeterminado (alimentar sistema)
Destinao
Preservar.

12

9. FICHA DE CONTROLE DE MQUINAS

rgo produtor
Setor de Obras / Diviso de Obras Pblicas
Competncia
Acompanhar a execuo de obras atravs de relatrios padronizados.
(art. 45, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os locais onde as mquinas esto trabalhando.
Contedo
Ttulo, data, hora de inicio e termino, quantidade de horas, servio
executado, autorizao.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Semestral. Assinado pelo chefe do setor. 1 via
Arquivada no rgo durante a gesto depois de encaminhado ao arquivo
intermedirio. 2 via encaminhado ao secretario para conhecimento do
servio realizado.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

13

10. FICHA DE CONTROLE DE QUILOMETRAGEM DIRIO

rgo produtor
Setor de Mquinas, Veculos e Equipamentos / Diviso de Recursos
Logsticos
Competncia
Controlar o movimento de entrada e sada de veculos e equipamentos,
quilometragem percorrida e o consumo de combustveis e lubrificantes.
(art. 48, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar a quilometragem rodada diariamente pelos veculos.
Contedo
Numero da placa do veculo, ms de referencia, dia, horrio de sada e
chegada, controle do hodmetro na sada e chegada, quilometragem
percorrida, destino, nome do motorista, quantidade de combustvel e
lubrificante gasto em litros.
Fundamento legal
Instruo Normativa do Tribunal de Contas de Minas Gerais n 05, de 15
de dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Dirio. Preenchidos pelos motoristas entregue no
final do ms ao chefe do setor. Fundamenta a elaborao da Ficha de
Controle de Veculos Mensal. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado
de Minas Gerais)
Destinao
Eliminar.

14

11. FICHA DE CONTROLE DE SERVIOS EXECUTADOS E PEAS

SUBSTITUDAS NO VECULO
rgo produtor
Setor de Mquinas, Veculos e Equipamentos / Diviso de Recursos
Logsticos
Competncia
Controlar o custo de veculo e providenciar, logo que se faam
necessrios os servios de pintura, recuperao, retificao e outros.
(art. 48, inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os servios executados e as peas que foram substitudas nos
veculos.
Contedo
Nmero da placa do veculo, data, firma executante, servios, valor das
peas, servios substitudas, tempo de garantia, nmero NAF, nome do
motorista.
Fundamento legal
Instruo Normativa do Tribunal de Contas n 05, de 15 de dezembro de
1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via para cada veculo. Fiscalizado mensalmente pelo
Tribunal de Contas. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado
de Minas Gerais)
Destinao
Eliminar.

15

12. FICHA DE CONTROLE DE VECULOS

rgo produtor
Setor de Mquinas, Veculos e Equipamentos / Diviso de Recursos
Logsticos
Competncia
Controlar o movimento de entrada e sada de veculos e equipamentos, a
quilometragem percorrida e o consumo de combustveis e lubrificantes.
(art. 48, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os gastos mensais dos veculos.
Contedo
Nome do motorista, placa do veculo, posto de trabalho, data, atividade a
desempenhar, veculo, placa, controle do hodmetro na sada e chegada,
assinatura do responsvel, ms de referencia.
Verso data, descrio em litros e valores do consumo de combustvel e
lubrificante, manuteno e servio: especificao, bloco, folha, valor e
total.
Fundamento legal
Instruo Normativa do Tribunal de Contas n 05, de 15 de dezembro de
1999.
Documentos anexos
Ficha de controle de quilometragem diria, nota de consumo do
abastecimento.
Tramitao
Elaborado em 01 via, a partir dos dados da ficha de controle da
quilometragem diria e das notas de consumo do abastecimento.
Mensal. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado
de Minas Gerais)
Destinao
Eliminar.

13. FICHA DE CONTROLE DO CONSUMO DE COMBUSTVEL

16

rgo produtor
Setor de Mquinas, Veculos e Equipamentos / Diviso de Recursos
Logsticos
Competncia
Controlar o movimento de entrada e sada dos veculos e equipamentos,
a quilometragem percorrida e o consumo de combustveis e lubrificantes.
(art. 48, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os valores gastos anualmente com combustvel e manuteno
dos veculos.
Contedo
Perodo de referencia, descrio do combustvel consumido, quantidade
de litros, valores parciais e assinatura do chefe da diviso.
Fundamento legal
Instruo Normativa do Tribunal de Contas de Minas Gerais n 05, de 15
de dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 1 via, aps condensado dados dos documentos anteriores
mensal, semestral, anual. Assinado pelo chefe da diviso. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado
de Minas Gerais)
Destinao
Eliminar.

14. INSTRUO TCNICA PARA APROVAO DE LOTEAMENTO

17

rgo produtor
Diviso de Engenharia
Competncia
Oferecer subsdios para aprovao dos projetos de edificao
particulares ou pblicas, depois fazer-lhes o exame tcnico e
arquitetnico, para verificao de sua conformidade com o cdigo de
obras e as normas de zoneamento urbano e de expanso urbana. (art.
39, XI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Orientar os interessados sobre os requisitos para aprovao do projeto
de loteamento.
Contedo
Nome do representante legal do municpio, relao dos documentos e
dos projetos a serem apresentados, relao da infra-estrutura a ser
implantada, Fundamento legal, local e data, assinatura do secretario
municipal.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1994.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via. Assinado pelo Secretrio Municipal de Obras.
Entregue ao requerente, para que ele seja providenciado os documentos
necessrios para a aprovao do loteamento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

15. LAUDO DE APROVAO DE LOTEAMENTO

18

rgo produtor
Diviso de Engenharia
Competncia
Instruir processo para aprovao de loteamento. (art. 39, inc. V da LMC
n 29/97)
Objetivo da produo
Emitir parecer sobre a aprovao do projeto de loteamento.
Contedo
Modalidade do laudo, nome do proprietrio, local, municpio, metragem
da rea, descrio das obras vistoriadas, documentao apresentada,
Fundamento legal, despacho, assinatura do secretrio de obras.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1996.
Documentos anexos
Requerimento solicitando o desmembramento, certido negativa de
debito municipal, descritivo da rea, projeto urbanstico do
desmembramento, anotao de responsabilidade tcnica, relao e
descrio dos lotes a serem desmembramentos, escritura de doao e
por compra e venda do terreno.
Tramitao
Elaborados em 03 vias, aps o requerente protocolar a documentao
para aprovao do loteamento, que so encaminhados Diviso de
Engenharia para analise e emisso do laudo de aprovao integra o
processo de loteamento. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

16. LAUDO DE AVALIAO DE IMVEIS

19

rgo produtor
Diviso de Engenharia / Secretaria Municipal de Obras, Urbanismo e
Meio ambiente
Competncia
Realizar ou conferir avaliaes para desapropriao e indenizao. (art.
39, inc. IX da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Emitir parecer sobre o valor do imvel que ser alienado.
Contedo
Nome do interessado, proprietrio, objetivo, descrio do imvel,
metodologia adotada, valor da avaliao, local e data, assinatura do
engenheiro civil e do contador.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Pela comisso nomeada pelo Prefeito. 1 via encaminhada Secretaria de Administrao, para juntada no processo
de alienao de imveis. 2 via arquivada no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

17. LAUDO DE VISTORIA TCNICA

20

rgo produtor
Diviso de Engenharia
Competncia
Responsabilizar-se pelo Servio de Fiscalizao de competncia da
Secretaria de Obras, tais como: b) fiscalizao e acompanhamento dos
loteamentos existentes e de futuros loteamentos. (art. 41, inc. I, item b da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Emitir parecer sobre a rea vistoriada para aprovao do projeto de
loteamento.
Contedo
Assunto a que se refere a vistoria, nome do interessado, local e data,
relato da situao, assinatura do secretrio municipal.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1994.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias, aps a analise dos documentos protocolados
solicitando aprovao do loteamento e fiscalizao do local. Assinado
pelo Secretrio de Obras. Integra o processo de loteamento. 1 via
entregue ao requerente. 2 e 3 vias arquivadas no rgo.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

21

18. LEMBRETE PARA O DEPARTAMENTO PESSOAL

rgo produtor
Setor de Almoxarifado / Diviso de Recursos Logsticos
Competncia
Controlar a freqncia do pessoal e envio mensal da freqncia
Diviso de Funcionalismo. (art. 47, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar ao Departamento Pessoal os direitos dos servidores para efeito
de pagamento.
Contedo
Nome dos servidores e descrio dos valores a serem pagos no ms,
local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 - encaminhada ao Departamento de Pessoal,
para elaborao da folha de pagamento. 2 via arquivada no rgo
durante a gesto, aps encaminhada ao Arquivo Intermedirio.
Prazo de arquivamento
02 anos (2 via).
Destinao
Eliminar.

19. LIVRO DE REGISTRO DE LANAMENTO DE IMVEIS

22

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Comunicar Secretaria de Fazenda, o que lhe possa interessar do ponto
de vista tributrio. (art. 41, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Cadastrar os imveis para efeito de lanamento de impostos.
Contedo
Nmero, nome, endereo, rea, data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 livros. O livro 1 elaborado no Setor de Fiscalizao e
Urbanismo. So anotados os dados sobre a construo e encaminhado
ao Setor de Tributao para fundamentar a elaborao do livro 2, de
onde so extrados os dados para a emisso da certido de baixa e
averbao. Aps a copia dos dados, o livro 1 retorna ao Setor de
Fiscalizao. Livro 2 arquivado no Setor de Tributao.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

20. NOTIFICAO DE IRREGULARIDADE EM LOTES

23

rgo produtor
Setor de Limpeza Urbana / Diviso de Urbanismo, Limpeza Urbana, Meio
Ambiente e Paisagismo
Competncia
Exercer a fiscalizao dos servios do setor e diligenciar pela aplicao
de metas a infratores. (art. 42, inc. I, item g da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar a situao encontrada e determinar a limpeza do lote.
Contedo
Local e data, dados do destinatrio, fundamento legal, objeto da
advertncia, prazo para soluo, assinatura do chefe da Diviso, data e
hora e assinatura do responsvel pelo recebimento.
Fundamento legal
Lei Complementar n 05, de 21 de outubro de 1991.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 1 via. Encaminhado ao proprietrio do lote. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

21. NOTIFICAO PRELIMINAR E AUTO DE INFRAO EM OBRAS

24

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Fiscalizar as construes para que se faa de conformidade com o Plano
Diretor. (art. 41, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar a situao apresentada na obra e determinar a correo da
irregularidade.
Contedo
Nome, firma ou razo social, endereo, ramo da atividade, numero do
CPF ou RG, inscrio municipal, dia, ms, ano, descrio da ocorrncia,
fundamentos legais da infringncia e cominao da penalidade, clculo
do tributo, nome, matricula e assinatura do fiscal, assinatura do autuado,
local e data.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17 de setembro de 1994.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, aps a obra ser fiscalizada e constatada alguma
irregularidade. A notificao elaborada no local e fundamenta a
emisso do auto de infrao. Assinada pelo fiscal. 1 via arquivada no
rgo. 2 via encaminhada ao proprietrio da obra.
Prazo de arquivamento
06 anos (aps soluo)
Destinao
Eliminar.

25

22. OFCIO DE AUTORIZAO PARA INICIO DE OBRA

rgo produtor
Diviso de Engenharia
Competncia
Elaborar projetos de edificao e fiscalizar sua execuo. (art. 39, inc. I
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Comunicar a empresa vencedora da licitao sobre a autorizao de
inicio dos servios contratados.
Contedo
Numero do oficio, local e data, dados do destinatrio, tipo da obra,
numero da licitao, nome da empresa vencedora, assinatura do
secretario municipal.
Fundamento legal
Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, aps finalizao da licitao da obra. . 1 via
arquivada no rgo. 2 via encaminhada empresa.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

26

23. OFCIO EMITIDO E RECEBIDO DE RGOS INTERNOS, DE

OUTROS RGOS PBLICOS, DE ENTIDADES PRIVADAS E DE
PESSOAS FSICAS

rgo produtor
rgos da Secretaria Municipal Obras
Competncia
Os servios de projetos de edificaes e fiscalizao de suas execues;
execuo de obras pblicas; limpeza pblica e coleta de lixo, construo
de praas, parques e jardins; iluminao pblica; construo e
conservao de estradas e caminhos vicinais; observncia das posturas
relacionadas com o poder de polcia municipal. (art. 37 da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Estabelecer intercmbio de informaes a respeito de assuntos tcnico
ou administrativo.
Contedo
Ttulo abreviado, sigla do rgo expedido e nmero do documento, local
e data, texto de carter institucional, assinatura do emitente, dados do
destinatrio.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo responsvel pelo rgo. 1 via
encaminhado ao destinatrio. 2 via arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

27

24. OFCIO ENCAMINHADO AO INSS, COMUNICANDO EMBARGO

DE OBRA
rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Embargar construo em que se tenha verificado infrao do Cdigo de
obras, fazendo as respectivas alteraes. (art. 41 inc. XIV da LMC n
29/97)
Objetivo da produo
Comunicar ao INSS o embargo da construo da obra.
Contedo
Numero do oficio, local e data, dados do destinatrio, nome do
proprietrio, endereo e descrio da obra embargada, justificativa do
procedimento, assinatura do fiscal.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17 de setembro de 1994.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias.Assinado pelo responsvel do rgo.
encaminhada para o INSS. 2 via Arquivada no rgo.

1 via

Prazo de arquivamento
06 anos (aps soluo).
Destinao
Eliminar.

28

25. ORDEM DE SERVIO PARA PAGAMENTO

rgo produtor
Setor de Obras / Diviso de Obras Pblicas
Competncia
Executar obras pbicas, direta ou indiretamente, inclusive as relativas a
edifcios pblicos, abertura, terraplanagem, pavimentao e conservao
de ruas, estradas municipais e caminhos vicinais, segundo o plano
rodovirio municipal. (art. 45, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Determinar o pagamento dos servios realizados para empresa
responsvel pela obra.
Contedo
Dados da empresa autorizada a receber o pagamento, prazo de entrega,
valor, nome de quem autorizou a execuo do servio, assinatura do
responsvel pela empresa, local e data, assinatura do responsvel pela
autorizao do pagamento, local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 03 vias. 1 via (branca) Entregue a empreiteira, na
concluso da obra. 2 via (verde) encaminhada empreiteira
autorizando o servio, depois retorna ao rgo. 3 via (amarela)
arquivada no rgo, junto com a 2 via (verde).
Prazo de arquivamento
2 via (verde) permanente.
3 via (amarela) 05 anos.
Destinao
2 via (verde) preservar.
3 via (amarela) eliminar.
26. PLANILHA DE CUSTO
29

rgo produtor
Diviso de Engenharia
Competncia
Elaborar planilhas de custo, oramentos,
financeiros, etc. (art. 39, inc. II da LMC n 29/97)

cronogramas

fsicos

Objetivo da produo
Efetuar o levantamento do material necessrio para licitao de projeto
de construo de obras publicas.
Contedo
Nome da empresa, projeto da obra, nmero do item, descrio do
servio, unidade, quantidade prevista, valor unitrio, valor total.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1994.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaboradas em varias cpias para serem enviadas aos participantes da
licitao do projeto. Depois que as empresas elaboram o oramento
devolvido a Secretaria de Obras, para analise do custo. Integra o
processo de licitao da obra.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

30

27. PROCESSO DE LOTEAMENTO

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Conferir as exigncias para aprovao de loteamentos novos. (art. 41,
inc. XV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Aprovar projeto de loteamento de rea.
Contedo
Requerimento, Projeto, Memorial descritivo, Projeto de levantamento
Planimtrico, Escritura de compra e venda, Certido Negativa de Dbito,
Laudo de Aprovao, Portaria de Aprovao.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, de 04 de agosto de 1996.
Lei Federal n 6766, de 19 de dezembro de 1979.
Documentos anexos
Requerimento para aprovao de projeto, Projeto, Memorial descritivo,
Projeto de levantamento Planimtrico, Escritura de compra e venda,
Certido negativa de dbito, Laudo de aprovao, Portaria de aprovao.
Tramitao
Elaborado em trs volumes. Encaminhadas ao setor de Fiscalizao e
Urbanismo, para ser efetuada a Fiscalizao. Encaminhadas a Diviso
de Engenharia para conferencia pelo secretrio e elaborao do laudo
de aprovao. Encaminhadas ao Setor de Tributao para emisso da
Certido de Desmembramento.
Encaminhadas a Secretaria de
Administrao, para elaborao da portaria de aprovao. Encaminhadas
ao Gabinete do Prefeito, para assinatura. 1 - arquivada no Setor de
Fiscalizao e Urbanismo. 2
arquivada
na
Secretaria
de
Administrao, com o decreto de aprovao, indicando autorizao para
incio das obras. 3 - entregue ao requerente.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.
31

28. PROJETO ARQUITETNICO DE OBRAS PARTICULARES

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Expedir o Alvar de aprovao, acompanhar os elementos
indispensveis ao inicio da obra, inclusive cpia autentica da futura
edificao. (art. 41, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Aprovar projeto de construo de obras particulares.
Contedo
Planta da situao, nome do projeto, nome do proprietrio, responsvel
tcnico, escala, cotas, rea, prancha, data e local.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17 de setembro de 1994.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Assinado pelo engenheiro responsvel. 1 via Encaminhado ao setor de Engenharia e Fiscalizao, para aprovao,
juntamente com o requerimento protocolado e a 1 via do alvar de
licena. 2 via entregue ao requerente junto com a 2 via do alvar de
licena.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

32

29. PROJETO ARQUITETNICO DE OBRAS PBLICAS

rgo produtor
Diviso de Engenharia
Competncia
Elaborar projetos de edificaes e fiscalizar sua execuo. (art. 39, inc. I
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Aprovar o projeto de construo de obras publicas.
Contedo
Planta da situao, nome do projeto, nome do proprietrio, responsvel
tcnico, escala, cotas, rea, prancha, data e local.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 16, 04 de setembro de 1994.
Documentos anexos
Planilha de custo, ofcio de autorizao, laudo de aprovao, laudo de
vistoria.
Tramitao
Elaborado em 01 via, aps solicitao do rgo. Assinado pelo secretrio
de obras.A elaborao do projeto terceirizada. As copias so entregues
aos participantes da licitao da obra. O projeto original arquivado no
arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

33

30. RELAO DA MEDIA DOS VECULOS POR QUILOMETRO

RODADO
rgo produtor
Setor de Mquinas, Veculos e Equipamentos / Diviso de Recursos
Logsticos
Competncia
Controlar o movimento de entrada e sada de veculos e equipamentos, a
quilometragem percorrida e o consumo de combustveis e lubrificantes.
(art. 48, inc. II da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os veculos e a media dos quilmetros rodados no perodo.
Contedo
Nmero da placa, nome do motorista, mdia de Km rodados por ms,
local e data.
Fundamento legal
Instruo Normativa do Tribunal de Contas de Minas Gerais n 05, de 15
de dezembro de 1999.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 1 via, a partir da relao mensal elaborada pelos
motoristas. Trimestral. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos (aps aprovao das contas pelo Tribunal de Contas do Estado
de Minas Gerais)
Destinao
Eliminar.

34

31. RELAO DE HORAS EXTRAS

rgo produtor
Setor de Almoxarifado / Diviso de Recursos Logsticos
Competncia
Controlar a freqncia do pessoal e envio mensal da freqncia
Diviso de Funcionalismo. (art. 47, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar as horas extras trabalhadas pelos servidores para efeito de
pagamento.
Contedo
Nome os funcionrios, quantidade de horas extras trabalhadas.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada ao Departamento Pessoal,
para elaborao da folha de pagamento. 2 via arquivada no rgo
durante a gesto, aps encaminhada ao arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

35

32. RELAO DOS SERVIDORES DA LIMPEZA PBLICA

rgo produtor
Setor de Almoxarifado / Diviso de Recursos Logsticos
Competncia
Controlar a freqncia do pessoal e envio mensal da freqncia
Diviso de Funcionalismo. (art. 47, inc. VI da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Listar os servidores que esto trabalhando no rgo.
Contedo
Tipo de documentos, numero da placa, horrio de trabalho, nome do
servidor, local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Mensalmente. 1 via - arquivada no rgo,
durante a gesto e, aps, encaminhada ao arquivo intermedirio. 2 via
encaminhada ao Departamento Pessoal para que seja efetuado o
pagamento.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

36

33. RELATRIO DE SERVIOS DOS CAMINHES

rgo produtor
Setor de Obras / Diviso de Obras Pblicas
Competncia
Acompanhar a execuo de obras atravs de relatrios padronizados.
(art. 45, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Informar diariamente quais veculos foram utilizados na execuo dos
servios do rgo.
Contedo
Nome do operador e do encarregado, data , numero do veculo,
hormetro: incio / trmino, servio executado, nome do solicitante e de
quem autoriza, horas trabalhadas, local e data.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 1 via, pelo motorista do caminho. Mensal. Entregue ao
responsvel pelo setor, para conferncia e digitao. Arquivado no
rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

37

34. REQUERIMENTO PARA ALINHAMENTO / MURO

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Fixar padres de execuo de obras (alinhamentos, nivelamentos,
afastamentos, etc.). (art. 41, inc. XVIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer o alinhamento da construo.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Escritura de compra e venda, certido de matrcula e alterao (INSS),
CREA, Projeto arquitetnico, Alvar de licena.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. So anexados todos os documentos
em 02 vias. Encaminhada a Diviso de Engenharia para anlise e
fiscalizao. Os documentos so arquivados juntamente com o alvar e
a cpia do projeto no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Permanente.

38

35. REQUERIMENTO PARA CERTIDO DE BAIXA NO

LANAMENTO DA CONSTRUO
rgo produtor
Diviso de Engenharia
Competncia
Expedir o termo de baixa na construo. (art. 39, inc. X da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a baixa de lanamento da construo.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, nmero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, feitas e assinadas pelo requerente, no protocolo.
Encaminhada ao Setor de Fiscalizao e Urbanismo para ser feita a
medio e os dados lanados no livro de lanamento. Depois segue para
a Tributao para ser para emisso da certido. Encaminhada ao setor
de Obras para serem aprovadas e assinadas pelo Secretrio. Volta para
o Setor de Fiscalizao junto com a Certido. Volta para o Protocolo para
dar baixa no livro de Protocolo. Depois segue para o Arquivo
Intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

39

36. REQUERIMENTO PARA CERTIDO DE CONFRONTAO DE

REA
rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo.
Competncia
Controle de glebas urbanas e fundo de vales urbanos (art. 41, inc. XXI da
LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a certido de localizao do terreno.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de confrontao.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, no protocolo. Assinadas pelo requerente no
protocolo. Encaminhado ao Setor de Fiscalizao e Urbanismo para
emisso da certido. Encaminhado ao Setor de Obras para aprovao e
assinatura do Secretrio Municipal. Retorna para o Setor de Fiscalizao
junto com a Certido. Retorna ao Protocolo para dar baixa no livro de
protocolo. Arquivado no rgo.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

40

37. REQUERIMENTO PARA CERTIDO DE DESMEMBRAMENTO

DE REA
rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Controle das glebas urbanas e fundos de vales urbanos. (art. 41, inc. XXI
da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a certido de desmembramento de terreno.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de desmembramento.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, no protocolo. Encaminhado ao Setor de
Fiscalizao e Urbanismo para emisso da certido.1 via entregue ao
requerente junto com a certido. 2 via arquivado no arquivo
intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

41

38. REQUERIMENTO PARA CERTIDO DE LOCALIZAO DE

ENDEREO
rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Atribuir numerao aos novos prdios e expedir o respectivo certificado.
(art. 41, inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a certido de localizao do imvel.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de localizao de endereo.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, no protocolo. Encaminhado ao Setor de
Fiscalizao e Urbanismo para emisso da certido.1 via entregue ao
requerente, junto com a certido. 2 via arquivada no arquivo
intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

39. REQUERIMENTO DE CONFERNCIA DE PROJETO

42

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Fiscalizar as construes para que se faa de acordo com as
conformidades do Plano Diretor. (art. 41, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a conferncia do projeto para aprovao.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, no protocolo. Encaminhado ao Setor de
Fiscalizao e Urbanismo para analise. 1 via entregue ao requerente,
junto com a aprovao do projeto. 2 via arquivada no arquivo
intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

40. REQUERIMENTO PARA CONSERTO DE ESTRADAS E

43

PONTES RURAIS
rgo produtor
Setor de Obras / Diviso de Obras Pblicas
Competncia
Executar obras pbicas, direta ou indiretamente, inclusive as relativas a
edifcios pblicos, abertura, terraplanagem, pavimentao e conservao
de ruas, estradas municipais e caminhos vicinais, segundo o plano
rodovirio municipal. (art. 45, inc. IV da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer o conserto das estradas e das pontes rurais.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no protocolo. Encaminhado ao Setor de Obras
para analise e planejamento do servio.Retorna ao Protocolo para que
seja dado a baixa no livro. Arquivado no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

41. REQUERIMENTO DE LICENA DE CONSTRUO

44

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Expedir o alvar de aprovao, acompanhar os elementos
indispensveis ao inicio da obra, inclusive cpia autntica da futura
edificao. (art. 41, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a licena para construo de acrscimos de obras particulares.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
Certido de acrscimo de licena de construo.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Encaminhado ao Setor de Fiscalizao e
Urbanismo para concesso da licena. 1 via entregue ao requerente,
junto com a certido. 2 via arquivado no Arquivo Intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

42. REQUERIMENTO DE LICENA PARA CONSTRUO DE

45

ACRSCIMO
rgo Produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Expedir o alvar de aprovao, acompanhar os elementos
indispensveis ao inicio da obra, inclusive cpia autntica da futura
edificao. (art. 41, inc. III da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a licena para construo de obras particulares.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos Anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. Encaminhado ao Setor de Fiscalizao e
Urbanismo para concesso da licena. 1 via entregue ao requerente,
junto com a certido. 2 via Arquivado no arquivo intermedirio.
Prazo de Arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

46

43. REQUERIMENTO DE LICENA DE DEMOLIO

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Conceder licena para demolio de prdios e pequenas reformas. (art.
41, inc. XIII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a licena para demolio de imvel particular.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, no protocolo. Enviado ao Setor de Fiscalizao e
Urbanismo para emisso da licena da demolio. 1 via entregue ao
requerente, junto com a certido. 2 via Arquivada no arquivo
intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

47

44. REQUERIMENTO DE LIMPEZA DE LOTES

rgo produtor
Setor de Limpeza Urbana / Diviso de Urbanismo, Limpeza Urbana, Meio
Ambiente e Paisagismo
Competncia
Promover quando necessrio, a limpeza de lotes de terceiros com
simultnea cobrana dos proprietrios, dos gastos realizados. (art. 42,
inc. I , h da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a limpeza de lotes.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 01 via, no Protocolo. Encaminhado Secretaria de Obras
para executar a limpeza. Retorna ao protocolo para que seja dado baixa
no livro. Arquivado no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

48

45. REQUERIMENTO DE NMERO DE CASA

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Atribuir numerao aos novos prdios e expedir o respectivo certificado.
(art. 41, inc. V da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a atribuio de nmero para o imvel.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via entregue ao requerente, junto com a
respectiva numerao. 2 via Arquivada no arquivo intermedirio.
Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

49

46. REQUERIMENTO DE REGULARIZAO DO PROJETO DE

CONSTRUO
rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Fiscalizar as construes para que se faa de conformidade com o Plano
Diretor. (art. 41, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Requerer a analise e regularizao do projeto de construo de obra
particular.
Contedo
Nome do destinatrio, nome do requerente, endereo, justificativa do
pedido, local, data e assinatura do interessado, numero do protocolado.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via Entregue ao requerente.
Arquivada no arquivo intermedirio.

2 via

Prazo de arquivamento
Permanente.
Destinao
Preservar.

47. REQUISIO DE COMPRAS

50

rgo Produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza
Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo
Competncia
Objetivo da produo
Solicitar autorizao para compra de materiais e / ou contratao de
servios.
Contedo
Data da requisio, destinao do material, descrio do material
requisitado, cdigo de cada item, quantidade, unidade, valor despendido,
assinatura do requisitante e do responsvel.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias. 1 via encaminhada ao Estabelecimento onde
ser efetuada a compra. Retorna junto com a nota fiscal. 2 via
encaminhada ao Servio de contabilidade para efetuar o pagamento.
Arquivada no rgo, no bloco.
Prazo de Arquivamento
06 anos (2 via).
Destinao
Eliminar.

51

47. TABELA DE CONTROLE DOS SERVIOS DE CAMINHES E

MQUINAS
rgo produtor
Setor de Obras / Diviso de Obras Pblicas
Competncia
Acompanhar a execuo de obras atravs de relatrios padronizados.
(art. 45, inc. VII da LMC n 29/97)
Objetivo da produo
Controlar os custos dos servios realizados pelos caminhes e maquinas
na execuo da obra.
Contedo
Obra, data, dias trabalhados, veiculo, mquina, nome do proprietrio,
custo.
Fundamento legal
No informado.
Documentos anexos
No possui.
Tramitao
Elaborado em 02 vias, assinado pelo chefe da diviso.1 via encaminhada ao Secretrio de Obras para conhecimento. 2 via
Arquivada no rgo durante a gesto, aps encaminhada ao arquivo
intermedirio.
Prazo de arquivamento
05 anos.
Destinao
Eliminar.

52

Tabela de equivalncia dos tipos documentais

Secretaria Municipal de Obras

denominao no rgo de origem

denominao nos parmetros da

tipologia documental

Alvar de licena

Alvar de licena para construo

Alvar de licena para demolio

Alvar de licena
Auto de infrao e embargo

Auto de infrao e embargo

Certido de confrontao

Certido de confrontao de rea

Certido de desmembramento

Certido de desmembramento de rea

Controle de caminhes e mquinas

Tabela de controle dos servios de

caminhes e mquinas

Controle de mquinas

Ficha de controle de mquinas

Ficha de controle de chegada de

veculos

Ficha de controle de chegada de veculo

Ficha de controle de kilometragem

dirio

Ficha de controle de quilometragem diria

Ficha de controle de servios

executados e peas substitudas no
veculo placa n-

Ficha de controle de servios executados

e peas substitudas no veculo

53

Ficha de controle de veculos (mensal) Ficha de controle de veculo

Ficha de controle mensal

Consumo anual

Ficha de controle do consumo de

combustvel

Ficha de estoque - entrada de material Ficha de controle de estoque de material

Habite-se

Alvar de habite-se

Laudo de aprovao

Laudo de aprovao de loteamento

Laudo de avaliao

Laudo de avaliao de imveis

Laudo de vistoria

Laudo de vistoria tcnica

Lembretes para o Departamento

Pessoal

Lembrete para o Departamento Pessoal

Licena para regularizar construo

Requerimento de regularizao do projeto

de construo

Livro de lanamento

Livro de lanamento de imveis

Mdia dos veculos do setor de

transportes por km

Relao da mdia dos veculos por

quilmetro rodado

Notificao

Notificao de irregularidade em lotes

Notificao preliminar / auto de

infrao

Notificao preliminar e auto de infrao

em obras

54

Ofcios (GS)

Ofcio emitido e recebido de rgos

internos, de outros rgo pblicos, de
entidades privadas e de pessoas fsicas

Ofcio de autorizao

Ofcio de autorizao para incio da obra

Ofcio encaminhado ao INSS, para

comunicao do embargo da obra

Ofcio encaminhado ao INSS,

comunicando embargo de obra

Ordem de servio

Ordem de servio para pagamento

Orientao tcnica

Orientao tcnica para aprovao de

loteamento

Pedido para Departamento de

Compras

Requisio de Compras

Planilha de Custo

Planilha de custo

Plantas

Projeto arquitetnico de obras particulares

Processo de loteamento

Processo de loteamento

Projeto

Projeto arquitetnico de obras pblicas

Relao de obras extras

Relao de horas extras

Relao dos servidores que trabalham Relao de servidores da limpeza pblica

na limpeza pblica
Relatrio mensal

Relatrio de servios dos caminhes

55

Requerimento para alinhamento /

muro

Requerimento de alinhamento / muro

Requerimento para certido de baixa

construo

Requerimento de certido de baixa no

lanamento da construo

Requerimento para certido de

confrontao

Requerimento de certido de confrontao

de rea

Requerimento para certido de

desmembramento

Requerimento de certido de
desmembramento de rea

Requerimento para certido de

localizao de endereo

Requerimento de certido de localizao

de endereo

Requerimento para conferncia de

projeto

Requerimento de conferncia de projeto

Requerimento para conserto de

estrada e pontes rurais

Requerimento de conserto de estradas e

pontes rurais

Requerimento para construo

Requerimento de licena de construo

Requerimento para licena de

construo de acrscimo

Requerimento de licena de construo de

acrscimo

Requerimento para licena de lote

Requerimento de licena de demolio

Requerimento para limpeza de lote

Requerimento de limpeza de lotes

Requerimento para nmero de casa

Requerimento de nmero de casa

56