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Estados Financieros
31 de diciembre de 2012 y 2011
XXXXX
Revisor Fiscal Suplente
Tarjeta Profesional No. XXXX-T
Miembro de XXXX Ltda.
XXXX
Representante Legal Suplente
XXXX
Contador
Tarjeta Profesional No. XXX-T
EJERCICIO LTDA.
BALANCES GENERALES
(Miles de pesos colombianos)
Activos
Activos corrientes
Disponible
Deudores, neto
Gastos pagados por anticipado
Total de los activos corrientes
Activos no corrientes
Deudores a largo plazo, neto
Equipos, neto
Valorizaciones de activos
Total de los activos no corrientes
Total de los activos
Pasivos y Patrimonio de los Socios
Pasivos corrientes
Proveedores y cuentas por pagar
Obligaciones laborales
Pasivos estimados y provisiones
Total de los pasivos corrientes
Patrimonio de los Socios, ver estado adjunto
Total de los pasivos y del patrimonio de los
socios
Notas
31 de diciembre de
2012
2011
4
5
6
163,516
19,835
9,450
192,801
219,043
162,516
381,559
5
7
8
5,152,228
41,000
5,193,228
5,386,029
4,908,420
9,713
41,000
4,959,133
5,340,692
9
10
111
60,510
6,856
2,782,604
2,849,970
2,536,059
54,559
65,921
507,400
627,880
4,712,812
5,386,029
5,340,692
12
Las notas que se acompaan son parte integrante de los estados financieros.
XXXXX
Representante Legal Suplente
(Ver certificacin adjunta)
XXXXX
Contador
Tarjeta Profesional No.XXX
(Ver certificacin adjunta)
XXXX
Revisor Fiscal
Tarjeta profesional No. XXXX
Miembro de XXXXX
(Ver informe adjunto)
EJERCICIO LTDA.
ESTADOS DE RESULTADOS
(Miles de pesos colombianos excepto por
(prdida) por cuota de inters social)
Ingresos operacionales
Costo de servicios
Ganancia bruta
Gastos operacionales de administracin
Prdida operacional
Gastos no operacionales, neto
Prdida antes de la provisin para
impuesto sobre la renta
Provisin para impuesto sobre la renta
Prdida neta
Prdida neta por cuota de inters social
Notas
13
14
15
16
2
Ao terminado en
31 de diciembre de
2012
2011
166,091
862,370
(159,724)
(694,514)
6,367
167,856
(669,365)
6,367
(501,509)
(2,183,120)
(7,578)
(2,176,753)
(509,087)
(2,176,753)
(1.54)
(509,087)
(0.36)
Las notas que se acompaan son parte integrante de los estados financieros.
XXXXX
Representante Legal Suplente
(Ver certificacin adjunta)
XXXXX
Contador
Tarjeta Profesional No.XXX
(Ver certificacin adjunta)
XXXX
Revisor Fiscal
Tarjeta profesional No. XXXX
Miembro de XXXXX
(Ver informe adjunto)
EJERCICIO LTDA.
ESTADOS DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO DE LOS SOCIOS
(Miles de pesos colombianos)
Ao terminado en
31 de diciembre de
2012
2011
Capital social
Saldo al inicio
Movimiento del ao
Saldo al final del ao
Ganancias acumuladas apropiadas (reserva legal)
Saldo al inicio y al final del ao
Revalorizacin del patrimonio
Saldo al inicio y al final del ao
Ganancias acumuladas no apropiadas
Saldo al inicio del ao
Movimiento del ao
Prdida neta del ao
Saldo al final del ao
Supervit por valorizaciones
Saldo al final del ao
Total del patrimonio de los socios
14,108,587
(9,170,582)
4,938,005
14,108,587
14,108,587
696,815
696,815
868,347
868,347
(11,001,937)
9,170,582
(2,176,753)
(4,008,110)
41,000
2,536,059
(10,492,850)
(509,087)
(11,001,937)
41,000
4,712,812
Las notas que se acompaan son parte integrante de los estados financieros.
XXXXX
Representante Legal Suplente
(Ver certificacin adjunta)
XXXXX
Contador
Tarjeta Profesional No.XXX
(Ver certificacin adjunta)
EJERCICIO LTDA.
XXXX
Revisor Fiscal
Tarjeta profesional No. XXXX
Miembro de XXXXX
(Ver informe adjunto)
(2,176,753)
(509,087)
9,713
(988)
580,461
16,650
(2,167,040)
87,036
(2,167,040)
1,770,796
1,857,832
(243,808)
(243,808)
(2,410,848)
1,857,832
(55,527)
(142,681)
9,450
(5,951)
59,065
(2,275,204)
(2,410,848)
219,043
49,906
1,603,678
(6,629)
(8,166)
1,857,832
Las notas que se acompaan son parte integrante de los estados financieros.
XXXXX
Representante Legal Suplente
(Ver certificacin adjunta)
XXXXX
Contador
Tarjeta Profesional No.XXX
(Ver certificacin adjunta)
XXXX
Revisor Fiscal
Tarjeta profesional No. XXXX
Miembro de XXXXX
(Ver informe adjunto)
EJERCICIO LTDA.
ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO
(Miles de pesos colombianos)
Ao terminado en
31 de diciembre de
2012
2011
(2,176,753)
(509,087)
(24,765)
(9,138)
580,461
16,650
9,713
142,681
(9,450)
5,951
(59,065)
2,275,204
1,729,040
(1,603,678)
6,629
8,166
163,515
219,043
(55,527)
219,043
163,516
219,043
219,043
Las notas que se acompaan son parte integrante de los estados financieros.
XXXXX
Representante Legal Suplente
(Ver certificacin adjunta)
XXXXX
Contador
Tarjeta Profesional No.XXX
(Ver certificacin adjunta)
XXXX
Revisor Fiscal
Tarjeta profesional No. XXXX
Miembro de XXXXX
(Ver informe adjunto)
EJERCICIO LTDA.
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
31 DE DICIEMBRE DE 2012 Y 2011
(Cifras expresadas en miles de pesos colombianos, excepto por los valores
expresados en dlares estadounidenses y lo referente a tasas de cambio)
NOTA 1 - ENTE ECONOMICO
EJERCICIO Ltda. (en adelante la Compaa) fue constituida de acuerdo con las leyes colombianas,
el da 23 de octubre de 2003, segn la escritura pblica No. 000XXX de la Notara XX de Bogot D.C.
y su duracin legal es hasta el 23 de octubre de 2013.
El objeto social de la Compaa incluye la prestacin de servicios de administracin, nmina y soporte
en general para el mantenimiento de instalaciones ubicadas en Colombia, comprendiendo entre otras
actividades el mantenimiento, reparacin de vehculos automotores y aeronaves, obtencin y manejo
de suministros, control de inventarios y soporte logstico, gerencia de control de calidad, soporte
tecnologa de la informacin y otras actividades relacionadas con la administracin de dichas
instalaciones.
El domicilio principal de la Compaa se encuentra en la ciudad de Bogot XXXXXX
Operaciones de la Compaa
Al 31 de diciembre de 2012, la Compaa haba dado inicio a la ejecucin del contrato XXXX cuya
duracin total es de cinco (5) aos y su ao base va de septiembre 17 de 2012 a septiembre 16 de
2013, con un presupuesto total de US$149,883,908.28.
El citado contrato fue celebrado entre la compaa americana EJERCICIO Government Services Inc.
con identificacin tributaria 809790017 y el Departamento de Estado Americano, los recursos de este
contrato se encuentran enmarcados dentro del Convenio General para Ayuda Econmica, Tcnica y
Afn entre el Gobierno de los Estados Unidos de Amrica y el Gobierno de Colombia, firmado el 23 de
julio de 1962.
Causal Especial de Disolucin
Al 31 de diciembre de 2011 la Compaa haba acumulado prdidas por valor de $11,001,937 que
llevaron a una disminucin del patrimonio neto por debajo del 50% del total de los aportes sociales
que a 31 de diciembre de 2011 equivalan a $14,108,587, incurriendo en la causal de disolucin
especial contemplada en el Cdigo de Comercio Colombiano y el pronunciamiento 220-035361 de la
Superintendencia de Sociedades emitido en 2005. Para subsanar la causal especial de disolucin, la
junta de socios determin mediante escritura pblica nmero 2861 de la notaria 41 de Bogot de
fecha 30 de noviembre de 2012, registrada ante la Cmara de Comercio la reforma de los estatutos
en lo concerniente al Capital de la Compaa reduciendo el valor nominal de las cuotas sociales a
Tres Pesos con Cincuenta Centavos Mcte ($3.50) cada una, conservando el nmero de cuotas
sociales (1,410,858,673).
3
reparaciones y el mantenimiento de estos activos se cargan a resultados, en tanto que las mejoras y
adiciones se agregan al costo de los mismos.
Los activos vendidos o retirados se descargan al costo neto ajustado por inflacin y las diferencias
entre el precio de venta y el costo neto ajustado se llevan a resultados.
La depreciacin se calcula sobre el costo ajustado por inflacin, por el mtodo de lnea recta, con
base en la vida til probable de los activos a las tasas anuales del 20% para equipo de computacin y
comunicacin, as como para flota y equipo de transporte.
(f) Valorizacin de activos
Las valorizaciones de activos que forman parte del patrimonio de los socios incluyen excesos de
avalos tcnicos de propiedades planta y equipo sobre los respectivos costos netos ajustados por
inflacin. Dichos avalos fueron practicados por peritos independientes sobre la base de su valor de
realizacin por el ao 2012.
(g) Impuesto sobre la renta
De acuerdo con el Convenio General No. 6595 para la ayuda econmica, tcnica y afn, entre el
gobierno de los Estados Unidos de Amrica y el gobierno de Colombia, firmado en Bogot el 23 de
julio de 1962, la Compaa est exenta del pago de todo impuesto sobre la propiedad o el uso y de
cualesquiera otro impuesto, toda vez que la Compaa es ejecutora de programas y proyectos del
Plan Colombia, con fondos y recursos procedentes de donaciones hechas por el Gobierno de los
Estados Unidos de Amrica.
(h) Obligaciones laborales
Las obligaciones laborales se contabilizan mensualmente y se ajustan al final de cada EJERCICIO
con base en las disposiciones legales vigentes.
(i) Estimaciones contables y contingencias
Para la preparacin de los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, la administracin requiere hacer ciertas estimaciones que afectan los
montos de los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos reportados durante cada perodo y cuyo
monto definitivo puede diferir del estimado.
(j) Revalorizacin del patrimonio
Se han abonado a esta cuenta, con cargo a resultados, ajustes por inflacin de saldos de cuentas del
patrimonio hasta el 31 de diciembre de 2006. El valor reflejado en esta cuenta no podr distribuirse
como utilidad hasta tanto se liquide la Compaa o se capitalice su valor.
(k) Reconocimiento de ingresos, costos y gastos
4
Los ingresos corresponden a la prestacin de servicios de Administracin al Grupo Militar Americano,
y se reconocen cuando se presta el servicio. Los costos y gastos se registran bajo el sistema de
causacin.
5
(l) Prdida neta del ao por cuota de inters social
La prdida neta del ao por cuota de inters social se calcula con base en el promedio anual
ponderado de las cuotas de inters social suscritas en circulacin durante el ao.
NOTA 3 - DISPONIBLE
El disponible al 31 de diciembre comprenda:
Banco en moneda local (1)
2012
163,516
163,516
2011
219,043
219,043
(1) El saldo en cuenta corriente con el banco HSBC, sobre la cual no exista ningn gravamen a la
propiedad.
NOTA 4 - DEUDORES, NETO
Los deudores a 31 de diciembre comprendan:
Depsitos - arrendamientos
Deudores varios
Anticipos y avances
Clientes del exterior (US$83,655)
Deudores corto plazo
Cuentas por cobrar a EJERCICIO Government Services Inc.
Cuentas por cobrar a Casa Matriz, neto de provisin (US$2,032,466)
Provisiones
Deudores largo plazo
La cuenta por cobrar a Casa Matriz se encuentra denominada en
dlares y presenta un saldo de
2012
18,900
694
241
19,835
5,015,922
136,306
5,152,228
2011
162,516
162,516
959,948
3,948,472
4,908,420
77,085.86
2,032,466.09
Al cierre de 2012, se tom la decisin de castigar las deudas de dudoso recaudo que estaban
provisionadas al 100% y que correspondan a $10,063,605,891 equivalente a US$5,691,344.14.
NOTA 6 - GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
Los gastos pagados por anticipado correspondan:
Arrendamientos pagados por anticipado
2012
9,450
9,450
2011
-
6
Los diferidos a 31 de diciembre correspondan a gastos pagados por anticipado en diciembre por el
arrendamiento de muebles y de las oficinas 1003 y 1004 del perodo 1 al 15 de enero de 2013.
NOTA 7 - EQUIPO
Los equipos a 31 de diciembre comprendan:
Equipo de computacin y comunicacin
Equipo de transporte
Menos - Depreciacin acumulada
2012
12,041
136,192
148,233
148,233
-
2011
12,041
136,192
148,233
138,521
9,713
2012
41,000
41,000
2011
41,000
41,000
2012
32,312
10,718
8,182
7,072
2,226
60,510
2011
37,100
11,258
6,201
54,559
Equipo de transporte
7
NOTA 10 - OBLIGACIONES LABORALES
Las obligaciones laborales a 31 de diciembre comprendan:
Cesantias consolidadas
Intereses sobre cesantias
Vacaciones consolidadas
2012
3,763
420
2,673
6,856
2011
36,708
4,186
25,027
65,921
2012
34,970
1,323,575
1,424,059
2,782,604
2011
32,000
475,400
507,400
(1) Provisin para contingencias por posibles sanciones por parte de la DIAN ($475,400), Multas por
Impuesto al patrimonio aos 2005 a 2011 ($534,802), intereses por impuesto al patrimonio 2005 a
2011 ($413,857) y Superintendencia de Sociedades segn informe de contingencias del asesor
legal.
NOTA 12 - PATRIMONIO
Capital Social
Los aportes sociales al 31 de diciembre de 2012 y 2011 correspondan a 1,410,858,700 cuotas de
inters social por valor de $10 en 2011 y $3.5 en 2012 cada una, esta ltima modificacin se realiz
mediante acta de junta de socios elevada a escritura pblica.
Reserva legal
La Compaa est obligada a apropiar como reserva legal el 10% de sus utilidades netas anuales,
hasta que el saldo de la reserva sea equivalente como mnimo al 50% del capital suscrito. La reserva
no es distribuible antes de la liquidacin de la Compaa, pero debe utilizarse para absorber o reducir
prdidas. Son de libre disponibilidad por la Junta de Socios las apropiaciones hechas en exceso del
50% antes mencionado.
Revalorizacin del patrimonio
La revalorizacin del patrimonio no puede distribuirse como utilidades, pero es susceptible de
capitalizarse libre de impuestos.
8
Ganancias acumuladas y giros al exterior
Las disposiciones cambiarias vigentes permiten la remesa de participaciones a socios extranjeros sin
limitacin. Su remesa se hace a travs del mercado cambiario, cumpliendo con disposiciones legales.
Las participaciones pueden ser capitalizadas incrementando la inversin extranjera, previa la
aprobacin legal y el correspondiente registro en el Banco de la Repblica.
Las participaciones que se paguen o decreten en calidad de exigibles son exentas.
NOTA 13 - INGRESOS OPERACIONALES
Los ingresos operacionales al 31 de diciembre de 2012 correspondan a la prestacin de servicios de
Administracin (proveer personal: asistentes, examinadores, analistas.) al Grupo Militar Americano,
por $166,091 (2011 - $862,370).
La disminucin en ingresos obedeci a que la operacin con el Grupo Militar estuvo activa por
contrato hasta febrero de 2012 y slo hasta octubre de 2012 se reactiv la prestacin de servicios con
la entrada en vigencia del contrato ARAVI 2011, SAQMMA12C0200 que dio inicio en Septiembre 17
de 2012, y tiene una duracin de cinco (5) aos. El ingreso que se reconoce es el equivalente al 3%
del total de los pagos o abono en cuenta que se realicen para la operacin del contrato, en cada
perodo.
NOTA 14 - COSTO DE SERVICIOS
Los costos de servicios por los aos terminados en 31 de diciembre comprendan:
Sueldos
Aportes pensin
Aportes a caja de compensacin
Aportes a seguridad social
Bonificaciones
Prima de cervicios
Cesantias
Vacaciones
Intereses a las cesantias
Otros
2012
93,497
26,652
13,111
8,113
7,805
7,605
181
2,760
159,724
2011
454,604
45,040
38,335
36,411
7,472
39,305
39,717
19,611
4,694
9,325
694,514
9
NOTA 15 - GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIN
Los gastos operacionales de administracin por los aos terminados en 31 de diciembre
comprendan:
Provisin deudores (1)
Servicios
Honorarios
Depreciacin de equipos
Contribuciones y afiliaciones
Diversos
2012
-
2011
580,461
36,227
32,000
16,650
3,917
110
669,365
(1) Corresponde a la provisin del saldo por cobrar a Casa Matriz en 2011, por los pagos realizados
por el grupo Militar de los Estados Unidos que se considera no recuperable y fue castigada en
2012.
NOTA 16 - (GASTOS) INGRESOS NO OPERACIONALES, NETO
Los (gastos) ingresos no operacionales, neto por los aos terminados en 31 de diciembre
comprendan:
Ingresos no operacionales:
Diferencia en cambio
Recuperaciones
Intereses
Gastos no operacionales:
Diferencia en cambio
Intereses
Costos y gastos de EJERCICIO s anteriores
Multas sanciones y litigios
2012
2011
3,065,012
3,986
3,068,998
4,588,583
75
4,588,658
2,979,884
2,272,234
5,252,118
(2,183,121)
4,579,444
105
16,686
4,596,235
(7,578)
10
NOTA 17 - CONTROL INTERNO
Durante el ao finalizado el 31 de diciembre de 2012, se implementaron planes de accin para
mejorar sustancialmente el ambiente de control interno de la Compaa, a raz de las debilidades
observadas en la evaluacin del ambiente de control. Dicho plan fea focalizado, entre otros, a
disminuir los riesgos potenciales de errores y/o fraudes significativos que pudieran afectar la
informacin contable y los procesos administrativos para el manejo de los negocios, y mejorar
sustancialmente la eficiencia y efectividad de los procesos de negocio.
a. Las principales debilidades de mejorar la oportunidad en la implementacin de procedimientos de
control y monitoreo destinados a validar el cumplimiento de las polticas contables.
b. Analizar y depurar peridicamente los saldos contables de manera que reflejen la correcta
aplicacin de las polticas contables.
c. Establecer una lista de chequeo, de cierre de ao, en la que se consideren todas las posibles
operaciones que requieran ser ajustadas o reveladas en los estados financieros de manera que
permita el adecuado reconocimiento de transacciones de fin de EJERCICIO LTDA
d. Confirmar peridicamente con sus vinculados econmicos los saldos por cobrar y por pagar
adems de soportar dichas transacciones con contratos que especifiquen los trminos de
servicio.
Tanto la Junta de socios como la actual administracin de la Compaa se encuentran fuertemente
comprometidas en el seguimiento de las distintas medidas definidas, monitoreando permanentemente
el avance en las mejoras alcanzadas, y sugiriendo los cambios que aseguren el logro de los objetivos
planteados con estas acciones.