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18/01/2013

Sources :
Guide pratique de la fonction achats et approvisionnements en PME
(Hlne Person, Editions Maxima)s
Guide des achats et des approvisionnements, Editions Dunod
Prsentation CGR ENSGSI

Sommaire
1.

Quentend-on par achats et approvisionnements ?

2.

Les achats, une fonction stratgique


1. Les enjeux financiers
2. Limpact sur la performance

3.

Lorganisation de la fonction achats


1. Les missions
2. La fonction achats dans lentreprise

4.

Le processus achats
1. Description
2. Analyse des tapes
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Sommaire
5. Les outils et mthodes de la fonction achats
1.
2.
3.
4.

Lvaluation du cot global


La ngociation
La rduction du nombre darticles / de
fournisseurs
Lvaluation des fournisseurs

6. Approvisionnement et gestion des stocks


1.
2.
3.
4.
5.

Le poids financier des stocks


Lorientation gnrale de lapprovisionnement
Ltat du stock
La dtermination des objectifs
Les mthodes dapprovisionnement
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1. QU'ENTEND-ON PAR
ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

L'achat dsigne l'acte qui consiste acqurir un service


ou un produit, moyennant une contrepartie financire
Objectif de la fonction achats : mettre la disposition
des utilisateurs internes de lentreprise des biens et
services acquis lextrieur dans les meilleures
conditions de prix, dlais, qualit et services requis pour
lentreprise et ses clients.


La fonction achats : rle d'interface dans l'entreprise


Elle doit rpondre au mieux et au plus vite aux besoins
de ses clients internes (les autres services de
l'entreprise), elle a un devoir dassistance et de conseil.


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1. QU'ENTEND-ON PAR...
ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

L'approvisionnement dsigne la fonction qui


consiste alimenter les sites de production industriels,
elle recouvre les oprations suivantes :






Le calcul de la quantit commander et la date


laquelle cette quantit doit tre livre
Le passage des commandes
Le suivi des livraisons
La gestion des stocks

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2. LES ACHATS, UNE FONCTION STRATGIQUE


2.1 Les enjeux financiers
-Le montant des achats est gnralement > 50% du CA
-L'impact des gains d'achats sur le rsultat est > celui
d'une augmentation du CA
-Les achats constituent gnralement le poste le +
important du prix de revient
- Toute rduction du stock constitue un gain financier
sensible, si elle ne nuit pas la ractivit de l'entreprise
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EXEMPLE : IMPACT DES ACHATS SUR LE RSULTAT DE


LENTREPRISE COMPTE DORIGINE
Compte de rsultat

Chiffre daffaires

K
1000

% du CA
100 %

Cot matire (achats-appro)

600

60 %

Cot main-doeuvre

300

30 %

25

2.5 %

Autres frais variables


Total cots variables
Marge sur cots variables

925

92.5 %

75

7.5 %

Frais gnraux

50

5%

Frais financiers

0.5 %

Frais fixes

55

5.5 %

Marge nette

20

2%

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EXEMPLE : IMPACT DES ACHATS SUR LE RSULTAT DE


LENTREPRISE COMPTE RVIS
Compte de rsultat

Chiffre daffaires

K
1000

% du CA
100 %

Cot matire (achats-appro)

582

58.2 %

Cot main-doeuvre

300

30 %

25

2.5 %

Autres frais variables


Total cots variables
Marge sur cots variables

907

90.7 %

93

9.3 %

Frais gnraux

50

5%

Frais financiers

0.5 %

Frais fixes

55

5.5 %

Marge nette

38

3.8 %

Lacheteur a obtenu des baisses de prix conduisant une rduction de 3% sur les
cots matires, soit un gain de 18 k, la marge sur cots variables a progress de
24%, gagner 1% sur les achats quivaut, en terme de marge, +8% du CA.

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2. LES ACHATS, UNE FONCTION STRATGIQUE


2.2 L'impact sur la performance
 Apport d'avantages concurrentiels aux produits
fabriqus
 Impact sur la qualit du produit final
 La faon de grer les achats est un gage de
performance de l'entreprise pour les clients
 Un rle dcisif dans le dveloppement des services
la clientle
 Les achats ont un rle de vhicule de l'image de
l'entreprise
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3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS


3.1 Les missions
 Satisfaire les besoins internes de l'entreprise
Assister les utilisateurs dans la dfinition et la formulation de
leurs besoins
Consulter et slectionner les fournisseurs
Ngocier tous les aspects de l'achat, formaliser les accords
S'assurer de leur bonne excution
Rgler les litiges ventuels
Assurer la prennit des sources d'approvisionnement
Transmettre toutes les infos ncessaires aux appros pour
l'alimentation du site de production
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3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS


3.1 Les missions
 Contribuer au profit de l'entreprise
Rechercher le meilleur rapport qualit/service/prix
Rflchir aux meilleures quantits conomiques de commande
Prendre en compte le cot total de l'achat au-del du prix
affich
Optimiser la charge de travail administratif en rduisant le
nombre de fournisseurs et en standardisant les produits
achets

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3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS


3.1 Les missions
 Apporter de la valeur ajoute aux produits fabriqus
Prospecter en permanence de nouveaux fournisseurs potentiels
Recueillir toutes les infos sur les marchs fournisseurs
Assurer la gestion des chantillons reus
Visiter les salons professionnels
Assurer une veille technologique sur les innovations pouvant
s'appliquer l'entreprise
Participer la conception des nouveaux produits en apportant
la connaissance des marchs pour influencer le choix des
composants

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3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS


3.1 Les missions
 Assurer la qualit de ce qui est consomm par
l'entreprise
Suivre la performance des fournisseurs
Raliser des audits fournisseurs

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3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS


3.2 La fonction achats dans l'entreprise
La fonction achats est amene travailler avec
beaucoup d'autres fonctions de l'entreprise du fait
des missions qui lui incombent.
Le schma suivant reprsente les interfaces entre
la fonction achats et les autres fonctions.

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INTERFACES ENTRE LES ACHATS ET LES AUTRES


FONCTIONS
Analyse de la valeur
Cots et dlais
Veille technologique

Dlais et suivi des commandes


Prvision et gestion des stocks
Rception et contrle
Pices de rechange
Mise en service
Dpannage

Marketing
Besoin client
Devis

Transports
Incoterms
Douane

Paiements fournisseurs
Evaluations financires

Notation
Homologation
Suivi fournisseurs

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3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS


3.2 La fonction achats dans l'entreprise
 Un rle fdrateur dans lanalyse des besoins
Chaque service de lentreprise a des besoins dachats (la production, les
services administratifs et financiers, linformatique). La fonction achats est
transversale, cela lui permet danalyser les besoins de lensemble des services
de lentreprise. Elle contribue la coordination, la planification et
lanticipation des besoins. La globalisation et la redfinition des besoins sont
les deux principaux leviers de la rduction des cots.
 Un rle de ngociateur et de contrle
Le rle des achats est de sassurer que la commande est conforme et de se
prmunir contre toute drive (qualit, prix, dlai, paiement). En cas de
litige, lacheteur doit tre l pour trouver une solution ou un compromis, il est
linterlocuteur privilgi du fournisseur.
 Un rle doptimisation des cots
Lacheteur est en charge de rduire les cots lis la consultation, la
passation de commande, au suivi (dlais, contrles, rception, paiement,
SAV)
 Un rle de conseil
La transversalit de la fonction achats lamne souvent jouer un rle de
conseil auprs des autres fonctions de lentreprise quelle doit considrer
comme ses clients toujours dans un esprit de service.
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4. LE PROCESSUS ACHATS
4.1 Description

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4. LE PROCESSUS ACHATS
4.2 Analyse des tapes
4.2.1 : La dfinition des besoins
Elle est formalise par le cahier des charges
Par exemple : Lentreprise souhaite renouveler son parc de
tlphones portables. Le responsable tlphonie rdige son cahier
des charges prcisant :
- La quantit commandes
- Le type de matriel et les caractristiques techniques exiges
- La qualit et les dlais de livraison souhaits
- Lenveloppe budgtaire prvue

4.2.2 : Les appels doffres


Le service achats lance des consultations auprs des fournisseurs
potentiels. Les offres sont compares dans un tableau de synthse.
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4. LE PROCESSUS ACHATS
4.2 Analyse des tapes
4.2.3 : Ngociation
Elle mne au choix du fournisseur qui propose le produit
rpondant au mieux aux besoins.

4.2.4 : Passation de la commande et suivi


La commande rappelle le descriptif du produit et les conditions
financires et commerciales ngocies. Le suivi comprend le
contrle de laccus de rception de commande, il permet de
vrifier que le fournisseur rpond au besoin dfini et que les dlais
de livraison sont respects. La relance peut tre ncessaire pour
sassurer du respect du dlai.

4.2.5 : Rception, contrle et facturation


A la livraison, on vrifie la conformit la commande (quantit,
qualit). Un bon de rception est transmis la comptabilit pour
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contrle de la facture par rapport la commande avant paiement.

5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.1 Lvaluation du cot global
5.1.1 Le cot factur
Le prix dachat
Le prix des outillages, pices de rechange, accessoires
Le cot de mise disposition (conditionnement, emballage, transport,
assurances)

5.1.2 Le cot dacquisition


= cot de passation de commande
Le cot du temps pass
Le cot dutilisation des appareils
Le cot des documents et fournitures
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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.1 Lvaluation du cot global
5.1.3 Le cot de possession
 Les frais de stockage
 Les pertes sur stock
 Les frais financiers

5.1.4 Le cot de non qualit


5.1.5 Le cot de destruction

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Exemple de cot global


Une entreprise consomme chaque anne 1000 articles A, dun prix unitaire
rendu HT de 300 .
Son cot dacquisition est de 100 par commande
Son cot de possession reprsente 20% de la valeur dachat
Lentreprise passe 4 commandes par an
Son fournisseur propose une remise de 5% si livraison en une fois. A-t-elle
intrt ou non accepter la proposition ?
Cas 1 : 4 commandes par an
Prix dachat rendu HT = 1000 x 300
300 000
Cot dacquisition = 4 x 100
400
Valeur moyenne du stock (1000/4)/2 = 125 pices
Cot de possession = (125 x 300 )x20%
7 500
Cot total =
307 900
Cas 2 : 1 commande par an
Prix dachat rendu HT = 1000 x 285
285 000
Cot dacquisition = 1 x 100
100
Valeur moyenne du stock 1000/2 = 500 pices
Cot de possession = (500* x 285 )x20% 28 500
Cot total =
313 600

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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.2 La ngociation
5.2.1 L'tat d'esprit
L'acheteur doit instaurer un climat positif, coopratif et de
confiance grce :
La courtoisie de son accueil
L'coute et le respect du fournisseur
La prise en compte de ses contraintes
Son objectivit
Son honntet
Sa faon de ne pas imposer son point de vue

Il doit aussi, avec finesse, faire sentir au fournisseur qu'il est mis en
concurrence, que sa proposition ne donne pas entire satisfaction,
que l'acheteur n'est pas dpendant de lui.
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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.2 La ngociation
5.2.2 Le droulement de la ngociation
Il comprend 3 phases : connatre, convaincre, conclure
Connatre = savoir quel est le pouvoir de dcision du vendeur et
quelles sont ses motivations et celles de son entreprise
Convaincre = commencer par les points positifs de l'offre du
vendeur, les aspects les + dlicats sont abords par la suite, ne pas
perdre dans la ngociation de dtails, ne pas rvler ds le dpart
ses points de dsaccord au vendeur, argumenter solidement chaque
requte, vendre son entreprise (potentiel achat, fidlisation,
paiement rapide, volution du CA, solvabilit...) et enfin faire des
concessions sur les points secondaires afin d'obtenir un accord sur
les points essentiels
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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.2 La ngociation
5.2.2 Le droulement de la ngociation

Conclure = L'acheteur doit conclure avant que le vendeur


ne lui demande d'autres concessions, il rsume son
interlocuteur tous les points convenus, il doit faire ressortir
le fait que chacune des parties est gagnante, une
confirmation crite devra tre rdige et adresse au
vendeur.

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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.3 Rduction du nombre d'articles et de
fournisseurs
Action de lacheteur : pas uniquement sur les prix mais galement
sur les frais administratifs consacrs la gestion des achats.

5.3.1 Rduction du nombre d'articles achets


Les avantages :
- diminution du stock, l'immobilisation financire et les frais de
gestion de stock sont rduits
- le nombre de commandes passes diminue
- simplification des rceptions et rglement des factures
- ngociation sur moins d'articles mais pour une quantit suprieure
La mthode : vrifier avant toute cration qu'un article similaire
n'existe pas dj, rflchir l'interchangeabilit des articles
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existants et proposer des substitutions

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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.3 Rduction du nombre d'articles et de
fournisseurs
5.3.2 La rduction du nombre de fournisseurs
Les avantages :
- Suivi des fournisseurs renforc
- Implication + forte de certains fournisseurs dans l'entreprise
- Baisse du nombre de commandes passes et de factures traites
- Gestion des dossiers et fichiers fournisseurs simplifie
La mthode : Cibler les fournisseurs B et C, identifier les secteurs
o l'entreprise peut rduire le nombre de fournisseurs sans crer de
dpendance vis--vis d'un fournisseur unique, conserver les
fournisseurs les + performants.
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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.4 L'valuation des fournisseurs
Elle passe par la mesure des performances des fournisseurs, elle
permet de vrifier que les fournisseurs respectent bien leurs
engagements. Elle concerne en priorit les fournisseurs stratgiques
(fournisseurs A) ou des fournisseurs avec lesquels l'entreprise
rencontre des problmes.
Les critres dvaluation :
Qualit (niveau de la qualit, rgularit de la qualit)
Prix (niveau de prix // la concurrence, stabilit des prix, dlais
paiement)
Dlai (dlai moyen, respect des dlai)
Service (SAV, ractivit en cas de dpannage, rigueur dans la
gestion administrative : AR, BL, factures...)
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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.4 L'valuation des fournisseurs
La mthode d'valuation :
Les critres dtermins sont valus de 1 5, par exemple, ci-dessous,
reprsentation graphique de la performance du fournisseur A par rapport
au niveau exig par l'entreprise :
Qualit
5
Rigueur
administrative

Constance de la
qualit

4
3
2
1

Ractivit
dpannage

Note

Prix/concurrence

Respect des dlais

Objectif

Stabilit des prix


Dlai moyen

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5. LES OUTILS ET MTHODES DE LA FONCTION


ACHATS
5.4 L'valuation des fournisseurs
Le diagramme :
Rigueur administrative
Ractivit dpannage
Respect des dlais
Dlai moyen
Objectif
Note

Stabilit des prix


Prix/concurrence
Constance de la qualit
Qualit
0

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6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES


STOCKS
6.1 Le poids financier des stocks
Le cot du stock comprend :
- les frais financiers dus l'immobilisation financire (env. 7 8%
par an)
- Les risques de perte (accidents de manutention, dgradations au
cours du stockage, disparitions, obsolescences dues aux volutions
techniques ou modifications...)
- Les frais d'assurance calculs en fonction du montant du stock
- Les frais lis l'existance du magasin (magasinier, matriel de
manutention, surface de stockage...)
On considre que le stock cote chaque anne 20% de sa valeur
moyenne. Le taux de dtention moyen en PMI est de 15 20%.
Par ex. : Une entreprise dispose d'un stock permanent d'environ 150
000 , son cot de stockage est chaque anne de 20% soit 30 000.
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6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES


STOCKS
6.1 Le poids financier des stocks
Par ex. : Une entreprise dispose d'un stock permanent d'environ 150
000 , son cot de stockage est chaque anne de 20% soit 30 000.
Toute rduction du stock gnre une conomie d'environ 20% du
montant de la rduction du stock.
Par ex : Si l'entreprise parvient a rduire son stock 100 000 , il
ne lui cote plus que 20 000 chaque anne (100 000 x 20%), elle
ralise donc une conomie de 10 000 (30 000 -20 000 ).

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6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES


STOCKS
6.2 Orientation gnrale de lapprovisionnement
Elle se dfinit selon deux critres :
-Le taux de service : cest le nombre de produits livrs / le nombre
de produits demands.
Il devra sapprocher au maximum de 100%
-Le niveau de stock : il doit tre le plus bas.
Lidal tant de mettre en place un systme qui permette la fois de
rduire le stock et de maintenir un taux de service lev.

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6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES


STOCKS
6. 3 Ltat du stock
Afin de pouvoir fixer des objectifs clairs, il faut connatre les
caractristiques du stock :
-La valeur moyenne du stock : si cette valeur sur lanne est
relativement constante, on pourra prendre comme moyenne du
stock sa valeur linstant t . Sinon on prendra comme rfrence
le niveau de stock au dernier inventaire.
-Le nombre de jours de stock : cest le rapport entre la valeur
moyenne du stock et la consommation annuelle de matires :
= (Valeur du stock / Conso dune anne) x 360 jours
-Le taux de rotation : cest linverse du nombre de jours :
= Conso dune anne / Valeur du stock
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6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES


STOCKS
6. 4 La dtermination des objectifs
Ces objectifs sont suivis au moyen dun tableau de bord, ils pourront
concerner : la valeur du stock global, la valeur du stock pour
certaines familles, la rotation ou le nombre de jours du stock, le
taux de service.
-Le taux de service: = nombre de produits livrs / le nombre de
produits demands
A dfaut il peut tre exprim en nombre maximum de ruptures, par
ex. Niv 1 autoris, 2 pas plus de 10 fois/an 4 interdit :
Niveau 1 :
Niveau 2 :
Niveau 3 :
Niveau 4 :

Rupture de stock sans consquence pour la production


Rupture de stock ncessitant un dpannage en urgence
auprs dun fournisseur ou confrre
Rupture de stock ncessitant une modification du
planning de production
Rupture de stock entranant un arrt de la production

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6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES


STOCKS
6. 5 Les mthodes dapprovisionnement
 Le recompltement priodique : on dtermine une priodicit
de passage des commandes et un niveau de recompltement du
stock. A chaque date dappro fixe, on commande la quantit
correspondant entre le stock actuel et le niveau de recompltement
Le stock minimum : on commande lorsque le stock atteint un
seuil, la quantit commander est fixe lavance
Le MRP : Material Requirement Planning = planning des
composants ncessaires. La mthode est base non plus sur le
niveau de stock actuel ou lhistorique des consommations. On
approvisionne ce dont on a rellement besoin, il faut connatre ses
besoins futurs de produits finis et la dcomposition de chacun des
produits finis en sous-ensembles et composants achets.
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Avez-vous des questions ?a

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