Sie sind auf Seite 1von 136

Fecha: 31/07/2015

Manual de Usuario GESPROY SGR


SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 1 de 136

Departamento Nacional de Planeacin


Repblica de Colombia

Direccin de Vigilancia de las Regalas

Manual de Usuario
GESPROY - SGR

2015

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 2 de 136
Documento:
Autor:
Estatus:

Manual de Usuario GESPROY SGR SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A


LA EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR
Oficina de Informtica
Versin actualizada

Control de Versiones
Versin

Fecha

2.3

25/08/2014

2.4

23/09/2014

2.5

25/09/2014

2.6

16/10/2014

2.7

22/10/2014

2.8

06/11/2014

2.9

16/12/2014

2.10

18/12/2014

2.11

26/12/2014

2.12

16/04/2015

2.13

19/05/2015

Descripcin
Actualizacin, se incorpora al manual la
funcionalidad de:
Asociacin de usuarios-proyectos
Actualizacin, se incorpora al manual la
funcionalidad de:
Aportes En Especies
Funcionalidad consorcios / uniones
temporales.
Actualizacin, se incorpora al manual:
Validaciones Ruta Crtica
Actualizacin, se incorpora al manual:
Cambios Reprogramacin.
Reportes Estandarizados de los
proyectos.
Actualizacin, se incorpora al manual:
Funcionalidad semforos Gesproy
SGR
Actualizacin, se incorpora al manual:
Alertas Masivas
Actualizacin, se elimina del manual:
Aportes en Especie para fuentes
SUIFP
Cambios en los mdulos:
Fuentes de financiacin
Planeacin y Ejecucin
Gestin Precontractual.
Incorporacin presupuestal.
Actualizacin, se actualiza en el manual:

Anexo: Validaciones Ruta Crtica


Actualizacin, se actualiza:

Esquema de soporte a usuarios


Actualizacin: Se incorpora al manual:
Estados Proyecto
Visitas Proyecto
Cierre Bienio
Cambio Valor de contrato
Cambio Parmetro Multiproyecto en
el Contrato
Entidad Ejecutora e interventora
Actualizacin: Se incorpora al manual:
Ingreso al Proyecto
Ingresar fuentes de financiacin de
aportes en especies al detalle del
contrato.

Autores
Paulo Gil
Nayibe Fuentes

Paulo Gil
Nayibe Fuentes
Paulo Gil
Nayibe Fuentes
Paulo Gil
Nayibe Fuentes
Paulo Gil
Nayibe Fuentes
Paulo Gil
Nayibe Fuentes

Paulo Gil
Nayibe Fuentes

Paulo Gil
Nayibe Fuentes
Nayibe Fuentes

Paulo Gil
Nayibe Fuentes

Paulo Gil
Nayibe Fuentes

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 3 de 136
2.14

12/06/2015

2.15

24/06/2015

2.16

31/07/2015

Actualizacin: Se adiciona en el manual:


Actualizacin de proyectos
Actualizacin Se incorpora al manual
Validacin valor de las fuentes del
contrato Vs los valores pagados por
fuentes de financiacin al contrato
Actualizacin Ruta Crtica.
Actualizacin Se incorpora al manual
Pestaa Cierre del Proyecto
Estados.
Visualizacin imgenes.
Registro liquidacin contrato en cero
y acta de liquidacin no requiere
Reprogramacin Actividades
visualizar valores ejecutados.
Programacin Inicial Vs
Programacin Actual.
Fuentes con aportes en especie para
contratos

Paulo Gil
Nayibe Fuentes
Paulo Gil
Nayibe Fuentes

Paulo Gil
Nayibe Fuentes
Ingrid Gmez

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 4 de 136

ndice
I.

CONTEXTO GENERAL ........................................................................................................................... 8


ESQUEMA DE SOPORTE A USUARIOS.................................................................................................... 8
Tabla 1. Contactos soporte tcnico por aplicativo ..................................................................................... 8
2. REQUISITOS TCNICOS ......................................................................................................................... 8
3. CONFIGURACIONES REQUERIDAS ......................................................................................................... 8
3.1.
NAVEGADOR INTERNET EXPLORER (RECOMENDADO).................................................................... 9
3.2.
CONFIGURACIN REGIONAL DE WINDOWS: SEPARADOR DE LISTAS ........................................... 12
4. BANCO DE PROYECTOS SUIFP MGA Y MDULOS SGR .............................................................. 14
4.1.
ACTORES ........................................................................................................................................ 14
4.2.
APLICATIVOS .................................................................................................................................. 14
5. NORMATIVA ......................................................................................................................................... 15
1.

II.

GESPROY SGR - CARGUE Y REPORTE DE INFORMACIN ................................................. 17


1. INGRESO AL APLICATIVO ..................................................................................................................... 17
2. RECUPERACIN Y DESBLOQUEO DE CONTRASEAS ......................................................................... 20
3. ESQUEMA DE SEGURIDAD: USUARIOS ............................................................................................... 20
4. CREACIN Y ADMINISTRACIN DE USUARIOS DE GESPROY SGR .................................................... 21
4.1.
CREACIN DE USUARIOS ................................................................................................................ 21
Tabla 2. Ventana datos bsicos del usuario. ........................................................................................... 23
4.2.
ADMINISTRACIN DE USUARIOS ..................................................................................................... 23
4.2.1.
EDITAR USUARIO ........................................................................................................................ 23
4.2.2.
HABILITAR / DESHABILITAR PERFILES ....................................................................................... 24
4.2.3.
AGREGAR ROL ........................................................................................................................... 24
4.2.4.
ASOCIACIN DE PROYECTOS .................................................................................................... 25
4.2.5.
ACTUALIZAR PROYECTOS USUARIO ......................................................................................... 26
5. FLUJO DE REPORTE DE INFORMACIN DEL PROYECTO EN GESPROY SGR ..................................... 27
6. INGRESO AL PROYECTO EN GESPROY SGR ...................................................................................... 27
7. GENERALIDADES GESPROY SGR ...................................................................................................... 28
Tabla 3. Generalidades: Interfaz de Usuario Gesproy SGR ...................................................................... 29
7.1.
ICONOS DE FUNCIONES EN LAS PGINAS ....................................................................................... 29
Tabla 4. Generalidades: Botones e Iconos Interfaz de Usuario Gesproy SGR. ......................................... 29
8. M APA DE OPCIONES ............................................................................................................................ 29
Tabla 5. Mapa de opciones men principal Gesproy SGR ........................................................................ 30
Tabla 6. Rangos de avance en semforos ................................................................................................ 31
9. DETALLE DE OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL ................................................................................... 34
9.1.
OPCIN DESCRIPCIN GENERAL .......................................................................................... 34
Tabla 7. Componentes opcin Descripcin General ................................................................................. 35
9.2.
OPCIN ENTIDAD EJECUTORA ............................................................................................... 36
Tabla 8. Componentes Opcin Entidad Ejecutora .................................................................................... 36
9.3.
OPCIN APROBACION Y AJUSTES ........................................................................................ 37
Tabla 9. Componentes Opcin Aprobacin y Ajustes............................................................................... 37
9.4.
OPCIN CUMPLIMIENTO REQUISITOS .................................................................................. 38
9.5.
OPCIN FUENTES FINANCIACIN .......................................................................................... 39
Tabla 10. Componentes Opcin Fuentes de Financiacin ........................................................................ 39
Tabla 11. Pasos Ingreso Recursos Fuentes Financiacin No SUIFP .......................................................... 40

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 5 de 136
9.6.
OPCIN INCORPORACIN PRESUPUESTAL ....................................................................... 41
Tabla 12. Pasos diligenciamiento Opcin Incorporacin Presupuestal .................................................... 43
9.6.1.
SALDOS CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL ........................................................ 44
9.7.
OPCIN PLANEACIN EJECUCIN ........................................................................................ 45
9.7.1.
CARGUE PROGRAMACION INICIAL .................................................................................... 46
Tabla 13. Pasos proceso cargue Programacin Inicial ............................................................................. 47
Tabla 14. Pasos diligenciamiento archivo Programacin Inicial .............................................................. 49
Tabla 15. Pasos cargue archivo Programacin Inicial ............................................................................. 50
Tabla 16. Errores comunes cargue archivo Programacin Inicial ............................................................ 53
9.7.2.
CARGUE CONTRATACIN ..................................................................................................... 53
Tabla 17. Creacin proceso cargue archivo Contratacin ....................................................................... 54
Tabla 18. Pasos preparacin archivo cargue Contratacin ..................................................................... 56
Tabla 19. Pasos cargar archivo Contratacin .......................................................................................... 56
Tabla 20. Errores comunes proceso cargue archivo Contratacin ........................................................... 58
9.7.3.
CARGUE EJECUCIN .............................................................................................................. 58
Tabla 21. Creacin proceso cargue archivo Ejecucin ............................................................................. 59
Tabla 22. Pasos preparacin archivo Ejecucin ....................................................................................... 60
Tabla 23. Pasos cargue archivo Ejecucin ............................................................................................... 60
Tabla 24. Errores comunes proceso cargue Ejecucin ............................................................................. 62
Tabla 25. Componentes Documento de ejecucin de bienes y servicios .................................................. 63
Tabla 26. Datos solicitados Detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios. ......................... 64
9.7.4.
CARGUE REPROGRAMACIN .............................................................................................. 66
Tabla 27. Creacin proceso cargue Reprogramacin .............................................................................. 67
Tabla 28. Pasos preparacin archivo cargue Reprogramacin ............................................................... 69
Tabla 29. Pasos cargue archivo Reprogramacin .................................................................................... 69
Tabla 30. Errores comunes cargue archivo Reprogramacin .................................................................. 71
9.8.
OPCIN GESTIN PRECONTRACTUAL ................................................................................. 73
Tabla 31. Pasos creacin proceso precontractual ................................................................................... 73
Tabla 32. Pasos creacin CDP .................................................................................................................. 74
Tabla 33. Pasos creacin Detalle CDP ...................................................................................................... 75
Tabla 34. Pasos relacionar CDP a Proceso Precontractual ...................................................................... 76
9.9.
OPCIN CONTRATOS PROYECTO .......................................................................................... 77
9.9.1.
SECCIN CONTRATISTAS ........................................................................................................... 79
Tabla 35. Pasos creacin Contratistas ..................................................................................................... 80
Tabla 36. Pasos Crear, Modificar y/o Eliminar Contratistas. ................................................................... 80
9.9.2.
FUNCIONALIDAD CONSORCIOS / UNIONES TEMPORALES......................................................... 81
Tabla 37. Creacin del Consorcio / Unin Temporal. ............................................................................... 82
Tabla 38. Relacionar el Consorcio / Unin Temporal al Contrato. ........................................................... 82
9.9.3.
SECCIN SUPERVISIN DE CONTRATOS.................................................................................... 83
Tabla 39. Pasos Ingresar / Asignar Supervisores ..................................................................................... 83
9.9.4.
SECCIN CONTRATOS OBRA INTERVENTORA .......................................................... 84
Tabla 40. Pasos Creacin Contratos ........................................................................................................ 85
9.9.5.
SECCIN DETALLE PESTAA INFORMACIN DE CONTRATOS .............................................. 86
9.9.5.1.
DETALLE PROYECTOS DESTINO POR CONTRATO ................................................................ 86
Tabla 41. Pasos Asignacin Contratos Multiproyecto ............................................................................. 87
Tabla 42. Pasos Generacin Contratos en otros proyectos ..................................................................... 88
9.9.5.2.
ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO ............................................................................ 89
Tabla 43. Pasos relacionar Fuentes Financiacin a Contratos ................................................................. 89
Tabla 44. Pasos relacionar Otras Fuentes Financiacin a Contratos ....................................................... 90
9.9.5.3.
REGISTRO PRESUPUESTAL ................................................................................................... 91
Tabla 45. Pasos Ingreso Registro Presupuestal Contratos ....................................................................... 91

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 6 de 136
Tabla 46. Pasos afectar CDP en Registro Presupuestal Contratos ........................................................... 92
9.9.5.4.
ACTAS CONTRATO ................................................................................................................. 92
Tabla 47. Pasos ingreso Actas Contratos ................................................................................................. 93
9.9.5.4.1. LIQUIDACIN DE CONTRATOS ................................................................................................ 93
9.9.5.5.
PLIZAS CONTRATO .............................................................................................................. 94
Tabla 48. Pasos ingreso Plizas Contratos ............................................................................................... 94
9.9.5.6.
MODIFICACIONES CONTRATO ................................................................................................ 95
Tabla 49. Pasos ingreso Modificaciones Contratos ................................................................................. 97
9.9.5.7.
CIRCUNSTANCIAS .................................................................................................................. 97
Tabla 50. Pasos ingreso Circunstancias Externas Contratos .................................................................... 97
Tabla 51. Pasos ingreso Circunstancias Excepcionales Contratos ........................................................... 98
9.9.5.8.
CARGUE M ASIVO ................................................................................................................... 98
Tabla 52. Pasos creacin proceso cargue masivo Contratacin .............................................................. 98
Tabla 53. Pasos actividades de cargue Contratacin .............................................................................. 98
9.9.6.
SECCIN DETALLE PESTAA PAGOS DEL CONTRATO .......................................................... 98
Tabla 54. Pasos ingresar Pagos Contrato ................................................................................................ 99
9.9.7.
SECCIN DETALLE PESTAA REGISTRO FOTOGRFICO .................................................... 100
Tabla 55. Pasos para el cargue de imgenes ......................................................................................... 102
9.9.7.1.
ESPECIFICACIONES TCNICAS DEL ARCHIVO FOTOGRFICO. ............................................ 102
9.9.7.2.
GALERA DE IMGENES EN APLICATIVO M APA REGALAS. ................................................ 103
Tabla 56. Publicar Fotografa en Aplicativo Mapa Regalas .................................................................. 104
9.9.7.2.1. RETIRAR FOTOGRAFA DEL APLICATIVO M APA REGALAS ................................................ 104
Tabla 57. Retirar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas .................................................................... 104
9.9.7.2.2. REPUBLICAR FOTOGRAFA EN APLICATIVO M APA REGALAS ............................................ 104
Tabla 58. Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas. ............................................................. 105
9.10.
OPCIN CUENTAS Y GIROS................................................................................................ 105
Tabla 59. Pasos ingreso Reintegros y Recursos no ejecutados Contratos ............................................. 106
9.11.
OPCIN INDICADORES Y AVANCE ................................................................................... 106
Tabla 60. Pasos ingreso Avance Indicadores ......................................................................................... 108
9.12.
OPCIN APROBACIN INFORMACIN ........................................................................... 108
Tabla 61. Pasos registro Aprobacin de Periodos .................................................................................. 109
9.13.
OPCIN ALERTAS PROYECTO .......................................................................................... 110
9.14.
PROCESO GENERACIN ALERTAS M ASIVAS .......................................................................... 111
Tabla 62. Periodos trimestrales para generacin alertas ...................................................................... 112
9.14.1. CONSULTA ALERTAS ............................................................................................................... 113
9.14.2. SUBSANACIN. ......................................................................................................................... 116
9.14.3. PERSISTENCIA DE ALERTAS. ................................................................................................... 117
9.14.4. CATLOGO DE ALERTAS. ........................................................................................................ 117
Tabla 63. Catlogo de Alertas de Monitoreo. ........................................................................................ 118
9.15.
OPCIN VISITAS DEL PROYECTO..................................................................................... 119
9.16.
OPCIN CIERRE DEL PROYECTO ..................................................................................... 119
Tabla 64. Requisitos para el cierre del proyecto .................................................................................... 122
Tabla 65. Pasos registro acto administrativo de cierre .......................................................................... 123
9.17.
OPCIN AUDITORIAS VISIBLES ........................................................................................ 124
Tabla 66. Pasos registro seguimiento Auditorias Visibles ...................................................................... 125
III.

CONSULTAS O REPORTES ................................................................................................................. 127


1. INGRESO ............................................................................................................................................ 127
2. REPORTES ESPECFICOS DE LOS PROYECTOS (EXCEL): ................................................................. 127
3. GENERACIN REPORTES ESTANDARIZADOS DE LOS PROYECTOS (PDF) PARA LAS ENTIDADES
TERRITORIALES. ........................................................................................................................................ 128

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 7 de 136
ANEXOS ................................................................................................................................................... 130
VALIDACIONES RUTA CRTICA PARA EL REPORTE DE INFORMACIN DEL SEGUIMIENTO Y EJECUCIN DE
PROYECTOS DEL SGR ................................................................................................................................ 131

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 8 de 136
I.

CONTEXTO GENERAL

1. Esquema de soporte a usuarios


El DNP proporciona varios canales de soporte a usuarios de los aplicativos del SGR, para apoyar y
orientar en la solucin de inconvenientes presentados.
APLICATIVO
SUIFP MGA
Cuentas SGR
Gesproy SGR

EMAIL
TELEFONO
soportesuifp-sgr@dnp.gov.co
(1) 381 50 00
cuentassgr@dnp.gov.co
(1) 381 50 00
gesproysgr@dnp.gov.co
(1) 381 50 00
Tabla 1. Contactos soporte tcnico por aplicativo

EXTENSIONES
1209 1299
4055-4062-4063
4062 4063

2. Requisitos tcnicos
Para la utilizacin de los aplicativos del Sistema General de Regalas SGR se debe contar con los
siguientes elementos:
Computador personal: De escritorio o porttil con las siguientes caractersticas.
o Sistema operativo: Windows 2000, Windows XP, Windows ME, Windows 7,
Windows 8.
o Microsoft Office 2000 o Microsoft Office 2003 o Microsoft Office 2010 o Microsoft
Office 2013, con el modulo de Excel.
o Memoria RAM: 2 Gigabytes en adelante
o Disco Duro: 100 MegaBytes de espacio disponible.
Conexin a Internet: Disponer de una conexin a internet con un ancho de banda
recomendable de mnimo 1 Mega.
Navegador de Internet: El navegador de Internet recomendado es Internet Explorer de la
versin 8 en adelante. Opcionalmente se pueden utilizar Google Chrome o Mozilla FireFox.
3. Configuraciones requeridas
Para el correcto funcionamiento del aplicativo es necesario realizar la siguiente configuracin en el
navegador de Internet y en la configuracin regional verificar el carcter definido como separador
de listas en el sistema operativo Windows.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 9 de 136
3.1. Navegador Internet Explorer (Recomendado)

Configuracin modo protegido: Ingrese por el men del Internet Explorer a la opcin:
Herramientas \ Opciones de Internet, luego ubicarse en la pestaa Seguridad y
desactivar la casilla con el texto Habilitar modo protegido (requiere reiniciar Internet
Explorer).

Imagen 1. Modo protegido navegador Internet Explorer.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 10 de 136

Configuracin Vista Compatibilidad: En el navegador de Internet, ingresar por el men:


Herramientas \ Configuracin de Vista de Compatibilidad. En la siguiente ventana que se
abre, agregar el sitio web a la lista: sgr.gov.co

Imagen 2. Vista compatibilidad Internet Explorer.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 11 de 136

Configuracin Historial de Exploracin: En el navegador de Internet, ingresar por la


opcin del men Herramientas \ Opciones de Internet, ubicarse en la pestaa General
en la seccin Historial Exploracin de esta ventana y dar click en el botn
CONFIGURACIN.
En la siguiente ventana, seleccionar la opcin Cada vez que visite la pgina. Finalmente,
dar click en el botn ACEPTAR, cerrar el navegador y volverlo a abrir.

Imagen 3. Historial de exploracin Internet Explorer.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 12 de 136
3.2. Configuracin regional de Windows: Separador de listas
Se debe verificar que el separador de listas definido en el sistema sea el que viene definido por
defecto en Windows, el cual corresponde al carcter punto y coma ;. Ingresar por el men de
Inicio \ Panel de Control:

Imagen 4. Ingreso Panel de Control Windows.


Luego seleccionar la opcin Reloj, Idioma y Regin y luego Configuracin regional y de idioma:

Imagen 5. Ingreso Configuracin Regional Windows.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 13 de 136
Luego, en la pestaa Formatos dar click en el botn CONFIGURACION ADICIONAL y en la
siguiente ventana en la pestaa Nmeros ubicarse en la seccin Separador de listas y verificar
que este asignado el carcter punto y coma ;. Si no lo est, asignarlo y dar click en el botn
ACEPTAR.

Imagen 6. Configuracin Separador de Listas.

Nota: Esta configuracin es necesaria para los cargues de archivos CSV correspondientes a
Programacin inicial, Reprogramacin, Contratacin y Ejecucin de actividades del proyecto, las
cuales sern detalladas ms adelante en este documento.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 14 de 136
4. Banco de proyectos SUIFP MGA y Mdulos SGR
El siguiente diagrama presenta a modo general la forma en que los aplicativos del SGR que
contienen informacin de los proyectos se relacionan. Se evidencia que la fuente de datos de los
proyectos es el banco de proyectos o SUIFP-MGA, donde se carga la informacin bsica o de
formulacin de los proyectos y de ste ambiente el aplicativo Gesproy SGR mediante un proceso
automtico de sincronizacin de datos, el cual se ejecuta diariamente, carga la informacin de los
proyectos.

Imagen 7. Esquema General del sistema de informacin SGR.


4.1. Actores

Secretara Tcnica del OCAD: La secretara tcnica del OCAD es el ente encargado de
gestionar la formulacin de los proyectos aprobados por el OCAD en el banco de proyectos
SUIFP-MGA. Es el apoyo que tiene el ente ejecutor para administrar la informacin y
estados de sus proyectos frente al banco de proyecto siguiendo la metodologa MGA.

Ente Ejecutor: El ente ejecutor es la entidad encargada de la ejecucin del proyecto que le
haya sido designado. As mismo reportar el avance en la ejecucin del mismo sobre la
plataforma tecnolgica dispuesta por el DNP.

4.2. Aplicativos

Banco de Proyectos SUIFP MGA: El banco de proyectos es una base de datos y


aplicativo en el cual se registran los proyectos que se ejecutan con recursos del Sistema
General de Regalas.
Los proyectos que el ente ejecutor tiene asignados y a los cuales les debe reportar
informacin de seguimiento en el aplicativo Gesproy SGR deben haber sido formulados y
cargados en esta plataforma previamente a su visualizacin en Gesproy SGR. Los
proyectos deben estar en estado APROBADO, deben tener asignadas fuentes de
financiacin del SGR y deben tener ejecutor designado. Estos son 3 requisitos a cumplir
para poder visualizar los proyectos posteriormente en el aplicativo Gesproy SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 15 de 136

Gesproy SGR: Es el aplicativo o plataforma tecnolgica dispuesta para el reporte y


seguimiento de informacin de los proyectos ejecutados con recursos del SGR. El ente
ejecutor se encarga de reportar la informacin correspondiente a programacin,
contratacin y ejecucin de las actividades de los proyectos.

Cuentas SGR: En el aplicativo de Cuentas SGR, las Entidades Territoriales,


Corporaciones e Instituciones que reciban recursos de regalas, deben reportar
mensualmente los movimientos realizados sobre las cuentas bancarias donde residen
estos recursos.

5. Normativa
La normativa que dicta los parmetros en cuanto a los aspectos legales y dispuestos por el DNP se
encuentra en Internet en el siguiente link:

https://www.sgr.gov.co/Normativa.aspx

Imagen 8. Pgina WEB Normatividad SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 16 de 136

Para el reporte y cargue de informacin de los proyectos, es importante tener conocimiento de las
siguientes circulares relacionadas con el reporte de informacin de proyectos:

Circular 0062 del 11 Sept de 2013 "Herramienta informtica de gestin y monitoreo a la


ejecucin de proyectos GESPROY -SGR".
Circular 0063 del 20 de Sept de 2013 "Orientaciones para uso de los recursos distribuidos
por el DNP para el fortalecimiento de instrumentos de apoyo a la gestin y la efectividad en
el reporte de informacin requerida por el SMSCE del SGR".
Circular 0069 del 30 de Dic. de 2013 "Mediante la cual se ampli el plazo que estableci la
circular 062 del 11 de septiembre 2013 para el cargue de informacin en el aplicativo
GESPROY SGR".
Circular 065 del 6 Nov. 2013 "Lineamientos para el uso del SUIFP- SGR en proyectos de
inversin presentados a la secretaria tcnica del OCAD del Fondo de Ciencia, Tecnologa
e Innovacin".
Circular Externa 6 de 27 de septiembre de 2013 "Contratacin de actividades de ciencia,
tecnologa e innovacin".

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 17 de 136
II.

Gesproy SGR - Cargue y Reporte de Informacin

1. Ingreso al aplicativo
En el navegador de internet digitar la direccin www.sgr.gov.co e ingresar por la opcin del men:
SMSCE \ Cargue y reporte de informacin.

Imagen 9. Ingreso portal WEB SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 18 de 136
En la siguiente pgina, ingresar dando click en el botn naranja INGRESAR:

Imagen 10. Ingreso aplicativo SMSCE.


La siguiente pgina es la que permite el ingreso al aplicativo, para lo cual se debe indicar usuario y
contrasea y luego dar click en el botn CONTINUE.

Imagen 11. Ingreso SMSCE: usuario y contrasea.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 19 de 136
Una vez el usuario ingrese cdigo y contrasea vlidos, ingresara a la pantalla principal del
sistema SMSCE, donde segn los perfiles que tenga asociados (Cuentas SGR / Gesproy SGR),
podr ingresar a los mdulos respectivos. Esta pgina est dividida en 4 secciones:

Mdulo Cuentas SGR: CARGUE REPORTE DE INFORMACION DE CUENTAS Y


EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR. Por medio de los dos botones
presentes en la seccin se permite el ingreso a las cuentas de Asignaciones Directas o de
Fondos.
Mdulo Gesproy SGR: En el combo de seleccin se presenta la entidad a la cual el usuario
tiene habilitado el ingreso para el reporte de seguimiento de proyectos, debe seleccionar la
entidad y luego dar click en el botn INGRESO GESPROY SGR.
Mdulo de consultas especficas de la informacin del sistema:
Mdulo Administrar Usuarios: El usuario representante legal o quien tenga habilitado el
perfil Aprueba y Enva Cuentas Entidad (Aprobador de Cuentas SGR) puede ingresar a
consultar y administrar los usuarios de GESPROY SGR mediante el botn ADMINISTRAR
USUARIOS.

Imagen 12. Pgina principal SMSCE.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 20 de 136
2. Recuperacin y desbloqueo de contraseas
En caso que el usuario haya olvidado su contrasea o sta se haya bloqueado por superar el
mximo nmero de intentos de conexin, puede realizar el proceso de recuperacin y/o
desbloqueo dando click en el enlace Recuperacin de clave por olvido o prdida que aparece
debajo del botn CONTINUE de la pgina de Bienvenido.
Al iniciar el proceso, se direccionar a un formulario donde se debe ingresar la informacin bsica
del usuario, la cual ser validada con los datos consignados en el sistema SMSCE y una vez
confirmados se enviar al correo electrnico de la persona la nueva contrasea.

Imagen 13. Recuperacin y desbloqueo Contraseas.


3. Esquema de seguridad: Usuarios
Los tipos de usuarios del sistema se definen en la circular 062 del 11 de Septiembre de 2013. sta
describe 3 tipos de perfiles:
Usuario 1 Aprueba y Enva: Corresponde al representante legal de la instancia
ejecutora de los proyectos aprobados con recursos del SGR o quien ste delegue.
Usuario 2 Elabora y Revisa: Corresponde a la persona designada como responsable
del proyecto o proyectos conforme a la estructura funcional de la instancia ejecutora.
Usuario 3 Consulta: Este usuario permite revisar la informacin de ejecucin del
proyecto sin efectuar ningn tipo de modificacin en la misma. Su asignacin se realizar
por el ejecutor a las personas de la instancia que adelanten labores de verificacin,
anlisis, seguimiento y generacin de reporte, as como, a la persona que ejerza la funcin
de enlace de la instancia ejecutora con el SMSCE. (Sistema de Monitoreo, Seguimiento,
Control y Evaluacin).

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 21 de 136
4. Creacin y administracin de usuarios de Gesproy SGR
Una vez el ente ejecutor tenga asignados sus proyectos y stos cumplan con las condiciones
mencionadas anteriormente en la seccin Aplicativos - Banco de Proyectos SUIFP MGA, el
representante legal del ente ejecutor debe verificar si la entidad ejecutora cuenta actualmente con
usuarios del aplicativo Cuentas SGR. Esto en razn a que con el usuario del representante legal, el
cual tiene asociado el perfil Aprueba y Enva Cuentas Entidad se debe hacer el ingreso al
mdulo de administracin de usuarios de Gesproy SGR y proceder con la creacin de los usuarios.
Nota: En el caso que el representante legal no cuente con usuario del aplicativo Cuentas SGR, se
debe comunicar con la mesa de ayuda de Cuentas SGR va telefnica o email y solicitar la
creacin de su usuario, indicando que tambin requiere tener acceso al aplicativo Gesproy SGR.
Esto aplica igualmente para el usuario del Tesorero de la entidad territorial si ste tampoco dispone
del usuario de aplicativo.
4.1. Creacin de usuarios
El usuario representante legal (o quien ste designe) debe ingresar al aplicativo Cuentas SGR al
aplicativo y luego dar click en el botn Administrar Usuarios.

Imagen 14. Ingreso mdulo de Administracin Usuarios Gesproy SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 22 de 136
Una vez se ingresa al mdulo, la creacin de usuarios se hace dando click en el botn AGREGAR
USUARIO.

Imagen 15. Ingreso creacin nuevo usuario.


Se despliega el siguiente formulario, donde se deben ingresar los datos de la persona a quien se le
va a crear un usuario para Gesproy SGR:

Imagen 16. Ventana ingreso informacin bsica del usuario.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 23 de 136
ELEMENTO
Identificacin
Validar Identificacin
Apellidos
Nombres
Telfono fijo
Celular
Correo electrnico
Confirmacin correo
electrnico
Tipo de vinculacin
Cargo
Fecha culminacin
Rol del usuario

TIPO
Campo

DESCRIPCION
Recibe el valor del nmero de identificacin de la
persona.
Botn
Al dar click verifica si la identificacin de la persona ya
existe en el sistema.
Campo
Recibe los apellidos de la persona.
Campo
Recibe los nombres de la persona.
Campo
Recibe el telfono fijo de la persona. Se debe ingresar
indicativo de la ciudad, guion y 7 dgitos del telfono fijo.
Campo
Recibe los 10 dgitos del nmero celular.
Campo
Recibe el correo electrnico de la persona. Puede ser
institucional o personal.
Campo
Verifica el correo electrnico ingresado en el campo
anterior.
Lista valores
Indica el tipo de contrato o vinculacin que tiene la
persona con la entidad.
Lista valores
Indica el cargo que tiene la persona en la entidad.
Campo
Indica la fecha de culminacin del contrato de la
persona en caso que sea tipo Termino Fijo.
Lista valores
Indica el rol (perfil) que tendr el usuario: Aprobador,
Elaborador o Consulta.
Tabla 2. Ventana datos bsicos del usuario.

Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Una vez ingresados, se debe dar click en
el botn GUARDAR para salvar los cambios. Al correo que se registre para la persona se enviarn
los datos de cdigo de usuario y contrasea para el ingreso al aplicativo.
4.2. Administracin de usuarios
El mdulo de administracin de usuarios permite al usuario representante legal con perfil Aprueba
y Enva Cuentas Entidad editar los datos del usuario, deshabilitar roles o habilitar roles;
adicionalmente el representante puede designar o delegar a otra persona con perfil Aprueba y
Enva Gesproy, este perfil puede ingresar y asociar proyectos a otros usuarios de la entidad
ejecutora, pero no puede crear ni administrar usuarios de Gesproy.
4.2.1.

Editar usuario

Para editar los datos de un usuario, en el mdulo Administrar Usuarios se da click en el icono con
forma de lpiz, el cual desplegar un formulario con los datos bsicos del usuario. Los campos
activos son los que se pueden editar. Una vez realizados los cambios se da click en el botn
ACTUALIZAR.

Imagen 17. Icono Editar usuario.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 24 de 136
4.2.2.

Habilitar / Deshabilitar perfiles

Para habilitar o deshabilitar el perfil de un usuario se da click en el botn CAMBIAR ESTADO


PERFILES, donde se desplegar un formulario con los perfiles que tiene actualmente el usuario y
la opcin de habilitar o deshabilitar el perfil dependiendo del estado en que se encuentre el mismo.

Imagen 18. Habilitar / Deshabilitar Perfiles.


4.2.3.

Agregar Rol

Tambin puede asignar un nuevo rol al usuario dando click en el botn AGREGAR ROL. Se
despliega un formulario donde se selecciona el rol a asignar al usuario y luego se da click en el
botn ACTUALIZAR.

Imagen 19. Agregar nuevo Rol a usuario.


Nota: Para los usuarios que tienen contrato a trmino fijo en la fecha de terminacin el sistema
automticamente bloquear la cuenta del usuario. Si se da una extensin del contrato, para
activarlo se debe ingresar por la opcin Editar Usuario y asignar la nueva fecha de terminacin de
contrato. En el caso que se desee terminar anticipadamente, se deben deshabilitar los roles del
usuario y actualizar la fecha de terminacin del contrato.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 25 de 136

Imagen 20 Actualizacin Fecha Contrato


4.2.4.

Asociacin de Proyectos

Para asociar proyectos a un usuario se da click en el botn ASOCIACION DE PROYECTOS,


donde se desplegar un formulario para ejecutar la bsqueda de los proyectos asignados
previamente a la entidad ejecutora, estos proyectos que aparecen en el formulario son los
habilitados para ser asociados al usuario. Para realizar modificaciones en un proyecto el usuario
debe tener asociado previamente el proyecto de lo contrario, solo podr ejecutar consultas sobre
los mismos.

Imagen 21. Asociacin de proyectos a usuarios.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 26 de 136
4.2.5.

Actualizar Proyectos Usuario

Para actualizar la asociacin de proyectos a un usuario se da click en el botn ACTUALIZAR


PROYECTOS USUARIO, desplegando un formulario donde se visualiza el listado de proyectos con
los Apellidos, Nombres, e identificacin del usuario asociado. En este formulario el administrador
puede habilitar o deshabilitar los proyectos asociados al usuario. Deshabilitar desasocia el
proyecto, Habilitar asocia el proyecto.

Imagen 22. Habilitar o Deshabilitar proyectos a usuarios.

Excepciones:

Solamente se podrn crear usuarios en entidades ejecutoras e interventoras que ya tienen


proyectos asignados y que los proyectos cumplan con la condiciones del SUIFP-MGA
antes mencionadas. De lo contrario, al ingresar al mdulo de ADMINISTRAR USUARIOS,
se evidenciar un mensaje en letra roja indicando que la entidad no tiene proyectos
asignados.
No se puede asignar un perfil que el usuario ya tiene asignado.
En la entidad solamente puede existir un usuario con perfil Aprueba y Enva - Gesproy
activo. En caso que se intente asignar este perfil a otro usuario mientras ya existe alguien
que lo tiene y lo tiene habilitado, el sistema genera un mensaje de error indicando que no
es posible asignar el rol.
Cada persona solo puede tener un usuario a nivel de entidad ejecutora. Por esta razn al
crear el usuario e ingresar el nmero de identificacin se valida que la misma no tenga
actualmente un usuario creado en la entidad. Esto con el botn VALIDAR
IDENTIFICACION del formulario Agregar Usuario.
Se deben asignar proyectos a usuarios con perfil Elabora y Revisa, no existe lmite de
proyectos a ser asignados a un usuario.
Cada proyecto solo puede ser asignado a un usuario a la vez. si se trata de asignar el
proyecto habilitado a un segundo usuario, el sistema genera mensaje de alerta indicando
que el proyecto est asignado y vigente en otro usuario.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 27 de 136
5. Flujo de reporte de informacin del proyecto en Gesproy SGR
Los proyectos de la entidad ejecutora que cumplen con los requisitos en SUIFP-MGA para ser
cargados en Gesproy SGR, requieren reporte de informacin en los aspectos que se presentan en
el siguiente grfico, los cuales coinciden cada uno con una opcin en el men del aplicativo. Las
opciones del aplicativo que no se incluyen en el grfico corresponde a opciones de consulta de
informacin, las cuales no requieren que se ingrese informacin por parte del usuario.

Imagen 23. Flujo reporte de informacin de proyectos en Gesproy SGR.

6. Ingreso al proyecto en Gesproy SGR


Una vez los proyectos de la entidad ejecutora o interventora cumplen con los requisitos en SUIFPMGA para ser cargados en Gesproy SGR, se visualizaran y se podr acceder a su diligenciamiento
o consulta dando click en el cdigo BPIN del proyecto, ya sea a travs de la lista de proyectos o
consultando su cdigo exacto.

Imagen 24. Ingreso a los proyectos en Gesproy SGR

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 28 de 136
7. Generalidades Gesproy SGR
En esta seccin se explicar de manera general cmo se componen y cmo funcionan las pginas
o formularios del aplicativo.
Gesproy SGR es una aplicacin tipo WEB que se ejecuta en un navegador de Internet, para lo cual
en este caso como se mencion anteriormente el recomendado es Internet Explorer de la versin 8
en adelante y como opciones Google Chrome o Mozilla FireFox.
Las pginas del aplicativo estn divididas en 5 secciones.

Imagen 25. Generalidades Interfaz de usuario Gesproy SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 29 de 136
SECCION
1
2

3
4
5

NOMBRE
Encabezado

DESCRIPCIN
En la seccin del encabezado se presentan los logos del
aplicativo, DNP y fecha y hora actuales.
Men principal
El men principal presenta 4 opciones a nivel general.
Inicio SMSCE: Lleva al usuario a la pgina principal del
SMSCE donde puede ingresar al mdulo de Cuentas
SGR o Gesproy SGR.
Buscar Proyectos: lleva a la pgina inicial de Gesproy
SGR donde se realiza la consulta de proyectos de la
entidad ejecutora.
Documentacin / Ayuda: Lleva a la pgina del SGR
donde se encuentra el material de ayuda videos,
manual de usuario, instructivos, etc.
Cerrar Sesin: Cierra la sesin del usuario en el
aplicativo, salir.
Men de opciones
Este men presenta las 13 opciones del aplicativo
Contenido opciones
Es la seccin principal de las pginas donde se muestra el
contenido de la opcin seleccionada.
Pie de pgina
Corresponde a una barra donde se presenta la resolucin
ptima para la visualizacin de las pginas del aplicativo.
Tabla 3. Generalidades: Interfaz de Usuario Gesproy SGR

7.1. Iconos de funciones en las pginas


En las pginas del aplicativo se presentan elementos de tipo botones e iconos. stos se
encuentran estandarizados de manera que siempre ejecutaran una accin en el momento que se
de click sobre los mismos. En las pginas o formularios, los campos marcados con un asterisco al
principio * quiere decir que son campos obligatorios y no se pueden dejar sin valor.
ICONO

DESCRIPCIN
Este icono representa un botn, el cual segn el contexto o
funcionalidad puede ejecutar acciones como Guardar, Eliminar,
presentar un Detalle, Regresar a la pgina anterior, Cerrar la
ventana actual, etc. Su funcionalidad se interpreta segn el rotulo o
nombre que tenga.
En todo caso este icono tiene la funcin de actualizar o modificar
los datos del registro en el cual se presente.
En todo caso este icono tiene la funcin de eliminar los datos del
registro en el cual se presente.
Botn de lista de chequeo indica que NO APLICA para el tem
correspondiente.
Botn de lista de chequeo indica que SI cumple los requisitos para
el tem correspondiente
Botn de lista de chequeo indica que NO cumple los requisitos para
el tem correspondiente

Tabla 4. Generalidades: Botones e Iconos Interfaz de Usuario Gesproy SGR.

8. Mapa de opciones
En el siguiente cuadro se presentan las opciones principales de navegacin en el aplicativo.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 30 de 136
OPCIN
Buscador Proyectos
Descripcin General
Entidad Ejecutora

DESCRIPCIN
Consulta general de los proyectos que ejecuta la entidad
Descripcin general del proyecto. Objeto, ejecutor, fuentes de financiacin.
Consulta y administracin de contactos del ente ejecutor del proyecto como
representante legal de la entidad ejecutora y contactos del proyecto.
Aprobacin y Ajustes
Consulta y administracin de los acuerdos de aprobacin del proyecto y los
ajustes del mismo.
Cumplimiento Requisitos
Consulta y administracin de certificaciones que definen el cumplimiento de
requisitos previos al inicio de la etapa precontractual del proyecto.
Fuentes Financiacin
Consulta de las fuentes de financiacin del proyecto y administracin de los
recursos propios y de especies del proyecto.
Incorporacin Presupuestal Consulta y administracin de incorporaciones presupuestales y rubros.
Tambin se podr ver los saldos de cierre de bienio
Planeacin Ejecucin
Consulta de actividades a ejecutar del proyecto, valores de contratacin de
las actividades y valores de ejecucin de las actividades. Permite el cargue
de archivos con la informacin correspondiente a la programacin y avance
de la ejecucin de proyectos.
Gestin Precontractual
Consulta y administracin de procesos precontractuales, CDPs y relaciones
entre procesos y CDPs.
Contratos Proyecto
Consulta y administracin de contratos asociados al proyectos para la
ejecucin de las actividades.
Cuentas y Giros
Consulta de las cuentas registradas por la entidad en el DNP para manejo de
recursos del SGR y sus movimientos. Consulta y administracin de los
movimientos tipo reintegros de rendimientos financieros y recursos no
ejecutados.
Indicadores y Avance
Consulta y administracin del avance de los indicadores del proyecto.
Aprobacin Informacin
Consulta y administracin del registro por parte del usuario representante
legal de la entidad de las aprobaciones de la informacin del proyecto
reportada en un periodo.
Alertas Proyecto
Consulta de alertas generadas automticamente por el sistema en cuanto al
estado de los contratos creados en Gesproy SGR y los pagos de los
contratos.
Visitas del Proyecto
Consultar de los resultado de las visitas de Monitoreo y Control realizadas al
proyecto.
Cierres del Proyecto
Consulta y administracin del cierre del proyecto, tambin se incluye las
actas de cierre del proyecto.
Generador de Reportes
Consulta la informacin registrada en el proyecto a travs de filtros que
puede seleccionar segn sus necesidades.
Auditorias Visibles
Consulta y reporte de avance en los compromisos de la entidad ejecutora
con el proceso de auditora. Solo se presenta esta opcin en el men cuando
la entidad tiene procesos reportados de auditora y sta ha solicitado por la
mesa de ayuda de Gesproy la asignacin del perfil de Seguimiento a los
usuarios.
Tabla 5. Mapa de opciones men principal Gesproy SGR
Una vez se ingresa Gesproy SGR, nos ubica en la pgina Buscador de Proyectos donde se
puede consultar por varios criterios de bsqueda los proyectos asignados a la entidad. Las dos
formas ms sencillas de filtrar son: 1. Hacer una bsqueda general dando click en el botn
CONSULTAR o 2. Ingresando el cdigo BPIN del proyecto y dando click en el botn CONSULTAR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 31 de 136
Una vez se ingresa a un proyecto, el aplicativo direcciona al usuario a la pgina principal del
proyecto. En esta ventana presenta un resumen general del proyecto con los datos ms
importantes de su identificacin y la ejecucin del mismo.
Adicionalmente, se muestra un diagrama de semforos el cual indica el avance fsico y financiero
del proyecto.
% Avance
Color semforo
0% - 40%
Rojo
41% - 79%
Amarillo
81% - 100%
Verde
Superior al 100%
?
Tabla 6. Rangos de avance en semforos
Mtodo calculo Avance Fsico:
Este semforo se presenta en la pgina principal del proyecto y en la opcin DESCRIPCIN
GENERAL. El objetivo es presentar el % de avance fsico del proyecto segn la informacin
ejecucin de actividades reportada a la fecha, el semforo solo mostrara avance fsico del mes que
est aprobado. El porcentaje de Avance Fsico del proyecto se calcula de la siguiente manera:
% Avance Fsico = Sumatoria (% Ponderacin Actividad X % Ejecutado Actividad)
Donde por cada actividad incluida en la programacin de actividades del proyecto, se multiplica el
% de ponderacin (columna % Ponderacin opcin PLANEACI EJECUCIN) de la actividad por
el % de avance fsico de la actividad (columna % Avance opcin PLANEACI EJECUCIN), y se
totalizan los resultados de todas las actividades del proyecto obteniendo como resultado el % total
de avance fsico del proyecto.
Mtodo calculo Avance Financiero:
Este semforo se presenta en la pgina principal del proyecto y en la opcin DESCRIPCIN
GENERAL. El objetivo es presentar el % de avance financiero del proyecto segn la informacin
pagos al proyecto reportada a la fecha y/o migrada desde Cuentas SGR. El porcentaje de Avance
Financiero del proyecto se calcula de la siguiente manera:
% Avance Financiero = Sumatoria (Pagos Ejecutados / Valor total del proyecto)
Los pagos ejecutados corresponden a los pagos registrados en Gesproy SGR por la opcin
CONTRATOS PROYECTO / DETALLE / PAGOS DEL PROYECTO para fuentes de recursos
Propios con fecha pago mayor o igual al 31 de Marzo de 2013, y los pagos del proyecto migrados
del aplicativo Cuentas SGR a Gesproy SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 32 de 136

Imagen 26. Semforo avance financiero del proyecto.

Mtodo calculo Avance Cumplimiento: Este semforo se presenta en la programacin de


actividades del proyecto en la opcin PLANEACIN EJECUCIN. El objetivo es presentar el % de
cumplimiento en la ejecucin de la actividad segn las cantidades y periodo programadas y solo se
ver reflejado su avance una vez la entidad tenga aprobado el periodo respectivo. Se calcula de la
siguiente manera:
% Cumplimiento = Sumatoria (cantidades ejecutadas actividad a la fecha) / cantidad total
programada actividad X 100
El valor obtenido se ubica en la escala de colores de los semforos
Notas:
Cuando la fecha programada de la actividad (periodos) corresponde a un periodo futuro
respecto a la fecha actual o del sistema, el semforo aparece en color Gris.
Los semforos cambian de color y se observa el porcentaje de avance una vez la entidad
tenga aprobado el periodo correspondiente, los dems datos se observan inmediatamente
la entidad realiza el cargue de informacin en la pestaa Planeacin Ejecucin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 33 de 136

Imagen 27. Semforo avance cumplimiento del proyecto.


Estado: Son los diferentes estados en que puede estar el proyecto

DESAPROBADO: Proyecto desaprobado desde SUIFP. En Gesproy no tiene contratacin,


ejecucin fsica ni pagos (ejecucin financiera). Cualquiera o todas de las 3 condiciones
anteriores. El estado se actualizar previa confirmacin de SMSE, no es automtico.

EN PROCESO DE DESAPROBACIN: Esta desaprobado en SUIFP pero en Gesproy


tiene informacin en: Adjudicacin de contratos (tiene datos en No. Acto Administrativo de
Cierre Procesos precontractuales), Contratacin, pagos o ejecucin. El estado se
actualizar previa confirmacin de SMSE, no es automtico.

SIN CONTRATAR: Proyectos aprobados y migrados a Gesproy SGR que cumplen estas
condiciones: Sin cargue de la gestin precontractual (procesos precontractuales), Sin
contratos cargados, Sin cargue del archivo de contratacin, Sin registro de Egresos al
proyecto en el mdulo de cuentas. La fecha inicial del estado corresponde a la fecha de
migracin del proyecto de SUIFP-SGR a Gesproy SGR.

EN PROCESO DE CONTRATACIN: Proyectos que cumplen estas condiciones: Tiene


cargada la gestin precontractual (procesos precontractuales), no tiene contratos
cargados, su avance fsico es cero, Sin registro de Egresos al proyecto en el mdulo de
cuentas. La fecha del estado corresponde a la mnima fecha de Apertura del proceso
precontractual.

CONTRATADO SIN INICIO EJECUCIN: Proyectos que cumplen estas condiciones:


Tiene acto administrativo de cierre (en el proceso precontractual), o que todos sus

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 34 de 136
contratos registrados se encuentran sin acta de inicio y no presenta avance en ejecucin
fsica, Sin registro de Egresos al proyecto en el mdulo de cuentas. Todos los contratos
del proyecto deben cumplir con estas condiciones. La fecha del estado corresponde a la
mnima fecha del acto administrativo de cierre o la mnima fecha de suscripcin de los
contratos. La ejecucin fsica se mide a nivel del proyecto pero las actividades estn
relacionadas con los contratos en los cargues de Contratacin. Esta definicin incluye los
contratos de tipo Contratacin Directa ya que actualmente en Gesproy SGR para asociar
CDP y RPs al contrato el mismo debe tener asociado un proceso precontractual que es el
que tiene los CDPS. Si existe ejecucin por actividades en Especies, el proyecto pasa a
estado CONTRATADO EN EJECUCIN.

CONTRATADO EN EJECUCIN: Proyectos que cumplen cualquiera de estas


condiciones: Al menos un contrato registrado con acta de inicio (O) presenta avance en
ejecucin fsica menor al 100% (O) tiene Egresos registrados en Cuentas SGR. La fecha
del estado corresponde a: La mnima fecha del reporte de ejecucin en Gesproy SGR (se
toma la fecha mnima del registro de histricos de cargue de ejecucin), o la mnima fecha
del acta de inicio de los contratos asociados al proyecto o la mnima fecha del Egreso
registrado en el mdulo de Cuentas SGR para el proyecto, si la fecha no se encuentra en
el histrico de cargues, tomar el primer da del primer mes con reporte de ejecucin en las
actividades del proyecto.

TERMINADO: El avance fsico del 100%. (se toma la fecha mxima del registro de
histricos de cargue de ejecucin), si la fecha no se encuentra en el histrico de cargues,
tomar el ltimo da del ltimo mes con reporte de ejecucin en las actividades del proyecto.
La entidad tendr la posibilidad de asignar el estado al proyecto, siempre y cuando el
avance fsico del mismo sea mayor o igual al 90% e inferior al 100%. En este caso, la fecha
sera la fecha del sistema del da que la entidad modifica el estado. Se Solicitara
justificacin del por qu est terminado el proyecto sin estar con ejecucin al 100%.

CERRADO: Tiene todos sus contratos en estado Liquidado con acta de liquidacin y se
haya realizado el cierre del proyecto.

9. Detalle de opciones del men principal


9.1. Opcin DESCRIPCIN GENERAL
Presenta toda la informacin general del proyecto como se muestra siguiente imagen. La
informacin presentada en Gesproy SGR del proyecto, es importada del Banco de Proyectos
SUIFP-SGR.
Excepciones: En el caso que sea necesario modificar (corregir) datos del proyecto que estn mal,
por ejemplo: Valores del proyecto, tipo de fuentes de financiacin, valor de las fuentes de
financiacin, stas se deben hacer en la fuente de datos que es como se ha explicado
anteriormente en el banco de proyectos SUIFP-MGA que es donde se carga inicialmente el
proyecto y de donde Gesproy SGR trae la informacin bsica del proyecto.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 35 de 136

Imagen 28. Opcin Descripcin General.


SECCION
1
2
3
4

NOMBRE
Localizacin
Entidad Ejecutora
Mapa Regalas

DESCRIPCION
Informacin principal del proyecto
Entidad que elabora o ejecuta el proyecto
Botn que hace enlace con la plataforma de Mapa
Regalias
Fuentes de financiacin
Origen de los recursos para la ejecucin del proyecto.
Registrada en SUIFP-SGR y otras fuentes de
financiacin
Indicadores del Producto
Lista de Indicadores al detalle
Tabla 7. Componentes opcin Descripcin General

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 36 de 136
9.2. Opcin ENTIDAD EJECUTORA
Consulta de informacin de la entidad designada como ejecutora del proyecto en contexto. El
formulario se divide en 3 secciones. En algunos casos esta pestaa mostrara las tres

secciones dos veces clasificando los datos de la entidad en Interventora o Ejecutora


SECCION
1
2

NOMBRE
Ente ejecutor o
interventor
Representante
legal

DESCRIPCION
Identificacin del ente ejecutor.

ACCIONES
Consulta

Informacin personal del


Consulta, crear registro,
representante legal de la entidad
actualizar y eliminar.
ejecutora y el estado de la
persona en la entidad. Ejemplo:
Activo / Inactivo.
Contactos del
Informacin correspondiente a los Consulta, crear registro,
proyecto
contactos del proyecto.
actualizar y eliminar.
Tabla 8. Componentes Opcin Entidad Ejecutora

Imagen 29. Opcin Entidad Ejecutora.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 37 de 136
9.3. Opcin APROBACION Y AJUSTES
El usuario debe ingresar los datos correspondientes al acuerdo de aprobacin del proyecto por el
botn Adicionar Acuerdo, los datos son: Nmero de acuerdo de aprobacin, Fecha de Acuerdo,
OCAD que aprob el proyecto. Solo se permitir la creacin de un acuerdo por proyecto. Se divide
en 2 secciones.
SECCION
1

NOMBRE
Acuerdos
Aprobacin
Proyectos

DESCRIPCION
ACCIONES
Corresponde a la informacin de Consulta, Creacin y
los acuerdos proporcionados por Eliminacin de registros.
la Secretara Tcnica del OCAD.
Permite ingresar, el acuerdo
asociado a la aprobacin del
proyecto en cuestin.
Acuerdos
de Corresponde a la informacin de Consulta, y Modificacin
Aprobacin
de los ajustes realizados a los de registros.
Ajustes
acuerdos esta informacin es
migrada del banco de proyectos
(SUIFP) y el usuario podr
complementar la informacin
correspondiente
a
las
modificaciones realizadas en el
proyecto correspondientes a los
acuerdos aprobados.
Actualizacin
de Se muestran las actualizaciones Consulta. y Modificacin
proyectos
del proyecto que son diferentes a de registros
las permitidas por acuerdos 014 o
020 que se muestran en la
seccin anterior Acuerdos de
Aprobacin de Ajustes. Esta
informacin es migrada del banco
de proyectos (SUIFP). El usuario
puede
complementar
la
informacin
de
las
actualizaciones que el sistema
identifica y muestra en esta
seccin.
Tabla 9. Componentes Opcin Aprobacin y Ajustes
de
de

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 38 de 136

Imagen 30. Opcin Adicionar Aprobacin y Ajustes.

Imagen 31. Opcin Eliminar Aprobacin y Ajustes.


9.4. Opcin CUMPLIMIENTO REQUISITOS
En esta opcin se registra la informacin correspondiente a la certificacin del cumplimiento de los
requisitos previos al inicio de la etapa contractual, a que hace referencia el artculo 2 del acuerdo
014 de 2013, la cual es responsabilidad de la Secretara Tcnica del OCAD respectivo.
Para ingresar informacin se hace clic en el botn ADICIONAR CERTIFICACIN.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 39 de 136

Imagen 32. Opcin Cumplimiento de Requisitos.

9.5. Opcin FUENTES FINANCIACIN


Est opcin permite consultar la informacin de las fuentes de financiacin que tiene asociadas el
proyecto en el SUIFP-MGA, como las fuentes de recursos propios creadas y asignadas en la parte
de INCORPORACIN PRESUPUESTAL que se detallar ms adelante en este documento.
El formulario est compuesto por 2 secciones cuando solo tiene ente ejecutor, descritas a
continuacin, en caso de tener ente interventor se visualiza una seccin adicional como se observa
en la imagen adjunta.
SECCION
1

NOMBRE
Fuentes de
Financiacin SGR
Registradas en
SUIFP-SGR

DESCRIPCION
ACCIONES
Presenta informacin de las
Consulta
fuentes de financiacin del
proyecto correspondientes a
nombre entidad, fuente, vigencia,
valor fuente, Porcentaje.
Otras fuentes de
Presenta informacin de fuentes
Adicionar, Modificar,
financiacin
de financiacin distintas a
Consultar, Eliminar,
Regalas o de Rgimen anterior.
fuentes NO SUIFP.
Tabla 10. Componentes Opcin Fuentes de Financiacin

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 40 de 136

Imagen 33. Opcin Fuentes de Financiacin.


Cuando se trata de ingreso de recursos de FUENTES DE FINANCIACIN NO SUIFP los pasos a
seguir son:
PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin FUENTES FINANCIACION del men de opciones y ubicarse en
el bloque Otras Fuentes de Financiacin.
Dar click en el botn ADICIONAR FUENTE NO SUIFP.
Ingresar Informacin Para Los Campos:
Tipo De Entidad: Se debe seleccionar el tipo de la entidad dependiendo si es
Departamento, Municipio, Otra Entidad.
Entidad: Buscar y Seleccionar en el combo la Entidad que aporta el dinero.
Fuente No SUIFP: Seleccionar en el combo el tipo de fuente No SUIFP.
Valor Fuente: Digite la cantidad de dinero que ingresara al proyecto.
Dar click en GUARDAR.
Tabla 11. Pasos Ingreso Recursos Fuentes Financiacin No SUIFP

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 41 de 136

Imagen 34. Ingreso Recursos Fuentes Financiacin No SUIFP


En caso que la entidad tenga recursos en especies debe dar click sobre el botn de modificar e
indicar que valor de la fuente corresponde a especies; el valor restante estar representado en
dinero.

Imagen 35. Ingreso valor correspondiente tipo Especies que corresponde a la fuente.
9.6. Opcin INCORPORACIN PRESUPUESTAL
Conforme a lo dispuesto en el artculo 44 del Decreto 1949 de 2012, una vez aprobado el proyecto
y designado como ejecutor a la entidad, sta deber incorporar a su presupuesto los recursos del
SGR aprobados por el OCAD.
Excepciones:
A) Ingreso de informacin de Vigencias Futuras para la asuncin de compromisos que afectan
presupuestos de bienalidades posteriores:
Para estos casos el usuario deber ingresar la informacin de las incorporaciones
presupuestales en la medida en que se vayan afectando los respectivos presupuestos
bienales autorizados y conforme a la programacin de la ejecucin financiera del proyecto.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 42 de 136
Posteriormente deber sealar en el ingreso de la primera incorporacin el detalle por
bienalidad, de las vigencias futuras autorizadas y su respectivo valor mediante el botn
DETALLE en la columna Detalle de Vig. Futuras. Este botn se presenta en el caso que
en la creacin de la incorporacin presupuestal se indic que SI tiene vigencias futuras.
B) Ingreso de informacin de Vigencias Futuras para la recepcin de bienes y servicios en
bienalidades posteriores:
En estos casos el usuario deber ingresar la informacin de la incorporacin presupuestal
por el valor total del proyecto en la bienalidad respectiva, teniendo en cuenta que para la
ejecucin del mismo se dispone de apropiacin suficiente con cargo al presupuesto del
respectivo bienio del Sistema General de Regalas, sealando el detalle por bienalidad, de
las vigencias futuras autorizadas para la provisin de bienes y servicios con su respectivo
valor mediante el botn ADICIONAR VIG. FUTURA, ventana adicional que aparece al
hacer clic en el botn DETALLE.
Importante:
Se debe tener en cuenta que el presupuesto de la nacin es por bienios, por lo tanto las
vigencias de las incorporaciones presupuestales debe corresponder al inicio de la vigencia
del periodo, ejemplo: Si el periodo o bianualidad es la de 2013-2014, la vigencia que se
ingresara en la incorporacin seria 2013 (que incluye 2013-2014). Esto se debe tener en
cuenta as mismo en la creacin de los CDPs (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)
ya que la vigencia que se asigne en el CDP debe coincidir con la vigencia asignada en la
incorporacin presupuestal.
No se hace incorporacin presupuestal, ni proceso precontractual para los aportes en
especies, pero si se permite incluirlos en detalle de Contratos en la seccin Aspectos
Financieros del Contrato cuando existe un contrato que contemple valores en especies.
En el caso que la fuente tiene definido un porcentaje de aportes en dinero y otro en
especie en la opcin FUENTES FINANCIACIN, y est incluida en el detalle del CDP del
proceso precontractual del contrato, el valor asociado de la fuente en el contrato puede ser
hasta por el total de la fuente de financiacin (dinero + especie).
Depende de la entidad si es Ejecutora o Interventora podr modificar la seccin de la
incorporacin que le corresponde a la entidad, la otra seccin solo podr ser consultada.
Pasos para la creacin de incorporaciones presupuestales:
PASO
1

DESCRIPCIN
Para ingresar la incorporacin presupuestal se debe registrar previamente los rubros
que maneja la entidad ejecutora de acuerdo a su sistema presupuestal. Para crear un
nuevo rubro, se hace click en el botn RUBROS. Si ya existen no es necesario
ejecutar este paso.
Crear la incorporacin presupuestal dando click en el botn ADICIONAR
INCORPORACIN. Registrar la informacin de la incorporacin presupuestal, con los
siguientes datos:
Tipo de Acto Administrativo: Seleccionar de la lista desplegable si
corresponde a un Decreto (para las entidades territoriales), Resolucin (para
las entidades pblicas ejecutoras), Acuerdo u Otros acuerdos administrativos.
Nmero Acto Administrativo: Por el cual se incorpora al presupuesto de la
entidad ejecutora.
Fecha Acto Administrativo: Se debe diligenciar en el formato DD/MM/AAAA.
Incluir Fuente SUIFP: En caso que el proyecto tenga una cofinanciacin con
fuentes que no se cargaron en el banco de proyectos por ser recursos propios,
la entidad ejecutora deber ingresar la informacin de la incorporacin
presupuestal de dichos recursos creando la respectiva fuente de financiacin
diferente del SUIFP indicando en este campo: NO.
Fuente: Seleccionar la fuente de financiacin correspondiente a las fuentes

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 43 de 136

3
4

asociadas al proyecto en SUIFP-MGA. Este campo se diligencia en caso que


en el anterior se respondi SI.
Fuente no incluida SUIFP: En caso que en el campo Incluir Fuente SUIFP se
respondi NO, se habilita este campo con lista desplegable de las fuentes para
seleccionar la indicada.
Justificacin cambio Incorporacin: En caso de que el valor de la fuente No
SUIFP a incluir sea mayor que el valor del proyecto se debe diligenciar este
campo con la justificacin para la fuente. Si la fuente si es SUIFP este campo
se debe dejar sin valor, es decir nulo o vaco.
Rubro: Seleccionar de la lista conforme a los rubros anteriormente registrados
en el men Fuentes Financiacin.
Vigencia o anualidad: Seleccionar la vigencia en la que se realiza la
incorporacin presupuestal.
Valor: Se registra el valor incorporado al presupuesto segn la fuente de
financiacin. Es importante precisar que la entidad ejecutora incorporar el
valor total del proyecto, si para la ejecucin del mismo se dispone de
apropiacin suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del
Sistema General de Regalas; de lo contrario requerir la autorizacin de
vigencias futuras de acuerdo a lo previsto en los artculos 94 y 97 de la Ley
1530 de 2012 y en tal caso el usuario deber ingresar la informacin de las
incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los
respectivos presupuestos bienales autorizados. NOTA: Para las fuentes de
financiacin que son recursos del SGR, solamente se podr incorporar por
fuente y vigencia hasta el valor resultante de la diferencia entre valor aprobado
de la fuente menos el valor asignado para recursos en especies para su
ejecucin por bienes y servicios.
Aplica Vigencia Futura: Seleccionar segn corresponda de la lista
desplegable Si o No.
Tipo vigencia futura: Seleccionar de la lista desplegable segn corresponda.
Nro. Autorizacin Vigencia Futura: Corresponde al nmero del documento de
autorizacin de la vigencia futura si la respuesta anterior fue afirmativa.
Dar click en el botn GUARDAR.
En caso de seleccionar Si en el campo Aplica Vigencia Futura, aparecer un Botn
DETALLE en la columna Detalle Vig. Futura. Donde debe de registrarse el bienio y el
valor que corresponde a la vigencia futura.
Tabla 12. Pasos diligenciamiento Opcin Incorporacin Presupuestal

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 44 de 136

Imagen 36. Incorporacin Presupuestal.


9.6.1.

SALDOS CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL

Esta funcionalidad tiene como objeto permitir a las entidades ejecutoras de proyectos conocer el
saldo disponible para incorporacin de recursos a proyectos cuando se presenta el cambio de
Vigencia Presupuestal (bienio). Se debe recordar que las vigencias presupuestales son bianuales,
ejemplo: 2013-2014 y 2015-2016.
El Saldo Disponible para incorporaciones presupuestales en una nueva vigencia corresponde a la
sumatoria de: Recursos Aprobados no incorporados + Recursos Aprobados incorporados no
comprometidos + Recursos incorporados no comprometidos No SUIFP + Recursos liberados +
Recursos liberados No SUIFP.
La informacin de los saldos puede variar en la medida que la entidad ejecutora haga cambios de
la informacin reportada para la ejecucin de recursos de vigencias anteriores. El Saldo Disponible
se actualizar automticamente en la medida que la entidad ejecutora haga incorporacin de
recursos en la vigencia actual.
Definiciones:
Recursos Aprobados: Son los recursos del proyecto que fueron aprobados por el OCAD
y registrados en el aplicativo del banco de proyectos SUIFP. Algunas veces se les
referencia como recursos Si SUIFP.
Recursos No SUIFP: Son los recursos del proyecto que fueron no surtieron proceso de
aprobacin por el OCAD

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 45 de 136
En la seccin Saldos Cierre de Vigencias Presupuestales se muestran los saldos a de las
vigencias presupuestales anteriores a la actual, con los siguientes datos:

Vigencia: Corresponde a la vigencia presupuestal a la que corresponden los saldos.


Vlr Aprobado: Corresponde al valor aprobado para el proyecto por el OCAD y registrado
en el aplicativo del banco de proyectos SUIFP.
Vlr Total Proyecto: Corresponde a la sumatoria de todas las fuentes asignadas al
proyecto tanto aprobadas como No SUIFP (ingresadas en Gesproy SGR).
Vlr Total Comprometido: Corresponde al valor comprometido en RPs y afectacin de los
mismos en los Contratos del proyecto.
Recursos Aprobados No Incorporados: Son los recursos o fuentes de financiacin del
proyecto que fueron aprobados en el banco de proyectos SUIFP y que no fueron
incorporados en la opcin INCORPORACIN PRESUPUESTAL para el proyecto en la
vigencia presupuestal anterior a la actual.
Recursos Aprobados Incorporados No Comprometidos: Son los recursos o fuentes de
financiacin del proyecto que fueron aprobados en el banco de proyectos SUIFP, que no
fueron comprometidos en ningn RP ni afectacin de RP en los Contratos del proyecto en
la opcin CONTRATOS PROYECTO.
Recursos Incorporados No Comprometidos No SUIFP: Son los recursos o fuentes de
financiacin del proyecto No SUIFP, que no fueron comprometidos en ningn RP ni
afectacin de RP en los Contratos del proyecto en la opcin CONTRATOS PROYECTO.
Recursos Liberados: Son los recursos o fuentes de financiacin del proyecto que fueron
aprobados en el banco de proyectos SUIFP, que fueron liberados en algn proceso de
liquidacin de Contratos donde se liquid el contrato por un valor menor al que se contrat
inicialmente.
Recursos Liberados No SUIFP: Son los recursos o fuentes de financiacin del proyecto
No SUIFP, que fueron liberados en algn proceso de liquidacin de Contratos donde se
liquid el contrato por un valor menor al que se contrat inicialmente.
Saldo Disponible: Saldo disponible para incorporar en siguientes vigencias
presupuestales. Corresponde a la sumatoria de: Recursos Aprobados no incorporados +
Recursos Aprobados incorporados no comprometidos + Recursos incorporados no
comprometidos No SUIFP + Recursos liberados + Recursos liberados No SUIFP.

9.7. Opcin PLANEACIN EJECUCIN


La metodologa para la formulacin de proyectos de inversin con recursos del SGR es el Marco
Lgico, el cual se fundamenta en la cadena de valor. Esta metodologa ha sido recogida por la
Metodologa General Ajustada MGA, en la cual se deben presentar los proyectos de inversin a
ser financiados con recursos del SGR y que a su vez alimenta el Banco de Programas y Proyectos
del SGR y el aplicativo GESPROY SGR.
En esta opcin se permite a la entidad ejecutora cargar la programacin de las actividades del
proyecto, cargar la contratacin de actividades y cargar la ejecucin de las actividades. En caso de
existir entidad Interventora esta solamente podr reportar la contratacin y ejecucin de las
actividades con unidad de medida INT Interventora, la programacin inicial seguir estando a
cargo de la entidad ejecutora.
Previo a la ejecucin de los cargues de archivos, se debe crear o ingresar la informacin
correspondiente a la programacin Precontractual, se registra la fecha de los procesos globales
que se van a desarrollar a nivel del proyecto.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 46 de 136
Para efectuar la programacin de las actividades precontractuales para la ejecucin del proyecto,
se deben considerar los procedimientos internos de cada entidad para llevar a cabo la apertura de
los procesos, contemplar los tiempos de elaboracin de estudios previos, estudios de mercado, de
idoneidad, expedicin de CDP, la revisin jurdica y sus ajustes, as como la elaboracin de los pre
pliegos segn la modalidad de contratacin.
Para ingresar la informacin de la programacin precontractual se hace clic en el botn
ADICIONAR de la seccin Programacin Precontractual.

Imagen 37. Opcin Planeacin Ejecucin.

Luego se registra la fecha del proceso de contratacin global a desarrollar a nivel del proyecto. Hay
que recordar que el formato de las fechas es DD/MM/AAAA. Se da clic en el botn GUARDAR.

Imagen 38. Creacin registro Programacin Precontractual.


Cargue archivos de Reporte de informacin
En esta seccin se cargar por archivos de formato CSV de la informacin relacionada con
la programacin de las actividades necesarias para el alcance de las metas y objetivos
definidos en el proyecto. En la visualizacin de las actividades en los periodos donde la
cantidad programada, contratada o ejecutada es cero se muestra vaco para que
visualmente se identifiquen los periodos que tiene cantidades diferentes de cero.
9.7.1.

Cargue PROGRAMACION INICIAL

En esta seccin se registra la informacin relacionada con la programacin de las actividades


necesarias para el alcance de las metas y objetivos definidos en el proyecto de acuerdo con la
cadena de valor que estructura el mismo; cabe sealar que estas deben ser consistentes con las
registradas en la MGA.
Para el ingreso de la informacin el responsable de proyecto debe tener a su disposicin la
informacin del proyecto, en particular el presupuesto detallado por actividades y la programacin
(cronograma) de la ejecucin de dichas actividades mes a mes.
Pasos creacin registro proceso cargue Programacin Inicial:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 47 de 136
PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar la opcin PLANEACIN EJECUCIN del men de opciones y ubicarse en el
bloque Cargue Archivos de Reporte de Informacin.
Crear el proceso de cargue de tipo PROGRAMACIN INICIAL dando click en el
botn ADICIONAR.
Ingresar informacin para los campos:
Tipo de Cargue: Cargue programacin inicial.
Ao de Inicio de Programacin: Ao en el cual inicia la ejecucin de las
actividades.
Mes de Inicio de Programacin: Mes en el que inicia la ejecucin de las
actividades.
Duracin del Proyecto: Nmero total de meses que dura la ejecucin de las
actividades del proyecto.
Nota: Fecha mnima para inicio de las actividades programadas debe ser mayor o
igual a la fecha del Acuerdo de Aprobacin.
Dar click en GUARDAR.
Tabla 13. Pasos proceso cargue Programacin Inicial

Imagen 39. Creacin proceso cargue Programacin Inicial.

Una vez se crea el proceso de cargue, se habilita la seccin Cargue Archivos de Reporte de
Informacin para realizar el proceso de cargue del archivo con la programacin de las actividades.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 48 de 136

Imagen 40. Proceso cargue Programacin Inicial.


Pasos para preparar archivo de cargue de Programacin Inicial y proceso de cargue del archivo.
PASO
1

3
4

DESCRIPCIN
Descargar la plantilla de unidades de medida de las actividades dando click en el
botn UNIDADES MEDIDA, luego dar click en el botn GUARDAR (SAVE) y definir la
ubicacin en el disco duro del computador donde se descargar la plantilla. Este
archivo es la gua de los cdigos de las unidades de medida de las actividades que
se necesitarn para documentar posteriormente la plantilla de programacin inicial.
Por defecto viene nombrado como: SPR_UNIDADES_MEDIDA.xls
Una vez creado el proceso de cargue tipo Programacin Inicial, se debe descargar
la plantilla de cargue dando click en el botn PLANTILLA CARGUE, luego dar click
en el botn GUARDAR (SAVE) y definir la ubicacin en el disco duro del computador
donde se descargar la plantilla.
Abrir el archivo recin descargado de las unidades de medida y tenerlo presente y a
la mano para consulta de informacin.
Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Programacin Inicial recin
descargado para proceder a diligenciarlo. Por defecto viene nombrado con el prefijo
Prog seguido del cdigo BPIN del proyecto con extensin .xls. Ejemplo:
Prog2012000020036.xls
Diligenciar la informacin correspondiente a las columnas:
D- UNIDAD_MEDIDA: Dependiendo del tipo de actividad y producto
seleccionar la unidad de medida que aplique del archivo de unidades de
medida en la columna A que es el cdigo de la unidad. Ejemplo: KM, para
Kilmetros.
Nota: existen 2 tipos de unidad que pueden tener valor de cero (0) en las
columnas I,J que sern explicadas a continuacin, estas unidades son: INTV
Interventora, ADMON Costos A.I.U
E- FECHA_INICIO: Fecha de inicio de la actividad, ingresarla en el formato
DD/MM/AAAA.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 49 de 136

7
8

F- FECHA_TERMINACIN: Fecha final de la actividad, ingresarla en el


formato DD/MM/AAAA.
G- CANTIDAD_TOTAL: Cantidad total correspondiente a la actividad.
Ejemplo: 20, para 20 Km de carretera.
H- VALOR_TOTAL: Valor total en pesos del costo de la actividad.
I - PORC_PONDERACION: Porcentaje de ponderacin de la actividad con
relacin al 100% del proyecto. Ejemplo: la actividad xxx pondera el 20,5%
sobre el 100% del proyecto. En este caso, se registra nicamente el valor
numrico de ponderacin en la celda de la columna, as: 20,5
J - APORTE_ESPECIE: Se digita N cuando no es aporte en especie, S si es
aporte en especie.
K - Periodo X: De la columna J en adelante, se encontrarn los periodos o
meses en que se ejecutar la actividad. En estas casillas se debe incluir la
cantidad proporcional de la ejecucin de la actividad en ese mes. El nmero
de meses que genera la plantilla ser el nmero de meses indicado en el
paso de creacin del proceso de cargue de Programacin Inicial.

Notas:
En las columnas G, I se deben tener presente ingresar mximo 4 decimales
En la columna H se deben tener presente ingresar mximo 2 decimales.
Si la actividad es tipo Especies o bienes y servicios no se digita
cantidades en los periodos.
Si la actividad tiene unidad de medida: INTV Interventora, ADMON Costos
A.I.U, se digita uno en cantidad y no se digita cantidades en los periodos.
Si es una entidad interventora NO podr realizar cargue de programacin
inicial, esta actividad la debe realizar la entidad ejecutora del proyecto.
Seleccionar la primera fila del archivo de la plantilla, correspondiente a los ttulos de
las columnas, seleccionar toda la fila dando click sobre el identificador o nmero de
fila, luego dar click derecho y seleccionar Eliminar Fila.
Dar click en el men Archivo \ Guardar como
Cambiar la extensin del archivo para que se guarde como CSV (delimitado por
comas) (*.csv). Ver la siguiente imagen ejemplo. Dar click en GUARDAR.
Tabla 14. Pasos diligenciamiento archivo Programacin Inicial

Imagen 41. Guardar Como, Plantilla Programacin Inicial.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 50 de 136
Pasos para cargar el archivo CSV de Programacin Inicial al sistema:
PASO
1
2
3

4
5
6
7
8

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin PLANEACIN EJECUCIN
El proceso de cargue de programacin inicial debe estar previamente creado.
Dar click en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin Parmetros
Proceso y seleccionar el archivo CSV de Programacin Inicial a cargar y dar click en
abrir.
Dar click en el botn PROCESAR CARGUE
Se inicia el proceso de cargue del archivo, donde en la parte derecha de la pgina se
va generando una serie de mensajes de estado del proceso: LOG
Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a
errores generados en el proceso
Verificar los errores reportados en el archivo CSV
Si el proceso termina EXITOSAMENTE, dar click en el botn REGRESAR para
ubicarse en la pgina de PLANEACIN EJECUCIN y visualizar las actividades de
la programacin inicial cargada
Confirmar el cargue de la programacin inicial dando click en el botn CONFIRMAR
PROGRAMACIN.
Nota: Una vez el cargue de programacin inicial sea confirmado, no ser posible
crear en el proyecto otro cargue de tipo programacin inicial, En caso de no haber
confirmado el cargue de programacin inicial usted puede eliminar el proceso y
realizar un nuevo cargue con las respectivas correcciones. Si hay modificaciones que
afectan la ejecucin de lo programado, como cambio de fechas de ejecucin de la
actividad por no haberse ejecutado en el mes indicado y la cantidad indicada, se
puede modificar con un cargue de tipo Reprogramacin.
Tabla 15. Pasos cargue archivo Programacin Inicial

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 51 de 136

Imagen 42. Procesar cargue Programacin Inicial.

Imagen 43. Log proceso Programacin Inicial.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 52 de 136

Imagen 44. Confirmacin cargue Programacin Inicial.


Se pueden verificar las actividades si son o no son aportes en especie en la columna con su mismo
nombre.

Imagen 45. Plantilla cargue programacin inicial indicando Recursos en Especies.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 53 de 136
Errores comunes en proceso de cargue Programacin Inicial:
ERROR
Verifique estructura del archivo
todas las columnas deben tener
valores asignados.

Valor : X debe ser una fecha


valida

La suma de los porcentajes de


ponderacin del proyecto no
suman el 100%

ACCION
Este error se genera cuando hay errores de estructura en
el archivo CSV. Se debe asegurar que todas las celdas
de los registros o filas a cargar del archivo tengan valor.
No se permiten celdas vacas o nulas.
Verificar que al final del archivo CSV no existan filas sin
valores. Esto lo hace abriendo el archivo CSV con el
Block de notas o Notepad de Windows, se va al final del
archivo y si existen filas con puntos y comas (;;;), se debe
eliminar.
Revisar que en el archivo CSV se haya eliminado en su
totalidad la primera fila que viene por defecto al
descargar la plantilla que corresponde a los ttulos de las
columnas.
La X puede ser cualquier valor (ejemplo). Para las
columnas que corresponden a datos de fechas en el
archivo de programacin inicial, columnas E y F, inicio y
fin de actividad, el formato como se debe ingresar la
fecha es DD/MM/AAAA. Se debe asegurar que el dato
quede ingresado con este formato. Lo puede verificar
seleccionando la columna y asignando el formato
respectivo en las propiedades Formato Celda.
Verificar que las fechas ingresadas sean correctas.
Ejemplo de una fecha incorrecta es: 31/02/2014.
El porcentaje de ponderacin de actividades se
encuentra en la columna I del archivo CSV. Se debe
asegurar que la sumatoria de esta columna sea igual a
100 (100%). Se aclara, que los valores que se ingresan
en esta columna son numricos y no en formato de
porcentajes. Ejemplo: Si una actividad pondera el 35,5%
sobre el proyecto, se debe ingresar 35,5.
Es importante que la columna no supere los 4 decimales.
Este mensaje ocurre cuando el valor en dinero de las
actividades programadas est por encima o por debajo
del valor total del proyecto. Se debe verificar la sumatoria
de las actividades programadas que se est intentando
cargar en la plantilla.

Valor total de actividades


programadas: (cifra de la
sumatoria de las actividades
programadas) no coincide con
el valor total del proyecto: (cifra
del valor total del proyecto).
Actividad: Interventora a la Este mensaje ocurre cuando se ingresan valores en las
contratacin de la prestacin del
columnas de periodos. Se soluciona colocando valor cero
servicio de transporte escolar
en las columnas de los periodos.
no debe manejar cantidades
por periodo
Tabla 16. Errores comunes cargue archivo Programacin Inicial
9.7.2.

Cargue CONTRATACIN

En la opcin PLANEACIN EJECUCIN se reporta la informacin correspondiente a la


contratacin de la ejecucin de las actividades programadas, mediante los cargues de tipo
Contratacin. En el cargue de contratacin, se indicar la fecha en que se contrat la ejecucin
de una o varias actividades y el cdigo del contrato que ejecutar la obra, el cual debi crearse

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 54 de 136
previamente en el sistema como se explica en la opcin CONTRATOS PROYECTO que se detalla
ms adelante en este manual.
Se sigue el proceso similarmente al cargue de programacin inicial, donde se debe crear un
registro de proceso de cargue como se indica a continuacin.
Pasos creacin registro proceso cargue Contratacin:
PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar la opcin PLANEACIN EJECUCIN del men de opciones y ubicarse en el
bloque Cargue Archivos de Reporte de Informacin.
Crear el proceso de cargue de tipo CONTRATACION dando click en el botn
ADICIONAR.
Ingresar informacin para los campos:
Tipo de Cargue: Cargue de Contratacin.
Ao de Reporte: Ao en el cual se contrata la ejecucin de las actividades.
Mes de Reporte: Mes en el que contrata la ejecucin de las actividades.
Notas:
El periodo de contratacin puede ser mayor o igual al periodo de la fecha de
suscripcin del contrato.
En caso que el proyecto sea ejecutado por una entidad y la interventora sea
ejecutado por otra, la interventora solamente podr reportar la contratacin y
ejecucin de las actividades con unidad de medida INT Interventora.
Dar click en GUARDAR.
Tabla 17. Creacin proceso cargue archivo Contratacin

Imagen 46. Creacin proceso cargue Contratacin.


Una vez se guardan los cambios, se actualiza la pgina presentando el proceso de cargue de tipo
Contratacin como se ve en la siguiente imagen:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 55 de 136

Imagen 47. Proceso cargue Contratacin.


Pasos para preparar archivo de cargue de Contratacin y proceso de cargue del archivo:
PASO
1

DESCRIPCIN
Una vez creado el proceso de cargue tipo Contratacin, se debe descargar la
plantilla de cargue dando click en el botn PLANTILLA CARGUE, luego dar click en
el botn GUARDAR (SAVE) y definir la ubicacin en el disco duro del computador
donde se descargar la plantilla.
Nota: Recuerde que las actividades en Especie o Bienes y servicios no aparecern
en esta plantilla.
Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Contratacin recin descargado para
proceder a diligenciarlo. Por defecto viene nombrado con el prefijo Contr seguido
del cdigo BPIN del proyecto con extensin .xls. Ejemplo: Contr2012000020036.xls
Diligenciar la informacin correspondiente a las columnas:
E Periodo: Se ingresa el periodo o mes en el cual se contrat la actividad.
El formato del dato para periodo a ingresar es ao / mes: AAAAMM. Ejemplo:
Si se contrat la ejecucin de una actividad, y el contrato se firm en Abril de
2014 se ingresara: 201404
F Contrato: Se debe ingresar el cdigo del contrato tal como se cre en la
opcin del sistema CONTRATOS PROYECTO.
G Cantidad Contratada: En este campo se ingresa la cantidad de la
actividad que se contrat. Puede ser la cantidad total que se ingres en la
programacin inicial, o puede ser un valor parcial, en el caso que se tenga
ms de un contrato para esa actividad, o que la actividad se contrate en ms
de una fase.
H Valor contratado: Corresponde al valor contratado para la cantidad de la
actividad. Permite un total de cuatro decimales.
Nota:
En la columna G se debe tener presente ingresar mximo 4 decimales
En la columna H se debe tener presente ingresar mximo 2 decimales.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 56 de 136
4

5
6

Seleccionar la primera fila del archivo de la plantilla, correspondiente a los ttulos de


las columnas, seleccionar toda la fila dando click sobre el identificador o nmero de
fila, luego dar click derecho y seleccionar Eliminar Fila.
Dar click en el men Archivo \ Guardar como
Cambiar la extensin del archivo para que se guarde como CSV (delimitado por
comas) (*.csv). Ver la siguiente imagen ejemplo. Dar click en GUARDAR.
Tabla 18. Pasos preparacin archivo cargue Contratacin

Imagen 48. Guardar Como, Plantilla cargue Contratacin.


Pasos para cargar el archivo CSV de Contratacin al sistema:
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin PLANEACIN EJECUCIN
El proceso de cargue de Contratacin debe estar previamente creado.
Dar click en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin Parmetros
Proceso y seleccionar el archivo CSV de Contratacin a cargar y dar click en abrir.
Dar click en el botn PROCESAR CARGUE
Se inicia el proceso de cargue del archivo, donde en la parte derecha de la pgina se
va generando una serie de mensajes de estado del proceso: LOG
Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a
errores generados en el proceso
Verificar los errores reportados en el archivo CSV
Si el proceso termina EXITOSAMENTE, dar click en el botn REGRESAR para
ubicarse en la pgina de PLANEACIN EJECUCIN y visualizar los valores de
ejecucin cargados a las actividades de la programacin.
Tabla 19. Pasos cargar archivo Contratacin

Notas:
El cargue de Contratacin tiene la caracterstica que permite ser ejecutado para el mismo
periodo cuantas veces sea necesario. Ejemplo: Si se carg la contratacin de las
actividades y se cometi un error en las cantidades o valores o fechas de contratacin, se
puede crear nuevamente el proceso de contratacin de ese ao y mes, y cargar

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 57 de 136

nuevamente el archivo CSV con las correcciones respectivas. El sistema sobrescribe los
datos dejando los ltimos que se cargaron.
En el cargue de plantilla de contratacin de actividades, NO se incluyen las actividades de
Aportes En Especie.
La entidad interventora solamente podr reportar la contratacin y ejecucin de las
actividades con unidad de medida INT Interventora.

Imagen 49. Ejecucin proceso cargue Contratacin.

Imagen 50. Log proceso cargue Contratacin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 58 de 136
Errores comunes en proceso de cargue Contratacin:
ERROR
Contrato no definido, para
Actividad

ACCION
Columna F Contrato: Se debe tener en cuenta que la
plantilla se diligencia en Excel, y ste por defecto elimina
los ceros a la izquierda que tengan los datos ingresados.
Para evitar esta situacin, se debe seleccionar la
columna F, dar click derecho y seleccionar Formato
celdas. Luego asignar el formato Texto. De esta forma
por ejemplo al ingresar un cdigo de contrato 0056 no
se perdern los ceros de la izquierda, y el proceso de
cargue identificar el cdigo del contrato correctamente.
Si no se hace esta verificacin, al ingresar el cdigo
como el del ejemplo, Excel lo cambiar a 56, lo cual no
es vlido para el sistema ya que el cdigo completo del
contrato para l es 0056 y no cruzara, indicando en el log
de mensajes del proceso de cargue que el cdigo
asignado al contrato no existe.
Periodo de reporte no valido
El formato del periodo de reporte en la columna E, debe
ser ao mes: AAAAMM. Ejemplo: si se contrat
actividades en febrero del 2014, se ingresa: 201402
Archivo no fue completamente
Este error se genera cuando hay errores de estructura en
procesado, verifique estructura
el archivo CSV. Se debe asegurar que todas las celdas
del archivo todas las columnas
de los registros o filas a cargar del archivo tengan valor.
deben tener valores asignados
No se permiten celdas vacas o nulas.
Verificar que al final del archivo CSV no existan filas sin
valores. Esto lo hace abriendo el archivo CSV con el
Block de notas o Notepad de Windows, se va al final del
archivo y si existen filas con los puntos y comas (;;;), se
debe eliminar.
Revisar que en el archivo CSV se haya eliminado en su
totalidad la primera fila que viene por defecto al
descargar la plantilla que corresponde a los ttulos de las
columnas.
Tabla 20. Errores comunes proceso cargue archivo Contratacin
9.7.3.

Cargue EJECUCIN

En el cargue de ejecucin, se reporta el avance en la ejecucin de las actividades programadas.


Es pre requisito que las actividades a las cuales se les va a reportar avance ya se encuentren
cargadas en la programacin inicial y que stas ya estn contratadas. La ejecucin se reporta en
cuanto a cantidad y valor.
Pasos creacin registro proceso cargue Ejecucin:
PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar la opcin PLANEACIN EJECUCIN del men de opciones y ubicarse en el
bloque Cargue Archivos de Reporte de Informacin.
Crear el proceso de cargue de tipo EJECUCIN dando click en el botn ADICIONAR.
Ingresar informacin para los campos:
Tipo de Cargue: Cargue de Ejecucin.
Ao de Reporte: Ao en el cual se reporta la ejecucin de las actividades.
Mes de Reporte: Mes en el que reporta la ejecucin de las actividades.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 59 de 136

Nota: El periodo de ejecucin puede ser mayor o igual al periodo de la fecha de


suscripcin del contrato asociado a la actividad.
Dar click en GUARDAR.
Tabla 21. Creacin proceso cargue archivo Ejecucin

Imagen 51. Creacin proceso cargue Ejecucin.


Una vez se guardan los cambios, se actualiza la pgina presentando el proceso de cargue de tipo
Ejecucin como se ve en la siguiente imagen:

Imagen 52. Proceso cargue Ejecucin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 60 de 136
Pasos para preparar archivo de cargue de Ejecucin y proceso de cargue del archivo:
PASO
1

5
6

DESCRIPCIN
Una vez creado el proceso de cargue tipo Ejecucin, se debe descargar la plantilla
de cargue dando click en el botn PLANTILLA CARGUE, luego dar click en el botn
GUARDAR (SAVE) y definir la ubicacin en el disco duro del computador donde se
descargar la plantilla.
Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Ejecucin recin descargado para
proceder a diligenciarlo. Por defecto viene nombrado con el prefijo Ejec seguido del
cdigo BPIN del proyecto con extensin .xls. Ejemplo: Ejec2012000020036.xls
Diligenciar la informacin correspondiente a las columnas:
G Cantidad Ejecutada: En esta columna se ingresa la cantidad ejecutada
de la actividad en el periodo que se est reportando en la columna E
Periodo (mes de ejecucin de la actividad).Esta columna acepta 4 decimales.
H Valor Ejecutado: En esta columna se ingresa el valor en dinero
correspondiente a la cantidad ejecutada que se est reportando en el periodo
para la actividad. Esta columna acepta dos decimales
NOTA: Las actividades tipo especie no se reportan en esta plantilla.
Seleccionar la primera fila del archivo de la plantilla, correspondiente a los ttulos de
las columnas, seleccionar toda la fila dando click sobre el identificador o nmero de
fila, luego dar click derecho y seleccionar Eliminar Fila.
Dar click en el men Archivo \ Guardar como
Cambiar la extensin del archivo para que se guarde como CSV (delimitado por
comas) (*.csv). Ver la siguiente imagen ejemplo. Dar click en GUARDAR.
Tabla 22. Pasos preparacin archivo Ejecucin

Pasos para cargar el archivo CSV de Ejecucin al sistema:


PASO
1
2
3
4
5
6
7
8

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin PLANEACIN EJECUCIN
El proceso de cargue de Ejecucin debe estar previamente creado.
Dar click en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin Parmetros
Proceso y seleccionar el archivo CSV de Ejecucin a cargar y dar click en abrir.
Dar click en el botn PROCESAR CARGUE
Se inicia el proceso de cargue del archivo, donde en la parte derecha de la pgina se
va generando una serie de mensajes de estado del proceso: LOG
Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a
errores generados en el proceso
Verificar los errores reportados en el archivo CSV
Si el proceso termina EXITOSAMENTE, dar click en el botn REGRESAR para
ubicarse en la pgina de PLANEACIN EJECUCIN y visualizar los valores de
ejecucin cargados a las actividades de la programacin.
Tabla 23. Pasos cargue archivo Ejecucin

Notas:
El cargue de Ejecucin tiene la caracterstica igual que el de Contratacin, que permite ser
cargado para el mismo periodo cuantas veces sea necesario. Ejemplo: Si se carg la
ejecucin de las actividades y se cometi un error en las cantidades o valores, se puede
crear nuevamente el proceso de cargue de ejecucin de ese ao y mes, y cargar
nuevamente el archivo CSV con las correcciones respectivas. El sistema sobrescribe los
datos dejando los ltimos que se cargaron.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 61 de 136

La entidad interventora solamente podr reportar la contratacin y ejecucin de las


actividades con unidad de medida INT Interventora.

Imagen 53. Ejecucin proceso cargue Ejecucin.

Imagen 54. Log proceso cargue Ejecucin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 62 de 136
Errores comunes en proceso de cargue Ejecucin:
ERROR
Contrato no definido, para
Actividad

ACCION
Columna F Contrato: Se debe tener en cuenta que la
plantilla se diligencia en Excel, y ste por defecto elimina
los ceros a la izquierda que tengan los datos ingresados.
Para evitar esta situacin, se debe seleccionar la columna
F, dar click derecho y seleccionar Formato celdas. Luego
asignar el formato Texto. De esta forma por ejemplo al
ingresar un cdigo de contrato 0056 no se perdern los
ceros de la izquierda, y el proceso de cargue identificar el
cdigo del contrato correctamente. Si no se hace esta
verificacin, al ingresar el cdigo como el del ejemplo,
Excel lo cambiar a 56, lo cual no es vlido para el
sistema ya que el cdigo completo del contrato para l es
0056 y no cruzara, indicando en el log de mensajes del
proceso de cargue que el cdigo asignado al contrato no
existe.
Periodo de reporte no valido
El formato del periodo de reporte en la columna E, debe
ser ao mes: AAAAMM. Ejemplo: si se est reportando
ejecucin de actividades para el mes de febrero 2014, se
ingresa: 201402
Archivo no fue completamente
Este error se genera cuando hay errores de estructura en
procesado, verifique estructura
el archivo CSV. Se debe asegurar que todas las celdas de
del archivo todas las columnas
los registros o filas a cargar del archivo tengan valor. No
deben tener valores asignados
se permiten celdas vacas o nulas.
Verificar que al final del archivo CSV no existan filas sin
valores. Esto lo hace abriendo el archivo CSV con el Block
de notas o Notepad de Windows, se va al final del archivo
y si existen filas con puntos y comas (;;;), se debe eliminar.
Revisar que en el archivo CSV se haya eliminado en su
totalidad la primera fila que viene por defecto al descargar
la plantilla que corresponde a los ttulos de las columnas.
Tabla 24. Errores comunes proceso cargue Ejecucin

Cuando son Actividades en Especies:


La ejecucin de estos aportes puede certificarse con avances parciales hasta cumplir el
monto asignado por aportes en especie a la fuente de financiacin
Esta actividad afecta porcentajes de avance fsico y/o financiero (opcional).
El usuario debe ubicar en la parte inferior de la programacin, pestaa Planeacin
Ejecucin, la seccin habilitada para reportar la ejecucin de estas actividades bot
INGRESAR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 63 de 136

Imagen 55. Reporte de ejecucin de las actividades de Recursos en Especies.

Ingresar los datos que se solicitan en el formulario y pulsar el botn guardar para adicionar
el documento de ejecucin de Bienes y Servicios, el formulario est compuesto por.

CAMPO
Documento
Nmero Documento
Fecha Documento

DESCRIPCIN
Lista desplegable, se debe seleccionar el tipo de documento
Nmero del documento
Fecha en formato DD/MM/AAAA, la fecha de este documento
siempre ser igual o posterior a la fecha de aprobacin del
proyecto.
Descripcin
Una breve descripcin del documento ingresado.
Tabla 25. Componentes Documento de ejecucin de bienes y servicios

Imagen 56. Datos solicitados Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios

Creado el documento de ejecucin de Bienes y Servicios aparece el formulario que captura


la informacin de la ejecucin de la actividad. El formulario est compuesto por:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 64 de 136

Imagen 57. Datos solicitados detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios

CAMPO
Actividad

DESCRIPCIN
Lista desplegable, aparecen las actividades de tipo Aportes en
Especie que se cargaron en la plantilla inicial.
Cantidad ejecutada
Se registra la cantidad ejecutada al momento del cargue de
informacin.
Unidad de medida
Campo no modificable.
Valor ejecutado
Se ingresa el valor que se ha ejecutado hasta el momento.
Incluir Fuente SUIFP
Se escoge si los recursos son o no una fuente SUIFP
Incluir Fuente de Regalas Se escoge si los recursos provienen de fuentes de regalias o no.
Entidad Aportarte
Lista desplegable, aparecen las entidades que e ingresaron en
fuentes de financiacin.
Vigencia
La vigencia de los recursos.
Fuente
Corresponde a la fuente de financiacin y se debe seleccionar
de la lista.
Afecta Ejecucin
Indicar si el detalle de ejecucin de bienes y servicios que se
Financiera
est ingresando afecta o no la ejecucin financiera.
Tabla 26. Datos solicitados Detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios.

Imagen 58. Detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 65 de 136

Dar click en el botn Guardar.

Imagen 59. Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios

Una vez reportada y aprobada la informacin la ejecucin, en el semforo de la actividad


se evidencia el avance, y as mismo en los semforos del proyecto.

Imagen 60. Semforos de ejecucin de avance


Avance Cumplimiento: Este semforo se presenta en la programacin de actividades del
proyecto en la opcin PLANEACIN EJECUCIN. El objetivo es presentar el % de cumplimiento
en la ejecucin de la actividad segn las cantidades y periodo programadas. Se calcula de la
siguiente manera:
% Cumplimiento = Sumatoria (cantidades ejecutadas actividad a la fecha) / cantidad total
programada actividad X 100
El valor obtenido se ubica en la escala de colores de los semforos
Notas
Cuando la fecha programada de la actividad (periodos) corresponde a un periodo futuro
respecto a la fecha actual o del sistema, el semforo aparece en color Gris.
Los semforos cambian de color y se observa el porcentaje de avance una vez la entidad
tenga aprobado el periodo correspondiente, los dems datos se observan inmediatamente
la entidad realiza el cargue de informacin en la pestaa Planeacin Ejecucin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 66 de 136
9.7.4.

Cargue REPROGRAMACIN

El cargue de reprogramacin sirve para hacer modificaciones a la programacin inicial en 3


aspectos:

Modificacin de periodos (Adicin de tiempo): Es posible reprogramar el periodo en


que se va a ejecutar una actividad. Ejemplo: La actividad 01, est programada para
ejecutarse con fecha de inicio 01/01/2014 y fecha final 30/06/2014. Por alguna razn, la
actividad no se podr terminar el 30 de Junio de 2014, entonces en el cargue de
reprogramacin se crearn otros dos periodos adicionales de ejecucin de la actividad
dado que tiene un desfase de 2 meses. Es decir, se agregaran los periodos Julio y Agosto
de 2014, y la cantidad pendiente de ejecutar de la actividad se distribuir respectivamente
en estos 2 nuevos periodos.
Modificacin de cantidades: Tambin es posible modificar las cantidades por ejecutar de
las actividades. Ejemplo: En la programacin inicial, se program una cantidad total de 10
para la actividad 01, la cual comenzaba el 01/01/2014 y terminaba el 30/06/2014, por
alguna razn finalmente la cantidad a ejecutar de la actividad no es 10 (por ejemplo 10
kilmetros de carretera), sino que sern solo 8 Kms. Como quedaran 2 Km pendientes por
ejecutar, es posible redistribuir esos 2 km para otra actividad similar, modificando la
cantidad total de ambas actividades donde para la actividad 1 se indicara un valor de 8 y
para la actividad 02 se le sumara en el valor total los 2 kms adicionales. As mismo, para la
actividad 02 se debe adicionar en uno o varios de sus periodos por ejecutar segn fuera el
caso la cantidad adicional de 2 kms.
Creacin de nuevas actividades: Es posible en este cargue de reprogramacin, adicionar
actividades adicionales. stas debern ser desagregadas del producto y actividad MGA ya
existentes para el proyecto (Columnas A y B de la plantilla de Reprogramacin). Para lo
cual, se diligenciar la respectiva informacin en cuanto a cantidad total, valor total, fecha
de inicio, fecha fin, unidad de medida y periodos a programar de ejecucin.
Permitir mover periodos programados de actividades hacia atrs: Es decir,
reprogramar un periodo de inicio de la actividad anterior al que se carg en la
programacin inicial.
Permitir cargar reprogramaciones con valor total de actividades hasta el valor total
del proyecto: Esto incluye valores aprobados desde SUIFP y fuentes de financiacin No
SUIFP incluidas en el proyecto por Gesproy SGR.
Permite el cambio de tipo de actividad: Se puede cambiar la columna (J) de N a S o
viceversa, siempre y cuando la actividad a reprogramar no tenga ejecucin reportada.

Pasos creacin registro proceso cargue Reprogramacin:

PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar la opcin PLANEACIN EJECUCIN del men de opciones y ubicarse en el
bloque Cargue Archivos de Reporte de Informacin.
Crear el proceso de cargue de tipo REPROGRAMACIN dando click en el botn
ADICIONAR.
Ingresar informacin para los campos:
Tipo de Cargue: Cargue de Reprogramacin.
Ao Inicio de Reprogramacin: Ao en el cual se reporta la reprogramacin
de las actividades.
Mes Inicio de Reprogramacin: Mes en el que reporta la reprogramacin de

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 67 de 136
las actividades.
Duracin del proyecto (meses): Nmero total de meses que dura la ejecucin
de las actividades del proyecto
Nota: Fecha mnima para inicio de las actividades programadas debe ser mayor o
igual a la fecha del Acuerdo de Aprobacin.
Dar click en GUARDAR.
Tabla 27. Creacin proceso cargue Reprogramacin

Imagen 61. Creacin proceso cargue Reprogramacin.


Una vez se guardan los cambios, se actualiza la pgina presentando el proceso de cargue de tipo
Reprogramacin como se ve en la siguiente imagen:

Imagen 62. Proceso cargue Reprogramacin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 68 de 136
Pasos para preparar archivo de cargue de Reprogramacin y proceso de cargue del archivo:
PASO
1

3
4

7
8

DESCRIPCIN
Descargar la plantilla de unidades de medida de las actividades dando click en el
botn UNIDADES MEDIDA, luego dar click en el botn GUARDAR (SAVE) y definir la
ubicacin en el disco duro del computador donde se descargar la plantilla. Este
archivo es la gua de los cdigos de las unidades de medida de las actividades que
se necesitarn para documentar posteriormente la plantilla de reprogramaciones. Por
defecto viene nombrado como: SPR_UNIDADES_MEDIDA.xls
Una vez creado el proceso de cargue tipo Reprogramacin, se debe descargar la
plantilla de cargue dando click en el botn PLANTILLA CARGUE, luego dar click en
el botn GUARDAR (SAVE) y definir la ubicacin en el disco duro del computador
donde se descargar la plantilla.
Abrir el archivo recin descargado de las unidades de medida y tenerlo presente y a
la mano para consulta de informacin.
Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Reprogramacin recin descargado
para proceder a diligenciarlo. Por defecto viene nombrado con el prefijo Reprog
seguido del cdigo BPIN del proyecto con extensin .xls. Ejemplo:
Reprog2012000020036.xls
Diligenciar la informacin correspondiente a las columnas:
D- UNIDAD_MEDIDA: Dependiendo del tipo de actividad y producto
seleccionar la unidad de medida que aplique del archivo de unidades de
medida en la columna A que es el cdigo de la unidad. Ejemplo: KM, para
Kilmetros.
E- FECHA_INICIO: Fecha de inicio de la actividad, ingresarla en el formato
DD/MM/AAAA.
F- FECHA_TERMINACIN: Fecha final de la actividad, ingresarla en el
formato DD/MM/AAAA.
G- CANTIDAD_TOTAL: Cantidad total correspondiente a la actividad.
Ejemplo: 20, para 20 Km de carretera.
H- VALOR_TOTAL: Valor total en pesos del costo de la actividad, mximo
dos decimales.
I - PORC_PONDERACION: Porcentaje de ponderacin de la actividad con
relacin al 100% del proyecto. Ejemplo: la actividad xxx pondera el 20,5%
sobre el 100% del proyecto. En este caso, se registra nicamente el valor
numrico de ponderacin en la celda de la columna, as: 20,5
J - APORTE_ESPECIE: Se digita N cuando no es aporte en especie, S si es
aporte en especie. Recuerde esta columna se puede reprogramar si no
existe contrato o ejecucin reportada sobre la actividad que se va a modificar.
K- Periodo X: De la columna J en adelante, se encontrarn los periodos o
meses en que se ejecutar la actividad. En estas casillas se debe incluir la
cantidad proporcional de la ejecucin de la actividad en ese mes. El nmero
de meses que genera la plantilla ser el nmero de meses indicado en el
paso de creacin del proceso de cargue de Programacin Inicial.
Nota:
En las columnas G, I se deben tener presente ingresar mximo 4 decimales.
En la columna H se debe tener presente ingresar mximo 2 decimales.
Seleccionar la primera fila del archivo de la plantilla, correspondiente a los ttulos de
las columnas, seleccionar toda la fila dando click sobre el identificador o nmero de
fila, luego dar click derecho y seleccionar Eliminar Fila.
Dar click en el men Archivo \ Guardar como
Cambiar la extensin del archivo para que se guarde como CSV (delimitado por

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 69 de 136
comas) (*.csv). Ver la siguiente imagen ejemplo. Dar click en GUARDAR.
Tabla 28. Pasos preparacin archivo cargue Reprogramacin

Imagen 63. Guardar Como, Plantilla cargue Reprogramacin.

Pasos para cargar el archivo CSV de Reprogramacin al sistema:


PASO
1
2
3

4
5
6
7
8

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin PLANEACIN EJECUCIN
El proceso de cargue de reprogramacin debe estar previamente creado.
Dar click en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin Parmetros
Proceso y seleccionar el archivo CSV de Reprogramacin a cargar y dar click en
abrir.
Dar click en el botn PROCESAR CARGUE
Se inicia el proceso de cargue del archivo, donde en la parte derecha de la pgina se
va generando una serie de mensajes de estado del proceso: LOG
Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a
errores generados en el proceso
Verificar los errores reportados en el archivo CSV
Si el proceso termina EXITOSAMENTE, dar click en el botn REGRESAR para
ubicarse en la pgina de PLANEACIN EJECUCIN y visualizar las actividades de
reprogramacin cargada.
Nota: El cargue de Reprogramacin no es necesario confirmarlo como si lo es el de
Programacin Inicial. Se pueden hacer cuantas reprogramaciones sean necesarias.
Tabla 29. Pasos cargue archivo Reprogramacin

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 70 de 136

Imagen 64. Ejecucin proceso cargue Reprogramacin.

Imagen 65. Log proceso cargue Reprogramacin.


Errores comunes en proceso de cargue Reprogramacin:
ERROR
Verifique estructura del archivo
todas las columnas deben tener
valores asignados.

ACCION
Este error se genera cuando hay errores de estructura en
el archivo CSV. Se debe asegurar que todas las celdas
de los registros o filas a cargar del archivo tengan valor.
No se permiten celdas vacas o nulas.
Verificar que al final del archivo CSV no existan filas sin
valores. Esto lo hace abriendo el archivo CSV con el
Block de notas o Notepad de Windows, se va al final del

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 71 de 136

Valor : X debe ser una fecha


valida

La suma de los porcentajes de


ponderacin del proyecto no
suman el 100%

archivo y si existen filas con los puntos y comas, se debe


eliminar.
Revisar que en el archivo CSV se haya eliminado en su
totalidad la primera fila que viene por defecto al
descargar la plantilla que corresponde a los ttulos de las
columnas.
La X puede ser cualquier valor (ejemplo). Para las
columnas que corresponden a datos de fechas en el
archivo de reprogramacin, columnas E y F, inicio y fin de
actividad, el formato como se debe ingresar la fecha es
DD/MM/AAAA. Se debe asegurar que el dato quede
ingresado con este formato. Lo puede verificar
seleccionando la columna y asignando el formato
respectivo en las propiedades Formato Celda.
Verificar que las fechas ingresadas sean correctas.
Ejemplo de una fecha incorrecta es: 31/02/2014.
El porcentaje de ponderacin de actividades se
encuentra en la columna I del archivo CSV. Se debe
asegurar que la sumatoria de esta columna sea igual a
100 (100%). Se aclara, que los valores que se ingresan
en esta columna son numricos y no en formato de
porcentajes. Ejemplo: Si una actividad pondera el 35,5%
sobre el proyecto, se debe ingresar 35,5.
Es importante que la columna no supere los 4 decimales.
Se genera por la restriccin explicada anteriormente
donde no se permite en la reprogramacin asignar una
cantidad menor a la cantidad que ya tiene reportada la
actividad de ejecucin.

Cantidad prog: 0 para periodo:

201402 es menor que cantidad


ejecutada: 10 para Actividad:
[11182] Consultora tcnica para
supervisin de actividades de
ingeniera 100
Valor prog. : 0 para periodo :
Se genera por la restriccin explicada anteriormente
201407 es menor que valor
donde no se permite en la reprogramacin asignar un
ejecutado : 1000 para Actividad
valor de cantidad menor al valor que ya tiene reportado la
: [5605] acero de refuerzo
actividad de ejecucin.
60000 psi
Tabla 30. Errores comunes cargue archivo Reprogramacin
9.7.4.1. Detalles del cargue de Reprogramacin
En el cargue de reprogramacin podr encontrar:

Al descargar la plantilla de reprogramacin si ya ha registrado cargue de ejecucin, podr


encontrar las cantidades ejecutadas en cada uno de los periodos donde fueron registrados, y
trabajar su cargue de reprogramacin, si lo que desea es tener conocimiento de su cargue sin
necesidad de reprogramar esta plantilla con la misma informacin tambin se podr descargar
por el link Descargar archivo de programacin actual.

Nota:
Para mejor visualizacin del cargue de informacin registrada en la presentacin de las actividades
encontrar:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 72 de 136

La casilla Inicial se ubica la informacin de la primera programacin cargada y confirmada en


el aplicativo.
En la casilla Prog se visualizar la ltima programacin cargada por el proceso de
reprogramacin con xito por la entidad.
En la casilla cont y eje encontrar el registro de contratacin y ejecucin registrado.

Imagen 66. Log proceso cargue Reprogramacin


9.7.4.2. Restricciones para el cargue de Reprogramacin:
El cargue de reprogramacin tiene las siguientes restricciones:

No es posible eliminar actividades de la programacin inicial. Al descargar la plantilla


de Reprogramacin, sta viene con las actividades cargadas en la programacin inicial. Si
por algn motivo se elimina una de las actividades previas del archivo, no quiere decir que
sern eliminadas de la programacin inicial. Simplemente quedaran con los datos que a la
fecha tienen reportados.
No es posible modificar la cantidad de una actividad por menores valores en un
periodo en el cual la actividad ya tiene ejecucin reportada (cargue ejecucin).
Ejemplo: Si la actividad 01 lleva 3 meses de ejecucin y en cada periodo se le ha reportado
una cantidad ejecutada de 10, al reprogramar esta actividad en esos 3 periodos no se
podr ingresar una cantidad menor que 10. Esto es un control que se establece para evitar
que los valores de cantidades a ejecutar estn variando en el tiempo para las actividades
que ya han tenido avance.
La unidad de medida no se debe modificar: Esta columna debe quedar como se indic
en la programacin inicial.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 73 de 136
9.8. Opcin GESTIN PRECONTRACTUAL
En esta opcin se registra la informacin correspondiente a los procesos precontractuales
adelantados por la entidad ejecutora e interventora, con el fin de llevar a cabo los procesos
contractuales necesarios para ejecutar las actividades del proyecto. Tambin se crean los CDPs
(Certificados de Disponibilidad Presupuestal) que sern relacionados al proceso precontractual.
Como requisito para relacionar un CDP al proceso precontractual, ste debe tener creado su
respectivo detalle como se indica ms adelante.

Imagen 67. Opcin Gestin Precontractual.


Pasos para la creacin del proceso precontractual:
PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin GESTIN PRECONTRACTUAL
Dar click en el botn ADICIONAR PROCESO
Ingresar datos:
Entidad: Se presenta automticamente en el combo de seleccin.
No. Proceso Precontractual: Ingresar el nmero del proceso, debe corresponder
al registrado en el portal de contratacin pblica SECOP.
Modalidad de Contratacin: Seleccionar la modalidad del combo de seleccin.
No. Acto Administrativo de Apertura: Ingresar el nmero si aplica.
Fecha Acto Administrativo de Apertura: Ingresar fecha si aplica.
No. Acto Administrativo de Cierre: Ingresar el nmero del acto, si aplica.
Nmero de Constancia: Ingresar nmero de constancia del proceso
precontractual.
Dar click en el botn GUARDAR
Tabla 31. Pasos creacin proceso precontractual

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 74 de 136

Imagen 68. Creacin Proceso Precontractual.


Pasos para crear un CDP:
PASO
1
2
3
4
5

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin GESTIN PRECONTRACTUAL
Dar click en el botn INFORMACIN CDPS
En la ventana que se abre, se presentarn los CDPs creados en el proyecto.
Dar click en el botn ADICIONAR CDP.
Ingresar datos:
Nmero: Corresponde al nmero del CDP.
Fecha: Corresponde a la fecha del certificado de disponibilidad.
Vigencia: Corresponde a la vigencia del CDP, ejemplo: 2013 para el bienio 20132014.
Notas:
Esta vigencia debe ser la misma que se registr en la pestaa de incorporacin
presupuestal, de lo contrario no se podr visualizar nada en el combo de vigencia
al momento de seleccionar los datos correspondientes del botn detalle CDP.
Para los aportes en especie no se diligencia informacin en la opcin Gestin
Precontractual
Maneja mltiples proyectos: En caso que el CDPs se vaya a utilizar en varios
proyectos y/o contratos, se debe indicar que SI.
Dar click en GUARDAR.
Tabla 32. Pasos creacin CDP

Imagen 69. Creacin CDP.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 75 de 136

Pasos para crear el detalle del CDP:


PASO
1
2
3
4
5

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin GESTIN PRECONTRACTUAL
Dar click en el botn INFORMACIN CDPS
En la ventana que se abre, se presentarn los CDPs creados en el proyecto.
Dar click en el botn DETALLE CDP del CDP al que se le va a crear el detalle.
Ingresar datos:
Proyecto: Se presenta automticamente en el combo de seleccin.
Vigencia: Seleccionar la vigencia del detalle para la fuente de financiacin del
CDP, creado previamente en la incorporacin pptal.
Rubro: Se selecciona del combo de seleccin el rubro correspondiente. ste se
cre previamente en la incorporacin pptal.
Incluir Fuente SUIFP: Si el CDP estar relacionado a las fuentes de financiacin
del proyecto que estn cargadas en el SUIFP, se deja en SI. En el caso que la
fuente de financiacin no sea una fuente trada del SUIFP para el proyecto si no
una fuente propia de la entidad, se indica NO.
Fuente SUIFP: Si el campo anterior se respondi SI, se selecciona la fuente del
combo de seleccin de las fuentes que tiene el proyecto asociadas en el SUIFP.
Fuente no incluida SUIFP: Si en el campo Incluir Fuente SUIFP se respondi
NO, se selecciona la fuente no SUIFP del combo de seleccin.
Valor Disponibilidad: Ingresar el valor del CDP. Este valor se verifica con el valor
de la vigencia correspondiente en la incorporacin presupuestal.
Dar click en GUARDAR
Tabla 33. Pasos creacin Detalle CDP

Imagen 70. Creacin Detalle CDP No Fuente SUIFP.

Imagen 71. Creacin Detalle CDP con fuentes SUIFP.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 76 de 136

Pasos para relacionar el CDP con el proceso precontractual:


PASO
1
2
3
4

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin GESTIN PRECONTRACTUAL
Ubicar el proceso precontractual
Dar click en el botn RELACIONAR CDP.
Ingresar datos:

CDP Nmero: Se selecciona el CDP de la lista del combo de seleccin.


Nota: El CDP que se va a relacionar debe tener creado su detalle, si no, no se
visualizar en la lista de seleccin.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 34. Pasos relacionar CDP a Proceso Precontractual

Imagen 72. Relacionar CDP a Proceso Precontractual.


Una vez se relaciona un contrato con el proceso precontractual los botones para modificar y
eliminar son deshabilitados en la pestaa Gestin Precontractual. Para habilitarlos el usuario
debe ir a la pestaa Contratos Proyecto ingresar por el botn de modificar que se encuentra al
lado izquierdo del nmero de contrato y dejar en blanco el tem proceso precontractual.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 77 de 136

Imagen 73. Desvincular Proceso Precontractual del contrato

9.9. Opcin CONTRATOS PROYECTO


La opcin de contratos en el sistema es la ms extensa o la que contiene ms informacin. A
continuacin se presenta un diagrama en el cual se describe la informacin relacionada con los
contratos del proyecto.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 78 de 136

Imagen 74. Opcin Contratos Proyecto.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 79 de 136

Imagen 75. Pgina principal opcin Contratos Proyecto.


9.9.1.

Seccin Contratistas

En esta opcin se permite consultar, crear, eliminar y modificar datos de los contratistas. Pasos
para crear un contratista:
PASO
1
2
3
4

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn CONTRATISTAS
En la siguiente ventana, dar click en el botn ADICIONAR CONTRATISTA
En la siguiente ventana ingresar los datos:
Nombre: Nombre y apellidos del contratista o razn social.
Tipo Identificacin: Seleccionar del combo el valor correspondiente.
Nmero de identificacin del contratista: Nmero de identificacin del
contratista, sin puntos, comas o guiones. El digito de verificacin se ingresa
en el segundo campo.
Nota: Asegurarse que la identificacin a ingresar es la correcta ya que
posteriormente no es posible corregir este dato.
Tipo Contratista: Seleccionar del combo el tipo de contratista.
Naturaleza: Seleccionar del combo la naturaleza del contratista.
Documento Unin Temporal: En caso que aplique, si no, seleccionar No
Aplica del combo de seleccin.
Fecha Documento Unin Temporal: En caso que aplique.
Representante legal: Nombre del representante legal, en caso que aplique.
Tipo ID Representante Legal: Seleccionar del combo en caso que aplique.
Nmero ID Representante Legal: Nmero de identificacin, en caso que
aplique.
Departamento: Seleccionar del combo el departamento al cual pertenece el
contratista, donde est radicado su domicilio.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 80 de 136

Municipio: Seleccionar del combo el municipio al cual pertenece el


contratista, donde est radicado su domicilio.
Dar click en el botn GUARDAR
Tabla 35. Pasos creacin Contratistas

Imagen 76. Creacin Contratista.


Pasos para consultar \ modificar \ Eliminar contratistas:
PASO
1
2
3
4
5
6

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn CONTRATISTAS
En el primer campo de texto de la parte superior izquierda, ingresar el nmero de
identificacin del contratista, sin puntos, comas, guiones y sin el digito de verificacin.
Dar click en el botn BUSCAR.
Con el icono que se encuentra en el campo Modificar, se puede ingresar a modificar
la informacin del contratista.
Con el icono que se encuentra en el campo Eliminar, se puede eliminar la
informacin del contratista, siempre y cuando no est relacionado con algn contrato.
Tabla 36. Pasos Crear, Modificar y/o Eliminar Contratistas.

Imagen 77. Consulta Contratistas.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 81 de 136

9.9.2.

Funcionalidad Consorcios / Uniones Temporales

Posee las siguientes caractersticas:

Se obliga que el representante legal del consorcio este creado previamente en la base de
contratistas del aplicativo.
En la creacin del Consorcio / Unin Temporal, para el representante legal solamente se
solicita el nmero de identificacin y el sistema valida si existe, carga el nombre y tipo de
documento automticamente, si no existe, indica al usuario que lo debe crear previamente.
El Consorcio / Unin Temporal se podr relacionar a un solo contrato en el sistema.
Al relacionar Consorcio / Unin Temporal a un contrato, en el detalle del contrato se deben
relacionar los integrantes y el porcentaje de participacin de cada uno de ellos, el cual
debe sumar el 100% para poder cargar la contratacin de actividades.
El Consorcio / Unin Temporal relacionado al contrato, solamente se podr modificar en
cuanto a integrantes o porcentajes de participacin cuando al contrato no se le haya hecho
ningn cargue de contratacin de actividades.
El Consorcio / Unin Temporal solo se puede desvincular del contrato si previamente se
han desvinculado los integrantes en el detalle del contrato.

1. Creacin del Consorcio / Unin Temporal


PASO
1
2
3
4

ACTIVIDAD
Ingresar por la opcin del aplicativo CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn CONTRATISTAS
Dar click en el botn ADICIONAR CONTRATISTA, ubicado en la parte inferior de la
ventana.
Ingresar los datos, los campos marcados con * son obligatorios:
* Nombre: Ingresar el nombre del Consorcio / Unin Temporal
*Tipo de identificacin del contratista: Seleccionar el valor que aplica,
normalmente NIT.
*Nmero de identificacin del contratista: Ingresar el NIT del Consorcio / Unin
Temporal.
*Tipo Contratista: Ingresar Unin Temporal o Consorcio segn aplique.
*Naturaleza del Contratista: Si es Pblica, Privada o Mixta.
*Documento de Unin Temporal / Consorcios: Seleccionar de la lista el tipo de
documento que aplique.
Fecha del documento de Unin Temporal / Consorcio: Ingresar la fecha del
documento.
*Nmero ID Representante Legal: Ingresar el nmero de identificacin del
representante legal, el cual ya debe estar creado como persona / contratista en el
sistema.
*Tipo ID Representante Legal: Campo no diligenciable, se carga
automticamente a partir del nmero de identificacin del representante legal
ingresado.
*Representante Legal: Campo no diligenciable, se carga automticamente a partir
del nmero de identificacin del representante legal ingresado.
Departamento: Seleccionar el departamento donde tiene sede el Consorcio /
Unin Temporal.
Municipio: Seleccionar el municipio donde tiene sede el Consorcio / Unin

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 82 de 136
5

Temporal.
Dar click en el botn GUARDAR
Tabla 37. Creacin del Consorcio / Unin Temporal.

2. Relacionar el Consorcio / Unin Temporal al Contrato


PASO
1
2
3

ACTIVIDAD
Ingresar por la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn DETALLE
En la seccin Detalle de Contratistas para Consorcios o Uniones Temporales
relacionar los integrantes y su porcentaje de participacin. Estas personas deben
existir en la base de contratistas del sistema previamente. Dar click en el botn
INCLUIR CONTRATISTA.
Repetir el punto 3 para cuantos integrantes se requiera y hasta completar el 100% de
participacin.
Tabla 38. Relacionar el Consorcio / Unin Temporal al Contrato.

Imagen 78. Detalle contratista para consorcio o uniones temporales.

Imagen 79. Adicionar contratista para consorcio o uniones temporales.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 83 de 136

9.9.3.

Seccin Supervisin de contratos


En esta seccin de la opcin general de Contratos Proyecto, se ingresan los supervisores
de contratos y se asignan a uno o varios contratos que deben existir previamente.

Pasos para Ingresar \ asignar supervisor a contrato:


PASO
1
2
3

4
5

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn INGRESAR de la seccin Supervisin de Contratos.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Nuevo Supervisor: En la casilla o checkbox superior derecho, activar la casilla
para indicar que se est ingresando un nuevo supervisor al sistema. De esta
manera se activar el campo para ingresar el nombre del supervisor.
Nota: Si no corresponde a un nuevo supervisor, seleccionar de la lista del campo
siguiente Nombre del supervisor, y dejar el checkbox sin valor.
Nombre del supervisor: Ingresar nombre y apellidos del supervisor.
Tipo ID: Seleccionar el tipo de identificacin del supervisor.
Nmero ID: Ingresar nmero de identificacin del supervisor. Asegurarse que la
identificacin a ingresar es la correcta ya que posteriormente no es posible
corregir este dato.
Cargo: Ingresar el cargo del supervisor en la entidad que trabaja.
Dependencia: Indicar la dependencia en la que trabaja.
Telfono: Ingresar el telfono de contacto de la persona.
E-mail: Ingresar el correo electrnico de la persona.
Dar click en el botn ASIGNAR CONTRATOS
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Asignar: Chequear la casilla para asignar el contrato deseado.
Documento: Seleccionar del combo de seleccin.
Documento de nombramiento nmero: Ingresar el nmero del documento de
nombramiento.
Fecha: Ingresar fecha de nombramiento en formato DD/MM/AAAA.
Fecha de inicio de actividades: Se ingresar fecha en formato DD/MM/AAAA.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 39. Pasos Ingresar / Asignar Supervisores

Imagen 80. Ingreso Supervisores.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 84 de 136

Imagen 81. Asignacin Supervisores a Contratos.


9.9.4.

Seccin CONTRATOS OBRA INTERVENTORA

El ingreso y consulta de informacin de los contratos de Obra y de Interventora es similar, los


diferencia el tipo y que estn en secciones separadas dentro de la opcin CONTRATOS
PROYECTO. Cada tipo de contrato, cuenta con su respectivo detalle, al cual se ingresa dando clic
en el botn DETALLE en cada registro del contrato. A continuacin se presentar como ejemplo el
caso de contratos de Obra para la consulta e ingreso de informacin.

Pasos para creacin de nuevo contrato de obra:


PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
En la seccin Contratos en desarrollo del proyecto, dar click en el botn
ADICIONAR CONTRATO.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Proceso precontractual: Seleccionar el respectivo proceso del combo de
seleccin.
Nota: Es obligatorio que el proceso precontractual a seleccionar tenga
relacionado su respectivo CDP en la opcin GESTIN PRECONTRACTUAL, de
lo contrario no se presentar en la lista del combo de seleccin.
Modalidad de Contratacin: El aplicativo actualiza este campo
automticamente, en caso de no mostrar la informacin correcta se debe
seleccionar del combo la modalidad respectiva de contratacin.
Causal de Contratacin: Seleccionar del combo la causal respectiva.
Tipo de Identificacin del Contratista: Seleccionar del combo el tipo de
identificacin del contratista.
Nmero del documento de Identificacin del Contratista: Ingresar nmero de
identificacin del contratista sin puntos, comas ni guiones.
Nota: El contratista debe estar creado previamente en la opcin
CONTRATISTAS.
Maneja Mltiples Proyectos: Indicar si el contrato se compartir con otros
proyectos. Seleccionar del combo SI o NO.
Valor Total Contrato: Ingresar el valor del contrato
Justificacin Valor Contrato: En caso que el valor del contrato sea superior al
valor total del proyecto, normalmente para contratos que son multiproyectos, se
debe ingresar una justificacin, de lo contrario dejar vaco. Asegurarse que no
queden espacios en blanco.
Contrato No.: Ingresar nmero del contrato.
Nota: Verificar que no se borre el nmero del contrato ingresado al cambiar de
campo ya que si se ingresa el cdigo antes que refresque el formulario, tomar
por defecto el valor cero. Si est en cero previamente a guardar los cambios,

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 85 de 136
asignar nuevamente el cdigo correcto.
Tipo de Contrato: Seleccionar de lista del combo de seleccin.
Objeto: Ingresar descripcin del objeto del contrato.
Nro acto de adjudicacin: En caso que aplique, ingresar el nmero respectivo
del acto de adjudicacin.
Fecha acto adjudicacin: En caso que aplique, ingresar la fecha del acto de
adjudicacin.
Fecha suscripcin del contrato: Ingresar la fecha de suscripcin del contrato.
Fecha de inicio: Opcional, fecha de inicio del contrato.
Plazo: Ingresar el plazo y la unidad de medida: Da, Mes o Ao.
Fecha final contractual: Opcional, fecha final del contrato. Por defecto la calcula
el sistema o puede cambiarse si la calculada o sugerida no es la correcta.
Termino para liquidacin en meses: Ingresar tiempo en meses para la
liquidacin del contrato.
Dar click en GRABAR
Tabla 40. Pasos Creacin Contratos

Imagen 82. Creacin de Contratos.


En caso de que la entidad se equivoque cuando crea el contrato en datos como son: valor del
contrato, nmero de contrato, tipo de contrato, si el contrato maneja o no mltiples proyectos,
tendr la oportunidad de modificarlos dando click en el botn modificar contrato.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 86 de 136

Imagen 83. Modificacin de datos del Contrato.


RESTRICCIONES:
Que se tenga acta de liquidacin. En este caso no podr modificar datos en el contrato.
Que tenga cargue de contratacin: Si el valor que va a ingresar es menor que la
sumatoria que ingreso en el cargue de contratacin. En este caso deber borrar el cargue
de contratacin en la pestaa Planeacin Ejecucin para cambiar el valor del contrato.
Que este en estado cerrado y aprobado el periodo: En caso que el proyecto est en
estado CERRADO y con aprobacin de informacin.
Que no tenga permisos sobre el proyecto: En caso de tener las dos entidades
designadas para ingresar informacin en el proyecto es decir la entidad ejecutora y la
entidad interventora, se debe recordar que cada entidad tiene permisos asignados para
evitar modificar la informacin que no le corresponde segn su entidad, los botones de
adicin, modificacin y eliminacin se activan en la seccin que le corresponda al usuario
que ingreso al proyecto.
9.9.5.

Seccin Detalle Pestaa Informacin de Contratos

9.9.5.1. Detalle Proyectos Destino por Contrato


En el caso que al crear el contrato se indic Maneja Mltiples Proyecto = SI, posteriormente se
debern asociar al contrato los proyectos donde se replicaran los contratos hijos. Esto aplica para
contratos de Obra y de Interventora.
Cuando se indica que el contrato Maneja Varios Proyectos, se debe prestar atencin a dos
casillas en la seccin Informacin General del Contrato, donde en la primera Valor Contrato para
Proyecto, se visualizar el valor del contrato del proyecto en cuestin, y en el segundo campo
Valor total del Contrato se visualizar el valor del contrato global, es decir, el total del contrato a
travs de todos los proyectos.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 87 de 136

Imagen 84. Ingresar proyectos destino contrato multiproyecto.


Pasos para Asignacin de Contratos para replicar en otros proyectos:
PASO
1
2
3

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO y ubicar el contrato principal
Dar click en el botn DETALLE del contrato
Ubicarse en la seccin Detalle Proyectos Destino por Contrato y dar click en el
botn INGRESAR. Como primera medida, se debe ingresar en este detalle el
contrato padre y el valor que le corresponde en el proyecto, para el ejemplo tendr un
valor de $1.000, mientras que el valor total del contrato, el que se ingres al crearlo
es de $100.000.000.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Proyecto: Del combo de seleccin, escoger el proyecto destino donde se
replicar el contrato. Como se indic en el paso anterior, primero se asigna el
valor proporcional del contrato padre y luego se repite esta secuencia con los
dems contratos.
Nota: Se visualizan nicamente proyectos del ente ejecutor y que ya se
encuentren cargados en Gesproy SGR.
Valor Contrato: Ingresar el valor proporcional del contrato en el proyecto.
Contrato a Generar: Por defecto, el sistema asigna al contrato hijo, el mismo
nmero de contrato del contrato padre. Sin embargo, en este campo se puede
asignar un nmero diferente si es necesario.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 41. Pasos Asignacin Contratos Multiproyecto

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 88 de 136

Imagen 85. Ingresar proyectos destino contrato multiproyecto.


Pasos para Generacin de Contratos replica en otros proyectos:
PASO
1
2
3
4
5
6

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO y ubicar el contrato principal
Dar click en el botn DETALLE del contrato
Ubicarse en la seccin Detalle Proyectos Destino por Contrato y dar click en el
botn GENERAR CONTRATOS.
Una vez termina el proceso se indicar por medio de un mensaje.
Dar click en el botn CERRAR.
En la seccin Detalle Proyectos Destino por Contrato en la columna Gener
Contrato, quedar en estado: SI, indicando que el contrato ya se replic al proyecto
destino.
Tabla 42. Pasos Generacin Contratos en otros proyectos

Imagen 86. Generacin de contratos en otros proyectos.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 89 de 136
9.9.5.2. Aspectos Financieros del Contrato
En esta seccin, se asignan los valores de los recursos de fuentes de financiacin que
corresponden y no corresponden a regalias
DESCRIPCIN
PASO
1
2
3
4
5

En la seccin Recursos de Regalas, dar click en el botn INGRESAR.


En la siguiente ventana seleccionar las fuentes de Regalas correspondientes
chequeando el recuadro de la primera columna Incluir en el contrato.
En la columna Valor aportado al contrato ingresar el valor que se utilizar de cada
fuente.
Dar click en el botn GUARDAR.(imagen87)
Ingresar el valor que le corresponde a los recursos en especie por fuente, del monto
total del contrato por el botn de editar, justo dentro de la columna Aporte Especie,
en la Informacin del Contrato (imagen88)
Tabla 43. Pasos relacionar Fuentes Financiacin a Contratos

Imagen 87. Relacionar Fuentes Financiacin al contrato

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 90 de 136

Imagen 88. Relacionar Fuentes Financiacin al contrato

Otras Fuentes de Financiacin del Contrato


En esta seccin, se asignan los valores de los recursos de otras fuentes de financiacin que no
son del SGR y que financian el contrato. Tambin se pueden incorporar los recursos que se
marcaron en especies en la pestaa fuentes de financiacin sean fuentes SUIFP o NO SUIFP
Pasos para relacionar Otras Fuentes de financiacin al contrato:
PASO
1
2

3
4

DESCRIPCIN
En la seccin Otras Fuentes de Financiacin del Contrato, dar click en el botn
INGRESAR.
En la siguiente ventana, ingresar los datos
Incluida en SUIFP: Seleccionar SI o NO segn sea el caso.
Entidad Aportante: Seleccionar la entidad aportante
Fuente: Seleccionar la fuente de financiacin
Valor: Ingresar el valor que se aporta por sta fuente al contrato
Dar click en el botn GUARDAR.
Ingresar el valor que le corresponde a los recursos en especie del monto total del
contrato por el botn de editar, justo dentro de la columna Aporte Especie.
Tabla 44. Pasos relacionar Otras Fuentes Financiacin a Contratos

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 91 de 136

Imagen 89. Asignar Otras Fuentes Financiacin al contrato.


NOTAS:
Las fuentes de financiacin debe tener la cadena presupuestal previamente creada y el
contrato estar asociado a un proceso precontractual para poder ingresar las fuentes de
financiacin en el detalle del contrato.
La entidad podr modificar las fuentes de financiacin siempre y cuando no deje un valor
inferior a los pagos ya registrados en el sistema.
Si las fuentes de financiacin son en Especies o Bienes y Servicios no es necesario crear
CDPs, Gestin Precontractual ni Incorporacin Presupuestal. Solo se debe tener presente
de ingresar en la pestaa Fuentes de Financiacin los recursos en especie, para que el
aplicativo le permita ingresar el valor correspondiente en el detalle del contrato.

9.9.5.3. Registro Presupuestal


En esta seccin, se ingresa el monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las
obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o
desarrollen el objeto de la apropiacin afectada. Las opciones de eliminar y modificar RP pueden
ser utilizadas en caso que se requiera hacer un ajuste a la informacin reportada.
Pasos para ingresar un Registro Presupuestal al contrato:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin Registro Presupuestal, dar click en el botn INGRESAR.
En la siguiente ventana, ingresar los datos:
Registro Presupuestal No.: Nmero del registro presupuestal.
Pregunta: El registro presupuestal incluye recursos de regalas? Seleccione SI o
NO segn corresponda.
Pregunta: Los rubros del registro estn con cargo a los rubros de incorporacin
de recursos de Regalas en el ente ejecutor? Seleccione SI o NO segn
corresponda.
Concepto: Digite el concepto del RP.
Fecha: Seleccionar fecha del RP
Valor: se registra el valor en pesos del RP
Vigencia: se registra la vigencia de expedicin del Registro Presupuestal.
Dependencia que Certifica el Registro Presupuestal: Se registra el nombre de
la Secretara o entidad que expidi el RP
Dar clic en el botn GUARDAR.
Tabla 45. Pasos Ingreso Registro Presupuestal Contratos

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 92 de 136

Imagen 90. Ingreso de Registros Presupuestales.


Afectar CDP
La opcin de AFECTAR CDP se utiliza para relacionar el registro presupuestal a cada CDP
relacionado en el mdulo de gestin precontractual.
Pasos para Afectar CDP en el Registro Presupuestal del contrato:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin Registro Presupuestal, dar click en el botn AFECTAR CDP.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Nmero CDP: Seleccionar de la lista el CDP que se relacionar con el Registro
Presupuestal.
Nota: En este listado solamente se visualizarn los CDPs que estn
relacionados al proceso precontractual (Opcin GESTIN PRECONTRACTUAL)
que tiene relacionado el Contrato.
Valor Registro: Se ingresa el valor que se dispondr del CDP para ste Registro
Presupuestal del contrato.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 46. Pasos afectar CDP en Registro Presupuestal Contratos

Imagen 91. Ingreso Detalle del Registro Presupuestal, afectacin CDPs.


9.9.5.4. Actas Contrato
En esta seccin se registra la informacin de las actas suscritas en desarrollo de la ejecucin del
contrato. Pasos para ingresar Actas del contrato:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin Actas Contrato, dar click en el botn INGRESAR
En la siguiente ventana, ingresar datos:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 93 de 136

Tipo de acta: Seleccionar el tipo de acta que aplica para el documento. En caso
de que no se requiera la misma, dentro del sistema, debe de registrarse tipo de
acta no requiere. Ejm: Acta de liquidacin No requiere.
Contrato: Seleccionar el contrato al cual corresponde el acta.
Acta No.: Ingresar el nmero del acta.
Fecha: Ingresar la fecha del acta.
Detalle del acta: Transcribir el detalle del acta. (Lmite de caracteres = 3000)
Estado Contrato: Seleccionar del combo el estado del contrato.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 47. Pasos ingreso Actas Contratos

Imagen 92. Ingreso de Actas al contrato.


9.9.5.4.1.

Liquidacin de contratos

Para registrar la liquidacin del contrato, en el campo que corresponde al valor se debe registrar el
total de la liquidacin del mismo. En el espacio de las fuentes existen dos columnas a registrar la
que corresponde al valor total de la liquidacin del contrato (sumatoria entre valor en especie y el
valor en dinero) y al valor especie (registro del valor que corresponde solo al valor exacto de
especies). Ejemplo:

Imagen 93. Registro Acta Liquidacin

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 94 de 136
Nota: En caso de que el valor del contrato liquidado sea cero, es necesario que este registro sea
registrado con valor cero.
Una vez se crea el acta de liquidacin del contrato, el aplicativo bloquea los registros del contrato
de manera que no se puedan hacer modificaciones al mismo.
En caso que sea necesario corregir o modificar informacin de la liquidacin del contrato, se debe
hacer ingresando una nueva acta de tipo Liquidacin en la cual se ingresa la informacin
correspondiente. Cuando se ingrese un acta tipo Liquidacin y previamente ya existe otra de este
tipo, la ltima se marcar como Re-liquidacin.
Para hacer modificaciones al contrato luego de haberlo liquidado, el usuario debe eliminar las actas
de liquidacin y Re-Liquidacin que se hayan ingresado.

Imagen 94. Ingreso acta reliquidacin.


Cuando el contrato se liquida por un valor menor al contratado, los recursos no ejecutados del
contrato estarn disponibles para incorporar al presupuesto del proyecto. Los valores liberados por
efectos de liquidacin de contratos por menores cuantas se visualizaran en la consulta de Saldos
de Cierre de vigencia Presupuestal de la opcin INCORPORACIN PRESUPUESTAL
9.9.5.5. Plizas Contrato
En esta seccin se registra la informacin de las plizas y las modificaciones de las plizas que se
generan en la ejecucin del contrato. Pasos para ingresar Plizas del contrato:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin Plizas Contrato, dar click en el botn INGRESAR.
En la siguiente ventana, ingresar los datos:
Tipo de Pliza: Seleccionar del combo de tipos de plizas
Nombre Aseguradora: Ingresar el nombre de la aseguradora
Nmero de Pliza: Ingresar el nmero de la pliza.
Beneficiario: Ingresar los beneficiarios de la pliza.
Tomador: Ingresar el Tomador de la pliza.
Nmero de cubrimientos: Digitar el nmero de cubrimientos de la pliza.
Fecha de Expedicin: Fecha de Expedicin de la pliza
Documento de Aprobacin
Tipo: Se selecciona del combo de datos desplegable
Numero: Nmero del documento con que se aprob la pliza
Fecha: Ingresar la fecha de aprobacin de la pliza en el formato DD/MM/AAAA.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 48. Pasos ingreso Plizas Contratos

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 95 de 136

Imagen 95. Ingreso de Plizas al contrato.


9.9.5.6. Modificaciones Contrato
El aplicativo permite hacer ciertas modificaciones a los contratos. Los tipos de modificaciones
permitidos corresponden a los tipos:

Aclaracin: Permite ingresar informacin de aclaraciones relacionados a la ejecucin


trminos de contratacin.
Tiempo: Permite hacer adiciones de tiempo de ejecucin del contrato en das o meses y
actualizar la fecha de finalizacin del mismo.
Dinero: Permite ingresar adiciones de dinero al contrato, para lo cual se debe indicar tanto
el Valor que se adiciona, como detallar por cual fuente de financiacin se adiciona el valor
sea de Regalas y/o de Otras Fuentes.
Cesin Contrato: En caso que el contrato sea cedido, permite ingresar el NIT o Cdula del
nuevo contratista.
Cambio de contratante: En caso que el contrato cambie de contratante, permite actualizar
el documento de identidad del contratante.

Los tipos de documento que se pueden relacionar son los siguientes: Memorando, Resolucin,
Oficio, Ordenanza, Decreto, Acuerdo, Acta, Certificacin, Otros, Adicional, Edicto, Contrato,
Modificatorio, Prrroga, Sello de aprobacin.
Pasos para ingresar Modificaciones del Contrato:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin Modificaciones Contrato, dar click en el botn INGRESAR
MODIFICACION.
En la siguiente ventana, ingresar datos para tipo modificacin ACLARACIN:
Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificacin.
Tipo de modificacin: Aclaracin.
Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable.
Documento Numero: Numero del documento de modificacin.
Fecha documento: Numero del documento de modificacin.
Objeto: Se registra el objeto de la modificacin. (Limite caracteres = 500)
Para tipo modificacin Tiempo:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 96 de 136

Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificacin.


Tipo de modificacin: Tiempo.
Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable.
Documento Numero: Numero del documento de modificacin.
Fecha documento: Numero del documento de modificacin.
Objeto: Se registra el objeto de la modificacin. (Limite caracteres = 500)
Adicin en Tiempo: Se ingresa el nmero adicional para das o meses.
Unidad: Se indica si la adicin de tiempo es en das o meses.
Fecha Final del Contrato: Ingresar la nueva fecha en que terminar el contrato.

Para tipo modificacin Dinero:


Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificacin.
Tipo de modificacin: Dinero.
Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable.
Documento Numero: Numero del documento de modificacin.
Fecha documento: Numero del documento de modificacin.
Objeto: Se registra el objeto de la modificacin. (Limite caracteres = 500)
Valor: Se ingresa el valor en dinero que se adicionar.
Valor adicin al Contrato: En la seccin Recursos del Contrato para cada
fuente de Regalas que aporte dinero a la adicin se ingresa el valor respectivo.
Notas:
o En caso que el dinero provenga de una fuente de Regalas que no ha
sido asignada an al contrato, se da click en el botn INGRESAR
FUENTE REGALIAS.
o En caso de que el valor total digitado en la seccin de Aspectos
Financieros del Contrato no sea igual al valor Total del contrato la
entidad no podr realizar adiciones o reducciones de dinero en el
contrato
o En caso de realizar una reduccin de dinero al contrato el sistema lo
permitir siempre y cuando no deje un valor inferior a los pagos ya
registrados en el sistema por la fuente a modificar.
Valor Otras Fuentes: En caso que se adicionen recursos por otras fuentes se
indica el valor o en caso que no haya sido an asignada la fuente al contrato, se
da click en el botn INGRESAR OTRA FUENTE.
o Nota: En caso de realizar una reduccin de dinero al contrato el sistema
lo permitir siempre y cuando no deje un valor inferior a los pagos ya
registrados en el sistema por la fuente a modificar.
Para tipo modificacin Cesin Contrato:
Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificacin.
Tipo de modificacin: Cesin de contrato.
Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable.
Documento Numero: Numero del documento de modificacin.
Fecha documento: Numero del documento de modificacin.
Objeto: Se registra el objeto de la modificacin. (Limite caracteres = 500)
NIT o cdula del nuevo contratista: Se ingresa el nmero de documento de
identidad del nuevo contratista.
Para tipo modificacin Cambio de Contratante:
Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificacin.
Tipo de modificacin: Cambio de contratante.
Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable.
Documento Numero: Numero del documento de modificacin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 97 de 136

Fecha documento: Numero del documento de modificacin.


Objeto: Se registra el objeto de la modificacin. (Limite caracteres = 500)
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 49. Pasos ingreso Modificaciones Contratos

9.9.5.7. Circunstancias
Circunstancias Externas a la Ejecucin del Contrato
En esta seccin se registran, de presentarse, las decisiones judiciales que afectan la ejecucin del
proyecto.
Pasos para ingresar Circunstancias Externas a la Ejecucin del Contrato Decisiones Judiciales del
contrato:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin Circunstancias Externas a la Ejecucin del Contrato, dar click en el
botn INGRESAR.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Tipo Providencia: Seleccionar de la lista desplegable.
Tipo de Proceso: Seleccionar de la lista desplegable.
Nmero Providencia: Ingresar el nmero correspondiente al documento.
Fecha: Ingresar la fecha del documento.
Pretensiones de la accin: Ingresar detalle de la providencia.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 50. Pasos ingreso Circunstancias Externas Contratos

Imagen 96. Ingreso Circunstancias Externas al contrato.


Circunstancias Excepcionales en la Ejecucin de los Contratos
Pasos para ingresar Circunstancias Excepcionales en la Ejecucin de los Contratos:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin Circunstancias Excepcionales en la Ejecucin de los Contratos, dar
click en el botn INGRESAR.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Tipo Circunstancias: Seleccionar de la lista desplegable.
Tipo acto administrativo: Seleccionar de la lista desplegable.
Nro. Acto administrativo: Ingresar el nmero correspondiente al acto.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 98 de 136
3

Fecha: Ingresar la fecha del acto en formato DD/MM/AAAA.


Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 51. Pasos ingreso Circunstancias Excepcionales Contratos

Imagen 97. Ingreso Circunstancias Excepcionales al contrato.


9.9.5.8. Cargue Masivo
En la seccin de Cargue Masivo, en caso que para el contrato no se haya realizado el cargue
respectivo de contratacin de actividades, al dar click en el botn CREAR PROCESO, se
direccionar al usuario a la opcin PLANEACIN EJECUCIN para que se haga el respectivo
proceso de cargue de contratacin de actividades.
Pasos para crear Proceso de Cargue Masivo de contratacin de actividades del proyecto:
PASO
DESCRIPCIN
1
En la seccin Cargue Masivo Actividades del Contrato, dar click en el botn CREAR
PROCESO.
2
Ser direccionado a la opcin PLANEACIN EJECUCIN, donde debe seguir los
pasos descritos en este manual para la opcin PLANEACIN EJECUCIN tipo de
cargue Contratacin.
Tabla 52. Pasos creacin proceso cargue masivo Contratacin
En caso que se requiera eliminar registros del cargue de contratacin para el contrato en particular,
es posible hacerlo en la seccin Cargue Masivo Actividades del Contrato. Esto se hace en el caso
que sea necesario eliminar el contrato por ingreso de datos incorrectos y as eliminar dependencia
de informacin en cuanto a cargue de contratacin de actividades.
Pasos para eliminar Actividades de contratacin reportadas para el contrato:
PASO
1
2

9.9.6.

DESCRIPCIN
En la seccin Cargue Masivo Actividades del Contrato, dar click en el botn
BORRAR INFORMACIN DE ACTIVIDADES.
En la siguiente ventana dar click en el botn ACEPTAR.
Tabla 53. Pasos actividades de cargue Contratacin
Seccin Detalle Pestaa Pagos del Contrato

Esta opcin est dividida en dos secciones: Informacin General del Contrato y ejecucin de
pagos:

Informacin General del Contrato: Presenta informacin general del contrato.


Ejecucin de pagos: Permite registrar los pagos realizados al contrato por fuentes
diferentes a fuentes de financiacin del SGR (Regalas).

Los pagos realizados por fuentes del SGR, se cargarn automticamente desde el aplicativo de
Cuentas SGR, donde deben estar previamente reportados los pagos para el proyecto por su

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 99 de 136
respectivo cdigo BPIN y para el contrato. El aplicativo homologa los cdigos de contratos del
proyecto y de esta manera carga la informacin de los pagos a Gesproy SGR.
Excepcin: Es posible ingresar pagos con recursos de Asignaciones Directas del SGR, pero
solamente aquellos que sean inferiores al 1 de marzo de 2013.
Observacin: En caso que los pagos no aparezcan cargados, puede ser por dos motivos:

El cdigo del contrato no pudo ser homologado. En este caso, el usuario con perfil
Elaborador de Cuentas SGR, debe ingresar al aplicativo Cuentas SGR y por el botn
HOMOLOGACION DE CONTRATOS ingresar y homologar manualmente los contratos.
Los pagos de contratos en Cuentas SGR no fueron registrados adecuadamente, es decir,
fueron reportados por un concepto diferente a Pagos proyectos donde no se indica BPIN
ni cdigo de contrato. En este caso, la entidad debe corregir esos reportes de pagos,
solicitando por la mesa de ayuda de Cuentas SGR la habilitacin del concepto de
AJUSTES en Cuentas SGR para el periodo en Elaboracin y de esta manera anular los
pagos que se ingresaron mal y volverlos a ingresar por el concepto Pagos Proyectos.

Pasos para registrar pagos por recursos propios o por recursos de Regalas cuya fecha es inferior
al 1 de marzo de 2013:
PASO
1
2

3
4

DESCRIPCIN
En la seccin ejecucin de Pagos, dar click en el botn INGRESAR.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Contrato No.: Seleccionar de la lista desplegable.
Pago Nmero: Seleccionar de la lista desplegable el nmero correspondiente.
Fecha de ejecucin: Ingresar la fecha del pago.
Tipo Documento: Seleccionar de la lista desplegable.
Documento No.: Ingresar el nmero del documento que soporta el pago.
Beneficiario: Ingresar el nombre del beneficiario del pago.
Concepto: Ingresar el concepto por el cual se reporta el pago.
Dar click en el botn SIGUIENTE
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Seleccionar Fuente: Seleccionar las fuentes por la cuales se ejecuta el pago.
Para seleccionar las fuentes de pago la informacin relacionada debe estar
previamente registradas en los aspectos financieros del contrato, por las
opciones correspondientes a Recursos de regalas y otras fuentes de financiacin
del contrato.
Valor: Ingresar el valor bruto del pago.
Subtotal: Se calcula automticamente.
Descuentos: Ingresar el valor de los descuentos generados para el pago.
Amortizacin del anticipo: ingresar valor de amortizacin del anticipo, si aplica.
Total: Se calcula automticamente.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 54. Pasos ingresar Pagos Contrato

Observacin: En caso que el pago exceda el valor de las fuentes registradas el sistema no le
permitir continuar con el registro del mismo.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 100 de 136

Imagen 98. Ingreso Pagos al contrato.

Imagen 99. Ingreso Pagos al contrato.

9.9.7.

Seccin Detalle Pestaa Registro Fotogrfico

En la pestaa Contratos Proyecto del aplicativo GESPROY-SGR, botn DETALLE del proyecto,
se encuentra una pestaa llamada Registro Fotogrfico como se puede observar en la Imagen 97

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 101 de 136

Imagen 100. Registro Fotogrfico


Esta opcin permite adjuntar registros fotogrficos correspondientes a la ejecucin del proyecto
como soporte del avance de las obras a travs del botn ADICIONAR IMGENES.
Pasos a tener en cuenta para el cargue de imgenes:
PASO
1
2
3
4
5

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn DETALLE
Ingresar a la pestaa REGISTRO FOTOGRFICO
Dar click en el botn ADICIONAR IMGENES
En la siguiente ventana ingresar los datos (Figura 2):
1. *Nivel 1 de Clasificacin: Valor por defecto Seguimiento Proyecto.
2. *Nivel 2 Clasificacin: Valor por defecto Registro Fotogrfico.
3. *Fase del proyecto: Seleccione la opcin 01 Inicio si la imagen es antes
de comenzar el proyecto, 02 Construccin durante el proyecto o 03
Finalizacin, dependiendo de la fase a la que corresponde la fotografa.
Nota: Asegurarse que la fotografa a cargar en el aplicativo corresponda a la
fase correcta del proyecto.
4. *Descripcin de la fotografa: En este campo el usuario proporciona una
descripcin de la imagen que se est adjuntando.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 102 de 136
5. *Fecha de Toma de la Fotografa: Se registra la fecha en la que fue tomada
la imagen, no corresponde a la fecha de cargue en el aplicativo.
6. *Archivo de Fotografa: Mediante el botn Examinar el usuario ubica en su
computador la imagen que se va a cargar.
7. Nmero del contrato: La imagen a cargar puede asociarse a un nmero de
contrato del proyecto. Es opcional.
8. *Acepto trminos y condiciones de publicacin: Para que la imagen sea
cargada en el aplicativo de GESPROYSGR el usuario debe aceptar los
trminos y condiciones de publicacin, marcando la casilla correspondiente.
Es importante que el usuario conozca y entienda las Especificaciones
Tcnicas de la Fotografa que va a ser cargada en el aplicativo, al igual
que la Reglamentacin de la Publicacin, informacin dispuesta en los
links correspondientes en el formulario.
9. Publicar fotografa en Mapa Regalas: Activando este campo, el usuario
autoriza la publicacin de la imagen en el aplicativo Mapa Regalas en la
Ficha Tcnica del proyecto.
Tabla 55. Pasos para el cargue de imgenes
Nota: Los campo marcados con asterisco * son de obligatorio diligenciamiento.

Imagen 101. Cargue de imgenes


Una vez cargadas las imgenes en el aplicativo, stas aparecen en orden cronolgico, siendo la
ms antigua la primera en visualizarse. La fecha para realizar este ordenamiento es la fecha de
toma de la imagen ingresada en el cargue del archivo fotogrfico.
9.9.7.1. Especificaciones tcnicas del archivo fotogrfico.
El cargue de registro fotogrfico debe cumplir con las siguientes especificaciones:

Las extensiones vlidas de los archivos: PNG, BMP, JPG, JPEG, TIF. GIF
El tamao o peso mximo permitido por archivo es de 4 Mb.
El aplicativo permite cargar mximo 9 archivos por proyecto, y mximo 3 archivos por cada
fase: Inicio, Construccin o Finalizacin.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 103 de 136

Documentar la fotografa con informacin correspondiente a lugar, fecha de captura de la


fotografa y nombre de la visita en el campo Descripcin de la Fotografa.

9.9.7.2. Galera de imgenes en aplicativo Mapa Regalas.


Cuando el usuario hace un cargue de imagen en GESPROY SGR y marca la opcin Publicar
fotografa en Mapa Regalas que se encuentra en el formulario de captura de datos para el cargue
de fotografa (ver Figura 2), la Imagen automticamente es publicada en el aplicativo Mapa
Regalas en la Ficha tcnica del proyecto, ver Figura 3.

Imagen 102. Pgina aplicativo Mapa Regalas.

En caso de no marcar la opcin Publicar fotografa en Mapa Regalas y si posteriormente desea


hacerlo, puede seguir estos pasos:

PASO
1
2

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn DETALLE

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 104 de 136
3
4

Ingresar a la opcin REGISTRO FOTOGRFICO


Dar click en el link Publicar, ubicado en la casilla correspondiente a
Regalas del registro fotogrfico ya cargado en Gesproy SGR (ver Figura 4).
Tabla 56. Publicar Fotografa en Aplicativo Mapa Regalas

Mapa

Imagen 103. Publicar Fotografa en Aplicativo Mapa Regalas.


En caso de error al ingresar la informacin en el momento del cargue de archivo fotogrfico, puede
eliminar la informacin y archivo cargado con el botn

9.9.7.2.1.

Retirar Fotografa del aplicativo Mapa Regalas

Si el usuario desea retirar de la galera fotogrfica del proyecto una imagen especfica debe
ingresar al aplicativo GESPROY SGR y seguir los siguientes pasos:

PASO
1
2
3
4

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn DETALLE
Ingresar a la opcin REGISTRO FOTOGRFICO
Dar click en el link Retirar ubicado en la casilla correspondiente a Mapa Regalas.
Tabla 57. Retirar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas

Imagen 104. Retirar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas


9.9.7.2.2.

Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas

Si el usuario desea visualizar en la galera fotogrfica del proyecto en el aplicativo Mapa Regalas
una imagen especfica que haba sido retirada en algn momento del proyecto debe ingresar al
aplicativo GESPROY SGR y seguir los siguientes pasos:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 105 de 136
PASO
1
2
3
4

DESCRIPCIN
Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
Dar click en el botn DETALLE
Ingresar a la opcin REGISTRO FOTOGRFICO
Dar click en el link Republicar ubicado en la casilla correspondiente a Mapa
Regalas.
Tabla 58. Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas.

Imagen 105. Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas

9.10.

Opcin CUENTAS Y GIROS

Esta opcin presenta la informacin de la cuenta (s) reportada por la entidad territorial en el
aplicativo de Cuentas SGR. Est dividida en dos secciones: 1) Consulta de los movimientos de
las cuentas de la entidad, 2) Consulta y Administracin de registros correspondientes a los
reintegros de recursos al Ministerio de Hacienda por parte de la entidad.

Imagen 106. Opcin Cuentas y Giros.


Seccin 1: Estado de la cuenta del proyecto: Dando click en el botn DETALLE se listarn
todos los periodos reportados ascendentemente, siendo el ltimo reporte registrado el primero de
la lista. Esta informacin no se puede editar, es una referencia del reporte del aplicativo de
cuentasSGR CARGUE REPORTE DE INFORMACION DE CUENTAS Y EXCEDENTES DE
LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 106 de 136
Seccin 2: Reintegro de Rendimientos Financieros y Recursos no ejecutados: Al oprimir el botn
INGRESAR de la seccin Reintegro de Rendimientos Financieros y Recursos no ejecutados se
habilita el registro de la informacin de rendimientos y otros dineros de la cuenta de la entidad
ejecutora a la cuenta del Ministerio de Hacienda para este fin.
Pasos para ingreso de informacin de reintegros de rendimientos financieros y recursos no
ejecutados:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la seccin 2, dar click en el botn INGRESAR
Ingresar datos:
Banco: Seleccionar el banco del combo de seleccin para la cuenta del
Ministerio de Hacienda.
Cuenta: Seleccionar la cuenta del Ministerio de Hacienda del combo de
seleccin.
Fecha Reintegro: Ingresar fecha del reintegro
Documento de Reintegro: Seleccionar del combo el tipo de documento a
relacionar.
Documento No.: Ingresar el nmero correspondiente del documento.
Rendimientos Financieros: Ingresar el valor de los rendimientos.
Valor reintegro Recursos no ejecutados: Ingresar el valor de los recursos no
ejecutados que se reintegran al Ministerio de Hacienda.
Total reintegro: Ingresar el valor total del movimiento.
Dar click en GUARDAR
Tabla 59. Pasos ingreso Reintegros y Recursos no ejecutados Contratos

Imagen 107. Ingreso de Reintegros y Recursos no ejecutados del SGR.

9.11.

Opcin INDICADORES Y AVANCE

En esta opcin se ingresar el reporte de ejecucin de cada uno de los indicadores. En la


informacin que proviene del SUIFP-SGR deben estar registrados los objetivos que se pretenden
cumplir con el proyecto. Igualmente el producto o finalidad del mismo, nombre del indicador, ao
de inicio y finalizacin y valor de la meta.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 107 de 136

Imagen 108. Opcin Indicadores y Avance.


Los dems datos sern ingresados por el botn DETALLE que est en la ltima columna de cada
uno de los indicadores.

Imagen 109. Ingreso avance de indicadores.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 108 de 136
Proceso para ingresar informacin de avance al indicador:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En el DETALLE del indicador, dar click en el botn ADICIONAR EJECUCIN
Ingresar los datos:
Ao de Reporte: Ingresar el ao al cual corresponde el dato de avance a
ingresar.
Mes de Reporte: Ingresar el mes al cual corresponde el dato de avance a
ingresar.
Valor ejecutado: Ingresar el valor ejecutado del indicador. El sistema
calcular automticamente el % de avance proporcional al valor ingresado de
ejecucin.
Dar click en GUARDAR
Tabla 60. Pasos ingreso Avance Indicadores

Imagen 110. Ingreso avance de indicadores.


9.12.

Opcin APROBACIN INFORMACIN

En esta opcin el usuario aprobador (representante legal o quien tenga el perfil Aprueba y Enva
Gesproy SGR) de la entidad ejecutora y la interventora, que tengan bajo su responsabilidad la
gestin, supervisin y aprobacin de la ejecucin e intervencin de los proyectos de inversin del
aplicativo GESPROY SGR, podr crear un registro de aprobacin de la informacin cargada en el
sistema en un determinado periodo por el usuario con perfil Elabora y Revisa Gesproy SGR.
Una vez creado este registro, el aprobador est indicando al sistema que al corte correspondiente
del reporte de la informacin de ejecucin y avance del proyecto, la informacin est validada y
confirmada. Es en este momento que los semforos de avance fsico son actualizados y reflejan el
estado del proyecto.

Actualmente, el proceso de aprobacin de periodos ha sido ajustado para que obligue en el


aplicativo a aprobar los periodos intermedios que no han sido aprobados.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 109 de 136

Imagen 111. Ingreso de registros de aprobacin de periodos.


Pasos para crear un registro de aprobacin de periodo:
PASO
1
2

DESCRIPCIN
En la opcin APROBACIN INFORMACIN con el usuario aprobador, dar click en el
botn ADICIONAR APROBACIN.
En la siguiente ventana, ingresar los datos:
Ao Reporte: Ingresar el ao correspondiente al periodo que se est
aprobando.
Mes Reporte: Ingresar el mes correspondiente al corte que se est
aprobando.
Descripcin: Si existe alguna aclaracin u observacin para el periodo,
ingresarla en este campo. Tiene un lmite de 1000 caracteres.
Dar click en GUARDAR
Tabla 61. Pasos registro Aprobacin de Periodos

Nota: En el caso de aprobacin de periodos en Gesproy SGR, a diferencia del aplicativo Cuentas
SGR, no se necesita de ningn proceso adicional al de crear este registro por el usuario aprobador.

Imagen 112. Creacin registro aprobacin de periodo.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 110 de 136
9.13.

Opcin ALERTAS PROYECTO

Corresponde a los avisos de alertas para la entidad ejecutora, respecto al ingreso y consistencia
de la informacin cargada en el aplicativo. En la pgina principal se presentan las alertas que
aplican para el proyecto, si en la columna Nmero es diferente de cero, quiere decir que tiene
alertas por revisar, para lo cual debe ingresar por el botn DETALLE en la alerta correspondiente.
A continuacin se presenta el detalle de los controles a establecer por medio de la opcin de
Alertas Proyecto.
1. Generales Reporte de informacin.
Informacin completa, consiste en que el usuario haya diligenciado todos los campos
solicitados de acuerdo a la fase del proyecto.
Oportunidad, consistente en el cumplimiento de la obligacin de remitir el reporte mensual
de informacin.
2. Especificas del proyecto.

Proyectos que hayan iniciado la etapa contractual sin la respectiva certificacin del OCAD
de cumplimiento de requisitos de que trata el Acuerdo 013 de 2012 (modificado por el
Acuerdo 014 de 2013).
El valor aprobado corresponde al valor del proyecto registrado en la MGA y posteriormente
en el SUIFP-SGR.
La suma de las diferentes fuentes de financiacin no corresponda al valor aprobado del
proyecto segn la informacin importada del SUIFP-SGR.
En el caso en el que la fecha de autorizacin de las vigencias futuras sea menor a la fecha
de apertura del proceso de contratacin de los contratos que ejecutan proyectos que
contemplen vigencias futuras y la fuente de financiacin sea de los fondos del SGR.
Cuando la fecha de autorizacin de vigencias futuras sea menor a la fecha de aprobacin
del proyecto, para el caso de los proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de
financiacin sea de asignaciones directas del SGR.
De conformidad con el indicador de avance de ejecucin fsica del proyecto de inversin y
los rangos establecidos (Semforo), se activar la respectiva alerta en el caso en que se
presente atraso en la ejecucin de las actividades.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 111 de 136

Imagen 113. . Opcin Alertas Proyecto.

Imagen 114. Detalle Alertas Proyectos.

9.14.

Proceso Generacin Alertas Masivas

El proceso de Generacin de Alertas Masivas es un proceso automtico que se ejecuta en el


sistema cada trimestre evaluando la informacin reportada por la Entidades Ejecutoras de
Proyectos con recursos del SGR a la fecha de corte para el reporte de informacin en los
aplicativos Cuentas SGR y Gesproy SGR del ltimo mes del trimestre.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 112 de 136
Trimestre
1
2
3
4

Periodo
Fecha corte
Enero, Febrero, Marzo
15 Abril
Abril, Mayo, Junio
15 Julio
Julio, Agosto, Septiembre
15 Octubre
Octubre, Noviembre, Diciembre
15 Enero (Siguiente ao)
Tabla 62. Periodos trimestrales para generacin alertas

El proceso verifica que la informacin registrada en el sistema no cumpla con las condiciones o
caractersticas definidas para las alertas de monitoreo. En el caso que se cumpla con los criterios
de avaluacin, se generar una alerta para el proyecto o cuenta bancaria y esta se notificar a la
Entidad Ejecutora mediante correo electrnico a todos los usuarios activos de la entidad en el
momento de generacin del proceso. El proceso asigna un nmero de radicado a la comunicacin
enviada a la entidad para que sea referenciado en las respuestas que se enven a la Subdireccin
de Monitoreo, Seguimiento y Evaluacin (SMSE) del DNP.
Existen dos tipos de notificacin de alertas de monitoreo, el primeo corresponde a las alertas con
prefijo EJ-, las cuales corresponden a la Entidad Ejecutora del proyecto. El segundo, son las
alertas con prefijo ST-, las cuales corresponden al OCAD que aprob el proyecto y su respectiva
Secretara Tcnica. La notificacin de las alertas de OCAD, se copian tambin a la entidad
ejecutora para que tenga conocimiento de la situacin y se comunique con la Secretara Tcnica
para la revisin en conjunto y subsanacin de las alertas.
Nota: La alerta no cambia automticamente, la entidad debe esperar que se ejecute el proceso de
subsanacin el cual se ejecuta una vez al mes y si la alerta ha sido subsanada cambiara el estado
de la alerta de lo contrario no se efecta ningn cambio en el estado de la misma.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 113 de 136
9.14.1. Consulta Alertas
Opcin 1: Posteriormente a la ejecucin del proceso de Generacin de Alertas Masivas, la SMSE
publicar en la pgina Web del SGR el listado consolidado de alertas generadas por Entidad
Ejecutora y por OCAD. En la notificacin enviada por el SMSE va email, se indica el link en el cual
se puede consultar este listado.

Imagen 115. Consulta listado consolidado de alertas para Entidades y OCAD

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 114 de 136
.Opcin 2: Otra opcin es consultar las alertas ingresando a los aplicativos Cuentas SGR o
Gesproy SGR. Para consultar las alertas de Cuentas SGR, se debe ingresar y dar click en el botn
LISTADO DE ALERTAS CUENTAS BANCARIAS.

Imagen 116. Ingreso consulta alertas cuentas

Imagen 117. Consulta alertas cuenta

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 115 de 136
Opcin 3: En la seccin derecha, en el botn REPORTES ESPECIFICOS DE EXCEL, se ingresa
a generar el reporte de alertas para la entidad ejecutora. Este no solicita parmetros de entrada y
descargar a un archivo tipo hoja de clculo las alertas de la entidad ejecutora que no se
encuentran subsanadas.

Imagen 118. Ingreso generacin reporte alertas

Imagen 119. Generacin reporte alertas entidad

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 116 de 136
Opcin 4: Para consultar las alertas de proyectos, se debe ingresar al aplicativo Gesproy
SGR, luego ingresar al proyecto y a la opcin del men ALERTAS PROYECTOS.

Imagen 120. Consulta alertas proyectos

9.14.2. Subsanacin.
Las alertas se subsanan una vez la entidad ejecutora o secretara tcnica del OCAD, corrija la
situacin que se inform segn el tipo de alerta en el sistema, ya sea en el aplicativo de Cuentas
SGR o de Gesproy SGR. Una vez subsanada la alerta, el sistema identificar la correccin y
cambiar el estado a Subsanada, de manera que en el prximo periodo de generacin de alertas,
las alertas que se subsanaron no sern notificadas nuevamente.
Para el seguimiento al proceso de correccin de la informacin o subsanacin de las alertas, la
entidad ejecutora / secretara tcnica del OCAD de ser necesario, debe enviar la respectiva
informacin o soportes referenciando el nmero del radicado de la notificacin de sus alertas al
correo electrnico rtamasivas@dnp.gov.co , o tambin puede solicitar apoyo con los consultores
funcionales de la SMSE o a la mesa de ayuda de Cuentas SGR y Gesproy SGR.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 117 de 136
9.14.3. Persistencia de Alertas.
Si en el caso que en la siguiente ejecucin del proceso trimestral de
Masivas, la entidad ejecutora u OCAD, no ha subsanado alguna de
anteriormente, el proceso marcar la alerta como Persiste, lo cual
notificacin a la Subdireccin de Control del DNP, quienes iniciarn el
Control sobre la entidad para revisin de la situacin presentada.

Generacin de Alertas
las alertas informadas
tiene como efecto su
proceso respectivo de

9.14.4. Catlogo de Alertas.


Las Alertas de Monitoreo implementadas actualmente en el sistema son las siguientes:
Cdigo
Alerta
EJ-1-01
EJ-1-02
EJ-1-03

EJ-1-04
EJ-1-05
EJ-1-08
EJ-1-09
EJ-1-10
EJ-1-11
EJ-1-12
EJ-1-13
EJ-1-14
EJ-1-15
EJ-1-16
EJ-1-17
EJ-1-18
EJ-1-19
EJ-1-20
EJ-2-01
EJ-2-02
EJ-2-03
EJ-2-04

Descripcin
Omisin en el reporte de ejecucin en el aplicativo GESPROY- SGR de algunos proyectos
aprobados con recursos del SGR, en los cuales esa entidad es ejecutora.
Reporte parcial en el aplicativo GESPROY- SGR la ejecucin de algunos proyectos aprobados
con recursos del SGR, en los cuales esa entidad es ejecutora.
Proyectos aprobados con ms de 6 meses, sin registro en GESPROY-SGR de la certificacin
del cumplimiento de requisitos de ejecucin o prrroga de plazo para el cumplimiento de los
mismos por el OCAD.
Proyectos aprobados con ms de 12 meses, sin registro en GESPROY-SGR de la certificacin
del cumplimiento de requisitos de ejecucin o prrroga de plazo para el cumplimiento de los
mismos por el OCAD.
Entidades territoriales con asignacin de recursos y sin registro de aprobacin de proyectos.
Proyectos con registro de pagos en CUENTAS-SGR que muestran porcentaje de avance
financiero superior al 100%
Proyectos con contratos registrados en GESPROY-SGR sin acta de inicio.
Corresponde a proyectos cuyo estado es "Contratado en Ejecucin" en el reporte del corte de
Gesproy SGR y que no cuenta con programacin inicial, es decir las columnas fecha inicio y
fecha fin estn nulas.
Proyectos con incumplimiento en la ejecucin del 100% frente a la programacin registrada en
GESPROY-SGR a la fecha de corte.
Proyectos con contratos de obra pblica en ejecucin o terminados sin cargue de registros
fotogrficos en GESPROY-SGR.
Proyectos contratados sin registro en GESPROY-SGR del contrato de interventora y/o
designacin de Supervisin.
Proyectos sin contrato registrado en GESPROY-SGR con reporte de pagos en
CUENTAS_SGR.
Proyectos contratados por mayor valor del valor del proyecto aprobado en SUIFP-MGA.
Proyectos eliminados en SUIFP con informacin registrada en Gesproy-SGR.
Proyectos con ms de 12 meses de aprobados y sin registro de contratacin en Gesproy-SGR
Proyectos con giro de recursos de Fondos SGR sin registro de informacin en Gesproy - SGR
Proyectos sin registro de acuerdo y fecha de aprobacin en GESPROY-SGR.
Entidades sin registro de las fuentes de financiacin o con valor diferente al mismo en la
informacin del contrato
Incumplimiento en el reporte oportuno de la informacin de la cuenta maestra de Asignaciones
Directas en el aplicativo Web de Cuentas-SGR.
Incumplimiento en el reporte oportuno de la informacin de la cuenta maestra de Fondos en el
aplicativo web de Cuentas-SGR.
Pagos reportados bajo el concepto de "Otros pagos" sin identificar el proyecto o concepto de
gasto correspondiente.
Egresos registrados en la cuenta maestra a favor de la misma entidad.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 118 de 136
EJ-2-05
EJ-2-06
EJ-2-07
EJ-2-08
EJ-2-09
EJ-2-10
EJ-2-11
EJ-2-12
EJ-2-13
EJ-2-14
EJ-2-15
EJ-2-16
EJ-2-17
EJ-2-18
EJ-2-19
EJ-2-20
EJ-2-21
EJ-3-01
EJ-3-02
EJ-3-03
EJ-5-01
ST-4-01
ST-4-02
ST-4-03
ST-4-04

ST-4-05
ST-4-06
ST-4-07
ST-4-08
ST-4-09

Pagos registrados por valor superior al monto del proyecto aprobado.


Pagos registrados por valor superior al monto asignado para el fortalecimiento de la gestin y
reporte de informacin al SMSCE.
Recursos asignados para el fortalecimiento de la gestin y reporte de informacin al SMSCE
sin registro de pagos en CUENTAS-SGR
Pagos registrados en CUENTASSGR por valor superior al monto asignado para el
fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD.
Recursos asignados para el fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD sin registro de
pagos en CUENTAS-SGR
Cuenta maestra de Asignaciones Directas sin registro de marcacin en el mdulo web de
CUENTAS - SGR.
Cuenta maestra de Fondos sin registro de marcacin en el mdulo web de CUENTAS - SGR.
Cuenta con registro de medida cautelar.
Cuenta sin registro de rendimientos financieros reportados en el mdulo web de CUENTASSGR.
Asignacin de recursos del SGR sin ninguna aprobacin de proyectos y sin reporte de pagos
con cargo a los recursos asignados para el de fortalecimiento de la Secretaria Tcnica.
Incumplimiento en el reporte oportuno de la informacin y sin reporte de pagos con cargo a los
recursos asignados para el fortalecimiento de la gestin y reporte de informacin al SMSCE.
Giro de asignaciones directas sin cuenta autorizada
Pagos reportados en el sistema PISIS sin registro en CUENTAS -SGR.
Reporte de movimiento por redencin de inversiones en CUENTAS- SGR sin registro de la
constitucin de inversiones financieras en el mismo.
Entidad designada como ejecutora por el OCAD, sin registro de cuenta maestra.
Entidad con giro por Ministerio de Hacienda sin cuenta maestra registrada.
Pagos a proyectos no registrados en GESPROY-SGR
Omisin en el reporte de informacin en la categora SGR de ingresos, a travs de la
plataforma CHIP y Formulario nico Territorial - FUT
Omisin en el reporte de informacin en la categora SGR de Gastos, a travs de la plataforma
CHIP y Formulario nico Territorial - FUT
Omisin en el reporte de informacin en la categora SGR de Transferencias, a travs de la
plataforma CHIP y Formulario nico Territorial - FUT
Entidades sin reporte de informacin en los formatos f-17 y f-18 del rgimen anterior
Proyectos aprobados registrados en SUIFP-SGR sin ejecutor asignado.
Proyectos aprobados por el OCAD, sin registro de cdigo BPIN en SUIFP-SGR.
Proyectos con valores solicitados diferentes a valores aprobados registrados en el sistema
SUIFP-SGR.
Proyectos aprobados con ms de 6 meses, sin acreditacin de la certificacin del cumplimiento
de los requisitos de ejecucin expedida por la Secretara Tcnica, ni prrroga del plazo para el
cumplimiento de los mismos por el OCAD.
Proyectos aprobados con ms de 12 meses, sin acreditacin de la certificacin del
cumplimiento de los requisitos de ejecucin expedida por esa secretara ni prrroga de plazo
para el cumplimiento de los mismos por el OCAD.
Ejecutores designados diferentes a entidades pblicas
Entidades con proyectos aprobados que supera el lmite del monto de las apropiaciones
conforme lo establecido en el acuerdo 024 de 2014.
Entidades con aprobacin de proyectos y sin asignacin de recursos.
Entidades con proyectos registrados cuyo valor total aprobado cargado en SUIFP-SGR es de
cero (0) pesos.

Tabla 63. Catlogo de Alertas de Monitoreo.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 119 de 136
9.15.

Opcin VISITAS DEL PROYECTO

La entidad podr observar de manera de consulta la informacin que registren los consultores de la
SMSE cuando se realiza una visita de seguimiento al proyecto.

Imagen 121. Visitas del proyecto


9.16.

Opcin CIERRE DEL PROYECTO

Permite a la entidad visualizar informacin resumen del proyecto y con el usuario Elabora y Revisa
Gesproy que tiene asociado el proyecto se debe incluir el registro de la informacin final y el acto
administrativo que determine el cierre del proyecto.
Se divide en cuatro secciones que son: Resumen del Proyecto, Resumen Financiero del Proyecto
Fuentes SGR, Requisitos Para Cierre del Proyecto, Acto Administrativo de Cierre.
A continuacin se describe cada tem de las cuatro secciones antes mencionada:

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 120 de 136
RESUMEN DEL PROYECTO

Imagen 122. Resumen del proyecto

Valor Total Proyecto: Se obtiene de la pestaa FUENTES FINANCIACIN del proyecto


(incluye fuentes No SUIFP, fuentes SGR y otras fuentes), todas las fuentes asociadas al
proyecto.
Valor contratos: Se obtiene de la sumatoria del valor de los contratos asociados al
proyecto en contratos multi-proyecto el valor corresponde al monto del contrato asociado a
ese proyecto.
Pagos a contratos: Se obtiene de la sumatoria del valor de los pagos de contratos
asociados al proyecto y homologados en Gesproy SGR provenientes de Cuentas SGR,
ms los pagos de recursos propios registrados en Gesproy SGR, ms los pagos de
Asignaciones Directas anteriores a marzo de 2012 registrados en Gesproy SGR.
Recursos en ejecutados: Se obtiene de la sumatoria de los valores registrados de avance
de ejecucin en especie en Gesproy SGR, Documentos de Ejecucin de Bienes y
Servicios de la pestaa Planeacin de la ejecucin., en los que se haya definido que
afectan avance financiero.
Valor de liquidacin Se obtiene de la sumatoria del valor de actas de tipo Acta de
Liquidacin y Acta Liquidacin - no requiere de los contratos asociados al proyecto
Valor No Ejecutado: Corresponde a la Diferencia entre el Valor Total Proyecto y el Valor
de Liquidacin

RESUMEN FINANCIERO DEL PROYECTO FUENTES SGR

Imagen 123. Resumen Financiero del Proyecto Fuentes SGR

Valor SGR Aprobado Proyecto: Se obtiene de la pestaa FUENTES FINANCIACIN del


proyecto que correspondan a recursos del SGR.
Valor Girado al Proyecto: Se obtiene de la sumatoria del valor de los giros realizados al
proyecto (BPIN) por las fuentes: FCR 60%; FDR; FCTeI y Municipios Ribereos. Al
resultado se le adicionan las Transferencias de las fuentes: AD y AE-FCR 40% realizadas
al ejecutor del proyecto, si existen y han sido registradas en el reporte de Cuentas SGR.
Los datos de las fuentes son tomados del aplicativo de Cuentas SGR cuando cumplan el
concepto Ingreso-Traslado de recursos a ejecutor proyecto SGR. En el caso que el
ejecutor sea el mismo beneficiario de los recursos AD y AE-FCR 40%, es decir no hay
concepto de traslado de estos recursos y el proyecto tiene recursos de AD y/o AE-FCR,
estos no se suman al Valor Girado al Proyecto.
Valor Contratos Recursos SGR: Se obtiene de la sumatoria del valor de las fuentes del
SGR asociadas a los contratos asociados al proyecto.
Pagos Contratos Recursos SGR: Se obtiene de la sumatoria del valor de los pagos de
contratos asociados al proyecto y homologados en Gesproy SGR provenientes de Cuentas

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 121 de 136

SGR, ms los pagos de recursos propios registrados en Gesproy SGR, ms los pagos de
Asignaciones Directas anteriores a marzo de 2012 registrados en Gesproy SGR.
Valor Liquidacin Contratos Recursos SGR: Se obtiene de la sumatoria del valor de
actas de tipo Acta de Liquidacin y Acta Liquidacin - no requiere de los contratos
asociados al proyecto para las fuentes correspondientes a fuentes de recursos SGR.
Recursos SGR No Ejecutados: Se obtiene de la diferencia entre el Valor SGR Aprobado
Proyecto y Valor Total Liquidacin Contratos Recursos SGR.
Valor Reintegrado Aplica nicamente a proyectos financiados con recursos: FCR 60%,
FDR, FCTeI y Municipios Rivereos 0.5% Cormagdalena, o de las transferencias
realizadas al proyecto (AD y AE). Se obtiene del aplicativo de Cuentas SGR, por el
concepto de Egreso Devolucin de recursos no ejecutados.

REQUISITOS PARA CIERRE DEL PROYECTO:


La entidad debe pulsar el botn VERIFICAR REQUISITOS CIERRE para que el sistema verifique
los requisitos exigidos para el cierre del proyecto. Si la entidad cumple todos los requisitos exigidos
se activa el botn correspondiente para que la entidad pueda proceder a incluir el Acto
Administrativo de Cierre

Imagen 124. Requisitos para el cierre del proyecto

REQUISITO
Proyecto terminado.

Cumplimiento de 100%
de
las
metas
de
producto.
Plizas de estabilidad
para contratos de obra.

DESCRIPCIN
Proyecto en estado TERMINADO, con avance del 100% en la
ejecucin de la programacin de actividades con registro generado
por la entidad ejecutora en el que se indica que la ejecucin fsica del
proyecto est concluida.
Porcentaje de ejecucin de las metas de los indicadores de producto
est al 100%.
Se verifica si existe al menos un contrato de Obra en el proyecto, si
no, NA (No aplica). Si los hay, todos deben tener pliza de
estabilidad registrada: Tipo pliza = Cumplimiento, Cubrimiento =
Estabilidad de la obra. Si el cubrimiento de la pliza tiene una

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 122 de 136
duracin menor a 60 meses debe tener diligenciado el campo
Observacin.
Contratos liquidados.
Este dato se obtiene de la pestaa 'Detalle Contratos'. Se valida que
el contrato tenga 'Acta de Liquidacin' para los contratos de obra o
'Acta de Liquidacin - no requiere' para los dems.
Contratos pagados.
Corresponde a la sumatoria de pagos asociados al proyecto y cada
contrato, el cual para cada contrato debe coincidir con el valor de
'Acta de Liquidacin' o 'Valor final ejecutado' del tipo de documento
'Acta Liquidacin No Requiere' para los contratos diferentes a
contrato de Obra.
Recursos reintegrados.
Se verifica que el monto de los recursos registrados para el proyecto
en el aplicativo Cuentas SGR en el concepto Egreso Devolucin
de recursos no ejecutados, es equivalente a la diferencia entre el
valor girado o transferido por fuente de financiacin y la sumatoria de
los pagos asociados al proyecto por cada una de las fuentes de
financiacin.
Auditorias visibles.
Si el proyecto cuenta con auditoria visibles, se debe contar el registro
del foro de Cierre y los compromisos de los foros del proyecto estn
en estado Cumplido o Incumplido Cerrado (si el proyecto no tiene
auditorias visibles, NA).
El Proyecto no tiene Se verifica que el proyecto no tiene alertas en estado Sin Subsanar
Alertas sin Subsanar.
para el ltimo trimestre generado de alertas masivas SMSCE, si no
las tiene cumple con el requisito.
Tabla 64. Requisitos para el cierre del proyecto

Imagen 125. Opcin Cierre del Proyecto.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 123 de 136
REQUISITOS ACTO ADMINISTRATIVO DE CIERRE
Pasos para ingresar informacin de ACTO ADMINISTRATIVO:
PASO
1

2
3

DESCRIPCIN
El proyecto debe cumplir ciertos requisitos para poder cambiar al estado PARA
CIERRE. El usuario puede verificar si el proyecto cumple los requisitos haciendo click
en el botn VERIFICAR REQUISITOS CIERRE
Cumplidas las condiciones se actualiza el estado del proyecto al estado PARA
CIERRE y se habilita el botn INGRESAR ACTO ADMINISTRATIVO
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Documento: Seleccionar de la lista desplegable.
Numero: Ingresar nmero correspondiente al documento de cierre
Fecha: Ingresar fecha en formato DD/MM/AAAA.
Una vez ingresado los datos del acto administrativo de cierre, se habilita botn para
relacionar el soporte correspondiente donde existen campos predeterminados y otros
que la entidad debe ingresar, los datos son:
Nivel 1 de Clasificacin: Predeterminado CIERRE PROYECTO
Nivel 2 de Clasificacin: Predeterminado ACTO ADMINISTRATIVO CIERRE
Tipo de Documento del Nivel 1 y Nivel 2: Seleccionar de la lista desplegable
SOPORTE ACTO ADMINISTRATIVO DE CIERRE.
Descripcin: Ingresar la descripcin del acto de cierre
Fecha del documento soporte: Ingresar fecha en formato DD/MM/AAAA
Documento soporte: adjuntar el documento para subirlo a la plataforma
Tabla 65. Pasos registro acto administrativo de cierre

Imagen 126. Ingreso del Acto Administrativo de Cierre

Imagen 127. Ingreso Soporte Acto Administrativo de Cierre

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 124 de 136

Imagen 128. Ingreso soporte Acto Administrativo de Cierre


Notas:
Cuando el acto administrativo de cierre del proyecto es registrado el proyecto cambia a
estado CERRADO y la entidad no podr registrar informacin a partir de este momento.
En estado Cerrado, la entidad deber aprobar todos los periodos de reporte de informacin
correspondientes incluyendo el actual para que el estado quede aplicado al proyecto.
Si la entidad no ha realizado el proceso de aprobacin del periodo se permitir borrar el
acto administrativo registrado.
Si el proyecto tiene acto administrativo de cierre y est aprobado el periodo de reporte de
informacin, la entidad ya no podr anular ni modificar informacin del proyecto. Solo
podr adicionar un acto administrativo de cierre adicional sin modificar ni eliminar el acto
administrativo existente.
En dado caso que la entidad necesite cargar ms de una correccin (actos administrativos
de cierre adicionales), ser con aprobacin del SMSE y este a su vez realizara la solicitud
correspondiente al grupo de TI-DVR para habilitar el cargue de un archivo adicional.
Anulacin del Cierre del Proyecto: Solamente es posible si se elimina el acto administrativo
de cierre del proyecto. Para esto, el periodo de reporte de informacin actual NO debe
estar Aprobado. En este caso, la entidad podr eliminar el acto administrativo de cierre
cargado y de esta manera el proyecto quedar habilitado para ingresar informacin
adicional o cargar nuevamente el acto administrativo de cierre.

9.17.

Opcin AUDITORIAS VISIBLES

En el caso en que la entidad ejecutora tenga procesos de auditoras para el proyecto, ser
informada por el DNP, y la entidad deber solicitar por la mesa de ayuda de Gesproy SGR a qu
usuarios se les debe asignar el perfil de Seguimiento para Auditorias Visibles, de forma que este
o estos usuarios puedan ingresar por el men de Gesproy a la opcin Auditorias Visibles e ingresar
la informacin respectiva.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 125 de 136

Imagen 129. Opciones Auditorias Visibles.

Pasos para ingresar informacin de seguimiento a las auditorias:


PASO
1

2
3

DESCRIPCIN
En la opcin AUDITORIAS VISIBLES, en la seccin Compromisos Realizados, dar
click en el botn SEGUIMIENTO. Esto le llevar a una pgina donde se consultar la
informacin de los compromisos del ente ejecutor con la auditoria.
En la siguiente ventana dar click en el botn INGRESAR SEGUIMIENTO.
En la siguiente ventana, ingresar datos:
Fecha: Ingresar fecha en formato DD/MM/AAAA.
Fecha Reiterado: Ingresar fecha en formato DD/MM/AAAA.
Estado: Seleccionar de la lista desplegable.
Descripcin: Ingresar la descripcin del avance del compromiso.
Tabla 66. Pasos registro seguimiento Auditorias Visibles

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 126 de 136

Imagen 130. Ingreso Compromisos Realizados.

Imagen 131. Ingreso seguimiento de Compromisos Realizados.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 127 de 136
III.

CONSULTAS O REPORTES

1. Ingreso
Una vez el usuario ingrese su cdigo de usuario y contrasea visualizara la pantalla principal del
sistema SMSCE, donde segn los perfiles que tenga asociados (Cuentas SGR / Gesproy SGR),
podr ingresar a los mdulos respectivos. En esta pantalla el usuario encuentra un mdulo
dedicado a la generacin de consultas o reportes.

Imagen 132. Ingreso a CONSULTAS especficas de la informacin del sistema.

2. Reportes especficos de los proyectos (Excel):


Para generar los reportes en Excel, se debe ingresar por el botn REPORTES ESPECIFICOS DE
LOS PROYECTOS (EXCEL), ubicado a la derecha de la pantalla principal del aplicativo en la
seccin GESPROY SGR.
Esta funcionalidad dispone 3 tipos de reportes para la entidad ejecutora, los cuales se generan en
un archivo Excel y se pueden filtrar por los siguientes criterios, para lo cual, al usuario se le
presentaran nicamente las opciones que tenga acceso segn el tipo de entidad a la que
pertenezca:

Tipo de Entidad: Diferencia el tipo de entidad para la cual se desea generar el reporte.
Los posibles valores a seleccionar son: CAR, Corregimiento Departamental,
Departamento, Municipio y Otros.
OCAD: Listado de OCADS a los que el usuario tiene acceso.
Regin: Listado de regiones a las que el usuario tiene acceso en el sistema.

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 128 de 136

Agrupacin de entidades: Departamento o clasificacin de entidades a las que tiene


acceso el usuario en el sistema.
Entidades: Municipio o Institucin a las que el usuario tiene acceso en el sistema.

Imagen 133. CONSULTAS que se pueden generar y sus parmetros de bsqueda.


Para generar el reporte, se selecciona del primer combo Consulta a ejecutar el reporte que desea
generar: Contratos, Cargue Informacin Gesproy SGR o Proyectos, luego se definen los filtros y
por ltimo se da click en el botn GENERAR ARCHIVOS.

Reporte CONTRATOS: Este reporte genera la informacin de los contratos tanto de Obra
como de Interventora relacionados al proyecto de la entidad.

Reporte Cargue Informacin GESPROY SGR: Este reporte genera la informacin bsica
de los proyectos de la entidad e indica por cada tema a reportar informacin del proyecto si
existe o no informacin cargada a la fecha en el sistema. Si existe informacin se muestra
el valor 1 en la columna respectiva, si no hay informacin, se muestra el valor 0.

Reporte Proyectos: Este reporte genera la informacin de los proyectos de que ejecuta la
entidad con sus variables principales.

IMPORTANTE: Para generar otro reporte, se debe cambiar la seleccin en el primer combo de la
parte superior Consulta a ejecutar o en caso que necesite generar el mismo reporte debe cambiar
de seleccin en esta misma lista para que se refresque la pgina y se active el botn GENERAR
ARCHIVO.
3. Generacin Reportes Estandarizados de los Proyectos (PDF) para las Entidades
Territoriales.
En esta seccin, el usuario puede generar los reportes en PDF:
Proyectos detallados por Entidad Ejecutora

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 129 de 136

Proyectos contratados por Entidad Ejecutora


Proyectos por OCAD

Cada reporte se genera por Entidad Ejecutora que tenga el usuario asociado, la cual debe estar
definida previamente en campo Seleccin Entidad ubicado en la parte superior para el ingreso a
Gesproy SGR.

Imagen 134. Generacin reportes PDF Entidades

Fecha: 31/07/2015
Manual de Usuario GESPROY SGR
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 2.16
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 130 de 136

ANEXOS

Manual de Usuario GESPROY SGR


SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE
PROYECTOS GESPROY- SGR

Fecha: 31/07/2015
Versin: 2.11
Pgina 131 de 136

Validaciones Ruta Crtica para el reporte de informacin del seguimiento y ejecucin de proyectos del SGR
CATALOGO VALIDACIONES RUTA CRITICA
ID

OPCION
GESPROY SGR

ITEM

PLANEACIN
EJECUCIN

Programacin
Precontractual

PLANEACIN
EJECUCIN

Programacin
Precontractual

PLANEACIN
EJECUCIN

Contratacin

PLANEACIN
EJECUCIN

Ejecucin

VALIDACION
Para el ingreso de
informacin debe existir
al menos un registro
Acuerdo de Aprobacin
en la opcin
APROBACION Y AJUSTES
La fecha inicial de la
actividad sea mayor o
igual a la fecha del
Acuerdo de Aprobacin
del OCAD. Si hay ms de
un acuerdo de
aprobacin, validar contra
la fecha ms antigua de
los acuerdos.
La fecha inicial de la
actividad sea mayor o
igual a la fecha de
suscripcin del contrato.
La Fecha Inicial de la
ejecucin de la actividad
sea mayor o igual a la
Fecha de Suscripcin del
contrato.

EVENTO

VALIDACION

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA

CARGUE ARCHIVOS

INFORMATIVA

CARGUE ARCHIVOS

INFORMATIVA

CARGUE ARCHIVOS

INFORMATIVA

Fecha: 31/07/2015
Versin: 2.11
Pgina 132 de 136

Manual de Usuario GESPROY SGR


SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE
PROYECTOS GESPROY- SGR
CATALOGO VALIDACIONES RUTA CRITICA
ID

OPCION - GESPROY
SGR

INCORPORACIN
PRESUPUESTAL

ITEM

GENERAL

INCORPORACIN
PRESUPUESTAL

Fecha

GESTIN
PRECONTRACTUAL

Proceso
Precontractual

GESTIN
PRECONTRACTUAL

Proceso
Precontractual

VALIDACION
Para el ingreso de
informacin debe existir
al menos un registro
Acuerdo de Aprobacin
en la APROBACION Y
AJUSTES
Debe ser mayor o igual a
la fecha del Acuerdo de
Aprobacin del OCAD. Si
hay ms de un acuerdo de
aprobacin, validar contra
la fecha ms antigua de
los acuerdos.
Validar que exista al
menos un registro en
CUMPLIMIENTO
REQUISITOS que sea de
cumplimiento TOTAL.
Validar que la Fecha del
Acto Administrativo de
Apertura, debe ser mayor
o igual a la fecha del
Certificado de
Cumplimiento de
Requisitos TOTAL.

EVENTO

VALIDACION

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA: En caso de
ser recursos del SGR.
INFORMATIVA: En caso
de ser recursos propios

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

Manual de Usuario GESPROY SGR


SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE
PROYECTOS GESPROY- SGR

Fecha: 31/07/2015
Versin: 2.11
Pgina 133 de 136

CATALOGO VALIDACIONES RUTA CRITICA


ID

OPCION - GESPROY
SGR

ITEM

GESTIN
PRECONTRACTUAL

CDP

10

GESTIN
PRECONTRACTUAL

Detalle CDP

11

GESTIN
PRECONTRACTUAL

Detalle CDP

VALIDACION
Al relacionar el CDP al
proceso precontractual,
validar que la Fecha del
CDP sea menor a la fecha
del Acto Administrativo
de Apertura del proceso
precontractual.
En el ingreso del detalle
del CDP, validar que la
fecha del CDP sea mayor
o igual que la mnima
fecha de la Incorporacin
Presupuestal del rubro
(rubro, fuente y vigencia)
asociado en el detalle del
CDP.
El valor del CDP no puede
ser mayor al valor del
rubro de la incorporacin
presupuestal. Es decir, no
ser mayor al total de a
la(s) incorporaciones
presupuestales asociadas
al rubro, fuente de
financiacin y vigencia del
proyecto.

EVENTO

VALIDACION

RELACIONAR CDP

INFORMATIVA

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA

Manual de Usuario GESPROY SGR


SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE
PROYECTOS GESPROY- SGR

Fecha: 31/07/2015
Versin: 2.11
Pgina 134 de 136

CATALOGO VALIDACIONES RUTA CRITICA


ID

12

13

14

OPCION - GESPROY
SGR

ITEM

VALIDACION

EVENTO

VALIDACION

CUMPLIMIENTO
REQUISITOS

GENERAL

Para el ingreso de
informacin debe existir
al menos un registro
Acuerdo de Aprobacin
en la opcin
APROBACION Y AJUSTES

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA

CUMPLIMIENTO
REQUISITOS

Campos:
Fecha
Nmero de
documento o
radicado
OCAD
Cumplimiento
(Parcial / Total)

Son de carcter
obligatorios. Marcar con
asterisco.

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA

No puede ser menor a la


fecha del Acuerdo de
Aprobacin en
APROBACION Y
AJUSTES. Si hay ms de
un acuerdo de
aprobacin, validar contra
la fecha ms antigua de
los acuerdos.

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CUMPLIMIENTO
REQUISITOS

Fecha

Manual de Usuario GESPROY SGR


SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE
PROYECTOS GESPROY- SGR

Fecha: 31/07/2015
Versin: 2.11
Pgina 135 de 136

CATALOGO VALIDACIONES RUTA CRITICA


ID

OPCION - GESPROY
SGR

ITEM

15

CUMPLIMIENTO
REQUISITOS

OCAD

16

CUMPLIMIENTO
REQUISITOS

GENERAL

17

CONTRATOS
PROYECTO

GENERAL

18

CONTRATOS
PROYECTO

GENERAL

VALIDACION
Solamente se deben
presentar en el listado de
OCADs los que estn
relacionados con los
acuerdos de aprobacin
del proyecto
Si existen procesos
precontractuales creados
luego de la fecha de
creacin del Certificado,
no se debe permitir la
eliminacin del
certificado.
Al asociar un proceso
precontractual a un
contrato, el proceso no
debe seguir disponible
para asociarlo a otros
contratos del proyecto. Se
debe manejar un proceso
por cada contrato.
Validar que se asocie un
proceso precontractual al
proyecto. Es de
obligatorio
diligenciamiento.

EVENTO

VALIDACION

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA

ELIMINACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CREACIN REGISTRO

RESTRICTIVA

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

Manual de Usuario GESPROY SGR


SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE
PROYECTOS GESPROY- SGR

Fecha: 31/07/2015
Versin: 2.11
Pgina 136 de 136

CATALOGO VALIDACIONES RUTA CRITICA


ID

OPCION - GESPROY
SGR

ITEM

19

CONTRATOS
PROYECTO

Fecha de
Suscripcin

20

CONTRATOS
PROYECTO

Valor Total
Contrato

21

CONTRATOS
PROYECTO

Valor RP

22

CONTRATOS
PROYECTO

Fecha Acta de
Inicio

23

APROBACION Y
AJUSTES

ACUERDO DE
APROBACIN

VALIDACION
Debe ser mayor o igual a
la Fecha del Acto
Administrativo de
Apertura del Proceso
Precontractual
relacionado al contrato.
No debe ser mayor al
valor de los CDPs que
soportan el proceso
precontractual
relacionado al contrato.
El valor del RP debe ser
igual al "Valor Contrato
Proyecto".
No debe ser menor que la
Fecha de Suscripcin del
Contrato.
Que se pueda ingresar
ms de un Acuerdo de
Aprobacin.

EVENTO

VALIDACION

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CREACIN REGISTRO

INFORMATIVA

CREACIN DEL REGISTRO

INFORMATIVA