rea: AUDITORIA

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Contenido:
INFORME ESPECIAL
Una Matriz de Riesgo y Tcnica de una Auditora Operativa ................................................................. IX-1

Una Matriz de Riesgo y Tcnica de una Auditora Operativa

uchos libros en el mercado estn

consagrados a programas de
auditora y cuestionarios para usar
en auditoras operativas de departamentos especficos o reas funcionales.
Desafortunadamente, tales programas y
cuestionarios generalizados no siempre
pueden ser totalmente aplicables en situaciones especficas de la compaa; entonces, los auditores no pueden apoyarse en los programas de auditora publicados.
En cambio, los programas y cuestionarios de auditora deben muchas veces ser
individualmente desarrollados para cada
situacin de auditora. No importa que
departamento est examinando un auditor operativo, una manera de desarrollar
un programa de auditora operativa es
preparar una matriz de riesgo y tcnica
(RTM).
Una RTM es simplemente un forma de
relacionar los objetivos operativos de un
departamento o funcin con las tcnicas
gerenciales para los variados riesgos
involucrados. Tal matriz puede ser usada
tanto en reas donde un auditor tiene
experiencia como en aquellos departamentos que no han sido auditados con
anterioridad.
Esencialmente, una RTM comienza con
los objetivos de un departamento, que
se supone uno puede encontrar en un
manual de polticas y procedimientos.
Cada departamento probablemente tendr solamente unos pocos objetivos. En
la siguiente columna, el auditor enumera
todas las tcnicas gerenciales; puede haber varias tcnicas usadas para lograr cada
uno de los objetivos.
Uno de los trabajos de un auditor operativo es evaluar la eficiencia y eficacia de
esas tcnicas gerenciales. Luego, la tercera columna es usada para enumerar los
riesgos involucrados si una determinada
tcnica gerencial no es totalmente utilizada. Naturalmente, si no haba riesgos
involucrados, luego el auditor debe reco-

Ejemplo:
Supongamos que un auditor est proyectando una auditora operativa de compras.
El primer paso es determinar los objetivos de la funcin de compras. sos podran ser los siguientes:

1. Obtener bienes y servicios al costo ms

bajo posible dado un especfico nivel
de calidad.
2. Obtener los bienes en el momento
justo para su uso en la produccin.
3. Satisfacer las necesidades de los departamentos usuarios con respecto a
bienes y servicios.
4. Obtener bienes y servicios de aceptable calidad.
El ejemplo, ilustra una RTM parcial para la
funcin de compras. (Para ahorrar espacio, nuestro ejemplo se refiere solamente
al primer objetivo operativo). Observe que
un objetivo de una funcin de compras
es obtener productos y servicios al precio
ms bajo posible dado un especfico nivel de calidad.
La columna de tcnicas gerenciales enumera todas las tcnicas usadas para lograr los objetivos. Para cada tcnica
gerencial (por ejemplo, oferta competitiva y negociacin), la siguiente columna enumera uno o ms riesgos
involucrados si la tcnica especfica no
es usada (pagar demasiado por bienes y
servicios).
La columna final enumera los procedimientos que un auditor debe efectuar
para determinar que la tcnica deseada
est siendo usada apropiadamente (por
ejemplo, la observacin de formularios
preimpresos de requerimiento de oferta
y el examen de documentacin sobre rdenes cerradas).
Otra manera de usar la matriz, es proceder desde la primera columna (objetivos)
directamente a la tercera columna (riesgos). Esto sera apropiado cuando los riesgos estn bien definidos. El auditor puede luego trabajar hacia atrs desde los
riesgos para identificar las tcnicas
gerenciales apropiadas para evitar cada
riesgo. Lo apropiado de cada tcnica y su
nivel de aplicacin puede entonces ser
evaluado.
Usando una matriz de riesgo y tcnicas,
un auditor operativo puede fcilmente
relacionar los objetivos y procedimientos
de un departamento con las posibles
reas problemticas y las tcnicas apropiadas de auditora. Los procedimientos
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P R I M E R A Q U I N C E N A - N O V I E M B R E 2005

Mg. Armando Villacorta Cavero

Presidente del Instituto de Auditores
Internos del Per

mendar la eliminacin de la tcnica especfica. Muy frecuentemente, sin embargo,

una tcnica gerencial necesaria es slo
parcialmente utilizada. Entonces, el objetivo del auditor debe centrarse en determinar si uno o ms riesgos identificados
estn siendo evitados.
El programa de auditora debe estar basado sobre un anlisis de riesgo que gue
el esfuerzo de auditora. Por consiguiente, la cuarta columna es usada para evaluar el riesgo a nivel individual de
auditora. La escala de importancia no tiene que ser complicada. Se pueden usar
valores alfabticos o numricos. Tenga en
cuenta que los planes de auditora son
subjetivos y que la clave para un buen
planeamiento de auditora es desarrollar
una metodologa que producir un plan
que refleje las preocupaciones de la gerencia. En este punto el imput de la
gerencia es muy recomendable. Permitindole a la gerencia entender el proceso y participar, lo cual alentar su compra del plan.
Finalmente, la quinta columna de la matriz es usada para enumerar los procedimientos de auditora que son necesarios
para determinar si cada tcnica gerencial
necesaria est siendo usada apropiadamente. Esta columna sirve como base para
la preparacin de un detallado programa
y los cuestionarios de auditora.
Adems de ser til para la preparacin de
programas de auditora, una matriz de
riesgo y tcnicas puede ser til para la
evaluacin de la aplicabilidad de un programa estandarizado obtenido de una
fuente fuera de la compaa. Del mismo
modo, la matriz puede ser usada para
evaluar la adecuacin e integridad de un
programa que ha sido desarrollado por
los auditores de la compaa en aos
anteriores.

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INFORME ESPECIAL

enumerados en la columna final de la

matriz se convierten en los pasos detallados del programa formal de auditora. A
travs del uso de la matriz, el auditor se
asegura que todos los pasos necesarios
de auditora estn includos, y que todos
los pasos includos son necesarios.
Otra ventaja es que si un auditado le pregunta a un auditor junior por qu es necesario un procedimiento especfico de
auditora, el auditor tendr la matriz como
un recurso disponible para contestar la
pregunta.

Sntesis
Una matriz de riesgo y tcnicas de
auditora operativa es un medio til para
preparar nuevos programas de auditora
y para evaluar los programas existentes.
La idea de la RTM es que los objetivos de
un departamento y las tcnicas gerenciales
relacionadas se correlacionan con los riesgos de no utilizar completamente las tcnicas. El resultado es un listado de procedimientos de auditora que pueden ser
usados para determinar si la tcnica
gerencial est totalmente operable. En

esencia, el uso de una RTM es simplemente una manera para que los auditores organicen sus pensamientos, es una forma
de procedimiento sistemtico desde los
objetivos hacia las tcnicas, los riesgos, los
procedimientos de auditora. Los auditores sern capaces de observar fcilmente si
cualquier riesgo potencial es controlado, y
si todos los procedimientos logran los
objetivos para los cuales fueron diseados. La RTM puede ser una herramienta
valiosa, adems, de la preparacin y evaluacin de programas de auditora.

EJEMPLO DE UNA MATRIZ DE RIESGO Y TCNICA DE UNA AUDITORA OPERATIVA

I
Objetivos
Departamentales

II
Tcnicas
Gerenciales

III
Riesgos si las tcnicas son
inadecuadas

IV
Ranking de riesgo

V
Procedimiento
de auditora

1. Pedidos de cotizacin

1. Excesivos costos de los bienes y servicios comprados

2. Ciertos proveedores se pueden favorecer sobre otros

1. Examinar formularios preimpresos de pedido de cotizacin de precios.

2. Buscar documentacin, probando que han sido obtenidas las cotizaciones.
3. Observar el grado de cambios de proveedores durante un ao.

2. Ofertas Competitivas

1. Excesivos costos de los bienes y servicios comprados.

1. Examinar los formularios de

pedidos
de
ofertas
preenumeradas.
2. Examinar la documentacin
mostrando que se obtuvieron ofertas sobre las rdenes anteriores.
3. Examinar la documentacin
que justifique la compra a la
oferta que no fue ms baja.

3. Minucioso estudio antes

de colocar rdenes

1. Excesivos costos de los bienes y servicios comprados.

2. Excesivos costos de entrega.
3. Prdida de descuentos por
cantidad.

1. Examinar los catlogos del

proveedor para verificar la existencia de descuentos por
cantidad.
2. Comparar facturas de rdenes completadas con catlogos del mismo proveedor.
3. Observar la biblioteca de catlogos del proveedor y listas de precios.
4. Observar el tratamiento del
flete y los trminos de descuentos en los formularios
de cotizacin.

4. Negociacin

1. Excesivos costos de los bienes y servicios comprados

1. Ver los procedimientos seguidos cuando las ofertas y

licitaciones no son usadas.
2. Examinar las razones de las
variaciones de precio.

5. Mtodos de compra especializados contratos: para

toda la compaa rdenes
de compra abiertas.

1. Excesivos costos de bienes y

servicios comprados.
2. Prdida de descuentos por
cantidad.

1. Examinar los contratos integrales de compras, y las rdenes de compra abiertas.

2. Discutir y revisar la extensin
de los mtodos especializados de compra.

6. Obtener eximisin de impuesto a las ventas.

1. Excesivos costos de bienes y

servicios comprados.

1. Examinar el certificado de
eximisin del impuesto a las
ventas.
2. Examinar ejemplos de facturas para verificar el no cargo
del impuesto a las ventas.

P R I M E R A Q U I N C E N A - N O V I E M B R E 2005

Obtener bienes y
servicios al menor costo
posible dado un nivel
especfico de calidad

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INSTITUTO PACFICO