Tratamientointegralautomatizado

de las facturas recibidas

delasfacturasrecibidas,
tantofsicascomoelectrnicas,
desdelarecepcinhastaelpago,
sinmediarpapel.
i
di
l

2009TecnomediaSistemasSL

Agenda
Introduccin
Capturadefacturas
Tratamientodelafacturaelectrnica
Tratamientodelafacturaenpapel
p p
Workflow defacturas
Caractersticas
Aprobacindefacturas
Aprobacin de facturas
Controlcorporativo
Archivoelectrnico
Integracin
Ampliacindelafuncionalidad
Resumendebeneficios
Ni l d
Nivelesdeautomatizacin
i i

2009TecnomediaSistemasSL

Introduccin
Optimizarelprocesoderegistrodefacturasdeproveedor
Opt
a e p oceso de eg st o de actu as de p o eedo
abarcandodesdesurecepcin,extraccinautomticadedatos
contables,distribucin,imputacin,aprobacinhastala
transferencia del asiento contable y orden de pago al ERP
transferenciadelasientocontableyordendepagoalERP.

2009TecnomediaSistemasSL

Recepcindefacturas
Elsistemapermitelarecepcindefacturasenpapel,EDIyfacturaelectrnica.
Factura
Electrnica

Recepcindirecta
(webservice),
email,descarga
,
g

Accesibleala
Accesible
a la
AEAT.Cierrede
periodos.

Verificacindela
firmaelectrnica

Archivoelectrnico
homologadode
facturas

Conversinde
formatos

Workflow
W
kfl facturas:
f t
conciliacin,
aprobaciny
contabilizacin

Digitalizacin Certificada
DigitalizacinCertificada

OPCIONAL
Factura
EnPapel

Archivoelectrnico
j
detrabajo

Conversinadigitalmediante
escneryOCR

2009TecnomediaSistemasSL

Almacenalaimagendela
facturaydocumentacin
anexa

Tratamientodelafacturaelectrnica
Necesidaddeidentificarlosdiferentestiposdefacturaelectrnica quese
reciben,tantoelformatodeldocumento(EDIFACT,PDF,XML,etc..)comoel
de lafirmaelectrnicaasociada(PKCS7,CAdES,XAdES,etc..).
Enlafasedevalidacin,lafacturaelectrnicaconfirmaelectrnica
completa(mensaje,hashcifrado,certificadodefirma,sellodetiempoy
datosderevocacin)facilitarlavalidacinsinnecesidaddeaccedera
serviciosexternos.
Enlafasedeconversin,losformatosestructuradosbasadosenXML
facilitan enormemente lalabordeconversinylaintegracinenelflujo
facilitanenormemente
la labor de conversin y la integracin en el flujo
detrabajoelectrnico.
Elmdulodeconversindeformatosparalafacturaelectrnicaalimenta
El
mdulo de conversin de formatos para la factura electrnica alimenta
elflujodetrabajodefacturasenformatoXMLeinclusogenerauna
imagenficticiadelcontenidodelafactura,comosideunafacturaen
papelsetratara.
l
2009TecnomediaSistemasSL

Tratamientodelafacturaenpapel
Ladigitalizacinpermiteladisponibilidadonlinedeldocumento,cambiar
laestrategiadearchivadofsicoyeslabaseparalalecturaautomtica de
datosdeldocumento.
Ladigitalizacincertificada,adems,permitelaeliminacindelpapel con
plenovalorfiscal.

Facturas
P l
Papel

factura

Digitalizar
igitali ar

Extraccin
A t ti
Automtica

Verificacin

Legalizar
g

Workflow
Facturas

Caractersticasdelaestacindedigitalizacin:

OCRpreentrenado sinnecesidaddedefinirplantillaspreviamente.
Integracinconreglasdenegocio.
Capacidadesdeautoaprendizaje entiempodeproduccin.
Lecturadedatosdefacturaaniveldecabeceraoaniveldelneas.
2009TecnomediaSistemasSL

Veamosunejemplo

2009TecnomediaSistemasSL

Caractersticasprincipalesdelworkflow
Flujodeaprobacin100%basadoenweb.
Solucinorientada alprocesamientoautomatizadodelafacturarecibida.
Plantillasdepropuestascontablesparala asignacin/distribucinde
cuentasycentrosdecosteporproveedor.
Modelodeautorizacinflexible.
Soporte para pagos parciales y periodificaciones.
Soporteparapagosparcialesyperiodificaciones.
Fcil deusaryaprender.
ArchivoElectrnicoIntegrado.

2009TecnomediaSistemasSL

VisingeneraldesdeBBAArena

2009TecnomediaSistemasSL

Lgicadelworkflow
PO System

AP System

Integrationinterface
GetPOsandGRNs

Integrationinterface
ValidateandBookinvoices
Booking

Multi- dimensional cas

cading matching

INVOICE
IfPO

MatchOK

Matchdiscrepancy

PAYMENT

Invoice
capture &
Archiving

Match invoice
with PO/GRN

Invoice Log

My Invoices
/W kfl
/Workflow

Invoice database
El t
Electronic
i archive
hi

2009TecnomediaSistemasSL

End Case
Booking

Lgicadelworkflow Registrodefacturas
PO System

AP System

Integrationinterface
GetPOsandGRNs

Integrationinterface
ValidateandBookinvoices
Booking

Multi- dimensional cas

cading matching

INVOICE
IfPO

MatchOK

Matchdiscrepancy

PAYMENT

Invoice
capture &
Archiving

Match invoice
with PO/GRN

Invoice Log

My Invoices
/W kfl
/Workflow

Invoice database
El t
Electronic
i archive
hi

2009TecnomediaSistemasSL

End Case
Booking

Lgicadelworkflow Registrodefacturas
TodaslasfacturasseincorporanalsistemadesdeelRegistrodefacturas.
Enesteproceso,elsistemaintentaconciliarlafacturamedianteelmtodo
deconciliacinencascadamultidimensional,paraobtenerunapropuesta
contableyunapropuestadeflujodeaprobacin.

2009TecnomediaSistemasSL

Lgicadelworkflow Misfacturas
PO System

AP System

Integrationinterface
GetPOsandGRNs

Integrationinterface
ValidateandBookinvoices
Booking

Multi- dimensional cas

cading matching

INVOICE
IfPO

MatchOK

Matchdiscrepancy

PAYMENT

Invoice
capture &
Archiving

Match invoice
with PO/GRN

Invoice Log

My Invoices
/W kfl
/Workflow

Invoice database
El t
Electronic
i archive
hi

2009TecnomediaSistemasSL

End Case
Booking

Lgicadelworkflow Misfacturas
Losresponsablesdeaprobacinrecibensusfacturasensulista
personalizadaparasuaprobacin.
l d
b

2009TecnomediaSistemasSL

Controlcorporativo
Deformaautomtica,segeneraninformesqueaportaninformacinde
controldelproceso.
Elinformedeflujodetrabajonospermiteconocerlostiempos
j
j
p
p p
promedio,,
mximoymnimoempleadosenunperodo,paratodoelprocesoyen
cadaunadelasetapas.
Losinformesdecuellodebotelladeaprobadorespermitenconocerque
usuariosestnrecibiendomsfacturasyculesselesenvamsrecordatorios.
Losinformesdecuellodebotelladeproveedorespermitenconocerque
proveedoresnosenvanmsfacturasyculesdeellosgeneranms
i id i
incidencias.

2009TecnomediaSistemasSL

Archivoelectrnicodefacturas
Accesointegrado dentrodelamismaplataformawebyaccesocontrolado
segnperfilesdeusuario.
g p
Bsquedadefacturaspordatosdelafactura,datoscontablesodatos
del flujo de trabajo
delflujodetrabajo.
Accesonosloalaimagendelafactura,sinoalcasocompleto:
9
9
9
9
9

Imagendelafactura
Documentacinanexa
I f
Informacincontable
i
bl
Informacindelpago
Logdeactividades

2009TecnomediaSistemasSL

Integracin
Laintegracinsepuederealizarconmecanismos deintercambiosimples
(
(ficherosplanos,XML)omedianteserviciosweb.
p
,
)

Desde elERPalworkflowdefacturas
el ERP al workflow de facturas

Workflow

File Exchange Area

(XML / flat file)

Booking Interface
ERP

Mastter Data Extra

action

Integration Interface

Database

2009TecnomediaSistemasSL

Maestrodeproveedores
Maestrodecuentas contables
Maestrodecentros decoste
Monedas ycambios demoneda
Usuarios
Datos depedidos decompra yalbaranes
Informacin delpago

Desde elworkflowdefacturas alERP

Asiento contable delafactura

Autorizacin para elpago
el pago

Ampliacindelafuncionalidad
Mdulodepedidosdeproveedor
Laplataformasepuedeampliarparalacreacin,aprobacin,envoa
proveedoryrecepcinparaserviciosocompradematerialesnoestratgicos.
d
i
i i
d
t i l
t t i
Reutilizaelmodelodeaprobacin
Facilitalaaprobacindelafactura
AlternativaalERPencorsetadoorientadoapedidosparalaactividad
principal
Mdulodecontratosdeproveedor
Gestionaelarchivoelectrnicodeloscontratosdeproveedorconsus
p
condicionesdecompraparaobtenerahorrodecostes.
Aportacontrolenelprocesodecompras
Aporta control en el proceso de compras
Facilitalaconciliacindefacturas
Automatizaelprocesodefinalizacinyrenovacionesdecontrato

2009TecnomediaSistemasSL

Resumendebeneficios
9

Reduccindecostes
Automatizacindetareas,tecnologasOCRparaextraccindedatos,
Automatizacin
de tareas tecnologas OCR para extraccin de datos
elpapelnoviaja.

9 Controlcorporativo
Tengounavisingeneraldelproceso,dondeestcadafactura.
Tengo informacin analtica del proceso, puedo evaluar y mejorar.
Tengoinformacinanalticadelproceso,puedoevaluarymejorar.

9 Acortarplazos
Mejoralarelacinconmiproveedor.Esclaveparalaimplantacindel
Confirming.

9 Disponibilidaddelainformacin
Conunanicaconsultaonlinetengotodalainformacinrelacionada
con n caso
conuncaso.
2008TecnomediaSistemasSL

Nivelesdeautomatizacin

2009TecnomediaSistemasSL

G ac as po su ate c
Graciasporsuatencin
Msinformacinenhttp://www.OficinaSinPapel.com
Rafael Gmez rgomez@OficinaSinPapel.com
RafaelGmez
rgomez@OficinaSinPapel com

2008TecnomediaSistemasSL