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Informtica en la
administracin pblica (3/3)
Autor: Paqui Valle Prez
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Presentacin del curso

Informtica en la administracin pblica. Proceso de informatizacin. Ahora
veremos la aplicacin de las herramientas informticas como procesadores de texto,
hojas de clculo (Excel), manejo de base de datos, entre otros, en la implementacin
de la informatizacin en la adminsitracin pblica. La principal normativa en esta
materia se contiene en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se
regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la
Administracin General del Estado, que analizamos a continuacin.
La Ley 30/ 1992, de 30 de noviembre, contiene una decidida apuesta por la abierta
incorporacin de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas a la actividad
administrativa y, en especial, a las relaciones entre los ciudadanos y las
Administraciones Pblicas.
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1. Proceso de informatizacin de la administracin pblica

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3. EL PROCESO DE INFORMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
La principal normativa en esta materia se contiene en el Real Decreto 263/1996, de 16 de
febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y
telemticas por la Administracin General del Estado, que analizamos a continuacin. La Ley
30/ 1992, de 30 de noviembre, contiene una decidida apuesta por la abierta incorporacin
de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas a la actividad administrativa y, en
especial, a las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones Pblicas.
Tanto la exposicin de motivos como el articulado de la citada ley, optan de forma clara y
especfica por la tecnificacin de la actuacin administrativa frente a las tendencias
burocrticas formalistas, terminando as con un evidente fenmeno de disociacin entre
normativa y realidad: la Administracin haba integrado los medios y tcnicas
automatizadas en su funcionamiento, pero la falta de reconocimiento formal de su validez
les confera tan solo un valor instrumental e interno.
Pero entre todas las previsiones que la Ley contiene sobre la utilizacin de tcnicas
automatizadas destaca el artculo 45 como verdadera piedra angular del proceso de
incorporacin y validacin de dichas tcnicas en la produccin jurdica de la Administracin
Pblica as como en sus relaciones con los ciudadanos. El Real Decreto aborda precisamente
el desarrollo de ese artculo, con la pretensin de delimitar, en el mbito de la
Administracin General del Estado, las garantas, requisitos y supuestos de utilizacin de las
tcnicas electrnicas, informticas y telemticas.
Como criterio inspirador de la elaboracin de esta norma se ha prestado especial atencin a
recoger las garantas y derechos de los ciudadanos frente a la Administracin cuando sta
utiliza las tecnologas de la informacin, aunque siempre desde la perspectiva de no
dificultar su implantacin en la actuacin administrativa exigiendo cautela o requisitos
adicionales a los que, con carcter general o de forma especfica, vienen establecidos en
nuestro ordenamiento jurdico.
El Real Decreto toma como orientacin la sistemtica del artculo 45, que distingue
claramente cuatro extremos:
a. Utilizacin de tcnicas y medios en la actuacin administrativa y tramitacin y terminacin
de procedimientos administrativos en soporte informtico.
b. Programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de potestades.
c. Relaciones entre ciudadano y Administracin.
d. Emisin de documentos y copias
Es evidente que, mientras que para el primer extremo la Ley 30/ 1992, de 26 de noviembre,
propugna una casi absoluta liberalizacin, los restantes no son sino concreciones relativas a
aspectos especficos de la actividad administrativa (ejercicio de potestades, comunicaciones,
validez de documentos) para cuya automatizacin se exige un mayor nivel de requisitos y
garantas. En consonancia con esa visin legal, el Real Decreto contiene un Captulo I en el
que, adems de delimitar el mbito de aplicacin y definir los conceptos indispensables, se
ha pretendido establecer las limitaciones y garantas de la utilizacin de soportes, medios y
aplicaciones con carcter general, sin arbitrar controles o restricciones especiales. Tales
controles y restricciones se reservan para aquellos supuestos legalmente dotados de un
grado ms elevado de proteccin, que son los contemplados en el Captulo II del Real
Decreto (requisitos de la utilizacin de soportes, medios y aplicaciones).

El primero de los supuestos constituye el desarrollo, del artculo 45 de la Ley 30/ 1992
(programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de las potestades), considerando que
la necesaria aprobacin y difusin de programas y aplicaciones se limita a aquellos que
vayan a ser utilizados por la Administracin General del Estado para el ejercicio de sus
potestades. Sin embargo, no se incluye a la llamada informtica instrumental, de modo que
la obligacin de aprobar y difundir no afecta a los programas y aplicaciones estandarizados,
de uso corriente, y cuya virtualidad se limita a facilitar el trabajo administrativo sin que su
aplicacin afecte directamente a la toma de decisiones por los rganos o las entidades
competentes. En este sentido, se especifica aquellos elementos de los programas y
aplicaciones que han de ser pblicamente difundidos, y que son aquellos que facilitan el
control de legalidad de la actuacin administrativa en el ejercicio de sus potestades cuando
se utilizan tecnologas de la informacin.
El segundo supuesto es el de las comunicaciones. Se permite, reconociendo expresamente
su validez, la utilizacin de tcnicas, medios y soportes en todo tipo de comunicaciones,
pero exigiendo mayores garantas en aquellas que vayan a tener como destinatario al
ciudadano y previendo que a ste se le informe permanentemente de los sistemas que va a
poder utilizar. Se abordan asimismo, los problemas de la emisin, copia y almacenamiento
de los documentos automatizados, desde una ptica que persigue -con las necesarias
cautelas y garantas- otorgar a dichos documentos idntica validez y eficacia que a los
comnmente reconocidos y aceptados: los documentos en soporte papel.
Finalmente, se regula los procedimientos administrativos de control, autorizacin y difusin
aplicables en aquellos casos en que as se recoge en el Real Decreto, pretendiendo la
mxima transparencia y una adecuada informacin al ciudadano, as como la necesaria
homogeneizacin -al menos, en el mbito de la Administracin General del Estado- de los
soportes, medios y aplicaciones que vayan a ser utilizados.
En definitiva, la regulacin que se efecta pretende el mximo aprovechamiento de las
nuevas tecnologas en la actividad administrativa, prescindiendo de falsos temores y
cautelas que amenazaban con situar a la Administracin pblica en una posicin alejada de
su entorno social y pobremente anclada en una realidad ya superada en otros muchos
mbitos.
2. Derechos de los ciudadanos y limitaciones

[ http://www.mailxmail.com/...rmatica-administracion-publica-3/derechos-ciudadanos-limitaciones]
3.1. DISPOSICIONES GENERALES
3.1.1. Derechos de los ciudadanos y limitaciones
La utilizacin de las tcnicas informticas y telemticas as como otras de la misma
naturaleza, respetarn los lmites establecidos en el ordenamiento jurdico. En especial, se
garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos, y en las dems
Leyes especficas que regulan el tratamiento de la informacin as como en sus
correspondientes normas de desarrollo.
La utilizacin de tales tcnicas en ningn caso podr implicar la existencia de restricciones
o discriminaciones de cualquier naturaleza en el acceso de los ciudadanos a la prestacin
de servicios pblicos o a cualquier actuacin o procedimiento administrativo.
Cuando la Administracin General del Estado o las Entidades de derecho pblico vinculadas
o dependientes de aqulla utilicen tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en
actuaciones o procedimientos que afecten de forma directa o indirecta a derechos o
intereses de los ciudadanos, se garantizar la identificacin y el ejercicio de la competencia
por el rgano correspondiente.
En este supuesto, los ciudadanos tendrn derecho a obtener informacin que permita la
identificacin de los medios y aplicaciones utilizadas, as como del rgano que ejerce la
competencia.
3.1.2. Definiciones
Se entiende por:
a. Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
b. Medio: mecanismo, instalacin, equipo o sistema de tratamiento de la informacin que
permite, utilizando tcnicas electrnicas, informticas o telemticas, producir, almacenar o
transmitir documentos, datos e informaciones.
c. Aplicacin: programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un
problema mediante el recurso a un sistema de tratamiento de la informacin.
d. Documento: entidad identificada y estructurada que contiene texto, grficos, sonidos,
imgenes o cualquier otra clase de informacin que puede ser almacenada, editada,
extrada e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la informacin o usuarios como
una unidad diferenciada.
3.1.3. Garantas generales de la utilizacin de soportes, medios y aplicaciones
electrnicas, informticas y telemticas
Se podrn utilizar soportes, medios y aplicaciones electrnicas, informticas y telemticas
en cualquier actuacin administrativa y, en particular, en la iniciacin, tramitacin y
terminacin de los procedimientos administrativos.
Cuando se utilicen los soportes, medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior, se
adoptarn las medidas tcnicas y de organizacin necesarias que aseguren la autenticidad,
confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservacin de la informacin. Dichas

medidas de seguridad debern tener en cuenta el estado de la tecnologa y ser
proporcionadas a la naturaleza de los datos y de los tratamientos y a los riesgos a los que
estn expuestos.
Las medidas de seguridad aplicadas a los soportes, medios y aplicaciones utilizados por los
rganos de la Administracin General del Estado y sus Entidades de derecho pblico
vinculadas o dependientes debern garantizar:
a. La restriccin de su utilizacin y del acceso a los datos e informaciones en ellos
contenidos a las personas autorizadas.
b. La prevencin de alteraciones o prdidas de los datos e informaciones.
c. La proteccin de los procesos informticos frente a manipulaciones no autorizadas.
Las especificaciones tcnicas de los soportes, medios y aplicaciones utilizados en el mbito
de la Administracin General del Estado en sus relaciones externas y cuando afecten a
derechos e intereses de los ciudadanos debern ser conformes, en su caso, a las normas
nacionales e internacionales que sean exigibles.
3. Soportes, medios y aplicaciones electrnicas,

informticas y telemticas
[ http://www.mailxmail.com/...oportes-medios-aplicaciones-electronicas-informaticas-telematicas]
3.2. REQUISITOS DE LA UTILIZACIN DE SOPORTES, MEDIOS Y APLICACIONES
ELECTRNICAS, INFORMTICAS Y TELEMTICAS
3.2.1. Aplicaciones sometidas a aprobacin
Los programas y aplicaciones que efecten tratamientos de informacin cuyo
resultado sea utilizado para el ejercicio por los rganos y entidades del mbito de la
Administracin General del Estado de las potestades que tienen atribuidas debern
ser objeto de aprobacin y difusin pblica en los trminos regulados en el presente
Real Decreto. No ser precisa la aprobacin y difusin pblica de los programas y
aplicaciones cuya utilizacin para el ejercicio de potestades sea de carcter
meramente instrumental, entendiendo por tales aquellos que efecten tratamientos
de informacin auxiliares o preparatorios de las decisiones administrativas sin
determinar directamente el contenido de stas.
3.2.2. Emisin de documentos y copias
Los documentos emitidos por los rganos y entidades del mbito de la
Administracin General del Estado y por los particulares en sus relaciones con
aqullos, que hayan sido producidos por medios electrnicos, informticos y
telemticos en soportes de cualquier naturaleza sern vlidos siempre que quede
acreditada su integridad, conservacin y la identidad del autor, as como la
autenticidad de su voluntad, mediante la constancia de cdigos u otros sistemas de
identificacin.
En los producidos por los rganos de la Administracin General del Estado o por sus
entidades vinculadas o dependientes, dichos cdigos o sistemas estarn protegidos
de forma que nicamente puedan ser utilizados por las personas autorizadas por
razn de sus competencias o funciones. Las copias de documentos originales
almacenados por medios o en soportes electrnicos, informticos o telemticos,
expedidas por los rganos de la Administracin General del Estado o por sus
entidades vinculadas o dependientes, tendrn la misma validez y eficacia del
documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y
conservacin.
3.2.3. Comunicaciones en soportes o a travs de medios o aplicaciones
informticos, electrnicos o telemticos.
La transmisin o recepcin de comunicaciones entre rganos o entidades del mbito
de la Administracin General del Estado o entre stos y cualquier persona fsica o
jurdica podr realizarse a travs de soportes, medios y aplicaciones informticos,
electrnicos y telemticos, siempre que cumplan los siguientes requisitos:
a. La garanta de su disponibilidad y acceso en las condiciones que en cada caso se
establezcan.
b. La existencia de compatibilidad entre los utilizados por el emisor y el destinatario

que permita tcnicamente las comunicaciones entre ambos, incluyendo la utilizacin
de cdigos y formatos o diseos de registro establecidos por la Administracin
General del Estado.
c. La existencia de medidas de seguridad tendentes a evitar la interceptacin y
alteracin de las comunicaciones, as como los accesos no autorizados.
Las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o a travs de los
medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior sern vlidas siempre que:
a. Exista constancia de la transmisin y recepcin, de sus fechas y del contenido
ntegro de las comunicaciones.
b. Se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de la comunicacin.
c. En los supuestos de comunicaciones y notificaciones dirigidas a particulares, que
stos hayan sealado el soporte, medio o aplicacin como preferente para sus
comunicaciones con la Administracin General del Estado en cualquier momento de
la iniciacin o tramitacin del procedimiento o del desarrollo de la actuacin
administrativa.
En las actuaciones o procedimientos que se desarrollen ntegramente en soportes
electrnicos, informticos y telemticos, en los que se produzcan comunicaciones
caracterizadas por su regularidad, nmero y volumen entre rganos y entidades del
mbito de la Administracin General del Estado y determinadas personas fsicas o
jurdicas, stas comunicarn la forma y cdigo de accesos a sus sistemas de
comunicacin. Dichos sistemas se entendern sealados con carcter general como
preferentes para la recepcin y transmisin de comunicaciones y notificaciones.
Las fechas de transmisin y recepcin acreditadas en las comunicaciones reseadas
en los apartados anteriores sern vlidas a efectos de cmputo de plazos y
trminos. A estos efectos, los sistemas de informacin que integren procesos de
transmisin y recepcin podrn constituirse en registros auxiliares, siempre que
cumplan los requisitos de la Ley 30/ 1992, y se tenga acceso a ellos desde las
unidades encargadas de los registros generales correspondientes.
3.2.4. Almacenamiento de documentos
Podrn almacenarse por medios o en soportes electrnicos, informticos o
telemticos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Los
documentos de la Administracin General del Estado y de sus Entidades de derecho
pblico vinculadas o dependientes que contengan actos administrativos que afecten
a derechos o intereses de los particulares y hayan sido producidos mediante tcnicas
electrnicas, informticas o telemticas podrn conservarse en soportes de esta
naturaleza, en el mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro
cualquiera que asegure la identidad e integridad de la informacin necesaria para
reproducirlo.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos debern contar con
medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, proteccin
y conservacin de los documentos almacenados. En particular, asegurarn la
identificacin de los usuarios y el control de accesos.
4. Accin administrativa. Aplicaciones

[ http://www.mailxmail.com/...atica-administracion-publica-3/accion-administrativa-aplicaciones]
3.3. ACCIN ADMINISTRATIVA
3.3.1. Aprobacin y publicacin de aplicaciones
Las aplicaciones que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de las competencias de un
Departamento ministerial o Entidad de derecho pblico vinculada o dependiente de
la Administracin General del Estado debern ser aprobadas mediante resolucin
del rgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el
procedimiento, debindose solicitar previamente la emisin de los informes tcnicos
que se estimen convenientes.
En el supuesto de que las aplicaciones vayan a ser utilizadas en el ejercicio de
competencias compartidas por varias Entidades de derecho pblico de la
Administracin General del Estado vinculadas o dependientes del mismo
departamento ministerial, debern ser aprobadas mediante Orden del Ministerio
correspondiente, debindose solicitar previamente la emisin de los informes
tcnicos que se estimen convenientes.
Las aplicaciones a que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de competencias
compartidas por varios Departamentos o Entidades de derecho pblico de la
Administracin General del Estado vinculadas o dependientes de Departamentos
diferentes debern ser aprobadas mediante Orden del Ministerio de la Presidencia, a
propuesta de los titulares de los Departamentos afectados, debindose solicitar
previamente la emisin de los informes tcnicos que se estimen convenientes.
Los informes tcnicos a los que se hace referencia en los apartados anteriores se
pronunciarn sobre los siguientes aspectos:
a. Legalidad de la aplicacin: adecuacin del funcionamiento de la aplicacin a los
requisitos y trmites del procedimiento.
b. Seguridad de aplicacin: preservacin de la disponibilidad, confidencialidad e
integridad de los datos tratados por la aplicacin.
c. Normalizacin de los medios de acceso: especificaciones tcnicas sobre los
medios, cdigos y formatos de acceso.
d. Conservacin de los soportes utilizados: proporcin entre la durabilidad de los
soportes y el tiempo en que deben mantenerse los datos en ellos incluidos.
Las rdenes ministeriales y Resoluciones de aprobacin se publicarn en el Boletn
Oficial del Estado y tendrn el siguiente contenido mnimo:
a. Denominacin y descripcin de los objetivos de la aplicacin.
b. Determinacin de las resoluciones para cuya adopcin va a ser utilizada la
aplicacin, sealando las normas que las regulan.
c. Identificacin del rgano competente para la adopcin de las resoluciones,
indicando la norma que atribuye la competencia, y de los potenciales usuarios de la
aplicacin.
d. En su caso, rgimen y medios de acceso a la aplicacin.

En la difusin de las caractersticas de las aplicaciones se atender a la proteccin
de los derechos de propiedad industrial e intelectual. No ser precisa la aprobacin
ni publicacin de las nuevas versiones o modificaciones que se efecten de los
programas y aplicaciones que ya hubieran sido aprobados, siempre que no se hayan
producido alteraciones que puedan afectar sustancialmente a los resultados de los
tratamientos de informacin que efecten.
3.3.2. Relacin de aplicaciones, medios y soportes de comunicacin
Cada Departamento ministerial de la Administracin General del Estado har pblica
la relacin de las aplicaciones, medios y soportes a travs de los cuales se podrn
efectuar las comunicaciones y notificaciones entre los correspondientes rganos y
entidades dependientes y los particulares, especificando en su caso los formatos y
cdigos normalizados para su utilizacin. Del mismo modo procedern las
Entidades de derecho pblico vinculadas a la Administracin General del Estado.
Los Departamentos y Entidades mantendrn permanentemente actualizada y a
disposicin de los ciudadanos la relacin de aplicaciones, medios y soportes a que
se refiere el apartado anterior.
Con una periodicidad mnima anual, el Consejo Superior de Informtica elaborar y
har pblico un directorio que comprenda a la totalidad de rganos y entidades del
mbito de la Administracin General del Estado, a cuyos efectos las Comisiones
Ministeriales de Informtica remitirn a la Secretara del Consejo la informacin
correspondiente en el primer trimestre de cada ao.
3.3.3. Homologacin de aplicaciones de utilizacin comn
Las aplicaciones que vayan a ser utilizadas por varios Departamentos o Entidades de
derecho pblico de la Administracin General del Estado y se ajusten a los requisitos
tcnicos y funcionales establecidos por el Consejo Superior de Informtica podrn
ser homologadas, con carcter previo a su aprobacin, por acuerdo de dicho rgano
a propuesta de los rganos o empresas responsables del desarrollo de aqullas.
10
5. Notificaciones telemticas. Regulacin

[ http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/notificaciones-telematicas-regulacion]
3.4. NOTIFICACIONES TELEMTICAS
3.4.1. Regulacin de las notificaciones telemticas
Los rganos administrativos y los organismos pblicos podrn habilitar sistemas de
notificacin utilizando medios telemticos de acuerdo con lo dispuesto en el
presente artculo.
Podr practicarse la notificacin por medios telemticos a los interesados cuando,
adems de los requisitos especificados as lo hayan manifestado expresamente, bien
indicando el medio telemtico como preferente para la recepcin de notificaciones
en su solicitud, escrito o comunicacin, o bien consintiendo dicho medio a
propuesta del correspondiente rgano u organismo pblico.
Para la eficacia de lo dispuesto en el presente artculo, todo interesado que
manifieste su voluntad de ser notificado por medios telemticos en cualesquiera
procedimientos deber disponer, con las condiciones que se establezcan, de una
direccin electrnica habilitada para ello, que ser nica para todas las posibles
notificaciones a practicar por la Administracin General del Estado y sus organismos
pblicos.
La direccin electrnica nica deber cumplir los siguientes requisitos:
a. Poseer identificadores de usuario y claves de acceso para garantizar la
exclusividad de su uso.
b. Contar con mecanismos de autenticacin que garanticen la identidad del usuario.
c. Contener mecanismos de cifrado para proteger la confidencialidad de los datos.
d. Cualquier otro que se fije legal o reglamentariamente.
La direccin electrnica nica tendr vigencia indefinida, excepto en los supuestos
en que se solicite su revocacin por el titular, por fallecimiento de la persona fsica o
extincin de la personalidad jurdica, que una resolucin administrativa o judicial as
lo ordene o por el transcurso de tres aos sin que se utilice para la prctica de
notificaciones, supuesto en el cual se inhabilitar la direccin electrnica nica,
comunicndoselo as al interesado.
La notificacin se practicar por medios telemticos slo para los procedimientos
expresamente sealados por el interesado. Durante la tramitacin del
procedimiento, y nicamente cuando concurran causas tcnicas justificadas, el
interesado podr requerir al rgano correspondiente que las notificaciones sucesivas
no se practiquen por medios telemticos, utilizndose los dems medios admitidos.
El sistema de notificacin deber acreditar las fechas y horas en que se produzca la
recepcin de la notificacin en la direccin electrnica asignada al interesado y el
acceso de ste al contenido del mensaje de notificacin, as como cualquier causa
11

acceso de ste al contenido del mensaje de notificacin, as como cualquier causa
tcnica que imposibilite alguna de las circunstancias anteriores. Cuando existiendo
constancia de la recepcin de la notificacin en la direccin electrnica,
transcurrieran diez das naturales sin que acceda a su contenido, se entender que
la notificacin ha sido rechazada.
12
6. Certificados telemticos y transmisiones de datos

[ http://www.mailxmail.com/...nistracion-publica-3/certificados-telematicos-transmisiones-datos]
3.5. CERTIFICADOS TELEMTICOS Y TRANSMISIONES DE DATOS
3.5.1. Sustitucin de certificados en soporte papel
Siempre que el interesado as lo autorice o una norma de rango legal lo disponga,
los certificados administrativos en soporte papel sern sustituidos por certificados
telemticos o por transmisiones de datos.
3.5.2. Certificados telemticos
El certificado telemtico contendr los datos objeto de certificacin y la firma
electrnica de la autoridad competente para expedirlos.
La expedicin de un certificado telemtico se realizar:
a. A solicitud del interesado, a quien le ser enviado o puesto a disposicin para su
remisin al rgano que lo requiere.
b. A instancia del rgano requirente, bien a iniciativa del interesado, o del propio
rgano requirente, siempre que cuente con el expreso consentimiento de aquel,
salvo que el acceso est autorizado por una ley. En este supuesto, la peticin de
certificado identificar el trmite o procedimiento para el que se requiere y har
constar que se dispone del consentimiento expreso del interesado o la norma que lo
excepte.
A estos efectos, el consentimiento del interesado para que el certificado sea
requerido por el rgano tramitador del procedimiento habr de constar en la
solicitud de iniciacin del procedimiento o en cualquier otra comunicacin posterior,
sirviendo el recibo de presentacin de sta como acreditacin del cumplimiento del
requisito de presentacin del certificado.
Los certificados telemticos producirn idnticos efectos a los expedidos en soporte
papel. A tal efecto, su contenido deber poder ser impreso en soporte papel, en el
que la firma manuscrita ser sustituida por un cdigo de verificacin generado
electrnicamente que permita en su caso contrastar su autenticidad accediendo por
medios telemticos a los archivos del rgano u organismo emisor.
3.5.3. Transmisiones de datos
Las transmisiones de datos sustituyen a los certificados administrativos en soporte
papel por el envo, a travs de medios telemticos y con los requisitos de seguridad,
de aquellos datos que sean necesarios para el ejercicio por un rgano u organismo
de sus competencias en el marco de un procedimiento administrativo.
La aportacin de certificados previstos en las vigentes normas reguladoras de
procedimientos y actuaciones administrativas se entendern sustituidos, a todos los
efectos y con plena validez y eficacia, por las transmisiones de datos que se realicen.
13

Para la sustitucin de un certificado por la transmisin de los correspondientes
datos, el titular de stos deber haber consentido expresamente la realizacin de la
transmisin, salvo en los supuestos previstos en norma con rango de ley. Si no
prestara su consentimiento, el interesado deber solicitar y aportar el
correspondiente certificado.
Toda transmisin de datos se efectuar a solicitud del rgano o entidad tramitadora
en la que se identificarn los datos requeridos y sus titulares, as como la finalidad
para la que se requieren. En la solicitud se har constar que se dispone del
consentimiento expreso de los titulares afectados, salvo que dicho consentimiento
no sea necesario.
De la peticin y recepcin de los datos se dejar constancia en el expediente por el
rgano u organismo receptor. A efectos de la verificacin del origen y la
autenticidad de los datos por los rganos de fiscalizacin y control, se habilitarn
mecanismos para que los rganos mencionados puedan acceder a los datos
transmitidos.
14
7. Procesadores de texto. Concepto

[ http://www.mailxmail.com/...-informatica-administracion-publica-3/procesadores-texto-concepto]
PROCESADORES DE TEXTO. BASES DE DATOS. HOJAS DE CLCULO.
INTRODUCCIN
En este tema nos dedicaremos a conocer los fundamentos bsicos de la ofimtica, a travs
de sus sistemas, los sistemas gestores de bases de datos, y los sistemas de tratamiento,
almacenamiento y archivo de documentos, as como las hojas de clculo.
Los objetivos a alcanzar en este tema sern los siguientes:
- Conocer las funciones bsicas de los procesadores de texto
- Comprender el significado de las bases de datos y su utilidad.
- Comprender las funciones de una hoja de clculo.
1. PROCESADORES DE TEXTO
1.1. Concepto
Un procesador de textos es un programa de aplicacin que permite a un ordenador
procesar textos. Los programas de tratamiento de textos permiten manipular documentos y
crearlos.
Software es, segn la definicin que hace una enciclopedia electrnica de muy extendido
uso por todo el mundo, un "programa de computadora..., serie de instrucciones
responsables de que el hardware, es decir, la mquina, realice su tarea". Y un procesador de
textos es, como su nombre lo sugiere, un software creado para "procesar", es decir, para
trabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un formato especfico y enriquecerlos de
mil maneras.
Podemos decir que las antiguas mquinas de escribir fueron las antecesoras directas de los
actuales procesadores de texto. Para corregir cualquier error no haba ms que echar mano
de los recursos tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etctera. Con el
agregado de que cada versin era una y slo una, aunque se hubiera usado papel
carboncillo para elaborar n copias. Realizar una nueva versin del texto significaba escribirlo
de nuevo.
Hacia el inicio de la dcada de 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadores
electrnicos de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir especializadas en el
trabajo con textos; y no como los actuales PC, que pueden tambin correr otro tipo de
programas, ya sea de diseo, de clculo, etctera.
Estas primeras mquinas electrnicas permitan la manipulacin de un texto mediante su
visualizacin en una pantalla, de manera que resultaba posible corregir los errores antes de
pasar al proceso de impresin. ste fue en verdad un gran paso, pues el usuario poda, en
pantalla, cortar palabras, acomodar prrafos, cambiar el tipo de letra y aplicar otras
funciones sencillas. El problema era que aprender a usar estas mquinas resultaba
complicado y el equipo era costoso.
En la dcada de 1980 fueron lanzados al mercado los primeros programas de procesadores
de texto, diseados para usarse en computadoras personales (PC). Se trataba de simples
editores que permitan mover palabras, cortar prrafos, reacomodar textos y, a veces,
alinear columnas de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar palabras.
15

Pronto aparecieron, como funciones agregadas a los procesadores de texto, los correctores
ortogrficos, los diccionarios, los diccionarios de sinnimos y las funciones "macros", con
las que se facilitaba la automatizacin de la ejecucin de tareas repetitivas. Los
programadores dotaron a sus nuevas creaciones de herramientas para la elaboracin y
edicin de notas, tanto al pie de pgina como al final del fichero. Hubo herramientas para la
ordenacin de listas, la generacin de ndices, la produccin de tablas de contenido, la
aplicacin de ecuaciones cientficas, y los famosos mtodos de lnea roja, con los que es
posible encontrar en un instante errores que de otra manera llevara mucho ms tiempo
localizar.
Ms adelante los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creacin y
edicin de todo tipo, de grficos, hojas de clculo, correccin gramatical, insercin de
hipertextos y mucho ms. Actualmente es posible producir, con un solo procesador de
textos, lo que antes se tena que hacer con diferentes programas de diseo, de edicin,
hojas de clculo, etctera, e incluso podemos elaborar elementales productos multimedia y
publicarlos en Internet.
16
8. Interfaz grfica
[ http://www.mailxmail.com/curso-informatica-administracion-publica-3/interfaz-grafica]
1.2. La interfaz grfica
El proceso de incluir tantas funciones en un solo programa gener un grave
problema: cmo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin obligarlo
a hacerse de un complejo manual o a tomar un curso especializado. La solucin vino
con el uso de interfaces grficas. La interfaz de usuario, o interfaz grfica de
usuario, es la forma como aparecen en pantalla los comandos de un programa: por
medio de botones, colores, smbolos y ventanas.
La interfaz tiene dos principales "misiones": la primera es informar al usuario acerca
de los elementos que tiene a su disposicin y para qu sirven, y la segunda es
brindar la posibilidad de elegir entre las distintas opciones.
Ahora revisemos brevemente la interfaz de un procesador de textos muy popular.
Debemos hacer notar que, dada la flexibilidad que existe para que el usuario
"personalice" la interfaz, es decir distribuya a su gusto los elementos que la
componen, el ejemplo que usamos es slo una posibilidad dentro de las muchas
para que aparezcan ordenados en la pantalla los elementos de la interfaz.
De manera sinttica, la interfaz consiste en un rea de trabajo rodeada por
diferentes barras en las que se encuentra dispuesta una buena cantidad de botones.
En la parte superior tenemos la Barra de ttulo del programa, que nos indica el
nombre del programa que utilizamos as como el del archivo con el que estamos
trabajando.
La Barra de mens est compuesta por botones que, al click, despliegan una oferta
de funciones. Esta "persiana" recibe el nombre de men porque pone a nuestra
disposicin diversas opciones, entre las que podemos elegir.
Al hacer click en alguno de los botones que componen la Barra de herramientas
"estndar" se activa una determinada funcin: pegar, cortar o copiar texto, imprimir,
guardar, etctera. El mtodo para aplicar una funcin consiste en bloquear la
seccin del texto que se quiere modificar y hacer click en el icono correspondiente a
la funcin deseada. La Barra de herramientas formato contiene funciones que
modifican las caractersticas de la fuente o tipo de letra con que est escrito el
texto, as como el tamao y la alineacin de los prrafos. Con las funciones
agrupadas en esta barra tambin es posible alterar el color del texto y subrayar
palabras, como si usramos un marcador fluorescente en una hoja impresa.
Con la Barra de herramientas imagen el usuario puede controlar las caractersticas
de las imgenes que ha insertado en un texto: puede hacer que las columnas de
palabras rodeen a las imgenes, que queden detrs o delante de ellas o hacer
semitransparente la imagen y colocarla como fondo de la pgina.
La Barra base de datos contiene funciones que permiten al usuario crear ficheros tan
minuciosos como quiera y posteriormente cruzar a su antojo la informacin
contenida en ellos. Con las funciones agrupadas en la Barra de herramientas Web el
17

usuario puede armar sencillas pginas Web, listas para ser publicadas en Internet. La
Barra portapapeles contiene iconos correspondientes a archivos de trozos de texto
que el usuario ha cortado para luego pegar en otra parte. Las Reglas sirven para
colocar objetos en la pgina, alinear columnas de texto u otros elementos similares.
El rea de trabajo es ese gran espacio en blanco en el que se muestra el avance y
estado de nuestra labor, y que nos brinda una idea precisa de cmo se ver nuestro
texto una vez impreso. Una funcin muy til para los usuarios que no tienen mucha
experiencia en el manejo de este tipo de software, es la Ayuda a la que se puede
recurrir en momentos difciles mediante el planteamiento de preguntas con un
lenguaje sencillo acerca de cmo utilizar las distintas herramientas.
La Barra de avance horizontal sirve para movernos de derecha a izquierda y
viceversa a lo largo del documento que tenemos en pantalla, y adems contiene
algunos botones que nos ofrecen vistas diferentes de nuestro trabajo.
En la Barra dibujo se encuentran los iconos de las funciones que permiten al usuario
disear imgenes ms o menos complejas, adems de esquemas, cuadros analticos
y organigramas, recursos todos ellos cuya aplicacin en las necesidades cotidianas
del maestro es muy frecuente.
En la Barra de estado podemos localizar informacin tal como el nmero de pginas
totales de nuestro texto, la pgina en la que nos encontramos, la lnea, la columna,
etc. Finalmente, la Barra de estado no corresponde al procesador de textos sino al
sistema operativo: en ella se despliega informacin acerca de los programas
(incluyendo nuestro procesador), as como la hora y fecha actuales y otros datos que
van ms all de lo relativo a nuestro escrito.
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9. Tablas de caracteres del entorno Windows. Pantalla

[ http://www.mailxmail.com/...ministracion-publica-3/tablas-caracteres-entorno-windows-pantalla]
1.3. Tablas de caracteres del entorno Windows
Las aplicaciones MS-DOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de 256
caracteres y que no contiene ni maysculas acentuadas ni otros caracteres necesarios para
otros idiomas. Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI, la cual si que
posibilita estas opciones. Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS,
hay que realizar la oportuna transformacin de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto
aparezcan caracteres extraos.
1.4. Los tipos de letra de Windows
Windows permite manejar un gran nmero de tipos de letras distribuidos con el propio
Windows, con los programas y con las impresoras. Los tipos de letras de Windows se
pueden clasificar en funcin de varios criterios:
1.4.1. Aspecto
a. Con Serif. Son letras que tienen una base, como por ejemplo la Times.
b. De palo. Son letras sin base, como por ejemplo la Arial
1.4.2. Espaciado
En una mquina de escribir o un procesador de texto no grfico, todos los caracteres
ocupan la misma anchura: una "i" ocupa lo mismo que una "m". En Windows, normalmente
se utilizan los tipos de letra proporcional, donde una "i" es ms estrecha que una "m". Por
tanto, cuando se utiliza un tipo de letra proporcional, no tiene sentido hablar de columnas
de texto, porque el nmero de letras que caben en una columna depende de lo que se haya
escrito. Para alinear el texto en columnas habr que recurrir a los tabuladores o a las tablas.
1.4.3. Tcnica de generacin de los caracteres
- Mapa de bits. El tipo de letra es una matriz de puntos. Al aumentar el tamao de los
caracteres, estos puntos se hacen ms evidentes y las letras aparecen 'recortadas'.
- Vectorial y True Type. El tamao de la letra se ajusta internamente por un sistema de
vectores. As conserva siempre la mxima resolucin que soporten la pantalla y la impresora.
- Tipo de impresora. La impresora normalmente trabaja con los tipos que le envan las
aplicaciones, pero tambin dispone de unos tipos propios. La ventaja de trabajar con los
tipos de la impresora reside en que se acelera mucho la impresin. Sin embargo, tiene
algunos inconvenientes:
a) La imagen en pantalla puede no coincidir plenamente con el texto que se imprimir.
b) Los tipos de impresora son, normalmente, de espaciado fijo.
c) Algunos caracteres pueden no ser soportados por la impresora, con lo cual se vern bien
en la pantalla, pero se imprimirn errneamente.
1.5. La pantalla
Como hemos apuntado anteriormente, los procesadores de texto para Windows presentan
un aspecto comn, en los que la pantalla aparece dividida en varias partes de arriba a abajo:
- Barra de ttulo. En ella aparece el ttulo del programa y del archivo en el que se est
trabajando.
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- Barra de mens. En ella aparecen las opciones del men principal, que dan acceso a todas
las funciones del programa.
- Barra de herramientas. Est compuesta por iconos que dan acceso a las funciones ms
utilizadas del programa. En la mayor parte de los programas, el usuario puede decidir
cules son los iconos que se muestran e incluso disponer de varias barras de herramientas
alternativas para las diferentes fases del proceso de edicin: edicin normal, elaboracin de
grficos, correccin, etc. Algunos programas permiten mostrar varias de ellas a la vez.
- rea de edicin. Es donde se escriben los documentos.
- Barra inferior. En ella aparece informacin diversa sobre el documento, la tipografa que se
est utilizando, el punto del documento en el que se encuentra el cursor, etc.
Los modernos procesadores de texto disponen de varias modalidades de visualizacin de
los documentos. La modalidad de ms calidad, es una visualizacin de tipo WYSIWYG (What
You See Is What You Get), que significa que el documento una vez impreso tendr el mismo
aspecto que el que aparece en pantalla. En la modalidad de menos calidad o borrador se
obvian algunos elementos, sobre todo grficos, adornos y cabeceras y pies de pgina en
general, para acelerar la visualizacin del documento que se est editando.Algunos
programas permiten adems la modalidad de esquema. Esta es una herramienta muy
potente que permite modificar fcilmente la organizacin del documento al mover y cambiar
el estilo asignado a grandes bloques de texto.
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10. Procesadores de texto. Edicin bsica (1/2)

[ http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/procesadores-texto-edicion-basica-1-2]
1.6. Edicin bsica
Todos los procesadores para Windows permiten manejar bloques. Un bloque es un
fragmento de texto marcado mediante uno de los siguientes procedimientos:
- Pinchar y arrastrar con el ratn. Se coloca el cursor con el ratn en el punto de principio
del bloque que se quiere marcar y, sin soltar el botn izquierdo, arrastrar el ratn hasta el
punto final del bloque. En ese momento se debe soltar el botn.
- Con el teclado. Se coloca el cursor al principio del bloque y manteniendo pulsada la tecla
Mayus se lleva el cursor hasta el final del bloque. Cuando se llegue se debe soltar la tecla.
A partir de este momento se puede acceder a varias funciones:
- Copiar. Pasa una copia del bloque marcado al portapapeles desde donde se puede pegar
en este o en otros documentos.
- Cortar. Copia el bloque marcado y lo retira de su situacin actual.
- Asignar formato de texto al bloque, etc.
Dar formato a un texto significa, en trminos generales, fijar los parmetros que definirn
su aspecto, desde el tipo de letra a su alineacin en la pgina.
Este apartado hace referencia concretamente a la forma de modificar el aspecto de
fragmentos de texto que queremos diferenciar del resto del mismo.
Hay dos maneras de definir el formato o aspecto del texto:
- Activando la opcin deseada en un punto determinado, con lo cual el texto que se aada a
partir de la posicin del cursor adquiere el nuevo formato hasta que se introduzca otra
opcin alternativa. Por ejemplo, si activamos el subrayado todo el texto escrito desde este
punto aparecer con ese aspecto hasta que lo desactivemos.
- La segunda y ms recomendable, es dar formato a bloques de texto previamente
seleccionados, activando la opcin deseada posteriormente, con lo cual slo modificamos el
aspecto de ese bloque.
El tamao del papel, la orientacin vertical o apaisada, el nmero de columnas... Todas
estas opciones hacen referencia a unos aspectos del trabajo con procesadores de texto que
en gran parte se definen antes de iniciar un documento. En general, son aspectos
independientes del formato del texto que se va a escribir y tienen ms que ver con el tipo de
trabajo que se va a realizar. Sus modificaciones no afectan al texto escrito ni a sus atributos.
Los textos a partir de un cierto volumen tienen una estructura interna. No todos los
prrafos tienen la misma importancia, sino que unos prrafos componen el cuerpo principal
del texto, mientras que otros actan como ttulos de captulo, de apartados o de
subapartados o como partes de una enumeracin. Para resaltar la funcin de cada uno de
los prrafos se recurre a cambiar el formato de texto (tipo de letra, cuerpo, realces -negrita,
cursiva,...-) o de prrafo (alineacin, interlineado respecto a los prrafos previos, etc.). Esto
puede llevarse a cabo repitiendo el proceso para cada uno de los prrafos, pero este es un
proceso muy lento y propenso a los errores.
21

Los modernos procesadores de texto facilitan este proceso mediante los estilos de prrafo.
Estos consisten en especificaciones del aspecto que debe tener un determinado tipo de
prrafo que se incluyen en el cdigo no visible del archivo. De esta forma puede
determinarse, por ejemplo, que los ttulos de apartado se harn con una Arial con cuerpo 14
y en negrita y que el texto estndar ser TimesNewRoman, con cuerpo 11 y sin realces.
Bastar con indicarle al programa qu prrafos son ttulos de apartado y cules son texto
estndar para que el programa les aplique automticamente el formato que se ha definido
previamente.
22
11. Procesadores de texto. Edicin bsica (2/2)

[ http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/procesadores-texto-edicion-basica-2-2]
La utilidad de los estilos de prrafo van ms all del formateo de texto, ya que son la base
para algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:
- Esquemas. La visualizacin del documento en modo esquema se basa en una definicin
previa de jerarqua de los estilos, de forma que hay que definir cul es el estilo que ocupa el
nivel jerrquico superior (por ejemplo, ttulo) y cules son los siguientes (por ejemplo,
apartado y subapartado).
- ndices. La misma jerarqua de estilos se utiliza para generar automticamente los ndices
de contenido de un documento.
Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han definido
en un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros documentos en el
futuro.
Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de pgina y
algunos estilos de prrafo. Todos los documentos estn creados bajo las especificaciones
de una plantilla.
Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesin suele ser una pgina en blanco,
pero los procesadores de texto poseen muchas otras.
Muchas de ellas contienen encabezamientos grficos y texto predefinidos en vistas a editar
fcilmente documentos vistosos de diversas ndoles, tales como informes, fax, agenda,
artculos en columnas, calendarios, etc. Adems, se pueden crear plantillas nuevas o
modificar las existentes si no se adaptan a las necesidades de los usuarios. Las
modificaciones realizadas en el formato del documento o de la pgina no alteran la plantilla
y solo afectan al documento actual.
Un esquema es una visualizacin de la estructura de un documento desde el nivel superior
que se va expandiendo en forma de ramas de rbol hasta el nivel ltimo. Cada nivel
(apartado) de un documento tiene a su vez varios subniveles (subapartados) hasta llegar al
ltimo (que correspondera al texto del cuerpo del documento).
Son muy tiles a la hora de organizar la distribucin de los apartados en un documento
largo. Permiten mover y cambiar la jerarqua de grandes bloques de texto.
Todos los procesadores de texto disponen de utilidades para llevar a cabo una verificacin
ortogrfica. Todas funcionan de forma similar. Permiten corregir errores ortogrficos
comparando una a una las palabras del documento con un diccionario interno. El que se
pase la verificacin ortogrfica no asegura que no haya errores ortogrficos. En general, si
una palabra existe en el diccionario, aunque est mal escrita en el contexto, no ser
detectada como errnea (por ejemplo se considerar correcto si aunque la forma correcta en
el contexto fuese s). Por contra, una palabra escrita correctamente ser detectada como
errnea si no se ha separado de un punto o una coma anterior o si la forma gramatical no
est recogida en el diccionario.
Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario en el que se suelen
guardar las palabras ms usadas por este, incluyendo tecnicismos, abreviaturas o argot, que
pueden ser usadas por el programa como parte de las alternativas que proporciona cuando
una palabra es detectada como errnea.
23

Los procesadores de texto permiten incluir imgenes de la mayora de formatos grficos
ms habituales en las aplicaciones Windows, aparte de disponer de una o varias libreras de
imgenes en formato propio.
Adems, se puede pegar directamente cualquier imagen que est en el portapapeles,
incluida una ventana o una pantalla de cualquier programa que estemos ejecutando en
Windows mediante las teclas PrintScreen que copia toda la pantalla en el portapapeles o
Alt-PrintScreen que copia slo la ventana activa.
Indicar por ltimo que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de combinar
un documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar esta fusin de
archivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la informacin contenida
en un documento, como una carta o un informe. El tpico ejemplo es la realizacin del
mailing o redaccin de una carta que es enviada a distintos destinatarios, personalizando
para cada uno de ellos el nombre y la direccin. Con esta funcin tambin se pueden
imprimir etiquetas postales. La fusin con WordPerfect permite imprimir tambin los sobres.
Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura formada por
registros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una hoja de clculo o una
base de datos se adaptan a esta estructura y son vlidos como archivo de datos.
24
12. Bases de datos. Concepto, caractersticas,

funcionalidades
[ http://www.mailxmail.com/...on-publica-3/bases-datos-concepto-caracteristicas-funcionalidades]
2. BASES DE DATOS
2.1. Concepto
Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena informacin en campos
o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de
forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de informacin.
(Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos)
Normalmente el nmero de campos (columnas) que se pueden tener en una base vara
segn las necesidades en cuanto a gestin de datos, de forma que despus se pueda
explotar la informacin de forma ordenada y separada, aunque el resto de la informacin
sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los datos que son
almacenados en el archivo, tambin hay una serie de datos, en los que se informa del tipo
de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que
permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de campos).
El programa que sirve para manejar toda esa informacin se denomina sistema gestor de
base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach,
parados, u Oracle.
2.2. Caractersticas
- Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto
cualquier aplicacin puede hacer uso de los datos.
- Reduccin de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicacin de los
datos, al reducir sta al mximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y
adems evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan
cuando nos encontramos con datos contradictorios.
- Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.
- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de clculo, en la que los registros
son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
- Permite realizar un listado de la base de datos.
- Permiten la programacin a usuarios avanzados.
2.2. Introduccin de datos
En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:
-
Vdeo: secuencias de imgenes.

Grficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.
Sonido: archivos de audio.
Lgicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.
Numricos.
Alfanumricos.
25

2.3. Funcionalidades
Las funciones ms importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de base
de datos son las siguientes:
a. API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder a
algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
b. Soporte BD S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemas
gestores de bases de datos.
c. Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar bsquedas y
consultas en la base de datos.
d. Programacin visual: permite crear una especie de lenguaje de forma grfica, para
establecer parmetros personalizados.
26
13. Hojas de clculo. Concepto y funcionalidades

[ http://www.mailxmail.com/...a-administracion-publica-3/hojas-calculo-concepto-funcionalidades ]
3. HOJAS DE CLCULO
3.1. Concepto y funcionalidades
Su funcin es realizar operaciones matemticas. Permite procesar nmeros y ayuda a
realizar clculos desde los ms simples hasta los ms complejos que implican manipular
muchos nmeros y realizar muchas operaciones numricas. Los ms populares son las hojas
de clculo electrnicas que fueron diseadas para reemplazar las hojas tabulares usadas en
contabilidad.
Una hoja de clculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten una
infinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de clculo se
pueden analizar y trabajar fcilmente con ellos. Como ejemplos tenemos a LOTUS-123,
WORKS, EXCEL, QUATTRO PRO, FRAMEWORK etc.
Se forma por columnas, filas y celdas formadas por la interseccin de ambas. Las columnas
se denominan con letras y las filas se denominan con nmeros ya que es fundamental la
identificacin para poder realizar la insercin de datos. As las celdas se identifican con una
letra, correspondiente a la columna y el nmero correspondiente a la fila.
El tamao de las celdas es ajustable aunque no podremos modificar el alto de las columnas
mientras que con en las filas podremos modificar el alto, pero no el ancho, teniendo en
cuenta que al modificar el ancho de columna modificamos el ancho de todas las filas de esa
columna e igual ocurrir si modificamos las filas.
A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de clculo asigna
directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda referido
al aspecto de la celda en s, es tambin modificable, pudiendo trabajar con un conjunto de
celdas (se denomina "rango de celdas") aplicando una funcin a todo el conjunto.
Los principales elementos de trabajo son pues:
- Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal.
- Ttulo de Fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante nmeros, que en
el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.
- Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido vertical.
- Ttulo de Columna: Est siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras, que en
el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene la AA, AB, AC,
etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente.
- Celda: Es la interseccin de una Fila y una Columna y en ella se introducen los grficos, ya
se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una Celda se nombra mediante el nombre
de la Columna, seguido del nombre de la Fila. Por ejemplo, la Celda que es la interseccin
de la Fila 29 con la Columna F, se denomina F29.
- Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de clculos.
Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la Celda de una esquina del
rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decir
Celda inicial y Celda final del rango, separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que
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comprende las Celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Las funciones comunes de las hojas de clculo son las siguientes:
-
Alto y ancho de celdas.

Formato de nmeros.
Borde de las celdas.
Seleccin de rangos.
Relleno de rangos.
Orientar el texto
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14. Excel 97
[ http://www.mailxmail.com/curso-informatica-administracion-publica-3/excel-97]
3.2. Seleccin de elementos
- Para seleccionar una Celda, simplemente se hace un click sobre ella.
- Para seleccionar una Fila completa, se hace un click sobre el Ttulo de la Fila.
- Para seleccionar una Columna completa, hacemos un click sobre el Ttulo de la
Columna.
- Para seleccionar un rango lo hacemos con el llamado mtodo del drag and drop
(arrastrar y bajar):
Presionamos el botn izquierdo del mouse en la casilla de inicio de la seleccin (una
esquina), y con ste presionado desplazamos o arrastramos el mouse hasta que
llegue a la esquina opuesta del rango que queremos seleccionar.
Como vimos en clases los archivos de Microsoft Word se denominan documentos,
como veremos ms adelante los archivos de Microsoft Access se denominan bases
de datos y los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al
igual que stos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se compone de una serie de Hojas donde se encuentra
albergada la informacin; de esta forma es posible relacionar las Hojas y compartir
la informacin que se guarda en ellas. Cada una de estas Hojas se denominan Hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer
simplemente un click sobre la lengeta de la misma; sta se encuentra en el sector
inferior de la pantalla.
3.3. Excel 97
Excel 97 adems de funcionar como una tpica Hoja de clculos nos deja insertar
otros objetos, como grficos, mapas, comentarios, imgenes, sonidos, documentos,
presentaciones, pginas Web y todo tipo de informacin. Al poder insertar todos
estos tipos de objetos la Hoja de clculos se hace mucho ms vistosa y elegante.
Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadas
con ste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de clculos
existen dos conceptos importantes: campo y registro.
En un campo se guardan todos los valores de un tipo de informacin -por ejemplo,
los nombres de todos los estados de la Repblica Mexicana-, y en un registro se
guarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo nmeros de habitantes.
Generalmente un campo es una Columna y un registro, una Fila.
Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows
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correctamente, se debe ir al men Inicio, luego entrar al submen Programas y
luego hacer click en la opcin Microsoft Excel.
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15. Barra de herramientas

[ http://www.mailxmail.com/...curso-informatica-administracion-publica-3/barra-herramientas]
3.3.1. Barras de herramientas
Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del
modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por
ejemplo, pueden agregarse o quitarse mens y botones, crearse barras de
herramientas personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.
Las barras de herramientas que se creen o se personalicen estarn disponibles en
todos los libros del sistema. Para asegurarnos que una barra de herramientas
personalizada est disponible en un libro determinado, podemos asignar la barra de
herramientas al libro.
- Barra de mens de la hoja: La barra de mens es una barra de herramientas
especial situada en la parte superior de la pantalla, que contiene mens como
Archivo, Edicin y Ver. La barra de mens predeterminada contiene mens y
comandos para trabajar con hojas de clculo.
Si trabajamos con una hoja de grfico o un grfico incrustado, aparecer en su lugar
la barra de mens de grficos. Puede personalizar las barras de mens exactamente
igual que cualquier barra integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones y
mens. Algunos comandos de men tienen imgenes junto a ellos, de modo que
puede asociarse rpidamente el comando con el botn de la barra de herramientas
correspondiente. Si deseamos ejecutar un comando con ms facilidad, podemos
crear un botn en la barra de herramientas, utilizando el cuadro de dilogo
Personalizar.
La barra de mens presenta los siguientes mens: Men de control, Archivo,
Edicin, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, (?).
- Barra de herramientas Estndar: Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir,
Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografa y gramtica, Cortar, Copiar, Pegar,
Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervnculo, Barra de herramientas
Web, Auto suma, Pegar funcin, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente
para grficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.
- Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes conos: Fuente, Tamao
de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la
derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares,
Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangra, Aumentar sangra,
Bordes, Color de relleno, Color de fuente.
- Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes conos:
Modo Diseo, Propiedades, Ver cdigo, Casilla de verificacin, Cuadro de texto,
Botn de comando, Botn de opcin, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botn de
alternar, Control de nmero, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Ms
controles.
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- Barra de herramientas Dibujo: Contiene los siguientes conos: Dibujo,
Seleccionar objeto, Girar libremente, Auto formas, Lnea, Flecha, Rectngulo, Elipse,
Cuadro de texto, Insertar WordArt, Color de relleno, Color de lnea, Color de fuente,
Estilo de lnea, Tipo de lnea, Estilo de flecha, Sombra, 3D.
- Barra de herramientas Grfico: Contiene los siguientes conos: Objetos del
grfico, Formato del objeto seleccionado, Tipo de grfico, Leyenda, Tabla de datos,
Por Filas, Por Columnas, Texto en ngulo descendente, Texto en ngulo ascendente.
- Barra de herramientas Web: Contiene los siguientes conos: Atrs, Adelante,
Detener, Actualizar, Pgina de inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar slo la
barra de herramientas Web, Direccin. Esta barra de herramientas es la que est en
la figura 23, y es semejante a la de un navegador de Internet.
- Barra de herramientas WordArt: Contiene los siguientes conos: Insertar
WordArt, Modificar texto, Galera de WordArt, Formato de objeto, Forma de WordArt,
Girar libremente, Mismo alto de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt,
Alineacin de WordArt, Espacio entre caracteres de WordArt.
Para agregar o quitar una barra de herramientas, entramos al men Ver, luego al
submen Barras de herramientas, y a continuacin hacemos un click en la opcin
con el nombre de la barra de herramientas que queremos agregar o quitar. A este
submen podemos entrar tambin clickeando cualquier barra de herramientas con
el botn derecho del mouse.
El submen Barras de herramientas tambin presenta una opcin llamada
Personalizar. Esta opcin abre una caja de dilogo con el mismo nombre, la cual
posee tres fichas. La primera ficha, llamada Barras de herramientas, posee un
cuadro de lista en el cual se alojan todos los nombres de las barras de herramientas.
En este cuadro de lista hay ms barras de herramientas que las que podemos
encontrar en el submen Barras de herramientas. Tambin posee cinco botones
referentes a las barras de herramientas de Microsoft Excel.
- Barra de herramientas Pantalla completa: Contiene un solo icono con su mismo
nombre.
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16. Hojas de clculo. Operaciones bsicas (1/2)

[ http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/hojas-calculo-operaciones-basicas-1-2]
3.3.2. Operaciones bsicas
- Para crear un nuevo libro, debemos entrar con un click al men Archivo y luego clickear
la opcin Nuevo. Aparecer un cuadro de dilogo, el que tiene dos fichas: General y
Soluciones hoja de clculos. Simplemente clickeamos en Aceptar y se crear un libro nuevo.
- Para abrir un libro de Excel 97 entramos al men Archivo y luego hacemos un click
sobre la opcin Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botn Abrir de la barra de
herramientas. Aparecer una caja de dilogo denominada Abrir que se divide en cinco
partes: La primera, Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual podemos
seleccionar la carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La segunda contiene
varios conos tiles, como ser Subir un nivel, Buscar en, Buscar en Favoritos, Agregar a
Favoritos, Lista, Detalles, Propiedades, Vista previa, Comandos y configuracin. Estos conos
se dividen en cuatro grupos.
El botn Subir un nivel es el nico que contiene en el primer grupo, y se utiliza para subir un
nivel de carpetas. El segundo grupo contiene los prximos tres conos y son utilizados para
buscar en la Web. Los prximos cuatro botones estn en el tercer grupo y son utilizados
para la visualizacin de los archivos que contiene la carpeta actual. El ltimo icono,
Comandos y configuracin, representa al cuarto grupo y despliega un men con diversas
opciones acerca del tema.
La parte central del cuadro de dilogo se utiliza para seleccionar el archivo a abrir, y
tambin para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres botones, que
son Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la caja de dilogo y cancela la apertura del
archivo), y Avanzada, que se utiliza para la bsqueda avanzada de archivos. La parte inferior
de la caja de dilogo Abrir tambin se utiliza para la bsqueda de archivos. Para ir a esta
caja de dilogo tambin podemos presionar la combinacin de teclas Ctrl+A.
- Para cerrar un libro vamos a la opcin Cerrar ubicada en el men Archivo.
- Para guardar un libro: Si el archivo ya tiene un nombre, y deseamos reemplazarlo,
simplemente vamos al men Archivo y clickeamos la opcin Guardar, o bien hacemos un
click sobre el botn Guardar de la barra de herramientas Estndar (figura de diskette)
Si el libro no tiene nombre o no deseamos sobreescribir el libro existente, podemos ir a la
opcin Guardar como del men Archivo, la cual presenta una caja de dilogo llamada
Guardar como. Si el documento no tiene nombre pero igualmente vamos a la opcin
Guardar, tambin aparece el cuadro de dilogo Guardar como. Este cuadro de dilogo es
muy parecido al de Abrir. La nica diferencia que posee es que no tiene las opciones de
bsqueda de archivos. Para entrar a esta caja de dilogo tambin podemos presionar Ctrl+G.
Si deseamos guardar un libro como una pgina Web, simplemente vamos al men Archivo y
clickeamos la opcin Guardar como HTML. Aparecer entonces un asistente que nos
ayudar a hacerlo.
- Para especificar opciones acerca de la pgina, vamos al men Archivo y clickeamos la
opcin Configurar pgina. Aparecer un cuadro de dilogo con cuatro fichas: Pgina,
Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, y Hoja.
- Para establecer el rea de impresin en el men Archivo hay un submen llamado rea
de impresin. Si lo seleccionamos apoyando el puntero, ste se despliega, con dos opciones
33

referentes al rea de impresin de Excel 97.
34
17. Hojas de clculo. Operaciones bsicas (2/2)

[ http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/hojas-calculo-operaciones-basicas-2-2]
- Para visualizar un libro en Vista preliminar, clickeamos la opcin Vista preliminar, la
que est ubicada dentro del men Archivo. Cuando lo hacemos, se abre una ventana en la
cual se ve cmo va a quedar la hoja seleccionada antes de imprimirse. Sobre esta vista se
ubican varios botones, como ser: Siguiente, Anterior, Zoom, Imprimir, Configurar,
Mrgenes, Saltos de pgina, Cerrar y Ayuda. Para entrar a la Vista preliminar del libro
actual, hacemos un click sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas
Estndar (la hoja con lupa).
- Para imprimir un libro sin pasar por la Vista preliminar, vamos al men Archivo y
clickeamos la opcin Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:
- Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en la que vamos a imprimir el libro.
- Intervalo de pginas e Imprimir, en las que podemos decirle a Excel qu es lo que
queremos imprimir, por ejemplo, varias pginas consecutivas o no consecutivas, una
seleccin, el libro entero, etc.
- Copias, donde podemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir.
- La parte inferior de la caja posee tres botones: Aceptar (que imprime lo especificado),
Cancelar (que cancela la orden de impresin y cierra el cuadro de dilogo).
- Vista previa, que entra automticamente a la Vista preliminar.
Para entrar a la caja de dilogo Imprimir tambin podemos hacer un click en el icono
Imprimir de la barra de herramientas Estndar: o presionar Ctrl+P.
- Para enviar un libro por correo electrnico y otras opciones accedemos al men
Archivo, y desplegamos el submen Enviar a.
- Para ver las propiedades del libro actual accedemos a la opcin Propiedades que se
encuentra en el men Archivo. Esta caja de dilogo que se abre se divide en 5 fichas:
General, Resumen, Estadsticas, Contenido y Personalizar.
Para trabajar con el tamao y posicin de la ventana de Excel 97 (obviamente poseyendo
Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el men de control.
- Maximizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botn Maximizar de la
barra de ttulo del Excel o bien, en el men de control clickeamos la opcin Maximizar.
- Minimizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botn Minimizar de la
barra de ttulo del Excel o bien, en el men de control clickeamos la opcin minimizar.
- Restaurar el tamao de la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botn
Restaurar de la barra de ttulo (ste aparece slo si la ventana est maximizada) o bien, en
el men control, elegimos la opcin Restaurar.
- Mover la ventana de Excel 97: Esta operacin la podemos realizar slo si la ventana est
en un tamao medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and
drop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar) (este mtodo ya fue explicado) sobre la barra de
ttulo del Excel, o bien, elegimos la opcin Mover del men de control, y lo podemos hacer
utilizando el teclado.
35

- Cambiar el tamao de la ventana de Excel 97. Hacemos un drag and drop (arrastrar y
bajar) sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al men de
control y clickeamos la opcin Tamao. Esto tambin slo lo podemos hacer cuando la
ventana de Excel est en el tamao Restaurado.
- Cambiar entre las distintas aplicaciones. Para hacerlo slo debemos presionar su botn
en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos
las teclas.
Cerrar: podemos optar por cuatro formas:
-
En el men de control, clickeamos la opcin Cerrar.

Presionamos la combinacin de teclas Alt+F4.
Vamos al men Archivo y seleccionamos la opcin Salir.
Clickeamos el botn Cerrar que est en la barra de ttulo del Excel 97.
NOTA: Con este captulo hemos llegado al final del curso.
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