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Mdulo 1

Introduccin

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Proceso de compras:

Objetivo: Comprar un artculo

Actividades: Confeccin del pedido, autorizacin, emisin de la orden,
recepcin.
Roles: Empleados de administracin y Jefe de Compras

Autorizacin

Recepcin
Emisin de
Orden

Pedido

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Problemas en los procesos de empresa

Falta de conocimiento de los procesos de la empresa
Muchas veces sucede que los procesos de la empresa no estn
completamente comprendidos. La falta de una descripcin precisa y formal
de los procesos puede ocasionar muchos problemas, como ser:
Se desconoce qu actividades integran cada proceso y quienes
pueden cumplir cada actividad, no se sabe qu actividades deben
realizarse en secuencia y cules pueden realizarse en paralelo
No se conoce con certeza qu informacin necesita cada actividad
para que pueda cumplirse y qu debe producir para que se considere
como terminada.

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Existen muchos factores que pueden hacer que los procesos sean
ineficientes. Algunos de ellos son:
No se disponen de herramientas para detectar las partes ineficientes
del proceso. Esto puede provocar que los gerentes no tengan una
visin objetiva del proceso y en consecuencia no puedan tomar
medidas correctivas a tiempo.
Se pueden tener actividades que no aportan un valor real al objetivo
del proceso o que simplemente repiten lo que ya se hizo en pasos
previos. Esto provoca que los procesos demanden un tiempo
innecesariamente mayor con consecuencias negativas para la
empresa.
Existencia de actividades que forman cuellos de botella. Algunas
actividades son crticas para el proceso, si se atrasan pueden
retrasar todo el proceso o impedir que este pueda continuar. Es
importante que este tipo de tareas sean identificadas ya sea para
replantear el proceso y buscar otra alternativa, o para asegurar que
tengan asignados los recursos necesarios para que puedan
cumplirse en el menor tiempo posible.
Distribucin no equitativa del trabajo entre los participantes. Cuando
no se tiene un visin clara de cmo de desempean los procesos de
la empresa, puede suceder que algunos participantes estn
saturados de trabajo mientras que otros estn ms holgados, con lo
cual no se optimiza el uso de los recursos.

12

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Comunicacin informal entre los participantes

La comunicacin informal entre los participantes del proceso puede ser
fuente de errores o malentendidos pudiendo desencadenar problemas. Por
lo tanto es fundamental tener un mecanismo formal de comunicacin entre
los participantes que permita la transferencia de la informacin crtica para
el proceso.
Reestructurar los procesos puede ser demasiado costoso
Aunque se detecten ineficiencias en los procesos del negocio,
reestructurarlos puede ser demasido costoso debido a la falta de una
especificacin formal de los mismos y podra requerir rehacer aplicaciones
de sofware, completamente de nuevo.

13

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Problemas en los procesos de empresa

Grandes volmenes de papel
En general los procesos de empresa requieren de gran cantidad de
informacin para poder desarrollarse, lo que puede traducirse en grandes
volmenes de papel. Un problema importante en los procesos de empresa,
es la gestin de esa informacin. Es necesario que cada participante del
proceso cuente con la informacin necesaria a la hora cumplir sus
actividades. Esto implica que la informacin se traslade entre los
participantes, lo cual puede ocasionar retrasos y prdida de informacin,
vital para el proceso, si no se cuenta con un adecuado mecanismo de
almacenamiento y control de la informacin.

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Podemos decir que BPM es una estrategia, una forma de hacer las cosas, cuyo
objetivo es mejorar la eficiencia a travs de la gestin sistemtica de los procesos
de negocio, que se deben modelar, automatizar, administrar y optimizar de forma
continua.
Bsicamente son servicios y herramientas que soportan la administracin explicita
de procesos: anlisis, definicin, ejecucin y monitorizacin, etc.

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Si vemos parte de la definicin dada por el Gartner Group se puede apreciar ms

explcitamente que BPM es una disciplina en la cual a travs del uso de mtodos,
prcticas, polticas y herramientas de software se busca mejorar y optimizar las
actividades y procesos de la organizacin de una manera continua.

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Para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas

que nos den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este
conjunto de herramientas son llamadas BPM System y con ellas construimos
aplicaciones BPM.

18

Partiendo del ciclo de vida de BPM tenemos qu continuamente estamos

modelando, automatizando, administrando y analizando nuestros procesos.
Entonces los elementos esenciales para un BPMS son:
- Herramientas grficas con las cuales podamos modelar nuestros procesos.
- Herramientas mediante las cuales podamos expresar nuestras reglas de negocio
en el proceso de automatizar lo modelado. Qu adems nos permitan integrarnos
fcilmente a otras tecnologas y plataformas. Y con un motor de workflow mediante
el cual podamos gestionar el flujo de estos procesos.
- Herramientas mediante las cuales se pueda tener una visin y control sobre lo
que est ocurriendo en las distintas actividades y procesos del negocio y que nos
permitan ajustar dinmicamente el comportamiento para adaptarnos mejor a la
realidad.
- Herramientas de anlisis que nos permitan aprender de lo ocurrido e identificar
aquellas actividades y procesos que deben ser optimizados.

19

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Si mapeamos lo dicho anteriormente entonces podemos apreciar ac dichas

herramientas enmarcadas dentro de lo que hemos dado a llamar como
GeneXus BPM Suite.
Por un lado el GeneXus Process Modeler como la herramienta para el
modelado de procesos. GeneXus en s mismo como la herramienta que nos
permite automatizar el desarrollo de nuestras aplicaciones BPM y generar
nuestro ambiente de ejecucin en el cual se generarn tanto la interfaz del
usuario como el motor de Workflow. Para la gestin y monitoreo de los
procesos contamos con el GXflow Process Manager y el Inbox. Por ltimo
para el anlisis y optimizacin de estos procesos contamos con nuestra
tecnologa de BI que nos permite explotar la informacin estadsticas
generada por nuestras aplicaciones y nuestros datos histricos de cmo se
dio la ejecucin de los procesos.

20

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Por qu usar Workflow?

Modelado del proceso
Los procesos se especifican formalmente evitando ambigedades
Visin clara del proceso
Se tiene una visin precisa de cmo se comportarn los procesos, la
cual abstrae las reglas fundamentales de los procesos del negocio
Simplifica cambios en los procesos
Debido a que las definiciones de procesos se separan del cdigo de
la aplicacin, es posible reestructurar los procesos sin necesidad de
modificar grandes cantidades de cdigo.
Estandarizacion.
Todos los procesos de la empresa quedan definidos en diagramas
que utilizan el mismo lenguaje de especificacion, estandarizando asi
todos los procesos de la empresa.
Mejor entendimiento del negocio
Debido a que se fomenta a un diseo abstracto y formal de los
procesos, estos llevan a que los procesos sean claramente definidos
para que reflejen con precisin las reglas del negocio

21

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Por qu usar Workflow?

Eficiencia en los procesos y estandarizacin de los mismos
Reduccin de costos.
La estandarizacin de los procesos lleva a tener un mayor
conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a obtener una
mejor calidad de estos.
Asignacin de tareas (roles)
Elimina la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso
Mecanismos de control y monitoreo
Utilizando la tecnologa de workflow es posible monitorear el estado
actual de las tareas asi como tambin observar como evolucionan los
planes de trabajo realizados.
Permite ver cuales son los embotellamientos dentro del sistema, es
decir, aquellas tareas o decisiones que estan requiriendo de tiempo
no planificado y se tornan en tareas o decisiones crticas.
El desarrollo de las aplicaciones es ms sencillo ya que solo hay que
desarrollar la lgica de la aplicacin del negocio, porque los
mecanismo del Workflow ya estn desarrollados.

22

Arquitectura y componentes
de Gxflow

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Metodologa de trabajo

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A travs de los diagramas es como se describen los procesos del negocio.

Estos diagramas respetan un estndar comnmente utilizado en la industria,
UML, por lo que la definicin de estos procesos es precisa y puede ser
entendida por otras personas.

51

Diagrama de Caso de Uso

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Diagrama de Actividades

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Los diagramas de Actividades son el principal tipo de diagrama de GXPM.

Estos diagramas muestran la definicin exacta de los procesos y
automticamente se convierten en parte de la solucin final.

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Seleccin
Inicio de Proceso
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Subproceso
Ruta Fija
Ruta Opcional
Ruta Deadline
Condicional
And-Join
Fin de Proceso
Swimline

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Jefe de
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Las tareas son el principal elemento en un diagrama de actividades.

Representan las actividades que deben realizar los usuarios.

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Existen tres tipos de tareas en GXPM, las tareas interactivas, tareas batch y
route activities. Las tareas interactivas son aquellas que requieren
interaccin con el usuario. Las tares batch, son aquellas que no requieren
interaccin con el usuario y por lo tanto son ejecutadas internamente por el
motor de workflow, sin que ningn usuario la vea. Las route activities sirven
para modelar situaciones particulares de ruteo.
Cada tarea debe asociarse con un programa GeneXus que resuelve la
operativa de la misma. En el caso de las tareas interactivas, debe ser una
aplicacin con interfaz grfica. Se permite para cada tarea interactiva tener
asociado un objeto Win (Transacciones, Workpanels) y otro Web (web
panels,transacciones).
En el caso de tareas batch la aplicacin GeneXus asociada debe ser un
procedimiento.
En el caso de las route activities, no se asocia ningn programa Genexus.
Este tipo de tareas solo sirve para modelar situaciones de ruteo, la
ejecucin de la tarea no implica la ejecucin de ningn programa.

63

Otras propiedades

Imagen
Nombre
Descripcin
Programa
Genexus

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Un usuario podr cumplir una determinada tarea slo si alguno de sus roles
coincide con algn rol asociado a la tarea en cuestin.

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Procedimiento
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Condicionales, el camino a seguir depende de la evaluacin de ciertas

reglas de transicin caractersticas del proceso que se est modelando.
Estas reglas deben ser definidas en un procedimiento GeneXus el cual ser
invocado por el motor de Workflow para decidir por qu camino debe
continuar el flujo.

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A cada una de las rutas condicionales se le debe asignar un cdigo. Esto se

hace accediendo a las propiedades de la ruta y slo est disponible para las
rutas condicionales.
Hay que tener en cuenta que no en todos los casos aparecer el mismo
dilogo pues hay casos en los cuales la informacin se infiere
automticamente y no es necesario el ingreso de sta (tal es el caso de la
figura, donde se infiere que el tipo de ruta es condicional). Otro caso similar
es cuando la arista adems de corresponder a un tipo de ruta condicional,
apunta hacia el fin del proceso. En este caso se asume que el cdigo de
condicin se comporta como un otherwise.

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Impactar el proyecto como una
nueva versin o sobreescribir la
versin activa
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Aplicaciones de administracin
Usuario

Navegacin

Tabs de aplicaciones del Escritorio

Lista de tareas

92

Advertencia
Historia

Orden por columna

Asunto
Documentos

Tarea

Delegar

Creacin
Siguiente

Estado

Prioridad

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Tomar tarea: la tarea desaparece de la Bandeja de Entrada de los dems usuarios

Ejecutar tarea: se ejecuta la aplicacin GeneXus asociada a la tarea

Siguiente: se da por finalizada la tarea

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Informacin

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Rutas condicionales
Rutas opcionales

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Datos relevantes

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Restricciones

Acciones masivas para

cambio de estado

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Comentarios

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Grficas de distribucin de
tiempo por tarea

Versin del proceso

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Accin masiva para asignar

tareas

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Versin
Acciones masivas para
habilitar/deshabilitar
versiones

Estado

Grfica de
instancias activas

114

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!
Cantidad de tareas
Fuera de la
asignadas
oficina
Bloqueado

Bloqueo de usuarios
Grficas de comparacin
de participantes

Cantidad de tareas
completadas en el da
Cantidad de tareas en la
lista de trabajo (asignadas o no)

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Usuarios

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Nuevo Usuario
Modificar Usuario

Roles disponibles

Asignar/desasignar roles a
usuarios
Visualizar Datos de Usuario
Eliminar Usuario

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a usuarios

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129

Conceptos Tericos del

Tipo de Datos
Workflow

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Unificando los Conceptos

Cada definicin de proceso puede tener varias instancias de proceso en
ejecucin. A su vez los workitems (instancias de tareas) de cada una de
esas instancias de procesos, pueden integrar la worklist de varios usuarios.
Pero una vez que un usuario toma un workitem (se asigna el workitem al
usuario), este desaparece automticamente de la worklist de los dems
usuarios.
Una vez que un usuario completa un workitem, el motor de Workflow se
encarga de crear automticamente los workitems sucesivos, segn lo
indique la definicin del proceso a la cual pertenece la instancia de proceso.

135

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Enabled: habilitada para crear nuevas

Instancias de Proceso

Disabled: deshabilitada, no se crean

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141

Tipo de Datos
Workflow

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Los datos relevantes se pueden ver como variables que son visibles desde
las tareas de un determinado proceso. Estas variables se definen en
GXPM y pueden ser accedidas desde las aplicaciones asociadas a cada
tarea mediante tipos de datos workflow. De esta forma se tiene un
mecanismo potente para permitir el pasaje de informacin entre las tareas
de un proceso.

156

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Si se quiere que dos procesos (proceso padre y subproceso) intercambien

informacin, es necesario establecer un mapeo entre sus respectivos datos
relevantes. Es importante recordar que los datos relevantes son globales a
la definicn del proceso, lo que significa que no son comunes a todos los
procesos aunque existan datos relevantes que representen lo mismo en dos
o ms procesos. Es por eso que se necesita establecer esta
correspondencia, pero unicamente se debe definirla para los datos que
interese intercambiar.

158

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('CLIENTEID', &adCliId, &error)
&CliId = &adCliId.NumericValue
&ProcessInstance.Subject = Cliente Nro. +
&CliId.ToString()

Endevent

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'AUTORIZADO', &adAut, &error)
&adAut.CharacterValue = 'Y
&webApp.CloseAndComplete(&workitem)
Endevent

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163

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'AUTORIZADO', &adAut, &error)
If &adAut.CharacterValue = 'Y
&conditionalCode = 1
Else
&condiciontalCode = 2
endif

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Q
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164

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WorkflowPriority.HIGH)
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procesado OK.

&workitem.complete(&error)

165

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&nombre = &activity.Name

166

Tipo de Datos
Workflow Avanzados

167

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Server: Operaciones para recuperar todos los elementos y

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Do 'Error'
Else
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Endif

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1. &server.GetProcessDefinitionByName(Compras,&process
, &error)
2.

&process.CreateInstance(&processInstance, &error)

3.

If &error.Code > 0

4.
5.

Do 'Error'
Else

2# 1

6.

&processInstance.Start(&error)

Q #

# N 3#

7.

If &error.Code > 0

8.
9.

Do 'Error'
Endif

10. Endif

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#

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#

A veces puede ser necesario iniciar una nueva instancia de proceso desde
una aplicacin externa, es decir sin utilizar el mecanismo habitual de la
Bandeja de Entrada.
En el ejemplo se asume que se tiene una conexin con el motor de WF
previamente inicializada.

172

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Completa
Contina
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1. &server.GetOrganizationalModel(&OrgModel,
&error)
2. &OrgModel.GetUserById("juan", &user,
&error)
3. &workitem.Assign(&user, &error)

2# 1

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&filter.Clear()
&filter.User = &user
&server.ListProcessDefinitions(&filter,
&processes, &error)
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2# 1

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# N 5#

Q #

# N 3#

Q#

# N7

En el ejemplo se asume que tiene una conexin con el motor de WF

previamente inicializada.

183

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3
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#

&filter.ProcessInstance = &processInstance
&orgmodel.ListUsersOrderBy(&filter,
WorkflowOrder.NAME_ASC, &UsrCollection, &error)
&total = &UsrCollection.Length
for &i = 1 to &total
&UsrCollection.User(&i, &usr)
&UsrName = &usr.Name
SubFileUsers.Load()
H
2# 1
endfor
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184

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&ADPedido.NumericValue = PedNro If After(Confirm)

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Event After Trn

&ADPedido.NumericValue = PedNro
EndEvent

185

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5

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#

6
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If &workitem.Activity.Name = Actividad A

6
#

&activity = &workitem.Activity
If &activity.Name = Actividad A

186

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5

# #

&
6
#

&workitem = &workitems.Item(&i)

6
#

&workitems.Item(&i, &workitem)

187

Consideraciones para el
desarrollo de
aplicaciones

188

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199

Deadlines y Calendarios

200

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Grupo Seguridad:
Windows, se utiliza el usuario de Windows del usuario.
En aplicaciones Web, el directorio virtual de la aplicacin en el IIS
debe activar la propiedad de seguridad Integrated Windows
authentication.
Adems, si se usa .NET, es necesario agregar, en el archivo
web.config, la siguiente lnea debajo del elemento <system.web>:
<identity impersonate="true" />

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