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Administracin de los procesos de inventarios

ADMINISTRACIN DE LOS PROCESOS


DE INVENTARIO

Administracin de los procesos de inventarios

INTRODUCCIN

Adicionalmente, el inventario es uno de los activos ms grandes existentes en una


empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de
resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente ms
grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las
mercancas disponibles para la venta, determinndose el costo de las mercancas
vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para
la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aqu
viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo tanto
fsico como contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como

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tambin conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situacin


econmica de la empresa.
El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y
de esta forma afrontar la demanda.
Dada la importancia de los inventarios en el xito econmico de las empresas, es
indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administracin,
mtodos de costeo y control, aspectos stos que se esbozarn en la presente
investigacin.

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LOS INVENTARIOS

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CLASIFICACIN DE INVENTARIOS

El inventario puede clasificarse por su forma y funcin:


1. Clasificacin de inventarios por su forma:
El inventario se mantiene de tres formas distintas:
Inventario de Materias Primas (MP): Lo conforman todos los materiales con
los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido
procesamiento.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin (PP): Lo integran todos
aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los
cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace
por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables
a la fecha de cierre.
Inventario de Productos Terminados (PT): Son todos aquellos bienes
adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son
transformados para ser vendidos como productos elaborados.
Existe un tipo de inventario complementario, segn su forma, que no es comnmente
citado en la literatura:

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Inventario de Suministros de Fbrica: Son los materiales con los que se


elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera
exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

Adicionalmente, en las empresas comerciales se tiene:


Inventario de Mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes que le
pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los
compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se
mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan
otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben
mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que
han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en
consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha
sido recibido en efectivo u otros bienes).

2. Clasificacin de inventarios por su funcin:


Inventario de seguridad o de reserva, es el que se mantiene para
compensar los riesgos de paros no planeados de la produccin o incrementos
inesperados en la demanda de los clientes.
Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere entre dos procesos u
operaciones adyacentes cuyas tasas de produccin no pueden sincronizarse;
esto permite que cada proceso funcione como se planea.

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Inventario en trnsito, est constituido por materiales que avanzan en la


cadena de valor. Estos materiales son artculos que se han pedido pero no se
han recibido todava.
Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades compradas (o
producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o
incrementar la eficiencia de la produccin) es mayor que las necesidades
inmediatas de la empresa.

LA UTILIDAD DE LOS INVENTARIOS

Siguiendo a Muller (pp. 3 y ,4), en un ambiente manufacturero justo a tiempo, el


inventario se considera un desperdicio. Sin embargo, si la organizacin tiene dificultades
en su flujo de caja o carece de control slido sobre (i) la transferencia de informacin
electrnica entre los departamentos y los proveedores importantes, (ii) los plazos de
entrega y (iii) la calidad de los materiales que recibe, llevar inventario desempea
papeles importantes. Entre las razones ms importantes para constituir y mantener un
inventario se cuentan:

Capacidad de prediccin: Con el fin de planear la capacidad y establecer un


cronograma de produccin, es necesario controlar cunta materia prima, cuntas
piezas y cuntos sub ensamblajes se procesan en un momento dado. El inventario
debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa.

Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la mano supone


proteccin; no siempre se sabe cunto va a necesitarse en un momento dado, pero

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aun as debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la produccin. Si


puede verse cmo actan los clientes en la cadena de suministro, las sorpresas en
las fluctuaciones de la demanda se mantienen al mnimo.

Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad de


los proveedores o cuando escasea un artculo y es difcil asegurar una provisin
constante.

Proteccin de precios: La compra acertada de inventario en los momentos


adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflacin de costos.

Descuentos por cantidad: Con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se


compra en cantidades grandes en lugar de pequeas.

Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de un artculo,


pero con menor frecuencia, los costos de pedido son menores que si se compra en
pequeas cantidades una y otra vez (sin embargo, los costos de mantener un
artculo por un periodo de tiempo mayor sern ms altos).Con el fin de controlar los
costos de pedido y asegurar precios favorables, muchas organizaciones expiden
rdenes de compra globales acopladas con fechas peridicas de salida y recepcin
de las unidades de existencias pedidas.

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ANALISIS DE LOS INVENTARIOS


Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un
costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una poltica para el manejo
de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto
social.
Una poltica eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel ptimo de la inversin
en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles ptimos si se cumplen.

Nivel ptimo de Inventario:


Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la
mnima inversin.

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Existen diferentes reas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes en


cuanto al nivel de inventarios:

Al momento de fijar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, la empresa


tendr que tener en cuenta diversos factores:
1. Ritmo de los consumos: a travs de la experiencia determinar cmo es el consumo
de materia prima durante el ao:
Lineales: la produccin se comporta siempre de la misma manera.
Estacionales: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es
alta.
Combinados: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de
manera lineal, pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacionales.
Impredecibles: la produccin no se puede planear, pues depende de factores
externos no controlables.
2. Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.
Carcter perecedero de los artculos: La duracin de los productos es fundamental para
determinar el tiempo mximo que puede permanecer el inventario en bodega.

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3. Tiempo de respuesta del proveedor:


Abastecimiento instantneo: Justo a Tiempo
Abastecimiento demorado: Niveles altos
4. Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas, se
podr mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas:
Alquiler de bodegas.
Pactos con proveedores para suministros peridicos.
5. Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce
un costo.
Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.
Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.
6. Costos asociados a mantener el inventario:
Manejo
Seguros
Depreciacin
Arriendos
7. Proteccin:
Contra posible escasez del producto.
Contra demanda intempestiva.
Contra aumentos de precios.

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8. Riesgos incluidos en los inventarios:


Disminucin de precios.
Deterioro de los productos.
Prdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.

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TCNICAS DE LOS INVENTARIOS


Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administracin de
inventarios, es tratar de equilibrar la inversin en inventarios y la demanda real del
producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las
necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. Para lograr este objetivo, las
organizaciones deben desarrollar mtodos y tcnicas de control de inventarios. A
continuacin se explican diversos mtodos de control de los inventarios:

EL MTODO ABC EN LOS INVENTARIOS


Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin
o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que
por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente.
El anlisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos:
el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor.
Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de los
artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin.
Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20%
de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor
medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por
ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de
inventarios.
Este sistema permite administrar la inversin en tres categoras o grupos para poner
atencin al manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en
inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en

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algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios, mediante una


administracin eficiente.

DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN


Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de
finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando
el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as
como el tiempo en que los artculos estarn en trnsito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste
en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos,
indicando que las existencias de determinado material o artculo han llegado a cierto nivel
y que debe hacerse un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una seal, papel,
tarjeta, o una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales,
y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas ms
sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a travs de programas de
computadora.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisicin viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo
administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que
por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar
materiales o artculos de los inventarios en las empresas.
Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las
existencias, stos son:

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rdenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad


en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede
haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn.
Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos
cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de
este sistema es conocer las existencias.

EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS

La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer
frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar
los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de
los artculos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados
para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o
departamentos de que consta la produccin y as poder ajustar las programaciones de la
produccin y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda
tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias
de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la
filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del
mercado que se atiende.

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CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO


En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y
se inserten en la produccin en el momento en que se necesitan. Esto requiere de
compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de
inventarios.
Una compaa puede reducir su produccin en proceso mediante una administracin ms
eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas
necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a
factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se
puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artculos terminados,
podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin
existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de ste tipo.

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COSTOS DEL INVENTARIO Y MTODOS DE COSTEO


Artculos idnticos pueden adquirirse o fabricarse a diferentes costos. En consecuencia,
el problema a encarar, es el determinar qu costos son aplicables a los artculos que se
han vendido y qu costos deben asignarse a los artculos que quedan en el inventario. La
mayora de los mtodos aceptables para seleccionar los costos que han de considerarse
aplicables al inventario se basan en hiptesis relativas a:
La corriente de las mercancas, por ejemplo, la hiptesis de que las mercancas
se venden en el orden en que se compran o producen;
La corriente de los costos, por ejemplo, la hiptesis de que a las mercancas
vendidas les son aplicables los costos ms recientes, y que los costos ms
antiguos son aplicables a las mercancas en existencia.
A continuacin se hace una breve resea de los mtodos para seleccionar los costos que
han de considerarse aplicables al inventario:

1. Mtodo de Identificacin Especfica


Premisa: Si los artculos en existencia pueden identificarse como pertenecientes
a compras u rdenes de produccin especficas, pueden inventariarse a los
costos que muestran las facturas o los registros de costos.
Este mtodo exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan
identificarse los artculos con toda precisin y determinarse sus costos con
exactitud. Si bien este mtodo parece tener excelente fundamento lgico, a
menudo su aplicacin es imposible o impracticable.

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2. Mtodo Precio de la ltima factura


Con este mtodo se usa el costo aplicable a la ltima operacin de compra para
valorar toda la cantidad del artculo que hay en el inventario.
Supongamos con fines ilustrativos, la siguiente informacin sobre el inventario
inicial, las compras y el inventario final de la Empresa XYZ:

Segn el mtodo en estudio, se aplicara el precio de Bs.F 1,30 a las 200


unidades del inventario final, es decir, el resultado es Bs.F. 260,00.
Si hay una rpida rotacin fsica de las existencias en la operacin normal del
negocio y los artculos se venden aproximadamente en el mismo orden en que se
adquieren, el precio de la ltima factura puede producir resultados bastante
aproximados a los que se logran por el mtodo de identificacin especfica, con
mucho menos trabajo de oficina.
3. Mtodo del Promedio Simple
Premisa: El promedio aritmtico simple de los precios por unidad se determina
sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras, y

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dividiendo el total as obtenido entre el nmero de compras ms 1 (por el


inventario inicial).
Usando los mismos datos del ejemplo anterior, el costo unitario medio simple y la
valoracin del inventario se calcularan como sigue:

Valuacin del Inventario: 1,17 x 200 = Bs.F 234,00


Este mtodo es ilgico, porque a los precios unitarios aplicables tanto a las
compras importantes como a las pequeas se les da la misma ponderacin en
clculo.
4. Mtodo del Promedio Ponderado
Premisa: El costo de las compras ms el inventario inicial se divide entre el total
de las unidades compradas ms las del inventario inicial, determinndose un
costo unitario medio ponderado.
Aplicando este mtodo, al mismo ejemplo que venimos citando, produce una
valuacin que se calcula de la siguiente manera:
Costo total = Bs.F 940,00
Total Unidades = 800

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Costo Unitario = 940 / 800 = 1,175


Valuacin del Inventario = 1,175 x 200 = Bs.F 235,00
Este mtodo es tericamente ilgico porque se basa en la hiptesis de que todas
las ventas se efectan proporcionalmente de todas las adquisiciones y que de los
inventarios contendrn siempre algunas unidades de las compras ms antiguas
supuestos que son contrarios al procedimiento ordinario de la compra venta.
Como los costos determinados por este mtodo son afectados tanto por las
primeras compras como por las ltimas compras del ejercicio, puede mediar un
retraso considerable entre los costos de compra y las valuaciones del inventario.
As, en un mercado en alza, los costos medios ponderados por unidad sern
inferiores a los costos corrientes, y en un mercado en baja, los costos medios
ponderados excedern de los costos corrientes.

5. Mtodo del Promedio Mvil o Movible


Puede usarse este mtodo cuando se lleva un sistema de inventario perpetuo y
se calculan nuevos costos unitarios medios despus de cada compra. El costo de
cada venta se determina con el promedio obtenido despus de la ltima compra,
y la valuacin del inventario resultante es a base del costo unitario del promedio
mvil.

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Este mtodo est sujeto a la misma objecin terica aplicada al promedio


ponderado. Hay implcito en este mtodo el supuesto de que cada venta consiste
en parte en mercancas de todas las compras precedentes, lo que es contrario al
procedimiento general de la compra venta.
Continuando con el mismo caso de la Empresa XYZ, se muestra seguidamente la
aplicacin del mtodo del promedio mvil ponderado o movible:

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6. Mtodo Primero en entrar, primero en salir (PEPS)


Este mtodo se basa en el supuesto relativo a la corriente de los artculos: se
considera que la existencia de stos corresponde a las ltimas compras.
La hiptesis de que las existencias ms antiguas son las que salen primero,
concuerda generalmente con la poltica adecuada de manejas las mercancas.
Aunque existen sus excepciones, por ejemplo: el primer carbn vaciado en la pila
de una carbonera ser el ltimo que se venda.
Este mtodo tambin se ha considerado conveniente porque produce una
valuacin del inventario ms en concordancia con la tendencia de los precios;
como el inventario se valora a los costos ms recientes, los precios siguen la
tendencia del mercado.

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El mtodo PEPS puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se
lleven inventarios perpetuos; nicamente es necesario determinar los precios que
muestran las facturas ms recientes por cantidades suficientes para igualar el
nmero de unidades del inventario.
Siguiendo con los datos de ejemplos anteriores, la siguiente tabla muestra la
distribucin del inventario de mercancas, valoradas a travs del mtodo PEPS:
7. Mtodo ltimo en entrar, primero en salir (UEPS)
El mtodo ltimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras
de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas.
Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las
compras primeras del periodo) en el inventario final.

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Al usar la expresin ltimo en entrar, primero en salir no se hace referencia al


supuesto concerniente al movimiento de los artculos, sino ms bien al supuesto
del movimiento de los costos.
Los defensores del mtodo sostienen que durante los perodos o ejercicios de
costos y precios cambiantes se producen estados de resultados ms expresivos
si se aplican los costos corrientes a las ventas, logrndose una mejor asociacin
de gastosa e ingresos.
El mtodo se ilustra a travs del siguiente ejemplo:
Supongamos que una compaa vende una unidad de artculo cada ao. Al
principio del primer ejercicio compro una unidad en Bs. F 1,00 y la marc para ser
vendida en Bs. F 1,50, considerando una utilidad bruta de Bs. F 0,50 (para cubrir
gastos y obtener la ganancia deseada). Antes de hacer cualquier venta la
compaa compro una segunda unidad en Bs. F 1,05 y elev el precio de venta a
Bs. F 1,55. Vendi una unidad en Bs. F 1,55.
Por el mtodo PEPS la utilidad bruta se habra calculado de la siguiente manera:

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Por el mtodo UEPS la utilidad bruta se calcula as:

CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS


Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a
medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar
presupuestos y pronsticos de ventas y produccin, hasta la operacin de un sistema de
costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones
generales de este sistema son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin,
almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.
Seguidamente se define cada una de estas funciones:

PLANEAMIENTO:
La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la
constituye el presupuesto o pronstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el
departamento de ventas.

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Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia


prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto
de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna
variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las
actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la
efectividad de las operaciones actuales.

COMPRA U OBTENCIN:
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades
separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de
materiales que se quieren y Compras, que consiste en colocar la orden de compra y
mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
a. Recepcin: Es responsable de las siguientes acciones:
La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de compra.
La elaboracin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y
aceptacin de los materiales.
La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros
lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de
activos.

ALMACENAJE:
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as
como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento
de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo
siguiente:

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Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son


correctas.
Facilitar el almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para
produccin o embarque.

PRODUCCIN:
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, el control
interno de los inventarios, incluye en esta rea lo siguiente:
La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios.
Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de
modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios, puedan
ser debidamente ajustados en los registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad
para el debido funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de
control de produccin.

EMBARQUES:
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

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CONTABILIDAD:
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los
inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de
adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la
determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se
debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada
vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre
los inventarios incluyen:
1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades econmicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas.

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8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el


gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

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SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

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DEFINICIN:

Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a travs del cual una


empresa lleva la administracin eficiente del movimiento y almacenamiento de las
mercancas y del flujo de informacin y recursos que surge a partir de esto. Al contar con
un sistema para gestionar tu inventario te encontrars con dos agentes importantes de
decisin que son: la clasificacin del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir,
es tan importante saber qu cantidad tienes en existencia como el tener bien
identificados cada uno de los productos que manejan en tu empresa.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y
pequea empresa es muy pocas veces atendido.
El empresario difcilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que
el mismo se ha asignado: las compras, las ventas, la produccin, el manejo de
personal, manejo del dinero, trmites bancarios, legales, contables y administrativos.
Ocupa su tiempo ms en cuestiones operativas o tcticas que en labores de
orden estratgico. Esto muchas veces ocurre porque debe enfocarse en generar dinero
y apagar incendios ahora. Simplemente controlar el stock o inventario no produce
beneficios inmediatamente. En una Pyme normalmente no se tienen registros
fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero
tediosa tarea.
En todos los negocios resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su
descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios,
pudiendo causar un fuerte impacto sobre la rentabilidad.
En cuanto a la falta de registros (no slo de inventarios, sino de todo tipo de operacin)
se oyen los siguientes comentarios:

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Los registros son complicados y slo los contadores los entienden.

Se necesita un programa de cmputo carsimo y complicado de entender.

Necesito un encargado de depsito o almacn para llevar los registros bien y al


da.

No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario.

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos, es por eso que quiero
explicarte cmo resolver estas objeciones.
El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque las
empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide o porque los necesitamos
para armar nuestro balance general. El objetivo principal es contar con informacin
suficiente y til para: minimizar costos de produccin y aumentar la liquidez.
Para eso hay que mantener un nivel de inventario ptimo y, comenzar a utilizar la
tecnologa, simplifica las tareas de control de stock con la consecuente disminucin de
gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien
estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de
informacin, si no los alimentamos con informacin real y constante.
En el caso de las microempresas recomiendo la utilizacin de una de las herramientas
ms sencillas pero ms poderosas que la tecnologa actual nos ha brindado: la hoja de
clculo.
El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan grande o tan
pequeo como nuestra gama de productos.
No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que
s complica la operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de
la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero tambin vendemos sushi, tortas,
pastas, helados, pollo y comida internacional, entonces nos enfrentamos con una
diversificacin excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado alto.

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Pasos para establecer el control de inventarios:


El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema ABC del
control de inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos A, que
componen al menos el 70% del valor total en dinero de la materia prima, productos B
que componen aproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y C que son el
10% restante, aproximadamente.
Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A los que mayor utilidad
le produce a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y
controlar ms.
Estos principios se utilizan en cualquier empresa comercial. Entonces, necesitamos un
registro que cubra al menos todos los productos que identificamos como tipo A, que son
los que merecen de mayor resguardo, pero tambin mayor cuidado y atencin en
cuanto a la calidad que presentan. En caso de ser posible sera ideal colocarles una
etiqueta de seguridad con un nmero de serie para poder hacerle un seguimiento a los
productos o insumos A.
Por ejemplo, si una empresa fabrica bicicletas, se le puede colocar un nmero de serie
a cada cuadro y esto tambin servir para hacerle la trazabilidad al producto (se
entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y
autosuficientes que permiten conocer el histrico, la ubicacin y la trayectoria de un
producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento
dado).
Los productos B y C pueden controlarse empricamente o si se desea mediante hoja de
clculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta

Administracin de los procesos de inventarios

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poco valor a la empresa y a sus utilidades y aumentar los gastos operativos ya que
aumenta el tiempo que el personal encargado dedica para realizar el control de stock.
Una vez con el inventario inicial, podremos registrar (tambin en hoja de clculo) los
consumos diarios de nuestras unidades de productos, como Entradas y Salidas, en
el da en que sucedan.
Dicha lista de control nos servir en primera instancia para controlar los consumos
diarios y semanales, as como para elaborar una lista de compras que puede incluir el
monto de dinero que vamos a gastar.
Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier
cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada
de recibir el material.
Para el conteo fsico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea
ms rpido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con informacin valiosa
para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.
Como problemas frecuentes en el control de inventarios puedo sealar:
1.

Falta de registros

2.

Exceso de inventario

3.

Insuficiencia de inventario

4.

Baja calidad de la materia prima dada su caducidad

5.

Robo

6.

Mermas

7.

Desorden

Hay procedimientos para el control de la mercadera y del almacn que permiten


resolver los problemas mencionados en gran medida.

Administracin de los procesos de inventarios

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El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de
productos en condiciones ptimas, control de los costos, estandarizacin de la
calidad todo en aras de tener mayores utilidades.

BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

El correcto orden y administracin de inventarios es uno de los principales factores que


inciden en el desempeo de las empresas y en las ganancias que se obtienen. Por lo
cual es de vital importancia para las compaas contar con un inventario bien
administrado y controlado. El enfoque en esta rea debe ser el de mantener un nivel
ptimo para no generar costos innecesarios.

La gestin de los inventarios est compuesta por el control y la planificacin de los


mismos, en trminos generales se trata de entender tres factores importantes:

Con qu frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artculo?
Cundo debe colocarse un pedido al proveedor?
Cul es la cantidad ptima a ordenar?

El seguimiento y control de inventarios es una actividad medular en tu empresa ya que al


tener una visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores decisiones adems de
reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de mercanca y por lo tanto ofrecer un

Administracin de los procesos de inventarios

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mejor servicio a tu cliente. Adems, el tener niveles ptimos de inventario te puede


ayudar a liberar flujo de efectivo.
Indicadores del Control de Inventarios.

Para comprender bien cmo se mide el control de los inventarios, es necesario que
tomes en cuenta 3 indicadores importantes:

Stock Mximo

Es la cantidad mxima de un determinado artculo que deseas mantener en tu


almacn segn el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma en
venderlo a tus clientes. Ciertas compaas consideran conveniente contar con un
inventario grande en casos especficos como:

a. El producto es de muy alta rotacin o se tiene identificada una temporalidad


definida.
b. El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.

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c. El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.


d. Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o materiales.

Stock mnimo (de seguridad)

Es la cantidad mnima de determinado artculo que deseas mantener en tu almacn,


la cual, en caso de ser menor que el mnimo requerido, puede generar un problema
de abastecimiento importante y prdidas para la empresa.
Cundo a una empresa le interesa mantener su nivel de inventarios bajo?

a. Cuando el tiempo de entrega por parte de tu proveedor es inmediato.


b. Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar frecuencia o
cantidad.
c. Al identificar el artculo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto costo.
d. Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza con los proveedores.
e. Se especula que habr decremento en los precios del bien.

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Punto de re-orden

Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir el


almacn contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas de
abastecimiento.

Qu beneficios tiene para tu empresa contar con un sistema de control de inventarios?

La gestin y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las
reas operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administracin
ya que cuando no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor
inversin/efectivo.
Cuando la competencia es muy fuerte, las compaas no se pueden dar el lujo de tener
dinero detenido en forma de mercancas en su inventario, ni tampoco ser incapaces de
ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto. El objetivo es lograr
ese equilibrio entre la oferta y la demanda, as como tener confiablidad en los tiempos de
recepcin de mercanca de tu proveedor como en la entrega a tus clientes.

Contar con un Sistema de gestin de inventarios trae consigo mltiples ventajas para tu
compaa al brindar informacin trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudar

Administracin de los procesos de inventarios

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a tener una mejor planeacin y a tomar las decisiones pertinentes para ser ms eficiente.
Algunos de los beneficios que obtendr tu empresa al tener un sistema para controlar sus
inventarios son:

Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la prdida de venta por
falta de mercanca y generando una mayor lealtad a tu compaa.

Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera ms


eficiente y contar con una mayor rotacin de inventarios se provocar que el dinero
no est sentado en tu almacn sino trabajando.

Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear mejor.

Detectar fcilmente artculos de lento movimiento o estancados para elaborar


estrategias para poder desprenderse de ellos fcilmente.

Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeacin y reduccin de las
compras de emergencia.

Vigilar la calidad de los productos al tenerlos bien identificados y monitoreados.

Reconocer robos y mermas.

Liberar y optimizar el espacio en tus almacenes para incrementar la rentabilidad por


metro cuadrado del mismo.

Control de entradas, salidas y localizacin de la mercanca, requisicin de


mercancas para un manejo de tus bodegas ms profesional.
Para lograr obtener estos beneficios para tu empresa es importante que cuentes con
una herramienta que te brinde el apoyo para gestionar tu inventario de la manera

Administracin de los procesos de inventarios

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ms eficiente, as mismo, dentro de la empresa se deben establecer mejores


prcticas en la planeacin y ejecucin de todo el proceso y sobre todo que exista
constante revisin y seguimiento.

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PLANIFICACIN DE REQUERIMIENTO DE
MATERIALES
(MRP)

Administracin de los procesos de inventarios

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DEFINICIN
La Planificacin de Requerimientos de Materiales es un sistema computarizado de
informacin desarrollado especficamente para ayudar a los fabricantes a administrar el
inventario de demanda dependiente y programar los pedidos de reabastecimiento.
Cuando se habla de explosin de MRP, se refiere al proceso de convertir los requisitos de
ciertos productos finales en un plan de requerimiento de materiales en el cul se
especifican los programas de reabastecimiento de todas las subunidades, componentes y
materias primas que se necesitarn para la elaboracin de productos finales
De igual forma, la planeacin de requerimiento de materiales (MRP) es un mtodo lgico
y fcil de entender para abordar el problema de determinar el nmero de piezas,
componentes y materiales necesarios para producir cada pieza final, adems de
proporcionar un programa para especificar cundo hay que producir o pedir estos
materiales, piezas y componentes piezas, componentes y materiales necesarios para
producir cada pieza final, adems de proporcionar un programa para especificar cundo
hay que producir o pedir estos materiales, piezas y componentes

CONCEPTOS BASICO DEL MRP


El MRP o Planificacin de necesidades de Materiales, es un sistema de planificacin de
la produccin y de gestin de stocks que responde a las preguntas:

CUNTO?
QU?

CUNDO?

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El procedimiento del MRP est basado en dos ideas esenciales:


a. La demanda de la mayora de los artculos no es independiente, nicamente lo es la
de los productos terminados.
b. Las necesidades de cada artculo y el momento en que deben ser satisfechas estas
necesidades, se pueden calcular a partir de unos datos bastantes sencillos:
Las demandas independientes
La estructura del producto
As pues, MRP consiste esencialmente en un clculo de necesidades netas de los
artculos

(productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.)

introduciendo un factor nuevo, no considerado en los mtodos tradicionales de gestin de


stocks, que es el plazo de fabricacin o compra de cada uno de los artculos, lo que en
definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la
oportunidad de fabricar ( o aprovisionar) los componentes con la debida planificacin
respecto a su utilizacin en la fase siguiente de fabricacin. En la base del nacimiento de
los sistemas MRP est la distincin entre demanda independiente y demanda
dependiente:
DEMANDA INDEPENDIENTE

Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de


decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos
terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las
decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque s pueden
ser influidas). Tambin se clasificara como demanda independiente la
correspondiente a piezas de recambio.
DEMANDA DEPENDIENTE

Administracin de los procesos de inventarios

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Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por


ejemplo an si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes prximo
(demanda independiente) la Direccin puede determinar fabricar 120 este mes,
para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas, etc. La
demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la
decisin tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.
Es importante esta distincin, porque los mtodos a usar en la gestin de stocks de un
producto variarn completamente segn ste se halle sujeto a demanda dependiente o
independiente. Cuando la demanda es independiente se aplican mtodos estadsticos de
previsin de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una
demanda continua, pero cuando la demanda es dependiente se utiliza un sistema MRP
generado por una demanda discreta. El aplicar las tcnicas clsicas de control de
inventarios a productos con demanda dependiente (como se haca antes del MRP)
genera ciertos inconvenientes.
El Concepto de MRP, por tanto, es bien sencillo: como se dijo, se trata de saber qu se
debe aprovisionar y/o fabricar, en qu cantidad, y en qu momento para cumplir con los
compromisos adquiridos.

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PRONSTICOS Y DEMANDA DE BIENES

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DEFINICIN DE PRONSTICOS

El pronstico es un proceso de estimacin de un acontecimiento futuro proyectando


hacia el futuro datos del pasado. Los datos del pasado se combinan sistemticamente en
forma predeterminada para hacer una estimacin del futuro. En concreto los pronsticos
son slo afirmaciones acerca del futuro.
El pronstico es una componente importante de la planeacin estratgica y operacional.
Establece la unin para los sistemas de planeacin y control. Es necesario estimar el
futuro para planear el sistema; y luego programar y controlar ste para facilitar una eficaz
y eficiente produccin de bienes y servicios. La administracin de la demanda tiene como
fin coordinar y controlar todas las fuentes de la demanda, de manera que los sistemas de
produccin y operaciones puedan utilizarse en forma eficiente.
Entender las limitaciones de los pronsticos y fijar expectativas apegadas a la realidad en
cuanto al funcionamiento futuro son esenciales para hacer uso efectivo de los pronsticos
en la toma de decisiones. En un sentido ms positivo, ciertos aspectos de los pronsticos
pueden claramente aadir valor al trabajo de la administracin. En general, los
pronsticos a corto plazo, hasta de un ao, sirven de parmetro para las operaciones en
curso. Los pronsticos a mediano plazo, que abarcan entre uno y tres aos, y los
pronsticos a largo plazo, ms de cinco aos, sirven de apoyo para las decisiones acerca
de la ubicacin y la capacidad de proyectos.

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NECESIDAD DE LOS PRONSTICOS EN LA EMPRESA

El objetivo bsico de un pronstico consiste en reducir el rango de incertidumbre dentro


del cual se toman las decisiones que afectan el futuro del negocio y con l a todas las
partes involucradas. Aunque, el pronstico no sustituye el juicio administrativo en la toma
de decisiones, simplemente es una ayuda en ese proceso.
Los pronsticos se emplean en el proceso de establecimiento de objetivos tanto de largo
como de corto plazo, constituyndose as en bases para el desarrollo de planes, a nivel
general y en las distintas reas o unidades. Los planes basados en dichos pronsticos,
no slo atendern a ellos sino que establecern estrategias y acciones que los puedan
contrarrestar, corregir o impulsar.
Por ejemplo, si el pronstico de ventas para el siguiente ejercicio fiscal muestra una
tendencia desfavorable, entonces el plan estratgico de ventas deber encaminarse a
revertir dicha tendencia a travs de acciones que impulsen el crecimiento o que no
permitan que las ventas decaigan o, el peor de los casos, que simplemente se reduzcan
en un nivel mnimo.

USOS DE LOS PRONSTICOS EN LA EMPRESA

Todas las organizaciones que planifican las condiciones de su futuro, el cual no


conocen a ciencia cierta, emplean pronsticos en sus diferentes reas
funcionales. Algunos casos de uso de pronsticos en la empresa son:

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En el rea de marketing se pronostica cmo va a crecer el mercado, cul va a ser la


participacin propia y de los competidores, cul ser la tendencia de precios, cules
sern los nuevos productos que sacudirn el mercado
En el rea de produccin se hacen pronsticos sobre el costo y la disponibilidad de
la materia prima, el costo y la disponibilidad de la mano de obra, cundo se requerir
mantenimiento para los equipos, cul ser la capacidad de planta necesaria para
atender la demanda
En el rea financiera se pronostica cul ser la tasa de inters de referencia para los
crditos, cul ser el nivel de cuentas incobrables, cunto capital se requerir para
ampliar la capacidad propia.
En recursos humanos se requieren pronsticos sobre el nmero de trabajadores, la
rotacin de personal, las tendencias de ausentismo, las necesidades de
capacitacin.
En el plano estratgico se pronostica acerca de factores econmicos, cambios de
precios, costos, crecimiento de lneas de productos.

CLASIFICACIN DE LOS MODELOS DE PRONSTICOS

Segn el marco de tiempo al que atienden se clasifican en:


De corto plazo: Se usan para disear estrategias inmediatas, son
empleados entre mandos medios y gerencias de primera lnea.
De mediano plazo: Conjunta al corto y al largo plazo, til para decisiones de
todos los niveles.
Pronsticos de largo plazo: Requeridos para establecer el rumbo general
de la organizacin, generalmente se hacen para que la alta direccin los use
en los procesos de planeacin estratgica.

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LA DEMANDA
La demanda es la accin que ejercen los compradores o consumidores que buscan
satisfacer sus necesidades a travs de la adquisicin de bienes y servicios en el
mercado. En este sentido, demandar significa comprar, consumir, o adquirir bienes,
servicios o factores en un mercado determinado.
Para nuestro anlisis nos referiremos al mercado de bienes y servicios en el cual las
familias son las consumidoras, compradoras o demandantes; pero esta definicin
tambin puede aplicarse a un mercado de factores productivos donde las empresas son
las demandantes de estos factores.
Finalmente, debemos dejar establecido que la demanda expresa una relacin entre el
precio de un bien cualquiera con la cantidad de ese mismo bien; es decir, indica que la
cantidad consumida de un determinado bien o servicio se encuentra en dependencia o
relacin con el precio de ese bien o servicio.

DISTINTAS FORMAS DE DEMANDA

EN RELACIN A LA SATISFACCIN:

Demanda insatisfecha: se trata de una demanda con gran repercusin pero


poca disponibilidad del mismo, por ejemplo: hospitales o salud pblica.

Administracin de los procesos de inventarios

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Demanda satisfecha: Se encuentra en el mercado un producto o servicio de


gran disponibilidad con diversas caractersticas y muchos tipos diferentes, es el
caso de celulares y objetos tecnolgicos de los que se pueden obtener modelos
variados y diferentes marcas.

Demanda satisfecha saturada: estas demandas se encuentran establecidas en


los mercados de manera permanente por su gran cantidad, es posible utilizarlos
para consumo de los habitantes del pas y tambin para comercio exterior, es
decir, exportaciones. Es el caso de los granos bsicos, como la soja.
Demanda satisfecha no saturada: estas demandas son consumidas de manera
masiva de acuerdo al precio y promociones que contengan los productos, es el
caso de las casas de comidas rpidas, los grandes imperios como McDonalds.

EN RELACIN CON SU NECESIDAD:

Demanda de bienes social y nacionalmente necesarios: estos bienes son los


ms importantes e irreemplazables por otros, la sociedad debe consumirla para
satisfacer sus necesidades bsicas e indispensables y el estado debe encargarse
de proveerla en abundancia, es el caso del agua.
Demanda de bienes no necesarios: Los individuos los consumen para
satisfacer deseos o caprichos, por determinadas modas o promociones, no se
encuentran dentro de las necesidades indispensables.

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EN RELACIN CON SU TEMPORALIDAD:

Demanda continua: se trata de demandas que se encuentran en peticin


continua, tanto en invierno como en verano, es decir en todos los ciclos
estacionales del ao. Puede ser el caso de la ropa.
Demanda de ciclo o estacional: durante determinado periodo del ao,
generalmente se trata de servicios que los individuos consumen, como
vacaciones en determinado lugar, paquetes tursticos, etc.

EN RELACIN A SU DESTINO:
Demanda de bienes finales: el producto a consumir ya est listo, no es
necesario la preparacin de ningn tipo de objeto extra para su consumo, puede
aparecer diferentes frutas en almbar, las cuales solo es necesario abrir la lata
Demanda de bienes industriales: estos bienes necesitan cierta preparacin
anterior para su consumo, necesitando previamente algn tipo de objeto extra. El
pur instantneo es un ejemplo de esto, ya que se necesita agua caliente y leche
para su preparacin.

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