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INTRODUCCIN
LOS INVENTARIOS
CLASIFICACIN DE INVENTARIOS
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La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer
frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar
los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de
los artculos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados
para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o
departamentos de que consta la produccin y as poder ajustar las programaciones de la
produccin y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda
tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias
de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la
filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del
mercado que se atiende.
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El mtodo PEPS puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se
lleven inventarios perpetuos; nicamente es necesario determinar los precios que
muestran las facturas ms recientes por cantidades suficientes para igualar el
nmero de unidades del inventario.
Siguiendo con los datos de ejemplos anteriores, la siguiente tabla muestra la
distribucin del inventario de mercancas, valoradas a travs del mtodo PEPS:
7. Mtodo ltimo en entrar, primero en salir (UEPS)
El mtodo ltimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras
de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas.
Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las
compras primeras del periodo) en el inventario final.
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PLANEAMIENTO:
La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la
constituye el presupuesto o pronstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el
departamento de ventas.
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COMPRA U OBTENCIN:
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades
separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de
materiales que se quieren y Compras, que consiste en colocar la orden de compra y
mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
a. Recepcin: Es responsable de las siguientes acciones:
La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de compra.
La elaboracin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y
aceptacin de los materiales.
La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros
lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de
activos.
ALMACENAJE:
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as
como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento
de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo
siguiente:
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PRODUCCIN:
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, el control
interno de los inventarios, incluye en esta rea lo siguiente:
La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios.
Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de
modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios, puedan
ser debidamente ajustados en los registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad
para el debido funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de
control de produccin.
EMBARQUES:
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
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CONTABILIDAD:
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los
inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de
adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la
determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se
debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada
vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre
los inventarios incluyen:
1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades econmicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas.
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DEFINICIN:
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Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos, es por eso que quiero
explicarte cmo resolver estas objeciones.
El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque las
empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide o porque los necesitamos
para armar nuestro balance general. El objetivo principal es contar con informacin
suficiente y til para: minimizar costos de produccin y aumentar la liquidez.
Para eso hay que mantener un nivel de inventario ptimo y, comenzar a utilizar la
tecnologa, simplifica las tareas de control de stock con la consecuente disminucin de
gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien
estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de
informacin, si no los alimentamos con informacin real y constante.
En el caso de las microempresas recomiendo la utilizacin de una de las herramientas
ms sencillas pero ms poderosas que la tecnologa actual nos ha brindado: la hoja de
clculo.
El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan grande o tan
pequeo como nuestra gama de productos.
No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que
s complica la operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de
la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero tambin vendemos sushi, tortas,
pastas, helados, pollo y comida internacional, entonces nos enfrentamos con una
diversificacin excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado alto.
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poco valor a la empresa y a sus utilidades y aumentar los gastos operativos ya que
aumenta el tiempo que el personal encargado dedica para realizar el control de stock.
Una vez con el inventario inicial, podremos registrar (tambin en hoja de clculo) los
consumos diarios de nuestras unidades de productos, como Entradas y Salidas, en
el da en que sucedan.
Dicha lista de control nos servir en primera instancia para controlar los consumos
diarios y semanales, as como para elaborar una lista de compras que puede incluir el
monto de dinero que vamos a gastar.
Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier
cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada
de recibir el material.
Para el conteo fsico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea
ms rpido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con informacin valiosa
para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.
Como problemas frecuentes en el control de inventarios puedo sealar:
1.
Falta de registros
2.
Exceso de inventario
3.
Insuficiencia de inventario
4.
5.
Robo
6.
Mermas
7.
Desorden
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El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de
productos en condiciones ptimas, control de los costos, estandarizacin de la
calidad todo en aras de tener mayores utilidades.
Con qu frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artculo?
Cundo debe colocarse un pedido al proveedor?
Cul es la cantidad ptima a ordenar?
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Para comprender bien cmo se mide el control de los inventarios, es necesario que
tomes en cuenta 3 indicadores importantes:
Stock Mximo
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Punto de re-orden
La gestin y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las
reas operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administracin
ya que cuando no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor
inversin/efectivo.
Cuando la competencia es muy fuerte, las compaas no se pueden dar el lujo de tener
dinero detenido en forma de mercancas en su inventario, ni tampoco ser incapaces de
ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto. El objetivo es lograr
ese equilibrio entre la oferta y la demanda, as como tener confiablidad en los tiempos de
recepcin de mercanca de tu proveedor como en la entrega a tus clientes.
Contar con un Sistema de gestin de inventarios trae consigo mltiples ventajas para tu
compaa al brindar informacin trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudar
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a tener una mejor planeacin y a tomar las decisiones pertinentes para ser ms eficiente.
Algunos de los beneficios que obtendr tu empresa al tener un sistema para controlar sus
inventarios son:
Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la prdida de venta por
falta de mercanca y generando una mayor lealtad a tu compaa.
Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeacin y reduccin de las
compras de emergencia.
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PLANIFICACIN DE REQUERIMIENTO DE
MATERIALES
(MRP)
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DEFINICIN
La Planificacin de Requerimientos de Materiales es un sistema computarizado de
informacin desarrollado especficamente para ayudar a los fabricantes a administrar el
inventario de demanda dependiente y programar los pedidos de reabastecimiento.
Cuando se habla de explosin de MRP, se refiere al proceso de convertir los requisitos de
ciertos productos finales en un plan de requerimiento de materiales en el cul se
especifican los programas de reabastecimiento de todas las subunidades, componentes y
materias primas que se necesitarn para la elaboracin de productos finales
De igual forma, la planeacin de requerimiento de materiales (MRP) es un mtodo lgico
y fcil de entender para abordar el problema de determinar el nmero de piezas,
componentes y materiales necesarios para producir cada pieza final, adems de
proporcionar un programa para especificar cundo hay que producir o pedir estos
materiales, piezas y componentes piezas, componentes y materiales necesarios para
producir cada pieza final, adems de proporcionar un programa para especificar cundo
hay que producir o pedir estos materiales, piezas y componentes
CUNTO?
QU?
CUNDO?
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DEFINICIN DE PRONSTICOS
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LA DEMANDA
La demanda es la accin que ejercen los compradores o consumidores que buscan
satisfacer sus necesidades a travs de la adquisicin de bienes y servicios en el
mercado. En este sentido, demandar significa comprar, consumir, o adquirir bienes,
servicios o factores en un mercado determinado.
Para nuestro anlisis nos referiremos al mercado de bienes y servicios en el cual las
familias son las consumidoras, compradoras o demandantes; pero esta definicin
tambin puede aplicarse a un mercado de factores productivos donde las empresas son
las demandantes de estos factores.
Finalmente, debemos dejar establecido que la demanda expresa una relacin entre el
precio de un bien cualquiera con la cantidad de ese mismo bien; es decir, indica que la
cantidad consumida de un determinado bien o servicio se encuentra en dependencia o
relacin con el precio de ese bien o servicio.
EN RELACIN A LA SATISFACCIN:
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EN RELACIN A SU DESTINO:
Demanda de bienes finales: el producto a consumir ya est listo, no es
necesario la preparacin de ningn tipo de objeto extra para su consumo, puede
aparecer diferentes frutas en almbar, las cuales solo es necesario abrir la lata
Demanda de bienes industriales: estos bienes necesitan cierta preparacin
anterior para su consumo, necesitando previamente algn tipo de objeto extra. El
pur instantneo es un ejemplo de esto, ya que se necesita agua caliente y leche
para su preparacin.