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Definicin:
Un manual es la concentracin sistemtica de los
elementos
administrativos
propuestos
para
sobre
los
aspectos
procedimientos y organizacin.
Ventajas
relacionados
con
tcnicas,
Desventajas
Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas
para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
caro,
una
estricta
reglamentacin y rigidez.
OBEJTIVOS
Podemos mencionar los siguientes objetivos:
Precisar funciones en un documento denominada manual, con
el propsito de que los miembros de la organizacin tengan
una fuente de informacin adecuada para realizar su trabajo.
Unificar criterios en la realizacin de las acciones de la
empresa o institucin.
Simplificar el trabajo, actuando como elemento de consulta
para realizar bien el trabajo y no tener que repetirlo.
Orientar la seleccin del personal, por medio de las
descripciones de puesto, perfil de trabajador, descripcin de
trabajos.
Establecer rutinas de trabajo.
Permitir el mejor aprovechamiento de recursos.
ELABORACIN DE UN MANUAL
Para elaborar los manuales es importante recurrir a documentos
legales y a personal operativo y directivo, adems observacin
directa en el trabajo.
La informacin debe ser uniforme y usar la terminologa correcta.
Procedimiento General para la Elaboracin de Manuales
Realizar estudio preliminar y definir: Problema, Mtodo de
Recoleccin de datos y Universo de Estudio
Delimitar el Universo de Estudio (Poblacin y Muestra)
Recolectar la Informacin: Archivos, Usuarios y rea de
Trabajo
Definir Tcnicas para el levantamiento de Informacin:
Documental, Entrevistas, Cuestionario, Observacin Directa,
Organigramas, Flujogramas.
Analizar la informacin recopilada: Evaluar informacin
recopilada.
Determinar duplicidad, cuellos de botella (definir problema).
Determinar posibles soluciones
Fase de elaboracin del Borrador del Manual
Pasos a considerar para la elaboracin del Manual
1. Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y uso.
De procedimientos
Constituye un documento tcnico que incluye informacin sobre la
sucesin cronolgica y secuencia de operaciones concatenadas
entre s, que se constituyen en una unidad para la realizacin de
una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.
Todo procedimiento incluye la determinacin de tiempos de
ejecucin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos as como la
aplicacin de mtodos de trabajo y control para desarrollar las
operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripcin de los procedimientos permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles
jerrquicos, lo que propicia la disminucin de fallas u omisiones y el
incremento de la productividad
De contenido mltiple
Estos manuales concentran informacin relativa a diferentes tpicos
o aspectos de una organizacin.
El objetivo de
agruparla en un solo documento obedece
bsicamente a las razones siguientes:
Que sea ms accesible para su consulta.
Que resulte ms viable econmicamente.
Que tcnicamente es estime necesario integrar ms de un
tiempo de informacin.
Que sea una instruccin del nivel directivo.
MANUALES DE ORGANIZACIN
Manual de objetivos
Manual de polticas
Manual de organigramas
Manual de descripciones de puesto
Manual de reglamentos.
MANUAL DE OBJETIVOS
Este manual
un
a
MANUAL DE POLTICAS
Importancia:
Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para
ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar
polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los
malos entendimientos y a mostrar cmo puede contribuir el
empleado al logro de los objetivos del organismo.
MANUAL DE ORGANIGRAMAS
Es una representacin grfica de la
estructura
formal
de
una
organizacin.
Representan
las
unidades de la organizacin en las
que se han agrupado las funciones
que se llevan a cabo, as tambin
Ventajas:
Permite conocer la estructura de la organizacin.
Cada individuo que trabaja en ella puede tener clara visin de
la posicin de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidades
de ascenso.
Se pueden detallar fallas: como que un cargo dependa de dos
o ms personas, o que dos o ms cargos ejerzan la misma
funcin.
MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTO
Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones
especficas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a travs de la descripcin de las funciones rutinarias
de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de
manera funcional, es decir que estn divididas en sectores en
donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e
intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de
trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la
organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto
dentro de la organizacin, as como su
relacin de dependencia, lo cual quiere decir
el lugar que ocupa el puesto dentro de la
estructura organizacional, a que posiciones
est subordinado directa e indirectamente y
cul es su relacin con otros puestos de
trabajo.
Objetivos:
Delimitar funciones
Facilitar la supervisin
Mejorar la administracin de personal
MANUAL DE REGLAMENTOS
MANUAL DE ORGANIZACIN
Un manual de organizacin necesita para su
funcionamiento contener e integrar los siguientes
aspectos:
Datos Generales:
Este manual contiene una portada que no inclua todos
los datos necesarios, para la identificacin de la
organizacin. Los aspectos que contiene son los
siguientes:
Contenido ( o ndice)
El ndice es la relacin de los captulos o apartados que constituyen
el documento.
El ndice proporcionado en el manual de la Secretara incluye:
Temas de cada seccin, as como sus encabezados para
ofrecer al lector un mayor detalle del contenido.
Introduccin
El manual contiene una explicacin breve que permite al usuario
conocer a que se refiere el documento, as como los objetivos que
persigue el manual de acuerdo a su mbito de aplicacin.
Se deduce tambin los beneficios que se esperan obtener con la
utilizacin y difusin de la informacin que contiene el manual.
Por otro lado se incluyen tambin los propsitos o motivos bsicos
que dan lugar a su elaboracin.
Directorio:
El manual no presenta un directorio con la relacin de los
funcionarios principales comprendidos en el rea descrita en el
manual, as como los respectivos cargos que ocupan cuando se
trata de un manual general, como en este caso. Como sugerencia
puede incluirse los miembros que integran la Secretara.
Bases Legal
El orden jerrquico de las disposiciones legales no sigui el orden
establecido en el libro de manuales administrativos escrito por
Benjamn Franklin.
l recomienda las disposiciones legales de la siguiente manera:
Constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares.
Por otra parte, pudimos observar que las disposiciones legales de
este manual, a pesar de no estar ordenadas jerrquicamente, si
siguen una secuencia cronolgica de su expedicin as como sus
reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federacin.
Estructura y Organizacin
La estructura orgnica de la Secretaria de Contralora y Desarrollo
Administrativo describe perfectamente las unidades administrativas,
as como sus relaciones jerrquicas que la constituyen.
As mismo, la representacin grfica u organigrama si corresponde
con la descripcin de los puestos.
Organigrama
El organigrama es de tipo vertical, se encuentran en l
perfectamente definidos los niveles jerrquicos, las reas
Datos generales
Contenido ( por captulos)
Introduccin
Directorio ( principales funcionarios)
Antecedentes histricos de la institucin
Base legal
Estructura y organizacin
Organigramas
Descripcin de puestos
Otros manuales
Bibliografa
ASPECTOS POSITIVOS
ORGANIZACIN
DEL
USO
DE
MANUAL
DE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un
manual
instrumento
de
procedimientos
administrativo
que
es
apoya
un
el
manuales
consignados,
de
procedimientos
metdicamente
son
tanto
las
secuencial
de
las
actividades
anteriormente
rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs
de un flujo eficiente de la informacin.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al
personal.
Proporcionan una visin integral de la unidad al personal.
Son guas del trabajo a ejecutar.
describen
MANUAL MLTIPLE
Contiene aspectos relativos al funcionamiento de la organizacin y,
al mismo tiempo, aborda procedimientos generales.
Para su elaboracin, debe seguirse el orden que se da a los
manuales de organizacin.
Un ejemplo de manuales mltiples son los manuales de bienvenida,
que
contienen
aspectos
de
organizacin
procedimientos