DocFlow for SAP

EFFICIENCY IN ALL COMPANY AREAS

Integrating transaction data, documents and processes

1
DocFlow X SAP
WHICH APPLICATION SCENARIOS?
 
   
• Checking and approval of supplier invoices 
FINANCE  • Electronic storage of tax documents 
• Real‐Time Finance Dashboard 
   
   
• Distribution of payslips online and via email 
HUMAN • Complete management of the Employee Personnel File 
• Electronic management of requests for leave and schedule 
RESOURCES  changes 
• Electronic management of business trips and expense reports 
   
   
• Archiving of sales‐cycle documents (from proposal through to 

SALES 
payment) 
• Supply contract management 
• Management of customer documentation with SAP CRM 
   
   
• Issuing PO requests 
• Issuing purchase orders 
PURCHASING  • Tender offer documentation 
• Complete management of the purchasing order file 
• Supplier qualification 
   
   
• Technical documentation attached to products/equipment 
PRODUCTION  • Management of order documents and authorisation processes 
• Management of SAP PLM documentation 
   
   
• Archiving of data and archival SAP documents (Application Data 
Archiving) 
IT SYSTEMS  • Management of ICT asset life cycle 
• Management of software orders 
  • Failure reports and service requests 
   
 
 

2
INTEGRATING SAP
WITH ECM   

recent  years, 
organisations  have 
focused  their 
attention  on  ERP 
systems  to  manage 
transaction  data 
rapidly and effectively. 
But  over  and  above 
the  data,  business 
processes  are  based 
on  the  documents  underlying  the  transactions  and  on 
collaborative  processes  between  the  various  different 
corporate functions involved. ERP is the optimal solution for 
managing  data,  but  because  it  is  a  closed  system,  it  cannot 
support organisational processes. While it is actually possible 

“ ”
to manage document processes through SAP without using a 
separate document system, it involves high costs and major 
complexity  during  the  implementation  and  management 
phases. 

WHILE IT IS ACTUALLY POSSIBLE TO MANAGE DOCUMENT PROCESSES

THROUGH SAP WITHOUT USING A SEPARATE DOCUMENT SYSTEM, IT
INVOLVES HIGH COSTS AND MAJOR COMPLEXITY DURING THE
IMPLEMENTATION AND MANAGEMENT PHASES

Few  businesses  can  afford  projects  of  this  type,  and 

consequently transactions and documents are in completely 
separate  worlds.  This  is  why,  if  a  document  is  needed  to 
manage  a  transactional  process,  users  have  to  locate  the 
document  and  manage  it  manually,  which  often  causes 
bottlenecks  and  hidden  costs.  For  example,  think  of  the 
procedures  for  registering  an  invoice:  when  the  document 
arrives, the data is manually entered into the ERP system by 
the  user  and  becomes  part  of  the  transactional  data.  But 
what happens if the supplier that issued the invoice is not in 
the system, and therefore the associated order is not in the 
system either? The invoice is usually copied and handed to 
the  person  who  enters  data  for  new  suppliers  and  to  the 
person who handles orders. While these activities are taking 
place, the entire process is held up. The same problems are 
found in other company areas where activities are based on 
transactional data: administration (invoice data, accounting 
records  etc.),  human  resources  (payslip  data,  requests  for 
leave  etc.),  sales  (sales  cycle  data),  purchasing  (supplier 
data, purchase order data, etc.) and production (data from 
the technical documentation attached to products).  

3
  

For  companies,  concentrating  on  the  data  alone  is 

restrictive and the gap that still exists between transactions 
and  documents  needs  to  be  filled  by  integrating  data, 
documents and processes.  

SPEED AND EFFICIENCY IN ALL COMPANY AREAS 

DocFlow has developed an Enterprise Content Management 
solution that has a direct, certified interface with SAP, one of 
the  most  popular  ERP  packages  in  the  world,  and  connects 
transactions  to  documents  and  information  (structured  and 
otherwise)  In  a  subsequent  step,  DocFlow  automates 
management of the associated processes.  

“ ”
DOCFLOW HAS DEVELOPED AN ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
SOLUTION THAT HAS A DIRECT, CERTIFIED INTERFACE WITH SAP, ONE OF
THE MOST POPULAR ERP PACKAGES IN THE WORLD, AND CONNECTS
TRANSACTIONS TO DOCUMENTS AND INFORMATION (STRUCTURED AND
OTHERWISE) IN A SUBSEQUENT STEP, DOCFLOW AUTOMATES
MANAGEMENT OF THE ASSOCIATED PROCESSES.

With this integration, all company areas where activities are 
based  on  transactional  data  contained  in  the  management 
system  can  save  time  and  resources.  The  SAP/DocFlow 
combination leverages the investments that businesses have 
already  made  in  their  management  systems,  enhancing  and 
optimising them. The integration occurs both at server level, 
facilitating  the  acquisition  of  documents  coming  from 
different  channels,  and  at  client  level,  so  that  users  can 
manage  documents  and  processes  directly  from  SAP's 
screens.  So  a  single  interface  gives  users  everything  they 
need:  the  transaction,  the  associated  document,  and  the 
process  that  is  being  executed.  In  practice,  the  DocFlow 
solution  acquires  documents  from  different  channels  and 
classifies  and  links  them  to  the  specific  business  process  so 
that they are ready to enter the workflow. At this point the 
business  user  is  notified,  and  this  user  registers  the 
document in SAP. 

4
  

Whenever users manage a SAP‐generated event, the system 
automatically  provides  the  documents  and  associated 
information  and  allows  them  to  start  the  approval  process, 
after which a message is sent to the management system to 
notify the user that the process is finished. An additional step 
is  Electronic  Storage,  which  is  implemented  by  the  DocFlow 
solution. 

“ ”
DOCFLOW DOES NOT IMPOSE A PRESET MODEL: RATHER, STARTING FROM
BEST PRACTICES DEVELOPED OVER YEARS OF EXPERIENCE, IT OFFERS
TAILORED APPLICATIONS CREATED TO MEET SPECIFIC NEEDS

With  SAP/DocFlow  integration,  documents  associated  with 

SAP can go directly to electronic storage. DocFlow introduces 
innovations to managing organisational processes associated 
with  document  management.  Despite  advances  in  IT,  such 
organisational  models  have  not  substantially  evolved  in 
businesses  in  recent  years,  at  the  cost  of  efficiency  and 
effectiveness.  This  solution  is  the  result  of  DocFlow's  in‐
depth  knowledge,  not  only  of  technologies  and  legal 
requirements  but  also  of  the  specificity  of  business 
processes. DocFlow does not impose a preset model: rather, 
starting  from  best  practices  developed  over  years  of 
experience,  it  offers  tailored  applications  created  to  meet 
specific needs.  

5
 APPLICATION SCENARIOS

FINANCE
CHECKING AND APPROVAL OF SUPPLIER INVOICES
 
The processes of checking (VeFa) and approval of payment of supplier invoices are the most costly in terms 
of resources, due to their importance and sensitivity. 
In  fact,  VeFa  is  often  the  only  real  process  for  controlling  job  order  expenses,  and  managing  it  correctly 
makes it possible to align the administrative path from order right through to payment. 
The process of automation can be broken down into three steps: 
• pre‐booking:  preventive  check  of  the  invoice,  data  recovery  and  correction,  and  sending  to  SAP's 
registration transactions 
• post‐booking: payment (total or partial) approval flow,  by level of procurement, serial or in parallel. 
• payment:  cross‐check  of  the  payment  due  dates  indicated  by  SAP  with  the  invoice's  actual  approval 
level. 
 
BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS 
• Simplify  and  speed‐up  checking  • Automatic  reading  of  content  of  • Efficiency:  fewer  resources  for 
and  approval  of  invoices  from  invoices (OCR)  the  check,  approve  and  archive 
their  arrival  time  in  the  company,  • Integration  with  SAP  Business  cycle 
without circulating paper  Workplace  for  automatic  • Effectiveness: accounting person‐
• Efficiently  involve  the  buyers  for  registration by SAP  nel  can  concentrate  on  that  part 
authorisations  • Workflow  via  web/email/mobile  of their work with a higher value 
• Make the process transparent and  phone  with  “intelligent”  return 
auditable  notifications and work codes  • Compliance:  an  automated 
  process  is  a  controlled  and 
measurable process 
• Competitiveness:  improves  the 
image  the  company  presents  to 
the outside world 
• Opportunities:  freed  from  paper, 
the process can be outsourced 

THE WORK PROCESS 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6
 APPLICATION SCENARIOS

HUMAN RESOURCES
ELECTRONIC MANAGEMENT OF REQUESTS FOR
LEAVE AND SCHEDULE CHANGES
 
The complete automation of managing employee leave is just one of the many examples of “distributed” 
HR processes that can be converted to an electronic system with significant advantages for the company. 
A natural candidate for this type of automation is any process where requests from employees involve: 
• Filling out a paper form  
• Approval by a manager or by HR personnel 
• Entering the reference SAP transaction  
The automation made possible by DocFlow allows everyone involved in this company process to be more 
efficient  and  free  up  resources.  And  the  advantages  increase  with  the  number  of  employees  and  the 
complexity of the company. 
 
BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS 
• Speed  up  and  simplify  the  • Automatic  reading  of  paper  • Efficiency:  fewer  resources 
request  process  without  forms via OCR  needed  to  collect  forms,  plus 
circulating paper  • Workflow  via  web/email/‐ automatic registration 
• Never miss payroll dates  mobile  phone  with  “intel‐ • Effectiveness:  reports  and 
• Archive  and  consult  the  ligent”  notifications  and  work  early  indicators  of  progress  in 
documents produced  codes  the process 
• Automatic  registration  of  HR  • Compliance:  total  transpa‐
SAP transactions  rency  and  complete  moni‐
toring of the process 

THE WORK PROCESS

 

7
 APPLICATION SCENARIOS

SALES
DOCUMENT MANAGEMENT FOR CUSTOMERS WITH
SAP CRM AND SIEBEL
 
When implementing a Customer Relationship Management (CRM) system, it is essential not to forget the 
importance of efficient and effective management of documents (and their associated processes) that are 
not strictly linked to CRM. 
There  are  document‐related  activities,  commonly  performed  by  CRM,  that  lend  themselves  well  to 
automation: 
• Registration and archiving of incoming documents 
• Putting communications and contracts into envelopes and mailing them 
• Bringing order to the company’s archives 
DocFlow's CRMDocs solution offers a broad array of functions for improving a company’s CRM processes. 
 
BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS 
• Speed  up  and  simplify  the  • Centralised  archiving  of  all  • Efficiency:  fewer  resources 
request  process  without  customer documents  needed  to  manage  docu‐
circulating paper  • Paperwork processing history  mentation 
• Never miss payroll dates  • Automatic dispatching  • Effectiveness:  documents  are 
• Archive  and  consult  the  • Bidirectional  integration  with  not  lost  and  can  be 
documents produced  the principal CRM systems  immediately  accessed  by  the 
Contact Centre  
• Compliance:  immediate  calcu‐
lation of KPIs and service SLAs 
for  conformance  to  internal 
and  external  regulations  and 
sector standards. 
THE WORK PROCESS
 
 
 

8
 APPLICATION SCENARIOS

PURCHASING
COMPLETE MANAGEMENT OF THE PURCHASING
ORDER FILE
 
Procurement is one of the main factors in a company’s competitiveness. For this reason, this process needs 
effective procedures and efficient systems that apply criteria in order to streamline the various operational 
steps,  each  of  which  produces  a  precise  type  of  document  that  is,  to  a  greater  or  lesser  extent, 
unstructured.  One  characteristic  of  the  purchasing  process  is  that  it  cuts  horizontally  across  the 
organisational chart: not all of the persons involved can have access to SAP, and the life cycle of a purchase 
order  requires  the  management  of  “push”  feedback  and  synchronisation.  SAP  supports  the  transactional 
part  of  the  purchase  order’s  life  cycle  but,  by  their  very  nature,  the  remaining  unstructured  content‐
enabled parts are overlooked. 
The growing need for compliance and audit support justifies the introduction of a system that is specialised 
and integrated with SAP for managing every single document associated with the purchase order. 
The automation functions that DocFlow adds to the procurement process are an effective response to this 
need. 
 
BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS 
• Manage  a  highly  complex  and  • Centralised  archiving  of  all  • Efficiency: fewer resources are 
widespread process  documents,  categorised  by  needed  to  manage 
• Increase  the  transparency  of  “supplier purchase order”  documentation 
authorisation processes  • Paperwork processing history  • Effectiveness:  buyers  are 
• Archive  purchase  order  history  • Automatic  dispatching  to  the  focused  on  the  process  and 
documents  and  make  them  supplier  not on shuffling documents 
“always  available”  for  • Integration  with  SAP  • Compliance:  the  adherence  of 
consultation  procurement  business  authorisation  processes  to 
processes  internal  and  external 
regulations  and  sector 
standards can be documented 
THE WORK PROCESS
 
 

9
 APPLICATION SCENARIOS

PRODUCTION
MANAGING DOCUMENTATION ATTACHED TO
PRODUCTS AND EQUIPMENT
 
In SAP, the documentation attached to product codes, tools, machinery and equipment in general is a truly 
huge subject.  
Any  “element”  entered  in  SAP  is  accompanied  by  a  more  or  less  significant  volume  of  corresponding 
documents  relating  to  quality,  production  data,  operations  management,  repair,  and  much  more.  As 
regards  sources,  this  documentation  can  come  from  inside,  it  may  be  automatically  generated  by 
production  systems,  or  it  might  originate  from  suppliers.  To  all  this  we  can  add  “legacy”  documentation 
that already exists on various types of media, on disk or even in hardcopy form. 
DocFlow manages these “attachments” with a document system integrated with SAP that archives all the 
documentation and makes it available in a simple, secure way via the web. 
 
BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS 
• Organise,  and  keep  a  history  • Automatisms for archiving the  • Efficiency:  fewer  resources 
for,  all  production  previous documentation  needed  to  manage 
documentation    documentation 
  • Integration  with  SAP  business  • Effectiveness:  documents  are 
• Share  the  documentation  with  processes  not  lost  and  are  easily 
other business units  accessible  from  the  web  and 
SAP 
• Compliance:  the  system 
satisfies  internal  and  external 
regulations  and  sector 
standards  linked  to  the 
archiving of the documents 
THE WORK PROCESS

10
 APPLICATION SCENARIOS

IT SYSTEMS
ARCHIVING UNSTRUCTURED CONTENT: FILES, EMAIL
AND SAP AND SHAREPOINT DOCUMENTS AND DATA
 
The need for space to archive unstructured digital content is continuously expanding, and large companies 
are struggling to manage, rationalise and keep up with requests. 
The  level  of  growth  is  such  that  companies  need  a  management  system  that  is  effective  and,  especially, 
cost‐effective. 
Projects to archive unstructured content should start with the areas that are the most problematic in terms 
of information management, archiving costs, and legal aspects. 
That  said,  most  IT  managers  agree  on  the  following  order  of  importance  of  unstructured  content: 
documents and images, emails, files, SAP documents and reports, and everything else. 
It  is  well‐known  that  SAP  does  not  delete  master  data  in  real‐time,  and  consequently  the  size  of  its 
database  grows  with  the  number  of  transactions  generated  until  the  client  decides  to  remove  closed 
transactions. Data Archiving stores all old content in the form of files, freeing up space in the database and 
permitting its repopulation. 
With  DocFlow's  “Integrated  Content  Archive”  it  is  possible  to  implement  an  integrated  solution  for  the 
main platforms that “generate content” in companies today. 
 
BUSINESS CHALLENGE  BUSINESS SOLUTION  BUSINESS BENEFITS 
• Save storage space  • A  single  solution  for  archiving  • Efficiency:  lower  costs  for 
• Preserve  the  history  of  any  content  produced  in  the  system  management  and 
everything  produced  in  the  company  migration 
company  • Internal  management  of  • Effectiveness:  SAP  and  other 
security,  backup  and  disaster  systems run faster 
recovery  • Compliance:  single  access 
• A  solution  with  a  lifetime  of  point  for  the  company's 
over 10 years  archived documents and data 
• Integration  with  SAP 
procurement  business 
processes 
THE WORK PROCESS
 

11
 CASE HISTORY

GALILEO AVIONICA
DocFlow Synergy for dematerialising the payables cycle and
improving the governance of documents supporting
business processes managed by SAP.  

needing  to  handle  a  paper  document.  Now  the 

The company   processes of work and approval are unified, and 
  the documents can be accessed directly from the 
Galileo  Avionica  is  a  Finmeccanica  Group  SAP  client.  Other  advantages  include: 
company that gathers together all the Italian and  elimination  of  document  exchanges  between 
UK activities in defence electronics. The company  accounting  offices  and  operational  offices  for 
was founded in 2001 through the aggregation of  approvals  and  problems,  simplification  of 
Finmeccanica  Group  companies  spread  processes, the ability to be immediately notified 
throughout  Italy,  each  with  its  own  IT  system.  of  various  events,  and  elimination  of  paper 
Later  a  shared  system  was  introduced,  followed  archives with Electronic Storage.  
by the implementation of a single SAP system to 
support all business processes.  
The project  
 
The need  Begun in 2006, consulting was an important part 
  of  the  project  in  designing  the  organisational 
The  company  needed  to  dematerialise  its  process  cycle  with  the  objective  of  adapting  the 
Accounts Payable (approximately 60,000 invoices  software  to  the  specific  needs.  After  an  initial 
per  year)  to  improve  the  efficiency  and  analysis  phase,  the  documents  were  acquired  at 
governance  of  the  documents  supporting  the  various  sites,  and  acquisition  was  then 
business  processes  managed  by  SAP.  Activities  centralised at a single collection centre. DocFlow 
relating  to  the  payables  cycle  were  unstructured  support  was  also  important  for  change‐
and distributed over six offices, with no effective  management  activities.  The  project  is  still  being 
correspondence  between  personnel  and  developed  and  now  also  includes  activities,  not 
workloads. It was therefore necessary to improve  necessarily  administrative,  which  before  were 
the  methods  for  distributing  these  workloads,  managed  manually  (for  example,  the  process  to 
irrespective of the site where the document was  authorise  and  pay  invoices  for  services). 
registered.   Subsequent  steps  deal  with  acquisition  of 
documents  exchanged  via  email  and 
The solution   management  of  the  Accounts  Receivable  cycle. 
The  value  of  the  DocFlow  approach  is  that  it  is 
  incremental,  which  allows  for  immediate 
Galileo  Avionica  implemented  DocFlow  Synergy,  resolution  of  any  problems,  be  they  technical  or 
which  archives  all  invoice  images  in  a  single  organisational,  while  also  transferring  know‐how 
repository.  They  can  then  be  registered  and  from the partner to the customer company.  
processed by anyone, from any location, without 

12
 CASE HISTORY

SOLVAY ITALIA
DocFlow to improve the workflow of invoices and accounting
documents, thanks in part to automated processes for
connecting to SAP.
 

The company   The solution  

Founded in Belgium in 1863 by Ernest Solvay, the  The DocFlow solution optimised document flows 
Solvay  Group  is  a  multinational  company  by  leaving  the  internal  document‐scanning 
operating  in  three  sectors:  chemicals,  process (which was performed with the previous 
pharmaceuticals and plastics. Production is highly  system)  unchanged.  In  the  Italian  office,  the 
diversified with a very complex product portfolio  folders  of  documents  that  arrived  from  Lisbon 
of more than 1,500 registered trademarks in the  every  month  disappeared,  and  there  was  no 
various sectors. Such a rich and complex offering  longer  any  need  to  archive  them  in  paper  form, 
requires the Group to conduct constant research  with everything that follows on from this in terms 
in  order  to  correct  and  improve  its  products,  in  of  efficiency  and  savings.  The  documents  are 
addition to seeking out new applications.  archived  on  a  server  at  the  Bollate  site  and  an 
automated  process  extracts  them  and  uploads 
The need   them  to  SAP  during  the  night.  Documents  are 
extracted  once  every  twenty‐four  hours  and  the 
Document management has deep roots at Solvay,  company  checks  that  everything  takes  place 
and  began  over  15  years  ago  with  the  correctly,  including  by  means  of  sample  checks, 
implementation  of  a  solution  for  optically  before giving the green light to perform a secure 
scanning  and  loading  documents  into  the  SAP  transfer to DocFlow and Electronic Storage.  
management  system,  which  was  adopted 
internationally,  and  a  workflow  system  towards  The project  
which  various  types  of  documents  were  routed. 
More  recently,  following  a  European‐level  To  implement  the  project,  which  had  a  strong 
administrative  reorganisation,  Solvay  Italia  commitment  from  the  company's  top 
needed  to  optimise  its  document  management  management,  fifteen  suppliers  were  initially 
system to contain  costs and reduce  the negative  considered and this number was then reduced to 
impact  on  process  efficiency.  In  particular,  two.  The  abilities  demonstrated  by  DocFlow  in 
attention  was  focused  on  the  workflow  of  the  area  of  taxes,  and  its  capacity  to  make  a 
invoices  and  accounting  documents.  Following  precise  assessment  of  the  starting  situation  in 
the  creation  of  a  service  centre  in  Lisbon,  order to identify possible areas for improvement 
Portugal – which brought together a good part of  without  overturning  the  existing  system,  were 
the  Group's  accounting  processes,  with  the  fundamental  for  its  inclusion  in  both  the  first 
addition  of  accounting  closures  –  a  major  selection  and  in  the  final  choice.  The  DocFlow 
exchange  of  hardcopy  documents  was  supplier  was  appointed  the  Electronic  Storage 
engineered  between  this  centre  and  Italy,  to  Manager,  with  a  commitment  to  guarantee  the 
undergo  the  checking  and  calculation  processes  availability  of  a  legally‐compliant  archive  for  ten 
that  precede  archiving.  In  addition  to  optimising  years,  together  with  its  constant  adjustment  to 
this  flow,  an  important  project  driver  was  legal  changes.  Having  resolved  the  invoice 
compliance  for  the  preservation  of  documents  problem,  Solvay  Italia  turned  its  attention  to 
over time (for Italy, this period is ten years).   managing  shipping  documents  and  payslips  with 
DocFlow.  

13
 CASE HISTORY

WOLTERS KLUWER ITALIA

DocFlow to create a single access point for SAP-integrated
management of customer communications, documents and
administrative processes.
 

The company  

Wolters Kluwer is an international publishing group operating in 26 countries. It is present in Italy through 
Wolters Kluwer Italia (WKI), which includes ten of the most authoritative and accredited brands producing 
publishing and software products and services: Artel, CEDAM, Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma 
Software, De Agostini Professionale, Utet Professionale and Ipsoa Editore.  

The need  

At Wolters Kluwer Italia, technological choices in the administrative area have always been driven by the 
need  to standardise and  integrate the  company's activities and the associated management systems. For 
this reason the SAP system was implemented in all acquired companies, and it has provided an excellent 
level  of  integration.  But  some  administrative  processes  were  still  not  optimal,  because  they  were  too 
paper‐based.  Additional  measures  became  necessary,  especially  in  two  areas  that  displayed  a  variety  of 
critical issues owing to the number of functions involved and the volumes of documents handled. The first 
area was communications and documents coming from customers (particularly in the Accounts Receivable 
process) and the second was Accounts Payable.  

The solution  

DocFlow  was  adopted  for  both  processes  and  it  created  a  single  point  for  managing  and  archiving 
documents and uniformly managing all processes, and all integrated with the management system. In the 
first  area  of  intervention  (customer  communications),  DocFlow  optimised  all  CRM  activities  by  directly 
connecting  the  telephone  number  of  the  customer  calling  Customer  Service  to  the  associated  customer 
master‐file  record  in  SAP  and  to  the  customer’s  updated  situation.  By  integrating  CRM‐SAP  with  the 
DocFlow Synergy document system, Wolters Kluwer Italia is now able to keep track of its document flows. 
Among the principal benefits of a document system integrated with SAP are: greater ability to respond to 
customers, greater simplicity in finding information, and the ability to enter any type of document (orders, 
invoices etc.). In the second area of intervention (Accounts Payable), one of the objectives was to improve 
workflows and authorisation flows. When a supplier invoice arrives, it is electronically archived and routed, 
which  involves  separating  invoices  with  orders  from  invoices  without  orders.  Once  entered  into  the 
document  system,  the  invoices  are  ready  for  a  triangular  check  (order/packing  list/invoice)  which  is  then 
followed  by  authorisation  and  management  of  payment  to  the  supplier.  The  main  benefits  include: 
reduction  in  handling  times  for  invoices,  greater  efficiency  and  reliability  of  processes,  and  reduction  in 
storage costs and their management.  

The project  

Before introducing the document system, a preliminary analysis and internal audit of the processes had to 
be carried out. In the receivables cycle, for example, this initial phase mapped 38‐40 document processes 
involving ten different offices. The initial process analysis phase was then followed by a phase in which the 
interventions  were  planned  and  implemented.  In  all  these  phases,  a  determining  role  was  played  by 
DocFlow, which was able to develop a project that met all of the effective needs.  

14
WHO IS DOCFLOW

A partner for innovation  

 
The  activities  of  all  organisations  are  based  on  documents,  information  and  collaborative 
processes  that  ERP,  by  its  very  nature,  is  not  able  to  support.  But  DocFlow  can,  by  providing 
technological  and  organisational  innovation  to  businesses  that  want  to  improve  their  efficiency 
and  agility,  starting  with  their  processes.  The  solutions,  which  are  also  available  through 
outsourcing,  and  the  consulting/design  services  that  the  company  offers  are  the  result  of  many 
years  of  experience.  This  experience  has  created  specific  skills,  best  practices  and  an  in‐depth 
knowledge  of  the  technologies,  laws  and  business  processes  that  are  unique  to  the  various 
different corporate areas and merchandise sectors.  
 
INTEGRATED DOCUMENT PROCESSES
 
DocFlow's  objective  is  to  “wire‐up”  company  processes,  by  formalising  them  in  such  a  way  that 
there  is  integration  between  these  processes,  the  documents  in  the  document  system,  and  the 
data in the ERP. DocFlow has been a SAP Technology Partner with a DM‐certified interface since 
2002  and  with  a  SAP  Netweaver‐certified  interface  since  2004,  guaranteeing  the  integration  of 
document processes with management systems. DocFlow does not impose a standard model for 
this integration, but instead offers projects and then “moulds” the applications to the specificities 
of the business. Everything starts with an analysis of the “as is” situation in order to understand 
the needs, the business requirements and the possible areas for improvement. This is done with 
synergistic  action  between  DocFlow  and  the  customer  company,  with  intense  involvement  from 
the key users. After this we begin with a pilot project that is then expanded to embrace all areas of 
interest.  But  DocFlow's  contribution  does  not  end  with  the  solution  roll‐out:  the  relationship 
continues  in  a  virtuous  cycle  of  partnership  with  the  customer,  constantly  tuning  the  project  to 
achieve ongoing improvements. This is why Gartner mentions DocFlow among the “ECM Vendor” 
companies  for  the  EMEA  region.  The  areas  that  can  be  improved  with  DocFlow  include: 
administrative documents and processes, collaborative processes in regulated environments, sales 
cycle,  personnel  documents,  job  order  life  cycle  documents,  management  of  corporate  records, 
and  management  of  content‐enabled  processes  in  a  customer‐care  environment.  In  all  of  these 
areas, DocFlow fills the gap between transactional management of the management system and 
the real need for managing the collaborative process. 

® ® 
®
Corporation; Microsoft SharePoint  is a registered trademark of Microsoft Corporation  15
DocFlow  is  a  registered  trademark  of  DocFlow  Italia;  SAP is  a  registered  trademark  of  SAP  AG;  SIEBEL is  a  registered  trademark  of  Oracle 

15
16