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rea Negocios Internacionales

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Contenido
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Entrega de declaraciones por los despachadores

de aduana: a propsito de la derogacin del
procedimiento INTA-IT.24.02

Ficha Tcnica
Autora : Lic. Mercedes lvarez Isla
Ttulo : Entrega de declaraciones por los despachadores de aduana: a propsito de la
derogacin del procedimiento INTA-IT.24.02
Fuente : Actualidad Empresarial N. 330 - Primera
Quincena de Julio 2015

1. Introduccin
El artculo 25 de la Ley General de
Aduanas seala las principales obligaciones que deben cumplir los agentes de
aduana en los despachos que realicen.
Asimismo, en su apndice a) determina
que dentro de sus obligaciones se encuentra el conservar durante cinco aos
toda la documentacin original de los
despachos en que haya intervenido y
una vez transcurrido dicho plazo podr
ser destruida o entregada conforme a
las disposiciones que establezca Sunat.
Ante esto, se aprueba el procedimiento
INTA-IT.24.03 (entrega de declaraciones
por los despachadores de aduana), que
establece los procedimientos a seguir para
la entrega a la Administracin Aduanera
de la documentacin de los despachos
en que hayan intervenido los agentes de
aduana, empresas de servicio postal y
empresas de servicio de entrega rpida.
Asimismo, se determina que la conservacin y entrega de los documentos aduaneros a la Administracin Aduanera, no solo
lo deben realizar los agentes de aduana,
empresas de servicios postales y empresas
de servicio de entrega rpida a causa de
su cancelacin o revocacin, sino tambin
lo deben hacer en general para la entrega de aquella documentacin que no
puede ser destruida o que es requerida
por la Administracin Aduanera dentro
del plazo de conservacin. Es as que
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Primera Quincena - Julio 2015

mediante Resolucin de Intendencia

Nacional N. 13-2015-SUNAT/5C0000
se establece dejar sin efecto el procedimiento INTA.IT.24.02 y aprobar un nuevo
procedimiento INTA-IT.24.03 el cual pasaremos a detallar en el siguiente informe.

2. Consideraciones a tomar en
cuenta
2.1. Conservacin documentaria por
parte del despachador de aduana
Como lo sealamos en un principio, la Ley
General de Aduanas establece dentro de las
obligaciones que les compete a los despachadores1 esta la obligacin de conservar
durante cinco aos, computados a partir
del 1 de enero del ao siguiente de la fecha
de numeracin de la declaracin, toda la
documentacin original de los despachos
en que hayan intervenido, y las copias de
los documentos sustentatorios si as fueron
presentados en el despacho aduanero.
Transcurrido este plazo, las declaraciones
pueden ser destruidas.
2.2. En qu circunstancias las declaraciones no pueden ser destruidas?
Las declaraciones pueden ser destruidas
salvo que estn vinculadas a:
a. Un rgimen aduanero de admisin
temporal para reexportacin en el
mismo estado o de admisin temporal para perfeccionamiento activo,
cuyas obligaciones tributarias no se
encuentren prescritas.
b. Un requerimiento de la Administracin Aduanera y este no haya sido
atendido por el despachador.
1 Cabe mencionar que al hablar de despachadores , se hace referencia
al agente de aduana, empresa de servicio postal y empresa de servicio
de entrega rpida.

c. Un proceso administrativo en trmite,

incluyendo los procesos de fiscalizacin.
d. Una investigacin policial o fiscal o a
un proceso judicial en trmite.
Las declaraciones que no pueden ser
destruidas y que se encuentren dentro de
los supuestos de excepcin sealados en
el prrafo anterior deben ser entregadas
por el despachador a la Administracin
Aduanera dentro de los 60 primeros das
hbiles del ao siguiente de cumplido el
plazo de conservacin de 5 aos, salvo
que la Administracin Aduanera requiera
las declaraciones antes del referido plazo.
Cabe mencionar que esta disposicin
no es de aplicacin para las declaraciones que, estando en los supuestos de
excepcin mencionados anteriormente
hayan sido numeradas del 27/1/2000 al
21/8/2014, estas solo sern entregadas
a las reas de soporte administrativo en
caso de cancelacin o revocacin de su
autorizacin, o cuando sean requeridas
por la Administracin Aduanera.
De acuerdo con los supuestos mencionados en el numeral 2.2 del presente
informe, para el caso del inciso (c.) Procedimiento administrativo en trmite y el
inciso (d.) Investigacin policial o fiscal,
en caso de haberse proporcionado anteriormente la documentacin a la entidad
respectiva, el despachador debe entregar
los oficios de los requerimientos, las
copias autenticadas por su representante
legal ante la autoridad aduanera de dicha
documentacin y el cargo del documento
que acredite su recepcin.
2.3. Entrega de las declaraciones por
el despachador de aduana cancelado o revocado
Se entiende por despachador de aduana
cancelado o revocado, al agente de aduaActualidad Empresarial

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Informe Especial

Entrega de declaraciones por los despachadores de aduana: a propsito

de la derogacin del procedimiento INTA-IT.24.02

Informe especial

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Informe Especial

na, las empresas de servicios postales y las

empresas de servicio de entrega rpida
que dejan de operar por disposicin de
resolucin firme o consentida emitida
por la INTA. Una vez producida la cancelacin o revocacin de su autorizacin,
el despachador debe entregar a la Administracin Aduanera las declaraciones
que se encuentren dentro del plazo de
conservacin, as como las declaraciones
que estn bajo los supuestos de excepcin de destruccin antes mencionados;
quedando supeditada la devolucin de la
garanta a la conformidad de la entrega.
El despachador cancelado o revocado
debe entregar la totalidad de las declaraciones que ha numerado, en el plazo
mximo de 120 das hbiles2 computados
para los siguientes casos:
Cancelacin

A partir del da siguiente de la

fecha en que la resolucin se
encuentre firme o consentida.

Revocacin

A partir del da siguiente de

la fecha de notificacin de la
resolucin.

2.4. Entrega total o parcial de las

declaraciones
La Administracin Aduanera puede requerir a los despachadores la entrega de
todo o parte de las declaraciones que conservan, antes del plazo de cinco aos, as
como aquellas declaraciones que no pueden ser destruidas transcurrido el referido
plazo. El despachador habilitado, cuando
se le solicita una parte de las declaraciones
que ha numerado, debe entregar la documentacin en el plazo que le requiera la
Administracin Aduanera considerando el
volumen de las declaraciones solicitadas,
el cual no puede ser menor de 30 das
hbiles ni mayor de 120 das hbiles3,
computados a partir del da siguiente de
la fecha de notificacin del requerimiento.
En caso de entregas parciales, la ltima
entrega debe efectuarse dentro de estos
plazos. Estos plazos sealados tambin
pueden ser prorrogados por nica vez
por un plazo igual, en caso el volumen
de las declaraciones a entregar de algn
ejercicio anual supere la cantidad de cinco
mil (5,000) declaraciones.
2.5. Conformidad por recepcin de
declaraciones por parte de la
Administracin Aduanera
La Administracin Aduanera otorga la
conformidad de entrega en el plazo de:
a. 30 das hbiles contados a partir del
da siguiente de la fecha de entrega
de las declaraciones revisadas en el
local autorizado del despachador.
2 Este plazo puede ser prorrogado por nica vez por un plazo igual,
en caso el volumen de las declaraciones a entregar de algn ejercicio
anual supere la cantidad de 5,000 declaraciones.
3 El plazo mnimo antes sealado puede ser menor, si el requerimiento
obedece a un pedido del Poder Judicial, Ministerio Pblico, Polica
Nacional del Per, Congreso de la Repblica, Contralora General de
la Repblica u otra entidad pblica.

IX-2

Instituto Pacfico

b. 90 das hbiles contados a partir del

da siguiente de la fecha de entrega
de las declaraciones para su revisin
en el rea de soporte administrativo.
Se considera automticamente otorgada la
conformidad si vencidos los plazos antes
sealados, no se hubiera emitido algn
pronunciamiento. Se suspende el cmputo
de los plazos a que se refiere el numeral
precedente, a partir de la fecha de notificacin por observaciones a la documentacin
entregada hasta la fecha de su subsanacin
o hasta la fecha de cancelacin de la multa
si correspondiera. En caso de entregas
parciales de declaraciones, el otorgamiento
de la conformidad se computa a partir del
da siguiente de la ltima entrega.

3. Archivo de las declaraciones4

Previamente a la entrega de las declaraciones, el despachador de aduana debe
verificar que:
a. Las declaraciones estn archivadas
individualmente en carpetas (flderes) ordenadas ascendentemente por
fecha de numeracin y separadas por
rgimen aduanero. Las declaraciones
simplificadas y otros formatos con
carcter de declaracin pueden ser
archivados en sobres o directamente
en las cajas archivsticas.
b. Las declaraciones estn debidamente
foliadas (por cada hoja) desde la

ltima pgina del documento hacia

la primera, estando en primer plano
la DAM o DUA (formatos A, B y C,
y Declaracin Andina del Valor en
Aduana), la DS u otros formatos con
carcter de declaracin, y a continuacin los documentos que sustentan el
despacho conforme con lo establecido
en los procedimientos aduaneros y
otras disposiciones especficas, de
acuerdo con la naturaleza u origen
de las mercancas y de los regmenes
aduaneros; que estn libres de grapas,
pegamentos, cintas adhesivas, ligas,
clips u otro material; y que en la parte
superior derecha de cada carpeta se
anote la cantidad total de folios (sin
considerar la carpeta).
Es importante el ordenamiento de las
declaraciones, debiendo estar archivadas
en flderes pues de esta manera se podr
agilizar su revisin por parte de la administracin aduanera.
3.1. Colocacin de las declaraciones
en cajas
Una vez que han sido archivadas las declaraciones por los despachadores, deben ser
colocadas en posicin horizontal en cajas
para documentos, las mismas que deben
ser de material de cartn corrugado o
de estructura similar, conforme con las
caractersticas y el modelo que sealamos
a continuacin:
Modelo de caja para archivo de
declaraciones

Caractersticas
Agarraderas

Forman parte de los laterales de la caja

en forma rectangular con lados laterales
redondeados.

Orificios

Cada caja debe llevar un orificio en cada

lateral (arriba de las agarraderas); y cada
tapa debe llevar un orificio en cada lateral
de modo que coincida con el orificio de la
caja (al colocarse la tapa sobre la caja), para
poder colocar un precinto de seguridad.

Rtulo

Cada caja debe llevar un rtulo colocado

en un lado lateral.

Asimismo, el rtulo de las cajas debe

contener la siguiente informacin:
- Nmero de la caja archivstica, que
debe empezar con el N. 0001 y
continuar en forma secuencial, de
acuerdo con la cantidad de cajas que
se preparen.
- Cdigo de aduana del despachador.
- Cdigo de la intendencia de aduana
en donde el despachador gestion los
despachos aduaneros. Por ejemplo:
118: Intendencia Aduana Martima del Callao
4 Cabe mencionar que al hablar de declaraciones se hace referencia
a la Declaracin aduanera de mercancas (DAM), a la declaracin
nica de aduanas (DUA), a la declaracin nica de importacin
(DUI), a la declaracin nica de exportacin (DUE), declaracin
simplificada (DS) u otros formatos con carcter de declaracin con
sus documentos sustentatorios segn sea el caso.

Rotulo

235: Intendencia de Aduana

Area y Postal
- Rgimen aduanero que corresponda,
que puede ser ms de uno si la cantidad
de declaraciones de un solo rgimen no
sobrepasa la capacidad de la caja.
- Ao de numeracin de las declaraciones que se depositan en la caja
- Rango numrico de las declaraciones
que se depositan en la caja, indicando
el nmero inicial y el final. Por ejemplo:
0115/0519.
- Observaciones, en caso exista informacin adicional.
Las declaraciones que por la cantidad de
folios sobrepasen la capacidad de la caja
deben ser fraccionadas y depositadas en
cajas adicionales, cuyos nmeros deben
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Primera Quincena - Julio 2015

rea Negocios Internacionales

ser anotados en forma sucesiva en el rubro observaciones del
rtulo en las siguientes cajas, haciendo referencia en cada una
de estas al nmero anterior de caja.

4. Entrega de declaraciones
4.1. En las reas de soporte administrativo
El despachador cancelado, revocado o que cuente con declaraciones exceptuadas de su destruccin deber presentar ante
el rea de trmite documentario de la intendencia de aduana
que corresponda, un escrito por duplicado con el que hace
entrega de las declaraciones que est obligado a conservar. A
continuacin se muestra el formato del escrito para la entrega
de las declaraciones5.
Escrito para entrega de declaraciones
Seor intendente de aduana
Seccin i: informacin del despachador
Nombre o razn social

RUC - RUC

Tipo del despachador

Cdigo de aduana

Telfono

Domicilio fiscal y procesal

1. Fiscal:
2. Procesal:
Nombre del
representante legal

DNI

Correo electrnico

SECCIN II: MOTIVACIN DE LA ENTREGA

2.1. Cancelacin o revocacin de actividades
Nmero de la resolucin

Fecha de notificacin

2.2. Declaraciones bajo los supuestos de excepcin de destruccin

Supuesto de excepcin

Inciso del artculo 34 RLGA

2.3. Requerimiento de la Administracin Aduanera

Nmero de notificacin

Fecha de notificacin

SECCIN III: INFORMACIN DEL ESCRITO

3.1. Datos del lugar en donde se va a realizar la revisin de las declaraciones
rea de soporte administrativo
que corresponde a la intendencia
de aduana

Total declaraciones

Local de archivo del despachador

Total declaraciones

3.2. Datos del personal que coordina la entrega de declaraciones

Personal
encargado

DNI

Correo
electrnico

Telfono

IX

___________________________________
Firma del representante legal
Nombres y apellidos: ..
Documento de identidad: .
SECCIN IV: RECEPCIN DE CAJAS
(Espacio reservado para el personal encargado del rea de soporte
administrativo)
Cajas recibidas

Observaciones

Este escrito debe estar acompaado de un soporte magntico

que contenga la data de acuerdo con la matriz de informacin
de las declaraciones6. Asimismo, el personal encargado del rea
de soporte administrativo proceder a verificar la cantidad de
cajas que entrega el despachador, consignando la cantidad
constatada en el rubro cajas recibidas de la seccin IV del
formato del escrito que se mostr anteriormente. Finalmente,
recibidas las cajas con las declaraciones el rea de trmite documentario asigna nmero de expediente al escrito presentado,
estampando en la parte superior el sello con lo siguiente: La
conformidad de recepcin se emitir luego de la verificacin de
las declaraciones entregadas.
4.2. En el local del despachador
La entrega y revisin de las declaraciones se pueden llevar a cabo
en el local del despachador, siempre que el mismo lo solicite
ante el rea de soporte administrativo de las intendencias de
Aduana Martima del Callao o Aduana Area y Postal. Una vez
que se haya autorizado la revisin en el local autorizado para el
archivo de las declaraciones y que se confirme la disponibilidad
del personal, se procede a realizar lo siguiente:
a. El despachador cancelado, revocado o que cuente con declaraciones
exceptuadas de su destruccin deber presentar ante el rea de
trmite documentario de la intendencia de aduana que corresponda
un escrito (se utiliza el mismo formato sealado en el numeral 4.1
del presente informe) por duplicado manifestando su pretensin de
entregar en el local autorizado la documentacin que est obligado a
conservar. El escrito debe estar acompaado de un soporte magntico
que contenga la data de acuerdo con la matriz de informacin de las
declaraciones.
b. El responsable del rea de soporte administrativo de las Intendencias
de Aduana Martima del Callao o Aduana Area y Postal, a travs
de una notificacin, deber comunicar al despachador, el personal
designado para la revisin de las declaraciones. Asimismo, el personal
designado se deber apersonar al local del despachador para coordinar
la revisin y recepcin de las declaraciones. Para ello el despachador
debe acondicionar un espacio exclusivo dotado con mesa de trabajo,
sillas y equipo de cmputo con conexin a internet, para realizar la
revisin, segn lo requiera la cantidad de declaraciones a revisar.
c. Traslado de las declaraciones a la intendencia de aduana:
- Concluido el proceso de verificacin, el despachador proporcionar
los medios de transporte necesarios para el traslado de las declaraciones al rea de soporte administrativo de la intendencia de aduana
respectiva.
- Finalmente el personal designado del rea de soporte administrativo
recibir las declaraciones, otorgando al despachador el cargo de recepcin correspondiente consignando en el rubro cajas recibidas del
escrito para entrega de las declaraciones, la cantidad de cajas revisadas.

5. Verificacin de las declaraciones

Adjunto a mi solicitud el inventario de las declaraciones que son entregadas, conforme a la matriz de la informacin y soporte magntico (en
Excel) adjunto.
Lugar y fecha,..

5 Las instrucciones para su llenado lo podr ubicar en el Anexo 2 del procedimiento INTA-IT.24.03.

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Primera Quincena - Julio 2015

Una vez entregada las declaraciones, el jefe del rea de soporte administrativo solicita al rea de sistemas el reporte de las
declaraciones gestionadas por el despachador en esa circunscripcin aduanera. Dicho reporte debe ser emitido por rgimen
aduanero, ao de numeracin y con la informacin que sea
6 Dicha matriz de informacin de las declaraciones a entregar por los despachadores, lo puede ubicar en el
Anexo 3 del procedimiento INTA-IT.24.03.

Actualidad Empresarial

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Informe Especial

requerida. Seguidamente, el personal

designado del rea de soporte administrativo encargado de la revisin realiza las
siguientes actividades para la verificacin
de las declaraciones:
a. Revisa las declaraciones verificando
la existencia de los documentos, que
de acuerdo con los procedimientos
de despacho establecidos para cada
rgimen aduanero, deben conservar
los despachadores.
b. En el caso de despachos parciales, si la
primera declaracin no fue tramitada
por el despachador que efecta la
entrega, debe notificar al despachador
respectivo para que en el plazo de tres
das hbiles presente copias autenticadas de los documentos originales, para
la constatacin de las copias que obran
en las declaraciones objeto de revisin.
c. De encontrarse incidencias en la
revisin, el responsable del rea de
soporte administrativo cursa la no-

tificacin respectiva al despachador,

otorgando el plazo de 10 das hbiles
para la subsanacin correspondiente.
d. Cuando la revisin de las declaraciones se ha realizado en el local autorizado del despachador, supervisa que
el personal del referido despachador
coloque las declaraciones revisadas
en las cajas en las que se trasladan al
rea de soporte administrativo de la
intendencia de aduana respectiva.
e. Concluida la revisin, contrasta los
resultados de la verificacin con el
reporte del rea de sistemas.

aduanera de la ICA la devolucin de la garanta que constituy a favor de la Sunat.

En caso se solicite la conformidad automtica de entrega por haber transcurrido
el plazo mximo, el rea de recaudacin
aduanera con documento electrnico
requiere al rea de soporte administrativo
la confirmacin de lo solicitado, teniendo
un plazo de 15 das hbiles para responder. Vencido dicho plazo, se tiene por
confirmado lo solicitado y se procede a
la devolucin de la garanta.

6. Conformidad de la entrega de
las declaraciones

En caso la Administracin Aduanera

requiera de la entrega de las declaraciones, las unidades orgnicas de la
Superintendencia Nacional Adjunta de
Aduanas debern solicitar al rea de
soporte administrativo correspondiente
que notifique al despachador para que
entregue todo o parte de las declaraciones que se encuentran dentro del
plazo de conservacin de cinco aos, as
como tambin las declaraciones que no
pueden ser destruidas (segn numeral 2.2
del presente informe). Para este efecto se
acompaar a la solicitud el reporte de
las declaraciones requeridas.

Una vez finalizada la verificacin de las

declaraciones, el personal designado por
el rea de soporte administrativo encargado de la revisin, elabora el informe
dando cuenta de la conformidad o no de
la entrega, y realiza lo siguiente:

Conformidad (sin incidencia)

No conformidad (con incidencia)

De no haber incidencia, el jefe del rea de soporte

administrativo notifica la conformidad al despachador7 dentro del plazo de 15 das hbiles siguientes a
la emisin del informe.

El jefe del rea de soporte administrativo remite

informe a la gerencia de riesgo y procesos tcnicos de
la Intendencia de Aduana Martima del Callao o a la
gerencia de regmenes aduaneros de la Intendencia
de aduana area y postal y en las provincias distintas
a Lima y Callao, a la intendencia de aduana de la
circunscripcin, sealando la incidencia detectada a
efecto que proceda con la evaluacin sobre las multas
que resulten aplicables.

Conformidad de
entrega

Para el caso de la no conformidad por presentarse incidencia en la documentacin

presentada, las reas que se mencionaron
en el cuadro sealado anteriormente,
deben otorgar al despachador un plazo
de 10 das hbiles para efectuar sus
descargos, pudiendo ser prorrogado por
nica vez por un plazo igual a solicitud del
interesado. Si durante este plazo el despachador subsana la incidencia y presenta la
documentacin que no fue entregada o
que fue entregada incompleta o incorrecta
durante el proceso de vericacin de las
declaraciones, no se configura la infraccin
por la documentacin entregada en esta
etapa, previa verificacin y conformidad
del rea de soporte administrativo. No
obstante, si transcurrido el plazo otorgado
para la presentacin de los descargos, el
despachador no llega a subsanar las incidencias detectadas, el rea competente
emite la resolucin de sancin respectiva,
salvo que el despachador haya cancelado
previamente las multas aplicables.

a. La no conformidad subsistiera por

la imposibilidad de entrega de la
documentacin faltante y se hubiera
constatado la cancelacin de la multa
impuesta. En este caso, previamente
el despachador a travs de su representante legal debe presentar una
declaracin jurada manifestando la
imposibilidad de entrega con el sustento documentario respectivo.
b. Habiendo quedado firme o consentida
la resolucin de sancin, se hubiera
constatado la ejecucin de la garanta
del despachador por el monto impago
o que ha sido cancelada la multa. En
este caso, previamente el jefe del rea
que emiti la resolucin de sancin
comunica al rea de recaudacin aduanera de la ICA (Intendencia de control
aduanero) para que proceda a la ejecucin de la garanta del operador.
Finalmente, culminados estos procesos
se comunica al despachador sobre la
conformidad de la entrega.

Asimismo, cabe mencionar que el responsable del rea de soporte administrativo

otorga la conformidad de la entrega al
despachador cuando:

Se puede devolver la garanta al

despachador de aduana?

7 Dicha conformidad ser entregada a travs de un formato de

conformidad de entrega, el cual lo puede ubicar en el Anexo 4 del
procedimiento INTA-IT.24.03.

IX-4

Instituto Pacfico

En caso de cancelacin o revocacin de

actividades, el despachador, con la notificacin de la conformidad recibida y
siempre que no tenga a su cargo deudas
tributarias aduaneras pendientes de pago,
puede solicitar al rea de recaudacin

7. Requerimiento de la Administracin Aduanera

Ante este requerimiento, se realizan las

siguientes acciones:
- El responsable del rea de soporte administrativo de la respectiva intendencia
de aduana, proceder a notificar al
despachador la entrega de las declaraciones, fijando un plazo, periodo
de numeracin y el personal que se
encargar de su recepcin y revisin.
- El despachador, dentro del plazo
sealado presentar un escrito por
duplicado, acompaado de un soporte magntico que contenga la data de
acuerdo con la matriz de informacin
de las declaraciones.
- El personal del rea de soporte administrativo realizar las actividades de
recepcin, verificacin y conformidad
de la entrega de declaraciones.

8. Conclusin
Finalmente, resulta importante la aprobacin
de este procedimiento, pues a travs del
mismo se regula la tramitacin y pautas a
seguir para la entrega de declaraciones por
parte de los despachadores de aduana. Si
bien es cierto existen muchas razones por las
cuales los despachadores deben conservar y
entregar obligatoriamente las declaraciones
de los despachos en que hayan intervenido.
En principio, si el mismo va a ser revocado o
cancelado, debe proceder a entregar la documentacin a la Administracin Aduanera,
no obstante hay situaciones en las que esta
requiere de la entrega de todo o parte de
la documentacin original que conserva, as
como tambin existen declaraciones que
no pueden ser destruidas y necesitan ser
devueltas ante aduana para su tramitacin.

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Primera Quincena - Julio 2015