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Procedimiento de punto de venta

(caja)

Fecha de liberacin:
15.08.06
Fecha de versin:
27.06.12

rea responsable:
Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03

Pginas :

Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
05
Nivel:
02

PROCEDIMIENTO DE PUNTO DE VENTA


(CAJA)

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe ser verificada
o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento controlado lo hace un
documento no controlado

Procedimiento de punto de venta


(caja)

Fecha de liberacin:
15.08.06
Fecha de versin:
27.06.12

rea responsable:
Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03

Pginas :

Tipo de documento:
Procedimiento

Versin:
05
Nivel:
02

Objetivo

Brindar el servicio de atencin de cobro a los clientes dentro de todas las libreras del
FCE.
2

Alcance

El presente procedimiento es aplicable en las libreras del Fondo de Cultura Econmica.


Inicia con la recepcin de los libros a cobrar, incluye la elaboracin de cotizaciones, la
elaboracin de facturas, la recepcin de materiales devueltos o cancelados y termina
con la entrega del ticket o factura al cliente.
Polticas

Descuentos a aplicar
1. Est regida por los lineamientos que se encuentran definidos en el Manual de
Procedimientos de la Gerencia de Comercializacin.
Devoluciones
2. Se devolver el importe de la obra adquirida slo si as se solicita el mismo da y
en el turno en que se haya efectuado la compra.

Para la devolucin de libros:


o

Slo se aceptarn devoluciones si el producto presenta algn defecto de


fabricacin.

Usted deber presentar junto con el libro, CD o DVD su ticket de compra.

El plazo para solicitar la devolucin no deber ser mayor a 5 das laborales


posteriores a la compra.

Si requiere una devolucin de efectivo (o cancelacin de voucher), sta


nicamente podr realizarse en el mismo da y turno en que se haya efectuado
la compra.

Luego de este perodo, slo nos ser posible ofrecerle hacer cambios por otros
artculos.

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Versin:
05
Nivel:
02

En caso de no contar con existencias del mismo artculo que se ha adquirido, se


deber seleccionar uno de igual precio, o bien cubrir la diferencia, si el monto es
mayor.

3. Las polticas de devoluciones son emitidas por la Gerencia Comercial por medio
de documentos autorizados por la Direccin General y el rgano de Gobierno y
difundidas por la Subgerencia de Coordinacin de Libreras.
4. Esta poltica podr aplicarse cuando el cliente as lo solicite y para ello deber
cumplir los siguientes requisitos:
a. Mostrar ticket de compra
b. El libro a devolver deber encontrarse en buen estado
c. La compra no deber ser mayor a un plazo de 5 das laborales
d. Se realiza la devolucin de efectivo o la cancelacin del voucher, slo si
la compra se realiz el mismo da y en el mismo turno.
e. .A excepcin de lo establecido en el inciso d, no hay devoluciones en
efectivo. Por lo que si el pago fue en efectivo, tarjeta de crdito o dbito
no se devolver el importe de la compra en efectivo. En tal caso deber
seleccionar otro libro de igual o mayor precio para efectuar un cambio
fsico.
Devoluciones parciales
5. La devolucin parcial de una venta facturada que requiera nuevamente de la
expedicin de dicho comprobante, deber registrarse en el sistema como
devolucin total de la venta original, para estar en posibilidad de generar la
factura por los ttulos no devueltos como nueva venta. Este nuevo documento se
entregar al cliente a cambio del original, mismo que se cancelar fsicamente y
se anexar al corte de venta del da.
Apartado de libros
6. El apartado de libros se realizar a solicitud del cliente. El vendedor-librero o
cajero en su caso registrar la solicitud en la ficha de libros apartados FCE-LIBRE.08 identificando el nombre del libro, el nombre de la persona, e-mail, telfono,
da en que se realiza la solicitud y el da en que se recoger.
7. El plazo para recoger el libro apartado es de cinco das laborables y el mismo se
resguardar en un rea identificada para tal efecto en el rea de caja.

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Nivel:
02

Formas de Pago para Ventas en Libreras


Para el pago de libros:
o

Se aceptan todas las tarjetas de crdito y/o dbito y vales.

Por motivos de seguridad, al realizar se pago con tarjeta de crdito o dbito


deber mostrar una identificacin oficial (IFE, pasaporte o cartilla del SMN)

No se aceptan cheques personales.

8. Los pagos podrn realizarse en efectivo, con tarjetas de dbito o crdito, cheques
certificados, depsitos bancarios y transferencias electrnicas a nombre del
Fondo de Cultura Econmica, tarjetas de regalo, vales del FCE y crdito a
empleados del FCE.
9. Los empleados del Fondo de Cultura Econmica podrn pagar a crdito de
acuerdo con lo dispuesto en las polticas para tal efecto.
10. No se aceptan pagos con cheques personales.
11. En casos excepcionales se podrn aceptar cheques personales de clientes
frecuentes con la autorizacin del Encargado de Librera. En caso de que ste
fuera devuelto por el banco, se cobrar el 20% ms el IVA sobre el importe total
del cheque, de acuerdo con lo establecido en el artculo 193 de la Ley General de
Ttulos y Operaciones de Crdito.
Para pago con tarjeta de crdito y/o dbito:
12. .Se aceptan todas las tarjetas de crdito y/o dbito.
13. Por motivos de seguridad, al realizar cobros con tarjetas de crdito o dbito el
cajero deber solicitar al cliente la presentacin de alguna identificacin oficial
(IFE, pasaporte o cartilla del SMN).
14. No hay lmite de piso.
15. No se harn cargos adicionales.
16. En caso de error de conexin con la institucin bancaria, el cajero volver a
deslizar la tarjeta por el centro de pago hasta obtener resultados, en caso de
problemas con la banda o cinta magntica de la tarjeta, el Cajero deber digitar
los datos de la tarjeta de manera manual en el centro de pago para obtener la
autorizacin correspondiente.
17. Sugerimos que, por su propia seguridad, al pagar con tarjeta de crdito / dbito
se identifique con un documento oficial (credencial para votar, pasaporte o cartilla
del Servicio Militar Nacional)

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Nivel:
02

Para la aceptacin de vales especiales del FCE:


18. La aceptacin de vales especiales para compra en libreras, a favor de miembros
de instituciones externas, estar sujeta a la celebracin de convenios autorizados
por la Gerencia de Comercializacin.
19. En las compras de libros a travs de vales especficos, no se entregar ticket o
factura al cliente, salvo para aquellas personas que presenten vales por
convenio, que slo se les entregar ticket. Para su aceptacin se sujetar a lo
siguiente:
a) El porcentaje de descuento que se aplicar slo ser el que se otorga al
pblico en general.
b) Debern ser canjeados en su totalidad y no se devolver efectivo por
compras menores a estos.
c) La vigencia ser de un ao a partir de su elaboracin y deber estar sealado
en el mismo.
d) Los vales para presentadores debern estar rubricados por el Coordinador
General de Comunicacin y autorizados por el Gerente Editorial.
e) Los vales a favor de presentadores, colaboradores o autores debern ser
personalizados y al momento de la compra deber presentarlo junto con una
identificacin oficial. Una vez que reciba la mercanca deber firmar el vale en
el espacio destinado para tal efecto.
Expedicin de Comprobantes a Clientes de Libreras
20. La expedicin de facturas se har a solicitud del cliente, para lo cual deber
presentar al cajero una copia fotosttica de su cdula de identificacin fiscal para
obtener los datos de facturacin y entregar a cambio el ticket de compra, mismo
que se anexar a la copia correspondiente de la factura que se integra al reporte
diario de ventas. Para tal efecto, el cajero deber constatar la operacin
rastreando el movimiento en el Sistema. Para el caso en que el cliente ya est
dado de alta en el sistema se le solicita el nombre fiscal. La facturacin se puede
realizar el mismo da de realizada la compra o bien durante cualquier da de ese
mes.
21. Para expedicin de reposicin por error del ticket o factura, el cliente deber
presentar el documento original que se inutilizar para reposicin, mismo que se
anexar al corte de venta del turno correspondiente.
22. Los cajeros sern responsables de efectuar el corte diario de caja y bajo la
supervisin del Encargado de Librera, depositarlo en la caja de seguridad de la
empresa de valores

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05
Nivel:
02

Corte de Caja en Libreras


23. Los cajeros sern responsables de efectuar el corte diario de caja y emitir los
reportes correspondientes, al trmino de su turno y antes de que se efecte
cualquier operacin del turno siguiente.
24. Los cajeros debern realizar el depsito en efectivo, a ms tardar al siguiente da
hbil.
25. Los cajeros por turno sern responsables de preparar y enviar al Departamento
de Ingresos, previo Vo. Bo. del Encargado de librera, lo siguiente:
a)

Detalle de formas de pago

b)

Tira de transicin de American Express

c)

Cierre de lote de American Express

26. Los encargados de libreras debern consolidar los cortes de caja y efectuar su
envo diario al rea de Contabilidad del Fondo de Cultura Econmica.
27. Se deber enviar en forma impresa y/o notificar va correo electrnico, el
siguiente da hbil posterior al corte de libreras, lo que se detalla:
a)

Departamento Operativo de Ventas.- Resumen de ventas (del cierre


semanal y mensual) y valuacin de inventarios (mensual).

b)

Departamento de Registro Contable.- Corte del cierre mensual.

28. Los billetes que se encuentren en caja y sean falsos se presumir que estn bajo
la responsabilidad del cajero en turno, quin repondr el importe de los mismos.
Para evitar esta situacin, el FCE proveer del equipo necesario para detectar su
falsedad o no.
29. El Jefe del Departamento de Ventas de Libreras deber verificar y vigilar que los
responsables de las libreras efecten los registros y el corte de caja de
conformidad con lo establecido.
El cajero del segundo turno
30. Ser responsable de efectuar encierre diario de mostrador y emitir la factura
global del da Venta diaria de mostrador al concluir la jornada de trabajo, bajo la
supervisin del encargado de librera.
Cancelaciones
31. Las cancelaciones de operaciones que se presenten durante el da debern
contar con la autorizacin del Encargado de Librera. Si el importe es mayor a
$1,000.00 deber contar con la autorizacin del Jefe del Departamento de Ventas
de Libreras o del Subgerente de Coordinacin de Libreras, en caso de las
Delegaciones Regionales, deber contar con la autorizacin del Jefe del
Departamento de Ventas. Dicha autorizacin podr ser va telefnica o por correo
electrnico.
32. En las formas de pago con vales no hay devoluciones de vales ni de efectivo.
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Cotizaciones
33. Las solicitudes de cotizacin pueden recibirse va telefnica o directamente en la
librera.
34. La cotizacin funciona como una venta pre hecha. En el sistema se almacena
un grupo de libros y se les asigna un nmero asociado.
35. El precio de los productos se regir por las condiciones de venta y descuentos
que se tenga al momento de concretar la venta.

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Procedimiento

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05
Nivel:
02

Definiciones

Nmero asociado. Nmero otorgado en el sistema a un grupo de libros que se reservan cuando
el cliente solicita una cotizacin.
SALIB. Sistema de Administracin de Libreras
Clientes frecuentes. Autores, escritores, miembros del rgano de gobierno, personalidades
culturales, representantes de organismos e instituciones educativas y funcionarios de la
Administracin Publica Federal.

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(caja)

5
5.1

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Procedimiento

Versin:
05
Nivel:
02

Desarrollo
Diagrama de flujo
Inicio

Recibir las solicitudes de atencin


CA

Es una solicitud de
un cliente o
vendedor?

Es una solicitud de
cotizacin?

No

Si

Elaborar la solicitud de cotizacin a travs


del SALIB y apartar los libros de ser
necesario.
CA

FCE-LIB-RE.03

Si
1
Pasar los libros por el lector de cdigo de
barras para efectuar la venta
CA

No

Efectuar la venta y registrar los pagos


asociados de acuerdo a la manera
permitida
CA

Es una devolucin o
cancelacin total

Recibir solicitud de elaboracin factura, y


entregarla al solicitante ya conformada
CA

Si

Recibir el material a devolver o cancelar


por parte del cliente junto al ticket
CA

La solicitud se realiza
el mismo da y turno?

FCE-GCO-RE.02

4
Si

Entregar al cliente el producto comprado y


su ticket, factura, tarjeta de crdito o debito
CA

No

Solicitar autorizacin para cancelacin


conforme a las polticas aplicables
CA

Solictar autorizacin para devoluciones


parciales de libros, conforme a las polticas
aplicables
CA

11

Dar de alta los libros en SALIB para


actualizar el inventario
CA

Localizar y marcar en el SALIB la cantidad


de libros a devolver para reingresarlos al
inventario
CA
12

Aplicar las polticas de devoluciones y


reactualizar el inventario
CA

Cancelar la venta y generar nuevo ticket


por la diferencia de la devolucin y ofrecer
requisitar la encuesta de satisfaccin

Ticket

Integrar reporte diario para entregar al


encargado en turno

FCE-LIB-RE.09

CA

14

10

FCE-GCO-RE.03

13

CA

No

Responsable de la Actividad
CA: Cajero

Fin

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5.2

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Gerencia de Comercializacin.
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Tipo de documento:
Procedimiento

10

Nivel:
02

Descripcin de actividades

PASO RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1. Cajero
Recibe una solicitud de atencin que puede ser:
Pago de libro(s) o cualquier otro producto.
Continuar con el procedimiento
Solicitud de cotizacin. Ir a paso 6
Devolucin o cancelacin por el total de la
compra. Ir a paso 7
Devolucin parcial de la compra. Ir a paso 11
2.

Cajero

3.

Cajero

4.

Cajero

5.

Versin:
05

Cajero

Pasa los libros por el lector de cdigo de barras y si


su existencia es mayor a cero procede a anexar el
producto a la venta. (En su caso, cuando existe el
libro y el sistema reporta cero, solicita al encargado
de la librera la actualizacin del inventario.)
Una vez que se tiene conformada la venta, registra
los pagos asociados. Para tal efecto el cliente puede
optar por las siguientes formas de pago:
- AP: Terminal Punto de Venta (tarjeta de crdito/
dbito)
- EF: Efectivo
- AM: American Express
- CR: Crdito a empleados
- TV: Tarjeta Voucher cuando falla la terminal punto
de venta
- VB: Vales de Bachilleres u otra modalidad de vales
Si el cliente solicita una factura de la venta, se le
solicita la cdula fiscal o el nombre fiscal (para el
caso en que ya est registrado el cliente en el
sistema).
Cuando la facturacin se solicita en da posterior a la
compra, es necesario presentar el ticket de la venta.
Se procede a buscar la copia del ticket de venta y
realiza la factura.
Entrega al cliente el producto comprado y en su caso
el ticket, factura, tarjeta de crdito o dbito.

DOCUMENTO

Factura
FCE-GCO-RE.02

Factura
FCE-GCO-RE.02

Ir al paso 14
Ticket
6.

Cajero

Solicitud de cotizacin.
Elabora la cotizacin a travs del SALIB
Cotizaciones y de ser necesario aparta los libros,
comunicndole al cliente el tiempo de apartado y las
condiciones de venta.

Cotizacin
FCE-LIB-RE.03

Termina el procedimiento
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FCE-LIB-PR.03

Pginas :

Tipo de documento:
Procedimiento

11

PASO RESPONSABLE
ACTIVIDAD
7. Cajero
Devolucin o cancelacin total de la compra.

Versin:
05
Nivel:
02

DOCUMENTO

Solicita al cliente el ticket o factura.


La solicitud se hace en el mismo da en que se
expidi el documento?
Si: Continua con el procedimiento
No: Ir a paso 10
8.

Cajero

9.

Cajero

10. Cajero

Solicita a un superior la autorizacin de la


Factura
cancelacin de acuerdo a las polticas de
cancelacin, cancela en el sistema de acuerdo al FCE-GCO-RE.02
nmero de factura o ticket, devuelve el monto de
Cancelados
pago, solo si se solicita el mismo da de la compra y
en el mismo turno y almacena los documentos.
-Ticket
Da de alta los libros a travs del SALIB para
ingresarlos al inventario.
Ir al paso 14
Aplica las polticas de devoluciones. Y da de alta los
libros en el sistema para ingresarlos al inventario.
Ir al paso 14

11. Cajero

Ticket
Factura
FCE-GCO-RE.02
Cancelados

Devolucin parcial de una compra.


Solicita al cliente el ticket o factura y solicita a un
superior la autorizacin de acuerdo a las polticas de
cancelacin.

12. Cajero

Localiza en el SALIB la venta y marca qu cantidad


de los mismos se va a devolver, para reingresarlos al
inventario.

13. Cajero

Cancela el ticket original o factura, la almacena y


genera un nuevo ticket de venta o factura por la
diferencia de la devolucin que se considera pagado.

14. Cajero

Ticket

Factura
FCE-GCO-RE.02
Encuesta de
Integra el reporte diario para entregar al encargado
satisfaccin del
en turno de la librera. Dicho documento es reportado
cliente.
por el SALIB.
FCE-LIB-RE.09
Adicionalmente se le ofrece al cliente registrar
cualquier queja o sugerencia.

Termina el procedimiento.

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Procedimiento de punto de venta


(caja)

Pginas :

Tipo de documento:
Procedimiento

12

NO. DOCUMENTO

TTULO

6.1

FCE-GCO-RE.02

Factura

6.2

FCE-LIB-RE.09

Encuesta de satisfaccin del cliente

6.3

N.A.

Ticket

6.4

FCE-GCO-LIB-TI.03

Instructivo para el manejo de morralla en


libreras

Versin:
05
Nivel:
02

Anexos y registros usados

ANEXO
7.1
7.2

NO. DOCUMENTO
FCE-LIB-RE.03

TTULO
Cotizacin
Ficha de verificacin de las caractersticas de
punto de venta (caja)

FCE-LIB-FV.03
Lista de distribucin

COPIAS
Original
V.E.
9

rea responsable:
Gerencia de Comercializacin.
Cdigo de documento:
FCE-LIB-PR.03

Referencias o documentos relacionados

ANEXO

Fecha de liberacin:
15.08.06
Fecha de versin:
27.06.12

PUESTO
Biblioteca Gonzalo Robles

REA
Gerencia de Produccin

Medio Electrnico solo lectura

Gerencia de Tecnologa (Intranet)

Control de cambios
FECHA

VERSIN

PGINAS
AFECTADAS

ORIGINADOR DEL
CAMBIO

27.06.12

05

Todas

Subgerencia de la
Coordinacin de
Libreras

10.11.10

04

Todas

Subgerencia de la
Coordinacin de
Libreras

Actualizacin del
procedimiento a la
operacin actual

2,3,5,10, 12,13

Subgerencia de la
Coordinacin de
Libreras

Se actualizaron las
polticas, el diagrama de
flujo y la descripcin de
actividades.

26.03.10

03

NATURALEZA DEL
CAMBIO
Precisin de las polticas 1,
2 de devoluciones y 8 de
formas de pago.
Se cambia trmino revisin
por el de versin y se
agrega la leyenda de
documento
electrnicamente
controlado.
Este procedimiento se
presentar en la prxima
reunin de COMERI

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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)

ANEXO 7.1
FCE-LIB-RE.03
COTIZACIN

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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)

FCE-LIB-RE.03 Rev.

00

7
2

9
8

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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TTULO: COTIZACIN
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Otorgar al cliente un estimado de su compra.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Cajero.
4. FORMA DE LLENADO:
Por sistema.
5. DESCRIPCIN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
1.

Porcentaje de descuentos, cargos e impuestos sobre la


compra.

2.

Nombre
DESCUENTOS:
CARGOS:
IMPUESTOS:
ISBN

Descripcin

3.

TITULO

Nombre del libro

4.

AUTOR

Nombre del autor

5.

CANT

Cantidad de libros solicitados

6.

PRE_POR

Precio por ttulo

7.

DES

Descuento aplicado

8.

IVA

Impuesto al Valor Agregado

9.

NETO

Resultado de multiplicar las columnas 5 y 6 , menos la 7 y


ms la 8.

Indica el ISBN del libro

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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)

ANEXO 7.2

FCE-LIB-FV.03
FICHA DE VERIFICACIN DE LAS
CARACTERSTICAS DEL PROCEDIMIENTO
DE PUNTO DE VENTA (CAJA)

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Anexos del
Procedimiento de punto
de venta (caja)

Ficha de verificacin de las caractersticas del


procedimiento de punta de venta (caja)

Fecha de revisin:
N.A.

Cdigo de documento:
FCE-LIB-FV.03

Referencia :
FCE-LIB-PR.03

Revisin:
00

Procedimiento de punto de venta (caja), FCE-LIB-PR.03


Caracterstica

Mtodo

Muestreo

Frecuencia

Libro

Sistema

100%

Por evento

Precio

Sistema

100%

Por evento

Factura

Visual

100%

A
solicitud
del cliente

Parmetro de
control

Catlogo
de
libros
del
sistema
vs
Cdigo
de
barras del libro
Catlogo
de
libros
del
sistema
vs
etiqueta
de
precio
Datos fiscales
del cliente vs
Factura

Registro

Emisin de venta

Plan de
reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Correccin

Correccin

Factura
FCE-GCO-RE.02

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Reemisin de
factura

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