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Con la finalidad de facilitar la evaluacin del sistema de control interno, ste se divide en
una serie de segmentos, llamados tambin subsistemas, sobre los cuales se aplican las
pruebas de funcionamiento, y son, por lo general, los siguientes:
- Caja Ingresos
- Caja Egresos
- Ventas y cuentas por cobrar
- Compras y cuentas por pagar Planillas
- Existencias y costos de ventas
Cada uno de estos aspectos se desarrollan dentro de las siguientes subdivisiones:
- Objetivos del control interno
- Control contable
- Pruebas de funcionamiento
1. CAJA INGRESOS
Objetivos del control interno
Los objetivos de un slido sistema de control interno de caja ingresos son los siguientes:
Objetivos de Control Interno : Caja - Ingresos
- Los ingresos obtenidos, en efectivo y/o con cheques, deben ser registrados en los libros de
contabilidad. De otro lado, los ingresos registrados contablemente hayan sido obtenidos.
- Los ingresos obtenidos deben ser depositados en su totalidad y de manera oportuna en
cuentas comentes bancarias de la empresa.
- Los ingresos deben ser registrados en el periodo a que corresponden.
- Los ingresos deben ser correctamente registrados en los mayores auxiliares y en el mayor
general.
Control contable
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de ingresos de caja, como condicin previa a cualquier
decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que
desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en
las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles para este
subsistema.
Control Contable
a. Segregacin de funciones, tanto para el manejo de los Ingresos como para el
registro de los mimos.
La posibilidad de errores o irregularidades se reducen a la mnima expresin cuando se ha
implementado una adecuada segregacin de funciones. Un slido sistema de control interno
considera que la persona encargada de recibir el dinero en efectivo y/o cheques. no realice
las siguientes funciones:
- Firmar y/o autorizar cheques.
- Registro contable de los ingresos.
- Conciliaciones bancarias.
- Control de cuentas corrientes de clientes.
b. Depsitos ntegros y oportunos de los ingresos de caja.
La persona encargada de abrir la correspondencia debe preparar y firmar la relacin diaria
de ingresos recibidos. Esta relacin debe incluir necesariamente el nmero del cheque:
banco girado; y el nombre del cliente. Las boletas de depsito selladas por el banco deben
ser comparadas con la relacin de ingresos y con las anotaciones en el rubro de caja. por
una persona distinta a la encargada de recepcionar los ingresos.
Las oportunidades para sustituir ingresos o para cubrir faltantes se limitan con el depsito
inmediato de los ingresos.
c. Procedimientos para el control de los ingresos por ventas al contado.
Los procedimientos para el control de los ingresos en efectivo producto de ventas al
contado varan de acuerdo a la actividad econmica de le empresa. Es importante la
utilizacin de boletas y/o facturas de venta prenumeradas por imprenta que deben ser
custodiadas por terceras personas; y, en su caso, la utilizacin de mquinas registradoras.
Tanto los totales de las cintas de las mquinas registradoras como los totales de ventas
diarias al contado y cobranzas en efectivo, deben ser comparados con las boletas de
depsito bancario y con las anotaciones en el libro de caja.
Se proporciona proteccin adicional cuando el personal del departamento de contabilidad y/
o de la oficina de auditoria interna realizan arqueos sorpresivos en periodos conos de
tiempo.
d. Correcto registro contable de los ingresos.
Los ingresos deben registrarse identificando a los clientes y cada una de las facturas
canceladas. Se debe evitar el registro de ingresos que se acrediten a los clientes de manera
global, debido a que este procedimiento dificulta el anlisis de las cuentas por cobrar, el
control de las cuentas vencidas y la clasificacin adecuada del pasivo corriente y a la largo
plazo.
e. Registro previo de los ingresos de caja como cuentas por cobrar.
Deben incluirse procedimientos que permitan detectar, por medio de una revisin de
cuentas por cobrar vencidas, ingresos no contabilizados y/o no recibidos.
Pruebas de funcionamiento
En primer lugar, los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se
aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos
del auditor. En segundo lugar, el alcance de las pruebas depender del resultado de la
evaluacin preliminar de la eficacia del control interno contable, as como del grado de
confianza que el auditor deposita en el mismo.
Es necesario tener en consideracin que. en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin; etc.
Pruebas de Funcionamiento : Caja - Ingresos
a. Examinar el libro de Caja-Ingresos para determinar la existencia de partidas poco
usuales. Establezca su origen y naturaleza.
Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los
procedimientos normales de control. Este tipo de transacciones. comprenden:
- Transacciones con empresas vinculadas y/o con personal del cliente. Se debe tener
conocimiento de la empresa matriz y/o de las empresas filiales o afiliadas: asimismo se
debe obtener una relacin de los principales ejecutivos de la empresa bajo examen. Esta
informacin permitir que el auditor identifique transacciones que requieren mayor nfasis
en el trabajo de auditoria y hechos que deben ser revelados en los estados financieros.
- Transferencias bancarias y entre compaas. El objetivo del auditor ser comprobar que
tanto el ingreso como el egreso se haya realizado en el mismo perodo contable.
- Obtener informacin acerca de otros tipos, de ingresos poco usuales, como por ejemplo:
1) Ventas de valores; 2) Enajenacin de activos fijos 3) Ventas de desechos y desperdicios;
4) Enajenacin de intangibles; etc.
b. Confrontar la relacin diaria de ingresos recibidos con las anotaciones en el libro
de caja.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre la recepcin y el
registro de los ingresos estn funcionando adecuadamente. Algunas empresas preparan por
separado relaciones dianas de ingresos en efectivo y por medio de cheques. En ambos casos
los totales de cada relacin deben compararse con las anotaciones en el libro Caja-Ingresos.
Deben desarrollarse procedimientos adicionales para comprobar las partidas ms
significat1vas. como: 1) verificar el depsito bancario; 2) cruzar con el estado de cuenta
corriente bancario, y 3) criticar el asiento de diario correspondiente, y su respectiva
anotacin en el libro mayor.
c. Confrontar las boletas de depsitos bancarios con las anotaciones en el libro de
caja. Asimismo, confrontar las boletas de depsitos con los crditos en los estados de
cuenta corriente y con los asientos en los libros diario y mayor, investigar los ingresos
depositados con atrazo.
Estos procedimientos tienen como objetivo comprobar que los ingresos de efectivo y
cheques hayan sido depositados ntegramente y de manera oportuna en bancos y registrados
en el libro de ingresos de caja.
Cuando el auditor detecte el incumplimiento de estos procedimientos de control en todo o
en parte, debe proceder a informar al cliente tal situacin y los riesgos que involucra. El
mantener el efectivo en caja no es conveniente, ya que podra generar ingresos financieros
por intereses y/o ingresos por dividendos (inversiones temporales en acciones).
d. Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el libro caja.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre el registro de
los de los ingresos de caja estn funcionando adecuadamente. Se debe efectuar la sumatoria
del libro caja y las reconciliaciones de todas y cada una de las cuentas corrientes bancarias.
e. Confrontar selectivamente determinado nmero de operaciones de caja con los
registros de control de cuentas por cobrar comerciales y con el libro mayor.
El objetivo de este procedimiento es comprobar que los ingresos de caja estn debidamente
contabilizados; es decir, registrados en el libro mayor y abonados oportunamente y en su
totalidad a las cuentas corrientes correspondientes (Cuentas por cobrar comerciales; otras
cuentas por cobrar, etc.).
f. Confrontar las facturas y/o boletas de venta al contado con los ingresos registrados.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles para ventas al contado
estn funcionando adecuadamente y que los ingresos en efectivo y/o cheques, hayan sido
registrados en los libros de contabilidad en su totalidad y con la debida oportunidad.
g. Revisar la documentacin sustentatora de los ingresos diversos (dividendos e
intereses recibidos en efectivo) con los registros auxiliares de control y el mayor
general.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre ingresos
diversos estn funcionando en forma adecuada y que estos ingresos hayan sido registrados
en su totalidad y con la debida oportunidad.
Se debe tener en consideracin toda la gama; de ingresos diversos que existen para la
actividad econmica de la empresa, con la finalidad de obtener seguridad razonable de que
no existan ingresos no registrados. Ejemplos comunes de ingresos diversos son; l)
dividendos en efectivo; 2) intereses provenientes de bonos; 3} prestamos de accionistas y/o
empresas vinculadas; 4} ventas de desechos y desperdicios; etc.
VIGSIMA PRIMERA PARTE
Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas
referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas; y a
la evaluacin preliminar del control interno; proseguimos con la cuarta etapa referida a la
evaluacin definitiva del control interno.
Habiendo desarrollado, en el informativo de la quincena anterior, las pruebas de auditoria
para la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al Subsistema de CajaIngresos, continuamos con el Subsistema correspondiente a Caja-Egresos
Caja Egresos
Objetivos del control interno
Los objetivos de un slido sistema de control interno de caja egresos son los siguientes:
Los egresos de caja deben ser registrados en los libros de contabilidad. Asimismo, los
egresos registrados contablemente hayan sido efectivamente realizados.
Los egresos registrados contablemente deben estar sustentados documentariamente,
(Ejemplo: recibos de caja, boletas y/o facturas de venta, etc).
Los egresos de caja deben corresponder al giro del negocio.
Los egresos deben ser registrados en el periodo en que corresponden y contabilizados en
las cuentas correspondientes.
Los egresos deben ser correctamente registrados en los mayores auxiliares y en el mayor
general.
Control contable
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de egresos de caja, como condicin previa a cualquier
decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que
desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en
las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles para este
subsistema.
CONTROL CONTABLE
a. Segregacin de funciones, tanto para el manejo de los egresos como para el registro
de los mismos.
Personas distintas deben encargarse de preparar los cheques, firmarlos y/o autorizarlos,
preparar las conciliaciones bancarias y participar en el manejo de los ingresos y egresos de
caja.. De igual manera, las personas relacionadas con el manejo de efectivo (ingresos y/o
egresos no deben participar en el registro y control de las cuentas por pagar y planillas. La
segregacin de las funciones del manejo y registro de los ingresos constituye un elemento
bsico de control sobre los egresos.
b. Todas las cuentas bancarias deben ser autorizadas por el directorio o por personas
designadas por ste.
Es usual que el directorio autorice la cancelacin y apertura de las cuentas bancarias,
haciendo la anotacin correspondiente en el libro de actas. Con la finalidad de evitar que se
realicen desembolsos indebidos, es importante que todas las cuentas bancarias sean
autorizadas y que estn plenamente identificadas en los registros contables de la empresa
bajo examen.
Volumen de operaciones
Tipo de organizacin, etc.
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTOS CAJA - EGRESOS
PRUEBA
a. Examinar el libro de Caja - Egresos para determinar la existencia de partidas poco
usuales. Establezca su origen y naturaleza.
Objetivo.
Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los
procedimientos normales de control. Este tipo de transacciones comprenden:
Transacciones con empresas vinculadas y/o con personal de la empresa. Se debe tener
conocimiento de la empresa matriz y/o de las empresas filiales o afiliadas; asimismo, se
debe obtener una relacin de los principales ejecutivos de la empresa auditada. Esta
informacin permitir que el auditor identifique transacciones que requieran mayor nfasis
en el trabajo de auditoria y hechos que deban ser revelados en los estados financieros.
Transferencias bancarias; entre compaas. El objetivo del auditor ser comprobar que
tanto el ingreso como el egreso se hayan realizado en el mismo periodo contable.
Obtener informacin acerca de otros tipos de egresos poco usuales, como por ejemplo: 1)
Prdidas en ventas de valores: 2) Prdidas en enajenacin de activos fijos: 3) prdidas en
enajenacin de intangibles; 4) Partidas extraordinarias (prdidas como consecuencia de
huelga de trabajadores, prdidas de suministros de activos no cubiertos por compaas de
seguros), etc.
b. Efectuar la evaluacin del control interno del rea de Caja - Egresos.
Este procedimiento se realizar desarrollando el cuestionario de control interno para Caja
Egresos. El auditor utilizar su criterio para aplicar la evaluacin mencionada a travs de
diagramas flujo o descripciones narrativas o una combinacin de ambos.
c. Comprobar la autenticidad de los fondos y depsitos, propiedad de la empresa. que se
encuentran en bancos o en trnsito.
Desarrollar pruebas de bancos aplicando, entre otros, los siguientes procedimientos:
Verificacin de las sumas de las conciliaciones bancarias.
Cotejar los saldos de la circularizacin, el estado bancario y el saldo segn libros.
Comparar la suma de las columnas de ingresos y egresos con el Libro Caja.
Verificar las partidas pendientes con la documentacin sustentatora.
Comparar la fecha de los egresos bancarios y la documentacin sustentatora.
Verificar la secuencia numrica de los cheques.
Hacer secuencia de operaciones pendientes.
VIGSIMA SEGUNDA PARTE
En el Informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la
octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta
etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, correspondiente al subsistema
de Caja-Egresos.
Para fines de pruebas de cumplimiento, deben tomarse en consideracin todas las clases de
transacciones relacionadas con ventas y cuentas por cobrar. Algunos ejemplos se detallan a
continuacin:
* Remisin de mercaderas en forma total y en forma parcial;
* Ventas al contado, a crdito o en consignacin;
Ventas a empresas vinculadas y a terceros; y
Exportaciones y ventas nacionales.
El auditor debe poner especial atencin a los procedimientos para identificar ventas entre
segmentos y ventas a clientes importantes que posiblemente requieran ser revelados en los
estados financieros o en notas a los mismos. Los principios de contabilidad generalmente
aceptados requieren la revelacin de transacciones entre segmentos (FASB 14:
"FINANCIAL REPORTING FOR SEGMENTS OF A BUSINESS")
Las ventas realizadas a empresas vinculadas deben ser examinadas cuidadosamente por el
auditor y dependiendo del volumen de las operaciones, condiciones y otras caractersticas,
debera considerar la posibilidad de realizar pruebas por separado. En estas transacciones
debe prestarse atencin especial a la base sobre la cual se fijan los precios y otras
condiciones de venta.
De otro lado, si los procedimientos de circularizacin de saldos se aplican al cierre del
ejercicio, se pueden considerar tanto como pruebas de cumplimiento como pruebas de
validacin. Si estos procedimientos son aplicados a una fecha preliminar, lo cual es
frecuente en nuestro medio, el auditor debe considerarlos como pruebas de cumplimiento.
Control contable
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidas para el
procesamiento de las transacciones de ventas y cuentas por cobrar, como condicin previa a
cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las
transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a
continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecta a la probable eficacia de
los controles para este subsistema.
CONTROL CONTABLE: VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR.
a. Segregacin de funciones: facturacin, aprobacin de crdito, cuentas por cobrar,
ingresos de caja y embarques.
Personas distintas, en lo posible, deben encargarse de;
- Aprobar los crditos a los dientes.
- Autorizar los embarques.
- Preparar y verificar las facturas.
- Confrontar los registros auxiliares con las cuentas de control de cuentas por cobra.
- Confrontar los ingresos recibidos de clientes.
- Controlar la mercadera que sale del almacn para ser enviada a clientes.
- Controlar el procesamiento y reportes finales del sistema de cmputo.
- Aprobar la provisin para cuentas de cobranza dudosa.
- Si las cancelaciones de las cuentas por cobrar dudosas son aprobadas por un empleado
responsable que no participe en el manejo de efectivo.
- Si existe un control adecuado para las cuentas canceladas y un procedimiento de
seguimiento hasta lograr su recuperacin.
e. Los saldos y movimientos de las cuentas por cobrar y ventas deben ser
confrontados con las respectivas cuentas de control.
El procedimiento de confrontar los saldos movimientos de las cuentas por cobrar y ventas
con las respectivas cuentas de control debe realizarse en forma peridica y cualquier
diferencia debe ser investigada. El resultado de las investigaciones debe ser de
conocimiento de un funcionario de superior jerarqua, quien deber autorizar los asientos de
reclasificacin y/o ajuste que corresponda.
f. Deben existir controles para garantizar la exactitud de los registros de cuentas por
cobrar.
El auditor debe comprobar el cumplimiento de algunos procedimientos bsicos que de
alguna manera garantizan la exactitud de los registros de las cuentas por cobrar:
- Circularizacin de saldos de clientes en forma mensual, incluyendo un detalle de la deuda
factura por factura y separadamente las notas de dbito o crdito que correspondan. Debe
existir evidencia de la confrontacin de los movimientos y saldos de la confirmacin de
clientes con los que aparecen en los registros auxiliares y cuenta de control en el mayor
general. Asimismo, debe existir evidencia de las investigaciones, de las diferencias y los
asientos de ajuste correspondientes.
- Los anlisis de cuentas por cobrar por antigedad de saldos deben ser revisados por
personas distintas a las que tengan que ver con ventas y cuentas por cobrar.
- Los registros analticos de cuentas por cobrar deben ser confrontados peridicamente con
el mayor general.
g. Deben existir procedimientos para garantizar que ingresan a caja todos recursos
provenientes de otros ingresos.
El auditor debe comprobar que se ejerza un control contable sobre otros ingresos, por
ejemplo:
- Enajenacin de activos fijos.
- Enajenacin de intangibles.
- Venta de inversiones a corto y largo plazo.
- Venta de desecho y desperdicio.
- Intereses y dividendos.
- Alquileres y regalas.
- Recuperacin de prdidas de ejercicios anteriores.
Asimismo, el auditor debe comprobar que exista una adecuada segregacin de funciones en
lo relativo al manejo de otros ingresos y el registro de las transacciones
correspondientes.
I
h. Deben existir procedimientos relativos a anticipos y a cuentas por cobrar al
personal para asegurar que este tipo de operaciones se reflejen adecuadamente en los
registros contables
Es importante que la empresa auditada cuente con procedimientos para controlar todos los
anticipos y cuentas por cobrar al personal. Se debe poner especial nfasis en las cuentas por
cobrar antiguas. Si lo saldos de estas cuentas por cobrar son significativos, ser necesario
evaluar la necesidad de revelar su composicin en nota a los estados financieros.
Pruebas de funcionamiento
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de
las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado da confianza que el auditor
deposita en el mismo.
Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.
En sus pruebas de ventas, el auditor utiliza por lo general la factura de venta como punto de
partida (en algunos casos se utiliza la gua de remisin). El procedimiento consiste en
comparar una muestra de guas de remisin y las facturas de venta correspondientes, con la
finalidad de comprobar la eficacia de los elementos de control contable diseados para
garantizar que todas las guas de remisin sean facturadas El auditor debe examinar guas
de remisin antiguas pendientes de facturacin, facturas de venta emitidas pero no enviadas
a los clientes e investigar las partidas poco usuales y las ventas por montos significativos.
Por medio de una verificacin de la numeracin correlativa de los documentos, el auditor
realiza pruebas para cerciorarse de que todas las facturas de venta o servicios prestados
hayan sido anotadas en el registro de ventas correspondiente. La no observancia de la
numeracin correlativa podra dar lugar a la existencia de ingresos registrados de menos.
Para cerciorarse de que no se hayan registrado ventas ficticias, el auditor realiza
generalmente las siguientes pruebas: 1) la revisin selectiva del registro de ventas para
detectar nmeros inexistentes de facturas de venta y 2) la verificacin selectiva de los
asientos anotados en el registro de ventas.
Pruebas de Funcionamiento : Ventas Cuentas por Cobrar
Prueba a.
Examinar el registro de ventas y el mayor auxiliar de cuentas por cobrar y la cuenta de
ventas del libro mayor, para determinar si existen partidas poco usuales.
Objetivo
Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los
procedimiento podra servir como una prueba sustantiva, ya que con frecuencia ayuda a
identificar problemas potenciales que pudieran afectar las cuentas contenidas en los estados
financieros.
Prueba b.
Verificar el control establecido sobre la documentacin referida a guas de remisin,
facturas de venta y notas de crdito emitidas en el ejercicio.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de verificar que estn disponibles para su revisin
todas las transacciones realizadas en el ejercicio. Sobre esta base el auditor podr
seleccionar una muestra de transacciones para aplicar pruebas detalladas de cumplimiento.
Prueba c.
Comparar las facturas de venta con las ordenes de compra y con las guas de remisin, para
verificar productos, cantidades, precios, plazos, etc.
Objetivo
Este procedimiento tiene por objetivo: 1) verificar que los cargos a clientes correspondan a
productos entregados y/o embarcados y 2) comprobar que los productos entregados o
servicios prestados hayan sido debidamente facturados.
El primer objetivo se logra a travs de una prueba selectiva del registro de ventas. Para
lograr el segundo objetivo la prueba se deber realizar sobre una muestra de las guas de
remisin.
El auditor deber investigar las guas de remisin no facturadas y las facturas emitidas que
no cuenten con guas remisin. La existencia de estas partidas podra significar la
subestimacin o sobrestimacin de los ingresos.
En todo caso el auditor deber considerar la posibilidad de aumentar el alcance de sus
pruebas, principalmente para relacionar las guas de remisin con las ordenes de compra y
ambas con las facturas de venta. Asimismo se deber verificar los cargos a los clientes en el
mayor auxiliar con el registro de ventas y con el movimiento del kardex de almacn.
Prueba d.
Comprobar que antes del envi de la mercadera al cliente se haya autorizado el crdito
correspondiente.
Objetivo
Desarrollar pruebas sobre una muestra de facturas de ventas para verificar el cumplimiento
de la poltica de crditos establecida por el directorio y/o la gerencia. El auditor deber
tener siempre presente que todo exceso sobre el crdito autorizado podra tener el efecto de
- Las compras deben ser registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas
correspondientes y reflejadas en el perodo a que corresponden.
- Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor y mayores
auxiliares.
Consideraciones especiales
El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin del control contable del
subsistema de compras y cuentas por pagar est directamente relacionada con el trabajo que
se realiza en el rea Caja egresos. Recordamos que en la evaluacin de este subsistema el
auditor confronta selectivamente los egresos de caja con los documentos que sustentan las
cuentas por pagar y otros documentos relacionados con la finalidad de comprobar la
existencia de evidencia suficiente y competente que sustente el egreso, De otra parte, en el
examen de cuentas por pagar, el auditor necesita constatar que los controles y
procedimientos del cliente proporcionan una seguridad razonable de que las compras y las
cuentas por pagar conectadas con los egresos correspondientes representan obligaciones
vlidas por concepto de bienes o servicios recibidos, En tal sentido, algunas transacciones
seleccionadas para su verificacin detallada en la evaluacin de compras y cuentas por
pagar sern las mismas que se comprobaron en la evaluacin del subsistema caja-egresos
Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluacin del rea compras-cuentas por
pagar tambin proporcionan seguridad en otras reas de la auditoria, incluyendo
determinados, aspectos del rea existencias - costo de ventas, caja-egresos y otras cuentas
del activo, Al efectuar la evaluacin del control contable del subsistema compras-cuentas
por pagar, el auditor debe tener en consideracin esta relacin, para determinar la
naturaleza y alcance de sus pruebas.
VIGSIMO QUINTA PARTE
Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas
referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas; ya la
evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente
a la evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de compras y cuentas por pagar.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)
Control Contable
Dependiendo de la actividad econmica Que desarrolla la empresa, las compras
generalmente siguen e! proceso siguiente
1. Requisicin
Los procedimientos para solicitar mercaderas o materias primas constituyen un aspecto
fundamental del control administrativo. Un procedimiento importante es el denominado
'Punto Optimo de Pedido', que consiste en establecer, por cada tem, una cantidad mnima a
partir de la cual se tiene que reponer las existencias con una requisicin.
2. Orden de Compra
Una vez recibida la requisicin del almacn de mercaderas o del almacn de materias
primas (en base al plan de produccin), el departamento de compras se encarga de la
localizacin de los proveedores, negociar las condiciones de compra y colocar las rdenes
de compra.
Las adquisiciones se inician con la emisin de la orden de compra y su envo al proveedor.
Generalmente una copia del documento puede ser utilizada por el almacn para cerciorarse
de que los bienes que estn recibiendo corresponden a las existencias solicitadas.
Asimismo, el departamento de contabilidad puede utilizar otra copia como parte de la
documentacin sustentara del registro de cuentas por pagar y su pago posterior.
3. Recepcin
Las existencias recibidas por el almacn deben ser revisadas para verificar tanto la cantidad
como la calidad de las mimas. Este procedimiento se documenta con 1a orden de compra y
la nota de recepcin (Parte de Ingreso al Almacn), documentos que sustentan el pago de la
factura al proveedor.
En el caso de la adquisicin de servicios, se necesita una constancia de que los servicios
hayan sido prestados, para sustentar el pago. En algunos casos, la aprobacin de la factura
por parte de un funcionario responsable puede proporcionar la evidencia necesaria; en otros
casos pueden existir evidencias concretas, por ejemplo, contratos, copias de avisos
publicitarios, etc.
4. Registro
Les cuentas por pagar deben ser registradas en la cuenta apropiada en el periodo
correspondiente. Previamente las facturas de los proveedores deben ser revisadas para
determinar su conformidad con la orden de compra y la gua de remisin de las mercaderas
y/o insumos recibidos.
5. Cancelacin
Con la finalidad de obtener al mximo los documentos por pronto pago, en lo posible, las
facturas deben ser canceladas oportunamente.
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de compras y cuentas por pagar, como condicin previa
a cualquier decisin que deba tener respecto a las pruebas de funcionamiento de las
transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a
continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de
los controles para este subsistema.
Control Contable
a. Segregacin de funciones: requisicin, orden de compra, recepcin, registro y
cancelacin.
etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, con el subsistema compras y
cuentas por pagar.
En esta oportunidad proseguimos con el estudio del mencionado subsistema control
contable.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)
CONTROL CONTABLE
f. Comprobar si los procedimientos seguidos en relacin con cuentas por pagar
proporcionan una seguridad razonable de que las facturas de proveedores sean
correctas y que correspondan a los bienes y servicios recibidos.
Por lo general el departamento de cuentas por pagar se encarga de: 1) Preparar un archivo
que rena los documentos que sustentan las operaciones de compra (es decir, ordenes de
compra, guas de remisin, facturas de proveedores), 2) Comparar las facturas con las
ordenes de compra y con las guas de remisin, y, 3) Comprobar los clculos aritmticos en
las facturas de proveedores.
Tanto el departamento de cuentas por pagar como el departamento de compras, ya sea en
forma conjunta o por separado, pueden encargarse del control de las entregas parciales en
relacin a las rdenes de compra no atendidas con un solo envo.
Principalmente el auditor deber determinar:
- Si la oficina de recepcin enva las facturas recibidas directamente al departamento de
cuentas por pagar.
- Si todas las facturas recibidas son controladas por el departamento de cuentas por pagar.
- Si el departamento de cuentas por pagar confronta las facturas con las rdenes de compra
y las guas de remisin, para verificar cantidades, precios, condiciones, etc. y si estos
documentos son reunidos en un solo legajo.
- Si tratndose de servicios recibidos, una persona distinta a la que contrat la obligacin
obtiene evidencia de que se haya prestado el servicio.
- Si las facturas, ordenes de compra y guas de remisin no correspondidos permanecen sin
investigar.
- Si son verificados los cargos por concepto de flete o intereses.
- Si existen procedimientos que eviten el pago de facturas sin documentacin sustentatora.
g. Deben existir procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de que
las cuentas por pagar y los cargos correspondientes estn debidamente contabilizados.
El auditor debe comprobar lo siguiente:
- Que la factura sea codificada clasificada a la cuenta apropiada por una persona
competente y revisada antes de correr los asientos correspondientes.
- Que el importe total de facturas pendientes de pago es confrontado con el saldo de las
cuentas por pagar del libro mayor.
- Que los saldos deudores que aparecen en cuentas por pagar son aclarados oportunamente
para que se efecte la aplicacin, correspondiente contra facturas posteriores o se haga el
reembolso.
- Que existen procedimientos satisfactorios en lo que respecta a referencias cruzadas entre
desembolsos y comprobantes o facturas.
- Que se confirman peridicamente los Saldos de proveedores.
- Que los saldos en cuenta corriente de los proveedores sean conciliados con el libro mayor.
h. Las personas que realizan funciones vinculadas con cuentas por pagar deben ser
distintas a las que se dedican a actividades relacionadas con egresos, compras y la
recepcin de bienes o servicios.
Es importante que exista una adecuada segregacin de funciones con la finalidad de evitar
la malversacin de rondas por medio de pagos a proveedores inexistentes.
Pruebas de funcionamiento
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de
las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor
deposita en el mismo.
Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, pare lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como : 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.
Pruebas de Funcionamiento : Compras Cuentas por Pagar
Prueba a.
Examinar el registro de compras y las cuentas relacionadas con compras y gastos en el libro
mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de
ser el caso, deben ser investigadas.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales que
posiblemente no se encuentran comprendidas dentro de los procedimientos normales de
procesamiento.
Algunos ejemplos de cuentas por pagar que pudieran parecer infrecuentes se mencionan a
continuacin:
- Facturas por pagar por compra de activo fijo, inversiones, intangibles, etc.
- Deudas como resultado de un juicio.
- Deudas como consecuencia de un fraccionamiento tributario.
- Refinanciamiento deudas.
- Capitalizacin de pasivos.
Es importante tener en consideracin la posibilidad; de que se realicen pagos ilegales o
irregulares a funcionarios de empresas pblicas o privadas. No obstante que el auditor no
est en la obligacin de detectar fraudes y/o pagos ilegales, de acuerdo a normas de
auditoria generalmente aceptadas (SAS 17), debe estar vigilante a la posibilidad de que se
hayan cometido actos ilegales. El mencionado SAS l7 establece una serie de medidas que el
auditor debe adoptar en el supuesto caso que ste detecte actos (pagos) ilegales. Una de las
medidas ms importantes consiste en la obligacin de comunicar los hechos a la gerencia y
otros funcionarios con autoridad suficiente para que tomen medidas correctivas.
Si la empresa auditada es parte de un grupo econmico y entre las empresas del grupo se
han realizado operaciones significativas, el auditor debe establecer las caractersticas
sobresalientes de dichas operaciones. Si las transacciones de compras ente las compaas
vinculadas econmicamente son Importantes el auditor debe considerar la realizacin de
pruebas cruzadas para comprobar su validez. De otro lado, de acuerdo con el SAS 6, las
transacciones con accionistas, directores, empleados, sus familiares cercanos, inversionistas
cuya inversin se contabiliza por el mtodo de participacin y terceros con influencia
importante sobre las polticas de la gerencia. representan transacciones con partes
relacionadas.
Prueba b.
Comprobar la vigencia del sistema de control sobre las ordenes de compra, guas de
remisin y facturas por pagar. Cruzar los documentos de origen para su revisin con los
libros de primera entrada.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar la razonabilidad del universo del cual se
van a seleccionar las muestras para su examen.
Los documentos fuente no identificados o no ubicados fsicamente, tanto del universo como
de la muestra seleccionada, deben ser sujetos a una investigacin especial, debido a que
podran indicar la existencia de errores, irregularidades, fraudes y/o pagos indebidos.
Con la finalidad de comprobar que los registros en los libros de primera entrada estn
completos, el auditor, en base a muestras, debe cruzar los documentos de origen con los
registros de compras y de ingresos al almacn. De igual manera el auditor debe obtener una
muestra de ordenes de compra, guas de remisin del proveedor, partes de ingreso al
almacn y de facturas recibidas y confrontarlos con los documentos de origen.
Debido a que el examen de compras y cuentas por pagar est vinculado con la revisin del
subsistema Caja Egresos, frecuentemente resulta prctico y factible combinar las pruebas
que se realizan en estos dos subsistemas. El auditor podr seleccionar indistintamente el
cheque o la factura como punto de partida de la prueba.
En el caso que el auditor seleccione los cheques como punto de partida, este debe
examinarlas ordenes de compra, las facturas canceladas y los pagos a cuenta de facturas
pendientes, etc. ; para obtener la seguridad de que se estn cumpliendo los procedimientos
establecidos para cuentas por pagar. Utilizando los cheques o las facturas como punto de
partida, el auditor debe, en base a las muestras seleccionadas ordenes de compras, guas de
remisin del proveedor, partes de ingreso al almacn y facturas), comprobar los pagos con
la correspondiente documentacin sustentatora.
Prueba c.
Confrontar las rdenes de compra con los pedidos de almacn (requisiciones de compra).
Verificar la razonabilidad de las cantidades y precios y el factor de uso o consumo para los
fines del negocio.
Prueba e.
Comprobar lo adecuado de los clculos aritmticos en las facturas.
Objetivo
Este procedimiento tiene por finalidad comprobar si estn funcionando adecuadamente los
controles para verificar las facturas de proveedores. En algunos casos las diferencias
encontradas pueden ser producto de errores de clculo. En otros casos pueden revelar la
existencia de problemas que, de no corregirse, pudieran tener serias consecuencias. En este
ltimo caso las mencionadas diferencias deben ser comunicadas a la gerencia, de igual
manera, el auditor debe medir el impacto potencial de dichas diferencias sobre los Otros
procedimientos de auditoria.
Prueba f.
Examinar los reclamos de proveedores, crditos, bonificaciones y devoluciones; comprobar
que exista la autorizacin y documentacin necesaria y examinar los importes
correspondientes; revisar los informes de embarque y conocimientos de embarque
correspondiente a devoluciones.
Objetivo
Este procedimiento tiene por finalidad comprobar que los importes que corresponden
bienes y servicios recibidos estn registrados como cuentas por pagar. Asimismo, que todos
los crditos a favor de la empresa por concepto de devoluciones, mercadera devuelta, etc.,
estn registrados como una cuenta por cobrar.
Los reclamos pueden verificarse a travs de la revisin de los informes de embarque,
conocimientos de embarque, correspondencia con proveedores, etc.
Prueba g.
Comprobar lo adecuado de la asignacin contable de las transacciones de compra.
Objetivo
El propsito de este procedimiento es comprobar que los cargos contables que
corresponden a las compras hayan sido asignados a las cuentas apropiadas en apego a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los errores de clasificacin contable se deben por lo general a lo siguiente: 1) la falta de
experiencia del personal que codifica y/o digita las transacciones de compra: y 2) la falta
de supervisin contable.
Los errores de clasificacin se agravan cuando afectan en forma combinada tanto al balance
general como al estado de ganancias y prdidas y son por montos significativos.
En todo caso, el auditor deber tener en consideracin la naturaleza y la importancia relativa
de los importes de los errores de clasificacin en el momento de planificar las pruebas
sustantivas.
Prueba h.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el diario, el registro de compras y
otros registros relacionados.
Objetivo
Objetivo j.
Revisar las rdenes de compra atendidas parcialmente o no atendidas, facturas, guas de
remisin de proveedores y reportes de ingreso al almacn para determinar la existencia de
partidas antiguas o poco usuales; y de ser el caso, investigarlas.
Los procedimientos de auditoria para compras y cuentas por pagar usualmente comprenden
pruebas para verificar si las erogaciones son cargadas al perodo a que corresponden. Es
importante tener en consideracin que las cuentas por pagar no pueden permanecer
indefinidamente en el pasivo de la empresa. De acuerdo a principios de contabilidad las
partidas antiguas, despus de un tiempo prudencial, deben ser reconocidas como ingresos y
controladas a travs de cuentas de orden.
PLANILLAS
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos de un slido sistema de control interno de planillas son los siguientes:
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
PLANILLAS
* Las planillas de sueldos y salarios deben ser registradas en su totalidad.
* Las planillas de sueldos y salarios registradas en libros deben corresponder a servicios
efectivamente recibidos.
* El puesto de trabajo debe ser autorizado y el trabajador debe ser contratado por personal
idneo. El calculo de sueldos y salarios debe basarse en remuneraciones (mensuales o
diarias) autorizadas y las deducciones deben realizarse en base a las leyes laborales
vigentes y canceladas a la Administracin Tributaria: AFPs y otras instituciones.
* Los sueldos y salarios deben ser calculados en forma correcta, utilizando la medida
apropiada de tiempo trabajado y las tarifas autorizadas para efectuar deducciones y
reembolsos.
* Las planillas de sueldos y salarios deben ser debidamente registradas en las cuentas
adecuadas y en el perodo correspondiente.
* Las planillas de sueldos y salarios debe ser resumidas en forma correcta y registradas en
el libro mayor general y mayores auxiliares.
Consideraciones especiales
El objetivo fundamental a lograrse por medio de las pruebas de Planillas es cerciorarse que
los nombres de las personas que aparecen en las planillas de sueldos y salarios concurran
efectivamente al local de la empresa y cumplan con sus horarios de trabajo. Asimismo, el
auditor debe comprobar que se registren en las planillas los sueldos y jornales aprobados
por los funcionarios encargados. De igual manera debe cerciorarse que los impuestos
previamente clasificados hayan sido aplicados a los costos de produccin y/o gastos de
operacin.
Dependiendo de la naturaleza de la planilla (numero de trabajadores, composicin y grado
de complejidad9 y la eficacia de los controles establecidos sobre esta funcin, en algunos
casos se hace necesario llevar a cabo las pruebas detalladas de esta clase de transacciones,
mientras que en otros casos basta con aplicar pruebas globales para satisfacerse de la
razonabilidad de las planillas y los cargos derivados. Por ejemplo, en una empresa con un
reducido numero de trabajadores, si el auditor puede satisfacerse de la razonabilidad de los
importes presentados en los registros auxiliares, por lo general resulta suficiente efectuar la
conciliacin entre los importes que aparecen en los registros auxiliares y el monto del gasto
por concepto de planillas que se muestra en el libro mayor.
De otro lado, aunque sean muchos, si el numero de trabajadores es relativamente constante
y su sueldo-salario se calcula en base a cuotas que por lo general son fijas, puede ser que
resulte suficiente evaluar en forma global la razonabilidad de importes registrados en las
cuentas del mayor que son afectadas por las planillas. No obstante, en algunos casos, si el
sistema de costos por concepto de planillas es complicado o si representa un factor
importante en la evaluacin de las existencias, puede ser necesario que el auditor lleve a
cabo pruebas mucho ms detalladas para poder satisfacerse respecto a la eficacia de los
elementos de control sobre el sistema establecido y la confiabilidad del importe y la
distribucin de los costos relacionados. En todos los casos, el auditor determinar el
enfoque apropiado con base en su comprensin del flujo de transacciones dentro del
sistema y su evaluacin de la eficacia de los controles establecidos sobre el sistema.
El trabajo realizado en el subsistema de planillas sirve de base para la verificacin de otros
subsistemas relacionados, por ejemplo, costos, gastos, pasivos, etc.
CONTROL CONTABLE
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de planillas, como condicin previa a cualquier decisin
que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que debe
llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tiene efecto en las
decisiones del auditor respecto a la probable eficacia del control para este subsistema.
CONTROL CONTABLE
Pruebas de funcionamiento
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de
las pruebas, varan de un trabaja a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De Igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor
deposita en el mismo.
Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO
PLANILLAS
Prueba a.
Examinar el registro de planillas y las cuentas relacionadas en el libro mayor con la
finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de ser el caso,
deben ser investigadas.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales que
posiblemente no se encuentren comprendidas dentro de los procedimientos normales de
procesamiento. Algunos ejemplos de transacciones que pudieran parecer infrecuentes se
mencionan a continuacin:
* Registros contables sustentados en documentacin distinta a la que se usa normalmente
para elaborar el asiento por concepto de planillas.
* Variaciones importantes en el monto de las planillas , comparndolas con el mes o meses
anteriores.
* Diferencias significativas de los costos histricos con los costos estimados o estndar;
Prueba b.
Conciliar y revisar la cuenta bancaria que se mantiene para el pago de planillas.
Objetivo
Un slido sistema de control interno considera el uso de cuentas bancarias separadas para el
pago de planillas. El auditor debe revisar los procedimientos utilizados en la conciliacin
bancaria. Debe cerciorarse que en la conciliacin se incluyan los siguientes procedimientos:
Comprobacin de la secuencia numrica de los cheques cobrados por concepto de sueldos y
salarios.
Seguimiento de los cheques girados y no cobrados. La existencia de estos cheques puede
deberse, entre otros, a los siguientes motivos: 1) trabajadores inexistentes (fantasmas); 2)
trabajadores que han hecho abandono de trabajo. En ambos casos debe procederse de la
siguiente manera: 1) Comunicar los hechos a la gerencia; y 2) recomendar la anulacin de
los cheques , en cuestin.
Confrontacin de los cheques cobrados con las planillas de sueldos y salarios para verificar
los beneficiarios, importes y fechas.
Comparacin de los endosos con las firmas correspondientes registradas en las planillas y/o
en el departamento de personal.
Verificacin de la autenticidad de las firmas que aparecen con los cheques.
Prueba c.
Comparar las planillas al comienzo y al final del ejercicio para identificar rotacin de
trabajadores y fluctuaciones en los importes mensuales.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de identificar transacciones para su revisin posterior.
Para la revisin de estas transacciones se pueden aplicar los procedimientos que se
describen en los acpites d), e) y f) siguientes.
Dependiendo de si es el primer ao de auditoria o si es un cliente recurrente; y del resultado
de la evaluacin preliminar del control interno, el auditor puede optar por aplicar pruebas
globales o pruebas detalladas para verificar la razonabilidad del control interno del
subsistema de planillas.
Prueba d.
Revisar los expedientes de personal para determinar la veracidad y exactitud de los datos
contenidos en las planillas de sueldos y salarios.
Objetivo
El objetivo de este procedimiento es comprobar que los trabajadores incluidos en las
planillas hayan sido debidamente autorizados y sus sueldos y jornales aprobados por
funcionarios responsables. Asimismo, se debe verificar los descuentos (por adelantos y/o
prestamos) y deducciones sociales. Los primeros deben realizarse en cumplimiento de la
poltica de la empresa para prestamos y adelantos. Los segundos deben calcularse en
funcin de las leyes laborales vigentes.
Para las pequeas empresas se pueden revisar todos los expedientes del personal. Para las
grandes empresas (generalmente esta clase de empresas cuentan con un elevado numero de
trabajadores), es usual seleccionar una muestra representativa de expedientes, los cuales
pueden diversificarse en los distintos departamentos existentes en las reas administrativas
y en las reas productivas.
Prueba e.
Confrontar en forma individual los sueldos y salarios pagados con la evidencia
documentaria que sustenta las remuneraciones mencionadas.
Objetivo
La aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que el pago de sueldos y
salarios corresponde servicios efectivamente recibidos. Los sueldos y salarios deben
compararse con l documentacin que sustenta el tiempo y la calidad del trabajo realizado
(por ejemplo, tarjetas de tiempo, hojas de costos, ordenes de produccin, reportes de
rendimiento por maquina y/o por proceso, etc.).
Prueba f.
Confrontar los sueldos y jornales autorizados con las remuneraciones pagadas. Comparar
los descuentos efectuados con los requisitos legales y/o contractuales al respecto.
Comprobar el pago de la deducciones a las instituciones publicas y privadas
correspondientes.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar que las remuneraciones anotadas en las
planillas hayan sido calculadas en base a sueldos y jornales debidamente aprobados y que
los descuentos se hayan realizado en concordancia con normas legales vigentes.
Cuando el control interno no es satisfactorio es imperativo realizar pruebas detalladas de
descuentos de prestamos y de impuestos y contribuciones sociales retenidos. Aun cuando
el control interno sea satisfactorio, el auditor debe comprobar que los impuestos y
contribuciones sociales retenidos sean entregados a la administracin tributaria (SUNAT);
al organismo administrador de la seguridad social (IPSS); y otros organismos
correspondientes como AFPS, SENSICO; SENATI, etc.
Es importante tener en consideracin que el dejar de pagar los impuestos y contribuciones
retenidos a los organismos antes mencionados, en forma oportuna puede originar una serie
de contingencia, sin perjuicio de las multas, moras, recargos correspondientes.
Prueba g.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos de las planillas de sueldos y salarios.
Objetivo
La aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que los sueldos y
salarios se hayan calculado correctamente. Si la documentacin de planillas resulta
voluminosa, el auditor aplicar sus pruebas en base a una muestra significativa.
Si la documentacin y el numero de trabajadores no es muy significativo, el auditor debe
considerar la posibilidad de revisar todas las transacciones involucradas. Asimismo, el
auditor debe revisar las planillas mecanizadas a travs de procedimientos de auditoria
computarizados, de ser el caso.
VIGSIMO NOVENA PARTE
Continuando con el desarrollo de octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual
hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas referidas a la
conformacin del archivo permanente; a la comprensin de sistemas, y a la evaluacin
preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente a la
evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de planillas.
PLANILLAS (CONTINUACIN)
PRUEBA DE FUNCIONAMIENTO
PLANILLAS
Prueba h.
Revisar prorrateo de sueldos y salarios con la documentacin que sustente la
distribucin a los costos y gastos.
Objetivo
La finalidad de este procedimiento es comprobar que la distribucin de los sueldos y
salarios a los costos de produccin y gastos de operacin sea correcta y este de acuerdo
con el trabajo realizado y el tiempo invertido. El auditor debe tener en consideracin
que la aplicacin de este procedimiento esta estrechamente relacionado con la
evaluacin del subsistema existencia y costo de ventas. De igual manera este
procedimiento esta vinculado con la evaluacin de los activos fijos, en el caso que estos
sean fabricados por la empresa.
Prueba i.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos de las planillas y de los cuadros de
distribucin de costos y gastos y el correspondiente traslado al libro mayor y libros
auxiliares d control.
Objetivo
La aplicacin de este procedimiento es comprobar que las operaciones relativas a planillas
hayan sido clasificadas y registradas correctamente en el libro mayor y mayores auxiliares
en el periodo a que corresponden.
Prueba j.
Presenciar el pago de planillas.
Objetivo
Este procedimiento tiene por objeto comprobar la existencia fsica de los trabajadores
incluidos en las planillas de sueldos y salarios. El pago puede ser en cheque o en efectivo,
en ambos casos la observacin del pago de planillas debe ser sorpresivo. En el caso de
jornales se puede decidir por observar el pago de cuatro semanas consecutivas en forma
selectiva o a la observacin de una o dos semanas en forma total. Es importante que el
auditor este presente desde el inicio hasta el termino del proceso. En el caso del pago en
efectivo puede optarse por requerir los sobres al cajero y recontar el dinero, ensobrarlo
nuevamente y devolverlo al cajero. En ningn momento el auditor debe entregar el sobre al
trabajador. Si las circunstancia lo permiten se debe requerir a los trabajadores su documento
de identidad.
En algunos casos se puede encontrar en los sobres junto al dinero en efectivo comprobantes
de descuentos o algn tipo de objeto de valor.
En estas circunstancias se debe proceder a anotar los mencionados documentos para su
seguimiento posterior.
Prueba k.
Examinar los sueldos y salarios no cobrados.
Objetivo
El objetivo de este procedimiento es comprobar las normas establecidas para controlar los
sueldos y salarios no cobrados y evaluar su eficacia.
Como se dijo en un procedimiento anterior los sueldos y salarios no cobrados deben ser
custodiados por persona distinta al pagador (cajero) y por corto tiempo. Si permanecen en
esa condicin por dos o tres das, deben ser depositados en la cuenta corriente bancaria
destinada a planillas. En ningn caso debe sobrepasar la fecha de pago de la planilla
siguiente, ya que puede originar una cadena de acumulaciones que siempre es peligrosa.
Cuando el trabajador impago reclame sus remuneraciones se proceder a girarle el cheque
correspondiente.
previa a cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las
transacciones que desee llevar a cabo, las consideraciones que se mencionan a continuacin
tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles
para este subsistema.
CONTROL CONTABLE
a. Segregacin de funciones: adquisicin, recepcin, almacenamiento, supervisin de
recuentos fsicos, registro de transacciones, etc.
La segregacin de las funciones de adquisicin, recepcin, almacenamiento, supervisin de
recuentos fsicos, y registro de transacciones, representan un elemento bsico control del
subsistema de existencias y costo de ventas. Lo ideal es que diferentes personas sean
encargadas de emitir las rdenes de compra, recepcionar las mercaderas y/o insumos,
realizar los inventarios y registrar las transacciones. Si una segregacin completa de
funciones resulta poco prctica o demasiado onerosa, deben existir procedimientos
complementarios para garantizar que la gerencia sea informada de posibles discrepancias
como parte integral del proceso contable.
El auditor debe identificar a las personas que realizan las funciones siguientes:
* Emitir las rdenes de compra.
* Recepcionar las mercaderas y/o insumos.
* Custodia de las existencias (Almacenaje).
* Registrar y custodiar los inventarios perpetuos.
* Autorizar las salidas de mercaderas y/o insumos (para la produccin, devolucin a
proveedores o devolucin a la fbrica para la continuacin del proceso productivo).
* Autorizar y supervisar los recuentos fsicos de existencias.
* Registrar contablemente las transacciones.
* Realizar el pago a proveedores.
Un slido sistema de control interno debe proteger el patrimonio de la empresa en general y
proteger las existencias en particular. Los controles deben disearse y ejecutarse de tal
manera que se reduzca al mnimo cualquier posibilidad de sustracciones sistemticas de
mercaderas y/o insumos, alterando los documentos que sustentan los ingresos y salidas de
las existencias, modifican el registro de las transacciones en el krdex o en los libros de
contabilidad.
TRIGSIMA PARTE
En el informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la
octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta
etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, concluyendo el Subsistema de
Planillas e iniciando el Subsistema de Existencia y Costo de ventas.
En esta oportunidad proseguimos con el estudio del ultimo de los subsistemas mencionados
en el prrafo anterior, con el tema correspondiente a control contable.
EXISTENCIAS Y COSTO DE VENTAS (CONT1NUACION)
seleccionada en la revisin del segmento compras y cuentas por pagar como parte de la
revisin del segmento de existencias y costos de ventas, especficamente para el rubro de
materia primas. Si en el examen previo (compras y cuentas por pagar), el auditor ha negado
ha conclusin que las materias primas han sido recibidas adecuadamente (en condiciones de
cantidad y calidad), valorizadas y registradas correctamente. Puede continuar
confiadamente con el seguimiento de existencias seleccionadas hacia los registros
auxiliares de control y seguir con la verificacin con la documentacin sustentatora de las
entregas a la fabrica para la produccin de los artculos correspondientes.
El inicio del proceso productivo se da partir de un Plan de Produccin debidamente
aprobado por la gerencia. Es en cumplimiento de este plan que se da inicio al proceso con
la correspondiente orden de produccin, documento en el que se establece, entre otros, la
fecha del inicio de la produccin, la cantidad de unidades a producir y l nmero de lote.
Este documento da origen a la comisin de otro: hoja de costos. En este formulario, muy
importante por cierto, el auditor debe poner especial inters, ya que en l, se resumen
detalladamente todos los consumos de materia prima, mano de obra directa y los gastos
Indirectos de fabricacin. Por las hojas de costos seleccionados se deben revisar todas las
aplicaciones de materia prima, a partir de las correspondientes requisiciones de materiales,
comparndolas con los Vales de salida de almacn. Ambos documentos deben contener,
por lo menos, la siguiente informacin: 1) N de orden de produccin, 2) N de lote a
producir; y 3) cantidad de materia prima. El seguimiento posterior requiere la verificacin
de la entrega de los productos terminados al almacn comprobando tanto los reportes de
salida de produccin como los reportes de ingreso al almacn de productos terminados.
Especial atencin requieren los reprocesos, ya sea por rutina establecida por el
departamento de control de calidad, o por la elaboracin de subproductos.
Finalmente se debe verificar el registro contable (a travs de una comprobacin de los
mayores auxiliares y del mayor general) de la produccin en proceso y de los productos
terminados.
f) Comprobar la informacin contenida en la gua de remisin con la que aparece en la
factura de venta. Asimismo, comparar las cantidades contenidas en las facturas de venta
con las que aparecen en los registros auxiliares de control de existencias.
Siempre basado en una muestra, el auditor deber seleccionar una cantidad razonable de
guas de remisin y ubicar las facturas de venta correspondientes.
Una vez identificadas las facturas de venta se debe comprar con la informacin contenida
en los registros auxiliares de control de existencias (kardex, inventarios permanentes, etc).
El auditor debe tener en consideracin el resultado de la evaluacin definitiva de control
interno del subsistema de ventas, cuentas por cobrar, y de ser el caso considerar la
posibilidad de realizar un seguimiento de las facturas seleccionadas en la revisin del
mencionado segmento a travs de la evaluacin del subsistema existencias y costos de
ventas.
g) Revisar la composicin del costo de ventas y la correcta aplicacin al periodo
correspondiente.
El costo de los productos terminados debe corresponder al costo de ventas de esos
productos pos las cantidades facturadas.
Es importante realizar un corte documentario tanto de las guas de remisin como de las
facturas de ventas a los clientes para comprobar que los costos y las ventas
correspondientes se apliquen en un mismo ejercicio, en cumplimiento de principios de
contabilidad generalmente aceptados.
A partir del mencionado corte documentario se deben revisar todas las ventas diferidas y en
realizacin subsecuente.
Con la evaluacin del subsistema de existencias y costo de ventas concluye la cuarta etapa,
correspondiente a la primera visita, denominada: evaluacin definitiva del control interno.
En el informativo de la quincena siguiente continuaremos con la quinta y ultima etapa:
Carta de Recomendaciones para mejorar el control interno.
TRIGSIMA SEGUNDA PARTE
Seguimos con el estudio de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual
hemos denominado Primera Visita.
Ya hemos desarrollado las cuatro primeras etapas: conformacin del archivo permanente,
comprensin de los sistemas, evaluacin preliminar de control interno, y evaluacin
definitiva del control interno.
Nos toca ahora proseguir con la quinta etapa correspondiente a la carta de recomendaciones
para mejorar el control interno.
e) Carta de recomendaciones para mejorar el control interno
Despus de realizar la evaluacin preliminar del control interno, ya sea a travs de
cuestionarios, diagramas de flujo o descripciones narrativas o una combinacin de ellos, de
llevar a cabo la evaluacin definitiva del control interno con el desarrollo sistemtico de las
denominadas pruebas de funcionamiento, el auditor deber informar oportunamente a la
gerencia las debilidades de control interno detectadas en las mencionadas pruebas,
recomendando, en cada caso, las medidas que tendr que adoptar para superarlas.
Al respecto, la Norma Internacional de Auditoria N 6 Evaluacin del Riesgo y del Control
Interno (norma revisada en octubre de 1991), establece en el prrafo 49 lo siguiente:
Como resultado de su estudio y de sus pruebas de los sistemas de contabilidad y control
interno, el auditor puede identificar las debilidades de estos. El auditor debe comunicar a la
gerencia, en fecha oportuna, y al apropiado nivel jerrquico, las debilidades, materiales que
ha podido identificar en el diseo o en el funcionamiento de los sistemas de contabilidad y
control interno, la comunicacin debe ser hecha preferentemente por escrito, pero si el
auditor juzga que la comunicacin verbal es la apropiada, sta debe ser comentada en los
papeles de trabajo. Es importante que indique en la comunicacin, que se est refiriendo
solamente a las debilidades que ha identificado como resultado de su examen, y que ste no
ha sido proyectado para establecer la identidad del control interno con fines
administrativos.
Las declaraciones sobre Normas de Auditoria y el informe sobre el Control Interno.
Las Declaraciones sobre Normas de Auditoria (SAS), emitidas por el Comit Ejecutivo de
Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Pblicos (AICPA),
relacionadas con el Informe de Control Interno son las siguientes:
SAS 1
:Declaraciones sobre Normas de Auditoria: Secciones 640 y 6541
SAS 20
:Requerimientos de comunicacin sobre debilidades importantes en
el control interno.
SAS 30
:Informe sobre el control interno contable (Reemplaza el SAS 1,
secciones 640 y 641).
Segn las normas de auditoria mencionadas precedentemente, un auditor independiente
puede comprometerse a informar sobre el sistema de control interno contable en distintas
formas. As, el auditor independiente puede comprometerse a:
Expresar una opinin sobre el sistema de control interno contable vigente a una fecha
especifica.
Informar sobre el sistema de la entidad, para uso exclusivo de la administracin,
organismos de supervisin y control u otras instituciones, basado nicamente en un estudio
y evaluacin del control interno contable realizado como parte de una auditoria de los
estados financieros de la entidad, el cual no es suficiente para expresar una opinin sobre el
sistema en su totalidad.
Informar sobre todo o parte del sistema de la entidad, para al uso restrictivo de la
administracin o de organismos gubernamentales de supervisin y control, basado en los
criterios establecidos previamente por los mencionados organismos.
Emitir otros informes con propsitos especiales sobre todo o parte del sistema de la entidad
para el uso respetivo de la administracin, organismos gubernamentales de supervisin y
control y otras terceras partes especificas.
Un auditor independiente tambin puede verse involucrado en el sistema de control interno
contable de la entidad en tal forma que no se vea obligado a informar de acuerdo con las
normas que estamos comentando. Por ejemplo, un auditor puede comprometerse a dar una
asesora sobre cmo mejorar el sistema en estas circunstancias el profesional contable
puede comunicar los resultados de su trabajo por medio de cartas, memorando o cualquier
otro medio menos formal nicamente para la informacin interna de la administracin. Es
esta parte de nuestro estudio nos limitaremos a comentar el segundo de los compromisos
mencionados precedentemente, es decir, el de informar sobre el sistema de la entidad, para
el uso exclusivo de la administracin, basado nicamente en el estudio y evaluacin del
control interno contable realizado como parte de una auditoria de los estados financieros de
la entidad.
En tal sentido, la evaluacin del control in temo de una empresa puede dar lugar a dos
situaciones:
Que las deficiencias del control interno sean tan importantes que impidan proporcionar a la
administracin una certeza razonable de: 1) que los activos estn protegidos del uso o
disposicin no autorizados; y 2) que los registros financieros son confiables para la
preparacin de estados financieros; y
Que las deficiencias del control interno sean medianamente importantes, pero que no
requieren ser incluidas en el dictamen del auditor.
La primera de estas situaciones, requiere sea mencionada en el dictamen del auditor, motivo
por el cual estudiaremos este tema en la Fase dcimo primera, correspondiente al Trmino
de la auditoria. Por el momento comentaremos la segunda situacin relacionada con las
deficiencias de control interno medianamente importantes, que si bien es cierto no
requieran ser incluidas en el dictamen del auditor, deben ser comunicadas a la
administracin de la entidad.
A quien se debe dirigir la carta de control interno
Es importante que la carta de control interno se remita a la persona apropiada, si se quiere
lograr los efectos esperados; es decir, coadyugar al mejoramiento del sistema de control
interno del cliente. En todo caso, se recomienda tener en consideracin lo siguiente:
Se debe enviar a la persona con suficiente autoridad como para exigir el cumplimiento de
las recomendaciones efectuadas por el auditor.
Informar directamente a los empleados responsables de sus propios errores, negligencias,
deficiencias o fallos, invita a la indiferencia, ocultamiento o discusiones o actitudes que
tienen por finalidad evadir sus responsabilidades. El destinatario natural es la gerencia
general; sin embargo si se acuerda otro destinatario, ste debe ser ajeno a la gestin
financiera para no limitar el enjuiciamiento de dicha gestin
Si se dirige la carta a la gerencia general y/o director ejecutivo, se conseguir, adems,
demostrar el gran inters del auditor por los asuntos de la empresa y su capacidad para
plantear sugerencias constructivas.
Si los comentarios del auditor se pueden calificar como de extrema gravedad se debe
informar inmediatamente al Presidente del Directorio y/o al Director que preside el comit
de auditoria nombrado por el directorio.
Oportunidad de la carta de control interno
Como hemos dicho en captulos anteriores, en una auditoria tradicional se realizan por lo
menos tres visitas a la empresa examinada. Pueden ser ms visitas, dependiendo de la
actividad econmica y volumen de operaciones. Tambin pueden ser menos de tres visitas
(cuando los auditores son designadas tardamente).
En todo caso, se recomienda emitir y entregar la carta de control interno, en las siguientes
oportunidades:
Primera visita
Como ha quedado dicho, en la primera visita el auditor realiza la evaluacin preliminar y
definitiva del control interno, con la finalidad de determinar el alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoria para formarse una opinin sobre la razonabilidad de los estados
financieros por l examinados.
Al trmino de la primera visita debe enviarse inmediatamente la carta de control interno a
la gerencia.
Visita interina
En esta segunda visita el auditor realiza principalmente lo siguiente: 1) Arqueos de caja,
valores y documentos; 2) Supervisin de la toma de inventarios fsicos de existencias; 3)
Circularizacin de saldos de bancos, clientes, proveedores, abogados, compaas de
seguros, personal, etc.; y 4) Ampla la evaluacin definitiva del control interno por las
transacciones registradas desde la primera visita. Como resultado de esta segunda visita
pueden surgir una serie de deficiencias de control interno, que de ser importantes deben ser
comunicadas inmediatamente a la gerencia.
Visita final
En esta visita, por lo general, se desarrollan procedimientos para verificar los saldos de las
cuentas que sustentan los estados financieros. Si se detectan deficiencias de control interno
contable en esta ltima visita, stas deben ser comunicadas a la gerencia en forma oportuna.
Como ha quedado establecido, la carta de control Interno puede emitirse en varias
oportunidades, en el transcurso del trabajo de auditoria. Si bien se recomienda, como regla
general, emitir el mencionado documento al finalizar cada una de las visitas referidas
precedentemente, es importante dejar claramente establecido que si en el proceso de
auditoria se descubriera un fraude o errores graves, estos hechos deben ser comunicados
inmediatamente a la gerencia. En el caso que se tuvieran indicios de la participacin activa
de la gerencia en estos hechos, la carta de control interno debe ser entregada al Presidente
del Directorio en el ms breve plazo posible.
Forma y contenido
Existen diversas formar y estilos para preparar la carta de control interno. Sin embargo,
debe incluir por lo menos los siguientes aspectos:
Carta dirigida a la gerencia
Aspectos de carcter general
Organizacin
Caja ingresos
Caja egresos
Ventas y cuentas por cobrar
Compras y cuentas por pagar
Planillas
Existencias y costo de ventas
Aspectos tributarios
Contingencias
Algunos auditores clasifican las debilidades de control interno por orden de importancia,
otros las exponen por reas. Las observaciones en algunos casos redactan incluyendo la
respectiva recomendacin. En otros casos se presenta una recomendacin de carcter
general seguida de ejemplos que demuestran la deficiencia de control.
Carta borrador
Es usual elaborar una carta de control interno en borrador y discutirla con los distintos
funcionarios responsables de las deficiencias que contiene. Este mecanismo permite superar
supuestos malos entendidas y obtener documentos y registros pendientes de entrega por
parte de los mencionados funcionarios. Asimismo, ofrece la oportunidad de conocer la
actitud de cada funcionario frente a las cuestiones planteadas. Cumplido este paso previo se
proceder a emitir el informe definitivo
Comentarios posteriores
Despus de enviar la carta de control interno a la empresa, el auditor debe sugerir que la
gerencia traslade; cada funcionario las deficiencias por las cuales es responsable,
requirindoles sus comentarios al respecto. Los mencionados comentarios deben ser
remitidos al auditor para su evaluacin final.
Cartas de aos anteriores
Independientemente de si los estados financieros del ao anterior hayan sido examinados
por otros auditores independientes o si se tratase de una auditoria recurrente, los auditores
actuales deben realizar un seguimiento de las deficiencias de control interno contenidas en
la carta de control interno del ao inmediato anterior y el resultado se debe entregar a la
gerencia conjuntamente con la carta de recomendaciones para mejorar el control interno del
ejercicio presente.
TRIGSIMO TERCERA PARTE
Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos designado como Primera Visita, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a la carta de recomendaciones para mejorar el control interno que
iniciramos en el Informativo de la quincena anterior.
c. Carta de recomendaciones para mejorar el control interno (continuacin)
Un modelo sencillo
Como comentremos en el Informativo de la quincena anterior, existen distintas formas de
presentacin de la carta de control interno dependiendo de la poltica adoptada por los
auditores independientes y de la actividad econmica y volumen de operaciones de la
y deben ser preparadas mediante un programa de evaluacin de trabajos. Tiene una gran
importancia ya que sirven de instrumento para relacionar un puesto con otro y se deben
evaluar en trminos de magnitudes monetarias. El programa mismo de evaluacin de
puestos de trabajo puede llevar a resultados importantes en otros aspectos, a saber;
empleados que tienen un mejor conocimiento de su puesto de trabajo y su potencial de
ascenso; seria mas fcil de evitar la duplicidad de esfuerzos; podran identificarse con
mayor facilidad las funciones operacionales y de asesora.
Un organigrama seria muy til para identificar:
a. El flujo de autoridad.
b. Las relaciones de personal ejecutivo y de asesora.
c. Los nombres de funciones y grupos
d. Los puestos y nombres de directivos
Debido a los beneficios que pueden obtenerse, recomendamos la preparacin de una
descripcin por escrito del puesto de trabajo y un organigrama formal.
Deberan reevaluarse las tareas asignadas al personal de la empresa con responsabilidades,
y ms en concreto:
a.
Deberan separarse totalmente las tareas del cajero del registro de las letras y
cuentas a cobrar y de los asientos correspondientes en los registros auxiliares de control.
b.
Los estados mensuales de cuenta corriente enviados a los clientes deberan ser
manejados por un empleado que no tenga acceso a caja y sea independiente del que registre
las cuentas a cobrar.
c.
El departamento de contabilidad debe estar totalmente separado de las funciones de
cobranzas y pagos
Caja y bancos
l. Durante la verificacin de los cobros, se observ que, durante el mes de agosto de 1997,
de los 28 descuentos concedidos a clientes, 6 de ellos, por un importe total de 23.420
nuevos soles, no cumplan el requisito de los 30 das. Se sugiere que se tenga; ms cuidado
con el otorgamiento de descuentos por pronto pago y controlar todas las aprobaciones de
tal manera que la gerencia pueda determinar, para fines de gestin, el importe total del
descuento concedido en un plazo superior a 30 das despus, de la fecha de facturacin.
2. Pudimos observar que antiguos funcionarios de la empresa estn todava autorizados
para firmar cheques girados sobre varias cuentas bancarias. Recomendamos que se revise y
actualice el numero de funcionarios apoderados autorizados a firmar cheques en todas las
cuentas bancarias. Se recomienda tambin que la empresa mantenga una relacin de
funcionarios autorizados a aprobar desembolsos y a girar cheques y que la actualice
peridicamente.
3. Las firmas autorizadas deben estar limitadas a aquellos empleados que no tengan acceso
a caja.
Cuentas por cobrar
1. Debe hacerse una revisin mensual del listado de cuentas por cobrar por un funcionario
responsable e independiente del departamento de crditos y cobranzas, para determinar la
propiedad de la clasificacin por su antigedad y por clientes, situacin de cobro y
seguimiento de los deudores morosos.
2. Debe hacerse un anlisis formal por escrito, que podra ser entregado peridicamente a la
gerencia u otro funcionario, independiente del departamento de crditos y cobranzas, de
todas las cuentas pendientes de cobro originadas hace ms de 90 das. Este anlisis debe
incluir copias de las cartas de requerimiento de pago, fotocopias de las comunicaciones
pertinentes entre la empresa y los clientes y las razones de la morosidad en el pago.
Existencias y contabilidad de costos
1. Las debilidades existentes en el sistema actual de contabilidad de costos ha hecho
necesario realizar ajustes importantes de inventario al final del ejercicio entre los valores
contable y fsico, lo que indica que los informes preliminares internos e informacin sobre
costos de produccin ha sido imprecisa. Es fundamental efectuar una mejora del sistema de
contabilidad de costos si la gerencia quiere disponer, de la informacin necesaria para
tornar decisiones adecuadas y oportunas.
Recomendamos que se estudie seriamente la adopcin de un nuevo sistema de contabilidad
de costos que satisfaga las necesidades de informacin de la gerencia y que facilite:
a. La segregacin de inventarios entre clasificaciones bsicas: materias primas, productos
en proceso y productos terminados.
b. La correcta valuacin de las existencias.
c. La determinacin correcta y oportuna del costo unitario de los productos terminados.
2. Recomendamos que se implementen procedimientos adicionales que permitan hacer una
comparacin detallada de todos los documentos informticos de inventario de entrada
versus los de salida durante la actualizacin de los inventarios permanentes como
consecuencia de los recuentos fsicos anuales. Se observ durante la aplicacin de los
procedimientos de auditoria del inventario que no se ha efectuado una comparacin
detallada de las nuevas cantidades reflejadas en los documentos informticos de salida con
los de entrada.
Planillas
l. Actualmente el encargado de planillas es quien tiene la responsabilidad de reconciliar la
cuenta bancaria de planilla y distribuir los cheques a los empleados de oficina.
Recomendamos que estas responsabilidades estn divididas.
2. Los cheques deberan ser distribuidos a los empleados de almacn por alguien que no sea
el encargado o persona que prepara la planilla.
Ventas
1. Debe contabilizarse la secuencia numrica de las facturas de venta con el fin de
asegurarse que se han registrado todas las ventas. Actualmente, el departamento de pedidos
mantiene un registro donde se listan los pedidos de venta a medida que se reciben de las
dos tiendas con que cuenta la empresa y la fecha de envo de los productos. Se contabiliza
la secuencia numrica de los pedidos de venta, pero no se asegura que todos ellos se
registren como ventas. Adems revisamos el registro de pedidos de venta correspondiente
al mes de agosto de 1997 y observamos que 25 de los 290 pedidos de venta no fueron
contabilizados y 79 ms no presentaban ninguna indicacin de si los productos fueron
enviados o si se haban cancelado.
2. La empresa no prepar proyecciones de 'lentas ni presupuestos para 1997. Puesto que la
planificacin financiera parte de una prediccin slida del volumen de ventas que se
traduce a una previsin del volumen de produccin, recomendamos que una comisin
designada por la gerencia, prepare proyecciones de ventas detalladas, incluyendo el
representante de los departamentos de ventas, fabricacin y contabilidad.
Esta informacin constituir la base del presupuesto operacional, la proyeccin del cash
flow y el presupuesto de inversiones. La utilizacin de este tipo de planificacin financiera
permitir conocer a todos los departamentos y a la direccin los objetivos a alcanzar y
proveer al directorio una norma estndar mediante la cual juzgar a los diferentes niveles de
direccin.
Cuentas por pagar
l. Las facturas deben marcarse con un sello fechador de pagado o anularse para impedir la
duplicacin del pago. Durante la revisin, se observ que varias facturas haban sido
pagadas ms de una vez.
2. Debe hacerse una verificacin independiente de las facturas por pagar y las provisiones
correspondientes para asegurarse de que coinciden. Observamos que l importe de varias de
ellas era superior al correcto.
Activos fijos
l. Como resultado del anlisis de los activos fijos de la empresa, hemos observado, que los
bienes conformantes del patrimonio de la empresa, en .su totalidad carecen de una placa o
sticker codificado que los identifique.
Sugerimos la conveniencia de que en el futuro, todos los bienes de capital adquiridos por la
empresa, deben ser codificados inmediatamente despus de decepcionados por el
departamento del almacn. La codificacin definitiva la puede realizar la seccin de control
de patrimonial del departamento de contabilidad.
2. Recomendamos que la empresa mantenga registros individuales de control por cada uno
de los bienes de capital, donde se consigne:
Cdigo asignado
Costo histrico
Ubicacin del bien
Depreciacin anual y acumulada
Reevaluaciones, etc.
3. Con la finalidad de mejorar el sistema de control interno para activos fijos implementado
por la empresa, recomendamos se introduzcan los siguientes procedimientos adicionales:
Reglamentar la poltica de tratamiento de capitalizacin y de les gastos de mantenimiento
de los bienes.
Que toda la documentacin que sustente la propiedad de los bienes se encuentre a nombre
de la empresa.
Que se controle el movimiento interno por el traslado de los bienes de un rea a otra,
dentro del edificio principal, como el traslado a las dos tiendas y viceversa.
Estas situaciones fueron consideradas a la hora de determinar la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas de auditoria que se han de aplicar en el examen de los estados
financieros correspondientes a 1997, y no afecta al informe final sobre los mencionados
estados financieros, el cual remitiremos en la fecha acordada.
Atentamente.
CPC Luis Atoche
Matricula 797922
TRIGESIMO CUARTA PARTE
En el Informativo de la quincena anterior continuamos con el desarrollo de la octava fase
de la auditoria de estados financieros, a la cual hemos denominado Primera Visita,
correspondiente a la etapa designada como carta de recomendaciones para mejorar el
control interno, en el que presentamos un modelo sencillo para pequeas y medianas
empresas.
A continuacin presentamos un segundo modelo de carta de recomendaciones, el mismo
que es de uso comn en nuestro medio.
VILLA. ZAPATA Y ASOCIADOS
SOCIEDAD DE AUDlTORIA
Edificio Cancn
Francisco Villa
Av. Azteca 121 Mxico
Emiliano Zapata
Setiembre 18, 1997
Seores
INDUSTRIAL MAYA S.A.
Av. La Reforma 777
Capital Federal
Att: Sr. Mario Moreno
Gerente General
Estimado seor Moreno:
En relacin con el examen de los estados financieros de Industrial Maya S.A., por el ao
1997, segn nuestro acuerdo de prestacin de servicios profesionales, bajo los trminos de
nuestro contrato, hemos revisado los procedimientos contables y evaluado el sistema de
control interno contable utilizado por la compaa. Nuestro examen fue conducido con la
finalidad de determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de
auditoria necesarios, para expresar una opinin sobre sus estados financieros; por esta
razn, dicha revisin y evaluacin no estuvo dirigida a descubrir todas las deficiencias que
pudieran existir en el control interno, lo cual precisara de un estudio especial sobre la
materia.
Como es de vuestro conocimiento, el sistema de control interno contable de una empresa
tiene como finalidad principal salvaguardar los activos de la misma, 1segurar que las
transacciones se contabilicen adecuadamente y finalmente, que los estados financieros sean
preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Establecer y
mantener dichos sistemas es de responsabilidad de la compaa, la que tiene que evaluar
cuidadosamente el beneficio a obtener con el costo de los procedimientos de control.
Nuestra revisin ha revelado que existen reas en las que podra incrementarse la eficiencia
o implementarse un sistema de control interno ms efectivo.
En las pginas siguientes hacemos una descripcin de las recomendaciones sugeridas para
mejorar el sistema de control interno de Industrial Maya S.A.,
Este informe se emite nicamente para uso del Directorio y de la Gerencia y no debe
utilizarse con ningn otro propsito.
03.06.96
10.06.96
14.07.96
25.08.96
10.07.96
05.09.96
Situacin actual
Se ha agilizado el envi de las facturas al Departamento de Crditos y Cobranzas; sin
embargo, el perodo de cobranza es de 120 das, aproximadamente, como se demuestra a
continuacin:
Factura
No. Fecha
58277 29.05.97
56071 10.03.97
53648 28.01.97
Entrega
al cliente
11.06.97
11.05.97
23.03.97
cobranza
17.09.97
16.09.97
16.09.97
c. Deberan practicrseles a los cobradores, arqueos de facturas por cobrar, por lo menos
dos veces por semana, ya que el deficiente control interno actual permite que pueda haber
retencin de cobranzas.
Situacin actual
Se practican arqueos diarios a los cobradores.
d. Mensualmente se deben conciliar las cuentas corrientes individuales con las cuentas del
Mayor General, como prctica de control
Situacin actual
En proceso de implementacin.
e. Se debe cambiar el flujo actual de documentos del procedimiento integral de facturacin,
pues por el actual no se conoce con certeza qu departamento tiene todos los documentos
pendientes de cobranza.
Nuestra firma quiso efectuar un arqueo de facturas emitidas pendientes de cobro, pero de la
evaluacin que hicimos del flujo documentario, llegamos a la determinacin que era
imposible hacerlo en las actuales circunstancias o que simplemente, de realizado, no se
llegara a ninguna conclusin valedera. Como se apreciar, esta situacin impide a la
Clnica efectuar un control eficiente y eficaz de las cobranzas.
Situacin actual
En proceso de implementacin.
2. Programa Seguro de Salud.
a. Recomendamos que el profesional encargado de los exmenes mdicos preliminares
practicados a los nuevos socios al Programa 'Seguro de Salud', firme la respectiva
Declaracin Jurada.
Observamos que en algunos casos los mdicos no firman dicha declaracin.
Situacin actual
Desde 1997 no es requisito obligatorio el examen mdico para la inscripcin en el
Programa .Seguro de Salud. En los casos que estos se realizan (personas mayores de 60
aos), los mdicos firman la respectiva declaracin jurada.
b. Como medida formal las Solicitudes de afiliacin al Programa Seguro de Salud, deben
llenarse ntegramente.
Hemos observado que la mayora de esos documentos carecen de informacin de los
cnyuges, dependientes, etc.
Situacin actual
En la actualidad las solicitudes de afiliacin al Programa .seguro de Salud, se llenan en su
integridad.
3. Abastecimientos
a. Se debera cumplir siempre con el procedimiento de autorizar las rdenes de Compra por
el Jefe de Abastecimientos.
Observamos que la mayora de ellas carecen del visto bueno del mencionado funcionario.
Segn fuimos informados, esta situacin se origin por que el Jefe de Abastecimiento se
encontraba de vacaciones. Si este fuera el caso, debera existir un funcionario o empleado
que asuma la mencionada funcin.
Situacin actual
De las pruebas efectuadas no se observ deficiencias.
b. Las rdenes de Compra son documentos de control y de ordenamiento administrativo,
por lo que su emisin y autorizacin debe ser siempre anterior a la compra.
Del examen que efectuamos vemos que muchas veces la emisin del documento se hace
posterior al ingreso de la mercadera. Lo cual hace suponer que el mencionado documento
se emite para regularizar.
Situacin actua1
De las pruebas obtenidas se observ que las rdenes de compra se preparan con un precio
determinado para cada medicina o material, quirrgico y cuando se recibe la mercadera
tienen otro precio. Ante esta situacin el Jefe de abastecimientos prepara otra orden de
compra.
Como se puede apreciar, esta deficiencia de control se mantiene desde aos anteriores, por
lo cual es necesario que se cuente con las Listas de Precios de los laboratorios y otros
proveedores, debidamente actualizados, ya que hemos observado que ste es el principal
motivo de las diferencias de precios existentes entre las rdenes de compra y las facturas de
venta.
c. Recomendamos que como prctica sana de control, la Solicitud de compra sea autorizada
por el Jefe de Almacn.
No obstante que el Almacn es el departamento encargado de su emisin, el documento no
tiene el visto bueno de su jefe.
Situacin actual
La administracin manifiesta que todas las solicitudes de compra son visadas por el Jefe de
Almacn. Sin embargo, en nuestra revisin selectiva del rea de compras por los primeros
seis meses del ao 1997, hemos observado algunos de estos documentos sin la autorizacin
correspondiente.
4. Inventarios fsicos de existencias
Durante el ao 1996 hemos observado la toma de inventarios fsicos de existencias tres
veces, en los meses de febrero, abril y junio. En la supervisin de los mencionados
inventarios detectamos algunas deficiencias que se pueden corregir con una mejor
preparacin y cumplimiento de las instrucciones correspondientes.
a. Recomendamos que para evitar sustracciones de medicinas durante los recuentos fsico
se revise al personal que participa en los mismos, al momento de retirarse.
b. Es necesario que, previamente al inicio de los recuentos fsicos se efecte el corte
documentario correspondiente, a fin de tener un control de los ingresos y salidas.
El cumplimiento de estas recomendaciones es muy importante para proteger el patrimonio
de la empresa y para garantizar la razonabilidad del rubro existencias en el balance
general; y del costo de servicios vendidos que se muestra en el estado de ingresos y Gastos.
Situacin actual
En el ao 1997 hemos presenciado los recuentos fsicos de medicinas y materiales en cuatro
oportunidades, en los meses de enero, febrero, marzo y junio, con los Siguientes resultados.
a. Aunque en menor escala, las sustracciones de medicinas y vitaminas continan, por
exceso de confianza del Jefe de Almacn.
b. Se realiza el corte documentario correspondiente, pero no se realiza el seguimiento
correspondiente.
y/o comprobantes que sustentan retiros de efectivo, valores, plizas de seguro, y otros
documentos, como facturas por cobrar, letras por cobrar, facturas por pagar, letras por
pagar. Tambin debern arquearse los cheques girados y no entregados a los proveedores.
El auditor deber realizar un arqueo de caja, en fecha lo ms cercana posible al cierre del
ejercicio. Consiste en la comprobacin fsica del contenido de Caja de la entidad, y en el
caso, de los fondos fijos distribuidos en distintos departamentos. Se debe realizar en
presencia del cajero responsable y. si es posible, sin previo aviso al mismo. En caso de que
existan varios fondos de caja chica, se efectuar el arqueo de forma simultnea en todos
ellos.
Se comenzar clasificando el efectivo por tipos de moneda y dentro de sta por unidades
homogneas. Posteriormente se anotar el nmero de unidades de cada clase y su valor
total, obteniendo al final el valor total del efectivo. Se prepararn por separado relaciones
detalladas de documentos financieros encontrados, tales como cheques, valores, etc. Otra
partida importante la componen las denominadas entregas a rendir cuenta y los
comprobantes no contabilizados; en ambos casos se proceder a detallarlos y analizar su
antigedad su documentacin sustentatoria y adecuada aprobacin. La experiencia
demuestra que en este anlisis suelen detectarse partidas de gasto no contabilizadas y. en no
muy pocos casos, fraudes de mayor o menor importancia.
Una vez sumadas todas las partidas, el importe deber cuadrarse con el saldo que aparece
en los libros de contabilidad. Si como resultado de los hallazgos efectuados durante el
trabajo se descubren partidas no contabilizadas o mal clasificadas, se propondr a la
gerencia de la empresa auditada los correspondientes asientos de ajuste.
El arqueo sirve tambin como instrumento de deteccin. Para ello pueden prepararse las
siguientes pruebas dentro del mismo:
Comprobacin de los pagos y cobros anteriores a la fecha del arqueo, verificando su
correcta contabilizacin dentro del perodo.
Comprobacin de los pagos anteriores y posteriores a la fecha de cierre del balance
efectuado mediante cheques rdenes de transferencia. Aunque no se refiere al efectivo en
caja, incluimos aqu esta prueba porque los talonarios de cheques por lo general estn en
poder del tesorero o cajero. Se deber verificar el perodo en que se contabilizan, teniendo
en consideracin que los cheques deben contabilizarse en el momento en que se giran,
independientemente de que haya sido o no cobrados.
TRIGESIMO SETIMA PARTE
Continuando con el desarrollo de la novena fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos designado como visita interina, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a los arqueos de caja que iniciaremos en el informativo correspondiente a
la quincena anterior.
b. Arqueo de Efectivo, cheques, comprobantes, valores, plizas de seguros y otros
documentos (continuacin)
Lo ideal para el auditor es efectuar el arqueo a la misma fecha del cierre de los estados
financieros. Si esto no fuera posible deber efectuarse un seguimiento de las operaciones
realizadas entre la fecha del cierre y la del arqueo, investigando partidas inusuales o poco
corrientes.
Comprobar que el saldo de la cuenta de mayor general 'Fondo Fijo" coincida con el
importe incluido en el acta de arqueo.
Arqueo de caja: un caso sencillo
A continuacin presentamos un caso sencillo de Arqueo de Caja realizado a la empresa
MIPESA el 31 de diciembre de 1996.
El arqueo, que se realiza como parte del examen de caja y bancos en una auditoria de
estados financieros, comprende, adems de los fondos recontados (billetes y monedas), lo
siguiente:
Cheques para depsito (Anexo A);
Desembolsos y vales no contabilizados (Anexo B); y
Cobranzas no contabilizadas (Anexo C).
JUAN GAMERO Y ASOCIADOS
ARQUEO DE CAJA
CLIENTE
: MI PESA
CAJERO
: SR. CESAR LEON R.
AUDITOR : SR. MIGUEL DURAND P.
FONDOS RECONTADOS
DINERO EN EFECTIVO:
BILLETES
DE S/. 100.00 x
50
DE S/. 50.00 x
500
DE S/. 20.00 x
625
DE S/. 10.00 x
150
44.000
=
=
=
=
5.000
25.000
12.500
1.500
MONEDAS
DE S/. 5.00 x 200 =
1.000
DE S/. 2.00 x 700 =
1.400
DE S/. 1.00 x 1.150 =
1.150
DE S/. 0.50 x 300 =
150
DE S/. 0.20 x 750 =
150
DE S/. 0.10 x 500 =
50
DE S/. 0.05 x 100 =
5
TOTAL EFECTIVO
3.905
47.950
OTROS DOCUMENTOS:
CHEQUES PARA DEPOSITO (ANEXO A)
TOTAL ARQUEADO
100.810
CONCILIACION DE SALDOS
TOTAL ARQUEADO (FONDO + DOCUMENTOS)
Ms: Vales no contabilizados (Anexo B)
106.310
Menos: Cobranzas no contabilizadas (Anexo C)
100.810
5.500
5.500
100.810
SALDO SEGUN LIBRO CAJA AL 31.12.96
DIFERENCIAS
100.810
-.-
NOTA: El cajero cuya firma se registra seguidamente, deja constancia por medio de la
presente que fueron entregados a los auditores todos los fondos y documentos integrantes
de caja en M.N., los mismos que practicado el arqueo correspondiente, me fueron devueltos
conformes.
CAJERO
AUDITOR
BENEFICIARIO
15.12.96
27.095
20.12.96
28.12.96
30.12.96
31.12.96
5.000
31.12.96
0683415
CONTINENTAL MIPESA
CONCEPTO
IMPORTE
S/.
PAGO S/.RELACION
1567237 LATINO
035017
CREDITO
281750
LIMA
357621 WIESE
MIPESA
MIPESA
MIPESA
MIPESA
357622
MIPESA
LATINO
52.905
CAJERO
AUDITOR
810
S/.
30.12.96 2650
2.000
30.12.96 0850
500
S/.5.500
JORGE GARCIA
COMPRAS NAVIDEAS
G.G.
LUCIO RUIZ
MOVILIDAD
G.G.
CAJERO
AUDITOR
IMPORTE
S/.
5.500
AUDITOR
Fecha
Hora de inicio
Hora de Trmino
Numero de Acciones
2.000
3.000
: 31.12.96
: 9.00 a.m.
: 9.50 a.m.
Valor por Accin
1.00
1.00
2.000
3.000
Mineras comunes
Atacocha
Condestable
Volcn
2.000
Servicios pblicos
EDELNOR 'A'
2.000
Telefnica B
Telefnica C
C-3218N
B-1719N
A-1211N
4.000
3.000
A-2192N
B-9299N
C-8836N
1.00
1.00
4.000
3.000
2.000
1.00
2.000
1.00
5.000
5.000
1.00
1.00
5.000
5.000
3.000
2.000
1.00
1.00
3.000
2.000
El tesorero, cuya firma se registra seguidamente, deja constancia por medio de la presente,
que fueron entregados a los auditores todos los valores: los mismos que practicado el
arqueo correspondiente me fueron devueltos conforme.
TESORERO
N = Valores con cotizacin burstil.
AUDITOR
Fecha
Hora de Inicio
Hora de Trmino
Vigencia
Del
10.07.96
: 31.l2.96
: 9.50 a.m.
: 10.15 amo
al
Sumas
Aseguradas
10.07.97 96.000
RIMAC Robo
Existencias, Mobiliario
10.07.96 10.07.97 72,000
RIMAC Todo Riesgo Vehculos
10.07.96 10.07.97 33.000
RIMAC Todo Riesgo Vehculos
10.07.96 10.07.97
14.000
RlMAC Lucro cesante Locales
10.07.96 10.07.97 130.000
El tesorero, cuya firma se registra seguidamente. deja constancia por medio de la presente,
que fueron entregados a los auditores todas las palizas de seguros, las mismas que
practicado el arqueo correspondiente me fueron devueltos conforme.
TESORERO
AUDITOR
Arqueo de valores
Dependiendo de la poltica establecida, los valores por lo general se encuentran en poder
del Tesorero o del Cajero de la empresa. Una vez identificado el custodio se proceder a
realizar el arqueo correspondiente.
De preferencia, el arqueo de valores deber realizarse al cierre del ejercicio o en fecha
cercana. Si no es posible realizar este procedimiento el 31 de diciembre del ao vigente se
deber realizar una conciliacin entre los importes obtenidos a la fecha del arqueo y los
registrados al cierre del ejercicio.
El monto total obtenido en el arqueo deber ser confrontado posteriormente con el saldo
que aparece en la respectiva cuenta de control del Mayor General, y en los rubros Valores
Negociables y/o 'Inversiones en Valores' del balance general al 31 de diciembre del ao
vigente.
Arqueo de plizas de seguros
A continuacin presentamos un modelo de arqueo de plizas de seguros.
El arqueo de plizas de seguros, que por lo general se realiza al cierre del ejercicio, sirve de
base para preparar el Anexo 16 requerido por la Comisin Nacional Supervisora de
Empresas y Valores.
C. Circularizacin de saldos
Es usual obtener informacin respecto a los saldos deudores y acreedores, mediante la
comunicacin directa con bancos, clientes y proveedores previamente seleccionados. Este
procedimiento, conocido comnmente como Circularizacin, es utilizado con mayor
frecuencia por los auditores, ya que la confirmacin o ratificacin de un activo o un pasivo
por una tercera persona independiente proporciona mayor confianza que la que se pueda
obtener al examinar los registros producidos internamente por la empresa auditada.
Adems, la confirmacin normalmente ser ms eficaz que otros procedimientos
alternativos de auditoria, ya que se trata de un procedimiento fundamental. Sin embargo, su
utilizacin no exime al auditor de la responsabilidad de asegurarse de la razonabilidad de
las cuentas por cobrar y/o pagar.
Personas naturales y jurdicas a circularizar
A continuacin presentamos una relacin de personas naturales y jurdicas a circularizar, la
misma que no es limitativa ni excluyente:
Bancas y empresas financieras.
Clientes y otras cuentas por cobrar.
Proveedores y otras cuentas por pagar.
Compaas de seguros.
Abogados.
Terceros que pudieran tener bienes en custodia, garanta o consignacin.
Personal.
Circularizacin a bancos y empresas financieras
Este procedimiento puede proporcionar una confirmacin independiente de los saldos y/o
transacciones individuales, y que puede proporcionar evidencia de la efectividad de los
sistemas y controles.
Los resultados de las circularizaciones de las cuentas corrientes bancarias, son utilizados
con frecuencia en relacin con las pruebas sobre conciliacin de saldos bancarios y para
proporcionar evidencia de prstamos, activos otorgados en garanta. Avales, etc.
El nmero de cuentas bancarias a circularizar depende de diversos factores, como por
ejemplo:
Cantidad y tipo de cuentas,
Importancia relativa y riesgo asociado con los saldos bancarios,
Evaluacin de la efectividad de los sistemas de informacin y control.
En la seleccin inicial de cuentas corrientes bancarias, se debe incluir necesariamente,
cuentas con saldo cero y cuentas con saldo acreedor. De preferencia la seleccin debe
hacerse mediante un mtodo de azar o sistemtico, utilizando estratificacin cuando sea
posible, Adems, las cuentas que son consideradas significativas tambin debern ser
incluidas, como por ejemplo:
Principales bancos,
Saldos individualmente significativos.
Cuentas con problemas conocidos.
En ciertas circunstancias, la Circularizacin puede llevarse a cabo antes del cierre del
ejercicio a menos que existan debilidades de control significativas.
Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los criterios de
seleccin adoptados.
Programa de trabajo. Presentamos a continuacin un ejemplo de programa de trabajo para
la Circularizacin de saldos de bancos y empresas financieras, el cual tendr que adaptarse
necesariamente a la actividad econmica, organizacin y volumen de operaciones de la
empresa auditada.
Preparar una relacin completa de todas las cuentas corrientes bancarias con saldo deudor
o acreedor al cierre del ejercicio, y de las cuentas saldadas a la fecha del balance pero que
hayan tenido movimiento durante el ejercicio. La relacin mencionada deber comprender
cuentas de depsito a plazo, prstamos, cartas de crdito, letras en cobranza y/o en
descuento, y fondos en depsito o custodia.
Preparar o hacer que el cliente prepare los formularios estndar de Circularizacin de
saldos.
Coordinar que la empresa autorice al barco a cumplir con el requerimiento de auditoria.
Esto puede hacerse mediante la firma de la carta circular por el gerente general u otro
funcionario autorizado. Tambin se puede otorgar, en carta por separado, una autorizacin
especial vlida hasta nuevo aviso, la cual se deber acompaar al formulario estndar.
Preparar un listado de control de la Circularizacin.
Despachar por correo directamente los formularios estndar de Circularizacin de saldos.
Registrar las fechas de despacho y recepcin en el listado de control.
Si no se recibiera respuesta en un plazo prudencial, preparar y enviar una segunda
Circularizacin. Si tampoco se recibiera respuesta a este segundo pedido, ser necesario
comunicarse telefnicamente con los bancos indagando el motivo de la falta de atencin a
las circulares. Si los saldos en bancos fueran muy significativos, se deber considerar la
posibilidad de realizar una visita personal con la finalidad de obtener la correspondiente
respuesta.
Banco continental
Av. La Republica de Panam 3055
San Isidro
331.03 La confirmacin de la cuentas por cobrar requiere comunicacin directa con los
deudores, ya sea durante el periodo que se audita o despus; el auditor independiente
deber determinar la fecha de confirmacin, el mtodo de solicitar las confirmaciones y el
numero que deba solicitarse.
Fecha del
Pedido:
BANCO INFORMANTE:
DESTINATARIO
JUAN GAMERO Y ASOCIADOS
AV. MOLLENDO 118 OF.104
LIMA 1.-
Importe
4. Valores en custodia.
Nmero del depsito Designacin Valor Nominal
Observacin
Observaciones
Piura.
Muy seores nuestros:
Con la finalidad de comprobar nuestros saldos al 30.11.97, les solicitamos indicar su
conformidad o reparo el saldo de su estimada cuenta que asciende, y a la fecha indicada a
S/. 150.000 a favor nuestro.
Mucho agradeceremos se sirvan dar respuesta, en carta y sobre que se adjunta, directamente
a nuestros auditores:
Seores
GAMERO PAZ y ASOCIADOS
Av. Moliendo 118. Oficina 104
Lima.
Haciendo mencin a cualquier pago posterior aplicable al saldo.
Con nuestro agradecimiento anticipado por su pronta atencin, nos es grato suscribimos de
Uds.
Muy atentamente,
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
METODO POSITIVO
ESTA NO ES UNA SOLICITUD DE PAGO
Srvase examinar el movimiento y el saldo de su cuenta que aparece en el estado adjunto. Si
no est de acuerdo con sus libros, srvase explicar las diferencias que encuentre y
comunicarse con nuestros auditores, seores:
GAMERO PAZ Y ASOCIADOS
Av. Mollendo 118, Oficina 104
Lima.
Que estn efectuando un examen de nuestros estados financieros.
Esto no constituye una solicitud de pago y no debera hacerse ningn pago a nuestros
auditores.
Atentamente.
PEDRO LOPEZ RISCO
Gerente General
CONSERVERA NAZCA S.A.
METODO NEGATIVO
Habamos comentado anteriormente que las normas de auditoria generalmente aceptadas
(SAS. 1; prrafo 331.07) permiten, en ciertos casos, circularizar a clientes solicitndoles la
confirmacin de una factura que forma parte del saldo total adeudado. A continuacin
MIPESA
Inversiones
Stop S.A.
Grupo
SIFESA
Ferreteria
Santa S.A.
Fibras Pesqueras SRL.
Distribuidora
INCORESA SA
Minas de
Arcata S.A.
ARCOSA
PESCATLAN
TICO S.A.Carretera Sechura
Km. 49
Av. Argentina
3028 Callao
Av. Argentina
379, Callao
Marscal Miller 2621. Lince
Bo1ognesi 301. Chimbote
Av. Elmer Faucett
1645. Bellavista
Germn Carrasco
2110. Lima
280.000
187.000
661.000
375.000
159.000
171.000
14.12.97
14.12.97
14.12.97
14.12.97
14.12.97
14.12.97
14.12.97
14.12.97
14.12.97
14.12.97
30.01.98
14.02.98
13.03.98
14.02.98
17.02.98
28.02.98
13.03.98
28.02.98
28.02.98
30.03.98
TOTAL CIRCULARIZADO
TOTAL NO CIRCULARIZADO
4,117.100
2,402.900
64%
36%
6,520.000
100%
Fecha de la auditoria.
Factura N.
Fecha de la Factura
Importe de la Factura.
Atentamente,
LUIS LINARES CASTRO
Gerente General
________________________________________________________
Seores: GAMERO PAZ y ASOCIADOS
El importe de la factura indicado anteriormente es el correcto. (si no es el correcto hgase
una cruz aqu. y seale la diferencia al dorso).
EMPRESA
Enviar esta confirmacin a las oficinas de GAMERO PAZ Y ASOCIADOS, sito en Av.
Moliendo 118, oficina 104, Lima.
Programa de trabajo
A continuacin se ejemplifican los pasos que deben contener un programa de trabajo
detallado de Circularizacin de saldos de clientes. La enumeracin de los pasos trata de
abarcar todas las circunstancias que puedan presentarse y debe adaptarse a la medida de
cada trabajo.
1. Obtener un listado completo de los saldos a cobrar a la fecha de la Circularizacin.
a. Comparar el total con la conciliacin de la cuenta de control de cuentas por cobrar y
examinar las partidas conciliatorias inusuales.
b. Cuando este listado no haya sido probado de otra manera, asegurarse de que concuerda
con los saldos de las cuentas individuales.
c. Asegurarse que los cortes de despachos y cobranzas fueron adecuadamente establecidos.
2. Seleccionar las cuentas o transacciones individuales a circularizar segn el plan.
3. Registrar los detalles importantes en una planilla de control de Circularizacin.
4. Revisar con los funcionarios responsables de la empresa la relacin de cuentas que
proponemos para la Circularizacin.
a. Identificar las cuentas que no desea circularizar y registrar sus motivos. Considerar
procedimientos alternativos si resulta adecuado no circularizar dichas cuentas.
b. Si fuera posible solicitar se suspendan todos los envos de facturas a clientes hasta la
fecha en que se realice nuestro seguimiento.
c. Disponer que se prepare y firme, por parte de funcionarios de la empresa, dos copias de
cada pedido de confirmacin. Debern ser preparadas en papel membretado de la empresa,
cuando sea posible.
d. Si fuera posible, incluir en el pedido de confirmacin una copia del estado de cuenta
corriente de cada cliente o una relacin de facturas pendientes de pago o copia de las
facturas no canceladas a la fecha de la Circularizacin.
5. Despachar la Circularizacin. El auditor debe, personalmente, enviar por correo o
mensajero las cartas circulares en su totalidad.
6. Enviar una segunda Circularizacin despus de un perodo razonable utilizando la
segunda copia del pedido de confirmacin. Observar los mismos procedimientos descritos
anteriormente. Anotar la fecha en que se enviaron las segundas cartas circulares en la
planilla de control de Circularizacin.
7. Procesar rpidamente las respuestas realizando los siguientes pasos:
a. Ingresar los detalles de las respuestas en la planilla de control.
b. Analizar las respuestas para evaluar su autenticidad.
c. Si la respuesta indica un desacuerdo con los saldos o transacciones, investigar, conciliar y
considerar las implicancias de la diferencia.
d. 'Realizar un seguimiento de cualquier otro tipo de informacin incluida en las respuestas.
e. Cuando surjan dudas o diferencias informadas por los deudores, suministrar fotocopias
de las respuestas a un funcionario del nivel apropiado y solicitar que estas objeciones sean
investigadas y probar las conciliaciones preparadas.
8. Si no se recibe una respuesta despus de la segunda Circularizacin, se debern
considerar todos los pasos incluidos a continuacin:
a. Examinar los saldos no confirmados para comprobar que abarcan una cantidad de
partidas especficas.
b. Revisar los movimientos posteriores de la cuenta para determinar el grado en que se
redujo el saldo Circularizado mediante el pago subsecuente de los deudores. Determinar si
estos pagos estn relacionados con las partidas especficas (facturas, notas de dbito, etc.)
de la cuenta. Los pagos de los deudores deben ser comparados con el libro de caja y los
depsitos bancarios y si fuera posible con el estado de cuenta corriente bancario.
c. Comparar rdenes de compra de los clientes, guas de remisin debidamente firmadas en
seal de recepcin de la mercadera facturada y las copias de las facturas de venta, para
confirmar que los productos requeridos han sido debidamente entregados.
9. Completar el resumen de Circularizacin de cuentas por cobrar y obtener conclusiones
sobre sus resultados.
CUADRAGESIMO PRIMERA PARTE
Continuando con el desarrollo de la novena fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos designado como visita interina, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a la Circularizacin de saldos a clientes, que iniciaremos en el informativo
correspondiente a la segunda quincena de Noviembre del ao en curso.
c. Circularizacin de saldos (continuacin)
Circularizacin de proveedores
En cumplimiento del programa de auditoria para cuentas por pagar comerciales y para otras
cuentas por pagar, se debe realizar una Circularizacin de los saldos adeudados a
proveedores al cierre del ejercicio o a fecha cercana. Si los proveedores son pocos deben
ser circularizados en su totalidad, Si son muy numerosos se seleccionar una muestra
representativa. Aunque en la mayora de pases se hace constar en la carta circular el monto
de la deuda, en nuestro medio se suele obviar este dato, esperando que el acreedor lo
confirme.
En el caso de otras cuentas por pagar (prstamos de empresas vinculadas o de terceros), es
importante solicitar nos confirmen las garantas otorgadas en relacin a los prstamos
concedidos. Se debe solicitar una exposicin completa de cada uno de los prstamos, como
por ejemplo de: 1) Monto; 2) Plazo de vencimiento; 3) Tasa de inters; 4) Detalle de cuotas
mensuales o trimestrales vencidas pendientes de pago; y 5) Garantas otorgadas.
A continuacin presentamos un modelo de carta-circular a proveedores y la correspondiente
hoja resumen.
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
TELE 2.000
Av. Javier Prado Este 3190
San Borja.
Muy seores nuestros:
Con la finalidad de comprobar los saldos de nuestras cuentas, les solicitamos enviar
directamente a nuestros auditores:
Seores
GAMERO PAZ y ASOCIADOS
Av. Mollendo 118. Oficina 104
Lima.
Un resumen de (los) saldo (s) que mantengamos (o mantenamos) con Uds. Al 31.12.1997.
Mucho agradeceremos se sirvan dar respuesta, haciendo mencin de cualquier pago
posterior que Uds. hubieran recibido de nuestra parte.
Con nuestro agradecimiento anticipado por su pronta atencin, nos es grato suscribimos de
Uds.
Muy atentamente.
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
Circularizacin de Compaas de Seguros
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
El Pacfico-Peruano Suiza
Av. Arequipa 660-Apartado 595
Lima.
Muy seores nuestros:
En relacin al examen de nuestros estados financieros mucho les agradeceremos
proporcionar directamente a nuestros auditores, seores GAMERO PAZ y ASOCIADOS.
Av. Mollendo 118, Oficina 104, Lima, por seguros que tenemos contratados al 31 de
diciembre de 1997, con el siguiente detalle:
- Nmero de pliza
- Vigencia del seguro
- Momo asegurado
GAMERO PAZ Y ASOCIADOS
CLIENTE: MIPESA
PROVEEDOR
DIRECCIONRESPUESTASALDOS
30.11.97FECHA DE
SOLICITUDCONFORMEDIF. NO
ACLARADADIFERENCIA
ACLARADASIN RESPUESTAOTROS
MOTIVOSDEVUELTAS
Tele 2.000
ERFOLG S.R.L.
Despachos Aduaneros
Tacna S.A.
UNICOLOR
BENNYY TOYAMA
CORPORATION
Mc. Kinnon Chain
Limited
El Pacifico
Peruano
Suiza
Av. Javier Prado Este 3190
San Borja
Av. Repblica de Panam 3500
San Isidro
Alfredo Salazar 410
Sal Isidro
Los Zorrales 130
San Isidro
Tandem Works Wak,
field Road England
New Toyama Building 720
Osaka, Japn
P.O. Box Randur 212S
U.SA
Av.cArequipa 660
Lima
36.000
414.000
125.000
185.000
98.000
250.000
182.000
213.000
15.12.97
15.12.97
15.12.97
15.12.97
15.12.97
15.12.97
15.12.97
15.12.97
15.01.98
15.02.98
20.02.98
14.02.98
18.02.98
10.03.98
28.02.98
13.03.98
TOTAL CIRCULARIZADO
TOTAL NO CIRCULARIZADO
1,503.000
1,197.000
64%
36%
2,700.000
100%
- Riesgo -cubierto
- Valor total de la prima
- Importe de la prima vencida, al 31.12.97.
Agradecindoles por la atencin que sirvan dispensar a la presente, nos reiteramos de
ustedes,
Muy atentamente,
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
c.c.: Auditores Independientes
Archivo
Circularizacin de Abogados
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria.1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
Estudio Rodrigo Elas y Medrano
Av. San Felipe 758
Jess Maria
Muy seores nuestros:
Habiendo acordado contratar los servicios de los Seores CAMERO PAZ Y ASOCIADOS,
con domicilio en Av. Moliendo 118, oficina 104, Lima, para que practiquen la auditoria del
presente ejercicio econmico, agradeceremos a Uds. proporcionarles por escrito la siguiente
informacin:
l. Relacin de las acciones judiciales iniciadas a deudores morosos, montos de las mismas y
estado actual del proceso ..
2. Acciones pendientes con la Administracin.
Tributaria por concepto de impuestos pagados en exceso, reclamaciones, etc.
3. Relacin de acciones jurdicas iniciadas por acreedores nuestros, juicios laborales y
otros.
4. Deudas contingentes provenientes de contratos, garantas otorgadas, gravmenes sobre
bienes de activo fijo, existencias u operaciones de naturaleza similar.
5. Otros aspectos que Uds. estimen de importancia con relacin a la situacin econmicofinanciera de nuestra empresa.
Con nuestro agradecimiento anticipado, nos repetimos de Uds.
Muy atentamente,
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
c.c. : Auditores Independientes
Archivo.
GAMERO PAZ Y ASOCIADOS
CLIENE: MIPESA
CIRCULARIZACION DE ABOGADOS HOJA DE RESUMEN
ABOGADOSDIRECCIONPRIMERA
SOLICITUDSEGUNDA SOLICITUDFECHA
CONFIRMACINEstudio Rodrigo Elas Medrano
Estudio Borea Abogados
93bjbj22939393939393939393939393939393939393
94.94X9494X9494(9494949494949494949494949494949494949494949494949494949494 9
49494949494949494 949494949494949494 9494949494949494949494949494949
49494949494949494949494949494949494949494949494949494949494949494
9494949494949494 9494949494949494949494949494949494p9494949494p94949494
94p9494949494p94 -
08.01.98
08.01.98
08.0.9814.01.98
18.01.98
20.01.98
31.01.98
Circularizacin de terceros que pudieran tener bienes en custodia, garanta o consignacin
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
ALMACENES ANDINOS S.A.
Av. Argentina 3030
Callao