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EMPRESA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS METRO S.A.

SUMINISTRO SOLUCIN GESTIN DOCUMENTAL


PARA METRO S.A.

ESPECIFICACIONES TCNICAS

SANTIAGO DE CHILE
JUNIO 2012

ET-1

ESPECIFICACIONES TCNICAS
SUMINISTRO SOLUCIN GESTIN DOCUMENTAL PARA METRO S.A.

NDICE
1

OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 2

ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 2
2.1
PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO ............................................................................................ 2
2.2
PRODUCTO 2: IMPLEMENTACIN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DE SOPORTE PARA
SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................................................. 3
2.2.1 SUBPRODUCTO 2.1: IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA .............................................................. 3
2.2.2 SUBPRODUCTO 2.2 SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ............... 4

REQUERIMIENTOS GENERALES ........................................................................................................................... 4


3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7

IMPLEMENTACIN ..................................................................................................................................................... 5
EQUIPO DE PROYECTO METRO S.A. ........................................................................................................................... 6
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS A LAS APLICACIONES ............................................................................. 6
CAPACITACIN AL PERSONAL TCNICO ..................................................................................................................... 6
SERVICIO DE CONTINGENCIA ..................................................................................................................................... 7
MANTENIMIENTO DEL LICENCIAMIENTO ................................................................................................................... 7
CAPACITACIN A USUARIOS ...................................................................................................................................... 7

SITUACIN ACTUAL .................................................................................................................................................. 8


4.1
ARQUITECTURA TECNOLGICA DE METRO S.A. .......................................................................................... 8
4.1.1 ESTACIONES DE TRABAJO Y OTROS ANTECEDENTES .................................................................................................. 8
4.1.2 TOPOLOGA Y CONECTIVIDAD DE COMUNICACIONES ................................................................................................. 8

REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS ........................................................................................................................ 9

5.1
PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO ............................................................................................ 9
5.2
PRODUCTO 2: IMPLEMENTACIN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DE SOPORTE PARA
SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................................................... 10
5.2.1
SUBPRODUCTO 2.1. IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA ........................................................... 10
5.2.2
SUBPRODUCTO 2.1: ............................................................................................................................................ 18
SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................... 18
ANEXOS................................................................................................................................................................................ 19
ANEXO N 1: ...................................................................................................................................................................... 20
ORGANIGRAMAS ............................................................................................................................................................ 20
ANEXO N 2: ...................................................................................................................................................................... 22
PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL .......................................................... 22
ANEXO N 3: ...................................................................................................................................................................... 25
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS ................................................................................................................................... 25
ANEXO N 4: ...................................................................................................................................................................... 27
INDICADORES DE DESEMPEO Y CALIDAD DE SERVICIO ................................................................................... 27
ANEXO N 5: ...................................................................................................................................................................... 28
PLAZOS DEL PROYECTO ............................................................................................................................................... 28
ANEXO N 6: ...................................................................................................................................................................... 29
PROCESOS ........................................................................................................................................................................ 29

ET Suministro Solucin Gestin Documental


Para Metro S.A.

ET-2

OBJETIVO

Adquirir una Solucin de Gestin Documental World Class Open Text o Documentum para Metro S.A. la que
deber ser provista por integradores, representantes o fabricantes de las herramientas antes indicadas que cumplan y
participen en el proceso de licitacin respectivo. El proponente adjudicado deber suministrar, licencias, servicios
de implementacin y servicio de soporte de acuerdo a los requerimientos de las presentes Especificaciones
Tcnicas del proyecto Suministro Solucin Gestin Documental para METROS S.A..

ALCANCE

Metro S.A. considera esta implementacin como una primera etapa dentro de un contexto de implementacin
corporativa, donde se define para esta primera etapa todos los ajustes tcnicos y funcionales necesarios en la
herramienta a fin de implementar los primeros 5 procesos indicados en la presente especificaciones tcnicas, as
como dejar a METRO S.A. facultado para continuar con la implementacin de nuevos procesos o funcionalidades
de la solucin que en esta etapa no sean implementadas.

2.1

PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO

Los Proponentes debern ofertar todo el software y licenciamiento necesario para la Solucin Gestin Documental
(software de clase mundial para Solucin Gestin Documental) que permita habilitar y operar los ambientes
implementados por el proponente.
Este producto considera la entrega del software (medios fsicos) y el licenciamiento asociado a la solucin de
Gestin Documental, adicionalmente a lo anterior, el proponente deber asegurar el soporte del licenciamiento por
los primeros 12 meses a contar de la entrega de los suministros, este deber incluir derecho y acceso a nuevos
releases, versiones y paquetes de correccin de software y la actualizacin de la documentacin correspondiente.

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Para Metro S.A.

ET-3

2.2

PRODUCTO 2: IMPLEMENTACIN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DE


SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
2.2.1

SUBPRODUCTO 2.1: IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA

Este producto considera la habilitacin de los ambientes necesarios para la puesta en marcha de la solucin de
Gestin Documental a cargo del Proponente; Parametrizacin, Implementacin del Sistema, Desarrollo o
adecuaciones funcionales de la plataforma, asistencia en el poblamiento inicial de datos ya generados a raz del
Proyecto de construccin de las lneas 3 y 6. En la actualidad dicha informacin est siendo almacenada y
administrada a travs de la herramienta BlueCielo Meridiam y en carpetas compartidas (rbol de directorio) con
permisos de lectura y/o escritura segn el perfil del usuario. El volumen de informacin estimado a la fecha de su
carga en el Gestor Documental ser de 200 GB y est compuesto por diversos documentos y archivos con formatos
tales como; DOC, XLS, PDF, XML, CAD entre otros.
La asistencia solicitada est relacionada a la metodologa y taxonoma (almacenamiento, versionamiento e
indexacin) en la carga inicial de dichos documentos.
Para lo anterior el desarrollo del plan de implementacin debe considerar la ejecucin de las siguientes etapas:

Etapa 1: Entrega suministros.

Etapa 2: Configuracin de la plataforma, Parametrizacin, Desarrollo de la Solucin para los 5


procesos y aspectos funcionales requeridos en las presentes Especificaciones Tcnicas.

Etapa 3: Capacitacin y Pruebas funcionales.

Etapa 4: Puesta en marcha de la Solucin.

El proponente debe cotizar la versin de mercado actualizada de la herramienta a ofertar, compatible con la
plataforma de Metro S.A. descrita en Anexo N 2 y la arquitectura descrita en el punto 3.1 de las presentes
especificaciones tcnicas.

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SUBPRODUCTO 2.2 SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN


DOCUMENTAL

2.2.2

Este servicio considera de parte del proveedor un total de 60 horas mensuales on site, no acumulables pagadero de
una sola vez, el cual deber ser facturado por el contratista 30 das posteriores a la recepcin conforme de Metro de
la Implementacin y puesta en marcha de la solucin.
El alcance de este servicio de soporte considera entre otras actividades, ajustes funcionales, nuevos desarrollos y
soporte en terreno de la herramienta y/o requerimientos que Metro S.A. estime necesario y que se encuentren en el
marco de las horas de Soporte requeridas, la ejecucin de estas horas sern canalizadas a travs del administrador de
la plataforma de Metro.

REQUERIMIENTOS GENERALES

Este producto considera la implementacin de la Solucin de Gestin Documental sobre una infraestructura provista
por Metro S.A. y especificada en el ANEXO N 2 PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE
GESTIN DOCUMENTAL. Un aspecto relevante a considerar es la existencia de esta plataforma con Base de
Datos SQL Server 2008 a 64 bits, siendo este motor exclusivamente el que el proponente deber utilizar para su
implementacin.
El proponente ser el nico responsable, en el caso de ser adjudicada su propuesta, del suministro de todos y cada
uno de los componentes que permitan a Metro S.A. poseer y operar libremente los ambientes requeridos por el
presente proyecto, se excluye de la provisin de la infraestructura especificada en el ANEXO N 2. Cabe indicar
que en el caso en que el proponente considere tcnicamente insuficiente la infraestructura descrita en el Anexo N
2, podr incluir las mejoras necesarias en su oferta tcnica y econmica, como tambin realizar observaciones de
mejora a la plataforma y que sea necesario realizar para las siguientes etapas corporativas, lo anterior sin perjuicio
que la solucin ofertada debe operar sin inconvenientes en esta primera atapa.
Si la Solucin que se proponga en la oferta presenta algn tipo de desviacin respecto de los requerimientos
indicados en esta especificacin tcnica o a la matriz de requerimientos, stas debern ser claramente detalladas y
explicadas por el proponente en el Formulario N 8 que forma parte integrante de las Bases Tcnicas de la
licitacin.
El Producto 2 Implementacin, Puesta en Marcha y Servicio de Soporte para Solucin de Gestin Documental,
ser implementado y desarrollado por el proponente en los plazos indicados por Metro S.A. en ANEXO N 5, lo
que debe ser expresado y desarrollado en el formulario N 7.

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La descripcin deber incluir como mnimo, lo siguiente:

Carta Gantt detallada considerando todos los productos requeridos, indicando las etapas de desarrollo,
implementacin; destacando tareas, plazos, recursos necesarios, resultados e hitos medibles de acuerdo a lo
solicitado en los documentos de la presente licitacin.

Plan de trabajo y metodologa de implementacin donde se especifique el desarrollo de:


 Implementacin del Sistema.
 Parametrizacin.
 Desarrollo de interfaces y Workflows.
 Desarrollo e implementacin de adiciones funcionales.
 Plan de poblamiento y asistencia migracin de datos inicial del proyecto lnea 3 y lnea 6.
 Plan de capacitacin, indicando claramente las actividades a desarrollar.
 Descripcin de los mdulos que forman parte de la implementacin de la solucin y su funcionalidad.
 Procedimiento de control de cambio a la aplicacin.
 Afinamiento (Tunning) de la Solucin.

El Proponente ser responsable de que la herramienta opere en forma correcta e integrada con la plataforma de
software y hardware existente (Anexo N2 y arquitectura descrita en el punto 3.1 de las presentes especificaciones
tcnicas).

3.1

Implementacin
Para la implementacin que ejecutar el Proponente, ste debe considerar como mnimo:

La estructura de Folders asociada a cada proyecto, la documentacin (Con su Metadata y


Taxonoma), revisin de los procesos asociados a los flujos de Gestin Documental y la
implementacin de Roles y Perfiles de los usuarios.

Validacin de todos los requerimientos funcionales del ANEXO N 3.

Planificacin de los desarrollos segn funcionalidades requeridas.

Propuesta de implantacin.
 Revisin de Procesos y requerimientos funcionales segn el alcance indicado
 Parametrizacin
 Propuesta de interfaces

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ET-6

 Propuesta de migracin de datos.


 Propuesta de capacitacin de usuarios.


3.2

Plan de puesta en marcha del sistema.

Equipo de proyecto Metro S.A.


El equipo de proyecto definido por Metro S.A. para la implementacin de la solucin considera la
participacin de los key users de la Gerencia de Desarrollo de Proyectos y la Gerencia de Ingeniera y
Tecnologa, 2 profesionales adicionales, uno para liderar el proyecto tcnico y otro para participar de la
implementacin y posterior administracin de la herramienta.

3.3

Procedimiento de control de cambios a las aplicaciones


El Proponente deber proveer los mecanismos y procedimientos necesarios para otorgar el servicio de
control de cambio a las aplicaciones o sistemas que compongan la Solucin. Esto debido a las
modificaciones que resulten de la correccin de errores presentados por las aplicaciones, por cambios
legales o por nuevos desarrollos solicitados al Proponente. Metro S.A. podr requerir adecuaciones a la
metodologa propuesta.
Se considera que al menos se debe cumplir con lo siguiente:

Al menos se debe contar con una estructura de directorios definida especialmente para el control de
estos cambios, en donde se dejar claramente creado por cada mdulo de los sistemas, un directorio
con subdirectorios creados con las diferentes fechas en donde se dejarn los cambios realizados.

Adicionalmente, para llevar el control de estos cambios, se deber contar con formularios que deben
ser llenados y que sern archivados como respaldo de este procedimiento. Para ello deber existir un
formulario creado y propuesto por el Proponente, tanto para nuevos requerimientos como para
correcciones y otro formulario que permitir registrar, en caso de correcciones o mejoras de
funcionalidad existente.

Adicionalmente, cada vez que se realiza un cambio ya sea nuevo o no, ste debe ser probado en el
ambiente de pruebas antes de ser pasado al ambiente de produccin.

3.4

Capacitacin al personal tcnico


El Proponente deber incluir plan de capacitacin a personal tcnico clave de Metro S.A. que mantendr
responsabilidades por la operacin/administracin de plataforma con respecto a procedimientos y

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estndares utilizados por el proponente Mximo 2 profesionales, los que debern quedar en condiciones de
soportar los requerimientos de los usuarios en el aspecto funcional de la herramienta.

3.5

Servicio de contingencia
El Proponente deber proponer y especificar un Plan de Contingencias para su Solucin que permita
asegurar la continuidad de los servicios frente a un evento, con capacidad de restaurar, las condiciones
operacionales de explotacin del sistema. Metro S.A. podr requerir adecuaciones al Plan de Contingencias
propuesto.

3.6

Mantenimiento del Licenciamiento


Este Producto considera el mantenimiento de las licencias de la Solucin de Gestin Documental, que
incluye la entrega de releases, versiones y paquetes de correccin de software y la actualizacin de la
documentacin correspondiente durante los 12 meses, desde la entrega del licenciamiento de la solucin a
Metro S.A., las que debern ser instaladas y configuradas por el proveedor adjudicado.
Por otra parte el proveedor adjudicado deber entregar a Metro S.A. todo medio fsico, certificado en papel
o digital que acredite los derechos de Metro S.A. sobre los productos instalados.

3.7

Capacitacin a usuarios
La metodologa de capacitacin a los usuarios del sistema a implementar corresponder a usuarios Tcnicos
y No Tcnicos.
La capacitacin a usuarios tcnicos (dos usuarios), deber estar orientada a administrar y operar todos los
mdulos instalados como parte de la solucin. En el caso de usuarios no tcnicos (5 key user), debe
considerar aspectos tales como: Manejo de mens, navegacin, utilitarios, funcionalidades, visualizacin de
documentos, estructuras, generacin y modificacin de workflows, generacin de reportes, administracin y
todos aquellos aspectos no mencionados que cubran la totalidad de funcionalidades del sistema.
El Proponente deber indicar detalladamente el desglose y alcance de la capacitacin y las horas hombre
(HH) que ocupar en esta labor. Esta capacitacin se realizar en dependencias de Metro S.A. y contarn
para tal efecto con (Proyector, notebook, otros) para los usuarios de Metro. El proponente debe proveer el
material audiovisual, libretas de notas y otros necesarios que se consideren indispensables para el xito de la
capacitacin.

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Finalizada la capacitacin el proponente deber entregar a cada usuario tcnicos y no tcnicos un manual de
usuario en papel o digital, donde se resuma en detalle todos los aspectos vistos en la capacitacin, con este
instrumento l usuario debe quedar capacitado para ejecutar acciones bsicas y avanzadas segn su perfil,
que se contemplen en la operacin del da a da.

SITUACIN ACTUAL

Metro S.A. actualmente cuenta con herramientas limitadas que permiten el seguimiento particular de cierto tipo de
informacin, teniendo como cliente a gerencias especficas, lo anterior no garantiza una adecuada trazabilidad y
seguimiento en la gestin de procesos de documentacin que actualmente demandan los nuevos proyectos de Metro
S.A. En este contexto en particular existen dos herramientas para tal propsito, una denominada Libro de Obra
Digital (LOD) tambin conocido como Libro Digital de Comunicaciones (LDC), en el que actualmente se registra
la documentacin formal emanada de los contratos y la herramienta Bluecielo Meridiam, sistema que permite
gestionar los contenidos de ingeniera y que est siendo utilizado en los procesos de revisin de documentacin y
planos que Metro S.A recibe de externos producto del proyecto L63.

4.1 ARQUITECTURA TECNOLGICA DE METRO S.A.


La actual arquitectura tecnolgica de Metro S.A. cuenta con los siguientes elementos relevantes:

4.1.1

Estaciones de trabajo y otros antecedentes


En la actualidad, Metro S.A. posee alrededor de 1.200 estaciones de trabajo y usuarios de Red
conectados a la red corporativa, estos operan con los siguientes software base:

4.1.2

Windows XP Professional SP3 y Windows 7 Professional

Internet Explorer Ver. 8 y 9.

Explorador Google Chrome.

Office 2007 Profesional y Office 2010 Profesional.

Antivirus McAfee Total Protection EndPoint.

Topologa y conectividad de comunicaciones


La red LAN de Metro S.A. corresponde a una topologa estrella, destinada a los edificios centrales y
tipo anillo para las diferentes lneas, la conectividad es hibrida, tenido como base velocidades de
acceso en 10/100 Base-T con un backbone 1 Gb.

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5
5.1

REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS
PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO
El proponente deber entregar a Metro S.A. el software y licenciamiento, medio fsico de todo el software que
forma parte de la solucin ofertada.
El proponente deber dimensionar y cotizar el licenciamiento de la Aplicacin sin las Bases de Datos,
considerando un universo de 150 usuarios que utilizarn la solucin con acceso Full a todas las funcionalidades
de la plataforma ofertada.
Se estima que un 70 % de dichos usuarios pudieran accesar simultneamente a la solucin de gestin
documental, en este contexto el proponente debe especificar claramente la forma y modelo de licenciamiento
(Por Usuario, por procesador u otro tipo) que cubra el requerimiento antes declarado, adems de todo software
incorporado para el desarrollo, pruebas, carga de datos y produccin en su Oferta Tcnica y los valores de este
licenciamiento en su Oferta Econmica. La informacin solicitada debe ser declarada en los formularios
econmicos N 13 y 13B del ANEXO B de las bases administrativas segn corresponda.
El proponente debe considerar como parte del licenciamiento propuesto, al menos una licencia para el uso de
los ambientes no productivos solicitado por Metro S.A.
El horario definido para la ejecucin del los servicios del producto 1, ser de Lunes a Viernes de 08:30 a 18:30
hrs, sin embargo el proponente podr, si as lo estima necesario continuar fuera de este horario sus labores de
proyecto en sus dependencias propias, como tambin solicitar extensin horaria en dependencias Metro fuera
del horario indicado o fines de semana, lo que no tendr costo adicional para Metro S.A.

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5.2

PRODUCTO 2: IMPLEMENTACIN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DE


SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
5.2.1

SUBPRODUCTO 2.1. IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA

Los requerimientos funcionales especficos de la solucin o herramienta de gestin documental


corresponden a los detallados en la matriz de requerimientos del ANEXO N 3, as como tambin todos
los aspectos requeridos en los distintos puntos de las presentes Especificaciones Tcnicas.
Adicionalmente a lo indicado en la matriz de requerimientos del ANEXO N 3, Metro S.A. espera que los
proponentes presenten en su oferta tcnica un diseo bsico probado, estandarizado y desarrollado para la
gestin documental a fin de que este sea utilizado como plataforma base a implementar, siendo
responsabilidad del proponente aplicar la ingeniera detalle y los trabajos necesarios a fin de que se
cumplan los requerimientos planteados en las presentes bases.

5.2.1.1

Aspectos de Seguridad

Respecto a la seguridad e integridad, el sistema deber proveer manejo de privilegios de acceso


diferenciado por perfil usuario.
La herramienta deber considerar mecanismos de auditora de registros mnimos, entre los que se nombra
casos de insercin, modificacin o eliminacin de registros.
El Proponente deber entregar toda la documentacin de los productos solicitados, acompaado de un acta
que acredite dicha accin. Adicionalmente, el proponente deber suministrar en CD s los
correspondientes manuales, a modo de respaldo de informacin, los cuales deben ser compatibles con la
herramienta de automatizacin de oficinas Office.

5.2.1.2

Accesos

La solucin ofertada debe considerar que Metro S.A cuenta con un equipo de personas que necesitan
accesar a las funcionalidades de la solucin de gestin documental tanto desde la red interna de Metro
como desde fuera de la red corporativa, por lo anterior el oferente deber tomar las consideraciones
necesarias para que este requerimiento sea parte de las funcionalidades ofertadas en su solucin.

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5.2.1.3

Firma Electrnica simple y Firma electrnica avanzada

La solucin de gestin documental ofertada debe permitir la interaccin con dispositivos de firma
electrnica avanzada y la integracin y uso certificados de firma electrnica simple.

5.2.1.4

Metodologas

Las metodologas a utilizar deben contemplar los procedimientos para asegurar la calidad de los productos
finales, y de los productos intermedios ms relevantes, en relacin con los objetivos del proyecto. Esta
debe ser formulada por el proponente en su oferta.
La propuesta metodolgica ser revisada y podr estar sujeta a modificaciones, producto de acuerdos que
sean establecidos con el equipo de Metro S.A.

5.2.1.5

Organizacin, Planificacin y Control

El proponente deber entregar una carta Gantt que debe permitir visualizar a nivel macro y a nivel micro
cada una de las actividades y tareas a desarrollar en los tiempos establecidos por Metro S.A. Se debe
incluir todas las actividades incluyendo la planificacin inicial, pasando por los procesos que emanen de
las etapas requeridas.
En la carta Gantt se deber incluir los recursos asignados, hitos de control, informes de avance,
requerimientos adicionales y cualquier elemento que permita facilitar el correcto seguimiento del
proyecto. El Proponente a travs del Project Manager, deber considerar la programacin de reuniones
peridicas y la entrega de minutas de reuniones e informes de avance a Metro S.A. con fechas establecidas
y acordadas previamente, considerando al menos que durante todo el tiempo de ejecucin del proyecto, se
sostendrn reuniones semanales de control con Metro S.A.
La carta Gantt deber mantenerse actualizada a lo largo de toda la duracin del proyecto y ser
supervisada para su cumplimiento por personal tcnico especialmente asignado por Metro S.A.

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5.2.1.6

Recursos Humanos para el Proyecto

Dentro de los factores relevantes para lograr el xito del proyecto se ha considerado que el grupo de
trabajo de la empresa seleccionada deber contemplar necesariamente la participacin de personal con
experiencia y conocimientos en:
 Administracin y gestin de proyectos de desarrollo e implementacin de la Solucin.
 Anlisis y mejoramiento de procesos.
 Arquitectura de Aplicaciones en la Solucin de Gestin Documental
 Competencias en tareas de Mentor en la tecnologa adjudicada.
 Implementacin de la Solucin.
 Desarrolladores con competencias en la tecnologa empleada para desarrollo de cdigo.
 Operacin y explotacin de la Solucin de Gestin Documental.
Para ello la empresa seleccionada deber disponer como mnimo durante el 100% del tiempo de duracin
del proyecto las funciones de profesionales solicitados ms los que se estime conveniente para las
siguientes etapas mencionadas:
Entre las Etapa 2 (Configuracin de la plataforma, parametrizacin y desarrollo de la solucin para 5
procesos requeridos) y Etapa 4 (Puesta en marcha de la solucin) como mnimo a estos
profesionales acreditados en la tecnologa de la Solucin de Gestin Documental.


1 Project Manager Full Time con todos los elementos tecnolgicos necesarios para el desempeo de
su funcin ej.: (notebook, telfono celular, suministros de oficina, entre otros), residente en Metro
S.A., con Certificacin y Experiencia comprobada en la metodologa propietaria que recomienda y
utiliza el proveedor tecnolgico o el implementador y que se emplee como mejor practica para la
Solucin de Gestin Documental (esto es a parte de la metodologa PMI). Deber tener como
mnimo 2 implementaciones en la plataforma tecnolgica utilizando la metodologa empleado para
la plataforma recomendada por el proveedor tecnolgico de la plataforma.

1 Arquitecto de Aplicaciones residente en Metro S.A. con todos los elementos tecnolgicos
necesarios para el desempeo de su funcin ej.: (notebook, telfono celular, suministros de oficina,
entre otros) y con experiencia comprobada en la Plataforma Tecnolgica de la Solucin de Gestin
Documental. (Deber tener como mnimo 2 implementaciones en la plataforma).

1 Analista de Requerimiento y Procesos con Experiencia en la Plataforma tecnolgica ofertada


(Deber tener como mnimo 2 experiencias de implementacin en la plataforma).

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Para Metro S.A.

ET-13

Se deber entregar una nmina detallada del personal que participar en el proyecto, con indicacin de las
funciones a realizar (Project Manager, Arquitecto de la Solucin, Tcnicos de desarrollo, Tcnicos de
operacin u otros) y su dedicacin al proyecto, expresada en horas-hombre y la experiencia en proyectos
de similares caractersticas por cada integrante del equipo de proyecto con la entrega de los CV
actualizados.
La empresa seleccionada deber garantizar la idoneidad del personal que efecta los trabajos solicitados,
asegurando que el grupo de trabajo se mantendr durante el transcurso del proyecto. De producirse alguna
desercin o desvinculacin durante la vigencia del proyecto de algn integrante del grupo de trabajo, la
empresa adjudicada, con la autorizacin de Metro S.A. deber realizar el reemplazo respectivo
manteniendo o mejorando el perfil del profesional original.
El proponente deber utilizar los formularios N 4 (Experiencia especifica del proponente en proyectos
similares), formulario N 5 (Organizacin del contratista para el desarrollo del contrato) y formulario
N 6 (Plan de asignacin de recursos tcnicos y humanos para el servicio) para la entrega de la
informacin solicitada en los prrafos anteriores.

5.2.1.7

Seguridad de la informacin

Para el Producto 2, el Proponente deber considerar que Metro S.A. cuenta con una poltica de seguridad
de la informacin a la que debe dar cumplimiento, considerando obligatoriamente el proceso de auditora
que se lleva a cabo en Metro S.A., lo anterior se refiere a la posibilidad de que una o ms acciones sobre
la informacin tratada con la solucin de gestin documental, pueda ser registrada por el sistema a fin de
identificar en procesos de auditora posteriores el o los responsables de dicha accin.
Todo el equipamiento utilizado por el Proponente para el proyecto podr ser conectado a la red
corporativa de Metro S.A, toda vez que estos equipos sean revisados y configurados de acuerdo a las
polticas de plataforma de Metro S.A.
En el mbito de la seguridad, se establece que toda informacin de propiedad de Metro S.A. a la que el
proponente adjudicado tenga acceso por motivos propios de la implementacin y posterior soporte de este
proyecto, es de exclusivo uso de Metro, por lo tanto no podr ser usada, divulgada, extrada o transportada
por ningn medio fuera de Metro a menos que este expresamente lo autorice.

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Para Metro S.A.

ET-14

5.2.1.8

Implementacin de la Herramienta

El plan de trabajo debe abordar las siguientes actividades:


Etapas

Objetivo Etapa

Producto

Actividades

Plazos

Obtener todo el
software y
Todo Medio fsico y
licenciamiento
Entrega del software y
Etapa 1 Entrega de
licenciamiento
5 das hbiles posterior
necesario que permita
documentacin de
suministro
asociado a la solucin
a la adjudicacin
habilitar y operar la
licenciamiento
de Gestin Documental
solucin Gestin
Documental
Al menos las
siguientes Actividades:
1.- Revisin
requerimientos
Etapa 2 Configuracin
funcionales
de la plataforma,
Instalacin,
involucrados
parametrizacin y
configuracin de la
Interfaces de usuarios
Definidos por el
2.- Planificacin de
desarrollo de la
plataforma, e
y Workflows asociados
Proponente y de
implementacin de la
solucin para 5
implementacin de 5
a 5 procesos
acuerdo a las bases
solucin
procesos y aspectos procesos en solucin
funcionales requeridos
de G.D.
2.- Parametrizacin e
implementacin de las
en las presentes ET
aplicaciones
3.- Desarrollo de
interfaces y Worflows

Requisito de
Aprobacin

Revisor

Revisin de
documentacin y
medios entregados

METRO S.A.

Criterios y/o pruebas al


producto definidos por
Metro S.A. y
certificado de quality
Metro S.A.
assurance del informe
de levantamiento por
parte de la matriz de la
solucin.

Generar un plan
integrado de pruebas
Etapa 3 Capacitacin y del sistema, utilizando
Definidas por la
Pruebas Funcionales.
Pruebas Funcionales
datos preparados en
empresa adjudicataria.
forma conjunta con el
usuario.

Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases

Criterios y/o pruebas al


producto definidos por Metro S.A.
Metro S.A.

Poblamiento inicial de
Migracin de
datos ya generados a
documentacin digital
raz del proyecto de
Definidas por la
requerida en el gestor
ingeniera bsica de la empresa adjudicataria.
Documental.
construccin de las
lneas 3 y 6

Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases

Criterios y/o pruebas al


producto definidos por Metro S.A.
Metro S.A.

Etapa 4 Puesta en
marcha de la Solucin

a.- Descripcin de
manual usuario
Generar manuales y
documentos.

Documentacin.

b.- Descripcin de
manual de sistemas
entre otros.

Capacitacin a usuarios
Charlas y reuniones
tcnicos y usuarios
Capacitacin
expositivas
finales
Evolucin del sistema
Puesta en marcha y
Definidas por la
y correccin de fallas
Recepcin Conforme. empresa adjudicataria.
y/o defectos.

Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases
Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases
Definidos por el
Proponente y de
acuerdo a las bases

Programas fuentes
Manual de Usuario
Manual de Sistemas

Metro S.A

Informe de
capacitacin

Metro S.A

Criterios y/o pruebas al


producto definidos por
Metro S.A.

Metro S.A.

La revisin de los requerimientos funcionales debe considerar la informacin declarada como tal en el
Anexo N 3 en conjunto con los antecedentes formulados en el Anexo N 6 Procesos, lo anterior con la
finalidad de realizar y validar las mejoras de aquellos aspectos que a juicio del proveedor sean necesario en
dichos flujos de informacin, considerando las mejores prcticas que promuevan una mejor integracin con
la solucin de Gestin Documental.

ET Suministro Solucin Gestin Documental


Para Metro S.A.

ET-15

5.2.1.9
Plan de asistencia migracin de documentacin digital de la GDP y GIT para
los proyectos Lnea 3 y 6
El Proponente en su plan de trabajo deber especificar detalladamente las caractersticas de su plan de
asistencia para la carga de la documentacin digital existente, originada de los proyectos lnea 3 y lnea 6.
Ser de su responsabilidad la asistencia en la ejecucin de ste y formar parte de los entregables en su
propuesta. Se requiere cargar toda la informacin que permita la continuidad de los procesos de los
proyectos lnea 3 y lnea 6 de las gerencias GDP-GIT segn se describe en Subproducto 2.1
Implementacin y Puesta en marcha.

5.2.1.10

Plan de pruebas

El proponente en su plan de trabajo debe especificar detalladamente el plan de pruebas, stas debieran
considerar al menos lo siguiente:

Pruebas de Documentacin con su Metadata asociada, perfiles, procesos y Workflows habilitados.

Pruebas de Sistema: Se refiere a una serie de pruebas diseadas a objeto de asegurar que los
desarrollos en el sistema cumplan con los requisitos mnimos de operacin, este grupo de pruebas
debiera considerar como mnimo lo siguiente:
 Pruebas de Recuperacin: Verificacin de la capacidad de recuperacin del sistema ante una
falla de software o hardware.
 Pruebas de Seguridad: Aseguramiento de que las mantenciones o desarrollos incluyen los
controles adecuados de acceso y seguridad mnimos requeridos por Metro S.A.
 Pruebas de Rendimiento: Deber considerar pruebas que satisfagan adecuadamente los tiempos
de respuesta y funciones requeridas por Metro S.A.
 Pruebas de Aceptacin Final: Se debe considerar a lo menos lo siguiente:
 Prueba de aseguramiento de la calidad: Enfocadas en las especificaciones de
documentacin y en la tecnologa empleada. Es aqu donde se verifica que la aplicacin
funcione de acuerdo a la documentacin y especificaciones tcnicas adjuntas.
 Prueba de aceptacin de usuario: Enfocada en soportar el proceso de asegurar que el
sistema est listo para produccin y que satisfaga todos los requisitos documentados;
stas deben ser debidamente documentadas, escritas desde la perspectiva del usuario y
ejecutadas en un escenario lo ms cercano posible a la produccin.

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Para Metro S.A.

ET-16

Todas estas pruebas mnimas a desarrollar deben ser debidamente documentadas y presentadas en el plan
de pruebas para la aceptacin de Metro S.A. previa al desarrollo de la Etapa de pruebas. Este plan debe
estar considerado dentro de los plazos de cada hito correspondiente. Una vez que el proponente entregue
los productos, Metro S.A. efectuar las pruebas de acuerdo a los plazos convenidos en la planificacin del
proyecto y entregar las observaciones al proponente para que ste las corrija.
Las pruebas de las aplicaciones se realizarn en el lugar de trabajo que Metro S.A. disponga de acuerdo al
plan convenido. Si estas pruebas son exitosas, se proceder a levantar un Acta de Recepcin Conforme del
Subproducto 2.2: Implantacin de la Solucin de Gestin Documental.

5.2.1.11

Recepcin final

Puesta en operacin la Solucin de Gestin Documental, el adjudicatario podr solicitar la Recepcin


Final despus de que se haya completado a entera satisfaccin para Metro S.A. todos los trabajos
requeridos durante el periodo de implementacin, y los resultantes de una inspeccin conjunta realizada.
El requisito para emitir este certificado es haber cumplido con las siguientes actividades del plan general:

Correccin de las observaciones u errores detectados.

Pruebas Funcionales.

Documentacin.

Puesta en marcha.

Si hubiere observaciones, se dejar constancia de ellas, otorgndose un plazo al Proponente no mayor de


30 das para subsanarlas. Si transcurrido el plazo anterior no se han subsanado las observaciones, Metro
S.A. podr hacer efectiva la Garanta correspondiente sin ms trmite.

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ET-17

5.2.1.12

Requerimientos funcionales

La Solucin de Gestin Documental deber ser de diseo modular y flexible en su arquitectura de


producto, de modo que permita ampliaciones sin modificaciones mayores en el producto para futura
implementacin Corporativa de Metro S.A. que den solucin al resto de las Gerencias.
Para lo anterior en el Anexo N 3 se indica cuales de estos requerimientos funcionales deben estar
debidamente licenciados y habilitados para la ejecucin y desarrollo de los cinco procesos declarados en
las presentes especificaciones tcnicas y cuales deben quedar en condiciones de ser habilitados en las
prximas etapas.
El proponente deber utilizar el formulario tcnico N 9, para especificar el cumplimiento de las
funcionalidades descritas en la Matriz de requerimiento ANEXO N 3.

5.2.1.13

Reportes

La Solucin deber poseer herramientas que permitan a nivel de usuario final generar reportes e informes
de acuerdo a las necesidades del negocio, en particular al control de uso y cumplimiento de flujos y
estados de documentos.

5.2.1.14

Licenciamiento

El Proponente deber entregar a Metro S.A. el licenciamiento y medio fsico de todo el software que
forma parte de la solucin integral. Todo el licenciamiento deber otorgar derechos de uso y sin lmite de
tiempo a Metro S.A.
El Proponente deber entregar a Metro S.A. el software, licenciamiento (teniendo en cuenta que el
ambiente definitivo considerar una mquina principal en produccin y una mquina para ambiente
Desarrollo/Test), medio fsico de todo el software que forma parte de la solucin integral.
El Proponente debe especificar claramente la forma de licenciamiento de todo software incorporado para
el desarrollo, pruebas y produccin en su Oferta Tcnica y los valores de este licenciamiento en su Oferta
Econmica.
EL MANTENIMIENTO DE TODO EL LICENCIAMIENTO DE LA SOLUCIN PARA EL
PRIMER AO, DEBE ESTAR INCLUIDO EN EL VALOR DE ADQUISICIN DE LAS
LICENCIAS.

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ET-18

5.2.1.15

Workflow

La Solucin propuesta debe poseer una herramienta de workflow integrado, que permita iniciar
solicitudes, realizar aprobaciones, manejar estados, hacer seguimiento y envo de mensajes que
corresponda de acuerdo a la definicin de cada proceso segn lo indicado en la Matriz de Requerimientos
Funcionales definida en ANEXO N 3. La herramienta debe permitir la modificacin de los workflow por
parte de los usuarios administradores de la aplicacin y manejar perfiles de seguridad.
El horario definido para la ejecucin del los servicios del producto 2, ser de Lunes a Viernes de 08:30 a
18:30 hrs, sin embargo el proponente podr, si as lo estima necesario continuar fuera de este horario sus
labores de proyecto en sus dependencias propias, como tambin solicitar extensin horaria en
dependencias Metro fuera del horario indicado o fines de semana, lo que no tendr costo adicional para
Metro S.A.
5.2.2

SUBPRODUCTO 2.1:
SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL

La solucin propuesta debe considerar un servicio de Soporte por 6 meses a contar desde la aceptacin
conforme de la etapa 4 SUBPRODUCTO 2.1 IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA.
Como se mencion en el punto 2, Subproducto 2.2, este servicio considera de parte del proveedor un total
de 60 horas mensuales on site no acumulables por un periodo de 6 meses a contar de la puesta en marcha
de la solucin, El alcance del uso de estas horas de Soporte est descrito en el punto 2.2.2 Subproducto 2.2
Servicio de Soporte para solucin de gestin documental
Lo solicitado deber ser cotizado en el formulario econmico E2, de las presentes bases de licitacin.

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ET-19

ANEXOS

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ET-20

ANEXO N 1:
ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA GERENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROYECTO

Gerente
Ingeniera y
Tecnologa**

C.E. Trenes, Vas 22


y
Sistemas

(1)

Automatismo

10

3
Vas y RAMS

Proyectos
Proyectos
Tecnolgicos
Tecnolgicos
F. Bravo
CBTC

27

11

Integracin
Sistemas

Jefe de Proyecto1

Ingeniera de
Mantenimiento

29

Proyectos 14
Infraestructura y

Jefe de Proyecto1

38

Informtica

(1)

Estudios
Operaciones

Ingeniera
Confiabilidad

Proyectos 4
Infraestructura

Redes y Soporte15
Tcnico

Seguridad
estaciones

Mtodos de
Trabajo

Proyectos
8
Conservacin

12
Adm Sistemas de
Informacin

Planificacin 7
mantenimiento

Jefe de
Ingeniera 1
Proyectos SGPT

Sistema de 11
Ventas y Peaje

Equipamiento 17
PMO

24

Conservacin

4
E. Elctrica

Ingeniera de
Operaciones

160

Seguridad trenes

Vida til y 7
obsolescencia

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ET-21

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ET-22

ANEXO N 2:
PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
Actualmente Metro S.A. cuenta con una infraestructura de procesamiento y almacenamiento, para el alojamiento y
operacin de la Solucin de Gestin Documental motivo de la presente licitacin
Esquema Topolgico de la solucin:

LAN

Servidor Testing y
QA

Servidor Produccin
11
11

POWER

O
PSUPPL
WR
EY
Y
U
L
S
P
9 7

22

3
3

44

OVE R
TE
OMPR
E
V

22

PO WER
O
P WY R
E
SUPPL

HP
ProLi ant
DL380 G7

HP
P ritL
o
n
a
D0
6
3
L G7

POWE
T
M
E PR
CAP

Y
U
L
S
P

5 3

D IMMS

7 5 3

U ID

1 1 3

1 1

O
P WE
R
C
P
A

S D
I

5 7

3 5

7 9

4
UD
I

6 4 2

4 6

8 6 2 4 2 AMP 2 4
618
STAIN
TUS
L
E
2 O
1
P ROC
P ROC
R
A
P
E
S
R
P O C MFANS
IR R O R R
P OC
F
A N6 S 5
4
3
2
1
6
5
4
3
2 1

RED SAN iSCSI


1

1 0 /1 0 0 / 1 0 0 0 B A S E - T

1 0
/ 1 0 0 /1 0 0 0 B A S E

C ON S OL E
P WR
L IN K

A /L

9
/D S

T
C ON S OL E

P WR
/A L
MO D E

L IN K

MO D E
A CT

H3 C

S3 1 0 0

Se e
ir s

9
D /S

AC T

H3 C

S3 1 0 0 Se e
ir s

HP
S to P
4
a
r 3
g 0
e 0
Wo
G2
kr s
UD
I

HP
S to P
4
a
r 3
g 0
e 0
Wo
G2
kr s
UD
I

La Solucin gestin documental deber ajustarse estrictamente a la arquitectura presentada y ser responsabilidad
del Proponente, disear la mejor solucin de implementacin de su software con la actual arquitectura.

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ET-23

ESPECIFICACIONES TCNICAS DE LA SOLUCIN EXISTENTE


a. Especificacin Tcnica de Servidor Produccin
Para la operacin de la solucin, el Proponente deber realizar la instalacin de su Solucin, configuracin y puesta
en marcha en los siguientes servidores.
Caractersticas del Servidor Produccin
Descripcin
Servidor HP Proliant DL380 G7.
Descripcin
HP ProLiant DL380 G7 X5660, 2P, 24GB-R P410i/1 GB, FBWC, 8 SFF, 750 W
2 Procesadores Intel Xeon X5660 (6 ncleos, 2,80 GHz, 12 MB de L3, 95W)
HP 24 GB PC3-10600R (RDIMM)
HP 4 discos de 146GB Hot Plug 2.5 SAS 15,000 rpm
HP slimline DVD+RW 8X drive
Redundant power supply
HP Redundant Hot-Plug Fans
b. Especificacin Tcnica de Servidor QA y Testing
Requerimientos de Servidor
Descripcin
Servidor HP Proliant DL360 G7.
Descripcin
2 Procesadores Intel Xeon E5649 (6 ncleos, 2,53 GHz, 12 MB, 80W)
HP 12 GB PC3-10600R (RDIMM)
HP 2 discos de 146GB Hot Plug 2.5 SAS 15,000 rpm
HP slimline DVD+RW 8X drive
Redundant power supply
HP Redundant Hot-Plug Fans
Ambos equipos cuentan con sistema operativo Windows server 2008 Enterprise 64bits y Sql Server 2008 Std 64
bits.

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ET-24

c. Especificacin Tcnica Storage P4500


Para el almacenamiento de informacin Metro S.A., cuenta con la siguiente unidad de storage:
Requerimientos de Unidad Storage
Descripcin
HP P4500 G2 CAPACIDAD 7,6 TB
Redundant, hot plug power supplies; redundant fans; redundant, hot plug hard drives,
integrated storage controller with battery-backed DDR2 cache; disk RAID 5, 6, and 10; hyperredundant clustered storage.
Esta unidad de almacenamiento se encuentra interconectada con los servidores descritos en los puntos 1 y 2, a
travs de una red iSCSI.

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ET-25

ANEXO N 3:
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS

Como se mencion en el alcance de este documento, Metro S.A. considera esta implementacin como una primera
etapa dentro de un contexto de implementacin corporativa.
Considerando la situacin antes descrita, en la siguiente matriz se presentan un conjunto de funcionalidades con las
que debe contar la solucin ofertada, diferenciando aquellas que deben ser parte obligatoria de la primera etapa de
implementacin, de las que sern sujeto de implementaciones posteriores.
El proponente debe priorizar al momento de implementar su solucin las mejores prcticas relacionadas con su
producto, proporcionando a Metro S.A. un sistema lo ms estndar posible, considerando el desarrollo de cada tema
requerido en la matriz de requerimientos en su oferta tcnica.

Funcionalidad a
implementar en la
primera Etapa

GENERALES

Capacidad de
implementacin
en Futuras
etapas

Arquitectura del Producto


Componentes bien definidos y separados CMS (Content Manager Server) y CDS (Content Delivery Service).
Empleo de Metadata y contenido digital estructurado con funcionalidad de empleo de clasificacin de
contenido.
Empleo de Taxonoma (Clasificacin del contenido) y motor de bsqueda apoyado por ndices.
Almacenamiento de la informacin de todos los documentos en files system y que guarde las referencia de
bsqueda en una Base de Datos.
Incorpora una arquitectura Web en .NET o J2EE, extendible a ms de 2 capas.

Herramienta habilitada en plataforma Web

Posee motor de bsqueda, simples y avanzadas

Trazabilidad auditable y automtica

X
X
X
X

Tecnologa y Modelo de Workflow empleado por la Plataforma


Workflow documental integrado a la gestin documental, con disparador de eventos, correos y avisos.
Debe poseer un Monitor de estados centralizado de los Workflow asociados a los documentos en cada proyecto
por separado.
Posibilidad de integrar el workflow con otras aplicaciones ( intercambio de datos, extensin a otras
aplicaciones va xml)
Funcionalidades
Funcionalidades de Versionamiento del Documento, conservar el historial y conserva la trazabilidad de la
ltima modificacin. (Gestin del ciclo de vida del documento, desde su creacin hasta su destruccin).
Manejo de informacin de registros electrnicos y fsicos con el mismo sistema

Visualizacin especializada para documentos Office, PDF, TIFF, otros.

Visualizacin para planos CAD

Comparacin entre versiones de documentos y entre planos CAD

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Para Metro S.A.

X
X
X
X

ET-26
Bsqueda de texto dentro de contenido de planos CAD
Permite customizar la interfaz del usuario no administrador para la consulta de documentos digitales e
informacin empleando para ello tecnologa .NET o J2EE de modo de disponer mini sitios.
Rpido desarrollo customizable mediante RESTful APIs y Estndares abiertos tales como CMIS o JSR 168 y
otros.
Captura de documentos desde Herramientas MS Office

Captura de documentos desde e-mail Outlook

Captura desde file system ( explorador de Windows)


Seguridad

Debe permitir la Gestin de Seguridad de Usuarios, grupos de usuarios y asignacin de Roles y perfiles de
usuarios para proteccin del contenido y operacin de las etapas de aprobacin.
Debe permitir crear e importar subgrupos de usuarios por separado para la incorporacin de subcontratistas
externos, separados de empleados de Metro S.A.
Debe permitir el Acceso a los directorios por medio de Windows Folder compartido del usuario.
Posee mdulo de Colaboracin. ( Espacio de proyectos, foros/discusiones, tareas noticias, encuestas,
notificaciones, seguimientos)
Funcionalidad de Recuperacin de Password.

Archivado de contenido histrico

X
X

X
X
X
X

Seguridad para evitar impresin o descargas no autorizadas de documentos

Mdulos y Funcionalidades Particulares


Posee mdulo de Record Management para cumplimiento de normas y plazos.

Posee mdulo de Web Content Management para publicacin de contenido con etapas de aprobacin.

Escalable con funcionalidades de clustering, replicacin y Web Service seguros.

Posee la funcionalidad de empleo de uso de Firma Digital. ( simple y avanzada)

Compatible con la Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 64 bits.


Herramienta para compartir interna y externamente documentos manteniendo la seguridad de acceso a dicha
documentacin ( tipo dropBox)
Integracin
Integracin Nativa con otras plataformas va estndares abiertos en tecnologa J2EE o .NET mediante va el
empleo de Web Service estndares o algn protocolo nativo, abierto, estndar y flexible.
La solucin debe contar con Integracin Nativa con aplicaciones SAP.

Integracin Nativa en la plataforma con el Active Directory.

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Para Metro S.A.

X
X

ET-27

ANEXO N 4:
INDICADORES DE DESEMPEO Y CALIDAD DE SERVICIO
Se describen los indicadores en base a los cuales se medir el desempeo y calidad en la prestacin de los servicios
de Soporte y Mantencin contratado.
1. Servicio de Soporte
Estos indicadores se miden por das calendario corrido.
N Indicador

1 (*)
2 (**)

Criterio/Indicador

Perodo de

Nivel de

Medicin

Servicio

Manejo de Sancin

Tiempo mximo para respuesta ante

Ocurrencia

Por cada hora sobre el

un requerimiento

especfica

4 [Hrs.]

tiempo mximo.

Tiempo de solucin frente a un

Ocurrencia

Segn

Por cada da adicional

requerimiento de soporte.

especifica

Acuerdo

(*) :
En el caso de incumplimiento del tiempo mximo de respuesta ante un requerimiento reportado por Metro S.A
(indicador N 1), la sancin ser adicionar una hora cronolgica por cada hora sobre el tiempo mximo permitido,
lo anterior aplicable sobre las 60 horas de servicio de Soporte mensual contratado, lo que quedar debidamente
registrado y notificado formalmente por el jefe de Proyecto Metro a la contraparte adjudicada.
(**):
En el caso de incumplimiento del indicador N 2, por cada da adicional a lo acordado, la sancin ser adicionar dos
hora cronolgica por cada da, lo anterior aplicable sobre las 60 horas de servicio de Soporte mensual contratado, lo
que quedar debidamente registrado y notificado formalmente por el jefe de Proyecto Metro a la contraparte
adjudicada.

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ET-28

ANEXO N 5:
PLAZOS DEL PROYECTO
Se entender que los plazos indicados en el presente Anexo, regirn desde la firma de los Contratos.

Descripcin

Plazo General

ETAPA 1

5 das hbiles

ETAPA 2,3,4

83 das hbiles

Total Proyecto

89 das hbiles

Etapa 1: Entrega suministros.

Etapa 2: Configuracin de la plataforma, Parametrizacin y Desarrollo de la Solucin para los 5


procesos y aspectos funcionales requeridos en las presentes Especificaciones Tcnicas.

Etapa 3: Capacitacin y Pruebas funcionales.

Etapa 4: Puesta en marcha de la Solucin.

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ET-29

ANEXO N 6:
PROCESOS

FICHA DE PROCESO N1

Nombre del Proceso


Dueo del proceso
Fecha de la versin
OBJETIVO

CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO
DOCUMENTOS

Licitacin de servicios y suministros


GDP
Febrero 2012

Visibilizar los flujos y generar los controles necesarios en cada una de las
etapas involucradas en el proceso de Licitacin de servicios y
adquisiciones de suministros.
GDP
Asesoras, servicios y suministros.
GDP, GIT, Finanzas, Proponentes.

Sistemas , mail
MAC ( Manual adquisiciones corporativas), normas tcnicas,
lineamientos de Gerencia

DOC, PDF, mpp


Bases Tcnicas, Bases administrativas, Contrato, Manual de Evaluacin,
Trmino de Referencias, Aviso publicitario, Factura, comprobante factura,
mail, Oferta Tcnica, Oferta Econmica, Boleta Garanta, Memorndum,
Actas.

REGISTROS
OBSERVACIONES

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Para Metro S.A.

ET-30

Proceso Licitacin Servicios y suministros


N
Act
.
1

Tarea

Responsable

Medio
Herramie
nta
Word (
Doc),
Excel (
XLS),
Project (
Mpp)

Elabora
Documentacin

GDP Apoyo
Tcnico

Revisin JP

Jefe Proyecto

Revisa
Documentacin

Fiscala

Revisin JP

Jefe Proyecto

Visacin

Gerente rea

Revisin y
Publicacin
Avisos

Administracin

WEB,
Diaros

Ventas Bases
Tcnicas

Finanzas

Presencial

Adquisicin

Mail,
Project,
Word,
Excel
Mail,
Project,
Word,
Excel

Mail,
Project,
Word,
Excel

Presencial

Descripcin

GDP (Gerencia desarrollo de proyectos) en conjunto con


un staff tcnico de apoyo (de la misma u otra Gerencia
que puede variar segn la naturaleza del proyecto),
prepara los documentos necesarios para la publicacin
de antecedentes y solicitud de requerimientos, estos
documentos son entre otros: Trminos de referencia,
borrador de contrato, borrador de avisos a publicar,
bases administrativas. Una vez preparados, estos
documentos son enviados JP proyecto para su visacin y
posterior envo a Fiscala para su revisin.
Toda documentacin en las etapas de revisin, tiene que
ser supervisada por el Jefe de proyecto, para controlar
que no se realicen modificaciones que alteren la
naturaleza y alcance del proyecto.
Fiscala, recepciona la documentacin y realiza las
observaciones desde el punto de vista legal. Si existen
observaciones que ameriten la modificacin de los
documentos, estos son enviados a la etapa 1, sino, se
devuelven al encargado de la licitacin para que contine
el trmite normal ( Etapa 3)
Jefe Proyecto Revisa Documentacin devuelta por
Fiscala, para ser enviada a visacin de gerencia.

Gerente de rea revisa y Visa la documentacin


respectiva, los documentos son enviados para su
publicacin.
El rea de Administracin, recibe los antecedentes para
publicacin (fecha y das a publicar en la prensa, formatos
de avisos de publicacin, otros). Procediendo a publicar
dichos avisos en diarios de circulacin nacional y en el
web site de Metro S.A., indicando el calendario de
licitacin, lugar de ventas de B. Licitacin y la recepcin
de las ofertas por parte de los proponentes.
Segn la fecha y lugar indicado en la B. de Licitacin, el
rea de finanzas se encarga de la venta de dichas bases,
entregando un comprobante o factura a los proponentes
que adquieran dichas bases de licitacin, con ese
comprobante las bases son retiradas en la
Proponentes, compran las bases de Licitacin, por el cual

ET Suministro Solucin Gestin Documental


Para Metro S.A.

ET-31

Bases
9

Envo Consultas
a proceso
licitacin

Proveedor

Mail,
Carta
papel

10

Recepcin
consultas

DGP

MAIL
Carta
Papel

11

Desarrollo y
envo de
propuestas
Tcnico
econmicas
Recepcin,
propuestas y
antecedentes
Apertura
Propuestas
tcnicas

Proveedor

Word,
PDF,

GDP

Papel

GDP

Word

14

Evaluacin
Tcnica

GDP

Word,
Excel

15

Evaluacin Ant.
Financieros

Finanzas

Word,
Excel

16

Evaluacin
Legales

Jurdica

Word,
PDF, Excel

17

Apertura
Econmica

GDP

Word

18

Evaluacin
Econmica

GDP

Word,
Excel

12

13

reciben un comprobante o factura, con la cual pueden


retirar las bases de Licitacin en Dependencias de la GDP
Proponentes envan consultas al proceso de licitacin

GDP, recepciona las consultas y en conjunto con el


equipo de apoyo tcnico generan documento de
consultas y respuestas al proceso de licitacin que se
pone a disposicin de las empresas participantes en el
proceso. ( este documento contiene todas las consultas y
sus respectivas respuestas y que son de pblico
conocimiento de todas las empresas)
Proponente, prepara las propuestas tcnico-econmicas
respectivas, ms la documentacin solicitada en la bases
de licitacin (Boleta de Garanta, antecedentes
financieros etc.), y los enva a GDP para su evaluacin.
GDP, recibe las ofertas tcnicas, ofertas econmicas,
antecedentes legales y econmicos y la boleta de
garanta solicitada.
En este acto se procede con la apertura de los sobres y se
revisa la documentacin solicitada, si los antecedentes
estn de acuerdo a los solicitado en las bases :
Se deja en custodia los sobres con antecedentes
econmicos
Se toma acta del proceso de apertura y se
entrega los antecedentes tcnicos a la comisin
nombrada al respecto para su evaluacin.
La Comisin Tcnica (GDP + Apoyo Tcnico), se avoca a la
revisin de los antecedentes Tcnicos, emite un informe
al respecto. ( pueden existir consultas y aclaratorias)
La Gerencia de Finanzas, realiza el estudio de los
antecedentes financieros, emite un informe al respecto (
pueden existir consultas y aclaratorias)
El rea Jurdica, realiza el estudio de los antecedentes
legales presentados por la empresa, emite un informe al
respecto. ( pueden existir consultas y aclaratorias)
Si las propuestas Tcnicas superan el umbral mnimo
requerido para pasar a la evaluacin de la oferta
econmica, y adems, no existen objeciones en los
informes del rea de Jurdica y Finanzas, entonces se
abren las propuestas econmicas, con la presencia de
todos los participantes, ms representantes de Metro. Se
levanta un acta respectiva del proceso de apertura
econmica.
GDP, ms la comisin de apoyo tcnico, revisan las
propuestas econmicas, se levanta un informe detallado
al respecto.

ET Suministro Solucin Gestin Documental


Para Metro S.A.

ET-32

19

Informe tcnico
econmico

GDP

Word

20

Revisa
Antecedentes

Gerencia rea,
Gerencia
General o
Directorio

Word

21

Proceso de
Adjudicacin

22

FIN

Comisin tcnica redacta informe con los detalles de la


licitacin, su proceso y resultados, debe incluir, adems,
la recomendacin de la comisin con respecto a cul es la
mejor oferta a los intereses de Metro. Este informe
dependiendo de los montos involucrados es elevado a
gerencia de rea, Gerencia, General o Directorio.
Gerencia de rea, Gerencia General o Directorio
(dependiendo del monto y las condiciones de la
licitacin), segn los antecedentes que se le presenta,
toma la decisin de continuar con el proceso de
adjudicacin, o la declaracin desierta del proceso en
cuestin.
Licitaciones Publicas que superen las UF $ 6000, deben
tener la revisin y acuerdo del Directorio
GDP, informar a los proponentes de los resultados de la
licitacin y enviar carta de adjudicacin al proponente
seleccionado, carta en la cual se acordar la fecha de
inicio de los contratos.

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Para Metro S.A.

ET-1

Proceso Licitacin Servicios y suministros

ET Suministro Solucin Gestin Documental


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ET-2
Proceso Licitacin Servicios y suministros|

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ET-1
FICHA DE PROCESO N 2

Nombre del proceso


Dueo del proceso
Fecha de la versin
OBJETIVO
CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO
DOCUMENTOS
REGISTROS
OBSERVACIONES

Pago a proveedores
GDP

Generar los flujos y controles necesarios en el proceso de pagos de servicios


Contratista - Proveedor
Asesoras, sistemas, trenes y equipamientos.
Proponentes, GITS, SGSTE, GDP, Gerencia General, Gerencia Finanzas

PC, sistemas, SAP


MAC

DOC, PDF, MPP


EPA, Memorndum, Facturas, informes de avance, Seguros, certificados, plizas.

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Proceso Pago a Proveedores


N
Act
.
1

Actividad

Responsable

Medio
Herramienta

Recepcin y
Revisin EPA

Gerencia de
Proyectos/
Subgerencia

Manual

Revisin

Visacin

Emisin Factura

Subgerencia LOD
de
Programaci
n y Control
Jefe de
proyecto/
especialidad
( Gerencia de
Proyecto/sub
gerencia)
Proveedor

Recepcin
Factura/AEF

Revisin

Proveedor

Mail / Papel

Envo Copia de
Factura
Reenvo

J. Proyecto o
Especialidad

LOD

Procesa Pago

Sistema
MGFP, LOD

10

Revisin

Subgerencia
Programaci
n y Control
Seccin
Control de
Egresos

Gerencia
Proyecto/
Subgerencia
Departament
o de
Contabilidad

LOD

Descripcin

Recopila y revisa a solicitud de EPA, ms la


documentacin asociada al pago y determina monto a
pagar. Si la documentacin est Ok, remite
documentacin va LOD a Subgerencia programacin y
control.
Revisa documento de pago y valida monto a pagar, si no
existe errores o falta de documentacin se autoriza y
codifica datos SAP en AEF foliada y se devuelve al J.
Proyecto o de especialidad.
Recepciona documentacin AEF la cual forma y remite a
proveedor con copia a Unidad de factura.

Emite factura o nota de crdito la cual enva junto a AEF a


la Gerencia de Proyectos o al Dpto. de contabilidad
dependiendo si es proveedor Nacional o extranjero.
Se recepciona la factura ms AEF de parte del proveedor,
y re enva a Unidad de recepcin de facturas del Dpto.
Contabilidad
La unidad de recepcin de facturas recepciona factura
original y AEF, procede a revisin de la documentacin, si
existe falta de informacin o problemas con los
documentos recibidos se devuelven al pto. 4. Si los
documentos estn en orden, se enva copia de factura
con timbre de recepcin conforme. Adems la unidad AP
del Dpto. de contabilidad (Verificadores) recibe triplicado
de factura e ingresa informacin a SAP, para posterior
enviar factura original a seccin control de egresos de la
Subgerencia de Finanzas.
Proveedor enva copia de factura recibida desde
contabilidad a jefe del proyecto o especialidad (Metro).
J. Proyecto o especialidad recepciona copia de factura
enviada por el proveedor, y la enva a la Subgerencia de
Programacin va LOD.
Recibe Factura escaneada, adjunta documentacin de
pago , ingresa pago a mdulo MGFP, genera orden de
pago y la enva firmada va LOD a control de egreso
Revisa documentacin enviada por Subg. Programacin y
control, si la informacin est en orden
a) se libera pago en SAP y Tesorera genera cheque,
vale vista o transferencia para el pago del

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proveedor
b) Control de egresos visa pago en MGFP
c) Se enva Cheque o vale vista a proveedor

Si la documentacin presenta errores se devuelve a Subg.


De Programacin y control para la rectificacin de la
informacin.
21

FIN

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Proceso Pago a Proveedores

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FICHA DE PROCESO N 3

Nombre del Proceso


Dueo del proceso
Fecha de la versin
OBJETIVO
CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO
DOCUMENTOS
REGISTROS
OBSERVACIONES

Generacin de Contratos
GDP
Controlar el flujo de informacin y documentos asociados a la elaboracin de
contrato y las etapas posteriores de recepcin de documentacin de avance del
mismo.
GDP
Adjudicacin Licitacin
Contrato de Servicios OOCC
DGP, G.General, Fiscala, Proveedores- Contratista, Administracin
PC, WEB, Mail.
MAC, Normas Tcnicas

DOC, XLS, CAD, mpp, pdf


Contrato, Actas, informes, Boletas Garantas, certificado seguros, Recepciones
provisionales con reserva, EPA.

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Proceso Generacin de Contratos


N
Act
.
1
2

Actividad

Responsable

Medio
Herramienta

Descripcin

INICIO
Preparacin
Contrato

GDP Apoyo
tcnico

Word,
Project, mail

Revisin Visacin

Fiscala

Mail, word

Recepcin contrato
visado

GDP

Mail, Word,
papel

Revisin

Proveedor

Mail, Word,
Papel

Revisin Contrato
revisado

GDP

Mail, Word,
Papel

Firma Contrato

Papel, pdf

8
9

Recepcin contrato
firmado
Inicio actividades

Gerencia
General
Metro
Representan
te Legal
Proveedor
GDP

La gerencia de Proyectos junto a equipo de apoyo


tcnico, completan borrador de contrato, agregando
la informacin obtenida del proceso de licitacin. Una
vez preparado el contrato se enva para revisin al
rea Jurdica.
Fiscala Metro, revisa aspectos legales del contrato y la
documentacin anexa, si existen observaciones estas
se envan a GDP para su correccin, de los contrario es
visado y devuelto a GDP para que siga el flujo.
GDP Recepciona el contrato visado por fiscala y Si
existen observaciones, estas se modifican y se envan
nuevamente para su revisin, de caso contrario se
envan para revisin del contratista.
Contratista, revisa los antecedentes del contrato si
hay observaciones las enva en conjunto con el
contrato para su modificacin o discusin.
Se recepciona contrato revisado por contratista, de
existir modificaciones, se revisan y gestionan
nuevamente con fiscala, de no existir modificaciones,
se enva para firma de Gerencia General y
Representante legal del proveedor- contratista.
Tanto Gerencia General y Representante legal de la
empresa proveedora de servicio, proceden a firmar el
contrato

GDP

Correo, carta

10

Recepciona

Proveedor

Correo, carta

Papel, pdf

La etapa de recepcin de contrato firmado da inicio a


las actividades del mismo.
Solicita a Proveedor documentacin necesaria para el
inicio de las actividades, esta documentacin
corresponde a la Boleta de garanta de fiel
cumplimiento y seguros asociados al contrato :
Seguro de accidentes laborales
Responsabilidades civiles y daos a terceros
Seguro contra todo riesgo de montaje y
mantenimiento ampliado
Otros.
Proveedor recepciona solicitud

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11
12

Solicitud
Prepara
documentacin
Recepcin y
Revisin
documentacin

Proveedor
GDP

Word, PDF,
Web
Check list
Word, pdf,
papel

13

Archiva copia
documentacin

GDP

Papel

14

Genera carta o acta GDP


oficial de inicio de
trabajos

Papel

15

Inicio de trabajos

Proveedor

16

Genera
documentacin

Proveedor

Papel, pdf,
Word, cad,
mpp, otras.

17

RECEPCIN Y
REVISIN
DOCUMENTACIN
PROYECTO

GDP

Papel, pdf,
Word, cad,
mmp, otras

18

Proceso de Pago

EPA, correo

19

Consolidacin
documentacin

GDP
Proveedor
GDP

20

FIN.

Papel, pdf,
cad, Word,
otros

Proveedor, recopila, prepara los antecedentes


solicitados y los enva al JP de la GDP.
GDP, recepciona y revisa la documentacin enviada
por el proveedor, de ser necesario solita, corregir,
adjuntar otros antecedentes, si la documentacin
entrante es acorde al requerimiento, entonces se
gatilla tres tareas enumeradas a continuacin
Equipo de GDP, realiza copia ( digital- papel) de los
antecedentes enviados por el proveedor, los cuales
archiva para su posterior control
Equipo de GDP, realiza carta o acta (si existiera una
reunin formal entre las partes), dando inicio a las
actividades. Esta carta o acta de acuerdo es enviada al
proveedor
Recepcionada la carta de inicio de actividades o el acta
de acuerdo, se da inicio a las tareas que se le
encomendaron objeto de la licitacin o contratacin.
Producto de los trabajos encomendados, se generar
una serie de documentacin que ser parte de los
entregables a Metro para el control y posterior pago
de los servicios- actividades, segn lo estipule el
contrato, estos documentos sern enviados a Metro
para su revisin y control, documentos tales como :
Avances
Acta reuniones
EPA
Recepciones Provisionales con reserva
Recepcin final
GDP, recepciona la documentacin, del proyecto, si
existen observaciones con respecto a esta
documentacin se devolver a proveedor con dichas
observaciones, hasta que la documentacin este
segn los parmetros metros para cada caso, si la
documentacin cumple con las exigencias requeridas,
se consolidar y almacenar para su futuro uso y
control y para los procesos de pago de las tareas
realizadas. ( actividades 17 y 18)
Esta tarea es un proceso en s, que es gatillado por la
recepcin de un EPA por parte del jefe de proyecto.
Toda documentacin recepcionada, ser digitalizada y
archivada para su posterior utilizacin como medio de
control y como input para otros procesos.

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ET-1
Proceso Generacin de Contratos

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Proceso Generacin de Contratos

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Proceso Generacin de Contratos

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FICHA DE PROCESO N 4

Nombre del Proceso


Dueo del proceso
Fecha de la versin
OBJETIVO

CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO
DOCUMENTOS
REGISTROS
OBSERVACIONES

Manejo de planos y documentos asociados.


DGP OOCC

Controlar la estandarizacin, manejo de planos y documentos, de los


proyectos de obras civiles desarrollados para Metro S.A. relacionados
con las Lneas 3 y 6.
OOCC / GDP
Contratista
Unidad de Control de Documentos y Planos, Asesor y/o Proyectista,
Administrador del contrato

CAD, Visualizadores, sistemas


Normas tcnicas

PDF, CAD, WORD, EXCEL, PROJECT, P.POINT, MAQUETAS 3D


PLANOS, INFORMES

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ET-2
Proceso manejo de planos y documentos asociados
N
Act
.
1
2

Tarea
INICIO
Desarrollo Planos

Responsable

Medio
Herramienta

Proyectista Contratista

CAD, plotter

Recepcin ,
Revisin Planos y
documentos
asociados

Control
documental

Mail, medio
ptico, papel

Recepciona y
Deriva

Jefe Proyecto

Mail, medio
ptico, papel

Recepcin plano
y documentacin
asociada
Revisin
especialista
Desarrollo
informe con
alcances
Recepcin
informe alcances

Responsable
especialidad

Mail, medio
ptico, papel

Especialista
OOCC
Especialista
OOCC

Visualizador
CAD
Word, Mail

Responsable
Especialidad

Word, mail

Recepcin
informe de
Alcances y
observaciones

Jefe de
Proyecto
Metro

Word, medio
ptico, Mail

10

FIN

6
7
8

Descripcin

Proyectista, desarrollo planos segn especificaciones entregadas


por Empresa Contratista, proyectista enva planos en formato
electrnico y papel a Jefe de Proyecto Metro.
Control documental recepciona y procede a revisin del o los
planos su documentacin asociada (Planos, especificaciones
tcnicas, ensayos, otros.) verificando que la nomenclatura
utilizada sea la correcta (definiciones de Metro). Si la
documentacin cumple con la nomenclatura de Metro, el plano
y su documentacin anexa se enva al jefe de proyecto.
Jefe de proyecto recibe y deriva el o los planos y su
documentacin asociada a responsable(s) de especialidad para
su revisin.
Responsable de especialidad, recepciona, revisa y deriva plano e
informacin asociada a especialista.
Especialista recibe y revisa planos y documentos asociados.
Especialista desarrolla informe con observaciones y alcances a
documentacin recibida. Informe es enviado a responsable
especialidad.
Responsable de acuerdo con informe de observaciones y
alcances recibido, de estar en desacuerdo con algn aspecto lo
devuelve para revisin al especialista OOCC, en caso contrario
lo deriva a Jefe de Proyecto Metro.
Jefe proyecto revisa informe de observaciones, de existir dichas
observaciones, plano y documentacin es enviada a proyectista
para la realizacin de las correcciones respectivas, en caso
contrario, plano y documentacin asociada en visado por Jefe de
proyecto y archivado ( papel) y almacenado digitalmente.

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ET-1

Proceso manejo de planos y documentos asociados

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ET-2
Proceso manejo de planos y documentos asociados

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ET-3

Proceso manejo de planos y documentos asociados

ANEXO MANEJO DE PLANOS - ESQUEMA DE NUMERACIN:

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ET-4

La numeracin de documentos y planos se ceir a la forma mostrada en


esquema anterior, donde:


LI: Nmero de Lnea. Es un campo alfa numrico de 2 caracteres


que identifica la lnea con la cual est relacionada el proyecto, L3, L6
Y 63 (documentos comunes a ambas lneas).

TI: Tipo de Ingeniera. Es un campo alfabtico de 2 caracteres,


que identifica a qu tipo de Ingeniera corresponde el documento
o plano, de acuerdo con lo indicado en punto 5.2.1.

TR: Nmero de Tramo.


Es un campo numrico de 2
caracteres, que identifica el Tramo de acuerdo a la nomenclatura
dada para el proyecto, como se indica en el punto 5.2.2 y
corresponden a sectores especficos de la lnea. (PK i a PK i+n) y
relacionados con los lmites de los Contratos.

TIP: Tipo de Documento.


Es un campo alfabtico de 3
caracteres, que identifica el tipo de documento o plano, como se
indica en el punto 5.2.3.

ARE: rea fsica del proyecto por ejemplo Estaciones,


Piques, Galeras, etc. Es un campo alfanumrico de 3
caracteres que define el rea a que pertenece el documento o
plano, como se indica en el punto 5.2.4.

ES: Especialidad. Es un campo alfabtico de 2 caracteres,


que indica la especialidad codificada de acuerdo al listado
estndar indicado en el punto 5.2.5.

COR: Nmero de documento o plano. Es un campo numrico de


3 caracteres, que indica el nmero correlativo del plano dentro de
la matriz: tramo tipo de documento - rea - especialidad.

REV: Revisin del documento o plano. Es un campo


alfanumrico de 3 caracteres, que indica el nmero de la revisin
precedido de la letra R. Ejemplo: R01.
Excepciones:
En el caso de Planos As Built deber indicarse ASB.
En el caso de Planos Nulos, deber indicarse NUL.

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ET-5

Tipos de Documentos
Los tipos de documentos de ingeniera definidos son los siguientes:
BMP :
CRD :
ESQ :
ETG :
ETP :
INF :

Bases de Medicin y Pago


Criterios de Diseo
Esquema
Especificacin Tcnica General
Especificacin Tcnica Particular
Informe

INI :
ETQ :

Instruccin de Ingeniera
Especificacin
Tcnica de equipos,
aparatos o materiales

LMA
MAQ
MCA
PRO
PLA
PRG
PRE
LDO

Lista de Materiales y Cubicaciones


Maqueta Electrnica
Memoria de Clculo
Procedimiento
Planos
Programa
Presupuestos
Listado de Planos y Documentos
Tcnicos

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ET-1

FICHA DE PROCESO N 5

Nombre Proceso
Dueo del proceso
Fecha de la versin
OBJETIVO
CLIENTE
ACTIVADOR
PRODUCTO
PARTICIPANTES
CONTINGENCIAS
PRINCIPALES
TECNOLOGAS
DE APOYO
DOCUMENTOS
DE APOYO
INDICADORES
PRINCIPALES
FORMATO DE
ARCHIVOS
TIPO DE
DOCUMENTOS
REGISTROS
OBSERVACIONES

Recepcin y envo Documentacin


GDP
Febrero 2012
Controlar el proceso de recepcin y envo de documentacin entre
clientes internos y externos
GDP/GIT
Usuario Internos y Externo Gerencia
Documentos, control de flujo
GDP/GIT
Perdida de documentacin fsica, retraso en la formulacin y entrega de
respuesta a solicitud recibida.
Mail, Word
Manuales internos

DOC, XLS, CAD,mpp


Cartas, Memos, Planos, informes.
PCD ( Planilla control documental), copia documentacin en archivos
fsicos, LOD
EL flujo puede variar dependiendo del rea ( Gerencias) que necesitan
registrar la informacin en LOD

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ET-2

Proceso Recepcin y Envo Documentacin


N
Act
.
1

Actividad

Responsable

Enva
Documentacin

Cliente Interno Externo

Recepcin
Documentacin
Registro
Documentacin
entrante

Secretara rea

Ingreso
Documentacin
a LOD

Secretaria rea

Recepcin
Destinatario
Documentacin. Original
Revisin
Destinatario
Original

2
3

Secretaria rea

Redistribucin
segn
instrucciones

Secretaria rea

Recepciona
Documentacin

Destinatario N

Prepara
respuesta

Destinatario N

10

Enva respuesta

Destinatario N

Medio
Herramie
nta
Mail Presencial

Mail Presencial
Word,
Excel

Browser
Scanner

Mail,
presencial

Descripcin

La documentacin que se enva a la GDP, tiene diversos


orgenes y tienen relacin con diversos temas, algunos de
ellos que requieren respuesta del rea. Tales documentos
se pueden catalogar como : Consulta de parte de
contratistas ( legales o tcnicas), planos, cartas,
informacin de cambios, informe de OOCC, etc.
La secretara del rea es la responsable de la recepcin y
despacho de la documentacin del rea respectiva.
La Secretaria del rea, una vez recepcionada la
documentacin, procede a asignarle una numeracin
correlativas+ la fecha de recepcin, esta informacin es
registrada en la PCD (planilla de control documental),
Archiva el documento original, y gatilla el envo de las
copias al destinatario final.
Dependiendo del rea, el documento es escaneado y la
informacin es registrada en el libro de obra digital (LOD)
El Documento original es archivado en la secretara
receptora.
Destinatario original, recepciona la documentacin.

Destinatario, revisa la documentacin, y verifica si


necesita una nueva derivacin: si, enva documentacin a
secretaria del rea con definiciones de reenvo.
Mail,
Secretaria de rea, recibe instrucciones de redireccin, y
presencial gatilla tres tareas :
1.- Si la documentacin a redistribuir necesita respuesta,
al PCD ( Planilla de control de documentacin) se agrega
la fecha de respuesta, por regla es de 4 das, o lo que
disponga el destinatario original
2.- Enva documentacin a destinatario N.
3.- Solicita acuso de recibo, esta tarea se reitera hasta
tener confirmacin de recepcin conforme.
Mail,
Destinatario N, recibe documentacin y determina si
presencial necesita respuesta dicha documentacin, en caso de
requerir respuesta prepara respuesta para ser enviada.
Word,
En base a la documentacin y la solicitud de respuesta,
Excel,
destinatario N, rene los antecedentes necesarios,
Mail
prepara carta o informe de respuesta, solicita un nmero
de registro , indicando el asunto y a quien va dirigido y la
enva de vuelta a Secretaria de rea para su visacin y
distribucin al cliente final.
Mail, CD, La respuesta es enviada a la secretaria del rea.
presencial

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ET-3

11

Verifica
Recepcin
Respuesta

Secretara rea

12

Recepciona
Respuesta

Secretaria rea

13

Visacin

G. rea

14

Registro y envo
respuesta

Secretaria

15

FIN

Mail

Secretara de rea durante el proceso solicitar la


respuesta, en el caso de cumplido el tiempo de recepcin
de la respuesta, est accin ser gatillada a intervalos
regulares, copiando la solicitud al jefe del rea respectiva.
En el caso que una vez solicitado el nmero de registro
hubiesen transcurridos ms de dos das, la secretara
informar al destinatario N que dicho nmero no est
vigente y le reasignar otro de ser necesario.
Mail,
Secretaria rea recepciona el documento respuesta, el
presencial cual enva para visacin del Jefe de rea, SG o Gerente de
rea cuando corresponda.
SG o GTE rea visa respuesta antes de ser enviada. Y
Devuelve a Secretaria para su posterior envo.
Secretaria, registra informacin de documento de
respuesta, copia dicha respuesta y la archiva, luego enva
respuesta a destinatario final (iniciador).
Los antecedentes de la planilla de registro deben ser
ingresados al LOD (en caso que corresponda) una vez a la
semana.

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Proceso Recepcin y Envo Documentacin

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Proceso Recepcin y Envo Documentacin

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Proceso Recepcin y Envo Documentacin

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Proceso Recepcin y Envo Documentacin

A. TIPO DE DOCUMENTOS POSIBLES DE RECEPCIONAR

Carta o copia de carta


Memo o copia de Memo
Nota o comunicacin interna
Ficha a Directorio
Acta
Tabla
Ordinario
Oficio
Convenio
Finiquito
Trminos de Referencia
Bases Administrativas
Bases Tcnicas
Contrato
Aditivo
Liquidacin de Contrato
Boleta de Garanta
Plizas
Estados de Pago

Certificado de Aceptacin de Servicios

Certificado Inspeccin del Trabajo

Certificado

HES Hoja Entrada Servicio

AEF Autorizacin Emisin de Factura

Factura o copia de Factura

Boleta de Servicios o copia de Boleta de


Servicio

Minuta

Presentacin (Power Point)

Video

Fotografas

Informe

Informe Tcnico

Informe expropiacin

Minuta de deslindes

Plano

Especificaciones Tcnicas

B. TIPOS DE DOCUMENTOS POSIBLES DE EMITIR

Cartas

Memos

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