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ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESO DE COMPRAS
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SIIGO Dejando huella...........
TABLA DE CONTENIDO
SIIGO...................................................................................................................................1
ESTANDAR WINDOWS...............................................................................................1
1. INTRODUCCION...........................................................................................................3
3.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS.........................................5
BENEFICIOS..............................................................................................................5
3.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO...................................5
3.3 DOCUMENTOS........................................................................................................7
3.3.1 REGISTRO DE COMPRAS..............................................................................7
ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA...................................................8
3.3.2 COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE.................................................27
3.3.3 MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES............................................36
3.3.4 ORDEN DE COMPRA.....................................................................................43
BENEFICIOS............................................................................................................50
MANTENIMIENTO DE ORDENES DE COMPRA................................................50
3.3.5 NOTA DE ENTRADA.....................................................................................52
3.3.6 NOTA DEBITO................................................................................................59
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO.................67
4. TALLER........................................................................................................................69
4.1 ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS...............70
Porc Desc.......................................................................................................................70
Porc Ret..........................................................................................................................70
4.2 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA.............................71
4.3 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO......................................71
Contabilizacion Tipo P: Esta opcion se utiliza para que el sistema traiga
automaticamente cada una de las facturas que esten pendientes por pagar por parte de
la empresa a los respectivos proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las
muestra por orden de vencimiento automaticamente digitando la tecla enter.............72
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE
EGRESO........................................................................................................................72
4.3 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS................73
4.4 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA.............................74
4.5 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS .........74
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE
EGRESO........................................................................................................................75
4.6 ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA – CRUCE – FACTURA DE
VENTA..........................................................................................................................75
4.7 ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA..................................................77
Deb/Cred........................................................................................................................77
4.8 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA.............78
4.9 INFORMES DE NOTAS DE ENTRADA..............................................................78
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1. INTRODUCCION
Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene
en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitira conocer el proceso de
compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.
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3. PROCESO DE COMPRAS
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Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar toda
transacción comercial con los proveedores de la empresa.
Conocer los efectos a nivel de inventarios con cada uno de los documentos
que se trabajen.
BENEFICIOS
Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma
efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:
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Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y
características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la
explicación que se dará más adelante sobre estos cruces.
Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas:
Inventarios
Compras y servicios
Descuentos
Descuentos comerciales en compras
Retefuente
Cargos
Fletes
Seguros
Iva
Impuestos
Iva
Ica
Proveedores y cuentas por pagar
Formas de pago
Proveedores nacionales
Proveedores del exterior
Anticipo a proveedores
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Proveedores nacionales
Proveedores del exterior
Anticipo a proveedores
Bancos
3.3 DOCUMENTOS
Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición
de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial
como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de
maquinaria y equipos, etc.
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Para que el registro de compra cruce directamente con la nota de entrada se marca
(E) dentro de la definición de documentos.
Para que el registro de compra cruce directamente con la orden de compra se marca
(C) dentro de la definición de documentos.
Para que el registro de compra no cruce con ningún documento se debe marcar N
dentro de la definición de documentos.
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CAMPOS GENERALES
Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de
compras.
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Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algun prefijo que tenga la factura
del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluira el numero de la
respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Fecha: En esta opcion se digitara la fecha con la cual viene emitida la respectiva
factura de compra por parte de el proveedor.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
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Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se estan
ingresando.
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Valor del iva: El sistema calcula automaticamente el valor del iva al digitarle el
porcentaje.
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RECUERDE: Esta opcion aplicaria siempre y cuando todos los productos o servicios
que se adquieren tengan la misma tarifa de iva, el mismo porcentaje de retencion y
el mismo porcentaje de descuento.
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Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con
consulta. De todas formas el sistema traera automaticamente la que se haya
definido en la apertura del proveedor.
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CAMPOS GENERALES
Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de
compras.
Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del
proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de
compra del proveedor.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
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Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están
ingresando.
Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya
adquirido.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el
porcentaje.
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RECUERDE: El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y los cargos
calculados producto por producto, los cuales si no tienen alguna modificación se
deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con la
tecla La base de cálculo para esta opción es el valor bruto o subtotal. Esta
opción aplicaría siempre y cuando todos los productos o servicios que se adquieren
tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de retención y el mismo
porcentaje de descuento.
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CAMPOS GENERALES
Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado la salida del dinero
por concepto del pago. El sistema traera la que se tenga definida dentro de la
creacion del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos
Cheque: Se debe digitar el numero del respectivo cheque con el cual se va a hacer
el respectivo egreso.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso,
solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya
esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado
Contabilizacion Tipo P
Contabilizacion Tipo O
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RECUERDE: Con la tecla ESC el sistema permite pasar de una factura a otra, si se
desea cancelar algunas facturas o una en especial.
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IMPRESIÓN DE CHEQUES
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El sistema trae unas líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de
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Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a
los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia
directa del proveedor.
Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los
proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.
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Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero
por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con
permite consultar los existentes.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al Nit antes digitado.
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CAMPOS GENERALES
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Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de
compra.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
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Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema
cuando ya tiene movimiento trae por defecto el ultimo valor de compra.
Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de
arrojar el valor total.
Valor del iva: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el
porcentaje.
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El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por
producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar
con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones.
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RECUERDE: Esta opción aplicaría siempre y cuando todos los productos o servicios
que se solicitan tengan la misma tarifa de iva, el mismo porcentaje de retención y el
mismo porcentaje de descuento.
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BENEFICIOS
Esta opcion se utiliza para modificar o anular una orden de compra que este grabado
en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ordenes de Compra –
Mantenimiento de Ordenes de Compra.
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Nota de entrada sin cruce: Se utiliza para elaborar entradas por motivos como:
Devoluciones en ventas (opcional), Ajustes físicos de inventarios, intercambios de
mercancía, obsequios recibidos, traslados de mercancía (puntos distribuidos).
Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción de Menu
principal – Elabora documentos – Notas – Documentos notas.
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CAMPOS GENERALES
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la entrada.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado.
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
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Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar
con la tecla
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CAMPOS GENERALES :
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2
o permite consultarlos
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El
sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente
digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado
se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto o Cuenta: se debe colocar el codigo del producto , para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con las teclas de funcion F2
(alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (codigo de
barras) o Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a
manejar, con F2 o permite consultarlos y al activar esta opcion encontraremos
diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
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NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no
se esta afectando una cuenta contable, si no un producto
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Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota
Debito.
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4. TALLER
Con el fin de optimizar los procesos, poder generar informes en forma rapida y veraz
y tener un control eficiente y eficaz en todas las operaciones comerciales de la
compañía, por medio de este proceso se tendran todas las herramientas necesarias
para registrar toda transaccion comercial con los proveedores de la empresa.
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CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/28
Nit: 864.524.957 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 5724
Nombre: Proveedor Prueba Ltda
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Fecha: 2004/01/28
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto Cent. Bodega Cant Vlr. Unit Porc Desc Porc Ret
Costo
Telev. Sony 20 0001 0001 50 unid $600.000 2% 3.5%
Pulg.
Telev. Sony 40 0001 0001 45 unid $1.500.00 3.5%
Pulg. 0
D.V.D 0001 0001 35 unid $280.000 5% 3.5%
Samsumg
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Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta y se tomara proveedores nacionales.
Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
factura
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CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/31
Cuenta: 1110050100 Bancos
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Cheque: 111520
Nit: 864.524.957 F2- Consulta
Nombre: Proveedor prueba ltda
• Contabilizacion Tipo P
• Contabilizacion Tipo O
Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el
comprobante de egreso. Debemos llamar el egreso anteriormente contabilizado.
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CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/20
Nit: 800.123.454 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 1025
Nombre: Textiles Cortes % Cia
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Fecha: 2004/01/20
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
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Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta
Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
factura. Llame el numero de registro de compras que acabo de grabar.
CAMPOS GENERALES:
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Fecha: 2004/01/31
Cuenta: 1110050100 Bancos
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Cheque: 111521
Nit: 800.123.454 F2- Consulta
Nombre: Textiles Cortes % Cia
• Contabilizacion Tipo P
• Contabilizacion Tipo O
Donde debe llamar la factura pendiente por pagar que acabamos de realizar.
Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el
Egreso.
Para poder cruzar la Nota de Entrada con el Registro de Compra se debe ingresar a
Contabilidad- Definicion de Documentos
Registro de compras
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NOTA DE ENTRADA
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FECHA 10/01/2004
NIT: 80.800.900 F2 Consulta
CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta
NOMBRE MANUEL TORRES El programa lo muestra
VENDEDOR 0002 F2 Consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
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Costo
Lavadora Icasa 0001 0001 30 unid 0001 D
Telev. Sony 40 0001 0001 45 unid 0001 D
Pulg.
D.V.D Samsumg 0001 0001 15 unid 0001 D
RECUERDE: Los valores los vamos a dejar en ceros con el fin que seran
cargados con la factura de compra. Para esto digite la tecla F9 en la opcion
de valor por cada uno de los productos.
Se debe indicar el tipo del documento (E) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota
de Entrada.
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Se debe escoger la Nota de Entrada que se desea cruzar y digitar la tecla de funcion
F1 o la opcion Fin de Selección
Repasar los datos de la nota de entrada y coloque los valores que desee.
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta y verifique que se proveedores nacionales.
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Para poder cruzar la Orden de Compra con el Registro de compras se debe ingresar a
Contabilidad- Definicion de Documentos
Registro de compras
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CAMPOS GENERALES :
FECHA 05/01/2004
CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta
FECHA ENTREGA 10/01/2004
NIT 800.100.204 F2 Consulta
NOMBRE Proveedor uno
VENDEDOR 0001 F2 Consulta
FORMA DE PAGO CREDITO 30-60 DIAS
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto le diremos que SI.
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Se debe escoger la Orden de compra que se desea cruzar y digitar la tecla de funcion
F1 o la opcion Fin de Selección
Se debe digitar con enter todos los campos , ya que el sistema al estar cruzando con
una Orden de compra trae automaticamente cada uno de los datos.
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta seleccionaremos la de proveedores nacionales.
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Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
factura
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