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SIIGO
STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
INVENTARIOS
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SIIGO Dejando huella...........
TABLA DE CONTENIDO
SIIGO...................................................................................................................................1
STANDAR WINDOWS..................................................................................................1
INTRODUCCION...............................................................................................................3
1. INVENTARIOS...............................................................................................................4
1.1. INVENTARIO PERIODICO....................................................................................4
1.2. INVENTARIO PERMANENTE..............................................................................5
2. MANEJO DEL INVENTARIOS EN SIIGO...............................................................6
Producto Cant Vlr Unit Vlr total..............................................................................6
Compras...............................................................................................................................6
.........................................................................................................................................6
Cantidad Total.....................................................................................................................6
30 un ...................................................................................................................6
$533.333...............................................................................................................................6
$16.000.000 .............................................................................................................6
2.1. SISTEMAS DE INVENTARIOS EN SIIGO...........................................................7
3. SISTEMA EN LINEA.....................................................................................................9
TOTALES..........................................................................................................................11
COMPRA 1................................................................................................................12
3.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA LINEA...........13
3.2. EFECTO DEL SISTEMA EN LINEA EN LA FACTURACION........................16
........................................................................................................................................17
4. SISTEMA BATCH....................................................................................................18
TOTALES..........................................................................................................................18
COMPRA 1................................................................................................................18
4.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA BATCH..........19
4.2. EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN BATCH........22
EFECTO DEL SISTEMA BATCH EN LA FACTURACION.....................................22
4.3. COSTEO DE INVENTARIOS...............................................................................24
4.4. CONTABILIZACION DEL COSTEO...................................................................29
5. SISTEMA PREDETERMINADO.................................................................................29
TOTALES..........................................................................................................................30
COMPRA 1................................................................................................................30
5.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA
PREDETERMINADO...................................................................................................31
5.2. MANEJO DEL COSTO PREDETERMINADO....................................................34
5.3. CONTABILIZACION DEL COSTO PREDETERMINADO EN LA FACTURA
........................................................................................................................................37
5.4. ANALISIS AL PREDETERMINADO..................................................................38
5.5. CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE PREDETERMINADO..............39
6. DESAGREGA...............................................................................................................40
6.1. EFECTO DEL DESAGREGA...............................................................................41
6.2. PASOS PARA EJECUTAR EL PROCESO DE DESAGREGA...........................41
7. NOTAS DE PRODUCCION.........................................................................................44
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INTRODUCCION
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1. INVENTARIOS
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los
negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes
pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más
utilizados son:
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Ejemplo:
Inventario Inicial
Compras
Televisor Sony 20 un $550.000 $11.000.000
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• Sistema en Línea
• Sistema Batch
• Sistema Predeterminado
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3. SISTEMA EN LINEA
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Para crear esta clave con la restricción de Facturar en Rojo se debe ingresar a la
opción: Parametrizacion – Registro de Claves- Parámetros.
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En sistema de costeo en Línea el programa toma en cuenta el saldo inicial, mas las
compras que se realicen en el periodo para hallar el costo promedio.
Ejemplo:
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COMPRA 1
COMPRA 2
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11.000.000 = $550.000
20 UN
Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos
afectan directamente el costo de los productos . Para esto se debe ingresar a la
opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.
Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por
Inflación – Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes
del P.A.A.G que se maneje en el mes.
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Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción
de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.
Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los
ajustes por inflación.
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Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto
varia. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema
toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente.
Ejemplo:
El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por
inflación. Al elaborar la Factura de Venta o la Nota de Remisión, el programa toma
este nuevo costo para su contabilización.
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Ejemplo:
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4. SISTEMA BATCH
En sistema Batch el programa toma en cuenta el saldo inicial , mas las compras que
se realicen en el periodo para hallar el costo promedio.
Ejemplo:
COMPRA 1
COMPRA 2
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11.000.000 = $550.000
20 UN
Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos
afectan directamente el costo de los productos . Para esto se debe ingresar a la
opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.
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Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por
Inflación – Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes
del P.A.A.G que se maneje en el mes.
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Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción
de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.
Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los
ajustes por inflación.
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Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto
vario. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema
toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente.
Ejemplo:
El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por
inflación.
Ejemplo:
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Ejemplo:
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• Haber ingresado todos los documentos del mes que afecten el inventario
(Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de
Entrada, Notas de Devolución etc.
• Generar un consecutivo de comprobantes para verificar su contabilización
(F2- Contabilidad- F6-Generación de Comprobantes- F7 –Consecutivo de
Comprobantes).
• Verificar que no existan productos negativos en cada una de las bodegas (F5-
Inventarios-F3-Manejo de Bodegas- F5-Saldos por renglón.
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NOTA: El programa no toma en cuenta para el proceso de costeo los productos que
tengan saldos negativos.
• Se deben crear los documentos para la contabilización del costeo los cuales
son documentos L-Otros. Se debe tener en cuenta que si se manejan Notas
de producción se debe crear un documento L para costear las notas de
producción y otro documento L para costear la Facturas, Remisiones etc.
• Realizar el proceso de costeo (F5- Inventarios- F8- Administración de costeo-
F1-Mensual Batch.) .
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Mes del Costeo: El mes que se va efectuar el proceso de costeo de los inventarios.
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Desea Costear a un Nit: (S/N): Al digitar N el sistema toma nit por nit y genera el
costo por cada uno de ellos (sin embargo el sistema pide un nit genérico el
cual solo tiene efecto en la impresión del documento de costeo) , de lo
contrario al digitar S lo acumula a un solo nit ,este proceso tiene efecto en el modulo
de ventas para efectos de estadísticas de ventas .(Generalmente se responde N).
Bodega (S/N): Al digitar N el sistema toma bodega por bodega y genera el costo
de ventas por cada uno de ellos, de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo
bodega, este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de
estadísticas de ventas.(Generalmente se responde N.
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Al utilizar la opción de COSTEO sistema calcula el costo promedio de cada uno de los
productos y dependiendo de salidas de inventario que haya tenido, calcula el costo
de ventas.
5. SISTEMA PREDETERMINADO
Ejemplo:
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COMPRA 1
COMPRA 2
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11.000.000 = $550.000
20 UN
Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos
afectan directamente el costo de los productos. Para esto se debe ingresar a la
opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.
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Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por
Inflación – Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes
del P.A.A.G que se maneje en el mes.
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Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción
de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.
Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los
ajustes por inflación.
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Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto
varia. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema
toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente.
Ejemplo:
El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por
inflación.
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Ejemplo:
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En esta opción el sistema nos muestra la diferencia entre las salidas de inventarios al
costo predeterminado con respecto al costo promedio.
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Este proceso se debe realizar mensualmente para ajustar el costo promedio al real.
6. DESAGREGA
Ejemplo:
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14 Inventarios $11.100.000
143505 Mercancías $11.000.000
143599 Ajustes Por Inflac $100.000
El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por
inflación. Al elaborar la Factura de Venta o la Nota de Remisión, el programa toma
este nuevo costo para su contabilización
Al realizar una Factura de Venta o una Nota de Remisión (según el documento con el
cual se descargue el inventario) el sistema realizara la siguiente contabilización.
NOTA: Vale la pena aclarar que del costo de ventas $550.000 pertenecen al
costo del bien , y $5000 pertenecen a los ajustes por inflación , sin embargo
todo el valor se contabiliza en la cuenta de Inventarios
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Paso seguido el sistema pide Nit ( se debe incluir el nit de la empresa), centro de
costo principal y bodega principal.
Por ultimo el sistema pregunta sí esta seguro SI o NO.
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Se debe ingresar el tipo del documento y él numero con el cual fue actualizado.
7. NOTAS DE PRODUCCION
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Materia Prima: Se debe ingresar código de las materias primas necesarias para
realizar el producto terminado(con icono de binoculares consulta).
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Adicionalmente el sistema pregunta el código del centro de costo desde donde sale
la mercancía y el código del centro de costo donde ingresa la mercanciíta. Con la
tecla de función F2 o binoculares permite realizar la consulta.
Paso seguido el sistema muestra una pantalla donde pide la referencia de fabrica o el
código del producto (con la tecla de función F2 Alfabéticamente, F3
Numericamente,F4 Referencia de Fabrica o binoculares permite consulta).
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El sistema volverá a pedir el centro de costo, nit a lo cual se repasara con enter esta
opción ya que el sistema trae automáticamente esta información.
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8. CONTEO FISICO
El Conteo físico es una opción en la cual la empresa a una fecha determinada puede
ajustar su inventario en unidades y en valores. Para esto la empresa debe realizar un
inventario físico de la totalidad de las existencias, para luego ingresarlas en el
sistema.
Para realizar este proceso se debe ingresar a la opción Conteo Físico en el cual se
encuentran varias opciones.
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Esta opción genera un informe donde el sistema lista cada uno de los productos que
se encuentren creados. En este informe se muestra el código del producto, la
referencia de fabrica, descripción del producto, y trae una columna para colocarle
manualmente las cantidades encontradas en el conteo.
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En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que haya realizado la empresa ,
este inventario se debe realizar por cada una de las bodegas que se estén utilizando.
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El sistema traerá uno a uno los productos para digitar el numero de unidades
encontradas en el conteo , este proceso lo realiza por cada una de las bodegas que
maneje la empresa.
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NOTA: Para arreglar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado se
debe, ingresar a la misma opción Graba Conteo Físico y corregirlo.
La opción Cierre de Conteo sirve para proteger la información del conteo que se
haya realizado. Ya que al usar esta opción el sistema no permite realizar ningún tipo
de modificación o incorporación de unidades en el conteo.
NOTA: Si se después de Cerrar un conteo se quiere otra vez abrir se debe ingresar
por la opción de Cierre de Conteo y colocar el icono correspondiente.
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Para esto el sistema pregunta el numero de los conteos que se quieren generar en
en el informe.
Esta opción permite generar un informe impreso por vista preliminar o Excel, de
las diferencias entre los saldos de inventario de SIIGO y los incorporados al sistema
por la opción de conteo físico.
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El sistema pregunta si se quiere llevar el valor del ajuste del inventario contra la
cuenta de costo de inventarios.
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Ejemplo:
Ejemplo:
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Ejemplo:
Ejemplo:
En esta opción el sistema genera un informe por pantalla, donde permite divisar las
diferencias entre los diferentes conteos, para analizar las diferencias entre uno y
otro.
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Esta opción sirve para que por medio de un archivo plano, se realicen la
incorporación del conteo físico. Este archivo se puede realizar en un hoja electrónica
como por ejemplo Excel.
La ruta para el diseño del archivo plano en SIIGO es Inventarios- Conteo Físico-
Incorpora Ajustes- Archivo Plano.
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Se debe ingresar a la opción diseña en donde se debe crear la estructura del archivo
plano que haya realizado en Excel.
Ejemplo:
Vamos a suponer que los primeros 13 campos del archivo corresponden al código del
producto de SIIGO. Por lo tanto el código de los productos en SIIGO esta compuesto
por Línea 3 campos, Grupo 4 campos y el Código de 6 campos.
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En esta opción se le debe dar la ruta en la cual se grabo el archivo de conteo físico y
el nombre, para que el sistema ingrese la información del conteo.
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TALLER
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Para realizar los ajustes por inflación se debe ubicar el 1 de Enero del 2004
Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos
afectan directamente el costo de los productos. Para esto se debe ingresar a la
opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.
Dentro de la opción de ajustes por inflación , se debe ingresar al menú Ajustes por
Inflación – Captura de índices , donde se debe parametrizar los diferentes
porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes. En el mes de ENERO colocar
0.40.
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Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción
de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.
Se debe ingresar el Tipo (A) y numero del documento con el cual quedo contabilizado
los ajustes por inflación.
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Listado de Saldos
Esta opción genera un informe donde el sistema lista cada uno de los productos que
se encuentren creados. En este informe se muestra el código del producto, la
referencia de fabrica, descripción del producto, y trae una columna para colocarle
manualmente las cantidades encontradas en el conteo.
NOTA: Para realizar el proceso de conteo, por favor generar este informe, y
analizarlo.
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NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con
la tecla ESC (escape. Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar
a la opción de Archivo – Salir
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Incorpora Ajustes
En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que haya realizado la empresa, este
inventario se debe realizar por cada una de las bodegas que se estén utilizando.
Calcula Saldos
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Graba Conteo
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NOTA: Para arreglar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado se
debe, ingresar a la misma opción Graba Conteo Físico y corregirlo llamando el
respectivo producto.
Después de haber ingresado el conteo se debe salir de la opción con tecla de función
ESC (escape.
Cierre de Conteo
La opción Cierre de Conteo sirve para proteger la información del conteo que se
haya realizado.
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Después de haber cerrado el conteo se debe salir de la opción con tecla de función
ESC (escape).
VERIFICACION DE AJUSTES
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INFORME DE AJUSTES
Esta opción permite generar un informe impreso por vista preliminar o Excel, de
las diferencias entre los saldos de inventario de SIIGO y los incorporados al sistema
por la opción de conteo físico.
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NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con
la tecla ESC (escape. Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar
a la opción de Archivo – Salir.
COMPROBANTE DE AJUSTES
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El sistema pregunta:
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El sistema pregunta si se quiere llevar el valor del ajuste del inventario contra la
cuenta de costo de inventarios.
Al responder que SI el sistema lleva el valor del ajuste contra la cuenta de costo de
ventas.
Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios
en cantidades.
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Se debe ingresar el Tipo (L) y numero del documento con el cual quedo contabilizado
el Conteo Físico.
NOTA: Por favor revisar y analizar la información del comprobante de Conteo.
• Haber ingresado todos los documentos del mes que afecten el inventario
(Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de
Entrada, Notas de Devolución etc) para esto se debe generar un consecutivo
de comprobantes para verificar su contabilización (F2- Contabilidad- F6-
Generación de Comprobantes- F7 –Consecutivo de Comprobantes).
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Rango de Días
Del mes Día 01/01
Al mes Día 01/31
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• Verificar que no existan productos negativos en cada una de las bodegas (F5-
Inventarios-F3-Manejo de Bodegas- F5-Saldos por renglón).
Si existen productos con unidades negativas se deben arreglar estas unidades
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Se debe ingresar el Tipo (L) y numero del documento con el cual quedo contabilizado
él costea.
NOTA: Por favor revisar y analizar la información del comprobante de Costeo.
TALLER DE DESAGREGA
• Este proceso se debe ejecutar el ultimo día del mes, por favor ubicarse en la
fecha 2004/01/31.
• Para realizar el proceso de Desagrega es muy importante haber realizado los
ajustes por inflación del mes correspondiente.
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Se debe ingresar el tipo del documento (L) y él numero con el cual fue actualizado
Por favor analizar la información del comprobante de desagrega.
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Los siguientes son algunos informes del modulo de inventarios los cuales le ayudaran
a analizar y comprender la información de la empresa:
El programa permite generar este informe por pantalla, impreso o exportarlo a Excel.
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NOTA: Si se genera el informe por pantalla , después de generarlo se debe salir con
la tecla ESC (escape). Si se genera impreso se debe salir de informe se debe
ingresar a la opción de Archivo – Salir
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NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con
la tecla ESC (escape). Si se genera impreso se debe salir de informe se debe
ingresar a la opción de Archivo – Salir.
Análisis de Existencias-Análisis Pantalla: Este informe genera información
Impresa o por pantalla de la salidas de inventario de los últimos meses.
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NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con
la tecla ESC (escape. Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar
a la opción de Archivo – Salir.
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NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con
la tecla ESC (escape). Si se genera impreso se debe salir de informe se debe
ingresar a la opción de Archivo – Salir.
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