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reas de la Empresa
2.
Mercadotecnia
3.
Ventas
4.
Produccin
5.
Finanzas
6.
Recursos Humanos
7.
Compras
8.
Cuestionario
9.
Investigacin
10.
Bibliografa
INTRODUCCIN
El presente material va dirigido a alumnos de las carreras de Contador Pblico, Lic. En Administracin o carreras afines que estn interesados en conocer
detenidamente las reas de actividad de la empresa, identificar la posicin e importancia de cada rea de actividad en el organigrama institucional as como
conocer sus principales procesos. Al final del contenido el alumno encontrar algunas prcticas sugeridas, uncuestionario y un ejercicio, para reforzar
el conocimiento adquirido.
PALABRAS CLAVE:
(Empresa, Mercadotecnia, Finanzas, Produccin, Recursos Humanos, Ventas, Compras )
LAS REAS DE LA EMPRESA
Las reas de actividad, conocidas tambin como reas de responsabilidad, departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las funciones bsicas que
realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas reas comprenden actividades, funciones y labores homogneas.
La efectividad de una empresa no depende del xito de un rea funcional especfica; sino del ejercicio de una coordinacin balanceada entre las etapas
del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas funcionales, mismas que son las siguientes:
I.
MERCADOTECNIA
Es el proceso de planeacin, ejecucin y conceptualizacin de precio, promocin y distribucin de ideas, mercancas y trminos para crear intercambios que
satisfagan objetivos individuales y organizacionales.
Es una funcin trascendental ya que a travs de ella se cumplen algunos de los propsitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y
hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo en forma tal, que est a su disposicin en el
momento oportuno , en el lugar preciso y al precio ms adecuado.
Funciones:
1.
Investigacin de mercados: Implica conocer quienes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus caractersticas. Cuanto
ms se conozca del mercado mayor sern las posibilidades de xito.
2.
Decisiones sobre el producto y precio: Este aspecto se refiere al diseo del producto que satisfar las necesidades del grupo para el que fue creado.
Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, adems de protegerlo, lo diferencie de los dems. Es necesario asignarle un
precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado.
3.
Distribucin: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya
sea a travs de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.
4.
Promocin: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades.
No slo se promocionan los productos a travs de los medios masivos de comunicacin, tambin por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario
combinar estrategias de promocin para lograr los objetivos.
5.
Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el ltimo impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades
anteriores.
6.
Postventa: Es la actividad que asegura la satisfaccin de necesidades a travs del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el
mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentacin.
Ninguna de estas funciones es, por s sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas
funciones proporcionan en conjunto el mtodo necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia, proporcionndonos los pasos a seguir para su
buen desarrollo.
PROCESO
I.
VENTAS
Es una orientacin administrativa que supone que los consumidores no comprarn normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a menos que se
llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin de ventas.
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de intermediarios,
aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.
Funciones:
1.
Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o
aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los
productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre.
2.
Distribucin fsica: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de trfico y envos. El gerente de ventas coordina
estas con el trfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende
los costos y mtodos de transporte, la localizacin de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reduccin de reclamaciones por retrasos y
perjuicios de ventas.
3.
Estrategias de ventas: son algunas prcticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las
condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de distribucin, crditos y cobros, servicio mecnico, funcionamiento de las
sucursales y entrega de los pedidos.
4.
Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la
distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el
gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de
crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la prctica crediticia.
5.
Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador
del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el ao.
6.
Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio
es fundamental para una buena administracin de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carcter, cantidad y
tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el anlisis y la investigacin de ventas, estudios estadsticos de las ventas o productos, territorio,
distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operacin.
7.
Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los
mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promocin y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones
presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboracin con los comerciantes.
8.
Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr
las metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el
personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.
9.
Servicios tcnicos o mecnicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecnicos requieren de servicios de instalacin y tcnicos,
establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.
10.
Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos
de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de la compaa y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.
11.
El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera ms eficiente el proceso de integracin el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a
los agentes de ventas; as como de su compensacin econmica, supervisin, motivacin y control.
12.
Administracin del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organizacin, determinar
los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a
los jefes de las diversas secciones de este departamento.
PROCESO DE LAS VENTAS
I.
PRODUCCIN
Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos ms importantes, ya que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin de
los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas requeridas.
Funciones:
1.
Ingeniera del Producto: Esta funcin comprende el diseo del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones
requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniera, consistentes en comprobar que el producto
cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por ltimo brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que est pueda realizar
un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las caractersticas del producto.
2.
Ingeniera de la planta: Es responsabilidad del departamento de produccin realizar el diseo pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las
especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo.
3.
Ingeniera Industrial: Comprende la realizacin del estudio de mercado concerniente a mtodos, tcnicas, procedimientos y maquinaria de
punta; investigacin de las medidas de trabajo necesarias, as como la distribucin fsica de la planta.
4.
Planeacin y Control de la Produccin: Es responsabilidad bsica de este departamento establecer los estndares necesarios para respetar las
especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de produccin, stocks (mnimos y mximos de materiales en almacn), mermas, etc. Adems deber
realizar los informes referentes a los avances de la produccin como una medida necesaria para garantizar que s esta cumpliendo con
la programacin fijada.
5.
Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado trfico de mercancas, embarques oportunos, un excelente control de
inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las ms apropiadas.
6.
Control de Calidad: Es la resultante total de las caractersticas del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniera, fabricacin y
mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las
normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado
I.
FINANZAS
De vital importancia es esta funcin, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta rea se encarga de la obtencin de fondos
y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los
departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El rea de finanzas tiene implcito el objetivo del mximo aprovechamiento y administracin
de los recursos financieros.
Funciones:
1.
Tesorera: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtencin
de recursos, direccin de actividades de crditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.
2.
Contralora: El contralor es el que realiza por lo comn las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna, procesamiento
de datos y estadsticas, contabilidad financiera y de costos, etc.
Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a seguir para la realizacin de dichas funciones, debido a que son muchas
las variables que hacen nica la forma de registrar sus movimientos financieros y contables.
V. RECURSOS HUMANOS
Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organizacin. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es
conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a travs de programas adecuados
de reclutamiento, seleccin, capacitacin y desarrollo.
Funciones:
1.
Contratacin y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia debido a lo difcil que resulta encontrar a las personas ideales
para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y seleccin de personal, una vez que se tienen a las
personas deseadas se procede a la contratacin de las mismas, dndoles una induccin acerca de la empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con
personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluacin de mritos y se le otorga al ms capaz.
2.
Capacitacin y desarrollo: Accin que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar
el desarrollo personal. La capacitacin no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un
puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparacin.
3.
Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignacin de sueldos, es necesario elaborar un anlisis y evaluacin de puestos (procedimientos
sistemticos para determinar el valor de cada trabajo), slo as, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Adems,
hay que considerar que el sueldo esta formado por otros elementos tales como: las vacaciones y la calificacin de mritos.
4.
Relaciones laborales: Toda relacin de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularn
los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relacin de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicacin
es de vital importancia para toda organizacin, ya que por medio de esta se puede mantener una adecuada relacin de trabajo.
Servicios y Prestaciones: Comnmente las organizaciones hoy en da ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer ms atractivo su empleo, una serie
de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie,
reconocimientos, etc.
6.
Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, as
como de proporcionar a sus empleados los servicios mdicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeo de sus
labores.
7.
Planeacin de Recursos Humanos: La planeacin de los recursos humanos consiste en realizar peridicamente una auditoria de los mismos para ver
si estn desempeando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto.
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
PROCESO DE SELECCIN
VI COMPRAS
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio
adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia
que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin
Funciones:
1.
Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales
deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es
necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas.
2.
Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas
(peso y medidas.
3.
Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer
a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
Un Breve Trasfondo
La sociedad annima promotora de inversin, o SAPI, es una modalidad de la sociedad annima, creada de conformidad con la Ley del Mercado de
Valores del 2006. La SAPI flexibiliza el rgimen corporativo aplicable a las SA, como se describir ms adelante. Desde el punto de vista fiscal, es
necesario sealar que la SAPI est sujeta a los mismos impuestos y cargas que la SA.
En mi opinin, corporativamente hablando, el vehculo idneo para recibir inversin por parte de fondos de capital privado es la SAPI, ya que, a
diferencia de la SA, en donde el principio rector para establecer los derechos de mayoras y minoras es casi exclusivamente el porcentaje de participacin
en el capital social de la Sociedad, en la SAPI se establecen criterios distintos para proteger dichos derechos, los cuales se discutirn a continuacin.
En caso que los promotores de inversin de capital privado (Grupo Promotor) planeen realizar, al trmino de su inversin, una salida a travs de la
bolsa, la SAPI deber adoptar el rgimen de sociedad annima burstil (SAB) o la modalidad intermedia entre SAPI y SAB denominada sociedad
annima promotora de inversin burstil (SAPIB). Concretamente, la SAPIB permite que la sociedad coloque acciones o emita ttulos de crdito y los
ofrezca al pblico inversionista, mediante el cumplimiento de requisitos de registro menores que una SAB con la condicin de que en un plazo de tres
aos adopte el mencionado rgimen de SAB. Por tratarse ambos de vehculos creados exclusivamente para la realizacin de colocaciones pblicas, no
aconsejamos su utilizacin durante el periodo en que invierta el fondo de capital privado, sino nicamente al momento de la salida de la inversin y slo
en caso de que dicha salida se vaya a realizar mediante una oferta pblica. En virtud de lo anterior, no tocare las peculiaridades de estos modelos.
En resumen se pueden resaltar los siguientes beneficios:
(a) La SAPI ofrece un rgimen corporativo ms flexible y moderno que la SA, ya que permite la regulacin de determinados derechos corporativos que
bajo el rgimen de la SA se encuentra expresamente prohibido o cuya efectividad ante los tribunales mexicanos est en duda.
(b) Permite que accionistas minoritarios puedan ejercer control sobre el gobierno corporativo de la SAPI, independientemente de su porcentaje en el
capital social.
(c) Permite mecanismos ms eficientes para implementar estrategias de salida del capital privado, como derechos de drag along y tag along (tema que
discutiremos posteriormente al hablar de las estrategias de salida).
(d) Si bien pueden disminuirse (ms no aumentarse), los porcentajes para el nombramiento de consejeros o comisarios son menores que en la SA, al igual
que los porcentajes requeridos para llevar a cabo acciones fundamentales en el gobierno corporativo de la Sociedad, como la oposicin a resoluciones de
asamblea de accionistas o la accin de responsabilidad civil.
rganos de Administracin y Vigilancia
La administracin estar encomendada a un consejo de administracin y podrn adoptar para su administracin y vigilancia el rgimen relativo a la
integracin, organizacin y funcionamiento de las sociedades annimas burstiles, ya que no ser necesario el nombramiento de un comisario, en cuyo
caso las funciones de vigilancia recaern en el comit de auditora y el auditor externo
Con relacin esta redefinicin de funciones y responsabilidades del consejo y directivos la LMV permite:
La desaparicin del Comisario y que sus funciones y responsabilidad se transfieren al Consejo, a Comits y al Auditor
Externo.
Aquellos que tengan parentesco por consanguinidad, afinidad o civil hasta el cuarto grado, cnyuges o concubinos.
consisten en evaluar el desempeo del auditor externo, discutir los estados financieros de la Sociedad e informar al Consejo sobre el sistema de control
interno y auditora interna de la Sociedad, incluyendo las irregularidades que encuentren.
Consejo de Administracin (Labor de Diligencia)
Los miembros del consejo de administracin debern procurar la creacin de valor en beneficio de la sociedad sin privilegiar a un determinado accionista
o grupo de accionistas. Debern actuar como un comerciante diligente adoptando decisiones razonadas y cumpliendo deberes que le impongan la ley y los
estatutos, la falta de diligencia en su actuar se presumir, salvo prueba en contrario, cuando:
Se abstengan de asistir, salvo causa justificada por la asamblea, a las sesiones del consejo, y en su caso, comits de los que
formen parte y se tomen o dejen de tomar decisiones que causen dao a la sociedad.
No revelen al consejo de administracin o, en su caso, a los comits de los que formen parte, informacin que conozcan y que
sea necesaria para la adecuada toma de decisiones salvo que se encuentren obligados a guardar secreto al respecto.
Aprueben operaciones con personas relacionadas, sin ajustarse a los requisitos de la LMV.
Aprovechen el uso o goce de los bienes de la sociedad en contravencin de las polticas aplicables u oportunidades de negocio,
sin la dispensa del consejo.
Hagan uso indebido de informacin relevante que no sea del conocimiento pblico.
Director General
El director general ser responsable de la gestin, conduccin y ejecucin diaria de los negocios de la sociedad. Los informes trimestrales y anuales
debern estar suscritos, cuando menos, por el director general y dems directivos relevantes, en el mbito de sus competencias y debern presentarse al
consejo de administracin para su aprobacin.
El director general y los dems directivos relevantes sern responsables de los daos y perjuicios que ocasionen, derivados del ejercicio negligente de sus
funciones, a la sociedad o sus subsidiarias. El director general desempear su cargo procurando la creacin de valor en beneficio de la sociedad sin
privilegiar a un determinado accionistas o grupo de accionistas, actuando como un comerciante diligente, adoptando decisiones razonadas y cumpliendo
los deberes que le impone la ley y los estatutos.
Funcionamiento y Ventajas
La SAPI puede adoptar medidas flexibles en cuanto su funcionamiento que no pueden ser adoptadas por las S.A., e incluso convenir libremente sobre
disposiciones restringidas o prohibidas a stas ltimas bajo la LGSM, como a continuacin se distingue:
S.A.
SAPI
Restricciones:
Transformacin de la sociedad
Derechos Minoritarios
En el nuevo rgimen de la SAPI se cambian los porcentajes mnimos para ejercer los derechos de minora. Los derechos de minoras quedan protegidos de
la siguiente forma:
Sociedad Annima
SAPI
Estrategias de Salida
En la SAPI se pueden adoptar los conceptos de derechos Drag-Along (derecho de arrastre o de traer consigo) y de Tag-Along (derecho de
acompaamiento) que prevn situaciones de venta total, porcentaje especfico, o de las acciones mayoritarias de una sociedad.
Es fundamental que los Estatutos Sociales contengan estrategias de salida para la inversin de capital privado una vez concluido su periodo de inversin.
Para esto, la ley permite que bajo el rgimen de SAPI se implementen las siguientes estrategias (conocidas en derecho anglosajn como Drag Along y Tag
Along), que usualmente se disparan cuando alguno de los accionistas recibe por parte de un tercero una oferta de compra de una parte o todas sus
acciones:
El socio (usualmente el mayoritario) que ejerza el derecho dragalong podr obligar a los dems a vender junto con l y en los
mismos trminos, el resto de las acciones de la sociedad cuando
un tercero tenga la intensin de comprar la totalidad de las
acciones (o un porcentaje especifico) de la sociedad.