Documentos Contbeis

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contbeis
e Documentos Legais :

Documentos Contbeis
Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data , em alguns casos em
ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por ms , por trimestre ou
por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contbeis so :
- notas de compra/servios
- notas de vendas/servios
- extratos bancrios
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cpias de cheques
- comprovantes de dbitos/crditos bancrios
- outros documentos contabilizados

Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL
800 - DIVERSOS

Por sua vez, cada setor dividido em:

100 - FEDERAL
101 -

Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)

102 -

Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica

103 -

Ficha de Alterao do CNPJ

104 -

Pedido de Restabelecimento do CNPJ

105 -

Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF

106 -

Comunicaes de Aumento de Capital

107 -

Demonstrativos dos Duodcimos

108 -

CAIF

109 -

Comunicaes de IPI e IRPJ

110 -

DIRF

111 -

Carto do CNPJ

112 -

Notificaes - Auto de Infraes

113 -

Baixa do CNPJ

114 -

Certido Negativa por Encerramento de Atividades

115 -

Programa de Alimentao ao Trabalhador

116 -

DNER

117 -

Defesas

118 -

Utilidade Pblica

119 -

Parcelamentos

120 -

Termo de Opo - Simples

121 -

Autorizao do DAC

122 -

IPEM

123 -

Diviso de Censura de Diverses Pblicas

124 -

CADE - SDE

200 - ESTADUAL
201 -

Declarao Cadastral (DECA)

202 -

Declarao para Codificao de Atividade Econmica (DECAE)

203 -

Declarao do Movimento Econmico Fiscal (DEMF)

204 -

ndice de Participao dos Municpios (DIPAM)

205 -

Licena da CETESB

206 -

Demonstrativo das Operaes Interestaduais

207 -

Certido Negativa do ICM

208 -

Autorizao para Confeco de Notas Fiscais

209 -

Auto de infrao

210 -

Parcelamento do ICM

211 -

Notificaes

212 -

FIC - Ficha de Inscrio do Contribuinte

213 -

Declaraes

214 -

Alvar de Utilizao - Secr. Sade

215 -

Modelos de Notas Fiscais

216 -

Comprovao ZONA FRANCA

217 -

Conselho Regional de Educao

218 -

Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma)

219 -

IBDF - IBAMA

220 -

Defesas

221 -

Licena da Diviso do Exerccio Profissional

222 -

Utilidade Pblica

223 -

Declarao de Microempresa

224 -

Laudos Tcnicos

225 -

Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados

226 -

Vigilncia Sanitria

300 - MUNICIPAL
301 -

Guia de Inscrio ou Atualizao

302 -

Ficha de Inscrio no CCM

303 -

Taxas de Licena

304 -

Certido Negativa do ISS

305 -

Declarao Anual do Movimento Econmico (DAME)

306 -

Cadastramento de Anncios (CADAN)

307 -

Pedido de Vistoria

308 -

Comunicados

309 -

Imposto Predial

310 -

Auto de Infrao e Intimao

311 -

Autorizao para Impresso de Notas Fiscais

312 -

Habite-se / Auto Vistoria

313 -

Alvar de Funcionamento

314 -

Defesas

315 -

Utilidade Pblica

316 -

Declarao de Microempresa

317 -

Parcelamentos

318 -

Cancelamentos

319 -

CONTRU/FICAM

320 -

Regime Especial

400 - MINISTRIO DO TRABALHO

401 -

Cadastro de Empresas

402 -

Relao de Empregados Menores

403 -

RAIS / DCPIS

404 -

CIPA

405 -

Certificados de Aprendizagem SENAI

406 -

Reclamaes Trabalhistas - Defesas

407 -

Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao

408 -

Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI

409 -

Defesas

410 -

Acordo de Compensao

411 -

Laudos Tcnicos

500 - CONTRATO
501 -

Contrato Social - Ata de Constituio

502 -

Alteraes de Contrato

503 -

Contrato de Locao

504 -

Contrato de Uso de Veculos

505 -

Cadastro da JUCESP

506 -

Contrato de Assessoria

507 -

Contrato de Prestao de Servios

508 -

Reunies

509 -

Publicaes em Jornais

510 -

Atas

511 -

Contratos Diversos

512 -

Comprovante de Cauo de Locao

513 -

Certido Breve Relato - JUCESP

514 -

Xerox das Exigncias - JUCESP

515 -

Declarao de Alienao de Participaes Societrias

516 -

Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA.

517 -

Notificaes

518 -

Defesas

519 -

Recadastramento - So Paulo Firma

520 -

Buscas Jucesp/Cartrios

600 - INSS
601 -

Pedido de Matrcula (Inicial)

602 -

Certificado de Matrcula

603 -

Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC)

604 -

Certificado de Regularidade de Situao

605 -

Certificado de Quitao

606 -

Certificado de Taxa de Seguro

607 -

Demonstrativo dos Salrios de Contribuio

608 -

C..B.

609 -

Alteraes: Nome, Endereo, CGC

610 -

Declaraes de Rendimento do INSS

611 -

Comprovante Inscrio Contribuio Individual

612 -

Carns dos Scios

613 -

Recadastramento

614 -

Autos de Infrao

615 -

Defesas

616 -

SESI

617 -

Termo Ao Fiscal TAF

618 -

Parcelamentos

700 - SINDICAL
701 -

Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador

702 -

Conselho Regional de Farmcia

703 -

Dissdios Coletivos

704 -

Acordos

705 -

SENAI - CIESP - FIESP

706 -

FINAME

707 -

Certides e Registros

708 -

CRA

709 -

CORCESP

710 -

Conselho Regional de Contabilidade

711 -

CRECI

712 -

CREA

713 -

Correspondncia Sindicato Patronal

714 -

CONAR (Legislao e Processos)

715 -

SUSEP

716 -

Certido Negativa de Dbito Salarial

717 -

Conselho Regional de Medicina

718 -

EMBRATUR

719 -

Conselho Nacional do Cinema

800 - DIVERSOS
801 -

CACEX

803 -

Certido de Registro de Capital Estrangeiro

804 -

Procuraes / Declaraes

805 -

Balanos e Balancetes

806 -

Documentos dos Scios ( xerox )

807 -

Marcas e Patentes

808 -

Correspondncias

809 -

Consultas

810 -

Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS

811 -

Escrituras

812 -

Apurao do Ativo Imobilizado

813 -

Ajustes de Balano

814 -

Laudo de Avaliao

815 -

Relatrios

816 -

Inventrio

817

Depsito Inicial

818

Cadastro de Fornecedores e Associaes

819

Convocaes

820 -

Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica

821 -

Cadastro de Bancos

822 -

Mapas de Depreciaes

823 -

Alvars

824 -

Seguros

825 -

Carta de Fiana

826 -

Eletrobras

827 -

BNDES

828 -

Consrcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos esto divididos em
5 (cinco) pastas como segue:
PASTA A/1

PASTA B/2

1-

9-

2-

3-

Guias de Recolhimento do INSS

Guias de Recolhimento e Relao dos

Empregados do FGTS
Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas
Jurdica e Contribuio Social

4 - Guias de Recolhimento do ISS

5-

Cadastro de Admisso e Demisso dos

Empregados

Guias de Apurao e Recolhimento do

ICM

10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI

11 -

12 -

13 - Orientaes e Comunicados

6-

Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e

COFINS

14 - Memos Empresa Contbil

Guias de Recolhimento e Relao dos

7 - Funcionrios de Contribuio Sindical e

15 -

Assistencial
8 - Folhas e Envelopes de Pagamento

16 -

PASTA C/3

PASTA D/4

17- Balanos

25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendim.

18- Balancetes

26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore

19- Cadastros e Declaraes

27 -

20- IBGE

28 -

21- DCTF

29 -

22-

30 -

23-

31 -

24-

32 - Documentos dos Autnomos

PASTA E/5
FUNCIONRIOS
33-

40 Empregados Desligados

34-

40.1 -

35-

40.2 -

36-

40.3 -

37-

40.4 -

38-

40.5 -

39-

40.6 40.7 40.8 40.9 40.10 -

Prazos para guarda de documentos

A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais.

Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em
virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista,
previdencirio, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.
Prazos Federais
- Comercial
- Trabalhista e previdencirio
- Prazos Estaduais
- Prazos Municipais
- Livros Fiscais