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PROCDURES DE CANDIDATURE

ET DE SLECTION
APPEL EACEA N 25/2011
Instructions pour remplir le formulaire
de candidature et ses annexes
TEMPUS IV 5me APPEL A PROPOSITIONS

Version 1: Novembre 2011

Table de Matires

1. Introduction
1.1 Prsentation et organisation des Instructions
1.2 Contenu du dossier de candidature
1.3 Date limite de soumission de candidature et procdures suivre
1.4 Documents cls et rgles applicables
1.5 Critres d'attribution, grille d'valuation et mcanisme de notation
1.6 Rsum de la procdure de slection

2. Dossier de Candidature: l'eForm


Page de couverture du formulaire lectronique
Part A: Identification de l'organisation candidate et des autres organisations
participant au projet
Part B: Organisation et activits
Part C: Description du projet
Part D: Capacit oprationnelle
Part E: Mise en uvre du projet / Critres d'attribution
Part F: Plan de travail en lot

3. Dossier de Candidature: Annexes


3.1 Dclaration sur l'honneur
3.2 Plan de travail et budget
3.3 Matrice de cadre logique

3
3

3
4
5
5
9
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20
20
24
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30
31
34

INTRODUCTION
1.1 Prsentation et organisation des instructions
Pour le cinquime appel propositions dans le cadre du programme Tempus IV, les candidats aux
projets communs et aux mesures structurelles doivent complter un formulaire lectronique. Veuillez
noter que les termes formulaire lectronique, formulaire de candidature en ligne, formulaire de
candidature et formulaire seront utiliss de faon interchangeable dans le prsent guide.
Lobjectif du prsent document est de conseiller les candidats sur le contenu du formulaire de
candidature, la procdure de candidature et les rgles respecter. Il ne remplace pas le guide de
lutilisateur du formulaire lectronique, destin apporter des conseils sur les aspects techniques du
remplissage et de la soumission du formulaire lectronique, et fournissant notamment aux candidats
les coordonnes du service dassistance contacter pour obtenir une rponse toute question
technique. Le guide de lutilisateur du formulaire lectronique (eForm User Guide) a t publi
sparment dans les pages relatives aux possibilits de financement.

Remarque: les candidats qui ne consultent pas les prsentes notes ou qui ne suivent pas les
instructions et les conseils quelles contiennent risquent de soumettre une candidature incorrecte ou
incomplte et donc de rduire fortement leurs chances de voir leur candidature tre retenue.
Le formulaire lectronique est identique pour les projets communs et les mesures structurelles. Il
utilise des dfinitions qui doivent sappliquer aux utilisateurs de domaines trs diffrents cherchant
un obtenir un financement pour des activits de natures trs diffrentes. Ces instructions et conseils
dtaills pour complter chaque section du formulaire lectronique respectent lordre de ce formulaire.
Ce chapitre contient des informations gnrales sur le contenu et la soumission du dossier de
candidature, des informations dtailles sur les grilles dvaluation qui seront utilises par les experts
pour valuer les propositions de projet ainsi quun rsum de la procdure de slection.
1.2 Contenu du dossier de candidature
Le dossier de candidature est constitu comme suit:
1. Le dossier de candidature: formulaire lectronique (l'eForm)
Page de garde: Identification de l'appel du programme, l'Action, le titre du projet
Partie A. Identification du candidat et des autres organismes impliqus dans le projet
Partie B. Organisme et activits
Partie C. Description du projet
Partie D. Capacit oprationnelle
Partie E. Mise en oeuvre du projet / critres dattribution
Partie F. Plan de travail dans les lots de travaux
2. Dclaration sur l'honneur
3. Plan de travail et budget (tableaux Excel)
4. Matrice de cadre logique
5. Mandats
6. Fiche signaltique financire
7. Formulaire Entit lgale
8. Compte de profits et pertes, ainsi que le bilan des deux derniers exercices financiers pour
lesquels les comptes ont t clturs (le cas chant).

1.3 Date limite de soumission du dossier de candidature et procdure suivre


Une candidature complte est constitue comme suit:

un exemplaire lectronique du dossier de candidature (parties 1, 2, 3 et 4 telles que dcrites dans


la section 1.2 ci-dessus). Ce dossier est soumettre en ligne, les parties 2 4 devant tre jointes au
formulaire lui-mme (partie 1), comme indiqu dans le guide de lutilisateur du formulaire
lectronique, au plus tard pour le 23 fvrier 2012 12 h 00 (midi), heure de Bruxelles. Cette
version, pices jointes comprises, sera considre comme la version principale;

une copie des documents administratifs et lgaux 5, 6, 7 (et, le cas chant, 8) doivent tre
envoys par courrier recommand pour le 23 fvrier 2012 au plus tard (le cachet de la poste
faisant foi, ou la date de rception pour une livraison en personne ou la date de rception par
le service de coursier) ladresse suivante:
Agence excutive ducation, audiovisuel et culture
Tempus & Coopration bilatrale avec les pays industrialiss
Appel propositions EACEA/25/2011
Bureau: BOUR 2/17
Avenue du Bourget, 1
B-1140 Bruxelles

Remarque: les candidats doivent transmettre une version lectronique de leur proposition au point de
contact national Tempus (pour les candidats tablis dans lUE) ou au bureau national Tempus
(pour les candidats tablis dans des pays partenaires). Les adresses lectroniques sont disponibles:
http://eacea.ec.europa.eu/tempus/participating_countries/index_en.php

Veuillez vous assurer que la prsentation de votre dossier respecte les instructions que contient lappel
propositions, savoir:

la version originale (soumise en ligne) doit inclure une version numrise (scanne) de la
dclaration sur lhonneur complte et signe par le reprsentant lgal de lorganisation candidate.
Ce document scann sera joint au formulaire lectronique. Par ailleurs, les feuilles Excel sur le
plan de travail et le budget et la matrice de cadre logique doivent elles aussi tre transmises en
pices jointes;

la candidature doit tre complte lectroniquement sur ordinateur et soumise en ligne (aucune
candidature complte la main ou la machine crire ne sera accepte). La procdure suivre
pour soumettre le formulaire est explique dans le guide de lutilisateur du formulaire
lectronique. Les candidatures transmises par courrier lectronique ne seront PAS acceptes;

ne pas envoyer par courrier dinformations ou de documents autres que les parties 5, 6 et 7 du
dossier de candidature. En outre, il conviendra de joindre, le cas chant, la partie 8 (Comptes de
pertes et profits et le bilan des trois derniers exercices financiers pour lesquels les comptes ont
t clturs). Aucun autre document ne sera pris en considration lors de lvaluation de la
candidature;

aucune modification de la candidature ne sera autorise aprs la soumission de celle-ci. Toutefois,


si certains lments ncessitent dtre clarifis, le candidat pourra tre contact cet effet. Il est
FORTEMENT recommand aux candidats de soumettre leur candidature bien avant la date limite
et de conserver la preuve de la rception de leur candidature dans le systme. Veuillez par ailleurs
vous assurer que le dossier de candidature complet est expdi rapidement aprs la soumission.

Les originaux des documents administratifs demands serviront vrifier le respect des critres
dadmissibilit dfinis dans lappel propositions;

la soumission du formulaire lectronique ncessite que la version la plus rcente dAdobe soit
installe. Le guide de lutilisateur du formulaire lectronique (eForm User Guide), publi sur
notre site web, contient de plus amples informations sur les exigences techniques. Veuillez lire ces
exigences attentivement. En aucun cas les candidatures soumises par des candidats signalant
aprs la date limite avoir rencontr des difficults techniques ne seront acceptes.

1.4 Documents cls et rgles applicables


Les candidats sont pris de consulter les documents suivants afin de prparer leur projet et de
complter leur formulaire:
la publication officielle de lappel propositions (JO C 321 du 4.11.2011);
le guide du candidat relatif au cinquime appel propositions;
le guide de lutilisateur du formulaire lectronique (eForm User Guide).
Ces documents peuvent tre consults sur le site web de lAgence:

http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2011/call_eacea_25_2011_en.php
Rgles applicables
Dcisions de financement adoptes par la Commission en 2011 tablissant le programme
Tempus IV au titre de lInstrument d'aide de pradhsion (IPA), de lInstrument europen de
voisinage et de partenariat (IEVP) et de lInstrument de coopration au dveloppement
(ICD) 1.
Rglement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant rglement
financier applicable au budget gnral de lUnion europenne, tel que modifi
postrieurement 2.
Rglement (CE, Euratom) n 2342/2002 de la Commission du 23 dcembre 2002 tablissant
les modalits dexcution du rglement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil portant
rglement financier applicable au budget gnral de l'Union europenne3, tel que modifi
postrieurement.
1.5 Critres dattribution, grille dvaluation et mcanisme de notation
Vous trouverez ci-dessous les critres dattribution qui seront utiliss par des experts indpendants
pour valuer la qualit de chaque candidature admissible. Les candidatures sont slectionnes aprs
examen par des pairs; autrement dit, chaque candidature est value par au moins deux experts, qui
doivent se mettre daccord sur la note ainsi que sur les commentaires transmettre chaque candidat.
Les candidats sont par ailleurs invits, dans le formulaire de candidature, dcrire et justifier leur
proposition la lumire de ces critres dattribution (voir chapitre 2, partie E). Il est fortement
recommand aux candidats de tenir compte de ces critres lors de la prparation des informations
demandes dans la candidature et de veiller ce que le formulaire couvre suffisamment chacun dentre
eux.
La grille dvaluation et le mcanisme de notation ci-dessous ont t conus pour tre strictement
cohrents avec les critres dattribution (voir guide du candidat relatif au cinquime appel
propositions, section 8). Cette grille et ce mcanisme seront utiliss par les valuateurs pour examiner
1

http://www.bsrinterreg.net/programm/_downloads/EC_No_2002_1605_en_Budgetary_principles.pdf
http://www.cc.cec/budg/leg/finreg/leg-020_finreg_fr.html
3
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:2002R2342:20050805:FR:PDF
2

les candidatures soumises lAgence excutive en rponse au cinquime appel propositions du


programme Tempus IV. Pour chaque critre dattribution, les grilles dvaluation numrent plusieurs
points que les valuateurs chargs dexaminer les propositions soumises seront amens juger et
commenter. La liste des points juger dans lvaluation nest toutefois pas exhaustive et, lorsquils
commenteront un critre dattribution spcifique, les valuateurs seront libres de mentionner toute
autre question sils le jugent ncessaire.
Chaque section du formulaire dvaluation correspond un critre dattribution. Pour chaque section,
les experts attribueront une note refltant la faon dont, selon eux, la proposition rpond au critre et
criront des commentaires pour justifier la note quils attribuent cette section.
La note maximale pour chaque rubrique est indique entre parenthses sur la droite. La note totale
maximale que peut obtenir une proposition slve 100. En principe, les propositions qui
nobtiennent pas 50 points ne seront pas prises en considration pour un financement.
Le systme de notation:
Les notes sont attribues sur une chelle de 0 5 et sont dfinies comme suit:
0 - aucune donne disponible ; 1 - trs faible ; 2 - faible ; 3 - acceptable ; 4 - bon ; 5 - trs bon
0: aucune donne disponible: la proposition ninclut aucun lment permettant dvaluer le critre
1 - trs faible :
la proposition rpond au critre, mais avec des lacunes considrables
ou nombreuses
2 - faible :
la proposition rpond au critre, mais avec certaines lacunes
3 - acceptable :
la proposition rpond au critre de faon satisfaisante
4 -bon :
la proposition rpond au critre et prsente certains aspects dune
qualit suprieure
5 - trs bon : la proposition rpond au critre et prsente tous les aspects dune qualit suprieure
Les points pour chaque critre dattribution sont obtenus en multipliant la note (de 0 10) avec les
facteurs de pondration ci-aprs:
Critre dattribution
Pertinence
Qualit du partenariat
Qualit du contenu du projet et mthodologie
Diffusion et prennit
Budget et rapport cot-efficacit

Note
0-5
0-5
0-5
0-5
0-5

Facteur de
pondration
5
4
5
3
3

Total
25
20
25
15
15

Exemple: si le projet reoit une note de 4 (sur 5) pour le critre Pertinence, sa note totale pour ce
critre sera de 4 x 5 = 20 points.
La note totale finale est calcule automatiquement comme la somme de toutes les notes attribues
chaque critre dattribution.
Une fois que la procdure de slection sera termine, les candidats recevront un rapport dvaluation
dtaill, contenant des commentaires pour chaque critre dattribution.

Grille dvaluation
Critre dattribution

Note

1 Pertinence
Les candidatures doivent clairement mentionner les objectifs du projet et leur
pertinence lgard des objectifs spcifiques et des priorits du Programme Tempus,
ainsi qu lgard des stratgies de dveloppement de l'enseignement suprieur dans
les pays partenaires, leur contribution la modernisation de la rforme de
l'enseignement suprieur, des institutions ou des systmes dans les pays partenaires.
Les projets doivent dmontrer comment ils abordent les priorits nationales et / ou
rgionaux identifis pour leur pays / rgion cible.

Pondrat
ion

(25 points)
0-5

x5

Points juger lors de lvaluation (liste non exhaustive):

La proposition relve clairement du champ daction du type de projet pour lequel elle a t soumise et tient
compte des priorits nationales ou rgionales pertinentes.

Les objectifs du projet sont ralistes et pertinents eu gard au programme de modernisation de


lenseignement suprieur de lUE et sont correctement justifis par une analyse des besoins approprie.

La proposition inclut un nombre reprsentatif dtablissements denseignement suprieur dun pays


partenaire en termes de large couverture gographique (grandes villes et zones plus priphriques).

La proposition associe le cas chant des partenaires non universitaires des pays partenaires.

La candidature sinscrit dans les stratgies de dveloppement des pays partenaires concerns et aura des
rpercussions sur les tablissements participants dans les pays partenaires (projets communs).

La candidature dmontre que des effets plus larges sur la structure du systme denseignement suprieur au
niveau national sont prvus (mesures structurelles).

La candidature favorise la coopration rgionale.

tablissements d'enseignement suprieur qui n'ont pas encore bnfici du programme Tempus au cours
dappels propositions prcdents sont impliqus dans le projet.

2 Qualit du partenariat
Les propositions doivent dmontrer que le partenariat est appropri pour mener
bien laction pour les objectifs du projet.

(20 points)
0-5

x4

Points juger lors de lvaluation (liste non exhaustive):

Le partenariat comprend toutes les aptitudes, le savoir-faire et les comptences reconnus qui sont
ncessaires pour mener bien tous les volets du programme de travail (tant en matire de savoir-faire et
dexprience techniques que de gestion de projets).

Le partenariat prvoit une rpartition adquate des tches entre les partenaires, conformment au niveau de
savoir-faire requis et la participation quilibre des partenaires aux activits raliser.

Des mesures concrtes sont prvues pour assurer une communication et une coopration efficaces.

Le candidat et les partenaires disposent du personnel, de lquipement et des autres ressources ncessaires
pour grer le projet et son budget.

Les tablissements du ou des pays partenaires bnficient dun vritable processus de renforcement des
capacits des tablissements et des individus.

3 Qualit du contenu du projet et mthodologie

(25 points)

Les candidatures doivent prsenter leur projet en expliquant les objectifs viss mais
galement les moyens dy parvenir. Le projet doit tre associ des objectifs
ralisables, des groupes cibles clairement dfinis et quantifis, une dmarche
dassurance qualit comprenant des rfrences et des indicateurs destins mesurer
lavancement du projet, et doit faire participer tous les acteurs concerns.
Points juger lors de lvaluation (liste non exhaustive):

0-5

x5

Clart des objectifs du projet et faisabilit de ceux-ci dans les dlais prvus.
Adquation des rsultats attendus du projet et des activits prvues avec la finalit et les objectifs
spcifiques du projet.
Dmonstration de la cohrence logique et pertinence de la planification (matrice de cadre logique et plan
de travail).
Contrle qualit prvu, suivi et gestion du projet (rfrences et indicateurs).
Rpartition quilibre des tches et des responsabilits entre tous les partenaires, dont un rle important
pour les partenaires dans le ou les pays partenaires.
Preuve dune participation des tudiants ou de leurs organisations tout au long du cycle du projet.
Cohrence entre les diffrentes parties du projet (objectifs activits ressources budget).

4 Diffusion et prennit
Les activits de diffusion et dexploitation prvues doivent assurer lutilisation
optimale des rsultats pendant et aprs la dure du projet auprs dacteurs divers et
varis. Cela est directement li limpact quaura le projet dans le temps sur les
tablissements, les groupes cibles et/ou le systme denseignement suprieur.

(15 points)
x3

0-5

Points juger lors de lvaluation (liste non exhaustive):

Dans quelle mesure les activits de diffusion et dexploitation prvues assureront-elles lutilisation
optimale des rsultats pendant et aprs la dure du projet?
Le projet est-il susceptible davoir des rpercussions tangibles et des effets multiplicateurs?
Quelles mesures sont dfinies et planifies pour garantir que les rsultats attendus du projet seront
prennes long terme (financirement, institutionnellement, au niveau politique)?
La candidature indique clairement la manire dont les activits en rapport avec les objectifs seront
organises et dont les rsultats du projet seront maintenus, voire renforcs, au-del du terme du
financement Tempus (financement de nouveaux cours et du personnel denseignement, accrditation par
les autorits nationales, actualisation/modernisation des outils introduits, mise en uvre des nouvelles
dispositions lgislatives, etc.).

5 Budget et rapport cot-efficacit


La candidature doit apporter la preuve que les activits proposes seront mises en
uvre et que les rsultats et objectifs proposs seront atteints au cot le plus bas
possible.
Points juger lors de lvaluation (liste non exhaustive):

(15 points)
0-5

x3

La prvision dun montant raisonnable visant couvrir les frais de personnel pour chaque activit.
Lachat dquipements, qui doit tre limit ce qui est ncessaire la ralisation des objectifs du projet et
se faire sur la base dune estimation raisonnable des prix.
Le respect des grilles salariales journalires fournies dans les annexes de lappel propositions, et
lutilisation du type de tche, plutt que du statut de la personne effectuant le travail, pour dterminer le
taux de rmunration journalire.
Lutilisation optimale des priodes de mobilit, en exploitant au mieux le temps pass ltranger pour un
profit maximal.
Le budget, qui ne doit pas tre gonfl.
La faisabilit de laction par rapport au budget dfini.
Le fait que le budget prvisionnel doive tre rduit afin de veiller au respect des paramtres et des lignes
directrices dfinis dans le prsent appel propositions (correction des erreurs, limination des dpenses
non ligibles, etc.).

Note totale (sur 100):

XX
8

1.6 Rsum de la procdure de slection


Pour pouvoir bnficier dun financement, les candidatures devront satisfaire aux critres
dadmissibilit, aux critres dexclusion, aux critres de slection et aux critres dattribution prsents
dans le guide du candidat relatif au cinquime appel propositions:

http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2011/call_eacea_25_2011_en.php
Le tableau ci-dessous prsent, de faon rsume, la manire dont la procdure de slection intgre
lanalyse de chacun des critres tout au long de la procdure de slection.
Slection
Soumission du
formulaire de
candidature et des
annexes obligatoires

Date limite pour la soumission en ligne


le 23 fvrier 2012 12 h 00 (midi),
heure de Bruxelles
Soumission en ligne dun dossier de
candidature original:
Partie 1. eForm
Partie 2. Dclaration sur l'honneur
Partie 3. Plan de travail et budget
Partie 4. Matrice de cadre logique

Date limite pour la soumission de la


version imprime
le 23 fvrier 2012 (le cachet de la poste
faisant foi, ou la livraison par service
de coursier ou la livraison en
personne)
Soumission dune copie des documents
administratifs et lgaux:

Partie 5. Mandates
Partie 6.Fiche signaltique financire
Partie 7. Formulaire Entit lgale
Partie 8. Compte de profits et
pertes (joindre le bilan des deux
derniers exercices financiers pour
lesquels les comptes ont t clturs)
- si pas un organisme public
Remarque: la soumission du formulaire lectronique (1) et de ses annexes
obligatoires (2, 3, 4), un numro denregistrement est automatiquement cr et ajout
au formulaire. En outre, une notification sera envoye par courrier lectronique au
candidat, ladresse indique dans le formulaire. Le candidat devra imprimer une
copie du formulaire soumis et crire le numro denregistrement (par exemple
123456-TEMPUS-JPCR) sur chaque document du dossier de candidature avant
denvoyer le tout par courrier recommand avant la mme date limite du
23 fvrier 2012.
Les candidats doivent transmettre une version lectronique de leur proposition au
point de contact national Tempus (pour les candidats tablis dans lUE) ou au
bureau national Tempus (pour les candidats tablis dans des pays partenaires).
Contrle dligibilit

Chapitres 5 et 14 du guide du candidat relatif au cinquime appel


propositions:
Langue de la soumission, exigences relatives la composition du partenariat,
signature du reprsentant lgal de lorganisation candidate, formulaire de candidature
correct, dure de lactivit, dossier de candidature complet, limites minimales et
maximales de la subvention, exigences de cofinancement. Les candidatures qui ne
satisfont pas aux critres minimaux seront cartes ce stade. Les candidats
concerns recevront une explication des motifs de linadmissibilit de leur
candidature.

Critres dexclusion

Les parties obligatoires de la dclaration sur lhonneur doivent tre compltes (les
cases sont coches, le montant de la subvention demande est indiqu et la dclaration
doit tre conforme au reste du dossier de candidature) et celle-ci doit tre signe par le
reprsentant lgal de lorganisation candidate. Les candidatures soumises sans
dclaration sur lhonneur complte ne seront pas retenues.

valuation de la
candidature la lumire
des critres
dattribution et des
critres de slection
(capacit
oprationnelle)

Chaque candidature est value en deux tapes selon un processus dexamen par des
pairs:
1re tape: valuation indpendante par deux experts, qui font part de leurs
commentaires et attribuent une note sur la base des critres dattribution
(chapitre 8 du guide du candidat relatif au cinquime appel propositions);
2e tape: les deux experts adoptent une position commune quant la note
attribuer (et, si ncessaire, au budget) et rdigent un formulaire de
commentaires unique conforme aux critres dattribution. Si les deux experts
ne peuvent se mettre daccord, un troisime expert value la candidature.
La note est attribue conformment la grille de notation (voir p. 6 ci-dessus).
Dans le contexte des critres dattribution relatifs la qualit du partenariat et au plan
de travail, les experts examinent galement la capacit oprationnelle des
organisations participantes sur la base des informations transmises dans les
sections A, B et D du formulaire de candidature (description gnrale de chaque
organisation, rle de chaque organisation dans le projet propos et comptences et
exprience des membres cls du personnel). Les informations fournies dans cette
partie de la candidature remplacent la ncessit de transmettre les CV des membres
cls.

Consultation avec les


pays partenaires

Parmi les propositions qui ont russi lvaluation externe et qui ont obtenu les notes
les plus leves, et en fonction du budget allou chaque rgion, une commission de
slection interservices tablira une liste restreinte des projets sur lesquels les
ministres de lducation, les dlgations de lUE et les bureaux Tempus nationaux
dans les pays partenaires seront consults. Le comit dvaluation dressera la liste des
projets dont il recommande le financement, compte tenu non seulement des rsultats
de lvaluation et de la consultation, mais galement de lquilibre gographique entre
les pays partenaires, des tablissements candidats/partenaires et des contraintes
budgtaires.

Critres de slection
(capacit financire)

LAgence vrifie la capacit financire sur la base des documents transmis par les
candidats placs sur la liste restreinte la suite de lvaluation par les experts et
intgre les commentaires ressortant de la consultation. Cette vrification sapplique
aux tablissements candidats qui ne sont pas des organismes publics.

Dcision de slection

la suite des recommandations de la commission de slection interservices, lAgence


dcide de financer les projets ayant reu les notes les plus leves et les commentaires
les plus positifs lors de la consultation, dans les limites de lenveloppe budgtaire
alloue chaque rgion.

Publication/Notification
des rsultats

LAgence publie la liste des projets qui pourraient bnficier dun financement. Tous
les candidats sont informs des rsultats de la procdure de slection.

Attribution
Notification
/contractualisation

LAgence prpare une convention de subvention pour les candidats slectionns qui
auront soumis tous les documents requis dans les rgles. Cette convention devrait tre
prte un mois avant la date de signature de la dcision dattribution. LAgence peut
retirer loffre de convention de subvention si un candidat slectionn ne fournit pas
les documents requis. Toutes les conventions de subvention doivent tre signes par
les deux parties avant le dbut de la priode dligibilit du projet (le
15 octobre 2012).

10

2. DOSSIER DE CANDIDATURE: le formulaire lectronique (eFORM)


Les candidatures doivent tre soumises par formulaire lectronique. Le formulaire lectronique
(eForm) a t conu laide du logiciel Adobe. Aussi les candidats doivent-ils sassurer de pouvoir
installer la suite logicielle Adobe version 8.1.5 sur lordinateur quils utiliseront pour remplir le
formulaire de candidature. Dans certaines organisations, lintervention de votre service dassistance
sera peut-tre ncessaire, car de nombreux rseaux nautorisent pas dinstallation sur des ordinateurs
locaux. Le formulaire est tlcharg sur un ordinateur local puis complt distance. Une fois le texte
prt et les documents ncessaires joints la candidature, le formulaire lectronique doit tre envoy
via une connexion internet.
Le formulaire lectronique est conu pour optimiser les chances de
soumettre une candidature ligible. Ainsi, vous constaterez que le
formulaire ne peut tre envoy si tous les champs obligatoires
ne sont pas dment renseigns. Mme si un champ requis nest
pas applicable ou est nul (0), le candidat doit le renseigner.
Vous trouverez ce propos des informations dtailles dans le
Guide de lutilisateur du formulaire lectronique (eForm User
Guide), publi avec ce formulaire.

Page de couverture du formulaire lectronique :

La langue utilise pour complter le formulaire doit tre lune des trois langues officielles de lUE
(anglais, franais ou allemand) ET doit tre une langue comprise de tous les membres de votre
consortium. Le formulaire de candidature doit tre complt dans UNE seule langue et en
utilisant lalphabet latin lalphabet grec, arabe ou cyrillique nest donc pas admis. Les
informations fournies sur les diffrents partenaires ne doivent pas ltre dans des langues diffrentes
car les experts choisis pour valuer votre candidature ne seront pas ncessairement en mesure de
comprendre ce que vous avez crit.

11

Partie A : Identification de l'organisation candidate et des autres organisations


participant au projet
Remarque: chaque organisation participant au consortium doit aussi complter les parties B et D du
formulaire de candidature. Le numro attribu chaque organisation (P1, P2, etc.) doit tre utilis, me
cas chant, dans lensemble du formulaire et de ses annexes.

Aucune facult, centre, institut / cole ou dpartement doit tre indique sous la rubrique "Nom
complet de l'organisation.

12

La personne de contact est celle qui, dans lorganisation candidate, est responsable au quotidien de
la gestion, de la coordination et du contrle des activits de projet, ainsi que de la soumission de
rapports sur les activits et les rsultats.
noter que tous les tablissements denseignement suprieur de lUE entant que candidat doivent
indiquer leur numro de Charte universitaire Erasmus.

La personne identifie comme reprsentant lgal de lorganisation candidate (section A3) doit signer
la dclaration sur lhonneur et le formulaire dentit lgale. Si la candidature est retenue, cette
personne devra galement signer la convention de financement et dautres documents associs. Si la
candidature est signe par une personne autre, ou sil est constat ultrieurement dans le processus de
slection ou de contractualisation que la personne identifie comme reprsentant lgal nest pas
habilite signer, la candidature pourra tre annule : une signature non valide peut donc conduire au
rejet de la candidature.
Le reprsentant lgal est la personne autorise prendre des engagements juridiquement contraignants
au nom de l'organisation candidate (recteur, vice-recteur, chancelier, prsident, vice-prsident). Si une
personne autre que le reprsentant lgal signe les documents, une dlgation de pouvoirs signe par le
reprsentant lgal de l'organisation doit tre fournie avec le dossier de candidature.

13

Partie B : Organisation et activits


Cette section est un lment primordial pour lvaluation des critres dattribution lis la
capacit oprationnelle et la qualit du consortium. Elle doit tre remplie dans la mme langue
que le reste du formulaire de candidature (et non, par exemple, dans la langue des diffrents
partenaires).

Chaque organisation participant au consortium et bnficiant dune subvention Tempus doit complter
cette section. noter que la participation dorganisations de ces pays: Croatie, ancienne rpublique
yougoslave de Macdoine (ARYM), Islande, Liechtenstein, Norvge, Suisse et Turquie, ne doit pas
tre inclue dans cette section, mais dans les parties narratives du formulaire lectronique.
Pour les organisations candidates: ne slectionner entit publique que si les statuts de lorganisation
indiquent clairement quelle est reconnue comme telle conformment la lgislation du pays
concern. Tous les autres types dorganisations (y compris ONG et associations) doivent tre identifis
ici en tant que privs. Les organisations candidates qui sont des entits prives mais assimilables
des entits publiques dans le cadre de la dfinition Tempus (Guide du candidat relatif au cinquime
appel propositions, section 5.3.1., paragraphe (2)) doivent en faire tat dans la dclaration sur
lhonneur.
Pour chaque organisation ne doit tre slectionn quun seul type. Si une organisation peut tre
considre sous plusieurs des options proposes, choisissez loption la plus proche des statuts de
lorganisation et/ou celle la plus proche du rle spcifique de la candidature.
L'association, l'organisation ou le rseau d'un tablissement d'enseignement suprieur comptera
comme une entit lgale/institution partenaire; autrement dit, l'association ou le rseau sera trait
comme un partenaire du pays o est situ le sige.

Cette section est complter par chaque organisation implique dans le consortium, y compris
lorganisation candidate. Elle doit tre remplie dans la mme langue que celle employe dans le reste
du formulaire de candidature.
Brve prsentation des organisations participantes
Cette description doit mentionner la porte des travaux, ainsi que les domaines dexpertise et de
comptence spcifiques lis au projet propos. Veillez ce que les informations fournies dans cette

14

section rpondent, sil y a lieu, tout critre spcifique concernant des types dtablissements ligibles
pour des projets Tempus (Guide du candidat relatif au cinquime appel propositions, section 5.3).
Rle de lorganisation participante dans le projet propos
Les informations fournies dans cette section doivent correspondre des tches spcifiques attribues
cette organisation dans les lots de travaux.
Remarque: chaque organisation participante devra galement fournir les informations demandes la
partie D (capacit oprationnelle) du formulaire de candidature.

Chaque partenaire dressera la liste des projets Tempus auxquels il a particip au cours des
3 dernires annes. Dans la premire colonne sera indiqu le type daction Tempus (par exemple,
PEC, JPCR, JPGR, JPHES, SMGR, SMHES). Le numro de rfrence peut comporter jusqu
6 chiffres. Pour les grandes universits, ces informations doivent se rapporter au dpartement/ la
facult concern(e). Dans les autres cas, ces informations se rapporteront lensemble de
lorganisation. Vous pouvez ajouter des lignes, si ncessaire.

Cette section est complter si vous avez soumis une candidature identique (ou partiellement
identique) dans le cadre dun autre type de projet ou de programme communautaire durant lanne
en cours. Les informations demandes seront utilises, avant la fin de la slection, pour vrifier
labsence de double financement pour le mme projet. Si lagence saperoit quune participation na
pas t dclare dans cette section du formulaire, la question fera lobjet dune enqute pouvant
entraner llimination dune ou de toutes les candidatures concerne(s).
Les candidats ne peuvent recevoir qu'une seule subvention de l'Union europenne pour une action
dans le cadre mme dossier de candidature. Pour ce faire, dans leur formulaire de candidature les
candidats doivent donner des dtails sur toute autre demande de subvention qui a t ou qui sera
prsente aux institutions europennes en indiquant dans chaque cas, l'exercice budgtaire, la ligne
budgtaire, le programme de l'Union europenne et le montant demand.
Une fois les parties A et B compltes, un tableau de synthse des organisations partenaires sera cr
automatiquement par le formulaire. Ainsi les candidats pourront-il vrifier rapidement que tous les
partenaires ont t correctement inscrits aux parties A et B.

15

Partie C : Description du projet


Cette section invite les candidats fournir des informations cls sur leurs propositions. Certains
champs recevront de brves descriptions alors que, pour dautres, il suffira de cocher des cases afin de
slectionner les informations qui conviennent; en outre, des tableaux seront gnrs automatiquement
partir des donnes entres dans dautres parties du formulaire lectronique.

La date de dbut du projet est fixe. Pour indiquer la dure maximum du projet, entrez 24 ou 36 mois.
La date de fin est automatiquement calcule en fonction de la dure du projet.

Veuillez, en cochant la (les) case(s) approprie(s) ci-dessous, quel(s) est (sont) le (les) thme(s) vis(s) dans
la prsente demande*:

Seulement pour rforme des programmes d'enseignement


Modernisation des programmes denseignement dans les disciplines acadmiques
identifis comme tant des priorits par les pays partenaires, au moyen du systme europen
de transfert de crdits capitalisables (ECTS), le systme de trois cycles et la reconnaissance
des diplmes
Seulement pour la rforme de la gouvernance
Gestion des universits et des services aux tudiants
Introduction de l'assurance qualit
Autonomie et responsabilit institutionnelles et financires
galit et transparence de l'accs l'enseignement suprieur
Dveloppement des relations internationales

16

Seulement pour lenseignement suprieur et socit


Formation des enseignants non universitaires
Dveloppement de partenariats avec les entreprises
Triangle de la connaissance (ducation-recherche-innovation)
Formations l'intention des services publics (ministres, autorits rgionales/locales)
Dveloppement de l'apprentissage tout au long de la vie dans la socit en gnral
Cadres de qualifications

Selon le type daction slectionn, les blocs thmatiques correspondants apparaissent. Dans le mme
type de projet, vous pouvez choisir plusieurs options.

Slectionnez le domaine qui correspond le mieux votre proposition. Ne slectionnez quun seul
domaine: soit une discipline acadmique, soit un thme. Si votre projet concerne un domaine qui nest
pas propos, choisissez le domaine gnral le plus pertinent et donnez des prcisions sur la discipline
acadmique ou le thme dans le rsum du projet (partie C du formulaire lectronique) et dans
lencadr de description (partie E).

Quel que soit le domaine slectionn ci-dessus, veuillez dcrire dans la case suivante le point central
du projet, en particulier si votre choix couvre un domaine/thme plus large, interdisciplinaire ou
multidisciplinaire.

17

Assurez-vous que tous les pays participants au projet sont correctement cochs dans les cases
correspondantes, car ces choix permettent de cataloguer la catgorie du projet (national ou
rgional):
- pour un projet national, cochez un pays,
- pour un projet rgional ou interrgional, cochez au moins deux pays.

18

Le rsum de budget doit tre complt APRS que toutes les feuilles de donnes financires du plan
de travail et des tableaux budgtaires Excel (partie 3 du dossier de candidature) sont dment remplies.
En particulier, les montants indiqus dans ce tableau doivent tre IDENTIQUES ceux dclars dans
le tableau 2 (Rcapitulatif des aspects financiers du projet) du classeur Excel.
Attention: pour le Total cofinancement, un apport dau moins 10 % est ncessaire.
Par exemple: si le budget total reprsente 1 111 111,11 EUR, le cofinancement doit au moins
slever 10 % (soit 111 111,111 EUR). Mais, comme le formulaire lectronique ne permet dinsrer
que 2 chiffres aprs la virgule, le rsultat sera donc 111 111,12 (arrondis!). Il ne sera pas possible de
soumettre le formulaire lectronique si le rsultat indiqu est de 111 111,11, car dun point de vue
arithmtique, cela reprsente moins que 10 %.

19

En cas de rponse positive, le candidat doit indiquer le(s) numro(s) de rfrence du/des projet(s)
soumis dans le cadre des appels a propositions prcdents de Tempus IV.

Partie D : Capacit oprationnelle


La partie D est complter pour chaque organisation participant au consortium. Les informations
fournies serviront spcifiquement valuer la qualit du partenariat. Une fois la section A complte,
le formulaire prpare une section pour chacun des partenaires. Dans les espaces prvus cet effet et
pour chaque partenaire pris en compte, indiquez les noms du personnel cl et son expertise.

Ce tableau doit comporter, pour chaque organisation, un rsum de lexpertise spcifique chaque
personnel cl participant au projet. Il servira, en lieu et place de CV pour ce personnel, vrifier la
qualit globale du consortium.

Chaque organisation partenaire doit identifier les domaines de travail qui seront pris en charge par des
tiers (sous-traitants) et grs par le partenaire concern. Ces informations doivent tre cohrentes avec
celles fournies ailleurs sur des sous-traitants (lots de travaux, tableaux budgtaires) et, sil y a lieu, le
texte doit justifier clairement pourquoi lorganisation partenaire nest pas en mesure dentreprendre le
travail directement avec son propre personnel et ses propres infrastructures.

Partie E : Mise en uvre du projet / Critres dattribution


Ce formulaire de candidature suppose une comprhension gnrale de lapproche par matrice de cadre
logique et quelques connaissances du vocabulaire associ. Aussi est-il conseill aux candidats nayant
jamais utilis cette approche de se familiariser avec elle et, pour ce faire, de se reporter lun des
nombreux ouvrages la concernant.

20

Dans la partie E, vous allez fournir des informations dtailles sur votre projet dans des sections
narratives, en cohrence avec la partie F (plan de travail dans les lots de travaux et matrice de
cadre logique) et en tenant compte des critres dattribution dfinis dans lappel propositions. Ces
informations ne doivent pas tre redondantes mais complmentaires. Aux sections narratives, vous
devez dcrire des aspects de votre projet dun point de vue stratgique et mthodologique, alors qu
la partie F, vous serez invits dtailler des aspects tels quactivits regroupes pour atteindre les
rsultats escompts et apports ncessaires pour mener laction bien.
noter que chaque proposition sera value exclusivement en fonction des lments fournis dans la
candidature. Il est possible d'inclure des rfrences des sites web. Toutefois, sachez que lvaluation
de votre proposition ne sera pas base sur des informations supplmentaires figurant sur un site web
mais non dans la candidature.

Les informations doivent tre descriptives et spcifiques au sujet de la proposition. Donnez galement
une brve explication sur la manire dont vous avez prpar votre proposition de projet (par exemple,
en exploitant des expriences antrieures, partir de rsultats obtenus lors de prcdents projets, en
suivant la coopration traditionnelle entre les membres du consortium, etc.).

Les partenaires seront choisis pour leurs capacits, leur expertise et leur exprience requises pour
raliser les objectifs du projet. Veillez privilgier des lments essentiels au projet, tels que:
capacit et expertise particulires,
exprience voulue,
contacts intressants pour le projet, etc.
Prcisez clairement le rle et la responsabilit de chaque membre du partenariat au sein du projet.

21

Par exemple:
indiquez prcisment la dure et la structure des cours (nouveaux ou actualiss), identifiez tout
sujet innovant apport par les activits du projet et dcrivez comment ces activits progresseront
au fil du temps;
prcisez quels seront les groupes impliqus (par exemple, administratif / acadmique / tudiants
et/ou leurs reprsentants) et quel titre: en tant que personnel du projet ou que groupe cible;
indiquez clairement combien de cours seront labors et dispenss durant la vie du projet, donnez
des prvisions quant au nombre de personnes formes et dcrivez les comptences (renforces
et/ou nouvelles) qui seront acquises par les apprenants;
dcrivez la/les nouvelle(s) mthodologie(s) denseignement et le nouvel quipement introduit, et en
quoi ils contribueront lenseignement, lapprentissage et la gestion (projets communs) ou
llaboration de politiques et au changement systmique/lgislatif (mesures structurelles);
indiquez (et dcrivez) quels changements les activits permettront dintroduire au niveau
institutionnel.
Dcrivez les rsultats qui seront obtenus chaque anne, et indiquez quelles activits et ressources
seront ncessaires pour les atteindre.
Le contrle et le suivi de la qualit doivent faire partie intgrante de la totalit des activits et rsultats
du projet. Veuillez dcrire dans cette section vos stratgies/mthodes de contrle et de suivi de la
qualit en fournissant des informations sur les points suivants:

Comment la ralisation effective des rsultats prvus sera-t-elle prouve/mesure de manire


objective et quantifiable?
Quels sont les mcanismes dajustement prvus au cas o la qualit diffre de ce qui tait attendu
ou si les rsultats ne sont pas obtenus dans les dlais impartis?
Quelles sont les mesures dvaluation concrtes et quels sont les acteurs responsables identifis?
Les mcanismes applicables au contrle et au suivi de la qualit peuvent inclure, par exemple:
o examen par des pairs,
o enqutes dvaluation,
o conseils dvaluation institutionnels internes,
o conseils daccrditation externes.

Dans le cas des projets de rforme des programmes denseignement, la qualit peut tre encourage
par le biais dvaluations des tudiants, dune accrditation obligatoire de tous les programmes
dtudes nouveaux/modifis et dune reconnaissance accrue au niveau international.
Le contrle crois entre projets Tempus est fortement recommand. Les partenariats peuvent contacter
les membres de projets (en cours et/ou achevs) portant sur un domaine similaire afin dexploiter leur
expertise acquise et de mener un examen par des pairs. Les candidats peuvent aussi sadresser aux

22

points de contact nationaux (Etats membres de lUnion europenne) et/ou aux bureaux Tempus
nationaux (pays partenaires Tempus).
Les candidats doivent donner des prvisions quant aux tches excuter pour chaque anne du projet
afin de garantir une gestion de projet effective et efficace. En outre, il convient dexpliquer comment
la gestion globale du projet sera mise en uvre structure de ladministration du partenariat, prise de
dcision (avec mention des mcanismes/organes dcisionnels et de leurs rles en cas de divergence de
vues) et mesures visant assurer en permanence la communication et le reporting.

Diffusion
Dcrivez la stratgie de diffusion adopte par le partenariat pour assurer la disponibilit de rsultats
positifs tant lintrieur qu lextrieur des institutions du ou des pays partenaires durant la vie du
projet. Indiquez quel type dactions (sessions dinformation, exercices de formation, intervention de
dcideurs extrieurs au partenariat, etc.) est envisag pour mettre les rsultats disposition de groupes
ne participant pas directement au projet.
Bien que la diffusion et lexploitation des rsultats soient troitement lies et que leurs mcanismes se
recoupent souvent, elles suivent deux processus distincts. La diffusion (y compris, aussi, la mise
disposition dinformations et la sensibilisation) peut intervenir ds le dbut dun projet et sintensifier
mesure quarrivent des rsultats, alors que la pleine exploitation (intgration et multiplication des
rsultats) ne peut se produire que lorsquil devient possible de transfrer les enseignements (ce qui a
t appris) vers de nouvelles politiques et des pratiques amliores. De surcrot, le chef de projet et
tous les acteurs cls doivent voir lexploitation comme un processus qui se prolonge au-del de la vie
du projet pour que ses rsultats perdurent.
Prennit
A. Identifiez les activits et les rsultats maintenir
Pour anticiper sur la prennit de votre projet, veuillez dcrire les activits ou les rsultats supposs
durer et/ou tre diffuss aprs la fin du financement de lUE. La prennit ne concerne pas
systmatiquement tous les aspects dun projet. Dans chaque projet, il peut tre ncessaire de maintenir
certaines activits ou certains rsultats, mais pas dautres. Par consquent, un projet sera jug durable
si des activits stratgiques sont poursuivies et des rsultats maintenus ou dvelopps aprs la fin du
financement communautaire (dure de nouveaux cours, mise jour de nouveaux outils, etc.).
B. Anticiper sur les principaux facteurs de prennit de votre projet
Veuillez rpertorier les principaux facteurs prendre en compte pour assurer la prennit de votre
projet. Ils peuvent avoir une influence positive ou ngative sur la prennit, selon le cas. Ces facteurs
sont lis au contexte; autrement dit, il peut sagir dlments extrieurs au projet lui-mme mais sur
lesquels vous pouvez plus ou moins influer. Expliquez brivement comment vous comptez, sur le plan
pratique, assurer la prennit de votre projet, cest--dire comment vous allez prendre en compte les
facteurs lis au contexte par exemple, soutien universitaire et/ou institutionnel, soutien national,
soutien socio-conomique ainsi que les principaux facteurs lis au projet par exemple, qualit de la
conception du projet par rapport aux besoins acadmiques, professionnels et/ou sociaux; participation
des partenaires: esprit dencadrement et motivation; efficacit de la gestion et de la direction,
participation active du public, capacit se procurer les ressources adquates.

23

Prsentez les grandes lignes de votre plan de prennit:


(i) Perspectives long terme: dcrivez brivement les activits ou rsultats qui doivent durer et/ou
tre diffuss aprs la fin du financement de lUE.
(ii) Financement du projet aprs laide de lUE: estimez approximativement le cot des activits
qui doivent tre maintenues aprs le financement de lUE et comment elles peuvent tre finances:
cot estim des activits et/ou des rsultats durables dcrits ci-dessus,
sponsors et sources de financement potentiels (public/priv; national/local),
commentaires sur les cots estims et sur les sources financires potentielles.
(iii) Analyse des possibilits et des obstacles concernant la prennit: rpertoriez les principaux
facteurs (acadmiques, institutionnels et/ou socio-conomiques) prendre en compte pour assurer la
prennit de votre projet.
(iv) Dispositions prises pour amliorer le potentiel de la prennit: dcrivez les mesures pratiques
prvues pour assurer la prennit de votre projet.
(v) Activits ddies la prennit tout au long du projet et ncessitant un financement
spcifique: parmi les activits spcifiques mises en uvre tout au long du projet pour assurer la
prennit, certaines peuvent ncessiter un financement: par exemple, diffusion spcifique auprs de
sources potentielles de financement futures, activits spcifiques visant obtenir une accrditation,
etc.
Veuillez consulter le manuel Tempus Sustainability through Dissemination (La prennit par la
diffusion) pour savoir comment planifier et mettre en uvre cette activit. Cet ouvrage est disponible
sous la rubrique Publications thmatiques cette adresse:
http://ec.europa.eu/education/programmes/tempus/doc_en.html

Assurez-vous que cette section est cohrente avec les tableaux dtaills du budget (voir le manuel
Instructions pour remplir le formulaire de candidature, section 3.2).

Partie F: plan de travail en lot


Le plan de travail du projet propos doit tre prsent en termes de lots de travaux. La partie C du
formulaire contient une synthse des lots et une liste des prestations. La partie F est une feuille
pro forma complter pour chaque lot d'activits. Vous devez galement complter le plan de travail
propos (sous forme de modle de diagramme de Gantt) au tableau 1 du classeur Excel. Il est
conseill de complter le formulaire lectronique en apportant toutes les informations concernant les
ressources ncessaires pour chaque lot de travaux, avant de remplir le plan de travail et les tableaux
budgtaires.
Avant de soumettre votre candidature, vrifiez que les informations fournies dans cette section sont
cohrentes par rapport aux autres parties pertinentes de la candidature, notamment:

24

les informations fournies pour chaque partenaire aux parties B et D du formulaire de candidature,
lapproche du projet et la description des prestations/produits/rsultats fournies aux parties C et E,
les tableaux budgtaires dtaills et le rcapitulatif des aspects financiers du projet fourni dans le
tableau Excel, ainsi qu la partie C.8 (Rsum de budget) du formulaire lectronique.
noter, en particulier, que les experts utiliseront les lots d'activits pour valuer le critre dattribution
Qualit du contenu et de la mthodologie du projet, y compris la prennit du programme de travail.
En outre, ils compareront le contenu des lots de travaux aux informations fournies dans les tableaux
budgtaires afin dvaluer le rapport cot-bnfices; ils vrifieront, par rapport la matrice de cadre
logique, si et comment le projet a pris en compte les hypothses et risques associs chaque lot
dactivits.

Numro du lot d'activits / Type de lot


Attribuez un numro chaque lot. Regroupez les activits rpertories dans la matrice de cadre
logique par lots (1re colonne, Activits) selon les 5 types mentionns ci-dessous:

Dveloppement (DEV) : l'essentiel du travail planifi, y compris la production, les tests, etc.
Assurance qualit (QPLN) : plan qualit and suivi du projet y compris les mesures adopter
pour lvaluation interne des activits et rsultats du projet, etc.
Diffusion (DISS) : divulgation d'information, actions de sensibilisation sur le projet et ses
ralisations etc.
Exploitation des rsultats (EXP) : Prennit des rsultats du projet utiliss par les
bnficiaires pendant et au-del de la vie du projet.
Gestion (MNGT) : Activits censes assurer la bonne gestion du projet

Au moins un lot d'activits doit tre inclus pour chacun des 5 types de lots numrs ci-dessus. Les
candidatures qui ne respectent pas cette condition minimale ne pourront pas tre prises en
compte pour la suite de la procdure, faute de conformit aux critres dligibilit (Guide du
candidat relatif au cinquime appel propositions, chapitre 14.).
Selon lorganisation proposant le projet, il peut exister plusieurs lots d'activits du mme type. Le
dveloppement peut donner lieu, entre autres, aux lots suivants:
prparation, tests, production / soutien dactivits et/ou de produits pdagogiques,
analyse, tudes de faisabilit.
Titre des lots
Attribuez chaque lot d'activits un intitul bref qui sera transfr vers le tableau de synthse.
Dbut / fin
Le premier mois du projet doit tre marqu 1 (par exemple, mois 1 = octobre, mois 2 = novembre,

25

etc.). Ainsi, les lots d'activits resteront valables mme si la date prvue pour le dbut du projet se
trouve modifie.
Dure
La dur est calcule automatiquement. noter: la dure totale du projet ne peut pas dpasser le
nombre de mois dclar dans lappel propositions.
Hypothses et risques associs
Tout facteur (situations, vnements, conditions ou dcisions) ncessaire la russite des activits et
des rsultats du projet, mais hors du contrle direct du partenariat, doit tre considr comme
susceptible de se produire. Assurez-vous que les informations fournies sous cette rubrique sont
cohrentes avec la matrice de cadre logique du projet.
Description des lots
Les candidatures doivent comprendre une description dtaille de chaque lot de travail. Cette
description doit, entre autres, renseigner sur les buts et les objectifs du lot, sur la manire dont les
partenaires organiseront leur travail, sur les tapes et lapproche globale, ainsi que prsenter le suivi et
lvaluation des activits effectus dans le cadre des lots, les indicateurs de performance et, enfin, les
relations/liens avec dautres lots et avec la coordination gnrale du projet. Vous pouvez aussi
mentionner, sil y a lieu, les instances extrieures au partenariat officiel qui interviendront dans le
projet, ainsi que la manire dont seffectuera la communication entre les partenaires.

26

Prestations fournir: produits/rsultats


Le terme prestations, utilis dans lensemble du formulaire lectronique, dsigne de manire
gnrique tout type de rsultat. Les produits sont des rsultats tangibles, alors que les rsultats sont
intangibles. Chaque prestation doit recevoir un numro et un titre. Assurez-vous que le titre et le
numro de rfrence attribus chaque prestation/produit/rsultat sont les mmes que ceux fournis
dans la matrice de cadre logique.

Type de prestation/produit/rsultat
Ce champ doit contenir une description brve mais prcise du type de prestation (par exemple,
matriel denseignement/apprentissage, document de discussion, plan stratgique, rapport, DVD, clips
audio, etc.).
Le menu droulant contient une liste gnrale des prestations choisir. Slectionnez le type ou la
nature de la prestation en utilisant lune des rubriques indiques ci-dessous. Cette liste nest pas
exhaustive. Si vos prestations/produits ne correspondent pas aux catgories proposes, slectionnez
autres produits et ajoutez une brve explication.

Ne confondez pas une prestation (livrable) avec un lot ou une activit. Mlanger ces deux concepts
rendra le formulaire lectronique inutilement long. Un lot est un groupe dactivits lies pour raliser
le ou les objectif(s) du projet; ces activits donnent lieu une ou plusieurs prestations (livrables),
lesquelles peuvent tre tangibles (produits) ou intangibles (rsultats).
Description
Cette section doit fournir une description des produits/rsultats qui seront dvelopps ou adapts tout
au long du projet. Il se peut quun seul lot de travaux produise plusieurs rsultats (par exemple, une
spcification, des pages web, un manuel et des supports de formation tous apparents mais destins
diffrents utilisateurs). Dans ce cas, ces diffrents rsultats sont dcrire avec prcision dans cette
section. inclure galement, une description adquate des activits dbouchant sur des
produits/rsultats (expliquer ce qui sera effectu, quand, o et comment). Ajoutez autant de tableaux
que ncessaire. Vrifiez que chaque prestation figure dans la liste des prestations.
Indiquer le niveau de diffusion en utilisant lun des codes suivants:

Groupes cibles
Pour chaque produit/rsultat, identifiez un groupe cible prcis. Un groupe cible, compos des
bnficiaires directs de lactivit, comprend gnralement une ou plusieurs des personnes suivantes:
personnel universitaire dun dpartement donn, personnel administratif dune universit, tudiants,
stagiaires participant la formation, etc. Veuillez quantifier votre groupe cible et indiquer prcisment
qui il est et o il est situ (par exemple, 5 bibliothcaires de luniversit A, 20 enseignants du cycle
secondaire, 25 tudiants des tablissements B, C et D, 10 administrateurs du ministre de lducation,
etc.). Ces indications sont particulirement importantes pour les projets auxquels participent plusieurs
tablissements de pays partenaires. Si aucun des groupes cibles proposs dans la liste droulante des
catgories gnrales ne convient, slectionnez autres et ajoutez une brve explication.

27

Questions linguistiques
Les descriptions doivent inclure un aperu des langues utilises pour produire et employer le matriel
denseignement / apprentissage / formation / communication: pour des vnements (confrences,
sminaires de formation, etc.), il sagira de la ou des langue(s) de travail; pour des supports
dapprentissage publis, il sagira de la ou des langue(s) de prsentation. Si vous envisagez
demployer une ou des langues ne figurant pas dans les listes droulantes, veillez ce que ces langues
apparaissent clairement dans le rsum du projet (partie C du formulaire) et dans la case de description
de cette section.

Partenaires du consortium
chaque lot de travaux doit correspondre un partenaire principal responsable de la livraison du lot,
ainsi que le groupe de partenaires participant la mise en uvre du lot. Cette rpartition des tches
doit tre conforme aux informations fournies sur chaque organisation partenaire aux parties B et D du
formulaire de candidature. Des experts analyseront la rpartition des tches afin dy trouver des
preuves dun rel travail en partenariat et, en particulier, dun bon quilibre de la charge de travail
entre organisations partenaires et entre pays reprsents dans le consortium.
Toutes les ressources (financires, humaines et matrielles) requises pour excuter un lot dactivits
dbouchant sur des produits/rsultats doivent tre dcrites (en dtail) dans les champs ci-dessous. Pour
les frais de personnel, indiquez la catgorie du personnel, son origine et les taux de rmunration
appliqus.
En cas de mobilit du personnel ou des tudiants, indiquez le nombre de personnes, la destination et la
dure des flux de mobilit (par exemple, 5 membres de personnel dun pays partenaire vers
ltablissement europen A pour X semaines).
Pour lquipement, quantifiez et dcrivez les lments requis pour chaque lot de travaux, et indiquez le
nom abrg de ltablissement o ils seront installs (par exemple, 15 ordinateurs et 1 imprimante
rseau pour UBTC).
Comme indiqu prcdemment, compltez tous les champs, mme si le rsultat est nul (0) ou pas
applicable.
Les cots lis chaque lot de travaux ne seront pas mentionns dans cette section. Les types de
dpenses, la spcification des articles et les cots dtaills ncessaires pour raliser les activits
dfinies doivent tre entrs dans les tableaux Excel (joints en annexe au prsent formulaire
lectronique).

28

Le nombre de jours investi par chaque organisation partenaire doit correspondre aux informations
fournies dans les tableaux budgtaires. Les experts vrifieront ces chiffres afin de garantir la
correspondance entre le plan de travail et le budget provisoire. Vous pouvez ajouter ou supprimer des
lignes si ncessaire. Vrifiez quil ne manque aucun total requis dans le tableau.
Tches qui seront sous-traites
Donnez une description claire et brve de tches spcifiques (par exemple, organisation de
confrences, conception de site web, etc.) qui seront sous-traites auprs dorganisations ou de
personnes extrieures au consortium, en veillant ce que les informations inscrites dans cette section
soient cohrentes avec celles fournies la section D.2.

29

3. DOSSIER DE CANDIDATURE: ANNEXES

3.1. Dclaration sur lhonneur


[ joindre en tant que document JPEG (jpg) ou PDF (pdf) - au maximum 2 pages A4]
La dclaration sur lhonneur sert certifier que toutes les informations contenues dans la candidature,
y compris la description du projet, sont correctes et portes la connaissance de la personne indique
comme tant le reprsentant lgal de lorganisation candidate, qui doit tre bien informe du contenu
du formulaire de candidature et de ses annexes. La dclaration confirme que lorganisation candidate
dispose des moyens financiers et oprationnels pour mener bien le projet propos. Le reprsentant

30

lgal de lorganisation candidate est conscient quen vertu des dispositions des rglements financiers
applicables au budget gnral de lUnion europenne, les subventions ne peuvent tre attribues des
candidats qui se trouvent dans lune des situations dcrites dans la partie Critres dexclusion.
Un modle de ce document peut tre tlcharg sur le site Tempus ladresse suivante:

http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2011/call_eacea_25_2011_en.php
3.2. Plan de travail et budget
[ joindre en tant que document Excel (xls, xlsx) - 10 feuilles]
Remarque: Certaines parties des feuilles de calcul sont protges et ne doivent pas tre modifies, car
elles contiennent des formules permettant de sassurer que les conditions prvues pour le budget sont
respectes. Les versions contenant des modifications de ces parties ne seront pas acceptes.
Les candidats sont donc tenus dutiliser le modle tlchargeable sur le site Tempus :

http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2011/call_eacea_25_2011_en.php
Nous recommandons fortement aux candidats dutiliser Excel 2003 sur un ordinateur muni du systme
dexploitation Windows.
En cas de difficult pour complter ces tableaux, veuillez contacter le service dassistance ladresse
lectronique suivante: EACEA-TEMPUS-CALLS@ec.europa.eu
Avertissement pour les utilisateurs de Macintosh: Si la version Excel que vous utilisez nest pas la dernire
et elle ne vous permet pas dinsrer des lignes, veuillez contacter le helpdesk ladresse e-mail mentionne cidessus, afin dobtenir un set de feuilles Excel avec des lignes additionnelles. Veuillez noter que la version
Excel 2011 permet cette opration.

Le fichier Excel prsentant le plan de travail et le budget doit contenir 10 feuilles de calcul (tableaux)
diffrentes et 3 feuilles dinformation, dont le contenu est expliqu ci-aprs.
Feuille 1: Plan de travail
Feuille 2: Rsum du financement du projet
Feuille 3: Frais de personnel
Feuille 4: Frais de voyage et frais de sjour
Feuille 5: quipement
Feuille 6: Impression et publication
Feuille 7: Autres frais
Feuille 8: Rsum des aspects du cofinancement du projet
Feuille 9: Rpartition du budget par lot
Feuille 10: Rpartition du budget par institution partenaire
Feuille 11: Codes des pays
Feuille 12: Barmes journaliers maximaux ligibles pour le personnel
Feuille 13: Barmes journaliers maximaux ligibles pour les frais de sjour (hors frais de voyage)

Veuillez tenir compte des restrictions et recommandations suivantes :


Plan de travail (tableau 1)
Les candidats doivent tre en mesure de mener bien le plan de travail pour toute la dure de vie du
projet (une page). Le plan de travail doit indiquer les dlais prvus pour chaque lot - activits
accomplir, dure et priode des activits et endroit o celles-ci seront menes.

31

Les activits doivent tre numres sous chaque lot quelles concernent, accompagnes de leur type
et de leur numro de rfrence; les numros de rfrence doivent correspondre aux numros de
rfrence indiqus dans la matrice de cadre logique. La dure des activits doit tre indique en
nombre de semaines.
La priode au cours de laquelle les activits seront menes sera indique comme suit: mois de dbut
des activits-mois de fin.
Pour indiquer lendroit o les activits seront menes, veuillez utiliser le symbole:
O pour les activits planifies dans des tablissements partenaires sis dans lUE;
X pour les activits planifies dans des pays partenaires du programme Tempus.
Pour chaque prestation fournir ainsi que pour ses activits connexes, il conviendra dutiliser les
mmes numros de rfrence et de sous-rfrence que ceux utiliss dans la matrice de cadre logique
et dans la partie F (Plan de travail en lots). Le premier mois de lanne couverte par le projet sera
indiqu sous le chiffre 1 indpendamment du mois du calendrier (par exemple, mois 1 pour
octobre, et non pour janvier, si le projet dbute en octobre, mois 2 pour novembre et ainsi de suite).
La dure des projets communs et des mesures structurelles est limite 24 ou 36 mois.

Budget (tableaux 2 8)
Intgrer des lignes:
Certains champs sont protgs et ne peuvent pas tre modifis. L'intgration des nouvelles lignes est
cependant possible. Veuillez suivre les tapes suivantes:
1) cliquez sur n'importe quel champ dans le tableau
2) Excel menu 'intgrer'
3) Excel sous-menu: 'ligne'

32

Dans le tableau 2 (Rsum du financement du projet), les cots du projet (I) doivent concider avec
le financement du projet (II). Veuillez vous assurer que les informations prsentes ici sont conformes
celles de la section C.8 (Rsum de budget) du formulaire lectronique.
Veuillez ne pas complter le tableau 2. Les montants de chaque rubrique budgtaire seront
complts automatiquement au moyen des montants totaux des tableaux 3, 4, 5, 6 et 7,
auxquels les cots indirects seront ajouts automatiquement et partir desquels les totaux
seront calculs automatiquement. Si les plafonds tablis dans le guide du candidat relatif
au cinquime appel propositions ne sont pas respects, les montants seront affichs en
rouge. Veuillez rectifier les erreurs ventuelles avant de soumettre votre candidature.
I. Cots du projet: les montants prvisionnels pour chaque rubrique doivent correspondre aux
montants totaux des tableaux dtaillant la ventilation budgtaire (tableaux 3 7 expliqus cidessous). Les candidats noteront que le total des cots du projet est compos des cots
directs ou oprationnels (tableaux 3 7) et des cots indirects ou gnraux, un financement
forfaitaire pour les cots indirects de 7 % du total des cots directs ligibles.
II. Financement du projet: la subvention accorde au titre du programme Tempus, plus le
montant cofinancer depuis les ressources des partenaires.
Tempus cofinance 90 % des cots totaux ligibles du projet et octroie un financement
forfaitaire pour les cots indirects de 7 % du total des cots directs ligibles. Le
cofinancement provenant des ressources propres des partenaires doit correspondre au
moins 10 % des cots totaux ligibles, montant qui sera calcul automatiquement
dans le tableau Excel (feuille 2). Les candidats doivent toutefois prciser la partie du
budget propos qui fera lobjet dun financement.
Pour les tableaux 3 7: veuillez complter ces tableaux en attribuant des cots aux rubriques Frais de
personnel, Frais de voyage et frais de sjour pour le personnel et les tudiants, Frais
dquipement, Frais dimpression et de publication et Autres frais, lesquels doivent tre
conformes aux ressources indiques dans les mmes catgories dans la section F.3 du formulaire
lectronique. Les montants totaux indiqus dans chaque tableau sont automatiquement transfrs dans
le tableau 2 (Rsum des exigences de financement du projet), dans les lignes budgtaires
correspondantes.

33

Veuillez ne pas indiquer un mme montant pour plusieurs lots, la somme du budget total
ncessaire pour chaque lot devant correspondre aux montants totaux indiqus dans le tableau 2
(Rsum du financement du projet) et dans la section C.8 du formulaire lectronique
(Rsum de budget).
Les cots indirects (frais gnraux) ne sont comptabiliser quune seule fois, dans le lot
Gestion. Ils ne peuvent donc inclure aucun cot indiqu dans une autre rubrique
budgtaire.
Un financement forfaitaire hauteur de 7 % du montant des cots directs ligibles de
laction sera automatiquement allou au projet afin de couvrir les frais administratifs
gnraux rsultant du projet qui peuvent tre considrs comme imputables laction. Les
tablissements dont les cots indirects sont dj couverts par lUE sont pris de contacter
lEACEA et dindiquer 0 % pour leurs cots indirects.
Les cots indirects ne peuvent tre cofinancs. Certains exemples de cots indirects sont: les
frais dentretien de lquipement, les frais de communication (frais de poste, de tlcopie, de
tlphone, de publipostage, etc.), les fournitures de bureau et les photocopies.
Le tableau 8 prsente un rsum des montants cofinancer depuis les ressources propres des
partenaires et indique les sources du cofinancement. Une participation totale de 10 % sera calcule
automatiquement pour le cofinancement dans le tableau 2 (Rsum du financement du projet).
Ventilation budgtaire (tableaux 9 et 10)
Dans le tableau 9, veuillez fournir un aperu de la ventilation indicative des cots du projet selon les
diffrents lots.
Dans le tableau 10, veuillez fournir un aperu de la ventilation indicative des cots du projet selon les
diffrentes organisations partenaires.
Lutilisation de dcimales et de sparateurs de milliers est proscrire. Ainsi, le nombre mille est
crire sans interruption, comme suit: 1000, et PAS comme 1,000 ou 1.000 ou 1 000 ou
encore 1000,00.

3.3. Matrice de cadre logique


[ joindre en tant que document Word (doc, docx) ou PDF (pdf)]
Dans le but de planifier et de structurer les objectifs, prestations et activits du projet le plus
compltement possible, vous tes tenu de complter une matrice de cadre logique (dun maximum de
2 pages), qui reprsentera une synthse du projet. Cette matrice de cadre logique est un outil
prsentant un aperu du projet et pouvant aider aux phases de conception, de planification, dexcution
et de suivi dun projet. Veuillez utiliser le modle tlchargeable sur le site Tempus.

http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2011/call_eacea_25_2011_en.php
Les dtails prsents dans le tableau doivent complter les informations pralablement fournies dans la
description narrative du projet (partie E).
Outre laperu du projet, qui rsume les objectifs et les activits dans la premire colonne, vous tes
tenu de fournir dautres dtails, tels que des indicateurs davancement, des risques et des hypothses.

34

Objectif gnral
Indiquer lobjectif moyen ou long terme auquel le projet est suppos contribuer.
Exemple: Faire en sorte que luniversit cible du pays partenaire soit en mesure de dispenser
un enseignement rpondant aux besoins changeants de lenvironnement conomique.
Objectifs spcifiques du projet
Le ou les objectifs spcifiques sont les rsultats atteindre au terme du projet. Ces objectifs doivent
saligner sur le modle SMART: ils doivent tre spcifiques, mesurables, atteignables, ralistes et
dfinis dans le temps.
Exemple: Aligner les programmes de licence, les mthodes denseignement et les services de
bibliothque de la facult dconomie de luniversit xxx sur les critres de Bologne dici
dcembre xxx.
Prestations fournir (produits/rsultats)
Les prestations (produits/rsultats) fournir pendant la mise en uvre du projet doivent tre indiques
en termes concrets. Elles doivent tre relies logiquement lun des lots et doivent tre spcifiques et
ralistes par rapport la dure du projet, ainsi que mesurables si possible.
Les prestations fournir refltent le RSULTAT final et ne doivent pas tre confondues avec les
activits. Elles se concentrent sur ce que le consortium tente dobtenir au moyen de diffrentes
activits (qui ne doivent pas ncessairement tre indiques).
Exemples:
Une runion du consortium nest pas un objectif du projet en soi et ne doit pas tre indique
comme une prestation fournir, mais plutt comme une activit. La prestation rsultant de
cette activit pourrait tre un plan de travail consolid ou un plan de viabilit financire,
cest--dire les rsultats concrets de la runion du consortium, etc.
La mobilit destination du pays X nest pas une prestation fournir. Les prestations
fournir en rapport avec cet objectif pourraient tre un manuel de formation destin au
personnel du pays partenaire, une version restructure et actualise du programme de
master en X, le recyclage de 50 % du personnel, etc.
Une confrence de presse nest pas une prestation fournir. Une telle prestation pourrait
tre tout ce que le candidat vise obtenir au moyen de cette confrence de presse (hausse du
nombre de nouveaux tudiants, nouveaux accords de coopration, etc.), ce quil convient donc
de prciser en termes de groupes cibles.
Attribuez des numros de rfrence, pour chaque prestation fournir, en les reliant lun des lots.
Par exemple:

4. Gestion (lot)
4.1. quipement achet pour le centre informatique (prestation)
4.2. Rapport financier (prestation)
4.3. Plan consolid de mobilit (prestation)
5. Diffusion (lot)
5.1. Signature de nouveaux accords de coopration (prestation)
5.2. Accords pour de futurs stages (prestation)
5.3. Plan stratgique de mobilisation de fonds (prestation)
etc.

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Lots
numrez les lots du projet, en respectant la terminologie du formulaire lectronique (dveloppement,
plan pour la qualit, gestion, diffusion, exploitation des rsultats). Veuillez utiliser un systme de
numros de rfrence cohrent, appliquer toute la proposition (par exemple 1, 2, 3, 4 ou DEV1,
DEV2, MNG1, etc.).
Un lot est un groupe dactivits tendant vers lobjectif ou les objectifs spcifiques du projet.
Exemple pour le lot DVELOPPEMENT:
Cration dun nouveau cours de master en X dans les universits de X et de X pour
octobre 2012
Restructuration du systme ducatif XXX dici 2013 dans le domaine de XXX
Veuillez viter laccumulation de lots en numrant un nombre excessif (de groupes) dactivits. Par
exemple, des confrences ou runions du comit directeur ne doivent pas tre conues comme
des lots mais plutt comme des activits relevant du lot gnrique GESTION.
Moyens mobiliss (apports) :
Vous indiquerez ici uniquement un rsum des ressources ncessaires la ralisation de chaque lot.
Les moyens dtaills sont dj demands dans la section F du formulaire lectronique pour chaque lot,
et de faon encore plus dtaille, dans les tableaux Excel (feuilles 3 8), o ils doivent tre
accompagns des cots y affrents.
Veuillez utiliser un systme de numros de rfrence 1) clair afin de relier chaque moyen mis en
uvre aux lots et aux prestations fournir dans la 1re colonne de la matrice de cadre logique et 2)
cohrent avec les numros de rfrence indiqus dans le plan de travail (tableau Excel).
Exemple pour le lot DVELOPPEMENT:
Rvision et analyse du programme existent XXX et des amliorations dans ce
domaine.
Apports :
Personnel: xxx jours partenaire 1, xxx jours partenaire 2, xxx jours partenaire 3, xxx jours
experts externes (etc.)
Mobilit: xxx dplacements (moyenne xxx jours chacun) EU-EU; xxx dplacements
(moyenne xxx jours chacun) EU-PC; xxx dplacements (moyenne xxx jours chacun) PC-EU;
xxx dplacements (moyenne xxx jours chacun) PC-PC
quipement
Impression, publication
Indicateurs davancement et moyens de mesurer les indicateurs
Les indicateurs (2e colonne de la matrice de cadre logique) sont les panneaux indicateurs qui
permettront de mesurer les rsultats du projet tout au long de son cycle de vie. Ces indicateurs
prliminaires seront probablement revus ou complts par des indicateurs plus spcifiques lorsque le
projet sera en cours.
Les indicateurs doivent tre spcifiques en termes de quantit, de qualit, de temps et de groupe cible
et tre mesurables ( savoir: nombre de ..., mesure dans laquelle..., amlioration de ...).
Les indicateurs fournissent une base pour le suivi de lavancement du projet et doivent ds lors tre
considrs comme un mcanisme dvaluation continue du projet.
La 3e colonne de la matrice de cadre logique doit ensuite indiquer les faons de mesurer si les
indicateurs fixs ont t atteints (tout ce qui peut tre considr comme probant: rapports, enqutes,
documents officiels toutefois, ces lments doivent tre spcifiques lindicateur concern).

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Exemple 1 (indicateurs quantitatifs):


Indicateur: 200 tudiants inscrits dans le nouveau cours de master; ou hausse du nombre
dtudiants dici 2015
Comment mesurer lindicateur: registre des universits, chiffres officiels, etc.
Exemple 2 (indicateurs qualitatifs):
Indicateur: amlioration des services informatiques pour la fourniture du cours
dapprentissage en ligne
Comment mesurer lindicateur: enqute de satisfaction
Hypothses et risques
Veuillez mentionner dans cette section tous les facteurs (situations, vnements, conditions, dcisions)
ncessaires au succs des activits, rsultats ou objectifs du projet mais ntant pas directement sous le
contrle des partenaires. Ces facteurs sont envisager comme des situations ou vnements
susceptibles, selon vous, de se prsenter. Plus ces situations/vnements chappent au contrle des
partenaires, plus le risque reprsent pour le projet est grand si ces situations/vnements se
produisent.
Exemple: ... que le nouveau programme ne sera peut-tre pas accrdit par les autorits
nationales.
Pour les risques envisags qui sont internes au partenariat, tels que le manque de comptences dans
des langues de lUE du personnel universitaire du pays partenaire, un manque dintrt chez les
tudiants, un manque de temps chez le personnel universitaire enseignant, le partenariat doit prvoir et
indiquer, dans la candidature, des moyens et des activits pour compenser ces risques.

GLOSSAIRE
Veuillez trouver le lien vers le glossaire sur le site web Tempus:
http://eacea.ec.europa.eu/tempus/tools/glossary_en.php

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