INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO

JUNTA DIRECTIVA

REGLAMENTO
PARA LA ASIGNACION, USO Y CONTROL DE
TELEFONOS Y LINEAS CELULARES PROPIEDAD DEL
INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL
PACIFICO
Artculo 1- Definiciones Para efectos de este Reglamento se
entiende por:
Funcionario: servidor regular que presta sus servicios al INCOP, al
que se le ha asignado un telfono celular.
INCOP: Instituto Costarricense de Puertos del Pacfico.
Gerente: Gerente General del INCOP.
Servicio Celular propiedad del INCOP: Se compone del aparato
telefnico, as como sus accesorios y la lnea activa provista por el
proveedor de servicio, asignados al INCOP.
Tarifa Telefnica Bsica: Monto mnimo mensual que cobra el
Instituto Costarricense de Electricidad por el uso del telfono
celular, ms los cargos fijos mensuales.
Contrato: Para La asignacin de telfonos celulares ser necesario
llenar y firmar el formulario de traspaso de Mobiliario y Equipo
de oficina por el funcionario al que se le asign.
Artculo 2- Objetivo: El presente Reglamento tiene como objetivo
establecer las disposiciones de acatamiento obligatorio para la
asignacin, uso y control de telfonos celulares, propiedad del
Instituto Costarricense de Puertos del Pacfico, sujetos a los
principios de razonabilidad y sana administracin.

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Artculo 3- Funcionarios (as) a quienes se les podr asignar un

telfono celular: Los funcionarios que se detallan a continuacin
podrn si fuera del caso utilizar telfonos celulares propiedad del
INCOP:
1. Presidente Ejecutivo.
2. Gerente General.
3. Subgerente General.
4. Auditor General
5. Asesor Legal.
6. Secretario(a) de Fiscalizacin.
7. Director(a) Administrativo-Financiero.
8. Director(a) Operaciones Portuarias.
9. Director(a) de Planificacin Institucional.
10.
Jefe de la Unidad de Proveedura.
11.
Jefe de la Unidad de Contabilidad.
12.
Jefe de la Unidad de Presupuesto.
13.
Jefe de la Unidad de Tesorera.
14.
Jefe de la Unidad de Capital Humano.
15.
Jefe de la Unidad de Servicios Generales.
16.
Jefe de la Unidad de Tecnologas de la Informacin.
17.
Coordinador Junta Promotora de Turismo.
18.
OPIP.
19.
Inspector Tcnico de Obras Civiles.
20.
Choferes de Presidencia Ejecutiva y Gerencia General.
21.
Unidad de servicios Generales. (para asignar a los
choferes que estn en servicio).
El Gerente General autorizar excepcionalmente, el uso de telfonos
celulares a otros funcionarios del INCOP que, por la ndole de sus
funciones, requieran de este medio de comunicacin. (As
modificado por Acuerdo 3-Sesin No. 3722 del 28/07/2011,
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Oficio No. 100 de J.D. Publicado en la Gaceta No. 172 DEL

07/09/2011).
Artculo 4Coordinacin con el Proveedor de Servicios: la
Direccin Administrativa Financiera ser el encargado de realizar
los trmites de servicios nuevos, traslados, desconexiones
temporales o definitivas, programacin o reprogramacin de lneas o
celulares, cambios de nmero, u otros ante el proveedor de servicios
de la lnea telefnica celular, previa autorizacin del Gerente
General.
Queda terminantemente prohibido que el funcionario modifiqu la
configuracin del servicio en cuanto a nmero telefnico, servicios,
o de cualquiera otra forma que dificulte o impida mantener control
adecuado sobre su uso.
No obstante, la Direccin Administrativa Financiera deber llevar en
forma actualizada la lista de usuarios de telfonos celulares y las
respectivas lneas propiedad del Instituto Costarricense de Puertos
del Pacfico.
Artculo 5Supervisin del cumplimiento: La Direccin de
Gestin Administrativa-Financiera ser la unidad administrativa
dentro del Instituto Costarricense de Puertos del Pacfico encargada
de velar por el cumplimiento del presente Reglamento.
Artculo 6- Obligacin de entregar el telfono celular:
El
funcionario (a) que termine su relacin laboral con el INCOP, se
reubique en otra institucin o cese de su cargo que origin el uso del
telfono celular, ya sea de forma temporal o definitiva, deber
devolverlo junto con sus accesorios a la Oficina de Materiales en
perfecto estado de conservacin y utilidad, dos das hbiles, antes de
que ocurran las circunstancias sealadas anteriormente, por medio
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del formulario correspondiente. Para ello el rea de Administracin

del Capital Humano informar a la Direccin Administrativa
Financiera cada vez que un funcionario termin sus laborales en el
INCOP indicndole la fecha de la misma.
Cuando el Encargado de la oficina de materiales reciba el telfono y
sus accesorios deber reportarlo la Direccin Administrativa
Financiera.
En caso contrario, la Direccin Administrativa Financiera har, por
nica vez, la prevencin respectiva al poseedor del bien para que
proceda a su devolucin de forma inmediata.
De persistir la omisin en la entrega del telfono, la Direccin
Administrativa Financiera solicitar la suspensin inmediata del
servicio ante el Instituto Costarricense de Electricidad, presentar la
denuncia penal ante el Ministerio Pblico y remitir al Gerente
General el expediente correspondiente a fin de establecer la
responsabilidad civil del poseedor del telfono celular.
Artculo 7- Restricciones de asignacin: Ningn (a) funcionario
(a) podr tener asignada ms de una lnea telefnica, excepto el
Presidente Ejecutivo el Gerente General en razn de sus funciones.
Artculo 8Tarifa telefnica a reconocer por el Instituto
Costarricense de Puertos del Pacfico. Las tarifas para el pago de
estos servicios se regirn por las siguientes disposiciones:
a) Presidente Ejecutivo y Gerente General, tendrn acceso sin
lmite a llamadas nacionales e internacionales.
b) Subgerente General, Auditor General y Secretario Fiscalizador
tendrn acceso sin lmite slo a llamadas nacionales. As
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mismo tendrn acceso a llamadas internacionales cuando en

cumplimiento de sus funciones deban salir del pas.
c) Asesor Legal, la Direccin Portuaria, la Direccin de
Planificacin y la Direccin Administrativa Financiera tendrn
acceso slo a llamadas nacionales hasta por un monto de
C20.000,00.
d) El Jefe de la Unidad de Proveedura, el Jefe de la Unidad de
Contabilidad, el Jefe de la Unidad de Presupuesto, el Jefe de la
Unidad de Tesorera, el Jefe de la Unidad de Capital Humano,
el Jefe de la Unidad de Servicios Generales, el Jefe de la
Unidad de Tecnologas de la Informacin y el Coordinador de
la Junta Promotora de Turismo, tendrn acceso slo a llamadas
nacionales hasta un monto de C15.000,00.
e) Para los dems funcionarios, el INCOP asumir el pago hasta
un monto de C10.000,00 siempre y cuando sean para atender
asuntos estrictamente relacionados en funcin de su cargo.
En caso de que el consumo sea mayor a la tarifa vigente aprobada
deber ser cubierta por el funcionario mediante rebajo de la planilla
de su salario mensual. Para ello la Direccin Administrativa
Financiera se lo comunicar al funcionario y al Jefe de Capital
Humano para la deduccin correspondiente.
El funcionario que exceda el monto aprobado podr, mediante oficio
con el visto bueno de su superior inmediato, solicitar a la Direccin
Administrativa Financiera el desglose de las llamadas que se hayan
efectuado del telfono celular asignado, especialmente cuando los
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montos por cobro del servicio se consideren excesivos. No obstante,

cuando algn funcionario del inciso c) sobrepase el monto asignado,
y solicite a la Gerencia General el reconocimiento del excedente,
este podr autorizar el mismo siempre y cuando se compruebe por
medio del registro de llamadas que se debe a labores propias del
cargo. En el caso de los funcionarios del inciso d) y e), solicitarn la
autorizacin del reconocimiento del excedente al Director
respectivo, quedando bajo su responsabilidad la aprobacin, quien
de manera razonada compruebe contra el registro de llamadas que se
debe a labores propias del cargo.
Ningn telfono celular tendr acceso a la lnea 900, por lo que la
Direccin Administrativa Financiera, corroborar y har los trmites
correspondientes, a fin de suspender este servicio ante el Instituto
Costarricense de Electricidad, de los telfonos que existan
actualmente en la institucin o de futuros.
En lo relacionado con los incisos b), c), d) y e) de este Reglamento,
la Direccin Administrativa Financiera har los trmites
correspondientes a fin de suspender el servicio de llamadas
internacionales.
Los montos usados como tarifa de consumo sern incrementados al
inicio de cada ao en un porcentaje equivalente a la inflacin del ao
anterior. (As modificado por Acuerdo 3-Sesin No. 3722 del
28/07/2011, Oficio No. 100 de J.D. Publicado en la Gaceta No.
172 DEL 07/09/2011).
Artculo 9Retiro del uso del telfono celular. La asignacin del
telfono celular, no debe considerarse como atribucin o beneficio
personal, ni como parte del salario ni conferir estatus. Como se
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indicara anteriormente, es un instrumento de trabajo como cualquier

otro para facilitar el mejor desempeo de las labores de la persona a
quien le fue asignado, por lo que el Gerente General por medio del
Director de Gestin Administrativo-Financiero podr retirar su uso
unilateralmente en cualquier momento, y dejar sin efecto el contrato
-entre otras- por las siguientes causas:
a) Desaparicin de la necesidad institucional, o de las
circunstancias que motivaron la asignacin del servicio.
b) Incumplimiento de este Reglamento o al contrato por parte del
funcionario (a) responsable.
c) Cambio de cargo del funcionario responsable.
d) Despido del funcionario (a).
e) Limitaciones presupuestarias.
f) Cualquier otro motivo o causa a criterio exclusivo del Gerente
General, sin que deba mediar justificacin de ninguna
naturaleza.
Artculo 10Uso del telfono celular en vacaciones o
incapacidad: Queda prohibido el uso del telfono propiedad del
Instituto Costarricense de Puertos del Pacfico, cuando el
funcionario disfrutare por ms de cinco das hbiles de licencias,
permisos o vacaciones o se encontrare incapacitado. Para este efecto
se pondr el aparato y accesorios bajo custodia de la Direccin
Administrativa Financiera. Salvo que la Gerencia General o el
superior inmediato lo consideren conveniente para garantizar la
comunicacin y normal funcionamiento de la institucin.
Artculo 11- Responsabilidades y prohibiciones: Los
funcionarios a los que, de conformidad con el artculo anterior, les
haya sido entregado un telfono celular para su uso, tendrn

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responsabilidad exclusiva sobre la custodia, conservacin y uso del

bien asignado, as como de sus respectivos accesorios.
El telfono celular es de uso exclusivo del funcionario (a) a quien se
le asign, para atender y realizar llamadas relativas al cumplimiento
de las funciones propias de su cargo. En consecuencia, queda
terminantemente prohibida la cesin o prstamo de los telfonos
celulares, de una persona a otra.
En caso de extravo o robo del telfono celular el funcionario
responsable deber presentar la respectiva denuncia ante el
Organismo de Investigacin Judicial (OIJ) y solicitar de inmediato
la suspensin del servicio al Instituto Costarricense de Electricidad
(ICE), e informar por escrito a ms tardar el da siguiente hbil
posterior a los hechos a la Direccin Administrativa Financiera.
Cuando se compruebe que el deterioro o dao, robo o extravo del
telfono celular se produjo por falta de cuidado o uso anormal de los
mismos, el funcionario deber cubrir el costo de la reparacin o
cambio del aparato.
Artculo 12Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones
contenidas en este Reglamento har acreedor (a) al (a la) servidor (a)
responsable, de las medidas disciplinarias civiles y penales, as
como cualquier otra que se encuentre en el Reglamento Autnomo
de Servicios del INCOP, La Ley de Control Interno, La Ley Contra
la Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito y su Reglamento y
cualquier otra normativa que le sea aplicable.
Artculo 13.Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su
publicacin en el Diario Oficial La Gaceta y deber hacerse de
conocimiento de los funcionarios de la institucin.

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Transitorio I. El Director de Gestin Administrativo-Financiero,

deber velar porque se cumpla con lo dispuesto en los artculos 8
inciso c), 9 y 10 en un perodo no mayor a los diez das hbiles.
Transitorio II.- En un plazo de treinta das hbiles, la Direccin
Administrativa Financiera se encargar de establecer los
procedimientos para la contratacin, uso y control del servicio
celular, as como establecer los procedimientos de verificacin y
pago cuando el telfono y lnea celular sean propiedad del
funcionario.
Publquese en el Diario Oficial La Gaceta.
* * *

APROBADO MEDIANTE ACUERDO 3-SESION No. 3605

CELEBRADA EL 8-12-2009. OFICIO No. 009-2010 J.D.
PUBLICADO EN LA GACETA No. 13 DEL 20 DE ENERO DE
2010.

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