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Planteamiento General
Los Archivos Municipales son parte esencial
de la vida histrica de la nacin, adems cumplen
diversas funciones entre ellas, el servicio y
atencin al pblico; al cual, se le debe dar acceso
a toda documentacin de su inters; es por ello,
que se prev la definicin de un plan director que
logre satisfacer de manera exacta, oportuna y
segura la informacin requerida por los mismos.
El plan director, es una experiencia tomada de
la Universidad de Zaragoza Espaa; quienes a
travs de su departamento de documentacin e
informacin, se han preocupado por apoyar de
manera concreta, la organizacin y conservacin
de los archivos municipales.
El modelo para el Plan Director, se concibe
desde un enfoque de programacin tcnica sobre
las actividades a realizar para la organizacin de un
archivo municipal, es un instrumento gua, que se
estructura en cinco partes fundamentadas en:
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Objetivos Generales
Definir acciones que permiten la organizacin de los fondos documentales generados
por los Archivos Municipales.
Proponer un modelo para la organizacin
de un archivo municipal.
Objetivos Especficos
Conservacin:
Adecuar la estructura fsica; asignada
para el resguardo de la documentacin segn
normas de conservacin, como estrategia para el
resguardo de la documentacin.
Adquirir equipos de almacenamiento
que garanticen el fcil acceso y la adecuada
conservacin de los documentos.
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Cuadro 1
Etapas del Plan Director para los Archivos Municipales
En Materia de Conservacin
1. Planificacin
2. Ejecucin y Seguimiento
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3. Evaluacin
1. Informe final detallado de control
de calidad de las
actividades desarrolladas, o
presentacin y exposicin del mismo
a las autoridades
respectivas.
Cuadro 2
Etapas del Plan Director para los Archivos Municipales
En Materia de Organizacin Documental
1. Planificacin
2. Ejecucin y Seguimiento
1. Informe de evaluacin
sobre la situacin actual
de la Alcalda Municipal,
para determinar el volumen
documental, los fondos,
la de organizacin de los
mismos, y determinar
los recursos humanos
necesarios.
3. Informes de evaluacin de
los documentos existentes
en el archivo, para proceder
a su almacenamiento y
resguardo.
3. Evaluacin
1. Informe final detallado sobre el
control de calidad
de las actividades
desarrolladas,
o presentacin
y exposicin
del mismo a las
autoridades respectivas.
4. Seleccin de la documentacin, en
funcin a los resultados de la fase de
identificacin y valoracin, documentos
transitorio-documento permanente o
histrico.
5. Realizacin de un cronograma de
tiempo de conservacin y transferencias de los documentos, de los
archivos de gestin al archivo central.
6. Redaccin del manual interno de
normas tcnicas, para la organizacin
y tratamiento documental.
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Cuadro 3
Etapas del Plan Director para los Archivos Municipales
En Materia de Acceso y Difusin
1. Planificacin
1. Informe sobre las caractersticas de una aplicacin
informtica, para la gestin
del archivo adaptada a las
necesidades de los usuarios
del Archivo Municipal.
2. Informe sobre la aplicacin
informtica ms adecuada, para la construccin
de instrumentos descript i vo s , qu e f ac i l i t e n e l
acceso electrnico de manera sencilla y rpida al
usuario.
2. Ejecucin y Seguimiento
1. Diseo, programacin, instalacin
y evaluacin de una aplicacin
informtica para la gestin integral
del archivo.
2. Edicin electrnica de instrumentos
descriptivos:
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3. Evaluacin
1. Informe final detallado de control
de calidad de
las actividades
desarrolladas, o
presentacin y
exposicin del mismo
a las autoridades respectivas.
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Sin lugar a dudas, todo proceso de organizacin documental amerita realizarse en fun-
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