DESCRIPCIN DE PUESTO

1.

IDENTIFICACIN Y ASIGNACIN:

Ttulo del puesto:

Encargado de Bodega
Asignado al
rea

2.

Localizacin:
Oficina central

Oficina regional

Subsede

Financiera-Administrativa

UBICACIN ESTRUCTURAL:
Coordinador
Coordinador
Administrativo
y
Administrativo
y
Financiero
Financiero

Encargado
deEncargado
Bodega
de Bodega

3.

SUPERVISA DIRECTAMENTE A:
A ninguno

4.

NATURALEZA DEL PUESTO:

Trabajo profesional que consiste en asistir a la Coordinacin Administrativa Regional en atender los
requerimientos de los diferentes programas, proyectos y departamentos de la Organizacin, en cuanto al
suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros de la bodega, recibindolos, clasificndolos,
codificndolos, despachndolos e inventarindolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades. Es
responsable de la aplicacin de principios administrativos que soporten la implementacin, ejecucin y correcta
utilizacin de los recursos a su cargo. Su trabajo es revisado en forma directa por la coordinacin administrativa
en el rea de accin, en reuniones evaluativas peridicas y/o mediante el correcto desenvolvimiento de los
procesos propios de la posicin.

5.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES BSICAS:

Funcin nmero:

No.
1

Administrar la bodega de suministros de materiales y de oficina, con el propsito de

asegurar el buen resguardo y control de movimiento de los suministros de la
Organizacin en asistencia directa a las requisiciones de los diversos Programas y
Proyectos.
Per*
Actividad
D
Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, y otros suministros que ingresan a la bodega.

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Funcin nmero:

No.
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10

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12

Administrar la bodega de suministros de materiales y de oficina, con el propsito de

asegurar el buen resguardo y control de movimiento de los suministros de la
Organizacin en asistencia directa a las requisiciones de los diversos Programas y
Proyectos.
Per*
Actividad
D
Verifica que las caractersticas de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al
almacn se correspondan con la requisicin realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al
proveedor.
D
Codifica la mercanca que ingresa al almacn y la registra en el kardex computarizado de acuerdo
con el Programa o Proyecto que indica la correspondiente solicitud de compra.
D
Clasifica y organiza el material en el almacn a fin de garantizar su rpida localizacin.
D
Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos, verificando que
estn apropiadamente autorizadas.
D
Elabora guas de despacho y rdenes de entrega y despacha la mercanca solicitada al almacn.
D
Lleva el control de las salidas de mercanca en el almacn registrndolo en el kardex computarizado
de acuerdo con el Programa o Proyecto que indica las requisiciones internas de materiales.
M Coordina y levanta los inventarios fsicos mensuales y anuales de las bodegas de suministros y
A
compara contra kardex para obtener diferencias, las cuales debe investigar y trasladar a Jefatura
Superior para autorizaciones. Informa de existencias a programas.
M Elabora saldos de los suministros que quedan en existencia e informa a su superior inmediato en los
reportes diseados para el efecto.
C
Guarda y custodia los bienes, materiales y suministros existentes en la bodega. Cuida de la
limpieza y orden de las instalaciones, se mantiene vigilante de la seguridad de los accesos a la
misma y vela porque las medidas de seguridad funciones apropiadamente (Llaves, candados,
extinguidotes y otros)
C
Coordina con Asistente Administrativo y con Pilotos el transporte a fin de conseguir la asignacin de
vehculos para el traslado de los suministros hasta su destino final.
D
Mantiene archivo actualizado de todos las formas que generan movimiento en la bodega (Notas de
Ingreso, Guas de Transporte, Inventarios anuales y peridicos, Ajustes debidamente autorizados, y
de otras formas que soportan los anteriores como: Solicitudes de compra, Ordenes de Compra y
envos de proveedores) y mantenerla a disposicin del personal autorizado.

Funcin nmero:
No.
1
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7

Apoya a que las funciones administrativas se coordinen correctamente y que

respondan a las polticas, normas y procedimientos administrativos establecidos.
Per*
Actividad
C
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
Organizacin.
E Participa activamente en los programas de capacitacin relacionado con tcnicas de administracin
de bodegas para las distintas Subsedes que lo requieran en coordinacin con la Coordinacin
Administrativa
A Asistir a los programas de capacitacin que se acuerden para el personal y que tenga relacin con
su responsabilidad, segn indicacin de la Jefatura Superior.
E Sustituir temporalmente a otros empleados de igual nivel jerrquico que ocupen puestos dentro del
nivel jerrquico asignado, en casos de licencias, vacaciones, enfermedades, permisos y otras
circunstancias similares, principalmente al rea de Mensajera.
SE Participar en el proceso de evaluacin de desempeo del personal de la Organizacin siguiendo los
lineamientos establecidos por Jefatura Inmediata Superior
M Reportar ficha de control de horas trabajadas a Jefatura Inmediata Superior.
C Realizar otras tareas afines que se requiera a solicitud de Jefatura Inmediata Superior.

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Funcin nmero:
No.
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4

Asegura el manejo y registro adecuado de los activos y materiales en tarjetas de

responsabilidad del personal.
Per*
Actividad
C
Lleva el registro de los activos asignados al personal
E Actualiza las tarjetas de responsabilidad del personal de los proyectos
A Informa a jefatura superior sobre el estado de los activos de la institucin
E Realiza inventarios fsicos de los bienes de la institucin

* Periodicidad de las actividades: diarias (D), semanales (Sa), quincenales (Q), mensuales (M),
trimestrales (T), semestrales (Se), anuales (A), eventuales (E), cclicas (C):

6.

DOCUMENTOS

Documento que Recibe:

Programaciones de Trabajo
Notas de Envo

Requisiciones
Internas
repuestos, papelera y tiles

De:

Uso:

Tcnicos
de
los
Distintos
Programas y Proyectos
Asistente
de
Compras
y
Contrataciones por suministros
recibidos directamente en Oficinas
Centrales.
Proveedores
de Asistente Administrativo, Gerencias,
Subgerencias y Coordinaciones

Verificacin de autorizaciones de
salida de suministros
Verificacin del producto y emisin
de la Nota de Ingreso a Bodega

Para despacho
Kardex.

descargo

de

Documento que Procesa:

Para:

Notas de Ingreso a Bodega

Soporte del proceso de compras, alimentacin de

kardex de suministros y control de movimientos de
bodega
Alimentacin de kardex de suministros y control de
movimientos de bodega
Para reportar las existencias de las bodegas de
suministros
Para documentar el proceso de inventario fsico,
deteccin de diferencias y aplicacin de ajustes
Para controlar ubicacin y responsabilidad de los
activos fijos
Traslado a Jefatura Superior y Gerencia de RRHH

Guas de Transporte
Reportes de inventario en bodega
Reportes de levantamiento de inventarios fsicos
Tarjetas de responsabilidad de activos fijos
Reporte de Horas Trabajadas

7.
1
2
3

AUTORIDAD:
Para ejercer funciones de control y revisin sobre los diferentes procesos de gestin de procesos de
control interno en el rea asignada.
Para proponer en sesiones de trabajo y exponer criterios que modifiquen las acciones o estrategias que
logren la efectividad de los planes de trabajo.
Para ejecutar las instrucciones de la Asistencia Administrativa relacionadas con la efectividad de la
administracin de la bodega.

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8.

RESPONSABILIDAD:

Acatar las instrucciones, disposiciones, polticas y lineamentos establecidos por la administracin de Save
the Children en funcin del correcto desarrollo del trabajo asignado.
2 Hacer eficientes y efectivos los procesos administrativos y de control interno del rea a cargo, a manera de
potencializar la actuacin de Save the Children manteniendo su imagen Organizacional.
3 De administrar adecuadamente la bodega suministros garantizando limpieza, custodia y total control sobre
los movimientos de ingreso, despacho y existencias.
4 De llevar actualizados los registros auxiliares de suministros (kardex) con el propsito de establecer las
existencias de producto y poder determinar los niveles mnimos de inventario.
5 Proveer a Jefatura superior del apoyo y respaldo en las acciones administrativas asignadas al rea.
6 Ante la Asistencia Administrativa por la eficiente labor de las funciones del puesto y para el logro efectivo de
los objetivos y metas de trabajo.
7 Del uso correcto de los instrumentos y materiales de trabajo para el desarrollo de sus responsabilidades.
8 De participar en los programas de evaluacin o adiestramiento establecidos por Save the Children.
9 De participar en la Evaluacin del Desempeo anual.
10 De Mantener un correcto trato y cordura de comportamiento hacia el personal, representantes nacionales e
internacionales y consultores que transporta, proveedores, jefaturas y compaeros de trabajo en general.

9.

PERFIL REQUERIDO:

9.1

Caractersticas Personales:

Edad:
Sexo:
Estado civil:
Otras:

9.2

Mnima:
21
Mxima:
Indistinto:
Masculino:
X
Femenino:
Indistinto:
X
Casado:
Soltero:
Con muy buena presentacin, impecable, de buen aspecto y consistencia fsica
Con personalidad que garantice imagen y presencia principalmente en procesos de logstica de
bodegas.

Conocimientos Especficos (Especialidad acadmica o prctica):

Bachiller y/o Perito Contador,

Escolaridad mnima:
Escolaridad ideal:
Estudios universitarios.
Herramientas informticas: Manejo de ambiente Windows, dominio en el uso de paquetes de Office, base de
datos, navegacin en Internet y manejo de correo electrnico.
Otro idioma (%):
Ingls bsico
Otros:
Tcnicas de almacenamiento de productos

9.3

Experiencia Laboral Necesaria para el Buen Desempeo del Puesto:

reas, Funciones o Puestos:
Trabajo donde se halla requerido habilidad para llevar control de salidas y entradas.

Aos
Mnimo:
2

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9.4

Habilidades Personales:

Conocimientos, Habilidades y Destrezas:

Conocimiento sobre aplicacin de estrategias administrativas en funcin de la eficiencia
organizacional.
Habilidad para organizar, dirigir, coordinar y controlar actividades relacionadas con la responsabilidad
de la posicin.
Amplio conocimiento sobre uso apropiado de equipo de oficina y computacin actualizada (Windows,
Office, Base de datos, navegacin en Internet, Administracin de Correo Electrnico).
Habilidad para expresarse verbalmente y por escrito, en forma clara y concisa.
Para la comunicacin escrita y verbal para el contacto con proveedores.
Habilidad para participar, analizar y plantear estrategias y acciones concretas.
Habilidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo.
Caractersticas de la Personalidad:
Proactivo
Liderazgo
Entusiasta
Audaz

X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X

RELACIONES:
Relaciones Internas:
Con quin?

Gerente de operaciones
Coordinadores y dems personal tcnico
Coordinador Administrativo / Asistente Administrativo
Supervisor financiero
Secretaria recepcionista
Pilotos

10.2

X
X
X
X

Caractersticas de la Personalidad:
Honesto
Objetivo
Actitud Positiva
Tenaz, audaz y suspicaz para el desempeo de sus funciones.
Hbil en la aplicacin de la razn, anlisis y la lgica.
Con definicin apropiada de valores sociales, polticos y econmicos.
Ordenado, responsable, puntual.
Con desarrollo de caractersticas de profesional con xito en el desempeo de sus funciones. Con
aptitudes y conocimientos estratgicos y aptitudes directivas: Creativo, lder y con calidad profesional.
Con capacidad para la delegacin, orientacin, formacin de equipos, resolucin de problemas y
manejo al cambio.

10.
10.1

Para qu?
Seguimiento a acciones en apoyo a Jefatura Superior
Por atencin a los despachos de acuerdo con la
programacin realizada.
Recibir instrucciones, consultas y reporte de
resultados, abastecimiento de papelera y tiles.
Coordinacin de inventarios fsicos y reportes de
existencias.
Recepcin de bienes y suministros y emisin de notas
de ingreso para documentar el proceso de compra.
Coordinacin para entrega de suministros hacia su
destino final.

Relaciones Externas:
Con quin?

Proveedores

Para qu?
Recepcin de envos, conteo de suministros y
materiales y emisin de notas de ingreso a bodega.

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11.

CONDICIONES LABORALES:

Salario Inicial
Horario
Tipo de contratacin

12.

Q
De 8:00 a 17:00 horas
Contrato temporal

Indefinido

Plaza nueva

Sustitucin

AUTORIZACIONES Y FECHA:

Jorge Giovani Gmez Palacios

Coordinador Administrativo y Financiero

Carmen de Briz
Gerencia de Recursos Humanos

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