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LECCIN 1
Introduccin a Project
Una vez completada esta leccin, podr:
Iniciar Microsoft Project
Utilizar las vistas para trabajar de diferentes formas con los detalles del
plan de proyecto
Utilizar los informes para imprimir los detalles del plan de proyecto
Crear un plan de proyecto e introducir una fecha de inicio de proyecto
Microsoft Project es un programa que consta de una amplia variedad de
productos, y puede facilitar:
La realizacin del seguimiento de la informacin que conlleva
los requerimientos del trabajo, la duracin y los recursos del
proyecto
La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato
estndar y con un diseo apropiado
El proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada
y consistente
El intercambiar informacin de proyecto con otras aplicaciones
del sistema de Microsoft Office
El comunicar la informacin a los recursos y otros
participantes, dado que el administrador de proyectos posee el
control del proyecto
La gestin de los proyectos utilizando un programa con una
apariencia y comportamiento similar a otras aplicaciones de
productividad de Escritorio
1.2
Inicio de Project
Project Standard es un miembro de la familia del Sistema de Microsoft Office,
de modo que la apariencia de Project es similar a la de Word, Excel y Access.
La organizacin de la Barra de Herramientas y la barra de Mens es muy
similar a la de otras aplicaciones de Office, aunque no su contenido.
En este ejercicio, iniciar Project Standard y se crear un archivo basado en una
plantilla adems de conocer las principales reas de la interfaz de Project.
1. Se dar click en el Botn Inicio
2. Se dar click en Todos los Programas
3. Del Men Microsoft Office, se dar click en Microsoft Project 2003
Leccin 1
Introduccin a Project
1.3
1.4
Leccin 1
Introduccin a Project
1.5
1.6
Leccin 1
Introduccin a Project
1.7
1.8
Leccin 1
Introduccin a Project
1.9
1.10
Leccin 1
Introduccin a Project
1.11
1.12
Leccin 1
Introduccin a Project
1.13
1.14
3.
4.
5.
6.
Leccin 1
Introduccin a Project
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. Esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico
______________________
1.15
2.1
LECCIN 2
Adems de escribir la
informacin de tarea
directamente en Project,
puede desarrollar listas de
tareas en otras aplicaciones
y despus importarlas en
Project.
Las tareas son los bloques ms bsicos en la creacin de cualquier proyecto (las
tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto).
Las tareas describen el trabajo del proyecto en trminos de secuencia, duracin y
requerimiento de recursos. Se trabajar con dos tipos de tareas:
Tareas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras subtareas.
Hitos: Indican un evento importante en el transcurso de un proyecto.
En este ejercicio, se introducirn las primeras tareas requeridas en el proyecto.
1. Se dar click en Crear una lista de las tareas del proyecto en la gua de
proyecto, en la seccin de Tareas.
2.2
Si escribe esta
abreviatura
Lo que significa
min
minuto
Leccin 2
2.3
hr
hora
da
da
sem
semana
Ms
ms
mes
Introduccin de un Hito
Adems del seguimiento de tareas a completar, puede que desee realizar un
seguimiento de un evento importante del proyecto como conocer la fecha de fin
de cada fase.
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto o
acompaan al mismo. El hito en s, no supone la realizacin de un trabajo y se
representan como tareas con duracin cero.
En este ejercicio, se crear un hito.
1. Se seleccionar la primera tarea
2. Del men Insertar se elegir la opcin Nueva Tarea
2.4
Leccin 2
2.5
2.6
Leccin 2
Vincular Tareas
Las tareas de proyecto debern ser llevadas a cabo en un determinado orden.
Por ejemplo, antes de que se produzca la gua de navegacin de un sitio, se
debi haber planeado el propsito del mismo. Estas dos tareas, poseen una
relacin fin a comienzo (tambin denominada dependencia o vnculo) con dos
aspectos.
La segunda tarea debe producirse despus de la primera, es decir, en
secuencia
La segunda tarea slo se producir si la primera es completada,
indicando una dependencia.
La primer tarea adquiere el nombre de predecesora y la segunda se
denominar sucesora, pues sucede a la tarea predecesora.
Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o ms tareas sucesoras, de
igual forma, cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms tareas
predecesoras. Esto hace que las tareas slo puedan tener uno de los cuatro tipos
de relacin de tarea:
Relacin de Tarea
Significado
La fecha de
comienzo de la tarea
predecesora
determina la fecha de
comienzo de la tarea
sucesora
La fecha de fin de la
tarea predecesora
determina la fecha de
fin de la tarea
sucesora
Diagrama de Gantt
2.7
2.8
Leccin 2
2.9
2.10
Documentar Tareas
Puede registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota. Si dispone
de descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve
para la tarea, puede aadir estos detalles en una nota de tarea. De este modo, la
informacin reside en el archivo de Project y podr ser visualizada o impresa
fcilmente.
Existen 3 tipos de notas:
Notas de tarea: Introducidas y revisadas en la ficha Notas de la
Informacin de Tarea.
Notas de recurso: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la
Informacin de Recurso.
SUGERENCIA
Para abrir el cuadro de
dilogo Informacin de la
tarea, elija Informacin de la
tarea en el men Proyecto.
Leccin 2
La Duracin de un Proyecto
Aunque no se ha introducido directamente la duracin total del proyecto o la
fecha de finalizacin, Project ha calculado este valor basndose en la duracin
individual de las tareas y en las relaciones de tarea.
Para conocer la fecha de fin programada para el proyecto, es a travs del cuadro
de dilogo Informacin del Proyecto.
SUGERENCIA
Tambin puede hacer click
en los botones Acercar y
Alejar para cambiar la escala
temporal de la vista
Diagrama de Gantt.
2.11
2.12
3.
4.
5.
6.
Leccin 2
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. Las _________________ son un conjunto de tareas similares. Tienen
un comportamiento diferente.
2.13
3.1
LECCIN 3
Los Recursos
Una vez completada esta leccin, podr:
Configurar la informacin bsica de los recursos para personas,
equipamiento y materiales
Configurar la informacin de costo para los recursos
Cambiar la disponibilidad de un recurso para el trabajo
Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar
las tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los
recursos:
Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye
sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer.
Costos: Hacen referencia al importe que ser necesario para pagar a esos
recursos.
Recurso de Trabajo
Ejemplo
Lder de proyecto
Ilustradores
Equipamiento
Computadoras e impresoras
3.2
Leccin 3
Los Recursos
SUGERENCIA
Tambin puede hacer doble
clickk en una celda vaca en
la columna Nombre de
recurso para crear uno
nuevo utilizando el cuadro
Informacin del Recurso
3.3
3.4
Leccin 3
Los Recursos
3.5
3.6
Leccin 3
Los Recursos
3.7
3.8
Leccin 3
Los Recursos
3.9
3.10
Leccin 3
Los Recursos
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. Las dos diferencias bsicas entre los recursos humanos y los de
equipamiento en cuanto a su configuracin en Project son:
______________ y _____________
3.11
4.1
LECCIN 4
Asignando Tareas
Una vez completada esta leccin, podr:
Asignar recursos a las tareas
Controlar la forma en que Project programa las asignaciones adicionales
Asignar recursos materiales a las tareas
Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la
realizacin del trabajo. Desde la perspectiva de las tareas es lo que se denomina
proceso de asignacin de un recurso a una tarea; desde la perspectiva de los
recursos, se podra denominar como una asignacin de recurso. Tarea ms
recurso, igual a asignacin.
En Project no es necesario asignar recursos a tareas, aunque existen varias
razones por las que debera hacerlo. Si asigna los recursos a las tareas, podr
encontrar respuestas a preguntas como:
Qu personas se encargan de trabajar en las tareas y cundo?
Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que
requiere el proyecto?
Espera que un recurso trabaje en una tarea cuando ste no se
encuentra disponible?
Ha asignado un recurso a tantas tareas que ha sobrepasado la
capacidad de trabajo del recurso?
4.2
Leccin 2
Asignando Tareas
4.3
4.4
La programacin
condicionada por el esfuerzo
est activa para todas las
tareas creadas en Project.
Para cambiar el ajuste, elija
Opciones en el men
Herramientas y seleccione
la ficha Programacin y
seleccione o anule la
seleccin de casilla Las
tareas nuevas estn
condicionadas por el
esfuerzo.
Leccin 2
Asignando Tareas
4.5
4.6
Leccin 2
Asignando Tareas
4.7
4.8
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. Asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin de un
trabajo.
2. El trabajo de una tarea permanece constante independientemente del
nmero de recursos
3. Clculo de las horas de trabajo dedicadas a una tarea con una duracin
especfica.
4. El cuadro de dilogo Asignacin de recursos le permite relacionar recursos
y _____________
5.
5.1
LECCIN 5
Formato e Impresin
de un Plan
Una vez completada esta leccin, podr:
Personalizar la vista del Diagrama de Gantt y representar objetos en la
parte grfica
Cambiar el formato de un plan y editar e imprimir informes
Un plan de Project es una base de datos de informacin. Generalmente no se
visualiza toda la informacin almacenada de manera simultnea, sino que se
enfocar la atencin en los aspectos del proyecto que le interesen al momento.
Las vistas y los informes son las formas ms comunes de visualizar o imprimir
los datos de un plan de proyecto. En los dos casos, puede modificar el formato
de los datos para cubrir sus requerimientos.
La principal forma en la que Project representa las tareas de forma grfica, es por
medio de las barras grficas del panel derecho de la pantalla. stas se denominan
barras de Gantt. En esta parte aparecern las tareas, tareas de resumen y los
hitos, cada uno dispondr de un formato especfico.
5. 2
1.
2.
Leccin 5
12.
13.
14.
15.
5.3
5. 4
Si la barra de herramientas
Dibujo no dispone del tipo de
elemento que desea aadir,
puede incluir imgenes de
mapa de bits o documentos,
utilizando el comando Objeto
del men Insertar.
Project incluye una barra de herramientas Dibujo, con la que puede trazar
objetos en el rea grfica de un Diagrama de Gantt, si desea destacar un evento
o elemento, puede dibujar objetos como cuadros de texto, flechas, etc. De igual
forma puede unir un objeto trazado de una barra de Gantt a una fecha
especfica en la escala temporal. Usted puede:
Unir objetos a una barra de Gantt cuando el objeto corresponde a
la tarea que la barra representa. El objeto se mover con la barra
en caso de que la tarea fuese reprogramada.
Unir objetos a una fecha cuando la informacin a la que hace
referencia, se encuentra asociada a la fecha. El objeto permanecer
en la misma posicin en la escala temporal, sin importar la parte
de la escala en la que est siendo visualizada.
En el siguiente ejercicio, se aadir un elemento grfico.
1. Del men secundario de la opcin Barras de Herramientas en el
men Ver, se elegir la opcin Dibujo
2. Se dar click en el cuadro de texto
3. Se trazar un recuadro en el rea grfica
Leccin 5
5.5
5. 6
Leccin 5
Impresin de Informes
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos
de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar sobre la
pantalla o imprimir, los informes estn diseados slo para la impresin o
5.7
5. 8
Leccin 5
5.9
5. 10
Leccin 5
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. Representa grficamente las tareas de la tabla en trminos de fechas
de inicio y final, en una escala temporal.
2. Al igual que con las opciones de formato en Project, los cambios de
formato en cualquier vista o informe, afectarn _______________
3. Para cambiar el formato de todas las tareas de un proyecto, de manera
automtica, se deber utilizar la herramienta de __________
4. Existen _________ categoras de informes
5. Los encabezados de los informes pueden contener elementos como la
fecha de actualizacin y tambin _______________
5.11
6.1
LECCIN 6
El Seguimiento de un
Proyecto
Una vez completada esta leccin, podr:
Almacenar los valores reales de la programacin como una lnea de base
Registrar el progreso de las tareas de una fecha
Registrar el porcentaje completado de una tarea
Introducir los valores para el comienzo, fin y duracin de las tareas
Hasta ahora, nos hemos enfocado en la planificacin del proyecto, pero una vez
comenzado el trabajo, se dar paso a la gestin del proyecto: el seguimiento del
progreso.
El seguimiento consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto como el
trabajo realizado por los recursos, su fecha de realizacin y su costo. Estos
detalles se denominan valores reales.
El seguimiento de los valores reales es esencial en la gestin de proyectos y
compararlo con la planeacin. El administrador debe conocer el desarrollo del
trabajo del equipo involucrado en el proyecto y aplicar acciones correctivas
cuando sea necesario. Esto permitir tener respuestas a los siguientes
cuestionamientos:
Las tareas inician y finalizan de acuerdo a lo planeado?, cul sera
la repercusin si algo cambiara?
Los recursos estn empleando ms o menos tiempo del que
planific para completar las tareas?
Se estn superando los costos de tarea previstos?
Project soporta varias formas de realizar el seguimiento de progreso de un
proyecto, dependiendo del nivel de detalle o el control necesario. El seguimiento
detallado del progreso requiere de una mayor inversin de tiempo por parte de
los miembros del equipo y del lider de proyecto. Los diferentes niveles de
seguimiento incluyen:
La actualizacin del trabajo del proyecto segn lo previsto. Cuando
todo el proyecto sucede exactamente como se planific
La actualizacin del porcentaje completado de cada tarea en valores
precisos o en incrementos
La actualizacin de las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo
real y la duracin real y restante de cada tarea o la asignacin.
La actualizacin del trabajo por periodo de tiempo. ste es el nivel
de seguimiento ms detallado. Aqu actualiza los valores de trabajo
real por da, semana u otro intervalo de tiempo.
6. 2
Campos de Tarea
Campos de Recurso
Campos de Asignacin
Comienzo
Campos de trabajo y
trabajo por fase
temporal
Comienzo
Fin
Campos de costo y
costo por fase
temporal
Fin
Duracin
Campos de trabajo y
trabajo por fase
temporal
Campos de trabajo y
trabajo por fase
temporal
Campos de costo y
costo por fase
temporal
Campos de costo y
costo por fase
temporal
Leccin 6
El Seguimiento de un Proyecto
3.
4.
5.
6.
6.3
6. 4
Seguimiento de un Proyecto
El seguimiento ms sencillo se da al actualizar el trabajo completado y
confirmar que se ha procedido segn lo previsto. Esto se lleva a cabo desde el
cuadro de dilogo Actualizar Proyecto. Posteriormente, puede verificar que el
seguimiento se ha actualizado, desde diferentes vistas. En la vista Diagrama de
Gantt, las barras de progreso mostrarn el avance de las tareas, y tambin
aparecer una marca de comprobacin en la columna Indicadores de las tareas
completadas. Mientras que las barras de progreso cubrirn la longitud total de
la tarea y su duracin estimada.
En este ejercicio, se actualizar el avance del proyecto al da actual
1. Se elegir el Diagrama de Gantt
2. Se elegir Actualizar proyecto desde el men Herramientas
Leccin 6
El Seguimiento de un Proyecto
6.5
6. 6
Leccin 6
El Seguimiento de un Proyecto
6.7
6. 8
Leccin 6
El Seguimiento de un Proyecto
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. La fase de gestin de los proyectos, se basa en el ___________ de los
mismos y de los valores reales, esenciales a la hora de gestionar un
proyecto de manera apropiada.
2. Tan pronto como haya comenzado el trabajo en una tarea, podr actualizar
el progreso como ______________ de avance.
6.9
7.1
LECCIN 7
Refinamiento de los
Detalles de la Tarea
Una vez completada esta leccin, podr:
Vincular tareas, aplicar delimitaciones a las mismas
Crear un calendario de tarea y configurar tareas repetitivas
Cambiar un tipo de tarea
Identificar las tareas en la ruta crtica y establecer fechas lmite de tarea
Introducir costos fijos y sus incrementos
7. 2
Leccin 6
7.3
7. 4
Categora de
delimitacin
Significa
Flexible
Lo antes posible
Lo mas tarde
posible
No comenzar
antes de
No comenzar
despus de
No finalizar antes
de
No finalizar
despus de
Debe comenzar el
Debe finalizar el
Semiflexible
Inflexible
Leccin 6
7.5
7. 6
Leccin 6
5. La tarea se ha dividido.
Existen algunos detalles que debe recordar al dividir tareas:
El ajuste de la unidad inferior de la escala temporal es importante a
la hora de dividir tareas: la calibracin de la unidad inferior
determina el incremento de tiempo ms pequeo en el que podr
dividir una tarea.
Puede dividir una tarea en tantos segmentos como desee.
Para cambiar la duracin de la divisin, arrastre un segmento de una
parte de la divisin de la tarea hacia la izquierda o hacia la derecha.
El tiempo en s de la divisin de la tarea no ser incluido en la
duracin de la tarea a menos que la tarea posea una duracin fija.
7.7
7. 8
Leccin 6
7.9
7. 10
Leccin 6
7.11
7. 12
Leccin 6
5.
6.
7.
8.
7.13
7. 14
Leccin 6
3. Las tareas con una lnea al inicio o fin son aquellas que tienen un
margen de demora
4. Se han identificado las tareas crticas y las no crticas
Algunos aspectos que debe recordar al trabajar con la ruta crtica son:
Para aprender sobre la
gestin de la ruta crtica,
puede escribir Toda la
informacin acerca de la
ruta crtica en el cuadro
Buscar en la esquina
superior derecha de la
ventana de Project.
Si tiene certeza de que una tarea deber ser completada en una fecha se
recomienda una delimitacin Debe Finalizar El. Si la tarea se retrasa por algn
motivo, perder la fecha de fin que le ha sido programada. Lo mejor, sera
proponer una delimitacin Lo Antes Posible e introducir una fecha lmite.
Una fecha lmite es un valor de fecha introducida en una tarea que indica la
fecha mxima en la que la tarea deber ser completada. La introduccin de una
fecha lmite, hace que Project Visualice un marcador de lmite en el Diagrama
7.15
7. 16
Leccin 6
7.17
7. 18
Leccin 6
Resumen de la leccin
Puede establecer una fecha lmite para una tarea en lugar de aplicar
una delimitacin Debe Finalizar El.
La ruta crtica indica la serie de tareas que deben ser completadas fuera
de horario laboral normal del proyecto, puede crear un nuevo
calendario y aplicarlo a la tarea.
Evaluacin
1. Serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin del
proyecto.
2. Llamado tiempo de posposicin, hace que la tarea sucesora comience
tiempo despus de que la tarea predecesora haya concluido.
3. En donde no existe una fecha fija de comienzo o fin.
4. Tarea en la que se puede cambiar la duracin y unidades de la tarea
5. Mtodo de acumulacin en el que el costo fijo se distribuye a lo largo del
transcurso de la tarea
7.19
8.1
LECCIN 8
Refinamiento de los
Recursos y las
Asignaciones
Una vez completada esta leccin, podr:
Establecer diferentes tasas de costo para los recursos
Configurar la tasa variable de consumo de los recursos materiales
Configurar la disponibilidad de recurso
Manejo de demoras y perfiles de asignacin
Tasas de Costo
Dado que los recursos humanos y de equipamiento suelen ser la parte ms
costosa de un proyecto, es importante para la planificacin, conocer el modo de
hacer un mejor uso del tiempo de los recursos. Se utilizarn varias caractersticas
avanzadas de Project relacionadas con los recursos y sus asignaciones a las
tareas.
Algunos de los recursos de trabajo podran llevar a cabo diferentes tareas, con
diferentes tasas de costos, por lo que se deber especificar tantas tablas de
costos, como sean aplicables a diferentes actividades por persona. Esto se realiza
despus de haber asignado el recurso a las tareas. Cada recurso, puede tener
hasta 5 tablas de tasas de costo.
En este ejercicio, se crear una segunda tabla de costos para un recurso.
1. Elija la vista Hoja de recursos
2. Se visualizar la informacin del recurso Daniel Ruiz Soto
3. Se elegir la ficha B, del apartado Costos
8. 2
Leccin 6
8.3
8. 4
Puede establecer hasta cinco tasas de pago por recurso. Esto permite aplicar
diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso. De manera
predeterminada, Project utiliza la tasa A en cada asignacin, aunque puede
especificar le uso de otra tabla de tasa.
En este ejercicio, se aplicar una tasa de pago diferente a un recurso en su
asignacin.
1. Se asignar una tasa variable de consumo
2. Desde el diagrama de Gantt se elegir la tarea 3
3. Se dar click en el botn Asignar Recursos
Leccin 6
8.5
8. 6
Leccin 6
8.7
8. 8
En las vistas Uso de recursos y Uso de tareas, podemos ver con exactitud, el
tiempo programado de cada recurso para trabajar en cada tarea. Adems de
visualizar los detalles de la asignacin, podemos cambiar la cantidad de tiempo
que un recurso trabajar en una tarea en un determinado periodo de tiempo.
Existen dos mtodos de hacer esto:
Aplicar un perfil predefinido de trabajo a una asignacin. Los
perfiles predefinidos normalmente describen el modo en que
el trabajo est distribuido en el tiempo de forma grfica. El
perfil grfico de campana, distribuye menos trabajo al
principio y al fin de la asignacin, mientras conserva la mayor
parte del trabajo en el espacio intermedio. Si observa el
grfico de trabajo, comprobar que la sombra del grfico tiene
forma de campana.
Editar directamente los detalles de la asignacin de forma
manual. Puede cambiar los valores de la asignacin
directamente en la cuadrcula de escala temporal en la vista
Uso de recurso o Uso de tareas.
La forma en que perfile o edite una asignacin depender de las necesidades a
cubrir. Los perfiles predefinidos funcionan mejor para las asignaciones donde
puede predecir un modelo de esfuerzo.
En el siguiente ejercicio, se aplicar un perfil predefinido a las asignaciones de
una tarea.
1. Desde la vista Uso de tareas, se elegir al recurso Elizabeth Snchez
2. En la ficha general del cuadro Informacin de la Asignacin, se
especificar la opcin Creciente en el campo Perfil de trabajo
Leccin 6
8.9
8. 10
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. Cantidad de recurso material se basa en la duracin de la asignacin a la
que se encuentre relacionado.
2. Determina el modo en que el trabajo est distribuido en el tiempo de forma
grfica.
3. Los recursos materiales utilizados en un proyecto, pueden asignarse de dos
formas, por medio de la tasa Variable de consumo y la _____________
4. La capacidad del recurso para trabajar determina el horario en que el
recurso puede trabajar sin encontrarse ________________
5. Los recursos de trabajo pueden llevar a cabo diferentes tareas con
diferentes niveles de especializacin que por lo tanto, consideran diferentes
_________________.
9.1
LECCIN 9
Recursos,
Asignaciones y Costos
Una vez completada esta leccin, podr:
Visualizar y editar la asignacin de un recurso
Resolver las sobreasignaciones de recursos automticamente
Visualizar los costos de proyecto y la fecha de fin del mismo
9. 2
Leccin 9
Sobreasignacin de Recursos
Ahora nos centraremos en la solucin de las sobreasignaciones de forma
manual.
Para aprender ms sobre la
resolucin de los problemas
de sobreasignacin de
recursos, se debe escribir
Solucionar problemas de
asignaciones de recursos
en el cuadro Buscar.
9.3
9. 4
Leccin 9
9.5
9. 6
Leccin 9
4. Del men Ver, se elegir tabla y del men secundario se dar click en
Costo
5. Se ampliar la o las columnas con signos de libra (#), para visualizar los
valores
6. La columna Real, slo mostrar valores cero, puesto que todava no
considera el progreso real.
9.7
9. 8
Leccin 9
Resumen de la leccin
Evaluacin
1. Los tipos de distribucin de recursos
__________________ y sobreasignacin
son:
Infraasignacin,
9.9
10.1
LECCIN 10
Organizacin y
Formato de Datos
Una vez completada esta leccin, podr:
Ordenar los datos de tareas y recursos adems de su visualizacin en
grupos
Filtrar datos de tareas y recursos
Crear tablas y vistas personales
10. 2
El agrupamiento es similar a
la caractersticas de
Subtotales de Excel. Permite
organizar y analizar los datos
de Project a un programa de
hoja de clculo para lograr su
propsito.
Leccin 10
10.3
10. 4
7. Se dar click en Aceptar, para cerrar los dos cuadros y se dar click en
Aplicar
8. Se dar doble click en el encabezado Nombre del recurso
9. Aparecer el cuadro Definicin de Columna y se dar click en Ajuste
Perfecto
Leccin 10
10.5
Filtros
Otra caracterstica til para cambiar la visualizacin de la informacin es el uso
de filtros, herramienta que oculta los datos de las tareas o recursos que no
cumplen el criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los
que est interesado. El uso de esta herramienta no cambia los datos del plan de
proyecto, slo el modo en que son visualizados.
Existen dos formas de utilizar los filtros:
Aplicar un filtro predefinido o personalizado para observar o
destacar la informacin de la tarea o recurso que coincide con el
criterio del filtro. Algunos filtros solicitan la informacin de un
criterio.
Utilizar Autofiltros para filtrar cualquier tabla de forma
automtica. Cuando los autofiltros estn activos, se encuentra
activada, aparecern unas flechas junto a los nombres de columna,
y se visualizar la lista de criterios que podr utilizar para filtrar
los datos. Las opciones de la lista, depender del tipo de datos de
la columna.
Ambos tipos de filtro, ocultan las filas que no cumplen el criterio especificado
en las vistas de hoja de tareas o de recursos. Al aplicar filtros, observar saltos
en los nmeros de identificadores, stos no se habrn borrado, slo estarn
ocultos. Al aplicar un filtro, se aplicar a todas las tablas que puedan ser
visualizadas en la vista.
Las vistas Calendario y diagrama de Red, tambin soportan filtros, pero no
Autofiltros.
En el ejercicio, se utilizarn los dos tipos de filtro.
10. 6
Leccin 10
10.7
5. Se deshabilitar el Autofiltro
6. Se crear un Filtro Personalizado desde el Men Proyecto
7. En el cuadro Ms filtros, se elegir Nuevo
10. 8
Leccin 10
10.9
10. 10
Casi todo el trabajo en Project, ocurrir en una vista. Una vista puede contener
elementos tales como tablas, grupos y filtros. Estos, pueden ser combinados
con otros elementos como una escala temporal, o con elementos grficos como
la representacin grfica de las tareas en el Diagrama de Gantt.
Project incluye varias vistas que organizan la informacin segn propsitos
especficos. Puede que necesite visualizar la informacin del proyecto de un
modo que no est disponible entre las vistas predefinidas, para incluir
diferentes elementos, puede modificar una tabla existente y agregarlos, o crear
una nueva tabla desde cero y configurarla.
En este ejercicio, se crear una vista.
1. Se abrir el cuadro Ms Vistas
2. Se dar click en Nueva, se deber encontrar habilitada la opcin Vista
nica y se dar click en Aceptar
Leccin 10
10.11
10. 12
Leccin 10
10.13
Resumen
El usuario trabaja con Project a travs de las vistas. Las vistas pueden
contener tablas, grupos filtros y en algunos casos grficos. La vista
Diagrama de Gantt, consiste en una tabla en la parte izquierda y una
escala temporal en la derecha.
Evaluacin
1. Herramienta que oculta los datos de tareas o recursos que no cumplen con
uno o varios criterios.
2. Agrega unas flechas al lado de cada encabezado de columna con una lista
de los criterios que pueden utilizarse para filtrar esa columna.
3. Herramienta que puede agregar valores de resumen o acumulados en los
intervalos en los que pueden ser personalizados.
4. Los parmetros de la modificacin o creacin de una tabla se llevan a cabo
desde el cuadro Definicin de ___________.
5. Ajuste que al ser seleccionado, se renumerarn todos los archivos de forma
permanente.
11.1
LECCIN 11
Impresin de la
Informacin del
Proyecto
Una vez completada esta leccin, podr:
Cambiar las opciones de configuracin de pgina para las vistas e
informes
Imprimir una Vista
Imprimir un Informe
11. 2
Leccin 11
11.3
11. 4
Leccin 11
11.5
5.
6.
7.
8.
11. 6
Impresin de Informes
Los informes son formatos predefinidos, pensados para la impresin de los
datos en Project. A diferencia de las vistas, stos estn diseados slo para su
impresin y no para trabajar en ellos. No es posible introducir datos
directamente, Project incluye varios informes de tarea, recurso o asignacin
predefinidas que podr editar para obtener la informacin deseada.
Existen algunos ajustes especificados para una vista que podran afectar a
algunos informes como:
Si se contraen u ocultan las subtareas bajo las tareas de resumen en
una vista, los informes que incluyan las listas de tareas slo
mostrarn las tareas de resumen y no las subtareas.
En las vistas de uso, si las asignaciones son contradas u ocultadas
bajo las tareas o recursos, los informes de uso, por tanto, ocultarn
los detalles de la asignacin.
En este ejercicio, se visualizar un informe desde la Vista Preliminar.
1. Se abrir el cuadro de informes y se elegir la opcin
Personalizados
Leccin 11
11.7
11. 8
Leccin 11
Resumen
Project permite imprimir las vistas o los informes. Los informes estn
diseados slo para la impresin.
Evaluacin
1. Uno de los cuadros desde los que se pueden configurar propiedades de
impresin es:
2. Las secciones de Vista y _____________, no siempre se encuentran
disponibles.
3. Secciones en donde se configura informacin a ser agregada en la parte
superior y/o inferior de la impresin.
4. Seccin en la que se configura la disposicin de la hoja a imprimir
(horizontal o vertical), la escala de impresin y otras propiedades de papel.
5. Es una excepcin en la impresin de ________________ No se
imprimirn vistas de formulario como el de tareas
11.9
12.1
LECCIN 12
Publicacin de la
Informacin del
Proyecto en Lnea
Una vez completada esta leccin, podr:
Tomar un snapshot o imagen esttica de una vista Diagrama de Gantt
como imagen GIF
Publicar informacin de Project en formato HTML
Controlar la forma en que es almacenada la informacin de Project en
formato HTML
Imgenes Estticas
Imprimir la informacin es una forma comn de compartir los detalles del
proyecto con los dems, aunque existen limitaciones. Los detalles de Project
pueden quedar desfasados casi tan pronto como son presentados en papel. Esto
tambin limita la duplicacin y distribucin de copias. La publicacin de la
informacin de un proyecto, permite actualizar ms fcilmente los detalles del
proyecto publicado y compartir dicha informacin con una amplia audiencia de
usuarios interactivos.
Se utilizarn las caractersticas de publicacin en la Web de Project. Estas
caractersticas incluyen la herramienta de copiar imagen, que captura el estado
del proyecto grficamente y lo almacena en imagen GIF.
Para comunicar los detalles del proyecto a los recursos, administradores y otros
participantes, necesitar copiar la informacin de Project y pegarla en otros
programas y formatos. Project soporta el mtodo de copiar y pegar de la mayora
de los programas de Windows, y dispone de una caracterstica adicional
denominada Copiar Imagen. Al tomar estas imgenes estticas, se dispone de
diferentes opciones:
Copiar la vista completa que se encuentra visible en la pantalla o las
filas seleccionadas de la tabla de una vista.
Copiar un intervalo de tiempo que especifique o que est mostrado en la
pantalla.
Puede almacenar la imagen esttica en un archivo formato GIF (por sus siglas,
Formato de Intercambio de grficos) en la ubicacin que especifique. Una vez
almacenada la imagen en un archivo GIF, podr ser utilizada en cualquier
programa que soporte el formato GIF, y podr ser combinada con contenido
HTML o para ser utilizada por el Portapapeles de Windows, y despus pegarla
en otro programa para su visualizacin en pantalla.
12. 2
6.
7.
8.
9.
Leccin 12
12.3
Almacenamiento de un Proyecto en
Formato Web
Otra forma de publicar la informacin de Project es almacenarla como pgina
Web. Esta opcin, a diferencia de la herramienta Copiar imagen, resulta ms
apropiado para la publicacin de texto.
Project utiliza equivalencias, tambin denominadas equivalencias de
exportacin o equivalencias de datos, para especificar los datos exactos a
exportar y el modo en que la informacin ser estructurada. Las equivalencias
de exportacin organizan los datos de Project en tablas HTML.
Las equivalencias predefinidas son similares a algunas de las tablas e informes
predefinidos de Project. Puede utilizar las equivalencias de exportacin tal y
como son, o personalizarlas para exportar slo los datos deseados.
En el ejercicio, se almacenar un proyecto como pgina Web.
1. Se dar click en Guardar como una pgina Web desde el Men Archivo
2. Se especificar la ubicacin de almacenamiento de la pgina Web, el
nombre y se dar click en Guardar
3. Aparecer un Asistente de Exportacin y se dar click en Siguiente
12. 4
Leccin 12
12.5
Cambio de la Apariencia
Pgina Web de Project
de
una
12. 6
Leccin 12
12.7
12. 8
Resumen
Evaluacin
1. Herramienta que permite capturar snapshots de las vistas de Project.
2. Especifican los datos a exportar y el modo en que la informacin deber
ser estructurada.
3. Opcin para refinar las pginas Web publicadas desde Project.
4. Las imgenes estticas se guardan en formato
5. Las ______________________, tambin se pueden almacenar en el
Portapapeles de Windows para estar disponibles para otros programas de
Office.
13.1
LECCIN 13
Importacin y
Exportacin de
Informacin en
Diferentes Formatos
Una vez completada esta leccin, podr:
Copiar y pegar datos con Project como Documento de Origen y Destino.
Generar un documento de Office con detalles del Proyecto adems de
una ilustracin.
Utilizar Project para abrir un documento generado en otro programa y
almacenar desde Project con otros formatos por medio de las
equivalencias de importacin y exportacin.
13. 2
Un objeto OLE es la
tecnologa de integracin de
programas que se puede
utilizar para compartir
informacin entre programas.
Todos los programas de
Office admiten OLE, de
manera que es posible
compartir informacin a
travs de objetos vinculados
e incrustados.
columnas, requiere
planeacin, asegurarse de
que el orden de la
informacin en el programa
de origen, coincide con el
orden de las columnas en la
tabla de Project. Las
columnas destino deben
tambin soportar los mismos
tipos de datos.
Resumen de Proyecto
PowerPoint o Visio.
para
Word,
13. 4
7.
8.
9.
10.
13. 6
Apertura de otros
Archivo en Project
Formatos
de
13. 8
13. 10
13. 12
Resumen
Evaluacin
1. Permiten especificar el modo en que desea que los datos del archivo del
programa de origen sean trasladados a los campos de Project.
2. Genera un nuevo documento de Word, _______________ y/o Visio que
contiene la tabla de valores de campo y una imagen GIF.
3. Programa receptor de la informacin copiada o almacenada desde un
programa diferente.
4. Las imgenes estticas se guardan en formato
5. Formato de Base de Datos de ___________, que requiere el
almacenamiento del proyecto completo.
14.1
LECCIN 14
Seguimiento de Tareas
y Asignaciones
Una vez completada esta leccin, podr:
Actualizar la lnea de base de un plan almacenado previamente.
Registrar el trabajo real diario de las tareas y las asignaciones.
Interrumpir el trabajo de una tarea y especificar la fecha en la que
deber comenzar de nuevo.
14. 2
Leccin 14
14.3
14. 4
Leccin 14
14.5
14. 6
Leccin 14
14.7
14. 8
Puede desactivar la
posibilidad de que Project
reprograme el trabajo
incompleto en las tareas que
no poseen ningn trabajo
real porque no han sido
comenzadas.
Si utiliza las fechas de estado para informar de los valores reales, Project
soportar varias opciones para el control del modo en que los segmentos
completados e incompletos de una tarea son programados en relacin con la
fecha de estado como: Retrasar el fin de las partes completadas despus de
la fecha de estado a la fecha de estado.
Leccin 14
Resumen
Evaluacin
1. Actualizar la lnea de base para el proyecto completo implica
______________
2. Seguimiento de la informacin distribuida en el transcurso del tiempo.
3. Al registrar el trabajo real: Si una tarea posee ms de un recurso asignado,
los valores de trabajo sern _________________.
4. Al reprogramar tareas: Si se ha realizado trabajo real antes y despus de la
fecha de reprogramacin, _____________________.
5. El seguimiento detallado de un proyecto implica mayor trabajo, sin
embargo se recomienda cuando:
14.9
15.1
LECCIN 15
Tareas Pospuestas
Despus de configurar la lnea de base, el objetivo principal del administrador
del proyecto, ser la recopilacin, introduccin y anlisis de los detalles del
rendimiento del proyecto en Project. En la mayora de los proyectos, estos
detalles del rendimiento se reducen a tres cuestiones principales:
El trabajo requerido para completar una tarea
Si la tarea se inici y finaliz segn lo previsto
El costo requerido para completar una tarea
La comuniacin del estado del proyecto a los participantes, as como a los
interesados, es la funcin ms importante de un administrador de proyecto. Un
proyecto con una comunicacin eficiente, tiene mucho a su favor para ser
exitoso.
Una clave para la comunicacin es conocer:
Quin necesita conocer el estado del proyecto y con qu
propsito?
Qu formato o nivel de detalle necesitan estas personas?
La tarea de comunicacin ser comunicar el estado del proyecto al:
Elaborar informes de estado que describan el proyecto en trminos
de costo, alcance y programacin
Desarrollar informes de progreso que documenten las realizaciones
especficas del equipo de proyecto.
Realizar pronsticos, que preciden el futuro rendimiento del
proyecto.
La diferencia entre los detalles reales o programados y los de la lnea de base, es
lo que se denomina variacin, sta se mide como tiempo o costo. Al completar la
planificacin inicial del proyecto, muchos de los administradores emplean la
mayor parte del tiempo en identificar, documentar e informar de la misma.
15. 2
Leccin 15
15.3
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Leccin 15
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Leccin 15
15.7
15. 8
Leccin 15
15.9
15. 10
Leccin 15
15.11
Resumen
Evaluacin
1. Los tipos de costos en un proyecto son los reales, actuales, restantes y
____________
2. La _____________ es la diferencia entre los detalles reales o programados.
Se puede identificar fcilmente en tiempo y costos.
3. Informe que documenta la realizacin especfica del equipo de proyecto.
4. Costo que ha sido contrado hasta el momento.
5. La informacin del costo de los recursos puede servir en el seguimiento de
la ________________ de la empresa
16.1
LECCIN 16
Formato Avanzado
Una vez completada esta leccin, podr:
Dar formato a la Vista Diagrama de Gantt
Dar formato a la Vista Diagrama de Red
Dar formato a la Vista Calendario
16. 2
3.
4.
5.
6.
Leccin 16
Formato Avanzado
16.3
16. 4
Esta es una vista que muestra un diagrama para visualizar las actividades del
proyecto en ms de un formato de Diagrama de flujo. Es til si desea centrar la
atencin de los recursos en las relaciones de las actividades que en sus
duraciones. Existen varias opciones de formato para esta vista.
En el ejercicio, se dar formato a un Diagrama de Red.
1. Se elegir Diagrama de Red, desde el men Ver
Leccin 16
Formato Avanzado
16.5
16. 6
Leccin 16
Formato Avanzado
16.7
14. Del cuadro Tipo de tarea, se elegir la opcin Tareas Crticas y la trama
elegida ser la segunda opcin de la lista, tambin se modificar el
color.
16. 8
Leccin 16
Formato Avanzado
Resumen
Evaluacin
1. Dos de las formas en que puede cambiar el formato de las barras del
Diagrama de Gantt son por medio del Asistente para Diagramas de Gantt y
_______________
2. Vista til para la comparticin de informacin de la programacin con los
recursos u otros participantes que prefieren un formato tradicional de
meses.
3. Diagrama que muestra las tareas con cuadros o nodos y las relaciones por
medio de lneas.
4. Al dar formato al Diagrama de Gantt, se pueden ______________
elementos.
5. Al aplicar un formato con _______________, stos se aplican a todo el
contenido.
16.9
17.1
LECCIN 17
Personalizando Project
Una vez completada esta leccin, podr:
Copiar un elemento personalizado desde un plan de proyecto a otro, por
medio del Organizador.
Grabar y Reproducir una Macro Sencilla.
Editar una macro con el Editor de Visual Basic
Crear una barra de herramientas Personalizada
17. 2
Leccin 17
Personalizando Project
17.3
Grabando Macros
Muchas de las actividades en Project, son repetitivas, para ahorrar tiempo,
puede grabar una macro con las pulsaciones de tecla y acciones del ratn. La
macro se grabar en Visual Basic para aplicaciones, que es el lenguaje de
programacin incorporado en las aplicaciones de escritorio. Con este, podr
llevar a acabo acciones complejas, aunque si lo prefiere, puede grabar y
reproducir macros sencillas.
17. 4
Leccin 17
Personalizando Project
17.5
17. 6
Leccin 17
Personalizando Project
17.7
Editando Macros
Las macros que han sido grabadas, pueden ser editadas desde el Editor de Visual
Basic. El entorno es estndar de muchas aplicaciones de Office, aunque los
detalles especficos de cada aplicacin son diferentes, el modo general en que
utiliza VBA en cada una de las aplicaciones es el mismo. La automatizacin de
VBA es una potente herramienta que puede aprender, y cuyo conocimiento
puede ser utilizado en muchos programas.
En este ejercicio, se editar la macro grabada anteriormente.
1. Se seleccionar la Macro a ser editada y se dar click en Modificar
2. Se dar click al principio de la 4 lnea de cdigo y se oprimir la tecla
Enter
3. Se escribir la siguiente lnea: Application.Alerts False
17. 8
Leccin 17
Personalizando Project
17.9
17. 10
Personalizacin
Herramientas
de
una
Barra
de
Existen varias elecciones sobre el modo en que trabaja con Project. Algunas de
las preferencias que establece, se aplican de forma automtica en las dems
aplicaciones de Office y viceversa. Algunos de estos ajustes de personalizacin
son:
Leccin 17
Personalizando Project
17.11
17. 12
Leccin 17
Personalizando Project
17.13
17. 14
Resumen
Evaluacin
1. Caracterstica para la comparticin de los elementos personalizados entre
los diferentes proyectos.
2. Herramienta de Ayuda interactiva de Microsoft Office. Su funcionalidad,
es similar a la del Asistente para Ayuda de Microsoft Office 95.
3. Lenguaje de programacin de macros incorporado en las aplicaciones de
escritorio de Office.
4. Herramienta que al grabar las pulsaciones de teclas y acciones del ratn,
ahorran tiempo en la realizacin de tareas repetitivas.
5. Las personalizaciones de algunos elementos (como las barras de
herramientas personalizadas) se almacenan en _______________
18.1
LECCIN 18
18. 2
Leccin 18
18.3
18. 4
Leccin 18
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Leccin 18
18.7
18. 8
Leccin 18
Resumen
Evaluacin
1. Uno de los requisitos para el clculo del valor acumulado es
_______________________________
2. Valor clave del anlisis del Valor Acumulado
3. La diferencia entre el valor acumulado y un anlisis de la variacin del
presupuesto y de la programacin es que el anlisis de la variacin
determina el __________________.
4. Los indicadores del costo del valor acumulado le ayudarn a determinar si
___________________________________
5. El propsito de este anlisis es medir el progreso del proyecto y facilitar la
prediccin de su resultado.
18.9
19.1
LECCIN 19
Consolidacin de
Proyectos y Recursos
Una vez completada esta leccin, podr:
Crear un fondo de recursos para compartir recursos entre varios
proyectos y observar la asignacin de un recurso en varios proyectos.
Cambiar las asignaciones de un recurso en un plan compartido, su
calendario laboral y especificar una fecha como periodo no laborable en
el fondo de recursos.
Crear un plan de proyecto y convertirlo en un plan compartido, adems
de actualizar manualmente el fondo de recursos.
Insertar planes de proyecto para crear un proyecto consolidado y
vincular tareas entre dos planes de proyecto.
19. 2
Proyecto 1
Proyecto 2
Fondo de Recursos
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto Nuevo
Leccin 19
19.3
19. 4
Leccin 19
19.5
3. Los das de la escala temporal en rojo definen los das en los que el
recurso se encuentra sobre asignado
4. Se dividir la ventana para ver los recursos y sus asignaciones
19. 6
Leccin 19
19.7
19. 8
Leccin 19
19.9
Creaciones y Actualizaciones de
Nuevos Proyectos a un Fondo de
Recursos
En el momento que requiera, podr hacer que un plan del proyecto, pase a ser
un archivo compartido en un fondo de recursos, cuando est introduciendo las
tareas en el archivo de proyecto, despus de que haya asignado los recursos a
las tareas o hasta despus de que el trabajo haya comenzado, puede requerir
19. 10
Leccin 19
19.11
19. 12
Leccin 19
19.13
19. 14
Leccin 19
19.15
19. 16
Leccin 19
19.17
19. 18
Cada vez que abre un plan de proyecto con vnculos entre proyectos,
se solicitar su confirmacin para la actualizacin de los vnculos entre
proyectos.
Leccin 19
19.19
Resumen
Evaluacin
1. Plan de proyecto que rene la informacin de los recursos de varios planes
de proyecto.
2. Planes de proyecto vinculados al fondo de los recursos.
3. Proyectos que no residen en el consolidado, pero estn vinculados a l de
modo que pueden ser visualizados y editados desde el proyecto
consolidado.
4. Se aconseja abrir el fondo de recursos en modo ________________ y
utilizar la herramienta Actualizar fondo de recursos cuando se requiera.
5. La configuracin de un fondo
____________________________
de
recursos
le
permitir