Sobre La Archivistica Digital

las nuevas tecnologas
La archivstica y
Red Nacional de Archivos de

Instituciones de Educacin Superior
Archivo Histrico
BUAP
La archivstica y las nuevas tecnologas

Reflexiones y experiencias
Gustavo Villanueva Bazn

Coordinador
Serie Formacin Archivstica

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Gobernador Constitucional del Estado de Puebla,

Melquiades Morales Flores
Rector de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla,
Enrique Agera Ibez
Director del Archivo Histrico Universitario,
Alfonso Yez Delgado
Director de la Serie Formacin Archivstica,
Diseo de fotografa y digitalizacin,
Gustavo Villoria
foto tomada por Fernando Hernndez
Diseo,
Ileana Gmez Torres
Correccin de Estilo,
Sonia Ramrez Torres
Benemrita Universidad Autnoma de Puebla

Archivo Histrico Universitario
Reforma 531
Centro Histrico
Tel: 2327479
e-mail: tiempo@siu.buap.mx
ISBN 968863747-5
Impreso y hecho en Mxico
Printed and made in Mexico
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La archivstica y
Presentacin
Es indudable la importancia que las nuevas tecnologas han desarrollado en los diversos mbitos de la
actividad humana. Por supuesto los archivos no son la excepcin y la aplicacin de stas ha venido a
revolucionar los diversos procedimientos archivsticos para su conservacin, organizacin, descripcin,
servicio y difusin. En algunos casos, los nuevos sistemas han trastocado los principios archivsticos,
sobre todo, cuando stos no son lo suficientemente slidos en las instituciones.
De esta manera, la archivstica se enfrenta a nuevos retos que si no son resueltos de manera
adecuada, pueden traer consigo la desaparicin o cuando menos, la transformacin de su esencia
y de su identidad. Si bien existen principios universalmente aceptados en la archivstica, stos
pueden ser desplazados por la urgencia de la aplicacin de las tecnologas que a su vez plantean
nuevas formas de concebir y de hacer en el campo de los documentos.
Esa manera tradicional de ver a los archivos como una actitud de servicio a la administracin y a la investigacin, sin tomar en cuenta, como esencia del ser mismo de la disciplina, la
forma de interrelacin de los elementos que los componen, es decir, de los documentos y de las
relaciones que entre los mismos se desarrollan en un marco institucional basado en estructuras y
funciones, resulta altamente peligrosa, sobre todo, cuando la aplicacin de nuevas tcnicas de
procesamiento de la informacin buscan imponer nuevos mtodos y nuevas formas de hacer en
los archivos.
Esto implica para la archivstica, la necesidad de reforzar sus principios y sus mtodos, no
para rechazar a esas nuevas tecnologas sino para buscar su aprovechamiento en aras de una
modernizacin que, sin abandonar los conceptos y principios fundamentales, le permita a la

disciplina avanzar al ritmo de los nuevos tiempos.
No se trata por supuesto, de cerrar los ojos ante realidades evidentes que sin ms se van
posicionando sobre todo en un mundo altamente globalizado. No se trata tampoco de pintar
nuestra raya ante los avances tecnolgicos que da con da nos invaden, mucho menos se trata de
tomar posiciones conservadoras que a fin de cuentas nos haran caer en un estancamiento y en
un retroceso del cual necesariamente saldramos perjudicados.
Se trata definitivamente, de tomar una posicin ante los avances de la ciencia informtica,
se requiere tomar lo que nos ofrece para beneficio de nuestra disciplina y por supuesto, de los
beneficiarios de los archivos. Se necesita buscar las formas y maneras de entrar al mundo de las
nuevas tecnologas pero conservando y an ms, reforzando los principios y conceptos que han
venido dando sentido a la archivstica.
Se trata as, de aprovechar las ventajas que las herramientas computacionales nos ofrecen
para avanzar en nuestras tareas cotidianas, para reforzar nuestros planteamientos, para ofrecer
mejores servicios, en fin, para mejorar como disciplina.
Y esto nos lleva, como hemos dicho, a reforzar nuestra teora y buscar su aplicacin,
independientemente del soporte en que nuestros documentos se elaboren. Debemos encontrar
las formas adecuadas para la implantacin de sistemas automatizados con base en nuestros
principios fundamentales como pueden ser el de procedencia y orden original y el de la descripcin multinivel establecido como norma en la ISAD-G.
Existen ya varios intentos al respecto, algunos de ellos a nivel internacional, bajo la direccin
del Consejo Internacional de Archivos, las normas ISAD-G y la ISAAR-CPF son la mejor muestra de
esto. Otro caso sera la publicacin en 1997 de la Guide for managing electronic records from an
archive perspective, por parte del Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacional
de Archivos. Sin embargo, la aplicacin de las nuevas tecnologas dentro del mbito archivstico,
podramos afirmar, no ha sido lo suficientemente extendida por lo que, podra quedar solamente
como un buen intento de respuesta a los retos que nos lanza la sociedad contempornea.
Es necesario tambin mencionar los intentos de estandarizacin archivstica a nivel internacional, las diversas ISO que tienen que ver con los archivos y la descripcin tratan tambin de
La archivstica y
establecer las posibilidades de acercamiento a las modernas tecnologas con base en tratamientos
archivsticos adecuados y basados en conceptos y principios aceptados universalmente por nuestra comunidad profesional.
Sin embargo, y pese a todos esos esfuerzos, muchas instituciones archivsticas parecen
caer en la tentacin del menor esfuerzo con aparentes mayores logros. Son mltiples los casos
que podramos sealar en que en los archivos se estn aplicando sistemas automatizados sin
efectuar las tareas previas que nuestra disciplina establece. Cmo realizar catlogos automatizados si antes no hemos desarrollado los procesos de clasificacin y ordenacin?, cmo digitalizar
sin antes haber establecido los valores en nuestra documentacin y sin haber efectuado los
procesos de identificacin de nuestras series documentales?, cmo poner a disposicin de nuestros usuarios esas bases de datos automatizadas cuando no hemos ni siquiera elaborado un
cuadro de clasificacin que intente reconstruir la organicidad del conjunto documental? En fin,
esos ejemplos podran llenar cientos de pginas que nos llevaran a la conclusin de que estamos
yndonos por el camino fcil y a fin de cuentas errneo de aprovechar sin cuestionar, de aplicar
sin plantear correctamente los modelos archivsticos en nuestras instituciones.
Un primer paso, considero, para buscar la mejor solucin a los retos a que nos enfrenta
la tecnologa actual, es el de la reflexin, el de la confrontacin de experiencias y el de compartir
una y otras con nuestros colegas para que, una vez analizadas, podamos realmente utilizar
nuestro criterio, conocimiento y experiencia, en aras de soluciones archivsticas aplicadas con
base en las nuevas tecnologas. No olvidemos que las computadoras son solamente herramientas
al servicio de las sociedades.
Esta obra, que ahora presentamos dentro de la Serie Formacin Archivstica de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, tiene precisamente la intencin de poner en la mesa de
la discusin el tema de las nuevas tecnologas, a travs de reflexiones, breves pero concisas, y de
experiencias diversas de aplicacin en el campo de la informatizacin de los archivos.
Se trata de ocho textos que intentan poner al servicio de los lectores, las reflexiones y las
experiencias de aplicacin de sistemas automatizados en el campo de la archivstica. Reflexiones
acerca del documento electrnico y su repercusin en la concepcin tradicional del archivo que
nos expone Luis Torres, sobre la aplicacin de las nuevas tecnologas en el terreno de la difusin
archivstica, que presenta Alma Gmez, como una forma de concebir la transmisin no slo de
los contenidos documentales de nuestros acervos sino an ms, la experiencia y reflexiones que
emanan de nuestro cotidiano hacer en materia archivstica y por supuesto, las reflexiones sobre
la importancia de la automatizacin como parte de la planeacin en los archivos de lo cual nos
habla Enrique Lira.
Se trata tambin de textos que nos hablan sobre experiencias concretas de aplicacin de
esos sistemas automatizados en algunas instituciones archivsticas como el Archivo de la Contadura General de la Nacin en Argentina con sede en Buenos Aires, por Eduardo Carlos Romn,
quien nos describe la forma en que llevaron a cabo los sistemas de procesamiento de documentos y la digitalizacin de imgenes. Casos como el del Archivo Histrico de la Universidad
Nacional Autnoma de Mxico que en dos artculos se expone, primero, por quien esto escribe,
la manera en que se llev a cabo el Sistema Integral de Consulta Automatizada denominado
ARHISTO-UNAM y la propuesta tcnica de creacin de bases de datos en los archivos histricos por
Armando Torres, con base en esa misma experiencia. Finalmente, Yolanda Alcntara nos expone
algunas de las experiencias en cuanto a la aplicacin de las nuevas tecnologas y la reproduccin
documental en la Universidad de Guadalajara.
Sabemos pues que en la medida en que vayamos exponiendo y poniendo en la mesa de la
discusin las diversas reflexiones y las muchas experiencias de aplicacin de sistemas automatizados
en nuestros archivos, es como podremos avanzar y desarrollar programas acordes con esa posibilidad de tratamiento archivstico dentro de nuestras instituciones y sobre todo, mediante la
aplicacin de los principios archivsticos, lo que har que nuestra disciplina se consolide como
una forma de conocimiento que busca desarrollar mtodos y tcnicas que permitan su desarrollo
como expresin vlida de la sociedad en busca de su capacidad de organizacin y administracin
y por supuesto, de su memoria histrica.
Sea pues este nmero, el IV de la serie Formacin Archivstica, de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, nuestro aporte para el desarrollo del conocimiento archivstico y la
La archivstica y
consolidacin de sus principios, mtodos y tcnicas en ese mbito que da con da se hace ms
imprescindible en el desarrollo de las instituciones, el de las nuevas tecnologas y de los procesos
automatizados.
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La archivstica y
Algunos retos de la archivstica en la

era informtica
Luis Torres
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Monroy
Historiador por la Facultad de Filosofa y Letras de la UNAM. En 1995 ingres
como parte del personal acadmico al Archivo Histrico de la UNAM del
Centro de Estudios sobre la Universidad (CESU) donde ha participado
en la organizacin y descripcin de varios de los fondos
que lo conforman. Se ha especializado en diversos
temas de la archivstica y en paleografa,
ha colaborado en publicaciones
especializadas y en diversos
eventos sobre la materia.
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La archivstica y
La incorporacin de las nuevas tecnologas a los archivos plantea un problema con dos vertientes
fundamentales: una, la que se refiere a la aplicacin de nuevas tecnologas para la informatizacin
de los archivos tradicionales, y la otra que se refiere al tratamiento y conservacin de los archivos
informticos o virtuales de origen, los que nacen en nuevos soportes; entre esto dos rubros
problemticos existe otro que, igualmente, merece una atencin especial y concretamente me
refiero al que se plantea en el mbito de la coexistencia de las formas tradicionales de gestin
documental y de las modalidades de creacin y gestin documental con tecnologa informtica,
es decir, esa especie de proceso hbrido en el que conviven antiguas y nuevas formas de produccin y gestin documental, fenmeno similar al que en su momento nos enfrentamos los
archivistas al tratar al mismo tiempo con documentos manuscritos, mecanuscritos e impresos.
En el presente trabajo se abordar fundamentalmente lo referente a la incidencia tecnolgica en los archivos electrnicos o virtuales de origen.
Los problemas del tratamiento de los documentos electrnicos de origen han sido una
preocupacin internacional ms o menos constante desde mediados de la dcada de los sesenta,
pero esta preocupacin se acenta sobre todo a partir del Congreso Internacional de Archivos
celebrado en Pars (1988) y contina en el Congreso de Montreal (1992), pero sin duda, el hecho
ms importante habra de darse en 1993 con la creacin del Comit de Documentos Electrnicos
del Consejo Internacional de Archivos.
Ya para el Congreso de Beijing (1996) en su cuarta sesin plenaria, y gracias al trabajo
del ya citado comit cuya denominacin se ha ido adecuando, se contaba con un informe que
incorpora la problemtica detectada y donde se perfilan tambin una serie de elementos para
resolverla.
En 1997, y a partir del trabajo realizado por ese comit, se public en Pars la Guide for
managing electronic records from an archival perspective, misma que, en 1999, edita el Archivo
General de la Nacin (Mxico) con el ttulo Gua para la administracin de documentos electrnicos desde la perspectiva archivstica. Esta publicacin representa en s misma un importante
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instrumento que con toda seguridad ser de gran utilidad para establecer un dilogo internacional que permitira avanzar en la bsqueda de las respuestas al impacto de la evolucin tecnolgica sobre todo en la forma de asumir la teora y la prctica archivsticas. Parto de la idea de que
ningn campo de la actividad humana puede permanecer al margen de las innovaciones tecnolgicas, y persiste en cada uno de ellos la necesidad de reformular planteamientos, sin que en ello
les vaya la prdida de su sentido y esencia. Contribuir a este dilogo ofreciendo algunos elementos para responder a la preocupacin y hasta a cierta angustia que se puede percibir en algunos
archivistas por el impacto que las transformaciones tecnolgicas tienen y tendrn en la archivstica,
es el propsito de estas reflexiones que necesariamente retoman algunos planteamientos que ya
con anterioridad se han dado a conocer en distintos foros.
El ejercicio implica, en primera instancia, reflexionar sobre los mitos que se han generado a
raz de la cada vez mayor incidencia del desarrollo tecnolgico en los archivos; por ello considero
conveniente abordar el supuesto impacto negativo de las nuevas tecnologas en los elementos
esenciales de la disciplina, mismo que frecuentemente se identifica como ese monstruo apocalptico
que amenaza su existencia como tal. Luego, plantear algunos de los ms importantes problemas
reales que ya se pueden distinguir ante la gradual informatizacin de la produccin, flujo y acumulacin de documentos que, ciertamente, ha puesto en evidencia la carencia de una respuesta archivstica
a una realidad que hace ya algunos aos era previsible y que sin embargo, sobre todo a los pases
importadores de tecnologa, el vigoroso tobogn tecnolgico cada vez ms acentuado parece
tomar por sorpresa. Frecuentemente, la incorporacin de las nuevas tecnologas a las tareas
archivsticas se identifica como el fenmeno que se encargar de sepultar a una disciplina que no
tendra razn de ser en un mundo informatizado y conectado por redes que automticamente
pondran a disposicin de quien lo desee los repositorios que contengan la memoria social. La
creciente incorporacin de los medios electrnicos y magnticos en el proceso de produccin y
flujo de documentos desde su etapa administrativa hace pensar en la ociosidad de la ejecucin de
tareas archivsticas fundamentales que podran ser sustituidas con la programacin adecuada de
instrumentos informticos que realicen estas operaciones, con la ventaja de la economa de tiempo
y de recursos que ahora se destinan a este fin.
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La archivstica y
A la primera preocupacin, de antemano se puede decir que es entendible pero no justificable, porque gran parte de los argumentos que se esgrimen para sustentarla no tienen otra
explicacin que un desconocimiento de los fundamentos, pero tambin de los objetivos de la
disciplina; se parte generalmente de la errnea idea de que la archivstica tiene como objeto ser
una herramienta cuya finalidad fundamental es proporcionar informacin expedita a un conjunto
de usuarios, cuya cabal satisfaccin se convierte en su aval ms importante.
En este restringido concepto, esta rea de la actividad humanstica no tiene futuro posible
en la era de las llamadas supercarreteras de la informacin porque, ciertamente, ms tarde o ms
temprano, los procedimientos para llevar a cabo esta funcin podran estar absolutamente automatizados y no habr ms qu hacer. Los archivistas sobrevivientes, entonces, nos podremos
dedicar a incorporar va digitalizacin o tcnica reprogrfica en boga aquellos documentos
que entonces llamaremos preinformticos, producidos antes del uso extendido de los soportes
electromagnticos, mismos que por la rareza de su soporte el papel pasarn a formar parte
de los museos en su rubro de curiosidades antiguas.
Este ttrico panorama futuro de la archivstica no tiene sentido si consideramos que nuestra disciplina antes que herramienta es mtodo y, por lo mismo, antes que forma es esencia. El fin
de la archivstica es humanstico, no tecnolgico; ninguna revolucin tecnolgica ha trastocado
ni puede trastocar los elementos esenciales de una disciplina. La fortaleza de una disciplina,
cualquiera que sta sea, radica fundamentalmente en la solidez de sus principios esenciales,
porque si stos ceden al embate de las inercias externas, entonces no tendra sentido conservar
esa disciplina como tal, y estaramos frente al surgimiento de otra nueva, que pudiera en todo
caso derivarse de la antecedente, pero que nunca podr convertirse en su sustituta. Quiz,
eso s, podr pensarse en la ramificacin, especializacin o parcializacin del conocimiento, que
no deja de tener sentido ante la aparicin de nuevas necesidades que ya no encuentran respuesta
en el mbito de disciplinas que como la archivstica han sido configuradas para solucionar
problemticas especficas y son socialmente reconocidas como soportes del conocimiento y dilucidacin de fenmenos que interesan al estudio humanstico.
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El objeto de estudio de la archivstica no ha cambiado, porque tampoco se ha modificado

la funcin que se les reconoce a los archivos, y no necesita replantear o transformar su materia
de estudio al influjo de las transformaciones que el entorno social experimenta. Antes bien, ha
ocurrido que sus principios han venido desarrollndose, consolidndose y difundindose con
una mayor fortaleza, esclareciendo una filosofa y una metodologa al grado de ser stas actualmente inconfundibles, lo que permite considerar a la archivstica como una ciencia que transita
rpidamente hacia su madurez y consolidacin. Desafortunadamente este proceso ya superado
en pases desarrollados, en otros como el nuestro an es materia de discusin y de reflexin en
los pocos espacios acadmicos existentes lo que, esperamos, paulatinamente llevar a romper las
inercias del pasado, principal factor de este retraso. No es entonces el avasallador empuje del
desarrollo tecnolgico lo que pone en riesgo a la disciplina, sino la conjugacin de ste con la
deficiente interiorizacin de los principios y conceptos fundamentales de la archivstica.
En no pocas disciplinas la presencia de procedimientos informticos ha sido responsable
de una mayor estandarizacin de procedimientos tradicionales. Un ejemplo para los archivos lo
es la normativa generada desde instancias como el Consejo Internacional de Archivos en materia
de descripcin,1 cuya tendencia se ubica en una mayor homologacin de sus elementos que
posibilite el intercambio de informacin, incluso a partir de procesos de automatizacin de
archivos. En este mismo sentido, lejos de que la presencia de documentos electrnicos amenace
la existencia de la archivstica, la fortalece al replantear la necesidad de encarecer su presencia en
etapas ms tempranas del ciclo vital,2 pues la generacin de este tipo de documentos ha puesto
nfasis en la responsabilidad de incidir desde su propio diseo, a fin de asegurarse de que el
documento cubra los aspectos fundamentales que le otorgan el carcter de evidencia o documento de archivo, independientemente de su soporte y del formato en que se contiene la informacin. Este proceso implica el diseo, implantacin y monitoreo de un sistema sustentado en
protocolos o cdigos informticos al servicio de la gestin, que acompaen al documento en las
La ISAD (G) y la ISAAR (CPF) son un ejemplo claro de estandarizacin que tiene su principal impulso en la cada vez mayor
aplicacin de las herramientas informticas en tareas esenciales como la descripcin.
2
Vase Christine Nougaret, El impacto de las tecnologas de la informacin en los archivos y el trabajo del archivista,
en Memoria del XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996, pp. 9-10.
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La archivstica y
distintas fases de su ciclo vital; implica, por supuesto, establecer una serie de convenciones para
la aplicacin de estos protocolos y para que ese sistema sea capaz de transferir cdigos a travs
de sus propias herramientas informticas.
El reto fundamental aqu es establecer un control estricto del sistema o red, porque a
diferencia de las redes que el mercado ofrece, la red o los sistemas de redes archivsticos exigirn
un estricto control y monitoreo. Es fundamental aqu evitar que nuestra red o sistema de redes
sean controlados al mismo tiempo por todos y por nadie, como sucede con las mencionadas
redes que se nos ofrecen comercialmente.
El asunto es, entonces, asegurarnos de que los adelantos tecnolgicos que se incorporan a
nuestras actividades sirvan como esas herramientas que faciliten el logro de los objetivos que
nuestra disciplina se plantea, no de ahora sino desde que se le ha reconocido como aquella que
cumple con la tarea de conservar o reconstruir donde es necesario la inteligibilidad de las
instituciones o entidades (pblicas o privadas) y de individuos, que han producido y/o acumulado
los testimonios en que han materializado sus funciones y actividades.
Bsicamente se trata de hallar la forma de codificar los elementos que permitan distinguir tres
niveles fundamentales en torno de los documentos: identificar al documento como tal, su relacin con
cada uno de los aspectos de la gestin y rescatar los datos que informan sobre su trnsito a travs del
ciclo vital. Todos estos datos deben ser inseparables del documento y debe cuidarse que puedan ser
descifrables desde cualquier sistema informtico que haya estado implicado durante el recorrido de su
ciclo vital, pues ellos sern quienes permitan o limiten su archivacin, igual que sucede con los archivos
tradicionales, slo que a partir de una herramienta distinta. Significa entonces, que por ms que las
formas para producir pan hayan cambiado al influjo de los adelantos tecnolgicos que ese proceso ha
incorporado, los insumos para hacer el pan siguen siendo esencialmente los mismos y este producto
sigue cubriendo la misma necesidad.
En funcin de su objetivo, la archivstica conserva un mtodo invariable que se resume en
la observacin de un principio fundamental que es el de Procedencia y Orden Original, que no
tiene otra finalidad que, a partir de la identificacin de elementos contextuales, de la composicin, estructura, jerarqua y correlacin de los elementos en que se distribuyen las competencias
y actividades de cualquier entidad, conservar o restablecer el estado orgnico que guardan los
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documentos que constituyen la memoria documental de un ente. En la correcta aplicacin de

este principio universal el archivista encuentra la garanta para la inteligibilidad de la vida de
instituciones e individuos, pero adems se asegura de mantener o rescatar el potencial informativo de los documentos que, de otra forma, se reducira y hasta se alterara. Si en la organizacin de una agrupacin documental determinada resulta imposible reconocer la regencia o
el respeto del principio de procedencia y orden original, nos encontraremos ante la imposibilidad
de reconocer la inteligibilidad de esa agrupacin documental, y esta realidad no excluye ni podr
excluir a los documentos informticos.
Bajo esta perspectiva, la archivstica lejos de ver minados sus cimientos experimenta un fenmeno de fortalecimiento, pero debemos tener en cuenta que este proceso de informatizacin exige
una mayor responsabilidad de la disciplina en procesos en donde tradicionalmente su participacin era
limitada, tales son: el diseo, la produccin, circulacin, acumulacin y uso de documentos desde la
propia gestin administrativa, aspectos que reciben de frente los embates de la evolucin del entorno
social y tecnolgico, en la conciencia de esa pugna subterrnea cada vez ms abierta en la que
sabemos de antemano que, ms tarde o ms temprano, la produccin y circulacin de la informacin
va informtica prevalecer sobre las formas que se sustentan en el documento con soporte de papel.
La informtica ha puesto en marcha una significativa revolucin cultural desde que la red
de redes o internet fue creada por El Pentgono en 1969; desde 1988 hasta 1995 duplic su
tamao, y en los aos recientes la proporcin de su crecimiento es aun mayor.3 Este es un
fenmeno que necesariamente afecta a todas las reas del conocimiento, y al que cada una de
stas debe responder desde sus propias necesidades, pues de no hacerlo corre el riesgo de verse
rebasada por la dinmica de los tiempos, lo que equivaldra a cargar con un lastre que irremediablemente frenara su desarrollo y pondra en entredicho su existencia.
Ante este escenario, la archivstica tiene que replantear su relacin con las dems disciplinas de
la administracin; tiene que participar en el diseo tcnico de la herramienta informtica que habr de
constituir el sistema de archivacin, pero adems y quiz en primer lugar, tiene la responsabiliEl objetivo de ese proyecto fue el de favorecer el intercambio de informacin y de recursos informticos entre
instituciones militares y centros de investigacin relacionados con la defensa. Su influencia se extendi a las universidades
y centros de investigacin y luego a las empresas comerciales.
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La archivstica y
dad de impulsar la generacin o adecuacin de un marco legal que jurdicamente sustente cada uno de
los procedimientos que requiere. En la era de los documentos electrnicos, la archivstica tiene la
ineludible responsabilidad de coordinarse con los productores de documentos de una forma ms
directa, pues como ms arriba se asienta resulta indispensable que los criterios y los procedimientos que dan lugar a los documentos aseguren una forma eficiente de conservarlos durante la
totalidad de su ciclo vital. Ciertamente esto significa que paralelamente habr de darse una transformacin cultural en otros niveles, misma que parte necesariamente del reconocimiento a la archivstica
acerca de su importantsimo papel como la disciplina responsable de la preservacin de la memoria
social. Por supuesto que, en paralelo, la disciplina est obligada a consolidar su identidad mediante
una mayor profesionalizacin, misma que pasa por la consolidacin de sus espacios acadmicos y por
la superacin del nivel tcnico que generalmente se le concede.
Debemos reconocer que en los pases del llamado primer mundo esta transformacin
tiene ya un camino recorrido y los debates fundamentales giran en torno a cuestiones ms
puntuales que tienen que ver con la estandarizacin de sus aspectos metodolgicos (ya no su
justificacin) incluido por supuesto el asunto de la informatizacin de la gestin archivstica.
La transformacin cultural para muchos de los pases subdesarrollados se plantea desde la
propia creacin de un marco jurdico general que otorgue consistencia normativa a los archivos
(ley nacional o general de archivos), y donde expresamente se reconozca la validez de los documentos que desde su origen se contienen en soportes electrnicos, no slo desde el punto de
vista de sus valores relacionados con la administracin sino tambin de aquellos valores que se
requieren para sus diversos usos sociales, cuya preservacin precisa de un cuidado especial de
los valores secundarios del documento y de los archivos como tales.
Para efectos de la informatizacin de los archivos se requiere de una real operacin de los
sistemas de archivos. Ahora ms que nunca tiene sentido pensar en esa centralizacin normativa
y descentralizacin operativa que se perfilaba como la columna vertebral del Sistema Nacional
de Archivos que hace algunos aos se planteaba desde el Archivo General de la Nacin en
Mxico, porque dado el progresivo proceso de descentralizacin de la administracin,4 y sobre
Muy pronto podremos lamentar que, ante la ausencia de una normativa general en materia de archivos, algunos sectores
descentralizados mantengan un manejo discrecional de su patrimonio documental.
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todo a raz de la expedicin de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Gubernamental,5 es evidente que no slo, pero principalmente para la administracin pblica federal resulta prioritario el establecimiento de una clara normativa general que ampare la
generacin, gestin y conservacin de los documentos.
La mencionada transformacin incluye evidentemente una reflexin disciplinaria que ponga
en la mesa de discusin algunos conceptos tradicionales como por ejemplo el propio concepto de
documento, en donde bsicamente el debate deber concentrarse en los elementos contextuales
o extrnsecos en que se soporta la autenticidad, pero ms que sta, la confiabilidad, la validez y la
seguridad de la informacin contenida.6 En otros pases es cada vez ms extendido el uso del
documento electrnico para efectuar la tramitacin o realizar operaciones va electrnica, y los
beneficios ms notables de esta prctica inciden en un proceso de desburocratizacin7 de los
procedimientos administrativos; en esos pases se ha trabajado en el desarrollo de elementos de
seguridad archivstica estableciendo sistemas informticos que limitan el intercambio indiscriminado
de informacin que proponen las interfaces comerciales como Netscape y Explorer.8 El reto es
aprovechar los protocolos y cdigos existentes adicionndolos de nuevos cdigos que permitan
contar con la seguridad que la archivstica requiere porque, por ejemplo, los esquemas informticos
actuales cuentan ya con la estructura para garantizar la autora, puesto que la mquina firma por s
misma en nuestro nombre; se nos proporcionan una serie de datos sobre el usuario autorizado, la
Decreto emitido por la Presidencia del Poder Ejecutivo Federal el 30 de abril, 2003.
En efecto, ms que la autenticidad habr que cuidar aquellos aspectos que satisfagan las necesidades de una administracin distinta a la tradicional, porque un documento electrnico puede ser autntico y carecer de validez. Para los
documentos electrnicos, se habla de los metadata que no son otra cosa que la informacin contextual indispensable para
hacer operativo el principio de procedencia y orden original. Se trata de los datos electrnicos que acompaan al
documento desde el momento de su creacin. Como habitualmente se dice, son datos sobre los datos que en la era
informtica son soportes indispensables de la confiabilidad y validez.
7
Quiz el desarrollo de este tema sea fundamental para ejemplificar la rentabilidad del diseo de complicados sistemas
informticos; creo que puede resultar un incentivo importante para la administracin.
8
Los sistemas se han montado en diseos del tipo ojeadores donde el servidor permite la lectura del documento
electrnico, pero sin la posibilidad de rescribirlos, o protocolos como Gopher de internet, diseado para la bsqueda
y recuperacin de documentos previamente distribuidos, donde el protocolo y el software siguen un modelo de tipo
cliente-servidor.
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La archivstica y
fecha de creacin, la hora y las modificaciones efectuadas en el documento, entre otros, pero,
como sucede tambin con los archivos tradicionales, hay cuestiones de no fcil resolucin; por
ejemplo, no siempre podremos estar totalmente seguros de la veracidad y confiabilidad del documento, pues ser difcil determinar quin est o estuvo en el teclado (aun cuando existen los
password o mecanismos-candado para restringir el acceso), aunque este no es un problema exclusivo de la archivstica actual, porque las falsas atribuciones o suplantaciones forman parte de toda la
historia de la escritura. Habra que pensar, entonces, en distinguir y codificar aquellos rasgos
contextuales que en un sistema nos garanticen los menores riesgos de prdida de informacin y
disear la manera de aplicarlos a partir de la estructura de sistemas informticos preexistentes. En
suma, se trata de construir estndares a partir de lneas maestras para regular la creacin y el flujo
de los documentos; algunas de ellas se hallan prefiguradas en los sistemas en uso corriente, pero
requieren de un trabajo de adecuacin para que puedan ser herramientas confiables y realmente
tiles a los fines archivsticos.
Otro aspecto que habr de definirse en el corto plazo tiene que ver con cuestiones medulares
del procesamiento tcnico; por ejemplo, el asunto de la valoracin documental. Siendo ste uno de
los procedimientos ms importantes de la archivstica, conviene reflexionar sobre su aplicacin a los
documentos virtuales o informticos, e incluso redefinir en qu fase del ciclo vital debe aplicarse.
Jos Ramn Cruz Mundet9 advierte que quiz haya necesidad de reformular el proceso de valoracin como aqul que se aplica a la informacin entendiendo por informacin los contenidos
intrnsecos y no tanto a los documentos los soportes y aspectos tradicionales de autenticidad
pero aun si fuera el caso, necesitamos asegurarnos de que este procedimiento clave sea aplicado
bajo un control estricto mediante la instrumentacin de un proceso confiable, sustituto de los
estudios diplomticos, que nos permita realizar una discriminacin documental adecuada.
Quiz debamos aceptar que la materia de la valoracin sea la informacin intrnseca contenida en el documento, porque existir la imposibilidad real de definir entre original y copia, porque
los soportes en donde se conserve la informacin tendrn que actualizarse continuamente pero, en
La profesin de archivero: balance y retos del futuro, en Memoria histrica del 10 aniversario del Archivo Histrico
del Estado de Mxico, p. 12.
21
esencia, tendremos que adoptar, desde el diseo del documento, una especie de TCP/IP (Transmission
Control Protocol/Internet Protocol) para que mquinas de diversas caractersticas y sistemas operativos
permitan el trnsito de los documentos o de los paquetes documentales, sin que ello implique que
cada terminal les aplique un procesamiento distinto. Ya a esta hora, existen serios problemas relacionados con la prdida de informacin; existen serios problemas de expedientacin sobre todo en
aquellos documentos que en un sistema tradicional obraran como documentos de enlace. Me
refiero fundamental, aunque no nicamente, a las comunicaciones que circulan a travs del correo
electrnico; mientras no exista una definicin puntual sobre la normativa para su tratamiento, este
fenmeno se ver reflejado en el futuro en una deficiente integracin de expedientes.
Debemos reconocer que en la carrera tecnolgica las respuestas archivsticas se hacen cada
vez ms urgentes porque, adems, resulta preocupante que al margen y en ausencia de esta discusin en nuestro pas se estn generando disposiciones e instrumentos en materia de archivos que
parecieran partir del presupuesto de que existe toda una base conceptual y una infraestructura
suficiente para dar respuesta oportuna a las disposiciones que conlleva su aplicacin. Tal es el caso,
por ejemplo de ejercicios como el propio Sistema Nacional de Archivos, proyecto que se ha abandonado por diversas razones, pero entre las ms importantes, considero, las que tienen que ver con
esa ausencia de una comunidad archivstica que realmente asuma las implicaciones de un proyecto
de esas magnitudes. Otro es el caso de la ya mencionada Ley Federal de Transparencia, donde
incluso persisten inconsistencias que hacen difcil la comprensin de las disposiciones. Por ejemplo,
en su artculo 7, fraccin XVII, se intenta la acotacin de cuestiones como el valor de prueba, la
confiabilidad planteando que La informacin a que se refiere este Artculo deber publicarse de tal
forma que facilite su uso y comprensin por las personas, y que permita asegurar su calidad,
veracidad, oportunidad, sin que se diga ms sobre la forma de poner en prctica tal asunto. Queda
la impresin de que en muchos planteamientos no slo se da por hecho la existencia de parmetros
fundamentales sino, incluso, se vuela sobre ellos. Por ejemplo, cuando se hace alusin a las vas por
las que se pretende hacer transitar la informacin, se da por sentado que se cuenta con una
infraestructura tcnica de primer mundo y que ser suficiente con observar algunas disposiciones
22
La archivstica y
reglamentarias expedidas por un Instituto,10 lo que pone en evidencia la necesidad de insistir en

establecer un orden de prioridades para las tareas que aguardan a la comunidad archivstica.
En conclusin, dejar a un lado la discusin de las repercusiones de la informtica en los
archivos y prorrogar indefinidamente las respuestas que sta exige es, cuando menos, una irresponsabilidad que ms tarde o ms temprano lamentaremos, pero fundamentalmente nos atar de
manos para resolver problemas de archivacin que, incluso, amenazan la existencia misma de los
archivos en su forma y sentido esenciales.
10
Artculo 9. El Instituto Federal de Acceso a la Informacin.
23
24
La archivstica y
Introduccin a sistemas de procesamiento

de documentos
Eduardo Carlos
25
Romn
Ingeniero en sistemas. Desarroll actividades laborales en el sector privado
hasta 1994 en que ingres en el Ministerio de Economa como coordinador
de Auditora de Sistemas y desde 1996 ocupa el cargo de coordinador
general del Archivo General de la Administracin Nacional
de Argentina. Sus principales logros son haber participado
en la redaccin y reglamentacin de la Ley de Firma
Digital y la Ley de Acceso a la Informacin, as como
haber redactado la Ley del Valor Jurdico de Imgenes
Digitales y su reglamentacin de aplicacin
en el archivo que coordina.
26
La archivstica y
1. Marco conceptual
1.1 Antecedentes
En el orden mundial, la cantidad de transacciones econmicas y financieras se ha incrementado
geomtricamente respecto de la ltima dcada. Por otra parte, el principio de siglo nos encuentra frente a una explosin informtica y de comunicaciones, dentro de un contexto de
globalizacin de la economa y en plena aplicacin de reingeniera de procesos, tanto en el
sector pblico como privado.
1.2 Reforma del Estado
En nuestro pas y dentro del marco de la Reforma del Estado (iniciada en 1991), en enero de
1993 comienza a regir la Ley 24.156 de Administracin Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional. Dicha legislacin considera la necesaria interrelacin de las
metodologas, normas y procedimientos a fin de lograr que el aparato administrativo pblico
funcione en trminos de economa, eficiencia y eficacia.
Todo esto requiere el sustento de informaciones oportunas, pertinentes y fidedignas que
faciliten la toma de decisiones y el accionar de los rganos de control pblico. A fin de coadyuvar
al logro de estas metas, se ha implementado el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIDIF)
que integra el registro transaccin por transaccin de todas las operaciones financieras del
Estado.
Para completar este circuito, corresponda lgicamente implementar un adecuado tratamiento de la documentacin respaldatoria de estas transacciones, hasta hoy soportada casi exclusivamente en papel en todos los mbitos.
27
2. Situacin de contexto
2.1 Falta de normativa jurdica
Hasta la fecha, tanto nuestro Cdigo Civil como las leyes de fondo permanecen reglamentando el
documento y la prueba acordes a la tradicional cultura del papel y no han sido adaptadas para
contemplar la utilizacin de la informtica, el sonido y el video como instrumentos probatorios.
En tanto nuestro pas mantenga en las leyes conceptos tales como la escritura es slo
grafa sobre papel, que el instrumento pblico as como el privado deben ser escritos en la
acepcin tradicional, que la firma autgrafa es irremplazable para la existencia del instrumento
bajo forma privada, que los contratos que tengan por objeto una cantidad mayor de mil pesos
deben hacerse por escrito, que los contratos deben probarse por los medios indicados en el
artculo 1.190 del Cdigo Civil, que los actos que contengan convenciones perfectamente bilaterales deben ser redactados, en tantos originales, cuantas partes haya con un inters distinto,
ser muy difcil ofrecer soluciones satisfactorias a los problemas que plantea para estos casos la
insercin de la informtica, obstaculizando su desarrollo y su reconocimiento en nuestro medio.
Proyectos de modificacin al Cdigo Civil en este aspecto fueron presentados desde
1986, aunque ninguno alcanz estado parlamentario, como consecuencia, precisamente, de
una mayoritaria resistencia jurdica al cambio.
2.2 El Archivo como responsabilidad
de la Contadura General de la Nacin
Dentro de las responsabilidades que le asigna la Ley 24.156 de Administracin Financiera, a la
Contadura General de la Nacin, en su artculo 91, Inciso i) se encuentra la de Mantener el
Archivo General de la Documentacin Financiera de la Administracin Nacional. Una de las
caractersticas del mismo consiste en que se trata de un archivo intermedio, alimentado por los
archivos primarios de ms de 100 organismos de la Administracin.
28
La archivstica y
2.3 Problemtica de los archivos

Los altos volmenes fsicos de la documentacin financiera archivada, sujetos a las tareas de
guarda y recuperacin para su consulta, generalmente lejanos al lugar de trabajo, hacen lentas,
las tareas de obtencin de la informacin. El ritmo actual de la toma de decisiones requiere una
respuesta adecuada en tiempos y formas, no siempre alcanzable cuando se precisa recurrir a
documentacin archivada.
2.4 Edificio del Archivo de la Contadura
General de la Nacin
Para la exclusiva finalidad de archivo, est destinado un edificio de cuatro plantas construido
especialmente entre los aos 1948-1956, que se encuentra en la Drsena F del Puerto de
Buenos Aires, donde se guarda la documentacin financiera proveniente de todos los organismos del Estado.
La superficie cubierta es de catorce mil metros cuadrados y dispone de 47 mil metros
lineales de estanteras, con una capacidad de almacenamiento de diez mil metros cbicos, apta
para albergar aproximadamente diez millones de hojas de papel.
2.5 Saturacin del archivo
en soporte papel
En todos estos aos, el volumen de la documentacin-papel recibida para su archivo fue ampliamente superior a la cantidad que poda expurgarse por vencimiento de plazos de guarda, llegando
a saturar todos los espacios fsicos disponibles; por lo cual la Contadura General de la Nacin se
vio obligada a suspender transitoriamente la recepcin de documentos.
29
3. Principales objetivos
Frente a la necesidad de contar con informacin oportuna y fidedigna y dada la saturacin de la
capacidad del Archivo, se pens en la utilizacin de tcnicas tendientes a minimizar esta problemtica y que a su vez, ahorrarn metros destinados a la guarda de los documentos.
3.1Intento de solucin con tcnicas
de microfilmacin
Fue en la dcada de los ochenta que se comenzaron a pasar los archivos de Ttulos de Propiedades del Estado a un sistema de microfilmacin. Se pudo as disponer de microfichas de este
tipo de documentos en espacios reducidos y con un acceso en mucho menor tiempo que el que
insumira la bsqueda de las fotocopias de los documentos depositados en el distante archivo.
Esta tecnologa aunque fue un gran avance en su poca, ya que en reducidos espacios
ocupados por las microfichas se poda disponer de un gran cantidad de documentos tena las
siguientes limitaciones:
Lento proceso de obtencin, debido a las tcnicas propias del revelado fotogrfico.
Durabilidad limitada, como consecuencia de la rpida obsolescencia del soporte.
No ofreca soluciones frente a los problemas de concomitancia, distancias y copias.
3.2 Tecnologa informtica
de imgenes documentales
La explosin informtica que caracteriza la dcada de los noventa y su rpido asentamiento
dentro y fuera de la Administracin Pblica, en nuestro pas y en el mundo, nos proporciona en
la actualidad una herramienta para el tratamiento de documentacin soportada en papel, que
supera ampliamente a la microfilmacin y es imposible de desechar: la imagen digital.
30
La archivstica y
Los sistemas informticos de gestin de imgenes utilizan en su mayora discos de tecnologa lser. Si se trata de discos denominados WORM (una sola escritura y muchas lecturas), al
grabar la imagen en el disco, el rayo lser produce una marca fsica irreversible en el material de
soporte del mismo, lo cual nos asegura la inalterabilidad de la informacin all resguardada,
temor que persista en los soportes denominados magnticos.
Adicionalmente, la gestin documental con procesamiento de imgenes brinda otros beneficios. Algunos de los ms importantes, vistos desde la gestin de archivos son:
Perdurabilidad. La tecnologa de fabricacin de estos discos actualmente garantiza un
tiempo de vida superior a los 50 aos y, por supuesto, no pueden ser daados por roedores,
hongos, humedad, bacterias, etctera, que s destruyen al papel y tambin pueden afectar al
microfilm.
Volumen. Discos de 1,4 Gigabytes de capacidad permiten albergar entre 50 mil y 60
mil imgenes cada uno, y ya hay anuncios de discos que cuadruplican esta capacidad.
Recuperacin de la imagen. Los documentos, una vez digitalizados y metdicamente
indizados, son sencilla y rpidamente localizados, permitiendo de esta forma una drstica reduccin en los tiempos de obtencin de la informacin.
Concomitancia. Las bases de datos utilizadas permiten que un documento pueda ser
consultado por varios usuarios simultneamente.
Independencia fsica. El estado actual de las comunicaciones permite que la informacin digital pueda ser enviada a cualquier distancia, si se tienen las redes y enlaces requeridos.
Copias en el puesto de consulta. Adicionalmente a la consulta por pantalla y en caso
de ser necesaria la copia en papel, los documentos se pueden imprimir.
Por lo tanto podemos decir que el disco ptico WORM es un medio excelente para el
almacenamiento de documentos por las siguientes caractersticas:
Proceso de grabacin no regrabable
Larga vida til del medio
Baja tasa de error
31
Proteccin al manipuleo y contaminacin ambiental

Gran cantidad de documentos por disco
Muy bajo costo por imagen
Remocin y portabilidad del medio
Acceso inmediato y directo a cualquier documento del disco
4. Creacin y puesta en marcha del AMI

Impulsado por la Secretaria de Hacienda, la Contadura General de la Nacin (CGN) ha encarado, dentro del Archivo General de la Administracin Financiera, la creacin y puesta en
marcha del Archivo Modelo por Imgenes Digitales de Documentacin Financiera (AMI).
El objetivo principal del AMI es la guarda de la Documentacin Financiera de la Administracin, en soportes pticos, y su recuperacin con base en un gestor documental, con pleno valor
jurdico y probatorio de originales, posibilitando el reciclado del soporte papel y permitiendo la
recuperacin del espacio fsico destinado al archivo.
Si bien la tecnologa por s misma no brinda beneficios, los beneficios estn dados por la
utilizacin de las tecnologas adecuadas, como medios en el logro de objetivos fijados.
4.1 Estrategia documental
El equipo de trabajo que se requiere para abordar esta problemtica, dentro del mbito del
Archivo de la Administracin Financiera del Estado, puede calificarse de transdisciplinario, ya
que es menester la participacin entre otros de archivistas, documentalistas, informticos, abogados, contadores, historiadores, administrativos y tcnicos en diversas disciplinas.
Dado que esta tecnologa es la ltima palabra en el tema de gestin de archivos, la estrategia adoptada para la puesta en marcha consisti en tercerizar la misma. A tal fin se contrat
un grupo consultor con el objetivo de realizar una experiencia piloto desde el punto de vista
informtico-documental.
32
La archivstica y
Estos tcnicos trabajaron durante seis meses y fueron permanentemente supervisados por
personal de la Direccin de Auditora de Sistemas de la Contadura General de la Nacin, de
manera tal de dejar el centro funcionando y con la consiguiente transferencia del conocimiento
al personal de lnea del Centro, creando bases de datos, tablas y tesauros normalizados, redactando manuales de procedimientos y digitalizando un volumen considerable de documentos.
Los corpus seleccionados para esta experiencia piloto fueron de tres especies diferentes
de documentos: Formularios de ejecucin presupuestaria, Ttulos de propiedades del estado y
Manuales presupuestarios.
Formularios de ejecucin presupuestaria. Estos documentos son los originales que confeccionan los organismos del Estado y se presentan a la CGN a fin de registrar las transacciones de
la ejecucin de recursos y gastos de cada ejercicio presupuestario.
Estas transacciones son registradas y gestionadas informticamente por el SIDIF. Luego de
su ingreso al SIDIF, los formularios-papel originales, respaldatorios de estas transacciones, se
envan al Archivo General de la Administracin.
Por cuerda separada, la documentacin original que respalda la ejecucin informada en
los formularios es enviada al mismo archivo, por parte de los organismos de origen.
33
El soporte-papel de estos originales, una vez digitalizados segn los procedimientos que
marca la ley y la reglamentacin, podr ser destruido, quedando las imgenes con valor jurdico
de originales en pequeos discos, permitiendo as el reciclado de toneladas de papel y la recuperacin de importantes cantidades de espacios fsicos.
Ttulos de propiedades del Estado. Este grupo documental tiene las caractersticas de que el
procedimiento marca su registro por parte de la CGN, la cual debe realizar una fotocopia para su
gestin administrativa posterior, remitiendo el original a la Escribana General de Gobierno para
su guarda.
Si bien los originales no estn sujetos a destruccin, la cantidad de papel soporte de
fotocopias requeridas para la gestin no slo alcanzan volmenes considerables, sino que son
objeto de un alto nivel de consulta.
Digitalizar esta documentacin, en el momento de la tenencia del original, agilizara los
procedimientos administrativos en forma sustantiva, aunque la misma no debe ser realizada de
acuerdo a los procedimientos establecidos para el otorgamiento de valor jurdico.
Manuales presupuestarios. Anualmente la cantidad de copias de estos manuales se multiplica
de acuerdo a la cantidad de responsables de la gestin administrativa financiera del Estado. Una
vez concluido el ciclo de vida til, cada organismo conserva para su consulta o enva para su
archivo, dicho documento.
Esta operacin da como resultado un espacio fsico destinado a su conservacin, ya sea
en el organismo administrativo, ya sea en los anaqueles del Archivo.
De ofrecer, con seguridad y agilidad, el acceso a la consulta de dichos documentos,
mostrando la imagen de la pgina en la que se encuentra el texto a consultar, se producira un
ahorro equivalente a los metros recuperados, ms los muebles necesarios para su guarda, ms el
personal de apoyo para su bsqueda, sin contar las horas/hombre invertidas si de manuales
anteriores se trata.
Si esta prctica se generaliza, estaramos frente a una reingeniera de procesos en los
procedimientos administrativos y, hacia el futuro, podramos asegurar que el ahorro se produ-
34
La archivstica y
cira desde su impresin y distribucin en adelante. Este corpus tampoco tiene el valor de original y al tratarse del tipo libros, son susceptibles de ser digitalizados automticamente a razn
de 30 pginas por minuto.
4.1.1 Anlisis de la documentacin archivada
Resolver esta temtica, requiere una serie de preguntas, con su consecuente diversidad de respuestas, como son: su origen, su destino, la etapa del circuito administrativo que cumpli, quin
es dueo de los documentos; si se trata de originales, duplicados o fotocopias; valor intrnseco,
relativo, consultivo, histrico o valor patrimonial-cultural pas, plazo de guarda legal, as como
definir la dimensin de la muestra testigo que se pretende conservar en soporte-papel, etctera.
A fin de determinar los diferentes corpus documentales para hacer eficiente su gestin, se
debe definir si se trata de documentacin presupuestaria, financiera, de registro, de personal,
etctera.
Las nuevas definiciones requieren tambin discernir y establecer pautas y parmetros
acerca del valor relativo de la informacin adjunta a los documentos originales, establecindose
o no la necesidad de expurgo previo a su digitalizacin.
4.1.2 Calificacin de los documentos
En el caso del AMI, de estas interrelaciones de atributos, y a fin de definir el tratamiento a dar a
la documentacin, se la calific en:
Documentacin crtica, entendindose por tal a todos los originales que se digitalizarn
respetando el procedimiento definido para otorgar a la imagen, valor jurdico y probatorio de
original, y cuyo soporte-papel ser destruido.
Documentacin de consulta, que comprende la digitalizacin de documentos originales
los cuales no se destruirn, (ejemplo Ttulos de Propiedades del Estado); as como documentos
respaldatorios que no cumplen estrictamente con la definicin de originales (ejemplo Extractos
Bancarios, fotocopias certificadas, Manuales, etctera).
35
4.1.3 Dueos de la informacin
Determinar el dueo de la informacin es absolutamente necesario en muchos de los casos y

cobra vital importancia en el caso de documentacin de personal, la cual es objeto de tratamiento reservado y podr ser consultada nicamente por agentes expresamente autorizados.
Asimismo, dentro de los archivos suele encontrase documentacin original perteneciente
a terceros, la cual es tratada expresamente en un prrafo del texto de la Ley.
4.1.4 Tiempos de guarda
Preestablecer los plazos de guarda de cada documento y la fecha a partir de la cual se comienza
a contar, permite entre otros, determinar previamente:
Documentacin que ser expurgada en el archivo primario y no ser enviada al intermedio.
Documentacin residente en el archivo intermedio que no ser digitalizada por estar
prximo el plazo de expiracin de la guarda.
Estas fechas tambin son denominador comn si se define que los corpus de igual vencimiento sern digitalizados sobre un mismo disco.
Y finalmente, si se desea utilizar como atributo de documentos que, perteneciendo a la
misma carpeta, tienen distintos plazos de vencimiento, facilita el expurgo automtico al momento de migrar de soporte, realizar copias de resguardo, etctera.
4.1.5 Anlisis de los circuitos de la informacin
La realizacin de este tipo de anlisis conduce a detectar la documentacin emanada de una

etapa cumplida dentro de una gestin ms amplia, la cual es enviada para su archivo, independientemente de que la misma se encuentre totalmente finalizada, posibilitando tomar decisiones
referidas a digitalizar hasta dicha etapa, dejando pendiente los vnculos con la restante, definir
una espera hasta la finalizacin total de la gestin, etctera.
36
La archivstica y
4.1.6 Estimacin del volumen de consultas
En documentacin financiera de registro, los mximos picos de consulta se estimaron ubicados

en el ao de gestin y los meses del cierre de la cuenta. Un pico posterior se presenta ms tarde
como consecuencia de las auditoras realizadas por los organismos de control.
Para documentacin de personal, los picos responden generalmente a los periodos
jubilatorios de los agentes y a las certificaciones por disolucin o privatizacin del organismo
contratante. Sin embargo, dada la facilidad para localizar la documentacin escaneada y viendo
que la misma podr ser examinada a distancia, es de suponer que el volumen de consultas
aumentar en forma considerable haciendo variar los parmetros obtenidos con base al histrico
de consultas realizadas sobre el soporte-papel.
No es utpico prever que documentos que se acumulaban en los archivos primarios para
eventuales consultas sean enviados al archivo intermedio con mayor celeridad, modificando las
actuales operatorias, espacios dedicados y cantidad y perfil del personal asignado a la tarea.
4.2 Estrategia informtica

El software est totalmente en castellano, por lo que puede ser gestionado por cualquier usuario
que establezca el dilogo necesario.
El software de procesamiento de imgenes se instal sobre un motor de base de datos
Gupta, y ahora se encuentra operando bajo ORACLE. La red interna funciona bajo Windows nt,
en modalidad multiusuario y administra datos relacionales, documentales, OCR e imgenes, en
forma integrada.
El AMI dispone de 18 puestos de trabajo, con sus respectivos escneres de pgina completa y tres equipos servidores: uno de imagen, uno de datos y uno de comunicaciones.
La capacidad de almacenamiento ptico instalada en lnea es de 360 Gigabytes albergada en Juke box de 600 discos.
37
El edificio del archivo y el del Ministerio de Economa y Obras y Servicios Pblicos estn
distantes, pero se encuentran comunicados por medio de un enlace punto a punto, de 64 kb
de velocidad. El protocolo de Red utilizado es TCP/IP. Esto permite afirmar que se cuenta con
todo el archivo de la documentacin financiera en el puesto de consulta. Dicha comunicacin
podr, en el futuro, extenderse a cualquier otro punto que se requiera.
Adicionalmente a la estrategia de hardware, software, base de datos, redes y sistema de

gestin documental, para el caso del Archivo de Documentacin Financiera y, puntualmente,
para el corpus de los formularios que gestiona el SIDIF, se ha aprovechado para migrar de dicha
base de datos, los datos predefinidos para la bsqueda documental.
38
La archivstica y
La utilizacin de datos de bases de datos preexistentes, y en este caso, del sistema

madre, potencia los conceptos de economa, eficiencia y eficacia en la gestin, ya que no
slo ahorra un altsimo porcentaje de los tiempos que insume la indizacin de los documentos,
permitiendo pegar la imagen asocindola a su nmero de documento, sino que autoefecta
la verificacin referida a que cada transaccin del SIDIF se corresponda con su documentacin
respaldatoria.
4.3 Estrategia jurdica
1994. Primera aproximacin. En la Ley de Presupuesto para 1994 se incluy como
artculo 16 el siguiente texto:
La documentacin financiera de la Administracin Nacional, luego del cumplimiento del plazo
de seis (6) meses de su tramitacin, podr ser reemplazada por caracteres magnticos,
informticos u otra tecnologa que garantice la inmutabilidad de la reproduccin del documento. La reproduccin por estos medios tendr el mismo valor probatorio que su original. El
Poder Ejecutivo Nacional dictar las normas reglamentarias del presente artculo.
1995. Permanencia. Considerando que la Ley de Presupuesto tiene una vigencia

anual, y con la finalidad de darle permanencia, el texto del artculo 16 se recoge en la Ley
11.672 Complementaria Permanente de Presupuesto, como artculo 49.
1996. Nueva redaccin. Si bien el texto del artculo16 plasmaba la voluntad del
legislador, se estimaba cuestionable en cuanto a obtener el pleno valor jurdico, por lo cual se
redact nuevamente. La misma est registrada como artculo 30 de la Ley 24.624 que sustituye
al artculo 49 de la Ley 11.672 anterior.
Se puede decir entonces que la estrategia jurdica consisti en la elaboracin de un Complejo Normativo que abarca: La Ley, su reglamentacin y normativa interna.
39
4.3.1 La Ley 24.624 de Presupuesto

ARTCULO
30. Sustityese el artculo 49 de la Ley 11.672, Complementaria permanente de
presupuesto (t.o. 1995), por el siguiente:

La documentacin financiera, la de personal y la de control de la Administracin Pblica
Nacional, como tambin la administrativa y comercial que se incorpore a sus archivos, podrn
ser archivados y conservados en soporte electrnico u ptico indeleble, cualquiera sea el
soporte primario en que estn redactados y construidos, utilizando medios de memorizacin
de datos, cuya tecnologa conlleve la modificacin irreversible de su estado fsico y garantice
su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, asegurando la fidelidad, uniformidad e integridad de la informacin que constituye la base de la registracin.
Los documentos redactados en primera generacin en soporte electrnico u ptico indeleble,
y los reproducidos en soporte electrnico u ptico indeleble a partir de originales de primera
generacin en cualquier otro soporte, sern considerados originales y poseern, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio, en los trminos del artculo 995 y concordantes del
Cdigo Civil.
Los originales redactados o producidos en primera generacin en cualquier soporte una vez
reproducidos, siguiendo el procedimiento previsto en este artculo, perdern su valor jurdico
y podrn ser destruidos o drseles el destino que la autoridad competente determine,
procedindose previamente a su anulacin.
La documentacin de propiedad de terceros podr ser destruida luego de transcurrido el plazo
que fije la reglamentacin. Transcurrido el mismo sin que se haya reclamado su devolucin o
conservacin, caducar todo derecho a objetar el procedimiento al cual fuera sometida y el
destino posterior dado a la misma.
40
La archivstica y
La eliminacin de los documentos podr ser practicada por cualquier procedimiento que
asegure su destruccin total o parcial, con la intervencin y supervisin de los funcionarios
autorizados.
Facltase al JEFE DE GABINETE DE MINISTROS a reglamentar las disposiciones del presente artculo.
4.3.2 Su Reglamentacin
La reglamentacin del artculo 30 de la ley 24.624 fue aprobada por Decisin Administrativa
nmero 43 del Jefe de Gabinete de Ministros el 30 de Abril de 1996 y publicada en el Boletn
Oficial del 7 de mayo de dicho ao.

En ella se establecen las normas tendientes a otorgar valor jurdico y probatorio a la
documentacin existente y a la que se incorpore al archivo, mediante la utilizacin de tecnologa que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte
de guarda fsico de la mencionada documentacin.
Determina el mbito de aplicacin, la documentacin involucrada, los procedimientos para
la reproduccin, verificacin, registro, anulacin y destruccin del soporte-papel, as como tambin las medidas relacionadas con los documentos de propiedad de terceros, facultando a la Contadura General de la Nacin a dictar normas aclaratorias y complementarias de dicha medida.
Tomando como punto de partida el artculo 5 de la ley 24.156 de Administracin Financiera, define como documentacin financiera a todos los registros y comprobantes que alimenten
o emanen de los Sistemas Presupuestario, de Crdito Pblico, de Tesorera y de Contabilidad.
Como documentos de personal define a aquellos relativos a los agentes pblicos de la
Administracin Pblica Nacional, ya sean stos producidos o recibidos por un organismo pblico donde el empleado ocupa un cargo. Y como documentos de control, a aquellos que
41
sirven de prueba de los trmites o actos realizados en el marco de la Administracin Financiera

sujeta a la accin de los rganos de contralor del Estado Nacional.
El captulo II: De las definiciones, se completa precisando lo que debe entenderse por
original, copia, autenticacin, copia autenticada, copia de sustitucin, copia de resguardo, archivo, conservacin y soporte electrnico u ptico indeleble.
El captulo III especifica requisitos en general y el captulo IV precisa las condiciones en
cuanto a los documentos.
El captulo V puntualiza los requisitos en cuanto al soporte, precisando que la tecnologa
utilizada deber conllevar la modificacin irreversible de su estado fsico, de modo que no sea
posible el borrado ni la sobreescritura de la informacin en l registrada.
Los captulos VI y VII detallan el procedimiento respaldatorio y el de verificacin. Los
siguientes determinan el registro y la anulacin.
En el captulo X se expone sobre la documentacin de terceros mientras que el XI define
el procedimiento de destruccin.
El captulo XII determina la conservacin y seguridad, finalizando con el XIII que contiene disposiciones varias.
Estos son los logros que dentro del marco de la Reforma del Estado y, puntualmente, de la
ley 24.156 de Administracin Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional,
se presentan como respuesta a la modernizacin del Estado en el tratamiento de sus archivos.
No escapar a ningn observador, que este paso no se limita a la aplicacin de tecnologa
en la resolucin de la problemtica de los archivos, sino que inicia en nuestro pas una trascendental etapa para la transformacin de la cultura organizacional, basada en el reconocimiento
del valor jurdico y probatorio del documento electrnico y que eleva a nuestro pas al nivel de
los estados de avanzada que ya aplican en su gestin este instrumento.
42
La archivstica y
4.3.3 Normativa Interna
Completa esta estrategia, normativa plasmada en resoluciones y disposiciones donde se definen

entre otras varias, facultades y responsabilidades del funcionario fedatario; del administrador de
la base de datos, del coordinador documental y del control de calidad.
5. Gerenciamiento del proyecto

Gerenciar un emprendimiento de tamaa envergadura constituy un desafo demasiado atrayente como para no aceptarlo, en concordancia con el mencionado proceso de Reforma del
Estado. No se trataba de informatizar el Archivo de la Administracin Financiera sino que,
adems, deba obtenerse el valor jurdico y probatorio del documento digitalizado, respaldado
por una normativa con estatura de ley, sin precedentes en nuestro pas.
Para ello fue menester contar fundamentalmente con:
Inquebrantable impulso poltico
Fuerte respaldo institucional
Profundo asesoramiento en informtica jurdica
Expertos archivistas-documentalistas
Tcnicos informticos con conocimientos en gestin documental
Personal con experiencia en el archivo de la administracin
Total compromiso de todos los participantes en el proyecto
Coordinar y administrar un proyecto, en el que necesariamente concurren equipos de
trabajo que podemos denominar transdisciplinarios por el diferente perfil de cada especialista
43
y no especialista involucrado, con el objeto de lograr sentar las bases de un cambio cultural,
requiere de mucha cautela, una gran dosis de imaginacin y una mayor cantidad de horas de
trabajo responsable.
Es de fundamental importancia lograr que el objetivo sea un proyecto de todos, en una
estrecha interaccin de todos los recursos humanos responsables o participantes. No puede
desecharse ninguna colaboracin y ha de lograrse el mayor consenso posible, a travs de una
activa poltica motivacional.
Fijar los pisos tecnolgicos, en consulta con los proveedores informticos y convalidado
en nuestro caso por la Subsecretara de Sistemas de Informacin, observar la normativa del
Archivo General de la Nacin, as como el consenso de las secretaras legales y tcnicas y de los
organismos de control como la Auditora General de la Nacin, la Sindicatura General de la
Nacin y la Procuracin del Tesoro, fueron aportes con los que valiosamente se cont.
6. Logros
La permanente sorpresa cotidiana pasa por descubrir la interminable variedad de modalidades en
la composicin de legajos y expedientes, as como del tipo y formatos de formularios y documentos soporte de igual o equivalente informacin.
Del anlisis documental es posible reconstruir no slo la actividad financiera de cada
poca, sino la modalidad y tipo de conduccin poltica y econmica, el perfil y formacin del
personal administrativo y hasta la tendencia de los artistas del momento, as como tambin la
abundancia o austeridad de cada periodo por el que transitaron los diferentes y cada uno de los
organismos pblicos y privados.
La tarea de anlisis del grupo de tcnicos, informticos y documentalistas alcanza su
xito en cada corpus documental incorporado a las bases de datos, donde se ha contemplado
44
La archivstica y
cada atributo de bsqueda y se han establecido las relaciones y validaciones necesarias respecto
de tablas normalizadas y tesauros creados para la ptima guarda y recuperacin de cada imagen
digitalizada.
El procedimiento (sustentado por el nuevo marco legal vigente en la materia) que se
observa para la digitalizacin de un documento original, a fin de obtener una imagen con valor
jurdico y probatorio, cumple en general con los siguientes pasos:
Recepcin y anlisis de la documentacin
Categorizacin del corpus, definicin y creacin de la base de datos
Definicin de los campos de indizacin de los documentos
Preparacin de los documentos o preescaneo
Escaneo de los documentos
Control de calidad
Correccin
Control de correccin
Anulacin del soporte-papel mediante un sello que indica la prdida de su condicin de
original
Destruccin del soporte-papel.
La digitalizacin del lote de documentos que cada operador graba directamente sobre los
discos WORM se encuentra comprendida entre un Acta de Apertura y un Acta de Cierre de la
sesin, donde se indican entre otros, datos como la fecha y hora, el nombre del operador, el tipo
de documentacin, la cantidad de imgenes, etctera.
El responsable del Control de Calidad, luego de efectuada la revisin, escanear el Acta
de Control donde indicar el resultado del mismo.
45
Procedimiento de Digitalizacin
con Valor Jurdico
recepcin
y anlisis
preescaneo
escaneo
control de
calidad
destruccin
control de
correccin
correccin
En caso de observar alguna anomala que requiera que un documento sea nuevamente
digitalizado, quedar asentado en el acta y deber procederse a un nuevo escaneo del documento.
Es de suma importancia destacar que sobre la superficie del WORM quedar grabada dos
veces la imagen de dicho documento, la primera con defectos y la segunda correcta
amparadas por las diferentes actas de correccin y de control de correccin, tambin grabadas
sobre el disco.
La consulta del documento traer la imagen correcta, ya que el puntero de la base de
datos se direcciona sobre esta ltima, quedando registrados para cualquier auditora posterior,
los sucesivos pasos y los motivos de la correccin, con indicacin de los responsables de la
operatoria.
Las seguridades de acceso al sistema y a los datos debe ser establecida en forma previa a
la puesta a disposicin de los documentos para la consulta por parte de los usuarios, pudiendo
46
La archivstica y
en algunos casos, requerirse el registro del personal autorizado a acceder a informacin con
diferentes grados de privacidad.
La seguridad de los documentos archivados se encuentra triplicada ya que el WORM
con las imgenes originales se guarda en una caja de seguridad en el Banco Nacin Argentina; la
primera copia (de sustitucin) en la caja fuerte del contador general de la nacin y la tercer copia
queda para su consulta en el
AMI.
No cabe en nuestra imaginacin pensar que esto podra
hacerse con los papeles.

Este nuevo sistema archivstico permite recuperar dos metros cbicos de espacio ocupado
por papel, en solo un disco de 1,4 Gigabytes, dado que en cada uno de ellos se ha logrado
almacenar un promedio de 56 mil imgenes.
El ahorro en espacios para almacenamiento entre el soporte-papel y la imagen digital
representa la significativa reduccin del 99,987 por ciento.
Todas estas transformaciones representan un cambio profundo en el marco de la concepcin sistmica de la Administracin Financiera del Estado y, en este caso particular, se ha
logrado consolidar una gestin pblica integrada que, a nivel del sistema archivstico documental, configura un aporte sustancial a la optimizacin de la racionalidad y productividad en el
manejo de los recursos pblicos..
El Archivo Modelo por Imgenes Digitales de Documentacin Financiera fue inaugurado el 22 de mayo de 1996, da en el cual se destruyeron los primeros papeles, antiguo
soporte de los documentos quedando las imgenes como nicos originales con pleno valor
jurdico y probatorio.
El volumen de formularios de ejecucin presupuestaria, con su documentacin anexa,
que ya se encuentran digitalizados con valor jurdico, supera en la actualidad el milln..
Asimismo se posee un volumen equivalente de documentos con valor consultivo, pertenecientes a diferentes corpus, entre los cuales se encuentra el de Expedientes de Privatizaciones
del Estado, para los cuales se defini la no destruccin de los originales.
47
7. Cambio cultural
Emprender el cambio de soporte de la informacin es iniciar una nueva etapa cultural.
El papel desde hace siglos tiene ganado un lugar en nuestras costumbres y no es fcil
cambiarlas ya que forman parte del piso sobre el cual se asienta nuestra cultura.
No por novedoso debemos pensar en aplicarlo indiscriminadamente, sino que cabe una
utilizacin racional y dirigida principalmente al tratamiento de grandes volmenes de informacin.
Sin embargo, hay sobrados motivos que justifican el cambio iniciado, desde la desertizacin
ambiental, consecuencia de la tala indiscriminada de rboles, hasta la aceleracin de las transacciones comerciales, pasando por la toma de conciencia de costos improductivos en la utilizacin
de espacios, traslados y distancias superadas hoy en da por las comunicaciones.
Debemos aceptar que ya es una realidad la posibilidad de no acudir exclusivamente a la
documentacin sobre papel. Si observamos a nuestro alrededor, hay muestras de innumerables
actos que realizamos en la vida cotidiana, prescindiendo de este soporte, tal como la utilizacin
masiva de las tarjetas de crdito, los depsitos y extracciones de dinero y cantidad de transacciones administrativas y comerciales que se realizan informticamente.
8. El futuro-nuevos desafos
Las bases sentadas por el artculo 30 de la ley 24.624, ha movilizado a diversos sectores de
nuestro pas, tanto en el mbito pblico como en el privado, y ha impulsado acciones tendientes
a proponer modificaciones a las leyes de fondo en el sentido del reconocimiento del valor jurdico del documento electrnico.
En la actualidad se encuentra trabajando una comisin en el Ministerio de Justicia, sobre
un proyecto de ley en el sentido de reconocer el instrumento electrnico y digital, a fin de
proponerlo como aporte ante la comisin que estudia modificaciones integrales al Cdigo Civil.
48
La archivstica y
En nuestro caso, que es el de la Administracin Financiera del Estado, dicho artculo 30

reconoce expresamente a los documentos ...cualquiera sea el soporte primario en que estn
redactados y construidos... y agrega que:
Los documentos redactados en primera generacin en soporte electrnico u ptico indeleble,
y los reproducidos en soporte electrnico u ptico indeleble a partir de originales de primera
generacin en cualquier otro soporte, sern considerados originales y poseern, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio, en los trminos del artculo 995 y concordantes del
Cdigo Civil.
La Decisin Administrativa 43/96 reglamenta una primera vertiente, que es la del tratamiento del original nacido en papel y su captura y guarda como imagen original.
El desafo est planteado ahora en reglamentar el reconocimiento del documento nacido
originalmente en soporte electrnico. Para ello es menester determinar el piso tecnolgico y las
herramientas y tcnicas necesarias para probar la autora de los documentos y la inviolabilidad en su transferencia electrnica, la recepcin conforme del destinatario y la integridad e inalterabilidad del mismo.
La Secretara de la Funcin Pblica de la Jefatura de Gabinete de Ministros, por Resolucin 45/97 publicada en el Boletn Oficial del 24 de marzo de 2003, adhiere y adopta como
propias las conclusiones del Subcomit de Criptografa y Firma Digital del Comit de Usuarios
de Procesamiento de Imgenes (CUPI), tendientes a autorizar el empleo en el mbito de la Administracin Pblica Nacional de la tecnologa de firma digital. Sus objetivos son:
A. Normar la equiparacin de la firma digital a la firma olgrafa para permitir la digitalizacin y despapelizacin de los circuitos administrativos del estado.
B. Crear las condiciones para el uso confiable del documento digital suscrito digitalmente
en el mbito del sector Pblico.
49
C. Reducir el riesgo de fraude en la utilizacin de documentos digitales al suscribirlos

digitalmente.
Fundamenta la eleccin de la criptografa asimtrica como medio para instrumentar la
firma digital. En ella se emplean dos claves distintas: la clave privada, que se mantiene secreta,
nunca se da a conocer y la utiliza el autor para la firma de los documentos digitales, y la clave
pblica, que se divulga y se utiliza para verificar las firmas basadas en la correspondiente clave
privada.
En el mbito internacional se puede mencionar que el Comit de Seguridad de la Informacin de la Seccin de Ciencia y Tcnica de la Asociacin de Abogados de los Estados Unidos
(American Bar Association) en su normativa de Firma Digital recomienda la utilizacin del
mecanismo de clave pblica como nica alternativa para otorgarle a la firma digital el tratamiento
de la firma olgrafa.
Dicho comit est integrado (entre otros) por representantes de los siguientes organismos
gubernamentales e instituciones:
Departamento de Justicia de Canad
Gobierno de Quebec
Diferentes estados de los Estados Unidos
NASA
Departamento de Estado de los Estados Unidos

Administracin de la Seguridad Social de Estados Unidos
Federacin de Cmaras de Comercio e Industria de Blgica
Unin Internacional de Notarios Latinos-Italia
Asociacin de Notarios de Inglaterra
50
La archivstica y
El mecanismo de la clave pblica tiene amplia difusin y no est relacionado con ningn
proveedor o pas en particular. Por lo tanto, este ser el camino a seguir a fin de proponer un
proyecto de reglamentacin en tal sentido, tendiente al reconocimiento del documento electrnico y la firma digital con el objetivo de eliminar enormes volmenes de papel en lo referente
a las transacciones propias del mbito de la Administracin Financiera del Estado.
No est lejano el da en que el creciente proceso de globalizacin econmica permita asimilar e interconectar archivos pblicos digitalizados, a la par del avance tecnolgico y en concordancia
con la imprescindible armonizacin a nivel pas, regional e Iberoamericana en materia de administracin financiera.
Cdigo civil - Artculo 995: Los instrumentos pblicos hacen plena fe de las enunciaciones de hechos o actos jurdicos directamente relativos al acto jurdico que forma el objeto principal, no solo entre las partes sino tambin respecto de terceros.
Ley 24.624 (de Presupuesto para 1996 aprobada y publicada en el Boletn Oficial, el 29
de diciembre de 1995).
Artculo 30. Sustituye el artculo 49 de la ley 11.672, complementaria permanente de
presupuesto (t.o. 1995).
Decisin Administrativa nmero 43 del jefe de Gabinete de Ministros del 30 de abril de
1996 y publicada en el Boletn Oficial el 7 de mayo de 1996 reglamenta el artculo 30 de la ley
24.624.
51
52
La archivstica y
La automatizacin de los archivos histricos

como parte de la planeacin archivstica
Enrique Lira
53
Soria
Licenciado en historia por la Facultad de Filosofa y Letras de la UNAM con
estudios concluidos de maestra en la misma especialidad. Desde
1985 ingres como acadmico en el Archivo Histrico de la UNAM,
dependiente del CESU y se ha especializado en la organizacin
y descripcin de acervos documentales tanto de la
propia universidad como de los incorporados
a su acervo. Tiene en su haber varias
publicaciones y participaciones
en reuniones especializadas
de archivistas.
54
La archivstica y
Introduccin
El mundo de hoy, tal como lo podemos apreciar a simple vista y a travs de los mltiples y
diversos medios masivos de difusin, es un mundo dinmico, de cambios acelerados donde se
producen, en lapsos muy cortos, un sinnmero de acontecimientos blicos, econmicos y polticos, por mencionar algunos.
Muchos de estos acontecimientos estn siendo provocados por la globalizacin, fenmeno que est dando lugar al surgimiento de nuevas dinmicas al interior y exterior de todos los
pases del mundo, que as, es testigo del ajuste y articulacin de grandes estructuras destinadas
al establecimiento de un nuevo orden internacional en el cual, se piensa, podrn coexistir en
forma armoniosa todas las naciones, como partes componentes de una gran maquinaria cuyos
desajustes, o problemas, puedan corregirse con mayor facilidad.
Las sociedades involucradas, voluntaria e involuntariamente, en este proceso globalizador,
encabezado por los pases del primer mundo demandan, para estar a la altura de las exigencias,
grandes volmenes de informacin de diversos gneros, as como de los recursos tecnolgicos
para su almacenamiento, uso y difusin. Esta informacin se hace indispensable para la toma de
decisiones en materia de planificacin institucional, as como para impulsar el desarrollo cultural
y cientfico.
En nuestros das, las instituciones de una nacin no podran llevar a buen trmino las funciones para las cuales fueron establecidas, sin contar con modernos sistemas que suplan la informacin necesaria para el desempeo de las mismas. Por otra parte, estos sistemas de informacin se
constituyen en herramientas indispensables para la formacin educativa y profesional de las nuevas
generaciones, a las cuales les espera el reto ineludible de enfrentar mercados de trabajo muy
competitivos y, por consecuencia, altamente selectivos. Esto, mediante la aportacin de los insumos
informativos para la produccin de aquellos bienes intelectuales que surgen como el producto
acabado del trabajo de profesionales dedicados a las tareas de investigacin.
55
Es en este proceso dinamizante, en el cual se desenvuelven las sociedades actuales enlazadas

en un destino comn, donde las nuevas tecnologas que han dado vida a los medios electrnicos
de almacenamiento y acceso a la informacin juegan un papel de vital importancia. Las redes de
cmputo a nivel local, nacional e internacional enlazadas por internet constituyen herramientas
imprescindibles para el impulso de los flujos de informacin de carcter poltico, econmico,
cientfico, tecnolgico, cultural e histrico.
En este contexto plasmado de complejidades, los archivos gubernamentales, institucionales
y privados juegan un papel de gran importancia ya que se constituyen en partes integrales de un
macro universo archivstico, integrado por miles de archivos histricos y centros de informacin
de diversos gneros, ubicados en los cinco continentes, que dan testimonio de un sinnmero de
actividades efectuadas por aquellos generaciones que nos han precedido, as como de las acciones de aquellos individuos que en forma individual o en el marco de las instituciones se han
constituido en actores sociales de los procesos contemporneos.
Para que los archivos puedan dar cumplimiento a esta importante labor, resulta indispensable su modernizacin y automatizacin, factores que les permitirn figurar como parte de ese
mega sistema de informacin que est destinado a suplir los insumos informativos para la toma
de decisiones en diferentes actividades institucionales y para la investigacin en las diversas
disciplinas cientficas y humansticas que componen el quehacer del hombre.
La modernizacin de los archivos histricos (ya sean institucionales o privados) conlleva un
replanteamiento de sus estructuras internas, con el fin de optimizar los dispositivos para la adecuada conservacin de los soportes materiales de la documentacin y el establecimiento y la planificacin de las funciones en cada una de las reas que lo integran y que son las responsables del
procesamiento tcnico de los acervos, as como de las polticas para la difusin de su contenido
informativo.
56
La archivstica y
El proceso de modernizacin en los archivos

ste deber comprender los siguientes aspectos:
La adopcin y puesta en vigor de los conceptos terico-metodolgicos predominantes
en el mbito archivstico nacional y la adopcin del glosario de terminologa archivstica correspondiente.
El establecimiento de polticas para el incremento. Esto principalmente cuando se trata
de archivos institucionales que peridicamente estarn recibiendo remesas de documentos como
producto de sus procesos de gestin documental.
La revaloracin de la importancia de la identificacin archivstica como punto de partida
para la toma de decisiones en la estructuracin de los esquemas o cuadros de clasificacin del
fondo o fondos documentales que el archivo tenga en custodia.
La definicin de las tcnicas y procedimientos que se pondrn en vigor en el desarrollo
de cada uno de los procesos tcnicos sustanciales y de las actividades archivsticas complementarias y de aquellas que se refieren a la conservacin y restauracin del soporte material de la
informacin.
La adopcin de modelos para el diseo de los instrumentos descriptivos generales,
intermedios y especficos en sus diferentes modalidades.
La seleccin de los medios y las estrategias que se podrn utilizar para la difusin de las
temticas y el contenido informativo de la documentacin, as como los niveles acadmicos y
aquellos mbitos que se desea alcanzar.
Con estos elementos bien visualizados se podr avanzar hacia la aplicacin y el uso de las
nuevas tecnologas informticas.
57
La automatizacin
Cuando los archivos renen este conjunto de condiciones, se puede decir que ya estn en el
camino correcto para transitar hacia la fase de automatizacin, no sin antes cubrir la parte
correspondiente a la organizacin de sus acervos documentales, grficos, sonoros o de imgenes, sometindolos a los procesos tcnicos de organizacin y descripcin, cuidando que los
documentos se encuentren clasificados y ordenados y que sus instrumentos descriptivos, guas,
inventarios y catlogos se encuentren unificados por criterios archivsticos. Esto ayudar a que
las bases de datos, que de ellos se hagan, puedan planificarse bajo diseos definitivos que no
requieran de modificaciones futuras, lo que significara grandes prdidas en lo que respecta a
tiempo, recursos humanos y econmicos.
Si el caso fuere un archivo histrico, con una larga trayectoria y cuyo acervo o conjunto de
acervos se encuentran procesados parcialmente, en lo referente a la organizacin y descripcin, se
deber efectuar un diagnstico que arroje con veracidad, los porcentajes que se encuentran cubiertos. En este diagnstico, cada uno de los grupos documentales deber ser sometido a una
revisin exhaustiva, ya que este ejercicio servir para justificar la apertura de un programa institucional,
destinado a concluir adecuadamente esos procesos, as como para establecer los tiempos y el
monto de los recursos materiales y humanos que para este propsito sean necesarios.
El diagnstico deber realizarse, preferentemente, por un equipo multidisciplinario, integrado por archivistas y especialistas en conservacin y restauracin, y comprender, por lo menos,
los siguientes datos tcnicos:
Nombre del archivo o fondo documental.
Procedencia, ya sea institucional o privada.
La temtica general de sus documentos y otras temticas menores.
Las fechas extremas de la documentacin, apuntando aquellas lagunas o vacos de informacin que se hayan detectado.
Su volumen en cajas archivadoras, gavetas, planeros y cualquier otro tipo de unidad de
guarda documental.
Sus medidas archivonomtricas (es decir, en metros lineales).
58
La archivstica y
Sus clases documentales (documentos textuales, grficos, sonoros, de imgenes en movimiento, etctera).
Sus tipos documentales ms abundantes.
El estado de conservacin del soporte material de los documentos. Esto se podr hacer
anexando al diagnstico un formato para asentar los reportes de deterioro.
El estado de organizacin. Mencionando los porcentajes de avance.
El estado en materia de descripcin. Apuntando el tipo o tipos de instrumentos descriptivos con los cuales se cuente.
Cuando ya se tenga concluido el diagnstico, se podr establecer un proyecto general de
actividades, que establezca entre otros elementos, los tiempos necesarios para la realizacin de
cada una de ellas. Dicho proyecto tambin debe comprender la captacin de recursos humanos
con especialidad en procesamiento tcnico de acervos documentales. Si esto no es posible por
falta de recursos, o por no haber oferta en el mercado de trabajo, se podrn establecer programas de reclutamiento y capacitacin de cuadros de archivistas con estudios cursados a nivel
bachillerato y licenciatura en las reas de las ciencias sociales y las humanidades, a quienes se
deber involucrar en los conocimientos propios de la teora archivstica, en los conocimientos
bsicos de la conservacin, y en las tcnicas de restauracin de materiales de archivo.
De hacerse necesario, porque los soportes materiales de la documentacin presenten deterioros muy notables, se podrn montar laboratorios de conservacin y restauracin que a corto y
mediano plazo cubran las necesidades en esta materia, procurando que las tcnicas aplicadas sean
las actualmente usadas por el cuerpo de conservadores y restauradores de aquellas instituciones
que vayan a la vanguardia en materia archivstica a nivel nacional y, por supuesto, en conservacin
y restauracin de documentos. Podramos afirmar que generalmente, estas instituciones son las
titulares de los archivos nacionales y las universitarias y de educacin superior, lo cual las acredita a
capacitar y asesorar a otras con no tanta experiencia y conocimiento.
Los procesos de capacitacin se podrn consolidar mediante ejercicios prcticos de organizacin, descripcin y restauracin, efectuados directamente con la documentacin y bajo la
supervisin de expertos en la materia.
59
Parte importante de este proceso de capacitacin ser aquella que se proporcione en lo

que respecta al uso los equipos de cmputo y el software que para las bases de datos y la
digitalizacin de los documentos de imgenes ser utilizado.
Uno de los grandes retos de dicho proceso de formacin archivstica consistir en crear
conciencia en los jvenes archivistas sobre la importancia del proyecto institucional en el cual van
a participar, as como de la trascendencia que los archivos histricos tienen a nivel nacional e
internacional, como parte integrante del patrimonio histrico-documental mexicano y tambin
como parte importante del patrimonio cultural de la humanidad. Esto contribuir a que el trabajo
que les corresponda desempear sea efectuado con seriedad, responsabilidad y profesionalismo.
Si el proceso de automatizacin se piensa efectuar en archivos de reciente creacin, cuya
informacin sea de un alto inters para la institucin misma o para la sociedad, debern establecer programas y polticas de organizacin y descripcin sustentadas en la teora archivstica
actual, la cual dispone los criterios para la organizacin de todo tipo de archivos. El proceso
para la descripcin multinivel se encuentra establecido por la Norma Internacional de Descripcin Archivstica (ISAD-G), la cual determina los elementos que deben considerarse para cada
uno de los niveles de descripcin, as como la recomendacin de efectuar el proceso descriptivo
partiendo de lo general hacia lo particular, es decir, efectuando primero las guas, despus los
inventarios y finalmente los catlogos.
Tratndose de archivos histricos de universidades e instituciones de educacin superior
de nuestra nacin, ya se cuenta con un manual de procedimientos tcnicos en materia de conservacin, organizacin, descripcin y automatizacin de acervos documentales y grficos coeditado
por el Archivo Histrico de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico y el Archivo Histrico
de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla. De tratarse de archivos gubernamentales, el
Archivo General de la Nacin cuenta con los instrumentos normativos adecuados para la gestin, conservacin y procesamiento tcnico de este tipo de acervos.
Si el caso es un archivo particular, tambin existen las orientaciones para su procesamiento tcnico, mismas que se pueden obtener a travs de la Asociacin Mexicana de Bibliotecas y
Archivos Privados (AMABPAC), la cual tiene como uno de sus objetivos el proporcionar asesora
60
La archivstica y
tcnica, capacitacin y actualizacin para el personal de archivos y bibliotecas de este tipo. Los
miembros de esta asociacin, que rene cerca de 30 bibliotecas y archivos particulares de nuestra nacin, cuentan con un buen nmero de experiencias en cuestin de rescate, conservacin,
organizacin y automatizacin de este tipo de acervos.
Equipos de cmputo
Es recomendable que para establecer un programa de automatizacin, se forme un comit de
cmputo que se encargue de trabajar en la seleccin de los equipos, que investiguen sobre las
especificaciones y capacidades de aquellos equipos de ltima generacin, mediante los cuales se
podr conformar una estructura informtica eficiente y durable, que evite reemplazamientos
frecuentes de unidades y componentes, lo que a largo plazo har que el sistema resulte ms
rentable. Para ello se har necesario tomar asesora con aquellas instituciones archivsticas que ya
tienen toda una trayectoria en tareas de automatizacin, y que en su experiencia han tenido en
uso equipos de cmputo con diversas caractersticas. Ellos podrn sugerir aquellas marcas y
modelos que para estos fines presenten el mejor desempeo.
Software
Algo muy importante para un proceso de automatizacin ser la adopcin del software ms
adecuado para cargar y ambientar las bases de datos que resulten del proceso de descripcin
documental. Una adecuada seleccin evitar traslados frecuentes de la informacin y los riesgos
de prdidas de la misma. Cabe mencionar que el software Micro Isis donado por la UNESCO para
las bibliotecas y las instituciones archivsticas es el que ha dado los mejores resultados en esta
materia. Este programa, difundido en Mxico en la dcada de los aos ochenta, originalmente se
presentaba en versin para MS-DOS, en la cual funcionaba correctamente. Hoy, a ms de una
dcada, y con los avances tecnolgicos que se han dado en materia de cmputo, este programa
puede combinarse con otros paquetes propios para el procesamiento de digitalizacin de im-
61
genes y manejarse en Windows. De esta manera pueden crearse sistemas con mayores posibilidades, en los que se pueden obtener bases de datos de documentos textuales, acompaadas
de imgenes de documentos grficos pertenecientes al mismo acervo.
Normalizacin
Si se trata de archivos con una larga trayectoria a travs de la cual se han efectuado tareas de
organizacin de sus acervos, y se han producido instrumentos de descripcin documental,
debern establecerse programas de revisin y normalizacin de dichos instrumentos, tomando
como marco de referencia la Norma Internacional de Descripcin ISAD-G y, de ser necesario,
rehacer aquellas guas, inventarios y catlogos que carecieran de ciertos elementos esenciales en
la descripcin actual. Estos procesos de normalizacin requieren de arduas jornadas de trabajo,
en las que muchas veces se hace necesario el cotejo de la documentacin con los instrumentos
descriptivos, y en especial con los catlogos, en los cuales, a veces, se hace necesaria la comprobacin de la veracidad de la informacin asentada en las fichas catalogrficas o la obtencin de
aquellos datos que se hacen necesarios para la modernizacin o actualizacin de la ficha
catalogrfica.
Conclusin
Para que un archivo histrico pueda transitar hacia el proceso de automatizacin que lo ponga
a la altura de los tiempos actuales y que lo integre al sistema mundial de la informacin en los
medios electrnicos, se requiere forzosamente su actualizacin en lo que respecta a conceptos
tericos archivsticos. Que se haga un balance retrospectivo de su trayectoria y del trabajo
archivstico desarrollado en su documentacin a lo largo de sus aos de existencia, esto, con la
finalidad de ver si se est en condiciones de abrir un programa de automatizacin. De no ser as
se debern tomar las decisiones necesarias para emprender su actualizacin. Esto evitar las
inversiones intiles y el desperdicio de tiempo, esfuerzo y recursos materiales.
62
La archivstica y
La planeacin de los sistemas automatizados

en los archivos histricos: el caso de la AHUNAM
Gustavo Villanueva
63
Bazn
Licenciado en historia por la Facultad de Filosofa y Letras de la UNAM donde
adems concluy los estudios de maestra en esa misma especialidad.
Ingres como acadmico al Archivo Histrico de la UNAM en 1985,
donde ocup los cargos de jefe de la seccin de Acervo Documental,
y de Procesos Tcnicos hasta 2003. Se ha especializado en archivstica
y en paleografa. Es docente de la Escuela Nacional de Biblioteconoma
y Archivonoma. Ha participado en reuniones nacionales
e internacionales sobre temas archivsticos, ha coordinado
varias obras con temtica archivstica y actualmente
dirige la serie editorial Formacin Archivstica de la BUAP.
64
La archivstica y
Introduccin
Hablando de la utilidad social de los archivos, nos dice Montserrat Sebasti, de la Universidad de
Barcelona, que no existe una sintona entre stos y la evolucin de los sectores culturales debido,
entre otras cosas a que, por un lado, los archivos son valorados desde las premisas de la modernidad cultural difusin y tecnologas como el rea ms esttica del sector documental y por
otro, los archivos y sus profesionales asumen actitudes de discrecin profesional que prefiere
aparentar invisibilidad ante la evolucin y la dinamizacin.1
Tenemos as que a travs de la historia de los archivos y de la archivstica, se han desarrollado dos ideas que tienen que ver con la funcin y por lo mismo, con la concepcin de los
archivos: por un lado, el archivo como servicio, tratando de encontrar en ste, la justificacin de
su existencia ante la sociedad al proporcionar de manera rpida y eficaz la informacin contenida
en los documentos para satisfacer los requerimientos de una consulta cada vez ms expedita ya
sea para agilizar la administracin o para profundizar en el conocimiento retrospectivo de la
sociedad en que se insertan. Por otro lado, existe la idea de archivo como organizacin, como
conjunto orgnico de documentos, como estructura que dispone un conjunto de elementos, que
mantienen relaciones entre s y ocupan un lugar determinado en la misma, por lo que es a partir
de su ubicacin que toma importancia la visin de conjunto; el sentido orgnico del archivo que,
entendido de esa manera, cobra un sentido esencial en tanto la archivstica tendr como objetivo
principal el mantener esa unidad, esa relacin sistmica entre sus componentes o en su caso,
reconstruirla a partir de un mtodo que tiene mucho que ver con la historia, la arqueologa y
Montserrat Sebasti I Salat, Archiveros/Infotecnlogos: La internet como motor del cambio de imagen de los
archivos, en XII Jornadas de Archivos Municipales. El Archivo en el entorno cultural, Comunidad de Madrid,
Coslada, pp. 91-112.
1
65
dems disciplinas cuyo objetivo es la restauracin y la reconstruccin de los elementos y del

orden que dan sentido a un todo.2
Cada una de estas ideas en torno al archivo y la prioridad que se le otorga a una u otra
provoca a su vez determinadas formas de desarrollar los procesos para su tratamiento, es decir,
la archivstica como mtodo que se desarrolla y an ms, est determinado por la concepcin
que se tenga del archivo en tanto su esencia es entendida ya como servicio, ya como estructura.
Los documentos para la archivstica, entendida como sostn de esa estructura que es el
archivo, tienen valor en tanto son parte de un conjunto en el que rigen una serie de relaciones y
de elementos que le otorgan un sentido nico, ningn otro, mismo que el archivista tiene que ir
desentraando a travs de los diversos mecanismos metodolgicos de que lo provee su actividad.
De la otra manera, si pensamos de una manera inmediatista en la labor archivstica, restringiendo su esencia a una utilidad prctica de manipulacin de los documentos que conforman los
archivos, y sobre todo con esa justificacin que depende de la difusin y la utilizacin de nuevas
tecnologas, como menciona Montserrat Sebasti, me atrevera a pronosticar un futuro incierto
para la profesin y para sus especialistas, concebidos como simples difusores y servidores de
informacin.3
La archivstica se ha considerado como un punto de confluencia de la historia y autores como Lodolini, por ejemplo,
plantean adems, que tambin lo es de la arqueologa al considerar al archivo como la ... natural sedimentacin
documental de una actividad prctica, jurdica y administrativa. Vase Elio Lodolini, El problema fundamental de la
archivstica: la naturaleza y el ordenamiento del archivo, en Csar Gutirrez Muoz, Archivstica, Pontificia Universidad
del Per, Lima, 1991, p. 31, y Luis Torres Monroy, El historiador archivista, arquelogo de la documentacin, ponencia
presentada en el VIII Congreso Nacional de Archivos, Monterrey, 1996 (copia xerogrfica).
3
Cito para ejemplificar, a Lawrence Dowle, bibliotecario y archivista norteamericano:La investigacin sobre la disponibilidad y uso de los archivos debiera ser la meta principal de la profesin archivstica... Los principios archivsticos seguirn
siendo vitales aun cuando los archivistas se conviertan como creo que lo harn en bibliotecarios y otros especialistas
de informacin. Vase Agenda de investigacin sobre la disponibilidad y uso de los archivos, en Foro Archivstico, pp.
31-42 (copia xerogrfica). V.T. Gustavo Villanueva, El Principio de procedencia. Posibilidad cientfica de la archivstica,
en Memorias del VIII Congreso Nacional de Archivos, Monterrey, N. L., 1996 (versin en disquete).
2
66
La archivstica y
Sin embargo, tal parece que a partir de la irrupcin de las computadoras en nuestro
cotidiano existir, se ha generalizado la idea de que la razn misma de los archivos se restringe a
su utilizacin, a la forma en que los documentos se pueden disponer para proporcionar a los
usuarios un servicio ms rpido y eficaz.
Esta situacin implica una serie de problemas que si bien ya existan para nuestra profesin
antes de la computadora, se han agudizado a partir de lo que podramos llamar, como muchos ya
lo han hecho, la revolucin informtica.
Precisamente, uno de los grandes problemas, tal vez el principal, del que derivan muchos
otros que han surgido para los archivistas, es la angustia por el papel que se juega o debe jugar,
en este movimiento informtico que irrumpe a veces de manera brusca en nuestras instituciones
como una necesidad existencial, pues a travs de la utilizacin de la computadora es que muchos
justifican su arribo a la modernidad, a un primer mundo sinnimo de eficacia y de garanta de
validez, lo que da sentido a la existencia de las instituciones de archivo y por supuesto, al
conjunto documental.
Es comn ver, a ltimas fechas, al archivista angustiado por resolver cuestiones que, si bien
le ataen, no son de su exclusiva competencia, sobre todo cuando caen en la esfera del profesional
de la informtica.
As vemos al archivista instalado ante la computadora, preocupado por la obsolescencia
de los equipos y de los programas, por la migracin de los datos que contienen sus bases, por los
parmetros tcnicos que han de aplicarse a los documentos reproducidos por medio de la
digitalizacin, por los metadatos que se han de aplicar a los documentos que guardan en las
bases de datos, etctera. Por supuesto que estas cuestiones deben tomarse en cuenta en la
planeacin de un sistema computarizado en nuestros archivos, pero es tambin cierto que no
deben ser stas las cuestiones fundamentales de nuestra preocupacin, sobre todo cuando son
propias del tcnico en computacin, pues equivaldra a intentar suplir las tareas de ese especialista retrasando las prioridades que el oficio de archivista trae consigo. No se trata de asumir un
papel que no nos corresponde, el reto es incorporar la tecnologa a la archivstica y no la
archivstica a la tecnologa. El archivista deber plantear las pautas de esa incorporacin sin hacer
sucumbir los principios rectores de su disciplina.
67
El papel del archivista ante las nuevas tecnologas

Tal vez sea conveniente antes de plantear el papel del archivista ante las nuevas tecnologas,
abundar un poco en los problemas que aparentemente han surgido a partir de estas nuevas
herramientas.
Tomemos como ejemplo el muy llevado y muy trado caso de la migracin de los documentos, de la actualizacin del software y la posibilidad de que sean perdurables y no se pierdan
por la obsolescencia del equipo ni de los programas de cmputo.
Bien es conocida la velocidad a que viaja la tecnologa a ltimas fechas y si bien es casi
imposible estar actualizado en cuanto a los programas utilizados, debemos dar mantenimiento
constante a nuestros sistemas para que puedan perdurar a travs del tiempo.
Nos quejamos con frecuencia de esa poca duracin de los sistemas y de nuestra escasa
capacidad para mantenernos constantemente actualizados pero, de una u otra manera, no ha
ocurrido as en otras ocasiones a lo largo del tiempo, tal vez no tan rpidamente pero lo suficiente como para no entender algunos documentos que fueron escritos con caracteres como los
del siglo XVI que ahora nos parecen inteligibles a menos que tengamos la capacidad y la capacitacin para poderlos entender?
Otro caso es el de la seguridad de los documentos en soportes electrnicos, que nos
preocupa como debe ser sobre todo por la aparente facilidad de falsificacin de que son
susceptibles. Sin embargo, en cualquier soporte podramos dar ejemplos de la capacidad humana de falsificacin de documentos. No acaso el verificar la autenticidad de documentacin
provoc la aparicin de disciplinas tan importantes como la paleografa y la diplomtica?
El archivista, ante todo, es responsable de la aplicacin de los principios fundamentales
que han regido y rigen su disciplina, sea cual sea la base en que se sustentan sus proyectos,
entindase manual, mecnica o electrnica.
La aplicacin de los principios archivsticos, como el de Procedencia y Orden Original y el de
la Descripcin Multinivel, implica para el archivista el verdadero reto de su profesin, sin importar
mucho la base material, magntica o electrnica en que aterrizar su aplicacin. El archivista debe
cuidar que la estructura archivstica implcita en la jerarquizacin a diversos niveles se refleje y
68
La archivstica y
manifieste ya en el papel, ya en la pantalla de una computadora. Debe cuidar que el sentido

orgnico del archivo que se cumple a partir de la ubicacin correcta de cada una de las unidades
archivsticas en series documentales sea una realidad y aporte, para el conocimiento, conjuntos
estructurados de documentos que adquieren su verdadera dimensin en tanto conservan su relacin natural y reflejan el objetivo y la estructura orgnico funcional de la entidad que los cre.
Debe pues el archivista buscar en los archivos esa relacin entre sus partes para mantener o, en su
caso, reconstruir esa organicidad que le da sentido al archivo y por tanto a la archivstica y que la
hace una disciplina con objetivos propios y capaz de crear un conocimiento vlido por s mismo y
no solamente en funcin de la utilidad que otros profesionales le confieran. Es necesario que los
archivos se entiendan, recordando a Lodolini, no solamente como el conjunto de documentos sino
tambin como el conjunto de las relaciones que median entre ellos.4
El archivista es el responsable de la informacin y por tanto, debe atender las cuestiones
relacionadas con la forma en que sta debe ser tratada y procesada; no slo para dar servicio
sino para aportar conocimientos a la sociedad a travs de los archivos plenamente organizados y dentro de un contexto archivstico e histrico capaz de otorgar a los documentos su
verdadero y amplio sentido. Hacer legible e inteligible la vida de individuos e instituciones por
medio de sus archivos, sigue siendo el verdadero reto y el papel del archivista aun en la
sociedad de la informacin.
Aplicacin de los principios archivsticos

en los medios electrnicos
Pero, cmo lograr ese objetivo del archivista y cmo desarrollar el papel que le corresponde en
los programas de automatizacin? Trataremos de explicarlo a continuacin.
El trabajo archivstico como sabemos se basa en la jerarquizacin, en la estructuracin
a diversos niveles: fondos, secciones, subsecciones (denominados por Schellenberg como unidades mayores), series o unidades intermedias y expedientes y piezas sueltas (unidades menores
4
Elio Lodolini, Archivstica, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, p. 145.
69
para Schellenberg5 ). Esta jerarquizacin se tiene que respetar y aplicar independientemente de

la forma en que se presente.
En este sentido, las tareas de automatizacin de los documentos no son ni pueden ser la
excepcin para el archivista, quien no puede soslayar que es precisamente esa forma de acumulacin natural de los documentos, esa estructuracin natural la que le da sentido, esencia al archivo.
El Principio de Procedencia y de Orden Original es, por naturaleza, una forma de estructuracin;
el Principio de Descripcin Multinivel establecido en la ISAD-G es una manera de aplicar y presentar
esa jerarquizacin, de tal forma que el papel del archivista, en cualquier mbito en que desarrolle
sus funciones, ser precisamente reflejar la forma natural en que se disponen los documentos para
formar un conjunto orgnico, donde cada una de las piezas que lo componen tiene sentido en
tanto se relaciona con las otras y son parte de un contexto especfico que plantea una serie de
elementos para entender el por qu de los documentos y de los archivos en un orden determinado.
As como la ordenacin a diferentes niveles nos permite establecer las jerarquas propias
de la organizacin estructural y funcional en que se crean y reciben los documentos, la descripcin, otra de las actividades fundamentales en los archivos, queda sujeta a esa estructuracin
jerrquica, impuesta por el Principio de Procedencia y Orden Original, mediante una normalizacin que aporte precisamente, una serie de datos que permitan a quienes consultan los
fondos documentales, navegar a travs de esa estructura imperante.
De esta manera, el archivista podr plantearse como objetivos de un programa de
automatizacin, presentar esa estructuracin jerrquica de las diversas unidades del archivo y con
base en sta, la bsqueda a diversos niveles hasta llegar a la unidad documental y al dato en s.6
La computadora puede ser una herramienta lo suficientemente flexible para permitir al
archivista establecer esos diversos niveles de descripcin, segn y nuestro proyecto sea lo suficientemente capaz de estandarizar, homogeneizar y normalizar los elementos de la descripcin.
T. R. Schellenberg, Principios archivsticos de ordenacin, Mxico, AGN, 1982, pp. 39-83.
Para abundar sobre este asunto de la aplicacin del Principio de Procedencia y de los elementos descriptivos a un
programa de automatizacin, vase: Mara de Jess lvarez-Coca Gonzlez, El Departamento de Coordinacin y
Normalizacin. Organizacin y funcionamiento (del Archivo Histrico Nacional de Madrid), en Boletn de ANABAD, vol.
XLVI, nm. 1 (separata), Madrid, 1996, pp. 261-280.
5
6
70
La archivstica y
Recordemos que la computadora no procesa ni reproduce nada que no hayamos contemplado y

que no le ordenemos que haga.
As, los programas de automatizacin pueden considerar, adems del jerrquico, otro nivel
de consulta que se podra pensar como individualizada o particularizada, que dar al sistema de
bsqueda mayores beneficios y expectativas, mayor agilidad y eficacia en las consultas.
La consulta a nivel jerrquico tendr que partir de la estructura organizativa dada a los
fondos; la individualizada o particularizada dar el acceso directo a la informacin mediante
descriptores, palabras claves o ndices, que nos llevan a la particularizacin de los datos contenidos en los documentos.
La forma jerarquizada de comprender la automatizacin de los archivos est plasmada de
manera clara, como ya hemos mencionado, en el principio de la descripcin multinivel de que
nos habla la ISAD (G) desde 1993, y que como ustedes saben, tuvo su presentacin formal y
al parecer definitiva en el XIII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla el ao
2000. 7
En la descripcin multinivel planteada por la Norma se utiliza un formato modelo, y
segn el nivel a que se describa, se emplearn ciertas reas o ciertos elementos de esas reas,
aunque lo fundamental de este principio es que los diversos niveles de descripcin estn
interconectados entre s ya que la descripcin misma implica, necesariamente, la organizacin
previa de los fondos y sta debe estar sustentada en el Principio de Procedencia.8
Por supuesto que esta tarea de descripcin jerarquizada implica para el archivista una serie de
problemas, sobre todo cuando hablamos no de una sino de diversas polticas descriptivas dentro de un
mismo archivo; diversas formas de hacer, de elaborar los instrumentos descriptivos con diversos
elementos de descripcin, no siempre acordes con la aplicacin de ese principio de procedencia.
Vase la versin final de la ISAD-G presentada durante el XII Internacional de Archivos efectuado en Sevilla, Espaa.
Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G), Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Madrid, Ministerio
de Educacin, Cultura y Deporte, 2000, 126 pp.
8
Vase Antonia Heredia Herrera, La Norma ISAD (G) y su terminologa, anlisis, estudio y alternativas, Madrid, ANABAD/
Arco Libros (Normas), 1995, p. 36.
7
71
Este caso es muy comn en los archivos, debido precisamente a que las tareas no siempre
son concebidas de la misma manera por quienes laboran en ellos y no siempre, desgraciadamente, el personal de los archivos est dispuesto a aceptar planteamientos distintos a los que
se han venido empleando, de manera que muchas veces la experiencia y la costumbre se
convierten en rectores de la actividad en los archivos.
Para solucionar los problemas que estos casos nos plantean, es necesario realizar la identificacin de los grupos documentales, la reconformacin de series y su insercin en las bases de
datos existentes. De esta manera, a nivel intelectual que en la mquina bien puede ser virtual
estaremos aplicando la estructuracin de nuestros grupos documentales e intentando dar a stos
ese sentido orgnico que como archivo o fondo es necesario darles. Esto es factible en tanto la
flexibilidad de las bases de datos posibilita la insercin de elementos entre unos y otras.
Con respecto a la forma particularizada de establecer la presentacin de los datos en un
sistema automatizado de archivos, puede basarse en la elaboracin por parte del archivista de
listados de descriptores, palabras claves, ndices o bien, la utilizacin de las formas automticas
de bsqueda booleana que algunas bases de datos contienen. La descripcin en el mbito de
inventarios requiere de una seleccin de palabras claves que permitirn el acceso a un ndice que
nos conducir al dato especfico. La descripcin tambin puede llevarse al terreno de la catalogacin, ya de unidades documentales compuestas o simples, con lo cual puede aprovecharse la
forma de expresin booleana para arribar de igual manera, al dato concreto. Esto por supuesto,
representa una ventaja del sistema automatizado en tanto nos puede llevar al conocimiento del
archivo desde una perspectiva general a travs de los grupos y subgrupos documentales, de las
series y an ms, de los expedientes y las piezas documentales.
La planeacin archivstica y los sistemas computarizados

La automatizacin de los archivos histricos requiere de una planeacin que se sustente en la
teora y en la prctica archivsticas, como base fundamental para crear sistemas que permitan de
alguna manera hacer eficientes los recursos y las capacidades del archivo. Para esto habrn de
tomarse en cuenta una serie de elementos que en ocasiones difieren de las concepciones
72
La archivstica y
archivsticas y tienen que ver ms con los recursos materiales y humanos y con la capacidad del
archivista de plantear ante sus autoridades las necesidades y la conveniencia de aplicar un sistema
computarizado. Esto, definitivamente, tendr mayores posibilidades de xito en tanto la planeacin
est estructurada de acuerdo con objetivos que interesen a la institucin y con una visin real y
objetiva de la situacin de nuestro archivo, as como con la presentacin de los beneficios y
bondades del sistema que se proyecta.
Si bien los sistemas informticos permiten la automatizacin de las operaciones de gestin
documental que se realizan en el archivo, no suponen la sustitucin de las tareas tradicionales
por otras nuevas, sino que permiten hacer ms giles los diversos procesos archivsticos.9
Por tanto, para la planeacin, es necesario tomar en cuenta algunas cuestiones bsicas
con respecto a la utilizacin de la computadora, como son:
En qu actividades archivsticas incide o puede incidir la computadora? Tendremos entre
otras las siguientes:
La gestin administrativa
El almacenamiento
La sustitucin de soportes
Las transferencias
El control sobre la depuracin
La ordenacin
La descripcin
La difusin
Tomando en cuenta estos factores de utilidad, podremos entender a la computadora
como una herramienta al servicio del archivista para cooperar con l en la optimizacin de los
procesos tcnicos en los que participa. En este sentido, tres son los aspectos principales:
1. La computadora como elemento de control
de la gestin en oficinas,
Pilar Martn Cabreros e Ins Carmen Alonso Ayuso, Informacin de archivos y control de Autoridades, en XII
Jornadas de Archivos Municipales. El Archivo en el entorno cultural, Comunidad de Madrid, Coslada, pp. 85-90.
73
del ciclo vital de los documentos (ingresos, transferencias),

de los catlogos de disposicin documental,
del movimiento de fondos,
de los movimientos del personal,
de los movimientos de los usuarios (estadsticas de uso del archivo).
2. La computadora como elemento para la conservacin documental (sustitucin de soportes)
almacena la informacin y los documentos en soportes electrnicos,
coadyuva en el monitoreo del estado de conservacin,
facilita y abarata la reproduccin.
3. La computadora como elemento de difusin
permite la consulta en sala y a distancia,
facilita los procesos de descripcin,
facilita y abarata la publicacin de los instrumentos descriptivos.
Como podemos apreciar, la automatizacin presenta indudables beneficios pero exige
tambin sortear numerosas dificultades y presenta el grave riesgo de desestabilizar el funcionamiento del archivo, normalmente limitado en recursos, al plantear de manera urgente, necesidades informticas que no estaban contempladas, aun cuando el archivo no tenga concluidos los
procesos bsicos de organizacin y descripcin.
Sin embargo, es necesario establecer una programacin informtica para, como dice un
connotado archivista, no caer en la postergacin de la tarea a un maana siempre aplazado y en la
dilapidacin de recursos humanos en procesos de automatizacin no suficientemente pensados.
Por tanto, es necesario presentar un proyecto detallado de implementacin del proceso
de automatizacin que se base fundamentalmente, en el estudio de todo lo relacionado con la
viabilidad del proceso (recursos, obsolescencia del equipo y programas, aparicin de nuevas
tareas, plan de capacitacin, alcances, desarrollo de tcnicas especficas, etctera).10
Vase el excelente trabajo de Pedro Gonzlez Garca Informatizacin del Archivo General de Indias. Estrategias y
resultados, Madrid, ANABAD, 1999, 145 pp.
10
74
La archivstica y
Ser necesario tambin regresar al conocimiento de nuestros grupos documentales, de su

volumen, de su estado de organizacin, de su estado de descripcin, de conservacin, de las
frecuencias de consulta y de los fondos y documentos consultados, etctera. Por otra parte, se
deber tener un conocimiento de los presupuestos y necesidades del equipo, del personal con
que se cuenta, las posibilidades de equipo, de la capacitacin, etctera.
Con estos datos, ser igualmente necesario para la programacin informtica, realizar
ciertos cuestionamientos que por supuesto no son exclusivos de este tipo de programacin sino
de cualquier planeacin que se emprenda en cualquier actividad.
Para qu la automatizacin?
Qu y cmo automatizar?
Cunto cuesta la automatizacin?
Es compatible un proyecto con nuestros recursos?
Qu beneficios traer para nuestra institucin la automatizacin?
A quin va dirigida la automatizacin?
Qu necesidades archivsticas, de difusin y de control tiene nuestro archivo?
Qu procedimientos archivsticos son necesarios realizar para la automatizacin?
Qu pasos vamos a seguir en nuestro proyecto?
Cules son las necesidades de capacitacin?
Qu recursos humanos se requieren?
Y, como hemos visto y de alguna manera respondido, una pregunta fundamental: Cmo
vamos a automatizar la documentacin de nuestros archivos respetando los principios bsicos de
la archivstica, de descripcin y de procedencia y orden original?
Solamente de esa manera, podremos establecer una planeacin informtica en nuestro
archivo, acorde con una realidad especfica y con los planteamientos necesarios para entender
que un proyecto para ser viable debe ser el producto de la confrontacin de una realidad
existente con una visin acerca de cmo quisiramos que fuera esa realidad que nos atae. La
proyeccin archivstica debe partir pues, de elementos que al momento bien pueden no existir en
nuestro archivo pero que son necesarios y que por lo mismo plantean la posibilidad de su
existencia y a eso se abocan los esfuerzos y posibilidades del archivo.
75
A continuacin expondr la forma en que hemos afrontado la automatizacin en el Archivo Histrico de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico.
El Sistema Integral de Consulta ARHISTO-UNAM11

Cuando a finales de los ochenta se adquirieron en el Centro de Estudios sobre la Universidad
dependencia universitaria que est a cargo del Archivo Histrico de la UNAM, las primeras computadoras personales, los acadmicos del AHUNAM comenzamos a capturar los
instrumentos descriptivos que resultaban de nuestro cotidiano trabajo de organizacin y descripcin documentales sin tener lineamientos bsicos. De esa manera, algunos instrumentos
se capturaban en bases de datos como Dbase III, o Micro cd. Isis y otros ms en procesador
de textos Word.
La seccin de acervo grfico procedi de igual manera pero con la diferencia de que, al
tratarse de imgenes, se inici la digitalizacin de las mismas aunque sin parmetros definidos y
en diversas bases de datos, aplicndose principalmente, el programa Superbase.
Esto que se seala para los procesos de automatizacin, de igual manera es un reflejo de
lo que haba venido ocurriendo en los procesos archivsticos, principalmente en el caso de la
descripcin que se haba venido realizando con criterios particulares y no definidos colectivamente
por lo que cada catlogo resultaba, en ocasiones, una forma muy personal de concebir las
necesidades de informacin. Esta situacin se haca ms patente si tomamos en cuenta que en las
dos secciones del archivo donde se realizan instrumentos descriptivos (documental y grfico), los
criterios jams se haban unificado, pensando en que la diferencia de tcnicas de elaboracin
documental y la forma de presentar la informacin, hacan imposible la normalizacin.
El crecimiento en nmero de las computadoras personales para los tcnicos acadmicos
(para 1994 ya casi todos tenan una en su cubculo aunque de diversos modelos y caractersticas) fue incrementando el nmero de instrumentos automatizados, persistiendo aun la
indefinicin de criterios lo cual, a su vez, hizo necesaria la normalizacin de los mismos para su
Vase para mayor informacin: Armando Torres, El Sistema Integral de Consulta del Archivo Histrico de la UNAM,
en Gustavo Villanueva Bazn (coord.), Teora y Prctica Archivstica I, Mxico, UNAM-CESU, 2000, pp. 107-116.
11
76
La archivstica y
proceso de captura, de tal manera que ese esfuerzo individual no resultara vano en tanto pudiera
integrarse en un esfuerzo colectivo de automatizacin.
De esta manera, en 1996, la entonces recin nombrada jefatura de Procesos Tcnicos del
Archivo Histrico de la UNAM se dio a la tarea de crear un Sistema de Consulta Automatizada de
los instrumentos descriptivos del archivo, creando para ello la Comisin de Automatizacin del
Archivo Histrico de la UNAM integrada con cinco miembros. El especialista en reprografa y
representante ante el Comit de Cmputo del Centro de Estudios sobre la Universidad, dos
miembros de la seccin de cmputo del CESU, entre ellos el jefe de esa seccin y dos historiadores
archivistas de la seccin de acervo documental, que venan desempeando las tareas de normalizar los instrumentos descriptivos que se producen en esa seccin. Posteriormente, se incorporaron a la comisin dos integrantes de la seccin de Acervo Grfico. Todos ellos involucrados
de alguna manera, en tareas relacionadas con la automatizacin.
La comisin se plante como objetivo desarrollar un programa de automatizacin que
permitiera controlar los ingresos documentales, conservar de mejor manera los documentos,
agilizar los procesos de ordenacin en los grupos documentales as como la bsqueda de la
informacin y su proyeccin amplia a travs de la comunicacin por redes.
Programa de Automatizacin del AHUNAM

El programa general de automatizacin del Archivo Histrico de la UNAM se dise desde su
inicio en tres fases:
1. De consulta sistematizada de los instrumentos descriptivos a travs de bases de datos.
2. De reproduccin en soportes alternativos de la informacin contenida en los documentos.
3. De gestin y control de documentos y de los usuarios.
El programa se inici con la primera fase mediante la creacin de un sistema integral de
consulta automatizada a partir de los instrumentos descriptivos que existen en el archivo; la
segunda fase, que corresponde a la reproduccin en soportes alternativos de la informacin
contenida en los documentos del archivo, se inici durante 1998 con la digitalizacin de dos
pequeas colecciones de la seccin de Acervo Grfico y su integracin al sistema ARHISTO-UNAM,
77
proceso que se ha ido aplicando y se aplicar a mediano y largo plazo, a todos los documentos
fotogrficos que conserva la seccin de Acervo Grfico. Estas dos colecciones que se digitalizaron
en un principio nos permitieron establecer los parmetros de la digitalizacin y la caracterizacin del equipo y de los documentos, as como los estndares adecuados para tal labor. Estos
parmetros y criterios han sido aplicados y perfeccionados sobre todo en la digitalizacin de las
ms de tres mil fotografas del fondo Ezequiel A, Chvez durante el ao 2003.
En la tercera fase del programa, se pretende realizar en estrecha vinculacin con la consulta automatizada de los documentos del archivo y a partir de las necesidades concretas de
gestin documental con el fin de regular los incrementos, el registro de los grupos documentales,
los procesos aplicados en los documentos, as como de llevar un registro de los usuarios y de los
documentos solicitados y agilizar la elaboracin de estadsticas, tan necesarias en la planeacin
archivstica. Esta tercera fase del programa an no se ha iniciado.
El Programa de Automatizacin de los Instrumentos

descriptivos del AHUNAM
Para desarrollar este programa, se tom en cuenta que en el archivo se haban venido realizando
programas individuales y por seccin pero sin la idea de integrar todo lo que se produce en
materia de descripcin, por lo que no se poda dejar de contemplar lo que cada una de las
secciones del
AHUNAM
(acervo documental y grfico) estaba realizando en cuestin de des-
cripcin para tratar de integrar todo en un slo programa.

La comisin se dio a la tarea de proyectar un sistema integral de consulta automatizada a
partir de los instrumentos descriptivos ya elaborados y de los que se fueran realizando. A este
sistema decidimos denominarlo ARHISTO-UNAM, utilizando de alguna forma las iniciales del Archivo
Histrico de la UNAM y tomando en cuenta el significado etimolgico de la palabra aristo.
78
La archivstica y
Definicin
Definimos el sistema integral de consulta como un conjunto de bases de datos relacionadas, que
corresponden a los diversos instrumentos descriptivos del AHUNAM y que requieren, para su
ingreso, de un proceso de normalizacin que aplique criterios homogneos a los elementos de la
descripcin archivstica.
El objetivo del sistema es agilizar los procedimientos de descripcin, ordenacin y publicacin de los datos contenidos en los documentos y, por consiguiente, la consulta de los acervos
documentales de AHUNAM.
El programa se emprendi bajo criterios rectores que buscan la aplicacin y utilizacin de
las nuevas tecnologas bajo el respeto de los criterios archivsticos aceptados universalmente.
Algunos de estos criterios son:12
La automatizacin debe estar siempre supeditada a los criterios archivsticos y vinculada de manera directa con los procesos de descripcin.
La automatizacin deber entenderse como el aprovechamiento de las ventajas que las
nuevas tecnologas nos presentan, sin menoscabo de los conceptos y mtodos propios de la
archivstica, tratando de aplicar siempre los principios fundamentales como el de Procedencia y
Orden Original y el de la Descripcin Multinivel, y verificar que se reflejen en las computadoras
a partir de nuestros conocimientos y experiencias.
Las tareas que realicen los archivistas en la automatizacin requieren de procesos
previos que garanticen que sta muestre la esencia misma del trabajo archivstico, es decir, que
los grupos documentales reflejen el sentido de organicidad del material de archivo.
La automatizacin debe atender y aplicar, en lo posible, los elementos de las normas
internacionales de descripcin dictadas por el Consejo Internacional de Archivos para garantizar
la consulta a nivel internacional.
Vase de Gustavo Villanueva et. al., el Manual de procedimientos tcnicos para archivos histricos de universidades
e instituciones de educacin superior, Puebla, Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, 2002, en el captulo
correspondiente a Descripcin que contiene a su vez los pasos a seguir y las polticas aplicadas a los procesos de
automatizacin (pp. 87-107).
12
79
Actividades realizadas
El programa de automatizacin consider toda una gama de actividades entre las que mencionamos las siguientes:
1. Eleccin del software. Despus de analizar varias posibilidades, se decidi utilizar en
las bases de datos el programa Micro cd/Isis distribuido por la UNESCO, ya que se consider como
el ms adecuado por sus caractersticas tcnicas, su sencillez en el manejo y su utilizacin en
otros archivos histricos y en bibliotecas del mundo. Sin embargo, este software fue solamente
una plataforma pues nuestro especialista en informtica realiz una serie de adaptaciones al
programa, para comunicacin y despliegue de datos, con otros tantos softwares y lenguajes de
programacin.
2. Evaluacin y diagnstico de los grupos documentales.
3. Revisin y preparacin de los instrumentos de consulta ya existentes en el archivo, para
su captura. Esta tarea la denominamos normalizacin de los instrumentos descriptivos y es realizada a travs de una serie de actividades: revisin y cotejo con los originales, lectura y revisin de
los elementos informativos de la ficha, conclusin y actualizacin en el caso de los instrumentos que
corresponden a fondos abiertos, unificacin del orden jerrquico y de la estructura de los elementos
descriptivos, unificacin de criterios de redaccin y revisin de la captura.
4. Establecimiento de criterios para la normalizacin de las fichas descriptivas. Resultado
de esta labor, fue la creacin de una ficha modelo para captura de los instrumentos descriptivos
que se fueran creando. Esta ficha establece los elementos bsicos de descripcin para las secciones de acervo documental y grfico y la forma y el orden en que stos se han de presentar en la
base de datos.13
5. Diseo, creacin y revisin de las bases de datos en Micro cd/Isis.
6. Captura de los instrumentos descriptivos. Para esto, nuestro especialista cre un
software de captura directa de los instrumentos descriptivos ya que en principio, se capturaban
en word y de ah se pasaban a Isis para integrarse a nuestro sistema.
13
Vase el Manual de procedimientos tcnicos..., pp. 105-106.
80
La archivstica y
7. Revisin de las bases de datos.

8. Concentracin de las bases de datos en una PC de suficiente capacidad.
9. Elaboracin de una interface para consulta. Se realiz conjuntamente entre archivistas y
los acadmicos de la seccin de cmputo, el diseo de una interface que facilitara la utilizacin de
las bases de datos integrantes del sistema. Una parte importante de este sistema integral de consulta
es precisamente el interface mediante el cual se puede acceder a la informacin desde dos vertientes: de lo general a lo particular, a partir del listado de grupos documentales que integran el
AHUNAM,
accediendo a informacin general sobre cada uno de ellos mediante una cdula des-
criptiva y ya, dentro de esa misma cdula, obtener informacin acerca del estado de descripcin de
ese grupo documental en particular, de tal manera que se pueda ingresar a los instrumentos descriptivos que tiene el fondo o coleccin de que se trate. De esa manera, se cumple con la aplicacin
del Principio de Descripcin Multinivel que establece que sta debe realizarse a partir de las unidades archivsticas mayores, las intermedias, hasta llegar a las menores.
Pero tambin se puede obtener informacin de lo particular a lo general. A partir de un
dato especfico, un nombre, un lugar o un tema especfico, se puede hacer un rastreo por todas
y cada una de las bases que conforman el sistema y encontrar ese dato en los diversos grupos
documentales del AHUNAM.
Una caracterstica novedosa de nuestro sistema es la integracin de la Gua General del
Archivo Histrico de la UNAM,14 realizada de manera conjunta por los tcnicos acadmicos del
archivo. De esta manera, el sistema, si bien se alimenta de los inventarios y catlogos que existen
de los diversos grupos documentales, presenta informacin de cada uno de los mismos, aunque
no existan por el momento instrumentos ms especficos para su descripcin y se deja abierto el
campo para irlos integrando en la medida en que se vayan realizando y preparando para su
introduccin al sistema.
Finalmente, se tiene un registro de los instrumentos ingresados en una relacin creada
para el efecto; en ella se anotan datos tales como el nombre de la base, el del instrumento
14
Vase Gustavo Villanueva Bazn (coord.), Archivo Histrico de la UNAM. Gua General, Mxico, UNAM-CESU, 1988, 152 pp.
81
descriptivo, el nmero de registros, el autor (esto con el fin de dar el crdito correspondiente) y
la fecha de ingreso al sistema.
Productos obtenidos a la fecha
El Sistema Integral de Consulta Automatizada, que ya est a disposicin de los investigadores,
cuenta con 35 mil registros aproximadamente, contenidos en 24 instrumentos descriptivos entre
inventarios y catlogos por expediente y por documento. Los instrumentos que se incluyen corresponden tanto a nuestros fondos universitarios tales como la Escuela Nacional de Ingeniera, la de
Medicina, la de Altos Estudios, antecedente de la Facultad de Filosofa y Letras y el Centro Universitario de Estudios Cinematogrficos, como a los fondos y colecciones incorporados como los de
Ezequiel A. Chvez, Amado Aguirre, Jacinto B. Trevio, Aurelio R. Acevedo, Miguel Palomar y
Vizcarra y otros; de tal forma que la informacin es variada en tanto muestra temas diversos como
la educacin, la revolucin mexicana y el movimiento cristero, los movimientos sindicales y estudiantiles de nuestra institucin, por mencionar algunos.
Durante el ao de 1998 se inici el proceso de integracin de las bases de datos de la
seccin de Acervo Grfico combinndose adems con el proyecto de digitalizacin y se pueden
ya observar los avances en la concepcin integral del sistema al presentar por una parte, la ficha
catalogrfica y desde la misma, acceder a la imagen fotogrfica que describe. Esto representa
para nosotros una forma ms de preservar la documentacin en tanto sta ser consultada en
pantalla, con posibilidad de reproducir el documento sin hacer contacto fsico con el original.
Alcances del sistema
El sistema se encuentra ya a disposicin de los usuarios. Esto, mediante la computadora que se
tiene para el efecto en la sala de consulta del Archivo Histrico y a distancia por medio de
internet, en la pgina WEB del CESU.15
15
La direccin electrnica del CESU es: www.unam.mx/cesu/
82
La archivstica y
La insercin del sistema en internet nos ha permitido llevar el contenido de nuestros

acervos a lugares tan distantes como lo permite esa tecnologa.
El sistema hace posible la impresin de las fichas que se deseen, lo que solicita un servicio
ms efectivo a nuestros usuarios.
Tambin, con un mayor nmero de instrumentos descriptivos y de registros ingresados,
se tiene contemplada la elaboracin de un CD ROM que posibilitar la distribucin e intercambio
de informacin con archivos y bibliotecas del mundo. Por otra parte, se considera la publicacin
parcial de los inventarios y catlogos en disco compacto a fin de abatir los costos de edicin.
En el ao 2000, inscribimos un proyecto a tres aos, ante el Consejo Nacional de Ciencia
y Tecnologa (CONACYT), para digitalizar las fotografas y desarrollar la descripcin total del
fondo Ezequiel A. Chvez e incluir estos productos en el Sistema ARHISTO-UNAM. El proyecto fue
aceptado y se le asignaron recursos por un milln y medio de pesos aproximadamente, que nos
permitieron avanzar en el desarrollo del proyecto con mayores productos. El CD ROM resultante
de este proyecto est ya editado con un reporte de las actividades y procesos archivsticos que se
tuvieron que efectuar para lograr ese producto.
Conclusin
Sabemos que la conservacin de los documentos es uno de los objetivos fundamentales de los
archivos y sabemos tambin que cualquier esfuerzo que se realice en ese sentido deber adoptarse
como una tarea relevante dentro de las instituciones.
El reto que representan los medios electrnicos deber ser asumido, hablando concretamente de los archivos, mediante la concepcin de las computadoras como herramientas que permiten agilizar ciertos procedimientos, pero siempre a partir de conceptos, objetivos y mtodos que
no transformen el sentido fundamental de los archivos y de los documentos. Es necesario pensar
tambin que la elaboracin de sistemas automatizados deber ser una labor conjunta, interdisciplinaria
83
entre archivistas, especialistas en sistemas, historiadores, conservadores, etctera, para garantizar

que el trabajo archivstico siga realmente los lineamientos y las polticas establecidos y el logro de
resultados satisfactorios en cuanto a las funciones de conservacin, control, descripcin, consulta
y difusin de los materiales que se guardan en el acervo.
Este es el reto y el programa ARHISTO-UNAM, es la manera en que lo hemos afrontado en el
Archivo Histrico de la UNAM para garantizar una mayor permanencia de los documentos, una
mejor difusin de los mismos y una agilizacin del flujo de la informacin contenida en ellos, de tal
forma que cumplan con el cometido para el cual fueron creados: servir como sustento a la administracin, pero tambin como soporte para un mejor conocimiento histrico de las sociedades.
84
La archivstica y
Creacin de bases de datos en los archivos

histricos
Armando Torres
85
Romero
Egresado de la carrera de ingeniera en computacin de la UNAM. Acadmico
del CESU donde ocupa, desde 1992, el cargo de jefe del Departamento
de Cmputo. Se ha especializado en la automatizacin de archivos,
en el diseo y manejo de bases de datos, en la elaboracin
de programas de cmputo, la evaluacin de equipo
y programas y en el mantenimiento de sistemas
(software y archivos). Desde 1996 forma parte
de la Comisin de Automatizacin del AHUNAM
para el cual desarroll conjuntamente,
el Sistema Integral de Consulta
Automatizada del Archivo
Histrico de la UNAM.
86
La archivstica y
Introduccin
Durante los ltimos aos, la automatizacin en los archivos histricos ha tomado un gran impulso, a tal grado que en la actualidad es considerada por las instituciones archivsticas como un
proyecto sumamente prioritario. Ello se debe a las enormes ventajas que ofrece para la gestin y
difusin de los materiales existentes en los archivos. Entre ellas destacan, adems de una ms
econmica difusin de los fondos, la ayuda que proporciona para controlar el ciclo de vida de los
documentos, su estado de conservacin, el almacenamiento y recuperacin de la informacin,
misma que en la actualidad se puede llevar a cabo incluso desde puntos de acceso remotos a
travs de una red.1 En suma, la automatizacin, adems de facilitar la reproduccin de copias de
los originales, es el medio ms eficiente para llevar a cabo la difusin de los fondos de forma
masiva y a un bajo costo.
En este sentido debemos sealar que aos atrs, los productores de equipos de cmputo no
vean a los archivos histricos como uno de sus principales clientes puesto que por lo general el
presupuesto con el que se cuenta en stos es reducido; sin embargo, gracias a las ventajas que ha
mostrado la automatizacin en la gestin de archivos y debido al prestigio que la utilizacin de
herramientas informticas otorga a las instituciones como un smbolo de modernidad y desarrollo, se ha facilitado que las instituciones pblicas proporcionen los recursos suficientes para
desarrollar proyectos de automatizacin en sus archivos,2 lo que ha despertado el inters de los
principales fabricantes, quienes han lanzado al mercado una gama creciente de equipos de cmputo para beneficio de las tareas de automatizacin que se realizan en los archivos histricos.
En estos ltimos, por lo general, la automatizacin se debe acometer o plantear de forma
global o selectiva, orientada a tareas especficas como la confeccin de listados e ndices de
fondos documentales o, en su caso, en la digitalizacin de fotografas histricas, bases de datos
Francisco Javier Garca Marco, Los sistemas de informacin histrica: entre la archivstica y la historia, en Antonio ngel
Ruiz Rodrguez et al., Manual de Archivstica, Madrid, Editorial Sntesis, 1995, p. 131.
2
Ibid. p. 132.
1
87
que de forma casi natural se convierten en excelentes herramientas de bsqueda automatizada.

Para llevar a buen trmino este proceso se requiere, antes que todo, de un detallado plan de
implementacin previo que considere su viabilidad, teniendo en cuenta los recursos disponibles,
equipos y programas, as como el personal con el que se dispone.
Los archivos se ven invadidos cada vez ms por la tecnologa computarizada y paulatinamente se aprecian en forma ms directa los beneficios, aunque una gran parte de la informacin
que se recopila no es posible computarizarse an. Sin embargo, el costo del equipo y de los
programas para su manejo decrece a un ritmo muy rpido, al tiempo que la cantidad de informacin que almacenan y administran crece desmesuradamente. Puede preverse que una vasta
porcin de los requerimientos actuales de datos se almacenarn en un futuro no muy lejano, ms
econmicamente en archivos y bancos de datos de computadoras que en papel.
El objetivo de este trabajo es explicar brevemente el procedimiento para la creacin de
bancos de datos a partir de instrumentos de consulta como guas, inventarios y catlogos.
Trminos y conceptos bsicos

En la administracin de archivos por medio de la computadora se emplean algunos trminos que
es necesario establecer para la mejor comprensin de esta lectura.
Automatizacin es la aplicacin de procedimientos tcnico-informticos a la organizacin de informacin de cualquier tipo.
Banco de datos es un conjunto de ocurrencias de varios tipos de registros en el cual
tanto los tipos de registro como sus ocurrencias estn ligadas mediante relaciones especficas. El
trmino base de datos es sinnimo de banco de datos. este ltimo es un trmino de moda,
razn por la cual muchas personas se refieren a un solo archivo como un banco de datos.
Campo es la unidad ms pequea de datos que se considera, llamado tambin dato
elemental o atributo, por ejemplo, la fecha de publicacin de un documento.
Registro lgico es un conjunto de campos interrelacionados entre s, por ejemplo, una
carta, un contrato, etctera.
88
La archivstica y
Manejador de bases de datos es un trmino muy general y amplio que se refiere a la

tecnologa de computadoras requerida para organizar, almacenar, recopilar y manipular datos,
por ejemplo, Micro Isis, Fox, Dbase, Oracle, Access, Paradox, Textware, etctera.
Diseo del banco de datos

El diseo de archivos y bancos de datos es el proceso de sintetizar la coleccin y asociaciones de
datos para satisfacer, con efectividad, los requerimientos de almacenamiento, obtencin/recopilacin y reporte de informacin de los usuarios, al mismo tiempo que se satisfacen numerosas
restricciones (no siempre compatibles entre s), tales como tiempo de acceso, flexibilidad de uso,
almacenamiento, seguridad y recuperacin. En la prctica real, el diseo de bancos de datos es,
por lo general, un proceso iterativo que implica con frecuencia tomar decisiones por tanteo.
En el diseo de la base de datos existen cuatro etapas o fases principales en el siguiente
orden:
1. Anlisis de sistemas y determinacin de requerimientos
El punto de partida es la identificacin de los requerimientos de informacin mediante tcnicas
de anlisis de sistemas, lo cual conduce, como mnimo a lo siguiente:
identificacin de los flujos de informacin,
reportes que deben generarse, as como consultas o transacciones que deben satisfacerse y,
datos individuales, entidades o registros (caracterizados por campos de datos con un
alto grado de relacin) y relaciones que constituyen el banco de datos conceptual de los
usuarios.
Un objetivo primordial del esfuerzo inicial del anlisis de sistemas es lograr una conceptualizacin del banco de datos, independiente de los aspectos relacionados con la computadora.
Esta etapa debe ser realizada por los archivistas al elaborar los instrumentos de consulta
manuales (guas, inventarios y catlogos), aun cuando no se tenga previsto su manejo por sistemas
89
de cmputo que se incorporarn al avance tecnolgico con solo pequeos problemas que se
resolvern al momento de la captura.
QUIN?
CMO?
INFORMACIN
QU?
2. Estructuracin del banco de datos lgico en un modelo de bancos de datos

El segundo paso consiste en transformar el banco de datos conceptual en un banco de
datos equivalente usando un modelo de datos particular para su definicin, almacenamiento y
procesamiento en la computadora, para lo cual se toman en cuenta los siguientes puntos:
el contenido de los datos (texto, nmero, fecha, etctera),
las caractersticas de los requerimientos del usuario respecto al acceso a los datos,
las caractersticas de la estructura del banco de datos y del programa que se utilicen y,
las caractersticas del equipo (hardware) que se use.
Esta etapa corresponde a la elaboracin del formato para la elaboracin de las fichas ya
sean guas, inventarios o catlogos.
90
La archivstica y
Estructura del banco de informacin

Deber elaborarse una ficha modelo para incorporar los diferentes instrumentos descriptivos
con el fin de estandarizar las cdulas que se utilizan en el archivo histrico y con esto facilitar su
manejo e incorporacin en el sistema de consulta.
La siguiente tabla nos presenta la estructura de la ficha modelo.
TABLA DE DEFINICIN DE CAMPOS (FDT)
? |ETQ|
Nombre
10 No. De ficha
BASE DE DATOS: AHUNAM

|Lon|Tip|Rep|
6 X
20 Fecha
40 X
30 Lugar
150 X R
40 Descripcin
50 Observaciones
60 Siglas
1000 X
250 X
4X
70 Seccin
70 X
80 Serie
15 N
90 No. de caja
15 N
110 Documento
15 N
120 Fojas
15 N
130 Imagen
50 X
91
Descripcin de los campos

A continuacin har una descripcin detallada de cada uno de los campos que componen la
estructura del banco de informacin, as como la manera de ingresar su contenido.
Nmero de ficha. En este campo se captura el nmero consecutivo en la base de que se
trate. Consta de seis caracteres de longitud y puede contener caracteres alfanumricos.
Fecha. En este campo se asentar la fecha de expedicin del documento, incluyendo ao,
mes y da, en ese orden, sin abreviar; en caso de que se trate de un expediente se anotarn las
fechas extremas del mismo, por ejemplo: 1970 marzo-1983 abril. Cuando no aparezca fecha
alguna se indicar con la abreviatura s/f. Consta de 40 caracteres de longitud que pueden ser
alfanumricos.
Lugar. En seguida se anotar el nombre completo del sitio geogrfico en que fue originado
el documento, abreviando el de la entidad federativa correspondiente. Cuando el documento se
origine en otro pas, se escribir el nombre completo y se utilizarn maysculas al principio. Si no
se identifica el lugar de origen, se usar la abreviatura S/L. En caso de expedientes se escribirn
todos los lugares de procedencia del mismo, en el orden en que aparezcan y separados con el
carcter %, sin espacios entre los nombres. Consta de 150 caracteres de longitud, puede estar
formado de caracteres alfanumricos y tener ms de una ocurrencia.
Descripcin. A continuacin se escribir completo el tipo documental de que se trate.
En caso de expedientes de diferentes tipos documentales, por ejemplo, oficios, memoranda,
cartas, telegramas, se agruparn y se utilizar el vocablo: correspondencia. En caso de que
aparezcan documentos de otro tipo, se har la anotacin correspondiente, por ejemplo, informes, recortes hemerogrficos, decretos, etctera.
Se deber citar luego, en su caso, el nombre del emisor o de las instituciones, corporaciones,
asociaciones involucrados. En caso de expedientes, si son de diversa procedencia agruparlos en nombre genrico cuando sea posible, por ejemplo, Banco de Mxico, Banco del Atlntico, Banco de
Comercio, Universidad del Valle de Mxico, Universidad Autnoma de Sinaloa, Universidad de Yucatn,
Fbrica Cantera, Industria de Concreto, se escribir, Bancos de la Repblica Mexicana, Universidades
Nacionales e Industrias Mexicanas. Las iniciales se anotarn con maysculas.
92
La archivstica y
Enseguida habr que citar, en su caso, el nombre del receptor o de las instituciones,
corporaciones y asociaciones involucradas. En caso de expedientes, si son de diversa fuente, se
proceder en la misma forma que en el caso de los emisores y se agruparn con nombre genrico
cuando sea posible, por ejemplo, Banco de Mxico, Banco del Atlntico, Banco de Comercio,
Universidad del Valle de Mxico, Universidad Autnoma de Sinaloa, Universidad de Yucatn,
Fbrica Cantera, Industria de Concreto, se escribir, Bancos de la Repblica Mexicana, Universidades Nacionales e Industrias Mexicanas. Las iniciales debern ir con maysculas.
Se considerar la descripcin del contenido o asunto del documento como una reelaboracin
del mismo, por lo que no es necesario apegarse a la ortografa original, con excepcin de los
nombres propios. En caso de que slo aparezca el nombre sin apellidos, no se le antepone
adjetivo y slo en caso de que se seale nicamente el apellido se aplicar el adjetivo, por
ejemplo, carta de Silvestre, carta del seor Prez. Los nombres propios se anotarn con mayscula. Cuando los nombres se refieran a ttulos de artculos que vengan en cualquier publicacin,
irn entre comillas y solamente la palabra inicial llevar mayscula, salvo cuando se refieran a
nombres propios, los nombres de festividades o eventos se escribirn con mayscula, por ejemplo, Da de la Madre, el resto del texto ser escrito en minsculas incluyendo: grados militares,
eclesisticos o pblicos; stos se escribirn sin abreviaturas despus del nombre. Se omitir el
ttulo de emisores o receptores, excepto en la catalogacin de algunos fondos antiguos, por
ejemplo, Bachiller Erasmo Sifuentes. Conviene eliminar tratamientos como Sr. Dn. Justo Sierra,
C. Lic. Erasmo Ugarte.
Evtese repetir en la descripcin, datos que ya aparecen al mencionar ttulos, tipos de
documento, emisores, destinatarios, corporativa, etctera, o que aparecern ms adelante como
elementos externos del documento.
Cuando resulte indispensable citar textualmente, aplquense las reglas convencionales,
copiando a la letra y conservando ortografa y puntuacin originales. Puede usarse entre parntesis la forma latina sic entre parntesis despus de cualquier palabra, frase o cita completa que
sea textual pero que pudiera parece incorrecta.
En el caso de materiales grficos, se incluirn otros elementos a esta ficha: el tipo de
documento o fotografa de que se trate, describiendo la constitucin o tcnica aplicada en la
93
fotografa que puede ser: ferrotipo, albmina, gelatina, calotipo, daguerrotipo, por mencionar
algunos. Asimismo, en la medida de lo posible, se deber sealar el autor de la fotografa y los
personajes que en ella aparecen, tratando de ser lo ms puntual posible para llevar a cabo su
identificacin. En el mismo sentido, se deber procurar ubicar el asunto o tema en cuestin, el
lugar donde se gener la fotografa aludida subrayando tambin si fue realizada en blanco y
negro o en color segn sea el caso. Este campo consta de mil caracteres de longitud que pueden
ser alfanumricos.
Observaciones. En el siguiente campo se anotarn los signos externos y detalles fsicos
del documento, en minscula; cuando sean varias copias se sealar con nmero. Se pondr el
vocablo mecanoescrito o manuscrito segn el caso y se especificar cuando se encuentre original
y copia mecano escrita o manuscrita, por ejemplo, dos copias mecano escritas. Se sealar
tambin la existencia en su caso, de los elementos de autenticacin como firma, rbrica o ambas,
papel sellado o membretado, sello al margen, etctera. Finalmente se explica el aspecto fsico del
documento y su grado de conservacin (bueno, malo o regular). Evite usar adjetivos o apreciaciones personales.
Habr que incluir en la descripcin los escritos complementarios y aun ajenos al tema,
que aparezcan anexos a la vuelta de fojas originales, as como mapas, fotografas, grficas,
etctera. Entre corchetes se pondrn los datos que aunque no se mencionan en el documento, el
catalogador conozca con certeza por su conocimiento del tema y la documentacin.
Para documentos grficos, los elementos que se incluirn en este campo son igualmente importantes para el investigador que consulte nuestro banco de datos pues ellos se refieren
bsicamente al aspecto fsico o estado de conservacin que guarda la fotografa. Aunado a estos
elementos, se destacar de igual manera el tamao o medidas reales, la tcnica y, claro est, el
soporte (segn sea el caso): papel, vidrio, polister, plstico y acetato, entre otros. En la redaccin se debe evitar el uso de adjetivos o apreciaciones personales. Consta de 250 caracteres de
longitud que pueden ser alfanumricos.
94
La archivstica y
Siglas del fondo. En este campo y los siguientes, se consigna la clasificacin aplicada a
los documentos, como el fondo a que pertenecen, la seccin, subseccin y la serie.
En este campo especfico, se anotan las siglas del fondo al que pertenece el documento
procesado. Consta de cuatro caracteres de longitud que pueden ser alfanumricos.
Seccin. Este campo contiene la seccin a la que pertenece el documento catalogado, si
no existe se deja en blanco. Consta de 70 caracteres de longitud que pueden ser alfanumricos.
Serie. Este campo contiene la serie a que pertenece el documento, si no existe se deja en
blanco. Consta de 70 caracteres de longitud que pueden ser alfanumricos.
Nmero de caja. A partir de este campo se trata de ubicar topogrficamente el documento o expediente descrito. En este campo se escribe el nmero de caja en que se localiza el
documento en cuestin. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numricos
solamente.
Expediente. En este campo se escribe el nmero de expediente donde puede localizarse
el documento. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numricos solamente.
Documento. En este campo se escribe el nmero donde puede localizarse el documento
dentro del expediente. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numricos
solamente.
Fojas. En este campo se escribe el nmero de fojas de que est compuesto el documento
o expediente. Consta de quince caracteres de longitud que pueden ser numricos solamente.
Imagen. En este campo se escribe el nombre y la direccin del disco duro donde se encuentra la imagen digitalizada del documento o expediente catalogado en caso de que se encuentre
digitalizado y su imagen pueda ser presentada en pantalla. Consta de 50 caracteres de longitud que
pueden ser alfanumricos.
El ejemplo aplicado a un documento se transforma en esta ficha:
95
FICHA MODELO
Fich:
0023
Fech: 1975 abril 27

Luga: Ciudad de Mxico
Desc: Traslado de La Real Provisin de Carlos III, rey de Espaa, emitida en Madrid, Espaa en
1770 y certificada por Juan Alcntara Moreno, escribano real de cmara de su majestad, enviada
a Martn de Mayorga, virrey de Nueva Espaa ordenando que en todos los establecimientos se
retire cualquier literatura usada anteriormente por los regulares de la extinta Compaa de Jess.
Se enva para su conocimiento al visitador Cosme de Mier quien lo comunic oportunamente a
Antonio Eugenio de Melgarejo y Santaella rector del colegio de San Ildefonso
Obse: (Papel sellado, firmas autgrafas, mutilado y sellado)
Sigl: CSI (Colegio de San Ildelfonso)
Secc: Rector
Seri: Superiores rdenes
Caja: 8
Docu: 310
Fojs: 8
3. Definicin del esquema del banco de datos

El tercer paso consiste en tomar el resultado del paso anterior y definir el banco de datos
mediante el lenguaje especfico de descripcin de datos del manejador o programa elegido. Los
lenguajes varan de sistema a sistema respecto a sintaxis, semntica y grado de especificacin de
detalles del diseo del banco de datos.
96
La archivstica y
Lenguaje de descripcin de esquemas

Es el que usa el administrador del banco de datos para describir en su totalidad el banco lgico.
El administrador del banco de datos es quien o quienes tienen a su cargo el desarrollo de un
banco de datos comn para un gran nmero de usuarios. Una tarea principal del proceso de
diseo del banco de datos es definirlo de tal forma que se adecue a todos los usuarios posibles,
algunos de los cuales pueden tener requerimientos conflictivos.
Una posibilidad es el sistema Micro Isis el cual permite al usuario definir bases de datos de
acuerdo a necesidades especficas. Micro Isis nunca presupone nada acerca de los datos que se estn
procesando y en particular, no conoce acerca de su significado. Simplemente aporta un conjunto de
funciones que auxilian al usuario en el establecimiento de un sistema eficiente de informacin.
TABLA DE DEFINICIN DE CAMPOS (FDT)
? |ETQ|
Nombre
10 No. De ficha
BASE DE DATOS: AHUNAM

|Lon|Tip|Rep|
6 X
20 Fecha
40 X
30 Lugar
70 X
40 Descripcin
50 Observaciones
60 Siglas
900 X
70 X
4X
70 Seccin
70 X
80 Serie
70 X
90 No. de caja
15 N
100 Documento
15 N
110 Documento
15 N
120 Fojas
15 N
130 Imagen
50 X
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En Micro Isis se utiliza un editor de lneas para llenar las caractersticas de cada campo:
etiqueta, nombre, longitud, tipo de campo (numrico, alfabtico, alfanumrico, etctera), y si es
repetible en el registro.
4. Afinacin, operacin y reorganizacin
Una tarea de diseo es lograr inicialmente que el funcionamiento sea satisfactorio. Resulta
costoso ajustar el diseo y los parmetros de rendimiento/funcionamiento despus que se ha puesto en
marcha el cargado del banco de datos, ya que el ajuste puede requerir una recarga parcial o total. En
la prctica, puede ser necesario un grado significativo de reafinacin, posterior al paso de carga
aunque la intencin es evitar que se avance lo suficiente en la tarea del diseo antes de la carga, a fin
de evitar cambios posteriores a ella. Son tantos los parmetros de diseo y sus interrelaciones pueden
ser tan complejas, que es posible que no se logre un buen diseo en el primer intento.
Lenguaje de salida
Permite al usuario definir con precisin los requerimientos de formateo de los registros de la
base de datos. A travs de este lenguaje pueden seleccionarse uno o ms datos elementales y en
forma opcional, insertar los textos fijos que se desee, para etiquetar algunos o todos los campos,
as como especificar los requerimientos de espaciado vertical y horizontal. A la coleccin de
comandos de formateo en el lenguaje descrito se le denomina formato en Micro Isis.
El lenguaje de salida puede tambin emplearse en la elaboracin de instrumentos manuales impresos y con el manejo adecuado del lenguaje, se pueden generar reportes para su
edicin con programas especializados como PageMaker o Ventura.
Lenguaje de consulta
Prcticamente cada sistema para manejo de bancos de datos ofrece su propio lenguaje de consulta. No se ha propuesto estndar alguno, y ms bien son similares en cuanto la mayora se
orientan al uso de procedimientos y similitudes distintas del lenguaje natural.
98
La archivstica y
Los objetivos del lenguaje de consulta son:

manejar el mantenimiento y la recopilacin espontnea de informacin, en lnea;
proporcionar una manera conveniente, orientada a los no programadores, para uso del
sistema;
manejar volmenes bajos de datos y,
proporcionar acceso a subconjuntos del banco que satisfagan un conjunto de calificaciones de datos.
El lenguaje de consulta de Micro Isis, por ejemplo, se basa en el lgebra booleana, que
provee una forma conveniente de expresar operaciones lgicas entre clases. Cada trmino de
bsqueda asociado con un registro dado, puede, de hecho, considerarse que representa la clase
de todos aquellos registros asociados con ese trmino. Por lo tanto, al establecer operaciones
lgicas entre trminos de bsqueda, se puede definir con precisin la clase de los registros que
sern recuperados como respuesta a la necesidad planteada.
El lenguaje de consulta por s mismo no es suficiente para permitir al usuario realizar una
bsqueda en una base de datos especfica. La clave para una bsqueda eficiente y efectiva es un
conocimiento profundo de los trminos de bsqueda utilizables en una base de datos determinada.
Ejemplo:
Expresin Booleana
VENUSTIANO + CARRANZA
La pregunta corresponde a la unin de los registros que contienen la palabra Venustiano

y los que contienen Carranza.
Respuesta del sistema
CNJ
8: VENUSTIANO+CARRANZA
P=
3
P=
3
T=
3 - #9:
T=
3 - #8:
---->
VENUSTIANO
CARRANZA
VENUSTIANO + CARRANZA
#9
99
El sistema responde, en este caso, que existen tres registros que cumplen con la expresin
de bsqueda y est listo para desplegarlos
La interface de consulta
Para el acceso a la informacin contenida en el banco de datos se puede crear un programa que
incluya la automatizacin de la Gua General del Archivo Histrico. Nosotros hemos utilizado el
lenguaje de programacin Isis-Pascal, una variante del Pascal estndar orientado al manejo de
bancos de informacin.
La interface puede tener dos formas de acceso a la informacin, una es por bsquedas
booleanas en la que se utiliza un lenguaje natural para realizar la consulta. El programa la
transforma a una expresin booleana o de conjuntos para que la entienda el sistema, y la otra
podr estar estructurada a base de mens a partir de esa gua general en los que cada vez son
ms especficos hasta permitirnos tener acceso incluso a las fichas de cada documento cuando
existen inventarios o catlogos del fondo al que estamos consultando o, slo nos presenta la
informacin de la gua si es que no existe ningn otro instrumento de consulta ms especfico.
Archivo invertido
La recuperacin de informacin en bancos de datos ha originado varios mtodos de organizacin para hacer ms eficiente su recuperacin: Apuntadores, lista y multilista, hbrida multilista
invertida, datos anillados y arbrea encadenada.
Una de las mejores alternativas de organizacin es la invertida, mediante la cual el tiempo
de acceso va los campos elegidos para ser invertidos puede reducirse significativamente en
varios rdenes de magnitud respecto al enfoque de multilista. Su estructura bsica comprende:
Los registros originales o archivo maestro sin contener apuntadores; y
El diccionario invertido o directorio o ndice que contiene ciertos valores de los campos,
seguidos de la lista de apuntadores a los registros, caracterizados precisamente por esos valores
de campos.
100
La archivstica y
En el caso de Micro Isis el archivo invertido contiene todos los trminos que pueden
usarse como puntos de acceso durante la recuperacin de registros en una base de datos, y para
cada trmino, la lista de referencias a los registros del archivo maestro de donde se extrajo el
trmino. Al conjunto de todos los puntos de acceso para una base de datos determinada se le
denomina diccionario. Se puede considerar el archivo invertido como un ndice del contenido del
archivo maestro.
Automatizacin de instrumentos descriptivos
de imgenes fijas
Dentro del proceso de automatizacin y descripcin de una base de datos con imagnes fijas,
una tarea fundamental que se debe realizar a fondo es la identificacin del autor de la fotografa
y los personajes inmersos en la imagen, puesto que en ella estriba el valor de cualquier imagen
histrica.3 Aunque en un sentido estricto la fotografa es un instante transfijado de tiempo, la
inmediatez sugerida por una foto ha animado la creencia de que no necesita una vida posterior
y, por ello, no necesita ir acompaada de un registro escrito de su significado, lo cual es totalmente cuestionable.4 Por tal motivo, es menester antes de llevar a cabo el proceso de catalogacin de las fotografas, asegurar o salvar cualquier detalle que podamos rescatar por ejemplo,
lo que el donante dice sobre ellas o las indicaciones del empaquetado viejo, en fin, todo lo que
pueda contribuir a identificar las fotografas.
La digitalizacin o captura de imgenes fijas
La captura o digitalizacin de imgenes tiene dos funciones principales: primero, proporcionar
una copia idntica al original que permita preservarlo y, segunda, proporcionar la posibilidad de
manipular la imagen por medio de procesos informticos hasta sus ltimas consecuencias. Dicho
3
4
Robert A. Weinstein y Larry Booth, Colection, Use, and care, p. 24.

Idem.
101
de otra manera: se trata de convertir una imagen analgica en una imagen digital. Veamos
exactamente ambos tipos de imgenes y las posibilidades de transformacin de la primera en la
segunda.5
Una imagen analgica es aquella que nos permite realizar los mismos cambios, tpicos,
que una televisin, por ejemplo aumentar la luminosidad y graduar el color, el brillo o el contraste. Una imagen digital es aquella que nos permite, aparte de los procesos anteriores, utilizar el
zoom (acercamiento), cambiar parmetros de grises hasta convertir un negativo en positivo y

eliminar grises o, en su caso, colores a nuestro antojo, con la posibilidad de regresar al estado
original de la imagen, incluso despus de haber eliminado partes del documento. Todas estas
posibilidades no son gratuitas, sino que la aplicacin de cada una de ellas nos permite recuperar
datos visuales del documento que de otra forma, seran imposibles de obtener.6
Todas estas ventajas se realizan mediante la digitalizacin, que no es otra cosa que reducir
a lenguaje binario una imagen tradicional. Para entender el proceso debemos imaginar que la
imagen se divide en una minscula cuadrcula; cada celdilla o cuadrado de esta trama es un pixel
(picture element) y este nuevo elemento recibe un valor que corresponde a un nivel de grises o
en su caso, un color segn las escalas que estemos manejando: 4-12, 1-12, 1-16, o 0-256.
En conclusin: el nmero de puntos est en relacin con la calidad y con la capacidad.
Por esta causa, como menciona Antonio ngel Ruiz, debemos planificar o establecer en la
digitalizacin los niveles de calidad o resolucin de las imgenes a escanear. Es natural comprender que una imagen en blanco y negro y de un slo trazo que corresponda, por ejemplo,
a una caricatura de principios del siglo XX tiene menos necesidades de consumo que una
miniatura correspondiente a un oracional del siglo XV.7
En suma, en la digitalizacin podemos, adems de utilizar el zoom o aproximacin en
pantalla al documento, eliminar colores o tonos de grises, hacer legible la totalidad del docu-
Antonio ngel Ruiz Rodrguez, Aplicaciones tecnolgicas en el tratamiento tcnico de las imgenes en el archivo, en
Manual de archivstica, p. 77.
6
Ibid. p. 78.
7
Ibid., pp. 90-91.
5
102
La archivstica y
mento, as como eliminar inscripciones indeseables posteriores a la creacin del mismo. Tambin
podemos recuperar escrituras en lpiz de grafito, ilegibles por la prdida de definicin de trazo
y, lo ms importante, lograr que el investigador trabaje siempre con copias y no con originales,
que de esa manera quedan protegidos. El usuario utiliza su copia con la posibilidad de anotar los
cambios, borrar, cambiar o realizar otras funciones, sin perjudicar al documento original.8
La resolucin en la digitalizacin de imgenes
en escneres de cama plana (flat-bed)
La resolucin es un concepto que se mide en dpi (dots per inch) y es uno de los factores ms
importantes a la hora de escanear (digitalizar) ya que siempre es necesario saber a qu resolucin se realiza este proceso para no tener problemas con el trabajo final. Para determinar con
precisin a qu resolucin escanear, es importante saber cul ser el medio en que se usar la
imagen resultado del escaneo: una impresin lser, un estncil, una presentacin en pantalla, una
seleccin de color impresa, etctera. Por ejemplo, si deseamos incluir una fotografa en un
folleto y ste estar impreso en seleccin de color a 133 lneas por impresor comercial, ser
necesario escanear la fotografa a color a una resolucin de casi el doble del lineaje al que se va
a imprimir comercialmente, esto es a 266 dpi. De aqu podemos obtener una regla general para
escneres de cama plana: resolucin de escaneo (dpi)=lineaje (lpi)X 2.9
Cualquier resolucin mayor se traducir en un archivo innecesariamente ms grande y,
por tanto, ms difcil de manipular y procesar sin que exista una ganancia en la calidad de
reproduccin de la imagen. Sin embargo, si escaneamos a una resolucin considerablemente
menor, podemos reproducir una imagen carente de detalle.10
Ibid., p. 94.
Carlos G. Domnguez, Tu computadora y tu escner de cama plana (flat-bed), en Micronotas, Mxico, 1996, p. 3.
10
Ibid., p. 4.
8
9
103
Seguridad
Se deben considerar los distintos tipos posibles de rupturas de seguridad en las instalaciones
modernas de procesamiento de datos. Tal vez el ms comn sea el acceso no autorizado, es
decir, que alguien vea datos que no tiene derecho de conocer. Otra exposicin es la modificacin
no autorizada de datos, es decir, cuando alguien modifica el valor de datos almacenados sin
tener derecho a hacerlo. Un tercer problema, que es en cierta forma una extensin de los dos
primeros, es la modificacin no autorizada de programas o sea, cuando alguien cambia un
programa para recuperar o modificar datos de manera ilegal. Finalmente, un cuarto problema es
el virus informtico.
Respaldo
No importa cun complejas se vuelvan las computadoras, es necesario considerar que a los datos
almacenados les puede suceder una variedad de cosas en un momento u otro. Los problemas
pueden provenir de algo tan simple como que alguien introduzca un valor incorrecto de datos
en un campo, o tan terrible como que un incendio o algn otro desastre destruya todo un centro
de computadoras con todo lo que contenga. En el negocio del procesamiento de datos se debe
considerar que de tiempo en tiempo algo fallar con los datos por lo que es necesario disponer
de herramientas para corregirlos o reconstruirlos. Las operaciones relacionadas con esto quedan
bajo el encabezado de respaldo y recuperacin.
Las ideas de respaldo y recuperacin son muy concretas en cuanto concepto y han existido durante largo tiempo. Para que una base de datos sea capaz de recuperarse de un error en
los datos, un aterrizaje de disco o algo similar, deben respaldarse los archivos de la base de
datos, es decir, realizar una o varias copias de cada archivo y mantenerlas en lugares separados
previniendo otros desastres.
104
La archivstica y
El programa de cmputo (Micro Isis)

En los archivos histricos se manejan generalmente tres tipos de instrumentos descriptivos: guas,
inventarios y catlogos, cada uno con su propia estructura y requisitos. El programa de cmputo
para el manejo de las bases tiene que ser suficientemente flexible para acoplarse a casos particulares
sin dejar de lado caractersticas importantes para el manejo de bancos de informacin tales como
tiempo de acceso, flexibilidad de uso, almacenamiento, seguridad y recuperacin.
Despus de un anlisis de los programas que estn siendo utilizados para la elaboracin
de bases de datos en varias dependencias de la UNAM, concluimos que Micro Isis de la Division
of Software Development and Aplications Office of Information Programs and Services de la

UNESCO es un programa que bien puede cumplir satisfactoriamente los requerimientos, aunque,
como todos, tiene algunos detalles que podran mejorarse y problemas que probablemente se
irn corrigiendo en versiones posteriores.
Micro Isis es un sistema generalizado de almacenamiento y recuperacin de informacin,
basado en mens, diseado especficamente para el manejo computarizado de bases de datos no
numricas.
Algunas de las caractersticas que presenta el paquete Micro Isis son:
Pocos requerimientos en el equipo mnimo para ejecutarlo adecuadamente.
Restricciones del sistema de acuerdo a los requerimientos del proyecto.
mximo nm. de bases de datos
mximo nm. de registros en una bases de datos
Mximo tamao de registro
Mximo nm. de campos
Mximo tamao de campo
Mximo nm. de palabras no indexables (stopwords)
ilimitado
16 millones en 500 Mb
8000 caracteres
200
1654 caracteres
799
105
Es especficamente diseado para manejar campos (y consecuentemente registros) de

longitud variable, esto permite, por un lado, un ptimo uso del espacio de almacenamiento y por otro, una libertad al definir la longitud mxima de cada campo.
Permite tener subcampos, es decir, podemos tener campos que admitan ms de una
respuesta.
Acceso rpido a la informacin.
Recuperacin de registros por su contenido a travs de un sofisticado lenguaje de
bsqueda.
Impresin parcial o total de catlogos e ndices.
Permite el desarrollo de programas usando el lenguaje de programacin que proporciona.
Permite exportar la informacin al estndar ISO 2709 lo que permite un intercambio de
informacin relativamente fcil con otros bancos.
Comentarios finales
El avance tecnolgico se produce a un ritmo vertiginoso por lo que no es de extraar que en el
futuro, los instrumentos de consulta por computadora incorporen el mtodo full-text e incluso la
imagen digitalizada del documento en los bancos de informacin si bien no como mtodo para
la recuperacin, s como respuesta a las consultas al banco, eliminando la manipulacin fsica de
los documentos fuente.
El mtodo de full-text podra, en un momento dado, considerarse para la clasificacin y
ordenacin de los documentos, si bien no de manera fsica, s mediante la utilizacin de descriptores
determinados que organizaran los documentos por tipos documentales, fechas, etctera. Este
mtodo resulta a la fecha poco rentable, ya que la capacidad de almacenamiento deber ser
extremadamente grande y por otra parte, la existencia de documentos antiguos en el acervo
requieren de otro tipo de elementos para acceder a la informacin, como pudieran ser los
106
La archivstica y
conocimientos paleogrficos. Simplemente, cualquier documento plantea, en ocasiones, conceptos implcitos que no son tomados en cuenta para la consulta y por otra parte, se presentan
problemas para la recuperacin de la informacin por el llamado ruido informtico que consiste
en la obtencin de informacin no pertinente.
Los instrumentos de consulta actuales debern incorporar los adelantos tecnolgicos,
evolucionando en su uso y perspectiva, e integrando la informacin en forma cada vez ms
directa.
107
108
La archivstica y
Las nuevas tecnologas y la reproduccin

documental
Ma. Yolanda Alcntara
109
Hernndez
Licenciada en administracin de empresas, actualmente cursa la Maestra en
Tecnologas para el Aprendizaje; cuenta con diversos diplomados y cursos en el
rea de computacin y sistemas. Ha ocupado varios puestos en la Universidad
de Guadalajara, tanto en la docencia como en la administracin. Ha sido
miembro del Comit Tcnico y de la Comisin Editorial del Archivo
Histrico de esa universidad, del Comit de Titulacin
de la Licenciatura de Sistemas de Informacin,
y del Consejo de la Divisin de Gestin
Empresarial en ese centro universitario.
110
La archivstica y
Las exigencias bsicas de un archivo histrico

Dentro del marco general de la administracin de documentos se ubica la cuestin archivstica, que a
su vez comprende tres tipos de archivos, a saber: de trmite, de concentracin e histricos, cada uno
de los cuales se refiere a la circulacin, al uso y al ciclo vital de los documentos que contienen. El
archivo histrico es un repositorio de documentos no solo antiguos necesariamente, como pueden
serlo muchos de ellos, sino fundamentalmente seleccionados por la trascendencia e importancia de su
contenido, vale decir, por su valor permanente.
Los documentos histricos son pues, por definicin, de valor permanente. Ese carcter
obliga a dar a tan valiosos documentos un trato especial, que se manifiesta en los siguientes
aspectos bsicos:
1. Su preservacin y salvaguarda se refiere a las condiciones de su almacenamiento, de
tal manera que se prolongue lo ms posible la integridad fsica de los documentos bajo su
custodia ante la accin del tiempo y que los ponga a salvo de mutilaciones, rayaduras, substracciones
y otros daos.
2. Su debida organizacin y descripcin sistematizadas, acorde con los principios y
normas de la archivonoma, que determina su ordenamiento y correcta ubicacin topogrfica en
la estantera correspondiente.
3. La precisa y gil accesibilidad a la informacin contenida en cada documento a fin de que
sea proporcionada a los investigadores que acudan al archivo histrico en demanda de informacin.
Queda as entendido que todo archivo histrico ha de cumplir con eficacia todos y cada
uno de los tres aspectos bsicos sealados y que son absolutamente imprescindibles.
El servicio a los usuarios es una funcin primordial que solo puede cumplirse si se atienden debida y previamente los aspectos anteriores con el rigor tcnico respectivo.
111
Las necesidades de captura, registro y digitalizacin

Hoja o ficha catalogrfica. Para cumplir con las exigencias brevemente sealadas, adems de
la custodia y preservacin de la documentacin de un archivo histrico, existen procedimientos
propiamente archivsticos para registrar ordenadamente los documentos del acervo. Ese registro
consiste en la elaboracin, por captura en computadora, de una hoja o ficha catalogrfica que
contiene los elementos suficientemente identificatorios y descriptivos de cada documento, utilizando para ello una base de datos apropiada al caso, cuyos campos puedan ser tan numerosos
y tan extensos como lo requiera la parte descriptiva.
Tal registro tiene por funcin establecer un orden clasificatorio, una manera cierta de
identificar cada documento para su rpida y precisa localizacin y la provisin de los elementos
descriptivos de cada uno para fines de consulta.
Se entiende que el orden, la identificacin y la descripcin del contenido de los documentos tiene por objeto proporcionar informacin gil, oportuna, precisa y completa al investigador
documental y al usuario en general. Determinado el orden clasificatorio segn la estructura
organizativa de la dependencia o entidad de que se trate, se elige la base de datos conveniente y
se procede a la captura en una computadora.
Registro iconogrfico. Coincidente con el orden clasificatorio establecido en el registro
catalogrfico, se realiza el registro de la imagen de cada documento, conteniendo ste los
elementos referenciales necesarios respecto a la hoja o ficha catalogrfica para su rpida y
precisa identificacin y localizacin. La imagen as registrada es consultable en el monitor de
una computadora y de ella es posible obtener una copia facsimilar mediante una impresora
lser.
Los dos tipos de registro sealados constituyen parte de todo un proceso de sistematizacin indispensable en la operacin eficaz de un archivo histrico.
112
La archivstica y
Opciones reprogrficas
Denominamos reprografa al conjunto de procedimientos y tcnicas utilizables para reproducir
grficamente los documentos contenidos en un archivo, es decir, para captar su imagen.
Se han inventado y desarrollado para el efecto diversos procedimientos y tcnicas que
producen copias o duplicados de excelente calidad, como son los siguientes:
Copiado por duplicacin (xerografa). Es la reproduccin mediante las copiadoras de
uso tan comn en todas las oficinas, que no es sino la obtencin de una copia fiel genricamente
conocida como xerogrfica, en referencia a la compaa Xerox que desarroll y perfeccion el
procedimiento.
Microfilmacin. Este es un procedimiento propiamente fotogrfico que se desarroll y
difundi en los aos treinta y cuarenta a partir de la generalizacin del uso de la pelcula perforada de 35 mm. que se utiliz en la cinematografa, contiene una emulsin de alto contraste y de
gran definicin, similar a la utilizada en los sistemas llamados de fotomecnica (o fotolito), como
Kodalith, Agfalith y otras marcas, pero presentada en rollos de 100 o ms pies de largo y de 35
mm. de ancho con las perforaciones a los lados caractersticas de la pelcula para cine.
En su momento, este procedimiento fotogrfico represent un gran avance ya que permiti conservar en tan pequeo formato (24 x 36 mm o 18 x 24 mm) reproducciones muy
precisas, en negativo, de miles de documentos ocupando muy poco espacio.
Llegaron a fabricarse excelentes cmaras diseadas especialmente para microfilmacin de
documentos, con capacidad para manejar rollos de hasta mil pies de pelcula, como la famosa
Microstat, que constitua todo un sistema, con base o mesa de trabajo, equipo de iluminacin y
la cmara montada en un rgido poste dotado de un mecanismo de pin y cremallera, que
permita modificar a voluntad y muy fcilmente, la altura de la cmara a fin de poder microfilmar
documentos de diferentes tamaos.
113
La bsqueda de un documento determinado, sin embargo, era una tarea sumamente

tediosa, ya que haba que prever una relacin muy minuciosa de los documentos microfilmados
y tomar en cuenta que el orden de microfilmacin haca inalterable la posicin relativa de cada
documento.
Una vez determinado qu documento se pretenda consultar, haba que colocar el rollo en
un aparato lector provisto de un cristal despulido en el cual se proyectaba la imagen de cada
negativo. El paso de la pelcula en el aparato lector era en ocasiones motorizado y en algunos
casos manual, operado mediante una manivela. Finalmente se detectaba el documento buscado
y se haca la consulta respectiva, pero si se pretenda obtener una copia, haba que producirla en
un laboratorio fotogrfico mediante una amplificadora tambin dotada de un mecanismo de
transporte de la pelcula perforada y en ella hacer la amplificacin deseada utilizando papel
fotogrfico especial, de alto contraste, y siguiendo el convencional proceso de revelado, fijado y
secado respectivo.
El procedimiento, pese a ser lento y muy laborioso oper, sin embargo, con la relativa eficiencia del caso durante muchos aos, debido a que no se haba inventado un procedimiento mejor
que lo supliera. Hoy en da, con los actuales avances tecnolgicos de los sistemas de cmputo, la
microfilmacin ha tenido tambin que avanzar para no quedar rezagada al grado de desaparecer.
La fotografa convencional. Este procedimiento es muy similar a la microfilmacin por
cuanto se trata tambin de una reproduccin de carcter fotogrfico. La diferencia es que no se
requiere una cmara ni un formato determinados o una pelcula especial, sino que pueden usarse
aparatos fotogrficos de muy diferentes tipos y tamaos as como pelculas de las emulsiones ms
diversas, incluyendo pelculas a color en negativo o positivo, o en blanco y negro. La toma
fotogrfica puede hacerse verticalmente si la cmara a utilizar se monta en un tripi o en un
poste de copiado y tambin puede hacerse horizontalmente si se fija en una pared el original a
reproducir.
No sustituye, ni lo pretende, a la microfilmacin, ya que su propsito no es especficamente
reproducir documentos de manera seriada o secuenciada en un solo rollo de pelcula, sino que se
utiliza primordialmente para realizar reproducciones aisladas de documentos o ilustraciones o, si
114
La archivstica y
fuere el caso, se aplica a la fotografa de objetos tridimensionales, que es su campo de accin

principal.
La digitalizacin. Es el ms moderno de los procedimientos reprogrficos, ya que utiliza
la avanzada tecnologa computacional que recientemente han desarrollado y perfeccionado los
procesos de reproduccin y registro de imgenes, es decir, iconogrficos. Para el efecto se utilizan
lectores de imgenes comnmente conocidos: escneres que reproducen fielmente los originales a
la manera de una copiadora xerogrfica, pero que traducida la imagen a un cdigo electrnico,
pueden ser visibles en la pantalla de una computadora y almacenables en el disco duro o en discos
pticos, o bien duplicados mediante una impresora. Existe, adems, el software especialmente
diseado para el manejo de las imgenes captadas por un escner, que permite modificar su contraste o su brillantez relativa, traducirla a una escala de grises en un amplio rango controlable,
incorporarle una pantalla de medio tono con mayor o menor nmero de lneas (o puntos) por
pulgada, o reconocer su condicin de lnea cuando se trata de originales de texto; enmascararla o
hacerle recortes, suprimir manchas o defectos que pudiera presentar, as como realizar otras operaciones que mejoran la calidad de la imagen del original reproducido, al grado que en ocasiones la
imagen reproducida es de mejor calidad que el original mismo.
Indiscutiblemente el procedimiento de digitalizacin constituye una herramienta de trabajo sumamente eficaz y verstil, con mltiples aplicaciones en el campo de la fotografa, de la
publicidad y de las artes grficas.
Por qu la digitalizacin?
Hasta ahora lo usual en bibliotecas y archivos ha sido el prstamo al usuario de los libros y
documentos de su acervo, y en cualquier manual de archivonoma se encuentra la descripcin de
los requerimientos para autorizar, controlar y registrar esos prstamos. Proveer a los usuarios de
los libros o documentos mismos para su consulta directa ha acarreado como es sobradamente
sabido el inevitable deterioro de esos materiales como resultado de su operacin manual y del
descuido o mala fe de algunos usuarios. Si lo importante para el investigador no son propiamente
115
los documentos o pginas de un libro, sino la informacin que contienen en tanto sea fidedigna
respecto a su origen; se requiere un procedimiento tcnico que permita proporcionar esa informacin fehaciente sin tener que utilizar cada vez el soporte fsico que la contiene, para lo cual es
necesario tener a la disposicin la imagen del documento o pgina en cuestin, obtenida mediante
un procedimiento reprogrfico idneo para estos fines. La tecnologa computacional actual, al
desarrollar procedimientos de captura, manejo y almacenamiento sistematizado de imgenes, ha
abierto un nuevo campo de posibilidades aplicables especficamente a los archivos histricos. La
digitalizacin, sustentada en el software apropiado, permite mediante un escner copiar el contenido de una pgina, convertirla en una imagen y traducirla a un registro electrnico que puede ser
almacenable en el disco de una computadora, y si as se desea, reproducible con excelente fidelidad
en una impresora lser.
COMPUT
ADORA
COMPUTADORA
ESCNER
IMPRESORA
Este procedimiento posee las siguientes caractersticas:

La captacin de la imagen es de una gran fidelidad, por lo que la reproduccin impresa
puede considerarse como una copia facsimilar del documento digitalizado.
La capacidad de almacenaje electrnico es muy vasta si se utiliza un compresor de
imgenes y stas se graban en diversos sistemas de almacenamiento como los discos compactos,
los discos duros, los dvd, discos pticos, etctera que varan en cuanto a su capacidad dependiendo de la densidad de las imgenes y el tipo de disco.
116
La archivstica y
Las imgenes captadas, pueden ser notablemente mejoradas, en cuanto a nitidez, contraste, presentacin y calidad en general, mediante el uso del software especializado que existe
en el mercado de la computacin.
Respecto al archivado o almacenaje sistematizado de las imgenes, es decir, bajo un
orden y jerarquizacin predeterminados, tambin existe el software apropiado para manejar la
base de datos que en cada caso se requiera. Ello permite una gil y precisa localizacin del
documento buscado y por lo tanto la rpida recuperacin de la informacin documental del
acervo, condicin indispensable en un archivo histrico una de cuyas funciones principales es la
de proveer de esta informacin fehaciente a los investigadores.
Un ejemplo relevante de un procedimiento de digitalizacin aplicable en un archivo histrico, es el sistema comercialmente denominado Optika, utilizado en el Archivo Histrico de la
Universidad de Guadalajara, que consta de los siguientes elementos principales: un procesador
(CPU), un monitor de 19 de alta resolucin, un escner de cama plana, una impresora lser y un
lector de discos pticos. Este sistema, con el software respectivo, posee todas las ventajosas
caractersticas antes sealadas, puede operar dentro de una red y conectarse a un servidor de
gran capacidad de almacenaje.
Por lo anterior, se colige que la digitalizacin es el procedimiento reprogrfico ms conveniente, rpido, preciso y eficaz para los fines de registro iconogrfico de documentos histricos.
Naturaleza grfica de los originales planos, en papel, cartulina,

pergamino, amate y otros soportes similares
Para los efectos de planear y realizar las operaciones de digitalizacin de los documentos, es
indispensable tomar en cuenta las diversas caractersticas grficas que pudieran presentar, considerando para ello varias apreciaciones muy comunes en el campo de la fotografa y en el de las
artes grficas, puesto que ambas son disciplinas afines en materia de reproduccin de imgenes.
117
Bajo este criterio de evaluacin de la naturaleza grfica de los originales, todos ellos se
dividen en dos grandes rubros: los textuales, que son escritos, es decir, compuestos de letras y
palabras, y los propiamente grficos que son todos aquellos que constituyen o contienen ilustraciones de diversa ndole.
Los originales textuales son:
1. Manuscritos.
2. Mecano escritos.
3. Impresos o tipogrficos.
Se consideran originales grficos:
4. Fotogrficos o dibujados, de tono continuo.
5. Fotogrficos o dibujados reproducidos, impresos, mediante pantalla de medio tono.
6. Fotogrficos o dibujados o impresos en alto contraste, de lnea.
7. Fotogrficos o dibujados o impresos que combinan medio tono y lnea.
Manuscritos
Se entiende que son los originales escritos a mano, ya sea con letra cursiva, inglesa, plmer o
como ahora se estila, con caracteres de tipo imprenta. Estos originales con textos manuscritos
presentan algunas variantes en su apariencia que deben atenderse al tratar de digitalizarlos:
La tinta utilizada puede haber perdido intensidad por la accin del tiempo.
Tal vez los rasgos finos sean aun ms tenues a causa de esa decoloracin.
El soporte, papel, cartulina o algn otro, puede presentar manchas irregulares ya sea
por lquidos derramados en su superficie o por la invasin de hongos o por los residuos depositados por insectos.
Por diversas causas el contraste entre el fondo y el texto puede ser muy bajo y en consecuencia hay una prdida de legibilidad en el original.
En estos casos es necesario un adiestramiento en el operador, referido a conocimientos y
apreciaciones que corresponden propiamente a la fotografa y a las artes grficas para, mediante
118
La archivstica y
la aplicacin del software adecuado, incorporar alteraciones en la imagen que compensen,

modifiquen o eliminen los defectos que presente cada original.
As, por ejemplo, con originales cuya escritura est deslavada es preferible utilizar el
recurso de la escala de grises (gray scale) y aumentar el contraste relativo al grado que se
requiera.
Los originales en buenas condiciones grficas, es decir, que presentan el contraste suficiente y la parte escrita bien definida, salvo excepciones, es mejor reproducirlos utilizando el
modo llamado de lnea, que en trminos de computacin se conoce como lineart.
La eliminacin de manchas o de pequeas rayaduras o puntos que no corresponden a la
escritura, es una de las posibilidades que ofrece un buen software especializado.
Originales mecanografiados
Aunque la mquina de escribir fue inventada a fines del siglo XIX, su uso se generaliz hasta el
siglo pasado, de all que la mayor parte de los documentos originados en la presente centuria son
realizados mecanogrficamente por lo que su legibilidad intrnseca es mayor que la de los originales manuscritos comunes en los siglos anteriores. No por ello dejan algunos de presentar
ciertas inadecuaciones que hay que atender:
El documento en cuestin puede ser un nico ejemplar disponible y haber sido una tercera
o cuarta copia y por esa causa, con la escritura borrosa o difusa y de baja intensidad.
El soporte tambin puede presentar manchas y otros defectos como los que se mencionaron en el caso de los manuscritos.
El tratamiento apropiado de un original de buena calidad o al menos aceptable es la
digitalizacin mediante alto contraste o lineart y en el caso de que acuse inadecuaciones grficas, hacer las correcciones que procedan mediante la utilizacin hbil del tipo de software
correspondiente.
119
Impresos o tipogrficos
En el caso de documentos procedentes de peridicos, revistas, folletos u otro material impreso, se
pueden hacer las mismas observaciones que corresponden a los documentos mecanografiados.
Por cuanto a originales que no son de texto sino propiamente grficos pero impresos, es
decir, estn compuestos por ilustraciones de diferente ndole, cada variante exige la aplicacin de
un tratamiento especfico.
Fotogrficos o dibujados, de tono continuo
El ejemplo tpico de una ilustracin de tono continuo es una fotografa convencional sobre
cualquier tema: la imagen est formada en la pelcula sensible por un sinnmero de pequesimos
grnulos, que no se perciben a simple vista, los cuales se agrupan o separan segn sea la densidad de la zona del negativo, produciendo as la impresin de mayor o menor intensidad y de
continuidad en la transicin de negro a blanco, en una amplia gama de grises de acuerdo con el
tipo de pelcula utilizada. Visto a travs de un microscopio, el negativo revela la granulosidad, o
bien, realizada una amplificacin a gran tamao ya es perfectamente visible esa condicin granulosa.
Dada la pequeez de estos grnulos y su irregular distribucin, el aspecto general es de
continuidad en las tonalidades de grises que van del negro absoluto al blanco total; de all le
viene el nombre de tono continuo.
La acuarela o lo que se llama media tinta o aguatinta, que son tcnicas pictricas que
implican dilucin de los pigmentos, y as, mayor o menor transparencia del fondo, tambin
producen esas gradaciones o veladuras y por lo tanto los originales realizados con estas tcnicas
son igualmente de tono continuo.
La mejor manera de reproducir las ilustraciones de tono continuo es utilizar el recurso
conocido como escala de grises, denominacin tomada de la fotografa y de las artes grficas, y que
en trminos de computacin se resuelve con el uso del software que contenga esta opcin, que por
su nombre en ingls llmase gray scale.
120
La archivstica y
Originales fotogrficos o dibujados, reproducidos

a travs de una pantalla de medio tono para ser impresos
Ningn procedimiento de impresin (offset, xilograbado, litografa, serigrafa, huecograbado,
rotograbado o tipografa) puede reproducir fielmente los originales de tono continuo, porque no
existe posibilidad alguna de diluir las tintas en cada parte de la ilustracin para que correspondan
a las diferentes densidades que presenta la ilustracin en s misma. Para resolver este problema y
poder imprimir de la mejor manera las fotografas o ilustraciones de tono continuo, se ha ideado
un procedimiento que simula o sugiere la continuidad buscada; la imagen, captada por un
sistema ptico, se hace pasar a travs de una pantalla o trama que la traduce a una serie de
puntos dispuestos regularmente en una especie de cuadrcula a 90 grados. Los puntos as alineados son mayores o menores segn la densidad de cada parte del original, y dejan espacios en
blanco entre uno y otro.
Si la zona es muy oscura, los puntos que la reproducen son de menor tamao y los espacios
entre uno y otro son mayores y aun llegan a unirse entre s. Las partes ms claras o luminosas del
original generan en el negativo los puntos proporcionalmente ms grandes y as, al positivar, ya sea
en pelcula, en papel fotogrfico o en la impresin, los valores tonales se invierten.
Siendo muy pequeos los puntos del tramado, no son perceptibles a la simple vista en el
negativo, en el positivo o en la impresin final, cuyo aspecto general simula o sugiere la apariencia de continuidad tonal con el aspecto de grises; sin embargo, observando mediante una
lupa el negativo o la impresin, se advierten los puntos que forman el tramado o pantalla y a este
resultado impreso se le denomina medio tono. Las fotografas que aparecen impresas en diarios
y revistas son medios tonos.
20 %
medios tonos uniformes
50 %
121
Existe en el mercado el software para el manejo de imgenes, llamado PostScript, que

contiene este recurso de poder incorporar una trama a la imagen digitalizada, convirtindola en
un medio tono. En ingls este recurso del software recibe el nombre de half tone, el mismo
nombre que se utiliza en las artes grficas. Deber tomarse en cuenta que si se desea imprimir
una imagen transformada a medio tono mediante el software indicado, la impresora a utilizar
deber estar provista de la capacidad de operar con PostScript, o dicho de otra manera, no todas
las impresoras responden a este software.
Cuando se pretenda digitalizar una imagen bien impresa en medio tono, debe utilizarse la
opcin llamada lineart, que reproducir los puntos de la trama; pero si la impresin no es de
buena calidad tendr que manejarse con escala de grises.
Si por error en este caso se utiliza el recurso half tone en un original que ya est impreso
en medio tono se producir una distorsin por efecto de ptica llamado moir, y que los impresores conocen y pronuncian como muar. En un buen software especializado, sin embargo,
existe la posibilidad de eliminar el muar.
Originales fotogrficos o dibujados
o impresos, de lnea
Cuando el original es de alto contraste, es decir, no contiene medias tintas sino zonas o trazos
negros sobre el fondo blanco del soporte, se considera de lnea y su reproduccin no presenta
mayor problema; su tratamiento es igual al de un texto bien impreso en negro y sobre papel
blanco: se utiliza el recurso lineart que proporciona el software.
Originales fotogrficos, dibujados o impresos
que combinan lnea y medio tono
Cuando la pgina o el documento a digitalizar contiene ilustraciones de medio tono y a la vez
textos, de lnea, lo correcto es considerar todo el documento o pgina como de lnea y darle el
tratamiento de lineart, es decir, de alto contraste, que corresponde al caso.
122
La archivstica y
Se entiende que el operador de un sistema de digitalizacin ha de conocer todas estas

variantes e identificarlas segn el aspecto o naturaleza grfica de cada original a fin de utilizar la
tcnica apropiada para cada caso. Si carece de conocimientos de fotografa o de artes grficas,
habr de preverse un periodo de capacitacin especfica en estas materias.
Tipo de superficie y cromaticidad de los originales

Originales planos
Casi todos los documentos, al extenderse, presentan una superficie plana, que por lo tanto es la
ms fcil de reproducir, ya sea en una copiadora xerogrfica, en un escner de cama plana o en
uno manual o por medio de cualquier procedimiento fotogrfico. En el caso de la fotografa
pudiera ser necesario colocar sobre el documento un cristal sin imperfecciones, para asegurar de
mejor manera la condicin plana en toda su superficie y fotografiarlo a travs del cristal, bajo dos
fuentes luminosas iguales y situadas en un ngulo de 45 grados respecto a la horizontal a fin de
evitar reflejos en el cristal. En el caso de la digitalizacin mediante un escner de cama plana, la
propia presin que ejerce la cubierta es suficiente para mantener plano el documento.
Originales curvos u ondulados
En los documentos cuyo soporte es rgido y tiene una conformacin curva u ondulada, no puede
evitarse esa curvatura y por lo tanto es imposible su reproduccin mediante un escner convencional, ni de cama plana ni manual, ya que ambos operan por contacto. La nica alternativa en
ese caso es captar la imagen a travs de un sistema ptico, es decir, fotografiarlos desde una
distancia determinada procurando que la iluminacin est dispuesta de tal modo que no arroje
sombras a pesar de las ondulaciones o curvatura, considerando tales originales como si fueran
objetos tridimensionales.
123
Originales tridimensionales
Sera de un caso excepcional en el que el documento en vez de ser un papel o algn otro soporte
plano, fuera un cuerpo, un volumen, es decir, que posee tres dimensiones y no solo dos. En ese
caso se tratara en realidad de un objeto y su condicin tridimensional obliga a ser reproducido
mediante la fotografa convencional a fin de que la distancia permita percibir su aspecto volumtrico,
eligiendo el mejor punto de vista y una iluminacin diferenciada que haga notar el volumen
precisamente. Est claro que su digitalizacin mediante un escner que opere por contacto es
absolutamente inoperante.
Originales rugosos, texturizados o con relieve
En este caso estn los documentos cuyo soporte no es liso sino que presenta rugosidades pronunciadas que le dan un carcter decorativo, o cuya superficie obedece a una textura muy
notoria como es el caso de los papeles y cartulinas con acabado lino y algunos otros similares,
o bien cuando el documento est impreso mediante el procedimiento de realzado, que puede ser
en seco o entintado. De una u otra manera, no siendo lisa su superficie, la digitalizacin por
contacto revelar necesariamente fallas e imprecisiones ocasionadas por los relieves, texturas o
rugosidades, que le restarn claridad al texto.
Una vez ms ser necesario utilizar un sistema ptico, es decir, fotogrfico, si se pretende
que la reproduccin sea suficientemente fiel al original, y es perfectamente posible hacer ajustes
en la iluminacin y controlarla de tal suerte que la irregularidad de la superficie sea visible sin que
por ello se pierda la legibilidad del texto.
Originales en blanco y negro
Es la condicin cromtica ms frecuente y lo nico que habr de tomarse en cuenta es que el
original posea el suficiente contraste entre el texto y el fondo para que sea fcilmente reproducible por digitalizacin, tal como lo sera igualmente en una copiadora xerogrfica.
124
La archivstica y
Originales a todo color o monocromticos

La expresin a todo color se refiere a originales que contienen una amplia gama de colores, o a
fotografas en color o a impresiones a cuatro tintas (amarillo, magenta, cian y negro) mediante lo
que se llama seleccin de color. La expresin monocromtico, a una sola tinta, se refiere a
originales realizados a un solo color, que no sea el negro. En este caso todo depende del resultado que se quiera obtener.
Si por algn motivo es necesario reproducir el documento con la mayor fidelidad cromtica,
es indispensable utilizar un escner a color y hacer cuidadosamente los ajustes apropiados y
controlarlos en pantalla para lograr la fidelidad que se pretende.
Obviamente, para obtener una copia igualmente fidedigna en cuanto a balance de color,
la impresora tendr que ser tambin a color y de buena calidad, ya sea lser o que utilice el
procedimiento de impresin llamado de micropunto.
Si por la ndole del documento la informacin que se requiere es nicamente la de su
contenido y no su apariencia cromtica, bastar obtener una versin en blanco y negro, en cuyo
caso la digitalizacin podr hacerse fcilmente mediante un escner ordinario utilizando el procedimiento de lnea y en algunos casos, de medio tono.
El problema de la curvatura de las pginas abiertas de un libro

o de documentos encuadernados en forma de libro
Registro por contacto
La naturaleza grfica de estas pginas o de estos documentos obedece a las mismas siete variantes
anotadas anteriormente. La diferencia de tratamiento en cuanto a captura digitalizada no se debe a
su condicin grfica sino a la condicin curva de las pginas debido a la encuadernacin. Las
pginas iniciales y las finales pudieran aplanarse mediante un cristal, pero aun as el grueso del
volumen impedira su digitalizacin en un escner de cama plana, aunque tal vez pudiera utilizarse
un escner manual.
125
Sin embargo, a medida que las pginas estn ms cerca del centro, su curvatura aumenta
y quedar una franja sin hacer contacto y por lo tanto sin registrar.
El uso de un escner manual, est visto, tampoco resuelve el problema del registro digital
de superficies curvas:
Porque el recorrido a mano es siempre lento y frecuentemente irregular.
Porque a ambos extremos del maneral hay una zona necesariamente ciega que corresponde a la construccin misma del artefacto.
Porque exige hacer varios recorridos para cubrir toda la pgina, lo cual implica ms
tiempo de operacin y los riesgos de desajuste entre una pasada y la otra.
Porque suele suceder que los documentos contengan en su margen interior, firmas o
anotaciones que no apareceran por encontrarse casi en el vrtice interior del libro.
Porque, finalmente, el registro es por contacto y aun presionando con el escner las
pginas, la parte que entra en contacto con el sensor, como ya se dijo, es mnima, y por lo tanto,
inutilizable.
De pronto pudiera sugerirse que los libros o volmenes de documentos encuadernados
en forma de libro, se desencuadernaran y sus pginas fueran digitalizadas como hojas sueltas y
ya como originales planos. Si la encuadernacin fuese de argollas, broches o algn otro procedimiento de hojas intercambiables, es obvio que tales hojas podran desprenderse y digitalizarse
ya separadas sin problema alguno.
126
La archivstica y
Algunos libros cuya encuadernacin est muy deteriorada o haya perdido las cubiertas o
forros y por su valor ameriten ser restaurados, necesariamente habrn de desencuadernarse
para ese efecto y las pginas de cada pliego seran entonces susceptibles de ser digitalizadas una
a una en su orden respectivo.
Sin embargo existen libros nicos, insustituibles y muy valiosos, de caractersticas especiales y cuya encuadernacin no debe cambiarse, como sera el caso de los incunables, o bien,
cuyas hojas son de tal modo frgiles por la accin del tiempo, que no deben someterse al
inevitable y perjudicial manipuleo que implica desencuadernarlas, digitalizarlas y encuadernarlas
nuevamente. Tal es el caso de documentos histricos que han sido previsoramente encuadernados
en forma de libro y que por su condicin de extrema fragilidad por ningn motivo debern ser
desprendidas sus hojas.
Ha de entenderse entonces que el problema de digitalizacin que se ha venido planteando
no se presenta en absolutamente todos los libros ni tampoco con todos los documentos histricos, sino nicamente en aquellos que conjuntan las caractersticas sealadas.
Ahora bien, puesto que a la luz de los conceptos archivsticos actuales, todos los documentos sin excepcin de un archivo histrico debern ser digitalizados, por las mltiples razones de
cuidado y preservacin ya expuestas, es necesario encontrar una solucin tcnica y un procedimiento
que permita ese registro iconogrfico, cualquiera que sea la condicin fsica, grfica o cromtica de
tales documentos.
127
Necesidad de utilizar un sistema ptico

Por todas las consideraciones antes apuntadas, resulta claro que la digitalizacin de documentos
histricos presenta problemas especficos referidos cada uno a las diversas condiciones particulares de los propios documentos.
Y puesto que ningn procedimiento cubre absolutamente todos los requisitos, es decir,
toda la diversidad de condiciones y caractersticas de los originales, no habr que confiar en la
versatilidad de una tcnica o de un equipo nico determinado, sino pensar en que es necesario
elegir diferentes procedimientos y equipos para en cada caso poder atender debidamente la
especificidad antes mencionada.
Cuando se trata de superficies curvas, que presentan caractersticas similares a las de un
objeto tridimensional, la nica manera de reproducirlas es mediante una toma de tipo fotogrfico
con una cmara, es decir, a travs de un sistema ptico que a determinada distancia forme una
imagen del documento en cuestin.
Aunque en una toma fotogrfica, no existe propiamente una zona ciega como sucede con
los escneres que operan por contacto, sino que es reproducible la pgina completa hasta el
vrtice interior del libro, aparece una parte prxima a ese vrtice que es ciertamente visible pero
que resulta ilegible, y es precisamente la parte curvada de la pgina.
Es obvio que si a causa del procedimiento de reproduccin una porcin del documento es
ilegible, ello constituye una severa limitacin que hace inoperante ese procedimiento y habr que
utilizar otro ms apropiado.
Habr que tomar en cuenta que la condicin legible de un original en toda su extensin
depende no solamente del tipo de instalacin, arreglo o procedimiento que se utilice, sino adems, exige un enfoque preciso del lente puesto que como se sabe, a distancias cortas la profundidad de campo de cualquier sistema ptico, aun de excelente calidad, es muy reducida y por lo
tanto el enfoque resulta crtico.
Otros factores que determinan y garantizan la legibilidad de un texto reproducido digitalmente son, por una parte, la alta calidad del sistema ptico utilizado, esto es, su poder de
128
La archivstica y
definicin intrnseco, y por la otra, el elevado poder de resolucin de que es capaz, mensurable
en pixeles, del sensor de la cmara digital en uso.
En trminos generales y para tener una base comparativa de referencia, puede decirse que una
resolucin del orden de 300 x 300 pixeles y hasta de 600 x 600 resulta en la prctica absolutamente
insuficiente para el caso, siendo aceptable como mnimo un poder de resolucin de 800 x 800 y de
preferencia de 1000 x 1000 pixeles para obtener una imagen de excelente calidad.
Los requerimientos anteriores son todos ellos, necesariamente, factores de costo que aun
sometindose a especificaciones mnimas, son ineludibles. A partir de esos mnimos, no es recomendable hacer concesiones por motivos de costo de equipo o instalaciones.
La inevitable deformacin de la imagen
por razones de perspectiva
Aunque el procedimiento utilizado haga legibles las anotaciones o marcas que la pgina pudiera
contener, aun en su parte ms prxima al vrtice de la encuadernacin, y por lo tanto sea un procedimiento til para los efectos de captacin de todos los elementos informativos que contiene el documento a registrar iconogrficamente, subsiste la deformacin de la imagen de la parte curva.
Si la condicin legible es suficiente para los fines de proveer informacin, puede pasarse
por alto la deformacin que se produce en la imagen digitalizada, pero si se pretende una copia
ms fiel del original, se requiere realizar un proceso adicional para restablecer la condicin plana
aparente, lo cual significa corregir la tan mencionada deformacin.
Computacionalmente, exige el uso de un software altamente especializado en efectos y
trucajes destinados al video o a la televisin, que sea capaz de restituir la apariencia plana de la
imagen en toda su extensin. Lo laborioso de este recurso que supone un operador muy bien
capacitado, el elevado costo del software y aun la dificultad para obtenerlo, hacen de hecho
impracticable esta posibilidad. Tmese en cuenta, adems, que un software especializado con
las posibilidades requeridas, posee muchas otras propiedades y recursos de manipulacin de
129
imgenes que en este caso no se aplicaran, por lo cual sera oneroso utilizarlo nicamente en
una sola tarea.
Hacia la solucin
La solucin al problema de digitalizacin de superficies curvas, en los casos de los libros de las
bibliotecas, o de los documentos existentes en los archivos histricos y que hayan sido encuadernados en forma de libro, est en la utilizacin acertada de una cmara digital, instalada bajo el
diseo operativo conocido como planetario, que no es sino una superficie horizontal provista de
un poste o soporte vertical al cual va sujeta la cmara, instalacin de uso muy comn en el campo
de la fotografa para fines de reproduccin de documentos, estampillas, ilustraciones u objetos
pequeos captados desde una toma vertical, es decir, perpendicular a la base o cenital.
En cuanto a las cmaras digitales propiamente, existen actualmente algunas en el mercado
comercial, destinadas a un uso general no profesional de tipo fotogrfico, ya que la intencin de
su diseo y construccin tiende a suplir las cmaras pequeas convencionales ofreciendo el
moderno recurso de la digitalizacin y mediante una computadora y una impresora y suprimir
totalmente la necesidad de un laboratorio fotogrfico.
Es posible suponer que con el crecimiento de ese nuevo mercado aparecern en el futuro
cmaras digitales de relativo bajo precio, que competirn ventajosamente con las cmaras ordinarias, ofreciendo perfeccionamientos pticos y mecnicos que hoy slo son posibles en las
costosas cmaras profesionales.
Los complementos necesarios

Las cmaras pequeas no disponen de ningn soporte mecnico o estructural externo al cual
puedan fijarse en una posicin determinada, y por lo tanto, para los efectos de la digitalizacin
de documentos requieren necesariamente de los siguientes elementos e instalaciones:
130
La archivstica y
Elementos mecnicos
Una superficie horizontal plana, a la manera de una mesa de trabajo, suficientemente
slida para evitar vibraciones y amplia para maniobrar cmodamente los libros a manejar y poder
deslizarlos bajo la cmara.
Un poste rgido, slidamente sujeto a un costado de la mesa y provisto de un soporte
corredizo para sostener la cmara apuntada verticalmente sobre la mesa. Ese soporte permitira
subir o bajar la cmara sin perder la perpendicularidad y fijarla a una altura determinada segn
el tamao de los originales.
A ambos lados del poste estaran colocadas las dos fuentes de iluminacin en soportes
ajustables, para modificar a voluntad el ngulo de iluminacin.
Fuentes de iluminacin
Salvo algunos equipos, que siendo sistemas integrados poseen su propias fuentes de
iluminacin, muchas cmaras debern complementarse con la instalacin de las fuentes de iluminacin apropiadas al tipo de trabajo que se pretenda realizar. La mejor disposicin de los elementos de iluminacin es la instalacin de dos fuentes de iluminacin equivalentes, es decir,
ambas de igual intensidad luminosa y de igual calidad lumnica, colocadas una a cada lado del
original a reproducir, en un ngulo de 45 respecto al plano horizontal, para evitar reflejos y
asegurar una iluminacin uniforme en toda la superficie del original.
Hardware y software
Cualquier sistema de captura iconogrfica que se elija, esto es, por medio de digitalizacin,
requiere necesariamente del complemento de un equipo de cmputo que permita el manejo, el
registro, el almacenamiento ordenado en discos pticos y la reproduccin impresa de la imagen
capturada, y adems, si fuere el caso, su utilizacin a travs de una red de cmputo o su
transmisin a travs de los medios electrnicos existentes y los que vayan surgiendo.
131
Conclusin
Existe una norma general que dice que a mayor versatilidad de un producto, corresponde
mayor debilidad o ineficacia en las diversas funciones que se le adjudican o atribuyen, de lo cual
se infiere que no existe un aparato que sirva para todo y sea eficiente en todas las condiciones.
Un cierto grado de especializacin en el desempeo de una tarea determinada es, en todo
caso, preferible para asegurar los ms elevados rendimientos y una ptima calidad en los resultados.
En el Archivo Histrico de la Universidad de Guadalajara, se cuenta con un sistema
excelente para digitalizacin de documentos en hojas sueltas, denominado Optika, que integra
en una PC un escner de cama plana con alimentador de hojas automtico, unidades de discos
pticos regrabables, tarjeta compresora de imgenes para optimizar el almacenamiento en los
discos pticos. El sistema tiene la posibilidad de trabajar en red, lo que le permite consultar las
imgenes digitalizadas en las diferentes computadoras instaladas en la red, y simultneamente
continuar con la digitalizacin de documentos.
Los documentos que conforman el acervo, que originalmente integraron expedientes,
fueron previsoramente y de forma adecuada en una poca, encuadernados en forma de libros, lo
cual permiti su proteccin con el transcurso del tiempo. Es por esta circunstancia que nos
dimos a la tarea de realizar una investigacin referente a las posibilidades de digitalizacin de
documentos encuadernados en forma de libro. Sin embargo, las opciones encontradas en el
mercado mundial no satisfacen plenamente las necesidades que actualmente se tienen en este
archivo, por lo cual sera necesario restituir los documentos a su estado original, es decir, expedientes, y a partir de ello digitalizarlos con el sistema actual, ya que se contara con hojas sueltas
registrables en un escner normal de cama plana.
132
La archivstica y
Digitalizacin de imgenes: El Archivo General

de la Contadura Argentina
Eduardo Carlos
133
Romn
134
La archivstica y
Introduccin
La documentacin es el ms importante vehculo de transmisin de informacin entre las personas. Los documentos tradicionalmente son vehculos a travs de los cuales la informacin es
creada, estructurada, comunicada y preservada. Actualmente, estos pueden representarse de
diversas formas, y ser transportados y almacenados mediante distintos medios.
Particularmente, la documentacin es el capital intelectual de una organizacin. Se puede
crear, capturar, administrar, procesar, distribuir, almacenar este capital ya como documentacin o
como imgenes digitales.
En una poca de comunicaciones electrnicas, cada vez tiene menos sentido reunir los
documentos en un lugar fsico, como se ha venido haciendo tradicionalmente. Sin duda, se
pueden aducir mltiples argumentos, en cuanto a funcionalidad y costos en contra de la planificacin de archivos fsicos en la era electrnica. No obstante, antes de poder pasar totalmente a
los archivos electrnicos virtuales, todos los documentos informticos han de tener asociados
datos que le proporcionen su condicin especfica de documentos, y hagan posible su adecuado
control y tratamiento a lo largo del tiempo. Estos datos deben basarse en un conocimiento de los
requisitos funcionales que exige el tratamiento de archivos y han de estar presentes en todos los
procesamientos que se apliquen a los documentos desde su emisin hasta su eliminacin o puesta
a disposicin de los usuarios.
Estos datos servirn de base a los archivos virtuales y nos proporcionarn la posibilidad de
reinventar los archivos del futuro de acuerdo con unas pautas establecidas, reportando grandes
ventajas a los usuarios.
En los prximos aos, casi todos los documentos que se produzcan en nuestra sociedad
se generarn y comunicarn en forma electrnica. Como consecuencia, teniendo en cuenta que
la localizacin de los documentos informticos tiene poco que ver con la posibilidad de consultarlos, estaremos en condiciones de acceder a cualquier documento desde cualquier lugar con
135
idntica facilidad. El resultado ser que los actuales depsitos fsicos de archivos, basados en la
custodia, se convertirn todos en archivos virtuales que incluirn tambin documentos externos
fuera de la custodia directa del archivo pero sometidos al control de ste.
Los archivos virtuales del futuro no se mantendrn en funcin de reunir, conservar y
proporcionar acceso in situ a los documentos, sino en funcin del control de la informacin
sobre los documentos y su utilizacin, para garantizar los plazos de conservacin y aplicacin
de la normativa sobre seleccin y acceso a los mismos.
Para lograr esta meta no se requieren nuevas tecnologas; todo lo que se necesita es que
se adopten normas y mtodos que nos conducirn a tales resultados. La consecucin de este
objetivo reducir, al mismo tiempo, los costos generales inherentes a la conservacin fsica de los
documentos y a la gestin de su seleccin y destino final.
Dada la falta de estndares, los costos de migracin de los registros a travs de generaciones de software y hardware excedern en gran medida a los que ocasionan el tratamiento de los
documentos actuales en soporte papel; sin embargo, con la adopcin de estndares adecuados,
el costo marginal de la gestin continua de los documentos ser mnimo.
La seguridad de que tales documentos satisfagan los requisitos de validez, y los mtodos
mediante los cuales los documentos puedan estar disponibles a lo largo del tiempo sin una
constante representacin y migracin de sus contenidos intelectuales, a menos que podamos
garantizar que estos dos requisitos se cumplen en los entornos electrnicos, ningn sistema de
documentos electrnico tendr la condicin de archivstico.
Si se pueden satisfacer estas dos necesidades, y nosotros nos esforzamos para implantar
estos mtodos en todos los sistemas electrnicos de comunicaciones, todos los entornos
informticos podrn cumplir los requisitos funcionales exigidos por un tratamiento archivstico
integral de documentos y no ser necesario implantar, de forma redundante, sistemas especiales
para mantener y garantizar el acceso a los documentos de un archivo.
Entre las ventajas de la digitalizacin de documentos, existen las siguientes:
Reduce el costo de las operaciones diarias.
Fcil acceso a documentos determinados.
136
La archivstica y
Acceso a distancia a la informacin.

Mayor velocidad de acceso.
Permite consultas simultneas.
Brinda superior facilidad de lectura, comparando con microfilm.
Elimina el manipuleo excesivo de los documentos.
Mejora la seguridad de la informacin.
Permite retener un historial de los cambios de un documento.
Permite centralizar la informacin a la vez que sta es ms accesible para los usuarios.
Elimina la necesidad de disponer de cuartos de archivo.
Se reduce el deterioro de los documentos originales.
Elimina la posibilidad de prdida de archivos.
Las carpetas electrnicas pueden incluir archivos de fotos, voces, etctera.
Permite agregar notas adhesivas a los documentos sin modificarlos.
Se puede integrar a aplicaciones existentes. Facilita la implementacin de workflow.
1. Procesamiento de la informacin digital

Gran parte de la importancia de la digitalizacin de imgenes reside en la posibilidad de realizar
un seguimiento de los procesos que involucran a la documentacin de una organizacin, lo cual
se puede describir como Manejo de la Documentacin y el Flujo de Trabajo (usualmente se
encuentra como Document Management y Workflow).
Tambin se puede definir el Manejo de la Documentacin y Flujo de Trabajo como:
Tecnologa usada para administrar la documentacin de una organizacin.
Tecnologa que permite administrar la documentacin basada en papeles de un modo
ms conveniente.
Una serie de productos y servicios (Document Managers) que proveen control y revisin de la documentacin electrnica de una organizacin.
La definicin, seguimiento y control de los distintos procesos administrativos.
137
De este modo, se crea un soporte inteligente, organizado y ptimo para la administracin

de una organizacin.
Capturando la documentacin como imgenes electrnicas, todos los beneficios como el
poder de una base de datos, el uso de e-mail, fax, trabajo en red y otras tecnologas, puede
aplicarse a lo que antes era informacin procesada manualmente.
Con estas tecnologas, las organizaciones pueden contar con un soporte administrativo
ms efectivo, seguro y rpido. De este modo se aceleran los procesos que involucran manejo de
documentacin y aumenta la eficiencia en el mbito individual y grupal, adems de ampliarse las
posibilidades o alcances de esta rea de la organizacin.
Almacenando imgenes en bases de datos, cualquier documento indexado puede ser
inmediatamente visualizado e impreso, solucionando las demoras por bsqueda y/o los problemas por prdida de los mismos.
Los archivos maestros pueden ser seguros frente a daos accidentales o intencionales.
1.1 Flujo de Trabajo (Workflow)
Puede definirse como un sistema operacional dirigido a los negocios, montado sobre una arquitectura cliente-servidor.
El usuario interacta ingresando el nmero de cliente. El sistema consulta una base de
datos.
Se cuenta con una gua de trmites (conocimiento del circuito completo de la documentacin con todas las actividades).
Los procesos administrativos se pueden dividir en:
Proceso no estructurado. No se conoce la secuencia a seguir por la documentacin,
o sea el proceso global, simultneo y jerrquico de la informacin y documentacin asociada en
la organizacin.
Proceso estructurado. La secuencia est perfectamente definida y determinada en
funcin de obtener el procesamiento ptimo de la informacin y la documentacin asociada,
basndose en un anlisis previamente realizado del flujo del trabajo.
138
La archivstica y
Queda claro que para diagramar un workflow, el proceso debe ser estructurado.
lmage-based Workflow Systems (Sistemas de Flujo de trabajo basados en imgenes).
Existen sistemas de workflow diseados para automatizar el flujo de los documentos y papeles a
travs de la organizacin, transfiriendo los mismos a imgenes digitales.
Form-based Workflow Systems (Sistemas de Flujo de Trabajo basado en formularios).
Diseados para rutear la informacin a travs de la organizacin como textos y campos editados, reconociendo el texto por su contenido. Provee un ms alto nivel de capacidad que el caso
anterior.
Coordination-based Workflow Systems (Sistemas de Flujo de Trabajo Coordinados).
Diseados para facilitar la conclusin del trabajo, se basa en los diagramas cclicos o de
realimentacin (loop-maps). En cualquier fase del ciclo de trabajo pueden iniciarse ciclos secundarios para resolver puntos problemticos, reingresando luego al ciclo principal.
Los beneficios obtenidos por la implementacin del workflow son:
Mayor velocidad de procesamiento de la informacin y el trabajo, pues generalmente el
tiempo total de las transacciones es mucho mayor que el requerido para llevar a cabo cada paso
de trabajo.
Basado en la arquitectura cliente-servidor.
El proceso de la informacin es explcito y ms fcil de modificar.
Se elimina el papel.
Disminuyen las prdidas financieras debidas a prdida de informacin o errores en el
proceso de trabajo.
1.2 lndexacin
Consiste en la descripcin de un documento a partir de dos planos distintos pero complementarios:
Una descripcin externa conteniendo informacin sobre el tipo de documento, actividades asociadas, etctera.
Una descripcin de contenido. Esta debe optimizarse en funcin de los mtodos de
bsqueda que se utilicen.
139
La descripcin de un documento se utiliza para obtener un medio de localizacin fsica.

La finalidad de las tcnicas de indexacin o de representacin de contenidos es la de constituir
una base de datos con diferentes elementos de descripcin de documentos permitiendo establecer lazos entre la descripcin y el documento. A partir de esta base de datos se realizan las
bsquedas de documentos.
Las ventajas por el manejo del flujo de trabajo son los siguientes:
Soporte administrativo para cada operacin de la oficina.
Mejora las comunicaciones.
Reduce el ciclo de trabajo.
Se optimiza el procesamiento de la informacin.
Mejora el ruteo de la informacin.
Permite analizar y/o modificar los alcances administrativos con mayor claridad.
Permite definir niveles de seguridad por puestos, passwords.
Permite la integracin con aplicaciones externas.
Notificacin de eventos, monitoreo del estado de los trabajos, generacin de reportes.
2. Bases de datos de imgenes
Se brinda como informacin adicional, una introduccin sobre bases de datos de imgenes, las
cuales se utilizan en sistemas que administran el flujo de trabajo (workflow) a partir de la captura
y digitalizacin de imgenes.
Para disear una base de datos de imgenes (BDI), deben crearse primero las imgenes
digitales, luego relacionarlas con una base de textos que las describan, y describan su contenido.
reas de particular inters son la integracin de la
BDI
con otras informaciones y el
intercambio de informacin visual a travs de distintos sistemas.

La composicin de una imagen se puede definir como una representacin de la informacin mediante mapas de bits (archivos bmp).
Es importante conocer la cantidad de usuarios, los distintos niveles de acceso a la informacin y las funciones que cumple cada uno dentro del proceso de la informacin, para deter-
140
La archivstica y
minar las caractersticas de la BDI, as como el uso o aplicaciones previstas para la misma, y
particularmente la eleccin de estndares y modos de acceso a la descripcin en texto.
La integracin de BDI a infraestructuras existentes debe discutirse, por lo tanto, en trminos de sus usos previstos y de caractersticas de la red.
2.1 Imagen digital
Es la composicin de un conjunto de pixeles (mnimas cuadrculas o divisiones que forman una
imagen), donde el nmero de pixeles por rea determinada define la resolucin de la imagen
digital, y el nmero de colores posibles que cada pixel puede representar define el rango
dinmico de la imagen.
2.2 Captura de imgenes
La captura de imgenes, combinada con la indexacin de la misma y la realizacin de un catlogo, representa aproximadamente el 90 por ciento del costo estimado para construir una BDI.
Una vez escaneada la imagen, es convertida en un formato particular de archivo. Existe
una variedad de formatos de imgenes comnmente usados, como los siguientes:
TIFF (Tagged lmagelinterchange Fila format). Considerado un estndar para la industria,
es utilizado con informacin protegida de diversas formas por ser muy abierto.
GIF (Graphic lmage Fila Format). Formato promovido por CompuServe que se utiliza en
internet y en servicios on-line.
CGM (Computers Graphics Metafile). Diseado para soportar varios tipos de imgenes,
aunque se usa principalmente para grficos vectoriales (imagen digital codificada como frmulas
que representan lneas y curvas).
PICT. Formato para imgenes digitales diseado principalmente para Macintosh.
TGA (TrueVision Targa Fila). Formato para imgenes de video en mapas de bits.
Sun Restar. Formato muy usado en computadoras Sun-3.
141
2.3 Documentacin
En toda BDI la imagen debe ir acompaada de documentacin en texto para la identificacin y
descripcin de la misma, y para el manejo de la informacin en imgenes.
Los usuarios y los diseadores de la BDI deben distinguir entre la informacin que se
refiere 1) al original, 2) a la representacin fotogrfica del mismo, y 3) a las caractersticas
tcnicas de la imagen digital.
La informacin tcnica de la imagen (formato de archivo, dimensiones de los pixeles,
rango dinmico, etctera) es grabada usualmente en el header (paquete de informacin tcnica
adjuntada al archivo de imagen, que se utiliza en la visualizacin de la misma, su identificacin o
identificacin del propietario).
El desarrollo de estndares para la descripcin de archivos de imgenes es esencial para
permitir a las BDI moverse a travs de sistemas en forma correcta, y para asegurar que las imgenes
que acceden a la red viajen con la informacin adecuada para su posterior identificacin.
2.4 Acceso a la BDI
Una bsqueda preliminar es siempre necesaria para reducir el tamao de la informacin inicial.
El software de BDI podra, si se desea, restringir o predeterminar cules campos son explotables.
Es importante comprender cules son las necesidades de accesos, para determinar con
criterio el sistema que se requiere.
El sistema debe ser creado en funcin de poder determinar en qu condiciones los usuarios podrn imprimir, ver o transferir de una PC a otra (download) cada imagen.
Como orientacin pueden plantearse las siguientes preguntas:
Tiene la institucin derecho a reproducir electrnicamente la imagen?
Bajo qu condiciones, tienen derecho los usuarios a imprimir o a transferir de una PC a
otra (download) las imgenes?
142
La archivstica y
Debe ser controlada por los grupos de usuarios la frecuencia de uso de las imgenes?
Debe visualizarse con cada imagen un texto donde se definan las restricciones en el uso
de las mismas?
Deben utilizarse watermarks (alteracin de bits en la imagen para crear un patrn de
reconocimiento que permita probar la propiedad del documento), para hacer posible la deteccin de usos no autorizados de las imgenes?
2.5 Entorno de trabajo
La implementacin de una BDI requiere un balance entre las necesidades de informacin por
parte de los usuarios potenciales, la tecnologa disponible y los recursos financieros y humanos.
El nmero de usuarios dentro y fuera de la institucin debe ser anticipado.
La capacidad tecnolgica de las estaciones de trabajo de los usuarios debe ser definida.
El uso potencial de las imgenes (como, por ejemplo, la integracin con otras herramientas o aplicaciones) debe ser anticipada.
Debe ser posible la utilizacin de formatos simples como TIFF, GIF, PICT, JFIF, aunque la posibilidad de integrar imgenes en otros formatos puede ser til para el intercambio de informacin.
2.6 Visualizacin de imgenes y textos
Algunos sistemas predeterminan cmo y cundo una imagen puede ser visualizada, limitando las
opciones.
Otros sistemas permiten ms flexibilidad en la visualizacin de imgenes y sus textos
asociados, haciendo posible ver imgenes de a una, y trabajar con varias de ellas disponibles en
pantalla. El usuario puede contar entonces con un pequeo nmero de imgenes, de modo que
haciendo clic sobre la elegida pueda visualizar la misma maximizada o su texto asociado.
143
2.7 Estndares tecnolgicos

Los estndares (nacionales e internacionales) sobre mtodos de compresin y tipos de formatos
de archivos de imgenes existen para asegurar que la informacin ser intercambiable a travs de
los sistemas.
(Internacional Standards
Organization), IEC (Internacional Electrotechnical Committee) e ITU (Internacional Telecomunications
Union).
Estos han desarrollado estndares como CCIT (ahora ITU), Grupo III o Grupo IV para
compresin de fax, y los ISO/IEC JTC 29 JPEG Y MPEG para compresin de imgenes en movimiento
y audio.
A la hora de elegir un estndar, las instituciones deben asegurarse que todas las aplicaciones soportan este estndar, de manera que no se pierda interoperabilidad y la posibilidad de
intercambiar informacin.
Son desarrollados por organismos internacionales como
ISO
2.8 Agenda de exploracin

Describir y encontrar imgenes, especialmente a travs de un entorno de trabajo en red representa un problema.
Pueden plantearse, por ejemplo, los siguientes interrogantes:
Cmo pueden describirse y localizarse las imgenes digitalizadas?
Cmo halla un usuario una imagen digitalizada que puede ubicarse en cualquier direccin, negociar los derechos para su uso y recibir una copia?
Para resolver estas cuestiones debe crearse un registro de imgenes o alguna herramienta
localizadora, junto con un conjunto de estndares para su uso. Incluso deben desarrollarse
estndares para las imgenes.
En un sistema cliente-servidor, por ejemplo, si la estacin de trabajo del cliente puede
descomprimir cierto tipo de imagen, el servidor deber enviar estas imgenes comprimidas.
144
La archivstica y
Por lo tanto, el servidor de la imagen debe recibir informacin y/o descripcin del entorno
de la estacin de trabajo del cliente (capacidad de visualizacin, especificaciones del software y
hardware de descompresin, etctera) en un formato estndar de manera que slo la informacin

esencial sea transferida al usuario.
Herramientas para trabajar con textos e imgenes conjuntamente, incluyendo anotaciones en las imgenes, herramientas de enlace (Links), etctera, son esenciales para el soporte de
las bsquedas de imgenes.
Es importante comprender los procesos administrativos que involucran a la documentacin, as como las funciones, restricciones e integracin con el resto que debe cumplir cada
empleado (los cuales podrn tener, por ejemplo, distintos niveles de acceso a la informacin
almacenada en la base de datos).
Elecciones cuidadosas de tecnologa y el uso de estndares tcnicos y descriptivos compartidos har posible intercambiar informacin, entre bases de datos, a travs de redes.
3. Pautas para el desarrollo del modelo

3.1 Caractersticas de la documentacin
3.1.1 Determinacin de la tipologa de documentos
El objetivo es identificar en forma fehaciente toda la tipologa de formularios y documentacin

que se integrar bajo el procesamiento de imgenes. Se debe determinar:
Documentos tipo de cada formulario.
Documentos con distinta antigedad y calidad de papel.
Documentos con distinta tipologa de impresin o imagen.
Documentos que exigen alta calidad de impresin.
Porcentaje de documentos impreso por mquina y en manuscrita.
Documentos a los que deben agregarse notas.
145
3.1.2 Evaluacin de la documentacin obtenida
Sobre la base del anlisis anterior, se deben estimar las caractersticas de la documentacin en
general, determinando:
Tamaos existentes, con una estimacin del porcentaje de cada uno (A4, oficio, esquela,
carta, AO, etctera).
Tipos de papel, con una estimacin del porcentaje de cada uno (papel 70 gramos,
cartulina, ilustracin, fotos, transparencias, etctera).
Tipos de impresin, con una estimacin del porcentaje de cada uno (color, blanco y
negro, gama de grises, etctera).
Impresin de frente o frente y dorso, con una estimacin del porcentaje de cada uno de
ellos.
Tipologa de los documentos ms utilizados, indicando el porcentaje de uso respecto al
total de las operaciones.
3.1.3 Anlisis de la documentacin obtenida
El objetivo es identificar cualitativamente los procesos que involucran a los distintos tipos de
documentos, determinando:
Cuntos documentos ingresan y/o egresan por da.
Periodo de retencin tpico de los documentos.
Frecuencia de uso de los documentos durante su ciclo de vida.
Consideraciones especiales de seguridad que involucren a distintos tipos de documentos.
Porcentaje de la documentacin creada internamente y externamente.
Requisitos existentes sobre retencin de documentos con propsitos legales y/o fiscales.
Promedio diario de documentacin a procesar.
146
La archivstica y
Porcentaje de documentacin destinado a archivo temporal y porcentaje destinado a

archivo definitivo.
3.2 Caractersticas de la administracin
3.2.1 Determinacin del flujo de trabajo
Un dato que condiciona cmo debe ser la lnea de procesamiento es determinar cmo se mueven
los documentos en la organizacin, quines y dnde los generan, quines los utilizan y quines
los archivan o destruyen, as como el volumen diario que se maneja de cada tipo de documento
dentro del proceso administrativo global.
En el momento de relevar las tareas asociadas a cada documento, se deber identificar
cada rea de la organizacin involucrada y los responsables de dichas tareas.
Se debe determinar qu documentacin de la que se integrar al nuevo procesamiento no
puede ser retirada de alguna rea.
A partir de conocer en detalle el universo a tratar, se debe definir la operatoria de cada
proceso, determinando:
Cuntas personas deben tener acceso a la documentacin.
Quines necesitan acceso a la documentacin y no pertenecen al mbito interno administrativo.
Si los archivos se encuentran centralizados, distribuidos o de otro modo.
Si es necesario suministrar informacin inmediata a personas de afuera.
Si las llamadas telefnicas generan documentacin y/o trabajo con la misma.
Si se comparte informacin con otras reas, y si stas se encuentran alejadas fsicamente.
Porcentaje de la informacin buscada, que no es encontrada.
Tiempo y costo de reconstruccin de un archivo.
147
Promedio de pginas por tipo de documentacin, de documentos por carpeta, de carpeta por cajn o armario y nmero total aproximado de carpetas y documentos.
Cantidad de copias realizadas por da y por tipo de documento.
Debe generarse una lista de direcciones a las que se enve regularmente informacin
impresa, fotocopiada o manuscrita, y los distinto medios de envo (fax, correo, en mano, por
red, va internet, etctera).
3.2.2 Lneas de procesamiento
Deben definirse los distintos requerimientos de tecnologa y de software (captura, visualizacin,

almacenamiento, comunicaciones, impresin, etctera) sobre la base de la lnea de proceso que
se adapte a las necesidades del organismo. A continuacin se exponen distintas lneas de procesamiento a modo de orientacin:
A. Captura de documentos de archivos definitivos, para su posterior destruccin
Etapa 1: Preparacin de la documentacin.
Etapa 2: Captura ptica de la documentacin.
Etapa 3: Control de las imgenes generadas.
Etapa 4: Generacin de informacin de auditora.
Etapa 5: Control final.
Etapa 6: lndizacin (manual o automtica).
Etapa 7: Grabacin de las imgenes en medios inalterables.
Etapa 8: Destruccin de la documentacin original.
B. Captura de documentos al inicio de un trmite, incorporacin de documentos electrnicos durante el tratamiento de los mismos, archivo final en medios inalterables. Destruccin de
los documentos iniciales.
Esta alternativa es la que se debe utilizar, conjuntamente con la posterior, si se desea
eliminar totalmente los papeles de la administracin.
148
La archivstica y
En este caso, se debe contar con una Gua de Trmites. Esto implica conocer el circuito
completo de cada documento, con las actividades de todo tipo (visto, aceptacin, control, generacin de acciones asociadas, incorporacin de nuevos documentos, etctera).
A partir de tener completa dicha Gua de Trmites y las normativas y operatorias asociadas a cada documento, se puede determinar tecnologa y procesos. Este tipo de procesos se
denominan Anlisis del Flujo de Trabajo (workflow).
Etapa 3: Control de las imgenes generadas.
Etapa 4: lndizacin (manual o automtica).
Etapa 5: Puesta en produccin de las imgenes generadas, normalmente preparadas como
una carpeta o expediente electrnico.
Etapa 6: Una vez finalizado el circuito de procesamiento de cada documento, generacin
de documento final si es necesario.
Etapa 8: Destruccin de la documentacin original.
C. Generacin de documentos totalmente electrnicos
A partir de tener completa la Gua de trmites mencionada en el punto anterior, se pueden
determinar tecnologa y procesos.
Estos procesos pueden ser parte de uno mayor (Flujo de trabajo), o ser resueltos mediante
sistemas de correo electrnico sofisticados.
En este caso no existe destruccin de la documentacin original, sino la eliminacin de
papeles durante el transcurso del trmite.
Etapa l: Una vez finalizado el circuito de procesamiento de cada documento, la generacin de documentacin final si es necesario.
Etapa 2: lndizacin automtica.
149
D. Captura de documentos, transformacin con OCR (Reconocimiento ptico de Caracteres). manejo de interrelaciones entre documentos e imgenes, archivo final en medios inalterables. destruccin de los documentos originales.
Existe documentacin que maneja un organismo, la cual no alcanza con almacenarla en
imgenes dado que es necesario consultar su contenido y, muchas veces, interrelacionarlo con
otros documentos y/o imgenes. Esta situacin lleva a la necesidad de transformar las imgenes
en texto mediante tcnicas OCR, o incluso ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres), para
textos en letra manuscrita.
Etapa 3: Transformacin de imagen en texto mediante tcnicas OCR.
Etapa 4: Control de las imgenes y textos generados. Confronte.
Etapa 5: Generacin de informacin de auditora.
Etapa 7:: Destruccin de la documentacin original.
4. Especificaciones para el sistema

4.1 Caractersticas del sistema
Las caractersticas que se mencionarn a continuacin son generales y deben ser adaptadas de
acuerdo a las necesidades y caractersticas de la organizacin y en funcin de la adquisicin o no
de un sistema de administracin de la informacin digital generada (administracin del flujo de
trabajo o workflow).
El sistema debe servir como archivo histrico, permitiendo almacenar en forma acumulativa
los listados que se emiten diariamente y las imgenes que se capturen.
La solucin debe funcionar como una poderosa herramienta de bsqueda y visualizacin de informacin organizada en forma jerrquica a travs de tipos de documentos. A
cada tipo de documento deben estar asociados los ndices que permiten el acceso a los mismos.
150
La archivstica y
4.2 Caractersticas del software

Escabilidad. El sistema debe poder expandirse desde su configuracin inicial al sistema
general del organismo, interrelacionndose con otras aplicaciones. Tanto el hardware como el
software deben permitir el crecimiento sin desechar la inversin ya realizada en etapas anteriores.
Conectividad. Debe determinarse la conectividad con los distintos perifricos a fin de
posibilitar la evaluacin de las distintas variantes respecto de las configuraciones, de modo que el
organismo decida en funcin de sus necesidades actuales y las previstas para el futuro.
Portabilidad. Debe determinarse a nivel del sistema operativo y de bases de datos.
Compatibilidad. Debe utilizarse hardware estndar para los diversos dispositivos.
Modularidad. El sistema debe desarrollarse modularmente, garantizando la mxima integracin entre sus mdulos, unicidad y consistencia en el tratamiento de los datos, en el diseo
de pantallas, teclas de funcin y documentacin del sistema.
La configuracin del sistema debe ser parametrizable, permitiendo fcil creacin y/o
modificacin de campos.
La administracin del soporte del almacenamiento se debe ejecutar desde el centro de
cmputos.
Debe permitir el almacenamiento de datos en formatos estndares del mercado, en
servidores de red, en carpetas de aplicaciones del sistema operativo o en unidades de almacenamiento ptico.
El proveedor debe incluir en la propuesta un sistema de almacenamiento en discos
pticos que sea conectable a la red del organismo e integrarlo al sistema a ofertar.
El medio de almacenamiento debe permitir tanto la utilizacin de discos no regrabables
para garantizar la inalterabilidad de la informacin almacenada en forma definitiva, como la de
discos regrabables para almacenamiento de informacin provisoria o sujeta a futuras modificaciones antes de su almacenamiento definitivo, o de su destruccin.
El medio de almacenamiento debe ser cien por ciento compatible e integrable a la red
existente.
151
Debe contar con un esquema de seguridad que inhiba la visualizacin y/o impresin
total o parcial de los documentos, implementando niveles de seguridad para restringir el acceso
a la aplicacin en general, a una base de datos en particular y a documentos especficos de una
base de datos, mediante la utilizacin de perfiles de usuario.
Debe permitir restringir la utilizacin de ciertas funciones a los usuarios que se determinen.
La captura de los listados a procesar debe hacerse en forma automtica, extrayndolos
de los archivos de impresin originales que los contengan.
Cada uno de los documentos, componentes de uno de los listados a procesar, deben ser
recuperables individualmente con base en ndices definibles por cada tipo de listado.
Estos parmetros eventualmente deben poder ser redefinibles por usuarios calificados.
Los datos deben ser recuperables en las bsquedas mediante claves o ndices.
El sistema no debe tener un lmite respecto de la cantidad de usuarios concurrentes, ni
debe generar varias copias fsicas.
Debe permitir la captura y visualizacin total o parcial de las imgenes almacenadas, y
proveer un men para seleccionar las opciones de impresin tales como imprimir todo o una
parte del listado, una pgina, un rango, etctera.
Debe determinarse la capacidad mnima de almacenamiento sobre la base de un estudio
del volumen de informacin histrica y diaria a almacenar.
Debe contar con la facilidad de indexar automticamente las imgenes mediante un
proceso de OCR, para los casos de modelos estndar de formularios que se capturen a travs de
COLD o digitalizacin de imgenes.
Debe permitir la indexacin desde cada puesto de escaneado y su posterior almacenamiento en el dispositivo que se seleccione.
El sistema de administracin debe poder tomar la informacin contenida en los listados
que se generen, en forma automtica a la salida del spool de impresin.
La informacin debe poder ser almacenada desde los clientes distribuidos.
La informacin almacenada debe poder ser accedida por los usuarios calificados desde
los clientes de la red local o desde aplicaciones residentes en el sistema central.
152
La archivstica y
Debe permitir el acceso concurrente a una base de datos, carpeta o documento.

El sistema debe tener la capacidad de migrar la informacin ya existente y de uso poco
frecuente (o en desuso) de disco magntico a ptico, de acuerdo a las polticas que al respecto
defina el organismo. La operacin debe ser transparente al usuario.
Los distintos tipos de documentos deben tener asociadas una o ms carpetas donde
sern almacenadas.
Debe permitir a determinados usuarios del sistema agregar anotaciones a pginas especficas dentro de un listado o imagen sin alterar el documento. Dichas anotaciones deben tener
las mismas caractersticas de acceso que la documentacin a la que estn adjuntadas.
El sistema debe disponer de una presentacin basada en mens de acceso en espaol de
fcil comprensin y uso, que le permitan al usuario la seleccin de todas las funciones que
permitan la ejecucin y administracin de todas las tareas.
El sistema debe ser cien por ciento compatible con el sistema operativo instalado en el
cliente.
Debe permitir la integracin con aplicaciones existentes.
Debe contar con la posibilidad de realizar planos aproximados o alejados (zoom) de los
documentos digitalizados.
La informacin debe ser percibida por el usuario final como residente en una carpeta
donde consten todos los documentos generados para una clave determinada, de modo que
permita la visualizacin total del expediente aunque el mismo haya sido generado en diversos
momentos.
Debe posibilitar las operaciones de altas, bajas y modificaciones en tiempo real, en
forma individual o masiva.
Debe preverse su funcionamiento en un entorno grfico.
El sistema de digitalizacin debe contar con las facilidades para implementar aplicaciones de flujo de trabajo.
Debe presentarse un software compatible con el ao 2000.
153
5. Legalidad del almacenamiento ptico

En el marco de la Ley 24.624, artculo 30, y su reglamentacin dada por la decisin administrativa 43/96 suscripta por el Gabinete de Ministros (publicada en el Boletn Oficial del 7 de
mayo de 1996), se indican a continuacin los requerimientos y condicionantes para capturar
documentacin de un organismo y registrarla en soportes pticos.
5.1 Antecedentes
Ley 11.672 de presupuesto de 1995, artculo 16 y 49.
Ley 24.156 de Administracin Financiera y de los Sistemas de Control del Sector
Pblico Nacional.
5.2 Definiciones del artculo 30
El otorgamiento de valor jurdico a la documentacin financiera, de personal y de control, as como la administrativa y comercial, en los trminos del artculo 995 y concordantes del
Cdigo Civil, preservada en medio magntico u ptico indeleble.
El soporte ptico debe asegurar la inviolabilidad de la documentacin grabada y que el
procedimiento asegure su fidelidad e integridad.
El papel, una vez digitalizado como imagen, pierde su valor jurdico y puede ser destruido.
Los documentos de terceros pueden destruirse una vez cumplido el plazo que fije la
reglamentacin respectiva.
5.3 Definiciones de la reglamentacin 43/96
mbito de aplicacin: Los organismos comprendidos por la Ley 24.156.
Documentacin
154
La archivstica y
Financiera: Es la documentacin contable de la Administracin pblica nacional, es

decir, todos los registros y comprobantes que alimenten o emanen de los sistemas presupuestarios,
de crdito pblico, de tesorera y de contabilidad (especificaciones en el artculo 50 de la Ley
24.156).
De personal: es la documentacin relacionada a los agentes pblicos de la Administracin
Pblica Nacional, producidos o recibidos por un organismo pblico donde el empleado ocupa
un cargo.
De control: son los documentos que sirven de prueba de los trmites o actos realizados.
5.4 Clusulas particulares y antecedentes legales
5.4.1 Requisitos generales
La reproduccin debe ser fiel e ntegra (incluyendo manchas, roturas y anotaciones), no

permitindose el agregado de ningn tipo de informacin.
Deben utilizarse tcnicas de captura, archivo y visualizacin que reduzcan al mnimo la
posibilidad de manipulacin de los documentos.
5.4.2 Requisitos de los documentos
Cuando las dimensiones del documento superen las posibilidades del equipamiento,
debe asegurarse la continuidad del mismo y registrar tal situacin en el acta respectiva. Igual
situacin cuando un grupo de documentos supere el medio fsico de almacenamiento y contine
en otro.
Cuando el documento presente manchas, deterioros o faltantes, debe quedar registrado
en las observaciones del acta respectiva.
Para identificar cada documento se debe incorporar un cdigo que lo relacione en
forma unvoca (simblico, numrico u otros).
155
Se deben realizar cotejos por contenido para asegurar la fidelidad del documento.
Tanto stos como las correcciones si existen deben quedar reflejados en el acta respectiva.
5.4.3 Requisitos del soporte
Debe garantizar su estabilidad, durabilidad e inalterabilidad (periodo de 30 aos o ms).

No debe permitir la alteracin de su estado fsico.
Debe ser identificado externamente cada soporte con algn elemento indeleble que sea
legible a simple vista.
5.4.4 Procedimiento respaldatorio
Cada proceso de reproduccin debe quedar registrado y certificado al comienzo y

cierre del mismo por medio de dos actas: Acta de Apertura y Acta de Cierre. Este proceso debe
realizarse por cada elemento de soporte ptico-magntico. Hay exigencia de una serie de datos
en ambas Actas que deben ser detallados.
En forma equivalente para los procesos de interrupcin, correccin y contralor.
Se debe llevar un registro de cada una de las operatorias y actas generadas. El mismo
debe mantenerse por cinco aos, sin perjuicio de su digitalizacin.
5.4.5 Anulacin
Los documentos registrados en medios pticos deben ser anulados mediante leyenda indeleble.
A partir de ese momento dejan de tener valor probatorio.
5.4.6 Documentos de terceros
Pueden ser destruidos o conservados de acuerdo a las disposiciones dadas por las terceras partes
luego de su toma de conocimiento mediante publicacin genrica en el Boletn Oficial.
156
La archivstica y
El plazo de espera para tomar la decisin de conservacin y/o destruccin debe ser de 30
das, a partir de la publicacin antes mencionada.
5.4.7 Destruccin de los documentos
Se debe labrar un acta con el detalle de la documentacin a destruir. El contador general de la

nacin debe determinar el personal de contralor de la destruccin. El organismo debe definir
quin hace esta determinacin.
5.4.8 Resguardo
Se deben realizar dos copias de los soportes magneto-pticos. Una de ellas se debe depositar en
un archivo de seguridad, dejando la otra para el uso diario. El organismo debe definir quin hace
esta determinacin.
6. Experiencia del archivo modelo por imgenes

digitales de documentacin financiera
6.1 Tecnologa
Los almacenamientos ptico y magntico representan puntas extremas del espectro, ya que
mientras que el ptico es almacenamiento de volumen, el medio magntico ofrece performance.
Con las capacidades actuales de discos pticos y los jukebox que los soportan, medidos en
cientos de Gigabytes, los discos pticos permiten almacenar increbles cantidades de informacin.
Mientras tanto, con tiempos de acceso menores a diez milisegundos, el medio magntico sigue
siendo la mejor opcin para aplicaciones en donde lo esencial es la performance.
Los argumentos para utilizar discos regrabables como si fueran de tecnologa WORM son:
Costos de fabricacin, y permitir a los comits de estndares (ISO) acelerar el desarrollo de las
normas pertinentes.
157
Como se podr notar, estos argumentos son demasiado dbiles cuando se trata de
confiar registros crticos a un medio de grabacin no permanente. Aquellos que discuten el uso
de verdadero WORM para aplicaciones de escritura nica, aseguran que el nico mtodo seguro
de escritura para documentacin crtica es la alteracin permanente del medio.
6.1.1 Tipos de tecnologa
Para True WORM1 (Verdadero WORM):
I. Moth eye (ojo de lucirnaga)
II. Phace Change (cambio de fase)
III. Ablative (discontinuada)
Para los regrabables:
I. Phace Change (cambio de fase)
II. MO (magneto ptico)
La tecnologa del disco True WORM an no dispone de Normas ISO, ya que el Comit de
evaluacin de normas se est definiendo para esta tecnologa. En la actualidad hay tres proveedores de discos de este tipo.
La tecnologa de discos WORM es nica en el mercado por sus inigualables caractersticas,
como la capa de platino que utiliza para evitar la oxidacin.
6.1.1.1 Descripcin de la tecnologa de burbuja
con que son grabados los discos pticos
La tecnologa de Moth eye (ojo de lucirnaga) pone una marca permanente en la superficie del
disco. Una vez puestas estas marcas, normalmente burbujas u hoyitos, no pueden ser alteradas
1
WORM:
158
True Write Once Read Many (Una escritura, muchas lecturas).
La archivstica y
o borradas, ya que implican una deformacin de la superficie. La informacin se graba en los

discos mediante una burbuja de alta reflectibilidad sobre una superficie de baja reflectibilidad.
La tecnologa de Moth eye es ms estable que otros discos pticos, por lo que incluye una
garanta de archivo de vida de 50 aos.
Esta tecnologa garantiza un alto grado de seguridad e invulnerabilidad. Por ello esta
caracterstica explica la popularidad de Sistemas WORM en instituciones financieras, agencias de
gobierno, y otras instituciones que requieren un ambiente de alta seguridad. Esta estrategia
asegura una escritura inalterable WORM de alto rendimiento.
6.1.1.2 Caractersticas que hacen del almacenamiento ptico
WORM
un medio excelente para guardar documentos
Proceso de grabacin no regrabable.

Larga vida til del medio
Baja tasa de error
Proteccin al manipuleo, contaminacin ambiental
Gran capacidad de documentos por disco ptico (56 mil imgenes promedio por disco,
en nuestra experiencia)
Muy bajo costo por imagen
Remocin y portabilidad del medio
Acceso inmediato y directo a cualquier documento del disco
6.2 Equipamiento
En el Centro Modelo Documental, en una primera instancia se instalaron nueve puestos de trabajo
con un Jukebox de discos de 25 Gigabytes de capacidad y los correspondientes servidores de
Impresin, Jukebox y de Datos. Luego, de acuerdo a los requerimientos, se incorporaron once
nuevos puestos de trabajo, un Jukebox de 87 Gigabytes con su correspondiente servidor y se
cambi el Jukebox de 25 Gigabytes por otro de 87 Gigabytes.
159
A fin de 1994, debido al volumen de informacin procesada y a los requerimientos

provocados por la evolucin del proyecto, nos vimos en la necesidad de realizar una migracin
de las bases existentes a UNIX/ORACLE.
Diagrama de la instalacin existente
Servidor de
Jukebox
Discos pticos
JUKEBOX
15 Puestos de trabajo
Escner
Servidor
NT
Impresora
de red
Drive
individual
Servidor
UNIX
ORACLE
Servidor de
Jukebox
Discos pticos
JUKEBOX
6.3 Seguridad
6.3.1 Respecto a los discos
De acuerdo a la tecnologa empleada (WORM-Moth eye), las imgenes una vez almacenadas en el
disco ptico son inalterables, ya que producida la burbuja, implica una deformacin fsica del
material del disco no permitiendo por lo tanto, ser modificada.
En el supuesto de ser necesario realizar alguna modificacin de la imagen almacenada, se
debe reescanear, con lo que si bien lgicamente se podr acceder a esta nueva imagen, la
anterior u original siempre queda grabada y puede ser accedida en caso de una auditora posterior, o sea, solo se cambia la orientacin de los punteros lgicos de la base de datos.
160
La archivstica y
Si a esto se le agrega la utilizacin de actas (apertura, cierre, modificacin, control,

etctera), se logra un control cruzado sobre la inmutabilidad de la informacin resguardada.
No obstante lo expuesto, se generan tres copias de cada disco, las que se guardan en
lugares fsicos distintos, por lo que si se quisiera realizar una falsificacin de algn documento,
se debera tener acceso a las tres copias existentes.
6.3.2 Respecto a los datos
En la indizacin de los documentos se han definido algunos campos como de solo lectura, lo que
permite que en la carga de los datos de indizacin estos campos se llenen con datos extrados de
tablas preestablecidas o datos del sistema.
En el caso de ser necesario que algunos grupos de usuarios no visualicen determinados campos
de un archivo, es posible crear vistas del mismo, conteniendo slo aquella informacin deseada.
Tambin se han desarrollado frmulas por SQL que permiten realizar controles internos de
auditora.
Adems, se definieron tipos de usuarios para cada tarea y por cada archivo en particular.
6.3.3 Respecto de los procedimientos
Se definieron dos categoras de documentacin de acuerdo al tratamiento del soporte:

Documentacin no crtica. Dentro de esta categora, se engloba toda aquella documentacin cuyos originales en soporte papel no sean susceptibles de ser destruidos, como es el
caso de los ttulos de propiedades fiscales, manuales, cuentas de inversin, etctera.
En este caso el procedimiento consiste en procesar la documentacin guardando las imgenes en forma local para luego migrarlas a su soporte ptico correspondiente luego de finalizada
la sesin de trabajo.
Documentacin crtica. Se encuentra englobada dentro de esta categora, toda aquella
documentacin que su original soportado en papel ser destruido, como los formularios contables
de respaldo, etctera.
161
En el tratamiento de esta documentacin, las imgenes son guardadas en forma directa al

disco ptico, lo que asegura la imposibilidad de realizar cualquier tratamiento en la imagen entre
su captura y su guarda.
Asimismo, estamos investigando la posibilidad de realizar la grabacin de imgenes por
sistema de espejo, logrando con esto que cada imagen se grabe simultneamente en dos discos
pticos.
6.4 Conectividad
Se est terminando de instalar en este momento un enlace digital entre el CEMODOC y el MEYOSP de
64 Kb, lo que nos permitir estar conectados con la red interna del Ministerio, y de esta forma se
podr acceder en forma remota y simultnea a la consulta de las imgenes y documentos.
6.5 Compatibilidad
Las imgenes almacenadas se encuentran bajo formato TIF, lo que nos garantiza la compatibilidad de lectura por medio de cualquier administrador grfico.
La base de datos, por su formato intrnseco, tambin es factible de ser levantada desde
cualquier administrador de base de datos.
Asimismo, se han realizado pruebas de consulta desde otros administradores de imgenes, con resultados promisorios.
162
La archivstica y
La aplicacin de las nuevas tecnologas en

la difusin archivstica
Alma Leticia Gmez
163
Gmez
Historiadora por la Facultad de Filosofa y Letras de la UNAM. Desde 1980
viene desarrollando actividades de alta especialidad en archivstica.
En 1997 ingres como personal acadmico del Archivo Histrico
de la UNAM, dependiente del CESU donde, adems de participar
en el procesamiento de algunos de los fondos universitarios,
ha realizado diversas publicaciones y participado
en eventos a nivel nacional e internacional.
164
La archivstica y
A manera de introduccin
Cuando escuchamos hablar de la difusin en los archivos, suele ser comn que la inmediata
relacin de imgenes que vienen a nuestra mente sean las de aquella o aquellas visitas que
realizamos cuando estudiantes a un archivo histrico; recordamos, sobre todo, el impacto que
nos caus ver a esa gente con vestimenta de cirujano, como si estuviera a punto de realizar una
operacin, metida entre pilas de cajas o atados de documentos que despedan un aroma singular,
y cmo esa sensacin iba en aumento ante el privilegio de poder ver, a todo color, aquellos
documentos de diferentes formatos y tamaos, redactados con esos tipos de escritura, algunas
sumamente elaboradas y otras totalmente ilegibles y que, para colmo de nuestra impresin, parte
de ellos haban sido elaborados de puo y letra de alguno de nuestros prceres nacionales en
el caso mexicano por Morelos, Jurez, Porfirio Daz, etctera o por algn presidente, rector,
poeta, ms contemporneos. Y qu decir de esas fotografas, carteles, videos y estereoscpicas
cuyas imgenes nos trasladaban a las costumbres y modas de la poca de nuestros ancestros.
Adems, tambin nos hace pensar en esos otros documentos y materiales grficos que, previamente seleccionados por su temtica o formato, hemos podido conocer gracias al montaje de
exposiciones.
Asimismo, la difusin en los archivos nos hace evocar aquellas consultas que, ya como
usuarios, hicimos en ellos. Cmo no distinguir entre aquel esfuerzo que nos implic la localizacin de cierta informacin que requeramos para lo cual tuvimos que revisar ene nmero de
legajos y/o cajas porque la documentacin no estaba organizada ni descrita, diferencindola con
aquellas otras consultas que hicimos de manera rpida y concreta porque tenamos a la mano los
instrumentos descriptivos. O bien, la comodidad que experimentamos cuando desde nuestras
casas, centros de trabajo o los actuales cafs internet podemos tener al alcance la informacin
que nos proporcionan no slo sobre los archivos de nuestra localidad, ciudad o pas, sino tambin de otros geogrficamente ms distantes. Y qu hay del trabajo que se nos facilita al poder
165
contar con esa serie de publicaciones no slo de guas, inventarios y catlogos, sino tambin de
aquellas reproducciones de documentos que, por su valor histrico, evidencial e informativo,
han sido seleccionados para su edicin y divulgacin a travs de medios electrnicos o impresos?
Esta sucesin de imgenes o percepciones, informacin y conocimiento que nos han dejado
las visitas guiadas, exposiciones, instrumentos descriptivos, la automatizacin y las publicaciones,
por mencionar slo algunos de los medios utilizados para la difusin de los archivos, nos hace
constatar el por qu se considera a la difusin como una de las tareas sustantivas de los archivos;
uno de los mejores puentes que ha edificado la archivstica para acercar a la sociedad en general al
contenido informativo de los documentos que conforman los grupos documentales, fondos y colecciones resguardados por los archivos, que de otra forma permaneceran incgnitos.
Pero estos medios de difusin mantienen entre s un comn denominador que es, a saber,
el servicio. Un servicio que va dirigido bsicamente hacia el exterior: por un lado, hacia ese
pblico cautivo como son los estudiantes universitarios, investigadores, cientficos, eruditos, que
requieren una informacin precisa, concreta y, por otro, hacia esa sociedad interesada en aumentar su bagaje cultural o en satisfacer cierto grado de curiosidad, por mencionar slo algunas
de sus posibles motivaciones. Esto nos hace reflexionar que esta concepcin que de la difusin
hemos tenido hasta ahora est ntimamente relacionada con la visin misma que tenemos de los
archivos, a los que contemplamos fundamentalmente como instituciones de servicio, como esos
lugares donde encontraremos el dato, el testimonio, es decir, entes que tienen como funcin
esencial el tener a punto la informacin que requiere el pblico solicitante.
Podemos estar de acuerdo o no, en esta visin de los archivos o con la que se tiene a
propsito del propio concepto de la difusin en stos, pero no es esa la finalidad del presente
artculo, como tampoco lo es explicar cada uno de esos medios de difusin, de los cuales haremos nicamente una referencia tangencial. Se trata de exponer algunas de las reflexiones que
hemos venido haciendo sobre la necesidad de ampliar el espectro del objetivo u objetivos que se
han determinado para la difusin en los archivos; de transformar esa idea que priva sobre todo
en muchos de nuestros archivos latinoamericanos, donde el inters de la difusin se limita o
parece limitarse exclusivamente, a los productos del quehacer archivstico que tienen que ver con
esa proyeccin al exterior; se trata de proponer que se vaya debilitando ese fantasma del ser-
166
La archivstica y
vicio que no slo ha predeterminado a la difusin, sino que frecuentemente ha permeado las
tareas bsicas o fundamentales que se realizan en los archivos y, por supuesto, de plantear y
establecer algunas lneas de aplicacin de esas formas de difundir, a partir de la utilizacin de las
nuevas tecnologas.
En resumen, y sin la intencin de demeritar o devaluar los logros y aciertos de los medios de
difusin de que hemos hablado con los que estamos totalmente de acuerdo en su prctica,
pensamos que la difusin tambin tendra que considerar como uno de sus objetivos la divulgacin
hacia el interior, al interior del gremio archivstico; implementar medios de difusin que coadyuven
a nuestra profesionalizacin, que sean un vehculo que nos permita compartir ese saber terico y
experimental que hemos venido acumulando al desarrollar de manera cotidiana esos procesos,
tareas y actividades que se desprenden de las funciones mismas de nuestros archivos. Quisiramos
referirnos, a partir de esa faceta de la difusin que en principio consideramos fundamental, a las
posibilidades de los archivos de socializar, por un lado, el contenido de sus acervos, y por el otro,
de contribuir en el desarrollo mismo de la disciplina para que el trmino comunidad archivstica
tenga realmente ese doble significado, es decir, el informativo y el formativo.
Esto por supuesto, en el entendido de que la difusin puede realizarse por distintos
medios, ya sea mecnicos, manuales, expositivos o, como en el caso que nos ocupa, electrnicos,
a travs de las nuevas tecnologas.
Los medios de difusin archivstica

y las nuevas tecnologas
Sin duda,1 los medios de difusin de los archivos ms socorridos e importantes son los instrumentos de descripcin guas, inventarios pues en ellos se sustentan varios de los servicios
que se prestan al pblico, servicios que se pueden definir como la actividad mediante la cual es
posible proporcionar los materiales que resguardan los archivos, ponindolos al alcance del
La informacin contenida en este apartado se basa exclusivamente en la que se proporciona en: Gustavo Villanueva et
al., Manual de procedimientos tcnicos para archivos histricos de universidades e instituciones de educacin superior,
Archivo Histrico UNAM-CESU y Archivo Histrico BUAP, Puebla, 2000, 144 pp.
167
interesado de manera directa, ya automatizada o mediante la reproduccin, correspondiendo al

archivista normar su acceso, actualizar reglamentos y elaborar estadsticas y perfiles de usuarios.
En este sentido, la automatizacin tiene mucho que decir al respecto de la difusin archivstica;
las posibilidades que nos otorgan las computadoras para la recuperacin de la informacin contenida en nuestros instrumentos descriptivos ha adquirido una importancia fundamental, de tal forma
que esos instrumentos, que ahora adquieren el carcter de bases de datos automatizadas, permiten
un acceso rpido y eficiente al contenido de los documentos de nuestros acervos. Sin embargo,
para que podamos realmente establecer una certeza de que el trabajo se hace de acuerdo con
principios y tcnicas archivsticas y que en realidad estamos ofreciendo a la sociedad productos con
un carcter netamente archivstico, es preciso que tengamos en cuenta de manera principal, el
respeto a la procedencia y al orden original que, como sabemos, en una organizacin documental
adecuada, plantea una jerarquizacin y un orden lgico, sistemtico, estructural, que debe reflejarse, definitivamente, en esas bases de datos y en esos proyectos de automatizacin que, de ninguna
manera, debern tener como prioridad el servicio sobre la organizacin, es decir, no sacrificar en
aras de una utilidad inmediata, el sentido fundamental de los archivos y de la archivstica, el orden
y la estructura.
Esto nos lleva, necesariamente, a tomar en cuenta para la presentacin de los instrumentos
descriptivos, un principio establecido en la Norma Internacional de Descripcin Archivstica
(ISAD-G), el de la descripcin multinivel que establece que sta deber ir de lo general a lo
particular tratando de reflejar ese orden, esa estructura, esa jerarqua que es la esencia de la
conformacin de los archivos como conjuntos documentales, y que los hace distintos de otros
que pudieran parecer semejantes.
Otra forma de difusin es la publicacin tradicional o en soportes electrnicos que
de acuerdo a la informacin que proporciona, se puede desarrollar en varias lneas editoriales,
entre ellas, una que atienda a la reproduccin de los instrumentos que en las tareas descriptivas
se producen; otra que difunda, a partir de su anlisis y tratamiento, documentos especficos
sobre algn tema relevante y, una ms, para dar a conocer los trabajos sobre teora y prctica
archivstica. Estas publicaciones, como se ha dicho, podrn editarse en diversos soportes, como
pueden ser: papel, microfilm, disquetes, CD ROM, DVD o difundirse a travs de redes electrnicas.
168
La archivstica y
Cuando hablamos de publicaciones y de nuevas tecnologas, es tambin necesario tomar

en cuenta algunos factores importantes para no desvirtuar los principios y el sentido de la
archivstica.
Si se trata de la publicacin de los instrumentos descriptivos, podemos aadir solamente
que las guas, los inventarios y los catlogos son, o deben ser, el producto de una serie de
procesos interrelacionados que permiten establecer una relacin gil y expedita con los usuarios
del archivo y adems llevar el control necesario de la documentacin con fines de preservacin.
En caso de que esos procesos no se desarrollen de acuerdo con la teora y la prctica archivstica
y por tanto no busquen en el archivo esa visin de conjunto orgnico en el cual, todas y cada una
de las partes que lo integran tienen importancia fundamental en la medida en que precisamente
ocupan ese lugar y no otro, la descripcin ser solamente una forma de paliar los problemas
inmediatos del archivo y del archivista, en virtud de las necesidades de los usuarios que sern,
malamente, quienes determinen los procesos archivsticos y sus mtodos.
Convendra recomendar por tanto, que la publicacin de los instrumentos descriptivos, al
igual que la organizacin documental, debe reflejar esa estructuracin vital de los archivos, su
complejidad y su variedad hasta llegar a la particularizacin de los diversos elementos que los
conforman. De esa manera, habra que retomar la idea de publicar, primeramente, las guas
luego los inventarios y finalmente los catlogos y en el caso de publicaciones automatizadas o
electrnicas, las bases de datos deben buscar la interrelacin entre esos instrumentos de manera,
igualmente, jerarquizada.
En cuanto a la publicacin de documentos relevantes del archivo y que se considera, a
travs de una valoracin y anlisis de contenido, con las caractersticas suficientes para darse a
conocer y difundirse por parte del archivo, sern necesarias unas breves reflexiones.
En principio, estaramos de acuerdo que en los archivos, principalmente en los histricos,
existen documentos que sin duda tienen mayor importancia que otros, debido tal vez a su
contenido evidencial, a los datos que aporta para la reconstruccin de algn tema de inters
histrico o, simplemente, por la firma o emisin de algn personaje sobresaliente. Sin embargo,
en el archivo histrico, todos los documentos han pasado (o deberan haber pasado) por una
valoracin previa a su ingreso, que determina su conservacin permanente. Es decir, con esa
169
valoracin los documentos reafirman su carcter patrimonial y permanente que no puede ignorarse.
Por otra parte, si analizamos la situacin desde el punto de vista archivstico, es el conjunto de
documentos y la forma en que entre ellos se da una relacin lo que interesa como objeto de
nuestro estudio. La muestra, la seleccin, la preferencia de unos documentos sobre otros y el
hecho de que stos se publiquen ya sea en impresos tradicionales o a partir de digitalizaciones y
mediante redes electrnicas, puede tener una connotacin especfica para los fines y objetivos de
la archivstica. No estaremos realizando una valoracin terciaria al elegir los documentos que
como muestra formarn parte de nuestros catlogos o de nuestros discos compactos?, no
estaremos creando nuevos criterios de valoracin y seleccin ya no a partir del documento en su
conjunto sino de ciertas caractersticas visuales y a lo mejor estticas que poco tienen que ver
con la archivstica? En fin, habr que tener mucho cuidado con las muestras automatizadas para
que no incidan de manera determinante sobre aspectos que nicamente deben interesar a las
archivstica y por lo tanto, a sus especialistas.
La publicacin de los trabajos y de las experiencias que surgen a raz de nuestro trabajo
cotidiano en los archivos es ms bien una necesidad de plasmar toda esa experiencia vista a travs
de una determinada teora y, por qu no, enriquecer esa teora y adecuarla a la prctica que
impone caractersticas especficas a nuestro trabajo a partir, precisamente, de las especificidades
del mismo.
As pues, la publicacin de esos trabajos con ayuda de las nuevas herramientas computacionales se facilita de manera extrema; los trabajos de edicin, de diseo, de correccin, de
integracin de textos, en fin, muchos ms que tienen que ver con las publicaciones de archivos,
se han transformado a partir de las nuevas tecnologas.
Es preciso tambin, si bien no es parte de la esencia misma de la difusin archivstica,
hablar de la digitalizacin, ms que como un medio de difusin, como una forma de convertir y
reproducir en soportes digitales, las imgenes analgicas ya sea de textos o de documentos
fotogrficos.
Si bien, como venimos diciendo, esta forma de reproduccin aunque no es en s un medio
de difusin, s coadyuva de manera importante con ella ya que sin las imgenes digitalizadas no
sera posible su difusin a travs de medios electrnicos o redes cibernticas. Nuevamente, esas
170
La archivstica y
necesidades que la sociedad tecnologizada va marcando y que a veces asumimos como prioritarias, requieren de una reflexin que tenga como sustento principal, los aportes de la teora y de
las prcticas archivsticas.
La reproduccin de documentos, nuevamente debemos decirlo, no deber ser selectiva
pues los documentos han pasado ya por una valoracin que tiene como principal objetivo, la
bsqueda de valores secundarios o histricos en la documentacin por lo que, cualquier otra
valoracin, seleccin, muestreo o, llammosle as, discriminacin, tendr otros criterios distintos
de los archivsticos.
Sin embargo, no podemos ni debemos obviar la ventaja que la digitalizacin tiene para la
conservacin de los documentos en tanto inhibe su manipulacin. Sin embargo, es preciso
tambin tomar en cuenta los valores fsicos del documento para tratar de reproducirlo de manera
lo ms parecida posible al original. Debemos tambin cuidar de no buscar la mejora del documento cuando hablamos de la digitalizacin para la conservacin. Debemos evitar la manipulacin de la imagen a travs del software y buscar el acercamiento con las caractersticas originales
del documento, no caigamos, en fin, en la tentacin de mejorarlo o restaurarlo con fines de
preservacin ni de difusin, pues esto traer para el archivo una imagen incorrecta de la forma
en que se conservan sus acervos.
Otros medios que estn dirigidos a una divulgacin y a un pblico ms amplio son las
exposiciones o muestras, cuyos temas son muy verstiles: materiales de archivo poco comunes,
las visitas guiadas por las instalaciones del archivo, dirigidas a grupos interesados en el contenido
informativo de los grupos documentales y en el desarrollo de la actividad archivstica y disciplinas
relacionadas, que generalmente se apoyan en audiovisuales; los programas de radio, televisin y
prensa, y por supuesto, internet.
Al respecto, consideramos que es preciso pensar en que la programacin de nuestras
actividades archivsticas, ya no pueden ser planteadas solamente de manera tradicional, las nuevas tecnologas han llegado para quedarse y ms an, para ir tomando su posicin dentro de las
instituciones de archivo y desarrollarse a la par que evolucionan esas nuevas tecnologas. Las
exposiciones han dado ya un giro interesante con el planteamiento virtual de las mismas, con la
posibilidad de su consulta en tiempos anlogos y lugares distantes y al no requerir de grandes
171
espacios para su realizacin. Las visitas guiadas por los archivos, con estas nuevas tcnicas de
difusin, tambin han cambiado y se han enriquecido con tcnicas de participacin interactiva
por parte de los visitantes, con las presentaciones audiovisuales y multimedia, en fin, con diversas tcnicas que hace pocos aos ni siquiera contemplbamos.
Lo importante en cuanto a la difusin es, como hemos venido apuntando, realizar los
nuevos planteamientos a partir siempre de una concepcin archivstica acorde con la idea del
archivo como un conjunto orgnico de documentos y que ese sentido lo adquiere no slo por la
importancia del conjunto en s, sino por la forma que ese conjunto obtiene en un proceso de
construccin documental, y que en ese contexto debe ser valorado.
La difusin en los archivos, sus objetivos

La generalidad de los diccionarios define la difusin como la accin o efecto de difundir y, a su vez,
difundir como sinnimo de extender, derramar, verter, divulgar o propagar algo. Esta definicin
genrica ha sido trasladada prcticamente tal cual a los conceptos que se han dado de la difusin en
los archivos aunque, claro est, matizndola y adaptndola al inters central de la archivstica, los
documentos de archivo. De ah que en buen nmero de los conceptos que se han dado de la
difusin en los archivos se distingan, de manera coincidente, dos elementos: el que requiere de una
serie de actividades, acciones o tareas, y el servicio, facilitar el acceso a la informacin contenida
en los documentos.
Entendemos por difusin archivstica al conjunto de actividades que permiten presentar al
pblico en general la informacin que contienen los archivos, el contenido de sus documentos y
grupos documentales, la forma en que se organizan y describen, as como el conocimiento
archivstico que se ha desarrollado.2 En este sentido, consideramos como su objetivo primordial
el acercar al ciudadano, experto o profano, al contenido informativo de los acervos documentales,
al conocimiento de las entidades que los generaron, pero tambin a los conocimientos que se
desarrollan en materia archivstica. No se trata de difundir por difundir, se trata de facilitar a la
2
Ibid., p. 125.
172
La archivstica y
sociedad el ejercicio de su derecho a la informacin, a su identidad, a su cultura pero, paralelamente, de compartir ese saber terico y experimental que los archivistas hemos adquirido a lo
largo del desarrollo de nuestras tareas, atendiendo con ello a la muy importante profesionalizacin
de nuestra disciplina. Insistimos, se requiere de esta difusin al interior, pues en la mayora de
nuestros pases latinoamericanos, la preparacin de los archivistas dista mucho de estar reglada
y normalizada; en su mayora este conocimiento se ha obtenido de manera autodidacta.
La difusin como apoyo a la profesionalizacin

de la archivstica
Sin duda, una de las formas ms importantes de propiciar el dilogo entre pares es la difusin de
las distintas experiencias que la prctica archivstica genera; una comunidad que no comparte su
conocimiento, difcilmente puede aspirar a su consolidacin epistemolgica. Pero este aspecto
de la difusin debe obedecer necesariamente a una lgica de espiral invertida, es decir, debe
desarrollarse primero en un mbito reducido, donde al interior de un equipo se discuta y socialice el conocimiento de manera que, luego, este conocimiento socializado, se comunique a los
mbitos cada vez ms amplios.
En cierta medida este aspecto de la difusin se ha venido realizando, ms que como una
poltica institucional, como algo inercial y asociado a eventos acadmicos coloquios, simposios,
seminarios, mesas redondas, etctera donde espordicamente se abordan las diversas temticas archivsticas.
No se pretende poner en duda la importancia de estos eventos, pero generalmente no se
asumen como una actividad sistemtica, obligatoria para cada una de nuestras instituciones.
Tambin es de reconocer que los avances de nuestra disciplina necesariamente estn relacionados
con la produccin de un volumen significativo de tratados y manuales, pero tambin que salvo
honrosas excepciones esta produccin literaria bsicamente, responde a la iniciativa individual
y no a un plan de difusin preconcebido como tarea sustantiva de las instituciones archivsticas.
173
Si bien estamos totalmente de acuerdo en que los medios de difusin que se han venido
utilizando cumplen con ese cometido de divulgar la informacin contenida en nuestros archivos,
tambin estaremos de acuerdo en que para poner al servicio de esa difusin los productos
demandados se hizo necesario previamente, realizar otras tareas como son las del incremento,
las transferencias, la organizacin, la descripcin y la aplicacin de medidas de conservacin,
entre otras. Es decir, para poder contar con esos productos que requiere la difusin al exterior,
previamente se tuvieron que dar una serie de procesos con sus respectivas tareas secuenciales.
Pero cmo se llevaron a cabo estos procesos y tareas?, cul fue su sustento terico?,
bajo qu criterios?, con qu metodologa?, cul fue la infraestructura mnima requerida?, stas
son slo algunas de las mltiples preguntas que podramos hacernos al respecto, y la informacin para dar respuesta a ellas la tenemos nosotros los archivistas. Informacin que hemos
obtenido de nuestras experiencias, de nuestros aciertos y desaciertos, de nuestras bsquedas, de
nuestras reflexiones, de nuestras hiptesis, algunas comprobadas y otras no; ese saber profesional que hemos ido adquiriendo y acumulando a lo largo del desarrollo de nuestro trabajo cotidiano dentro de los archivos.
Y acaso la difusin en los archivos no tendra que considerar dentro de sus objetivos,
proyectos y programas, la divulgacin de ese saber terico y experimental? Si bien la divulgacin
de este saber estara necesariamente dirigida hacia otro tipo de pblico, un pblico que se
encuentra al interior de la misma archivstica, su difusin no slo debe contemplarse como una
posibilidad sino como una obligacin para fortalecer el aspecto epistemolgico de la disciplina,
pues a fin de cuentas ese saber terico y experimental es el que debe nutrir nuestro quehacer
cotidiano.
En este aspecto ms interno de la archivstica, las nuevas tecnologas tienen tambin mucho
que aportar al desarrollo de nuestra disciplina. Las videoconferencias, por ejemplo, son una forma
que no debemos ignorar y ms an, debemos de fomentar en nuestras instituciones como lo han
hecho ya otras disciplinas. La posibilidad de acercar a especialistas de diversos pases, de escuchar
las experiencias de otros lugares de manera inmediata, son posibilidades que nos brindan esas
nuevas herramientas y que estn cada vez ms al alcance de nuestras posibilidades.
174
La archivstica y
Anteriormente, el programar cursos, conferencias, mesas redondas, implicaba un gasto

exorbitante, casi siempre fuera de nuestras posibilidades econmicas que agotaban los pocos
recursos, generalmente destinados a los materiales para conservacin y personal dedicado a los
procesos archivsticos. Esto haca imposible para las instituciones archivsticas el compartir experiencias y el escuchar de viva voz los avances logrados en otras instituciones lejanas. Ahora, con
estos recursos, resulta hasta cierto punto fcil, tener una visin ms completa del panorama
archivstico mundial.
Los recursos que proporciona internet de acceder a informacin actual hacen posible que
la profesionalizacin sea cada vez ms integral, completa y actualizada. Los espacios de archivos
en internet son cada vez mayores, y cada vez ms estas instituciones cuidan de difundir sus
acervos, sus actividades y su pensamiento en sitios de red accesibles a cualquier persona aun
cuando los recursos sean escasos. La actualizacin ahora requiere de poco gasto y de mucho
tiempo.
El correo electrnico constituye otra de esas ventajas que nos brinda la sociedad actual.
La posibilidad de comunicacin inmediata con diversos lugares y sin importar las distancias
fsicas, permite a los archivistas establecer ese dilogo entre pares tan necesario para la profesionalizacin en nuestra disciplina. La formacin de grupos de discusin por ese medio permite
tambin crear contextos multidisciplinarios que hagan posible, por ejemplo, analizar la problemtica archivstica y del documento, a distancia y desde varias perspectivas.
Dada la gran responsabilidad que los archivistas tenemos, se hace fundamental conocer la
realidad de nuestro entorno profesional conformada por todo aquello que atae a los archivos,
como la normativa en que se hallan insertos (leyes, normas, decretos, reglamentos) pero tambin,
y sobre todo, sus fundamentos y principios tericos, sus metodologas y las disciplinas relacionadas,
entre otros. Es deber de todos nosotros compartir el saber y las experiencias que han acumulado
esos archivistas que estn al frente del patrimonio documental desde su origen hasta su resguardo
definitivo, pues el objetivo es comn: la salvaguarda de los documentos de archivo.
Creemos que esta manera de ver la difusin, al interior, en absoluto se contrapone con
aquella que tiene por finalidad el servicio al exterior, el cubrir la demanda de los usuarios; por
175
el contrario, tenemos la certeza de que estn ntimamente relacionadas, pues concebimos a la

primera de stas como el paso natural y lgico para que se pueda dar la segunda. En este
sentido, coincidimos con Luis Martnez Garca,3 cuando expresa: ...difundir es necesario si
queremos mantener un cierto prestigio institucional. Pero el prestigio de un archivo debe radicar,
preferentemente, en la custodia bien hecha de los documentos, entendiendo por custodia la
identificacin, organizacin, valoracin, descripcin y conservacin de los documentos.
As pues, la divulgacin de este saber obtenido en el desarrollo de nuestra actividad,
consideramos, debe ser incorporado como una tarea consustancial de la difusin y en este
sentido, como hemos dicho, las posibilidades son varias, sobre todo a partir de los elementos que
nos aportan las nuevas tecnologas: boletines electrnicos, publicaciones en red, intercambio
entre colegas por internet y correo electrnico, videocursos y videoconferencias, etctera.
Los archivos, principalmente los histricos, deben construir espacios que tiendan a englobar ese bagaje de conocimientos que el archivista requiere para la construccin de un saber
acorde con el sentido mismo que se le otorga al archivo. Estos espacios tienen que ver con el
desarrollo mismo de la archivstica como disciplina o mejor dicho, desde la concepcin de la
disciplina como una ciencia; es as que conviene crear seminarios de archivstica para la reflexin,
anlisis y la investigacin, adems de plantearse como espacios donde se puede compartir el
saber experimental que han acumulado cada uno de sus integrantes.
Otro tipo de seminarios son los interdisciplinarios, espacios compartidos por archivistas
con especialistas de diversas reas historiadores, fillogos, palegrafos en el que se analiza
la metodologa, que desde diversos enfoques disciplinarios plantea la problemtica archivstica y
aspectos relacionados como la diplomtica, la paleografa, la documentalstica, la historia, la
hermenutica, la edicin de documentos histricos, etctera.
Por otro lado, se hace necesario reactivar las publicaciones en las que la teora y la
prctica archivstica son plasmadas y compartidas a travs de los textos, lo que nos ha permitido
comprobar en la cotidianeidad las posibilidades y ventajas del anlisis constante, de las prcticas
En La difusin por la difusin, en Archivos: ciudadanos y cultura, Toledo, ANABAD Castilla-La Mancha, 1999, p. 38.
176
La archivstica y
razonadas y de la experiencia tamizada por los presupuestos tericos que otorgarn un mayor
grado de validez al conocimiento producido.
Adems de lo anterior, tambin la tarea de difusin debe buscar la posibilidad de realizarse
a travs de agrupaciones ms amplias; por ejemplo, el que podran brindar sistemas de archivos que
ya se plantean como un imperativo en las grandes instituciones, a niveles nacionales, y a partir de
agrupaciones archivsticas que integren profesionales identificados con ciertos tipos de archivos
como son los eclesisticos, los privados, los universitarios, los pblicos, etctera, y que debern
asumir, sobre todo, planteamientos acadmicos.
Estos espacios o medios que se han generado y los que podran generarse son seguramente los ms apropiados para lograr ese movimiento en espiral de la difusin en la faceta que se
sugiere. Sabemos que esto supone fortalecer, proponer y formalizar lneas de investigacin en
archivstica lo cual implica que cada una de nuestras instituciones instituyan a su vez el ejercicio
acadmico y en algunos casos, es evidente el avance en este aspecto, sin embargo, tal vez no el
suficiente como para nutrir adecuadamente los diferentes espacios. Se trabaja actualmente, eso
s, en consolidar los espacios que como archivistas hemos abierto para lograr esa real apropiacin de la disciplina a fin de consolidar la base fundamental de la que habrn de partir los
esfuerzos ms contundentes en los otros niveles de la difusin del conocimiento.
Conclusiones
Evidentemente la comunidad archivstica tiene an un largo camino por recorrer por cuanto
hace a lograr una real integracin. Hablar de la posibilidad de un lenguaje disciplinario comn,
incluso, parece todava un objetivo a ms largo plazo, pero no hay duda de que slo a partir de
esfuerzos amplios de difusin nos pondremos en el camino correcto para generar, incentivar y
orientar una dinmica que vaya perfilando las veredas y luego los caminos que, ms tarde o ms
temprano, deben conducir a un intercambio y cooperacin, con la intensidad suficiente para
hacer posible una prctica archivstica con todos los vnculos que es posible construir a partir de
una tradicin cultural que histricamente nos integra.
177
Creemos, en este sentido, que resulta fundamental incentivar el flujo y reflujo del conocimiento archivstico a partir de una clara poltica institucional que otorgue a la difusin ese deber
y obligacin que representa el dar a conocer las formas locales en que se materializa la respuesta
que cada comunidad ha dado a la necesidad de salvaguardar, organizar y difundir el patrimonio
archivstico.
A partir de esta nocin sobre la importancia de la difusin de los diversos aspectos de
nuestra disciplina y la forma en que consideramos debe abordarse no slo para satisfacer las
necesidades inmediatas de la misma y de quienes se sirven de nuestros acervos, sino tambin
para avanzar en el desarrollo del conocimiento que generamos como parte sustancial de nuestra
profesin, es que nos permitimos insertar este tema tan de moda y a la vez tan importante como
es la utilizacin de las nuevas tecnologas en los archivos, la relacin de stas con la archivstica.
Definitivamente, el tema resulta, como hemos visto, por dems interesante sobre todo
cuando consideramos que la utilizacin de las herramientas computacionales representa todo un
reto que el archivista tiene que asumir para no hacer claudicar los principios fundamentales de la
disciplina en aras de una evolucin y un avance sin sentido.
Es precisamente en estos momentos, y a partir de estos conceptos, que el archivista debe
afrontar los retos que la modernidad impone. No se trata de que las mquinas impongan sus
voluntades a partir de sus propias condiciones, sino que la actividad archivstica debe anteponer
sus principios sobre las necesidades informticas.
El archivista tiene la posibilidad, hoy ms que nunca, de avanzar a pasos acelerados en la
resolucin de los problemas comunes buscando soluciones colectivas, analizadas de manera
conjunta entre los dems profesionales, discutidas, expuestas y sobre todo, razonadas en una
comunidad tal vez, como ahora se estila, virtual pero efectiva, sin un espacio real pero no por
eso menos seguro.
Es el momento para el archivista de agrandar su espectro, de ampliar su mundo, de
establecer dilogos entre pares lejanos, virtuales s, pero efectivos; es el momento de crear
grupos profesionales de estudio, de anlisis, de planeacin, de asesora, en fin, grupos que
determinen entre sus miembros, el rumbo a seguir de la archivstica.
178
La archivstica y
Pero sobre todo, se trata de afianzar la identidad sustentada en un pasado comn, en el

pensamiento de todos aquellos que nos han antecedido en este largo trajinar por los archivos;
sustentada en las experiencias que, una vez analizadas han dado pie a la teora, en las prcticas
que tienden a convertirse en rutinas si no se les pasa por el tamiz de esa teora.
Se trata de afianzar esa identidad, sustentada sobre todo en los principios archivsticos
que rigen nuestra profesin, de entender y darle toda la importancia debida a esos principios
como el de procedencia y orden original y el de la descripcin multinivel; se trata de fortalecer las
teoras de formacin y de construccin documental que sustentan el ser mismo del archivo, se
trata pues, de que todas aquellas actividades que realicemos, se rijan realmente por esos principios y esos mtodos y normas que universalmente han sido aceptados por la comunidad. Por
supuesto que la difusin no ser ni debe ser la excepcin, sobre todo cuando hablamos de las
nuevas tecnologas.
179
180
La archivstica y
ndice
PRESENTACIN ...................................................................................................... 5
Algunos retos de la archivstica en la era informtica......................................................... 11
Luis Torrres Monroy
Introduccin a sistemas de procesamiento de documentos................................................. 25
Eduardo Carlos Romn
La automatizacin de los archivos histricos como parte de la planeacin archivstica.............. 53
Enrique Lira Soria
La planeacin de los sistemas automatizados en los archivos histricos: El caso del AHUNAM..... 63
Creacin de bases de datos en los archivos histricos....................................................... 85
Armando Torres Romero
181
Las nuevas tecnologas y la reproduccin documental..................................................... 109

Ma. Yolanda Alcntara Hernndez
Digitalizacin de imgenes: El Archivo General de la Contadura Argentina.......................... 133
Eduardo Carlos Romn
La aplicacin de las nuevas tecnologas en la difusin archivstica...................................... 163
Alma Leticia Gmez Gmez
182
La archivstica y
183
La archivstica y las nuevas

tecnologas se termin de imprimir el 31
de mayo de 2004 en Litografa Magno
Graf
Graf,, S.A. de C.V
C.V.., Calle E nmero 6, Parque
Industrial Puebla 2000. El tiraje fue de dos mil
ejemplares, financiado por el Gobernador Melquiades
Morales Flores. El costo de negativos, impresin y
encuadernacin es de $00.00, incluyendo IVA.
184
La archivstica y

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las nuevas tecnologas

Red Nacional de Archivos de

La archivstica y las nuevas tecnologas

Gustavo Villanueva Bazn

Serie Formacin Archivstica

las nuevas tecnologas

Gobernador Constitucional del Estado de Puebla,

Benemrita Universidad Autnoma de Puebla

las nuevas tecnologas

modernizacin que, sin abandonar los conceptos y principios fundamentales, le permita a la

las nuevas tecnologas

Gustavo Villanueva Bazn

las nuevas tecnologas

Algunos retos de la archivstica en la

las nuevas tecnologas

las nuevas tecnologas

las nuevas tecnologas

El objeto de estudio de la archivstica no ha cambiado, porque tampoco se ha modificado

las nuevas tecnologas

documentos que constituyen la memoria documental de un ente. En la correcta aplicacin de

las nuevas tecnologas

todo a raz de la expedicin de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

las nuevas tecnologas

reglamentarias expedidas por un Instituto,10 lo que pone en evidencia la necesidad de insistir en

Artculo 9. El Instituto Federal de Acceso a la Informacin.

las nuevas tecnologas

Introduccin a sistemas de procesamiento

las nuevas tecnologas

las nuevas tecnologas

2.3 Problemtica de los archivos

las nuevas tecnologas

las nuevas tecnologas

Proteccin al manipuleo y contaminacin ambiental

4. Creacin y puesta en marcha del AMI

las nuevas tecnologas

las nuevas tecnologas

4.1.3 Dueos de la informacin

Determinar el dueo de la informacin es absolutamente necesario en muchos de los casos y

La realizacin de este tipo de anlisis conduce a detectar la documentacin emanada de una

4.1.6 Estimacin del volumen de consultas

En documentacin financiera de registro, los mximos picos de consulta se estimaron ubicados

4.2 Estrategia informtica

las nuevas tecnologas

Adicionalmente a la estrategia de hardware, software, base de datos, redes y sistema de

La utilizacin de datos de bases de datos preexistentes, y en este caso, del sistema

1995. Permanencia. Considerando que la Ley de Presupuesto tiene una vigencia

las nuevas tecnologas

4.3.1 La Ley 24.624 de Presupuesto

30. Sustityese el artculo 49 de la Ley 11.672, Complementaria permanente de

presupuesto (t.o. 1995), por el siguiente:

Oficial del 7 de mayo de dicho ao.

las nuevas tecnologas

sirven de prueba de los trmites o actos realizados en el marco de la Administracin Financiera

4.3.3 Normativa Interna

Completa esta estrategia, normativa plasmada en resoluciones y disposiciones donde se definen

5. Gerenciamiento del proyecto

las nuevas tecnologas

las nuevas tecnologas

No cabe en nuestra imaginacin pensar que esto podra

hacerse con los papeles.

las nuevas tecnologas

En nuestro caso, que es el de la Administracin Financiera del Estado, dicho artculo 30

las nuevas tecnologas

C. Reducir el riesgo de fraude en la utilizacin de documentos digitales al suscribirlos