Actividad 1.

1. Investiga los errores en el manejo de frmulas de Excel y

define cada uno de ellos.
Los errores en Excel son comunes cuando trabajamos con frmulas, pero
existen diferentes mtodos para tratar con cada uno de ellos de manera que
podemos tomar una decisin adecuada al momento de detectar alguno de
ellos.
Una razn por la que generalmente deseamos tratar con los errores de Excel
es porque deseamos desplegar un mensaje personalizado en lugar de permitir
que Excel muestre sus cdigos de error. En cualquier caso, el primer paso que
debemos dar es conocer si un valor es efectivamente un error.
Funciones que informan sobre errores.
Existen algunas funciones de informacin que nos permiten saber si un valor es
efectivamente un error. Las funciones que nos ayuda en esta tarea son: la
funcin ESNOD, la funcin ESERR y la funcin ESERROR. Cada una de estas
funciones es diferente.
La funcin ESNOD: Solamente detecta los errores de tipo #N/A.
La funcin ESERR: Detecta todos los errores de Excel excepto el error de tipo
#N/A.
La funcin ESERROR: Detecta todos los errores de Excel.

La nica diferencia entre la funcin ESERR y ESERROR es la evaluacin que

cada una hace sobre el tipo de error #N/A.

Manejo de errores en Excel.

=SI(ESERROR(A1), "Error", A1)

La frmula anterior evala el valor de la celda A1 y en caso de que contenga un

error desplegar el mensaje Error de lo contrario mostrar el valor de la celda
A1.

Se puede saber de esta manera cuando una celda contiene un error y en base
a ello tomar una decisin.

La funcin SI.ERROR
A partir de la versin 2007 se incluy la funcin SI.ERROR la cual es un
excelente remplazo para la combinacin de la funcin SI y la funcin
ESERROR. La cual puede ser remplazada.
Opcin

1)
SI(ESERROR(A1), "Error", A1)
Opcin
2)

SI.ERROR(A1, "Error")
El resultado de ambas funciones ser el mismo.

ERROR.
####

DEFINICIN.
El valor introducido o calculado en la
celda es ms grande que el ancho de
la columna
Se ha calculado o introducido un valor
negativo de una fecha.

#VALOR!

#DIV/0!

#NOMBRE?

#N/A

Este tipo de error se produce

cuando Excel detecta que se est
realizando clculos con tipos de
datos distintos entre s, como datos
numricos, texto o fecha y hora.

Este error se produce cuando Excel

detecta que se ha realizado un
clculo de un nmero dividido por 0
o por una celda que no contiene
ningn valor.
Ejemplo - si queremos calcular la
potencia de 3,4 elevado a 15
deberemos introducir la siguiente
frmula o funcin en la celda
correspondiente
"=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que
escribisemos
"=POTEN(3,4;15)"
Excel nos mostrara el error
#NOMBRE? dado a que no tiene
registrado la funcin POTEN.
Este error se genera en las hojas de
clculo de Excel cuando se utilizan
funciones de bsqueda o coincidencia
de datos los cuales no se existen en
el rango de bsqueda especificado

#REF!

#NUM!

#NULO!

Este error se produce cuando Excel

detecta el uso de una funcin o de un
clculo con referencias de celdas no
vlidas.
Este error se produce cuando Excel
detecta cuando una frmula o
funcin requiere un dato numrico y
se ha introducido un dato no
numrico como una letra o una
fecha.

Este error se genera cuando

queremos
relacionar
mediante
algn clculo o funcin rangos de
datos
o
celdas
que
no
interseccionan.

1. Investiga el proceso de validacin de datos en Excel.

La validacin de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar
desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudar a evitar la
introduccin de datos incorrectos en la hoja de clculo de manera que
podamos mantener la integridad de la informacin en nuestra base de datos.
Importancia de la validacin de datos en Excel.
De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja estn listas para recibir
cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un nmero, una fecha o una hora. Sin
embargo, los clculos de nuestras frmulas dependern de los datos
contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario
ingrese el tipo de dato correcto.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra
un error en el clculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde
a una fecha vlida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validacin de datos en

Excel al indicar que la celda B5 solo aceptar fechas vlidas. Una vez creada la
validacin de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto,
obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

El comando Validacin de datos que utilizaremos a lo largo de este artculo se

encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrir el cuadro de dilogo Validacin de datos

donde, de manera predeterminada, la opcin Cualquier valor estar
seleccionada, lo cual significa que est permitido ingresar cualquier valor en la
celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validacin
disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un nmero
entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud
del texto.

Como aplicar la validacin de datos.

1)
Para aplicar la validacin de datos sobre una celda especfica, debers
asegurarte de seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos >
Herramientas de Datos > Validacin de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validacin a un rango de
celdas, debers seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando
Validacin de datos y eso har que se aplique el mismo criterio para todo el
conjunto de celdas.

Ya que es comn trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel,
puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validacin de
datos.

Para seleccionar una columna completa ser suficiente con hacer clic sobre el
encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta seleccin, podrs
crear la validacin de datos la cual ser aplicada sobre todas las celdas de la
columna.

La opcin Omitir blancos.

Absolutamente todos los criterios de validacin mostrarn una caja de
seleccin con el texto Omitir blancos. Ya que esta opcin aparece en todos
ellos, es conveniente hacer una breve explicacin.

La opcin Omitir blancos estar seleccionada para cualquier criterio, lo cual

significar que al momento de entrar en el modo de edicin de la celda
podremos dejarla como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla
Entrar para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la seleccin de la opcin Omitir blancos, estaremos
obligando al usuario a ingresar un valor vlido una vez que entre al modo de
edicin de la celda. Podr pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato,
pero no podr pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
La diferencia entre dejar esta opcin marcada o desmarcada es muy sutil y casi
imperceptible para la mayora de los usuarios al momento de introducir datos,
as que te recomiendo dejarla siempre seleccionada.

Para analizar los criterios de validacin de datos en Excel podemos dividirlos

en dos grupos basados en sus caractersticas similares. El primer grupo est
formado por los siguientes criterios:

Nmero entero
Decimal
Fecha
Hora
Longitud de texto

Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas
opciones para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No est entre,
Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual
que.

Para las opciones entre y no est entre debemos indicar un valor mximo y
un valor mnimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un
valor. Por ejemplo, podemos elegir la validacin de nmeros enteros entre los
valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del criterio de la siguiente
manera:

Por el contrario, si quisiramos validar que una celda solamente acepte fechas
mayores al 01 de enero del 2015, podemos crear el criterio de validacin de la
siguiente manera:

Una vez que hayas creado el criterio de validacin en base a tus preferencias,
ser suficiente con pulsar el botn Aceptar para asignar dicho criterio a la
celda, o celdas, que hayas seleccionado previamente.
Lista de validacin de datos
A diferencia de los criterios de validacin mencionados anteriormente,
la Lista es diferente porque no necesita de un valor mximo o mnimo sino que
es necesario indicar la lista de valores que deseamos permitir dentro de la
celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un criterio de validacin
basado en una lista que solamente aceptar los valores sbado y domingo.

Podrs colocar tantos valores como sea necesario y debers separarlos por el
carcter de separacin de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho
separador es la coma (,) pero es probable que debas hacerlo con el punto y
coma (;). Al momento de hacer clic en el botn Aceptar podrs confirmar que la
celda mostrar un botn a la derecha donde podrs hacer clic para visualizar la
lista de opciones disponibles:

Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda debers

asegurarte que, al momento de configurar el criterio validacin de datos, la
opcin Celda con lista desplegable est seleccionada.
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees
introducirlos uno por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas
que contiene los datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar
que he introducido los das de la semana en el rango G1:G7 y dicho rango lo
he indicado como el origen de la lista.

Lista de validacin con datos de otra hoja.

Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validacin con los datos ubicados
en otra hoja. En realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuracin ya
que solo debes crear la referencia adecuada a dicho rango.
Supongamos que la misma lista de das de la semana la he colocado en una
hoja llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para
hacer referencia a dicho rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente
referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos debers introducir esta
referencia al momento de crear el criterio de validacin.

Personalizar el mensaje de error

Tal como lo mencion al inicio del artculo, es posible personalizar el mensaje
de error mostrado al usuario despus de tener un intento fallido por ingresar
algn dato. Para personalizar el mensaje debemos ir a la pestaa Mensaje de
error que se encuentra dentro del mismo cuadro de dilogo Validacin de
datos.

Para la opcin Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e

Informacin. Cada una de estas opciones tendr dos efectos sobre la venta de
error: en primer lugar realizar un cambio en el icono mostrado y en segundo
lugar mostrar botones diferentes. La opcin Detener mostrar los botones
Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opcin Advertencia mostrar los botones Si,
No, Cancelar y Ayuda. La opcin Informacin mostrar los botones Aceptar,
Cancelar y Ayuda.
La caja de texto Ttulo nos permitir personalizar el ttulo de la ventana de error
que de manera predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente
la caja de texto Mensaje de error nos permitir introducir el texto que deseamos
mostrar dentro de la ventana de error.

Por ejemplo, en la siguiente imagen podrs ver que he modificado las opciones
predeterminadas de la pestaaMensaje de error:

Como resultado de esta nueva configuracin, obtendremos el siguiente

mensaje de error:

Cmo eliminar la validacin de datos.

Si deseas eliminar el criterio de validacin de datos aplicado a una celda o a un

rango, debers seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de dilogo Validacin
de datos y pulsar el botn Borrar todos.

Al pulsar el botn Aceptar se remueve cualquier validacin de datos aplicada

sobre las celdas seleccionadas.