TALLER No.

CLAUDIA PATRICIA PARRA AMADO

GLORIA EUGENIA RAMREZ MORENO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
CANDELARIA-FEBRERO 2015

TALLER No. 1

CLAUDIA PATRICIA PARRA AMADO

GLORIA EUGENIA RAMREZ MORENO

TUTOR
Lic. JORGE ZULAGA C.

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
CANDELARIA-FEBRERO 2015

TALLER N1
INTRODUCCIN
En este trabajo consignaremos inicialmente una tabla donde se muestran las acciones, de la
gestin de documentos electrnicos en cinco secretaras de la alcalda de Candelaria,
adems de nuestros comentarios a los principales aspectos de que trata el artculo de Alexis
Garca.
Los comentarios a pesar de ser de carcter personal se sustentan en los conocimientos
previos adquiridos a travs de nuestra carrera y sobre todo a las lecturas desarrolladas y
contando con la ayuda de nuestros computadores conectados al Internet.
JUSTIFICACIN
En un mundo como el que nos ha correspondido vivir en nuestra calidad de futuros
Profesionales CIDBA, se hace necesario conocer no solo los conceptos inherentes a nuestra
profesin sino tambin, los aspectos tcnicos que tiene que ver en el desempeo de la labor
como tales.
Es por esto que presentamos de manera humilde nuestros comentarios, los cuales estn
sustentados en nuestra lectura juiciosa y comprensiva de lo que nos trasmite el autor,
lectura que dicho sea de paso fue muy gratificante y productiva, ya que en ella encontramos
una serie de conceptos nuevos y reforzamos los ya obtenidos.
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS
OBJETIVO GENERAL
Profundizar en los conceptos de documentos electrnicos y su legislacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Conocer los conceptos de documentos electrnicos, su gestin y manejo de la
informacin
Conocer los aspectos legales de la gestin de documentos electrnicos.
CONTENIDO
1.ENTIDAD
Secretara
de
Gobierno

GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS

MANEJO DE LA CONSERVACIN
PUBLICACIN
INFORMACIN
Funcionarios de
Disco Duro externo y
Pgina
planta, adscritos a
Servidor de Sistemas
Institucional
la Secretara.
www.candelaria-

GESTIN
Derechos de
peticin.
Tutelas.

valle.gov.co
Publicacin
impresa mensual.

Secretara
de Trnsito
y
Transporte

Secretario de
despacho.
Secretaria.
Tres funcionarios
de confianza
Disco duro externo.
DVDs.
Servidor de sistemas.

Cuatro
funcionarios de
confianza y de
planta.
Disco duro externo.
DVDs.
Servidor de sistemas.

Secretara
de Salud

Secretara
de
desarrollo
y Talento
Humano

Cinco funcionarios
de confianza

Disco duro externo.

DVDs.
Servidor de sistemas.

Disco duro externo.

DVDs.
Servidor de sistemas.
Secretara
de
Programas
Especiales

Secretara
de
Vivienda

Once funcionarios
incluidos 3 OPS

Tres funcionarios

Disco duro externo.

DVDs.
Servidor de sistemas.

Pgina
Institucional
www.candelariavalle.gov.co
Boletines de
prensa

Permisos eventos
pblicos.
Correspondencia
externa varios
Correspondencia
interna varios.
Carpetas
ordenadas por
placas de
vehculos.
Relacin de
licencias de
conduccin.
Comparendos.
Correspondencia
externa varios
Correspondencia
interna varios.

Pgina
Institucional
www.candelariavalle.gov.co
Boletines de
prensa

Visitas de la UES.
Derechos de
peticin y quejas.
Controles de
roedores, vectores
de malari, dengue
y chicungua.
Correspondencia
externa varios
Correspondencia
interna varios.

Pgina
Institucional
www.candelariavalle.gov.co
Boletines y
memorandos

Nmina.
Ingreso personal.
Contratos OPS.
Correspondencia
externa varios
Correspondencia
interna varios.

Pgina
Institucional
www.candelariavalle.gov.co
Boletines y
memorandos

Logstica.
Eventos.
Archivo
fotogrfico y
flmico de
eventos.
Correspondencia
externa varios
Correspondencia
interna varios.

Pgina
Institucional
www.candelariavalle.gov.co

Correspondencia
externa varios
Correspondencia
interna varios.

Boletines y
memorandos

DOCUMENTO, DOCUMENTO ELECTRNICO, GESTIN DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS
Los conceptos han ido variando paulatinamente y no solo por el hecho de que hay muchos
conceptos encontrados de acuerdo a cada autor de los mismos, sino que adems, se ha
sumado a esa controversia el hecho de que las nuevas tecnologas se han tomado todos los
campos del saber humano, es as como encontramos ya el nuevo concepto de
DOCUMENTO ELECTRNICO, el cual tambin tiene controversia pero que de acuerdo
al autor de este artculo, el ms general es el que segn Michael Buckland, el cual lo define
como un contenedor de informacin, es decir, aquello que hace posible organizar, presentar
y gestionar informacin relativa a un hecho, una persona o una temtica determinada.
PRINCIPALES TECNOLOGAS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS.
Gracias a la importancia que ha suscitado el documento electrnico como elemento bsico
al que se le puede atribuir el proceso de creacin, almacenamiento y utilizacin de los
documentos electrnicos, que incluye su seleccin, clasificacin, conservacin, bsqueda,
recuperacin, reproduccin y diseminacin, a partir de dispositivos electrnicos, es que la
industria se ha metido de lleno en la produccin de Hardware y software para ayudar en eso
procesos a los que se ven sometidos los documentos electrnicos.
GESTIN DE DOCUMENTOS
En el presente artculo se toca un tema sobre la problemtica que representaban los
diferentes software con los que se creaban los documentos electrnicos, hoy por hoy eso es
tema del pasado ya que los ingenieros han creado programas que convierten de un formato
a otro esos documentos, logrando con ello que sin distingo del formato en que haya sido
creado un documento electrnico, cualq1uier usuario con un conocimiento mnimo, pueda
acceder a la informacin contenida en ellos.
Lo anterior representa una garanta para la gestin documental, pero, adems, las
corporaciones han tomado conciencia y poco a poco van estandarizando los formatos para
evitar posibles problemas.
GESTIN DEL CONOCIMIENTO
Nos dice el artculo: Se puede definir de muchas formas. Una conceptualizacin interesante
puede ser la de Doculabs, que la ve como la relacin de la experiencia del colectivo que
conforma la organizacin y la distribucin de esa experiencia al personal indicado en el
momento justo; es el proceso de gestionar y compartir el capital que representa el
conocimiento de los miembros de la organizacin.

Pero como el mismo artculo deja entrever, la globalizacin de la WEB, ha hecho que a la
misma se suba toda clase de informacin que se podra decir que es buena, regular y mala,
es all donde el encargado de un departamento de sistemas u ofimtica, debe estar presto a
minimizar el problema para que la organizacin no vaya a caer en contradicciones desde su
propio interior ocasionado por las informaciones que tomen sus empleados, para ello la
capacitacin es fundamental.
FLUJOS DE TRABAJO
Desde nuestro, punto de vista, creemos que sin la ayuda de las tecnologas de conversin de
documentos en papel a digitales, sera casi imposible que le flujo de trabajo pudiera
realizarse y con ello la gestin documental se hara muy engorrosa.
Debido a lo anterior no se concibe una oficina, hoy, que no cuente con un escner y su
software de OCR (reconocimiento ptico de caracteres) para la agilizacin de los procesos
que son inherentes al flujo de trabajo.
ALMACENAMIENTO Y GESTIN DE INFORMACIN
No cabe la menor duda, de que como dice el artculo, para poder almacenar y gestionar la
informacin se requiere contar con las herramientas bsicas y mejor an se deben conservar
los conceptos de archivos personales, transitorios y oficiales, en el sentido tradicional de la
palabra, as como los mecanismos para insertar, recuperar o eliminar documentos, los
aspectos legales, etc.
Ahora bien, se debe estar muy atentos al momento en que un registro deja de ser personal,
transitorio para pasar a ser oficial, porque de lo contrario nos podra ocasionar dolores de
cabeza a la hora de gestionar debidamente la informacin.
VENTAJAS DE LOS SISTEMAS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
Cabe anotar que como nos indica el autor Alexis Garca, las ventajas son muchas las que
nos ofrecen los sistemas de gestin documental, pero tambin es claro que lo tradicional
an forma parte de nuestra cotidianidad como profesionales CIDBA, porque el papel se
hace todava necesario, aunque la tendencia es CERO PAPEL, hay situaciones en que
forzosamente tenemos que recurrir a l.
ASPECTOS LEGALES
A pesar de que la legislacin, hablamos de la colombiana, an est en paales, tambin es
cierto que se ha tomado en serio, al menos los estudios tendientes a presentar una ley clara
y amplia sobre el tema, de ah que hoy nos regimos por la Ley 527 de 1999, que permite la
seguridad electrnica de los usuarios por medio del reglamento para su acceso.

CONCLUSIONES
Haber podido leer y comprender el artculo tiene como hecho gratificante que pudimos
ahondar en nuestro conocimiento de lo que son, para que sirven y como se deben tratar los
documentos electrnicos.
Tambin haber conocido que el mundo no est quieto en los aspectos legales para poder
unificar criterios a la hora de establecer las legislaciones, nos llena de satisfaccin, ya que
escuchamos como muchos de nuestros amigos e incluso familiares son escpticos a la hora
de enfrentar, por ejemplo un negocio de manera virtual, por temor a ser estafados y es que
cuando uno escucha las noticias se entera de que hay personas dedicadas a esquilmar a
muchos ingenuos y que no pueden ser castigados por falta de una legislacin clara.