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Administrativo

AGUACERO
S.A de C.V

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OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar una herramienta de gestin administrativa para la Gerencia de Ventas
de la empresa Aguacero S.A de C.V, en las reas de Organizacin, Descripcin de
Puestos y Procedimientos.
OBJETIVOS ESPECFICOS:

Ser instrumento til para la orientacin e informacin de los procesos,

estructura organizativa y los puestos

de trabajo de la Gerencia de

Ventas.

Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la

Gerencia de Ventas.

Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia

estudiada.

Establecer lineamientos de accin generales

Ventas.

para la Gerencia de

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA

AGUACERO S.A. DE C.V
HISTORIA DE LA EMPRESA.
AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del ao 2006, surge mediante la
fundacin e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Lus Torres y la Sra.
Lourdes Mara Arriaza, que juntos desean establecer una planta de agua que
pueda ser nica para los salvadoreos, para esto realizan intensa informacin del
equipo adecuado para lo cual les lleva un ao lograr obtener lo necesario antes de
la fecha de su nacimiento y cumpliendo adems todos los requisitos sanitarios y
de exportacin que la garantizan como agua pura.
AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran demanda
en pases vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se comenz a operar y
permiti un ao de xito pero solamente fuera del pas, al finalizar el ao 2007 se
comenz a producir para poder entrar dentro del pas.
En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto
permite establecerse como una mediana empresa.
Aun que el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este siempre
establecido en diferentes puntos del pas y sepan la calidad del producto.
JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
Debido a que cada empresa es un sistema con caractersticas particulares, se
hace necesario el desarrollo de una herramienta tcnico-administrativa que
recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar en una situacin dada. Por
ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta
indispensable para la empresa: Aguacero S.A. de C.V.
Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda
hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinmica
organizacional.

Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado

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importantsimo en la sana gestin de la empresa. Asimismo forma una

institucionalizacin o apropiacin de las actividades que realiza y contribuye al
mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), as como
tambin del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la
empresa.
Tambin el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas
contribuir a la comprensin y mejora de sus unidades, as como tambin al
diseo de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa.
La elaboracin de la descripcin de puestos es de gran utilidad dentro de ella para
el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, ya que orientara
acertadamente en la bsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada
cargo.
Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las
acciones necesarias para el xito y la vida de la misma organizacin, por tanto, la
elaboracin de procedimientos narrativos y sus respectivas representaciones
grficas constituye la comprensin y anlisis de las actividades ms profundas de
la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite
establecer mejoras y rediseos a los procesos existentes y futuros.
MISION
Somos una empresa salvadorea productora de agua potable y cristalina que
permite generar a los salvadoreos un nuevo estilo de agua con muy buena
calidad en su produccin mediante el producto.

VISION
Llegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreo que genere
confianza en nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos con muy buen

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agrado ante quienes deseen conocernos, y que nuestro producto permita cumplirle
al consumidor lo que busca ante una nueva agua.
POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
DE ORGANIZACIN:
-

La Junta General de Accionistas ser el rgano supremo de la sociedad

segn lo establece el Cdigo de Comercio.

La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o ms miembros de la

Junta General de Accionistas.

La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General nico con

carcter temporal o con un plazo no mayor de dos aos.

La planeacin estratgica se revisar al trmino de cada ao, segn los

resultados observados de los planes operativos.

Las plazas operativas de la Gerencia de Produccin podrn ser de carcter

temporal, dependiendo de las necesidades de la produccin.
DE DESCRIPCIN DE PUESTOS:

El anlisis de los puestos se llevar a cabo por la Gerencia de Recursos

Humanos.

Se llevarn a cabo auto-evaluacin semestral de los puestos a nivel de

Gerencias.

Cuando se produzca alguna modificacin al perfil de un puesto, su

implantacin ser efectiva una vez aprobada y presentada a las personas
involucradas en ella.
DE PROCEDIMIENTOS:

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Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se

revisarn de manera interna en cada una de stas.

Ningn cliente debe esperar ms de un da por la entrega de su pedido

Se revisar, actualizar y modificara los procedimientos de compra y

recepcin de materiales segn sea la necesidad.

Los procedimientos se graficarn segn la terminologa de la Amercian

Society of Society of Mechanical Enginners (ASME), American National
Standard Institute (ANSI) o en su defecto un combinado, siendo explicado
su uso por la Unidad respectiva .

Para la evaluacin de los procesos de produccin y/o administrativos se

formarn comits integrados por los miembros de las Gerencias de la
empresa.

DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Agua cero SA de CV es una empresa que cuenta con un gran nmero de
gerencias y unidades administrativas, se realizar el anlisis de la Gerencia de
Ventas, la cual est apoyada por tres unidades de nivel jerrquico inferior. Por lo
tanto el organigrama ser de tipo suplementario y con dos niveles estando a la
cabeza la Gerencia de Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad
las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Adems se
presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una pequea
descripcin de sus unidades ms importantes.
DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS
A continuacin se presenta la estructura orgnica de la empresa Agua cero SA de
CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes reas como lo
son Produccin, Mercadeo y Administracin; cada una con sus diferentes
ramificaciones o unidades que apoyan la gestin de la organizacin. Asimismo se

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observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada lnea,

determinando los siguientes niveles jerrquicos:
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:
La asamblea general de accionistas es el rgano supremo de la sociedad y como
tal, representa el capital de toda sociedad annima; puede acordar y ratificar todos
los actos y operaciones de la sociedad y sus resoluciones sern cumplidas por la
Junta Directiva.
JUNTA DIRECTIVA:
Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administracin
de la sociedad estar a cargo de uno o varios mandatarios temporales y
revocables, quienes puedan ser socios o personas extraas a la sociedad.
GERENCIA GENERAL:
El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, as como recabar la
informacin que muestre el trabajo desarrollado por las dems gerencias de la
empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones
de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma
formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta
Directiva.
GERENCIA DE MERCADOTECNIA:
Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la
empresa va a estar girando a travs de investigaciones para dar a conocer sus
productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente
general y delega hacia su Gerencia de Ventas por lnea de producto.

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GERENCIA DE PRODUCCIN:
Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para
tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual
reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificacin y las
unidades Tcnicas de planta.
GERENCIA ADMINISTRATIVA:
Es funcin de sta, el control administrativo teniendo como base la plantacin,
direccin y organizacin, ya que estos elementos llevndose a cabo proporcionan
una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente
general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:
Lleva acabo funciones de coordinacin, seleccin y evaluacin administrativa del
personal, su principal funcin es de proveer los recursos humanos de la empresa,
as como el control administrativo de este y le reporta al Gerente

general

delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de seleccin,

evaluacin y control administrativo del personal; su ubicacin se localiza en
Oficinas Generales.
GERENCIA DE VENTAS:
Realiza funciones de planeacin, coordinacin y control de la fuerza de ventas,
asimismo realiza planes estratgicos de ventas, apoyndose en los objetivos de
la empresa para su ejecucin. Tiene baj su cargo tres unidades administrativas y
est subordinada a la Gerencia de Mercadeo.
UNIDAD DE SALAS DE VENTA
Est bajo la supervisin de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de mantener
relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la empresa y de su
correcto abastecimiento tanto al detalle como mayorista.

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UNIDAD DE MAYOREO
Es la unidad responsable del abastecimiento de grandes volmenes de pedidos,
tiene contacto directo segn las caractersticas y especificaciones que tienen los
clientes, en especial lo referente a papel higinico de marcas privadas.
UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA
Es la unidad responsable de mantener constante comunicacin con los clientes y
brindarles informacin y ayuda una vez realizada el proceso de venta en
cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al detalle, etc.). Depende
jerrquicamente de la Gerencia de Ventas y est al mismo nivel de las unidades
de mayoreo y de salas de vetnas.
JEFATURAS DE PLANTA:
Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa
para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricacin de sus productos,
le reporta directamente al Gerente de Produccin y Planificacin

y delega

responsabilidades en sus superintendentes de produccin, mantenimiento,

distribucin y almacenes; su ubicacin se localiza en Planta.
UNIDAD TCNICA
Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e
investigacin y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia
dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al Jefe de Planta
respectivo y a su ves delega a sus unidades de Control de Calidad, Seguridad
Industrial e Investigacin y Desarrollo; su ubicacin se localiza en Planta.
UNIDAD DE DISTRIBUCIN Y ALMACENES
Tiene como responsabilidad la recepcin de materiales, materia prima y producto
terminado de produccin, adems la distribucin de productos al cliente, as como

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del abastecimiento de materiales y materia prima al rea productiva y

mantenimiento. Reporta directamente al gerente de Produccin y delega a sus
unidades de Almacn de Materiales, de Almacn de Producto Terminado, Logstica
y de Control y Programacin de la Produccin; su ubicacin esta en Planta.
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos
e instalacin de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de
produccin de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y
delega hacia sus unidades de Mantenimiento Elctrico, Mantenimiento Mecnico,
Instrumentacin y Servicios Generales.
JEFE DE LOGSTICA
Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribucin
de producto terminado hacia los clientes.
Contrata el transporte adecuado para el envi de los productos a su destino.
Reporta directamente a la Superintendencia de Distribucin y Almacenes. Delega
responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicacin se
localiza en Planta.
JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIN DE LA PRODUCCION
Tiene como responsabilidad elaborar un programa de produccin, en base al
pronstico de ventas, para elaborar los productos en planta.
Solicita las cantidades requeridas de materia prima, tambin programa los
productos de refabricacin, es lazo de unin entre el rea de ventas.
Controla la produccin de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control
de administracin de estadsticas y se reporta directamente a la Superintendencia
de Distribucin y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su supervisor o
analista de programacin; su ubicacin se localiza en Planta.

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ORGANIGRAMA MAESTRO

Asamblea Gral de
accionistas
Auditoria externa

Asesoria legal y
financiera

Junta Directiva
Auditoria interna

Directorio
Gerencia Gral

Gerencia de
Produccin

Gerencia de
Mercadeo

Gerencia
Administrativa

Gerencia de
Planificacin

Gerencia de
Ventas

Gerencia
Financiera

Unidad de
Planta 1
Unidad de
Planta 2
Unidad de
Planta 3

Unidad de
Salas de Venta

Jefatura
supervis
ora
Jefat. de
contrat

Unidad de
Mayoreo

J.efat de
distribuc

Unidad de
serv. PostVent

Jefatura
de atenc.

Unidad de
Contab.

Unidad de
crditos

Unidad de
RRHH

Jefat de
Costos

Jefat de
compras

Jefat. De
RR Inds

Jefat de
Info finc.

Jefat de
Cobros

Jefat. De
sistemas

Unidad de
Planta Int.

Jefat de
sop. Tec

ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA

AGUACERO S.A. de C.V

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GERENCIA DE VENTAS

UNIDAD DE SALAS DE

UNIDAD DE MAYOREO

VENTA

Como se observa

UNIDAD DE SERVICIO
POST-VENTA

la gerencia est integrada por tres unidades, cuya

dependencia jerrquica y de relaciones se expresan en el siguiente manual de

organizacin. Asimismo, se hace uso del formato de recopilacin de
informacin (Anexo No 1) del cual se redacta lo siguiente:

DESCRIPCIN DE PUESTOS
DESCRIPCIN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA
INTRODUCCION
Para tener una idea de lo que la descripcin de puestos implica, se presentan a
continuacin una serie de definiciones de inters general. De la misma forma,
puede consultarse el anexo No 2 sobre la herramienta para la recoleccin y
levantamiento de la informacin.
Qu es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de
productividad de una organizacin. El logro de los objetivos depende de un diseo
adecuado del puesto.
Descripcin del Trabajo: Se considera la informacin suministrada por el anlisis y
la descripcin del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades, habilidades,
esfuerzos y condiciones del trabajo.

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Manual

Capacidad requerida: Por lo comn primero se obtiene informacin sobre las

actividades realmente de trabajo desempeadas tales como limpieza, codificar,
galvanizar, codificar

pintar, disear, entre otras. En ocasiones, la lista de

actividades y indica tambin como, por qu y cundo un trabajador desempea

cada actividad.
Tambin es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano como
sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto se
incluye informacin referente a las exigencias personales del puesto en trminos
de gasto de energa, caminar largas distancias y otros. Que tipos de maquinas
sabe manejar; condiciones fsicas y horario de trabajo y el contexto social y
organizacin, por ejemplo, la gente con la que el empleado deber interactuar
habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos
financieros y no financieros vinculados con el empleo.
Otros requerimientos: Se rene informacin con respecto a los requerimientos
humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se
relaciona (educacin, capacitacin experiencia laboral), as como los atributos
personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se
requieren.
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
CONCLUSIONES
Los manuales en las empresas son necesarios para disear en forma sistemtica
los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las
diferentes reas de trabajo para que sean utilizados en la ejecucin de los
distintos procesos de trabajo, para una buena coordinacin general de las
actividades que se encaminan al logro de los objetivos.

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Manual

Estos permitirn que los empleados tengan bien claro cuales son las actividades
que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las polticas de la empresa, y
tambin cuando se tenga una plaza vaca se tenga bien claro cuales son los
requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupas la plaza sin
complicaciones y hacer bien el trabajo.
Pero es necesario que estos manuales se estn revisando y actualizando para
asegurarse que sean realistas.

Anlisis

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Redaccin
Encabezado
Fuente tipogrfica: Arial, 12 puntos, texto justificado, espacio interlineado 1,5.
Ttulo del trabajo: No mayor de 60 caracteres, contando espacios y subttulos.
Consignado en negritas.
Autor(es): nombre(s) y apellido(s).
El manual acepta nicamente textos inditos, y que no estn siendo evaluados
por otros medios.
Resumen del trabajo
Se ubicar al principio del texto, luego del encabezado. Fuente tipogrfica: Arial,
12 puntos, justificado, espacio simple.
En toda ocasin el resumen debe presentarse en solo un idioma espaol.
Extensin mxima de 150 palabras.
Formato del texto:
Ttulo: Fuente tipogrfica: Arial, 12 puntos, texto justificado, espacio interlineado
1,5.
Resumen: Fuente tipogrfica: Arial, 12 puntos, justificado, espacio simple.
Subttulos: Fuente tipogrfica Arial, negrita, 12 puntos. Sin punto final.
Cuerpo del artculo:

General: Fuente tipogrfica Arial, 12 puntos, interlineado 1.5, justificado.

Los prrafos no deben comenzar con sangra sino con el texto en el margen
izquierdo. Entre prrafo y prrafo se debe dejar un espacio. El espaciado
debe ser con un enter.

Estructura del Manual

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OBJETIVO GENERAL:
OBJETIVOS ESPECFICOS:
MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA
AGUACERO S.A. DE C.V
HISTORIA DE LA EMPRESA.
JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
MISION
VISION
POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
DE ORGANIZACIN:
DE DESCRIPCIN DE PUESTOS:
DE PROCEDIMIENTOS:
DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:
JUNTA DIRECTIVA:
GERENCIA GENERAL:
GERENCIA DE MERCADOTECNIA:
GERENCIA DE PRODUCCIN:
GERENCIA ADMINISTRATIVA:
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:
GERENCIA DE VENTAS:
UNIDAD DE SALAS DE VENTA
UNIDAD DE MAYOREO
UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA
JEFATURAS DE PLANTA:
UNIDAD TCNICA
UNIDAD DE DISTRIBUCIN Y ALMACENES
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
JEFE DE LOGSTICA
JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIN DE LA PRODUCCION
MANUAL DE ORGANIZACION
DESCRIPCIN DE PUESTOS

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Administrativo

Manual

DESCRIPCIN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA

INTRODUCCION
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
CONCLUSIONES

Encuadernacin
En el siguiente manual no se llev encuadernacin ya que lo obtuvimos en forma
digital

Fallas
-

El presente manual administrativo es de aplicacin general para

la Gerencia de Ventas y sus unidades inherentes, por lo que se

recomienda extender su elaboracin hacia otras Unidades de la
empresa.
-

En la estructura del manual se recomienda seguir una paso a

paso la estructura como tal de cada aspecto, por lo que debe estar
separados por partes a un nivel diferente al de las otras separado por
una lnea intermitente que marque este efecto de la unidad.
-

Se necesita Llevar a cabo un proceso de evaluacin permanente

encaminado a la mejora de los manuales productivos, administrativos

y operativos de la organizacin, con el fin de cumplir con el

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comportamiento sistemtico de toda empresa y como una fuente para

la empresa Agua cero S.A de C.V.