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LA ENTREVISTA, PIEZA FUNDAMENTAL DEL PROCESO DE SELECCIN
(Prof. Dr. Manuel Poblete Ruiz)
0.- INTRODUCCION
En las entrevistas se recogen una serie de datos e informaciones, que, la mayor parte de las veces,
resultan poco homogneos y, por tanto, difciles de comparar.
Suele explicrseles a los candidatos en una primera parte de la entrevista el trabajo que debern realizar,
la Organizacin en que van a trabajar y se les pregunta sobre lo que parece ms interesante para aclarar
su curriculum, as como sus posibles experiencias vlidas para el puesto de trabajo a ocupar.
La realidad es que estas actividades y datos acumulados suelen producir, una vez recogidos, cierta dosis
de ansiedad, difcil de racionalizar y de resolver, por el mismo entrevistador.
Se pretende, con el tratamiento que se da aqu a la entrevista marcar unas pautas, para optimizar el
tiempo dedicado a las entrevistas de seleccin.
A esta sistemtica la llamamos Entrevista Enfocada sobre Competencias y viene a ser un resumen de
experiencias propias y ajenas avaladas por el xito medido, no slo por el resultado final de la Seleccin,
sino tambin por el xito personal que supone trabajar con profesionalidad, con seguridad y con una dosis
de estrs suficiente, pero controlado, para llevar adelante un compromiso fuerte, como es, el de realizar
un Servicio de Calidad.
Incorporando esta metodologa a la propia forma de trabajar disminuir sensiblemente la dosis de
ansiedad que supone para el profesional un Proceso de Seleccin.
El xito de una acertada Seleccin depende, en gran parte, de una buena Entrevista.
Hacer bien una Entrevista de Seleccin es muy difcil. El mtodo que presentamos la estructura y hace
ms fcil.
La Entrevista Enfocada sobre Competencias
(E.E.C.)
est ideada para proporcionar una sistemtica
de la entrevista de seleccin,
de su planteamiento y direccin.
Con ella pretendemos evaluar con precisin al entrevistado
con el objetivo de acertar en el informe final.
OBJETIVOS GENERALES
Con la aplicacin de esta metodologa se pretende que los interesados,
Sean capaces de PLANIFICAR la entrevista, desarrollando una Sesin Preparatoria, utilizando como
base el historial del candidato y las exigencias del puesto.
Sean capaces de DIRIGIR la entrevista buscando la informacin adecuada con el fin de obtener datos
fiables de la capacidad del entrevistado con respecto a lo que se le va a exigir en el puesto de trabajo.
Sean capaces de EVALUAR al candidato, analizando los datos obtenidos en la entrevista, datos
relacionados con lo que se le va a exigir en el trabajo, con el fin de hacer una buena recomendacin.
OBJETIVOS OPERATIVOS
Al terminar de asimilar la metodologa que se describe el profesional estar preparado para:
Repasando los antecedentes e historial del candidato, subrayando posibles informaciones incompletas o
confusas.
Tranquilizando al entrevistado.
Descubriendo aspectos de la experiencia del candidato. Hay que incluir el nivel y condiciones de esas
experiencias.
Estando al tanto de posibles interferencias en la objetividad, como prejuicios, proyecciones, efecto halo,
horn, contraste, etc.
Asegurndose de que las preguntas cubren todos los aspectos, que se quieren examinar.
Anotando las informaciones vlidas para cada aspecto explorado, segn la Gua de la Entrevista.
De qu religin es?
Va a Misa regularmente?
En esta oficina hay una actividad frentica, piensa que Vd. podr ir al ritmo de los empleados ms
jvenes?
Est siguiendo algn tratamiento mdico?
Estara dispuesto/a a trabajar bajo una persona ms joven que usted?, etc.
RECLUTAMIENTO.
Es la forma de atraer al mayor nmero de posibles y adecuados candidatos al puesto ofertado, mediante
anuncios pblicos en peridicos, escuelas, INEM, Internet, recomendaciones, etc.
INVESTIGACION.
El siguiente paso es observar a los candidatos para ver si cumplen los requisitos mnimos del puesto. Se
realiza analizando el curriculum y mediante entrevistas iniciales, para determinar si se toma en
consideracin al candidato o no.
Determinan cmo responden los candidatos elegidos en el paso anterior ante un modelo especfico de
seleccin.
El historial de cada candidato y sus intereses se estudian en profundidad, para conseguir evidencias de la
capacidad de la persona para desempear el trabajo. El resultado ser una recomendacin positiva o
negativa sobre el candidato.
COMPROBACIN DE REFERENCIAS.
Para verificar la informacin obtenida.
INFORMES.
Los informes obtenidos despus de las entrevistas, ofrecen la posibilidad de revisar y comparar las
recomendaciones y evidencias en que se basan dichas recomendaciones.
NEGOCIACION.
Se tendr con el candidato ms adecuado. Una oferta puede considerarse inadecuada tras todo el proceso
de seleccin, si no se negocia convenientemente.
EXAMEN MEDICO.
Es un requisito relacionado con las exigencias fsicas del puesto.
INCORPORACION.
Se consigue cuando el candidato culmina con xito los pasos anteriores.
Estudiar el puesto de trabajo en s para cerciorarse de conocer las capacidades que se requieren para
ejercerlo.
Examinar los datos sobre el candidato para identificar las reas que pueden revelar las aptitudes
exigidas por el puesto de trabajo.
Disear un plan a seguir durante la entrevista que ayude a reunir la informacin ms relevante
4.2.- FASE DE DIRECCION.
Es el encuentro cara a cara, con el candidato.
Reunir y procesar la informacin sobre el candidato, directamente relacionada con el puesto de trabajo.
Intercambiar informacin con el candidato, de manera que la entrevista se desarrolle en una atmsfera
de entendimiento.
4.3.- FASE DE EVALUACION.
Hay que examinar la informacin recogida sobre el candidato en relacin con el puesto de trabajo.
Es aqu donde se determinar si el candidato puede desarrollar el trabajo o no, en funcin de
las informaciones obtenidas.
Hay que evaluar a todos los candidatos respecto al puesto de trabajo, mediante el mismo Modelo.
Hay que analizar slo aquellos aspectos importantes para el puesto de trabajo.
5.3.- LOS CUATRO ASPECTOS DEL TRABAJO
Para asegurar que todos los candidatos son evaluados mediante el mismo Modelo, hay que definir
claramente en qu consiste el puesto de trabajo. Para hacer esto, hay que definir el puesto de trabajo en
general y luego en detalle.
Para ayudarte a definir cualquier trabajo, puedes usar estos cuatro aspectos.
NIVEL DE EJECUCION
Hay que anotar detalles como cifra de ventas, velocidad de pulsaciones, medida de tareas, objetivos a
alcanzar, cuotas a lograr, proyectos a realizar, inventarios a controlar, etc.
CONDICIONES DE TRABAJO
Hay que definir las caractersticas y condiciones del trabajo bajo las cuales estar el candidato. Por
ejemplo: nivel de ruido, aislamiento, amplitud o extensin de la supervisin, etc.
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Qu necesita el individuo saber o hacer para ejecutar el trabajo asignado. Por ejemplo: conocimientos de
produccin, fluidez en una lengua extranjera, habilidad para manejar equipos de produccin, etc.
Hay alguna condicin especial, como viajes frecuentes o aislamiento que requiere una capacidad o
resistencia fuera de lo normal?
Conocimientos y habilidades:
CURRICULUM
El curriculum contiene informacin especfica sobre el candidato, incluyendo reas como datos personales
y familiares, nivel acadmico, historial profesional, intereses y exigencias personales.
El curriculum te ayudar a tener un perfil del candidato y una impresin de hasta qu punto el historial de
la persona est relacionado con los requisitos del trabajo.
anotando Centros de Inters en relacin al historial y a las Competencias del Modelo de la Entrevista.
Desde lo que conoces sobre el puesto a cubrir, debes identificar el criterio para ejecutar un trabajo con
xito, bajo lo que hemos llamado Modelo de Entrevista de Seleccin.
2.
En base al historial, puedes aadir cualquier otro tipo de informacin sobre el candidato antes de la
entrevista.
3.
Bajo la columna "Centros de Inters", escribirs palabras claves para acordarte de puntos sobre el
curriculum que necesitan aclararse lo antes posible en la entrevista y las reas que quieres explorar para
conseguir informacin relevante de las Competencias a valorar del Modelo de Seleccin.
4.
Bajo la columna "POSIBLES PREGUNTAS", anotars preguntas que pueden hacerse durante la entrevista
en cada Competencia.
Cuando hayas completado los pasos anteriormente mencionados, puedes usar tu plan para la entrevista
en s.
Es importante subrayar que aunque el Modelo se aplica a cada candidato para un determinado puesto,
cada candidato trae un historial distinto a la entrevista. La Planificacin ha de prepararse para cada
candidato por separado.
7.1.- CENTROS DE INTERES PARA ACLARAR EL HISTORIAL
Los puntos que subrayes en el historial de un candidato son Centros de Inters, que debes aclarar tan
pronto como te sea posible. Ser la informacin confusa, incompleta, olvidada, etc.
Por ejemplo, un candidato puede que no haya indicado en su curriculum la razn por la que quiere dejar su
trabajo.
Debers anotarlo, como Centro de Inters de la siguiente forma:
DATOS
CURRICULUM
7.2.- CENTROS DE INTERES PARA LAS COMPETENCIAS A VALORAR DEL MODELO DE SELECCION
Una vez anotados los Centros de Inters relacionados con el Curriculum hay que anotar los Centros de
Inters que pueden evidenciar los puntos relacionados con cada Competencia a valorar.
Una nueva revisin del curriculum, con las capacidades exigidas por cada Competencia puede ayudarte a
identificar Centros de Inters que debes explorar ms a fondo. Tu objetivo es localizar al menos un Centro
de Inters en cada Competencia.
Puedes usar el mismo Centro de Inters para ms de una Competencia, si crees que ello te va a
proporcionar informaciones tiles para otra Competencia.
Identificando los Centros de Inters para cada Competencia antes de la entrevista y explorando esos
Centros con el candidato, podrs terminar la entrevista con la suficiente informacin sobre la capacidad
del candidato respecto a cada Competencia.
En tu bsqueda de Centros de Inters debes mirar atentamente los empleos anteriores, as como la
educacin y los intereses personales del candidato, haciendo estas preguntas: Es necesario que el
candidato tenga experiencia previa para desarrollar un tipo de actividades?.
Puede la experiencia revelar el potencial del candidato para desarrollar las capacidades que requiere este
trabajo?.
A la vez que el candidato habla o hace preguntas, debes hacerle observaciones que pongan ms en
evidencia sus habilidades y potencial.
7.3.- FORMULACION DE POSIBLES PREGUNTAS PARA CADA CENTRO DE INTERES
Una vez seleccionados los Centros de Inters para cada Competencia a Valorar, debes continuar
preguntando sobre esas Competencias. Dichas preguntas abrirn un tema de conversacin.
Las respuestas del candidato pueden sugerir preguntas adicionales que te ayudarn a explorar el Centro
de Inters en profundidad. Cuando ests seguro de que has explorado un Centro de Inters lo suficiente,
puedes volver a la ficha para decidir qu Centro tocar, utilizando preguntas que hayas escrito durante la
Planificacin para abrir el siguiente tema de conversacin.
PLANIFICACION (COMPLETAR ANTES DE LA ENTREVISTA)
En base a
candidato.
la
ficha
CENTROS DE INTERS
POSIBLES PREGUNTAS
del CERELSA
Razn por la que dej el Por qu dej el trabajo?
trabajo anterior.
Salario.
Cules son sus pretensiones
econmicas?
Entrevista inicial.
Resultados de los tests.
COMPETENCIAS
Toma de decisiones:
En IRMASA
Capacidad para,
Conocimientos,
Puede
describirme
una
situacin normal que le haya
requerido una decisin rpida?
Resolver un problema
que afecte al proceso de
trabajo.
Conseguir informacin
y utilizarla.
Percibir
alternativas.
evaluar
Analizar
con rapidez.
decisiones
Mantener
con confianza.
decisiones
Organizacin:
En ACTION, S.L.
Capacidad para:
Organizar planes
promover actividades.
Establecer esquemas.
Explicar
los
objetivos
alcanzados,
las
medidas
tomadas en la situacin "x".
Coordinar
recursos
para alcanzarlos objetivos.
Disponer los asientos sin que haya una barrera entre el entrevistador y el candidato.
8.2.- EXPLICAR LOS PASOS DE LA ENTREVISTA:
EJEMPLO
CANDIDATO: Juan Lope
CURRICULUM
CENTROS DE INTERS
Salario
Contacto con el candidato
(prensa,
etc.)
recomendacin,
POSIBLES PREGUNTAS
Nivel de funciones.
Condiciones de trabajo.
Conocimientos y habilidades.
Provocan discusin.
Estn estructuradas.
EJEMPLO: Cuntas veces ha cambiado de trabajo? Tuvo algn problema? Cmo se sinti cuando fue
despedido? Acab la carrera?
PREGUNTAS DIRIGIDAS
Dar opcin al entrevistado para ver si ha sido bien entendido y, si no ha sido as, para explicarse.
REFLEJO
Forma de reflejar los sentimientos y emociones del candidato ms all que lo que da a entender.
Estimulan a hablar.
Permanecer neutral,
espontneamente.
mostrando
objetividad,
con
el
fin
de
que
el
candidato
se
exprese
COMPETENCIA
CENTRO DE INTERS
DOTES DE ORGANIZACIN.
Capacidad para,
Planificar, organizar y
dirigir actividades de acuerdo
con unas prioridades.
Establecer calendarios,
fechas y objetivos.
Coordinar
para
lograr
deseados.
recursos
objetivos
Organizar el trabajo
autnomamente o como parte
de un equipo.
POSIBLES PREGUNTAS
Habilidades
organizativas Cmo
ha
organizado
como jefe de grupo.
actividades de grupos que Vd.
Haya dirigido?
Controlar o adaptarse a
cambios,
problemas,
sin
perder eficacia.
COMPETENCIA
CENTRO DE INTERS
POSIBLES PREGUNTAS
ASERTIVIDAD
Capacidad para,
Lograr metas y sentirse
orgulloso de sus logros.
Tomar iniciativas y ser
constante, mantener un alto
nivel de actividad.
Demostrar
confianza
en s mismo y una actitud
positiva hacia los dems.
Asumir
riesgos
razonables y competir
Expresar
las
necesidades
de
la
organizacin y las personales
de una manera constructiva
La informacin se relaciona con la dimensin a valorar en la seleccin, o con el centro de inters, o con
alguna de las otras dimensiones de la seleccin, dentro de la entrevista.
ADECUADA
Se tiene suficiente informacin sobre la dimensin analizada con el fin de evaluar la capacidad del
entrevistado.
En resumen, la informacin es vlida si es clara, relevante y adecuada.
Si la informacin no es...
CLARA
Hay que probar con otro Centro de Inters que pudiera suministrar evidencias para la dimensin
explorada.
EJERCICIO
PUESTO: Ejecutivo de cuenta. Departamento de Pensiones para un Broker de Seguros.
FUNCIONES: Contactar con clientes y con agentes de Compaas de Seguros para conocer diversos planes
de Pensiones.
COMPETENCIA
CENTROS DE INTERS
POSIBLES PREGUNTAS
RELACIONES
INTERPERSONALES
Describir
clientes.
Capacidad para,
Trabajar
colaboracin
personas.
con
su
relacin
con
Relacionarse
eficazmente con clientes
compaeros de trabajo.
Reconocer capacidades
y limitaciones en s mismo y
en los dems.
Ganarse
de los dems.
la
confianza
Demostrar
la
sensibilidad adecuada ante los
sentimientos de los dems.
Concentrarse
en
el
trabajo, dejando de lado
asuntos personales cuando
est supervisando el trabajo
de otras personas.
Considerar a las personas solteras como de mayor riesgo que las casadas para determinados trabajos.
Evitar contratar a gente con una incapacidad fsica por temer que los dems se sientan incmodos en
su presencia.
Considerar que las personas sin experiencia laboral sern difciles de adaptar.
Dudar de una persona que piensa diferente de la mayora por creer que no se sentir cmoda.
Es la incapacidad para evaluar al candidato con objetividad, por las actitudes que el entrevistador tiene
hacia ciertas personas o grupos.
PROYECCION
Te formas una idea del entrevistado y luego buscas argumentos para justificar tu conclusin?.
Actas a la defensiva?.
Preguntar al candidato: Hay alguna informacin que le gustara tener en relacin con el puesto de
trabajo?
Las observaciones que se han hecho sobre el comportamiento del candidato durante la entrevista.
La informacin de lo dicho por el entrevistado o de lo observado por el entrevistador, slo es vlida si se
relaciona directamente con la dimensin explorada.
9.1.- EVIDENCIA DE LA CAPACIDAD
Evidencia de la capacidad del entrevistado puede ser:
Un dato que no tenga que ver con la buena realizacin del puesto ofrecido.
EJEMPLOS DE EVIDENCIA
APROPIADOS
Encuentra
difcil
compromiso
INAPROPIADOS
dar
opiniones
dirigiendo
sus
Parece saber cmo hacer las cosas.
Listo y ambicioso
buen
contacto
con
el
9.2.- VALORACION
Despus de la entrevista (o durante la misma) hay que anotar la informacin sobre cada dimensin, para
evaluar la capacidad del candidato en relacin con cada dimensin y para recomendar la candidatura ms
adecuada. La Ficha/Gua permite mirar la lista de dimensiones a examinar incluyendo alguna dimensin
especial que pueda tener el trabajo, tomada como evidencia para cada aspecto de la seleccin.
Antes de empezar la evaluacin, se deben revisar las notas tomadas durante la entrevista. Si se identifica
alguna evidencia relacionada con una dimensin especfica, hay que anotarla. Cuando se han apuntado
todas las evidencias relacionadas con cada dimensin, debes usar las siguientes pautas de actuacin para
clasificar la aceptabilidad del entrevistado.
BUENO: Demuestra una capacidad suficiente con respecto a la dimensin valorada. El entrevistado
sera capaz de realizar el trabajo a un nivel aceptable.
CON DUDAS: Aqu habra que cuestionarse la aptitud del candidato con respecto a la dimensin
valorada, y si puede ser superado el problema con un adiestramiento especial.
El procedimiento es el siguiente:
1.
Antes de evaluar al candidato en cada dimensin, considerar si existen posibles fuentes de interferencia
que puedan afectar a la valoracin de las pruebas.
1.
Cuando has llegado a la conclusin de que el juicio es imparcial, pon una marca de control en el espacio
que indica la evaluacin de la aptitud del entrevistado con respecto a la dimensin valorada.
2.
Repite el proceso con todas las dimensiones incluyendo las dimensiones especiales de puesto de
trabajo.
3.
4.
El ltimo paso dentro de la Entrevista Enfocada sobre los Centros de Inters, es la evaluacin general del
entrevistado.
9.4.- INTERCAMBIO DE INFORMACION
Es muy recomendable que los que han participado en la realizacin de los diferentes pasos de la entrevista
Enfocada sobre los Centros de Inters, intercambien sus datos. La Seccin de Evaluacin de la Gua de
Entrevista debe usarse conjuntamente, cuando varios entrevistadores tengan sus observaciones sobre un
candidato, as como las conclusiones. Se debe usar la ltima Seccin de la Gua para escribir los
resultados.
Como no hay dos entrevistadores iguales, el intercambio de datos siempre ser enriquecedor. As mismo,
cuando se trata de elegir entre dos o ms candidatos que parezcan recomendables, la Seccin de
Evaluacin de la Gua de Entrevista permitir comparar las cualidades y los defectos correspondientes a
cada dimensin.
La utilidad de este instrumento de evaluacin depende de la eficiencia de la entrevista. Si hay falta de
pruebas consistentes a la hora de evaluar, ser seal de que hay que entrenar las habilidades del
entrevistador.