Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Unidad Educativa Colegio Sin I
1erAo Seccin U

EL
ARCHIVO
Docente:

Alumno:

Hernndez Leda

Navarro Jess
C.I:30.451.451

Ciudad Bolvar, Junio del 2015

NDICE

INTRODUCCIN................................................................................................................ 3
EL ARCHIVO................................................................................................................... 4
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO........................................................................................4
EQUIPOS Y MATERIALES QUE SE REQUIEREN PARA ARCHIVAR............................4
A) Archivo vertical:....................................................................................................... 4
B) Archivo horizontal o estanteras con anaqueles fijos:..............................................5
C) Fichero:................................................................................................................... 5
D) Equipos electrnicos:..............................................................................................6
E) Carpetas:................................................................................................................. 7
F) Carpetas de acorden o carpeta de fuelle:..............................................................7
G) Tarjetas:................................................................................................................... 8
H) ndices:.................................................................................................................... 8
I) Marbetes................................................................................................................... 8
J) Bandeja de escritorios:.............................................................................................8
K) Ganchos:................................................................................................................. 8
L) Guas y sub guas:...................................................................................................8
CMO SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS EN LAS EMPRESAS?............................9
SISTEMA ALFABTICO..................................................................................................9
SISTEMA NUMERICO.....................................................................................................9
SISTEMA GEOGRFICO..............................................................................................10
ANXOS........................................................................................................................... 11
CONCLUSIN.................................................................................................................. 12
BIBLIOGRAFA.................................................................................................................13

INTRODUCCIN
En el siguiente trabajo aprenderemos que es el archivo, cual es la importancia del
archivo, que equipos y materiales se requieren para archivar, como se archivan los
documentos, con todo esto aprenderemos algo sobre los documentos y archivos.

EL ARCHIVO
En trminos generales el archivo es el ordenamiento metdico y adecuado de los
testimonios escritos, de las tradiciones, de las culturas, de las artes, la ciencia y la
tecnologa entre otros, para su conservacin y consulta.
Definindolo en trminos comerciales el archivo es el ordenamiento metdico y
adecuado de los documentos para su conservacin y consulta.
Segn el artculo 2 de la ley general de archivos
Archivo es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma y soporte
material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin, y la cultura.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Segn el artculo 4 de la ley general de archivos:
Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
En toda organizacin las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la informacin y de la documentacin.

Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros

servicios.

Asegurar la conservacin de los documentos.

EQUIPOS Y MATERIALES QUE SE REQUIEREN PARA ARCHIVAR

A) Archivo vertical: Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima
de otra, para mantener en ellas carpetas en posicin vertical, lo cual facilita la

ubicacin del material archivado. Los ttulos escritos en las pestaas de las
carpetas pueden ser ledos cmodamente, debido a la visibilidad horizontal que
proporciona la ubicacin de las carpetas.

B) Archivo horizontal o estanteras con anaqueles fijos: Son muebles que

consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser
abiertos y en otros estn provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos
muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestaas en
uno de los bordes angostos.

C) Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeas en las cuales se

colocan fichas o tarjetas contentivas de informacin relacionada con el contenido
de las carpetas archivadas.

D) Equipos electrnicos:
a) Computadora: Es un sistema electrnico que consta de una pantalla o monitor,
un teclado muy parecido al de la mquina de escribir y una unidad de
procesamiento donde reside la memoria y se efectan las operaciones y procesos.

b) Disco duros o fijos: Es un disco magntico que se encuentran en el CPU de la

computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y
archivos de una computadora.

c) Dispositivos de almacenamiento de informacin: Son los medios en los

cuales se guarda informacin que ha sido procesada en la computadora. Pueden
ser electrnicos como las memorias y pticos como los discos compactos Cd.

E) Carpetas: Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catn,

cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se
relacionen con un individuo, empresa o institucin, pueden ser de tamao carta u
oficio, stas traen una pestaa donde se o escriben el encabezamiento ttulo
correspondiente.

F) Carpetas de acorden o carpeta de fuelle: Son aquellas que tienen varias

divisiones en forma de pliegues, de all su identificacin como carpeta de acorden
o de fuelle. sta por lo general viene clasificada numricamente o con letras del
alfabeto lo cual permite ordenar fcilmente la documentacin, se le considera
como un archivo auxiliar.

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G) Tarjetas: Son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5

pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organizacin de
ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localizacin de las carpetas, gavetas
o archivadores donde se encuentran la informacin necesaria.
H) ndices: Son listados con referencias alfabticas o numricas sobre el
contenido de cada equipo de archivo.

I) Marbetes: Son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar
lo que ha quedado archivado o debe archivarse.
J) Bandeja de escritorios: Es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para
colocar en ella la correspondencia recibida.
K) Ganchos: Son piezas metlicas que sirven para sujetar los documentos dentro
de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de
documentos a sujetar.
L) Guas y sub guas: Son lminas de material resistentes cartn fibra pesada
cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer
divisiones dentro de las gavetas
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CMO SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS EN LAS EMPRESAS?

Los documentos se deben archivar por mes. Es decir, aunque de algn mes haya
pocos documentos, no deben mezclarse con documentos del mes siguiente ni
anterior.
Los documentos se almacenan en gavetas por cierto tiempo. Ya al tiempo
transcurrido se ponen en cajas de archivos. Y despus se ponen en un cuarto a el
que le llaman archivo muerto.

SISTEMA ALFABTICO
Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la
secuencia de letras del alfabeto.
Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partes en que se
divide el nombre de una persona, empresa o instituto.
Pasos para archivar alfabticamente:
1) inspeccionar: se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido
autorizado el archivo.
2) clasificacin: se determina el ttulo bajo el cual ser archivarn los documentos,
esto depender de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente
de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y
nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se enva.
3) macar o codificar: se proceder a sealar el ttulo bajo el cual se habr que
archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo
seleccionado.
4) distribuir: consiste en separar alfabticamente los ttulos marcados.
5) archivar: se procede a colocar los papeles o documentos en sus respectivas
carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estricto orden alfabtico.

SISTEMA NUMERICO
Los sistemas numricos son varios los utilizados para organizar los archivos de
correspondencia y los de tarjeta. Sistema numrico corriente es el sistema

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numrico ms conocido; en los dos dgitos se considera en el mismo orden en q

permanece de izquierda a derecha, y se asignan en orden ascendente, sea, de
menor a mayor.
Consiste en asignar nmeros consecutivos a las personas y/o empresas que
escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despus archivarlas
por orden numrico.
Se hace una ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado. Las fichas se
archivaran en orden alfabtico en un cajn o fichero.

SISTEMA GEOGRFICO
Como su nombre lo indica, es la organizacin de los documentos o las tarjetas de
los clientes, teniendo en cuenta su localizacin, es decir, agrupa a todos los
corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabtico. Este sistema es similar al
alfabtico nominativo (personas naturales y jurdicas), porque la clasificacin final
se hace tambin por nombres de individuos o empresas.

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ANXOS
Archivador

Sistema Alfabtico

Sistema Numrico

Sistema Geogrfico

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CONCLUSIN
Con este trabajo aprendimos que el archivo es el ordenamiento metdico y
adecuado de los testimonios escritos, de las tradiciones, de las culturas, de las
artes, la ciencia y la tecnologa entre otros, para su conservacin y consulta.
Tambin aprendimos como se archivan los documentos, que equipos y materiales
se necesita para archivar como el fichero, las carpetas, ndices, marbetes, bandeja
de escritorios y todo esto nos ayudo a aprender un poco ms sobre este tema.

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BIBLIOGRAFA

www.wikipedia.com
www.monografas.com

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