Proceso de registro de la informacin contable

Libro diario
Anteriormente se registraron las transacciones en las cuentas del libro mayor. Se inici el registro en este libro con el objeto de visualizar mejor el efecto de las transacciones en la ecuacin
contable. Aunque stas pueden registrarse directamente en las cuentas del libro mayor, en un
sistema contable la informacin debe consignarse primero en un libro diario, debido a que la
unidad en que se apoya la organizacin del mayor es la cuenta, mientras que la unidad que
sirve de base para el diario es la transaccin.
Debe observarse que los hechos econmicos, antes de registrarse en el libro diario, se resumen en comprobantes de contabilidad como lo sugiere la figura 2-1.

Registro de transacciones en el diario

El diario es el libro de contabilidad en el que se registran en orden cronolgico los hechos econmicos en trminos de dbitos y crditos. Como cada transaccin debe anotarse inicialmente
en este libro, se le conoce tambin con el nombre de registro de asientos originales. Para cada
transaccin, el asiento contable debe precisar los nombres de las cuentas que se debitan y
acreditan, el valor de cada dbito y crdito, y cualquier explicacin relevante en la transaccin.
Las empresas utilizan diferentes clases de diario: el volumen de transacciones y la naturaleza
de sus operaciones determinan el tipo y nmero de diarios requeridos. Un modelo de diario
sencillo se denomina diario general, cuyo formato es el siguiente:
Diario general
Fecha

Pgina No.
Descripcin

Ref.

Dbito

Crdito

Los componentes del diario son los siguientes:

Fecha. Se anota el ao, el mes y el da de la primera transaccin. No es necesario repetir el ao
y el mes en las transacciones posteriores mientras no haya un cambio en ellos o se inicie una
nueva pgina.
Descripcin. Se registra la cuenta o cuentas debitadas, y debajo, con una leve sangra hacia la
derecha, la cuenta o cuentas que se acreditan.
Referencia. Se anota el nmero del cdigo de cada cuenta del mayor afectada con la transaccin. De esta manera se cumple con la referencia cruzada entre el diario y el libro mayor.
Sexta edicin

Dbito. Valor de la cuenta debitada.

Crdito. Valor de la cuenta acreditada.
Finalizado el registro contable, se anota debajo del asiento crdito una breve explicacin
de la transaccin realizada. Se recomienda dejar una lnea en blanco entre la explicacin y el
asiento contable siguiente para facilitar la identificacin visual del asiento.
A continuacin se registran las transacciones de Servicali Ltda. en el diario general con el
objeto de que el lector comprenda el manejo de este libro de contabilidad.

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Contabilidad
Diario general
Fecha
Ao
mayo 4 Caja

Descripcin

Ref.

Pgina No.
Dbito

Crdito

400.000

Aportes sociales

400.000

Inversin de capital en la empresa

10 Terrenos

300.000

Caja

300.000

Compra de terreno
14 Caja

500.000
Obligaciones financieras

500.000

Bancos nacionales
Obtencin de prstamo bancario
20 Equipo de oficina

200.000

Caja

100.000

Cuentas por pagar

100.000

Compra de mobiliario
22 Clientes

260.000

Ingresos operacionales

260.000

Venta de servicios a crdito

28 Caja

130.000

Ingresos operacionales

130.000

Venta de servicios al contado

30 Gastos de personal

80.000

Gastos servicios

13.000

Caja

80.000
13.000

Costos y gastos por pagar

Nmina y servicios pblicos incurridos

Traslados del diario al mayor

Una vez registradas las transacciones en el diario, stas deben transferirse a las respectivas
cuentas del libro mayor. El traslado de los dbitos y crditos del diario al mayor se conoce como
mayorizacin; involucra los siguientes pasos:
t

&O
MB
DPMVNOB
%CJUP
EFM
NBZPS
TF
SFHJTUSB
FM
WBMPS
ECJUP
RVF
mHVSB
FO
FM
EJBSJP
&O
MB

columna Crdito del mayor se anota el valor crdito que figura en el diario.
t

&O
MB
DPMVNOB
'FDIB
EFM
NBZPS
TF
BOPUB
MB
GFDIB
EF
MB
USBOTBDDJO
EFM
EJBSJP

t

&O
MB
DPMVNOB
3FGFSFODJB
EF
MB
DVFOUB
EFM
NBZPS
TF
BOPUB
FM
ONFSP
EF
MB
QHJOB
EFM

diario.
Contabilidad

t

&O
MB
DPMVNOB
3FGFSFODJB
EFM
EJBSJP
TF
BOPUB
FM
DEJHP
EF
MB
DVFOUB
EFM
NBZPS

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La anotacin del nmero de la cuenta del libro mayor en el diario y del nmero de pgina
del diario en la cuenta del mayor se conoce como referencia cruzada entre los dos libros. La
referencia cruzada permite rastrear cualquier transaccin registrada y constituye una herramienta valiosa para una eficiente auditora de los libros.
A continuacin se ilustra el procedimiento de mayorizacin y el concepto de referencia
cruzada, para la transaccin 3 del ejemplo de Servicali Ltda.

Proceso de registro de la informacin contable

Diario general

Pgina No.

Fecha
14 de mayo

Cuentas y explicacin
Caja
Oblig. fin. - Bancos nacionales

Cdigo

Dbito

1105

500.000

2105

Crdito
500.000

Obtencin de prstamo bancario

Mayor general
Caja
Fecha
14 de mayo

Cuenta 1105
Explicacin

Ref.

Dbito

500.000

Ref.

Dbito

Prstamo del banco

Obligaciones financieras - Bancos nacionales

Fecha
14 de mayo

Explicacin
Prstamo del banco

Crdito

Saldo
500.000

Cuenta 2105
1

Crdito

Saldo

500.000

500.000

La mayorizacin puede efectuarse trasladando el dbito y el crdito de cada transaccin en

el orden en que figuren en el diario, o bien, traspasando primero todos los dbitos seguidos de
todos los crditos que se presenten en una pgina del diario. El traslado a las cuentas del mayor
puede efectuarse cada vez que se registre una transaccin en el diario al final del da, semana,
mes, o al completarse una pgina del diario. Se recomienda la mayorizacin diaria de las cuentas
Caja, Bancos, Clientes y Cuentas por pagar para su mejor control y toma de decisiones.

Balance de prueba
En la contabilidad por partida doble siempre debe existir igualdad entre el valor dbito y el
valor crdito para cada transaccin. Cuando se afectan slo dos cuentas, el valor dbito debe
ser igual al valor crdito. Si se afectan ms de dos cuentas, el total de los dbitos debe corresponder al total de los crditos.
Al igual que en el proceso de mayorizacin de las cuentas, los dbitos tambin deben
coincidir con los crditos, y es de esperarse que la suma de los dbitos sea igual a la suma de
los crditos en el libro mayor. Para verificar esta igualdad se elabora el balance de prueba o de
comprobacin, que compara en forma de lista y a dos columnas los saldos dbito y los saldos
crdito de todas las cuentas del mayor.

Preparacin del balance de prueba

Sexta edicin

El balance de prueba generalmente se prepara antes de elaborar los estados financieros o al

final de cada mes, aunque tambin puede efectuarse a intervalos ms frecuentes o ms prolongados. Se recomienda hacerlo mensualmente para comprobar la igualdad dbitos-crditos
en el mayor, localizar los errores que pueda haber en un periodo y servir de fuente en la preparacin de los estados financieros, ya que el balance de prueba no constituye uno de ellos.
Los ttulos de las cuentas se presentan en una lista en orden numrico, como figuren en el
libro mayor; los saldos dbito se ubican en la columna izquierda del balance de prueba y los
saldos crdito en la columna derecha. Por lo general, los saldos de las cuentas de Activo y de
Gastos se presentan en la columna dbito, y los saldos de las cuentas de Pasivo, Patrimonio e
Ingresos en la columna crdito. Una vez relacionadas todas las cuentas del mayor, se suman las
columnas, y el total de la columna dbito debe corresponder con el de la columna crdito.
La elaboracin del balance de prueba no garantiza un correcto registro de las transacciones
en las cuentas. Un balance de prueba puede arrojar sumas iguales a pesar de los errores que
hayan podido cometerse en el proceso de registro, pues el balance de prueba slo permite
verificar la igualdad matemtica entre los dbitos y los crditos.

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