Sistemas de Informao de Memria Organizacional

Modelao de competncias de organizacionais

Jos Braga de Vasconcelos

jvasco@ufp.pt
Universidade Fernando Pessoa
Faculdade de Cincia e Tecnologia
Praa 9 de Abril, 349
P4200 Porto Portugal
+351 22 5071306

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Universidade dos Aores
Fevereiro de 2004

Sistemas de Informao de Memria Organizacional

Gesto de Conhecimento Organizacional

Campo de investigao multidisciplinar
Sistemas de Informao
Cincias da Computao
Gesto de RH
Cincias Organizacionais
Gesto de recursos organizacionais
Gesto dos recursos no sentido de utilizar, preservar e capitalizar
o conhecimento das pessoas, dos grupos de trabalho e da prpria
organizao.
Memrias Organizacionais (MO) e a Modelao de Competncias
Modelo ontolgico para a definio de MO tendo por base a
representao de competncias e a definio de memrias de
grupo.
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Sistemas de Informao de Memria Organizacional

Memria Organizacional
Repositrio de conhecimento organizacional
Uma memria organizacional tem por objectivo recolher,
preservar e disseminar de uma forma sistemtica os recursos
de conhecimento da organizao.
Recursos de conhecimento organizacional
Conhecimento explicito (representvel)
Bases (e armazns) de dados
Documentao (manuais, relatrios, paginas web)
Conhecimento tcito (de dificil aquisio e representao)
Competncias dos RH
Experincias profissionais
Heursticas associadas ao conhecimento procedimental
Conhecimento adquirido atravs da experincia de trabalho
Motivaes pessoais / grupos de trabalho
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Sistemas de Informao de Memria Organizacional

Memria Organizacional
Razes subjacentes criao de Memrias Organizacionais
A maioria dos RHs perde muito do seu tempo a procurar a informao
que necessita.
O saber fazer essencial est apenas disponvel na mente de algum as
pessoas
Informao valiosa est dissimulada em imensos conjuntos de dados e
documentos.
Erros dispendiosos so repetidos devido no considerao de
experincias anteriores.
Atrasos, produtos e servios com pouca qualidade resultam de um
insuficiente fluxo de informao entre os diversos agentes
organizacionais.
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Sistemas de Informao de Memria Organizacional

Memria Organizacional
Motivaes para a construo de Memrias Organizacionais
Evitar a perda de capital intelectual quando um especialista
deixa a empresa
Explorar e reutilizar a experincia adquirida nos projectos
passados para evitar a repetio de erros
Melhorar a circulao e comunicao da informao na
organizao
Integrar o saber fazer de diferentes partes da organizao
Melhorar o processo de aprendizagem individual e
organizacional
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Sistemas de Informao de Memria Organizacional

Memria Organizacional
Requisitos de uma Memria Organizacional
Recolha e apresentao de informao relevante organizao
apresentar activa e passivamente diferentes fontes de informao

Preservar e integrar diferentes tipos de informao

Classificar diferentes fontes de informao de diversas reas funcionais (estrutura
organizacional, procedimentos de trabalho, perfis e competncias dos RH)

Recuperar e distribuir informao

Mecanismos inteligentes de acesso e navegao no espao de inf ormao

Optimizar o processo de aquisio de conhecimento

Promover a utilizao do sistema de modo a recolher diferentes perspectivas de
diferentes intervenientes com diferentes qualificaes e competncias

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Memria Organizacional
Representao da Informao
Modelao de informao pessoal e de grupo
Modelao organizacional

Domnios de modelao

Modelao e integrao empresarial

Diferentes fontes de informao

Diferentes nveis de especificao dos dados

para representar

Informal e atravs de diagramas (ex.: linguagem

natural, notao grfica, diagramas ad-hoc)

Bases de dados
Case bases
Documentos
Legacy sources of data

Semi-formal (ex.: modelo orientado a objectos)

Formal (ex.: lgica de primeira ordem)

para armazenar

Diferentes formas de manipulao e visualizao da

informao
Sem estrutura estabelecida (notas pessoais)
Semi-estruturada (ex.: folha de calculo ou pgina web)
Estruturada (ex.: registo de base de dados)
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Sistema de Informao de Memria Organizacional

Utilizador
(tarefa de grupo)

Utilizador
(tarefa individual)

Memria Organizacional
(tarefas individuais e de grupo)

Knowledge-Intensive Tasks
- resoluo de problemas complexos
- tarefas de suporte deciso
- anlise de comportamentos org.

Sistema de Gesto
de Conhecimento
para assistir

Ontologias descries formais e semi-formais de domnios de

conhecimento
para representar fontes de
Informao organizacional

Bases de dados
Perfis e competncias
dos RHs

Documentos
Case bases
Regras e
procedimentos

Anotaes pessoais e
de grupos de trabalho

Memria Organizacional
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Aplicao de Ontologias como forma de representao de conhecimento

Ontologias
Uma Ontologia uma especificao formal e explicita de
uma conceptualizao partilhada por um grupo
Semntica associada a uma notao ontolgica
A linguagem ontolgica semntica e sintacticamente mais rica do que as
abordagens existentes de definio de modelos semnticos de dados
A informao descrita por uma ontologia pode ser apresentada em diferentes
nveis de formalizao: rede semntica, linguagem natural, semi-estruturada e
definies formais incluindo axiomas lgicos.
Uma ontologia usa uma terminologia partilhada e consensual de forma a facilitar
a partilha e reutilizao de informao;
Os termos usados na especificao de uma ontologia so explicitamente
definidos.
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Representao de uma Memria Organizacional

1 Camada conceptual

Taxinomia da organizao
(Ontologias ao nvel do conhecimento linguagem natural )

Company
part-of

is-a
Document

Resource team
part-of
Employee
has-some

player-of

state-of
Work step

executor -of

Activity
applied -i n
Business rule

2 Camada formal

i s-a
Article

Ontologias
do domnio

is-a
Free -text annotation

has-a
Document type

Role

requires

Competency

Ontologia da
Informao

Ontologia
Information source
da Organizao

part-of
title

part-of

Competence ontology

section

is-a

Book
instance-of

Product ontology

has-a
Project ontology

Storage format
instance -of

System description X11

PDF

Representao formal
(especificao formal, ex.:. Ontolingua)

3 Camada aplicacional
Modelo de dados semntico
Servios de Dados/Web
Mecanismos de acesso
Mecanismos de navegao

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

assistir

Organizaes baseadas
em conhecimento

10

Gesto de Competncias Organizacionais

Gesto de Competncias
O objectivo da gesto de competncias a criao de
mecanismos
que
permitam
a
manipulao
e
capitalizao das capacidades (competncias) inerentes
aos RHs existentes numa organizao.
Um Sistema de Gesto de Competncias tem por
objectivo representar e manipular de forma explicita as
diferentes dimenses associadas a uma competncia
organizacional.
Entende-se por competncia organizacional o conjunto
de experincias profissionais, valncias e heursticas dos
recursos humanos tanto na perspectiva do indivduo,
como na perspectiva do grupo e da organizao.
XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

11

Gesto de Conhecimento vs. Gesto de Competncias

Gesto de Conhecimento
Conhecimento explicito + Conhecimento tcito
Tem por base a aplicao das tecnologias da informao
Parte integrante do SI da organizao
Foca essencialmente a organizao

Gesto de Competncias
Competncias conhecimento tcito
Utiliza as tecnologias de informao
Parte integrante do SI da Organizao
Foca essencialmente os RHs da organizao

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

12

Representao de Competncias Organizacionais

Modelo para a gesto de competncias

Hierarquia de competncias primitivas

conhecimento genrico independente do domnio

Hierarquia de reas de aplicao

conhecimento especfico dependente do domnio

Representao de perfis de pessoas

ao nvel do indivduo, grupo e da organizao e suas competncias,

Representao de projectos e de competncias

Especificao de projectos e competncias necessrias

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

13

Representao de competncias organizacionais

Hierarchy of Primitive Competencies
Competency
Technical Competency
Analysis
Requirements analysis
Testing
Assessment
Review
Engineering
Design
Development
Integration
Maintenance
Cognitive competency
Understanding
Reasoning
Creativity
Physical competency
Manual Competency
Repair
Removal
Fitting
Connection
Install
Replacement
Project Competency
Management
Planning
Organising
Controlling
Communication
Business Competency
Marketing
...

Hierarchy of Application Areas

Named competence relations

Work experiences
Has-experience -of
Has-worked- on
Participation-on
Project-leader- of
General Competencies
Author -of
Background-of
Practice -of
Has-role -of
Has-skill- of

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

Information Ontology
Entity
Process
Activity
reused from
Task
Document
Procedure
Product Ontology
Standard
Directive
Recommendation
...
reused from
Physical device
Product
Technical category
Electromagnetic Comparability
Environmental conditions
Electrical Interfaces
Optical Interfaces

Abstract device
Software system
Operating system
Language
Computer language
Natural language
Customer
National
Multinational

14

Definio de uma Memria de Grupo

Estrutura e comportamento
do grupo de trabalho
Caractersticas do grupo
Fluxos de trabalho/processuais
Competncias individuais e de grupo
Heursticas desenvolvidas
Papeis e responsabilidades

Informao factual
Opinies
Comentrios
Perspectivas
Decises
Alternativas

Descries de projectos

Memria de Grupo

Experincias passadas
Decises crticas
Lies apreendidas
Melhores prticas

Ontologias

Potenciar os elementos cognitivos

Partilhar e reutilizar experincias

Melhorar a comunicao entre os membros

Analisar alternativas de negcios

Alinhar mltiplas perspectivas

Dar apoio tomada de decises

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

15

Sistemas de Informao de Memrias Organizacionais

Comentrios finais
A investigao nesta rea destina-se a promover nas instituies um
espirito de partilha e reutilizao de conhecimento, nomeadamente as
competncias individuais e de grupo.
A escolha das ontologias como forma de representao de
conhecimento prende-se com o facto desta disciplina enfatizar a
reutilizao de conhecimento consensual e devidamente validado pela
comunidade cientfica.
A existncia de diversos projectos de investigao e desenvolvimento
nesta rea denota a forma como as organizaes podero
desenvolver os seus negcios por forma a identificar (globalmente) e
utilizar os RH adequados aos projectos em curso.

XIV Jornadas Luso-Espanholas de Gesto Cientfica

16