Introduccin

En el momento en el que una empresa decide implementar un software de gestin

ERP es necesario establecer un protocolo de desarrollo para asegurar que este
proceso sea un xito. Fijar un objetivo claro y realista de lo que se pretende
conseguir con la implantacin de un ERP, as como escoger el proveedor
adecuado son pasos previos que deben hacerse con sumo cuidado. Por eso, es
recomendable disear una estrategia con las diferentes etapas a cumplimentar
hasta que se complete el ciclo de vida del software empresarial.

PARA QUE SIRVE UN ERP?

Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una
empresa. Para verdaderamente ser considerado ERP, el sistema posee algunas
de las siguientes caractersticas fundamentales:
Flexibilidad: Un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las
constantes transformaciones de las empresas. La tecnologa cliente/servidor
permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones
de bases de datos abiertas.
Modularidad El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede
usar un mdulo libremente sin que este afecte los restantes.
Comprensivo El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras
organizacionales de las empresas, as como una vasta rea negocios.
Conectividad El sistema no se debe confinar al espacio fsico de la empresa y
permitir la conexin con otras entidades pertenecientes al mismo grupo
empresarial.
Simulacin de la Realidad debe permitir la simulacin de la realidad de la empresa
en el ordenador.
Y adems un ERP cuenta con los siguientes beneficios:

1. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros.

2. Modernizar las estructuras administrativas.
3. Centralizar el control sobre la informacin.
4. Estandarizar los procesos.
5. Reduccin en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio.

6. Transacciones de la informacin ms rpidas.

7. Mejor administracin financiera.
8. Establecer las bases para el comercio electrnico.
9. Hacer el conocimiento de los procesos explcito.

CARACTERSTICAS DEL ERP

Las dos caractersticas principales que diferencian a los ERP de otros programas
de gestin empresarial es que son modulares y configurables:
Modulares: los ERP cuentan con diferentes programas o mdulos que gestionan
los diferentes departamentos de la empresa, tales como ventas, marketing,
almacenes o recursos humanos. Todos estos mdulos comparten informacin en
torno a una base de datos comn que vertebra el funcionamiento del ERP.
Configurables: los ERP deben poder modificarse para adaptarse a las
necesidades especficas de cada empresa, por ejemplo, a la hora de gestionar el
inventario o los puntos de venta. Por eso es necesario que el ERP se pueda
configurar para adaptarse a diferentes organizaciones y procesos, teniendo en
cuenta adems que las necesidades de una misma empresa varan a travs del
tiempo.

TIPOS Y EJEMPLOS DE ERP

Existen dos grandes tipos de software ERP a tener en cuenta: el software a

medida y las soluciones estndar o modulares.
El software a medida supone crear un sistema de ERP desde 0 para una empresa
en particular. Es una solucin ms costosa y que exige encontrar a la compaa
adecuada para llevarla a cabo, pero a cambio ofrece la mxima adaptabilidad.
Por el otro lado, las soluciones estndares o modulares son ms baratas y rpidas
de implantar. Se contratan en base a mdulos o paquetes en funcin de las
necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseadas para un
tipo de empresa muy concreto, por ejemplo bodegas. El software concreto a
escoger estar en funcin del tamao de cada empresa:
Empresas grandes: los ms comunes son SAP y Microsoft Dynamics.
PYMES: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP.
Para empresas pequeas y medianas, existen muchas posibilidades para crear un
ERP en la nube o a travs de software libre como por ejemplo Open ERP.

Las ventajas de un ERP

De una forma resumida, las ventajas que ofrece la implantacin de un software

empresarial ERP son:
Aumenta la productividad
El ERP permite que toda la empresa trabaje con las mismas aplicaciones y
automatizar numerosos procesos de negocio, lo que ayuda a los empleados a
trabajar ms y mejor.

Incrementa el control
Con un ERP, se puede saber al momento todo lo que sucede en la empresa. Por
ejemplo: Quin ha hecho una venta? Cunto inventario queda? Hay facturas
pendientes de pago?

Mejora la seguridad
Toda la informacin del ERP est estandarizada y tiene trazabilidad. As se evitan
los riesgos que supone la informacin dispersa, las prdidas de datos, los accesos
no deseados, etc.

Optimiza el servicio
Con solo acceder al ERP, es posible conocer la situacin exacta de un cliente,
cundo se servir su pedido, si tiene facturas por pagar, reclamaciones o quejas
formuladas, etc.

Genera ahorro
El ERP reduce los costes operativos mediante la automatizacin de los procesos
de negocio, el aumento de la productividad de los empleados y la reduccin de los
riesgos y errores.

Apoya la toma de decisiones

Muchos empresarios dicen tener toda su empresa en la cabeza. Pero cuando la
compaa crece, eso ya no es posible: se requiere el apoyo de un ERP para tomar
decisiones informadas.

Crea cultura de empresa

Implantar un ERP obliga a que todos los departamentos documenten, sistematicen
y coordinen sus procesos de trabajo. Esto supone una profesionalizacin de la
actividad.

Impulsa el crecimiento
Cuando una empresa adquiere una cierta dimensin o complejidad, el ERP es la
herramienta que permite gestionar el negocio de forma profesional, en lugar de ir
"apagando fuegos".

LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN AL IMPLANTAR UN ERP

Cuando el implantador se enfrenta a la puesta en marcha de un ERP o cualquier
otra solucin de gestin, debe profundizar sobre la situacin de la empresa, su
estructura, sus modelos de negocio y, por ende, los requisitos que exigen y las
necesidades que tienen. Es lo que nos permite disear y formular un plan de
desarrollo de implantacin adaptado y rentable para el cliente.
Cada vez son ms las empresas que estn entendiendo las ventajas competitivas
que les puede aportar la implantacin de un ERP. Sin embargo, muchas de estas
implantaciones, despus de un gran esfuerzo de inversin realizado, tanto
econmico como humano, acaban en fracaso.

Qu puede haber fallado? La eleccin del software? Un mal implantador, o

quizs una deficiente planificacin?
La implantacin de un ERP debe basarse en una cuidadosa evaluacin y anlisis
de los proceso de negocio y de los requisitos que precisar para optimizarlos de
una forma evidente a la empresa-cliente.

Para ello es de vital importancia contar con una metodologa adecuada de

implantacin, resaltando tanto tecnologa como beneficios que aportan. Y es que
muchas veces el xito no depende tanto de la calidad o precio del ERP que se
ha seleccionado, sino de cmo se lleva a cabo la implantacin dentro de la
estructura de la empresa y como sta responde a un estudio exhaustivo de los
procesos de negocio sobre los que deberemos actuar.

Etapas para la implantacin de un ERP en una empresa.

Los pasos durante el ciclo de vida de un ERP son los siguientes:

1. Planificacin del proyecto: tal y como se ha comentado anteriormente, la

implantacin y desarrollo de un software ERP en una empresa no es un
proceso que deba tomarse a la ligera. Es necesario, por lo tanto, disear
una estrategia en la que se deben establecer los roles de cada trabajador
durante el proceso y los recursos asignados para cada etapa, tales como
tiempo invertido, formacin, inversin y debate.
2. Seleccin de paquetes: en el mercado no existe un nico ERP para todas
las empresas. Al contrario, este tipo de software es gradual y ofrece
muchas posibilidades de especializacin. Para empezar, un ERP se
compone de multitud de mdulos que ofrecen funcionalidades generales
para cualquier compaa: recursos humanos, marketing, finanzaspero
tambin existen otros mdulos de mayor especializacin para el sector
transportes, aeronutica o alimentacin. Adems, estos mdulos se pueden
nivelar en funcin de las necesidades de la empresa y aumentar sus
prestaciones a medida que sea necesario.
3. Anlisis GAP: se trata de una etapa muy importante en el ciclo de vida de
un ERP, ya que realizar una auditora preliminar nos permitir identificar
todos los riesgos en los procesos de trabajo realizados diariamente, as

como descubrir necesidades de su organizacin para alcanzar un nivel

ptimo de eficiencia.
4. Reingeniera: la implantacin de un programa de gestin ERP supone una
reestructuracin de procesos de trabajo y tareas diarias. Es posible, por lo
tanto, que las responsabilidades de los empleados de una corporacin vare
sensiblemente. Aunque este hecho repercutir sensiblemente en la
eficiencia y productividad de todos los empleados en el medio y largo plazo.
5. Formacin: a pesar de que la mayor parte de los ERP del mercado, como el
software de Quonext, ofrecen una interfaz muy sencilla y con una gran
usabilidad, la formacin es indispensable. Primero de todo, para impedir la
resistencia al cambio que muchos empleados pueden tener al ERP por
miedo a la tecnologa. Pero tambin para facilitar la puesta en marcha del
desarrollo de Microsoft Dynamics ERP una vez el proveedor encargado de
realizar la instalacin desaparezca. Es recomendable que esta formacin se
realice cuando falte un corto espacio de tiempo para que el software de
gestin empresarial ERP entr en fase de pruebas.
6. Pruebas: esta etapa adquiere una gran importancia desde un punto de vista
de la funcionalidad, ya que permite encontrar todos los errores que pueda
provocar la implantacin del programa en una empresa antes de su
aplicacin definitiva.
7. Aplicacin: esta etapa se desarrollar una vez que se haya realizado la
conversin de los datos y el trabajo de la base de datos ha terminado.
8. Mantenimiento y actualizacin: el ltimo paso del ciclo de vida de un
software ERP es el de realizar un mantenimiento continuo del programa, as
como de todas las actualizaciones que harn que el software est
completamente al da.
Despus de esta etapa, el ciclo de vida de un ERP termina y llega el momento de
plantearse la renovacin total del sistema. Este proceso deber realizarse de
nuevo, por lo tanto, cada diez aos aproximadamente.

PORQUE HAY UN ALTO PORCENTAJE DE FRACASOS EN IMPLANTACIN

DE SISTEMAS DE ERP?

Se deben establecer mtricas de referencia que permitan detectar, a tiempo,

desviaciones con respecto a los objetivos fijados y tomar las medidas oportunas
para corregir dichas desviaciones.
Algunos factores que inciden en que un proyecto ERP no avance segn el plan
original pueden ser:
Rechazo al cambio en la organizacin. Liderar y convencer al usuario de
que se va a cambiar para innovar y mejorar en la gestin y en sus
condiciones de trabajo ayudar a vencer esta resistencia. El equipo
directivo de la empresa debe apoyar y liderar el proyecto de implantacin, el
usuario del sistema debe ver el cambio como algo necesario pero tambin
obligado por las necesidades globales de la empresa.

La formacin correcta a los usuarios es otro factor fundamental, el usuario

que desconoce el nuevo sistema lo va a rechazar y va oponer resistencia a
su utilizacin. En cambio aquel que lo conoce y entiende sus
funcionalidades y procesos de gestin y administrativos ser un defensor
de dicho sistema. Por ello es importante que la formacin se planifique
desde etapas muy tempranas del proyecto para que los usuarios se sientan
cmodos en el uso de las funcionalidades conforme se van implantando. Si
nos centramos en solo el plano de la solucin tcnica y nos olvidamos de la
formacin de los usuarios podemos estar condenados al fracaso dado que
los usuarios se nos revelan en contra.

Retorno de la inversin (ROI), El proyecto debe comenzar a dar retornos

rpidamente. Si implantamos el ncleo del ERP, la empresa puede
comenzar a utilizar funcionalidades y se percibir que el proyecto avanza y
presta un servicio a la gestin empresarial. Evitamos as la incertidumbre

que crean en los directivos y usuarios largos ciclos de implantacin que

aumentan el riesgo de fracaso por no ver resultados.

CONCLUIONES:
El valor de las tecnologas de informacin en la actualidad es de un alto valor
estratgico, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus
procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas
competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en
localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la
creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las
industrias. Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias
competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las
ventajas que la misma pueda presentar.
Adquirir una aplicacin de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP) o de
Gestin de Relacin con Clientes (CRM), es un lujo al alcance de unos pocos. La
competencia est en su apogeo, los proveedores de los ERPs y CRM, estn en el
juego, apostando por las PYMES. Cada uno tiene sus ventajas y sus desventajas,
y como en todo, quien ofrezca ms, por el menor precio, ser el vencedor.
Por lo que incluso los proveedores de los sistemas ERP, que cuentan con el
respaldo de una vasta experiencia en este ramo, ya comienzan a cambiar sus
estrategias hacia ASP como por ejemplo IBM y ORACLE, y con esto, tratar de
abarcar a las PYMES con sus soluciones a precios ms accesibles.
Con la implementacin y el uso de CRM las organizaciones pueden conservar y
conseguir ms clientes, y de esa manera permanecer en el mercado competitivo
que estamos viviendo. Se puede entender entonces que para la implementacin
de un CRM es ms que hacer una solicitud a un proveedor de software con las
cotizaciones y una presentacin de los beneficios que se obtendrn, hay que
analizar si la organizacin est preparada y quiere un cambio de estrategia

orientado hacia el cliente para poder as garantizar el xito, o por lo menos

minimizar el riesgo de fracaso de dicha implementacin.
Una implementacin de CRM se hace y se planea de forma pausada, as
tendremos la posibilidad de que los riesgos sean menores y evidenciaremos los
resultados poco a poco; de esta forma se podrn incrementar los casos de xito.
Debemos recordar que el CRM debemos verlo tambin, como una estrategia de
negocio, es por eso que debemos aprender continuamente del comportamiento de
nuestra herramienta, debemos observar los movimientos que la competencia est
realizando, as como tener siempre presente que el cliente y su satisfaccin son
primero.

BIBLIOGRAFIA:

http://blog.sage.es/economia-empresa/que-es-o-que-deberia-ser-un-erp/
http://e-ngenium.blogspot.pe/2009/06/para-que-sirve-un-erp.html
http://www.apser.es/blog/2015/04/26/el-software-erp-ejemplos-tipos-y-uso-en-laempresa/
http://blog.quonext.com/ciclo-vida-de-erp-etapas-desarrollo-empresa/
http://mediterranean-consulting.com/blog/2011/04/12/consideraciones-tener-encuenta-antes-de-implantar-un-erp
http://blog.hostgreen.com/?p=193
http://e-ngenium.blogspot.pe/2009/03/la-importancia-de-la-planificacion-al.html
http://sistemas-erp.blogspot.pe/2007/04/conclusiones.html