Administracion Del Tiempo Manual Del Alumno

Es importante
no ser esclavo
del tiempo
MANUAL DE
ACTIVIDADES DEL
MANEJO DEL
TIEMPO
COPARTICIPACION DEL TECNOLOGICO DE MONTEREY
UNIVERSIDADES TECNOLOGICAS Y POLOTECNICAS
HD151 Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis

objetivos
Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos
Tema 1. La Definicin del Tiempo.

Objetivo
Conocer la definicin del Tiempo como un elemento de medicin del Trabajo, algo
de su historia y dar los primeros pasos para ver qu hacemos con nuestro tiempo.
Introduccin
Qu tan seguido tenemos la sensacin de que sostenemos el mundo de un hilo y
bajo nuestro control? Es esa clase de sensacin que quisiramos tener con ms
frecuencia. Los momentos en que nos sentimos as son cuando tenemos bajo
nuestro control los eventos de nuestra vida. Los eventos de nuestra vida diaria, los
eventos de relaciones con los dems y todos aquellos eventos en que sentimos
que el tiempo (su duracin) est a favor de nosotros. Casi pensamos que
podemos controlar al Tiempo. Pero, podemos?
El tiempo difcilmente lo podremos controlar, pues pasa a un ritmo definido aunque
no lo queramos, ni ms despacio ni ms rpido. Pero hay algo que no debemos
dejar de ver y pensar: Todos tenemos nuestro poder de decisin y todos podemos
aprender a actuar enfocndonos en nuestras metas y objetivos, es decir en
aquello que nos importa y acrecentar nuestra autoestima a travs de una mejor
productividad personal.
El propsito de este curso es: Aprender y vivir los conceptos de la Administracin
Efectiva del TIEMPO, con un enfoque al Trabajo y a situaciones relacionadas con
el fin de aprender a priorizarlas y utilizar este recurso productivamente. Dicho de
otra manera, conocer las claves de la Administracin efectiva del Tiempo para
vivir una vida mejor, con todo lo que eso implica. Aqu es importante invitarte a ti
que tomas este curso a tener una actitud mental de apertura y de auto
cuestionamiento muy personal, buscando todas las opciones posibles que vuelvan
nuestra vida ms agradable y productiva. Igualmente, te invitamos a poner en
prctica aquellos conceptos que aprendas a lo largo del curso en tu vida y en tu
trabajo. Bienvenido(a) y empecemos.
Conceptos
Del latn tempus, el Tiempo es una referencia dimensional que desarroll el
hombre y le dio la posibilidad de medir el periodo que transcurra entre diversos
hechos, estados o eventos importantes para las diversas culturas. La definicin del
tiempo y sus mediciones fue toda una evolucin, la que al inicio fue cultural y
posteriormente tecnolgica hasta nuestros das. An hoy se cuestiona al tiempo o
2

algunas personas no le prestan mucha atencin. Sin embargo, consientes o no, el
tiempo influye o afecta directa o indirectamente nuestras vidas.
Para el hombre primitivo, el tiempo era una sucesin confusa y sin referencia de
das y noches, sin embargo adverta la existencia de ciertos fenmenos cclicos
como: la luna y sus cambios de forma, la posicin del sol a lo largo del da, etc. El
sol y la luna, con sus movimientos aparentes, fueron los primeros referentes de
posicin para medir el tiempo. Uno de los primeros instrumentos utilizados en la
antigedad fue el gnomon, una varilla clavada en el piso, cuyos cambios en su
sombra determinaba el desplazamiento del sol en su ciclo diario.
Las definiciones ms antiguas documentadas datan de tres milenios a. de C.
cuando los egipcios ya conocan el ao solar de 365 das, con 12 meses de 30
das y 5 complementarios. El inicio del ao estaba determinado por la primera
aparicin en el amanecer de la estrella Sirius, este acontecimiento coincida
ordinariamente con la crecida del ro Nilo.
Posteriormente, 500 aos a de C. el astrnomo babilnico Naburiano, explic la
duracin de un ao en trescientos sesenta y cinco das, seis horas y quince
minutos. De Babilonia hemos heredado la semana de siete das, la hora de
sesenta minutos, y el minuto de sesenta segundos. Desde luego tenan formas
ingeniosas para realizar esos clculos, convirtiendo la sombra de estacas
clavadas al piso en grados, minutos y segundos de ngulo. Durante la noche
(cuando no se perciba el movimiento del sol) utilizaban un implemento llamado
Clepsidra. Las primeras clepsidras consistieron en una vasija de barro que
contena agua hasta cierta medida, con un orificio en la base de un tamao
suficiente como para asegurar la salida del lquido a una velocidad determinada y,
por lo tanto, en un tiempo fijo.
Los meses y los das de la semana, como los conocemos hoy, fueron una
aportacin romana de aquellos tiempos, veamos por ejemplo:
LUNES: Luna, Diana, diosa de la caza.
MARTES: Marte, dios de la guerra,
MIERCOLES: Mercurio, mensajero de los
dioses
JUEVES: Jpiter, rey de los dioses,
VIERNES: Venus, diosa de la belleza
SABADO: Shabbath,
DOMINGO: Dedicado a Dios (Domine
significa Seor)

Ya en nuestros das la unidad de medicin del tiempo ms conocida es el
segundo. Esta medida nos permite ordenar los eventos en secuencias y darles lo
que llamamos duracin. Segn la definicin del Sistema Internacional de
Unidades: Un segundo es la duracin de 9;192,631,770 oscilaciones de la
radiacin emitida en la transicin entre los dos niveles hiperfinos del estado
fundamental del istopo 133 del tomo de cesio (133Cs), a una temperatura de
0K. Pero esto es muy complicado; lo importante es saber que 60 segundos
integran a 1 minuto y 60 minutos a 1 hora, el da tiene 24 horas y la semana 7
das.
Algunas equivalencias relacionadas con el segundo son:
Un minuto equivale a 60 segundos
Una hora equivale a 3.600 segundos
Un da equivale a 86.400 segundos
Una semana equivale a 604.800 segundos
Un mes (de 30 das) equivale a 2.628.000 segundos
Un ao equivale a 31.536.000 segundos
Un siglo equivale a 3.153.600.000 segundos
Un milenio equivale a 31.536.000.000 segundos
Mltiplos del Sistema Internacional para segundo (s)
SubmltiplosMltiplos
Valor Smbol Nombre Valor Smbolo Nombre
oolo
11
10 sdsdecisegundo10 s dasdecasegundo
22
10 scscentisegundo10 s hshectosegundo
33
10 smsmilisegundo10 s kskilosegundo
106 ssmicrosegund106 s Msmegasegundo
o
9
10 snsnanosegundo109 s Gsgigasegundo
1012 spspicosegundo1012 s Tsterasegundo
1515
10 sfsfemtosegundo10 s Pspetasegundo
1818
10 sasattosegundo10 s Esexasegundo
2121
10 szszeptosegundo10 s Zszettasegundo
2424
10 sysyoctosegundo10 s Ysyottasegundo
Algunas cifras interesantes: la luz recorre aproximadamente 30 cm en un
nanosegundo; tambin un nanosegundo es el tiempo que tarda el acceso a la
memoria RAM en una computadora. Asimismo, un nanosegundo es la duracin de
un ciclo de reloj de un procesador de 1 GHz.
4

Estas cifras tan pequeas en la medicin del tiempo nos indican que se ha
acelerado nuestra concepcin del tiempo en la relacin con nosotros mismos y
con los dems.
Ahora el tiempo debemos medirlo en nanosegundos. La sensacin de velocidad
nos crea impaciencia, de hacernos sentir que no hay tiempo que alcance. Por ello,
la ansiedad y la depresin son algunos de los sntomas de nuestra poca,
especialmente en generaciones jvenes. Vivimos en una cultura del aceleramiento
y lo importante es no detenernos. No detenernos para encontrarnos con el otro.
No detenernos para pensar. No detenernos para conocer nuestros deseos.
Algunos dirn: para qu detenernos si hay un sistema que nos ofrece todo lo que
Necesitamos. En realidad ste es el problema: no es que necesitemos lo que nos
Ofrecen, sino que porque lo ofrecen, lo necesitamos. El escritor Don DeLillo sita
el comienzo de este aceleramiento subjetivo del tiempo en la dcada del noventa.
sta es la dcada en que se afirm mundialmente la hegemona del capital
Financiero. El objetivo era obtener ganancias rpidas y fciles. Pero tambin fue la
Dcada del dinero virtual, de las empresas PuntoCom. El internet se transform en
el medio para invertir dinero a travs de agencias que cotizaban en la bolsa de
Valores. Para ello, era necesario tener datos que cambiaban continuamente. Se
Ganaba y perda dinero rpidamente, sentado cmodamente frente a una
Computadora. Por supuesto, cuando explot la burbuja virtual, pocos ganaron y
Muchos perdieron.
Podemos llevar el seguimiento de nuestros das, nuestras horas o bien de

nuestras semanas y de los meses. Para darle seguimiento a medidas cortas
utilizamos una agenda, ya sea en papel o electrnica, y para las largas el
calendario. Las agendas las estudiaremos con detalle ms adelante.
De los calendarios diremos brevemente que fueron origen y resultado de muchas
culturas a lo largo de la historia. Los griegos, establecieron en el ao 776 a. de C.
un calendario luni-solar que contaba con 12 meses de 29 y 30 das
alternativamente. El filsofo griego Herclito, afirmaba que toda la existencia
constituye un flujo en movimiento: " No puedes baarte dos veces en el mismo ro,
pues las aguas que fluyen sobre ti son siempre nuevas". El tiempo, desde
entonces, es representado como un ro, donde todo se halla sometido a un
proceso de cambio en el instante en que es percibido.
Hoy en nuestros das el tiempo es un factor fundamental en nuestras vidas. Nos
ayuda a medir el pago de un salario por da o el valor del dinero a travs del
tiempo o bien el tiempo de una actividad en un proceso o tal vez el tiempo de
cocimiento de un platillo.
En el ambiente Industrial, se define al tiempo estndar para una operacin dada
es el tiempo requerido para que un operario de tipo promedio, plenamente
5
calificado y adiestrado, y trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo la operacin.

Este concepto va muy relacionado con el de la medicin de la Productividad.
Veamos un ejemplo: si un operador con estas caractersticas fabrica o procesa
100 piezas en una hora, su tiempo estndar en esta operacin es de 0.6 min por
pieza, es decir, 36 segundos.
En base a tiempo, esta ser la medida de 100% de productividad, pues es el
estndar. Si otro operador en una hora procesa solo 90 piezas su productividad
ser del 90% y su tiempo de procesamiento por pieza es de 0.66 min, es decir, 40
segundos. Por eso su productividad est por debajo de la estndar. Ya si
analizamos en una jornada de 8 horas las piezas producidas de manera estndar
(800) contra las 720 del operador al 90% de Productividad se ve una diferencia
marcada, por lo que las empresas buscarn a operadores que logren y sostengan
el 100%.
Como hemos visto, nuestras vidas estn enmarcadas por el elemento tiempo. Ya
sea una hora de llegada a la universidad o la hora de salida de un vuelo o
simplemente la hora a la que nacimos o morimos son referencias en el tiempo y es
la forma como este elemento imprime su huella en cada momento de nuestra vida.
Si esta misma prctica la hiciramos con las 8 horas de nuestro tiempo en el
trabajo, descubriremos otras cosas.
Conclusin Tema 1
Hemos visto como el tiempo siempre ha sido una variable que interesa conocer a
todas las personas. De tal forma que a lo largo de su historia se han definido
alrededor de l indicadores para medirlo tanto en grandes como en muy pequeas
mediciones. Adems, se le han adicionado factores de medicin como el sueldo
por da y otros referidos a un tiempo. Realizamos en ejercicio de lo que hacemos
en un da tpico nuestro. Lo importante es saber qu hacemos con nuestro tiempo
y aprender como lo distribuimos mejor a lo largo de nuestra vida para hacer de l
un elemento que nos haga ms eficientes. La decisin es nuestra.
Esto es slo el principio. Bienvenido a la Administracin de su tiempo.
Tema 2. A dnde se fue mi tiempo?
Objetivo
Encontrar y dominar los principales consumidores o distractores que gastan el
tiempo, tambin llamados hoyos negros, con que luchan las personas cada da y
practicar diversos ejercicios y metodologas para dominarlos y ser ms eficiente en
el uso de su tiempo
6
Introduccin
Saber a dnde se va nuestro tiempo ha sido una tentacin de muchos grandes
ejecutivos y muchas otras personas. Nos permitira empezar a caminar por la
senda de la productividad personal.
Cierta ocasin un ejecutivo de una empresa importante de mensajera mundial se
dio cuenta que mucha gente que pasaba frente a su oficina le saludaba y haca
comentarios por uno o dos minutos y l por no ser descorts atenda y responda
los comentarios. Al final de una semana senta que su trabajo era menos
productivo y se preguntaba: A dnde se fue mi tiempo? Al realizar un registro de
todas las interrupciones se dio cuenta de que perda en promedio 90 minutos
diarios en estos distractores. Movi su oficina a un lugar alejado y se empez a
dar cuenta que su da le renda ms. Al calcular por su salario por hora se dio
cuenta de que con esta simple relocalizacin le ahorr a su empresa cerca de
$10,000.00 dlares por ao.
Una directora de ventas de una compaa de productos para el campo registr sus
interrupciones por personas que no tenan cita y se dio cuenta que haba tenido
ms de 60 en tres das. A partir del cuarto, ella public su registro en su oficina y
cada vez que alguien entraba sin cita ella se levantaba y lo escriba en su registro.
A los interruptores insistentes se les avis que se estaba llevando registro de esto
para medir la productividad de cada ejecutivo. Al final de la semana sus
interrupciones haban cado a slo 2 3.
A dnde se fue mi tiempo?
Aunque sabemos que nuestro tiempo es muy valioso, en ocasiones no
respetamos ni el nuestro ni el de los dems. A inicio del siglo veinte el socilogo
italiano Wilfredo Paretto plante la hiptesis de que le dedicamos el 20% de
nuestro tiempo a las cosas valiosas y que el otro 80% se lo dedicamos a todas
aquellas cosas que nos agregan un valor mnimo o ninguno a nuestra vida. De
aqu surgi la conocida regla del 80-20 aplicada en muchas situaciones.
Un agujero negro u hoyo negro es una regin finita del espacio provocada por
una gran concentracin de masa en su interior, con un enorme aumento de la
densidad, lo que provoca un campo gravitatorio tal que ninguna partcula material,
ni siquiera los fotones de luz, puede escapar de dicha regin. Como una curiosa
analoga as se les ha denominado en la nomenclatura de Administracin del
tiempo a los grandes interruptores o eventos que teniendo una prioridad muy baja
nos absorben tiempo del que deberamos dedicar a aquellos eventos con prioridad
alta.
Ya seas un estudiante, un ejecutivo, un ama de casa o una secretaria es

importante tener bien controlados los siguientes aspectos respecto al uso del
tiempo:
A dnde se va tu tiempo? A dnde dejas que se vaya?
Si su uso es congruente con tus responsabilidades, ya sean de trabajo, en
la familia o en alguna otra actividad
Qu porcentaje de tu tiempo es libre (no asignado a algo especfico)?
Qu prioridades vitales estas dejando fuera al decidir a qu dedicas tu
tiempo?
Cmo los hoyos negros del tiempo estn afectando tu productividad o tu
efectividad?
Qu tanto xito has tenido en lograr tus metas de la administracin de tu
tiempo?
Algunas de estas preguntas pueden responderse al seguir la Forma para Registro

de Tiempos. (Referir a Forma) Este es un registro de cmo distribuimos nuestro
tiempo a diversas actividades clasificadas en ciertas categoras generales para
responder las preguntas planteadas con anterioridad. Llevando este registro por
una o dos semanas, muchas personas juntan una muestra muy representativa de
cmo utilizan su tiempo y a muchas de ellas les ha cambiado su vida al modificar
sus hbitos y/o costumbres de la asignacin de su tiempo.
Hora de Inicio
FORMA
PARA REGISTRO DE
Ultimo dato
prio
FECHA:
TIEMPOS
min prio
min prio
CATEGORAS GENERALES
min prio
min prio
min prio
min prio
min prio
min prio
min prio
min
Veamos cmo funciona esta Forma de Registro de Tiempos: puede utilizarlo para
registrar periodos laborales de ocho horas bien para registro de actividades
personales. Alimente las categoras de acuerdo a la clasificacin de la mayora de
las actividades que realiza. Si es actividad laboral, pueden ser: Planeacin,
Juntas, Contestar correo, Lectura, Interrupciones, etc., o bien si son actividades
personales pueden ser: ejercicio, cocinar, familia, etc. La columna marcada como
otros se utiliza para actividades adicionales que no caen en ninguna de las
categoras marcadas y deben ser las menos. Una vez que inicia su registro no se
modifican las categoras. (Ver ejemplo)
FECHA:
FORMA PARA REGISTRO DE TIEMPOS

Hora de Inicio
CATEGORAS GENERALES
08:00 a.m.
Ultimo dato
08:00
prio Planeacin min prio

A
Lista de
accin diaria
Juntas
min prio Interrupciones min prio
D Quejas del
Trabajo
Telfono
08:16
Llamar a
esquiador
08:21
08:30
Llamar a
promotor de
ventas
09:47
10:26
Debate intil
contrato de
gobierno
B Revisar Plan
10:45
11:47
de accin
A Prioridades
mensuales
Responder
mensaje a
Toms
Preparar
mensaje al
Staf
Plan de
Proyecto para
el gerente
Reporte de
Encuesta de
Negocio
15
Reporte de
Encuesta de
Negocio
13
22
D
Reecribir
Contrato
17
19
Preocupado
por conflicto
Luis/Pedro
Pensando en
debate en
junta staf
39
20
19
19
Nueva
Propuesta de
Roberto
Escribir
reporte a
Roberto
40
16
Outline de
Estudio de
Impacto
13
111
25
25
23
23
Comida
01:57
02:22
03:10
28
17
12:29
A
A Organizarse
para maana
24
B
B
20
Otros Suma
min
12:54
min prio
42
Junta con
Pepe y Juan
para ver
problema
Proyectos min prio
min prio
09:30
Discutir
Regulaciones
de Gobierno
Lecturas
09:02
min prio Preocupaciones min prio
16
A
Orientar a
proveedores
perdidos
Correo
min prio
Pedro no
pudo hacer
asignacin
apoyarlo
Continuar
Proyecto de
Pedro
18
20
A
B
Seguimiento
Proyecto de
Luis
Entrenamiento
al personal
Estudio de
Impacto
Reporte
Templeton
40
40
25
73
47
05:07
Revisar draft
reporte anual
25
33
Junta
discusin
12
70
0
0
0
Tiempo Total del

da
71
102
48
52
55
36
53
78
52
% del Tiempo del

Da
Prio = Prioridad de la actividad
Min = Minutos dedicados a esta actividad
A Alta ; Muy Importante

B
C Media ; Importante
D Baja ; No Importante
Interrupcin/Desgaste
Inicie el registro a la hora que marc como hora de inicio. Marque la hora a la
que registr un dato (ltimo dato). Utilice descripciones cortas de no ms de 4
palabras y siempre indique los minutos consumidos en cada actividad registrada.
No tiene que registrar todas las actividades, slo aquellas al cambiar de tipo de
actividad o que al ser interrupciones sean muy repetitivas y considerables, o bien
registrar aquellas actividades que usted desee medir especficamente. Si realiza
una llamada muy larga, registre su forma y actualcelo al presente. Si usted
conduce una junta, pida a su secretaria o asistente que registre como utiliza su
tiempo.
Si trabaja slo puede utilizar un reloj alarma para medir sus periodos de tiempo y
registrar sus tiempos. El reloj debe detenerse cuando usted registre una actividad
y reiniciarse al terminar de registrar e iniciar la siguiente actividad.
9
547
Debe manejarse con total honestidad al registrar los datos y asegurarse de

hacerlo con objetividad. De preferencia sugerimos no divulgar esta informacin
hasta que el ejercicio sea terminado (una o dos semanas) para no despertar
sospechas o causar mala impresin de sus compaeros o su jefe. Si lo hace en
una agenda (escrita o electrnica) llvela con usted todo el tiempo para registrar
sus actividades en el exterior o de viaje, si as lo plane.
Esta Forma de Registro de Tiempos es muy til en viajes para medir el tiempo
efectivo de que se dispone durante el traslado, en aeropuertos, taxis, etc.
Interesante, No?
Al final de cada periodo de 20 30 min identifique la prioridad de cada actividad
registrada. Para ello hay un espacio en cada celda y debajo de la forma se
presentan las claves que se pueden utilizar: A para una actividad o accin vital
(Muy Importante); B para una importante; C para una de importancia mnima o
que puede esperar y D para las que en realidad se convierten en interrupciones y
muchas veces se descubren al registrarlas. Ms adelante trataremos el mtodo
para priorizacin y mejorar la efectividad en ese sentido.
Estos son algunos detalles que debe cuidar al seguir la Forma de Registro de
Tiempo:
No omita detalles.
Cuando haga anotaciones no confe en la memoria.
No trate de adornar su formato, mantenga la objetividad.
Identifique la prioridad de cada registro: A, B, C o D.
Planee realizar un anlisis despus de realizar el registro y sus
acciones correctivas posteriores.
De seguimiento a sus acciones correctivas hasta que descubra sus
hoyos negros de su tiempo y cambie sus hbitos negativos por
positivos.
Mida su productividad de tiempo con cierta regularidad para no
decaer en errores hbitos improductivos antiguos.
Las siguientes preguntas le ayudarn a realizar el anlisis de su registro de

actividades y tiempos:
1. Considerando lo que yo esperaba ( lo que se esperaba segn mis
responsabilidades), el balance de tiempo dedicado a cada categora es el
apropiado?
2. Muestra mi registro que mi desempeo es congruente con mis expectativas (o
las de la empresa) de productividad?

3. Estoy cumpliendo con los compromisos acordados con mi jefe (nivel superior)?
4. Cul es el porcentaje observado en actividades con prioridad A, B, C o D?
5. Cmo se comparan los hallazgos con las prioridades de mi lista de accin
diaria?
6. Cules Cs o Ds puedo reducir o eliminar?
7. Qu llamadas telefnicas, juntas o visitas puedo reducir o eliminar?
8. Qu o quin fue el interruptor ms frecuente o que ms tiempo tom? Cules
las causas?Cmo puedo controlar esto mejor?
9. Qu porcentaje de interrupciones fue funcional? (parte de mi proceso normal
de actividades)
10. Qu porcentaje fue disfuncional? (fuera de mi proceso normal de actividades)
11. Qu porcentaje del da fue considerado tiempo no asignado o libre (muerto)?
12. Si a cada actividad realizada le asigna una calificacin en base a actividades
altamente rentables o actividades pobres, Qu porcentaje del da fue de
productividad pobre?Qu voy a hacer con esas actividades? Puedo juntar o
eliminar algunas de ellas?
13. Qu actividades que no puedan eliminarse puedo delegar o asignar a otros?
14. A quin interrumpo con mayor frecuencia? Para qu? Con qu frecuencia?
Al final de cada da de registro, pregntese adems las siguientes preguntas:

1. A qu hora inici mi primera actividad A1?
2. Pude haberla iniciado antes? Qu me impidi hacerlo?
3. Me distrajo algo para terminarla? Qu? Por qu?
4. Pude haber evitado esa distraccin ( interrupcin)?
5. Recuper este tiempo posteriormente?
6. Qu pude haber realizado diferente que me hiciera este da ms productivo?
7. Y la ltima pregunta: En este momento, cul es mi principal problema de
Administracin de mi Tiempo?
Este ejercicio te llevar a descubrir lo que se ha dado en llamar Los
Consumidores de Tiempo, que en concepto son parecidos a los hoyos negros y
se les llama basureros porque estn presentes en nuestras actividades y tienen
una funcin, pero distraen recursos de productividad en el uso del tiempo. La
mayora de las personas cuando se les pregunta Cul es su principal problema
en el uso efectivo de su tiempo? responden que las interrupciones.
La realidad es que est demostrado que el principal consumidor del tiempo es la
racionalizacin, es decir, el tiempo que se dedica a responder sus propias
preguntas o resolver sus conflictos interiores relacionados con actitudes negativas,
sus propias metas, o bien, las diferencias con otras personas que se vuelven
largos, costosos y desgastantes pleitos legales, que consumen gran cantidad de
tiempo de las personas, dinero, traslados, etc. Esto nos lleva a tratar de justificar

acciones o decisiones inapropiadas que nos alejan de la realidad y pensamos que
son normales o son parte integral de nuestras responsabilidades.
Otro gran consumidor de tiempo es la insuficiente planeacin que hacemos de
nuestras actividades, por lo que en muchas ocasiones pasamos por alto lo
complejo que pueden ser el trato con algunas personas, algn proyecto que le
damos poca importancia y se complica en sus procesos de avance. Es bien sabido
que el ser ms complicado sobre la tierra es el ser humano y en ocasiones eleva
en gran medida la complejidad de una decisin de una accin. Este tipo de
situaciones se presentan por diferencias en la forma de pensar o de actuar de las
personas, lo cual implica que se programen entrevistas para aclarar las cosas,
juntas para revisar criterios de decisin, etc., grandes consumidoras de tiempo.
Piense por un momento que usted es un Administrador de un negocio y que
durante el da tiene una gran cantidad de interrupciones: llamadas de clientes
molestos, empleados que esperan su decisin sobre algo, proveedores esperando
para negociar el pago de sus materiales, agentes bancarios buscndolo para
renegociar sus crditos, etc. Usted se pregunta: Si no tuviera todas estas
interrupciones cul sera mi trabajo?Hara ms negocio? La respuesta es:
Algunas interrupciones son necesarias y algunas innecesarias. Incluso usted
podra programar sus interrupciones fuera del tiempo en que realizara sus
actividades tipo A1 y sera ms productivo.
Las estadsticas dicen que los administradores de nivel medio son interrumpidos
cada 8 minutos; los de nivel alto son interrumpidos cada 5 minutos y estas
interrupciones duran en promedio de 1 a 20 minutos. Este tiempo es cada vez ms
valioso cuando el nivel es ms alto. Segn estas mismas estadsticas los
principales Consumidores del tiempo son: la socializacin en el trabajo, la
postergacin, la falta de auto-disciplina y las metas indefinidas ( no claramente
definidas). Conozcamos otros consumidores de tiempo.
Consumidores de Tiempo Auto-impuestos: Aparte de los mencionados,
tenemos los siguientes:
Propia racionalizacin
Negativismo
Falla de anticipacin
Estimacin de tiempos poco realistas
Postergacin
Demasiadas pruebas
Errores involuntarios
Irse mucho a los detalles
Delegacin inefectiva
Exceso de control
Delegacin inversa
Irse directo al personal (brincar
jerarquas)
Hacer llamadas no planeadas
Excesiva socializacin
Dificultad para terminar las visitas
Distorsin emocional
Falta de disciplina
Temor a ofender o a decir NO!
Lector lento
Objetos distractores en el lugar de
trabajo
Consumidores de Tiempo del Sistema: Este tipo de consumidores de tiempo los

encontramos da a da en nuestro trabajo, simplemente en nuestras actividades
diarias o en nuestras relaciones con los dems:
La racionalizacin de otros
Negativismo de otros
Insuficiente planeacin de otros
Inexistencia de una poltica establecida
por la empresa
Prioridades de otros en conflicto con las
propias
Prioridades de los jefes
Responsabilidades o roles no claros
Falta de autoridad
Juntitis o muchas juntas
Demoras no programadas
Falta de Decisin
Comunicacin pobre (que confunde)
Falta de (o pobre) retroinformacin
Definicin de Problema No Clara
Errores o Fallas de otros
Fallas no contempladas (automvil)
Visitas demasiado largas
Exceso de correo electrnico
Muchos mensajes de baja prioridad
Sobrepoblacin (o falta) de personal
Falta de personal de apoyo (competente)
Asistente inefectiva
Actitudes negativas
Distracciones
Todos estos aspectos distractores y basureros del tiempo tienen alguna solucin.
En trminos generales un mtodo muy utilizado para hacer frente a esas
situaciones incluye todas o algunas de las siguientes sugerencias, algunas de las
cuales trataremos en mayor detalle ms adelante en este curso:
a. Cambie su programa tradicional. El caer en una rutina muchas veces nos
lleva a caer en algunos vicios, los que eventualmente se convierten en
consumidores del tiempo. Y al hacer estos cambios siempre aydese con
las preguntas para encontrar reas de oportunidad en el uso de nuestro
tiempo.
b. Sea ms observador. Los expertos han desarrollado una gran capacidad
de observacin. Ellos ven lo que la mayora de nosotros no vemos. Afinar
su nivel de alerta le ayuda a ver todo aquello que esta alrededor y detectar
oportunidades relevantes, aspectos que pudo perder en el pasado, caras,
hechos, datos, situaciones que pueden mejorar su capacidad de utilizacin
de su tiempo. Igualmente a disfrutar de aquellas maravillas que nos regala

la vida: un bello amanecer, la belleza interior de una persona, la noble
intencin de otra, etc.
c. Haga sus movimientos ms aprisa. Lo mantiene despierto y le permite
encontrar nuevas formas de hacer las cosas, adems se dar cuenta del
tiempo que empieza a ahorrar.
Piense con un lpiz en la mano. Con esto quiero decir escriba sus
d.
ideas en algn lado en forma ordenada para que cuando las requiera pueda
consultarlas y afinarlas en el momento apropiado. Puede registrarlas en ser
en su agenda (escrita o electrnica), en una pequea libreta, en un diario
especfico para ideas, o donde mejor le acomode, pero que est a la mano
en el momento preciso.
Compare. Vea lo que sus interruptores saben o no saben, elementos
e. mutuos o comunes entre la gente y comprelos, pues en un momento
pueden convertirse en puentes de informacin relevante, tales como
fechas, sucesos, formas de pensar, o algunas otras claves en sus
decisiones.
Fjese metas espontneas y deles seguimiento hasta cumplirlas.
Podramos definir como una meta espontnea a aquella que surge al
f. momento. Por ejemplo si detecta que se est consumiendo mucho papel
por semana en sus impresoras, fjese una meta de bajarlo a la mitad en la
siguiente semana y dele seguimiento. Esto le ayudar a ver en qu se
consume y si se disminuy en consumo se cre una crisis por esta
situacin al poner esa meta. Y as como esa con otras pequeas cosas.
A travs del anlisis de su registro de tiempos y de sus basureros de tiempo

usted podr encontrar la mejor alternativa de cambios para vencerlos. Esto se ir
convirtiendo en su sistema personalizado de administracin del tiempo mejorado.
Los conceptos y tcnicas manejadas en los siguientes temas de este curso le
ayudarn a establecer su propio sistema. Buena suerte.
Conclusin Tema 2
Un elemento clave en la administracin del Tiempo es saber reconocer a dnde se
va nuestro tiempo, es decir, en que lo invertimos o a qu lo dedicamos.
Dependiendo de esto estaremos enfocndonos a aspectos claves de nuestra vida
y/o de nuestro trabajo y a no vivir en cosas que no tienen importancia. Esto es el
inicio de vivir dentro del cuadrante de lo importante y no urgente, o sea, de lo que
es planeable, pero que requiere un orden para no sorprendernos con que nos
alcancen los plazos de estos eventos importantes. Para ello presentamos el uso
del formato de Registro de Tiempos de los eventos que realizamos da con da y
dentro de l, hora por hora.
Con el anlisis de este formato descubrimos nuestros principales consumidores de
tiempo y podemos empezar a trabajar para irlos reduciendo hasta eliminarlos.

Incluimos adems una serie de consumidores de tiempo y algunas de sus
clasificaciones para descubrirlos ms fcilmente. Antes de finalizar, comentamos
un grupo de sugerencias para educarnos en el uso de nuestro tiempo de manera
efectiva, minimizando este tipo de distractores u hoyos negros del tiempo.
Buena Suerte.
Tema 3. El sentido de la urgencia y el tiempo
Objetivo
Saber diferenciar el concepto de vital de urgente e importante con todas las
implicaciones que esto tiene en la Administracin moderna del tiempo,
especialmente en la asignacin del tiempo a actividades o eventos claves para
una administracin ms efectiva de nuestro tiempo.
Introduccin
Qu nos motiva a la gente a imprimirle velocidad a las cosas? La urgencia.
Qu hace que la gente piense y le dedique tiempo a ver la mejor forma de
hacer algo para no cometer ningn error? La importancia de lo que est
haciendo.
En estas dos preguntas, en el fondo encontramos la diferencia entre lo que es
urgente y lo que es importante. La mayora de las cosas que son importantes y
dan sentido y trascendencia a nuestra vida no son urgentes. Sin embargo, muchas
cosas que las calificamos de urgentes NO son importantes. Estos conceptos son
la clave para la administracin efectiva de nuestro tiempo.
En muchas ocasiones es considerado como algo sicolgico, es decir, lo que es
urgente lo es en nuestras mentes y son muy pocas cosas las que en realidad
requieren de la urgencia que dicen tener. Un ejemplo de estas son las cuestiones
de salud, en las que est de por medio la vida como un accidente, una situacin
de emergencia por un infarto o algo as. Lo ms difcil es que cuando caemos en
este tipo de situaciones dejamos de auto atendernos, pues en un accidente un
infarto puede atenderse el que lo sufre?
Tomemos esta oportunidad de planear con anticipacin cuando nuestros eventos
o actividades importantes no son de carcter urgente.
El sentido de la urgencia y el tiempo

Urgencia: Del latn Urgentia: Nos dice de la inmediata obligacin de cumplir algo,
una ley o un precepto. Tiene una interpretacin de que no hay algo ms
apremiante. Importante a su vez proviene de la palabra importe, que significa
valor o monto, lo cual significa que algo importante es aquello que tiene un valor
destacado para nosotros.
Desde el punto de vista del tiempo, si usted es avisado que va a vivir el ltimo da
de su vida: pedira Ud. que lo lleven a su oficina a terminar un pendiente que dej
del da anterior? La verdad simplemente de pensarlo nos pone los pelos de punta
No? Tanto la urgencia como la importancia son conceptos que desatan
reacciones diferentes en las personas, salvo situaciones extremas. Veamos
algunos ejemplos:
Es importante la salud? S. Es urgente? En ocasiones s, pero en otras no. Si va
al mdico para revisarse de un dolor leve de estmago, muy probablemente no es
urgente. Sin embargo, si su dolor de estmago ha sido causado por una peritonitis
y es muy intenso e intolerable, se volver una situacin URGENTE porque se
convierte en cuestin de vida o muerte, vital. Entonces una molestia manejable de
salud es una situacin importante y no urgente, pero hay que atenderla; pero un
dolor intolerable diagnosticado como peritonitis es importante y urgente: una crisis.
PRINCIPIO: Todo lo urgente es ( debera ser) importante, pero no todo lo
importante es urgente. Lo que es urgente e importante a la vez se puede convertir
en una crisis y causar efectos (daos) graves o incluso la muerte.
Veamos esta otra situacin: Son las 9:45 am y el gerente llega a la oficina y le dice
a todo su personal cercano: Necesitamos tener listo este reporte antes de las
10:00, por favor haga cada quien lo que le corresponde y envenlo por correo
electrnico a la brevedad. SI usted tiene la informacin que le corresponde se la
puede enviar en ese momento y salir de esa Urgencia (?), pero si no es as se
convierte en una situacin URGENTE para Ud. Entonces el gerente, el jefe o el
director definen qu es urgente o importante? La realidad es que muchas veces s,
aunque el ritmo del trabajo debera estar definido por la importancia de los
resultados y el momento en que deberan estar listos. Es obvio que esto nunca
sucedera si tanto el gerente como todos sus colaboradores tuvieran programado
con anterioridad preparar su parte del reporte y enviarlo oportunamente.
La verdad es que los dos factores primordiales que nos ayudan a elegir la manera
de emplear nuestro tiempo son la URGENCIA y la IMPORTANCIA, por ello
debemos estudiar la forma de establecer prioridades para regular estos factores.
Lo podemos visualizar ms fcil a travs del siguiente grfico:
Es conveniente comentar que en la vida real no siempre es tan claro cundo algo
es urgente o no, pero para cada uno de nosotros debe ser claro qu es importante
y que no. Sin embargo, estas dos clasificaciones dependen de los llamados
paradigmas de lo urgente y los paradigmas de lo importante. Conozcamos y
apliquemos estos conceptos.
Para entender esto podramos definir Paradigma como un contexto o una forma de
ver percibir las cosas que nos provoca una actitud, un sentimiento y una
conducta definidos. Una definicin sicolgica dice: Ideas, pensamientos,
creencias incorporadas generalmente durante nuestra primera etapa de la vida
que se aceptan como verdaderas o falsas sin ponerlas a prueba de un nuevo
anlisis y que determinan muchas de nuestras actitudes y acciones / reacciones.
Regresando a nuestro grafico de Urgente vs Importante, lo difcil es definir qu
eventos o decisiones de nuestra vida los clasificamos en cada cuadrante. La
sensacin de estar ocupados, sentirnos importantes por decisiones que tenemos
que tomar en el momento preciso y siempre estar con un exceso de trabajo, con el
escritorio lleno de pendientes, etc. es un vicio muy comn en nuestros das. A

estos rasgos se autoalimentan y provocan lo que se conoce como la Adiccin a lo
urgente. Cuando pensamos as vivimos en los paradigmas de la Urgencia.
Algunos de estos paradigmas pudieran redactarse explicarse de la siguiente
Forma:
Si no acto a un ritmo acelerado en mis decisiones en mis acciones me
Siento ineficiente
Tengo que despedir gente para poder sentir que termin un proyecto
Prefiero sentir el flujo de adrenalina en mi cuerpo que buscar resultados a
Largo plazo
No voy a comer en el da para no perder ese tiempo; como mientras
Trabajo
Algn da lograr tener tiempo para hacer lo que deseo
A veces pensar antes de actuar consume mucho tiempo y me vuelve
Improductivo
Me gusta correr entre una cita y otra en vez de tomarme tiempo para
Trasladarme con calma
A mis amigos casi no los veo para no perder tiempo en plticas bobas
Y otras ms.
Alguien que vive as, normalmente no afronta las situaciones trascendentes con el
tiempo que stas requieren para pensar y meditar las decisiones antes de
ejecutarlas. Busca resultados instantneos y una satisfaccin inmediata, incluso
sin considerar lo que los dems pudieran sentir, pensar o esperar. Los sntomas
tpicos de una persona que vive en estos paradigmas son: estresado, tenso,
presionado, en ocasiones exhausto y muchas veces su efectividad no es tan
buena como se esperara.
Tpicamente alguien as dira:
Hijo, la vida es difcil y en este momento me encuentro en medio de una situacin
urgente que demanda mi atencin, por eso no podr asistir a la reunin de padres
de familia de tu escuela. S que me entiendes y platcame que se coment y que
se decidi.
No me queda tiempo para hacer ejercicio. Las ocupaciones en mi negocio son
muy demandantes y debo cumplirlas para evitar que caigan mis utilidades. La
familia me va a entender si no puedo asistir a la reunin, aunque vayan a estar
todos, excepto yo.
Al decidir cmo clasificamos todos los eventos de nuestra vida, es decir, en qu
cuadrante identificamos cada evento y posteriormente administrarlos,
seleccionamos con qu paradigma vamos a tratarlo y cmo vamos a reaccionar.
EL TIEMPO ES IMPORTANTE
Si los administramos como urgentes ya vimos la forma como reaccionaremos,
pero que pasa si los percibimos como importantes y los administramos como
tales.
Al considerar nuestros asuntos como importantes, les podemos dedicar tiempo
para pensar en ellos, planearlos, prevenir y prepararnos para resolverlos en su
orden de importancia, pues no todos los eventos son iguales de importantes.
Entonces el centro es ahora cmo organizar los eventos o actividades que
ubiquemos en el cuadrante 2. Vivir en el paradigma de lo importante es la mejor
forma de administrar nuestro tiempo. Veremos a continuacin una forma rpida y
efectiva de enfocarnos en este estilo de administracin del tiempo.
El paradigma de lo importante nos permite aprovechar de mejor manera el tiempo.
Podemos decidir hacer las cosas de manera oportuna o apresurada, sin llegar a
ser urgente. Esto nos mantiene liberados del estrs y la presin que esto implica.
Seguir este procedimiento le ayudar a mantenerse en este estilo de trabajo:
Paso 1: Determine lo que es ms trascendente en su vida: alineado a su
visin y a su misin personal.
Puede ayudarse contestando las siguientes preguntas:
Qu es lo ms importante en mi vida?
Qu le da sentido a mi existencia?
Qu deseo ser/hacer en mi vida?
Muchas personas analizan sus respuestas y las resumen en un credo personal o
bien reescriben una redaccin de su misin en la vida.
Paso 2: Identifique sus roles personales.
Todos vivimos nuestra vida en diversas facetas; somos el padre madre de
familia, realizamos un trabajo, jugamos un papel en nuestra comunidad, etc.
Entonces nuestros roles son: padre madre, empleado propietario, benefactor,
esposo esposa, hijo hija, hermano hermana, presidente de la asociacin de
vecinos, amigo amiga, etc. Todo esto contribuir a darle orden a sus actividades
y a referenciar que eventos son ms importantes para su planeacin.
Estos roles que acaba de listar le darn una idea del grado de importancia que
tienen todas sus actividades y/o eventos, considerando tambin lo que es ms
trascendente en su vida del paso 1.
Paso 3: Seleccione las metas a desarrollar en cada uno de sus roles.

Esta pregunta podra ayudarle a esto: Qu sera lo ms importante a realizar en
Cada uno de los roles para alcanzar el mayor impacto?
Tal vez para responder esta pregunta tendr que repreguntarse sus roles y verlos
Desde un punto de vista muy personal, desde su corazn y considerando sus
Valores y principios.
Con estos elementos en mano usted podra ver algo como lo siguiente:
CUALES SON SUS ROLES?
SUS ROLES Y METAS DE CADA UNO, SEGN LO MS IMPORTANTE

SUS ROLES
Rol No 1
Pap
SUS METAS PARA CADA ROL

- Asistir a reunion de padres del
colegio de Pepito
- Reunin familiar del Domingo
Rol No 2
Director General
- Curso para recin ingresados a la

empresa
- Preparar informe al Consejo
Rol No 3
Hijo
- Llevar a revisin mdica a mi madre

- Visitar diariamente a mi madre
- Misa de aniversario de mi padre
Rol No 4
Hermano
- Apoyar las necesidades de mi

hermano
- Reunirme cada quincena
- Asistir a las juntas y participar
Rol No 5
Rol No 6
Presidente de Vecinos
Benefactor de la
Parroquia
- Cooperar con los vecinos
- Lograr 100 mil pesos de

aportaciones en el ao
- Incorporar un benefactor ms
- Torneo de Pesca en un dos meses
Rol No 7
Rol No 8
Miembro del Club de pesca- Atraer a dos miembros ms
Socio de Deportivo
- Entrar en plan de dieta reductiva

- Estar al da en las cuotas
Rol No 9
Rol No 10
Una vez realizado este paso, es momento de responder las siguientes preguntas:
Qu sucedera si realizo estas actividades durante la siguiente semana?Qu si
no las realiz?
Cmo afectaran positivamente o negativamente mi vida?

Sera ms efectivo de lo que soy ahora?
Qu podra reprogramar para la siguiente semana sin tener efectos graves?
Algunas de estas actividades van secuenciadas? Cules puedo delegar? A
quin? Cul debera realizar de inicio? Cul despus?
Responder estas preguntas nos va llevando a establecer un marco de referencia
para tomar decisiones acerca de cmo debo realizar aquellas actividades o
eventos que son importantes y forman parte de mi cuadrante 2, pero como no
puedo hacerlas todas simultneamente debo tener uno o varios criterios para
decidir cules van primero, cuales despus, cules debo delegar, etc. An ms si
tuviera un estimado de su duracin y el momento o fecha en que requiero tenerlas
terminadas, eso nos ayudara ms a planear y programar su ejecucin de una
manera ms efectiva.
Paso 4: Establezca un marco de referencia para tomar decisiones acerca de
sus actividades y eventos.
Una prioridad puede definirse como el valor que le damos a una situacin, un
evento o una actividad. Este marco de referencia define los criterios para asignar
prioridades a travs de las cuales decidimos cules actividades van primero qu
otras.
Un ejemplo sera:
Asignar prioridad 1 a las actividades de los roles familiares. Dentro de estos sera
categora A las del rol de Pap; B el rol de hijo; C el rol de hermano, etc.
Asignar prioridad 2 a las actividades de los roles de trabajo. Categora A a los del
rol de director; B a los de Proveedor, etc.
Asignar prioridad 3 a las actividades de salud. Categora A al ejercicio; B a las
actividades en el Club Deportivo, etc.
Este marco podra verse resumido en la siguiente tabla:
Marco de Referencia para

Priorizacin
Categora
Prioridad
Rol
Familia
Pap
Hijo
Hermano
Trabajo
Director
Proveedor
Compaero
Salud
Ejercicio
Benefactor
ComunidadParroquia
Club Deportivo Club de pesca

VicePres de
Vecinos
Paso 5: Auto-Evaluarse.
Cuando Benjamn Franklin cumpli 27 sinti una gran necesidad de mejorar su
vida y decidi identificar las verdades ms universales. List 12 y las llam
virtudes: Templanza, Silencio, Orden, Decisin, Sobriedad (sencillez),
Laboriosidad (Eficiencia), Sinceridad, Justicia, Moderacin, Limpieza, Tranquilidad
y Castidad. Se encontr un amigo religioso ilustrado de la poca y se las consult;
ste le dijo: Creo que debes agregar la nmero 13: Humildad. l acept la
sugerencia de su amigo y de aqu surgieron las 13 virtudes de Benjamn
Franklin. En ellas fundament su esquema de prioridades de su vida a partir de
ese momento.
Posteriormente en su autobiografa escribi que seguir estas prioridades era ms
difcil de lo que haba imaginado. Mencion que cada da inverta algo de tiempo
en meditar acerca de su lista de virtudes y evaluar qu tan efectivamente las haba
seguido. Un resumen, observ que para la virtud de la Humildad cada vez que
perciba que la haba cumplido bien se senta profundamente orgulloso de sus
logros.
Esta autoevaluacin consiste en tomar su esquema de prioridades y ver cmo lo
est cumpliendo respecto a qu realiza primero y qu despus. Lo importante es
tener claro la importancia que tiene cada evento o actividad y si su realizacin va
de acuerdo a eso. Una forma simple es la evaluacin por puntos y consiste en
sumar un punto por cada evento que sea realizado segn su prioridad y restar uno
cuando altere sus prioridades. Al final del da o de la semana sumarizar todos sus
puntos para ver cmo result el da. Con eso tratar de apegarse a sus
prioridades lo ms posible para ganar la mayor cantidad de puntos posible.
Cuando actuamos en el paradigma de lo importante nos movemos en los
cuadrantes 1 y 2, tratando de mantenernos en el 2. Nos volvemos ajenos a los
cuadrantes 3 y 4, los cuales slo nos distraern y nos harn menos efectivos y
eficientes. Lo ms importante es que vivamos all por eleccin y no por error. Es
posible que algunas de nuestras actividades se conviertan en urgentes, pero
sern las mnimas y podemos estar seguros de que todas ellas sern importantes
y apegadas a nuestras ms altas prioridades.
Conclusin Tema 3
Cada meta que nos fijamos tiene su propia etiqueta de un precio. Se dar cuenta
que es agradable y divertido tener el control sobre las metas que se fije, pues el
precio es el adecuado cuando se cumple en tiempo y forma. Sin embargo, si por
sobrecargarse de metas empieza a fallar en su cumplimiento, el precio es mucho
ms elevado por las consecuencias que eso trae consigo para usted y tal vez para
quienes le rodean y para su trabajo.
Muchas personas que han tomado este curso se esfuerzan y logran sus metas a
lo largo de seis u ocho semanas, pero esto se va volviendo ms complicado
conforme pasa el tiempo si no mantiene el orden en la planeacin. Por ello es
importante que haga su propia auto evaluacin con cierta regularidad para medir
sus habilidades y sus potencialidades de manera de ir mejorando gradualmente e
ir ponindose metas cada vez ms retadoras y agresivas. Usted mismo(a) se lo
agradecer con el tiempo.
Tema 4. Entendiendo la administracin del tiempo

Objetivo Entender la diferencia entre: Planear, Programar y Posponer; y conocer
las principios para aplicarla en nuestra administracin diaria del tiempo, todo ello
con el fin de ser ms efectivos.
Introduccin
Constantemente decidimos qu hacer con nuestro tiempo. Ya sean periodos
largos o pequeos, vivimos en las consecuencias de esas decisiones. Estas
consecuencias nos desagradan en especial cuando sabemos que podemos
mejorar la forma como manejamos nuestro tiempo. En ocasiones decimos o nos
dicen (muchas veces en nuestra intimidad):
Mi vida es muy acelerada y no logro todo lo que quisiera; Me falta

tiempo! Reuniones, infinidad de mensajes electrnicos, citas,
llamadas; doy hasta el lmite y da a da caigo rendido en la cama y me
levanto demasiado temprano al da siguiente para volver a lo mismo.
Me corroe la duda de si lo que hago es realmente importante?No
estar dejando de hacer cosas que me acarrearn consecuencias
graves o una cruda personal conmigo mismo(a)?
Todos me dicen que tengo mucho xito. Se que trabaj, ahorr y me

sacrifiqu para llegar a donde me encuentro. Pero no soy totalmente
feliz, porque por dentro me siento vaco; siento que algo me falta. No
estoy seguro de que todo lo que hice era realmente lo que quera
hacer.
Vivo atormentado(a). Mi familia es importante para m, pero tambin

mi trabajo. No encuentro cmo satisfacer las exigencias de ambos.
Qu puedo hacer para encontrar la felicidad verdadera en ambas
cosas?
Decidir qu es primero y qu despus siempre es causa de preocupaciones si no

se hace con la certeza de haber planeado apropiadamente. Este tema
complementar esta habilidad para darle esta certeza y mejorar el sentido de
mejorar la forma como administra su tiempo.
Entendiendo la administracin del tiempo
Durante los aos 70s se publicaron una serie de libros y se dieron muchos cursos
relacionados con el tema de Administracin del tiempo. Esto ha venido
evolucionando hasta nuestros das. Haciendo una revisin de los diferentes
enfoques que se han desarrollado, as como de las bases, los elementos
centrales, procesos y conceptos de cada uno, podemos resumirlo en la tabla
siguiente
Evolucin de la Administracin del Tiempo

Enfoque
Primer
Segundo
Tercero
Bases
Elemento Central
Proceso
- Redaccin
- Recordatorios
Checar de
connotas
regularidad sus
- Dejarse Llevar por la simples
listas para ver que ha
- Listas
de Tareas
corriente
cumplido
y que no
y Preparar
- Uso de calendarios y - Planificar
- Programar
entrevistas
- Manejo
de redes Compromisos
por
agendas
- Secuenciar
computadora
- Definir fechas tope
- Concretar reuniones
- Manejo de agendas
Planeacin,Aclarar valores yClasificacin de actividades
Priorizacin y Control prioridades, as como por orden de prioridades en
metas por rea deplanificadores y organizadores
importanciaelectrnicos o en papel
Conceptos
Recordar los
pendientes
Eficiencia y
Responsabilidad
Personal
Establecimiento y
control de metas
de corto, mediano
y largo plazo
Es claro que muchos de estos aspectos siguen vigentes en metodologas o

herramientas que an se venden en la actualidad. En la generalidad de ellos, su
aspecto central es la Efectividad en la vida, sin embargo cada enfoque
incorporaba beneficios diferentes.
El primer enfoque era altamente flexible y capaz de responder a las necesidades
cambiantes del usuario. El segundo permita una mejor planeacin y preparacin
para los eventos y/o actividades, generaba una mayor responsabilidad personal
hacia los resultados y reuniones que tena el usuario de estos sistemas. Ya en el
tercero se le pone ms atencin a los valores ligados a las metas y planes, es
decir, planear en base a mis principales expectativas y altas prioridades. Esta
generacin se percibe ms prometedora en cuanto a mtodos para administrar el
tiempo y se convirti en el ideal para muchos seguidores de las primeras dos
generaciones.
Analicemos brevemente algunos de los paradigmas que estn intrnsecos y que
juegan un papel importante en la administracin del tiempo, tal como vimos ya en
el aspecto de la priorizacin.
CONTROL. Sera maravilloso tener el control de todos los eventos de nuestra
vida. Este paradigma parte de la base de que tenemos control sobre todos los
eventos que nos suceden, cando en realidad no contamos con el control de todos.
Un resumen de esto puede ser la tabla de relacin siguiente:
Podemos decir que este grfico posee un valor importante en la administracin

del tiempo, pues describe la categorizacin de los eventos, de lo cual depende lo
que programamos, lo que priorizamos, lo que planeamos y deseamos controlar.
Cuando hay situaciones o eventos que pensamos que podemos controlar y en
realidad no podemos y las programamos y no se pudieron realizar, nos causan
preocupacin o un desajuste en nuestra agenda. Esto puede desequilibrar
nuestros tiempos o decisiones que dependen de ese evento especfico. Lo mejor
es ubicar nuestros eventos en el cuadrante marcado como A e ir descubriendo los
del C para ganar terreno en nuestra administracin del tiempo.
En la medida en que aseguremos el control de los eventos, nuestra auto estima

aumentar y, por tanto, nuestra productividad. Hay muchos ejemplos de
inventores, hombres y mujeres creativos y motivados que trascendieron a su

tiempo en la historia, pues pensaron que podan lograr algo, aunque los dems no
lo aseguraban. Louis Pasteur con su vacuna de la Tuberculosis, Thomas Edison
con su bombillo elctrico, Alexander Graham Bell con el Telfono.
De la misma forma hombres y mujeres que cambiaron el curso de la historia con
sus actitudes y pensamientos al mantenerse seguros de que podan lograr algo,
aunque los dems dudaron de ellos; algunos ejemplos son: Gandhi, al liberar a la
India de la Gran Bretaa; Golda Meier, al consolidar los esfuerzos y llevar adelante
la integracin y el reconocimiento de Israel como nacin en 1948 despus de la 2
guerra mundial; Franklin D. Roosevelt, con su New Deal que ayud a Estados
Unidos a mitigar la depresin de 1929 y sus medidas preventivas durante la 2
guerra mundial, las cuales le permitieron triunfar contra el rgimen nazi, entre
otros.
En alguna ocasin se ha fijado una meta muy retadora, le ha puesto todo su
entusiasmo y esfuerzo para lograrla y fallar?Cmo se sinti? Por supuesto que
no muy bien. La pregunta tpica en estos casos es: Por qu fall? Seguramente
usted tuvo muchas respuestas, pero tal vez no lleg a esta: Porque esta meta
estaba fuera de su alcance o su realidad en el momento que usted se la impuso.
Al fijarse una meta es muy importante estar muy bien sintonizados con todo lo que
se requerir para lograrla: qu, quin, cmo, cundo, dnde, por qu, etc. La
administracin efectiva del tiempo es la consecuencia de tener bien alineadas
nuestras habilidades intelectuales, mentales, fsicas, espirituales y emocionales al
planear, programar y ejecutar metas y actividades de manera ordenada, conforme
a nuestros valores y principios. Por ello un reto importante es mantenernos en
contacto con nuestra realidad en todo momento.
Tal vez usted est tomando este curso porque sabe que hay situaciones o eventos
que puede controlar, pero no lo hace. Entonces la frmula indicada es investigar
qu le falta para ejercer ese control, someterse a la disciplina y finalmente hacerlo.
De usted depende.
EFICIENCIA. Este concepto implica hacer ms cosas en menos tiempo.
Adquirimos velocidad, pero sin perder calidad y ser efectivos y mejoramos nuestra
condicin de organizacin. Pero esto no es todo; usted puede tener un excelente
clima para viajar por carretera y hacerlo con una alta eficiencia, pero ir en la
carretera o en una direccin equivocada. Entonces, hay que tener cuidado con
este concepto.
Por ejemplo Cmo se puede ser eficiente con su esposa o su hijo en el manejo
de su tiempo cuando le hablan de un tema trascendente?:
Si usted dice: Dispnsame amorcito, pero ahorita no puedo hablar de tus

sentimientos, pues tengo muy poco tiempo
O bien: No me molestes ahora hijo, vete con tu alma en pedazos a otro lado, pues
en este momento estoy cuidando mi eficiencia en el uso de mi tiempo segn mi
agenda.
Cmo cree que le ir en estas situaciones? Imagnese.
VALORES. Esto significa atribuirle valor a las cosas. Nuestros valores guan
nuestras elecciones y acciones. Sin embargo, cada quien valora las cosas de
forma diferente, aunque eso no significa necesariamente que ello nos llevar al
xito. Por ejemplo, si lo que valoramos se opone a las leyes naturales que
gobiernan la paz mental o la calidad de vida, nos estamos basando en ilusiones y
el fin ser un fracaso. El ejemplo tpico es ponerse una meta que es un delito o un
crimen, lo cual va en contra del principio de la legalidad; tarde o temprano usted se
dar cuenta de que sobrevendr el fracaso.
Algunos ejemplos de valores son los siguientes para su referencia:

Alegra
Amor Incondicional
Aventura
Autenticidad
Balance
Belleza
Calidad
Camaradera
Carcter
Carrera/Profesin
Compasin
Condicin Fsica
Contribucin
Coraje/Valor
Creatividad
Crecimiento
Educacin
Espiritualidad
Excelencia
Familia
Fe
Generosidad
Gozo
Gratitud
Honestidad
Humildad
Innovacin
Integridad
Lealtad
Libertad
Liderazgo
Paciencia
Perseverancia
Profesionalismo
Propsito
Prosperidad
Respeto
Responsabilidad
Sabidura
Salud
Seguridad Econmica
Sentido del humor
Trabajar en equipo
LOGROS INDEPENDIENTES. La base de la administracin del tiempo es el logro

de resultados. Todos vivimos en cambios continuos. Nuestros resultados nos
definen y nos consolidan como personas. Muchos de estos cambios dependen de
nosotros y de la Filosofa con que tomemos las cosas. SI se ve la vida como un

aprendizaje, todo lo que haga lo percibir en trminos positivos y sumando para su
crecimiento; por el contrario si todo lo ve como un problema, una barrera o un
tropiezo, as ser la percepcin de su vida: como algo negativo, en donde el
aprendizaje tambin ser negativo y muchas cosas de las que realice pueden
estar dentro de una espiral negativa.
La vida debe ser una fuente de motivacin y entusiasmo a travs de todo
aprendizaje que se recibe a lo largo de ella. La comprensin y una
interdependencia sana entre las personas que rodean le provocarn Sinergia para
lograr los mejores resultados, individualmente y en grupo.
EL TIEMPO SECUENCIAL. Muchas veces el reloj rige el ritmo de nuestras vidas.

Sin embargo, nuestros tiempos son de diferentes calidades. Las sensaciones, las
motivaciones y las emociones son indiferentes del reloj. Por ello se dice que el
tiempo se debe experimentar y no es lineal sino exponencial, segn el valor que
se obtiene de lo que hacemos mientras transcurre. El hecho de preguntarnos
constantemente: Pas un buen momento? Fue este tiempo efectivo? No
deseamos saber cunto tiempo consumimos sino el valor y la calidad de cmo lo
empleamos y los resultados que logramos con l.
EL ESTILO PROPIO. La administracin del tiempo es una combinacin de
competencias y del liderazgo que ejerzamos en nuestra vida y los aspectos que
dejamos que la determinen. Administrar es manejarnos dentro de un paradigma; el
liderazgo implica cambiar paradigmas. La esencia del liderazgo nos har
cuestionarnos Hago las cosas correctas? antes de Hago las cosas de la
manera correcta?. Las competencias determinan la calidad de los resultados que
alcancemos, es por ello que si nuestras aptitudes crecen y se mejoran, los
resultados se mejorarn y seremos ms eficientes en el uso de nuestro tiempo.
Una cosa s es cierta: Si seguimos haciendo lo mismo siempre, siempre
obtendremos lo mismo. Este razonamiento nos lleva a estar buscando siempre
una nueva y mejor forma de hacer las cosas, aunque parezca que hagamos las
mismas cosas, los resultados sern mejores. Por ello a pesar de las grandes
ventajas que nos han trado estos enfoques de la administracin del tiempo, nos
DR Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | Mxico, 2010 31
hace falta un cuarto nuevo enfoque. Uno que tenga las ventajas de los tres
anteriores y elimine las desventajas de todos ellos.
Un nuevo enfoque que nos haga pasar de una mejor administracin de nuestro
tiempo a vivir un verdadero liderazgo de nuestra vida, basado en los propios
paradigmas que nos permiten migrar a mejores resultados de calidad de vida.
Considerando todos los conceptos analizados y aplicados hasta este momento

ahora si podemos explicar la diferencia entre Planear, Programar y Postergar.
Planear es predeterminar el curso de los eventos, en base a mi misin personal,
bajo mis percepciones, valores y motivaciones. Es el acto de llevar a la realidad
nuestras metas, con una visin ms o menos clara de lo que queremos lograr.
Por qu en ocasiones la gente no planea? Algunas de las razones muchas veces
expuestas son: No tengo tiempo(?); No sirve de nada hacerlo; Para qu
si las cosas no salen como las planeo; No funciona; Realmente no se
necesita; Yo vivo el momento; Mejor me acuerdo; y una de las ms
comunes y ms desastrosas: No vale la pena Y Usted, Qu piensa? Creo
que al tomar este curso usted se convencer de que planear le da sentido a su
existencia, a su vida y ya con eso vale todo.
Ya con nuestros conceptos Planear es clasificar los eventos en importantes y/o

urgentes y darles una prioridad en base a nuestra misin persona, en base a
nuestros valores. Estos determinan nuestras prioridades y de all en cascada el
enfoque de nuestras acciones.
Aqu cabe la aclaracin: Las urgencias no son prioridades; aquellas afectan las
prioridades y las pueden distorsionan. Por ello:

Programar es asignarle fecha, horario y duracin a las actividades y/o eventos en
base a nuestras metas y a los planes que generemos. Definir cunto tiempo
destinar a cada evento. Es el acto ms cercano previo a la ejecucin de los
eventos y el que define nuestra administracin del tiempo. Es un pronstico de a
dnde se va a ir nuestro tiempo y el cumplimiento de nuestra metas. Es un paso
clave para predeterminar la proporcin de tiempos que asegure cumplir nuestras
metas y con nuestras prioridades.
Por ejemplo: Si una de sus metas es: Incrementar un 10% las ventas de mi
negocio en base a la prioridad que haya asignado a esta meta, le dar ms o
menos tiempo a las acciones que usted plane para lograrla. Si algunas de las
acciones que usted defini fueron:
1. Incrementar los anuncios en peridicos y otros medios: disearlos,
contratarlos y medir efectividad
2. Preparar folletera nueva y distribuirla en lugares y pblicos: Diseo,
Revisin, Mandarlos hacer a imprenta, distribuirlos
3. Rediseo de sus productos para darles una mejor y ms atractiva imagen:
Revisar posibles mejoras, proceder al rediseo de empaque y sus
elementos
4. Nombrar un coordinador de estas acciones: Seleccionar al mejor de
quienes ya tengo, asignar responsabilidad y dar detalles, aclarar lo que se
espera
Entonces, usted podr programar sus acciones, dndoles el tiempo adecuado en

el plazo que usted se fij y darle seguimiento a que se vayan cumpliendo en el
mejor orden y secuencia. Tocaremos estos pasos a mayor detalle en el siguiente
tema de Agendas y Planificadores.
Dentro de todo esto contamos con una herramienta muy a la mano para llevar
adelante nuestra programacin con cierto criterio: La Postergacin.
Postergar no es privilegio de los Reyes, sino una herramienta de los
administradores del tiempo. Pero, Qu es postergar? Reprogramar, fragmentar,
posponer, terminar posteriormente pueden ser sinnimos de postergar. Como es
de imaginarse, esta accin se tiene que realizar debido a imponderables que no se
consideraron o a la interdependencia de otros participantes en nuestras acciones.
Un proveedor que pide ms tiempo, una situacin meteorolgica que afecta la
ejecucin de una actividad, una situacin fuera de nuestro control son ejemplos de
casos que nos llevan a la postergacin de actividades.
La clave es utilizar la postergacin en nuestras actividades tipo C y D, y muy
ocasionalmente en situaciones especiales en las actividades tipo A o B (las de
mayor prioridad), aunque sabemos que si postergamos una de estas actividades

las consecuencias pueden ser de mayor repercusin.
Un compendio de estudiosos de la administracin efectiva del tiempo sugiere los
trece principios para POSTERGAR efectivamente:
1. Sea efectivo. Al programar sus actividades durante el da, deje tiempos
abiertos para ejecutar las actividades tipo A1 con cierta flexibilidad. Con ello
usted se podr abstraer para mejorar su concentracin en este tipo de
actividades/eventos claves.
2. Haga maana lo que no pudo hacer hoy. Es imposible planear y
programar todas las interrupciones que puede haber en un da. Por ello,
siempre habr eventos a los que pueda dedicarles tiempo. Cuando son
eventos masivos, donde usted es el centro de la fiesta, cuide las
consecuencias en sus relaciones pblicas. Pero cuando es una actividad
que no pudo realizar por otras que tuvo que atender, las puede hacer al da
siguiente.
3. Siempre lleve con usted su manual de postergacin. Da a da surgen
actividades que no estn planeadas, pero que resulta importante hacer para
beneficio de otras o redondear sus planes y usted tal vez no haba
considerado. Para eso prepare en su agenda electrnica su manual de
postergacin y que sea su herramienta de programacin de la siguiente
semana o del prximo mes.
4. Una cosa a la vez. La gente siempre anda de aqu para all y viceversa; de
un proyecto a otro, sin muchas veces no concretar uno. Viven entre un
remolino de papeles sobre su escritorio. Tome cada evento/actividad a la
vez como si fuera el nico para darle toda su atencin y concentracin. Los
resultados sern mucho mejores. Si debe manejar varios proyectos a la
vez, decida, acte, piense y ejecute uno cada vez. Esto es una disciplina
sana para una ms efectiva administracin de su tiempo.
5. A1s de maana van al centro de su escritorio para ser las primeras.
Esto va segn sus prioridades.
6. Seleccione el mejor tiempo del da para el trabajo prioritario. Esto es lo
clave en su da. No suspenda estas actividades hasta que las termine o
hasta que cumpla los tiempos necesarios, pues esto retrasar otras
actividades que pueden ser igualmente prioritarias.
7. Deje algunos huecos de tiempo para usarlos CREATIVAMENTE. Esta
sugerencia parecer ineficiente, pero esto le ahorrar muchos dolores de

cabeza y le ahorrar tiempos de calidad para actividades prioritarias. En
ocasiones este tipo de huecos de tiempo se presentan sin estar
programados y estos si nos restan eficiencia, pues nos atrapan esperando
a alguien, al esperan un vuelo, haciendo antesala para una junta, etc. Al
programarlos y poderlos utilizar en el momento ms necesario no le har
postergar actividades prioritarias.
8. Respete sus horas compromiso. Fijar horas de inicio y de terminacin
nos compromete, pero bien manejados para actividades As nos enfocar a
cumplirlos. Esto agregar eficiencia en las actividades de alta prioridad en
nuestro tiempo clave, lo cual finalmente agregar efectividad a nuestro
tiempo.
9. Encadnese a su escritorio hasta que su labor termine. Cierta
ocasin un gerente se dijo a s mismo: No me mover de mi escritorio
hasta que cumpla con este reporte y desat su cinturn y en efecto se
sujet su pierna a la pata de su escritorio. Termin su reporte a las 3:00 am
y se retir a descansar hasta esa hora. No es necesario el cinturn, tan
slo la disciplina y el compromiso de cumplir con algo.
10. Coma la corteza primero. En cierta ocasin un norteamericano invit a
un amigo europeo a comer pastel. Se sentaron y el observ que su amigo
empez a comer su pastel por la parte blanda, cuando el siempre inicia por
la corteza o la galleta Le cuestion por qu lo haca de esa forma; el
europeo le respondi: porque no me gusta la galleta y empiezo por la parte
blanda, la de mayor sabor. Empezar por la galleta nos dejar a lo suave
para despus. En el caso del tiempo, iniciar por las actividades duras, nos
dejar las suaves para el final, ahorrndonos tiempo.
11. Hgalo ahora. Una excelente recomendacin: elimine la costumbre de usar
papelitos por todas partes como recordatorios. Siga su agenda (de papel o
electrnica) y Haga las cosas cuando las tenga programadas. Agregue
una lista que se llame Hacer ahora y pngale una marca de tiempo. Cada
vez que consulte su lista de actividades ver esta lista de cosas sencillas y
rpidas que pueden hacerse ahora.
12. Tome un receso cuando se sienta empantanado. Medite, cambie su
rutina, camine un poco, pero no deje lo que hace, pues requiere
concentracin para su terminacin. En ocasiones nos desesperamos
cuando las cosas no sales como las planeamos o los proyectos se
complican. SI tenemos la visin clara y estamos haciendo lo correcto y de la
manera correcta, tal vez simplemente lo que nos falte sea un respiro
momentneo para retomar fuerza y seguir adelante.
13. Transforme las actividades difciles en juegos. Los jvenes de ahora

viven la cultura de los juegos electrnicos y en ocasiones logran cosas
majestuosas que requieren una habilidad que no saben que poseen
simplemente porque son Juegos. Veamos nuestras actividades de esa
forma y lo que sucede es que se transforman en un reto, el cual nos
renueva las energas para sacarlas adelante. Si nos hundimos en el hecho
de que no podemos o estn muy difciles nos auto programaremos y as
ser, lo que nos condena a estancarnos o abandonar el intento.
En resumen postergar es evitable, pero en el momento que se requiera debe ser
manejado segn sus prioridades. Es una herramienta de la que hay que echar
mano muy selectivamente.
Ahora estamos listos para entrar el tema de Agendas y Planificadores, en los
cuales consolidaremos la mayora de los conceptos que hemos manejado hasta
ahora.
Conclusin Tema 4
Si seguimos haciendo las cosas que hacamos de la misma manera que las
hacamos, tenga por seguro que sus resultados seguirn siendo los mismos. Toda
mejora requiere un cambio, pero no todo cambio significa una mejora. Definamos
un nuevo esquema y un nuevo estilo de planear y programar nuestras actividades
que incorpore las recomendaciones vistas a lo largo de este tema y seguramente
sus resultados cambiarn. Una forma de verlo es llevar usted su propio
seguimiento y medir si realizaba la misma cantidad de actividades con la misma
efectividad o eficiencia.
La efectividad se mide con el grado de cumplimiento de cada actividad, es decir, si
la realiz en el tiempo programado al 100% al 90%, esa ser su efectividad. El
cambio o mejora en eficiencia se mide con la diferencia entre el tiempo que
tardaba antes en realizar una actividad y el tiempo que tarda ahora dividida entre
el tiempo anterior y esa ser su mejora. Por ejemplo, usted ahora realiza una
actividad en 50 min y antes la realizaba en 1.0 hora su mejora en eficiencia fue de:
60 - 50 x 100 = 16.67%
60
En resumen, la forma cmo vemos las cosas es lo que nos conduce a hacer lo
que hacemos, a adoptar nuestras actitudes y comportamientos, y stos a los
resultados que alcanzamos en la vida. Por ello, si deseamos generar un cambio
en nuestros resultados, necesitamos cambiar de fondo los paradigmas bsicos de
donde nacen.
En relacin a todo esto Albert Einstein afirm:
Tema 5. Planificadores y Agendas: Herramientas para el trabajo

Objetivo
Dominar stas herramientas en la administracin de eventos personales y de
trabajo con el fin de ser ms efectivos la ejecucin de sus eventos / actividades y
en general, en el manejo de su tiempo.
Introduccin
A raz de los temas que hemos cubierto hasta ahora y de la importancia que tiene
el planear apropiadamente, hace algunos aos me hice el compromiso personal
conmigo mismo de tomarme unos minutos al inicio del da para revisar mis
propsitos fundamentales y repetirme afirmaciones positivas que inspiraran mi da
y tuviera xito. Al final de cada da tambin me tomo unos minutos para hacer una
revisin de cmo estuvo mi da y registrar las experiencias del da (las positivas y
las negativas) y reafirmar mis aprendizajes. Slo por causas de salud, desde ese
momento he cumplido con este compromiso. Con ello me siento fortalecido
sicolgicamente y me ha ayudado a no caer en los mismos errores al planear o
programar actividades.
Yo le recomiendo llevar un diario (fsico electrnico), en el cual registre sus

experiencias y aprendizajes de cada da, adems de autoevaluar su desempeo y
ver cmo se siente con l. Esto le ayudar a redefinir sus lneas de pensamiento y
mejorar poco a poco con su ejecucin. No tema profundizar con Ud mismo en sus
pensamientos, le ayudar a modular sus principios y depurar su forma de
administrar su tiempo.
En esta fase le ayudan sobremanera los organizadores (agendas), ya sean fsicos
o electrnicos. Por tal motivo este tema es clave para concretar sus planes y medir
su ejecucin de actividades. Vea este tema con mucho nimo, pues requerir en
gran medida de su visin y optimismo para mejorar en la administracin de su
tiempo. Mucho xito!
Planificadores y Agendas
Este tema es central en muchos cursos o programas de Administracin Efectiva

del Tiempo.
Para adoptar una cultura del uso de un organizador o planificador debemos estar
convencidos y dispuestos a hacerlo. Los organizadores o planificadores son las
herramientas fsicas o electrnicas que nos ayudan a concentrar la informacin de
nuestros eventos, actividades, horarios, prioridades, planes y secuencias,
necesarios para una mejor administracin de nuestro tiempo.
Una vez que vamos entendiendo y ganando el control sobre los eventos o
actividades, alcanzamos una mayor productividad y una mayor paz interior en un
concepto integral mejor Calidad de Vida. Cuatro elementos claves en el uso de un
planificador son:
Utilice un solo sistema de administracin del tiempo
Utilice siempre su planificador
Elimine papelitos sueltos
Pngale su estilo a su planificador

Saltar de un sistema a otro puede provocar la prdida de enfoque y no aprender a
utilizar ninguno en particular, por eso es vital concentrarse slo en uno y conocer
todo lo que nos ofrece y lo que podemos hacer con l. Existe una gran variedad de
versiones de agendas o planificadores en el mercado, que el mejor para usted es
el que le acomode ms y que contenga los elementos que usted requiera. Puede
ser en papel o electrnico, aunque poco a poco los electrnicos van teniendo ms
presencia, aunque los planificadores o agendas en papel siguen siendo vigentes.
En los modelos de papel, existe una variedad de diseos de formatos para que
seleccione el mejor para usted. En los electrnicos cada marca ofrece beneficios
diferentes, pero en esencia todos le ayudan a organizar su tiempo. Las llamadas
oficinas mviles son incluso telfonos celulares y poseen conexin a internet con
todo lo que eso puede ayudarle.
Otra recomendacin es utilizar siempre su planificador. Dado que en esta poca

se vive muy aceleradamente, tal vez acostumbrarse le cueste un poco al principio:
no se desespere y poco a poco ir recibiendo los beneficios de su organizacin. El
tiempo con que usted cuenta es el mismo, sin embargo hay una gran diferencia en
la forma en como pueda usted aprovecharlo mejor. Como hemos dicho,
organizndose mejor usted ser ms eficiente y efectivo, adems de que
aumentar su auto estima y le dar una mayor paz interior. Pruebe y se
convencer.
Para propsitos de ilustrar el tema partiremos de la base que su planificador es

grfico o de papel y todos los conceptos o aplicaciones que manejemos son
aplicables a los planificadores electrnicos, dependiendo de la marca que sea y
los elementos que contenga.
Una diferencia fundamental es la que determina cuando un evento tiene tiempo
especfico y cuando lo tiene flexible:
TAREA: Planeacin = Tiempo flexible. Ejemplo: Terminar reporte de ventas

hoy. (Tiene todo el da para hacerlo)
CITA: Programacin = Tiempo Especfico: Una junta con vendedores de 3 a
4 pm. (Indica el evento y una hora especfica para llevarlo a cabo)
En el tema 3 cubrimos lo relacionado a eventos Importantes vs Urgentes. Otra
representacin grfica de esto aplicada a actividades en el trabajo sera:
IMPORTANTES
I
URGENTES
Problemas urgentes
Proyectos con fechas
lmite
Logsticas criticas
Crisis
Accidentes
Parar la lnea
II
NO URGENTES
NO IMPORTANTES
III
Interrupciones
Algunas llamadas
telefnicas
Algunos informes
Algunas juntas
Muchos asuntos
urgentes
IV
Prevencin
Clarificacin de Valores
Construir relaciones
Preparacin
Verdadera recreacin
Empowerment
Asuntos triviales
Mucho Trabajo
Alguna correspondencia
Algunas llamadas
telfonicas
Ladrones del tiempo
Excesos de actividades
Esta es una referencia importante en cuanto la forma de clasificar los eventos y su

prioridad para planearlos e incluirlos en su planificador. Para llevar esto adelante
es importante iniciar con una mente abierta y dispuesta al cambio. De hacer las
cosas de manera indefinida o sin una planeacin concentrada a llevar un detalle
que le acomode a un estilo muy personal de hacer las cosas.
Pasos para una planeacin efectiva
1. Defina sus OBJETIVOS.
Qu quiero?
Cmo me doy cuenta que ya lo logr?
Cundo, dnde y con quin lo quiero No lo quiero?
Recursos que requiero
En qu me beneficiara si lo logro?
Qu me afectara si fallo?

2. Divida sus OBJETIVOS en tareas manejables.
3. Fije prioridades.
4. Administre sus tareas en el tiempo.
Veamos esto aplicado a un ejemplo:
Para iniciar analicemos un formato ejemplo que seguiremos para familiarizarnos
con l. Es una forma simple que contiene las TAREAS y su Prioridad por una
parte y la PROGRAMACIN especfica hora por hora, con divisiones de 15 20
minutos para cada actividad con el horario del da e indicando cuanto tiempo le va
a dedicar a cada actividad.
Suponga que en este ejemplo usted desea planear seis tareas:

Hacer su Planificacin diaria
Llamar a su fotgrafo que se llama Juan
Revisar los Documentos XYZ

Buscar un regalo para su esposa(o)
Cumplir con unas lecturas para su maestra y
Llamar para revisar un contrato que tiene pendiente con la Sra. Sara
Estas actividades planeadas se veran en su planificador (seccin TO DO en
electrnicos) como sigue:
Una vez registradas estas actividades es importante llevar a cabo su priorizacin

de la siguiente forma:
Accin diaria: Priorizacin
1. Revise los eventos de cada da: algunos de los smbolos y significados que
se utilizan para esto son:
Significa Ejecutada: Esta actividad ya la realiz completa.
Puede utilizar varios colores, por ejemplo:
Realizada con xito (verde)
Realizada, pero con algunos detalles mejorable
(naranja)
Realizada, pero con algunos (rojo)
Significa Transferida o Pendiente de terminar

Significa Actividad cancelada: cuando ya no tiene que
hacerse.
Significa Actividad Delegada, es decir, asignada a alguien de
nuestra confianza que la realizar y nos dir sus resultados.
Significa Actividad en ejecucin o en proceso (an no
terminada,
Pero ya iniciada)
2. Haga su lista realista de los eventos / tareas para el da. (Si siempre le falta
tiempo hay que ser ms realista con lo que planeamos)
3. Valore cada tarea / evento (A, B, C) (Segn sus valores)
4. Ordene cada tarea / evento (1, 2, 3) (Segn sus prioridades)
Llevemos esto a nuestro ejemplo y quedara como sigue:
Los smbolos que aparecen sobre la comuna de la flecha hacia abajo se ocupan
conforme vamos cumpliendo nuestras actividades para indicar el progreso o
terminacin total de las mismas.
Las actividades especficas que realizaremos en el da iran a continuacin.
Suponga que tiene las siguientes actividades:
Una junta con el equipo de ventas a las 9 am para tratar la estrategia de
ventas;
Comentar un contrato de consultora con Juan Prez: tiene cita a las 11 am
durante una hora;
La presentacin de resultados del mes a las 12 del medioda con duracin
de hora y media;
La comida con el gerente a la 1:30 pm;

A las 3 pm se va a encerrar a hacer la planeacin anual y quiere dedicarle 2
horas:
Dedica unos minutos a las 6 pm a cerrar el da y planear el da siguiente.
Al registrarlo en su organizador lucira de la siguiente forma:
Los colores en la redaccin ayudan a resaltar la cita y el asunto. No hay una regla
especfica
Al final del cada da o semana hacemos la revisin del avance o cumplimiento de
cada actividad planeada. Esto en nuestro formato, con la interpretacin de los
smbolos que mencionamos anteriormente, quedara como sigue:
Con esto se interpretara lo siguiente:
Planificacin diaria: EN PROCESO

Llamar a su fotgrafo que se llama Juan: DELEGADA
Revisar los Documentos XYZ: CANCELADA
Buscar un regalo para su esposa(o): REALIZADO
Cumplir con unas lecturas para su maestra: EN PROCESO
Llamada a la Sra. Sara para revisar el contrato: TRANSFERIDA
As como el planificador u organizador nos ayuda a programar y controlar el

tiempo de cada da, debemos tener un elemento de medicin que nos indique si lo
realizado esta dentro de lo planeado. Si una actividad fue realizada, Cul fue el
resultado? Qu aprendizaje hubo? Si la actividad se volver a repetir, qu
debemos cambiar para mejorar su resultado? En fin, aspectos como estos no los
tienen an las agendas o planificadores, pero es importante darles respuesta a
estas preguntas.
Una evaluacin agregada sera:

Productividad
En actividades
realizadas
Actividades realizadas
exitosamente
Total de Actividades
programadas
Por ejemplo, si yo program 10 actividades y logr realizar exitosamente 9, mi

productividad en actividades programadas ser del 90%. Esto nos dir que tan
bien estamos planeando o que tan bien estamos distribuyendo nuestro tiempo
para poder cumplir con todo lo que programamos en el da, en la semana o el
mes. Lo importante de estas medidas no es tener un indicador fro de nuestro
desempeo, sino en lo que aprendamos da a da para ir mejorando paso a paso
la administracin de nuestro tiempo.
No slo los planificadores nos pueden ayudar a ser mejores en el uso de nuestro
tiempo; a continuacin adjuntamos un resumen de las mejores recomendaciones
sencillas que al seguirlas aseguraremos ser ms efectivos:
1. Ser ms observador en todo lo que haga, escuche y vea
2. Hacer movimientos ms rpidos
3. Pensar con un lpiz en mano
4. Pensar alertamente y anticipndose a lo que pueda suceder
5. Acumular llamadas y atenderlas en un momento agradable del da
6. Dejar a su asistente (si la tiene): llamadas y visitantes (atencin completa)
7. Hacer las cosas bien a la 1 vez
8. No preocuparse: Ocpese!
9. Ubicar fugas de tiempo / energa
10. Ser muy selectivo con lo que lee
11. Establecer un sistema de lectura
12. Duplicar su velocidad al leer
13. Leer un libro como un peridico
14. Hacer una cosa a la vez
15. Estar haciendo siempre una actividad A1 contigo
16. Utilizar todo espacio en su agenda y agregarle los propios

17. Dibujar al explicar; ahorrar tiempo (un dibujo dice ms que 1000 palabras y
ahorra mucho tiempo)
18. Delegar sus cartas / mails (slo trasmita su estilo)
19. Mover su hogar cerca de su trabajo o el trabajo a su hogar
20. Ser puntual en todas sus citas (para iniciar y para terminar)
21. Hacer audio conferencias mltiples
22. No intentar ser perfecto
23. Reducir tiempo de sus visitantes
24. Reducir tiempo de sus llamadas
25. Ser eficiente en su comunicacin
26. Realizar entrevistas ms cortas
27. Conocer a su Jefe/Cliente (le ahorrar muchas discusiones)
28. Usar siempre su agenda
29. Registrar y controlar su tiempo
30. Organizar su lugar con ABC
31. Limpiar su escritorio al retirarse cada da
32. Dar un tiempo a cada tarea (por sencilla que parezca)
33. Empezar por las tareas vitales
34. Convertir lo difcil en un juego
35. Programar una hora con usted mismo
36. Aceptar lo que no puede cambiar
37. Aprender a decir NO!
38. Reducir su tiempo de socializar
39. Mover las cosas slo una vez
40. Cuando se fije una meta, asegrese que puede alcanzarla
Muy Buena Suerte en su iniciativa y que logre los mejores resultados! Pero
recuerde los resultados no son instantneos.
Conclusin Tema 5
El uso de organizadores o agendas no garantiza el que seamos ms organizados.
Si no cambiamos nuestro estilo de ser y nuestros paradigmas para vivir nuestra
propia administracin de tiempo, seguiremos siendo ineficientes y/o inefectivos. Es
decir, La herramienta no hace al artesano, sino su destreza para utilizarla. Con lo
cubierto en este tema usted tiene a su alcance la herramienta, ahora ser esencial
que adquiera, o si ya la tiene utilice cada da su organizador o agenda como su
herramienta de confianza y da a da ir mejorando en esta importante funcin.
Hay mltiples formatos en papel y en los electrnicos usted podr disear sus
propias pginas para sentirse ms cmodo.
La priorizacin le llevar a pensar en la importancia que desea darle a cada
actividad y luego su programacin la colocar en la hora y duracin adecuadas.
Vaya poco a poco imprimindole su estilo personal al formato utilizado, sus

colores, a sus smbolos y a su autoevaluacin de desempeo; con ella ir
percibiendo sus avances y su propio crecimiento en habilidades. El cerrar da a da
revisando cmo cubri su programa y que tan efectivo y eficiente fue, le permitir
ir dominando su tiempo y la forma cmo lo asigna a sus actividades. La medida de
Productividad de actividades realizadas, confirma esto. Revisamos un ejemplo y
su anlisis.
Considere que mejorar sus habilidades de administracin de su tiempo son
parecidas a manejar una bicicleta de carreras: puede ser tan placentero y
reconfortante como usted quiera, pero si deja de pedalearle se puede caer. La
analoga sera: usted puede disfrutar esta actividad y sacarle mucho provecho,
ms sin embargo si no la aprovecha para cambiar de fondo se ciclar y no
mejorar con el intento. Estoy seguro que ponindole ganas superar sus propias
barreras y se convertir en un ejemplo de una mejor administracin del tiempo.
Esto es cuestin de hacerlo y poco a poco mejorar.
Conclusin del curso

El hombre desde que camin por la tierra empez a buscar algn elemento para
medir el paso del tiempo. Lo empez a referenciar a sus acciones, a su quehacer
cotidiano. Pero an hoy en estos das sigue despertando gran inquietud cul es la
mejor forma de medirlo, pero especialmente de utilizarlo mejor.
Durante el curso se analiz un da tpico de actividades para determinar si
realmente utilizamos el tiempo en aquello que consideramos ms importante y
clave en nuestra vida. Ese ejercicio nos ayud a darnos cuenta de las actividades
verdaderamente importantes que le dan valor a nuestra vida y de aquellas
actividades que aunque es necesario hacerlas, no nos agregan valor. De igual
manera vimos cunto tiempo destinamos a cada tipo de actividad, pudiendo
reducir o eliminar algunas de ellas para ser ms productivos. Lo anterior permiti
reconocer la importancia que tiene la administracin efectiva del tiempo.
Descubrimos que existen una gran cantidad de los llamados hoyos negros del
tiempo, los cuales pueden ser controlados y dominados, hacindonos ms
efectivos y eficientes en el uso del tiempo.
Se identificaron otros consumidores de tiempo autoimpuestos y otros propios de los diferentes

sistemas en los que participamos. Lo anterior permiti analizar y aplicar la diferencia entre
urgencia
e importancia y todas sus implicaciones en la administracin ms efectiva del tiempo.
De igual forma se revis la evolucin de los diferentes enfoques de la
administracin del tiempo, reflexionando, finalmente, sobre la necesidad de un
enfoque que lleve a un verdadero liderazgo de la administracin del tiempo y

que permita la flexibilidad del estilo personal de cada quien, basada en los mejores
Paradigmas para lograr mejorar nuestra calidad de vida en el tiempo.
Ya sea para el trabajo, como para la vida diaria, los conceptos cubiertos en este
Curso son aplicables y de un gran potencial transformador para quien est
Convencido y los vive con honestidad y disciplina.
Construye tu propia unificacin alrededor de tus motivaciones, valores
Fundamentales y principios de vida. Te dars cuenta cundo el tiempo est a tu
Favor y tambin cundo est en tu contra. Sin embargo, ahora tendrs algunas
Herramientas para hacer frente a esta situacin y mejorar da con da. Recuerda
que no es automtico y que requerir mucho de tu paciencia y entrega.
Este es el principio.
Debemos esperar al anochecer para ver cun esplndido fue el da.
Sfocles

Administracion Del Tiempo Manual Del Alumno

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HD151 Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Tema 1. La Definicin del Tiempo.

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Podemos llevar el seguimiento de nuestros das, nuestras horas o bien de

calificado y adiestrado, y trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo la operacin.

Ya seas un estudiante, un ejecutivo, un ama de casa o una secretaria es

Algunas de estas preguntas pueden responderse al seguir la Forma para Registro

FORMA PARA REGISTRO DE TIEMPOS

prio Planeacin min prio

min prio Interrupciones min prio

Proyectos min prio

min prio Preocupaciones min prio

Tiempo Total del

% del Tiempo del

A Alta ; Muy Importante

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Debe manejarse con total honestidad al registrar los datos y asegurarse de

Las siguientes preguntas le ayudarn a realizar el anlisis de su registro de

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Al final de cada da de registro, pregntese adems las siguientes preguntas:

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Consumidores de Tiempo del Sistema: Este tipo de consumidores de tiempo los

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

A travs del anlisis de su registro de tiempos y de sus basureros de tiempo

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

Administracin del tiempo: factor clave para el logro de mis objetivos

CUALES SON SUS ROLES?

SUS ROLES Y METAS DE CADA UNO, SEGN LO MS IMPORTANTE

SUS METAS PARA CADA ROL

- Curso para recin ingresados a la

- Llevar a revisin mdica a mi madre

- Apoyar las necesidades de mi

- Cooperar con los vecinos

- Lograr 100 mil pesos de

Miembro del Club de pesca- Atraer a dos miembros ms

- Entrar en plan de dieta reductiva

Cmo afectaran positivamente o negativamente mi vida?

Marco de Referencia para

Club Deportivo Club de pesca

Tema 4. Entendiendo la administracin del tiempo

Mi vida es muy acelerada y no logro todo lo que quisiera; Me falta

Todos me dicen que tengo mucho xito. Se que trabaj, ahorr y me

Vivo atormentado(a). Mi familia es importante para m, pero tambin

Decidir qu es primero y qu despus siempre es causa de preocupaciones si no

Evolucin de la Administracin del Tiempo

Es claro que muchos de estos aspectos siguen vigentes en metodologas o

Podemos decir que este grfico posee un valor importante en la administracin

En la medida en que aseguremos el control de los eventos, nuestra auto estima

inventores, hombres y mujeres creativos y motivados que trascendieron a su

Si usted dice: Dispnsame amorcito, pero ahorita no puedo hablar de tus

Algunos ejemplos de valores son los siguientes para su referencia:

LOGROS INDEPENDIENTES. La base de la administracin del tiempo es el logro

nosotros y de la Filosofa con que tomemos las cosas. SI se ve la vida como un

EL TIEMPO SECUENCIAL. Muchas veces el reloj rige el ritmo de nuestras vidas.

DR Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | Mxico, 2010 31

Considerando todos los conceptos analizados y aplicados hasta este momento

Ya con nuestros conceptos Planear es clasificar los eventos en importantes y/o