Cmo manejar los Costos de la empresa?

Adaptacin de contenido original de American Express OPEN Small Business

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Aprenda a controlar los costos
Una de las claves para conducir con xito una pequea empresa es aprender a controlar los
costos. Abandonados a s mismos, aun los gastos ms pequeos pueden acumularse
rpidamente, y corroer sus utilidades y la salud econmica de su empresa, impidiendo as su
progreso.
Muchos propietarios de pequeas empresas saben bien por dnde entra el dinero, pero no
tienen tan claro por dnde sale. Esto puede tener un impacto muy significativo sobre el flujo de
caja de su empresa. Es importante revisar los gastos regularmente, todos los trimestres si es
posible, a fin de mantener un manejo preciso de las erogaciones y buscar formas de ahorrar
dinero.
Existen reglas bsicas que se aplican a todos los tipos de gastos:
Comparar precios para comprar mejor
Puede hacer esto en todos los aspectos de su empresa, desde los bolgrafos y otros insumos
de oficina hasta sus gastos en seguros.
Evaluar regularmente a todos los contratos y proveedores
Cada vez que usted paga una factura o firma un cheque, pregntese cundo fue la ltima vez
que usted compar precios para obtener el mejor.
No tema negociar
No se limite a hacerlo con los contratos nuevos. Tambin puede negociar con proveedores
actuales deseosos de retenerlo como cliente.
Aproveche los descuentos
Las asociaciones profesionales suelen ofrecer a sus miembros descuentos sobre seguros,
viajes, envos y otros gastos corrientes. stos son algunos de los conceptos en los cuales los
propietarios de pequeas empresas suelen gastar en exceso. Haga clic en el que corresponda
para aprender formas de reducir estos costos:
Telfono y servicios pblicos
Controle estrictamente todos los gastos que aparecen en su factura de telfono. Puede haber
errores, y de hecho generalmente los hay.
Hable con el representante de atencin al cliente de su empresa telefnica para averiguar si
usted tiene las mejores tarifas posibles para llamadas locales y de larga distancia. Tenga en
cuenta que suele ser posible obtener mejores tarifas de las que se ven en los anuncios. Pero
hay que preguntar.
No tema averiguar los precios de la competencia y reconsiderar su eleccin de proveedor una o
dos veces por ao. Si un proveedor de llamadas a larga distancia le ofrece un buen trato para
que usted cambie, presente la oferta que le hicieron a su proveedor actual y pregntele si

puede equipararla. Para la empresa telefnica suele ser ms barato llegar a un acuerdo con
usted que salir a buscar un cliente nuevo que lo remplace.
Si usted trabaja desde su hogar, pida que calculen su factura telefnica en incrementos de 6
segundos. Los planes de residencias particulares (frecuentemente utilizados por empresas con
base en el propio domicilio) suelen facturar por minuto y redondear las fracciones. De modo
que una llamada de 1 minuto y 1 segundo se cobra como de 2 minutos. Usted puede ahorrar
dinero utilizando el cmputo cada 6 segundos, an cuando la tarifa por minuto sea ms alta.
Una vez por trimestre, sintese con el representante de su proveedor para ver si su plan de
llamadas sigue siendo la alternativa ms apropiada para su empresa en crecimiento. Tenga
presente que las empresas telefnicas lanzan regularmente nuevos paquetes para pequeas
empresas a su men de servicios, que pueden brindarle nuevas formas de ahorrar.
No es raro que figuren gastos injustificados en las facturas de servicios. Verifique
cuidadosamente el nmero del medidor, su lectura y su constante, un multiplicador de costos
escrito en su medidor que ayuda a determinar el uso mensual.
Seguro de salud
Revise sus plizas y sus primas dos veces por ao cuanto menos, a fin de verificar que
respondan a sus necesidades. Salga a buscar precios para saber qu tarifas y servicios ofrece
la competencia. No tome la palabra de un solo agente. Pida tres ofertas por lo menos.
Revise sus plizas y sus primas dos veces por ao cuanto menos, a fin de verificar que
respondan a sus necesidades. Salga a buscar precios para saber qu tarifas y servicios ofrece
la competencia. No tome la palabra de un solo agente. Pida tres ofertas por lo menos.
Analice cuidadosamente la historia de demandas por daos y perjuicios de su empresa.
Verifique que su empresa de seguros no est cobrando en exceso por las primas, en especial
como consecuencia de demandas costosas y no recurrentes (tales como un nacimiento
prematuro que gener grandes gastos hospitalarios).
Compare las demandas reales con las expectativas que arrojan las caractersticas
demogrficas de su plantel de empleados. Por ejemplo, podra ocurrir que le hagan un cargo
completo por beneficios de maternidad cuando la probabilidad de que se los utilice es muy
reducida porque en su plantel predominan los jvenes solteros.
Asegrese de que los beneficios por los que usted paga se usen efectivamente. Pregunte a su
agente de qu modo podra ahorrar eliminando o reduciendo algunos de estos beneficios
subutilizados.
Envos y entregas
Trate de negociar un descuento por volumen con una empresa que usted utilice con frecuencia
para hacer sus envos o entregas. La mayora de los servicios de entrega en 24 horas son
flexibles en sus tarifas. Es posible que pueda reducir la tarifa con enviar tan slo siete bultos
por semana. Llame a su representante de ventas y comience a negociar.
Haga un seguimiento del tiempo de entrega de sus envos, ya sea solicitando la certificacin de
entrega a su proveedor o utilizando su software de seguimiento en lnea. Es tpico que estos
proveedores garanticen hora y fecha de entrega. Solicite reembolso por los envos que hayan
sido entregados tarde.
Es realmente necesario que llegue el da siguiente? Verifique que estos tiempos correspondan
a las necesidades de sus clientes. Podra ser que usted est gastando dinero para entregar
cosas a las 10 de la maana cuando un servicio para el da siguiente, o a los 2 das, podra ser
perfectamente aceptable para el cliente.

Busque un sitio conveniente para entregar sus envos. Es posible que usted no lo advierta, pero
usted paga extra cuando piden que pasen a buscar el artculo a enviar. Muchos de los grandes
transportadores tienen centros de servicio en la zona, o buzones donde se pueden depositar
los envos.