INFORME SOBRE ARCHIVO Y LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN

EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS.

ELABORADO POR:
MONICA LOPEZ
KELLIS PALACIOS
JUAN PABLOACEVEDO
ESMERALDA ARDILA
YESENIA CARO
VIVIANA PINZON

CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA
CHIA

INFORME SOBRE ARCHIVO Y LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN

EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Archivo activo vigente activo que guarda con carcter temporal los documentos
que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece son
fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. El
archivo administrativo tambin se le llama archivo vivo.
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican segn su uso en tres grupos:

Permanentes o Maestros: estos contienen informacin n que vara poco.

En algunos casos es preciso actualizarlos
Peridicamente.
De Movimiento: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus
registros son de tres tipos; alta, baja y modificaciones.
De Maniobra o de Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor
que la duracin de la ejecucin de un programa. Su utilizacin como
auxiliares de los anteriores.
TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden

ser de cualquier tipo, simples o
estructurados o segn su funcin:

SEGN SU FUNCIN:
Se define por:
A Archivos permanentes:
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del
tiempo se dividen en:
Constantes: estn formados por registros que contienen campos fijos y
campos de varia frecuencia de variacin en el tiempo.
De situacin: son todos que en cada momento tienen informacin
actualizada.
Histricos: contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de
archivos que han sufrido procesos de actualizacin o bien acumulan datos
de variacin peridica en el tiempo.
b. Archivos de movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y
contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el
proceso de las modificaciones experimentados por los mismos.
c. Archivos de Maniobra o Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa
y borrados habitualmente al crear el mismo.

SEGN SUS ELEMENTOS

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: una coleccin de datos localizados en un dispositivo

de entrada.

Archivo de Salida: una coleccin de informacin visualizada por la

computadora.
Constantes: estn formados por registros que contienen campos fijos y
campos de baja frecuencia de variacin en el tiempo.
De situacin: son los que en cada momento contienen informacin
actualizada.
Histricos: contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de
archivos que han sufrido procesos de actualizacin, o bien acumulan datos
de variacin peridica en el tiempo.
Archivos de Movimiento o Transacciones: son aquellos que se utilizan
conjuntamente con los maestros (constantes),y contienen algunos campos
comunes en sus registros con aquellos para el procesamiento de las
modificaciones experimentados por los mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: son los archivos auxiliares creados
durante la ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el
mismo.
ACCESO A LOS ARCHIVOS
Se refiere al mtodo utilizado para acceder a los registros de un archivo
prescindiendo de su organizacin. Existen distintas formas de acceder a los datos:
Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del
archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que
preceden.
Directo; cada registro puede leerse/ escribirse de forma directa solo con
expresar su direccin en el fichero por el numero relativo del registro o por
transformaciones de la clave del registro en el numero relativo del registro a
acceder.
Por ndice: se accede directamente a los archivos del registro, por su clave
mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la
direccin relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro.
Dinmico; es cuando se accede a los archivos en cualquiera de los modos
anteriormente citados.
La eleccin del mtodo est directamente relacionada con la estructura de los
registros del archivo y del soporte utilizado.

CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS ARCHIVOS

-Nombre y extensin: cada archivo se identifica por un nombre (que debera
indicar su contenido) y por una extensin (algunas veces opcional) que suele
identificar el tipo de archivo.
-El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres mientras
que la extensin consta de 3 o 5 caracteres.
-los archivos tienen un tamao que se mide en bytes, kilobytes, megabytes,
gigabytes,y que depende de la cantidad de datos que contenga.
-los archivos pueden contener diferentes tipos de informacin: archivos de texto,
de imagen, de audio, de video, etc.
-los archivos se organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas(subdirectorios)
De forma jerrquica.

-No pueden haber 2 archivos con

el mismo nombre(y extensin) en
la misma carpeta.
-Nautilos es la aplicacin del
sistema que nos permite organizar
nuestros ficheros.
-Otra forma de manipular archivos
y carpetas es a travs de su men
contextual obtenido, pulsando con el botn derecho del ratn sobre el archivo o
carpeta.
-Guadalinex-edu es un sistema operativo multiusuario, por lo que dispondremos
de una carpeta en / home por cada usuario que inicie sesin en el sistema.

SELECCIN DE LOS DOCUMENTOS DE UN ARCHIVO

Los archivos se seleccionaran de acuerdo a los

siguientes criterios:
Organizacin de archivos

3.
4.
5.
6.

1. Los documentos se clasificaran respetando la

procedencia del documento.
2. Los documentos se ordenan respetando el
orden cronolgico, numrico y alfabtico.
Los documentos se clasificaran y ordenaran en series documentales.
Los archivos de oficina se clasificaran de acuerdo a la estructura que
generan los documentos.
Los archivos centrales se clasificaran siguiendo el principio de procedencia.
Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo
para ser dispuesto a su inmediata consulta.
6.1 los archivos se forman en cada unidad administrativa en archivos,
principales y auxiliares.
6.2 Los archivos principales se constituyen con documentos que tratan
de asuntos, de personas o de temas al agrupa los documentos
referentes entre s.
6.3 Las instituciones establecen el sistema de clasificacin de los
archivos, en base a las actividades que cumple cada unidad
archivstica, lo que permite la localizacin inmediata de la informacin
para servicio a la institucin y al usuario.
6.4 Los archivos auxiliares se constituyen con copias de los documentos
creados por la institucin, estos se organizan de forma numrica,
cronolgica o alfabtica a nivel orgnico-estructural.

Cada expediente inicia su formacin y finaliza as:

Documentos que inicia el trmite.
Anexos y /o antecedentes (si los hay).
Toda la documentacin que se genera en el proceso.

Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el

acceso a la formacin.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACIN

DOCUMENTAL EN LAS AREAS FINANCIERAS Y CONTABLES DE LA
EMPRESA.

OBJETIVOS: Contribuir a la solucin

de los interrogantes y consultas de las
empresas en el mbito archivstico.
RESPONDER
a
las
necesidades
de
consulta,
asesora y orientacin que
requieren las empresas en
cuanto a los sistemas de
gestin de la informacin, la
documentacin y el archivo, de
igual manera su importancia, su aplicacin y posterior administracin para
el buen desempeo de la entidad o empresa.

 Desarrollar un ambiente de carcter pedaggico para la formacin de una

cultura archivstica con apoyo de los recursos humanos y tcnicos del
Ambiente de Gestin Administrativa y de las Tecnologas de la Informacin
y la Comunicacin (TIC).
Generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas
dela institucin Educativa y todas las reas que potencien la experiencia,
infraestructura y recursos fomentando los procesos de potencia,
investigacin y buen servicio.
La gestin eficiente del conocimiento necesita de mecanismos que
propicien la organizacin de la informacin y el conocimiento, los archivos
forman parte de esos mecanismos, en los archivos se guarda o registra la
historia de una organizacin y su estudio permite hacer predicciones para
el futuro.
Es importante recordar que un proceso de gestin del conocimiento no solo
debe tener en cuenta la recoleccin y estructuracin del conocimiento
tcito, es importante la conversin del conocimiento explcito en un proceso
cclico que no termina y viceversa. Es por ello que en muchas
organizaciones que pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el
conocimiento eficientemente, los archivos se automatizan, mediante la
utilizacin de bases de datos, donde se registra la historia dela
organizacin.

MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACION FRENTE A LAS AYUDAS DE

LA TECNOLOGIA, EL INTERNET,
REDES SOCIALES, CORREOS
ELECTRONICOS Y AL ACCESO DE LA INFORMACION DISPONIBLE.

EL ARCHIVO COMO SISTEMA DE INFORMACION

El tema de la teora general de sistemas es un punto determinante para
comprender es necesario recordar que se entiende como por un sistema definicin
que integra tres elementos bsicos:
1. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o
unidades o actividades para nuestro caso son cada una de la s
dependencias que conforman la organizacin, adems de los procesos

inherentes al ciclo de vida de los documentos, desde su produccin hasta

su destino final.
2. Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los
elementos de las otras reas.
3. En un fin especfico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este
conjunto de actividades y sus interrelaciones porque un sistema de
informacin? porque es el elemento ms importante del sistema de
informacin y unidad de informacin es autosuficiente; debe apoyarse en
otras reas del sistema.
ENTRADA: Documentos producidos al interior, documentos recibidos del
exterior.
PROCESO: Seguimiento y control de documentos en trmite dentro de la
gestin administrativa.
Salida respuesta al usuario interno y externo, archivo de documentos
activos.
CORREOS ELECTRONICOS

Tiene relacin con el recibo de informacin o

produccin de un documento cuando sea necesario
conservase. En medida que las redes se popularicen
y cubran muchos lugares, la informacin
seguramente ser intercambiada en gran parte de
forma electrnicamente. El correo electrnicamente
permite
reproducir en pantalla de computador
cualquier informacin que previamente se ha
colocado impresa en una lectura electrnica. Permite la transferencia, en cuestin
de segundos, de mensajes, de documentos, memorandos, oficios y preliminares
almacenndolos en un lugar y permitiendo su extraccin y reproduccin en forma
de copia a distancia. el programa permite comprobar si realmente, llego el
mensaje enviados y recibidos, su funcionalidad a permitido incrementar la
productividad y eficiencia laboral agilizando actividades y mejorando todos los
tipos de procesos que involucran informacin clave.
REDES SOCIALES

Las grandes instituciones que funcionan con grandes redes o sucursales podran
pensar en la instalacin de redes, de manera que puedan compartir sus recursos
de informacin. Algo as como desconcentrar la funcin del archivo y la
correspondencia mediante una interconexin del archivo central y las dems
sedes las cuales debern agruparse por zonas, cada una de las cuales ejercer
las funciones del archivo de recibo ,despacho, y archivo de los documentos , todas
interconectadas entre s.
Esta nueva solucin debe asegurar la modificacin en el tramite y la consulta
desde cualquier punto de acceso a la red de usuarios, de manera que refleje el
verdadero tramite fsico del documento sin la necesidad de pasar por una oficina
central que tramite fsico del documento.