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S.E.P. S.N.E.S.T.

D.G.E.S.T.

S.E.V.

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE LAS


CHOAPAS
TESIS DE LICENCIATURA:
Estudio de Caso Etileno xx1.

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:


Ingeniero en gestin empresarial
PRESENTA:

Basti Soto Garca


NUMERO DE CONTROL:
091A0142

ASESOR:

LAS CHOAPAS, VERACRUZ.

JULIO 2015

TESINA

Contenido
1.

INTRODUCCIN..................................................................................................

Planteamiento del Problema.......................................................................................


Objetivo General......................................................................................................
Objetivos Particulares..............................................................................................
JUSTIFICACION.............................................................................................................
analisis de la situacion .........................................................................................
Alcances...................................................................................................................
Limitaciones

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CAPITULO I

MARCO TERICO....................................................................................

1.1 Antecedentes de la Empresa...........................................................................


1.1.1.Politicas de calidad ...................................................................................
1.1.2. Valores .....................................................................................................
1.1.3 Mision .......................................................................................................
1.1.4

Vision .....................................................................................................

1.1.5 Entorno Social ...........................................................................................


1.1.6 .Ubicasion de la Empresa ..........................................................................
1.1.7 Organigrama de la Alianza ........................................................................
1.1.8. Analisis FODA de la Empresa VALLEN PROVEEDORA ................................
1.2. FUNDAMENTO TEORICO...............................................................................
1.3. Programas integrales Ofrecidos por la empresa vallen proveedora ..........
1.3.1. La Alianza ...................................................................................................
1.4..

Programa En sitio ....................................................................................

1.5. Programa Vallen Vision .............................................................................


CAPITULO II DESARROLLO DEL PROYECTO .........................................................
2.1. Analisis del problema actual en el cobro de ventas a credito .......................
2.1.1. Documento Expedido ...............................................................................
2.2.1.Vale de Despacho Manual

.....................................................................

2.1.2. Proceso Empleado para la entrega del EPP.................................................

TESINA
2.1.3 Entrega de EPP de Arneses ,uniformes o retractiles ...................................
CAPITULO III MATERIALES Y METODOLOGIA .......................................................
3.1 Resultados de las encuestas ........................................................................
3.1.1. Discusion de los resultados ....................................................................
3.2..Resultados de la encuesta aplicada a los clientes de la empresa etileno
xx1 ........................................................................................................................
3.2.1. Resultados obtenidos ..................................................................................
3.2.2. .Determinacion de los puntos criticos del sistema de elaboracion y
admin de los vales de despacho ........................................................................
3.3.Propuesta de mejora para el sistema de cobro de ventas a credito de la
empresa vallen proveedora suc coatzacoalcos ........................................................
3.3.1. principios basicos del cobit.............................................................................
3.3.2. Satisfacer las necesidades de las partes interesadas ....................................
3..3.3

cubrir la compaa en forma integral .......................................................

3.3.4. Habilitar un enfoque holistico .....................................................................


3.4. Separar al Gobierno de la Administracion ......................................................
3.4.1. En que consiste el sistema cobit .................................................................
3.4.2.. Ventajas de Utilizar el sistema cobit .........................................................
3.4.3. Politicas a Seguir para el funcionamiento en el cobro de ventas ................
3.5. Formatos a utilizar para los reportes de entrega de EPP.................................
3.5.1.Beneficios para la Organizacin ................................................................
3.6. Indicaciones para el llenado correcto y entrega de los vales de Despacho
...............................................................................................................................
3.6.1 Vale de despacho impreso ........................................................................
CAPITULO IV...........................................................................................................
4.1.CONCLUSION ...................................................................................................
4.2.RECOMENDACIONES .......................................................................................
4.3.BIBLIOGRAFIA...................................................................................................
4.4.ANEXOS...............................................................................................................
4.5.FORMATOS DE EVALUACION A APLICAR .............................................................

TESINA

INTRODUCCION
En la actualidad en que vivimos administrar los recursos economicos ,humanos y
un factor muy importante como lo es el tiempo se ha vuelo de vital importancia ya
que al hacer mal uso de ellos la empresa va opteniendo perdidas que en el futuro
se veran reflejadas en sus estados financieros . es un echo que toda organizacin
es creada con el fin de obtener ganancias y no perdidas para que esta se pueda
mantener como una lider en el mercado y mostrar competitividad a las empresas
de su mismo rubro financiero.por lo cual en la empresa Proveedora de Seguridad
Industrial del Golfo S.A de C.V. conscientes de la importancia del buen manejo de
los recursos con que contamos nos damos la tarea de buscar una mejora en los
procesos que utilizamos es por esto que se presentara el proyecto Estudio de
Caso ETILENO XX1.
Que ser presentado a la empresa antes menciona con la finalidad de que el
cobro de sus ventas a credito que le hace al cliente etileno xx1 sea lo mas facil y
rapido disminuyendo asi gastos extras que al no ser cobrados en tiempo y forma
trae como consecuencia ,como por ejemplo el gasto en tiempo ,dinero ,y recursos
humanos. Con la finalidad de mantener a

nuestros clientes satisfechos,

brindandoles el mejor servicio y mejores productos que nuestros competidores,


gracias a esta estrategia de mejora continua es lo que nos ha mantenido en el
mercado como una de los mejores corporativos en el medio que nos
desenvolvemos creando asi un circulo ganar-ganar ya que gana la empresa ,gana
nuestros trabajadores y sobre todo no olvidndonos de la responsabilidad social
con nuestro medio ambiente.
El objeto de estudio del caso etileno xx1 es proponer un sistema inteGral que
cubra todas las areas de interes de la empresa.
La presente tesis se encuentra estructurada de la siguiente secuencia :
Intrduccion ,cuatro capitulos con sus conclusiones ,referencias bibliograficas
,recomendaciones y anexos necesarios para dar soporte a la investigacion .
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TESINA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


Proveedora de Seguridad Industrial del Golfo S.A de C.V. Es una empresa lder
dedicada a la distribucin de productos y servicios industriales, que cumple con los
requerimientos y necesidades de los clientes, proveedores, personal y accionistas,
a travs de un equipo humano especializado con alto sentido de responsabilidad
social.
Vallen ofrece sus servicio a varias empresas entre las cuales una de sus clientes
potenciales es la empresa ETHYLENE XXI CONTRACTORS S.AP.I DE C.V. A la
cual se le brinda el servicio en el mismo lugar donde se labora, para lo cual cuenta
con 6 contenedores de despacho con la finalidad de proporcionar un mejor
servicio al cliente.
En dichos contenedores los trabajadores de la empresa ofrecen el equipo de
proteccin personal a los trabajadores para lo cual ellos deben de traer su equipo
antes utilizado para que este sea cambiado o en caso de que no traiga el cliente
su equipo viejo se procede a entregrselo tomando la otra alternativa como lo es
cargarlo a descuento .que finalmente no se lleva a cabo solo es una medida de
frenar el cambio innecesario de los productos.

Fig.2.Despacho de E.P.P

TESINA

OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS ESPECIFICOS

OBEJETIVO GENERAL:

Elaborar un control interno para agilizar el proceso del cobro de las ventas a
crdito del cliente ETILENO XX1,mediante la estrategia COBIT en la empresa
proveedora de seguridad industrial del golfo S.A de C.V. Sucursal Coatzacoalcos
Veracruz.

Objetivos especificos

Anlisis de los procedimientos de recepcin de vales de despacho


mercanca.
Identificar el problema del atraso en el cobro de las ventas a crdito
Elaborar una propuesta sustentable que ayude

agilizar el cobro de las

ventas
A crdito.
Investigar las posibles causas que generan el atraso en el cobro de equipos
de proteccin personal.

JUSTIFICACION

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La empresa proveedora de seguridad industrial del golfo es una empresa lder


dedicada a la distribucin de productos y servicios industriales.
Que cumplen con los estndares de calidad, con las expectativas de los clientes
dndole as un valor agregado a nuestros servicios que ofrecemos; ya que para la
empresa el cliente es de suma importancia. Es por esto que contar con modelos
de procesos a seguir para brindarles un servicio de calidad y confianza es la
bsqueda da a da, donde se vean beneficiados tanto los clientes como la
empresa misma.
Manteniendo a nuestro cliente satisfecho ya que l es el motor que mueve a
nuestra empresa.
Es por esto que Elaborar un control interno mediante estrategias sustentables
para agilizar el proceso de cobro de ventas a credito del cliente etileno xx1 de la
empresa proveedora de seguridad industrial del golfo S.A de c.v.
sucursal coatzacoalcos contribuira a tener un sistema seguro que les permita
evaluar y optener informacion veraz y oportuna . ademas se podran detectar
errores e irregularidades a tiempo para que asi los administradores puedan tomar
las decisiones inmediatas ,proponer soluciones a los problemas antes que estos
sean mayores tambien selograr que la empresa haga los cobros del equipo
entregado al cliente en tiempo y forma.
Logrando asi aprovechar al maximo los recursos humanos como monetarios con
que cuenta la empresa .

TESINA

ANALISIS DE LA SITUACION
Con este proyecto se pretende presentarle a la empresa una estrategia para
agilizar el proceso del cobro de sus ventas a credito ,debido a que se vivio una
situacion de atraso en el cobro en meses anteriores.
Logrando asi una mejora en el servicio que ofrece a sus clientes, ya que en vallen
nuestro objetivo principal es mantener satisfechos a nuestros clientes con el
servicio que les brindamos.

IMPACTO ECONOMICO
Al automatizar el proceso de cobro de ventas a crdito del cliente etileno xx1 la
empresa se ver beneficiada ya que

se podrn reducir al mximo el tiempo,

dinero y recursos humanos empleados en la labor de cobranza que se generan


actualmente. Generando

reduccin de gastos

que se tienen actualmente,

eficientando el proceso de cobro , El personal tambin se ver beneficiado ya que


la empresa podr ofrecer mejores servicios, lo cual genera mayor cantidad de
empleos. Y la oportunidad de capacitar a los despachadores y todo el personal
involucrado en el manejo de los programas empleados as tambin en el servicio
al cliente, lo cual ayudara a tener mejores empleados brindando mejores servicios.

IMPACTO SOCIAL
El impacto social que se genera al mejorar el proceso de cobro de las ventas a
crdito

es de gran beneficio para toda la clase trabajadora que actualmente

trabaja como despachadores ya que tornara el trabajo ms fcil y rpido logrando


mantener informacin eficaz y oportuna para cualquier situacin que se presente
adems que con el uso de un nuevo sistema se tendr que capacitar al personal
que labora de esta manera se fomenta la especializacin en un programa nuevo lo
cual los hace mejores trabajadores en su rea aumentando as su conocimientos .
Adems de que con el uso del programa los ejecutivos tendrn mayor acceso a la
informacin en menor tiempo lo que ayudara a tomar decisiones y solucin de
problemas.
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TESINA

IMPACTO ECOLOGICO
Con el uso de esta nueva heramienta la empresa obtendra muchos beneficios ya
que la estrategia cobbit no solo esta limitada al departamento de ventas si no
puede ser utilizado en toda la empresa como un todo para optmitizar los proceso y
estrategias utilizadas en las diferentes areas.dando un valor agregado a la
empresa ayudandole a seguir mantenerse como una empresa lider a como ha
venido manteniendose.
El medio ambiente se vera beneficiado ya que con esta estrategia se reducira en
gran cantidad el desperdicio de papeleria el cual para obtenerlo se talan miles de
arboles al ao.

ALCANCES Y LIMITACIONES
ALCANCES
Se busca demostrar que con la aplicacin del nuevo control interno se obtendran
mayores beneficios asi como lograr que el cobro delas ventas a credito sean en
tiempo y forma,lo cual traera beneficios a la empresa por que disminuira el gasto
en tiempo ,dinero y recursos humanos que el atraso de las ventas trae
consigo.Ademas que la empresa tendra mejores trabajadores capacitados y estos
logren a la vez prestar un mejor servicio a los clientes.

LIMITACIONES
Una limitante que podemos encontrar al realizar este proyecto es .Que el personal
de la empresa no este dispuesto a adoptar la nueva estrategia ,debido a tener
miedo de enfrentarse a cosas nuevas ya que estan acostumbrados a realizar su
trabajo de manera rutinaria.

CAPITULO I .MARCO TEORICO


1.1.- ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
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Con 25 aos de experiencia, Vallen Proveedora Industrial ha marcado un


liderazgo absoluto en el mercado de la Seguridad Industrial en Mxico.
Proveedora de seguridad industrial del golfo

nace de la visin comercial de

nuestro Director General, Camilo Kuri Con, y durante todos estos aos nos hemos
destacado por marcar la diferencia en calidad, servicio y precio ante nuestros
clientes y competencia.
Nuestra empresa nace en la ciudad de Tampico, Tamaulipas en 1985 empezando
a comercializar las primeras lneas de productos de seguridad industrial como
lentes y googles de seguridad en el Corredor Industrial Altamira-Tampico-Madero,
teniendo desde entonces un crecimiento exponencial no solo en el sur de
Tamaulipas sino en otros estados de la repblica como Nuevo Len abarcando el
mercado del norte del pas, San Lus Potos en el centro y por supuesto Ciudad de
Mxico, en aquel entonces nuestra empresa era llamada Proveedora de
Seguridad Industrial del Golfo.
En 1992, Vallen Safety Supply, el proveedor ms grande de Seguridad Industrial
en los Estados Unidos y Canad, adquiere el 50% de nuestra empresa, lo que nos
coloca en una posicin inmejorable en el mercado mexicano al extender nuestro
portafolio de productos y servicios. Adems, fuimos los primeros en Mxico en el
desarrollo de negocios con tendencia global, al atender de manera conjunta con
Vallen, clientes con plantas en Estados Unidos, Canad y Mxico.

En Mayo de 1995, se traduce e imprime el catlogo de seguridad industrial en


espaol ms completo y mejor presentado del mundo, siendo ste, mejor conocido

TESINA

en el mercado mexicano como la "Biblia de la seguridad", el cual hoy en da goza


de gran aceptacin.
Poco tiempo despus para ser ms precisos desde 1997, nuestra empresa se ha
especializado en los servicios de valor agregado integral, y para ello se desarroll
un sistema de Administracin Integral de Seguridad, que llamamos Alianza.
Mediante Alianza,

nuestros

clientes

obtienen

grandes

beneficios

en

la

administracin de los inventarios de Equipos de Proteccin Personal, y por otro


lado, ayudamos a desarrollar ambientes ms seguros de trabajo, a travs del
conocimiento y experiencia que nuestro recurso humano ha generado a lo largo de
25 aos.
En el ao de 1999, Hagemeyer, un corporativo holands con base en msterdam
y empresa especializada en el suministro de materiales de MRO en Europa,
adquiere a Vallen Safety Supply en Estados Unidos, Vallen Century en Canad y
Vallen Proveedora de Seguridad en Mxico para ese entonces tenamos presencia
en 29 sucursales en Mxico.
Ensitio nace en 2001 como un Programa de Administracin de Inventarios de
material MRO en la industria, proporcionando as un servicio integral en soluciones
en lnea de produccin
En 2006 cambiamos nuestro nombre a Vallen Proveedora Industrial ampliando as
nuestra segmentacin de mercados.
2008 fue un ao trascendental para Vallen, el consorcio de capital francs
Sonepar compra todas las compaas pertenecientes a Hagemeyer en Amrica
incluidas la mexicana Vallen Proveedora Industrial, desde ese ao Vallen forma
parte de una de las empresas ms grandes en material elctrico y MRO en el
mundo con presencia en 36 pases, ventas mayores a 11.9 billones de euros y
con ms de 31,000 asociados, con esta nueva sinergia Vallen experimenta un
cambio que solo ha trado mayores beneficios tanto a los asociados como a los
clientes.
Contamos con 32 sucursales y representaciones distribuidas en todo el pas, a
travs de las cuales atendemos a ms de 2,500 clientes de todos los segmentos

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de mercados: Petroqumica, Metalmecnica, Automotriz, Autopartes, Alimentos,


Minera, Petrolero etc.
Como parte de nuestra misin estamos extendiendo nuestro mercado a otros
pases, implementando nuestros programas y permeado una nueva cultura de la
seguridad.
Nuestro personal est altamente calificado para dar respuesta a las necesidades
de Seguridad Industrial que el mercado laboral exige, hoy contamos con
especialistas en proteccin respiratoria, higiene industrial, emergencias y
seguridad en alturas, tcnicos en proteccin respiratoria en yacimientos petroleros,
primeros auxilios, entre otros.
Hoy Vallen cuenta adems de la distribucin de productos una gama completa en
servicios tcnicos y administracin de almacenes en herramientas y Equipos de
Seguridad Industrial poco comparables en Mxico.
Contamos adems con el apoyo de poco ms de 300 firmas fabricantes, lderes
no solo en Mxico, muchos de ellos lderes a nivel mundial en la fabricacin de
sus productos, lo que nos coloca en un lugar privilegiado para atender de manera
efectiva, todas sus necesidades en materia de Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental.

1.1.1. Poltica de calidad


En Vallen Proveedora Industrial suministramos productos y servicios
industriales,

mediante

un

equipo

humano

especializado

comprometido con el cumplimiento de los requisitos de nuestros


clientes y los regulatorios aplicables, as como con la mejora continua
de la efectividad de nuestros procesos. Basados en un sistema de
gestin de calidad convertimos los objetivos de nuestros clientes en
los nuestros.
1.1.2.

Valores

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PASIN
"La verdadera pasin proporciona fuerza, la cual se convierte en la fuente
del coraje".

Compromiso en el trabajo diario: la fuerza de nuestra unin.


Aprender de forma continua y compartir nuestro saber hacer.
Entusiasmo con nuestros productos y servicios.
Deseo de contribuir para hacer las cosas mejor e innovar.

FUTURO
Mirar al pasado solo tiene sentido si proporciona una visn del futuro."

Aprovechar las oportunidades.


Afrontar los retos cuando aparecen.
Garantizar la permanencia de Sonepar: crecimiento rentable y
desarrollo duradero.

CLIENTES
Servir con todo nuestro poder, es la ms noble tarea en el mundo".

El centro de nuestra atencin: escucharles, identificar sus


necesidades, organizarnos para satisfacerlas mejor.
Ser el apoyo tcnico para nuestros clientes.
La calidad de nuestro servicio al cliente: un valor aadido a
nuestros proveedores.

BENEFICIO
El beneficio no es el objetivo ltimo de una empresa, sino la condicin
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base de su durabilidad, y la mejor medida de su xito"

Nuestra garanta de futuro para nuestros proveedores y


clientes.
Nos permite

desarrollarnos,

invertir

permanecer

independientes.
Resultado de nuestros esfuerzos y trabajo en comn.

SINERGIA
Juntarse es un comienzo; permanecer juntos es progresar, trabajar
juntos es un xito".

Promover contactos, organizar procesos.


Compartir ideas, el saber hacer, experiencias: aprender unos
de otros para incrementar nuestra eficiencia.
Buscar Soluciones Juntos.
Beneficiarse de las muchas culturas locales.

PERSONAS
Todos pensamos que somos "uno". No es verdad, todos somos
"varios".

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TESINA

"Servir con todo nuestro poder, es la ms noble tarea en el mundo".


El corazn de nuestro negocio (en contacto tanto con clientes

como con proveedores).


Elegir, formar, motivar e involucrar: la clave para el desarrollo
del Grupo.
Fortalecer el orgullo de pertenecer a Sonepar a lo largo de
las empresas que lo forman.

RESPETO
"El camino ms simple de mostrar respeto por alguien es escuchar".

La base de todas nuestras relaciones y garanta de nuestra


posicin en el largo plazo.
Una actitud: escuchar y aprender.
Un comportamiento: mostrar respeto para ganar respeto.
Crear relaciones de confianza para reforzar nuestro valor
aadido.

LA RFRENCE
"Un hombre no debiera ser juzgado por sus cualidades, sino por el uso
que hace de ellas".

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TESINA

Ser conocido por los clientes, respetado por los proveedores


e imitado por los competidores.
Un reto diario.
Una fuente de progreso para todos y cada uno.
Ser un lder de calidad.
1.1.3. Misin
Somos una empresa lder dedicada a la distribucin de productos y
servicios

industriales,

que

cumple

con

los

requerimientos

necesidades de los clientes, proveedores, personal y accionistas, a


travs de un equipo humano especializado con alto sentido de
responsabilidad social.
1.1.4. Visin
Ser reconocidos como una Empresa Lder, generando valor agregado
en la distribucin y servicios de mantenimiento, reparacin y operacin
comprometidos con clientes, proveedores, personal, accionistas y la
comunidad.

1.1.5. ENTORNO SOCIAL


Comprometidos con nuestra comunidad participamos activamente en
apoyos a Instituciones Educativas, Altruistas, Civiles y de Gobierno.
Buscamos generar valor al respaldar a nuestra sociedad en momentos
difciles y de contingencia, a la vez que promovemos el uso del equipo
de seguridad y proteccin personal que comercializamos.
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Algunas de las Instituciones que apoyamos:


Proteccin Civil
Asociacin Caritas de Tampico
Patronato Pro-Escuelas de Deficientes Mentales
Asociacin Mary Johns de Edgar
DIF (Desarrollo Integral de la Familia)
Instituto de Estudios Superiores de Tamaulipas AC
Bomberos de Tampico, Madero y Altamiras

1.1.6. UBICACION DE LA EMPRESA

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La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Coatzacoalcos que se localiza


en la zona sur del Estado, en las coordenadas 18 09' latitud norte y 94 26'
longitud oeste, a una altura de 10 metros sobre el nivel del mar. Limita con los
municipios de Pajpan, Cosoleacaque, Minatitln, Ixhuatn del Sureste, Moloacn
y las Choapas, al norte con el Golfo de Mxico, al este con el estado de Tabasco.
Su distancia aproximada por carretera a la capital del estado es de 420 Km.

Fig.1.Mapa de la empresa

DIRECCION: Avenida Mariano Abasolo # 502, Colonia Centro,


Coatzacoalcos, Veracruz, CP 96400 Entre calles: Ignacio de la
Llave y Zamora.
1.1.7. Organigrama de la alianza

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TESINA

Fig.2.Organigrama de la alianza

1.1.8.ANALISIS SITUACIONAL DELA EMPRESA VALLEN.

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TESINA
FORTALEZAS

DEBILIDADES

Experiencia en el mercado

Infraestructura

Falta

de

planeacin

en

la

utilizacin de los recursos.

Aumento de la demanda
Amplio mercado potencial
Ofrece varios servicios
Su capital humano

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Ampliacin de su mercado meta


No

en la regin.

llevar

una

administracin

adecuada

Entrada de nuevas empresas

Crecimiento de la empresa.
Amplitud en su cartera de clientes

La

entrada

de

nuevos

competidores.

Fig.3.Analisis foda de la empresa

1.2. FUNDAMENTO TEORICO


El proceso de control interno surge como alternativa de brindarle un mejor servicio
al cliente ya que de el depende el xito , fracaso o de cualquier rumbo que tome

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TESINA

la empresa.es por esto que estando concientes de la importancia que juega el


cliente en la empresa dia a dia se mejoran los servicion ofrecidos .
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupacin de la mayora de las
entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologas, lo cual se puede
evidenciar al consultar los libros de texto de auditora, los artculos publicados por
organizaciones profesionales, universidades y autores individuales. Por eso en el
presente trabajo se aborda la evolucin del mismo y sus antecedentes.
Desde la antigedad, el Control Interno fue ejercido en las organizaciones por los
primeros gobernantes, jefes religiosos y dirigentes empresariales, quienes lo
utilizaban dada la necesidad de dirigir y supervisar las actividades, por lo que
podemos plantear que la necesidad del control est unida al nacimiento de la
Contabilidad, siendo que la funcin contable es tambin una funcin de control.
Las evidencias de control, se encuentran en civilizaciones tan antiguas como las
de China, Babilonia, Grecia y Egipto, donde los dirigentes de estas civilizaciones
usaban la contabilidad para conocer el costo de la mano de obra y de los
materiales usados en la construccin de estructuras de las grandes pirmides, sin
embargo, no era reconocido como un elemento fundamental.
El ritmo del desarrollo de los Sistemas de Control Interno aument durante la
Revolucin Industrial, cuando las economas de los pases desarrollados
comenzaron la produccin a mediana y gran escala de bienes. Hasta ese
momento el precio de las mercancas se haba fijado sobre la base de lo que el
gerente pensaba era su costo, pero la mayor competencia exigi de los
comerciantes adoptar sistemas de control ms sofisticados e integrales que
respondieran

los

intereses

de

los

dueos.

Durante todos estos aos, si se trataba de lograr una comprensin del Control
Interno se pona de manifiesto que cada involucrado tena su propia interpretacin
y manera de evaluarlo, y muchos de los fracasos econmicos relacionados con el

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TESINA

Control Interno, se podran haber evitado s se hubiera investigado y mejorado,


con mayor nfasis el concepto y contenido del Control Interno.
En la dcada del 40 del siglo XX se defini el concepto de Control Interno, por
parte del Instituto Americano de Contadores Pblicos (AICPA), que comienza a
reconocer su grado de significacin dentro de las organizaciones, pues si el
sistema de Control Interno contable es adecuado, la posibilidad de que el fraude u
otros errores existan, en cualquier magnitud, es remota.
Es aqu donde, (L.R.DICKSEE, 1905) . Indica este autor que: "un sistema
apropiado de comprobacin interna obvia frecuentemente la necesidad de una
auditora detallada. El concepto de control interno de Dicksee, incluye tres
elementos, como son la divisin de labores, utilizacin de los registros de
contabilidad y rotacin del personal.
En 1994 la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos (IMCP), en su boletn 3050, mencionaba que la
estructura del control interno consiste en las polticas y procedimientos
establecidos para lograr los objetivos especficos de la entidad. Esta estructura
consiste en tres elementos: Ambiente de Control, Procedimiento de Control y
Sistema Contable.
Segn (Cook and winkle) en el Tomo I de "Auditora" define el Control Interno
como un sistema: "El Control Interno es un sistema interior de una compaa que
est integrado por el plan de organizacin, la asignacin de deberes y
responsabilidades, el diseo de cuentas e informes y todas las medidas y mtodos
empleados: para proteger los activos; obtener la exactitud y confiabilidad de la
contabilidad y de otros datos operativos; promover y juzgar la eficiencia de las
operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compaa; y comunicar
las polticas administrativas, estimular y medir el cumplimiento de las mismas".

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TESINA

Segn (Meigs, Principios de Auditora") lo define como un conjunto de medidas


cuyo propsito bsico es promover la operacin eficiente de la organizacin,
proteger los activos contra el desperdicio y el uso ineficiente, promover la exactitud
y confiabilidad en los registros contables, alentar y medir el cumplimiento de las
polticas de la compaa y evaluar la eficiencia de las operaciones.
Meigs no hace referencia sobre donde est la responsabilidad del cumplimiento de
este conjunto de medidas, que claro est, es responsabilidad de todos y cada uno
de las personas que laboren en la entidad, desde cada dirigente hasta el
trabajador ms simple.
En el documento conocido como Standars (Standars para la prctica Profesional
de la Auditoria Interna, dice: que el control interno es cualquier accin tomada por
la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las
metas se han cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a travs de la
planeacin, organizacin, direccin y ejecucin de tareas y acciones que den
seguridad razonable de que los objetivos y metas sern logradas.
El Informe del "Committee of Sponsoring Organization" (COSO), el cual se le
conoce tambin como "La Comisin de Organizaciones Patrocinadoras de la
Comisin Treadway", mostr una nueva definicin sobre el Control Interno y es
como sigue: "El Control Interno es un proceso integrado a los procesos y no un
conjunto de pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos, efectuados
por Consejo de la Administracin, la direccin y el resto del personal de una
entidad, diseado con el objeto de proporcionar una garanta razonable para el
logro de los objetivos incluidos en las categoras siguientes:

Eficiencia y eficacia en las operaciones

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TESINA

Confiabilidad en la informacin financiera


Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas".
El Informe COSO internacionalmente se considera hoy en da como un punto de
referencia obligado cuando se tratan materias de control interno, tanto en la
prctica de las empresas como en los niveles y docentes.
Segn (Samuel Alberto Mantilla B, 2005) dice que un control interno puede ser
visto como el proceso (que incluye todos los controles ,financieros o de otro tipo
efectuado por la junta de directores ,la administracion principal y otro personal de
una institucion crediticia para proveer seguridad razonable de que se logren los
siguientes objetivos :
Logros de las metas y objetivos establecidos
Uso economico y eficiente de los recursos
Control adecuado de los diversos riesgos en que se incurre y de la
salvaguardia de los activos
Confiabilidad e integridad de la infrmacion financiera y gerencial
Cumplimiento con leyes y regulaciones asi como politicas ,planes reglas
internas y procedimientos
Pero independiente de que tan bien diseado este y que tambien pueda funcionar
un sistema de control interno solo puede proveer seguridad razonable de que se
logren los objetivos antes mencionados.

1.3.PROGRAMAS INTEGRALES OFRECIDOS POR LA EMPRESA


VALLEN PROVEEDORA.

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1.3.1 LA .ALIANZA
Vallen Proveedora Industrial no solamente provee de Equipos de Seguridad
Industrial, sino que, ofrece una gama de servicios integrales a las problemticas
de seguridad e higiene industrial, logrando que nuestros clientes enfoquen toda su
energa, tiempo y recursos a su giro principal dejando en las manos de Vallen
Proveedora sus necesidades de Equipo de Proteccin Personal.
OBJETIVO GENERAL
La implantacin de una cultura organizacional que de cmo resultado la
disminucin de los accidentes y reduccin la de costos.
Nuestra experiencia con todos los clientes servidos bajo el Sistema Alianza, tanto
en la reduccin de consumos de E.P.P. como en el abatimiento de los ndices de
accidentes han sido extraordinarios ayudando a crear junto con el cliente un
ambiente de trabajo ms seguro y adems ms productivo, con sus respetivos
beneficios.
Cuando requiera un Servicio Integral para la proveedura de Equipo de Proteccin
Personal el servicio integral de Alianza, es la solucin.
ALIANZA es un sistema de TIENDA EN SITIO, es una nueva sucursal de Vallen
Proveedora dentro de su propia empresa, localizada convenientemente en su rea
de trabajo, inventarios y niveles ptimos acordes a sus necesidades, y controlados
con nuestro moderno Sistema de Cmputo Alianza, desarrollado con la ms alta
tecnologa, que garantiza al 100% los controles de almacn, logrando el despacho
del producto correcto, a la persona correcta, acorde con la vida til de cada
artculo, lo cual nos permite garantizar el abatimiento de costos en sus consumos
de Equipo de Proteccin Personal... GARANTIZADO.
El sistema de software Alianza mantiene los registros de consumo, capacitacin e
historial de accidentes de cada trabajador o de toda su planta, tan accesibles

24

TESINA

como en su propia pgina Web, slo accese en ella, solicite el reporte deseado y
el anlisis de consumo o de accidentabilidad lo tendr en su mano.

1.4. PROGRAMA ENSITIO


En Sitio, provee y distribuye productos y servicios para la Administracin de
Soluciones Integrales en los procesos de

Mantenimiento, Reparacin y

Operacin, (MRO) de nuestros clientes ofreciendo las mejores herramientas y


productos indirectos, tales como:

Herramientas de Corte

Servicio de Soporte a Lneas de Produccin

Servicios de Procuracin y Compra

Plan de Ahorros y Administracin de almacenes en Sitio, a travs de un


sistema de inventarios a consignacin

Garantizamos la existencia suficiente para cubrir las necesidades de


nuestros clientes.

Ensitio, implementa un estudio en cada rea de la planta a fin de recomendar


productos alternativos a los actualmente utilizados para la aplicacin de un costo
beneficio al cliente y continuamente se desarrolla en estudio de productos nuevos
con pruebas en las reas de trabajo y medicin de resultados.

25

TESINA

1.5. PROGRAMA VALLEN VISION


Con ms de 5 aos en la proveedura de lentes de prescripcin de proteccin
personal y la implementacin de un sistema de diagnstico en su planta, hacen de
este programa el ms exitoso en su gnero y nico en Latinoamrica, dando al
usuario final no solo la certeza de que se est usando un lente que cumple con las
caractersticas de proteccin sino que ofrece la graduacin perfecta para su
trabajador, de manera que no baje los niveles de productividad.
Contamos en Vallen con un equipo de profesionales que realizan diagnsticos
especializados dando como resultado Seguridad y Salud visual 100%.
Contamos con el respaldo de stock de micas graduadas listas para su entrega
inmediata, adems contamos los ms sofisticados instrumentos de diagnstico
visual para garantizar a nuestros clientes la calidad y el servicio requerido.
En Vallen Visin diseamos e impartimos cursos a la medida de sus necesidades,
los cuales permiten difundir una cultura de la seguridad que con el tiempo se ve
reflejado en el aumento de la productividad en sus trabajadores.
Vallen Visin no es una ptica comn, es un programa diseado para ofrecer
Seguridad y proteccin a la visin de sus trabajadores.

26

TESINA

CAPITULO II.DESARROLLO DEL PROYECTO


2.1. ANLISIS DEL PROBLEMA ACTUAL EN EL COBRO DE VENTAS A
CREDITO
Debido a la problemtica que se vive en la empresa proveedora de seguridad
industrial del golfo en el momento de cobro de equipo de proteccin personal a
uno de sus principales

clientes, que en este caso

nos vamos a centrar en

ETILENO XX1el cual en el ltimo ao ha sido un cliente potencial en la


adquisicin de equipo de proteccin personal para sus trabajadores es en este
que encontramos con un atraso de documentacin, ya que los vales de despacho
son trados de la planta etileno xx1 donde se encuentran 6 contenedores de
despacho donde se ofrece el equipo de proteccin personal a los trabajadores de
dicha empresa .
Es aqu donde se genera el atraso ya que los despachadores entregan el equipo
de proteccin personal y debido a la demanda de los clientes ,por la presin de
atender con rapidez al cliente por que el tiempo los apremia no se percatan de que
los vales son trados con diversos errores como lo son:
Errores de captura, errores de usuario, sin firma de usuario, sin firma de
despachador, errores de firma de usuarios entre otros .lo que genera en el
momento de archivarlos un atraso al personal que est a cargo de los vales ya
que hay que regresarlos a la planta para que las firmas sean recaudadas para
luego ser archivados y entregados al cliente para ser revisados y contrastados de
la informacin que se maneja es verdica .cuando estos son terminados de revisar
son pasados a cobro el monto total del despacho, Esto genera un desperdicio de
tiempo, dinero, y recurso humano ya que al ser necesario los despachadores son
trados a la empresa para seguir trabajando horas extras realizando un trabajo que
ellos debieron realizar al hacer los vales de despacho.

27

TESINA

Es aqu donde radica la necesidad de buscar una nueva estrategia o buscar un


nuevo modelo de control interno de vales de despacho en la empresa proveedora
de seguridad industrial del golfo para lograr as aprovechar al mximo los recursos
con que cuenta la empresa y disminuir los gastos generados por el atraso en el
cobro de mercanca, adems que el modelo que se proponga ayude a que se
haga la cobranza en tiempo y forma.

2.1.1. DOCUMENTO EXPEDIDO

Fig.3.vale de despacho impreso

2.1.1. VALE DE DESPACHO MANUAL


28

TESINA

Fig.4.Vale Manual

2.1.2. PROCESO EMPLEADO PARA EL DESPACHO DEL EPP

29

TESINA

En la siguiente figura se da a conocer el proceso empleado actualmente para


hacer la entrega de los equipos de proteccin personal de pendiendo del tipo de
equipo que se solicite.

Fig.4 DESPACHO DE EPP BASICO

El proceso de despacho inicia cuando la persona se ha cerca al contenedor para


solicitar un material nuevo o de cambio, cuando es cambio se pide que se muestre
el cambio para verificar si es necesario realizar la accin de cambio; cuando pasa
el filtro de nosotros vallen se elabora el vale de despacho y se manda con
personal de HSE industrial y estos a su vez verifican al igual que nosotros y
autorizan o deniegan el despacho del vale, cuando se autoriza por HSE acuden
con nosotros de nueva cuenta y se le proporciona el material requerido.

2.1.3. ENTREGA DE EPP DE ARNESES UNIFORME O RETRACTIL

30

TESINA

Fig.5.Entrega del EPP de arneses.

CAPITULO III. MATERIALES Y METODOLOGIA

31

TESINA

Para encontrar la solucin al problema encontrado


Se realiz una investigacin de mercado para saber cul era la opinin de los
clientes as como tambin de los empleados que laboran en el rea sobre la nueva
estrategia que se pretende dar a conocer para solucionar el problema como para
evaluar el servicio que ellos reciben.
Para

esto

se

aplicaron

encuestas

dependiendo

segn

al

personal

correspondiente.
En este estudio se utiliz el mtodo de muestro aleatorio simple

el cual es

necesario solo investigar a una parte de la poblacin llamada muestra y


dependiendo de los resultados de esta sacaramos una conclusin total de la
poblacin.
Para esto fue necesario utilizar formulas estadsticas para saber el tamao de la
muestra a entrevistar.

32

TESINA

Datos
n = el tamao de la muestra.
N = tamao de la poblacin.
Desviacin estndar de la poblacin que, generalmente cuando no se tiene su
valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no
se tiene su valor, se lo toma en relacin al 95% de confianza equivale a 1,96
(como ms usual) o en relacin al 99% de confianza equivale 2,58, valor que
queda a criterio del investigador.
e = Lmite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su
valor, suele utilizarse un valor que vara entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que
queda a criterio del encuestador.

Sustituyendo en la frmula:
Para calcular la muestra de la poblacin de los clientes de la empresa

n=

z N
2
2 2
e ( N1 ) + Z

n=
76.832
0.79+ 0.9604

( 1.96 ) 2 ( 0.5 ) 2( 80)


0.01 ( 801 ) +1.962(0.5)2

=43 Personas a encuestar

De acuerdo a la formula antes planteada

33

TESINA

Arroj un nmero de 43; estos son la cantidad de los clientes que en la planta de
etileno xx1 que se les aplicara la encuesta.
Los trabajadores que tambin sern encuestados son los que trabajan para la
empresa lo cual son en total 16 personas que

fungen como despachadores,

como estos son una cantidad mnima tomaremos los 16 que representan el
100%. Ellos tambin sern encuestados para saber la causa que gener el atraso
en el cobro de las ventas a crdito.

3.1. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS


De la investigacin que se llev acabo a los trabajadores de la empresa vallen
proveedora.
Fueron:

1.Como considera la comunicacion trabajador y jefe?


a)muy buena

b)buena

c)regular

d)mala

100%

La comunicacin entre el trabajador y el jefe es regular

34

TESINA

2.cuando hay una nueva indicacion se la hacen llegar?


a)pronto

b)semanas despues

c)muy atrasada

d)dias despues

100%

El 100% afirmo que cuando hay una nueva indicacin se las hacen llegar das
despus de que se toman las decisiones.

35

TESINA

3.Cuenta con los equipos necesarios y herramientas necesarias para realizar su trabajo?
a) si b)no c) no son suficientes

100%

Los trabajadores cuentan con el equipo necesario para realizar su trabajo

4.LES BRINDAN CAPACITACION PARA QUE REALICE N EFICIENTEMENTE SU TRABAJO?


a) si b)no c)en ocaciones d) nunca

100%

36

TESINA

El 100% contesto que nunca se les brinda capacitacin para realizar su trabajo.

5)Considera necesario elaborar una estrategia mediante algun software ,metodologia que simplifique y facilite el proceso y almacenaje de informacion?
a) muy necesario b)necesario c)no hace falta

100%

El 100% considera que es muy necesario que se elabore una nueva estrategia
para facilitar el proceso y almacenaje de informacin.

6. Qu proceso siguen para realizar su trabajo?

37

TESINA

elaborar vales ,revisarlos ,capturarlos


1

100%

En el proceso donde los despachadores tardan ms es en elaborar, revisar y


capturar los vales de despacho.

7. En qu parte del proceso se tardan ms?

38

TESINA

revision y captura
1

100%

El 100% cree que la parte donde ms se tardan en realizar su trabajo es


en la revisin y captura de vales de despacho.

8. Qu problema piensas que lo origina?

39

TESINA

Que problema lo origina


falta de tiempo y organizacin

falta de capacitacion

falta de personal

19%

56%

25%

El 56% dijo que por la falta de tiempo y organizacin


El 25 % opino que por falta de capacitacin
El 19% menciono que por falta de personal

40

TESINA

Qu

solucin

le

daras

para

reducir

esa

tardanza?

9.Que solucion le darias para reducir esa tardanza


a) mejor organizacin

contratar mas personas

19%

19%

63%

41

motivarlos

TESINA

El 62% dijo que para reducir el tiempo de cobranza debe haber una mejor
organizacin.
El 19% dijo que hace falta contratar ms personas para trabajar.
El 19 % mencion que necesitan ser motivados para que realicen mejor su trabajo.

3.1.1 DISCUSION DE RESULTADOS


De acuerdo a la investigacin que se llev acabo con los despachadores que
brindan el servicio a los trabajadores de la planta etileno XX1 se obtuvieron
resultados como:
La comunicacin que hay entre los trabajadores y el jefe, es regular quiere decir
que existe algn factor que no est propiciando que la informacin se lleve a cabo
correctamente, el 100% de los trabajadores respondi a que cuando se da una
nueva indicacin se les da a conocer a ellos hasta das despus , podemos
encontrar algo positivo de que si se cuenta con los equipos necesarios para llevar
a cabo su trabajo lo cual es muy importante para que as ellos puedan realizar sus
tareas, cuando se les cuestiono sobre si la empresa les proporcionaban
capacitacin previa para realizar su trabajo ellos contestaron que nunca ,todos
coincidieron a que hacen las mismas actividades y que el atraso se genera en
capturar y revisin de los vales de despacho .
El problema que ellos encuentran es que por la falta de tiempo, falta de
capacitacin, y personal se genera el atraso del cobro.
Por la falta de tiempo quiere decir que la demanda del cliente sobrepasa a la
cantidad de personal disponible para la atencin adems que los que hay carecen
de la capacitacin necesaria para que ellos puedan realizar bien su trabajo.

42

TESINA

Como solucin ellos opinan que sera necesario tener una mejor organizacin
entre los que trabajan, teniendo clara sus actividades cada cual adems de la
contratacin de ms personal.

3.2. RESULTADOS DE LA ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES


DE LA EMPRESA ETILENO XX1.

COMO CALIFICARIA USTED EL SERVICIO QUE SE LE BRINDA AL CLIENTE AL DESPACHAR EL EPP


A)EXCELENTE

B)BUENO

C)REGULAR

2% 9%

88%

43

D)MALO

TESINA

CUANDO LO ATIENDEN LO HACEN DE LA MEJOR MANERA?


A)SIEMPRE

B)A VECES

C) DE VEZ EN CUANDO

D)NUNCA

15%
12%
73%

LE PROPORCIONAN LA INFORMACION NECESARIA SOBRE SU EPP QUE ADQUIERE


A)SIEMPRE

B)AVECES)

C)DE VEZ E CUANDO

D)NUNCA

13%
19%
69%

44

TESINA

EL TIEMPO QUE DURA LA ATENCION ES


A)RAPIDO

B)LENTO

C)NORMAL

32%

68%

45

TESINA

COMO LE GUSTARIA QUE FUERA LA ATENCION


A)MAS RAPIDO

B)RAPIDO

C)ASI ESTA BIEN

100%

46

D)NO ME IMPORTA

TESINA

3. 2.1.RESULTADOS OBTENIDOS
Los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a los trabajadores de
La empresa ETHYLENE XXI CONTRACTORS S.AP.I DE C.V. Fueron:
Cuando se les cuestiono que si cmo calificara ellos el servicio que se
les brindaba cuando vena a adquirir su equipo de proteccin personal
el 2 % contesto que excelente, el 9%dijo que bueno, y el
89%menciono que regular esto quiere decir que la calidad del servicio
no es del todo bien por lo cual se debe de poner atencin a este
indicador y buscar las estrategias necesarias que ayuden a mejorar la
calidad del servicio.se les cuestiono si cuando eran atendidos lo eran
de la mejor manera la respuesta del 73%de los trabajadores fue que a
veces ,el 12% dijo que de vez en cuando y el15% que nunca ,esto
quiere decir que se est careciendo de estrategias de servicio al
cliente para as mejorar este rubro.
En la pregunta que se les hiso si eran informados sobre el EPP que
estaban adquiriendo el 69% contesto que a veces, el 19% que de vez
en cuando y el 12% a veces.
Se cuestion sobre el tiempo que dura la atencin el 68% dijeron que
normal y el 32% dijo que era lento, cuando les pregunte como les
gustara que el tiempo del servicio fuera el 100% de la muestra
encuestada respondieron que a ellos les gustara que fuera ms
rpido.

47

TESINA

3.2.2.

DETERMINACION

DE

LOS

PUNTOS

CRITICOS

DEL

SISTEMA DE ELABORACION Y ADMINISTRACION DE VALES DE


DESPACHO.
De acuerdo a la investigacin realizada en la parte del proceso que emplean los
trabajadores para el seguimiento de los vales de despacho la parte donde ms se
tardan los trabajadores en realizar el proceso es segn la encuesta aplicada a los
despachadores de EPP fue:

Que problema lo origina


falta de tiempo y organizacin

falta de capacitacion

falta de personal

19%

56%

25%

Fig.6.Grafica que muestra que origina el problema


Que el proceso se ve afectado gracias a 3 factores importantes como lo son;
Falta de tiempo y organizacin, Falta de capacitacin as como tambin la falta de
personal .adems que en el proceso en el momento de hacer el vale de despacho
y llevarlo a con el encargado de seguridad nos afecta en el proceso ya que se
pierde tiempo en verificar la firma del jefe de seguridad .Los vales son trados de
cada contenedor ,deban ser entregados cada semana pero se tomaba ms

48

TESINA

tiempo en llegar y ser revisados para luego ser entregados a los administrativos de
etileno xx1 para que estos los revisen una vez ms y sean pasados a factura.

3.3. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL SISTEMA DE


COBRO DE VENTAS A CREDITOS DE LA EMPRESA VALLEN
PROVEEDORA SUC.COATZACOALCOS.
Como propuesta para la mejora a implementar se desarrollaron las siguientes
polticas administrativas, que al seguirlas traer como resultado un

mayor

beneficio en los recursos invertidos, As tambin haciendo uso del sistema COBIT
para el uso y manejo de la informacin con que cuenta la empresa esto ayudara a
los directivos a tener la informacin clara y precisa para que los directivos al
necesitarla esta est disponible para cualquier toma de decisiones.
El CobiT es Un sistema que

proporciona un marco integral que ayuda a las

Organizaciones a lograr sus metas y entregar valor mediante un gobierno y una


administracin efectivos de la TI de la Organizacin.
Dicho en pocas palabras, COBIT 5 ayuda a las Organizaciones a crear un valor
ptimo a partir de la TI, al mantener un equilibrio entre la realizacin de beneficios
y la optimizacin de los niveles de riesgo y utilizacin de los recursos.
COBIT permite que las tecnologas de la informacin y relacionadas se gobiernen
y administren de una manera holstica a nivel de toda la Organizacin, incluyendo
el alcance completo de todas las reas de responsabilidad funcionales y de
negocios, considerando los intereses relacionados con la TI de las partes
interesadas internas y externas.

49

TESINA

3.3.1. PRINCIPIOS BSICOS DE COBIT 5.

Figura 7.Principios del CobiT

50

TESINA

3.3.2.

SATISFACER

LAS

NECESIDADES

DE

LAS

PARTES

INTERESADAS

Principio 1: Satisfacer las Necesidades de las Partes Interesadas:


Las Organizaciones tienen muchas partes interesadas y crear valor significa
cosas diferentes a veces conflictivas para cada una de ellas.
En el Gobierno se trata de negociar y decidir entre los diversos intereses de
beneficio de las diferentes partes interesadas.
El sistema de Gobierno deber considerar a todas las partes interesadas al tomar
decisiones con respecto a la evaluacin de riesgos, los beneficios y el manejo de
recursos.

3.3.3. CUBRIR LA COMPAA EN FORMA INTEGRAL

51

TESINA

Principio 2: Cubrir la Compaa de Forma Integral

El sistema CobiT una de sus ventajas es que no solo cubre una parte
de la empresa sino que logra habilitar un marco de control sobre todas
las reas de la empresa. Ya que cubre todas las funciones y proceso
en una organizacin.

3.3.5. HABILITAR UN ENFOQUE HOLISTICO


52

TESINA

El sistema CobiT crea un enfoque holstico con todas las partes involucradas de la
organizacin, ya sean factores directos o indirectos influyan si un nuevo sistema
llegara a funcionar o no. por ejemplo:

1. Procesos .Describen una serie organizada de prcticas y actividades para


lograr determinados objetivos y producir una serie de resultados como
apoyo al logro de las metas globales relacionadas con la TI.
2. Estructuras Organizacionales. Constituyen las entidades claves para la
toma de decisiones en una organizacin.
3. Cultura, tica y Comportamiento. De los individuos as como de la
organizacin; se subestima frecuentemente como factor de xito en las
actividades de gobierno y administracin.
4. Principios, Polticas y Marcos. Son los vehculos para traducir el
comportamiento deseado en una orientacin prctica para la administracin
diaria.

53

TESINA

5. Informacin. Se encuentra presente en todo el ambiente de cualquier


organizacin; o sea se trata de toda la informacin producida y usada por la
Organizacin. La informacin es requerida para mantener la organizacin
andando y bien gobernada, pero a nivel operativo, la informacin
frecuentemente es el producto clave de la organizacin en s.
6. Servicios, Infraestructura y Aplicaciones .Incluyen la infraestructura, la
tecnologa y las aplicaciones que proporcionan servicios y procesamiento
de tecnologa de la informacin a la organizacin.
7. Personas, Habilidades y Competencias Estn vinculadas con las personas
y son requeridas para completar exitosamente todas las actividades y para
tomar las decisiones correctas, as como para llevar a cabo las acciones
correctivas.

3.4. SEPARAR AL GOBIERNO DE LA ADMINISTRACIN

54

TESINA

El marco de COBIT plasma una distincin muy clara entre el Gobierno y la


Administracin.
Dichas dos disciplinas:
Comprenden diferentes tipos de actividades
Requieren diferentes estructuras organizacionales
Cumplen diferentes propsitos
Gobierno. En la mayora de las organizaciones el Gobierno es responsabilidad de
la Junta Directiva bajo el liderazgo de su Presidente.
Administracin. En la mayora de las organizaciones, la Administracin es
responsabilidad de la Gerencia Ejecutiva, bajo el liderazgo del Gerente General
(CEO).

El Gobierno asegura que se evalen las necesidades de las partes interesadas,


as como las condiciones y opciones, para determinar los objetivos corporativos
balanceados acordados a lograr; fijando directivas al establecer prioridades y
tomar decisiones; as como monitorear el desempeo, cumplimiento y progreso
comparndolos contra las directivas y objetivos fijados.
La Administracin planifica, construye, ejecuta y monitorea

las actividades

conforme a las directivas fijadas por el ente de Gobierno para lograr los objetivos
de la Compaa.
Propone que las organizaciones implementen los procesos de gobierno y
administracin de tal manera que las reas claves queden cubiertas, tal como se
muestra a continuacin:

55

TESINA

Fig.8 Proceso del CobiT

3.4.1. EN QUE CONSISTE EL SISTEMA COBIT

56

TESINA

3.4.2. VENTAJAS DE UTILIZAR EL SISTEMA COBIT


57

TESINA

Permite que las tecnologas de la informacin y relacionadas se gobiernen y


administren de una manera holstica a nivel de toda la Organizacin, incluyendo el
alcance completo de todas las reas de responsabilidad funcionales y de
negocios, considerando los intereses relacionados con la TI de las partes
interesadas internas y externas.
Los principios y habilitadores de COBIT

son genricos y tiles para las

Organizaciones de cualquier tamao, bien sean comerciales, sin fines de lucro o


en el sector pblico.

2.7.8. POLITICAS A SEGUIR PARA EL FUNCIONAMIENTO EN EL


COBRO DE VENTAS
Los despachadores ahora con el nuevo modelo de implementacin del COBIT,
podrn realizar sus vales de despachos por medio del programa, esto nos
ayudara a ahorrar tiempo y costos ya que estos al momento de despachar el
equipo requerido, tendrn que realizar la captura en el sistema de dicho
material, actualizndose la informacin en cuestin de los inventarios, y as
mismo tendremos informacin actual y oportuna para la toma de decisiones,
tomando en cuenta de que los vales debern ser firmados y autorizados como
los requiere el cliente, Como los vales tendrn que ser impresos directamente
del sistema y as mismo se ir actualizando el sistema, los despachadores
tendrn la obligacin de realizar un cierre por contenedor el cual ser por turno,
en dicho reporte aparecer el nombre del despachador, la fecha el nombre del
contenedor, y el resumen de todos los materiales que fueron despachados,
este reporte est configurado para que nos d tambin los importes totales
desglosando subtotal, IVA y total por contenedor, as tambin mediremos la
venta por contenedor, dichos reportes debern estar firmados por los
encargados de los contenedores.
Estos reportes se entregaran al rea administrativo ya que esta se encargara
de entregar los reportes juntos con los vales originales firmados por ambas
partes (despachadores y supervisores de etileno) al personal de etileno para
que realicen la revisin de ellos, el sistema COBIT nos ayudara con los
58

TESINA

reportes por contenedores si as lo requerimos o con los reportes globales. Con


este sistema nos estamos ahorrando el tiempo extra que se les pagaba a los
despachadores cuando se les requera para la captura de los vales al sistema,
esta herramienta nos ahorra estos recursos humanos, econmicos y de
tiempo.
En el rea administrativa se establecer facturar cada semana conforme a la
revisin entregada por el personal de etileno y conforme a contenedor, como
podemos observar con este sistema COBIT, nos est ayudando en el punto
ms importante que es la captura de los vales de despacho por contenedor, ya
que en el momento que requieran material este al despacharse deber cumplir
con todas la polticas que establece COBIT, para obtener la informacin de
manera oportuna, veraz, y confiable, adems que como empresa esta genera
confianza a nuestro cliente ETILENO XXI, ya que debido a nuestro programa
ya no tendremos atrasos en esta cuestin de la presentacin de la informacin
en tiempo y forma. Como la facturacin deber ser semanal con el programa
COBIT tambin podremos generar un reporte de los facturado por mes o por
semana en el cual estaremos midiendo las ventas en especficas de este
cliente, una vez facturado y autorizado por el cliente este sellara y firmara las
facturas dando el s a nuestras facturas las cuales pasaran al proceso de
revisin en el rea de finanzas en las cuestiones fiscales con las cuales deber
cumplir nuestra facturacin, para que estas puedan ser programadas a pago.

Cuando un nuevo trabajador sea contratado para fungir como despachador, la


empresa estar

comprometida a proporcionarle un curso de induccin

sobre el funcionamiento de su puesto as como tambin se le capacitara sobre


el o los programas que utilizar durante su labor diaria optando por esta mejora
fomentar a que disminuya el ndice de errores que hacen que el proceso de
facturacin y cobranza se vea afectado.

59

TESINA

El cliente para ser atendido en el cambio de su EPP deber llevar consigo el


vale firmado por el jefe de seguridad, y la empresa estar en la disposicin de
facilitar los vales en tiempo y forma al cliente

3.5. FORMATOS A UTILIZAR PARA LOS REPORTES DE ENTREGA


DE EPP

COBIT
SUPERVISOR
:
DESPACHAD
OR:

CLAVE

REPORTE DIARIO EPP.

COBIT

PROVEEDORA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL DE GOLFO SA DE CV

BASTI GOMEZ
CRUZ
ESTHER PARADA
S.

FECHA:
14/01/20
14

CANTIDA
D

CONCEPTO

ABC-100

CASCO VALIAT NARANJA

ABC-101

CONTENED
HORA
OR
03:00 p.
m. RESIRENE

P.U.

IMPORTE

100.00

39.80 3,980.00

CASCO VALIAT AZUL

84.00

39.80 3,343.20

CC-023

ZAPATA CHOCLO T-5

6.00

550.00 3,300.00

CC-022

ZAPATA CHOCLO T-4

9.00

440.00 3,960.00

DD-001

LENTE DE SEGURIDAD

50.00

29.60 1,480.00

Importe con letra

SUBTOTAL
IVA
TOTAL

2,570.11
18,633.3
1

SEMANAL EPP.

COBIT

(Dieciocho mil seiscientos treinta y tres pesos


31/100 M.N.)

COBIT

REPORTE

16,063.2
0

60

TESINA

PROVEEDORA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL DE GOLFO SA DE CV

SUPERVISO BASTI GOMEZ


R:
CRUZ
DESPACHAD
OR:
ESTHER PARADA S.

CLAVE

FECHA:
14/01/201
4

HORA
03:00 p.
m.

CONTENEDO
R
LDPE

CONCEPTO

CANTIDAD

P.U.

IMPORTE

ABC-100

CASCO VALIAT NARANJA

266.00

39.80

10,586.80

ABC-101

CASCO VALIAT AZUL

811.00

39.80

CC-023

ZAPATO CHOCLO T-5

260.00

550.00

CC-022

ZAPATO CHOCLO T-4

250.00

440.00

32,277.80
143,000.0
0
110,000.0
0

DD-001

LENTE DE SEGURIDAD

905.00

29.60

26,788.00

ABC-102

CASCO VALIAT MORADO

544.00

39.90

21,705.60

ABC-101

CASCO VALIAT BLANCO

568.00

39.90

22,663.20

ABC-100

CASCO VALIAT NARANJA

266.00

39.80

10,586.80

ABC-101

CASCO VALIAT AZUL

811.00

39.80

CC-023

ZAPATO CHOCLO T-5

260.00

550.00

CC-022

ZAPATO CHOCLO T-4

250.00

440.00

32,277.80
143,000.0
0
110,000.0
0

DD-001

LENTE DE SEGURIDAD

905.00

29.60

26,788.00

ABC-102

CASCO VALIAT MORADO

544.00

39.90

21,705.60

ABC-101

CASCO VALIAT BLANCO

568.00

39.90

22,663.20

ABC-100

CASCO VALIAT NARANJA

266.00

39.80

10,586.80

ABC-101

CASCO VALIAT AZUL

811.00

39.80

CC-023

ZAPATO CHOCLO T-5

260.00

550.00

CC-022

ZAPATO CHOCLO T-4

250.00

440.00

32,277.80
143,000.0
0
110,000.0
0

DD-001

LENTE DE SEGURIDAD

905.00

29.60

26,788.00

ABC-102

CASCO VALIAT MORADO

544.00

39.90

21,705.60

ABC-101

CASCO VALIAT BLANCO

568.00

39.90

22,663.20

Importe con letra

(Un milln doscientos setenta y siete mil doscientos treinta y


cuatro pesos 47/100 M.N.)

61

SUBTOTA 1,101,064
L
.20
176,170.2
IVA
7
1,277,234
TOTAL
.47

TESINA

3.5.1. BENEFICIOS PARA LA ORGANIZACIN


La implantacin de un Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin
proporciona a proveedora de seguridad industrial del Golfo S.A

de C.V, los

siguientes beneficios:

Facilita el logro de los objetivos de la organizacin.


Hace a la organizacin ms segura y consciente de sus riesgos.
Optimiza la asignacin de recursos.
Aprovechamiento de oportunidades de negocio.
Fortalece la cultura de autocontrol.
Mayor estabilidad ante cambios del entorno.
Un anlisis de riesgos de sus Sistemas de Informacin.
Una mejora continua de su gestin de la seguridad.
Facilita el logro de los objetivos de la organizacin.
Hace a la organizacin ms segura y consciente de sus riesgos.
Mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.
Optimiza la asignacin de recursos.
Aprovechamiento de oportunidades de negocio.
Fortalece la cultura de autocontrol.
Mayor estabilidad ante cambios del entorno.
Reducir eficazmente el nivel de riesgo mediante los controles adecuados

Organizar los recursos de la seguridad.


Aporta confianza a los sistemas de informacin

3.6. INDICACIONES PARA EL LLENADO CORRECTO Y


ENTREGA DE LOS VALES DE DESPACHO (Vales manuales)
Estas son los nuevos puntos a considerar para el llenado
correcto de un vale de despacho manual como impreso.
El despachador debe considerar las nuevas indicaciones:
62

TESINA

No se entrega material sin excepcin alguna si el vale no viene

correctamente elaborado.
El vale debe tener el mismo color de tinta
No debe tener ninguna tachadura ,enmendadura o correccin
Nombre completo y firma del trabajador
Nombre y firma completo del supervisor de seguridad as como

tambin del despachador quien entrega el material.


En la parte superior del vale se debe indicar el cdigo de barras
de la credencial del trabajador as como tambin la categora a la
que pertenece
Poner la unidad con letra y unidad de medida del producto que
se va a entregar.
Indicar el motivo del cambio del producto
En caso de incumplir con las disposiciones antes mencionadas
el vale se debe cancelar automticamente el mismo da de su
elaboracin.

3.6.1. VALE DE DESPACHO IMPRESO


Verificar la descarga de los materiales solicitados antes de
entregar el vale para ser firmado.
Recabar todas las firmas indicadas de las personas
involucradas, nombre y firma con puo y letra.
Si el despacho proviene de un vale manual este debe coincidir
con dichas partidas del vale manual y anexarlo como soporte de
la informacin.
63

TESINA

No ha de ser aceptado si los vales presentan tachaduras,


enmendaduras o el uso de corrector.
Diario los vales sern bajados a la administracin para ser
revisados correctamente y cerciorarse que los vales cumplan
con las indicaciones antes descritas para que al cierre de mes
estn listos para ser entregados, sellados por el cliente y
pasados a facturacin.

CAPTULO IV
CONCLUSIN
Como conclusin tenemos que el buen funcionamiento de una
empresa radica en la buena estructura organizacional que se tenga ya
que de esta depende el futuro y buen uso que se le den a los recursos
con que cuenta la empresa, por esto es necesario contar con los
recursos financieros y humanos que adems de tener conocimientos
del rea donde se van a desempear que sobresalgan por su
liderazgo y destreza para trabajar.
Es aqu donde radica la importancia de que al principio de un proyecto
o actividades a realizar se tengan bien definidas las reas , recursos
humanos y

financieros que se tenga previsto el curso que se les

destinara o en el caso de los recursos humanos tener planificada las

64

TESINA

actividades que cada cual va a realizar con la finalidad de potencializar


los recursos con que cuenta la empresa y generar un valor agregado
.lo cual va a llevar a la empresa en el camino del xito y colocarla
como una empresa lder en el mercado ,dando confianza y credibilidad
a los clientes .

RECOMENDACIONES
Debido a las circunstancias y el problema identificado se recomienda:
Concientizar a los despachadores sobre el problema vivido
,sobre la importancia de que ellos realicen su trabajo con
responsabilidad y calidad
Capacitar a los nuevos empleados sobre el uso de los
programas y atencin al cliente.
Ensearlos a trabajar en equipo logrando as aprovechar al
mximo los conocimientos y destrezas de los trabajadores.

65

TESINA

Hacer sentir a los trabajadores como parte esencial de la


empresa.
Fomentar la participacin de los empleados para saber cules
son sus estrategias para solucionar los problemas.
Llevar a cabo reuniones donde se encuentren los jefes y
trabajadores para platicar sobre los logros adquiridos.
Mantener informados a los despachadores sobre cualquier
modificacin u estrategia a utilizar, mejorando as el flujo de
informacin.

Bibliografa
http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-administracion-publicacontrol-interno/control-interno-antecedentes-evolucion-2-2
http://www.bitcompany.biz/gestion-de-seguridad-que-es-iso27001/#.UuHH-MWFDIU
http://www.profiteditorial.com/libros-de-empresa-y-negocios/control-ycontabilidad-de-gestion/manual-pr%C3%A1ctico-de-control-interno
http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-administracion-publicacontrol-interno/control-interno-antecedentes-evolucion-2-3
http://www.slideshare.net/franckonel/equipo3-presentacion2-cobit
http://seguridadinformacioncolombia.blogspot.mx/2010/07/que-escobit.html
http://www.eumed.net/libros-gratis/2013/1245/control-interno.html
http://www.vallen.com.mx/page.php?page=GenteVallen

66

TESINA

D. Keith Denton, CALIDAD EN EL SERVICIO AL CLIENTE.


EDICIONES DIAZ DE SANTOS S.A DE C.V .PAG 69
Mantilla Blanco ,Samuel Alberto; AUDITORIA DEL CONTROL
INTERNO/Sandra Yolima Cante.-Bogot: Ecoe .Ediciones .2005.300p
Abraham Perdomo Moreno, FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO;
International Thomson Editores, S.A de C.V.pag.203, 208
Joaqun Rodrguez Valencia, CONTROL INTERNO: UN EFECTIVO
SISTEMA PARA LA EMPRESA; Editorial: TRILLAS, Edicin 2009.Num
Pg., 210.

Anexos
Para dar soporte a nuestra investigacin se muestran imgenes de los
trabajadores de la planta ETHYLENE XXI CONTRACTORS S.AP.I DE
C.V. as como de los trabajadores que ofrecen a los trabajadores de
dicha empresa.

67

TESINA

68

TESINA

69

TESINA

FORMATO DE EVALUACION APLICADA

70

TESINA

Proveedora de seguridad industrial del golfo S.A de C.V

El objetivo de esta encuesta es detectar la problemtica que presentan el servicio


al cliente que ofrece la empresa vallen proveedora a los trabajadores de ETILENO
XXI.
Instrucciones:
Lea y resuelva las siguientes preguntas de acuerdo a lo que se pide.
1.- Cmo calificara usted el servicio que se le brinda al cliente al despachar el
EPP?
a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo
2.- Cundo lo atienden lo hacen de la mejor manera?
a) Siempre b) A veces c) De vez en cuando d) Nunca
3.- Le proporcionan la informacin necesaria sobre su EPP que adquiere?
a) Siempre b) A veces c) De vez en cuando d) Nunca
4.- El tiempo que dura la atencin es?
a) Rpido b) Lento c) Normal
5Cmo le gustara que fuera el tiempo de la atencin?
a) Ms rpido b) Rpido c) As est bien d) No me importa

La empresa le agradece su tiempo prestado!!!

Proveedora de seguridad industrial del golfo S.A de C.V

71

TESINA

El objetivo de esta encuesta es detectar la problemtica que presentan el servicio


al cliente que ofrece la empresa vallen proveedora a los trabajadores de etileno
XX1.
Instrucciones: Lea y resuelva las siguientes preguntas de acuerdo a lo que se
pide.
1.- Cmo considera usted la comunicacin interna entre los trabajadores y jefe?
a) Muy buena b) Buena c) Regular c) Mala
2.- Cundo hay una nueva indicacin Se la hacen llegar?
a) Pronto b) Semanas despus c) Muy atrasada
3.- Cuenta con los equipos necesarios y herramientas necesarias para realizar su
trabajo?
a) Si b) No c) No son suficientes
4).- Les brindan capacitacin para que realicen eficientemente su trabajo?
A) Si b) No c) En ocasiones d) Nunca
5.- Considera necesario elaborar una estrategia mediante algn software,
metodologa que simplifique y facilite el proceso y almacenaje de la informacin?
a) Muy necesario b) Necesario c) No hace falta
6.- Qu proceso siguen para realizar su trabajo?
7En qu parte del proceso es donde se tardan ms? Y por qu?
8Qu problema piensas que lo origina?
9Qu solucin le daras para reducir esta tardanza?

La empresa le agradece su tiempo prestado!!!

72