Curs 4

Analize si raportari in Logistica SAP/ERP

In aria logisticii si a productiei sunt necesare numeroare informatii pentru a monitoriza si gestiona
activitatea, atat cea operationala (zilnica) cat si pe un orizont mai mare de timp.
De fapt raportarea, combinata cu planificarea pe termen scurt, mediu si lung reprezinta unul din
principalele motive ale implementarii unui sistem de tip ERP, mai mult poate decat necesitatea
integrarii informatiilor si automatizarea prelucrarii informatice a fluxurilor de business.

Pornind de la activitatile principale de management ale unei companii si anume:

- planificare
- organizare
- coordonare
- control – evaluare
se constata ca in cateva dintre acestea informatiile obtinute dintr-un sistem de tip ERP pot constitui
un suport de log de neglijat pentru managerii unei companii.

In functie de etapa in discutie, informatiile necesare pot varia de la informatii operative, detaliate, in
timp real (de exemplu ce livrari urmeaza a se pregati pentru ziua urmatoare, ce comenzi de
productie sunt in lucru, care este cantitatea aflata pe stoc pentru un anumit produs, care este
disponibilul a fi vandut, etc.) si la informatii sintetice, pe un orizont mare de timp grupate pe criterii
generale si care sa ofere informatii complexe, cu un grad relativ mare de prelucrare (de exemplu
cifra de vanzari realizata in ultimul an pe un anumit lant de distributie, repartizata pe regiuni
geografice, pe grupe de produse si pe tipuri de clienti sau evolutia preturilor la un anumit grup de
materii prime pe ultimul an si care sunt materiile care au avut ponderea cea mai mare in modificarea
bugetului de aprovizionare datorita variatiei pretului pe piata mondiala de materii prime – reflectata
in preturile furnizorilor).

De cele mai multe ori, activitatea de planificare porneste de la datele sintetice ale realizarilor
perioadelor precedente corfelate cu strategiile si pe un nivel mai jos, cu politicile companiei si tot
asa, analiza rezultatelor nu se face intotdeauna la nivel absolut ci mai degraba se raporteaza la
valorile planificate, putandu-se astfel evidentia factorii perturbatori (pozitivi sau nu) care au dus la
rezultatele obtinute.

Acesta este motivul pentru care SAP a dezvoltat functionalitati, module si aplicatii (rapoarte) care se
adapteaza si raspund fiecarui tip de astfel de cerinte, pornind de la realitatea ca activitatile de
planificare strategica si de control-evaluare au nevoie de un sistem de raportare complex, pe orizont
mare de timp iar activitatile de coordonare si de control operativ a afacerii necesita rapoarte simple,
suple si eficiente pentru a permite luarea unor decizii cat mai rapid.

In SAP raportarea dedicata modulelor logistice este construita pe trei niveluri principale:
1. Nivelul operational – fiecare modul dispunde de rapoarte proprii care ofera informatii
extrase din bazele de date in care se stocheaza informatiile detaliate ale tranzactiilor
inregistrate in sistem. Sunt raportari care tin de tehnologia OLTP (Online transaction
processing)
 2. Sistemul de Informatii Logistice – Aplicatii (rapoarte) care au la baza structuri de date
construite special in scopuri de planificare si raportare avand doua dimensiuni principale:
- Caracteristici - criterii in functie de care datele pot fi selectate. Fiecare caracteristica are
propriul set de valori.
Exemple de caracteristici: Emitent comandă, Depart.de vânzări, Canal de distribuţie, Material,
etc.
- Indicatori – definesc marimile ce urmeaza a fi raportate.
Exemple de indicatori (key figures): valoare comenzi vanzari, valoare facturata, cantitati
comandate deschise – nelivrate, costuri comenzi, costul bunurilor vandute aferent cantitatilor
facturate, etc. In aceste campuri, la efectuarea unei tranzactii, sistemul cumuleaza sau introduce
valorile respective pe valorile caracteristicilor
Indicatorii pot avea (pentru anumite structuri) ata valori planificate (stabilite de utilizatori) cat si
valori efective, rezultate din sistem, facand posibila astfel compararea acestora.
Exemplu:

O noua inregistrare a fost creata in structura datorita introducerii in sistem a pozitiei 20 in timp
ce pozitia 10 din comanda a avut ca efect actualizarea unei intrgistrari deja existente.

3. SAP Business Intelligence (BI) – reprezinta o functioanlitate dezvoltata de SAP pe baza

conceptului OLAP si care permite raportari la nivel global, cu o arie mare de cuprindere,
datele nu sunt extrase in momentul crearii raportului din cele tranzactionale ci din structuri
construite special, actualizate periodic.

Diferentele dintre cele doua tehnologii sunt prezentate in figura urmatoare.

OLTP vs OLAP
In continuare vor fi detaliate numai aspecte privind rapoartele operationale (tranzactionale) si cele
din Sistemul de Informatii Logistice (SIL)

ANALIZA SI RAPORTARI APROVIZIONARE

Fiecare dintre activitatile desfasurate in companie in procesul de Aprovizionare necesita informatii

specifice, necesar a fi furnizate de sistemul de raportare al ERP-ului.

Principalele (si cele mai utilizate) raporte din SAP sunt prezentate in continuare.

MATERIAL – FURNIZORI - Rapoarte LIS

- MC$G - Valori aprovizionare
- MC$I - Cantităţi aprovizionare
 - MC$K - Livrare la termen
- MC$M - Variante cantitate
- MC$O – Frecvenţe
- ME1W - Înregistrări info

MATERIAL – FURNIZORI - Rapoarte OPERATIONALE

- Comenzi de aprovizionare
- Tranzacţii per număr urmărire
- Acorduri cadru
- Cereri de ofertă
- Fişă de intrare
- Document de facturare furnizor
- Documente de plată

In afara de acestea mai sunt numeroase alte rapoarte dezvoltate fie pentru a da informatii detaliate,
fie pentru anumite informatii specifice unui anumit tip de business (industrie) sau unei tari
(localizare).

Toate rapoartele, indiferent de tipul lor trebuie sa prezinte un ecran care sa permita selectia datelor
pentru a restrange astfel aria de cautare si a obtine numai informatiile cu adevarat relevante.

Din ecranul raportului informatiile detaliate pot fi obtinute cu usurinta la nivel de detaliu.
ANALIZA SI RAPORTARI PRODUCTIE

La fel ca si in cazul aprovizionarii, rapoartele din productie sunt dedicate fiecarei activitati din acest
flux:

Pricipalele rapoarte disponibile in productie sunt:

PRODUS / GRUP PRODUS

• MC83 - Plan de vânzări/producţie
• MD47 - Situaţie planificare
• MCPW - Durate totale
• MCRI - Costuri produs
• MCRE - Consum material

COMANDA DE PRODUCTIE
• MCPU - Durate totale
• MCPD - Termene
• CO21 - Pentru material
• CO24 - Piese lipsă
• După res./unelte prod.

PLAN DIRECTOR PRODUCTIE

• MD04 - Listă stoc/necesar
• MD44 - Plan unit.log.unică
 • MD48 - Imag.gen.indep.de unit.log.

POST DE LUCRU / RESURSE UNELTE PRODUCTIE

• MCPY - Durate totale
• MCPQ - Cantităţi
• CM04 - Restanţe
• CM05 - Supraîncărcare
• Analiză operaţie

Exemplu de raport:

Datorita modului in care sunt construite, rapoartele din SIL au functionalitatea de „drill-down’ –
adica de a obtine informatii pe un nivel inferior de detaliere prin simpla accesare a informatiei
respective chiar din ecranul respectiv.

ANALIZE SI RAPOARTE VANZARI

Rapoartele uzual folosite in vanzari sunt grupate si folosite in principal in functie de nivelul de
raportare:
• Client
• Material
• Structuri organizatorice de vanzari

Departament de vânzări

Birou de vânzări

Angajat vânzări

Punct de expeditie
Principalele rapoarte de vanzari sunt:

RAPOARTE
• MC(A - Comenzi intrate
• MC+A - Retururi
• MC+E - Vânzări
• MC+I - Credit memo-uri
• F.35 - Fişă de bază credit
• MCV6 - Preţuri individuale
• VA15 - Lista de cereri de ofertă client
• V.14 - Comenzi blocate
• V.15 - Comenzi cu scadenţă depăşită
• VL06F - Listă livrări
• VL04 - Lista de livrări scadente
• VF05 - Listă documente facturare
• VF04 - Listă scadenţă facturare
• MCV9 - Documente de facturare incomplete
• VA05 – Comenzi de vanzare, ETC …

ANALIZA SI RAPORTARI STOCURI

Principalele activitati (fara a fi exclusive) legate de gastiunea stocurilor sunt cele prezentate in figura
urmatoare.
De aceea rapoartele sunt grupate atat pe activitati dar si strans legate de nivelurile de raportare si
de clasificarea datelor de baza.
 INTRARI
MATERIALE

CONSUMURI

IESIRI DE TRANSFERU
MATERIALE RI DE STOC

NIVEL DE RAPORTARE
• Material / grup de material / tip de material
• Structuri organizatorice gestiune stocuri

Unitate logistica

Loc de depozitare

Controlor PNM

Divizie

Lista principalelor rapoarte este prezentata in continuare.

RAPOARTE
• MC.9 - Stoc
• MC.A - Intrări / ieşiri
• MC.B - Rotaţie stocuri
• MC.C - Interval de acoperire
• Analiză ABC
• MMBE - Imagine generală stoc
• MB53 - Disponibilitate stoc unit.log.
• MB51 - Documente material
• MB5L - Listă valori stoc
• MR51 - Document contabilitate pt. material
• MB5M - Listă dată expirare
• MB5B - Stoc pt.dată înregistrare
• MB5C - Listă ridicare loturi
• Gestiune depozit (WM)

Ca si exemple importante de rapoarte fulosite sunt:

A. Viteza de rotatie a stocurilor
Formula de calcul a vitezei de rotatie a stocurilor este urmatoarea:
 Valoare iesiri
Viteza de rotatie stoc = --------------------------
Valoare medie stoc
unde

Valoare medie stoc = (Stoc initial + n*Stoc sfarsit de luna) : (n+1)

unde n = nr. de luni
Valoare iesiri ◊ (RON)
Valoare medie stoc ◊ (RON/luna)
Viteza de rotatie stoc ◊ luni
Raportul este important din cel putin doua puncte de vedere:

- ofera informatii utile pentru modul de construire a politicilor de gestiune a stocului si de

aprovizionare (o viteza mica de rotatie inseamna de fapt o folosire ne-judicioasa a resurselor
financiare ale intreprinderii); aici intotdeauna trebuie stabilit un echilibru intre valoarea
stocului necesar a satisface cerintele clientilor si valoarea resurselor financiare imobilizate in
stoc
- in functie de trendul iesirilor (in special al vanzarilor) pentru fiecare perioada viteza de
rotatie trebuie sa fie aproximativ egala si apropiata de cea optima.

B. Stocuri cu miscare lenta

Raportul da informatii asupra stocurilor de produse care din motive diverse nu se mai vans sau
consuma, determinand astfel luarea unor masuri cu caracter comercial sau managerial (promovare,
inlocuire, etc.)
Nu in ultimul rand, SAP prezinta si rapoarte cerute de legislatia in vigoare in tara in care compania isi
are sediul social.

In figura anterioara este prezentat meniul din care se acceseaza rapoartele localizate.

CONCLUZII:

O aplicatie de tip ERP trebuie sa permita obtinerea de rapoarte care sa satisfaca atat
cerintele managementului de varf cat si a departamentelor operationale din logistica.
Informatia ofertia de rapoarte trebuie sa fie clara, consistenta si sa permita analiza de tip
drill-down.
 Rapoartele trebuie sa consume cat mai putine resurse hardware si sa poata fi obtinute in
timp cat mai scurt.
Sistemul de analiza si raportare trebuie sa permita nu numai evidentierea rezultatelor
efective dar si compararea lor cu obiectivele strategice si planurile companiei.