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DIAGNSTICO DE COMUNICACIONES
FONDO DE EMPLEADOS GRUPO XITO PRESENTE
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
DIAGNSTICO DE COMUNICACIONES
FONDO DE EMPLEADOS GRUPO XITO PRESENTE
ASESORA
LUISA FERNANDA PULGARN RESTREPO
ESPECIALISTA EN ALTA GERENCIA
Diagnstico de Comunicaciones
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Nota de aceptacin
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
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Firma del presidente del jurado
________________________________________
Firma del jurado
________________________________________
Firma del jurado
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AGRADECIMIENTO
Diagnstico de Comunicaciones
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CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN
1.
2.
3.
11
OBJETIVOS
12
1.1
OBJETIVO GENERAL
12
1.2
OBJETIVOS ESPECFICOS
12
JUSTIFICACIN
13
2.1
13
2.2
14
MARCO TERICO
15
16
19
20
22
25
26
26
27
27
28
28
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4.
29
30
DISEO METODOLGICO
32
32
33
4.3 INSTRUMENTO
34
36
37
5. DESCRIPCIN DE MEDIOS
38
38
44
6. MATRIZ DOFA
47
7. INTERPRETACIN DE RESULTADOS
49
8. CONCLUSIONES
65
9. RECOMENDACIONES
66
BIBLIOGRAFA
68
ANEXOS
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LISTA DE ANEXOS
ANEXO A.
Modelo de encuesta
ANEXO B.
Mensaje de hoy (edicin diaria)
Mensaje de hoy (edicin especial campaa ambiental)
Mensaje de hoy (edicin especial amor y amistad)
ANEXO C.
Muestra Agenda PRESENTE
ANEXO D.
Correos corporativos internos
ANEXO E.
Correos corporativos externos
ANEXO F.
Ediciones Desde la Gerencia
ANEXO G.
Muestra tarjetas de ingreso
ANEXO H.
Muestra cartelera interna
ANEXO I.
Muestra pgina web
ANEXO J.
Muestra artculos Revista alDetalle
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GLOSARIO
Comunicacin organizacional: las comunicaciones desarrollan diferentes
funciones en una empresa, adems de constituir un elemento para la toma de
decisiones, hacen que la entidad sea progresiva y enrgica en su campo de
accin. Su objetivo es armonizar los intereses de la institucin con la de sus
pblicos a fin de facilitar la consecucin de sus objetivos especficos y as
contribuir al bienestar social.
Direccionamiento estratgico: autorregulacin de comportamientos de la
organizacin, caracterizacin del estilo de direccin favorable al control y la
transparencia de la gestin empresarial y prcticas del desarrollo del talento
humano.
Auditora de comunicaciones: anlisis de las comunicaciones de una empresa
ya sean internas o externas diseadas para hacer una radiografa de necesidades,
polticas, costumbres y capacidades de comunicacin, y de recopilar datos
suficientes como para permitir que la gerencia general tome decisiones
econmicas bien fundamentadas acerca de objetivos futuros de las
comunicaciones de la empresa.
Infox: portal de intranet corporativo del Grupo xito.
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RESUMEN
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ABSTRACT
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INTRODUCCIN
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1. OBJETIVOS
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2. JUSTIFICACIN
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Para las organizaciones es vital procurar un excelente clima laboral que parta
de un adecuado proceso comunicacional en el que cada empleado sea
partcipe en la construccin de la agenda de medios que da a da interviene en
el medio ambiente de la Entidad.
Por ello es fundamental que el rea propenda por direccionar efectivamente el
clima y la cultura organizacionales, a partir de la satisfaccin de las
necesidades informativas que exprese la Entidad y quienes la conforman.
Hacer el diagnstico al rea de Comunicaciones del Fondo de Empleados
Grupo xito PRESENTE impactar en la medida en que se plantee
acertadamente cada uno de los elementos que permitirn evaluar la
pertinencia y eficacia de cada uno de los proyectos que hoy por hoy tienen
lugar, los cuales implican un despliegue del recurso econmico y humano.
Esto tendr una repercusin directa en la medida en que contribuya no slo a
evitar incurrir en gastos extras generados por el desconocimiento de las
necesidades que imperen en la Organizacin sino que favorecer el
direccionamiento efectivo de las comunicaciones de la Entidad en todo nivel.
Este diagnstico debe tener en cuenta la conveniencia de las nuevas
estrategias comunicacionales implementadas a nivel interno y externo.
Conocer la eficacia de esta nueva lnea de accin del rea permitir establecer
el grado de capacidad de adaptacin de la Entidad a las diversas
transformaciones que sufre el medio ambiente laboral y su desarrollo en el da
a da.
As, la oportuna realizacin de un diagnstico de comunicaciones, permitir
hacer una lectura clara del ambiente, clima y cultura organizacionales, roles,
nivel de aceptacin del cambio, y ante todo, acerca a la comprensin respecto
a la pertinencia de cada una de las variaciones que est experimentando el
rea y que repercute en una nueva concepcin corporativa.
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3. MARCO TERICO
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Grfico tomado de: GARCA, Josefa et al. La auditora de comunicacin interna: Una
aproximacin conceptual y metodolgica. Revista Latina de Comunicacin Social. 1999 [En lnea]
http://www.ull.es/publicaciones/latina/a1999gjn/81haba3.htm [Consultado el 20 de agosto de 2010]
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Si bien no existe una gua estndar de medicin y diagnstico para evaluar las
condiciones de las reas de comunicaciones, es claro que todos los aspectos de
la gestin son susceptibles de ser medidos: prcticamente todos los aspectos del
rea se pueden medir; sin embargo, para conseguir resultados que sean
realmente relevantes dentro de la gestin de comunicaciones, se deben
seleccionar muy bien aquellas variables y atributos que nos permiten lograr un
diagnstico claro. Si caemos en la tentacin de medir todos los aspectos que
involucra la comunicacin, nuestro resultado ser un mapa indescifrable por lo
complejo, que muy poco contribuir a lograr el mejoramiento continuo6.
Lo anterior permite orientar esta propuesta investigativa dada la necesidad de
hacer un reconocimiento al aporte y fomento a la cutura organizacional por parte
del rea de Comunicaciones del Fondo de Empleados Grupo xito, PRESENTE.
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Funcionalista
Interpretativa
Contempla la
organizacin como una
Desde esta perspectiva,
cultura que posee un
la comunicacin
conjunto de ritos,
organizacional es una
valores, smbolos y
actividad objetiva que
creencias. As, la
examina principalmente
organizacin es un
estructuras formales e
fenmeno subjetivo por
informales de
ser una realidad
comunicacin.
socialmente construida
Con ella, el objetivo del
mediante la
diagnstico es detectar y
comunicacin. Desde
corregir las prcticas de
esta perspectiva, se
comunicacin que impiden
interpreta la vida
la produccin y eficiencia de la
organizacional sin
organizacin.
imponer conceptos
preestablecidos.
Crtica
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Objetivos
perspectiva
funcionalista
Objetivos
perspectiva
interpretativa
Evaluar el papel de la
comunicacin en la
creacin, mantenimiento
y desarrollo de la cultura
de una organizacin.
Evaluar el significado y
contenido
de
las
producciones
comunicacionales.
Comprender la vida
organizacional
y
el
papel
de
la
comunicacin
desde
sus miembros.
Objetivos
perspectiva
crtica
Op Cit.DAZ p. 13
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Entrevista
Cuestionario
Anlisis de las
redes de
comunicacin
Entrevista grupal
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Observacin
directa
Anlisis de las
producciones
comunicacionales
producciones
de
Los anteriores mtodos son de gran utilidad a la hora de formular el plan de accin
comprendido en el diagnstico de comunicaciones. No obstante, para la aplicacin
del diagnstico de Comunicaciones del Fondo de Empleados Grupo xito
PRESENTE, la tcnica utilizada comprende la aplicacin del cuestionario para los
empleados y la observacin directa, pues por la gestin del la Entidad, es de mayor
utilidad y practicidad dado que la variable tiempo juega un papel determinante para la
aplicacin de tcnicas de mayor extensin.
Igualmente, las dems tcnicas citadas son de gran utilidad para la elaboracin de los
diagnsticos de comunicacin; sin embargo, para la gestin de contenidos del rea,
se intervienen dos variables que aportan en gran medida la evaluacin del
desempeo comprendiendo la postura de los colaboradores a partir de la gestin de
cambio que impere.
La importancia de aplicacin del cuestionario y la observacin, radica en el criterio de
practicidad pues la dinmica organizacional del Fondo no permite la ejecucin de
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Segn KOPEC (1986) es conveniente realizar una auditora cada cinco o siete
aos y en ese periodo determinar estrategias de evaluacin que se implementen
como parte de un proceso de mejoramiento continuo a fin de monitorear
actividades del rea, suministrar informacin complementaria o modificar
programas especficos ya existentes.
Siguiendo con las posturas que argumenta el autor citado, dentro de los temas
que se tocan en la realizacin de una auditora de comunicaciones, se encuentran:
filosofa del rea, polticas de trabajo, objetivos y metas, programas que adelanta
el rea, medios existentes, actitudes, necesidades y expectativas.
Para trabajar sobre estos aspectos, se recomienda un mtodo que comprende
reuniones de planificacin, entrevistas a nivel gerencial, recopilacin y anlisis del
material del rea, implementacin de cuestionarios para los empleados y
clasificacin de la informacin obtenida.
Con los anteriores elementos tericos, se podr conocer los criterios de mayor
relevancia para comprender la dimensin que adquiere un rea de
comunicaciones al interior de una organizacin y cmo sta debe trascender en
sus funciones adaptndose no slo a las polticas que la regulen sino a la cultura
organizacional en tanto sea artfice y partcipe de procesos, proyectos y
sostenibilidad empresarial.
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Misin
Somos el Fondo de Empleados PRESENTE, entidad solidaria, lder en servicios
de ahorro, crdito, recreacin y previsin, que contribuyen al mejoramiento de las
condiciones econmicas, sociales y culturales de los asociados y sus familias.
Somos orgullo de nuestros asociados por el alto nivel de satisfaccin que
generamos en la prestacin de nuestros servicios y contamos con la admiracin
de la comunidad por el impacto social de nuestra gestin.
Somos una entidad slida, rentable y generadora de valor, conformada por un
grupo humano que se destaca por su pasin, integridad, innovacin y compromiso
con el bienestar de los asociados.
Mega
En diciembre del 2015, el Fondo de Empleados PRESENTE es la opcin superior
en la satisfaccin de las necesidades de los asociados y sus familias, al haber
logrado:
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Valores corporativos
Servicio Solidaridad Integridad Confianza - Responsabilidad
Servicios
Financieros
Servicios
Vacacionales
Servicios de
Previsin
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4. DISEO METODOLGICO
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Determinar un nico instrumento que d cuenta de las valoraciones del rea por
parte de los empleados en el entorno organizacional limitara la investigacin en
tanto dificultara no slo la recoleccin de la informacin sino el tratamiento hecho
a la misma. Adems, se hace necesario darle un tratamiento adecuado a los
objetos claves de investigacin (valoraciones, personas, proyecciones) para una
comprensin clara de cmo se construye la realidad del rea de Comunicaciones
a partir de la relacin estructural direccionamiento estratgico organizacin
empleados.
La observacin participante es una tcnica que consiste en observar
atentamente el fenmeno, hecho o caso, tomar informacin y registrarla para su
posterior anlisis. La observacin es el elemento fundamental de todo proceso
investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor nmero de
datos13.
Los aspectos centrales de observacin para esta investigacin son:
Carga laboral
Roles y funciones
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Aspectos contextuales.
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Mensaje de hoy
Es un boletn virtual que llega diariamente al correo de todos los empleados de la
Entidad. El objetivo es que ellos conozcan los acontecimientos ms relevantes del
Fondo PRESENTE y que al mismo tiempo, ayuden a construir la agenda
informativa por medio de una participacin activa.
Tiene cuatro secciones bsicas: Actualzate, De tu inters, Variedades y
Reflexiona.
Actualzate: es la seccin principal. Presenta la noticia del da con un lenguaje
cercano e incluyente. Soporta informacin dirigida a los empleados de todo el
pas; los contenidos siempre sern relacionados con el Fondo (negocios,
programas sociales, regionales o reas, entre otros).
De tu inters: tips de convivencia, bienestar laboral, COPASO, instructivos,
entregas, campaas internas, refuerzo a noticias o informes publicados en Desde
la Gerencia y temas de actualidad sin darle un enfoque noticioso, por ejemplo:
tecnologa y cultura. A su vez, en De tu inters se publica, a manera de entregas,
especiales temticos, con el fin de generar cultura en torno a determinado tema.
Variedades: son las noticias sociales como cumpleaos, aos de servicio, lustros,
ingresos, despedidas, matrimonios, nacimientos o fallecimientos. Sin embargo, y
entendiendo que no siempre se produce informacin de tipo social en la Entidad,
hace parte tambin de Variedades fotonoticias, testimonios de servicio por parte
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Seccin
Resultados y
ejecucin
presupuestal
Gerencia
Negocios
Gestin
Humana
Proyectos
especiales
Compaa
(Grupo xito)
Ronda (Temas
especficos)
Preguntas,
sugerencias y
acta
Evaluacin
Contenido
Se da un resumen de los principales indicadores del balance,
crditos entregados, saldo en ahorros, participacin de la
cartera, ejecucin presupuestal, centros vacacionales y fondos
sociales.
Se comunican las decisiones y otros temas importantes
provenientes de la gerencia o la Junta Directiva.
Se comparte las diferentes estrategias de las unidades de
negocio.
Se comunican los asuntos importantes provenientes de
Gestin Humana: programas de bienestar, salud ocupacional,
clima, ingresos, retiros, incapacidades y compensacin
variable, entre otros.
Se analiza el estado actual y pendientes de los proyectos en
los cuales se est trabajando.
Se entrega un resumen de las principales novedades de la
compaa.
Cada integrante del comit comparte lo ms importante de su
rea.
Se formulan preguntas y sugerencias. Igualmente, el
secretario entregar el acta al Analista de Comunicaciones;
este material servir de insumo para el rea.
Al finalizar la reunin los asistentes firman el acta y realizan la
Evaluacin de reuniones efectivas.
Caractersticas
- Medio fsico
- Impreso en blanco y negro por ambos lados
- Se entrega quincenalmente a los jefes (un da antes del comit o en caso de ser
lunes, ese mismo da en la maana)
- Tiene 7 secciones y un espacio al final para preguntas, sugerencias y firma de
los asistentes.
Pblico impactado
Empleados:
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Gerente
Directora, auditora interna, jefes y coordinadores
Administradores regionales
Analistas, auxiliares, asesoras, practicantes
Administradores Centros Vacacionales
Desde la Gerencia
Desde la Gerencia es un medio exclusivo para comunicar lo que el Gerente
quiere decir a sus empleados. Por ejemplo, despedida de algn empleado,
invitacin a una celebracin, alguna noticia de inters, clima laboral, entre otros.
Con este medio se renueva y limpia la imagen de los correos que salen desde la
cuenta del Gerente. Ahora cuenta con un nombre e imagen propia, lo cual le da
ms identidad y uniformidad en su estilo.
Caractersticas
- Mensaje virtual
- Medio masivo para empleados (se puede segmentar de acuerdo a la necesidad)
- No tiene frecuencia
Pblico impactado
Empleados; segn la necesidad de informacin se segmenta el pblico.
Viernes del recuerdo
Es un espacio de integracin entre los empleados y el gerente. El objetivo es
compartir un rato agradable, donde se recuerden hechos importantes como
cumpleaos, eventos o celebraciones durante los ltimos meses. Para lograrlo,
ese da se presenta un videoclip con el registro fotogrfico de la Entidad con el fin
de fortalecer el clima organizacional.
Adicionalmente, siempre habr una temtica diferente, lo cual generar ms
expectativa.
Caractersticas
- Integracin en el rea de atencin al pblico, conocido como el pull de servicios
- Bimensual
- Presentacin de un videoclip
- Con licor y pasantes
- Msica
- Celebracin temtica
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Correos corporativos
Es un correo para promocionar o divulgar las campaas, programas y proyectos
de la Entidad a un pblico masivo de la compaa. Esta informacin es entregada
a los analistas de comunicaciones de la compaa y ellos lo envan desde una
cuenta llamada Informacin Corporativa.
Diez Minutos
Noticiero radial corporativo donde se destacan las principales noticias de la
compaa. All, el Fondo PRESENTE tiene espacio para dos o tres noticias en la
emisin nacional y una para la emisin local. En 10 Minutos tambin se pueden
pasar cuas sobre campaas, programas y proyectos del Fondo PRESENTE.
Conectados
Conectados es el boletn corporativo del Grupo xito. Tiene dos tipos de
distribucin: virtual para las oficinas corporativas y fsico para los almacenes. All,
el Fondo tiene espacio para ubicar una noticia corta que invita a una mayor
consulta en las oficinas de la Entidad.
Revista alDetalle
Revista corporativa con informacin de las distintas unidades, negocios y
dependencias de la organizacin. All, el Fondo PRESENTE tiene un espacio de
tres hojas para publicar informes, artculos, crnicas o cualquier gnero
periodstico referente a la labor de la Entidad a nivel social, previsivo o recreativo.
Afiches
Es un medio impreso que se pega en las carteleras de la compaa de acuerdo a
la necesidad de reforzar campaas, programas o proyectos en curso.
Manual del delegado
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Informe y balance
Es un manual que contiene en texto lo contenido en el video de la Asamblea. Se
presentan los datos de mayor relevancia en el ejercicio administrativo del ao
anterior.
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6. MATRIZ DOFA
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Fortalezas:
La pertinencia en la formulacin del proyecto dada la reestructuracin del rea.
El acompaamiento constante de los colaboradores en la realizacin del proyecto.
El total respaldo del analista de Comunicaciones durante todo el proceso de
prctica y su disposicin permanente a la solucin de inquietudes.
El suministro de informacin requerida para la realizacin del proyecto.
La asertividad evidenciada durante todo el proceso de formacin de cada una de
las partes.
La adecuada posibilidad de contar con las variables de tiempo y espacio para la
realizacin del proyecto.
El ejercicio de prctica profesional y la construccin del proyecto, se convirti en
un espacio de retroalimentacin del proceso acadmico adelantado y su
proyeccin a nivel organizacional.
Amenazas:
La falta de compromiso y desinters de algunos empleados para la realizacin del
diagnstico, cuyas respuestas sin argumento no permitieron conocer su verdadera
percepcin respecto al desempeo del rea.
La poca vinculacin de los colaboradores de las oficinas regionales del Fondo en
la realizacin del proyecto.
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7. INTERPRETACIN DE RESULTADOS
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No
Ello refleja la satisfaccin de los empleados del Fondo con relacin a la cantidad
de medios y canales de informacin con que cuenta para mantenerse al tanto de
lo que sucede en la Entidad.
Esta tendencia ratifica que el Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE,
cuenta con los suficientes medios y canales de informacin puestos al servicio de
sus empleados a nivel nacional, intervenidos principalmente por el uso del correo
electrnico como instrumento de mediatizacin de la informacin corporativa.
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No
Si bien la constante refleja que la mayora de la muestra siente que cuenta con los
suficientes medios y canales para informar, es necesario tener en cuenta el 10%
de encuestados insatisfechos, quienes argumentan que no cuentan con el espacio
necesario para publicar su informacin. Dentro de las respuestas que justifican
esta postura se encuentra:
No conozco con claridad la forma en que puedo emplear los medios para divulgar
informacin del rea de la forma en la que quisiera que sta fuera entregada.
Tengo entendido que toda divulgacin masiva debe hacerse con el aval de las
reas de Comunicaciones y Gestin Humana (dependiendo de su naturaleza) y no
he logrado establecer sinergias adecuadas para lograr los objetivos de
comunicacin del rea de Tecnologa e Informtica.
Por las caractersticas de la Entidad, en algunas ocasiones cierta informacin
fluye bajo canales no institucionales con el consabido impacto de la
tergiversacin.
Respecto a las regionales, stas consideran que deben tener mayor autonoma
informativa dado que hay publicaciones que no dan espera: a veces necesitamos
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No
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No
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constantes y el aval de la informacin por parte del rea Administrativa, retrasa por
momentos la garanta de dar a conocer los datos necesarios a tiempo.
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Desfavorable
No le interesa
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No
Considero que los que hay actualmente cubren las necesidades de los
empleados y son suficientes debido a la cantidad de empleados.
Con cada una de las herramientas con las que cuenta el rea de Comunicaciones
pienso que logran mantenernos informados sobre el da a da del Fondo de
empleados y la compaa.
Considero que los medios de comunicaciones que tenemos en la actualidad son
los ms adecuados y oportunos para darnos a conocer toda la informacin del
Fondo.
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1. Mensaje de hoy
2. Correos internos
3. Desde la gerencia
4. Agenda PRESENTE
5. Cartelera interna
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1
2
3
4
5
6
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No aplica
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2
3
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9
9
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1
2
3
4
5
6
7
No aplica
0
1
1
5
6
8
12
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Tanto el Viernes del recuerdo como los Recortes de prensa, son medios que se
publican en las oficinas regionales de la Entidad. Segn la muestra encuestada, la
mayora pertenece a esta poblacin, de all que la preferencia sea tan baja hacia
stos.
No obstante, estos medios, cuya publicacin se realiza en Envigado, han tenido
gran aceptacin entre los empleados. El Viernes del recuerdo, dado su formato
audiovisual, ha tenido gran impacto sobre todo en los empleados ms jvenes. A
su vez, los Recortes de prensa permiten circular informacin periodstica de
carcter general o especfico a las diversas reas de la Entidad:
El Viernes del recuerdo ha ayudado mucho para disfrutar de los mejores
momentos que hemos compartido y as ver que somos una gran familia.
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8. CONCLUSIONES
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9. RECOMENDACIONES
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BIBLIOGRAFA
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ANEXOS
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Por qu?
5. Cmo percibe hoy
Comunicaciones?
el
trabajo
que
realiza
el
rea
de
implementa
el
rea
de
a. Favorable
b. Desfavorable
c. No le interesa
que
a. S
b. No
Por qu?
7. Las estrategias que implementa el rea intervienen:
a. Favorablemente en su rutina de trabajo.
b. Desfavorablemente en su rutina de trabajo.
c. Le es indiferente.
Gracias
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Anexo B.
Mensaje de hoy
Edicin diaria
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Mensaje de hoy
Edicin especial (campaa ambiental)
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Mensaje de hoy
Edicin especial (amor y amistad)
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ANEXO C.
Muestra Agenda PRESENTE
1. Resultados
Estos son los resultados ms relevantes de la Entidad al mes de agosto.
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ANEXO D.
Correos corporativos internos
Son temticos dada su usabilidad no slo para informacin corporativa interna
sino para la divulgacin de informacin de distintas reas tales como Bienestar
Laboral.
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ANEXO E.
Correos corporativos externos
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Diagnstico de Comunicaciones
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87
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
88
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
ANEXO F.
Ediciones Desde la Gerencia
89
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
90
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
91
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
ANEXO G.
Muestra tarjetas de ingreso
92
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
ANEXO H.
Cartelera interna
93
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
94
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
ANEXO I.
Pgina web
95
Diagnstico de Comunicaciones
Fondo de Empleados Grupo xito PRESENTE
ANEXO J.
Muestra artculos Revista alDetalle
96