Gua completa:

9 pasos para
organizar un evento
creativo y exitoso

Hola!
En Eventioz nos encanta fomentar nuevas
ideas y eventos creativos. Por eso, sabemos
que para organizar un evento original, que
destaque del resto, se necesita de trabajo duro
y una gran dosis de coraje.
Creamos esta completa gua, con el objetivo
de ayudarte a llevar a cabo esa gran idea que
tienes para tu prximo evento y puedas estar
seguro de que funcionar como lo imaginaste.
En este documento te compartimos los
puntos claves que debes tener en cuenta,
paso a paso, para lograr el xito de tu evento.
Anmate a crear una experiencia que
destaque del resto!

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Encuentra a tu pblico

El no conocer la audiencia a la que se apunta es uno de los errores ms comunes en los

organizadores de todo tipo de eventos. Si no sabes quin es tu pblico objetivo es muy
poco probable que logres el xito en tu evento.

Por qu?
Porque si no tienes bien definido a tu pblico no podrs:
Conocer cmo afecta tu estrategia de marketing a sus acciones.
Entender el motivo de por qu ellos asisten a tu evento.
Conocer cul es el mejor canal para comunicarte con los asistentes.
Hablar con la audiencia en el mismo lenguaje.
Crear un presupuesto realista y elegir el lugar apropiado.
Definir el valor apropiado de la entrada.
Lograr una propuesta creativa para ese pblico especfico.

Tres pasos para definir a tu pblico objetivo:

1. Conocer al participante
Conocer quines son los participantes es crucial para crear un evento exitoso. Saber
quines son ellos, te ayudar a determinar el pblico objetivo correcto y cul es su
situacin (sus desafos, qu cosas nuevas les puede aportar tu evento y qu estrategias
de marketing debers usar para captar su atencin).

2. Investigar el entorno y el pblico objetivo

Algunos pueden argumentar que la investigacin debera ser el primer paso, sin
embargo, realizar una investigacin sin tener claro quines son los participantes de tu
evento puede confundirte an ms.
Una vez que ya conoces quienes son los participantes, debes investigar el sector al
que corresponda tu evento y ahondar ms en el conocimiento del target mediante el
envo de emails, llamados a personas influyentes del rea, lectura de blogs, bsqueda
en redes sociales y foros, etc.
No hace falta pasar mucho tiempo investigando el entorno y a tu pblico para conocerlo
ms, lo importante de este punto es que te sientas lo suficientemente seguro de que
los mismos estn bien determinados y puedas sacar algunas ideas de lo que ellos
quieren.

3. Determinar la magnitud del mercado

El tamao del mercado es siempre un asunto delicado. Es importante que ests seguro
que existe una demanda para que tu evento sea posible. Es decir, que exista un gran
nmero de personas que podran estar interesadas en participar de tu evento.
Para estudiar el mercado puedes buscar informacin sobre tu pblico objetivo en
buscadores. Tambin, puedes buscar en grupos de LinkedIn, foros, blogs, etc.
Si encuentras escasa informacin de posibles asistentes... Atencin! podra ser una
seal de advertencia.

Una audiencia real = verdadero xito!

Determinar el pblico objetivo y conocer el mercado en el que se encuentra es el
puntapi inicial para lograr la verdadera notoriedad de tu evento.

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Desarrolla una
propuesta de venta

Ahora es el momento de desarrollar una propuesta de valor que tenga en cuenta las
necesidades de tu pblico objetivo.
Para esto, debes responder a tres esenciales preguntas:

Por qu tu evento es diferente?

Lo ms importante es poder contestar a las preguntas: Qu es lo que diferencia
a tu evento de otros realizados para la misma audiencia? Por qu alguien elegira
asistir a tu evento y no a otro?
Contenido: El contenido de tu evento es diferente o mejor que el resto? Tienes
mejores bandas, artistas, oradores destacados?
Formato: Ser online o presencial? Ser un debate, una conferencia, un recital,
una maratn?
Ubicacin: Est ubicado en el centro de la ciudad, hay medios de transportes que
vayan a ese lugar? Es en las afueras?
Servicio: Ofreces algn tipo de traslado? Coffee-break? Servicio de atencin
online o telefnica para dudas o consultas? Inscripcin online?

Eventioz es un servicio online para organizadores que te permitir gestionar

inscripciones, promocionar eventos, vender entradas y controlar el ingreso de
los participantes a cualquier tipo de evento.

Precio: Ofrecers una entrada ms econmica o ms alta que el resto de los

eventos?
No siempre ofrecer una entrada econmica es la solucin para atraer a tu pblico.
Tal vez, tu evento podra ser un 50% ms barato que la alternativa ms cercana.
Pero tambin, podra ser un 100% ms caro y un 500% mejor, porque ofrece
mejores servicios, una ubicacin excelente, con contenido verdaderamente
nico y exclusivo. Un evento de lujo o ms exclusivo, tambin puede ser un valor
dependiendo del mercado al que apuntas.

Cules son los principales beneficios que ofrece tu

evento?
La pregunta clave que debers realizarte en este momento es: Qu beneficios
ofrece tu evento a los participantes?
Tienes que tener en cuenta que antes de asistir a un evento los participantes podrn
preguntarte: Por qu tu evento es til para m? Y debers tener bien en claro cules
son los beneficios que brindas a tu pblico.

Cul es la historia de tu evento?

Los componentes claves para contar una buena historia sobre tu evento son:
el pblico objetivo o protagonistas; sus conflictos (necesidades/desafos); la
nica solucin (el evento); y un final feliz (el beneficio que lograrn por asistir
al evento).

Consejo:
Un evento con una fuerte historia narrativa destacar realmente en el
mercado, ya que las personas se identifican con las historias, y de esta
forma se conectan con marcas o empresas.

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Define el precio

El precio es una de las ms cruciales y estratgicas decisiones que debers tomar

con respecto a tu evento.

La psicologa de la compra
Ponte en los zapatos de tus clientes, piensa como ellos. Seguramente les emocionar
comprar entradas econmicas para el evento que tanto esperaron.
Aprender a realizar la oferta adecuada en el momento ptimo impulsar la demanda
de los consumidores para que, de esta manera, puedas maximizar los ingresos (es
decir, hacer ms dinero).
Te contamos algunos puntos claves que debers tener presente para cuando
realices tu estrategia de precios:
La escasez aumenta las ventas: las ofertas con tiempo limitado crean
una sensacin de urgencia y logran que las personas compren ms de lo que
normalmente compran.
Ms opciones conducen a ms ventas: si brindas a la gente diferentes
opciones de precios te sorprenders de encontrar a varias personas que optan
por gastar ms dinero en entradas VIP o premium.
Buenos precios dan que hablar: pensar en entradas a muy buen precio
y fomentar a que el evento se comparta en las redes sociales, es una manera
efectiva de comercializar tu evento gratis.

Otras opciones que te ayudarn a conseguir ms ventas:

Si quieres vender productos adicionales es buena idea poner un precio bajo
para la entrada, esto fomentar la compra de estos productos (merchandaising).
Si tu evento es realmente limitado a 20 personas, y sabes que son 200 los que
quieren asistir podrs subir ms tus precios. Pero si has contratado un lugar para
5.000 y solamente conocen de tu evento 500, debers poner precios bajos para
fomentar el volumen y hacer hincapi en la difusin.

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 Toma como punto de referencia a los otros eventos que compiten por la
atencin de los asistente o participantes. Cul es el precio de las entradas
de estos?. Observa otros eventos que ocurran en el mismo periodo de
tiempo, ya que todo el mundo tiene mltiples intereses y tiempo limitado.

Recuerda tener siempre presente a tu audiencia. Cul es su ingreso promedio?

Qu medios de pago utilizan? Necesitarn pagar extras como hoteles y viajes?
Estas preguntas son muy importantes para tu estrategia de precios.
Tomate el tiempo necesario para sacar nmeros y pensar las diferentes alternativas
de precios que puedes ofrecer para tus entradas, teniendo en cuenta los gastos
operativos del evento. (Ampliamos esto en el punto 4).

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4
Establece un
presupuesto adecuado

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Para configurar el presupuesto de un evento, nosotros recomendamos comenzar

primero por los costos y luego por los ingresos esperados.

Calcula tus costos fijos

Comienza con el lugar. Dnde realizars el evento? Necesita ser elegante y caro, o
debera ser ms sencillo y econmico?
Una vez que hayas establecido el costo bruto del lugar del evento, puedes comenzar
a calcular los costos variables.

Agrega los costos variables

Los costos variables son cosas como alimentos y bebidas, credenciales,
regalos, equipos de Audio, WiFi, puesta en escena, asistentes, promotores etc.
Dependiendo del tipo de evento que quieras realizar pueden variar ampliamente.
Tendrs que hacer algunas llamadas para determinar estos precios y as tener un
primer proyecto de gastos.

Los ingresos del proyecto

Ahora, cierra la hoja de clculo, olvdate de los costos totales y comienza a pensar
cul es tu expectativa de ingresos esperados?
La primera pregunta que debes resolver es: Cul es el precio que cobrars por
entrada? (punto 3).
Luego multiplica este precio por el nmero de personas que has estimado que
asistirn al evento, basado en el tamao de la audiencia a la que apuntas (punto 1).
Esta es la forma de realizar la estimacin de ingresos.

Revisa y compara
Ahora es el momento de volver a los costos y comparar con tu estimacin de los
ingresos. Existe alguna brecha entre ambos clculos? Si es as, una excelente
opcin es encontrar sponsors que puedan ayudarte a que puedas realizar tu evento.

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Como ya tienes el total de los ingresos esperados, es el momento de reducir por lo

menos un 25% de estos, para que puedas compararlo nuevamente con los costos
y probar as que podrs llevar a cabo el evento.
Si no ocurre esto, reduce los costos hasta alcanzar su mnimo rentable, en lugar de
aumentar tus expectativas de ganancias.
Si ya has reducido tu expectativa de ingresos y el evento todava es,
aceptablemente, rentable... Felicitaciones! Ya puedes decir que tienes tu
presupuesto listo.

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5
Construye una
comunidad de apoyo

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En un principio, necesitas una comunidad cercana que te ayude a difundir el evento.

Amigos y familia
Primero fjate dentro de tu crculo ms ntimo. Tu familia y amigos pueden tener
conexiones que te ayuden a reducir los costos o podran conocer a una persona
influyente del entorno importante para tu audiencia o simplemente ayudarte a
difundir el evento en Internet. Ellos pueden ser los primeros en aadirle credibilidad
a tu evento.

Los fans o clientes

El siguiente paso es ampliar el crculo un poco ms.
Tienes seguidores en las redes sociales, clientes u otro tipo de audiencia que te
apoye y se entusiasme con el evento?

Consejo
Ten en cuenta a esos fans y clientes que te apoyan. Quizs no slo te
puedan ayudar a difundirlo y promocionarlo, sino que alguno de ellos
puede servirte como sponsors y ayudarte con los gastos del evento.

Sponsors
Vuelve a las notas que realizaste durante la fase de investigacin para ver si alguna
de las personas con las que te comunicaste podra tener un inters en ser sponsor
del evento. Contctate con ella y ofrcele posibilidades de patrocinio de acuerdo a
su perfil.

Te invitamos a conocer nuestra gua

gratuita "Cmo obtener y mantener
Patrocinadores para tu evento".

BAJAR LA GUA

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Personas influyentes en la industria

En la etapa de investigacin debes haber hablado con una o dos personas
influyentes del sector. Ahora, es de momento de contactarte nuevamente con
ellas, contarles sobre el proyecto y entusiasmarlas para que quieran ser parte de l
y ayudarte a hacerlo realidad.

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6
Gestiona tu evento con
una plataforma online

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Es hora de contarle
al mundo sobre tu evento!
Finalmente ests listo.
En esta etapa, te recomendamos utilizar Eventioz, una plataforma online que
cuenta con herramientas potentes y muy tiles para ayudarte a gestionar tu
evento de una forma muy simple.

A la hora de crear tu evento online, es muy importante que incluyas los siguientes
puntos:

Crear una seccin de preguntas frecuentes

La idea de esa seccin es evitar las confusiones con respecto al evento. Para esto,
incluye todas las aclaraciones que creas necesarias: Qu debo llevar para el evento,
las restricciones de edad, informacin del estacionamiento, etc.

Poner informacin de contacto

Proporciona informacin de contacto para que aquellos participantes que tengan
inquietudes puedan sentirse seguros a la hora de comprar una entrada o inscribirse.

Personalizar el diseo
Haz que la pgina del evento sea visualmente atractiva. Personaliza el diseo con el
estilo de tu marca.

Aadir fotos y videos

Muestra cmo ser tu evento. Utiliza fotos y videos para hacer ms atractivo e
interesante el sitio. Consulta otros sitios para inspirarte.

Agregar testimonios
Aade testimonios (como ya hablamos en el punto 5) que aporten confianza y
credibilidad a tu evento.

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Corre la voz con ayuda
del marketing

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Para realizar una buena estrategia de marketing no hace falta gastar dinero. Con
estos pasos podrs hacerlo de forma exitosa.

Crea un #hashtag del evento para utilizarlo en las redes

sociales
El hashtag del evento es crucial para la difusin del mismo. Hoy en da no se usan
solo para Twitter. En Facebook, Pinterest, Instagram y Google Plus tambin puedes
aplicarlos. El hashtag perfecto es aquel que es simple, corto, fcil de recordar y
nico.

Empieza con amigos y familiares

Tus amigos y familiares te podrn dar referencias de tu evento, sin mentirte. Podrn
ser testimonios muy tiles para las redes sociales y sitios del evento. Se difundirn
de boca en boca con mucho entusiasmo.

Utiliza el correo electrnico

Si bien, hoy en da, el correo electrnico puede que tenga mala prensa debido
al correo basura (SPAM) contina siendo uno de los canales ms efectivos para
promocionar y difundir. salo para comunicar tu evento y lograr ms inscripciones.
Segmenta a los usuarios y crea bases de datos (te sern de gran ayuda para futuros
eventos).

Aprovecha las redes sociales

No hace falta que ests en todas las redes sociales, la clave es conocer en cules se
encuentra el target al que apuntas. Estar en las redes te permitir tener un contacto
cercano con tu pblico, podrs escuchar sus dudas y mantener un feedback
constante.

Queremos compartirte gratis nuestro

ebook Eventos y redes sociales, para que
aprendas a difundir exitosamente un evento
en las redes sociales ms utilizadas.

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Crea un Blog
Si escribes tu propio blog podrs crear conciencia y credibilidad sobre tu evento.
Adems, te permitir crear relaciones de valor con las personas suscriptas y darle
una esttica ms profesional al evento. Te permitir hacer networking y contactar
a bloggers destacados del ambiente para que te ayuden con la difusin de evento.

Haz una gacetilla de prensa

La prensa tambin es un gran aliado de los organizadores de eventos. Es por
esto, que escribir una gacetilla de prensa te servir para informar a los medios
de comunicacin (online e impresos) sobre el evento, con el objetivo de que los
periodistas o bloggers que la reciban la publiquen en sus sitios (portales de diarios,
blogs, webs, etc) y as difundir el evento.

Crea banners del evento

Crear banners digitales del evento te servir para que tus sponsors o afines
al evento puedan publicarlos en sus pginas o blogs de una forma atractiva y
esttica para ayudarte a difundirlo.

Consejo:
Conoce los mejores tips y consejos sobre cmo comunicar tu evento de
forma exitosa en el Blog de Eventioz.

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8
Ofrece una
experiencia inolvidable

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La logstica desempea un papel protagnico en la organizacin de tu evento, le

debes prestar especial atencin y tiempo para garantizar una experiencia nica e
inolvidable.
Debers pensar tu evento en funcin de producir satisfaccin en los asistentes!
Te sugerimos esta lista de puntos estratgicos que debes evaluar para una correcta
logstica de tu evento:

Planificacin
Definir un cronograma del evento (horarios, participantes, oradores).
Confeccionar un presupuesto (punto 4).
Seleccionar y capacitar a los asistentes o ayudantes del evento. (Designar
especialmente una persona que se ocupe de los sponsors para que se sientan
parte del mismo y que se los tiene en cuenta).
Elegir el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de participantes.

Difusin
Diseo de anuncios, invitaciones, sealizaciones, carteles, banners, etc.
Promocin del evento a travs de la plataforma online para difundirlo y vender
entradas, y para usarlo como medio de comunicacin con los participantes.
Prensa del evento va email, redes sociales, gacetilla, etc. (Punto 7).
Generacin y actualizacin de la base de datos.

Ambientacin
Lugar para la acreditacin de los asistentes.
Alimentos y bebidas: almuerzo, cena, coffee breaks, etc. de acuerdo al tipo
de evento.
Internet, sistema de sonido, video y proyeccin.
Servicio fotogrfico y de video.
Extras: decoracin, arreglos, escenarios, etc, y todo lo que hace a la
ambientacin del evento.
Definir el material a entregar como: credenciales, bolsos, lapiceras, etc.

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Aprende y mejora
constantemente

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Consejo
Mantener el contacto con todo el mundo despus del evento, escuchar
sus comentarios y compartir las reflexiones te asegurar cerrar de forma
exitosa tu evento y conservar una excelente relacin e imagen para tus
futuros eventos.
La clave es no detenerse, la garanta del xito en tus futuros eventos
comienza haciendo bien las cosas desde el primer momento.

Te proponemos algunas ideas para llevar a cabo una vez terminado el evento:

Agradece a todos los que participaron

Por supuesto, esto incluye a los participantes, pero asegrate de agradecer a todos
los que te ayudaron en el evento: familiares, amigos, asistentes, sponsors, etc.

Comparte lo ocurrido
Comparte con todos el buen momento que se vivi. Puedes enviar fotos o videos
por mails o publicarlos en las redes sociales, en un blog, etc.

Conecta para construir una audiencia estable

Contina utilizando las redes sociales para seguir comunicado con tu pblico. De
esta manera, recibirs feedback y te servirn sus opiniones para futuros eventos.

Enva una encuesta

Te servir para tener bien en claro cmo se vivi el evento y poder sacar conclusiones
con datos precisos.
Recuerda que estas opiniones te ayudarn a crear un evento mucho mejor que el
anterior y te permitir construir una relacin cercana con los participantes.

En la siguiente infografa encontrars un resumen completo de los 9 pasos para

organizar un evento creativo y exitoso.

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Conclusin
Esta gua te brinda todas las herramientas bsicas que debes tener en cuenta para
organizar un evento creativo y exitoso para tu pblico.
Anmate a vivir esta experiencia emocionante!

Qu sigue?
Si deseas apoyo adicional para tu evento te recomendamos Eventioz, una
plataforma on-line que permite gestionar inscripciones, promocionar eventos,
vender entradas y controlar el ingreso de los participantes a cualquier tipo de
evento. Te brinda herramientas tiles para crear un sitio web personalizado del
evento, armar el formulario de inscripcin a medida, enviar campaas de invitacin
y mensajes, compartir el evento en redes sociales, crear encuestas y muchas
funcionalidades ms.
Comuncate con nosotros a travs del mail: info@eventioz.com, por chat desde
nuestro sitio web o telefnicamente al 54 11 5252-6722.

Concenos: https://eventioz.com.ar/

Comprtelo

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Te deseamos
lo mejor en tu
prximo evento!

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