ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIN
INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS
Instructor: Francisco O. Acevedo Gutirrez

ARCHIVO HISTRICO
Unidad responsable de
organizar, describir,
administrar y conservar a
perpetuidad los documentos
que despus de haber
concludo su vida semiactiva
y haber adquirido valores
tiles para la investigacin
histrica, cientfica, social,
etc. (evidencial e
informativo), constituyen la
memoria histrica de su
institucin productora.
Por lo dicho, sus fondos
estn constituidos de
documentos transferidos de
archivos precedentes.

ARCHIVO HISTRICO
Funciones bsicas:
Recibir y conservar adecuadamente la documentacin
histrica liberada por el archivo de concentracin de la
dependencia a que pertenece.
Dar servicio de consulta al pblico en general,
acondicionado el local a su disposicin para tal efecto
Promover constantes actividades tendientes a difundir el
acervo y los servicios del propo archivo histrico

El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
Antes del surgimiento de
estos principios los
archivos eran organizados
de distintas formas: por
temas, criterios
ideolgicos; solan
utilizarse, tambin,
sistemas ajenos a la
naturaleza de los
documentos de archivo,
por ejemplo: Dewey (que
es privativo de libros,
revistas, etc.)

El principio de procedencia y
el de respeto al orden
original
En 1814, el archivista e
historiador francs Natalis
de Wailly enuncia la nocin
de fondo de archivo,
consistente en mantener
reunidos los documentos
provenientes de un mismo
organismo, persona,
familia, etc.
Surge, de este modo, el
principio de procedencia o
de respeto a los fondos

El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
Sin embargo, el respeto a
los fondos no garantizaba
an que las agrupaciones
documentales existentes a
su interior (secciones,
series, expedientes) no
pudieran ser mezcladas
entre ellas mismas; se
reglamentaban las
relaciones entre los fondos,
ms no las que pudieran
suceder en sus niveles
documentales inferiores.

El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
Por tal razn, en 1881 H. von
Seybel enunci un nuevo
principio: el de orden original.
En trminos generales, ste
dispone que los documentos
de
un
fondo
deben
mantenerse, a lo largo de su
vida, en el orden otorgado
por su entidad de origen, o
sea, clasificados de acuerdo
a las acciones desarrolladas
por la entidad o a sus propias
estructuras administrativas.

El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
En conclusin:
El principio de procedencia o de respeto a los fondos
establece que los documentos deben agruparse en el
Archivo Histrico de acuerdo a las instituciones o
entidades que los produjeron.
El principio de orden original establece que la
documentacin debe agruparse en el Archivo histrico en
el orden que recibi durante su funcin administrativa.

El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original

Ventajas:
Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege
su integridad ya que los orgenes y procedimientos a los
que deben su existencia estn reflejados en su
ordenacin.
Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto
es, el contenido de un documento individual slo puede
entenderse completamente cuando los documentos son
ordenados de acuerdo con este principio
Proporciona al archivista una gua prctica y econmica
para ordenar, describir y analizar los documentos que
estn bajo su custodia.

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
De conformidad con los principios de procedencia y
orden original, los documentos, de forma natural, se
agrupan en:
a) Fondos
b) Subfondos y/o secciones
c) Subsecciones
d) Series
e) Subseries
f) Unidad documental compuesta (expediente)
g)Unidad documental simple (documento singular o
suelto)

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Fondo:
Totalidad de la documentacin producida, acumulada y/o
recibida por una institucin o persona, cuya organizacin
refleja la estructura o las funciones de su entidad
generadora.
El fondo es el resultado de una primera aplicacin del
principio de procedencia y vincula a la totalidad de los
documentos producidos por una institucin.
Subfondo y/o seccin:
Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre s que se corresponde con
las subdivisiones administrativas de la institucin u
organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con
agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o
similares de la propia documentacin.
Las secciones o subfondos son el resultado de una
segunda aplicacin del principio de procedencia

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Subseccin:
Divisin de la seccin realizada en virtud de la
estructura orgnica y las lneas de accin de entidad
generadora del fondo.
Serie:
Conjunto homogneo de documentos producidos de
manera continuada o seriada como resultado de una
misma actividad, la cual tiende a repetirse
indefinidamente en el tiempo. Es equivalente a
tipologa documental.
Las series son el resultado de la aplicacin del
principio de orden original y responden al carcter
seriado de los documentos.

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Unidad documental compuesta (expediente):
Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por
el productor o durante el proceso de organizacin
archivstica, porque se refieren al mismo tema,
actividad o asunto. En este sentido, constituye la
historia del asunto en cuestin, el testimonio del
proceso administrativo. El expediente es generalmente
la unidad bsica de la serie.
Algunas agrupaciones parecidas al expediente son:
Registro: Reunin de documentos que no tiene relacin
con el otro, sino que han sido agrupados slo por su
funcin de control. Ejemplo: los minutarios.
Dossier: Documentos agrupados en razn de un tema,
no por tramitacin de un asunto.

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Unidad documental simple (documento
singular o suelto):
La unidad archivstica ms pequea,
intelectualmente indivisible, por ejemplo:
una carta, una memoria, un informe, una
fotografa, una grabacin sonora, etc.

El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
Antes del surgimiento de
estos principios los
archivos eran organizados
de distintas formas: por
temas, criterios
ideolgicos; solan
utilizarse, tambin,
sistemas ajenos a la
naturaleza de los
documentos de archivo,
por ejemplo: Dewey (que
es privativo de libros,
revistas, etc.)

El principio de procedencia y
el de respeto al orden
original
En 1814, el archivista e
historiador francs Natalis
de Wailly enuncia la nocin
de fondo de archivo,
consistente en mantener
reunidos los documentos
provenientes de un mismo
organismo, persona,
familia, etc.
Surge, de este modo, el
principio de procedencia o
de respeto a los fondos

El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
Sin embargo, el respeto a
los fondos no garantizaba
an que las agrupaciones
documentales existentes a
su interior (secciones,
series, expedientes) no
pudieran ser mezcladas
entre ellas mismas; se
reglamentaban las
relaciones entre los fondos,
ms no las que pudieran
suceder en sus niveles
documentales inferiores.

El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
Por tal razn, en 1881 H. von
Seybel enunci un nuevo
principio: el de orden original.
En trminos generales, ste
dispone que los documentos
de
un
fondo
deben
mantenerse, a lo largo de su
vida, en el orden otorgado
por su entidad de origen, o
sea, clasificados de acuerdo
a las acciones desarrolladas
por la entidad o a sus propias
estructuras administrativas.

El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
En conclusin:
El principio de procedencia o de respeto a los fondos
establece que los documentos deben agruparse en el
Archivo Histrico de acuerdo a las instituciones o
entidades que los produjeron.
El principio de orden original establece que la
documentacin debe agruparse en el Archivo histrico en
el orden que recibi durante su funcin administrativa.

El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original

Ventajas:
Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege
su integridad ya que los orgenes y procedimientos a los
que deben su existencia estn reflejados en su
ordenacin.
Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto
es, el contenido de un documento individual slo puede
entenderse completamente cuando los documentos son
ordenados de acuerdo con este principio
Proporciona al archivista una gua prctica y econmica
para ordenar, describir y analizar los documentos que
estn bajo su custodia.

ORGANIZACIN
Conjunto de tcnicas y procedimientos archivsticos
encaminados a dotar de un orden lgico a un fondo,
basado en los principios de procedencia y orden
original, en funcin de las lneas de accin y la
disposicin orgnica de la institucin productora de la
documentacin. Tcnicamente significa, junto con la
identificacin y las actividades de rutina archivstica
(foliacin, rotulacin), la primera intervencin del
tratamiento archivstico.
Se divide en tres elementos:
CLASIFICACIN
ORDENACIN
INSTALACIN

ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
Clasificacin: Consiste en agrupar documentos por
sus semejanzas y separarlos por sus diferencias;
esto es, reunirlos en funcin de su nivel de
organizacin (expedientes, series, secciones, etc.).
La clasificacin conlleva un cuadro, en el cual se
debe mostrar la forma en que se clasificaron los
documentos, la cual invariablemente debe coincidir
con las funciones y la organizacin de los organismos
productores.
Los criterios utilizados para clasificar son:
a) Las acciones,
b) La estructura orgnica,

ORGANIZACIN
ORDENACIN: Procedimiento de tipo prctico por el
cual son relacionados unos elementos con otros,
siguiendo criterios lgicos establecidos de antemano
como pueden ser la fecha, las letras del alfabeto, los
nmeros. La ordenacin se aplica, al igual que la
clasificacin, en los distintos niveles o agrupaciones
documentales.
Los mtodos ms comunes para ordenar los
documentos son:
Alfbetico
Cronolgico
Numrico
Topogrfico, entre otros.

ORGANIZACIN
Instalacin:
Conjunto de actividades de tipo fsico orientadas a dotar
de empaques adecuados, y ubicar fsicamente los
documentos, todo ello llevando un control riguroso, que
redunde en una pronta recuperacin del material.
En trminos tcnicos significa:
Colocar en cajas archivadoras los documentos
respetando su clasificacin y ordenacin,
Acomodar ordenadamente la documentacin en la
estantera y en su respectivo repositorio.
Identificar dichas cajas por medio de etiquetas u otros
recursos tcnicos; aqu se incluye el inventario de control
y todos aquellos instrumentos que faciliten su bsqueda.
Existen dos mtodos de instalacin:
La que reconstruye el cuadro de clasificacin.
El
sistema
de
numeracin
continua
(independientemente de la seccin o serie).

DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
Conjunto de tcnicas archivsticas por medio de las
cuales se brinda una representacin exacta de la
unidad documental en cuestin, tanto en lo que
respecta
a
sus
caractersticas
internas
(informacin) como externas (soporte, estado fsico,
etc.).
La descripcin se realiza en varios niveles
(conocidos como niveles de descripcin), mismos
que coinciden con las agrupaciones documentales
mencionadas: Fondo, seccin, serie, expedientes y
documentos.

DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
Principios:
El objetivo de la labor descriptiva es hacer accesibles
los fondos documentales de un archivo.
Debe formularse un programa descriptivo a fin de
proporcionar con prontitud ciertos datos referentes a
todos los docume3ntos del archivo, por mnimos que
sean.
Los instrumentos de consulta deben revelar el
contenido y el carcter de los documentos y facilitar su
localizacin. Adems, deben responder a las
demandas imprevisibles de un pblico indeterminado y
heterogneo, de modo que puedan ampliar las
posibilidades objetivas de acceso a los documentos.
Ponerlos al alcance de los usuarios.

DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
Por lo expuesto, y dependiendo de la agrupacin
documental a la que se describa, existen diversos
instrumentos de consulta:
Cuando su objeto son los fondos, se trata de una gua,
ya sea general, especial o simple.
Cuando su objeto de estudio son las series, se trata
de un inventario.
Por ltimo, cuando su objeto son los expedientes y los
documentos singulares, se trata de un catlogo.
La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos
de descripcin son: la unidad archivstica que se
describe y el grado de detalle de la descripcin.

MARCO JURDICO
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN
PBLICA GUBERNAMENTAL (D.O.F. 11/VI/02)
Artculo 32.
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las
diposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los
archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua
simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de la
organizacin del archivo.

MARCO JURDICO
REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA GUBERNAMENTAL
Artculo 46.
De conformidad con los lineamientos a que se refeire el artculo 42 de este
Reglamento, los comits elaborarn un programa que contendr una gua simple
de la organizacin de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de
facilitar la obtencin y acceso a la informacin pblica. Dicha gua se actualizar
anualmente y deber incluir las medidas necesarias para custodia y conservacin
de los archivos. Asimismo, los Comits supervisarn la aplicacin de los
lineamientos o criterios a que se refiere este captulo.

MARCO JURDICO
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04)
Artculo 2.
Para los efectos de los presentes Lineamientos, adems de las definiciones
contenidas en el artculo 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entender por:
XVIII. Gua simple de archivo: esquema general de descripcin de las series
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
caractersticas
fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin
archivstica y sus datos generales.

MARCO JURDICO
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04)
Artculo 7.
Las dependencias y entidades elaborarn una gua simple de sus archivos con
base en el cuadro general de clasificacin archivstica de sus series documentales,
la relacin de los archivos de trmite, de concentracin e histrico, as como el
nombre y cargo del responsable, la direccin, telfono y correo electrnico de cada
uno de ellos.
Artculo tercero transitorio. El instructivo de elaboracin de la gua simple de
archivos a que se refiere el lineamiento sptimo ser publicado en el sitio de
internet del Archivo General de la Nacin dentro de los 60 das naturales
posteriores a la publicacin de los presentes Lineamientos en el Diario Oficial de la
Federacin. Dicha gua deber estar publicada en los sitios de internet de las
dependencias a ms tardar el 1 de enero de 2005.

DISPOSICIONES GENERALES
De aplicacin
La elaboracin de la gua simple es obligatoria para todos los archivos de las
dependencias o entidades de la Administracin Pblica Federal.
Cada unidad administrativa de la dependencia o entidad elaborar la gua de sus series
documentales en todos y cada uno de sus archivos: trmite, concentracin o histrico.
A partir de la gua de cada unidad administrativa se integrar la Gua Simple de la
dependencia o entidad.
Los elementos de descripcin son aplicables del modo ms amplio posible a los archivos
sin tener en cuenta su volumen, etapa o espacio fsico.
El orden de integracin de la relacin de archivos ser, en primer lugar, todos y cada uno
de los archivos de trmite (etapa activa); segundo, archivos de concentracin (etapa
semiactiva) y, por ltimo, histricos (etapa inactiva).
Se define el orden de presentacin y jerarqua de los elementos de descripcin, no as los
formatos de edicin y el modo de presentacin de estos elementos.
La unidad de descripcin de cada uno de los archivos ser la serie documental.
Los elementos de descripcin determinados en el instructivo son bsicos y obligatorios,
sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos
adicionales que as convengan a sus necesidades de control.

DISPOSICIONES GENERALES
De excepcin
En el caso de los archivos histricos que por razones de procedencia contienen ms de un fondo, se har la descripcin partiendo de ese nivel.
En los archivos previos a 2005, cuya estructura no est establecida por serie, se
aplicar para la descripcin el nivel inmediato superior.

DISPOSICIONES GENERALES
De responsabilidades
El coordinador de archivos o, en su caso, el responsable del archivo de
concentracin de la dependencia o entidad deber elaborar la relacin de
archivos.
El rea coordinadora de archivos de la dependencia o entidad ser la
responsable de integrar la gua simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la
dependencia o entidad para su divulgacin a travs del portal de transparencia.
Recomendaciones:
La gua simple deber actualizarse anualmente en la fecha que as lo determine
cada dependencia o entidad, para lo cual, a partir de 2006, los archivos abiertos
en 2005 solamente utilizarn como unidades de descripcin la seccin y serie con
base en el cuadro de clasificacin de la dependencia o entidad. En el caso de los
archivos de concentracin la sustitucin ser paulatina en trminos de las
transferencias primarias que lleven a cabo las unidades administrativas.
Para su control interno, las dependencias o entidades podrn incorporar los
elementos descriptivos de aperturas, bajas o transferencias de expedientes o
series que sufrieron los archivos durante el ao inmediato anterior.

DISPOSICIONES GENERALES
De estructura
Se han establecido 12 elementos de descripcin cuya estructura y contenido
informativo para cada uno de ellos se integra por:
Nombre
Objetivo por el cual se incluye
Regla o reglas aplicables al elemento de descripcin
Observaciones referentes a su aplicacin o de excepcin
Los elementos de descripcin se agrupan en dos reas informativas:
1. IDENTIFICACIN
1.1 Unidad administrativa
1.2 rea de procedencia del archivo
1.3 Nombre del responsable y cargo
1.4 Domicilio
1.5 Telfono
1.6 Correo electrnico

2. CONTEXTO
2.1 Unidad administrativa de
procedencia
2.2 Seccin
2.3 Serie(s)
2.4 Fecha (s)
2.5 Volmen
2.6 Ubicacin fsica

1. rea de identificacin
1.1

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Objetivo:

Conocer la ubicacin del archivo dentro de la unidad administrativa.

Regla:

Consignar el nombre de la unidad administrativa responsable del archivo .

Observaciones:
Se considera unidad administrativa a la que con tal carcter seala el reglamento interior o equivalente de
la dependencia o entidad.
Registrar, si es el caso, la estructura jerrquica inmediata superior del archivo.
1.2.

REA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO

Objetivo:

Proporcionar el rea de procedencia del archivo dentro de la unidad administrativa

Regla:

Registrar el nombre del rea (direccin de rea, subdireccin, departamento o equivalentes) donde se
localiza el archivo

Observacin:
Se aplica cuando exista ms de un archivo en la unidad administrativa.
1.3

NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO

Objetivo:

Proporcionar a los usuarios internos y externos de la dependencia o entidad el nombre y cargo

del o los responsables del archivo.

Regla:

Consignar el nombre(s) del servidor pblico designado(s) como responsable de la unidad

de archivo.

Observaciones:
El espacio fsico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran
los documentos de archivo, toda vez que en un mismo espacio fsico pueden localizarse archivos activos,
semiactivos o histricos, en cuyo caso cada seccin y serie se ordenar consecutivamente por archivos de
trmite, concentracin e histricos.
Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trmite, concentracin e
histricos en una misma unidad de depsito denominado Archivo Central, Archivo General, etc. Se
consignar el nombre y cargo del titular jerrquico superior responsable.

1.

rea de identificacin

1.4

DOMICILIO

Objetivo:

Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad el lugar de

trabajo del servidor pblico designado como responsable del archivo.

Regla:

Consignar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, nmero, colonia,
cdigo postal, delegacin o municipio, estado, pas.

Observaciones:
En algunos casos la direccin del lugar de trabajo del servidor pblico responsable del archivo no
corresponder al del depsito fsico de los documentos.
1.5

TELFONO

Objetivo:

Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia el tlefono del

servidor pblico designado como responsable del archivo.

Regla:

Consignar el nmero telefnico del archivo.

Observaciones:
Registrar, si es el caso: extensin, clave lada o indicaciones establecidas en la dependencia para
la comunicacin va telfonica.

1. rea de identificacin
1.6

CORREO ELECTRNICO

Objetivo:

Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad la direccin

electrnica oficial del servidor pblico designado como responsable del archivo.

Regla:

Consignar la direccin electrnica oficial.

Observaciones:
En los casos que el responsable no cuente con una direccin electrnica oficial individualizada,
registrar la institucional del archivo.

2.

rea de contexto

2.1

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O FONDO

Objetivo:

Identificar al productor o productores de las series documentales

Regla:

Consignar el nombre de la entidad responsable de la produccin, uso y acumulacin de

la series documentales.

Observaciones:
En el caso de los archivos histricos que por razones de procedencia contienen ms de un fondo,
se har la descripcin partiendo de ese nivel.
El uso de este elemento de descripcin depender de la estructura y jerarqua de la organizacin
del archivo.
El espacio fsico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se
encuentran los documentos de archivo; puede ocurrir que en un mismo espacio fsico se localicen
archivos activos, semiactivos o histricos, en cuyo caso cada seccin y serie se ordenar
consecutivamente por archivos de trmite, concentracin e histricos.

2.

rea de contexto

2.2

SECCIN DOCUMENTAL

Objetivo:

Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificacin archivstica de la

dependencia o entidad la seccin documental a la que pertenecen la(s) serie(s)
documental(es) descritas.

Regla:

Consignar el nombre correspondiente a la estructura del archivo la seccin documental

correspondiente.

Observaciones:
En el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de
cuadro de clasificacin se aceptar sustituir la seccin documental por la unidad administrativa de
procedencia.
De no existir una descripcin en el nivel de seccin documental en archivos previos a 2005, se
indicar que el nivel de descripcin es el inmediato anterior.

2.

rea de contexto

2.3

SERIE DOCUMENTAL

Objetivo:

Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificacin archivstica de la

dependencia o entidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).

Regla:

Consignar todos y cada uno de la(s) serie(s) documental(es) que integran el acervo en
custodia.

Observaciones:
Toda vez que los Lineamientos establecen que la unidad de descripcin es la serie documental, en
el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de cuadro
de clasificacin, se aceptar sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el rea generadora
(direccin de rea, subdireccin, departamento o equivalente).
De no existir una descripcin a nivel de serie documental en archivos abiertos antes de 2005, se
indicar cul es el nivel existente de descripcin (fondo o seccin)

2.

rea de contexto

2.4.

FECHA (S)

Objetivo:

Identificar y consignar lo(s) ao (s) extremos de produccin o acumulacin.

Regla:

Proporcionar y consignar para cada serie documental que se describe, segn los casos,
una sola fecha o un intervalo de fechas.

Observaciones:
En los casos de archivos histricos, las fechas extremas sern:
Aquellas en las que el productor acumul los documentos
Aquellas en las que la produccin de los documentos, incluyen fechas de documentacin
producida con anterioridad a su acumulacin por actividad.
Cuando se dificulte conocer las fechas extremas utilizar el o los siglos que cubre la
documentacin custodiada

2.

rea de contexto

2.5

VOLUMEN

Objetivo:

Identificar y describir el volumen fsico y la unidad de conservacin y/o soporte.

Regla:

Consignar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de expedientes,

piezas, volmenes, cajas segn sea el caso.

Observaciones:
Alternativamente si es el caso por la organizacin de la propia serie, consignar en metros lineales
(opcional otro tipo de informacin).
2.6

UBICACIN FSICA

Objetivo:

Identificar ubicacin fsica de la(s) serie(s) documental(es).

Regla:

Consignar el lugar fsico de localizacin de la(s) serie(s) documental(es)

Observaciones:
En caso de imprecisin de la etapa (activo, semiactivo e histrico) y de la ubicacin fsica de la
serie documental a describir, el responsable del archivo se encargar de asignar tanto etapa como
ubicacin fsica.

RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRMITE
Unidad administrativa

Nombre del
responsable

Cargo

Domicilio

Telfono

Correo
electrnico

No.

CONCEPTO

DESCRIPCIN

ARCHIVOS DE TRMITE
1

Hoja__ de ___

Nmeros de hoja correspondientes

Unidad Administrativa

Nombre de la unidad administrativa a la que corresponde el archivo de

trmite.
Se considera unidad administrativa a las que con tal carcter seala el
reglamento interior de la dependencia o entidad.

Nombre del responsable

Nombre del servidor pblico designado como responsable del archivo de

trmite.

Cargo

Cargo del servidor pblico designado como responsable del archivo de

trmite.

Domicilio

Domicilio del lugar de trabajo del servidor pblico designado como

responsable del archivo de trmite.

Telfono

Nmero telefnico y extensin, segn el caso, del servidor pblico

designado como responsable del archivo de trmite.

Correo electrnico

Direccin electrnica del servidor pblico designado como responsable

del archivo de trmite.

Nota: Se anotarn todas y cada una de las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad.

RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIN

Nombre del responsable

Cargo

Domicilio

Telfono

Correo
electrnico

10

11

12

ARCHIVO DE CONCENTRACIN
8

Nombre del responsable

Nombre del servidor pblico designado como responsable del archivo de

concentracin.

Cargo

Cargo del servidor pblico designado como responsable del archivo de

concentracin.

10

Domicilio

Domicilio del lugar de trabajo del servidor pblico designado como

responsable del archivo de concentracin.

11

Telfono

Nmero telefnico y extensin, segn el caso, del servidor pblico designado

como responsable del archivo de concentracin.

12

Correo electrnico

Direccin electrnica del servidor pblico designado como responsable del

archivo de concentracin.

RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO HISTRICO

Nombre del responsable

Cargo

Domicilio

Telfono

Correo
electrnico

13

14

15

16

17

ARCHIVO HISTRICO
13

Nombre del responsable

Nombre del servidor pblico designado como responsable del

archivo histrico.

14

Cargo

Cargo del servidor pblico designado como responsable del archivo

histrico

15

Domicilio

Domicilio del lugar de trabajo del servidor pblico designado como

responsable del archivo histrico.

16

Telfono

Nmero telefnico y extensin, segn el caso, del servidor pblico

designado como responsable del archivo histrico.

17

Correo electrnico

Direccin electrnica del servidor pblico designado como

responsable del archivo histrico.

RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRMITE
Unidad administrativa

Nombre del
responsable

Cargo

Domicilio

Telfono

Correo
electrnico

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

Nombre del responsable

Cargo

Domicilio

Telfono

Correo
electrnico

10

11

12

ARCHIVO HISTRICO

Nombre del responsable

Cargo

Domicilio

Telfono

Correo
electrnico

13

14

15

16

17

ELABOR
Nombre 18
cargo y firma 19

VALID
Nombre 20
cargo y firma 21