Aplicacin

Contenido
Caso Carbn ..................................................................................................................................... 2
Formatos Iniciales ........................................................................................................................ 2
Contenido de un Sistema de Gestin ....................................................................................... 3
Fase 1 ............................................................................................................................................. 4
Contexto .................................................................................................................................... 4
Proceso ...................................................................................................................................... 6
Manual Integral ........................................................................................................................ 8
Documentos del Sistema ........................................................................................................ 9
Fase 2 ........................................................................................................................................... 10
Direccin ................................................................................................................................. 10
Legal ........................................................................................................................................ 10
Gestin de Talento Humano ................................................................................................ 10
Gestin HSEQ ......................................................................................................................... 11
Auditora.................................................................................................................................. 11
Transportes Terrestres ........................................................................................................... 11

Caso Carbn
En esta unidad usted va a comprender la manera mediante la cual un auditor de
sistemas de gestin lleva a cabo su trabajo.
Una auditoria es una valoracin del grado de cumplimiento del sistema de gestin
integral con base en las normas ISO9001, ISO14001, OHSAS18001 (ISO45001). Para
ello el auditor lleva a cabo la comparacin de los requisitos de las normas
denominadas criterios de auditora con los documentos de la empresa, el grado
de cumplimiento aplicativo en los sitios de trabajo. De esta manera se establece
una conclusin: cumple o no posee desviaciones que deben ser corregidas y se
denominan no conformidades.

Formatos Iniciales
Para poder realizar el trabajo el auditor emplea dos formatos:

Notas de campo: que registra lo visto en el sistema, las posibles

desviaciones. Este es el testimonio de que la empresa cumple o posee
deficiencias.

Informe a la direccin: es un resumen ejecutivo para la alta direccin que se

entrega en la reunin de cierre.

Recuerde que este caso debe quedar consignado en estos documentos!!

Ver formato notas
Ver formato informe a la direccin

Contenido de un Sistema de Gestin

Para poder realizar el trabajo usted debe de tener a la mano las tres normas que
son el criterio de auditora. Luego debe de contar con el formato de notas de
campo para diligenciarlo en tiempo real, es decir mientras va observando y
sucediendo la auditora. Recuerde que en la vida profesional no hay tiempo de
pasar a limpio las notas de campo o volver a realizar una entrevista, pues el
personal de la organizacin no va a estar disponible.
La auditora se compone de dos fases o etapas:
Fase 1 de estudio documental

Un contexto.

Un manual integral.

Un grupo de documentos complementarios que se derivan del manual

integral y de los procedimientos obligatorios exigidos por las normas.

Fase 2 de cumplimiento en los sitios de trabajo

Las entrevistas.

Fase 1
Contexto
Esta es parte de la informacin del contexto de la organizacin, pero no puede
reportarla hasta haber analizado la totalidad y llegar a mirar la documentacin de
la empresa.
En este momento solo es importante comprender localizacin, actividad
econmica y principales procesos que hace este tipo de empresas.
Un auditor no puede conocer todos los sectores econmicos y por ello debe
aprender sus principales caractersticas en corto tiempo.
El contexto establecido por la
empresa

es

de

obligatorio

cumplimiento en el esquema
de las normas de sistemas de
gestin.

Revise

informacin

toda

la

relacionada

con

este numeral antes de redactar

sus conclusiones en sus notas
de campo y no olvide colocar
en

detalle

los

documentos

observados.

Europa es el principal comprador de carbn

para

poder

mantener

sus

sistemas

de

calefaccin y supervivencia en invierno.

Ao

Millones/toneladas

Millones de US $

1895

02.0

0079

1986

04.7

0168

1987

08.3

0234

1988

09.1

0275

1989

11.0

0103

1990

11.8

0484

1991

13.4

0513

1992

11.7

0444

1993

13.9

0428

1994

12.9

0382

1995

13.3

0443

1996

17.2

656

1997

19.3

708

1998

19.9

653

1999

18.8

514

2000

22.1

573

2001

20.8

671

2002

18.5

541

2003

22.7

601

2004

24.9

1018

2005

25.5

1164

2006

27.5

1236

2007

29.8

1490

2008

31.3

2539
El pas exporta carbn lavado para
fines energticos primordialmente.
Los

compradores

exigen

OSHAS18001 para asegurar que la

empresa proveedora cumpla con
los

requisitos

de

ley

laboral,

cumpla ISO14001 para mitigar el

5

impacto ambiental y asegurar el cumplimiento del plan de manejo ambiental que

forma parte del contrato.
Finalmente solicitan ISO9001 para poder garantizar la calidad del proceso y su
producto final en sus equipos de generacin de electricidad.
El diagrama presentado, permite comprender en forma sencilla las diversas etapas
del proceso de manejo del carbn para poderlo exportar:

Mover la tierra estril.

Extraccin del carbn.

Lavarlo para quitar impurezas.

Transprtalo al puerto.

Embarcarlo.

La industria del carbn es una de las ms importantes en Colombia y emplea un

poco ms de 7000 personas y se exportan un poco ms de 70 millones de
toneladas anuales, generando ms de 5000 empleos directos, ver detalles en las
estadsticas adjuntas. Ver presentacin
Proceso
El proceso se puede visualizar en las siguientes fotos en orden:

Extraccin del estril.

Extraccin del carbn.

Ferrocarril.

Manejo de inventarios en puerto.

Barcazas que lo suben a los barcos de exportacin.

Movimiento de estril para crear terrazas de siembra en el
plan de manejo ambiental original de la empresa y llegar
hasta el carbn.
Como es arena en gran parte, es empleada en el sector
6

construccin para mezclar con el concreto y construir ciudades. Con el alto precio
de ese producto, cada da se vende en mayor proporcin.
Se extrae el carbn en grandes camiones de 250
toneladas hasta agotar las minas, para luego nuevamente
mover estril y llegar a la siguiente veta que es explotada
varios meses.
AL finalizar la explotacin va a quedar un lago de agua
dulce artificial. Y forma parte del programa de manejo ambiental.
El carbn se apila, se lava y se tritura para asegurar que
las partculas queden de dimensiones manejables por
sistemas automticos para ser fcilmente quemados
como producto energtico en Europa y como sistema de
produccin de energa en el Asia.
El tren de 100 vagones lleva el carbn a los puertos
martimos para ser embarcado hacia los destinos en los
cuales

estn

los

clientes:

Europa

para

consumo

energtico y Asia para consumo en sus empresas de

manufactura.
Un sistema de tolvas y de bandas transportadoras muy
protegidas permite embarcar el producto en barcos muy
grandes de las dimensiones de los buques denominados
post panamax. Cada buque lleva entre 100.000 y 300.000
toneladas de carbn de exportacin.
Cuando el barco sella sus bodegas y se colocan los
candados, se termina toda responsabilidad para la
empresa y el producto inicia su largo viaje a los puertos
de los pases compradores de carbn.
La responsabilidad del producto en ese momento es de la
7

empresa naviera y ya la organizacin que nos interesa analizar no tiene

responsabilidad.
Puede complementar la informacin consultando en Internet ms datos del sector,
su proceso o cualquier otra informacin que el auditor considere necesaria para
poder comprender el contexto de la empresa.
Manual Integral
El manual integral es el documento principal que describe todo el sistema de
gestin de una organizacin y en las notas de campo se debe relacionar su
existencia, versin y dems informacin de referencia.
El manual fue establecido siguiendo el esquema de la gua 83 de la organizacin
ISO, presentado en el anexo SL.
Usted puede reportar esto como una fortaleza en el informe a la direccin y se
puede consignar esta informacin en el control documental de sus notas de
campo.
El manual consta de los siguientes documentos:

Alcance.

Compatibilidad.

Vocabulario.

Contexto.

Liderazgo.

Gestin del Riesgo.

Apoyo.

Control Operacional.

Medicin y Monitoreo.

Mejora Continua.

Cada pgina del manual de la empresa que va a auditar debe:

Ser analizada, comparada con los requisitos que solicitan las tres normas y
se debe reportar los resultados alcanzados.

Ser reportada en el formato denominado notas de campo.

Ver documento

Documentos del Sistema

Se presentan los documentos correspondientes al conjunto de procedimientos
obligatorios, caracterizaciones de proceso conforme al mapa de procesos que
complementan la informacin suministrada en el manual integral de la empresa.
Este consta de los siguientes documentos:

Proceso: mercadeo y ventas.

Proceso de geologa.

Proceso de minera.

El auditor debe analizar todos esos documentos y realizar su reporte.

Ver documentos.

Fase 2
La fase 2 es una auditoria en sitio que requiere:
1. Entrevistar a los directivos y personal operativo
2. Observar instalaciones y cumplimiento de normas
3. Revisar la calidad de los registros mediante la visualizacin de la calidad del
diligenciamiento en muestras seleccionadas.
Todas estas actividades deben quedar registradas en las notas de campo, para
poder demostrar que el sistema funciona, pues la auditora es positiva.
Direccin
La primera entrevista es con la gerencia que se ha desplazado de Barranquilla a la
mina en la Guajira para simplificar los desplazamientos del auditor. Por esa razn
en sus notas de campo usted debe dejar constancia en la seccin de
compromiso de la direccin sobre este evento que es muy diciente y habla por s
solo.
Ver documento
Aspectos Legales
Mientras llega a la siguiente reunin, el auditor puede en el wifi consultar el
procedimiento de identificacin de aspectos legales y la matriz legal de la
organizacin.
Ver documento
Gestin de Talento Humano
El auditor es llevado a la oficina de talento humano debido a que la directora tiene
reunin de comit paritario (COPASST) y por eso se hizo necesario realizar esta
entrevista ms temprano de lo programado, pues en el plan original de auditoria
de contaba con la auditoria de HSEQ en esta franja.

10

Para esta entrevista el auditor y el auditado trabajaron con los siguientes

documentos:

Proceso de gestin de talento humano.

Programa anual de formacin.

Epidemiologia dela empresa.

Perfil cargo.

Hoja de vida trabajador.

Ver documento

Gestin HSEQ
Ahora el auditor es llevado a la oficina de HSEQ que es la responsable de
establecer, implementar, mantener, mejorar el sistema de gestin integral basado
en las normas objeto del criterio de auditora.
Ver documento
Auditora
La directora activa en su computador el procedimiento de auditoria interna
integral basado en la norma ISO19001 y voltea la pantalla para que el auditor lo
pueda visualizar. El auditor tiene unos minutos para visualizar el documento,
compararlo con los requisitos de las normas objeto de la auditora y registrar en
sus notas de campo lo observado y el grado de cumplimiento.
Ver documento
Transportes Terrestres
El auditor es llevado a la zona de produccin en una camioneta para la auditoria
del proceso de transporte. Es atendido por el jefe de turno debido a que la
empresa en ese momento no tiene una persona en el cargo de director de
transporte y est buscando personal para cubrir esa vacante. EL jefe de turno
arregla las entrevistas en la ruta y le entrega una cmara de fotos al auditor
Ver documento
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Taller aplicativo

El auditor entrega las notas de campo que es el testimonio de que el sistema de

gestin est funcionando

y est acompaado de los soportes como fotos y

fotocopias.
El auditor entrega el informe a la direccin que es un resumen ejecutivo de una
pgina para la gerencia de la organizacin con el objeto de poder explicar las
oportunidades de mejora a los directivos y reforzar las fortalezas.

12

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