CAJA MENOR

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos desembolsos, y se asigna a una persona
como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeos, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo
gil de ciertas actividades, por lo que la solucin es la constitucin de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo
de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
Se le denomina Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo
fijo disponible para pagos de menor cuanta en la empresa. Por ejemplo para pagos de:
- Fotocopias.
- Transporte del Mensajero.
- Elementos de Aseo y Cafetera.
- Refrigerios.
- Correo.
- Compra de Papelera
- Entre otros.

Diferencia Entre Caja Menor y Caja General

La caja menor es para los gastos pequeos (artculos de librera, artculos de limpieza o refrigerios), mientras que la caja
general es para los gastos significativo (compra de mercaderas o pagos a proveedores), la caja general aparte del efectivo
maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor solo maneja efectivo nacional.
Reembolso de caja menor y su contabilizacin
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que
le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo,
disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn reembolso, de ah que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se
pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causacin de las facturas, puesto que estas se contabilizan al
momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que segn los principios de
causacin y realizacin, los hechos econmicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no ser
posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar
las facturas en el momento en que se realice el hecho econmico que soportan.

Aumentos Y Disminuciones del fondo de caja menor

Cuando se presentan demasiados reembolsos, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el
fondo fijo de manera que su reembolso sea mximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir.
Aumento: Para aumentar la caja menor se hace el
siguiente registro contable.
CUENTA

DEBITO

Caja menor

xxx

Bancos
general

caja

CREDITO

Disminucin:
CUENTA
Caja
CAJA

xxx

DEBITO

CREDITO
XXX

XXX

APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuanta necesaria que puede estipular para
gastos de poca cuanta, en periodos inferiores a un mes.
Mediante acta se establece la cuanta definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el
manejo de la Caja Menor.
REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR
- La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.
- Cada caja menor debe tener un responsable
- La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.
- Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relacin, adjunto
al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.
- Debe tener una base mnima para reembolso.
- Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efecta
el pago
- Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo.
- El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una pliza de seguros de manejo de efectivo, contratada
con una compaa de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.
- La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados
- Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.

ARQUO DE CAJA:
Un arqueo de caja es una revisin que se realiza cada cierto tiempo, en la que se revisa la existencia de dinero en efectivo,
en cheques u otras formas de depsito o activo. El arqueo de caja suele realizarse al final del da, o en forma
programada por una persona encargada; en las empresas que tienen departamento de auditoria interna, se realizan
arqueos en forma sorpresiva para revisar las existencias.
En pocas palabras, el arqueo de caja es el conteo fsico del efectivo existente en caja en un momento determinado.
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles
internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es
frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor.
Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes
como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la
cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.
Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la
Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por
una suma mayor o menor, o el cajero ha hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes
de dinero en la Caja Chica.

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

Cobrarle el faltante al Cajero.
Considerar como un gasto para la empresa.
Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos.
Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:
El saldo inicial, en ocasiones la gestin se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el da.
La gestin de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.
La retirada de dinero al banco al finalizar el da.
El control de los cobros realizados segn los medios de pago permitidos por el local

Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos complican la gestin y por ende el cuadre de caja, pero
nada ms lejos de esta idea.
Vamos a comentar el mtodo tradicional, la operacin que se realiza y en consecuencia que problemas pueden surgir.
MTODO TRADICIONAL:
Se inicia el da con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar la actividad, o bien est ya
preparada en la caja. (Suele ser el mtodo habitual en supermercados por los cambios de cajeros y con el fin de no parar
la actividad).
En el mtodo tradicional no hay gestin de cobros, por lo que cualquier pago por caja se realiza con dinero externo (en
ocasiones muy mal controlado).
- Al finalizar el da o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial y el resultado debe coincidir
con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.
VENTAJAS:
- Mxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas.
- Cambio rpido de cajero en el mismo terminal
- Operacin de clculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas
- Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero
INCONVENIENTES:
- No permite la manipulacin de la caja por varias personas y si fuera as no hay control para un posible descuadre
- Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre manual y es un camino susceptible de
convertirse en fuente de hurtos a caja
- El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intencin de que banco = ventas es poco menos que
imposible
- Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja para las operaciones, o bien necesitar
el proceso de ingreso a caja
CONCLUSIN:
- Es un mtodo solo recomendable para supermercados o lneas de caja
- Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una nica persona
- No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco