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Conservacin preventiva
y Plan de Gestin
de Desastres en archivos
y bibliotecas
Ministerio
de Cultura
Conservacin preventiva
y Plan de Gestin de Desastres
en archivos y bibliotecas
NDICE
Pg.
INTRODUCCIN................................................................................................................................................... 8
Conservacin preventiva..............................................................................................................................13
Medioambiente..............................................................................................................................18
Limpieza..........................................................................................................................................22
Manipulacin..................................................................................................................................24
Transporte y exposicin................................................................................................................27
Depsito..........................................................................................................................................30
Seguridad........................................................................................................................................33
Biodeterioro....................................................................................................................................36
Tipos de documentos.....................................................................................................................................45
Libros..............................................................................................................................................47
Documentos de archivo................................................................................................................51
Dibujos, grabados, planos y carteles...........................................................................................53
Sigilografa......................................................................................................................................56
Fotografa........................................................................................................................................59
Soportes mecnicos: discos y cilindros.......................................................................................65
Soportes magnticos......................................................................................................................70
Soporte digital................................................................................................................................75
Proteccin de colecciones ante emergencias:
Plan de Gestin de desastres..................................................................................................................... 79
Planicacin...................................................................................................................................83
Proteccin.......................................................................................................................................87
Reaccin y recuperacin...............................................................................................................90
BIBLIOGRAFA..................................................................................................................................................95
ANEXO..................................................................................................................................................................98
Introduccin
Espaa posee un importantsimo Patrimonio Bibliogrco y Documental custodiado en numerosas instituciones, algunas de gran importancia y complejidad,
que disponen de todos los medios tcnicos y profesionales para su conservacin. Pero, tambin encontramos documentacin de un valor incalculable
depositada en centros pblicos y privados, que no cuentan con tantos recursos
y es, fundamentalmente, a estas entidades a las que va dirigido este manual,
que adems queremos ofrecer a los diversos centros de Hispanoamrica, con
problemas de conservacin de sus fondos muy similares a los nuestros.
Todo archivo, biblioteca o museo, por pequeo que sea su presupuesto,
debe establecer un Programa de Conservacin Preventiva, as como un Plan
de Gestin de Desastres. stos deben ser elaborados segn los objetivos concretos de cada institucin, teniendo en cuenta la situacin y caractersticas de
sus colecciones, as como sus posibilidades y necesidades presentes y futuras,
en el convencimiento de que la perdurabilidad de los fondos est ntimamente
relacionada con el establecimiento de normas que palien la degradacin qumica, fsica y biolgica de los Bienes Culturales.
Pero la conservacin preventiva no slo incluye el control ambiental, sino
tambin los sistemas de exhibir y almacenar sus fondos, el desarrollo de directrices, guas y procedimientos para proteger las colecciones en el depsito o
durante su uso, la concienciacin y formacin de todo el personal de la institucin, as como el desarrollo de proyectos cooperativos. Se debe considerar
como un sistema global, ya que cada actividad desarrollada puede tener repercusiones en el resto del patrimonio, siendo los protagonistas de estas acciones
no son slo los archiveros, bibliotecarios, conservadores, restauradores etc.,
sino tambin los usuarios.
Por ello, el Instituto del Patrimonio Cultural de Espaa consciente de la
importancia de conservar este patrimonio para generaciones futuras y de la
necesidad de difusin de la conservacin preventiva, ha decidido publicar este
breve manual en el que se recogen las pautas bsicas a tener en cuenta para la
custodia y preservacin del Patrimonio Documental y Bibliogrco de nuestros
archivos y bibliotecas. Adems, en la actualidad, a los responsables de estas
colecciones se les presentan nuevos retos al tener que afrontar no slo los problemas inherentes a la conservacin de los soportes tradicionales, sino tambin
los de las grandes colecciones fotogrcas y, sobre todo, la conservacin de la
documentacin en soporte magntico y digital, que, junto a su fragilidad ante
el paso del tiempo, est sufriendo una continua evolucin que hace mucho
mas difcil programar unos criterios de conservacin ecaces.
Hemos intentado establecer unos criterios siguiendo las actuales normativas
internacionales, adaptados a unas actuaciones sencillas que creemos que se
pueden llevar a cabo sin un alto coste, ni de medios ni de personal, con las
que queremos ayudar a decidir qu hacer, pero sobre todo qu no hacer cuando se custodian fondos documentales. Los consejos recogidos en este manual
son fruto de la consulta de la abundante bibliografa recientemente publicada
sobre este tema, pero sobre todo de la experiencia de los numerosos trabajos
llevados a cabo por el Servicio de Conservacin y Restauracin de Patrimonio
Bibliogrco, Documental y Obra Grca y el rea de Laboratorios del IPCE y
de la experiencia derivada de los trabajos realizados en el proyecto Leonardo
de la Comunidad Europea ConBeLib: Conservacin preventiva de documentos en soportes tradicionales y digitales (2004-2006), en el que participaron
instituciones de Finlandia, Francia, Italia, Reino Unido y Espaa.
El manual est estructurado en tres grandes apartados: Conservacin Preventiva, criterios especcos para los diferentes materiales que encontramos en
archivos y bibliotecas y, nalmente, consejos para la elaboracin de un Plan
de emergencia especialmente diseado para archivos y bibliotecas, con el que
se pretende establecer un conjunto de medidas aplicadas ante una situacin
de crisis, que permitan evitar, o al menos reducir al mximo, el dao sobre los
fondos.
Finalizamos este manual con una bibliografa bsica y los recursos web de
utilidad actualizados as como un anexo en el que se recogen las diferentes
tipologas de los contenedores de conservacin.
Para dar mayor difusin a estas normas, y para que lleguen con facilidad a
nuestros compaeros hispanoamericanos y as poder aceptar de ellos todo tipo
de sugerencias para ediciones futuras, hemos incluido este texto en nuestra
pgina web: www.mcu.es/patrimonio/MC/IPHE
10
11
Conservacin preventiva
Conservacin preventiva
Conservacin preventiva
15
El Plan debe formar un conjunto coherente con la misin de la institucin y la conservacin de sus colecciones. Es el mejor
instrumento para garantizar la proteccin
de los fondos, ya que trata de anticiparse
a los procesos de degradacin, detenindose en el estudio pormenorizado de sus
causas: microclima, limpieza, depsito,
manipulacin, transporte, exposicin, seguridad, biodeterioro y siniestros.
La evaluacin de las causas que amenazan la integridad de la coleccin y la
valoracin del riesgo, permite proyectar
estrategias ecaces de accin a corto, medio y largo plazo, en funcin de la disponibilidad de recursos tcnicos, humanos y
econmicos.
Conservacin preventiva
17
Medioambiente
18
Control medioambiental
Edicio
t4FEFCFEJTFBSVODBMFOEBSJPEFJOTpecciones de mantenimiento del edicio,
de su estructura y de sus instalaciones:
estado de cubiertas, muros y vanos, canalizaciones de agua y gas, sistemas de
drenaje, instalaciones elctricas, equipos
de seguridad, etc.
Conservacin preventiva
Ventilacin
Una ventilacin constante es el mejor instrumento para reducir las uctuaciones de
humedad relativa y temperatura. Bajando
la humedad ambiental se disminuye el
riesgo de los procesos de condensacin
producidos en supercies fras.
Adems, evita la acumulacin de gases voltiles y partculas de polucin de
los contaminantes atmosfricos, elimina
los depsitos de polvo y es esencial para
reducir el crecimiento microbiano y la
germinacin de esporas.
La ecacia de los sistemas de ventilacin depende de su limpieza y del nmero de renovaciones de aire por hora
(RA/h) establecido, que se calcula en funcin de su ujo y del volumen de la sala.
Tambin deben tenerse en cuenta los metros lineales ocupados por los documentos, las caractersticas de los materiales o
la existencia de obstculos que obstruyan
el paso de las corrientes de aire.
19
Iluminacin
20
Conservacin preventiva
Recomendaciones generales
t -PT FTQBDJPT EF FTUVEJP Z MFDUVSB EFben dotarse de unos niveles mnimos de
confort, compatibles con las necesidades
de conservacin de los fondos.
Contaminacin
Es necesario realizar un seguimiento
constante de la calidad del aire.
t1BSBHBSBOUJ[BSVOBNCJFOUFTBMVEBCMF
son imprescindibles el mantenimiento y
la limpieza de los equipos de humidicacin, deshumidicacin o ventilacin
(ltros, tubos y cubetas de agua), junto
con una correcta ventilacin y limpieza
general.
t 4F EFCF FWJUBS MB QSFTFODJB EF NBUFriales que desprendan compuestos voltiles nocivos y el uso de productos
txicos.
t4JTFVUJMJ[BOTJTUFNBTEFDPOUSPMBDUJWP
stos deben automatizarse eliminando, as,
decisiones subjetivas sobre su utilizacin.
t-PTNUPEPTEFDPOUSPMEFCFOTFSDPOtinuos las 24 horas del da, a lo largo de
todo el ao.
Limpieza
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El polvo puede contener partculas metlicas y grasas, y retiene humedad, constituyendo un medio idneo para el desarrollo
de insectos y microorganismos que representan un serio peligro para la salud de
las personas. Adems, asociado a factores
ambientales, como la alta humedad relativa y temperatura elevadas, provoca reacciones qumicas que destruyen los materiales que componen los bienes culturales.
La limpieza ayuda a conocer el estado
de las colecciones y prolonga su vida
til.
Edicio y mobiliario
t-BTSFBTWFSEFTZEFDJSDVMBDJORVF
rodean al edicio deben limpiarse diariamente y proceder a la retirada de las
basuras.
t &T SFDPNFOEBCMF QSFTDJOEJS EF NPquetas y alfombras, que retienen polvo
difcil de eliminar, en espacios con colecciones. Las plantas, en el interior del
Conservacin preventiva
t-BMJNQJF[BEFMPTTVFMPTEFCFIBDFSTF
con aspiradores o mopas.
Fondos
t4MPFODBTPEFTVDJFEBEFYUSFNBTF
aconseja utilizar fregonas o trapos humedecidos, siendo necesario secar a
continuacin las supercies.
t&MQFSTPOBMEFMJNQJF[B
EFCJEBNFOUF
formado, podr acometer la eliminacin
del polvo depositado sobre las cajas de
proteccin o el exterior de los libros.
t-BMJNQJF[BEFMPTEPDVNFOUPTEFCFS
ser realizada por restauradores.
t3FDPHFSMPTJOTFDUPTPMBTEFQPTJDJPOFT
que se encuentren durante la limpieza y
enviarlos al responsable para determinar
si se trata de una plaga.
t -PTNBUFSJBMFTEFMJNQJF[BEFMBDPMFDcin son de uso exclusivo. No deben almacenarse junto con aquellos que se empleen
para la limpieza general.
Avisar al responsable de cualquier
anomala producida durante las tareas
de limpieza
23
Manipulacin
24
Conservacin preventiva
Principios de la manipulacin
t-PTDBUMPHPTFJOWFOUBSJPTSFEVDFOMB
necesidad de manipulacin e indican la
existencia de copias de los fondos que se
desea consultar. Si stas existen se debe
fomentar su uso.
t&YDMVJSEFMQSTUBNPZMBDPOTVMUBMPT
ejemplares muy deteriorados y sealarlos
convenientemente.
t&OMBNBOJQVMBDJOEFMBTDPMFDDJPOFT
prescindir de anillos o relojes que puedan
araar o dejar marcas en la supercie de
las obras. Utilizar guantes de ltex bajo
los de algodn, para evitar que el sudor
traspase la tela y pueda mancharlos.
t "QSPWFDIBS MB DPOTVMUB EF MPT GPOEPT
para revisarlos y ordenarlos.
t1POFSBEJTQPTJDJOEFMPTVTVBSJPTMB
informacin necesaria a travs de carteles
o folletos. No olvidar difundir las normas
o pautas ms elementales como:
t/PGVNBS
DPNFSPCFCFS
FOMBTTBMBT
de lectura.
t .BOJQVMBS MPT GPOEPT DPO DVJEBEP Z
manos limpias.
t 1BSB FYUSBFS VO MJCSP EF MB FTUBOUFSB
no tirar de la cabezada, sino empujar sua-
25
t/PVTBSJOTUSVNFOUPTDPSUBOUFT
OJUJOUB
cerca de los documentos. Utilizar lpiz y
no colocar las notas o folios sobre el libro
cuando se est escribiendo.
t/PBMUFSBSFMPSEFOEFMPTEPDVNFOUPT
t5SBOTQPSUBSQPDPTMJCSPTBMBWF[
t/PVUJMJ[BSOPUBTBEIFTJWBT UJQPQTJU
clips, ni doblar las esquinas de las pginas
cuando se est consultando una obra.
t1FEJSTJFNQSFQFSNJTPQBSBGPUPDPQJBS
t/PUPDBSFMUFYUPPMBTJNHFOFTEFMBT
pginas.
26
Conservacin preventiva
Transporte y exposicin
En los ltimos aos el nmero de exposiciones temporales en instituciones culturales ha aumentado considerablemente.
El Patrimonio Bibliogrco y Documental es objeto de un renovado inters tanto como bienes culturales merecedores
de mostrarse al pblico por sus caractersticas histricas, tcnicas o estticas,
como por su valor documental. Cada vez
son ms los archivos y bibliotecas que
deciden crear pequeos espacios donde exhibir sus fondos, o prestarlos para
exposiciones de otras instituciones. Tampoco debemos olvidar el prstamo interbibliotecario que exige el traslado de
libros y documentos, proceso durante el
cual pueden producirse deterioros. Por
ello es conveniente tomar una serie de
medidas que aseguren su conservacin
durante el transporte y la exposicin.
27
Transporte
t "OUFT EF SFUJSBS MPT EPDVNFOUPT EF TV
ubicacin, asegurarse de disponer de suciente espacio libre sobre las mesas de trabajo. Nunca se deben depositar en el suelo.
t 1BSB FM USBTMBEP EF MPT GPOEPT EFOUSP
del edicio, emplear elementos protectores (sobres, cajas, carpetas, etc.).
t -BT PCSBT EF HSBO GPSNBUP EFCFO TFS
manipuladas y trasladadas entre dos personas, colocndolas sobre un soporte
auxiliar y ayudndose de carritos de dimensiones adecuadas, provistos de un reborde redondeado que impidan su deslizamiento y cada.
28
Exposicin
Las exposiciones representan un importante factor de riesgo por lo que, en muchas
ocasiones, es preferible renunciar a la exhibicin del original y utilizar reproducciones.
t$PNPOPSNBCTJDB
TFEFCFOFYQPOFS
nicamente las obras que se encuentren
en buenas condiciones de conservacin,
tomando las medidas pertinentes para
evitar cambios ambientales que puedan
perjudicarlas.
t &T OFDFTBSJP DSFBS SFHJTUSPT TPCSF MPT
movimientos, las caractersticas fsicas y
el estado de conservacin de la obra, as
como las condiciones de exposicin.
t3FWJTBSFMNFEJPBNCJFOUFFOMBTTBMBT
y el microclima de las vitrinas, la adecuacin de los soportes y enmarcados, la seguridad, la manipulacin y el transporte.
t$VBOEPDPJODJEBOFOMBTWJUSJOBTNBUFriales de distinta naturaleza, se debe tomar
como valor de referencia las condiciones
ambientales ptimas para el ms sensible.
t-BTWJUSJOBTEFCFOTFSFTUBCMFTZSFTJTtentes, seguras frente a los robos, capaces
de proteger del polvo y la suciedad, y de
mantenimiento sencillo. Los materiales
en contacto o en el entorno de los objetos debern ser inertes o estar protegidos
con barreras ecaces.
t$VBOEPTFUSBUFEFPCSBFONBSDBEB
MBT
traseras debern separarse unos milmetros de la pared, para evitar las condensaciones y la absorcin de la humedad
de los muros.
t-PTTPQPSUFTEFCFOSFEVDJSFMSPDFDPO
el original y proporcionarle un apoyo suciente. Evitar elementos cortantes, punzantes, adherentes o abrasivos.
t4FEFCFUFOFSFODVFOUBRVFMBQSFTFOcia de visitantes puede alterar los valores
de temperatura y humedad de las salas.
t4FEFCFMJNJUBSFMUJFNQPEFFYQPTJDJO
a la luz con unos niveles de iluminancia
bajos. Conviene usar luz indirecta y mantenerla apagada fuera del horario de exposicin pblica.
t -BTTBMBTEFFYIJCJDJOEFCFOTFSWJHJladas durante las horas que permanezcan
abiertas, y revisadas antes de su apertura y
al cierre, para detectar posibles anomalas.
Prstamo
El Patrimonio Documental o Bibliogrco no puede salir de la institucin que lo
Conservacin preventiva
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Depsito
t-PTEFQTJUPTOPEFCFOVCJDBSTF
EFOUSP
del edicio, en zonas susceptibles de sufrir
una mayor uctuacin trmica e higroscpica (como paredes exteriores o ticos), o
una inundacin (como stanos). Tampoco
debern situarse en reas de difcil acceso
y complicada maniobrabilidad o anexas a
baos, cafeteras o cuarto de basuras.
Recomendaciones generales
t4FEFCFFWJUBSRVFMBTTBMBTEFUSBOTGPSNBdores y de maquinaria pesada estn situadas cerca del depsito, prestando especial
atencin a todas las instalaciones elctricas
y tuberas de agua o gas que pasen por l.
t -PTFTQBDJPTEFMEFQTJUPEFCFO TFQBrarse por muros y puertas cortafuegos, que
permanecern cerradas, sin ningn obstculo que les impidan cumplir su funcin.
t-BJOTUBMBDJOEFEPCMFQVFSUBQBSBFMBDceso evitar corrientes con acarreo de polvo del exterior. Las grandes puertas, que facilitan la entrada de vehculos para carga y
descarga de los fondos, ocasionan cambios
bruscos en las condiciones ambientales.
Mobiliario
t &M NPCJMJBSJP PCTPMFUP EFCF FMJNJOBSse. En el mercado hay gran variedad de
modelos y sistemas de almacenaje, que
permiten elegir el ms adecuado. ste
debe ser slido y estable, que no retenga
humedad ni desprenda compuestos voltiles perjudiciales. Se recomiendan los
acabados en aluminio anodinado, o acero
con esmalte en polvo, al horno, con supercies lisas, no abrasivas, bordes romos
y sin piezas que sobresalgan, para evitar
que puedan daar los documentos.
t $BEB GPSNBUP SFRVJFSF VO NPCJMJBSJP
Conservacin preventiva
31
adecuado. Hay que evitar que los documentos sobresalgan de los bordes del
mueble, para que no reciban golpes o
sean rozados.
Elementos de proteccin
y materiales
t&ODBTPEFOPEJTQPOFSEFMPTNVFCMFT
adecuados, se puede recurrir a mtodos
de barrera, como los recubrimientos con
pinturas epoxdicas o el laminado con pelcula metlica inerte (tipo Marvelseal),
as como a realizar oricios de ventilacin
provistos de ltros para el polvo.
t $VBOEP MPT FNCBMBKFT Z FM NPCJMJBSJP
hayan sido tratados con pintura, barniz o
adhesivos, debern aislarse hasta que dejen de emanar vapores.
32
tCajas, carpetas o envoltorios de papel, cartn o cartn pluma, de celulosa pura sin lignina, libre de cido,
con reserva alcalina y un pH aproximado de 8,5.
tMetales inoxidables como refuerzo
de cajas o carpetas.
tEncapsulados, etiquetas o sobres
de materiales inertes (como el polister), qumicamente estables, sin
plasticantes o revestimientos superciales.
tMaterial amortiguador en lechos y
cajeados de espumas de polietileno
o policarbonato celular.
tTejidos de algodn descrudado sin
aprestos para la confeccin de soportes y pesas.
tLaminados de aluminio o espumas
de polietileno puro como barrera
contra los contaminantes en anaqueles y muebles.
tMetacrilato para su uso en soportes
permanentes como atriles de vitrina.
Conservacin preventiva
Seguridad
t$POUSPMBSMBFOUSFHBZEFWPMVDJOEFMPT
juegos de llaves de todas las dependencias. Establecer procedimientos para el
cierre de las puertas al nal de la jornada
de trabajo.
t*OTUBMBSUBRVJMMBTFOMPTWFTUCVMPTQBSB
el depsito de bolsos y objetos personales de los usuarios.
t$POTJEFSBSFMFNQMFPEFQVFSUBTCMJOdadas de acceso a los depsitos.
t&RVJQBSFM$FOUSPDPOTJTUFNBTEFEFteccin de intrusin y hurto: detectores
de rotura de vidrio, de movimiento, circuito cerrado de cmaras TV, etc.
t %JTUSJCVJS MPT TFOTPSFT FO EFQTJUPT
salas de lectura, pasillos y exteriores, y
conectarlos a una central de alarmas vigilada de forma ininterrumpida por una
empresa de seguridad contratada, o personal propio, y por la polica.
Prstamo y consulta
t3FHJTUSBSMBBDSFEJUBDJOEFMVTVBSJPFO
la base de datos informtica de los prstamos. Crear una base de datos de consulta
en sala destinada al registro de solicitudes
de ejemplares valiosos.
33
34
t*ODPSQPSBSTJTUFNBTEFUFDUPSFTBOUJIVSUP
Conservacin preventiva
35
Biodeterioro
36
Conservacin preventiva
Las actuaciones contra hongos y bacterias no deben basarse en el uso de productos txicos biocidas para la esterilizacin del material, sino en mtodos de
control y prevencin que eviten su multiplicacin celular, mantenindolos por debajo de su umbral de tolerancia.
t$VCSJSMBTWFOUBOBTZQBUJPTDPONBMMBT
(principalmente para aves e insectos).
t%FTBSSPMMBSSVUJOBTEFJOTQFDDJOEFTBMBT
depsitos y objetos histricos, para detectar
la presencia de microorganismos y posibles
plagas. Asociarlas a las tareas de limpieza.
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Medioambiente
Un buen control ambiental trata de evitar
el uso de biocidas de forma masiva o local. Para ello es necesario:
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Limpieza
t1BSBFWJUBSDPOUSJCVJSBMEFTBSSPMMPNJcrobiano y a la atraccin de insectos,
aves y roedores, se requiere el cuidado continuo del entorno y el mantenimiento de unas condiciones generales
de higiene, como son prohibir la introduccin de alimentos en el edicio y
evitar la manipulacin de los fondos sin
guantes.
t 1SFWFS MPT QPTJCMFT SJFTHPT EF JOGFDcin para el personal de limpieza que
manipula objetos contaminados mediante el uso de guantes dobles (de algodn en contacto con la piel y sobre
ste el de ltex), mascarillas de poro
aproximado a 0,4 e indumentaria adecuada.
Conservacin preventiva
- Limpieza
t -PT PCKFUPT BGFDUBEPT Z MPT RVF FTUO
prximos deben aislarse en bolsas plsticas y ser trasladados a las salas preparadas para la recuperacin.
t-BMJNQJF[BEFCFSFBMJ[BSTFQPSSFTUBVradores cualicados una vez que los materiales se encuentren estabilizados.
t$PNPQSJNFSBNFEJEBEFEFTJOGFDDJO
puede aplicarse a las reas daadas de los
documentos una solucin de etanol al 70%
pulverizado o aplicado localmente con torunda o hisopo; es un procedimiento adecuado siempre que no existan pigmentos
solubles en los materiales tratados.
t " DPOUJOVBDJO
TBMWP QBSB NBUFSJBMFT
39
40
Conservacin preventiva
- Tratamientos de densinsectacin
Deben realizarse consultando a expertos
y en el marco de un programa integral
de control de plagas, coordinndolo con
el Plan de Conservacin Preventiva. Se
disean en funcin del tipo de objetos
histricos, daos, equipos necesarios y
personal disponible.
tInsecticidas. Su ecacia depende de
las condiciones de humedad y temperatura, de la especie de insecto, de la higroscopicidad del material y del mtodo
de aplicacin. Nunca se deben emplear
productos que puedan provocar alteraciones en los materiales, ni dejar residuos txicos.
41
42
mortalidad en todos los estadios de desarrollo de los insectos. Consiste en aislar los
objetos en cmaras o bolsas hermticas en
las que se elimina casi por completo el oxgeno (O2), el cual es sustituido por un gas
inerte (nitrgeno), creando as una atmsfera incompatible con la vida de los insectos
y que, a HR controlada, evita las alteraciones de los materiales. El sistema puede ser
aplicado tambin al secado de materiales
inundados mediante tneles de secado.
t -PT rayos gamma no deben utilizarse para tratar materiales orgnicos puesto
que el riesgo de alteracin es alto. Los
materiales celulsicos son vulnerables,
dependiendo de la proporcin de lignina
y humedad presentes. Adems ocasionan
envejecimiento de los materiales.
t-PTNUPEPTDPOmicroondas requieren
una mayor investigacin para resolver los
problemas derivados del calentamiento de
componentes metlicos, tintas y pigmentos.
t -PT gases inertes representan una alternativa segura tanto para la pieza como
para los manipuladores, y logra un 100% de
Salud y prevencin
Conservacin preventiva
Tipos de documentos
Tipos de documentos
Libros
Medioambiente
Manipulacin
47
t-PTEBPTQSPEVDJEPTQPSMPTTJTUFNBT
de reproduccin son acumulativos, por lo
que se programarn las reproducciones
de textos teniendo en cuanta los riesgos
que el material corre segn la frecuencia
con que sea consultado.
t)BZRVFFMFHJSMBUDOJDBEFSFQSPEVDcin mas idnea segn la nalidad de la
Tipos de documentos
Depsito y proteccin
t%PUBSBMPTMJCSPTNTEFUFSJPSBEPT
GSgiles o con encuadernaciones exibles de
pergamino (que se deforman fcilmente)
de cajas de conservacin.
t*OUSPEVDJSFODBKBTEFDPOTFSWBDJOMPT
libros con broches, bollones u otros adornos en las encuadernaciones para impedir que estos elementos se pierdan, o
puedan daar a los ejemplares contiguos.
t 4J TF EJTQPOF EF DBKBT P FTUVDIFT EF
cartn cido y no es posible sustituirlos,
49
Marcas de control
t -PT UFKVFMPT QVFEFO EFHSBEBS MPT NBteriales, por lo que deben colocarse sobre camisas, cajas de conservacin o bien
colgando de la cabezada de los libros en
forma de etiqueta.
t-PTMJCSPTTFNBSDBSODPOMQJ[)#P
2B blando en la hoja de guarda.
Limpieza
t4FSFDPNJFOEBFMVTPEFBTQJSBEPSFTEF
50
Tipos de documentos
Documentos de archivo
Medioambiente
Los soportes materiales que constituyen
los documentos de archivos son, en su
mayora, los mismos que los utilizados en
los libros, por lo que remitimos al apartado de libros en lo referente a las pautas
medioambientales. Igualmente, en todo
lo referente a sellos vinculados a documentos, remitimos al apartado de sigilografa.
Dejando a un lado los documentos sobre papel, que se tratan ms ampliamente
a lo largo de todo este manual, debemos
hacer mencin a otros materiales que,
aunque en mucha menor medida, tambin pueden estar presentes en los archivos y que, por sus caractersticas intrnsecas, requieren una especial atencin:
tLa humedad relativa recomendada
para la conservacin del pergamino
se establecer en torno al 50%, ya
que cuando es inferior al 35% ste
adquiere una gran rigidez con peligro
de rotura en las zonas de plegado.
tEn el caso que sea necesario humidicar el ambiente, no se efectuar
con demasiada rapidez, pues puede
Manipulacin
Los documentos de archivo debern entregarse al investigador de uno en uno, en
bandeja, dentro de una caja, encapsulados o intercalados en una carpetilla.
Depsito y proteccin
t-PTDSJUFSJPTEFPSEFOBDJOEFCFODPOjugarse con el principio archivstico de
respeto al orden original y al principio de
procedencia.
t-PTEPDVNFOUPTEFQBQFMOPFODVBEFS-
51
t6OBNFEJEBEFQSPUFDDJOGSFOUFBMB
amenaza de incendio, consiste en disponer la documentacin en las estanteras y armarios sin dejar huecos entre
ellos. Al haber menos oxgeno, en caso
de producirse la combustin, sta ser
ms lenta.
Limpieza
t"QSPWFDIBSMBTUBSFBTEFMJNQJF[BQBSB
retirar de los fondos elementos agresivos
o inestables siempre que no constituyan
parte del documento (clips, grapas, postit, etc.).
52
Proteccin para documentos de archivo, compuesta de cartn libre de cido y tereftalato de polietileno.
Tipos de documentos
Dibujos, grabados,
planos y carteles
Depsito y proteccin
t/PFTDPOWFOJFOUFQMFHBSNBQBTPQMBnos originales, ya que este proceso debilita, desgasta y, nalmente, rompe la bra
del papel.
t 1BSB DPOTFHVJS VO NBZPS BQSPWFDIBmiento del espacio es muy til ordenar
las obras por formatos.
t-PTQMBOFSPTIPSJ[POUBMFTTPOMPTDPOUFOFdores ms adecuados para la conservacin
de obra grca plana. Es preferible elegir
muebles de cajones poco profundos para
que, al acumularse menos documentos, se
ejerza presin sobre los situados en la parte
inferior, facilitando su retirada y colocacin.
Es conveniente dotarlos de una proteccin
individualizada. Si se superponen varias
obras, es necesario tener en cuenta el estado
de conservacin de las mismas.
Los planeros con frentes abatibles
permiten extraer el contenido por deslizamiento. Aquellos con cajones provistos
de rodamientos a bolas facilitan el desplazamiento.
t4JOPTFDVFOUBDPOQMBOFSPTTVmDJFOtes, se deben emplear carpetas rgidas de
material neutro, capaces de proporcionar
una solidez y estabilidad apropiadas.
t4JOPTFEJTQPOFEFQMBOFSPTDBQBDFTEF
albergar los grandes formatos, stos deben
ser protegidos con pliegos de papel suave
de materiales inertes y enrollardos con la
cara impresa hacia fuera. Los rollos se introducirn en cilindros protectores o se cubrirn con un material protector (inerte o tela
de algodn descrudada). Posteriormente se
colocarn en instalaciones especcamente
diseadas para ellos, de forma que pueda
extraerse cada uno de ellos sin manipular el
resto ni provocar riesgos de cada.
t/PFOSPMMBSMPTEPDVNFOUPTEFMJDBEPT
soportes de papel de arroz, pergamino,
con pigmentos como la tmpera, el carboncillo, el pastel, o aquellos en mal estado de conservacin.
t4FEFCFEPUBSBDBEBQJF[BEFVOBQSPteccin individualizada que cubra toda la
supercie. sta debe ser translcida, de
calidad de archivo y, en caso necesario,
con soportes semirrgidos.
t /P FT BDPOTFKBCMF JOUSPEVDJS FO FM
mismo envoltorio varios documentos de
distintas dimensiones, pues diculta su
consulta y aumenta el riesgo de que los
de menor tamao se desplacen, pudiendo deteriorarse en sus bordes o producir
abrasiones en los obras de mayor tamao.
t-BVUJMJ[BDJOEFTPQPSUFTDPOiWFOUBOBw
evita la presin sobre las obras cuando
los montajes se encuentran apilados. El
hueco ha de dejar a la vista la huella de
grabados y litografas y el soporte completo de los dibujos.
53
t$PODBSDUFSHFOFSBMFTSFDPNFOEBble el uso de papel con reserva alcalina, salvo en el caso de los diazotipos
que requieren envoltorios de pH neutro.
54
Cpsula de tereftalato de polietileno abierta por dos lados para la proteccin de obra grca.
Tipos de documentos
Manipulacin y exposicin
t 5BOUP FM QFSTPOBM DPNP MPT VTVBSJPT
manipularn la documentacin provistos
de guantes.
t1BSBFWJUBSMBNBOJQVMBDJOEFMPTPSJginales se deben realizar reproducciones
digitales por medio de cmaras o escner
cenital.
Limpieza
t 4JFNQSF RVF TF QPOHB B EJTQPTJDJO
de los investigadores una obra, deber
transportarse en una carpeta de cartn
no cido y, si es posible, en un sobre de
polister.
t -PT DBSSPT EF USBOTQPSUF EF QMBOPT P
carteles deben tener la misma altura que
la supercie de la mesa de trabajo, de
manera que stos puedan ser fcilmente
deslizados de una supercie a otra.
t-PTQMBOPTPEPDVNFOUPTDPOTFSWBEPT
en rollos deben ser desplazados en horizontal.
Marcas de control
t-BTBOPUBDJPOFTTFIBSODPOMQJDFTEF
mina blanda HB o 2B en la cara posterior.
Tambin se colocarn las signaturas e instrumentos de descripcin en los envoltorios.
55
Sigilografa
56
Manipulacin
t&MUSBTMBEPEFMBTPCSBT
JODMVTPEFOUSP
de la misma institucin, se debe hacer sobre soportes rgido, y con sus envoltorios
individuales.
t-PTEPDVNFOUPTDPOTFMMPTQFOEJFOUFT
debern transportarse con una proteccin
integral del documento, atadura y sello.
Medioambiente
Hay que buscar un equilibrio entre los soportes del documento (pergamino y papel)
y el material con que estn realizados los
sellos y los enlaces. No debera sobrepasarse un 45% de HR en el entorno de los documentos con sellos de plomo. Para sellos en
cera no conviene la HR que supere el 55%.
Depsito y proteccin
t $POTFSWBS MPT EPDVNFOUPT QSFGFSFOUFmente en horizontal, sin superponer demasiado peso, en archivadores planeros
y protegidos por carpetas de calidad archivo.
Tipos de documentos
57
t$VBOEPMPTEPDVNFOUPTUFOHBONTEF
un sello pendiente, o stos sean de cera,
se deben proteger individualmente para
evitar que se produzcan roces.
t-PTEPDVNFOUPTDPOTFMMPTQFOEJFOUFT
se pueden montar en soportes rgidos,
que ofrecen proteccin a sus distintos
componentes: pergamino, ataduras y
sellos. Cuando no sea posible realizar
un montaje integral se proceder a proteger los sellos como en el apartado anterior.
t4FEFCFOPSEFOBSZQSPUFHFSMPTTFMMPT
sueltos en bandejas con cajeados de espumas inertes (tipo plastazote), con la
misma forma y tamao que el objeto.
t4FEFCFQSFTUBSFTQFDJBMBUFODJOBMB
calidad de los materiales que se utilizan
en contacto directo con los sellos ya que
si son muy absorbentes reducirn los
aceites de la cera, en el caso de que sean
de cartn elaborado con pasta de madera,
pieden alterar el plomo.
58
Marcas de control
t&NQMFBSMPTNJTNPTQSPDFEJNJFOUPTEF
siglado que en el caso de grabados y dibujos, para el soporte del documento.
Tipos de documentos
Fotografa
Medioambiente
Una HR muy alta favorece el desarrollo
de microorganismos, reblandece emulsiones y activa los procesos de oxidacin de
la plata, as como el efecto de los residuos
del procesado. Una HR muy baja provoca
la desecacin de emulsiones y soportes,
producindose la contraccin y curvatura
de los materiales. Las altas T empalidecen
los colorantes.
En archivos mixtos, con gran diversidad de formatos y tcnicas fotogrcas,
se recomienda unos parmetros de HR en
torno al 45% y una T entre 18 y 21 C,
y mantener estables los mismos, siendo
primordial que la T no sobrepase los 30C
y la HR el 60% y no sea inferior al 30%.
En la iluminacin articial de depsitos, salas de consulta y de trabajo es necesario el ltrado de los rayos UV del espectro de radiacin emitido por las lmparas.
Durante su exposicin pblica las fotografas deben iluminarse con lmparas
de luz fra e iluminancia mxima de 50
luxes.
Es importante mantener el ambiente
de los depsitos libre de partculas slidas en suspensin, y exento de sustancias
qumicas nocivas para la estabilidad de la
plata fotogrca.
59
Manipulacin
Depsito y proteccin
t3FEVDJSBMNOJNPQPTJCMFFMUJFNQPZ
nmero de manipulaciones por muy cuidadosas que sean. stas deben ser pausadas y seguras, evitando as aumentar el
riesgo de dao que en s conlleva.
60
Tipos de documentos
t-PTTPQPSUFTGMNJDPTJOFTUBCMFT OJUSBUPT
y acetatos antiguos) debern guardarse en
depsitos independientes, sealizando su
ubicacin, ya que estos son altamente inamables y se extinguen con gran dicultad.
t-PTNBUFSJBMFTOPEFCFORVFEBSQSFTJPnados ni con excesiva holgura.
t -BT QMBDBT EF WJESJP EFCFO DPMPDBSTF
en vertical, en archivadores con cajones
adecuados al formato del material y provistos de separadores internos movibles y
no pivotantes.
t-BTDPQJBTFOTPQPSUFEFQBQFMJOGFSJPres a +-28x36 cm pueden almacenarse en
posicin vertical u horizontal, dependiendo del sistema elegido: cajas, lbumes,
carpetas colgantes, etc.
t-PTMCVNFTGPUPHSmDPTTPODPOKVOUPT
de imgenes presentadas con un orden de-
61
t-PTFOWPMUPSJPTQMTUJDPTQFSNJUFOWFS
la pieza sin manipularla. Sin embargo,
pueden atraer polvo y en condiciones
de HR alta adherirse a la emulsin, por
lo que debe valorarse detenidamente si
es adecuado su uso en funcin de las
condiciones ambientales de los depsitos.
t&TUPTNBUFSJBMFTDSFBOVOBNCJFOUFFTtanco en torno a la pieza, por lo que nunca deben usarse para soportes de nitrato
y diacetato.
t-PTNBUFSJBMFTQMTUJDPTFNQMFBEPTDPNP
envoltorio deben ser inertes, qumicamente estables y sin plasticantes (polister sin
62
Tipos de documentos
Limpieza
t-BMJNQJF[BEFCFTFSDVJEBEPTB
SFTQFtando las mscaras, retoques, anotaciones o aadidos del autor. La intervencin
debe ser mnima.
t 3FUJSBS DPO DVJEBEP FM NBUFSJBM EF MBT
cajas o envoltorios antiguos, anotando
toda la informacin til que conste en los
mismos y conservndolos aparte.
t $FSDJPSBSTF EF RVF MB GPUPHSBGB FTU
limpia antes de guardarla, evitando as roces en la emulsin y contaminacin del
nuevo envoltorio.
t6UJMJ[BSCSPDIBTTVBWFTPQFSJMMBTEF
aire para la limpieza del material fotogrfico que lo necesite. Usar brochas
diferentes para la emulsin y los soportes.
t /P SFBMJ[BS USBUBNJFOUPT INFEPT EF
limpieza sin haber recibido formacin
previa para ello.
Marcas de control
t"OPUBSMBTNBSDBTEFDPOUSPMFOFMFOvoltorio, empleando para ello lpiz de
grato semiblando. Si se debe marcar el
original hacerlo sobre el soporte con una
marca pequea y reversible, tambin a
lpiz.
63
Tratamiento de originales
deteriorados
t-BTQMBDBTSPUBTEFCFODPMPDBSTFTJFNpre sobre un soporte rgido y almacenarse horizontalmente en cajas.
t-BTDPQJBTDVSWBEBTPFOSPMMBEBTEFCFO
ser apartadas para su tratamiento en cajas
donde no sufran presin.
t-PTQPTJUJWPTGSHJMFTEFCFONBOJQVMBS-
64
Tipos de documentos
Soportes mecnicos:
discos y cilindros
65
en los diferentes componentes de los soportes. As, por ejemplo, en los discos
de laca sobre un soporte de aluminio se
puede producir un efecto de craquelado
irreparable.
Medio ambiente
Manipulacin
El nitrato de celulosa, uno de los materiales utilizados como soporte para los
cilindros, es poco sensible a la humedad
pero s a los cambios de temperatura. Sin
embargo, suelen estar guardados en estuches realizados en cartn, material sumamente higroscpico.
Una alta humedad relativa puede
producir la aparicin de moho sobre los
discos, carpetas o fundas interiores. De
manera general se recomienda una temperatura entre 19-20 C y entre 40-45 %
de HR.
Los cambios rpidos en temperatura
y humedad suelen dar lugar a tensiones
Depsito y proteccin
t %JTQPOFS MPT DJMJOESPT TJFNQSF EFOUSP
de sus cajas individuales, en posicin vertical (en horizontal se deforman adoptando un perl ovalado) y en estanteras con
cajoneras.
t -BT FTUBOUFSBT EFCFO UFOFS DPNQBSUJmientos de dimensiones adecuadas al
dimetro del disco.
t1BSBFWJUBSMBFOUSBEBEFQPMWP
MPTEJTcos deben guardarse en cajas capaces de
albergar hasta 25 unidades. Dentro de
ellas no deben estar ni muy holgados, ni
apretados y situados verticalmente, para
evitar as la presin mecnica, las deformaciones o adherencias de material.
66
Tipos de documentos
t-PTFTUVDIFTPSJHJOBMFTEFMPTEJTDPTEF
vinilo (fundas de papel o plstico, cartn
y recubrimiento protector plstico), desde los ms sencillos a los que muestran
imgenes a todo color e informacin del
contenido musical, no son adecuados
para la conservacin a largo plazo ya que
producen deterioros qumicos y fsicos
debido a su progresivo endurecimiento o contraccin (provocando araazos,
alabeamiento o adhesin de restos a la
supercie del soporte). Debern ser sustituidos por polietileno de alta densidad,
libre de agentes colorantes, antioxidantes
o lubricante. Necesitan un proceso de
conservacin distinto del que se aplica al
disco, pero ambos debern permanecer
juntos o prximos en el archivo, ya que
son complementarios.
Limpieza
Debido a la diversidad de los materiales,
tanto del soporte (papel, madera, metal,
etc.) como de la supercie grabada, no
existe una norma general de limpieza
para discos y cilindros. Existen estudios
sobre productos de limpieza apropiados
para casi cada tipo de discos.
t5PEPTMPTEJTDPTEFCFOMJNQJBSTF
UBOUP
antes como despus de su reproduccin.
t$PMPDBSMPTEJTDPTTPCSFVOQBPMJNpio situado en una supercie plana. Aplicar la solucin de limpieza con paos de
algodn que no dejen restos, mediante
un movimiento circular en la direccin de
los surcos. Se puede emplear agua desti-
67
La diversidad de los discos es grande, distintos tamaos, colores, velocidades de reproduccin, etc.
lada (o con una solucin de alcohol isoproplico al 20%) que dispersa las cargas
electrostticas y reduce el incremento de
la conductividad de las sales que han podido depositarse por el contacto con las
manos.
t &O MB MJNQJF[B EF MPT EJTDPT B CBTF
de goma-laca es aconsejable usar slo
agua. No emplear nunca alcohol.
t6OBWF[FGFDUVBEBMBMJNQJF[BINFEB
aplicar un secado con chorro de aire fro
(nunca caliente) y con baja presin.
t 1BSB MJNQJBS MPT QSJNJUJWPT EJTDPT EF
cartn o madera pasar un cepillo muy
68
La combinacin del cartn prensado y la laca ha sido ampliamente usada en la fabricacin de discos as como
distintas velocidades de reproduccin y el inicio de sta de fuera hacia dentro al contrario.
Tipos de documentos
69
Soportes magnticos
70
Los soportes magnticos son medios efmeros, a causa de su composicin qumica y los procesos utilizados para la grabacin y lectura de la informacin.
Existen dos sistemas para grabar datos
en soportes magnticos: la grabacin analgica (principalmente hilo y cintas magnticas) y la digital (discos magnticos
exibles y duros) siendo su cha tcnica
imprescindible para su lectura.
A efectos de conservacin la grabacin analgica tiene como ventaja, sobre
la digital, que su deterioro es gradual, lo
que permite realizar una completa trascripcin antes de que se destruya totalmente el contenido del documento.
A partir del master (documento
original) se puede realizar una primera
copia (denominada 1 generacin), de
sta una nueva (2 generacin), y as sucesivamente. En la grabacin analgica, la
degradacin de la informacin es elevada
en la 3 generacin, mientras que en los
sistemas digitales los errores se corrigen
Medioambiente
La humedad relativa adecuada para la
conservacin de estos soportes no debe
exceder de 40%. La temperatura debe
Tipos de documentos
Manipulacin
t /P EFKBSMPT BM TPM
MBT SBEJBDJPOFT VMtravioletas e infrarrojas pueden ocasionar
alteraciones.
t/VODBTFEFCFNPOUBSFONBRVJOBVOB
cinta histrica o de archivo para ver o
comprobar su contenido. Si ste se desconoce o se considera que contiene la infor-
Las cintas abiertas fueron el formato inicial de la grabacin magntica. Los casetes evitan el contacto de la cinta
con las manos y dan una mayor simplicidad en la manipulacin por el equipo de reproduccin.
71
Conservacin
Conserva
acin preventiva en Archivos y Bibliote
Bibliotecas
ecas
t-BDPOTFSWBDJOZFMDPSSFDUPNBOUFOJt
-B DP
POTFSWBDJO Z FM DPSSFDUP NBOUUFOJmiento de los equipos de reproduccin
reproducccin
caseetes,
(magnet
toffo
ones/magnetoscopios, casetes,
(magnetofones/magnetoscopios,
videos, etc.) en los distintos formatos
fo
ormato
os y
almacenadoss, es
sistemass de los soportes
soportes almacenados,
impresc
cindible par
tura, conservaconseervaimprescindible
paraa su lec
lectura,
cin y conversin
c
conv
ersin de la inf
fo
orrmacin.
informacin.
t 6UJMJ[BS QFSJEJDBNFO
OUF DJOUBT EF QSVFt6UJMJ[BSQFSJEJDBNFOUFDJOUBTEFQSVFtrol del desgaste de
ba y ajuste par
paraa el cont
control
las cabezas de lec
lectura.
tura.
a
Depsito y protecci
proteccin
in
t $MBTJmDBS MPT EPDVNFOUPT
t
EPDVN
NFOUPT TFHO
TFHO TVT
TVT
car
actersticas: sistemass de grabacin,
grabacin, forfo
orcaractersticas:
matos, pesos, etc.
t
6TBS QSFG
GFFSJCMFNFOUFF FTUBOUFSBT
FTUBOUFSBT NFU
t 6TBS
QSFGFSJCMFNFOUF
NFU-licas adaptadas a las cintas
ciintas que van
van a so
so-por
t (tamaos
tar
(t
y pesos).
peso
os).
)
portar
t --BT
t
BT DJOUBT
DJOUBT EFCFO
EFCFO DPMPDBSTF
DPMPDBSTF WFSUJDBMWFSUJDBMm
ente een
n llas
as eestanteras
stanteras y d
entro d
e ssus
us
mente
dentro
de
ccajas.
ajas.
t
-BT C
PCJOBT EF
EF H
SPTPS Z
Z BBODIVSB
ODIVSB TJTJt -BT
CPCJOBT
HSPTPS
milar
de
pelcula
de
m
ilar aall d
e llaa p
elcula d
e ccine
ine ((16;
16; 117,5;
7,5;
335;
5; 770
0m
m.), ccon
on u
n rrecubrimiento
ecubrimiento m
agmm.),
un
magntico
n
tico y perforaciones
per foraciones para
par a su
su arrastre
arr astre
y sincronizacin
sincronizacin ccon
on la
la iimagen,
magen, deben
deben
ccolocarse
olocarse horizontalmente
horizontalmente een
n las
las eestanstantteras,
eras, d
ebido a ssu
u p
eso y ttipo
ipo d
e b
odebido
peso
de
bobinado.
b
inado.
t
-BT DJOUBT
NBHOUJDDBT TF
TVNJOJTUSBO
t -BT
DJOUBT NBHOUJDBT
TF TVNJOJTUSBO
con caja protec
tora de
d cartn,
cartn, metal o
protectora
materiales plsticos rg
gidos. Las cajas memergidos.
Existen gra
gran
an cantidad de formatos, que son incompatibles
incomp
patibles unos con otros, que dependen
dependen de
e la aplicacin y de la
empresa constructora.
c
Tipos de documentos
CADENA AN
CADENA
ANALGICA
NALGICA
CADEN
CADENA
NA DIGIT
DIGITAL
TAL
A
Al circular por
p un circuito
sufre deformaciones
deform
maciones y ruido
analgicas
LLas
as seales ana
algicas las
convertimos en dig
digitales
gitales con
conversor
un con
nversor A/D
[PREVIO]
[PRE
VIO]
digitales
LLas
as seales digital
les tambin
deformaciones
sufren deformacion
nes y ruidos
73
LLas
aciones y ruido
deformaciones
as deforma
ativos
acumulativos
son acumul
nal
LLa
a seal na
al no puede ser
reconstruida
a
[GRABA
ADOR]
[GRABADOR]
LLas
as deforma
deformaciones
aciones son
ac
cumulativas
acumulativas
P
es digitales
Para
ara las seal
seales
podemos establece
establecerr un umbral
ue est por
T
oda
o la seal q
Toda
que
ablecido las
encima del valor esta
establecido
consideraremos de alto nivel y
en caso contrario de
e nivel bajo,
bajo,
consiguiendo reconstruir
recconstruir la
seal de partida siempre
siemp
pre que las
deformaciones no sean
n excesivas
excesivas
Marcas de control
74
Tratamiento de originales
deteriorados
t-BSFTUBVSBDJOEFMPTTPQPSUFTNBHOUJDPT
muy deteriorados es prcticamente imposible. En el momento que se detecte cualquier
deterioro, se debe proceder a su conversin
inmediata en soporte y formato actuales.
t -B BQBSJDJO EF QPMWP QFHBKPTP
B MP
largo de la cinta, es un claro sntoma de
la descomposicin del aglutinante o de
alguno de los componentes que forman
la capa magntica. Se debe proceder a su
limpieza con alcohol isoproplico.
t-BEFTDPNQPTJDJORVNJDBEFMBDJOUB
da lugar a la aparicin de cido actico
residual, con el olor caracterstico (efecto
vinagre), que anuncia una prdida irreparable del archivo y el riesgo de contaminacin para los materiales prximos.
Se deben aislar y someter a un tratamiento adecuado por personal especializado.
t -B FTUSVDUVSB NFUMJDB EF MPT TPQPStes de carrete abierto puede deformarse tras una cada o mala manipulacin.
Deben sustituirse, pues puede ocasionar
roturas o dobleces en la cinta al discurrir
por el lector.
t -PT FRVJQPT EF GPSNBUP EJHJUBM FTUO
dotados de los medios necesarios para
la correccin de errores y para facilitar la
edicin. Evitan fallos de imagen, eliminan
uctuaciones de la velocidad de arrastre,
etc., pero no son capaces de compensar
una inadecuada conservacin.
Tipos de documentos
Soporte digital
75
La digitalizacin representa,
simultneamente, un mtodo y un reto
para la conservacin
Actualizacin
Estrategias de preservacin
Estandarizacin
76
Limpieza
t-PT$%OPTFEFCFOMJNQJBSFODSDVMP
sino de forma radial, de dentro hacia fuera. Hay que tener en cuenta que algunos
productos comerciales de limpieza pueden no ser aptos para la conservacin del
soporte.
Tipos de documentos
t4FHVJSVOQSPDFTPEFWFSJmDBDJOQBSB
asegurar la autenticidad e integridad de
los soportes tras el copiado.
t &YQMJDBS QPS FTDSJUP UPEB BDDJO SFBMJzada durante los procesos de refresco y
otras operaciones de mantenimiento.
t %FTBSSPMMBS QPMUJDBT EF QSPUFDDJO EF
la informacin: refresco, redundancia
(duplicacin masiva de los datos, informatizada o no), migracin (cambio de
software), emulacin (creacin de nuevos
software que permitan descodicar los
antiguos deteriorados), etc.
t-BEJmDVMUBEEFHFTUJOEFMPTEBUPTZFM
coste econmico que conlleva, hacen necesaria la centralizacin de los servicios
de preservacin en redes de bibliotecas
y grandes organismos. Es conveniente
compartir recursos con otras instituciones
creando redes de comunicacin.
Seleccin y cooperacin
El patrimonio digital est formado por
aquellos recursos fruto del conocimiento o la expresin de los seres humanos,
generados, distribuidos o conservados directamente en formato digital o converti-
t"TFHVSBSTF
FOFMDBTPEFUSBCBKBSDPO
recursos en Red, de que el acceso a la
informacin no quebranta el respeto de
los derechos de autor.
77
Proteccin de colecciones
ante emergencias.
Plan de Gestin de Desastres
Plan de Gestin
de Desastres
81
82
PLANIFICACIN
PROTECCIN
Alcance y objetivos
Cooperacin
Coordinacin
Formacin
Evaluacin de riesgos
Cadena de comunicacin
Procedimientos de actuacin
Rutinas de inspeccin
Redaccin
ACTUALIZACIN
REACCIN Y RECUPERACIN
Planicacin
83
84
Equipo de emergencias
El equipo de emergencias actuar ante
situaciones de riesgo, informando a la administracin y evaluando la situacin.
Resolver, a nivel organizativo, el trasladado de los fondos a espacios habilitados para su recuperacin y las tareas de
rescate y rehabilitacin del edicio.
Resulta muy til contar con un restaurador experimentado que pueda asesorar
al equipo y que trabaje, conjuntamente,
con ste y con la Brigada de Salvamento.
Brigada de salvamento
La Brigada de Salvamento ser la que intervenga fsicamente en la evacuacin de
los fondos y la pronta estabilizacin del
medioambiente, una vez que los bomberos y tcnicos de seguridad garanticen la
seguridad del edicio.
La actuacin de la brigada podr ser
convocada en cualquier momento, siendo lo ms habitual que las emergencias
se produzcan fuera del horario de trabajo, por lo que es importante que sus
integrantes sean voluntarios activamente
comprometidos.
Se organizarn cursillos regulares de
formacin sobre salud y seguridad preventiva, as como sobre las tcnicas especcas de manipulacin y rescate de
materiales mojados o muy deteriorados.
Deber disponerse de zonas de aseo
y descanso, y cuando las dimensiones o
caractersticas del siniestro lo aconsejen
ofrecer atencin mdica inmediata.
Evaluacin de riesgos
Para conocer las necesidades de proteccin, se deber realizar la evaluacin de
los riesgos especcos que amenazan la
institucin y de los recursos existentes.
Un profundo estudio garantizar el
xito del Plan de Gestin de Desastres y
determinar las necesidades de proteccin de la institucin. En esta etapa debern evaluarse todas aquellas variables que
supongan un peligro real para las personas y los fondos que alberga la biblioteca
o archivo.
Evaluar el entorno, el edicio y sus
instalaciones, las colecciones y
actividades del Centro
Son de mxima prioridad los registros administrativos, bases de datos, inventarios y catlogos (informatizados, de
chas, topogrcos, etc.) que posibiliten
la reanudacin de los servicios, la reconstruccin de las colecciones y el funcionamiento institucional. Para ello, se deben
catalogar las colecciones insustituibles,
equipar al Centro con armarios ignfugos
y dispositivos de seguridad para su custodia y crear duplicados albergados en
instituciones externas.
Ante cualquier desastre, la mxima
prioridad es la seguridad humana
Salvar los fondos nunca puede justicar el poner en peligro la vida de las
personas.
85
Procedimientos de actuacin
La planicacin del rescate de las colecciones afectadas por un siniestro requiere
el establecimiento de un orden de actuacin, segn el cual las obras recibirn determinada atencin.
t 3FBMJ[BS VO MJTUBEP EF PCSBT Z PCKFUPT
deniendo su valor para la institucin,
ubicacin y observaciones oportunas.
t 3FnFKBS MB MPDBMJ[BDJO EF MBT PCSBT Z
equipos considerados prioritarios en mapas de localizacin topogrca, sealizndolas en estanteras y mobiliario para
facilitar su rpida localizacin en caso de
emergencia.
t &T BDPOTFKBCMF RVF MBT DPMFDDJPOFT
prioritarias no estn dispersas en los depsitos, facilitndose de esta manera su
rescate.
86
Proteccin
Cooperacin
Uno de los objetivos de todo archivo o
biblioteca debe ser lograr que arraigue
87
88
Cadena de comunicacin
t-BWJHJMBODJBIVNBOBQSFTFODJBMZUDOJca para la deteccin temprana del riesgo
no ser provechosa sin una ecaz cadena
de comunicacin que ponga en marcha la
respuesta oportuna tras la activacin de
las alarmas. Es esencial la rpida comunicacin del equipo humano integrante del
Plan de Gestin de Desastres. Se deben
jar las secuencias de contacto entre los
miembros: tcnicos de mantenimiento y
vigilantes de seguridad, coordinador y
comit de emergencias, gerencia, conservadores, brigadas de rescate, aseguradoras, portavoces de la institucin frente al
pblico, etc.
t-PTSBEJPUSBOTNJTPSFTQBSBTVVTPEFOtro del permetro del Centro, telfonos
jos y mviles, deben ser revisados y actualizados con frecuencia.
89
Reaccin
y recuperacin
90
Debern tomarse decisiones con respecto al tratamiento oportuno de los fondos (prioridades de rescate, necesidades
de limpieza, secado, congelacin, etc.)
y documentar, desde el comienzo, los
procesos de salvamento y recuperacin
(fotografa, video, anotacin de gastos,
t &M BJSF BDPOEJDJPOBEP GBDJMJUB MB QSPQBgacin de las esporas: cambiar frecuentemente todos los ltros y limpiar cubetas
y conductos. Emplear ventiladores como
refuerzo o en caso de que la institucin no
posea un sistema de aire acondicionado.
t -B DPOHFMBDJO FT VO NUPEP EF FTtabilizacin de los materiales: suspende
el desarrollo microbiano y los procesos
de degradacin, permitiendo posponer
la recuperacin un periodo indenido de
tiempo. Recurrir a ella cuando gran cantidad de materiales estn muy mojados o
empapados.
t-BDPOHFMBDJOZQPTUFSJPSBDPOEJDJPOBmiento a la temperatura ambiente debe desarrollarse bajo la tutela de especialistas. Es
un sistema caro y por ello hay que sopesar
su utilizacin en funcin del valor de las
colecciones. La congelacin debe hacerse
en cmaras que eviten la formacin de escarcha. No es aconsejable utilizarlo con el
papel couch, ni con material fotogrco.
93
Bibliografa
y recursos web
Conservacin preventiva
BELLO URGELLES, C: El patrimonio bibliogrco y documental: claves para su conservacin preventiva, Gijn: ed. Trea, 2001.
BNV. Biblioteca Nacional de Venezuela. www.bnv.bib.ve
CCI. Canadian Conservation Institute: Plan para la preservacin de colecciones,
(pster). http://www.cciicc.gc.ca/tools/framework/index_s.aspx
CoOL. Conservation On Line. http://palimsest.stanford.edu
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el cuidado y manejo del material de bibliotecas. www.ia.org/VI/4/news/pchlm-s.pdf
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SNCHEZ HERNANPREZ, A: Polticas de conservacin en bibliotecas, Madrid:
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95
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TEL. The European Library. http://www.europeanlibrary.org/
97
Anexo
Incompatibilidades
Uso principal
Fundas de papel
Conservacin de grandes
conjuntos documentales de
formatos regulares.
Conservacin de colecciones
bibliogrcas, especialmente
de papel quebradizo o
de alto valor histrico.
Programas de conservacin
por fases.
Conservacin de hojas
sueltas y documentos
formados por grupos de
hojas. Placas fotogrcas.
Copias fotogrcas.
No son recomendables en
grosores inferiores a 50 mm.
Inconvenientes
Adaptacin al
soporte
El contenedor se fabrica
a la medida exacta del
documento, aunque el tipo o
peso del cartn depende del
formato.
Es necesario incluir
suplementos para adaptar
los documentos cuando la
caja no est completa para
prevenir deformaciones.
El contenedor cierra
completamente el conjunto,
dando sujecin y proteccin
extra a documentos con
problemas fsicos en las
encuadernaciones como
roturas de coa o cajo, tapas
sueltas, rotura en los cosidos
o daos, incluso muy graves,
en el cuerpo del libro.
El contenedor cierra
completamente el conjunto,
dando sujecin y proteccin
extra a documentos con
problemas fsicos, qumicos
o biolgicos.
Sujecin de la obra
98
Ventajas
Fundas de polister
Camisas de polister
Cajas de polipropileno
Proteccin de
encuadernaciones histricas.
Conservacin de microformas,
fotografas, pelculas, discos,
casetes y cintas.
Encuadernaciones de uso
intenso. Encuadernaciones
con broches o bollones.
Encuadernaciones en mal
estado.
Materiales tradicionales.
Excelente visibilidad y
proteccin frente a la abrasin.
Excelente proteccin de
documentacin en mal estado
a bajo coste por unidad
independientemente de su
tamao, grosor, formato
documental y estado de
conservacin.
Tendencia a la fatiga
independientemente del uso
abrasin-. Atraccin del polvo
ambiental.
La obra es el soporte de la
funda, por lo que no ofrece
ningn tipo de sujecin.
En cajas de documentos
mltiples, es necesario
suplementar el espacio vaco.
99
Buena, se reducen signicativamente los daos por uctuaciones dado que stas son
absorbidas por el cartn.
Proteccin frente
al polvo
Fundas de papel
La carga alcalina del papel permanente neutraliza de manera ecaz los gases cidos -SO2,
NOX y los oxidantes- impidiendo el paso hacia la documentacin. Su estructura porosa, por
el contrario, permite la salida de gases orgnicos de descomposicin hacia el exterior.
Proteccin
frente a la luz
100
Proteccin humedad
Fundas de polister
Camisas de polister
Cajas de polipropileno
Materiales adicionales
Coste por unidad
102
Dicultad de manipulacin
Necesidades de manipulacin
Fundas de papel
Es necesario desplegar y plegar cada vez que se quiere examinar el documento, lo que
aumenta la fatiga del contenedor y la necesidad de sustitucin despus de un cierto nmero
de usos.
Muy sencilla.
Muy sencilla.
Desgarros en el cierre y fatiga en los dobleces de las cajas realizadas a mano. En ambientes
muy secos, se acentan los daos mecnicos. En cajas y fundas holgadas, las presiones
pueden causar deformaciones y arrugas por aplastamiento.
Muy bajo.
Cuadro cortesa de Arsenio Snchez Hernanprez Una gua para la seleccin de contenedores de conservacin en
archivos. Publicado originalmente en Revista Archivo General de la Nacin (de Per), n 25, 2005, pginas 57-66.
Fundas de polister
Camisas de polister
Cajas de polipropileno
No es necesario manipular la
obra para un examen visual.
No es necesario manipular.
No precisa manipulaciones
especiales, aunque en libros de
gran tamao, la camisa tiende
a separarse de las cubiertas y
debe cerrarse con cuidado para
evitar daos en la camisa, en
las guardas y en los cortes de
las tapas.
Muy sencilla.
Muy bajo.
103