Labor Automation

Wesentliche Aspekte des Change Managements

Christoph Emmenegger
10. März 2016

Menschen und Automation
Automation bedeutet auch grosse Veränderungen für Menschen, die auf
solche zu Beginn häufig skeptisch oder gar ablehnend reagieren

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Labor Automation - Change Management Aspekte - Siemens Academy Day

Zielsetzungen der Präsentation

1. Darlegen, dass eine erfolgreiche Laborautomatisierung auch stark von
weicheren Faktoren wie Stimmung, Motivation und Laune abhängt
2. Aufzuzeigen, dass im Zuge einer Laborautomatisierung auch
Anspruchsgruppen betroffen sind, auf die nur indirekt Einfluss genommen
werden kann
3. Darzustellen, dass Automatisierung neben vielen Vorteilen auch Nachteile bzw.
höhere Aufwendungen in anderen Bereichen auslösen kann

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4 Relevante Dimensionen bei der Labor Automation
Personen, Systeme, Organisation, Transformation
• Die umfassende und aktive
Bearbeitung aller 4 Dimensionen ist
die Basis für das Change
Management bei der Labor
Automation

Persönliche
Änderungen
Menschen

Systeme

Technische
Änderungen

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• Je breiter und tiefgreifender die
geplante Automation ist, desto
grösser werden die Bedeutungen
der Dimensionen Menschen,
Organisation und Transformation

Organisation

Organisatorische
Änderungen

• Der Nutzen der technischen
Komponenten kommt nur im
Zusammenspiel mit der Organisation
und den Menschen zu Geltung

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Breite der Automation treibt den Change Ansatz
Je breiter die Labor Automation desto wichtiger sind die „weicheren“ Faktoren
Stationsbezogene Automation:
z.B. Automatisierung der
Zentrifugation, Ansetzen von
Mikrobiologischen Analysen, der
Probenverteilung im Bereich Chemie,
Hämatologie, Serologie, Molecular

Auftragseingang

Präanalytik

Produktionsbezogene Automation:
z.B. systemtechnische Priorisierung /
Parallelisierung der Analysen im
gesamten Labor, automatische
medizinische Validierung

Analyse

Befundung

Verrechnung

Unternehmensweite Automation:
z.B. End to end (Order to Cash) Automatisierung der Probenerfassung, -transporte, verteilung, -validierung, -Befundübermittlung, -Rechnungsstellung, Zahlungseingangsüberwachung
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Beispiele von Änderungen
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End to End Prozessoptimierung
• Verantwortlichkeiten müssen neu definiert werden
durch direkte Einbindung der
• Standards zur externen Kommunikation bringen
Analyseaufträge in die Produktion neue Abhängigkeiten
und den Rechnungslauf
• Qualitätssicherstellung via Systeme
Reduktion der Flexibilität für die
Kunden im Zusammenhang mit
der Standardisierung von
Entnahmematerial und der
Transportlogistik

• Kunden müssen für sie neue Entnahmematerialen
• Kunden müssen für sie neue Entnahmematerialen
akzeptieren. Teilweise ist dazu Schulung notwendig
akzeptieren. Teilweise ist dazu Schulung notwendig
• Reduktion der Peak-Zeiten kann zu Änderungen im
• Reduktion der Peak-Zeiten kann zu Änderungen im
Praxisablauf führen
Praxisablauf führen

Änderung der Arbeit der
Labormitarbeitenden

• Die tägliche Arbeit geht tendenziell von der
direkten Durchführung zu Steuerung und
Überwachung
• Anforderungen an EDV-Wissen und
Abstraktionsvermögen steigen

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Mensch

Auswirkung

Org.

Änderung

Systeme

Die Automatisierung führt zu Änderungen in unterschiedlichen Dimensionen

X

X

X

X

X

X

Beispiele von Änderungen
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• Mitarbeitende müssen zu anderen Tageszeiten und
Änderungen der Arbeits- und
allenfalls an zusätzlichen Wochentagen arbeiten
Wochentagen arbeiten
Schichtzeiten um automatisiertes
• Kürzere Schichten / geteilte Dienste um Peaks
Labor effektiv zu nutzen
abzufangen
Erhöhung der Verlässlichkeit und
Verfügbarkeit der IT Systeme
Verfügbarkeit der IT-Systeme

• Redundanz notwendig
• Notfallpläne und –prozeduren bei IT System
Ausfällen

Erhöhter Bedarf an Validierung
und Qualifizierung der
Automationssysteme

• Erweiterte Change Control Prozeduren notwendig
um Systemintegrität zu wahren

Menschliche Arbeitskraft wird
teilweise durch Automaten
ersetzt

• (Berechtigte) Ängste der Mitarbeitenden
betreffend Arbeitsplatzsicherheit

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Mensch

Auswirkung

Org.

Änderung

Systeme

Die Automatisierung führt zu Änderungen in unterschiedlichen Dimensionen

X

X

X

X

X

X

Labor Automation bedeutet Business Transformation
Ein schrittweises Vorgehen ist essentiell
1. Warum?

2. Was?

3. Wann?

4. Wer?

5. Wie?
Wie soll
vorgegangen
werden?

Wer arbeitet und wer ist von der
Automatisierung betroffen?
Wann soll die Automatisierung verfügbar sein?
Was genau soll automatisiert werden, wie breit ist der
Anwendungsbereich?
Eine klare Sicht zu den Zielen der Labor Automatisierung bildet das Fundament für die
interne und externe Kommunikation. Dazu liefert sie die Basis für eine Investitionskontrolle.
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Rechtzeitiges Einbinden von Anspruchgruppen
Eine Labor Automation wirkt sich auf unterschiedlichste Anspruchsgruppen
aus – die rechtzeitige Einbindung dieser ist ein Schlüsselerfolgsfaktor

Kunde

Behörden
Labor Mitarbeiter
Logistik

Patient

Arzt
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CFO

IT Staff

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Erfolgsfaktoren
Themen, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden
Was wollen wir mit der
Labor Automation
erreichen?
• Welche Ziele sind uns
dabei wichtig?
• Was wollen wir nicht?

Stehen wir alle hinter
den Zielen?
• Wie gehen wir mit
Gegnern um?

Haben wir die benötigten
Mittel; auch langfristig?
• Verfügen wir über das
notwendige Wissen und die
erforderlichen Kapazitäten?

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Vision

Engagement

Ressourcen

Plan

Wie gehen wir vor?
• Wie solide ist unsere
Planung?
• Wann wissen wir, dass
wir auf gutem Weg sind?

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Eine sorgfältige Inbetriebnahme sichert den Erfolg
Wesentliche Voraussetzungen zur erfolgreichen Inbetriebnahme der Automation
Dokumentation der neuen Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten liegt vor und ist
kommuniziert und verstanden
Mitarbeitende kennen die neue Umgebung
Was ist anders; was geht, was geht nicht; wie verhalte ich mich, wenn ich nicht mehr weiter
weiss, wen kann ich kontaktieren?
Fall-Back Szenario, das erlaubt, kurzfristig wieder in den alten Modus zu wechseln
Umstellung zu einer eher ruhigeren Zeit
Genügend Personen (incl. Support), d.h mehr als für den Normalbetrieb geplant, vor Ort.
Lieferanten der Automations Komponenten vor Ort und für die erste Zeit kurzfristig verfügbar
Information der Kunden und anderer betroffener Anspruchgruppen, dass umgestellt wird und
dass es etwas „holperig“ werden kann (... es wird!)
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Zusammenfassung
• Labor Automation bedeutet Veränderung in vielen Bereichen. Neben den Systemen sind
auch Organisationsabläufe und vor allem auch Menschen aus unterschiedlichen
Anspruchgruppen betroffen
• Vieles wird dank der Automatisierung im Labor einfacher, schneller und kosteneffizienter
In Bereichen wie IT, Systeme, Qualifizierung und Validierung wie auch den Anforderungen
an die Mitarbeitenden muss aber auch investiert werden
• Automation beängstigt viele Menschen à eine klare Change Strategie erhöht die
Erfolgschancen einer Automation‘s Initiative wesentlich
• Eine Labor Automation hat immer auch direkte Auswirkungen auf Labor externe
Anspruchgruppen wie Kunden, Patienten, Partnerlabore oder Lieferanten. Da diese nur
indirekt angegangen werden können, ist eine aktive und klare Kommunikation wesentlich
• Die Klärung, „warum“, „womit“ und „wo“ das Labor automatisiert werden soll, gehört
ganz an den Anfang der Initiative
• Nur eine gut geführte Inbetriebnahme ermöglicht eine erfolgreiche Automation

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Weitere Informationen; Fragen und Antworten
Weitere Informationen und Hilfsmittel zum Change Management finden Sie auch
• Change Readiness Assessment
https://november.ch/download/change-readiness-assessment-de

Behavioural Change Management
https://november.ch/en/download/behavioral-transformation-map

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