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C.U.F.M./PNFA / Materia: Organizacin y Sistemas (Cdigo: OyS9023)


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ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Organizacin y Sistemas Definicin:
Es una funcin especializada conformada por un conjunto de tcnicas que tienden a aumentar la
eficiencia de los sistemas de informacin, procedimientos administrativos y el control de
operaciones dentro de una organizacin (Morales B. / El Dpto. de OyM. Pgina 3)
El trmino O. y M. se utiliza para designar el conjunto de tcnicas administrativas y de
investigacin destinadas a mejorar el funcionamiento de la administracin pblica. (Quiroga 27)
El objetivo principal es el de realizar dentro de cada entidad, organismo o dependencia, los
estudios necesarios para establecer las estructuras, simplificar los procedimientos y capacitar al
personal en la ejecucin de su trabajo, a fin de que la unidad:

Funcione eficientemente

Acarree el menor costo

Preste un mejor servicio a los usuarios.

Funciones generales de O. y S.

Establecer o Adecuar las estructuras organizativas,

Optimizar los mtodos y procedimientos de trabajo utilizados

Mejorar la distribucin de los espacios y la ambientacin de los servicios

Elaborar los Manuales Administrativos

Controlar la emisin y uso de formularios

Apoyar el desarrollo/implantacin de sistemas de informacin

Adiestrar al personal en la ejecucin del trabajo y el uso de los sistemas de informacin

Organizacin y Sistemas como unidad organizativa.


Importancia de la ubicacin.(Page pgs. 8 y 9)
Aunque pareciera no importar a donde reporte el departamento, eso puede hacer una gran
diferencia en trminos de reconocimiento en la empresa y de que tan rpido es aprobado y
aceptado un nuevo proceso por aquellos que lo usarn o estarn afectados por l. Es preferible
para el departamento de O. y S. reportar a la persona que obstenta la autoridad mxima; Es decir,
la alta gerencia de la empresa (Presidencia, Direccin general, etc.)... Si el analista de
procedimientos reporta a un jefe de menor nivel, que a su vez reporta a la persona con la autoridad
mxima, puede haber problemas de lealtades y falta de comunicacin sobre el contenido final. La
opinin del jefe menor puede ser diferente del director. Para que el analista de procedimientos

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pueda mantener la objetividad, necesita reportar directamente a la autoridad mxima, o al menos


tener acceso a esa persona.
Ubicaciones tpicas. (Quiroga pgs. 79 a 83)
Segn la funcin de Asesora. La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge cuando
un directivo reconoce que la gran estructura administrativa que dirige no responde en un momento
determinado al desarrollo y evolucin de las actividades administrativas.
Al no poder detectar personalmente las posibles causas de dicho desfase, decide aumentar su
capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora... Las unidades de O. y M. Realizan por lo
general este tipo de funciones asesoras...
Si a la unidad de O. y M. Se le asignan funciones asesoras debe ubicarse en el mximo nivel
jerrquico o mximo nivel de decisin...

Presidencia
O. y M.
Gerencia 1

Gerencia 2

Gerencia 3

Segn la funcin de apoyo administrativo. La funcin de apoyo administrativo es aquella que


permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y adems agrupa las
tareas de programacin, presupuesto, informacin, administracin de RRHH y control.
Se puede ubicar a la unidad de O. y M. A nivel lineal, es decir, cuando depende de un rgano de
lnea pero con autoridad sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y
especial del apoyo administrativo en O. y M.
Puede ser una direccin general, departamento u oficina, con funciones de apoyo administrativo,
auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en las reas que por su
importancia y/o dimensin las requiera.

Ejemplo 1
Presidencia
Gerencia 1

Gerencia 2

Gerencia 3

Gerencia de O. y M.

Ejemplo 2
Presidencia
Gerencia 1

Gerencia 2

Gerencia de Informtica (o Planificacin)


Dpto. de O. y M.

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Ubicacin segn los proyectos. En el diseo de la estructura de la organizacin se utilizan cada


vez mas las relaciones horizontales para integrar funciones y hacer ms dinmica la organizacin.
La organizacin por programas o proyectos es la resultante de este desarrollo de las relaciones
horizontales dentro de las organizaciones.
Existen dos enfoques para administrar los proyectos de O. y M. El primero se refiere a que el
administrador del proyecto sea asesor del director, lo que lo ubica al ms alto nivel con una
relacin de asesora en el organigrama. El segundo se refiere a que el administrador del proyecto
detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de
lnea conserven su autoridad lineal original. En l coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical
de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la
autoridad al proyecto.
La organizacin por proyectos se caracteriza por que constituye una relacin orgnico-ajustable y
flexible. Se identifica como una estructura horizontal-diagonal. La unidad de O. y M. Tambin
puede ubicarse siguiendo este tipo de organizacin. En cierta medida es una combinacin de la
relacin de coordinacin y del mando especializado...

Esquemas organizativos internos de O. y S.


Organizacin por funciones: Divide el trabajo basado en las funciones generales de O. y S.

O. y S.
Organizacin Normas y Proced.

Formularios

Adecuacin Espacios Adiestr. Usuarios

Organizacin por rea de negocio: Estructura la unidad basado en las funciones del negocio.
O. y S.
Proy. Produccin

Proy. Finanzas

Proy. RRHH

Proy. Mercadeo

Proy. Corp.

Organizacin y Sistemas como servicio externo (outsourcing)


Organizacin por proyectos de mejora de procesos (Harrington pgs. 31 a 38)
Un proyecto de mejora de procesos (BPI) debe ser diseado para complementar la organizacin.
Un gran nmero de departamentos y disciplinas puede estar involucrado. El compromiso a tiempo
completo que se espera de los involucrados as como la naturaleza aleatoria de las actividades
hacen que el arreglo de una estructura de proyectos temporal y separada sea un enfoque efectivo.
La organizacin de proyectos ocurre durante el curso del mismo y es descontinuada una vez que el
proyecto termina. Durante la organizacin del proyecto, se crea un equipo para controlar y

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monitorear todo el proyecto, se le llama Equipo de Gerencia de Proyectos. En adicin, el equipo


que desarrolla un nuevo proyecto se le llama Equipo de mejora de procesos...

Equipo Gerencial
Equipo Gcia. Proy.
Equipo Mejora Proc. 1 Equipo Mejora Proc. 2*

Equipo Mejora Proc. 3

Grupos de Contacto**
* Uno por cada proyecto que se abra
**Puede haber varios por c/proyecto

Funciones de los equipos en la organizacin por proyectos:

Equipo de Gerencia de Proyectos: Organiza el proyecto, Planifica el proyecto, Toma decisiones


sobre propuestas metodolgicas, monitorea el avance, Presupuesto, etc.

Equipo de mejora de Procesos: Diagnstico de la situacin actual, Diseo de propuestas de


solucin, Discusin de las propuestas de solucin, Documentacin, Adiestramiento,
seguimiento.

Grupos de Contacto: Proveer informacin al equipo de mejora de procesos, Aprobar


propuestas, Aprobar documentacin, seguimiento.

O. y S. como administrador de documentacin generada por los propios usuarios.


Se basa en que los ejecutantes del trabajo en un rea de negocio son expertos en dicha rea y
como tales son poseedores de todos los conocimientos relacionados con esa rea. Supone que los
Expertos en el Area de Negocio (EAN) pueden encargarse de evaluar sus procesos para
mejorarlos y adems documentarlos, requiriendo slo de asesora metodolgica; que provee el
especialista de OyS. Esta modalidad reduce OyS a una mnima expresin como unidad
organizativa (slo una persona en muchos casos).
O. y S.
EAN Produccin

EAN Finanzas EAN RRHH

EAN Mercadeo

RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

Perfil del Especialista.


El personal que labora en unidades de Organizacin y Sistemas se le conoce generalmente con el
nombre de Analista... El Analista puede ser un tcnico o profesional de distintas especialidades,

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cuyos conocimientos le permitan realizar el diagnstico y el diseo organizacional de una


dependencia... Los conocimientos que requiere tener el Analista se agrupan en dos tipos:
1. Conocimientos Tericos. Principalmente sobre teora de administracin y de organizacin,
teora de sistemas y metodologa de la investigacin
2. Conocimientos Tcnicos. Principalmente que le permitan realizar el diagnstico administrativo
y diseo organizacional; tcnicas de investigacin... tcnicas de anlisis y diseo de
organizacin, de procedimientos, de formularios, de distribucin de espacio; anlisis y diseo
de sistemas y mtodos cuantitativos de administracin. (Quiroga 91)
El Analista debe tener capacidad de anlisis, expresarse con claridad, redactar y presentar
informes, ser observador y trabajar en equipo. (Quiroga 92)

Reclutamiento y Seleccin
...Una decisin importante es si se contrata desde dentro de la compaa o desde fuera de ella.

Contratando dentro de la compaa. Si el Analista de procedimientos es contratado dentro de


la compaa, el hecho que esta persona puede tener algunas lealtades hacia el departamento
del que proviene, puede presentar un problema potencial... Una ventaja de contratar dentro de
la compaa, por otra parte, es que un empleado regular normalmente posee un extenso
conocimiento de las operaciones de la compaa.

Contratando fuera de la compaa... Una ventaja de contratar alguien externo es que la


persona contratada tendr una visin fresca de su sistema. ... Una visin fresca, alguien con
nuevas ideas y diferentes mtodos de operacin ser una ventaja para su compaa. Una
persona experimentada en organizacin y sistemas sabe como identificar y analizar procesos
de negocio y convertir esa informacin en polticas y procedimientos. Otra ventaja es el hecho
que esta persona no es conocida por nadie en la compaa. Es asombroso que tanto progreso
puede hacer una persona nueva. Una persona nueva no ha tenido tiempo de aprender malas
prcticas o alienar a nadie.

Las especificaciones de trabajo para un Analista de Procedimientos incluye, pero no est limitado
a lo siguiente:
1. Buen nivel educativo y experticia en procesos de negocio
2. Habilidades para facilitacin de equipos y reuniones de trabajo.
3. Analtico, organizado y eficiente.
4. Capz de comunicarse con todos los niveles de la compaa.
5. Disposicin y capacidad para soportar presin.
6. Habilidades de Supervisin
7. Buena redaccin y familiarizado con formularios.
8. Fuertemente orientado al xito.
9. Experiencia de trabajo (deseable al menos 5 aos) (Page 13 y 14)

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Espacio fsico de las Oficinas.

Partiendo del hecho que el trabajo de Organizacin y Sistemas es de naturaleza intelectual


ms que fsica, llegaremos a la conclusin de que ocurre en el lugar tpico para ese tipo de
trabajo: Oficinas. Dadas las caractersticas del trabajo de O. y S. el espacio destinado para su
funcionamiento debera incluir:

1. Puestos de trabajo individual (escritorios, cubculos) por cada Analista de O. y S.


2. Sala de reuniones ( 4 a 12 puestos) equipada con equipos audiovisuales (pizarra, pantalla de
proyeccin, retroproyector, conexiones de telecomunicaciones para computador, etc.)
3. Sala de adiestramiento (20 puestos aprox.). equipada con equipos audiovisuales (pizarra,
pantalla de proyeccin, retroproyector, conexiones de telecomunicaciones para computador,
etc.)
4. Oficinas por cada supervisor en el rea
5. Espacio para archivos fsicos (Manuales, formularios, etc.)

Recursos Materiales.
Dado que es un tipo de trabajo de oficina es elemental contar con papelera bsica para la
generacin de los documentos tales como manuales, formularios, boletines, etc. As como material
de trabajo para los analistas (Blocks de notas y dems material de oficinas). Adems deberamos
considerar otros recursos tales como:

Equipos Audiovisuales (proyectores para video, computador, diapositivas, etc.; Pizarras,


Pantallas de proyeccin, fotocopiadora)

Hardware (red de computadoras que incluya: estaciones de trabajo para c/ Analista, Servidor,
impresoras, scaners, mecanismos de respaldo y recuperacin de datos)

Software Bsico (Procesador de Palabras, Hoja de clculo, Presentaciones, Conexin a


Internet)

Software de diagramacin (para diagramar procesos, organigramas, para disear formularios./


ej: Vizio)

Software de Simulacin de Procesos

Software para producir documentacin en lnea (formatos HTML, XML, Java. /ej: Doc to Help,
Robo Help, etc.)

Otros (compresin de archivos. / ej: Winzip)

El Servicio de Asesora:

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Es el proceso de ayuda que resulta de una relacin que se establece entre una persona o
grupo de personas, encargadas de resolver un problema y otra persona o grupo que apoyan el
esfuerzo, basados en sus conocimientos o experticia sobre el problema planteado.

Caractersticas:

Voluntaria: El cliente tiene la seguridad de que puede confiar en el asesor y est dispuesto a
mantener la relacin.

Temporal: Se entiende que la relacin est enfocada hacia un problema en particular y que
termina al lograr su solucin.

Disciplinada: ambas partes (consultor y cliente) establecen normas de trabajo precisas y se


comprometen a cumplirlas.

Asesora Interna y Externa


Los aspectos descritos en los prrafos anteriores establecen la naturaleza independiente
del Profesional en O. y S.; sin embargo faltara diferenciar otro factor no mencionado hasta ahora:
La posibilidad de que el responsable de las actividades de O. y S. sea externo a la organizacin.
Cuando esa posibilidad se materializa, algunas ventajas y desventajas afloran. Entre las primeras
podramos mencionar:
1. Objetividad an mayor al momento de analizar los hechos.
2. Experticia mas variada producto de su participacin en proyectos de distintas magnitudes y
caractersticas.
3. Probabilidad de contar mayor grado de actualizacin en cuanto a mtodos y tecnologas
relativas al rea.
En el segundo grupo podramos mencionar:
1. Desconocimiento del contexto y realidad de la organizacin estudiada, lo que supondr una
curva de aprendizaje que puede tomar un tiempo considerable.
2. Aplicacin de soluciones standard que obvian las particularidades de la organizacin, que en
muchos casos se derivan de marcos regulatorios locales u otras relaciones con el entorno que
es difcil dejar de considerar.

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